APLIKASI SISTEM PELAYANAN KEPENDUDUKAN U

APLIKASI SISTEM PELAYANAN KEPENDUDUKAN
UNTUK MENDUKUNG SMART ADMINISTRATION
DI KABUPATEN SIDRAP BERBASIS WEB
(STUDI KASUS: AKTA KELAHIRAN,
AKTA KEMATIAN, PINDAH DOMISILI)
Faisal Syarifuddin, Ayu Permata Sari, Cahyo Prianto
Program Studi DIV Teknik Informatika
Politeknik Pos Indonesia
Jln. Sari Asih No. 54 Kode Pos 40151 Bandung, Jawa Barat
ayupermatasari1154@gmail.com, ichaltkj96@gmail.com, chprianto@gmail.com

ABSTRAK
Permasalahan pada pelayanan kependudukan di Kabupaten Sidrap Sulawesi Selatan adalah
belum tersedianya suatu aplikasi sistem pada daerah tersebut yang bisa membantu masyarakat dalam
mengurus berkas kependudukan seperti akta kelahiran, akta kematian dan pindah domisili secara
online dan tersistem. Oleh karena itu, pada proyek 1 ini akan dibangun aplikasi sistem pelayanan
kependudukan untuk mendukung smart administration berbasis web, sehingga memudahkan
masyarakat dalam membuat dokumen tersebut dan memudahkan dinas kependudukan dan catatan
sipil untuk dapat mengakses serta mengurus data masyarakat secara tersistem.
Smart Administration merupakan kegiatan yang mendukung sentral di dalam pembinaan dan
pengembangan pada setiap kegiatan kerjasama sekelompok manusia. Pelayanan kependudukan berarti

suatu usaha untuk membantu menyiapkan apa yang diperlukan masyarakat dan lebih cenderung
menjalankan fungsi administrasi dalam arti sempit, yang berarti penatausahaan kependudukan.
Dengan adanya aplikasi sistem pelayanan kependudukan smart administration di Kabupaten Sidrap
ini maka dinas kependudukan dan catatan sipil dengan mudah mengakses, melayani serta melakukan
pengawasan pada masyarakat yang ada di kabupaten tersebut. Aplikasi ini dirancang dengan
menggunakan bahasa pemrograman PHP dan MySQL sebagai databasenya.
Kata Kunci : Sistem, Smart Administration, Pelayanan Kependudukan, PHP, MySQL, CodeIgniter.
ABSTRACT
Problems on population services in Sidrap district, South Sulawesi is unavailability of an
application system in the region that can assist people in taking population documents such as birth
certificates, death certificates and move to new domicile with online and systematic. Therefore, on
this first project will be constructed Population service system application to support smart
administration based on web, so it facilitate for people to create documents and facilitate population
official and civil registration to be able to access as well as handle the data of population with
systematic.
Smart Administration is an activity which support central in coaching and development in
every human group collaborative activities. Population services means an effort to help prepare what
people need and more likely to carry out administrative functions in the strict sense, which means the
administration of population. With the population service system smart administration application in
this Sidrap district so official population civil registration easily access, service and do the

supervision of the population in the district. This application was designed with PHP programming
languange and MySQL as the database.
Key Word : System, Smart Administration, Population Service PHP, MySQL, CodeIgniter.
I.
1.1

PENDAHULUAN
Latar Belakang
Sistem adalah seperangkan elemen yang
membetuk
kumpulan
atau
prosedur-

prosedur/bagan-bagan pengolahan yang mencari
suatu tujuan tertentu (Murdick, R.G.,1991:27). [1]
Pelayanan adalah proses pemenuhan
kebutuhan melalui aktivitas orang lain secara
langsung. Pelayanan yang diperlukan manusia pada


dasarnya ada dua jenis, yaitu layanan fisik yang
sifatnya pribadi sebagai manusia dan layanan
administratif yang diberikan oleh orang lain selaku
anggota organisasi, baik itu organisasi massa atau
negara (Moenir, 1992:17). [2]
Kependudukan atau demografi berasal dari
bahasa Yunani, demos yang artinya rakyat dan
grafein yang berarti menulis, demografi adalah
studi tentang interaksi tingkat perkembangan dari 3
komponen (kelahiran, kematian, migrasi) dan studi
tentang dampak dari perubahan komposisi dan
perkembangan dari penduduk (Hawthorn, 1970). [3]
Pelayanan Kependudukan terdiri dari dua
kata dan mengandung dua pengertian yang
berbeda. Pertama, kata pelayanan dan yang kedua
kata kependudukan. Pengertian Pelayanan adalah
suatu usaha untuk membantu menyiapkan apa yang
diperlukan orang lain. Pelayanan bertujuan lebih
cenderung mengutamakan kepuasan yang dilayani
walaupun kadangkala mengesampingkan fungsifungsi yang lain (diantaranya; fungsi administrasi

atau bahkan hukum. Pada pelayanan lebih bersifat
fleksibel, tidak baku, bijaksana dan adaptif (mudah
menyesuaikan).
Sedangkan
pengertian
kependudukan lebih cenderung menjalankan fungsi
administrasi dalam arti sempit, yang berarti
penatausahaan kependudukan. Pada fungsi ini lebih
cenderung
pada
praktik
penyelenggaraan
pemerintah, menjalankan fungsi administrasi
kependudukan pemenuhan persyaratan yang
merupakan harga mati dan tidak boleh ditawar.
Smart Administration merupakan kegiatan
yang mendukung central di dalam pembinaan dan
pengembangan pada setiap kegiatan kerjasama
sekelompok manusia. Dalam bidang pendidikan
juga harus ada administrasi yang mampu

mengembangkan dan mencapai tujuan pendidikan.
Dalam bidang pelayanan kependudukan harus ada
administrasi yang mampu mengembangkan dan
mencapai tujuan pelayanan kependudukan.
Dalam
pelayanan
pencatatan
sipil
khususnya penerbitan akta kelahiran, akta
kematian, dan surat pindah domisili di Kabupaten
Sidrap masih kurang efektif dan penerapan di
masyarakat belum terisistem sehingga masyarakat
diharuskan datang ke kantor Dinas Kependudukan
dan Pencatatan Sipil.
Dengan adanya masalah tersebut, maka
dibutuhkan suatu aplikasi sistem pelayanan
kependudukan yang dikelolah oleh dinas
kependudukan dan catatan sipil. Dalam hal ini,
kami berusaha merancang sebuah sistem yang
memberikan kemudahan bagi masyarakat serta

dinas kependudukan dan catatan sipil untuk dapat
mempermudah
mengakses,
melayani
serta
melakukan pengawasan pada masyarakat yang ada
di kabupaten tersebut. Adapun proyek ini kami beri
judul “Aplikasi Sistem Pelayanan Kependudukan
Untuk Mendukung Smart Administration di

Kabupaten Sidrap Berbasis Web (Studi Kasus: Akta
Kelahiran, Akta Kematian, Pindah Domisili)”.
1.2

Identifikasi Masalah
Berdasarkan latar belakang masalah yang
telah dikemukakan di atas identifikasi masalahnya
adalah :
1. Bagaimana cara pendaftaran akta kelahiran,
akta kematian, dan pindah domisili?

2. Bagaimana mempermudah proses akses
terhadap status dari dokumen yang akan
dibuat?
3. Bagaimana
mengefisienkan
proses
pendaftaran untuk pengurusan akta kelahiran,
akta kematian dan surat pindah domisili?
1.3

Tujuan
Berdasarkan latar belakang dan rumusan
masalah diatas, maka tujuan yang ingin dicapai
adalah:
1. Dengan adanya aplikasi kependudukan ini,
cara pendaftaran menjadi sangat mudah
karena melalui sistem online dengan mengisi
form-form yang ada.
2. Setiap dokumen yang diproses akan memberi
notifikasi apabila berkas masyarakat telah

diproses, sehingga masyarakat tidak harus
pulang pergi untuk mengetahui status dari
dokumen yang mereka buat.
3. Dengan adanya sistem tersebut, maka Dinas
Kependudukan dan Pencatatan Sipil dapat
mudah dalam melayani masyarakat, sehingga
admin akan dengan mudah mengelolah data
secara terkomputerisasi.
1.4

Ruang Lingkup
Batasan yang diperlukan untuk mengetahui
ruang lingkup pembahasan suatu masalah,
mengingat begitu luasnya permasalahan yang ada
serta keterbatasan pengetahuan yang dimiliki.
Penulis membatasi ruang lingkup yang akan
dibahas adalah:
1. Tahap pembuatan aplikasi yaitu mencakup
penginputan data pendaftaran akta kelahiran,
pendaftaran akta kematian, dan pendaftaran

pindah domisili. Yang dapat menghasilkan
laporan serta notifikasi, seperti: laporan
dokumen, dokumen masuk serta status berkas
yang diproses.
2. Dalam pembuatan aplikasi ini menggunakan
sistem operasi Windows dan menggunakan
bahasa pemograman PHP berorientasi objek
yaitu menggunakan Framework CodeIgniter.

3.

Database server yang digunakan yaitu
MySQL. MySQL merupakan software yang
tergolong database server dan bersifat open
source. Open Source menyatakan bahwa
software ini dilengkapi dengan source code
(kode yang dipakai untuk membuat MySQL)
yang dapat dijalankan secara langsung dalam
sistem operasi.


II.
2.1

LANDASAN TEORI
Sistem
Sistem adalah himpunan dari bagian-bagian
yang saling berhubungan yang secara bersama
mencapai tujuan-tujuan bersama (Lani Sidharta.
1995:9).[1]
2.2 Pelayanan Kependudukan
Pengertian Pelayanan adalah suatu usaha
untuk membantu menyiapkan apa yang diperlukan
orang lain. Pelayanan bertujuan lebih cenderung
mengutamakan kepuasan yang dilayani walaupun
kadangkala mengeyampingkan fungsi-fungsi yang
lain (diantaranya; fungsi administrasi atau bahkan
hukum. Pada pelayanan lebih bersifat fleksibel,
tidak baku, bijaksana dan adaptif (mudah
menyesuaikan).
Sedangkan pengertian kependudukan lebih

cenderung menjalankan fungsi administrasi dalam
arti sempit, yang berarti penatausahaan
kependudukan. Pada fungsi ini lebih cenderung
pada praktik penyelenggaraan pemerintah,
menjalankan fungsi administrasi kependudukan
pemenuhan persyaratan merupakan harga mati dan
tidak boleh ditawar.
Sedangkan menjalankan fungsi Pelayanan
Kependudukan berarti menjalankan fungsi
keduanya, yaitu menjalankan fungsi pelayanan
dibarengi dengan menjalankan fungsi administrasi
kependudukan.
2.3 CodeIgniter
CodeIgniter adalah sebuah framework PHP
yang dapat membantu mempercepat developer
dalam pengembangan aplikasi web berbasis PHP
dibanding jika menulis semua kode program dari
awal. CodeIgniter merupakan PHP framework yang
menerapkan sistem berbasis MVC (Model-ViewController) yang secara sederhana dapat diartikan
bahwa CodeIgniter memisahkan komponenkomponen didalam pengkodean aplikasi berbasis
web, sehingga diharapkan nantinya lebih mudah
untuk dikelola. (Hakim, 2010) [10]
2.4 PHP
PHP singkatan dari Hypertext Preprocessor
merupakan bahasa pemrograman untuk membuat
web yang bersifat server-side scripting. PHP
memungkinkan anda untuk membuat halaman web

yang bersifat dinamis. Hingga kini, PHP sudah
berkembang hingga versi 5. PHP 5 mendukung
penuh Object Oriented Programming (OOP),
integrasi XML, mendukung semua ektensi terbaru
MySQL, pengembangan web service dengan SOAP
dan REST, serta ratusan peningkatan lainnya
dibanding versi sebelumnya. PHP juga bersifat
open source sehingga setiap orang dapat
menggunakannya secara gratis. [7]
2.5 Akta Kelahiran
Akta kelahiran adalah dokumen pencatatan
kelahiran anak atau akta catatan sipil dimana
seorang bayi dilaporkan kelahirannya dan akan
diberikan NIK dalam Kartu Keluarga (KK). Bayi
yang baru dilahirkan harus dilaporkan kelahirannya
dan dibuatkan akta kelahirannya dari kantor catatan
sipil kabupaten/kota setempat. Menurut jarak dan
waktu pelaporan kelahiran.[4]
2.6 Akta Kematian
Akta kematian adalah surat yang berisi tentang
pengukuhan dan keputusan peristiwa kematian
seseorang yang berkaitan dengan nama, hari,
tanggal, waktu, tempat, dan yang lainnya terkait
dengan meninggalnya seseorang yang dicatat oleh
petugas catatan sipil.[4]
2.7 Pindah Domisili
Hukum yang mengatur tentang hal ini adalah
UU No. 23 Tahun 2006 tentang Administrasi
Kependudukan. Perpindahan penduduk antar
wilayah dalam wilayah Republik Indonesia tetap
mengacu pada ketentuan undang-undang, sehingga
tidak semena-mena melakukan perpindahan tempat
tinggal dari satu tempat ke tempat lain.[4]
III.
3.1

ANALISIS DAN PERANCANGAN
Analisis
Analisis merupakan langkah awal untuk
pengembangan
sebuah
aplikasi,
karena
perancangan
dan
bahkan
pengembangan
implementasi aplikasi tidak akan berjalan dengan
baik tanpa adanya analisa terhadap aplikasi yang
akan digunakan. Analisis juga dapat didefinisikan
sebagai penguraian dari suatu sistem informasi
yang utuh kedalam bagian-bagian komponennya
dengan maksud untuk mengidentifikasi dan
mengevaluasi
masalah-masalah,
kesempatankesempatan, hambatan-hambatan yang terjadi serta
kebutuhan yang diharapkan sehingga dapat
diusulkan perbaikan agar mendapat hasil yang
maksimal.
Analisis yang dilakukan terhadap Aplikasi
Sistem
Pelayanan
Kependudukan
Untuk
Mendukung Smart Administration Di Kabupaten
Sidrap Berbasis Web (Studi Kasus: Akta Kelahiran,
Akta Kematian, Pindah Domisili) ini dibuat
menggunakan flow map dan metode Object

Oriented yang memberikan gambaran mengenai
proses yang terdapat didalam aplikasi tersebut.
Sistem ini dibangun dengan menggunakan
model MVC atau Model View Controller, dimana
MVC merupakan
model pengembangan dari
Object Oriented Programming, dimana setiap baris
kodenya dipisahkan menjadi tiga bagian, yaitu ada
pada view sebagai form, lalu contoller untuk
menyimpan fungsi dan class dan model untuk
menyimpan database.
3.1.1 Analisis Sistem yang Sedang Berjalan
(Current System)
3.1.1.1 Flow Map Akta Kelahiran Berlajan

Gambar 3.3 Flow Map Akta Kematian Berjalan
3.1.2 Analisis Sistem yang Akan Dibangun
Sistem yang akan dibangun adalah sistem
yang akan mempermudah admin dalam membuat
arsip setiap file dokumentasi, mulai dari test plan,
user stories, perancangan interface dan file
dokumen lainnya dalam satu sistem internal yang
akan lebih terjaga keamanan dan kerahasiaannya,
dan berikut adalah flowmap nya.
3.1.2.1 Flow Map Akta Kelahiran Dan Akta
Kematian Yang Akan Dibangun
Gambar 3.1 Flow Map Akta Kelahiran Berjalan
3.1.1.2 Flow Map Akta Kematian Berjalan

Gambar 3.2Flow Map Akta Kematian Berjalan
3.1.1.3 Flow Map Pindah Domisili Berjalan
Gambar 3.4 Flow Map Akta Kelahirandan Akta
Kematian Yang Akan Dibangun

3.1.2.2 Flow Map Pindah Domisili Yang Akan
Dibangun

1

Memory

4 GB

2

Processor

Intel®
core™ i35030U
CPU
@
1,90 GHz

3

System
Type

64-bit
Operating
System,
x64-Based
Processor

Memory System
yang digunakan
Untuk
kecepatan
transfer
data
dari sistem yang
sangat
bergantung pada
kecepatan
prosesor
komputer

2.

Gambar 3.5 Flow Map Pindah Domisili Yang Akan
Dibangun
3.1.3 Kebutuhan Fungsional
Kebutuhan
fungsional
adalah
jenis
kebutuhan yang berisi proses-proses apa saja yang
nantinya dilakukan oleh sistem. Kebutuhan
fungsional juga berisi informasi-informasi apa saja
yang harus ada dan dihasilkan oleh sistem.[14]
Adapun kebutuhan fungsional yang akan
dibuat yaitu pengelolaan data terdiri dari 5 (lima)
proses sesuai dengan urutan sebagai berikut:
1. login admin;
2. kelola data admin;
3. kelola data akta kelahiran;
4. kelola data akta kematian;
5. kelola data pindah domisili;
Setiap proses memiliki representasi masingmasing pada sebuah tabel atau data yang terdapat
pada database yang telah dirancang sebelumnya.
Dan setiap proses berhubungan langsung dengan
entitas atau user.
3.1.4 Kebutuhan Non-Fungsinal
Analisis
kebutuhan
non
fungsional
dilakukan untuk mengetahui spesifikasi kebutuhan
untuk sistem. Spesifikasi kebutuhan melibatkan
analisis perangkat keras/hardware, analisis
perangkat lunak/software, analisis pengguna/User.
[14]

Adapun kebutuhan fungsional yang akan
dibuat adalah sebagai berikut :
1. Kebutuhan Perangkat Keras
Pembuatan aplikasi ini menggunakan
perangkat keras sebagai berikut:
Tabel 3.1 Deskripsi Perangkat Keras
Nama
No
Spesifikasi Keterangan
Perangkat

Kebutuhan Perangkat Lunak
Spesifikasi perangkat lunak yang dibutuhkan
adalah sebagai berikut:
Tabel 3.2 Deskripsi Perangkat Lunak
No
Tools
/ Fungsi
Keterangan
Software
1.
Windows
Sistem
10
Operasi
2.
MySQL
Server Basis 5.6
Data
3.
Microsoft
Pembuatan
Visio 2007 Flow Map
4.
Star UML
Pembuatan
Diagram UML
5.
PDF
Document
6.
Google
Browser
Crome
3.2

Perancangan
Berikut ini adalah suatu gambar analisis
pada perancangan dan pembuatan Aplikasi
menggunakan UML, yang terdiri dari Use Case,
Class Diagram, Sequence Diagram, Collaboration
Diagram, Activity Diagram, Statechart Diagram,
Component Diagram, Deployment Diagram,
Object Diagram dan Struktur Diagram.
3.2.1 Use Case Diagram
Berikut ini merupakan Use Case Diagram
yang menjelaskan proses interaksi anatara aktor
dengan system yang telah dirancang.

4.1

Gambar 3.6 Use Case Diagram
3.2.1.1Definisi Aktor
Tabel 3.3 Definisi Aktor

Lingkungan Implementasi
Implementasi merupakan hal terpenting
yang harus dilaksanakan guna mendapatkan hasil
yang maksimal dari aplikasi yang telah dibangun,
guna memenuhi solusi untuk masalah yang
dihadapi dari latar belakang permasalahan yang
telah dibahas pada bab sebelumnya.
Berdasarkan perancangan sistem yang
disusun, maka dalam pembuatan Apliasi Sistem
Pelayanan Kependudukan Untuk Mendukung
Smart Administration Di Kabupaten Sidrap (Studi
Kasus: Akta Kelahiran, Akta Kematian, Pindah
Domisili)
dengan
menggunakan
bahasa
pemrograman PHP dan databasenya mySQL 5.6.
4.1.1
Lingkungan Implementasi

1 Lingkungan Implementasi

N
o
1

Aktor

Keterangan

Admin

2

User

Melakukan pengolaaan data master
seperti kelola data admin, kelola
data akta kelahiran, kelola data akta
kematian, kelola data pindah
domisili, kelola berkas kelahiran,
kelola berkas kematian, view data
pengunjung dan view laporan.
Melakukan input data pendaftaran,
dan view pendaftaran.

3.2.2 Class Diagram
Berikut ini merupakan Class Diagram
yang menjelaskan proses class apa saja yang
terdapat dalam system yang telah dibuat.

Lingkungan implementasi aplikasi ini
menggunakan perangkat keras dan perangkat lunak
pendukung, sehingga perancangan system ini dapat
digunakan dengan baik, perangkat keras dan
perangkat lunak yang digunakan adalah sebagai
berikut:
1) Perangkat keras yang mendukung dalam
pembuatan aplikasi ini adalah sebagai berikut:
a) Processor : Intel® core™ i5-5030U CPU
@ 1,90 GHz
b) Memory : 4.00 GB
c) System type : 64-bit Operating System
2) Perangkat lunak yang mendukung dalam
pembuatan aplikasi ini adalah sebagai berikut:
a) Sistem Operasi : Microsoft Windows 10
b) Database: MysQL 5.6
c) Pembuatan Flow map/User Interface:
Microsoft Visio 2007
d) Pembuatan diagram UML : StarUML
4.2

Pembahasan Hasil Implementasi
Berdasarkan perancangan yang telah dibuat
untuk antar muka, didapat hasil dari implementasi
yang terdiri dari beberapa cuplikan Halaman antara
lain:
Gambar 3.7 Class Diagram
IV.

4.2.1

Tampilan Halaman Login Admin

IMPLEMENTASI DAN PENGUJIAN

Gambar 4.1 Tampilan Halaman Login

4.2.2 Tampilan Menu Akta Kelahiran

Gambar 4.2 Tampilan Menu Akta Kelahiran
4.2.3 Tampilan Menu Akta Kematian

4.2.4 Tampilan Menu Pindah Domisili

Gambar 4.4 Halaman Home Pelanggan
4.2.5 Halaman Kelola Data Admin

Gambar 4.5 Halaman Kelola Data Admin
4.2.6 Halaman Kelola Data Akta Kelahiran

Gambar 4.3 Tampilan Menu Akta Kematian

Gambar 4.6 Halaman Kelola Data Akta Kelahiran
4.2.7 Halaman Kelola Data Akta Kematian

Gambar 4.7 Halaman Kelola Data Akta Kematian

V.KESIMPULAN DAN SARAN
5.1 Kesimpulan
Kesimpulan yang dapat diambil dari Aplikasi
Sistem
Pelayanan
Kependudukan
Untuk
Mendukung Smart Administration Di Kabupaten
Sidrap Berbasis Web (Studi Kasus: Akta Kelahiran,
Akta Kematian, Pindah Domisili) adalah sebagai
berikut :
1. Dengan
menggunakan
aplikasi/system
pelayanan kependudukan di Kabupaten Sidrap
ini diharapkan memudahkan masyarakat dalam
hal mengurus akta kelahiran, akta kematian,
atau pindah domisili yang dilakukan.

2. Dengan adanya aplikasi ini memudahkan
masyarakat dalam hal mengakses karena dapat
diakses dari manapun dan kapanpun
menggunakan jaringan internet.

3. Dengan adanya aplikasi ini meminimalis
antrian yang terjadi ketika masyarakat
melakukan proses pendaftaran sehingga
mempercepat dalam pembuatan dokumen
kependudukan seperti akta kelahiran, akta
kematian, atau pindah domisili.

3.2 Saran
Saran yang dapat diberikan berdasarkan hasil yang
telah dicapai maupun untuk pengembangan aplikasi
pada masa yang akan datang, antara lain :
1. Selain meningkatkan pelayanan terhadap
masyarakat, kepada Kabupaten Sidrap juga
harus memperlihatkan kelebihan dan fasilitas
dengan mengembangkan teknologi informasi
komputer baik hardware dan software.
2.

Agar system komputerisasi ini dapat berjalan
dengan baik maka diperlukan sumber daya
manusia yang dapat menjalankan system
dengan baik.

3.

Sebaiknya data di-backup secara otomatis
untuk menghindari apabila kehilangan data
atau terkena virus.

DAFTAR PUSTAKA
[1] Hutahaean, Jeperson. Konsep Sistem
Informasi. Deepublish. Yogyakarta. 2014
[2]
Nogi, Hessel. Manajemen Publik. PT
Gramedia Widiasarana Indonesia. Jakarta.
2005
[3]
Faqih, Acmad. Kependudukan (Teori, Fakta,
dan Masalah). Dee Publish. Yogyakarta. 2
[4]
Supriyatna, Yayat. Mudahnya Mengurus
Semua Dokumen Tanpa Calo...!!!. Vicosta
Publisher. 2013

[5]

Farid
Azis,
M.
Object
Oriented
Programming dengan PHP5. Elex Media
Komputindo. Jakarta. 2005