Lindawati_PENULISAN BAHASA INDONESIA YANG BENAR
Orasi Bisnis Edisi ke-2
PENULISAN BAHASA INDONESIA YANG BENAR
DALAM SURAT MENYURAT BISNIS
Lindawati
MPK - Politeknik Negeri Sriwijaya
Abstract
Correspondence is one of the language activities done in written communication. In this
activity, there are three components involved; a writer, body, and a reader. The writer
can achieve his target effectively in case the langauge used can express the body of the
letter which is similar with the letter characteristics, a letter position, and a reder of the
letter. To make a letter effective and good, the writer should know kinds of letter. The
other thing a writer should know is understanding the writing guides using correct
Indonesian language. In the business letter, a writer should know parts of a letter;
heading, date, number, enclosure, subject, inside address, salutation, body,
complimentary closing, signature, typed name, position, copy, and typist initial. Block
style, intended style, and semi block style are commonly used in business correspondence.
Knowledge of correspondence can increase one’s competency needed by private
companies, business and industrilization sectors.
Key words : form letter, business letter, writings, enhanced spelling
PENDAHULUAN
Latar belakang
Surat menyurat merupakan salah satu
kegiatan berbahasa yang dilakukan dalam
komunikasi tertulis. Dalam kegiatan ini terlibat
tiga komponen yakni: penulis, isi, dan pembaca
surat. Penulis surat dapat mencapai sasarannya
secara
efektif
bila
bahasa
yang
dipergunakannya dapat mengungkapkan isi
surat sesuai dengan sifat surat, kedudukan
penulis, dan pembaca surat. Bahasa sebagai alat
komunikasi dalam surat memegang peranan
penting, disamping bentuk-bentuk nonbahasa.
”Dengan surat orang dapat memberitahukan,
menanyakan,
menyatakan,
meminta,
melaporkan, atau menyampaikan buah pikiran
lainnya kepada orang lain” (Arifin, 1980). Surat pada hakikatnya adalah sebuah
komposisi atau karangan. Oleh karena itu, semua ketentuan mengenai komposisi berlaku
juga dalam surat. Surat sebagai salah satu bentuk komposisi khusus tentu terikat oleh
kaidah-kaidah khusus mengenai surat-menyurat, supaya surat itu memenuhi syarat
penyusunan surat yang baik dan benar serta dapat mencapai sasarannya secara tepat-guna
dan berhasil-guna. “Salah satu kegiatan berbahasa di kalangan masyarakat adalah
kegiatan surat-menyurat, yaitu dengan cara menggunakan bahasa untuk berkomunikasi
secara tertulis guna menyampaikan informasi atau pernyataan. Tim penulis beranggapan
bahwa kegiatan surat-menyurat pun perlu disesuaikan dengan tingkat perkembangan
kebahasaan dewasa ini. Dengan kata lain, perkembangan kosa kata, tata bahasa, dan laras
PENULISAN BAHASA INDONESIA YANG BENAR DALAM SURAT MENYURAT BISNIS
56
Orasi Bisnis Edisi ke-2
bahasa perlu diterapkan ke dalam bahasa surat, khususnya surat-surat bisnis/niaga, surat
resmi dan surat dinas.” (Sudarsa, dkk., 1991). Dalam praktek berkomunikasi dengan
menggunakan surat, ternyata masih banyak instansi, organisasi, perusahaan
(swasta/BUMN) yang bergerak dalam dunia bisnis atau niaga, perdagangan eksportimport, yang kurang memperhatikan pentingnya penulisan (khususnya dalam
pemakaian huruf-huruf kapital atau huruf kecil, Ejaan Yang Disempurnakan/EYD, tanda
baca, dll) yang benar dalam surat-menyurat. “Berdasarkan kenyataan di lapangan atau
kenyataan riil sehari-hari, kegiatan surat-menyurat hingga saat ini masih memperlihatkan
banyak kelemahan-kelemahan yang berkaitan dengan masalah bentuk surat dan
penggunaan bahasa. Masalah yang sering timbul dalam penulisan surat saat ini adalah
pemakaian huruf dan tanda baca yang menyalahi kaidah-kaidah penulisan, ejaan, bentuk
dan pilihan kata yang kurang cermat, pemakaian kata, penggunaan ungkapan dan istilah
yang tidak baku, pemakaian kalimat kurang lengkap atau terpenggal-penggal, bentuk
perincian yang tidak bernalar, pemakaian laras bahasa yang kurang tepat, dan penggunaan
bentuk surat yang tidak efektif.” (Sudarsa, dkk., 1991).
Perumusan Masalah
Masalah yang dibahas dalam tulisan ini adalah bagaimana penulisan bahasa
Indonesia yang benar dalam surat-menyurat, khususnya dalam surat-surat bisnis.
Tujuan dan Manfaat
Karya tulis (ilmiah) ini bertujuan untuk memberikan pengetahuan dan
memberikan tuntunan kepada para pembaca di manapun berada, tentang tata-cara
pemakaian Bahasa Indonesia yang benar dalam pembuatan surat resmi (surat bisnis
khususnya), serta memberikan tuntunan tentang cara-cara pemakaian kaidah-kaidah
umum yang berlaku dalam pembuatan surat-menyurat. Manfaat yang dapat diambil antara
lain, adalah dapat memperlancar semua urusan administrasi (surat-menyurat) di instansi
atau di organisasi yang sedang kita bina, serta dapat meningkatkan keterampilan
(kompetensi profesional) seseorang, seperti: profesi
Administrator Perusahaan
(Swasta/BUMN), profesi Sekretaris (Swasta/BUMN), profesi Guru atau Dosen, profesi
Tata Usaha di sekolah-sekolah (mulai dari TK s/d Sekolah Tinggi). Untuk mengelola
surat-menyurat ini, dibutuhkan orang-orang yang punya skill, kecakapan khusus, lancar
mengetik dan handal dalam menyusun kata-kata dalam lembaran surat-menyurat.
TINJAUAN PUSTAKA
Arti dan Fungsi Surat
Surat adalah sarana untuk menyampaikan
informasi atau pernyataan (secara tertulis/tersurat)
dari pihak kesatu kepada pihak yang lain, dengan
bahasa yang santun. Informasi itu dapat berupa
pemberitahuan, pernyataan, pertanyaan, permintaan,
pemikiran, sanggahan, laporan dan lain sebagainya.
“Dewasa ini teknologi komunikasi dan informasi
sudah maju pesat, sehingga lalu-lintas informasi
melalui telepon, telex, telegrap, faximile, radio, televisi, frekuensinya per hari sangat
tinggi sekali. Dapat Anda bayangkan dalam satu hari saja (8 jam kerja/hari) apabila
sebuah perusahaan atau setiap instansi (Swasta/BUMN) mengirimkan 5 surat per
perusahaan, sudah berapa juta surat yang beredar di dunia ini. Sekalipun demikian, jika
dibandingkan pemakaian surat dengan penggunaan alat-alat canggih seperti e-mail,
esemes dan lain-lain di atas, surat tertulis tetap mempunyai kelebihan tersendiri. Bila
PENULISAN BAHASA INDONESIA YANG BENAR DALAM SURAT MENYURAT BISNIS
57
Orasi Bisnis Edisi ke-2
alat-alat teknologi cangih di atas hanya dapat menyampaikan informasi yang bisa
didengar atau secara pendek (seperti e-mail, esemes), maka surat merupakan sarana yang
dapat merekam informasi secara panjang lebar, terperinci, dan merupakan bukti “hitam di
atas putih”. Lagi pula surat bersifat praktis, karena dapat menyimpan rahasia dan dapat
menghilangkan perasaan; efektif, karena biaya pembuatan dan pengirimannya relatif
murah.” (Bratawijaya, 1990).
Membuat
atau
melaksanakan
komunikasi melalui surat ternyata tidaklah
sesederhana yang dibayangkan banyak
orang. Persiapan yang perlu dilakukan
antara lain adalah menyiapkan alat-alat
tulis, harus mempunyai ide, dan punya
ketrampilan dalam hal merumuskan surat
secara sistematis dan logis, menyiapkan
mesin ketik atau mesin komputer (berikut
printernya),
mengetahui
tata
cara
pengiriman surat, kemudian mengethui tata
cara penyimpanan surat/arsip, pemakaian
tenaga manusia, dan alat kelengkapan
kantor (meja kursi, dan ruangan), dan lain sebagainya. Surat dinilai efektif apabila
(masalah) yang dikomunikasikan penulis itu dapat sampai ketujuannya, sejalan dengan
kehendak si pengirim surat. Oleh sebab itu, isi surat harus jelas dan terang, logis dan tidak
menimbulkan salah pengertian pada pihak yang menerima surat. Tanda-tanda bahwa
penerima surat itu tidak ragu-ragu atau tidak memperoleh kesan yang keliru atas isi surat
yang dikirimkan ialah penerima surat segera memberikan jawaban-jawaban sebagaimana
yang diinginkan oleh si pengirim surat. “Banyak orang menganggap surat sebagai utusan
atau “duta” dari organisasi/instansi pengirim surat.” Surat dipandang sebagai citra, cermin
mentalitas, jiwa, serta petunjuk kondisi intern organisasi yang bersangkutan. Oleh sebab
itu, pengonsep surat dan para penata administrasi / sekretaris kantor harus hati-hati dan
bersungguh-sungguh dalam menulis surat agar tidak menimbulkan kesan yang buruk atas
organisasinya. Di samping sifat-sifat yang telah disebutkan di atas, surat sebagai alat
komunikasi mempunyai beberapa fungsi, antara lain:
sebagai tanda bukti tertulis yang autentik, misalnya surat perjanjian (penyewaan
ruko, pembelian mobil, bisnis eksport/import alat berat, bisnin eksport/import
makanan kemasan kaleng, dll);
sebagai alat pengingat/berpikir bilamana diperlukan, misalnya surat yang telah
diarsipkan;
sebagai dokumentasi historis, misalnya surat dalam arsip lama yang digali kembali
untuk mengetahui perkembangan (bisnis) di masa lampau;
sebagai jaminan keamanan, umpamanya surat keterangan jalan (surat jalan);
sebagai pedoman atau dasar bertindak, mislanya surat keputusan, surat perintah,
surat panggilan, surat pengangkatan, dan sebagainya. (Bratawidjaya, 1990).
Jenis Surat
Secara garis besar, surat dapat dikelompokkan ke dalam 6 golongan, yaitu (ke-1)
menurut isi dan asal pengirimnya (surat resmi atau surat dinas di instansi pemerintah,
surat bisnis/niaga, surat pribadi); (ke-2) menurut maksud dan tujuannya (surat
pemberitahuan, surat keputusan, surat perintah, surat permintaan atau permohonan, surat
peringatan, surat panggilan, surat penawaran, surat perjanjian, surat pesanan, surat
laporan, surat pengantar/jalan, surat lamaran pekerjaan, surat penegasan, surat penuntutan
PENULISAN BAHASA INDONESIA YANG BENAR DALAM SURAT MENYURAT BISNIS
58
Orasi Bisnis Edisi ke-2
(klaim), dan sebagainya ); (ke-3) menurut wujudnya (dikenal bentuk-bentuk surat seperti
nota atau memo, kartu pos, warkat pos, surat bersampul, telex, telegram, dsb.); (ke-4)
menurut banyaknya sasaran yang hendak dicapai (dikenal surat edaran, surat
pengumuman, surat undangan); (ke-5) menurut jaminan dan keamanan isinya (surat
sangat rahasia, surat rahasia, surat konfidensial/terbatas, surat biasa); (ke-6) menurut
urgensi penyelesaian/pengirimannya (surat khusus, surat amat segera (kilat), surat segera,
dan surat biasa).
Bentuk Surat
Bentuk surat ialah tata letak atau posisi bagian-bagian surat. Masing-masing
bagian surat tersebut itu mempunyai posisi tertentu sesuai dengan fungsi dan perannya,
terutama sebagai petunjuk atau identifikasi untuk memproses surat tersebut. Ada banyak
bentuk surat, yang satu dan lainnya berbeda, terutama dalam hal pemakaiannya,
tergantung dengan kebiasaan instansi atau gaya masyarakat/bangsa tertentu. Pada
dasarnya hanya ada dua bentuk surat yang dapat dibedakan secara tajam, sedangkan
bentuk-bentuk lainnya hanya sekedar variasi-variasi yang merupakan modifikasi atas
kedua bentuk utama tersebut. Kedua bentuk utama tersebut adalah bentuk surat lurus
atau bentuk balok (block style) dan bentuk lekuk (indented style). Sedangkan variannya
yang berdiri di antara kedua bentuk surat di atas, ialah bentuk setengah lurus (semi block
style). Bentuk-bentuk surat tersebut sebenarnya adalah model atau bentuk surat Eropa dan
model Amerika, bentuk lekuk (indented style) adalah model Eropa Lama, bentuk lurus
(block style) adalah model Amerika. Sejalan dengan kemajuan zaman terbit bentuk surat
setengah lurus (semi block style) di kenal dengan model Eropa Baru, dan saat ini banyak
dipakai di dunia perdagangan/niaga (bisnis). Dalam kesempatan ini kita akan membahas
bentuk surat lurus atau bentuk balok (block style) saja.
Syarat dan Ciri Surat yang Baik
Menulis surat yang baik
tidaklah gampang, harus banyak
latihan, karena banyak sekali
persayaratan yang harus dipenuhi.
Di samping itu harus menerapkan
prinsip-prinsip efektivitas dan
efisiensi dalam menuliskan ideide yang ingin disampaikan.
Untuk
mampu
membuat
(menyusun) surat yang baik,
menarik dan modern, penulis
harus menguasai syarat-syarat dan
ciri surat yang baik, sebagai
berikut : (1) Surat ditulis dalam bentuk yang menarik dan tersusun baik sesuai dengan
peraturan menulis surat. Untuk itu, penulis harus memahami berbagai bentuk surat. Pilih
bentuk surat yang akan dipakai, ikuti atau sesuaikan dengan peraturan yang berlaku di
organisasi/instansinya; (2) Surat tidak mengandung kata-kata atau kalimat yang tidak
berguna. Rumusannya tidak boleh bertele-tele atau berbelit-belit. Kalimat hendaknya
sederhana saja, lugas dan mudah dipahami pembaca. Juga kata-kata yang dipakai harus
jelas, tepat, tidak mendua, hemat dan benar-benar sesuai dengan tatabahasa Indonesia.
Hindarilah penggunaan singkatan yang tidak perlu, kecuali singkatan untuk satuan-satuan
ukuran (m untuk meter, kg untuk berat) dan singkatan yang lazim dipakai (dll, dsb, dst.);
(3) Surat menunjukkan budi bahasa, pertimbangkan baik dan bijaksana. Nada surat harus
PENULISAN BAHASA INDONESIA YANG BENAR DALAM SURAT MENYURAT BISNIS
59
Orasi Bisnis Edisi ke-2
sopan dan simpatik. Usahakan agar tidak menyinggung, merendahkan pembaca surat.
Dalam menulis surat, penulis hendaknya bersikap seolah-olah sedang berbicara dengan
sipenerima surat; (4) Surat hendaknya ditulis tidak terlalu panjang. Surat yang pendek
lebih banyak memberi manfaat, misalnya: praktis, estetis, dan menghindarkan salah
pengertian; (5) Surat harus bersih. Sebaiknya dipergunakan kertas yang baik, dan
warnanya yang sesuai. Ketikkan rapi dan cermat, tidak boleh ada bekas tip ex., tidak ada
huruf yang bertumpuk.
Berikut ini tips atau langkah-langkah
penyusunan surat bisnis (sesuai tujuan kita
saat ini) yang perlu diperhatikan adalah:
a. membuat perencanaan dan persiapan yang
baik; menetapkan dan menguasai masalah
yang akan diungkapkan ke dalam surat;
b. pokok masalah itu disusun, lalu diuraikan
secara sistematis, kronologi/runtut dan
konsisten; menetapkan bahan dan data
untuk menyusun surat;
c. mengetahui siapa yang akan dituju;
d. menyadari dan menentukan posisi penulis;
e. menggunakan kelengkapan (fasilitas) yang
memadai;
f. penggunaan bentuk surat;
g. jenis kertas; warna kertas; ukuran kertas; amplop surat dan cara melipat surat;
pengetikan surat, serta pengiriman surat;
h. meneliti kembali surat yang sudah dibuat, apakah sudah betul dan layak dikirimkan?
atau belum layak? – lakukan tindakan koreksi segera jika belum layak – lalu check
and recheck sekali lagi, jika sudah betul, segera diajukan untuk ditandatangani
pimpinan atau yang berhak, diberi cap perusahaan/instansi, materai (jika perlu), tulis
alamat yang dituju, lalu dikirim secepatnya.
PEMBAHASAN
Menurut Bratawidjaya (1984) penulisan surat bisnis yang benar adalah seperti
yang akan dibahas secara detail di bawah ini:
Bagian-bagian Surat Bisnis
Setiap surat bisnis mempunyai bagian-bagian surat dan masing-masing bagian itu
mempunyai kegunaan tertentu. Penempatan atau letak bagian-bagian surat tergantung
pada bentuk surat yang akan dipakai oleh penulis surat. Dalam karya ilmiah ini bagianbagian surat yang akan dibicarakan/dibahas terdiri dari:
kepala surat,
tanggal surat,
nomor surat,
lampiran,
hal/perihal,
alamat yang dituju,
salam pembuka,
paragraph pembuka surat,
paragraph penutup surat,
salam penutup,
nama jelas penanda tangan,
PENULISAN BAHASA INDONESIA YANG BENAR DALAM SURAT MENYURAT BISNIS
60
Orasi Bisnis Edisi ke-2
jabatan penanda tangan,
tembusan, dan
inisial.
Penulisan Bahasa Indonesia yang Benar dalam Bagian-bagian Surat Bisnis
Kepala Surat atau Kop Surat: Dalam Kepala surat atau Kop Surat yang lengkap
tercantum (biasanya sudah tercetak), terdiri dari: Nama instansi/badan, alamat lengkap,
nomor telepon, nomor kotak pos, nomor faximile, dan logo atau lambang instansi/badan.
Misalnya:
DEPARTEMEN PENDIDIKAN DAN KEBUDAYAAN
PUSAT PEMBINAAN DAN PENGEMBANGAN BAHASA
JALAN DAKSINAPATI BARAT IV, RAWAMANGUN, JAKARTA TIMUR 13228
KOTAK POS : 2625
TELEPON
: 4896558,
4894584
----------------------------------------------------------------------------------------------------------Bahkan jika instansi/badan tersebut bergerak dalam bidang usaha (BUMN, BUMD),
bidang bisnis (Perbankan, Asuransi, Eskport/import, Moneter, dll) selain data di atas,
dalam kepala surta tercantum: alamat kantor cabang, nama bank, jenis usaha, NPWP
(Nomor Pokok Wajib Pajak), dan Logo tanda lulus Standar ISO. Cetaklah nama instansi
atau badan usaha yang bersangkutan dengan huruf kapital, letakkan semua tulisan itu
pada bagian atas kertas, posisinya di tengah-tengah secara simeteri kiri-kanan. Alamat
kantor dituliskan dengan huruf kapital pada awal kata, tetapi ukurannya lebih kecil
daripada huruf-huruf untuk nama instansi/badan usaha. Unsur-unsur kalimat dipisahkan
dengan tanda koma, bukan dengan tanda penghubung. Kata jalan dituliskan lengkap
“Jalan”, jangan disingkat Jl., atau Jln., Jika, kantor tersebut memiliki nomor telepon,
dituliskan kata Telepon, bukan Tilpon, dan bukan pula Telp. Kemudian, nomor telepon
tidak perlu diberi tanda titik, karena bukan merupakan suatu angka penjumlahan.
(Telepon 4896558, bukan 4.896.558). Tuliskan kata Kotak Pos jika di kantor tersebut
memilikinya, bukan PO Box..
Tanggal Surat: Tanggal surat bisnis tidak perlu didahului dengan nama kota, karena
nama kota sudah tercantum pada Kop Surat. Selanjutnya, nama bulan, itu jangan
disingkat atau ditulis dengan angka (November disngkat menjadi Nov. Atau ditulis 11,
Februari menjadi Feb. atau dilis 2 atau 02). Tahun juga ditulis lengkap, tidak boleh
disingkat dengan tanda koma di atas. Pada akhir tanggal surat tidak boleh dibubuhkan
tanda baca apapun, baik titik maupun tanda hubung. Misalnya:
KOP SURAT
20 September 2009
No. : ........................................
Lamp. : ...................................
Hal : ........................................
Dan seterusnya…
PENULISAN BAHASA INDONESIA YANG BENAR DALAM SURAT MENYURAT BISNIS
61
Orasi Bisnis Edisi ke-2
Nomor Surat: Kata nomor (lengkap) diikuti tanda titik dua (Nomor : ......) atau jika
nomor itu disingkat menjadi No. penulisannya diikuti tanda titik, kemudian diikuti tanda
titik dua (No. : ........) Garis miring yang digunakan dalam nomor dan kode surat tidak
didahului dan diikuti spasi. Kemudian, angka tahun sebaiknya dituliskan lengkap dan
tidak diikuti tanda baca apapun. Contohnya:
Penulisan nomor surat dan kode surat yang salah.
Nomor: 3241/F8/UI.5/87,-No: 3241/F8/UI.5/1987,-Penulisan nomor surat dan kode surat yang benar.
Nomor: 3241/F8/UI.5/1987 (tahun dituliskan lengkap, tanda baca dibuang)
No. : 3241/F8/UI.5/1987
(Kata Nomor disingkat menjadi No. : ....., dan
tanda baca di belakang tahun dibuang)
Lampiran: Kata Lampiran atau Lamp.: ............. diikuti tanda titik dua. Kemudian,
cantumkan jumlah yang dilanpirkan dan nama barang yangdilampirkan, tidak diikuti
tanda baca apapun. Contoh:
Penulisan yang salah
Lampiran
: Satu berkas.
Lamp.
: satu berkas.
Penulisan yang benar
Lampiran
: Satu berkas
Lamp.
: Satu berkas
Ketentuan di atas berlaku jika pada surat tersebut dilampirkan sesuatu. Jika tidak ada
yang dilampirkan, maka kata Lampiran tidak perlu dituliskan/dicantumkan, sehingga
tidak akan terdapat kata lampiran yang diikuti tanda hubung atau angka nol seperti contoh
di bawah ini.
Lampiran
:Lamp.
:0
Hal / Perihal: Dalam kaitan dengan ini, kita sering juga menjumpai kata perihal dalam
surat bisnis, dalam surat-surat dinas (khusunya surat dari instansi pemerintah). Walaupun
kata Hal dan Perihal itu sinonim (berarti sama), sebaiknya digunakan kata hal, karena
lebih singkat. Pokok surat yang dicantumkan dalan bagian ini hendaknya diawali dengan
huruf kapital, sedangkan yang lain dituliskan dengan huruf kecil. Pokok surat tidak
dituliskan berpanjang-panjang, singkat saja dan jelas, serta mencakup seluruh pesan yang
ada dalam surat. Contohnya:
Penulisan hal yang salah
Hal : Penentuan tugas pameran
(dalam rangka Dies Natalis VI dan Lustrum II)
Yang akan diselenggarakan tanggal 5 – 10 November 1987
Penulisan hal yang benar
Hal : Petugas Pameran Dies Natalis
Alamat yang Dituju: Alamat yang dituju ditulis di sebe;ah kiri surat setelah hal
(perihal). Posisi alamat surat pada sisi sebelah kiri ini lebih menguntungkan daripada
dituliskan di sisi kanan. Kemungkinan pemenggalan kalimat tidak ada. Jadi, alamat yang
cukup panjang pun dapat dituliskan, karena tempatnya cukup leluasa. Alamat surat tidak
PENULISAN BAHASA INDONESIA YANG BENAR DALAM SURAT MENYURAT BISNIS
62
Orasi Bisnis Edisi ke-2
diawali kata kepada karena kata tersebut berfungsi sebagai penghubung intrakalimat yang
menyatakan arah (alamat pengirim pun tidak didahului kata dari, karena kata dari
berfungsi sebagai penghubung intrakalimat yang menyatakan asal). Alamat yang dituju
diawali dengan Yth. (diikuti titik) atau Yang terhormat (tidak diikuti titik). Sebelum
mencantumkan nama orang yang dituju, biasanya penulis surat mencantumkan sapaan :
Ibu, Bapak, Saudara atau Sdr. .... Jika nama orang yang dituju bergelar akademik, yang
ditulis di depan namanya, seperti Drs., Ir., Hj. Atau H. (haji), maka kata sapaan Ibu,
Bapak, Saudara atau Sdr. Tidak digunakan. Demikian juga, jika alamat yang dituju itu
memiliki pangkat, seperti Sersan, Kapten, Mayor Jendral, kata sapaan itu tidak
digunakan. Jika yang dituju adalah jabatan orang tersebut, kata sapaan juga tidak
digunakan. Ketentuan-ketentuan ini bertujuan agar sapaan Ibu, Bapak, Saudara atau Sdr.
Tidak berhimpit dengan gelar, dengan pangkat atau dengan jabatannya. Contoh:
Penulisan alamat yang salah
Yth. Bpk Lurah Desa Tajur
Yth. Bapak Kapten Sumijo
Yth. Sdri. Dra. Suciwati
Yth. Sdr. Ir. Noerdin, M.M.
Penulisan alamat yang benar
Yth. Bapak Dahlan Muid
Yth. Lurah Desa Tajur
Yth. Kapten Sumijo
Yth. Sdri. Suciwati
Yth. Ir. Noerdin, M.M.
Penulisan kata Jalan pada alamat tidak disingkat. Kemudian nama gang, nomor RT dan
RW biasanya dituliskan lengkap dengan huruf kapital setiap awal kata. Selanjutnya, nama
kota dan nama kabupaten dan provinsi dituliskan dengan huruf awal kapital, tidak perlu
digaris bawahi atau diberi tanda baca apapun. Contoh:
Penulisan alamat yang salah,
Kepada Yth. Bpk Ir. Suparno
Jl. Buntar V No. 2
Bandung
JAWA BARAT
Penulisan alamat yang benar
Yth. Ir. Suparno
Jalan Buntar V No. 2
Bandung
Jawa Barat
Salam Pembuka: Salam pembuka dicantumkan di sebelah kiri, satu garis lurus vertikal
di tepi halaman kertas, sama dengan nomor, lampiran, hal dan alamat surat. Huruf
pertama awal kata ditulis dengan huruf kapital, sedangkan kata yang lain dituliskan
dengan huruf kecil semua, kemudian salam pembuka itu diikuti tanda koma. Ungkapan
yang lazim dipakai sebagai salam pembuka dalam surat-menyurat bisnis yang netral
adalah:
Dengan hormat,
(D kapital untuk kata Dengan, dan h kecil untuk kata hormat)
Salam sejahtera,
(S kapital untuk Salam, s kecil untuk kata sejahtera)
PENULISAN BAHASA INDONESIA YANG BENAR DALAM SURAT MENYURAT BISNIS
63
Orasi Bisnis Edisi ke-2
Saudara......
Saudara Komaruddin yang terhormat,
(Komaruddin
nama lain)
Saudari Maryati yang terhormat, (Maryati dapat diganti nama lain)
dapat
diganti
Isi surat
Paragraf Pembuka Surat: adalah pengantar pengantar isi surat untuk mengajak
pembaca surat (orang yang dituju) agar menyesuaiakan diri/perhatiannya kepada pokok
surat yang sebenarnya. Kalimat pengantar yang lazim digunakan untuk mengawali
paragraf pembuka pada surat bisnis yang berisi pemberitahuan, adalah sebagai berikut:
Dengan ini perkenankan kami melaporkan kepada Bapak tentang pengiriman
dana bantuan untuk pembangunan pasar yang rusak akibat gempa yang lalu.
atau
Bersama ini kami kirimkan contoh bahan textile yang Saudara minta.......
atau
Sehubungan dengan surat kami tanggal 5 Mei 2009 No. 4477/F-8/1995, dengan
ini kami mohon agar Saudara segera mengirimkan surat keterangan lolos butuh
dari pimpinan Saudara
Contoh pengantar kalimat pada paragraf pembuka surat balasan:
Surat Anda tanggal 27 juni 2008, No.1002/U/2008 sudah kami terima dengan
senag hati. Bertalian dengan itu, kami beritahukan hal-hal sebagai berikut:
atau
Sehubungan dengan surat Saudara tanggal 12 Juni 2008, No. 347/HM/2008
tentang syarat-syarat pembayaran sewa ruko ...........
Catatan: Kata kami digunakan jika penulis surat mengatasnamakan suatu organisasi,
kelompok, instansi, perusahaan. Akan tetapi, jika atas nama dirinya sendiri, kata ganti
yang tepat adalah saya.
Paragraf Isi Surat yang Sesungguhnya: Setiap paragraf isi surat hanya menguraikan
satu masalah saja, dan apabila ada masalah lain, maka masalah itu harus dituangkan
dalam paragraf yang berikutnya (beda paragraf). Terakhir, kalimat-kalimat dalam
paragraf isi surat hendaknya singkat-singkat saja, tetapi harus jelas. Rumusan isi surat itu
harus menarik, tidak membosankan, tetapi tetap hormat dan sopan. Penulis harus benarbenar mengakui dan menghormati hak penerima surat. Oleh karena itu, penulis
hendaknya menghindari sikap menganggap remeh terhadap orang lain, apalagi menghina
atau mempermainkannya. Terutama dalam surat bisnis, hendaknya dibuat dengan nuansa
saling percaya, saling hormat dan saling support/mendukung. Agar bisnis yang dibina
kedua pihak itu berjalan lancar.
Paragraf Penutup: berfungsi sebagai kunci isi surat atau penegasan surat. Contoh
paragraf penutup, adalah sebagai berikut:
Atas kerja sama Saudara selama ini, kami ucapkan terima kasih.
Kami harap agar kerjasama kita dapat membuahkan hasil yang baik dan
berkembang terus.
Sambil menunggu kabar lebih lanjut, kami ucapkan terima kasih.
Mudah-mudahan jawaban kami bermanfaat bagi Anda.
PENULISAN BAHASA INDONESIA YANG BENAR DALAM SURAT MENYURAT BISNIS
64
Orasi Bisnis Edisi ke-2
Salam Penutup: Salam penutup befungsi untuk menunjukkan rasa hormat penulis surat
setelah berkomunikasi dengan pembaca surat. Salam penutup dicantumkan di antara
paragraf penutup dan tanda tangan pengirim surat. Huruf awal kata dalam salam penutup
ditulis dengan huruf kapital, sedangkan kata-kata lainnya ditulis dengan huruf kecil.
Sesudah salam penutup dibutuhkan tanda koma ( , ). Contohnya:
Salam takzim,
Salam kami,
Hormat kami,
Wasalam,
Tanda tangan, Nama Jelas, dan Jabatan: Surat bisnis dianggap sah, jika surat tersebut
ditandatangani oleh pejabat yang berwenang, yaitu pemegang jabatan pimpinan suatu
instansi, perusahaan, organisasi, atau lembaga. Nama jelas penanda tangan dicantumkan
di bawah tanda tangan dengan huruf awal setiap kata ditulis dengan huruf kapital, tanpa
diberi tanda baca apapun. Di bawah nama penanda tangan dicantumkan nama jabaran
(sebagai identitas penanda tangan tersebut). Contoh:
Tanda tangan, nama jelas, dan jabatan yang salah.
(DRS. SUNGAJI ACHMAD)
Tanda tangan, nama jelas, dan jabatan yang benar.
Drs. Sungadji Achmad
Kepala
Tembusan: Kata tembusan diletakkan di sebelah kiri pada bagian kaki surat, lurus
dengan kata nomor, lampiran, hal dan sejajar dengan penanda tangan surat. Kata
Tembusan : ..........., (T huruf kapital) diikuti tanda titik dua, tanpa digarisbawahi. Jika
pihak yang ditembusi surat ini lebih dari satu, nama-nama instansi diberi nomor surat.
Akan tetapi, jika pihak yang ditembusi hanya satu, nama instasi itu tidak diberi nomor.
Kemudian, dalam tembusan tidak perlu digunakan kata-kata Yth. .............. atau Kepada
Yth. ..............., sebagai laoran, atau sebagai undangan resmi. Selanjutnya, pencantuman
kara arsip pada nomor terakhir tidak dibenarkan. Hal itu tidak ada manfaatnya, karena
sudah pasti setiap surat bisnis itu wajib memiliki arsip yang harus disimpan (dokumen).
Contoh:
Penulisan tembusan yang salah
Tembusan:
1. Kepada Yth. Direktur Sarana Pendidikan (sebagai laporan)
2. Yth. Kepala Bagian Tata
Usaha (sebagai laporan)
3. Sdr. Sukijo Djarot (agar
dilaksanakan)
4. Arsip,Penulisan tembusan yang benar
Tembusan:
1. Direktur Sarana Pendidikan
2. Kepala Bagian Tata Usaha
3. Sdr. Sukijo Djarot
PENULISAN BAHASA INDONESIA YANG BENAR DALAM SURAT MENYURAT BISNIS
65
Orasi Bisnis Edisi ke-2
Inisial: Initial disebut juga sandi, yaitu kode pengenal yang berupa singkatan nama
pengonsep dan singkatan nama orang yang mengetik surat. Inisial atau sandi berguna
untuk mengetahui siapa pengonsep dan pengetik surat, sehingga jika terjadi kesalahan
dalam surat tersebut, pengonsep dan pengetik surat dapat dihubungi sengan mudah.
Inisial ditempatkan pada bagian paling bawah disebelah kiri.
Contohnya:
SR/gr, : yang artinya adalah
SR
: singkatan nama pengonsep, Siti Rayati
gt
: singkatan nama pengetik, Gatot.
KESIMPULAN
Dari pembahasan mengenai surat-menyurat yang cukup panjang ini, dapatlah
ditarik kesimpulan dan pokok pemikiran sebagai rangkuman ini dan misi dari makalah
ini. Surat adalah satu sarana untuk menyampaikan informasi dalam bentuk tertulis dari
pihak yang satu kepada pihak yang lain. Informasi ini dapat berupa pemberitahuan,
pernyataan, pertanyaan, permintaan, laporan, sanggahan, pemikiran dan sebagainya. Surat
sering dipandang sebagai utusan atau duta organisasi pengirim surat. Ia merupakan citra,
cermin mentalitas, jiwa serta petunjuk kondisi intern dari organisasi pengirim surat.
Mengingat bahwa surat merupakan duta organisasi, maka surat mempunyai kedudukan
yang sangat penting dalam komunikasi antar organisasi. Kedudukan surat semakin
penting karena surat juga berfungsi sebagai tanda bukti tertulis yang autentik, sebagai alat
pengingat dan berpikir bilamana diperlukan, sebagai dokumen historis, sebagai jaminan
keamanan, sebagai pedoman bertindak, dan sebagainya.
Dengan membaca dan mencermati uraian di atas, maka penulis berharap kepada
semua pihak, mulai dari pimpinan instansi, pimpinan lembaga atau organisasi serta staf
karyawan/karyawati di bawahnya dapat lebih memahami arti penting dari sebuah surat,
serta dapat menambah wawasan dan ilmu pengetahuannya tntang surat-menyurat. Tentu,
pada akhirnya penulis juga berharap agar ilmu yang sudah diperoleh (tentang surat)
tersebut dapat diterapkan secara benar oleh semua pihak dalam aktivitas (komunikasi)
sehari-hari.
SARAN
Kepada semua pihak agar selalu memperbaharui wawasan pribadinya tentang arti
dan makna surat. Selalu menambah ilmu pengetahuannya dengan cara membaca dan
mencemati materi tentang penggunaan bahasa Indonesia yang benar, terutama dalam
bahasa tulis.
PENULISAN BAHASA INDONESIA YANG BENAR DALAM SURAT MENYURAT BISNIS
66
Orasi Bisnis Edisi ke-2
Contoh Surat bentuk balok atau bentuk lurus (block style)
DAFTAR PUSTAKA
Arifin, E. Zainal, 1970, Penggunaan Bahasa Indonesia dalam Surat Dinas, Cetakan III,
Jakarta : Medyatama Sarana Perkasa.
Bratawijaya, T.W., 1990. Surat Bisnis Modern. Cetakan V, Jakarta: Pustaka Banaman
Precindo.
Sudarsa, Caca dkk, 1981. Surat-menyurat dalam Bahasa Indonesai Seri Penyuluhan 2.
Jakarta: Pusat Pembinaan dan Pengembangan Bahasa.
PENULISAN BAHASA INDONESIA YANG BENAR DALAM SURAT MENYURAT BISNIS
67
PENULISAN BAHASA INDONESIA YANG BENAR
DALAM SURAT MENYURAT BISNIS
Lindawati
MPK - Politeknik Negeri Sriwijaya
Abstract
Correspondence is one of the language activities done in written communication. In this
activity, there are three components involved; a writer, body, and a reader. The writer
can achieve his target effectively in case the langauge used can express the body of the
letter which is similar with the letter characteristics, a letter position, and a reder of the
letter. To make a letter effective and good, the writer should know kinds of letter. The
other thing a writer should know is understanding the writing guides using correct
Indonesian language. In the business letter, a writer should know parts of a letter;
heading, date, number, enclosure, subject, inside address, salutation, body,
complimentary closing, signature, typed name, position, copy, and typist initial. Block
style, intended style, and semi block style are commonly used in business correspondence.
Knowledge of correspondence can increase one’s competency needed by private
companies, business and industrilization sectors.
Key words : form letter, business letter, writings, enhanced spelling
PENDAHULUAN
Latar belakang
Surat menyurat merupakan salah satu
kegiatan berbahasa yang dilakukan dalam
komunikasi tertulis. Dalam kegiatan ini terlibat
tiga komponen yakni: penulis, isi, dan pembaca
surat. Penulis surat dapat mencapai sasarannya
secara
efektif
bila
bahasa
yang
dipergunakannya dapat mengungkapkan isi
surat sesuai dengan sifat surat, kedudukan
penulis, dan pembaca surat. Bahasa sebagai alat
komunikasi dalam surat memegang peranan
penting, disamping bentuk-bentuk nonbahasa.
”Dengan surat orang dapat memberitahukan,
menanyakan,
menyatakan,
meminta,
melaporkan, atau menyampaikan buah pikiran
lainnya kepada orang lain” (Arifin, 1980). Surat pada hakikatnya adalah sebuah
komposisi atau karangan. Oleh karena itu, semua ketentuan mengenai komposisi berlaku
juga dalam surat. Surat sebagai salah satu bentuk komposisi khusus tentu terikat oleh
kaidah-kaidah khusus mengenai surat-menyurat, supaya surat itu memenuhi syarat
penyusunan surat yang baik dan benar serta dapat mencapai sasarannya secara tepat-guna
dan berhasil-guna. “Salah satu kegiatan berbahasa di kalangan masyarakat adalah
kegiatan surat-menyurat, yaitu dengan cara menggunakan bahasa untuk berkomunikasi
secara tertulis guna menyampaikan informasi atau pernyataan. Tim penulis beranggapan
bahwa kegiatan surat-menyurat pun perlu disesuaikan dengan tingkat perkembangan
kebahasaan dewasa ini. Dengan kata lain, perkembangan kosa kata, tata bahasa, dan laras
PENULISAN BAHASA INDONESIA YANG BENAR DALAM SURAT MENYURAT BISNIS
56
Orasi Bisnis Edisi ke-2
bahasa perlu diterapkan ke dalam bahasa surat, khususnya surat-surat bisnis/niaga, surat
resmi dan surat dinas.” (Sudarsa, dkk., 1991). Dalam praktek berkomunikasi dengan
menggunakan surat, ternyata masih banyak instansi, organisasi, perusahaan
(swasta/BUMN) yang bergerak dalam dunia bisnis atau niaga, perdagangan eksportimport, yang kurang memperhatikan pentingnya penulisan (khususnya dalam
pemakaian huruf-huruf kapital atau huruf kecil, Ejaan Yang Disempurnakan/EYD, tanda
baca, dll) yang benar dalam surat-menyurat. “Berdasarkan kenyataan di lapangan atau
kenyataan riil sehari-hari, kegiatan surat-menyurat hingga saat ini masih memperlihatkan
banyak kelemahan-kelemahan yang berkaitan dengan masalah bentuk surat dan
penggunaan bahasa. Masalah yang sering timbul dalam penulisan surat saat ini adalah
pemakaian huruf dan tanda baca yang menyalahi kaidah-kaidah penulisan, ejaan, bentuk
dan pilihan kata yang kurang cermat, pemakaian kata, penggunaan ungkapan dan istilah
yang tidak baku, pemakaian kalimat kurang lengkap atau terpenggal-penggal, bentuk
perincian yang tidak bernalar, pemakaian laras bahasa yang kurang tepat, dan penggunaan
bentuk surat yang tidak efektif.” (Sudarsa, dkk., 1991).
Perumusan Masalah
Masalah yang dibahas dalam tulisan ini adalah bagaimana penulisan bahasa
Indonesia yang benar dalam surat-menyurat, khususnya dalam surat-surat bisnis.
Tujuan dan Manfaat
Karya tulis (ilmiah) ini bertujuan untuk memberikan pengetahuan dan
memberikan tuntunan kepada para pembaca di manapun berada, tentang tata-cara
pemakaian Bahasa Indonesia yang benar dalam pembuatan surat resmi (surat bisnis
khususnya), serta memberikan tuntunan tentang cara-cara pemakaian kaidah-kaidah
umum yang berlaku dalam pembuatan surat-menyurat. Manfaat yang dapat diambil antara
lain, adalah dapat memperlancar semua urusan administrasi (surat-menyurat) di instansi
atau di organisasi yang sedang kita bina, serta dapat meningkatkan keterampilan
(kompetensi profesional) seseorang, seperti: profesi
Administrator Perusahaan
(Swasta/BUMN), profesi Sekretaris (Swasta/BUMN), profesi Guru atau Dosen, profesi
Tata Usaha di sekolah-sekolah (mulai dari TK s/d Sekolah Tinggi). Untuk mengelola
surat-menyurat ini, dibutuhkan orang-orang yang punya skill, kecakapan khusus, lancar
mengetik dan handal dalam menyusun kata-kata dalam lembaran surat-menyurat.
TINJAUAN PUSTAKA
Arti dan Fungsi Surat
Surat adalah sarana untuk menyampaikan
informasi atau pernyataan (secara tertulis/tersurat)
dari pihak kesatu kepada pihak yang lain, dengan
bahasa yang santun. Informasi itu dapat berupa
pemberitahuan, pernyataan, pertanyaan, permintaan,
pemikiran, sanggahan, laporan dan lain sebagainya.
“Dewasa ini teknologi komunikasi dan informasi
sudah maju pesat, sehingga lalu-lintas informasi
melalui telepon, telex, telegrap, faximile, radio, televisi, frekuensinya per hari sangat
tinggi sekali. Dapat Anda bayangkan dalam satu hari saja (8 jam kerja/hari) apabila
sebuah perusahaan atau setiap instansi (Swasta/BUMN) mengirimkan 5 surat per
perusahaan, sudah berapa juta surat yang beredar di dunia ini. Sekalipun demikian, jika
dibandingkan pemakaian surat dengan penggunaan alat-alat canggih seperti e-mail,
esemes dan lain-lain di atas, surat tertulis tetap mempunyai kelebihan tersendiri. Bila
PENULISAN BAHASA INDONESIA YANG BENAR DALAM SURAT MENYURAT BISNIS
57
Orasi Bisnis Edisi ke-2
alat-alat teknologi cangih di atas hanya dapat menyampaikan informasi yang bisa
didengar atau secara pendek (seperti e-mail, esemes), maka surat merupakan sarana yang
dapat merekam informasi secara panjang lebar, terperinci, dan merupakan bukti “hitam di
atas putih”. Lagi pula surat bersifat praktis, karena dapat menyimpan rahasia dan dapat
menghilangkan perasaan; efektif, karena biaya pembuatan dan pengirimannya relatif
murah.” (Bratawijaya, 1990).
Membuat
atau
melaksanakan
komunikasi melalui surat ternyata tidaklah
sesederhana yang dibayangkan banyak
orang. Persiapan yang perlu dilakukan
antara lain adalah menyiapkan alat-alat
tulis, harus mempunyai ide, dan punya
ketrampilan dalam hal merumuskan surat
secara sistematis dan logis, menyiapkan
mesin ketik atau mesin komputer (berikut
printernya),
mengetahui
tata
cara
pengiriman surat, kemudian mengethui tata
cara penyimpanan surat/arsip, pemakaian
tenaga manusia, dan alat kelengkapan
kantor (meja kursi, dan ruangan), dan lain sebagainya. Surat dinilai efektif apabila
(masalah) yang dikomunikasikan penulis itu dapat sampai ketujuannya, sejalan dengan
kehendak si pengirim surat. Oleh sebab itu, isi surat harus jelas dan terang, logis dan tidak
menimbulkan salah pengertian pada pihak yang menerima surat. Tanda-tanda bahwa
penerima surat itu tidak ragu-ragu atau tidak memperoleh kesan yang keliru atas isi surat
yang dikirimkan ialah penerima surat segera memberikan jawaban-jawaban sebagaimana
yang diinginkan oleh si pengirim surat. “Banyak orang menganggap surat sebagai utusan
atau “duta” dari organisasi/instansi pengirim surat.” Surat dipandang sebagai citra, cermin
mentalitas, jiwa, serta petunjuk kondisi intern organisasi yang bersangkutan. Oleh sebab
itu, pengonsep surat dan para penata administrasi / sekretaris kantor harus hati-hati dan
bersungguh-sungguh dalam menulis surat agar tidak menimbulkan kesan yang buruk atas
organisasinya. Di samping sifat-sifat yang telah disebutkan di atas, surat sebagai alat
komunikasi mempunyai beberapa fungsi, antara lain:
sebagai tanda bukti tertulis yang autentik, misalnya surat perjanjian (penyewaan
ruko, pembelian mobil, bisnis eksport/import alat berat, bisnin eksport/import
makanan kemasan kaleng, dll);
sebagai alat pengingat/berpikir bilamana diperlukan, misalnya surat yang telah
diarsipkan;
sebagai dokumentasi historis, misalnya surat dalam arsip lama yang digali kembali
untuk mengetahui perkembangan (bisnis) di masa lampau;
sebagai jaminan keamanan, umpamanya surat keterangan jalan (surat jalan);
sebagai pedoman atau dasar bertindak, mislanya surat keputusan, surat perintah,
surat panggilan, surat pengangkatan, dan sebagainya. (Bratawidjaya, 1990).
Jenis Surat
Secara garis besar, surat dapat dikelompokkan ke dalam 6 golongan, yaitu (ke-1)
menurut isi dan asal pengirimnya (surat resmi atau surat dinas di instansi pemerintah,
surat bisnis/niaga, surat pribadi); (ke-2) menurut maksud dan tujuannya (surat
pemberitahuan, surat keputusan, surat perintah, surat permintaan atau permohonan, surat
peringatan, surat panggilan, surat penawaran, surat perjanjian, surat pesanan, surat
laporan, surat pengantar/jalan, surat lamaran pekerjaan, surat penegasan, surat penuntutan
PENULISAN BAHASA INDONESIA YANG BENAR DALAM SURAT MENYURAT BISNIS
58
Orasi Bisnis Edisi ke-2
(klaim), dan sebagainya ); (ke-3) menurut wujudnya (dikenal bentuk-bentuk surat seperti
nota atau memo, kartu pos, warkat pos, surat bersampul, telex, telegram, dsb.); (ke-4)
menurut banyaknya sasaran yang hendak dicapai (dikenal surat edaran, surat
pengumuman, surat undangan); (ke-5) menurut jaminan dan keamanan isinya (surat
sangat rahasia, surat rahasia, surat konfidensial/terbatas, surat biasa); (ke-6) menurut
urgensi penyelesaian/pengirimannya (surat khusus, surat amat segera (kilat), surat segera,
dan surat biasa).
Bentuk Surat
Bentuk surat ialah tata letak atau posisi bagian-bagian surat. Masing-masing
bagian surat tersebut itu mempunyai posisi tertentu sesuai dengan fungsi dan perannya,
terutama sebagai petunjuk atau identifikasi untuk memproses surat tersebut. Ada banyak
bentuk surat, yang satu dan lainnya berbeda, terutama dalam hal pemakaiannya,
tergantung dengan kebiasaan instansi atau gaya masyarakat/bangsa tertentu. Pada
dasarnya hanya ada dua bentuk surat yang dapat dibedakan secara tajam, sedangkan
bentuk-bentuk lainnya hanya sekedar variasi-variasi yang merupakan modifikasi atas
kedua bentuk utama tersebut. Kedua bentuk utama tersebut adalah bentuk surat lurus
atau bentuk balok (block style) dan bentuk lekuk (indented style). Sedangkan variannya
yang berdiri di antara kedua bentuk surat di atas, ialah bentuk setengah lurus (semi block
style). Bentuk-bentuk surat tersebut sebenarnya adalah model atau bentuk surat Eropa dan
model Amerika, bentuk lekuk (indented style) adalah model Eropa Lama, bentuk lurus
(block style) adalah model Amerika. Sejalan dengan kemajuan zaman terbit bentuk surat
setengah lurus (semi block style) di kenal dengan model Eropa Baru, dan saat ini banyak
dipakai di dunia perdagangan/niaga (bisnis). Dalam kesempatan ini kita akan membahas
bentuk surat lurus atau bentuk balok (block style) saja.
Syarat dan Ciri Surat yang Baik
Menulis surat yang baik
tidaklah gampang, harus banyak
latihan, karena banyak sekali
persayaratan yang harus dipenuhi.
Di samping itu harus menerapkan
prinsip-prinsip efektivitas dan
efisiensi dalam menuliskan ideide yang ingin disampaikan.
Untuk
mampu
membuat
(menyusun) surat yang baik,
menarik dan modern, penulis
harus menguasai syarat-syarat dan
ciri surat yang baik, sebagai
berikut : (1) Surat ditulis dalam bentuk yang menarik dan tersusun baik sesuai dengan
peraturan menulis surat. Untuk itu, penulis harus memahami berbagai bentuk surat. Pilih
bentuk surat yang akan dipakai, ikuti atau sesuaikan dengan peraturan yang berlaku di
organisasi/instansinya; (2) Surat tidak mengandung kata-kata atau kalimat yang tidak
berguna. Rumusannya tidak boleh bertele-tele atau berbelit-belit. Kalimat hendaknya
sederhana saja, lugas dan mudah dipahami pembaca. Juga kata-kata yang dipakai harus
jelas, tepat, tidak mendua, hemat dan benar-benar sesuai dengan tatabahasa Indonesia.
Hindarilah penggunaan singkatan yang tidak perlu, kecuali singkatan untuk satuan-satuan
ukuran (m untuk meter, kg untuk berat) dan singkatan yang lazim dipakai (dll, dsb, dst.);
(3) Surat menunjukkan budi bahasa, pertimbangkan baik dan bijaksana. Nada surat harus
PENULISAN BAHASA INDONESIA YANG BENAR DALAM SURAT MENYURAT BISNIS
59
Orasi Bisnis Edisi ke-2
sopan dan simpatik. Usahakan agar tidak menyinggung, merendahkan pembaca surat.
Dalam menulis surat, penulis hendaknya bersikap seolah-olah sedang berbicara dengan
sipenerima surat; (4) Surat hendaknya ditulis tidak terlalu panjang. Surat yang pendek
lebih banyak memberi manfaat, misalnya: praktis, estetis, dan menghindarkan salah
pengertian; (5) Surat harus bersih. Sebaiknya dipergunakan kertas yang baik, dan
warnanya yang sesuai. Ketikkan rapi dan cermat, tidak boleh ada bekas tip ex., tidak ada
huruf yang bertumpuk.
Berikut ini tips atau langkah-langkah
penyusunan surat bisnis (sesuai tujuan kita
saat ini) yang perlu diperhatikan adalah:
a. membuat perencanaan dan persiapan yang
baik; menetapkan dan menguasai masalah
yang akan diungkapkan ke dalam surat;
b. pokok masalah itu disusun, lalu diuraikan
secara sistematis, kronologi/runtut dan
konsisten; menetapkan bahan dan data
untuk menyusun surat;
c. mengetahui siapa yang akan dituju;
d. menyadari dan menentukan posisi penulis;
e. menggunakan kelengkapan (fasilitas) yang
memadai;
f. penggunaan bentuk surat;
g. jenis kertas; warna kertas; ukuran kertas; amplop surat dan cara melipat surat;
pengetikan surat, serta pengiriman surat;
h. meneliti kembali surat yang sudah dibuat, apakah sudah betul dan layak dikirimkan?
atau belum layak? – lakukan tindakan koreksi segera jika belum layak – lalu check
and recheck sekali lagi, jika sudah betul, segera diajukan untuk ditandatangani
pimpinan atau yang berhak, diberi cap perusahaan/instansi, materai (jika perlu), tulis
alamat yang dituju, lalu dikirim secepatnya.
PEMBAHASAN
Menurut Bratawidjaya (1984) penulisan surat bisnis yang benar adalah seperti
yang akan dibahas secara detail di bawah ini:
Bagian-bagian Surat Bisnis
Setiap surat bisnis mempunyai bagian-bagian surat dan masing-masing bagian itu
mempunyai kegunaan tertentu. Penempatan atau letak bagian-bagian surat tergantung
pada bentuk surat yang akan dipakai oleh penulis surat. Dalam karya ilmiah ini bagianbagian surat yang akan dibicarakan/dibahas terdiri dari:
kepala surat,
tanggal surat,
nomor surat,
lampiran,
hal/perihal,
alamat yang dituju,
salam pembuka,
paragraph pembuka surat,
paragraph penutup surat,
salam penutup,
nama jelas penanda tangan,
PENULISAN BAHASA INDONESIA YANG BENAR DALAM SURAT MENYURAT BISNIS
60
Orasi Bisnis Edisi ke-2
jabatan penanda tangan,
tembusan, dan
inisial.
Penulisan Bahasa Indonesia yang Benar dalam Bagian-bagian Surat Bisnis
Kepala Surat atau Kop Surat: Dalam Kepala surat atau Kop Surat yang lengkap
tercantum (biasanya sudah tercetak), terdiri dari: Nama instansi/badan, alamat lengkap,
nomor telepon, nomor kotak pos, nomor faximile, dan logo atau lambang instansi/badan.
Misalnya:
DEPARTEMEN PENDIDIKAN DAN KEBUDAYAAN
PUSAT PEMBINAAN DAN PENGEMBANGAN BAHASA
JALAN DAKSINAPATI BARAT IV, RAWAMANGUN, JAKARTA TIMUR 13228
KOTAK POS : 2625
TELEPON
: 4896558,
4894584
----------------------------------------------------------------------------------------------------------Bahkan jika instansi/badan tersebut bergerak dalam bidang usaha (BUMN, BUMD),
bidang bisnis (Perbankan, Asuransi, Eskport/import, Moneter, dll) selain data di atas,
dalam kepala surta tercantum: alamat kantor cabang, nama bank, jenis usaha, NPWP
(Nomor Pokok Wajib Pajak), dan Logo tanda lulus Standar ISO. Cetaklah nama instansi
atau badan usaha yang bersangkutan dengan huruf kapital, letakkan semua tulisan itu
pada bagian atas kertas, posisinya di tengah-tengah secara simeteri kiri-kanan. Alamat
kantor dituliskan dengan huruf kapital pada awal kata, tetapi ukurannya lebih kecil
daripada huruf-huruf untuk nama instansi/badan usaha. Unsur-unsur kalimat dipisahkan
dengan tanda koma, bukan dengan tanda penghubung. Kata jalan dituliskan lengkap
“Jalan”, jangan disingkat Jl., atau Jln., Jika, kantor tersebut memiliki nomor telepon,
dituliskan kata Telepon, bukan Tilpon, dan bukan pula Telp. Kemudian, nomor telepon
tidak perlu diberi tanda titik, karena bukan merupakan suatu angka penjumlahan.
(Telepon 4896558, bukan 4.896.558). Tuliskan kata Kotak Pos jika di kantor tersebut
memilikinya, bukan PO Box..
Tanggal Surat: Tanggal surat bisnis tidak perlu didahului dengan nama kota, karena
nama kota sudah tercantum pada Kop Surat. Selanjutnya, nama bulan, itu jangan
disingkat atau ditulis dengan angka (November disngkat menjadi Nov. Atau ditulis 11,
Februari menjadi Feb. atau dilis 2 atau 02). Tahun juga ditulis lengkap, tidak boleh
disingkat dengan tanda koma di atas. Pada akhir tanggal surat tidak boleh dibubuhkan
tanda baca apapun, baik titik maupun tanda hubung. Misalnya:
KOP SURAT
20 September 2009
No. : ........................................
Lamp. : ...................................
Hal : ........................................
Dan seterusnya…
PENULISAN BAHASA INDONESIA YANG BENAR DALAM SURAT MENYURAT BISNIS
61
Orasi Bisnis Edisi ke-2
Nomor Surat: Kata nomor (lengkap) diikuti tanda titik dua (Nomor : ......) atau jika
nomor itu disingkat menjadi No. penulisannya diikuti tanda titik, kemudian diikuti tanda
titik dua (No. : ........) Garis miring yang digunakan dalam nomor dan kode surat tidak
didahului dan diikuti spasi. Kemudian, angka tahun sebaiknya dituliskan lengkap dan
tidak diikuti tanda baca apapun. Contohnya:
Penulisan nomor surat dan kode surat yang salah.
Nomor: 3241/F8/UI.5/87,-No: 3241/F8/UI.5/1987,-Penulisan nomor surat dan kode surat yang benar.
Nomor: 3241/F8/UI.5/1987 (tahun dituliskan lengkap, tanda baca dibuang)
No. : 3241/F8/UI.5/1987
(Kata Nomor disingkat menjadi No. : ....., dan
tanda baca di belakang tahun dibuang)
Lampiran: Kata Lampiran atau Lamp.: ............. diikuti tanda titik dua. Kemudian,
cantumkan jumlah yang dilanpirkan dan nama barang yangdilampirkan, tidak diikuti
tanda baca apapun. Contoh:
Penulisan yang salah
Lampiran
: Satu berkas.
Lamp.
: satu berkas.
Penulisan yang benar
Lampiran
: Satu berkas
Lamp.
: Satu berkas
Ketentuan di atas berlaku jika pada surat tersebut dilampirkan sesuatu. Jika tidak ada
yang dilampirkan, maka kata Lampiran tidak perlu dituliskan/dicantumkan, sehingga
tidak akan terdapat kata lampiran yang diikuti tanda hubung atau angka nol seperti contoh
di bawah ini.
Lampiran
:Lamp.
:0
Hal / Perihal: Dalam kaitan dengan ini, kita sering juga menjumpai kata perihal dalam
surat bisnis, dalam surat-surat dinas (khusunya surat dari instansi pemerintah). Walaupun
kata Hal dan Perihal itu sinonim (berarti sama), sebaiknya digunakan kata hal, karena
lebih singkat. Pokok surat yang dicantumkan dalan bagian ini hendaknya diawali dengan
huruf kapital, sedangkan yang lain dituliskan dengan huruf kecil. Pokok surat tidak
dituliskan berpanjang-panjang, singkat saja dan jelas, serta mencakup seluruh pesan yang
ada dalam surat. Contohnya:
Penulisan hal yang salah
Hal : Penentuan tugas pameran
(dalam rangka Dies Natalis VI dan Lustrum II)
Yang akan diselenggarakan tanggal 5 – 10 November 1987
Penulisan hal yang benar
Hal : Petugas Pameran Dies Natalis
Alamat yang Dituju: Alamat yang dituju ditulis di sebe;ah kiri surat setelah hal
(perihal). Posisi alamat surat pada sisi sebelah kiri ini lebih menguntungkan daripada
dituliskan di sisi kanan. Kemungkinan pemenggalan kalimat tidak ada. Jadi, alamat yang
cukup panjang pun dapat dituliskan, karena tempatnya cukup leluasa. Alamat surat tidak
PENULISAN BAHASA INDONESIA YANG BENAR DALAM SURAT MENYURAT BISNIS
62
Orasi Bisnis Edisi ke-2
diawali kata kepada karena kata tersebut berfungsi sebagai penghubung intrakalimat yang
menyatakan arah (alamat pengirim pun tidak didahului kata dari, karena kata dari
berfungsi sebagai penghubung intrakalimat yang menyatakan asal). Alamat yang dituju
diawali dengan Yth. (diikuti titik) atau Yang terhormat (tidak diikuti titik). Sebelum
mencantumkan nama orang yang dituju, biasanya penulis surat mencantumkan sapaan :
Ibu, Bapak, Saudara atau Sdr. .... Jika nama orang yang dituju bergelar akademik, yang
ditulis di depan namanya, seperti Drs., Ir., Hj. Atau H. (haji), maka kata sapaan Ibu,
Bapak, Saudara atau Sdr. Tidak digunakan. Demikian juga, jika alamat yang dituju itu
memiliki pangkat, seperti Sersan, Kapten, Mayor Jendral, kata sapaan itu tidak
digunakan. Jika yang dituju adalah jabatan orang tersebut, kata sapaan juga tidak
digunakan. Ketentuan-ketentuan ini bertujuan agar sapaan Ibu, Bapak, Saudara atau Sdr.
Tidak berhimpit dengan gelar, dengan pangkat atau dengan jabatannya. Contoh:
Penulisan alamat yang salah
Yth. Bpk Lurah Desa Tajur
Yth. Bapak Kapten Sumijo
Yth. Sdri. Dra. Suciwati
Yth. Sdr. Ir. Noerdin, M.M.
Penulisan alamat yang benar
Yth. Bapak Dahlan Muid
Yth. Lurah Desa Tajur
Yth. Kapten Sumijo
Yth. Sdri. Suciwati
Yth. Ir. Noerdin, M.M.
Penulisan kata Jalan pada alamat tidak disingkat. Kemudian nama gang, nomor RT dan
RW biasanya dituliskan lengkap dengan huruf kapital setiap awal kata. Selanjutnya, nama
kota dan nama kabupaten dan provinsi dituliskan dengan huruf awal kapital, tidak perlu
digaris bawahi atau diberi tanda baca apapun. Contoh:
Penulisan alamat yang salah,
Kepada Yth. Bpk Ir. Suparno
Jl. Buntar V No. 2
Bandung
JAWA BARAT
Penulisan alamat yang benar
Yth. Ir. Suparno
Jalan Buntar V No. 2
Bandung
Jawa Barat
Salam Pembuka: Salam pembuka dicantumkan di sebelah kiri, satu garis lurus vertikal
di tepi halaman kertas, sama dengan nomor, lampiran, hal dan alamat surat. Huruf
pertama awal kata ditulis dengan huruf kapital, sedangkan kata yang lain dituliskan
dengan huruf kecil semua, kemudian salam pembuka itu diikuti tanda koma. Ungkapan
yang lazim dipakai sebagai salam pembuka dalam surat-menyurat bisnis yang netral
adalah:
Dengan hormat,
(D kapital untuk kata Dengan, dan h kecil untuk kata hormat)
Salam sejahtera,
(S kapital untuk Salam, s kecil untuk kata sejahtera)
PENULISAN BAHASA INDONESIA YANG BENAR DALAM SURAT MENYURAT BISNIS
63
Orasi Bisnis Edisi ke-2
Saudara......
Saudara Komaruddin yang terhormat,
(Komaruddin
nama lain)
Saudari Maryati yang terhormat, (Maryati dapat diganti nama lain)
dapat
diganti
Isi surat
Paragraf Pembuka Surat: adalah pengantar pengantar isi surat untuk mengajak
pembaca surat (orang yang dituju) agar menyesuaiakan diri/perhatiannya kepada pokok
surat yang sebenarnya. Kalimat pengantar yang lazim digunakan untuk mengawali
paragraf pembuka pada surat bisnis yang berisi pemberitahuan, adalah sebagai berikut:
Dengan ini perkenankan kami melaporkan kepada Bapak tentang pengiriman
dana bantuan untuk pembangunan pasar yang rusak akibat gempa yang lalu.
atau
Bersama ini kami kirimkan contoh bahan textile yang Saudara minta.......
atau
Sehubungan dengan surat kami tanggal 5 Mei 2009 No. 4477/F-8/1995, dengan
ini kami mohon agar Saudara segera mengirimkan surat keterangan lolos butuh
dari pimpinan Saudara
Contoh pengantar kalimat pada paragraf pembuka surat balasan:
Surat Anda tanggal 27 juni 2008, No.1002/U/2008 sudah kami terima dengan
senag hati. Bertalian dengan itu, kami beritahukan hal-hal sebagai berikut:
atau
Sehubungan dengan surat Saudara tanggal 12 Juni 2008, No. 347/HM/2008
tentang syarat-syarat pembayaran sewa ruko ...........
Catatan: Kata kami digunakan jika penulis surat mengatasnamakan suatu organisasi,
kelompok, instansi, perusahaan. Akan tetapi, jika atas nama dirinya sendiri, kata ganti
yang tepat adalah saya.
Paragraf Isi Surat yang Sesungguhnya: Setiap paragraf isi surat hanya menguraikan
satu masalah saja, dan apabila ada masalah lain, maka masalah itu harus dituangkan
dalam paragraf yang berikutnya (beda paragraf). Terakhir, kalimat-kalimat dalam
paragraf isi surat hendaknya singkat-singkat saja, tetapi harus jelas. Rumusan isi surat itu
harus menarik, tidak membosankan, tetapi tetap hormat dan sopan. Penulis harus benarbenar mengakui dan menghormati hak penerima surat. Oleh karena itu, penulis
hendaknya menghindari sikap menganggap remeh terhadap orang lain, apalagi menghina
atau mempermainkannya. Terutama dalam surat bisnis, hendaknya dibuat dengan nuansa
saling percaya, saling hormat dan saling support/mendukung. Agar bisnis yang dibina
kedua pihak itu berjalan lancar.
Paragraf Penutup: berfungsi sebagai kunci isi surat atau penegasan surat. Contoh
paragraf penutup, adalah sebagai berikut:
Atas kerja sama Saudara selama ini, kami ucapkan terima kasih.
Kami harap agar kerjasama kita dapat membuahkan hasil yang baik dan
berkembang terus.
Sambil menunggu kabar lebih lanjut, kami ucapkan terima kasih.
Mudah-mudahan jawaban kami bermanfaat bagi Anda.
PENULISAN BAHASA INDONESIA YANG BENAR DALAM SURAT MENYURAT BISNIS
64
Orasi Bisnis Edisi ke-2
Salam Penutup: Salam penutup befungsi untuk menunjukkan rasa hormat penulis surat
setelah berkomunikasi dengan pembaca surat. Salam penutup dicantumkan di antara
paragraf penutup dan tanda tangan pengirim surat. Huruf awal kata dalam salam penutup
ditulis dengan huruf kapital, sedangkan kata-kata lainnya ditulis dengan huruf kecil.
Sesudah salam penutup dibutuhkan tanda koma ( , ). Contohnya:
Salam takzim,
Salam kami,
Hormat kami,
Wasalam,
Tanda tangan, Nama Jelas, dan Jabatan: Surat bisnis dianggap sah, jika surat tersebut
ditandatangani oleh pejabat yang berwenang, yaitu pemegang jabatan pimpinan suatu
instansi, perusahaan, organisasi, atau lembaga. Nama jelas penanda tangan dicantumkan
di bawah tanda tangan dengan huruf awal setiap kata ditulis dengan huruf kapital, tanpa
diberi tanda baca apapun. Di bawah nama penanda tangan dicantumkan nama jabaran
(sebagai identitas penanda tangan tersebut). Contoh:
Tanda tangan, nama jelas, dan jabatan yang salah.
(DRS. SUNGAJI ACHMAD)
Tanda tangan, nama jelas, dan jabatan yang benar.
Drs. Sungadji Achmad
Kepala
Tembusan: Kata tembusan diletakkan di sebelah kiri pada bagian kaki surat, lurus
dengan kata nomor, lampiran, hal dan sejajar dengan penanda tangan surat. Kata
Tembusan : ..........., (T huruf kapital) diikuti tanda titik dua, tanpa digarisbawahi. Jika
pihak yang ditembusi surat ini lebih dari satu, nama-nama instansi diberi nomor surat.
Akan tetapi, jika pihak yang ditembusi hanya satu, nama instasi itu tidak diberi nomor.
Kemudian, dalam tembusan tidak perlu digunakan kata-kata Yth. .............. atau Kepada
Yth. ..............., sebagai laoran, atau sebagai undangan resmi. Selanjutnya, pencantuman
kara arsip pada nomor terakhir tidak dibenarkan. Hal itu tidak ada manfaatnya, karena
sudah pasti setiap surat bisnis itu wajib memiliki arsip yang harus disimpan (dokumen).
Contoh:
Penulisan tembusan yang salah
Tembusan:
1. Kepada Yth. Direktur Sarana Pendidikan (sebagai laporan)
2. Yth. Kepala Bagian Tata
Usaha (sebagai laporan)
3. Sdr. Sukijo Djarot (agar
dilaksanakan)
4. Arsip,Penulisan tembusan yang benar
Tembusan:
1. Direktur Sarana Pendidikan
2. Kepala Bagian Tata Usaha
3. Sdr. Sukijo Djarot
PENULISAN BAHASA INDONESIA YANG BENAR DALAM SURAT MENYURAT BISNIS
65
Orasi Bisnis Edisi ke-2
Inisial: Initial disebut juga sandi, yaitu kode pengenal yang berupa singkatan nama
pengonsep dan singkatan nama orang yang mengetik surat. Inisial atau sandi berguna
untuk mengetahui siapa pengonsep dan pengetik surat, sehingga jika terjadi kesalahan
dalam surat tersebut, pengonsep dan pengetik surat dapat dihubungi sengan mudah.
Inisial ditempatkan pada bagian paling bawah disebelah kiri.
Contohnya:
SR/gr, : yang artinya adalah
SR
: singkatan nama pengonsep, Siti Rayati
gt
: singkatan nama pengetik, Gatot.
KESIMPULAN
Dari pembahasan mengenai surat-menyurat yang cukup panjang ini, dapatlah
ditarik kesimpulan dan pokok pemikiran sebagai rangkuman ini dan misi dari makalah
ini. Surat adalah satu sarana untuk menyampaikan informasi dalam bentuk tertulis dari
pihak yang satu kepada pihak yang lain. Informasi ini dapat berupa pemberitahuan,
pernyataan, pertanyaan, permintaan, laporan, sanggahan, pemikiran dan sebagainya. Surat
sering dipandang sebagai utusan atau duta organisasi pengirim surat. Ia merupakan citra,
cermin mentalitas, jiwa serta petunjuk kondisi intern dari organisasi pengirim surat.
Mengingat bahwa surat merupakan duta organisasi, maka surat mempunyai kedudukan
yang sangat penting dalam komunikasi antar organisasi. Kedudukan surat semakin
penting karena surat juga berfungsi sebagai tanda bukti tertulis yang autentik, sebagai alat
pengingat dan berpikir bilamana diperlukan, sebagai dokumen historis, sebagai jaminan
keamanan, sebagai pedoman bertindak, dan sebagainya.
Dengan membaca dan mencermati uraian di atas, maka penulis berharap kepada
semua pihak, mulai dari pimpinan instansi, pimpinan lembaga atau organisasi serta staf
karyawan/karyawati di bawahnya dapat lebih memahami arti penting dari sebuah surat,
serta dapat menambah wawasan dan ilmu pengetahuannya tntang surat-menyurat. Tentu,
pada akhirnya penulis juga berharap agar ilmu yang sudah diperoleh (tentang surat)
tersebut dapat diterapkan secara benar oleh semua pihak dalam aktivitas (komunikasi)
sehari-hari.
SARAN
Kepada semua pihak agar selalu memperbaharui wawasan pribadinya tentang arti
dan makna surat. Selalu menambah ilmu pengetahuannya dengan cara membaca dan
mencemati materi tentang penggunaan bahasa Indonesia yang benar, terutama dalam
bahasa tulis.
PENULISAN BAHASA INDONESIA YANG BENAR DALAM SURAT MENYURAT BISNIS
66
Orasi Bisnis Edisi ke-2
Contoh Surat bentuk balok atau bentuk lurus (block style)
DAFTAR PUSTAKA
Arifin, E. Zainal, 1970, Penggunaan Bahasa Indonesia dalam Surat Dinas, Cetakan III,
Jakarta : Medyatama Sarana Perkasa.
Bratawijaya, T.W., 1990. Surat Bisnis Modern. Cetakan V, Jakarta: Pustaka Banaman
Precindo.
Sudarsa, Caca dkk, 1981. Surat-menyurat dalam Bahasa Indonesai Seri Penyuluhan 2.
Jakarta: Pusat Pembinaan dan Pengembangan Bahasa.
PENULISAN BAHASA INDONESIA YANG BENAR DALAM SURAT MENYURAT BISNIS
67