PROSES PERTANGGUNGJAWABAN PENGELUARAN UANG MUKA DINAS DI PT. KERETA API INDONESIA (PERSERO) PUSAT BANDUNG.

ABSTRAK
Salah satu cara untuk mencegah terjadinya penyalahgunaan biaya
perusahaan adalah dengan diadakannya pengendalian biaya oleh pihak yang
berwenang dan sesuai dengan prosedur perusahaan. Salah satunya biaya yang
harus dikeluarkan adalah Uang Muka Dinas, karena pengeluaran biaya ini
merupakan salah satu kegiatan perusahaan yang harus ditingkatkan untuk
menunjang kegiatan perusahaan.
Dari latar belakang tersebut penulis tertarik untuk mengambil judul
tentang : “Proses Pertanggungjawaban Pengeluaran Uang Muka Dinas di PT.
Kereta Api Indonesia (Persero) Kantor Pusat Bandung”. Adapun tujuan dari
penulisan ini adalah untuk mengetahui dan menjelaskan Proses
Pertanggungjawaban Pengeluaran Uang Muka Dinas di PT. Kereta Api Indonesia
(Persero) Kantor Pusat Bandung.
Dalam penulisan laporan hasil pelaksanaan kerja praktek ini dilakukan
dengan metode deskriptif dimana penulis memaparkan segala kegiatan baik
terlibat secara langsung maupun dari hasil pengamatan segala kegiatan baik
terlibat secara langsung maupun dari hasil pengamatan secara langsung di
perusahaan. Sedangkan teknik yang digunakan adalah teknik studi lapangan yang
meliputi observasi langsung, wawancara, dan dokumentasi serta studi
kepustakaan.
Proses Pertanggungjawaban Pengeluaran Uang Muka Dinas dilaksanakan

dalam 4 tahap, yaitu pemeriksaan, pengklasifikasikan jenis biaya, pengelompokan
kode perkiraan dan pendistribusian. Walaupun semua tahapan dalam proses
pertanggungjawaban uang muka dinas telah dilakukan dengan baik, tetapi dalam
pelaksanaannya Proses Pertanggungjawaban Pengeluaran Uang Muka Dinas
tersebut tidak sesuai dengan yang diharapkan. Upaya yang telah ditempuh dalam
mengatasi hambatan tersebut adalah dilakukan pemeriksaan kembali terhadap
bukti pembayaran.

i

ABSTRACT
One way to prevent the occurrence of abuse costs the company is with the
holding cost control by the authorities and in accordance with the procedures of
the company. One cost that must be removed are the cash advance Service,
because these expenses is one of the company’s activities should be enhanced to
support the activities of the company.
The background of authors interested in taking the title of : “Proses
accountability for Spending cash advance service in the PT. Kereta Api Indonesia
(Persero) headquarters in Bandung Office”. As for the purpose of this writing is to
know and explain the process of accountability for Spending cash advance service

in PT. Kereta Api Indonesia (Persero) headquarters in Bandung.
In the writing of the report the results of implementation of work practices
was conducted with descriptive method in which the author depicts the activies
either involved directly or from the observations of all good activities involved
directly or from the observations directly in the company. While the technique
used was a field study techniques include direct observation, interviews, and
documentation as well as the study of librarianship.
The process of accountability for Spending cash advance Service is carried
out in 4 stages, inspection, classification type of costs, grouping code and
distribution estimates. Although all stages in the process of accountability for cash
advance service has done well, but in practice the process of accountability for the
expenditure of the Department a cash advance is not as expected. The effort that
has been reached in tackling these obstacles was performed back agains proof of
payment.

ii

KATA PENGANTAR
Bismillahhirrohmannirrohim,
Assalamu’alaikum Wr. Wb.

Alhamdulillahirobbil’alamin segala puji dan syukur penulis panjatkan
kehadirat Allah SWT atas segala karunia dan ridhonya, serta shallawat dan salam
semoga tetap tercurah limpahkan kepada Nabi Muhammad SAW, pada akhirnya
penulis dapat menyelesiakan Laporan Tugas Akhir ini dengan baik.
Penulisan

Laporan

Tugas

akhir

yang

berjudul

“Proses

Pertanggungjawaban Pengeluaran Uang Muka Dinas” ini disusun sebagai
salah satu syarat untuk menempuh ujian sidang pada Program Studi Administrasi

Keuangan Universitas Padjadjaran. Laporan tugas akhir disusun berdasarkan
survey yang dilakukan oleh penulis di PT. Kereta Api Indonesia (Persero) Kantor
Pusat Bandung.
Merupakan

kebahagiaan

tersendiri

bagi

penulis

karena

telah

menyelesaikan Laporan Tugas Akhir ini, namun penulis menyadari masih banyak
kekurangan sehingga masih jauh dari sempurna. Dalam penulisan Laporan Tugas
Akhir ini penulis menemukan berbagai macam hambatan, namun berkat adanya

dukungan dari berbagai pihak maka hambatan terebut dapat teratasi.
Atas segala petunjuk dan bimbingan yang telah penulis dapatkan maka
dalam kesempatan ini penulis ingin ucapkan terimakasih yang sebesar-besarnya
kepada Allah SWT, kedua orang tua atas doa, semangat, dan dukungannya yang

iii

selalu diberikan kepada penulis, Kakak ku tersayang yang telah membiayai
pendidikan penulis sampai terselesaikannya studi ini. Yth. Bapak Drs. H. Agus
Wahyudi Riana, M.Si, selaku dosen pembimbing terima kasih atas bimbingannya
selama penulis menyelesaikan laporan ini.
Dalam kesempatan ini, penulis juga mengucapkan terima kasih yang
sebesar-besarnya kepada :
1. Yth. Bapak Prof. Dr. H. Asep Kartiwa, SH., MS., selaku Dekan Fakultas
Ilmu Sosial dan Ilmu Politik Universitas Padjadjaran.
2.

Yth. Bapak Dr. H. Soni Akhmad Nulhaqim, S.Sos., M.Si., selaku
Pembantu Dekan I Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik Universitas
Padjadjaran.


3. Yth. Ibu Dr. Hj. Ira Irawati, M.Si., selaku Pembantu Dekan II Fakultas
Ilmu Sosial dan Ilmu Politik Universitas Padjadjaran.
4. Yth. Bapak H.R. Dudy Heryadi, M.Si., selaku Pembantu Dekan III
Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik Universitas Padjadjaran Bandung.
5. Yth. Ibu Candradewini, S.IP., M.Si., selaku Ketua Program Studi
Administrasi Program Diploma III Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik
Universitas Padjadjaran.
6. Yth. Ibu Elisa Susanti, S.IP., M.Si., selaku Sekretaris Program Studi
Administrasi Program Diploma III Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik
Universitas Padjadjaran.

iv

7. Yth. Bapak dan Ibu dosen yang telah memberikan tuntunan ilmunya
kepada penulis selama proses belajar mengajar di Kampus Diploma III
Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik Universitas Padjadjaran.
8. Seluruh Staf Sub Bagian Administrasi (SBA), Perkuliahan, Perpustakaan,
Laboratorium Dan Sub Bagian Umum (SBU) Kampus Diploma III
Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik Universitas Padjadajran.

9. , selaku pembimbing di tempat Praktik kerja Lapangan.
10. Seluruh staf dan karyawan Manajer HQ Disbursement erification (KWD)
PT. Kereta Api Indonesia (Persero) Bandung yang telah membantu
sehingga terselesaikannya tugas akhir ini, serta memberikan dukungan dan
semangat selama Praktik Kerja Lapangan.
11. Semua teman-teman terima kasih atas doa, dukungan, perhatian, dan
semangatnya. Dan semua pihak yang membantu dalam penyusunan laporan
tugas akhir ini
Dengan segala kerendahan hati, penulis mohon maaf apabila dalam
penulisan laporan tugas akhir ini masih terdapat kekurangan. Semoga apa yang
telah penulis sajikan dalam laporan ini dapat bermanfaat khususnya bagi penulis
dan umumnya bagi semua pihak yang memerlukannya. Dan semoga bantuan dan
kebaikan semua pihak yang telah diberikan kepada penulis menjadi amal yang
baik dan di ridhoi Allah SWT, Amin.
Akhir kata, penulis ucapkan terima kasih.
Bandung, 2013
Penulis

v


DAFTAR ISI
Halaman
Lembar Pengesahan
Motto
Abstrak………………………………………………………………………..

i

Abstract……………………………………………………………………….

ii

Kata Pengantar……………………………………………………………….

iii

Daftar Isi……………………………………………………………………… vii
Daftar Tabel…………………………………………………………………..

x


Daftar Lampiran……………………………………………………………..

xi

BAB I

PENDAHULUAN
1.1.

Latar Belakang………………………………………..

1

1.2.

Identifikasi Masalah……………………………………

2


1.3.

Maksud dan Tujuan…………………………………….

3

1.4.

Kegunaan Penulisan……………………………………

3

1.5.

Metode Penulisan dan Teknik Pengumpulan Data……

4

1.5.1 Metode Penulisan………………………………..


4

1.5.2 Teknik Pengumpulan Data……………………...

5

Lokasi dan Waktu Praktek Kerja……………………….

8

1.6.1. Lokasi Praktek Kerja……………………………

8

1.6.2. Waktu Praktek Kerja …………………………..

8

1.6.

BAB II

TINJAUAN PUSTAKA
2.1

Administrasi Keuangan……………………………….

2.2

Proses Pertanggungjawaban Pengeluaran

10

Uang Muka Dinas…………………………………….

12

2.3

Ruang Lingkup Uang Muka Dinas…………………...

14

2.3.1

Uang Muka Dinas Tetap……………………………..

14

vi

Uang Muka Dinas Sementara ………………………

2.3.2
2.4
BAB III

BAB IV

15

Hubungan Administrasi dengan Proses Pertanggungjawan
Pengeluaran Uang Muka Dinas………………………
15

OBJEK PRAKTEK KERJA LAPANGAN
3.1 Sejarah Singkat Perusahaan……………………………

17

3.2 Visi dan Misi Perusahaan………………………………

19

3.3 Unit-unit kerja, Tugas Pokok dan Fungsi PT. Kereta Api
Indonesia (Persero) Kantor Pusat………………………

20

HASIL DAN PEMBAHASAN
4.1 Prosedur Proses Pertanggungjawaban Pengeluaran Uang Muka
Dinas di PT. Kereta Api Indonesia (persero) Kantor Pusat
Bandung………………………………………………….
30
4.1.1 Prosedur Pengeluaran Uang Muka Dinas Tetap
(UMDT)………………………………………………

31

4.1.2 Prosedur Pengeluaran Uang Muka Dinas Sementara
(UMDS)………………………………………………

38

4.1.3 Dokumen/bentuk yang digunakan…………………...

48

4.1.4 Kendala-kendala yang dihadapi pada Proses
Pengeluaran Uang Muka Dinas di
PT. Kereta Api Indonesia (persero)………………….

49

4.1.5 Upaya yang dilakukan dalam mengatasi pada Penerapan
Prosedur Pengeluaran Uang Muka Dinas di PT. Kereta Api
Indonesia (persero)…………………………………..
49
BAB V

KESIMPULAN DAN SARAN
5.1

Kesimpulan…………………………………………...

51

5.2

Saran………………………………………………….

52

DAFTAR PUSTAKA
RIWAYAT HIDUP

vii

UCAPAN TERIMA KASIH
LAMPIRAN

viii

Daftar Tabel
Tabel 1

Jadwal Penulisan Lapora Tugas Akhir

Tabel 2

Kode rekening di dalam SAP

Tabel 3

Kode rekening di dalam SAP

Tabel 4

Kode rekening di dalam SAP

Tabel 5

Kode rekening di dalam SAP

ix

Daftar Lampiran
Lampiran 1

Surat Permohonan Ijin Praktik Kerja Lapangan (PKL)

Lampiran 2

Surat Permohonan Melaksanakan Prakti Kerja Lapangan (PKL)

Lampiran 3

Surat Berakhirnya (PKL)

Lampiran 4

Daftar Hadir Praktik Kerja Lapangan (PKL)

Lampiran 5

Form Pengajuan Judul

Lampiran 6

Kartu Bimbingan Penyusunan Laporan Tugas Akhir

Lampiran 7

Penugasan Pembimbing Penyusunan Laporan Praktek Kerja

Lampiran 8

Permohonan Uang Muka Dinas Tetap/Sementara

Lampiran 9

Bukti Pengeluaran Uang Muka Dinas

Lampiran 10 Laporan Posisi UMD-Tetap
Lampiran 11 Surat Pernyataan
Lampiran 12 Surat Peringatan
Lampiran 13 Surat Pengantar
Lampiran 14 Daftar Penjagaan Uang Muka Dinas Tetap/Sementara
Lampiran 15 Analisa Penggantian Kembali Uang Muka Dinas

x