ADMINISTRASI KEPEGAWAIAN SEMESTER 2 MERENCANAKAN KEBUTUHAN PEGAWAI

MERENCANAKAN
KEBUTUHAN
PEGAWAI

MENGAPA PERLU PERENCANAAN
KEBUTUHAN?
• untuk memenuhi kebutuhan pegawai jangka
pendek dapat dilakukan dengan memakai
pendekatan teknik peramalan jangka pendek
dengan berdasarkan pada ketersediaan anggaran
dari beban kerja yang ada. 
• peramalan jangka panjang dapat dilakukan
dengan memakai beberapa teknik, misalnya
mendengar dari beberapa ahli; mendasarkan
pada permintaan dari unit; dan menggunakan
berbagai analisis yang ada, misalnya analisis
trend.

LANGKAH LANGKAH
1. Analisis kebutuhan
Analisis jabatan adalah suatu kegiatan

mengumpulkan, menilai, dan mengorganisasikan
informasi tentang jabatan.
dapat diperoleh melalui analisis jabatan untuk
mengetahui secara konkrit jumlah dan kualifikasi
pegawai yang dibutuhkan oleh suatu unit
organisasi untuk mampu melaksanakan tugasnya
secara berdayaguna, berhasilguna, dan
berkesinambungan. 

`2. formasi
• Jumlah dan susunan pangkat Pegawai Negeri Sipil
yang dibutuhkan untuk dapat melaksanakan
tugas pokok dalam jangka waktu tertentu yang
telah ditetapkan oleh pejabat yang memiliki
wewenang. Penetapan formasi berdasar beban
kerja dengan mempertimbangkan variasi
pekerjaan, rutinitas pekerjaan, keahlian yang
diperlukan untuk melaksanakan tugas dan hal lain
yang mempengaruhi jumlah dan SDM yang
diperlukan.

• Atau ketersediaan lowongan pekerjaan

MENGAPA ADA
FORMASI????
• karena volume pekerjaan tidak seimbang atau
sebanding dengan jumlah pegawai.
• Formasi itu didahului dengan adanya perencanaan atau
penyusunan perencanaan. Perencanaan disusun bedasarkan
kebutuhan, formasi dususun bedasarkan kebutuhan.
•   CONTOH :Di Ipdn memerlukan tenaga cleaning service yang
banyaknya disesuaikan dengan luas ipdn itu sendiri,
sehingga untuk menentukan formasi pekerjaan tersebut
memerlukan data luas kampus dan data lain-lain. Dan
kemudian baru dilihat tingkat pendidikan apa yang cocok
dengan pkerjaan cleaning servicenya. Dalam sebuah kantor
juga memerlukan seorang caraka (pengantar surat). Seorang
pengntar surat hanya diperlukan bagi tingkat pendidikan
yang tidak terlalu tinggi.
• Intinya adalah sebuah jenis pekerjaan harus
disesuaikan dengan tingkat pendididkan seseorang.


• permintaan formasi pegawai  yang di tujukan
kepada Kementrian Pemberdayaan Aparatur,
kemudian Kemenpan menganalisis (biasanya tidak
disertai dengan jenis pekerjaan dan tingkat pendidikan
maka Kemenpan memotong kuota pegawai). Setelah itu
Kemenpan kordinasi dengan kementrian Keuangan
untuk mencari tahu kesanggupan anggran untuk
membiayai belanja pegawainya.
• Apabila sudah disepakati oleh Kemenkeu dan
Kemenpan, maka proses selanjutnya
adalah pelaksanaan pengumuman penerimaan
pegawai (pendaftaran). Hal tersebut wajib dilakukan
oleh setiap instansi yang ingin menerima pegawai, jangan
sampai ditutup-tutupi karena ada peraturan yang
mengatur hal tersebut. Maka selanjutnya orang
yang melamar itu bedasarkan formasinya. Karena
biasanya ada ijasah yang terbuka di beberapa formasi
kepegawain.


• Jadi pengumuman didasarkan persaingan dalam
formasi. Jadi banyak terjadi bahwa lebih banyak
pendaftar dibandingkan formasinya, sehinga banyak
yang tidak lulus dibandingkan yang lulus menjadi
pegawai. Pemerimaan pegawai itu memiliki
persyaratan minimal umur 18 tahun dan
maksimal umur 35 tahun.

DASAR HUKUM
a. Undang Undang Nomor 8 tahun 1974 Tentang
Pokok Pokok Kepegawaian sebagaimana telah
diubah dengan Undang Undang Nomor 43 Tahun
1999
b. Peraturan Pemerintah Nomor 97 Tahun 2000
Tentang Formasi Pegawai Negeri Sipil Juncto
Peraturan Pemerintah Nomor 54 Tahun 2003 .
c. Keputusan Kepala BKN Nomor 09 Tahun 2001
Tentang Ketentuan Pelaksanaan Peraturan
Pemerintah Nomor 97 Tahun 2000 Tentang Formasi
Pegawai Negeri Sipil


PRINSIP PENYUSUNAN FORMASI

-JUMLAH PEGAWAI SESUAI DENGAN BEBAN KERJA
-FORMASI TERSEDIA ADANYA POSISI JABATAN YANG
LOWONG.
-BEBAN KERJA TIDAK BERUBAH KOMPOSISI JUMLAH
PEGAWAI TIDAK BERUBAH
-KEBUTUHAN PEGAWAI DINYATAKAN DALAM JABATAN
DAN SYARAT JABATAN
-DITUNJUKAN DENGAN JUMLAH PEG. DALAM JABATAN
-TERSEDIA PETA JABATAN DAN URAIAN JABATAN
-PETA JABATAN DAN URAIAN JABATAN HASIL ANJAB

SISTEM PENYUSUNAN
FORMASI
SISTEM SAMA

SISTEM YANG MENENTUKAN JUMLAH DAN KUALITAS
PEGAWAI

YANG
SAMA
BAGI
SEMUA
UNIT
ORGANISASI YANG SAMA

SISTEM RUANG LINGKUP

• SISTEM YANG MENENTUKAN JUMLAH DAN KUALITAS
PEGAWAI BERDASARKAN JENIS, SIFAT DAN BEBAN
KERJA

PENGADAAN PNS

PENGADAAN PNS
“Kegiatan untuk mengisi Formasi yang
lowong”

Pengadaan

PNS
dilakukan
berdasarkan
kebutuhan untuk mengisi formasi yang
lowong. Lowongan Formasi dalam suatu
organisasi pada umumnya disebabkan karena
adanya pegawai
yang berhenti, pensiun,
meninggal, atau adanya perluasan organisasi.

TUJUAN PENGADAAN PNS
• Untuk
memperoleh
CPNS/PNS
yang
berkualitas
dan
potensial
agar
dapat

dikembangkan dan diberdayakan sebagai
aparatur Pemerintah yang profesional, jujur,
bertanggung jawab, setia dan netral
• Hasil kegiatan Pengadaan PNS
sejumlah pelamar yang telah diselesaikan
dan dinyatakan lulus serta diterima untuk
dapat diangkat sebagai CPNS/PNS
PELAMAR

SELEKSI

LULUS &
DITERIMA

DIANGKAT

OBYEKTIVITAS
UNTUK MENCAPAI EFEKTIF DAN EFISIEN
PENGADAAN
PEGAWAI

HARUS
DILAKSANAKAN
SECARA
OBYEKTIF
SECARA
KUALITAS
MAUPUN
KUANTITAS :
OBYEKTIF KUALITAS  EFEKTIF
OBYEKTIF KUANTITAS  EFISIENSI
UU No.43 dan Penjelasannya Pasal 16 ayat (2)

Seorang
WNRI
untuk
dapat
menjadi
CPNS harus
memenuhi


Ada lowongan formasi

Ketentuan/Syarat-syarat
yang berlaku

Prosedur yang berlaku

SYARAT-SYARAT YG HRS DIPENUHI SETIAP PELAMAR
A.

Warga Negara Indonesia

B.

Berusia serendah-rendahnya 18 th dan setinggi-tingginya 35
(tiga puluh lima tahun)

C.

Tdk pernah dihkm penjara atau kurungan berdsrkan putusan

pengadilan yg sdh mempunyai kekuatan hkm yg tetap, krn
melakukan suatu tindak pidana kejahatan

D.

Tdk pernah diberhentikan dg hormat tdk atas permintaan
sendiri atau tdk dg hormat sbg PNS, atau diberhentikan dg tidak
hormat sbg pegawai swasta

E.

Tdk berkedudukan sbg calon/pegawai negeri

F.

Mempunyai pendidikan, kecakapan, keahlian dan keterampilan
yg diperlukan

G.

Berkelakuan baik

H.

Sehat jasmani dan rohani

I.

Bersedia ditempatkan diseluruh wilayah NKRI atau negara lain
yg ditentukan oleh pemerintah

J.

Syarat lain yg ditentukan dlm persyaratan jabatan

Pelamaran dalam Pengadaan Pegawai
Negeri Sipil








Pelamar harus memberikan surat lamaran yang
ditulis tangan sendiri. Surat lamaran ditujukan kepada
Pejabat Pembina Kepegawaian yang bersangkutan
dengan melampirkan:
Fotokopi STTB/Ijazah yang disahkan pejabat yang
berwenang.
Kartu tanda pencari kerja dari Departemen/ Dinas
Tenaga Kerja setempat
Pas foto menurut ukuran dan jumlah yang ditentukan.
SKCK
KTP
Surat Dr

TEST KESEHATAN
Dalam
rangka
usaha
mencapai
tujuan
organisasi/instansi
faktor
kesehatan SDM merupakan
salah satu indikator yang
penting
dan
harus
diperhatikan. Oleh sebab itu
pengujian kesehatan sangat
perlu
dilaksanakan
agar
mendapatkan PNS yang dapat
melaksanakan
tugasnya
secara
berdayaguna
dan
berhasilguna.

PPK
“Mengajukan permintaan pengujian kesehatan kepada
pejabat yang berwenang menguji kesehatan”

Yang berwenang
menguji kesehatan
• Dokter Penguji
tersendiri
• Tim Penguji
Kesehatan

HASIL PENGUJIAN KESEHATAN
Dapat Berupa :
1.
2.
3.
4.
5.

Memenuhi syarat untuk semua jenis
pekerjaan pada umumnya
Memenuhi syarat untuk jenis pekerjaan
tertentu
Memenuhi syarat untuk jenis pekerjaan
sebagaimana dimaksud dalam huruf a
atau b dengan bersyarat
Ditolak sementara dengan catatan
belum memenuhi syarat kesehatan dan
memerlukan pengobatan/perawatan
Ditolak, tidak memenuhi syarat untuk
menjalankan tugas sebagai PNS

Penetapan
Lowongan
Formasi
a. Jumlah
b. Jenis
c. jabatan
d. Kualifikasi
pendidikan

Prosedur Pengadaan CPNS

Penerimaan
CPNS

Pencari
Kerja
(WNI)

Seleksi
syaratsyarat

Seleksi

Test
Kompetensi
- Tertulis
- Wawan
cara
- Psikotest

Pelamar
yang
lulus
di
rangking

Pelamar
yang
lulus
dan
diterima

•Pemberkasan
•Usul
Pene
tapan
NIP

BKN
menetap
kan NIP

SK
CPNS
oleh
Pejabat
ybw
Instansi
ybs

Daftar Usul Permintaan NIP
INSTANSI
: PEMERINTAH KABUPATEN ……..
NOMOR SURAT PENGANTAR : 701/BKD-DIKLAT/121/IV/2006
NOMOR AGENDA BKN : 05
TANGGAL TERIMA :29 MARET 2006
NO

NAMA

PENDIDIKAN
TERAKHIR

GOL
RUANG

JABATAN

UNIT
KERJA

KET

1

2

3

4

5

6

7

SLTA

Pengatur
Muda
(II/a)

Pengadminis
trasi TK dan
SD

Dinas
P dan K

Sarjana
Pendidikan
Fisika (SPD)

Penata
Muda
(III/a)

Guru SLTA

Dinas
P dan K

D.III

Pengatur
(II/c)

Perawat

Dinas
Kesehat
an dan
KB

1

INUL
DARATISTA

2

BARKAN

3

ATANG

Faktor-faktor
yang
harus
diperhitungkan dalam seleksi pelamar
CPNS

1. Lowongan formasi yang ditetapkan.
2. Biaya Penyelenggaraan Seleksi.
3. Kualitas dan Kuantitas Anggota
Panitia Pengadaan Seleksi CPNS.
4. Fasilitas Penunjang Yang Berkaitan
Dengan
Jumlah
Pelamar
Dan
Penyelenggaraan.
5. Keteguhan sikap penegakan hukum
yg bersih dari KKN dari berbagai
pihak

KELANCARAN/KEBAIKAN/KETEPATAN KUALITAS SELEKSI CPNS

PELAMARAN

PENGUMUMAN

PERENCANAAN

PENYARINGAN

PENGANGKATAN CPNS

PENGANGKATAN PN

PENGADAAN PNS