Audit Tingkat Dukungan Teknologi Informasi pada Proses Bisnis PT. Pertamina Divisi Pemasaran Cabang Bandung.

ABSTRAK

Dalam usaha pencapaian proses bisnis yang optimal dibutuhkan dukungan teknologi informasi di PERTAMINA divisi Pemasaran cabang Bandung. Berdasarkan pengujian tabel teknologi informasi vs proses bisnis terbukti bahwa persentase proses bisnis yang didukung sepenuhnya oleh teknologi informasi sebanyak 66%, dan persentase proses bisnis yang tidak didukung oleh teknologi informasi sebanyak 34%. Analisa dilakukan dengan cara pengumpulan data dan informasi melalui wawancara dan observasi langsung mengenai proses bisnis dan teknologi yang digunakan kepada pegawai PERTAMINA. Hasil penelitian memperoleh hasil bahwa teknologi informasi pada proses bisnis di PERTAMINA divisi pemasaran sebagian besar sudah menggunakan teknologi informasi baik dari teknologi perangkat lunak maupun perangkat keras. Dengan demikian tingkat dukungan teknologi informasi terhadap proses bisnis yang ada pada perusahaan sudah baik dan proses bisnis berjalan dengan baik.

ii ABSTRACT

In an effort to achieve optimal business process support is needed in the information technology branch of Bandung PERTAMINA Marketing division. Based on the testing table vs. information technology business process proved that the percentage of business processes supported by information technology as much as 66%, and percentage of business processes that are in no supported by technology information as much as 34%. The analysis was done by collecting data and information through interviews and direct observation of business processes and technologies used to employees PERTAMINA. The results obtained showed that information technology on business process in Pertamina marketing division most of the existing use of technology, information technology software and hardware. Thus the level of information technology support to existing business processes in companies and business processes are both running well

DAFTAR ISI LEMBAR PENGESAHAN

ABSTRAK ... i

ABSTRACT ...ii

KATA PENGANTAR.. ... v

DAFTAR ISI ...ii

DAFTAR TABEL... v

DAFTAR GAMBAR ... vi

DAFTAR LAMPIRAN ... vii

BAB I PENDAHULUAN ... 1

1.1 Latar belakang Masalah ... .. 1

1.2 Perumusan ... 2

1.3 Tujuan Pembahasan ... 2

1.4 Batasan Masalah ... . 2

1.5 Sumber Data ... 2

1.6 Sistematika Penyajian ... 3

BAB II KAJIAN TEORI ... 4

2.1 Pengertian Proses Bisnis ... 4

2.1.1 Karakteristik Proses Bisnis ... 6

2.1.2 Tahap Proses Bisnis ... 7

2.2 Pengertian Flowchart... 8

2.2.1 Jenis-jenis Flowchart ... 9

2.2.2 Simbol simbol Flowchart ... 12

2.3 Pengertian Teknologi Informasi(IT) ... 15

2.3.1 Peranan Teknologi Informasi(IT) pada Perusahaan ... 16

2.4 Pengertian Alat Teknologi ... 18

2.4.1 Jenis dan Fungsi Alat Teknologi ... 16

2.5 Pengertian Sistem Informasi(SI) ... 16

2.6 Pengertian Audit system Informasi ... 16

2.6.1 Prinsip Audit ... 19

2.6.2 Audit Opinion ... 20

2.6.3 Metodologi audit IT ... 20

2.7 Pengertian Tabel ... 28

2.7.1 Persentase Kumulatif Menggunakan Tabel ... 28

BAB III ANALISIS DAN EVALUASI ... 30

3.1 Profil Perusahaan ... 30

3.1.1 Sejarah PT.Pertamina ... 30

3.1.2 Visi dan Misi ... 32

3.1.3 Tata Nilai ... 32

3.1.4 Etika Usaha dan Tata Perilaku ... 33

3.1.5 Tata Kelola PT.Pertamina ... 34

3.1.6 Tujuan dan Komitmen PT.Pertamina ... 35

3.1.7 Struktur Organisasi PT.Pertamina ... 36

iv

3.2.1 Teknologi Informasi yang digunakan PT.Pertamina... 37

3.2.2 Proses Bisnis PT.Pertamina ... 48

3.3 Proses Bisnis Vs Alat Teknologi yang Digunakan ... 69

3.4 Hasil Evaluasi ... 88

BAB IV KESIMPULAN DAN SARAN ... 100

3.5 Kesimpulan... 100

3.6 Saran ... 101

DAFTAR TABEL

Tabel 1 Simbol Flowchart Standar... 12

Tabel 2 Proses Bisnis Management vs Teknologi Informasi ... 69

Tabel 3 Proses Bisnis Produk Record vs Teknologi Informasi ... 71

Tabel 4 Proses Bisnis Market Operation vs Teknologi Informasi ... 73

Tabel 5 Proses Bisnis Pemasaran Produk BBM,NBBM dan Migas vs Teknologi Informasi ... 75

Tabel 6 Proses Bisnis Transaksi vs Teknologi Informasi ... 77

Tabel 7 Proses Bisnis SIK vs Teknologi Informasi ... 79

Tabel 8 Proses Bisnis Administration vs Teknologi Informasi ... 81

Tabel 9 Proses Bisnis Keuangan vs Teknologi Informasi ... 83

Tabel 10 Proses Bisnis SDM vs Teknologi Informasi ... 85

Tabel 11 Proses Bisnis Information vs Teknologi Informasi ... 87

vi

DAFTAR GAMBAR

Gambar 1 Proses Bisnis ... 5

Gambar 2 Pemodelan Proses Bisnis ... 6

Gambar 3 Tahap Proses Bisnis ... 8

Gambar 4 Simbol Flowchart Proses ... 11

Gambar 5 Flowchart Paperwork ... 14

Gambar 6 Metodologi Audit Teknologi Informasi ... 26

Gambar 7 Struktur Organisasi PT.Pertamina Divisi Pemasaran Cabang Bandung ... ... 36

Gambar 8 World Wide Web ... 40

Gambar 9 Tampilan Aplikasi OSDS ... 41

Gambar 10 Mengcreate LO ... 42

Gambar 11 Pengisian kode Plant ... 42

Gambar 12 BMC Remedy Action Request System ... 43

Gambar 13 Tampilan Transaksi MYSAP ... 44

Gambar 14 Proses Login MYSAP ... 44

Gambar 15 Pengubahan Kode Plant ... 45

Gambar 16 Pengisian No SO ... 45

Gambar 17 Pengisian Tanggal Pengambilan Barang ... 46

Gambar 18Proses Recruitment media online ... 47

Gambar 19 Flowchart Proses Bisnis Management ... 49

Gambar 20 Flowchart Proses Produk Record ... 51

Gambar 21 Flowchart Proses Bisnis Market Operation ... 53

Gambar 22 Flowchart Proses Bisnis Pemasaran produk ... 55

Gambar 23 Flowchart Proses Bisnis Transaksi ... 57

Gambar 24 Flowchart Proses Bisnis SIK ... 59

Gambar 25 Flowchart Proses Bisnis Administrasi ... 61

Gambar 26 Flowchart Proses Keuangan ... 63

Gambar 27 Flowchart Proses Bisnis SDM ... 65

DAFTAR LAMPIRAN

Lampiran Daftar Data yang didapatkan ... A.1 Lampiran Penyiapan serta Pelaksanaan Database ... A.2 Lampiran Perekrutan Karyawan Online ... A.9 Lampiran Hasil Wawancara Proses Bisnis ... A.20 Lampiran Hasil Wawancara Alat Teknologi yang Digunakan ... A.23

1

Universitas Kristen Maranatha

BAB I PENDAHULUAN

1.1 Latar Belakang Masalah

PT.PERTAMINA

(Persero)

merupakan

salah

satu

perusahaan

Pertambangan Minyak dan Gas Bumi yang melayani permintaan dalam negeri

maupun luar negeri. Untuk memenuhi permintaannya, dibutuhkan kinerja

sumber daya manusia yang terlatih dan disiplin dalam melaksanakan tugas -

tugasnya, tujuannya agar semua kebutuhan perusahaan bisa dilaksanakan

dengan baik dan memuaskan. Demi terselenggaranya proses bisnis secara

optimal, perlu adanya pengauditan tingkat dukungan teknologi informasi supaya

bisa menjadi pegangan dasar perusahaan untuk mengevaluasi dan

meningkatkan kinerjanya.

Pengendalian terencana sudah seharusnya menjadi karakteristik sebuah

perusahan besar dan modern, oleh sebab itu diperlukan sebuah teknologi yang

bisa mengontrol dan memfasilitasi proses

–

proses penting yang ada dalam

perusahaan. Untuk memastikan apakah sistem informasi sudah berjalan dengan

baik diperlukan pengauditan terhadap sistem informasi yang ada dalam

perusahaan.

Tetapi, untuk mengetahui sejauh mana IT telah berperan dalam

pencapaian tujuan bisnis perusahaan sehingga pencapaian sasaran bisnis

dapat dioptimalkan. Maka untuk itulah di perlukan penanganan yang baik dan

terorganisir, salah satu bentuknya yaitu melakukan audit tingkat dukungan

teknologi informasi pada proses bisnis perusahaan.

Dalam kesempatan kali ini maka akan dilakukan pengauditan untuk

memastikan bahwa dukungan IT di PT PERTAMINA(Persero) sudah baik dan

mendukung proses bisnis yang ada di perusahaan.

2

1.2 Perumusan Masalah

Yang menjadi pokok permasalahan dalam hal ini adalah :

1. Bagaimana proses bisnis pada divisi pemasaran PT PERTAMINA ?

2. Bagaimana teknologi informasi yang diterapkan di divisi pemasaran?

3. Seberapa tingkat dukungan IT pada proses bisnis di divisi

pemasaran?

1.3 Tujuan Pembahasan

1. Untuk mengetahui proses bisnis yang ada pada divisi pemasaran.

2. Mendeskripsikan teknologi informasi yang diterapkan di divisi

pemasaran.

3. Mengukur persentase dukungan IT pada proses bisnis di divisi

pemasaran.

1.4 Batasan Masalah

Pengauditan dilakukan hanya di PT PERTAMINA (Persero) Divisi

pemasaran cabang Bandung yang mengacu pada proses bisnis yang ada dan

teknologi yang digunakan untuk mendukung proses bisnisnya.

1.5 Sumber Data

Dalam penelitian ini sumbaar data yang penulis peroleh berasal dari

:

a. Sumber data primer : data primer diambil secara langsung dari

PT.Pertamina divisi Pemasaran cabang Bandung berupa hasil

wawancara langsung dengan pihak bersangkutan

b. Sumber data sekunder : data diambil dari buku, dan hasil

browsing di

3

Universitas Kristen Maranatha

1.6 Sistematika Penyajian

Sebelum mengemukakan dan merumuskan keadaan perusahaan yang akan

dibahas, terlebih dahulu akan di kemukakan sistematika penyajian yang akan

dipergunakan dalam penulisan laporan tugas akhir ini agar lebih terarah sesuai

dengan fokus tujuan yang dikehendaki. Adapun sistematika penyajian dari

laporan tugas akhir ini adalah sebagai berikut :

1. BAB I PENDAHULUAN

Dalam Bab ini mengemukakan tentang gambaran keseluruan mengenai

Latar belakang, Rumusan masalah, Tujuan, Batasan masalah, serta

Sistematika Penulisan.

2. BAB II KAJIAN TEORI

Pada bab ini mengemukakan tentang teori-teori dasar yang akan

digunakan dalam proses penyusunan laporan tugas akhir, dalam kasus

ini akan dikemukakan tentang proses bisnis dan teknologi informasi yang

akan dipakai selama penelitian.

3. BAB III ANALISIS

Dalam bab ini berisikan proses audit menjelaskan bagaimana proses

bisnis, teknologi informasi yang diterapkan dan mengukur persentase

tingkat dukungan teknologi informasi pada proses bisnis Teknologi dan

hal-hal apa saja yang sudah memenuhi standar dan hal-hal apa saja

yang belum memenuhi standar dalam mendukung proses bisnis yang

ada.

 BAB IV KESIMPULAN DAN SARAN

Dalam bab ini memberikan kesimpulan terhadap proses yang di audit

dalam perusahaan dan saran

–

saran yang berguna bagi perusahaan

BAB IV KESIMPULAN DAN SARAN

4.1 Kesimpulan

Berdasarkan hasil audit yang telah dilakukan mengenai tingkat dukungan

teknologi informasi pada proses bisnis PT.Pertamina Divisi Pemasaran Cabang

Bandung, maka dapat ditarik kesimpulan sebagai berikut sebagai berikut:

1. Proses bisnis yang terdapat pada divisi pemasaran terdapat sepuluh

proses bisnis diantaranya proses bisnis management, proses produk

record, proses bisnis

market operation, proses pemasaran produk

BBM,NBBM dan Migas, proses transaksi, proses bisnis SIK, proses

administrasi, proses bisnis keuangan, proses bisnis SDM, proses

informasi.

2. Teknologi yang diterapkan pada divisi pemasaran adalah komputer,

laptop, telepon, faximile, printer,

handphone,

radio link dan MPLS,

PABX,

fiber optik,

acces point,

cable LAN,

World Wide Web, OSDS,

BMC Remedy Action, MYSAP, pre-Health.

3. Persentase dukungan IT pada proses bisnis di divisi pemasaran yang

didapatkan berdasarkan tabel proses bisnis vs teknologi informasi

1. Dari tabel proses bisnis vs teknologi informasi dapat dilihat

seberapa besar tingkat dukungan teknologi informasi terhadap

proses bisnis.Persentase proses bisnis yang didukung oleh

teknologi informasi 66%.

2. Dari tabel proses bisnis vs teknologi informasi didapat persentase

proses bisnis yang tidak didukung oleh teknologi informasi 34%.

3. Proses pemeriksaan produk, kontrol produk, pemberian produk,

rencana pemberian selang regulator, pemberian BBM dan absensi

karyawan pada PT.Pertamina Divisi Pemasaran Cabang Bandung

masih menggunakan proses manual dan sama sekali tidak

didukung oleh teknologi informasi.

101

4.2 Saran

Dari hasil audit yang dilakukan ada beberapa saran untuk PT

PERTAMINA DIVISI PEMASARAN CABANG BANDUNG yang mungkin bisa

dilakukan, yaitu :

1. Perusahaan sebaiknya memperhitungkan pentingnya dukungan

teknologi

informasi

pada

proses

bisnis

dan

untuk

mengimplementasi Teknologi Informasi agar mendukung setiap

aktivitas dan proses bisnis perusahaan supaya tingkat dukungan

Teknologi Informasi lebih baik lagi untuk pemenuhan kebutuhan

bisnis perusahaan.

DAFTAR PUSTAKA

Jogiyanto, analisis dan desain system informasi, Andi off set Yogyakarta, 1990

Burlton,Roger. Business Process Management, USA:2001

Pipiew. Proses Bisnis, Pontianak: 2007

Frederick Gallegos, CGFM,CISA,CDE, Sandra Senft.CISA.CIA, Daniel P.Manson,Ph.D dan Carol Gonzales.CISA. Information Technology Control And Audit . Boca Raton London .New York: 2004

Governance Institute, Control Objective for Information and related Technologi, USA:2007

Weber, Ron. Information System Control and Audit, Prentice Hall. New York:2007

Robinson College of Business. Business System Planning, Georgia State University: 2007

Yourdon Edward, Modern Structur Analisis, Prentice – Hall, Inc, 1989. http://Agus Suwanto.blogspot.com/

1

Universitas Kristen Maranatha

BAB I PENDAHULUAN

1.1 Latar Belakang Masalah

PT.PERTAMINA (Persero) merupakan salah satu perusahaan Pertambangan Minyak dan Gas Bumi yang melayani permintaan dalam negeri maupun luar negeri. Untuk memenuhi permintaannya, dibutuhkan kinerja sumber daya manusia yang terlatih dan disiplin dalam melaksanakan tugas - tugasnya, tujuannya agar semua kebutuhan perusahaan bisa dilaksanakan dengan baik dan memuaskan. Demi terselenggaranya proses bisnis secara optimal, perlu adanya pengauditan tingkat dukungan teknologi informasi supaya bisa menjadi pegangan dasar perusahaan untuk mengevaluasi dan meningkatkan kinerjanya.

Pengendalian terencana sudah seharusnya menjadi karakteristik sebuah perusahan besar dan modern, oleh sebab itu diperlukan sebuah teknologi yang bisa mengontrol dan memfasilitasi proses – proses penting yang ada dalam perusahaan. Untuk memastikan apakah sistem informasi sudah berjalan dengan baik diperlukan pengauditan terhadap sistem informasi yang ada dalam perusahaan.

Tetapi, untuk mengetahui sejauh mana IT telah berperan dalam pencapaian tujuan bisnis perusahaan sehingga pencapaian sasaran bisnis dapat dioptimalkan. Maka untuk itulah di perlukan penanganan yang baik dan terorganisir, salah satu bentuknya yaitu melakukan audit tingkat dukungan teknologi informasi pada proses bisnis perusahaan.

Dalam kesempatan kali ini maka akan dilakukan pengauditan untuk memastikan bahwa dukungan IT di PT PERTAMINA(Persero) sudah baik dan mendukung proses bisnis yang ada di perusahaan.

Universitas Kristen Maranatha

1.2 Perumusan Masalah

Yang menjadi pokok permasalahan dalam hal ini adalah :

1. Bagaimana proses bisnis pada divisi pemasaran PT PERTAMINA ? 2. Bagaimana teknologi informasi yang diterapkan di divisi pemasaran? 3. Seberapa tingkat dukungan IT pada proses bisnis di divisi

pemasaran?

1.3 Tujuan Pembahasan

1. Untuk mengetahui proses bisnis yang ada pada divisi pemasaran. 2. Mendeskripsikan teknologi informasi yang diterapkan di divisi

pemasaran.

3. Mengukur persentase dukungan IT pada proses bisnis di divisi pemasaran.

1.4 Batasan Masalah

Pengauditan dilakukan hanya di PT PERTAMINA (Persero) Divisi pemasaran cabang Bandung yang mengacu pada proses bisnis yang ada dan teknologi yang digunakan untuk mendukung proses bisnisnya.

1.5 Sumber Data

Dalam penelitian ini sumbaar data yang penulis peroleh berasal dari :

a. Sumber data primer : data primer diambil secara langsung dari PT.Pertamina divisi Pemasaran cabang Bandung berupa hasil wawancara langsung dengan pihak bersangkutan

b. Sumber data sekunder : data diambil dari buku, dan hasil browsing di internet mengenai data-data yang berhubungan.

3

Universitas Kristen Maranatha

1.6 Sistematika Penyajian

Sebelum mengemukakan dan merumuskan keadaan perusahaan yang akan dibahas, terlebih dahulu akan di kemukakan sistematika penyajian yang akan dipergunakan dalam penulisan laporan tugas akhir ini agar lebih terarah sesuai dengan fokus tujuan yang dikehendaki. Adapun sistematika penyajian dari laporan tugas akhir ini adalah sebagai berikut :

1. BAB I PENDAHULUAN

Dalam Bab ini mengemukakan tentang gambaran keseluruan mengenai Latar belakang, Rumusan masalah, Tujuan, Batasan masalah, serta Sistematika Penulisan.

2. BAB II KAJIAN TEORI

Pada bab ini mengemukakan tentang teori-teori dasar yang akan digunakan dalam proses penyusunan laporan tugas akhir, dalam kasus ini akan dikemukakan tentang proses bisnis dan teknologi informasi yang akan dipakai selama penelitian.

3. BAB III ANALISIS

Dalam bab ini berisikan proses audit menjelaskan bagaimana proses bisnis, teknologi informasi yang diterapkan dan mengukur persentase tingkat dukungan teknologi informasi pada proses bisnis Teknologi dan hal-hal apa saja yang sudah memenuhi standar dan hal-hal apa saja yang belum memenuhi standar dalam mendukung proses bisnis yang ada.

 BAB IV KESIMPULAN DAN SARAN

Dalam bab ini memberikan kesimpulan terhadap proses yang di audit dalam perusahaan dan saran – saran yang berguna bagi perusahaan yang mengacu kepada hasil dari penelitian

100

4.1 Kesimpulan

Berdasarkan hasil audit yang telah dilakukan mengenai tingkat dukungan teknologi informasi pada proses bisnis PT.Pertamina Divisi Pemasaran Cabang Bandung, maka dapat ditarik kesimpulan sebagai berikut sebagai berikut:

1. Proses bisnis yang terdapat pada divisi pemasaran terdapat sepuluh proses bisnis diantaranya proses bisnis management, proses produk

record, proses bisnis market operation, proses pemasaran produk

BBM,NBBM dan Migas, proses transaksi, proses bisnis SIK, proses administrasi, proses bisnis keuangan, proses bisnis SDM, proses informasi.

2. Teknologi yang diterapkan pada divisi pemasaran adalah komputer, laptop, telepon, faximile, printer, handphone, radio link dan MPLS, PABX, fiber optik, acces point, cable LAN, World Wide Web, OSDS,

BMC Remedy Action, MYSAP, pre-Health.

3. Persentase dukungan IT pada proses bisnis di divisi pemasaran yang didapatkan berdasarkan tabel proses bisnis vs teknologi informasi 1. Dari tabel proses bisnis vs teknologi informasi dapat dilihat

seberapa besar tingkat dukungan teknologi informasi terhadap proses bisnis.Persentase proses bisnis yang didukung oleh teknologi informasi 66%.

2. Dari tabel proses bisnis vs teknologi informasi didapat persentase proses bisnis yang tidak didukung oleh teknologi informasi 34%. 3. Proses pemeriksaan produk, kontrol produk, pemberian produk,

rencana pemberian selang regulator, pemberian BBM dan absensi karyawan pada PT.Pertamina Divisi Pemasaran Cabang Bandung masih menggunakan proses manual dan sama sekali tidak didukung oleh teknologi informasi.

101

Universitas Kristen Maranatha

4.2 Saran

Dari hasil audit yang dilakukan ada beberapa saran untuk PT PERTAMINA DIVISI PEMASARAN CABANG BANDUNG yang mungkin bisa dilakukan, yaitu :

1. Perusahaan sebaiknya memperhitungkan pentingnya dukungan teknologi informasi pada proses bisnis dan untuk mengimplementasi Teknologi Informasi agar mendukung setiap aktivitas dan proses bisnis perusahaan supaya tingkat dukungan Teknologi Informasi lebih baik lagi untuk pemenuhan kebutuhan bisnis perusahaan.

102

DAFTAR PUSTAKA

Jogiyanto, analisis dan desain system informasi, Andi off set Yogyakarta, 1990

Burlton,Roger. Business Process Management, USA:2001

Pipiew. Proses Bisnis, Pontianak: 2007

Frederick Gallegos, CGFM,CISA,CDE, Sandra Senft.CISA.CIA, Daniel P.Manson,Ph.D dan Carol Gonzales.CISA. Information Technology Control And Audit . Boca Raton London .New York: 2004

Governance Institute, Control Objective for Information and related Technologi, USA:2007

Weber, Ron. Information System Control and Audit, Prentice Hall. New York:2007

Robinson College of Business. Business System Planning, Georgia State University: 2007

Yourdon Edward, Modern Structur Analisis, Prentice – Hall, Inc, 1989. http://Agus Suwanto.blogspot.com/