MODEL PENGELOLAAN DOKUMEN PANGKALAN DATA

MODEL PENGELOLAAN DOKUMEN PANGKALAN DATA
PERGURUAN TINGGI DENGAN METODE SERVICE ORIENTED
ARCHITECTURE (SOA) MENGGUNAKAN TEKNOLOGI WEB
SERVICE: STUDI KASUS PADA PDPT STMIK PASIM SUKABUMI
Yepi Sopian #1, Dr. Moedjiono, M.Sc #2
Program Studi Magister Ilmu Komputer, Fakultas Pascasarjana, Universitas Budi Luhur
Jl. Ciledug Raya, Petukangan Utara, Jakarta Selatan, 12260
1

yepisopian@gmail.com ,

2

moedjiono@gmail.com

ABSTRAK
Abstrak – Pangkalan Data Perguruan Tinggi adalah sebuah unit pengelolaan dokumen yang dibentuk oleh STMIK Pasim
Sukabumi sebagai unit yang mengelola seluruh dokumen fisik yang ada pada lembaga sebagai bentuk solusi dalam pengarsipan
dokumen fisik yang dalam penanganannya masih kurang optimal dalam pengambilan informasi mengenai dokumen tersebut.
Service-Oriented Architecture (SOA) dapat menjadi solusi masalah tersebut. Konsep service-orientation menjanjikan agility
dan reusability dari service-service di suatu aplikasi. Dan jika aplikasi tersebut merupakan application-as-a-service di cloud

computing. Penelitian ini memaparkan model pengelolaan dokumen di perguruan tinggi yang agile dan reusable berbasis SOA
dengan menggunakan teknologi web service pada pangkalan data perguruan tinggi yang diharapkan menjadi solusi dalam
pengelolaan dokumen secara digital yang dapat memberikan informasi untuk pengguna sistem di perguruan tinggi, sehingga
memudahkan dalam pengambilan informasi dan pencarian informasi mengenai dokumen pada lembaga STMIK Pasim
Sukabumi.
Kata Kunci : soa, cloud computing, pengelolaan dokumen, pdpt, manajemen dokumen

ABSTRACT
Abstract - Higher Education Database is a document management unit established by STMIK Pasim Sukabumi as the unit that
manages all the documents that exist on the physical body as a form of physical document archiving solution in which the
handling is still not optimal in the information retrieval on the document . Service - Oriented Architecture ( SOA ) can be a
solution to the problem. The concept of service -orientation promises agility and reusability of the services in an application .
And if the application is an application - as-a -service cloud computing . This study describes a model of document management
in the university -based agile and reusable SOA using web service technology in the college database is expected to be the
solution in the management of digital documents that can provide information to the user in the college system , to facilitate the
retrieval of information and search information about a document in Sukabumi Pasim STMIK institutions .
Keywords: soa, cloud computing, document management, PDPT, document management

1

1.

pengelolaan yang terstandarisasi dengan jelas dalam
bentuk SOP. melihat dari permasalahan tersebut, maka
STMIK Pasim Sukabumi membentuk unit Pangkalan
Data
Perguruan
(PDPT)
untuk
menangani
permasalahan tersebut
Pembentukan Unit PDPT ini merupakan sebuah
solusi dalam prosedur pengelolaan Semua dokumen
yang ada di STMIK Pasim Sukabumi, sehingga setiap
unit menyerahkan semua arsip dokumen secara fisik
ke Petugas PDPT dengan jadwal yang sudah
ditentukan, misalnya untuk penyerahan dokumen
akademik, itu dijadwalkan setiap akhir semester.
Pengelolaan dokumen yang dilakukan selama ini oleh
perguruan tinggi terlepas dari pembentukan Unit

PDPT untuk pengelolaan dokumen, jika Unit PDPT
ini diterapkan secara manual karena mengelola
dokumen secara fisik hal itu akan membutuhkan
ruangan yang cukup luas dan dalam proses
pengumpulan dokumen yang ada di lokasi lembaga
kampus yang berbeda, sehingga untuk penanganan
masalah tersebut membutuhkan sebuah cara yang bisa
dilakukan dengan sistem teknologi informasi yang
terintegrasi, sehingga dalam melakukan proses serah
terima dokumen bisa dilakukan secara on-line melalui
website yang terkoneksi ke dalam server. Sehingga ini
akan membuat lebih efisien dan efektif dalam bekerja
terutama dalam penyerahan dan pengelolaan dokumen
yang ada pada perguruan tinggi.
Jenis penelitian yang digunakan adalah penelitian
deskriptif kuantitatif. Penelitian deskriptif adalah
suatu metode dalam meneliti sekelompok manusia,
suatu objek, suatu kondisi, suatu sistem pemikiran
ataupun suatu kelas peristiwa pada masa sekarang [2],
sedangkan menurut [12] “ penelitian deskriptif adalah

pencarian fakta dengan interpretasi yang tepat”.
Penelitian deskriptif mempelajari masalah-masalah
dalam masyarakat serta tatacara yang berlaku dalam
masyarakat serta situasi-situasi tertentu, termasuk
tentang hubungan, kegiatan-kegiatan, sikap-sikap,
pandangan-pandangan, serta proses-proses yang
sedang berlangsung dan pengaruh-pengaruh dari suatu
fenomena. Dalam penelitian deskriptif, peneliti bisa
saja membandingkan fenomena-fenomena tertentu
sehingga merupakan suatu studi komparatif. Tujuan
dari penelitian deskriptif ini adalah untuk membuat
deskripsi, gambaran atau lukisan secara sistematis,
factual dan akurat mengenai fakta-fakta, sifat-sifat
serta hubungan antar fenomena yang diselidiki.[14]
Data yang digunakan adalah data kuantitatif, yaitu
hasil observasi (pengamatan) atas sesuatu hal yang
bisa dinyatakan dalam angka (numerik), sehingga
dapat disimpulkan bahwa deskriptif kuantitatif adalah
penelitian yang bertujuan menggambarkan fenomena
yang terjadi di masyarakat dengan menggunakan data

statistik.
Dikarenakan
terbatasnya
ruangan
untuk
menyimpan dokumen fisik untuk kepentingan arsip
perguruan tinggi, sedangkan pengarsipan dokumen
fisik pada perguruan tinggi tidak bisa dihilangkan
karena ada beberapa dokumen yang tidak bisa dibuat

PENDAHULUAN

Latar Belakang
Dokumen merupakan sebuah bukti otentik dalam
mendokumentasikan sebuah peristiwa atau fakta
dalam sebuah kejadian. Dokumen menjadi bukti
keberadaan sebuah peristiwa yang menjadi tolak ukur
keabsahan dalam menentukan sebuah fakta, dengan
hal itu dokumen menjadi sebuah arsif yang sangat
berharga dan penting dalam keberadaannya sehingga

dokumen harus tersimpan aman dan terawat dengan
baik. Penyimpanan dokumen dalam bentuk lemari
arsip masih menjadi kendala apabila dokumen tersebut
tersimpan dalam jangka waktu yang sangat lama,
karena kekuatan media kertas sangat tidak bisa
diprediksi kekuatannya sehingga sewaktu-waktu
dokumen tersebut bias rusak secara alamiah, karena
factor kelembaban udara, dan karena hama kertas
seperti kutu dan rayap.
STMIK Pasim Sukabumi merupakan sebuah
lembaga yang menjalankan pendidikan tinggi dengan
pengelolaannya tidak terlepas dengan adanya arsiparsip yang di simpan baik secara fisik maupun secara
digital, penyimpanan dokumen secara fisik terkadang
menjadi sebuah permasalahan yang cukup serius pada
saat dokumen tersebut disimpan dalam sebuah lemari
dan tertumpuk dilapisan yang paling bawah, yang
menjadi kendala pada saat dokumen tersebut
dibutuhkan untuk pembuktian arsif fisik terutama pada
saat pelaksanaan akreditasi dari BAN-PT yang
mengharuskan semua kegiatan ada bukti fisik yang

mendukung. Pencarian dokumen yang sudah lama
tersimpan terkadang menjadi hal yang sangat sulit
untuk dicari terutama setiap divisi tidak ada yang
fokus dalam pengelolaan dokumen karena rutinitas
keseharian yang cukup padat.
Pengelolaan
dokumen
sering
menjadi
permasalahan yang cukup penting tetapi dalam
penanganannya selalu menjadi prioritas yang rendah
seperti tidak adanya prosedur pengelolaan dokumen
yang jelas, sehingga pada saat akan melakukan
pencarian
dokumen
bersangkutan
mengalami
kesulitan karena prosedur penyimpanan yang tidak
jelas dan tidak terstruktur. Pengelolaan dokumen yang
dilakukan selama ini oleh perguruan tinggi masih

terpusat pengelolaannya dalam setiap bagian, seperti
pengelolaan dokumen Akademik untuk penyimpanan
dan pengelolaannya masih ditangani oleh Bagian
Akademik, begitupun untuk unit yang lain, tetapi hal
ini bisa menjadi sebuah permasalahan yang cukup
serius pada saat seorang owner meminta dokumen
yang bersangkutan pada unit yang bersangkutan, tetapi
petugas di unit tersebut harus mencari dokumen yang
diminta, hal ini membutuhkan waktu yang cukup
lama, dan ini menjadi tidak efisien untuk bekerja,
karena petugas tersebut bukan sebagai tugas pokok
dalam mengelola, mengarsipkan dokumen yang ada.
Sehingga dalam pengambilan kembali dokumen yang
dibutuhkan sangat sulit untuk dilaksanakan hal ini
terjadi karena tidak adanya prosedur penyimpanan dan
2

pencarian dan ketahanan dari dokumen tersebut
bisa menjadi solusi dalam menyimpan dokumen
lembaga untuk waktu yang sangat lama sesuai

dengan kebutuhan dari nilai dokumen tersebut.
Secara umum manfaat yang dapat diambil dari
penelitian ini adalah :
1.
Setiap unit yang ada pada STMIK Pasim
Sukabumi bisa menyimpan dokumen kapan
saja dan dimana saja dengan media koneksi
internet, dan pengambilan dokumen pun bisa
dilakukan dimana saja dan kapan saja, sehingga
akan memudahkan dalam pencarian dokumen
yang dibutuhkan.
2.
Setiap unit pada STMIK Pasim Sukabumi
mendapatkan username dan password dengan
otoritas yang berbeda-beda sesuai dengan
fungsi dan kebutuhan masing-masing.
3.
Memaksimalkan fungsi unit PDPT dan unitunit yang lain yang ada pada dan STMIK
Pasim dalam mengelola dokumen-dokumen
penting lembaga.

4.
Membantu instansi dalam mengontrol dan
mengelola dokumen-dokumen penting lembaga
sehingga suatu saat bisa digunakan dengan
cepat dan mudah.

secara komputerisasi untuk membuktikan keabsahan
dokumen tersebut seperti sertifikat akreditasi, surat
kepemilikan gedung dan arsip dokumen berharga
lainnya.
Identifikasi Masalah
Berdasarkan latar belakang yang telah disusun di
atas maka dapat ditarik beberapa permasalahan yang
timbul antara lain :
1. Kesulitan dalam mengarsipkan dokumen secara
manual karena membutuhkan space ruangan yang
cukup besar.
2. Proses pengumpulan dokumen secara manual
yang tidak efektif dan efisien karena dapat
menurunkan kinerja pegawai dalam memberikan

pelayanan kepada mahasiswa.
3. Proses serah terima dokumen secara manual yang
membutuhkan waktu cukup lama, sehingga dapat
menurunkan kinerja pegawai.
Batasan Masalah
Permasalahan pada penelitian ini dibatasi pada
hal-hal sebagai berikut :
1.
Tidak membahas web service secara detil.
2.
Penyimpanan dokumen ke dalam server hanya
proses upload dan download saja sebatas
penyimpanan semata dengan menggunakan
interface yang ada pada web service.
3.
Pembuatan sistem Pengelolaan dokumen secara
on-line yang ada pada web service sebelumnya
sudah terintegrasi pada Sistem Informasi
Perpustakaan STMIK Pasim Sukabumi, jadi
tidak merancang dari awal sistem yang akan
dibuat, hanya melengkapi sistem pengelolaan
dokumen secara on-line saja.

II. LANDASAN TEORI DAN KERANGKA
KONSEP/PEMIKIRAN
1. Landasan Teori
A. Definisi SOA
Service Oriented Architecture atau dikenal dengan
singkatan SOA merupakan arsitektur system informasi
yang mengemas beberapa bagian arsitektur aplikasi
sebagai service [9]. Selain itu SOA dapat
diterjemahkan sebagai susunan dari aturan-aturan
arsitektural yang diatur berdasarkan beberapa elemen
dimana setiap elemennya dapat saling berhubungan
dengan berbagai rancangan dan gaya arsitektur yang
berbeda.
SOA secara umum terbangun berdasarkan
beberapa karakteristik (1) Berdasarkan layanan yang
siap untuk di integrasikan, (2) Memiliki standar, (3)
Tersedia dalam berbagai platform, (4) Menyediakan
layanan yang dapat dengan mudah memperkaya
fungsi layanan itu, dan (5) Disusun dan disiapkan
dalam struktur kontrak yang jelas yang dapat merinci
fungsi-fungsi yang ditawarkan pada waktu bersamaan
dan memiliki jaminan bahwa layanan tersebut dapat
direplikasi [8].
SOA memungkinkan terjadinya integrasi
diantara proses bisnis dan infrastruktur teknologi
informasi dengan melakukan tahap analisis dan
perancangan terhadap penentuan service – service
yang diturunkan dari proses bisnis dari sebuah
organisasi. Pada dasarnya, service adalah suatu
enkapsulasi dari unit logis yang dilakukan pada satu

Rumusan Masalah
Dengan uraian di atas, maka rumusan masalah sebagai
berikut :
1. Bagaimana merancang Model Pengelolaan
Dokumen PDPT dengan Metode SOA
Menggunakan Teknologi Web Service.
2. Apa dampak dari Model Pengelolaan Dokumen
PDPT dengan Metode SOA berbasis Web Service
pada PDPT STMIK Pasim Sukabumi.
Tujuan Penelitian
Berdasarkan latar belakang dan perumusan
masalah diatas, maka penelitian ini bertujuan untuk :
1. Membandingkan hasil sebelum diterapkannya
sistem pengelolaan dokumen fisik secara manual
dan setelah diterapkannya sistem pengelolaan
dokumen digital berbasis web service pada dan
perguruan tinggi.
2. Mengetahui sejauh mana respon dari user pada
perguruan tinggi setelah diterapkannya sistem
pengelolaan
dokumen
secara
on-line
menggunakan web service pada perguruan tinggi.
3. Mencari solusi terbaik untuk Pengelolaan
dokumen yang ada pada
perguruan tinggi
sehingga akan memudahkan dalam perawatan dan
3

atau serangkaian proses pada proses bisnis. Dengan
penentuan service yang didasarkan oleh proses bisnis,
maka arsitektur teknologi informasi yang terbentuk
dapat lebih mendukung kolaborasi dari segi bisnis dan
teknologi informasi.

komputer antar kantor dalam satu kota,
kampus dalam satu kota.

Gambar 3. Jaringan MAN [1]
3.

Gambar 1. Enkapsulasi fungsi logik proses bisnis oleh
service [3]

Jaringan Komputer
Jaringan komputer merupakan sekelompok
komputer otonom yang saling dihubungkan satu sama
lainnya, menggunakan suatu media dan protokol
komunikasi tertentu, sehingga dapat saling berbagi
data dan informasi. Jaringan komputer memungkinkan
terjadinya komunikasi yang lebih efisien antar
pemakai (mail dan teleconference).
Jaringan komputer adalah sekelompok komputer
otonom yang saling menggunakan protocol
komunikasi melalui media komunikasi sehingga dapat
berbagi data, informasi, program aplikasi dan
perangkat keras seperti printer, scanner, CD- drive
maupun harddisk serta memungkinkan komunikasi
secara elektronik, sedangkan pada aplikasi home user,
memungkinkan komunikasi antar pengguna lebih
efisien (chat), interaktif entertainment lebih
multimedia (games, video,dan lain- lain).

Gambar 4. Jaringan WAN [1]
Secara tahapan ada beberapa garis besar dalam
membangun jaringan LAN, diantaranya :
1. Menentukan teknologi tipe jaringannya
(Ethernet, Fast Ethernet, Token Ring, FDDI).
2. Memilih model perkabelan (Fiber, UTP,
Coaxial).
3. Menentukan bentuk topologi jaringan (Bus,
Ring, dan Star).
4. Menentukan teknologi Client/Server atau
Peer to Peer.
5. Memilih Sistem Operasi Server (Windows,
Linux, atau yang lainnya).

Klasifikasi jaringan komputer :
1. LAN (Local Area Network) : Jaringan
komputer yang saling terhubung ke suatu
komputer server dengan menggunakan suatu
topologi tertentu, biasanya digunakan dalam
kawasan satu gedung atau kawasan yang
jaraknya tidak lebih dari 1 km

B. Teknologi Web Service
Web Service merupakan kumpulan layanan yang
disediakan melalui jaringan berbasis web dengan
standar yang telah ditetapkan mampu menunjang
interoperabilitas. Interoperabilitas dalam web service
berarti layanan yang disediakan dapat dioperasikan
oleh berbagai standard dan platform yang berbeda
[7]. Web Service telah menjadi layanan khusus
pendukung SOA saat ini. Web Service dibangun atas 5
(lima) dasar standard :
1. XML : Extensible Markup Language adalah
format data standar yang digunakan dalam proses
pertukaran data.
2. HTTP(S) : Hypertext Transfer Protokol (Secure)
adalah protokol pertukaran data berbasis teks
yang saat ini menjadi protokol standar

Gambar 2. Jaringan LAN [1]
2.

WAN (Wide Area Network): Jaringan
komputer yang menghubungkan banyak
LAN ke dalam suatu jaringan terpadu, antara
satu jaringan dengan jaringan lain berjarak
ribuan kilometer atau terpisahkan letak
geografi dengan menggunakan metode
komunikasi tertentu.

MAN (Metropolitan Area Network): Jaringan
komputer yang saling terkoneksi dalam suatu
kawasan kota yang jaraknya bisa lebih dari 1
km. Pilihan untuk membangun jaringan
4

3.

4.

5.

pengaksesan internet melalui browser dan media
lainnya.
WSDL : Web Service Definition Language adalah
standar Web Service yang menyediakan aturan
fungsi dan objek.
SOAP : Simple Object Application Protocol yaitu
protokol yang mengemas fungsi dan objek pada
saat proses pertukaran data.
UDDI : Universal Description, Discovery, and
Integration yaitu penampung registry web service
yang telah dikembangkan agar dapat diakses dan
diintegrasikan.

C. Senayan Library Management System (SLIM)
SLiM adalah perangkat lunak sistem
manajemen perpustakaan (library management
system) sumber terbuka yang dilisensikan di bawah
GPL v3. Aplikasi web (yang awalnya) yang
dikembangkan oleh tim dari Pusat Informasi dan
Humas ini dibangun dengan menggunakan basis data
MySQL, dan pengontrol versi Git. Pada tahun 2009,
Senayan memenangi INAICTA 2009 untuk kategori
open source [11]. Teknologi SLIM bisa digunakan
untuk
pengelolaan
dokumen
digital
yang
implementasinya bisa mengadaptasi pada teknologi
web service.

3

D. Pangkalan Data Perguruan Tinggi (PDPT)
Pangkalan data perguruan tinggi merupakan unit
pangkalan data yang bertugas untuk mengumpulkan
dokumen atau data fisik yang ada pada perguruan
tinggi. Unit PDPT berfungsi untuk menyimpan
seluruh berkas dokumen fisik dan juga sebagai bentuk
standard operasional prosedur dalam mengelola
dokumen yang ada pada STMIK Pasim Sukabumi.

Berdasarkan
Pendekatan
Service
Oriented
Architecture
[10]

Menjelaskan
mengenai
integritas
database
terdistribusi
dengan
pendekatan
SOA

Implementasi
Services
Oriented
Architecture
(SOA) Dalam
Sistem
Transaksi
Perbankan di
Perguruan
Tinggi Studi
Kasus
Universitas
Padjadjaran
[4]

Deskriptif
Kualitatif
Implementas
i SOA pada
sistem
transaksi
perbankan
yang
ada
pada
perguruan
tinggi.

Model akses
database
terdistribusi
untuk
menyediaka
n informasi
laporan
yang
tersebar
menjadi
lebih cepat
disajikan
karena
integritas
data.
Penelitian
ini
membahas
perancangan
sistem
berbasis
SOA yang
menghubun
gkan
Perguruan
Tinggi
dengan
BANK
Secara
online (host
to host).

3. Tinjauan Obyek Penelitian
Yayasan Sukabumi Studi Center dan Yayasan
YAPASIM memiliki tanggung jawab besar mencetak
SDM yang menguasai ilmu Manajemen, Akuntansi
dan Komputer yang didukung kemampuan Sistem
Informasi Manajemen berbasis Komputer, sehingga
YAPASIM mendirikan Universitas nasional PASIM
di Bandung dan STMIK PASIM yang didirikan sejak
tahun 2000 melalui SK MENDIKNAS No.
164/D/O/2000 kemudian dipindahkan ke SUkabumi
berdasarkan SK MENDIKNAS No. 134/D/O/2008
tanggal 17 juli 2008.

2. Tinjauan Studi
Tabel I-1 Tabel Tinjauan Studi
No
Penelitian
Metode/Ciri Hasil
Khas
1
Model Data
Deskriptif
Membangun
Warehouse
Kualitatif
data
dengan
warehouse
Service
Menjelaskan dengan
Oriented
mengenai
arsitektur
Architecture
Mengoptima SOA pada
untuk
lkan
SOA perguruan
Menunjang
dalam data tinggi untuk
Sistem
warehouse
sistem
Informasi
informasi
Eksekutif [6]
eksekutif
yang
dijadikan
basis
pengambila
n keputusan.
2
Model Akses
Deskriptif
Hasil dari
Database
Kualitatif
penelitian
Terdistribusi
ini adalah

4. Pola Pikir

Gambar 5. Pola Pikir Pemecahan Masalah
5

Deskriptif dapat dilakukan secara kuantitatif agar
dapat dilakukan analisis statistik. [12]

Dalam pola pikir pemecahan masalah ini peneliti
mengkaji dari permasalahan yan paling mendasar dari
penelitian ini, secara sistematis berikut penjelasannya :
a. Kondisi saat ini, adalah kondisi dimana sistem
pengelolaan dokumen yang ada pada PDPT
perguruan tinggi yang masih manual, dimana
proses penyimpanan dokumen disimpan pada
lemari arsip di unit PDPT yang mana proses serah
terima dokumen masih dilakukan secara
konvensional yaitu dengan menyerahkan semua
dokumen kepada petugas Unit PDPT melalui
sebuah berita acara.
b. Kebutuhan sistem Informasi, dimana dari
permasalahan yang ada pada PDPT perguruan
tinggi, mendorong unit PDPT untuk membuat
sebuah model pengelolaan dokumen yang
terintegrasi dengan sistem informasi yang mana
pada nantinya bisa diakses dengan cepat, tepat
kapanpun dan dimanapun.
c. Konsep Teknologi, Kebutuhan model pengelolaan
dokumen PDPT yang tepat dan cepat yang bisa
diakses kapanpun dan dimanapun, didukung oleh
konsep teknologi berbasis layanan service yang
bisa diakses dimana saja, layanan web service
yang digunakan bisa dikaji dengan menggunakan
arsitektur Service Oriented Architecture yang
memberikan layanan service sesuai dengan
kebutuhan user, implementasi Arsitektur SOA
pada web service menggunakan SLIM sebagai
interface pada sistem pengelolaan dokumen
PDPT perguruan tinggi.
d. Proses Pembuatan Model, proses ini merancang
model pengelolaan dokumen PDPT pada
perguruan tinggi berbasis web service dengan
SLIM sebagai implementasi dari model tersebut.
e. Testing dan implementasi, setelah model
pengelolaan dokumen PDPT terbentuk maka
dilakukan serangkaian pengujian pada model
tersebut untuk mendapatkan hasil model yang
sesuai dengan kebutuhan pemakai.

Sampling/Metode Pemilihan Sampel
Sampel adalah bagian dari sebuah populasi yang
dianggap dapat mewakili dari populasi tersebut. Untuk
menentukan besarnya sampel “Untuk sekedar ancerancer maka apabila subjeknya kurang dari 100 lebih
baik diambil semua sehingga penelitiannya merupakan
penelitian populasi (sensus)”[13]. Dalam penelitian ini
digunakan sampel dari semua populasi yaitu pegawai
dan dosen di sebuah perguruan tinggi dengan jumlah
30 orang dengan rincian Staff dan Dosen Internal
sebanyak 30 orang, sehingga populasi kurang dari 100
orang.

Metode Pengumpulan Data
Dalam setiap kegiatan penelitian selalu ada
kegiatan pengumpulan data[12], metode pengumpulan
data dalam penelitian ini yaitu dengan kuesioner untuk
pengguna model PDPT dalam hal ini divisi PMB,
Divisi HRD, Divisi LPPM, Divisi Keuangan, Divisi
Administrasi Umum dan Divisi Akademik dengan
user staff dan dosen internal pada perguruan tinggi,
metode pengumpulan data dalam penelitian ini yaitu
dengan memberikan kuesioner bagi pengguna layanan
Unit PDPT perguruan tinggi diantaranya pegawai dan
dosen. Setelah data ini diolah maka selanjutnya akan
dilakukan kajian tentang tingkat kepuasan user setelah
dibangunnya model pengelolaan dokumen PDPT
dengan metode SOA menggunakan teknologi web
service pada PDPT STMIK Pasim Sukabumi dengan
menyebarkan kuesioner.
Langkah-langkah Penelitian

Hipotesis
Diduga pembuatan Model Pengelolaan Dokumen
PDPT dengan Metode SOA menggunakan Teknologi
Web Service sesuai dengan kebutuhan Unit PDPT di
STMIK Pasim Sukabumi didalam mengelola dan
mendapatkan informasi dokumen yang dibutuhkan
III. METODOLOGI DAN DESAIN PENELITIAN
Gambar 6. Langkah-langkah Penelitian
Metode Penelitian
Penelitian tentang model pengelolaan dokumen
pangkalan data perguruan tinggi dengan metode SOA
menggunakan teknologi web service pada STMIK
Pasim Sukabumi menggunakan metode penelitian
Deskriptif
Kuantitatif.
Penelitian
Deskriptif
merupakan dasar bagi semua penelitian. Penelitian

IV. PEMBAHASAN HASIL PENELITIAN
Pada saat penelitian ini belum dilaksanakan, model
pengelolaan dokumen PDPT pada perguruan tinggi
masih berlangsung manual, dimana setiap divisi yang
ada di perguruan tinggi Pasim Sukabumi melakukan
6

6.

penyimpanan dokumen secara manual di lemari
penyimpanan yang ada du Unit PDPT dengan proses
serah terima dokumen oleh petugas PDPT dengan unit
yang bersangkutan. Konsep penyimpanan dokumen
dengan cara manual dengan kata lain menyimpan
dokumen fisik dalam lemari penyimpanan dalam
waktu yang cukup lama akan membutuhkan space
ruangan yang cukup besar dengan proses pencarian
data pun semakin lambat sehingga hal itu bisa
membuat menurunnya kualitas pelayanan yang ada di
lingkungan perguruan tinggi. Maka dari itu konsep
penyimpanan dokumen secara manual cukup tidak
efektif dan efisien dan hal itu bisa menurunkan kinerja
pegawai yang ada di lingkungan perguruan tinggi,
maka dari itu perlu dilakukannya model pengelolaan
dokumen secara digital dengan konsep web service.
Oleh sebab itu dalam tesis ini diusulkan model
pengelolaan dokumen PDPT dengan menggunakan
metode Service Oriented Architecture (SOA) dengan
menggunakan teknologi Web Service untuk
memudahkan proses penyimpanan dokumen yang ada
di perguruan tinggi.

7.

8.

Penyimpanan dokumen secara digital ke server
akan mempermudah proses dokumentasi setiap
kegiatan.
Model Pengelolaan Dokumen PDPT dengan
penggunaan Teknologi Web Service dapat
membantu pihak lembaga dalam mengarsipkan
semua jenis dokumen penting.
Model Pengelolaan Dokumen PDPT merupakan
implementasi dari unit Pangkalan Data Perguruan
Tinggi pada STMIK Pasim Sukabumi yang
menjadi unit pengelola dokumen-dokumen
penting lembaga sehingga dalam penerapannya
bisa mendorong visi dan misi lembaga menjadi
lembaga yang terdepan dalam penerapan
teknologi informasi.

Analisis Topologi Jaringan

Definisi Sistem
Model pengelolaan dokumen PDPT dengan
metode SOA menggunakan Teknologi web service
adalah suatu model yang pengelolaan dokumen
lembaga secara digital yang menggunakan fasilitas
server sebagai tempat penyimpanan utama selain
penyimpanan manual yang ada di lemari arsip di Unit
PDPT hal ini dimaksudkan untuk mempermudah
penyimpanan dokumen lembaga yang di kelola oleh
semua divisi yang ada pada STMIK Pasim Sukabumi

Gambar 7. Skema Model Jaringan PDPT STMIK
Pasim Sukabumi
Pada umumnya saat ini topologi yang digunakan
yaitu topologi star, penggunaan topologi pada
perguruan tinggi tetap mempertahankan penggunaan
topologi star (hirarki) sehingga tidak terdapat
perubahan pada topologi di STMIK Pasim Sukabumi
pada umumnya.

Fungsi Sistem
Fungsi secara umum dari sistem Pengelolaan
Dokumen PDPT dirancang adalah :
Model Pengelolaan Dokumen PDPTdi STMIK
Pasim Sukabumi befungsi sebagai berikut :
1. Model Pengelolaan Dokumen PDPT digunakan
untuk mengelola dan memberikan kebutuhan
pengguna sesuai kebutuhannya.
2. Model Pengelolaan Dokumen PDPT dapat
memberikan kemudahan dalam melakukan
transaksi penyimpanan dokumen secara digital ke
server.
3. Model Pengelolaan Dokumen PDPT dengan
menggunakan teknologi web service bisa
memberikan keamanan dokumen yang di simpan
di server, karena setiap user memiliki akun
dengan otoritas yang berbeda-beda.
4. Penyimpanan dokumen secara digital ke server
akan memberikan kemudahan dalam pencarian
dokumen pada saat yang dibutuhkan dengan
proses yang sangat cepat.
5. Penyimpanan dokumen secara digital ke server
akan dapat menyimpan dalam jangka waktu yang
lama.

Analisis Model Sistem
Dalam menjalankan proses analisis sistem harus
memberikan informasi atau mendeskripsikan apa yang
harus dilakukan oleh sistem dalam memenuhi
kebutuhan informasi pengguna. Analisis sistem ini
nantinya akan menjawab semua pertanyaan apa yang
akan dikerjakan oleh sistem, kemudian siapa saja yang
menggunakan sistem serta kapan sistem akan
digunakan. Kegiatan analisis sistem ini dilakukan
dengan menggunakan pendekatan penggabungan
antara analisis beriorientasi obyek dengan penggunaan
analisis basis data relasional untuk sistem yang akan
dirancang artinya menitik beratkan kepada
fungsionalitas sistem yang sedang berjalan dan
mendifinisikan setiap entitas dari bisnis proses yang
ada pada Model Pengelolaan Dokumen PDPT di
perguruan tinggi.

7

uc Use Cas e Mo...

Pe tugas Akade mik
Upload Data
Akademik

Da tabase Adminis trator

Uploa d Da ta
k euangan

Petugas ke uanga n

Login
Upload data PMB

DMS STMIK Pas im
Sukabumi

View Report

Pimpinan

Petugas PMB

Upload data LPPM

Petugas LPP M
Upload data HRD

P etugas HRD

Upload Data
Administrasi Umum

Pe tugas Administra si
Umum

Gambar 8. Model Sistem pada PDPT STMIK Pasim
Sukabumi

Gambar 11. Strategi hasil Analisis SWOT pada Proses
Bisnis PDPT

Analisis Proses Bisnis
Untuk menggambarkan proses bisnis secara umum
pada pengelolaan dokumen PDPT di STMIK Pasim
Sukabumi, berikut dijelaskan pada gambar dibawah
ini :

Perbaikan Proses Bisnis hasil Analisis SWOT
Staff_Di visi

Sistem PDPT Onl ine

2. Login ke Sistem PDPT Onl ine

2. Login Ke Sistem
PDPT Online

Petugas

1. Scanni ng
Dokumen

3.Menu Utama
Sistem PDPT Online

4. Upload data ke Server secara online
Scanning Dokumen
(Merubah Fi le Fisik ke
dalam bentuk di gital
untuk proses upload,
bi sa dilakukan kapan
saj a, tanpa harus
petugas PDPT datang
ke lokasi Unit PDPT)

Gambar 9. Bagan Bisnis Proses manual pada PDPT di
STMIK Pasim Sukabumi
Pada bisnis proses PDPT setiap divisi melakukan
penyimpanan dokumen pada unit PDPT secara manual
dengan melakukan transaksi serah terima dokumen
yang dilakukan di tempat unit PDPT, dengan proses
penyimpanan pada lemari arsip, pola penyimpanan
seperti ini tidak efektif karena membutuhkan space
ruangan yang lebih besar.

Serv er

Gambar 12. Bagan Perbaikan Bisnis Proses pada
PDPT
Dari bagan bisnis proses ini, diperoleh fungsifungsi bisnis yang ada pada Pengelolaan dokumen
pangkalan data perguruan tinggi serta data-data yang
terlibat. Hasil identifikasi ini ini menjadi sumber
identifikasi kandidat service yang merupakan konsep
utama dalam service oriented architecture. Service
yang ada haruslah bersifat otonom dan looselycoupled sebagai jaminan bahwa aplikasi yang
diberikan memang agile (kelincahan) dan reusable
(Penggunaan kembali). Proses analisis kandidat
service di PDPT dilakukan dengan pendekatan entitycentric. Entitas yang terlibat diturunkan dari alur kerja
PDPT. Kemudian, dilakukan identifikasi uses-cases
setiap entitas dan data yang terlibat di tiap aktivitas
tersebut. Pemetaan ini menghasilkan kandidat service
seperti yang disajikan pada tabel 1.2
Proses
Kandidat Service
No
Bisnis
Penyerahan
- Service pengelolaan
transaksi penyerahan
1 Dokumen
Administrasi
dokumen akademik
Akademik
- Service pengelolaan

Analisis untuk memperbaiki Proses Bisnis dengan
SWOT Analisis

Gambar 10. Hasil Analisis kekuatan dan Kelemahan
dengan SWOT Analisis pada Proses Bisnis PDPT
8

(Divisi
Akademik)
2

Penyerahan
dokumen
PMB (Divisi
PMB)

-

3

Penyerahan
dokumen
kepegawaian
( Divisi
HRD)

-

-

4

Penyerahan
dokumen
administrasi
umum
(Divisi
ADUM)

-

-

5

Penyerahan
dokumen
Keuangan
(Divisi
Keuangan)

-

6

Penyerahan
dokumen
penelitian (
Divisi
LPPM)

-

-

informasi dokumen
akademik
Service pengelolaan data
pengirim atau Anggota
Service pengelolaan
transaksi penyerahan
dokumen PMB
Service pengelolaan
informasi dokumen PMB
Service pengelolaan data
pengirim atau Anggota
Service pengelolaan
transaksi penyerahan
dokumen kepegawaian
Service pengelolaan
informasi dokumen
kepegawaian
Service pengelolaan data
pengirim atau Anggota
Service pengelolaan
transaksi penyerahan
dokumen administrasi
umum
Service pengelolaan
informasi dokumen
administrasi umum
Service pengelolaan data
pengirim atau Anggota
Service pengelolaan
transaksi penyerahan
dokumen Keuangan
Service pengelolaan
informasi dokumen
Keuangan
Service pengelolaan data
pengirim atau Anggota
Service pengelolaan
transaksi penyerahan
dokumen LPPM
Service pengelolaan
informasi dokumen
LPPM
Service pengelolaan data
pengirim atau Anggota

Gambar 13. Hasil Identifikasi Kandidat Service
Desain Arsitektur Service Oriented Architecture
(SOA)

Gambar 14.Desain Arsitektur SOA pada Model
Pengelolaan Dokumen PDPT

Implementasi Model Pengelolaan Dokumen PDPT

Gambar 15. Implementasi Model Pengelolaan
Dokumen PDPT dengan Arsitektur SOA
menggunakan akses web service

Kandidat service yang dihasilkan pada pemetaan
tersebut merupakan service fungsional atau
diistilahkan business service layer. Selanjutnya,
dilakukan analisis service yang merupakan
enkapsulasi dari business service tersebut yang
dinamakan orchestration service layer. Layer ini
merupakan layer teratas yang akan menjadi antarmuka
dengan sistem luar. Terakhir, dilakukan analisis
kandidat service berupa aplikasi pendukung sistem
dan penunjang aktivitas client saat menggunakan
aplikasi PDPT. Service ini merupakan application
service layer. Seluruh kandidat service berdasarkan
layer yang disusun disajikan pada Gambar 10.

Pengujian Sistem Model Pengelolaan Dokumen
PDPT dengan Arsitektur SOA dengan akses web
service menggunakan SLIM
Klasifikasi Pengujian menggunakan metode Black
Box testing, dimana pengujian ini mencakup beberapa
pengujian [5], beberapa pengujian yang sering
digunakan yaitu :
1. Pengujian Fungsional (functional testing)
2. Pengujian Tegangan (stress testing)
3. Pengujian Beban (load testing)
9

memnuhi standar kebutuhan pengguna unit PDPT,
seperti pada gambar berikut ini :

4.
5.
6.
7.
8.
9.
10.
11.
12.
13.

Pengujian Khusus (ad-hoc testing)
Pengujian Penyelidikan (exploratory testing)
Pengujian Usabilitas (usability testing)
Pengujian Asap (smoke testing)
Pengujian Pemulihan (recovery testing)
Pengujian Volume (volume testing)
Pengujian Domain (domain testing)
Pengujian Skenario (scenario testing)
Pengujian regresi (regression testing)
Pengujian
Penerimaan
Pengguna
(user
acceptance)
14. Pengujian Alfa (alpha testing)
15. Pengujian Beta (betha testing)
Sedangkan hanya beberapa klasifikasi pengujian
yang akan digunakan pada Aplikasi Model
Pengelolaan Dokumen PDPT dengan menggunakan
Aplikasi SLIM, hal itu dikarenakan hanya untuk
menyesuaikan dengan kebutuhan fungsional dari
system yang digunakan oleh PDPT perguruan tinggi,
spesifikasi pengujian yang digunakan adalah bentuk
pengujian adalah :
1. Pengujian Fungsional (functional testing)

Gambar 18. Hasil respon aplikasi yang di akses
menggunakan smartphone.
2.

Pengujian Tegangan (stress testing)
Pengujian ini dilakukan dengan mengakses
aplikasi PDPT di spesifikasi hardware terendah,
aplikasi di akses secara bersama-sama oleh 3 user
dalam waktu yang bersamaan, secara detail pada
tabel berikut ini :

Tabel 1.3 Hasil pengujian tegangan
Uraian
Input
Hasil
User ke-1 Di Melakukan
Respon
jalankan pada pemanggilan dari
hardware :
dokumen
Aplikasi
- Speed
0,0001
Processor :
detik.
1,8 Ghz
Detil
- RAM
256
pada
MB
gambar
16
2
User ke-2 Di Melakukan
Respon
jalankan pada pemanggilan dari
hardware :
dokumen
Aplikasi
- Speed
0,00064
Processor :
detik.
1,6 Ghz
Detil
- RAM
256
pada
MB
gambar
17
3
User ke-3 Di Melakukan
Respon
jalankan pada pemanggilan dari
hardware :
dokumen
Aplikasi
- Speed
0,00054
Processor :
detik.
1,6 Ghz
Detil
- RAM
256
pada
gambar
MB
18
Dari hasil pengujian tegangan,aplikasi cukup
maksimal memberikan respon kepada pengguna walau
diakses secara bersamaan. Secara detail terlihat pada
gambar berikut ini :
No
1

Gambar 16. Hasil Pengujian Fungsional Memberikan
informasi dokumen kepada pengguna
Respon dari aplikasi PDPT setelah dilakukan
pencarian dokumen, aplikasi memberikan respon
informasi kepada pengguna mengenai dokumen yang
dicari membutuhkan waktu 0,00011 detik. Hal ini
memenuhi
kebutuhan
fungsional pengelolaan
dokumen PDPT pada perguruan tinggi.

Gambar 17. Laporan dari aplikasi mengenai
rekapitulasi dokumen yang tersimpan.
Aplikasi juga bisa di akses melalui smartphone,
dengan hasil sesuai dengan kebutuhan fungsional dan

10

PDPT. Hasil yang didapatkan aplikasi PDPT sesuai
dengan kebutuhan pengguna.
Evaluasi Hasil Pengujian Kuesioner mengenai
Model Pengelolaan Dokumen PDPT dengan
metode SOA dengan menggunakan Akses Web
Service
Berdasarkan hasil pembangunan sistem model
pengelolaan dokumen PDPT dengan Arsitektur SOA
dengan menggunakan akses Web Service. Berikut
merupakan daftar pengguna sistem aplikasi PDPT
yang sekaligus menjadi responden yang akan menilai
dari sisi pengguna luar mengenai bagaimana dampak
pembangunan Arsitektur SOA dengan menggunakan
Web Service terhadap Model Pengelolaan Dokumen
atau arsip pada PDPT. Data dari responden kemudian
diolah menggunakan aplikasi SPSS 15 dengan
melakukan uji frekuensi, dengan hasil seperti pada
gambar 20.

Gambar 19. Hasil Pengujian User 1

.

Gambar 20. Hasil Pengujian User 2

Gambar 21. Hasil Pengujian User 3
Gambar 23. Rekapitulasi user mengenai model
pengelolaan dokumen PDPT dengan arsitektur SOA

3. Pengujian Usabilitas (usability testing)
Pengujian ini disebut juga sebagai pengujian untuk
keakraban pengguna. Ada beberapa indikator yang
akan diuji yaitu : 1). Understandibility, 2).
Learnability, 3).Operability, 4). Attractivenes.
Pengujian usabilitas dilakukan dengan cara
membagikan kuesioner pertanyaan kepada user selaku
pengguna sistem, yang diolah dengan aplikasi SPSS
15, dengan dilakukan uji frekuensi, dan didapatkan
hasil berikut ini :

Dari rekapitulasi jawaban responden jawaban
tertinggi 62,5% responden menjawab setuju dan
11,0% responden menjawab sangat setuju (Total
73,5% responden menjawab setuju) bahwa
Pembangunan arsitektur SOA menggunakan akses
Web Service yang akan diterapkan pada model
Pengelolaan Dokumen akan berdampak sangat baik
pada pengelolaan dokumen.
Setelah pengujian kuesioner untuk penerapan
arsitektur SOA, kemudian dilakukan pengujian
kuesioner untuk model pengelolaan Dokumen PDPT
pada perguruan tinggi, berikut merupakan rekapitulasi
dari user

Gambar 22. Rekapitulasi Hasil Pengujian Usabilitas
kepada user
4.

Pengujian
Penerimaan
Pengguna
(user
acceptance)
Untuk pengujian user acceptance test ini
dilakukan demo aplikasi di depan stakeholder dan
pengguna sistem aplikasi model pengelolaan dokumen

Gambar 24. Rekapitulasi user mengenai penerapan
model pengelolaan dokumen PDPT pada perguruan
tinggi
11

Implikasi Penelitian
Penelitian yang dilakukan ini sangat bermanfaat
karena langsung digunakan dan diterapkan di STMIK
PASIM Sukabumi dan respon dari user cukup baik
karena pemanfaatan Model Pengelolaan Dokumen
PDPT bisa di implementasikan lebih efektif dan lebih
efisien terhadap sistem pengelolaan dokumen
sehingga diharapkan bisa meningkatkan kinerja pada
semua pegawai di STMIK Pasim Sukabumi, hasil
analisisnya juga dapat digunakan sebagai bahan
perbaikan proses pengembangan sistem Pengelolaan
Dokumen selanjutnya dan digunakan sebagai referensi
untuk pertimbangan dalam mengadopsi sistem yang
lebih besar.
Penelitian ini memiliki implikasi pada beberapa
aspek, yaitu aspek sistem, aspek manajerial dan aspek
penelitian lanjutan, aspek-aspek tersebut dijabarkan
sebagai berikut :

Dari rekapitulasi jawaban responden jawaban
tertinggi 47,33% responden menjawab Puas dan
14,67% responden menjawab sangat puas (Total
62,0% responden menjawab puas) bahwa Model
Pengelolaan Dokumen oleh unit PDPT yang
diterapkan pada perguruan tinggi Cukup baik hal itu
tergambar dari responden yang menjawab 62,0% puas
atas pelayanan Unit PDPT dalam mengelolan
dokumen lembaga.
Mengukur Korelasi Derajat Hubungan antara
Variabel X dan Y dari Kuesioner pada Model
Pengelolaan Dokumen PDPT dengan metode SOA
dengan menggunakan Akses Web Service
Hasil dari jawaban user selaku pengguna,
kemudian dilakukan analisa korelasi untuk
mengetahui seberapa besar dampak dari arsitektur
SOA dengan akses web service yang diterapkan pada
pada model pengelolaan dokumen PDPT di perguruan
tinggi. Ha itu bisa dilihat dari hasil analisis korelasi
dengan menggunakan Spearman’s rho [2].

Aspek Sistem
Secara umum sistem berfungsi dengan baik dan di
prediksi user akan bertambah banyak karena semakin
efektif dan stabil dalam menggunakan akses Internet
melalui hotspot, dengan demikian perlu adanya
beberapa peningkatan diantaranya upgrade bandwidth
dari ISP, tampilan yang lebih menarik dan
penempatan petunjuk manual penggunaan.

Gambar 25. Hasil Analisis Korelasi
Berdasarkan hasil analisis dengan uji rho
spearman’s seperti pada tabel diatas maka dapat
dilihat bahwa nilai korelasi antara Model Arsitektur
SOA dengan akses Web Service (Variable X) yang di
implementasikan pada Model Pengelolaan Dokumen
pada Unit PDPT perguruan tinggi (Variable Y)
sebesar r = 0.565, nilai ini berada diantara nilai 0.51 –
0.75, yang artinya memiliki peranan yang cukup kuat,
sifat hubungannya positif yang artinya jika penerapan
Model Arsitektur SOA dengan Web Service yang di
implementasikan pada Model Pengelolaan Dokumen
PDPT di perguruan tinggi semakin baik maka akan
berdampak baik pada Model pengelolaan Dokumen di
Unit PDPT perguruan tinggi.
Kontribusi Variabel X terhadap Y dapat dilihat
berdasarkan nilai koefisien determinasi (Kd) sebagai
berikut:
Kd = r² x 100%
Kd = (0.565)2 x 100%
Kd = 31,92%
Nilai koefisien determinasi (Kd) tersebut menunjukan
besarnya kontribusi dari variabel (X) yaitu model
arsitektur SOA menggunakan web service yang di
implementasikan pada model pengelolaan dokumen di
Unit PDPT (Y) sebesar 31,92% sedangkan sisanya
sebesar 68,08% dipengaruhi oleh variable-variabel
lain diluar variable arsitektur SOA dengan Web
Service.

Hardware
Secara umum hardware yang tersedia sudah dapat
memenuhi kebutuhan sistem, yaitu diantaranya :
1. Server Mikrotik Router-OS menggunakan
RB750GL
2. Client inti menggunakan processor Core i3 dengan
memory 4Gb, hardisk 2Tb
3. Client lainnya menggunakan PC dan laptop
Namun ada baiknya dilakukan penambahan
fasilitas diantaranya penambahan server untuk sistem
proxy dan backup untuk mencegah hal-hal yang tidak
diinginkan akibat kehilangan data yang tidak dapat
diprediksi seperti bencana atau lain-lain.
Software
Software penunjang sistem sudah memadai
diantaranya :
1. Server sudah terinstall Mikrotik Router-OS dengan
license level 4
2. Client inti sudah terinstall OS Debian versi 6.0
3. Client lain mayoritas menggunakan OS Microsoft
Windows Xp dan Windows 7.
Media untuk bisa membuka dan terkoneksi ke
hotspot STMIK PASIM Sukabumi dari sisi client/user
cukup menggunakan web browser yang telah banyak
tersedia diantaranya Internet Explorer, Mozilla
Firefox, Google Chrome, Opera dan masih banyak
lagi.

12

Infrastruktur
Secara umum infrastruktur khususnya jaringan
sudah memadai untuk menjangkau area dengan radius
100 meter, yaitu diantaranya :
1. Modem untuk terkoneksi ke ISP
2. Mikrotik RB750GL
3. Access Point sebagai pemancar sinyal wireless
indoor.
4. Wireless Router untuk menghubungkan jaringan
outdoor.
Namun sebaiknya dilakukan pengembangan
infrastruktur jaringan seperti penggunaan tiang
antenna outdoor three angle dan booster signal
4000MWatt agar fasilitas hotspot dapat menjangkau
area yang lebih luas.

Gambar 26. Model Pengembangan Penelitian lanjut
pada Model PDPT
Untuk Penelitian lebih lanjut lagi, database pada
Aplikasi PDPT agar terintegrasi pada SIMPAS di
perguruan tinggi dengan beberap fakultas yang masih
satu kesatuan dengan perguruan tinggi tersebut, seperti
pengelolaan data warehouse atau Cloud Computing
pada lembaga perguruan tinggi dengan beberapa
fakultas yang terlibat dan dapat memberikan informasi
seakurat mungkin yang membantu pihak akademik
dan pengelola dalam pengambilan keputusan yang
pada saatnya sebagai masukan untuk meningkatkan
kualitas pelayanan pada lembaga.

Aspek Manajerial
1. User Admin wajib mengelola dokumen sesuai
dengan aturan yang diterapkan lembaga, serta
melakukan
inventarisasi
dokumen,
serta
melakukan proses digitalisasi dokumen sebelum
dokumen tersimpan pada sistem Aplikasi PDPT
secara online.
2. Proses Serah terima dokumen bisa dilakukan
kapan saja dan dimana saja selama terkoneksi
dengan akses internet
3. Dokumen yang tersimpan dalam sistem memiliki
kekuatan yang lama selama komputer masih dapat
menyimpan data, maka dokumen masih tersimpan
dengan baik pada sistem.
4. Pengelolaan dokumen dengan Aplikasi PDPT bisa
memberikan keamanan dokumen yang di simpan
di server, karena tidak semua user dapat
mengakses sistem tersebut.
5. Penyimpanan dokumen secara digital ke server
akan memberikan kemudahan dalam pencarian
informasi dokumen pada saat yang dibutuhkan
dengan proses yang sangat cepat.
6. Penyimpanan dokumen secara digital ke server
akan mempermudah proses dokumentasi setiap
kegiatan.
7. Pengelolaan dokumen menggunakan Aplikasi
PDPT dapat membantu pihak lembaga dalam
mengarsipkan semua jenis dokumen penting.
8. Pengelolaan dokumen menggunakan Aplikasi
PDPT merupakan implementasi dari unit
Pangkalan Data Perguruan Tinggi pada STMIK
Pasim Sukabumi yang menjadi unit pengelola
dokumen-dokumen penting lembaga sehingga
dalam penerapannya bisa mendorong visi dan misi
lembaga menjadi lembaga yang terdepan dalam
penerapan teknologi informasi

Rencana Implementasi
Untuk implementasi pengembangan model
pengelolaan dokumen PDPT dibagi tiga tahap, dimana
untuk tahap pertama yaitu melakukan migrasi dari
sistem manual ke Sistem secara digitalisasi dengan
penerapan arsitektur SOA. Seperti pada gambar
berikut ini

Gambar 27. Tahapan Awal implementasi model PDPT
Untuk tahapan kedua dengan melakukan integrasi
aplikasi PDPT dengan beberapa fakultas dengan
infrastruktur jaringan komputer dengan teknologi
access point seperti pada gambar berikut

Aspek Penelitian Lanjut
Sistem Pengelolaan Dokumen PDPT yang dibangun
merupakan tahapan implementasi awal yang dilakukan
oleh Unit PDPT perguruan tinggi, dengan skala
pengelolaan hanya sebatas penyimpanan dokumen.
Hal itu bisa terlihat pada gambar berikut :

13

V. PENUTUP
Kesimpulan
Berdasarkan pada permasalahan yang muncul,
kemudian dianalisis dan dibuat desain serta
implementasinya, maka dapat diambil kesimpulan
sebagai berikut :
1. Berhasil membuat model Aplikasi Pengelolaan
Dokumen PDPT dengan Arsitektur Service
Oriented Architecture (SOA) menggunkan akses
Web Service dengan implementasi pada SLIM
sebagai bentuk implementasi Proses Bisnis pada
Unit PDPT di perguruan tinggi.
2. Aplikasi Model Pengelolan Dokumen PDPT
dengan arsitektur SOA menggunakan akses Web
Service dengan implementasi pada SLIM
membuat tingkat kepuasan para pengguna
menjadi meningkat dengan persentase sebesar
62,0% menyatakan puas, berdasarkan analisa
korelasi dari Model Arsitektur SOA dengan Web
Service yang di implementasikan pada Model
Pengelolaan Dokumen PDPT STMIK Pasim
Sukabumi dengan nilai korelasi sebesar 0,565
dengan derajat keeratan cukup kuat, artinya
semakin baik penerapan model Arsitektur SOA
dengan web service pada Model Pengelolaan
Dokumen PDPT di perguruan tinggi cukup kuat
memberikan kontribusi dengan nilai persentase
berdasarkan koefisien determinasi sebesar 31,9%,
selebihnya dipengaruhi oleh variabel lain.

Gambar 28. Tahapan kedua implementasi Integrasi
model PDPT kampus 1 dan kampus 2 pada satu
layanan server
Pada tahapan ketiga Pada impelementasi dilakukan
dengan melakukan integritas data pada Pengelolaan
Dokumen PDPT di perguruan tinggi dan beberapa
fakultas dengan SIMPAS pada perguruan tinggi
melalui data warehouse secara terintegrasi sebagai
basis informasi dalam pengambilan keputusan untuk
stakeholder.

Saran
1. Karena semakin bertambah banyaknya jumlah
dokumen yang di simpan pada server dengan
menggunakan akses pada jaringan hotspot
perguruan tinggi maka perlu ditingkatkannya
infrastruktur jaringan diantaranya upgrade
bandwidth dan penambahan accesspoint untuk
perluasan area. Dan dilakukan upgrade server
dengan kapasitas penyimpanan lebih besar lagi.
2. Untuk
Pengembangan
Model
Aplikasi
Pengelolaan dokumen PDPT yang menjadi bahan
penelitian lebih lanjut, database yang ada pada
Aplikasi PDPT dikembangkan ke dalam model
data warehouse atau dengan konsep Cloud
Computing dengan melakukan Integrasi pada
Sistem Informasi Akademik (SIMPAS).
3. Untuk tahapan implementasi dari Sistem
Pengelolaan Dokumen PDPT di perguruan tinggi
dibagi beberapa tahap, tahap pertama yaitu
melakukan identifikasi setiap dokumen pada
divisi dan melakukan transformasi dokumen fisik
pada dokumen digital, tahapan kedua yaitu
melakukan upgrade infrastruktur pada server dan
perangkat jaringan komputer dengan penambahan
kuota Bandwidth sebesar 30%, tahapan ketiga
yaitu Penerapan Sistem Pengelolaan Dokumen
PDPT di integrasikan dengan beberapa kampus
dengan lokasi yang berbeda dengan konsep data
warehouse atau Cloud Computing sebagai pusat
informasi dokumen yang dapat membantu

Gambar 29. Tahapan ketiga Impelementasi Integrasi
data pada Model PDPT di kampus 1 dan kampus 2,
dan SIMPAS di perguruan tinggi.
14

[10] Rizky Tahara Shita, “Model Akses Database
Terdistribusi Berdasarkan Pendekatan Service
Oriented Architecture”, Jurnal TELEMATIKA
MKOM, Vol.2 No.2 ISSN 2085-725X,
September 2010, Jakarta : Universitas Budi
Luhur.2010

memberikan informasi seakurat mungkin untuk
membantu proses pengambilan keputusan di
lembaga.

DAFTAR PUSTAKA

[11] Senayan Lybrary Management System. “Sejarah
SLiM”, http://slims.web.id/web/?q=node/70.
(Diakses Tanggal 20 Agustus 2013).

[1 ] Ahmad Gunawan H, “Kajian Model Implementasi
Mikrotik Router-OS untuk mengelola kecepatan
akses internet bagi setiap civitas akademika : Studi
Kasus STMIK Pasim Sukabumi”, Tesis, Jakarta :
Universitas Budi Luhur.2012

[12] Sulistyo Basuki, “Metode Penelitian”. Jakarta:
Wedatama Widya Sastra dan Fakultas Ilmu
Pengetahuan Budaya Universitas Indonesia,
2006.

[2] Bambang S. Soedibjo, “Pengantar Metode
Penelitian”. STIE-STMIK Pasim, Bandung. 2005

[13] Suharsimi,Arikunto, “Prosedur Penelitian Suatu
Pendekatan Praktik”. Jakarta: Rineka Cipta,
2006.

[3] Arisandi, Fachry , Prof. Dr. Ir. Harso Supangkat
M. Eng, “Implementasi Service
Oriented
Architecture (SOA) pada pengembangan Sistem
Pembelajaran Mobile”. Konferensi Teknologi
Informasi dan Komunikasi Untuk Indonesia eIndonesia Initiative (eII2011), CGET, Sekolah
Teknik Elektro dan Informatika, Institut Teknologi
Bandung, Email : if17027@student.if.itb.ac.id.
2011
[4]

[14] FL. Whitney, “The Element Of Research”,
Prentice Hall.1960.

Firmansyah, Arif, “Implementasi Services
Oriented Architecture (SOA) Dalam Sistem
Transaksi Perbankan di Perguruan Tinggi Studi
Kasus Universitas Padjadjaran”, Prosiding
Konferensi Nasional ICT-M Politeknik Telkom
(KNIP), ISSN : 2088-8252, Development Center
Of Information and Technology For Education and
Management (DCISTEM) Universitas Padjdjaran,
Bandung. Email : arif@unpad.ac.id. 2011

[5]

Simarmata, Janner, “Rekayasa Perangkat
Lunak”.Yogyakarta: CV ANDI Offset ,2010.

[6] Joko Christian, “Model Data Warehouse dengan
Service Oriented Architecture untuk Menunjang
Sistem
Informasi
Eksekutif”,
Jurnal
TELEMATIKA MKOM, Vol.2 No.2 ISSN
2085-725X, September 2010, Jakarta :
Universitas Budi Luhur.2010
[7]

Josuttis, Nicloai M., “SOA
O’Relly,pp 210.2007

In Practice”,

[8] Meredith, L.G., Bjorg, S, “Contract and types,
Communication of ACM”, 46(10), pp.4147.2003
[9] Papazoglou,M.P Georgakopoulos, D., “Service
Oriented
Computing
:
Introduction,
Communication of the ACM”, 46(10), pp. 25-28.
Prentice Hall. 2003

15