ANALISIS PENERAPAN SISTEM INFORMASI AKUNTANSI PENJUALAN KREDIT DALAM RANGKA MENINGKATKAN PENGENDALIAN INTERN PADA DEALER TOYOTA ASRI MOTOR DI SIDOARJO

  

ANALISIS PENERAPAN SISTEM INFORMASI AKUNTANSI

PENJUALAN KREDIT DALAM RANGKA MENINGKATKAN

PENGENDALIAN INTERN

PADA DEALER TOYOTA ASRI MOTOR DI SIDOARJO

Elisabeth Priscilia Ilonawati Ina Tokan, Tri Lestari , Mashina

  Prodi Akutansi Fakultas Ekonomi dan Bisnis, Universitas Bhayangkara Surabaya

  

ABSTRAK

  Penelitian ini bertujuan untuk mengetahui penerapan sistem informasi akuntansi penjualan kredit dalam rangka meningkatkan pengendalian Intern Dealer Toyota Asri Motor. Metode penelitian yang digunakan dalam penelitian ini adalah metode deskriptif kualitatif. Sedangkan teknik pengumpulan data yang digunakan adalah melakukan wawancara kepada pihak perusahaan, studi kepustakaan dan dokumentasi data yang didapat dari internal perusahaan.Hasil penelitian diperoleh bahwa sistem akuntansi penjualan kredit yang diterapkan Dealer sebenarnya masih kurang memadai. Hal ini perlu dilakukan perbaikan sistem agar tidak ada piutang yang tidak tertagih pada bagian penagihan.

  Kata Kunci : Sistem Informasi Akuntansi, Penjualan Kredit, Pengendalian Intern.

  

ABSTRACT

This study aims to find out the application of credit sales accounting

information system in order to improve the internal control of Toyota motorcycle

  

Dealer. Research method used in this research is descriptive qualitative method is a

method in the form of description. While the data collection technique used is to

conduct interviews to the dealer, literatur study and documentation of data obtained

from internal dealers. The result obtained that the credit sales accounting system

applied by the dealer is actually still inadequate. It is necessary to repair the system

so that there is no bad debts in the collection.

  Keywords : Accounting Information System, Credit Sales, Internal Control.

  PENDAHULUAN

  Penjualan merupakan nyawa dari suatu perusahaan, karena tanpa adanya penjualan, aktivitas perusahaan tidak akan berjalan dengan baik. Dengan adanya aktivitas penjualan, perusahaan akan mendapat income yang selanjutnya akan diputar kembali untuk modal. Begitu seterusnya sehingga keteraturan sistem penjualan sangat perlu diperhatikan. Perusahaan harus dapat mengoptimalkan penjualan dengan menggunakan sistem dan prosedur penjualan yang baik sekalipun tidak terlepas dari pengawasan manajemen. Akan tetapi dengan sistem penjualan yang kurang baik akan sangat berpengaruh pada kegiatan-kegiatan lain yang ada dalam perusahaan.

  Dalam melakukan penjualan, perusahaan menggunakan penjualan secara tunai dan kredit. Agar penjualan kredit dapat berjalan dengan baik, maka diperlukan sarana pembantu. Salah satu diantaranya adalah dengan adanya suatu sistem informasi yang lengkap, cepat antara departemen atau bagian dalam perusahaan. Mengingat pentingnya sistem penjualan bagi perusahaan maka perlu dilihat kembali sistem yang telah ditetapkan. Sistem penjualan harus dilaksanakan sesuai dengan prosedur yang telah ditetapkan oleh perusahaan yaitu kebutuhan informasi penjualan. Struktur sistem dan prosedur penjualan mencangkup semua kebijakan dan prosedur yang ditetapkan oleh manajemen guna pengendalian terhadap penjualan. Sistem Informasi Akuntansi adalah suatu alat untuk menyajikan informasi sedemikian rupa sehingga bermanfaat bagi penerimanya. Tujuan sistem informasi akuntansi menurut Hall (2001:18) adalah sebagai berikut: setiap organisasi harus menyesuaikan sistem informasinya dengan kebutuhan pemakainya. Oleh karena itu, tujuan sistem informasi yang spesifik dapat berbeda dari satu perusahaan ke perusahaan lain. Secara umum perusahaan harus memiliki sistem yang tepat dalam semua aspek yang dijalankan. Sistem yang baik ini merupakan salah satu kunci dalam pengendalian intern. Pemahaman terhadap pengendalian intern merupakan unsur yang penting, sebab dengan peemahaman tersebut aplikasi kunci-kunci pengendalian intern dapat diuraikan dalam melaksanakan transaksi penjualan supaya tujuan penjualan terpenuhi. Pengendalian intern ini meliputi struktur organisasi, metode dan ukuran-ukuran yang dikoordinasikan untuk menjaga kekayaan organisasi, mengecek ketelitian dan keandalan data akuntansi dan medorong dipatuhinya kebijaksanaan akuntasi pada penjualan untuk meningkatkan sistem pengendalian intern perusahaan. Unsur pengendalian intern yang diterapkan pada sistem informasi akuntansi penjualan kredit meliputi organisasi yaang menjelaskan adanya pemisahan fungsi, sistem otorisasi dan prosedur pencatatan. Adapun permasalahan yang dihadapi oleh Dealer Toyota Asri Motor adalah belum diterapkannya sistem penjualan yang memadai, hal ini disebabkan adanya perangkapan fungsi bagian-bagian yang terkait proses penjualan. Dalam proses penjualan belum adanya pembagian tugas yang jelas sehingga target penjualan tidak bisa tercapai secara optimal. Mengingat pentingnya keteraturan suatu sistem dalam kegiatan penjualan, maka penulis memilih judul skripsi “Analisis Penerapan

  

Sistem Informasi Akuntansi Penjualan Kredit Dalam Rangka Meningkatkan

Pengendalian Intern (Studi Kasus Pada Dealer Toyota Asri Motor di

Sidoarjo)”. METODE PENELITIAN

  Sistem Informasi Akuntansi Sistem Informasi Akuntansi Penjualan Sistem Informasi

  Sistem Informasi Akuntansi Akuntansi Penjualan Kredit Penjualan Tunai

  Peningkatan Pengendalian Intern Sumber: Penulis (2017)

  Gambar 1 Kerangka Konseptual

  Penelitian yang dilakukan adalah penelitian kualitatif, dengan cara melakukan pengumpulan data dan informasi melalui obyek penelitian secara langsung melalui wawancara, dokumentasi perusahaan dan analisa data perusahaan. Dalam penyusunan skripsi ini tidak memerlukan teknik pengambilan sampel, karena data yang diperoleh adalah data primer dan data sekunder.

  a.

  Data Primer merupakan data yang diperoleh dari perusahaan secara langsung yang berupa hasil observasi dan wawancara dengan pihak perusahaan, mengenai : gambaran umum perusahaan, tujuan organisasi perusahaan dan yang berhubungan dengan data tentang pemberian kredit. Data primer adalah data yang diterima langsung dari sumbernya dalam hal ini Bank Pengkreditan Rakyat (BPR) Central Niaga berdasarkan hasil observasi.

  b.

  Data Sekunder merupakan sumber data penelitian yang diperoleh peneliti secara tidak langsung melalui media perantara yang berisi dokumen-dokumen yang memberi informasi tentang BPR Cetral Niaga secara keseluruhan, sistem pengendakian intern dan prosedur pemberian kredit, serta dokumen-dokumen lain terkait dengan penerapan system pengendalian intern atas prosedur pemberian kredit.

  Teknik pengolahan data yang digunakan dalam penelitian ini menggunkan pendekatan kualitatif yaitu dengan cara membandingkan antara teori-teori akuntansi penjualan dengan prosedur penjualan kredit pada perusahaan. Data yang diperoleh kemudian dianalisis, analisis dilakukan berdasarkan pengamatan terhadap data yang diajukan perusahaan untuk diteliti dengan langkah-langkah sebagai berikut:

  1. Mengidentifikasi data sistem informasi akuntasi yang diterapkan Dealer Toyota Asri Motor

  2. Menganalisis sistem pengendalian intern penjualan kredit pada Dealer Toyota Asri Motor

  3. Mengevaluasi kelemahan atas sistem informasi akuntansi penjualan kredit yang ada pada perusahaan.

  4. Memberikan rekomendasi usulan penerapan sistem informasi akuntansi penjualan kredit dari masalah yang dihadapi perusahaan.

  5. Kesimpulan dan Saran.

HASIL PENELITIAN DAN PEMBAHASAN

  Hasil penelitian menemukan beberapa data dan temuan yang berkaitan dengan permasalahan yang diteliti. Data dan penemuan yang dimaksud diatas adalah berupa gambaran sistem informasi akuntansi dan permasalahan yang dihadapi oleh Dealer Toyota Asri Motor. Berikut adalah tahapan hasil analisi penelitian ini. Dalam sistem penjualan kredit, dokumen yang digunakan oleh Dealer Toyota Asri Motor adalah: 1.

  Surat Pesanan Kendaraan (SPK) Surat pesanan kendaraan untuk mencatat mengenai pesanan kendaraan dari pelanggan

  2. Tanda Terima Jaminan Pembelian Tanda terima jaminan pembelian merupakan tanda terima sementara yang diberikan oleh bagian penjualan kepada pelanggan

  3. Surat Jalan Surat jalan sebagai bukti bahwa perusahaan telah mengirim barang sesuai dengan permintaan pembeli

  4. Faktur Faktur sebagai bukti perhitungan penjualan kredit yang diberikan untuk pelanggannya.

  Adapun bagian atau fungsi yang terdapat pada Dealer Toyota Asri Motor adalah: 1.

  Bagian Penjualan Dalam pengiriman barang, bagian penjualan mempunyai tugas menerima pesanan atau order barang dari customer baik melalui telepon, faximile, maupun dari sales.

  2. Bagian Gudang Dalam pengiriman barang, bagian gudang bertugas menyiapkan barang.

  3. Bagian Pengiriman Dalam pengiriman barang, bagian pengiriman bertugas mengirimkan barang kepada customer

  4. Bagian Adminitrasi Dalam pengiriman barang, bagian adminitrasi bertugas laporan penjualan perusahaan

  Adapun bagan alur (flowchart) dari sistem informasi penjulan kredit pada dealer Toyota Asri Motor adalah: _{Bagian Penjualan Daftar}

1 Data

  ¹ _{Membuat Surat Pesanan Kendaraan (SPK) dan} Pesanan _{yang diterima persediaan kendaraan} Tanda Terima Jaminan _{Pembelian 5 Surat Jalan Membuat Tanda terima S P K 1 1 2 3 2 3}

4 Surat Jalan

  _{1 2 3 4 5} jaminan Pembelian _{customer A 2 3 2 A}

4 Sumber: Peneliti (2017)

  Gambar 2 Alur Sistem Informasi Penjualan Kredit Dealer Toyota Asri Motor

  Bagian Gudang

  2

  2

  4

  3

  2

  2 Surat Pemesanan

  1 Kendaraan Surat Jalan A Mengecek

  Menyiapkan persediaan kendaraan dan barang mengeluarkan kendaraan

  Bersama Barang Data persediaan kendaraan

  4 yang dipesan

  3

  2

  1 Surat Jalan

  1

  3 Sumber: Peneliti (2017)

  Gambar 3 Alur Sistem Informasi Penjualan Kredit Dealer Toyota Asri Motor

3 Bagian Pengiriman

  _{3 Surat Pesanan Kendaraan 5 Surat Jalan 1 2 3}

  4 Mengirim kendaraan _{kepada coustemer Surat Pesanan}

_{Kendaraan Surat Jalan}

_{5 tangan coustemer} Meminta tanda _{1 2 3 4 A 4 A} customer Sumber: DealerToyota Asri Motor (2017)

  Gambar 4 Alur Sistem Informasi Penjualan Kredit Dealer Toyota Asri Motor

4 Bagian Adminitrasi

  _{4 4 jaminan Pembelian Tanda terima S P K 1 1 Surat Jalan 1 2 Surat Jalan 1 2 jaminan Pembelian Tanda terima S P K 1} Faktur 1 _{1 Membuat Faktur 2} Input penjualan _{Data tersimpan barang penjualan kredit ke file secara komputerisasi transaksi penjualan Menginput data Faktur}

  1 _{customer Data tersimpan 4} Selesai Sumber : Dealer Toyota Asri Motor (2017)

  Gambar 5 Alur Sistem Informasi Penjualan Kredit Dealer Toyota Asri Motor

  Berdasarkan hasil penelitian pada sistem akuntansi penjualan kredit Dealer Toyota Asri Motor , Dealer tersebut mempunyai kekurangan dalam menjalankan usahanya, maka dalam pembahasan ini akan diuraikan kelemahan yang terdapat pada Dealer Toyota Asri Motor.

  Kelemahan dan potensi penyimpangan yang terjadi pada sistem akuntansi penjualan kredit yang terjadi pada Dealer Toyota Asri Motor adalah:

  1. Gudang tidak memiliki laporan muatan harian. Formulir yang digunakan berasal dari bagian penjualan yang berupa surat jalan. Sehingga jumlah dan jenis barang yang dimuat oleh bagian pengiriman tidak bisa dipertanggungjawabkan dan tidak akurat.

  2. Tidak ada fungsi penagihan dan fungsi Accounting, penagihan dan accounting dilakukan oleh bagian adminitrasi, hal ini menyebabkan proses penagihan menjadi terhambat sehingga banyak tagihan yang belum terbayarkan.

  Dengan melihat kelemahan yang ada pada sistem akuntansi penjualan kredit, maka peneliti dapat memberikan beberapa usulan rekomendasi untuk perbaikan sistem penjualan kredit pada Dealer Toyota Asri Motor 1.

  Gudang tidak memiliki laporan muatan harian. Formulir yang digunakan berasal dari bagian penjualan yang berupa surat jalan. Sehingga jumlah dan jenis barang yang dimuat oleh bagian pengiriman tidak bisa dipertanggungjawabkan dan tidak akurat. Sehingga solusinya adalah bagian gudang membuat Laporan Muatan Harian yang harus ditandatangani oleh bagian pengiriman sebagai tanda realisasi keluarnya barang kebagian pengiriman.

  2. Tidak ada fungsi penagihan dan fungsi Accounting, penagihan dan accounting dilakukan oleh bagian adminitrasi, hal ini menyebabkan proses penagihan menjadi terhambat sehingga banyak tagihan yang belum terbayarkan. Sehingga solusinya adalah menambah sumber daya manusia dibagian penagihan dan

  accounting agar proses penagihan dapat berjalan baik, sehingga pembayaran dari pelanggan bisa tepat waktu dan tidak ada piutang yang tidak tertagih.

  Adapun usulan alur flowchart Sistem Informasi Akuntansi Penjualan Kredit adalah sebagai berikut :

  Bagian Penjualan ₁ Daftar _{Pesanan Membuat Surat Pesanan Kendaraan (SPK) dan} Tanda Terima Jaminan _{Pembelian Membuat} ^{1 Data persediaan kendaraan yang diterima} _{Surat Jalan}

  = Usulan Peneliti _{= Dealer Toyota Asri Motor} ^{2 A 7 6 5 4 3 2 1 Surat Jalan 6 5 4 3 2 S P K 1 3 2 1 Tanda terima jaminan Pembelian} _{4 customer} ^A

₂

³

⁶ Sumber: Peneliti (2017)

  Gambar 6 Usulan Alur SIA Penjualan Kredit

  Bagian Gudang ₂

  _Kendaraan 2 _{Surat Pemesanan} Mengecek _{persediaan barang} Data _{persediaan kendaraan yang dipesan}

  1 ^{2 Menyiapkan kendaraan dan mengeluarkan kendaraan}

  ^A 3 ^{Bersama Barang 6 5 4 3 2 Membuat laporan 1 Surat Jalan muatan harian sebagai bukti pengeluaran LMH Menginput pengurangan stok secara komputerisasi A 6 5 4 3 LMH 2 Surat Jalan 1} _{= Usulan Peneliti = Dealer Toyota} Asri Motor Sumber: Peneliti (2017)

  Gambar 7 Usulan Alur SIA Penjualan Kredit (Lanjutan)

  Bagian Pengiriman

  _Kendaraan 5 _{Surat Pesanan} A ^{Menandatangani Laporan muatan 3 LMH harian LMH ditandatangani 3 3 3 6 5 4 3 2 1 Surat Jalan Kendaraan 5 Surat Pesanan 3 A Diserahkan ke gudang Mengirim kendaraan kepada customer dan meminta tandatangan 6 5 4 3 2 1 Surat Jalan 4 A customer} _{= Dealer Toyota} ⁵ _{= Usulan Peneliti Asri Motor} Sumber : Peneliti (2017)

  Gambar 8 Usulan Alur SIA Penjualan Kredit (Lanjutan)

4 Bagian Adminitrasi

  _{4 Tanda terima jaminan Pembelian} S P K 1 _{1 Surat Jalan 1 2 3}

  4 _A Input penjualan secara _{komputerisasi} Membuat Faktur ₁

₂

_{3 Faktur 6 5} A _{= Usulan Peneliti} = Dealer Toyota _{Asri Motor} Sumber : Peneliti (2017)

  Gambar 9 Usulan Alur SIA Penjualan Kredit (Lanjutan)

  

Bagian Penagihan

  5

  5

  2

  4 Faktur Surat Jalan

Membuat Surat

Penagihan dan

melakukan

Penagihan

  2

  1 Surat Penagihan coustemer A = Usulan Peneliti

  = Dealer Toyota Asri Motor Sumber : Peneliti (2017)

  Gambar 10 Usulan Alur SIA Penjualan Kredit (Lanjutan)

6 Accounting

  _{6 SPK}

  6 _faktur ¹ _{pada file transaksi penjualan secara penjualan kredit} Menginput data _{komputerisasi pelunasan piutang komputerisasi} Menginput _secara Data tersimpan _{selesai = Usulan Peneliti} = Dealer Toyota _{Asri Motor} Sumber : Peneliti (2017)

  Gambar 11 Usulan Alur SIA Penjualan Kredit (Lanjutan)

  INTERPRESTASI

  Pengendalian intern merupakan bagian tak terpisahkan dari sistem informasi akuntansi. Tanpa didukung adanya pengendalian intern yang memadai, sistem informasi akuntansi tidak dapat menghasilkan informasi yang handal sesuai dengan yang diharapkan perusahaan. Dengan kata lain, sistem informasi akuntansi yang baik adalah sistem informasi akuntansi yang didalam struktur bagiannya tertata dan terkendali dengan baik sesuai dengan prosedur sehingga menghasilkan laporan yang akurat dan dapat dipertanggungjawabkan.

  Dalam hal penjualan kredit, diperlukan penerapan sistem informasi akuntansi yang baik sehingga akan diperoleh data yang handal, berguna untuk memberikan informasi kepada perusahaan dalam membuat kebijakan sehingga dapat meningkatkan efektifitas pengendalian intern. Dengan demikian dapat dilihat bahwa sistem informasi akuntansi penjualan kredit yang diterapkan oleh perusahaan sangatlah erat kaitannya dengan peningkatan efektifitas pengendalian intern perusahaan.

  Sistem informasi akuntansi penjualan kredit yang diterapkan Dealer Toyota Asri Motor tidak cukup memadai, dan tidak memenuhi unsur-unsur pengendalian intern yang efisien. Hal ini dapat dilihat dengan adanya perangkapan fungsi bagian adminitrasi yang merangkap fungsi bagian penagihan dan accounting dan bagian gudang yang tidak memiliki realisasi pengeluaran barang yang ditandatangani oleh bagian pengiriman. Dengan adanya masalah tersebut, peneliti memberikan usulan perbaikan yang dapat diberikan setelah menganalisa dari data-data yang diperoleh adalah: Memperbaiki sistem penjualan kredit dengan menambah fungsi penagihan dan fungsi accounting.Fungsi adminitrasi, fungsi penagihan, dan fungsi accounting merupakan bagian yang terkait dalam sistem akuntansi penjualan kredit. Fungsi tersebut harus terpisah, sehingga hasil kerja dapat dioptimalkan. Dengan diadakannya fungsi penagihan dan fungsi accounting, peneliti berharap hal tersebut dapat memperbaiki sistem penjualan pada dealer tersebut :Penggunaan dokumen Laporan Muatan Harian. Laporan muatan harian dibuat oleh bagian gudang yang ditandatangani oleh bagian pengiriman. Dengan adanya laporan muatan harian ini, peneliti berharap keluar masuknya barang mudah diawasi oleh managemen sehingga tidak terjadi penyelewengan terhadap persediaan.

  SIMPULAN

  Berdasarkan hasil pengamatan dan analisi pembahasan terhadap penerapan sistem penjualan kredit pada Dealer Toyota Asri Motor dapat diambil kesimpulan

  1. Pengendalian intern pada bagian gudang belum cukup baik, karena gudang tidak memiliki laporan muatan harian. Formulir yang digunakan berasal dari bagian penjualan yang berupa surat jalan. Sehingga jumlah dan jenis barang yang dimuat oleh bagian pengiriman tidak bisa dipertanggungjawabkan dan tidak akurat.

  2. Tidak ada fungsi penagihan dan fungsi Accounting, penagihan dan accounting dilakukan oleh bagian adminitrasi, hal ini menyebabkan proses penagihan menjadi terhambat sehingga banyak tagihan yang belum terbayarkan.

  SARAN

  Dari kondisi diatas mengenai analisis penerapan penjualan kredit pada Dealer Toyota Asri Motor, maka saran yang diberikan adalah : 1.

  Penggunaan dokumen Laporan Muatan Harian Laporan muatan harian dibuat oleh bagian gudang yang ditandatangani oleh bagian pengiriman. Dengan adanya laporan muatan harian ini, peneliti berharap keluar masuknya barang mudah diawasi oleh managemen sehingga tidak terjadi penyelewengan terhadap persediaan.

  2. Menambah sumber daya manusia dibagian penagihan dan accounting agar proses penagihan dapat berjalan baik, sehingga pembayaran dari pelanggan bisa tepat waktu dan tidak ada piutang yang tidak tertagih.

DAFTAR PUSTAKA

  Assauri, Sofjan 2004, Manajemen Produksi Dan Operasi, Lembaga Penerbit FEUI, Jakarta

  Bodnar, George H Dan Hopwood ,William S 2000, Sistem Informasi Akuntansi, Andi, Yogyakarta

  Hall, James A 2001, Sistem Informasi Akuntansi, Salemba Empat, Jakarta Hartono, Jogiyanto 2009, Analisis dan Desain Sistem Informasi, Graha Ilmu,

  Yogyakarta Krismiaji 2015, Sistem Informasi Akuntansi, UPP STM YKPN, Yogyakarta Lukman,Hendro Dan Drs. I Cenik Ardana 2016, Sistem Informasi Akuntansi, Mitra

  Wacana Media, Jakarta Mulyadi 2001, Sistem Akuntansi, Salemba Empat, Yogyakarta Mulyadi 2008, Sistem Akuntansi, Salemba Empat, Jakarta Mulyadi 2010, Sistem Akuntansi, Salemba Empat, Yogyakarta Nitisemito, Alex S 1998, Manajemen Personalia, Ghalia Indonesia, Jakarta Nurwathony, Cholid 2003, Evaluasi Dan Desain Sistem Informasi Akuntansi

  Perusahaan Dagang, Skripsi, Universitas Sebelas Maret, Surakarta Romney,Marshall B Dan Paul Jhon Steinbart 2004, Sistem Informasi Akuntansi,

  Salemba Empat, Yogyakarta Rahayu,Siwi Dharmi 2007, Peranan Sistem Akuntansi Penjualan Terhadap

  Pelaksanaan Pengendalian Intern PT. PANCA TRADI SIDOARJO, Skripsi, Universitas Bhayangkara Surabaya

  Susanto, Azhar 2013, Sistem Informasi Akuntansi, Linggar Jaya, Bandung Sutarman 2009, Pengantar Teknologi Akuntansi, Bumi Aksara, Jakarta Sujarweni, V. Wiratna 2015, Sistem Akuntansi, Pustaka Baru Press, Yogyakarta Suhayati, Eli Dan Sri Dewi Anggadini 2009, Akuntansi Keuangan, Graha Ilmu,

  Yogyakarta Swastha, Basu 2001, Manajemen Penjualan, BPFE, Yogyakarta