MAKALAH MANAGEMENT DAN ORGANISASI sekolah
MAKALAH
PENERAPAN DESAIN DAN STUKTUR
ORGANISASI DALAM SEBUAH PERUSAHAAN
BINUS UNIVERSITY
JAKARTA
TAHUN AJARAN 2014/2015
MAKALAH
PENERAPAN DESAIN DAN STUKTUR
ORGANISASI DALAM SEBUAH PERUSAHAAN
Disusun Oleh :
Loviana – 1701316922
Tiffani Hendro - 1701337725
Viliana Wijaya – 1701316216
Wiryani – 1701317162
Yenny – 1701314892
Kelas : LA21
BINUS UNIVERSITY
JAKARTA
TAHUN AJARAN 2014/2015
2
DAFTAR ISI
DAFTAR ISI....................................................................................................................................3
BAB 1..............................................................................................................................................4
PENDAHULUAN...........................................................................................................................4
1.1
Latar Belakang.................................................................................................................4
1.2
Rumusan Masalah.............................................................................................................5
1.3
Tujuan Pembahasan..........................................................................................................5
BAB 2..............................................................................................................................................6
PEMBAHASAN..............................................................................................................................6
2.1
Stuktur Organisasi.............................................................................................................6
2.2
Kultur Organisasi..............................................................................................................8
2.3
Klasifikasi Organisasi.....................................................................................................11
2.4
Flat Organizational Structure..........................................................................................12
2.5
Keputusan Manajerial dan Tiga Dimensi Struktur Organisasi........................................12
2.6
Desain Organisasi............................................................................................................17
2.7
Efektivitas Organisasi.....................................................................................................18
BAB 3............................................................................................................................................19
PENUTUP.....................................................................................................................................19
3.1
Kesimpulan.....................................................................................................................19
DAFTAR PUSTAKA.....................................................................................................................20
3
BAB 1
PENDAHULUAN
1.1 Latar Belakang
Lingkungan sebuah organisasi terbentuk dari lembaga-lembaga atau kekuatankekuatan di luar organisasi
yang
berpotensi
Kekuatan-kekuatan ini biasanya meliputi
memengaruhi
kinerja
organisasi.
pemasok, pelanggan, pesaing, badan
peraturan pemerintah, kelompok-kelompok tekanan publik, dan sebagainya.
Struktur organisasi dipengaruhi oleh lingkungannya karena lingkungan selalu
berubah. Beberapa organisasi menghadapi lingkungan yang relatif statis yaitu dimana
tidak banyaknya kekuatan di lingkungan mereka yang berubah. Misalnya, tidak muncul
pesaing baru, tidak ada terobosan teknologi baru oleh pesaing saat ini, atau tidak
banyak
aktivitas
dari
kelompok-kelompok
tekanan
publik
yang mungkin
memengaruhi organisasi. Selain lingkungan statis, ada beberapa organisasi lain yang
menghadapi lingkungan yang sangat dinamis yaitu dimana peraturan pemerintah cepat
berubah dan memengaruhi bisnis mereka, ada pesaing baru,
kesulitan
dalam
mendapatkan bahan baku, preferensi pelanggan yang terus berubah terhadap produk,
dan sebagainya. Secara signifikan, lingkungan yang statis memberi lebih sedikit
ketidakpastian bagi para manajer dibanding lingkungan yang dinamis. Karena
ketidakpastian
manajemen
adalah
sebuah
ancaman
bagi
keefektifan
sebuah
organisasi,
akan mencoba meminimalkannya. Selain dari ketidakpastian, budaya
organisasi juga ikut dalam mempengaruhi kontribusi bagi keefektivan organisasi secara
keseluruhan dan mempengaruhi perilaku organisasi. Salah satu cara untuk mengurangi
ketidakpastian lingkungan dan menciptakan budaya organisasi yang efektif adalah
melalui penyesuaian struktur dan desain organisasi.
4
1.2 Rumusan Masalah
Adapun latar belakang diatas mempunyai perumusan masalah yakni mengenai
“Struktur dan Desain Organisasional, serta Pengelolaan Perubahan Organisasional“
1.3 Tujuan Pembahasan
Tujuan dari perumusan diatas adalah memahami perilaku yang terjadi dalam
proses pengorganisasian yakni baik struktur dan desain organisasional, serta mampu
menjelaskan pengelolaan perubahan organisasional.
5
BAB 2
PEMBAHASAN
2.1 Stuktur Organisasi
Organisasi adalah sekelompok orang (dua atau lebih) yang secara formal
dipersatukan dalam suatu kerjasama untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan.
Struktur Organisasi adalah suatu susunan atau hubungan antara tiap bagian serta
posisi yang ada pada suatu organisasi atau perusahaan dalam menjalankan kegiatan
operasional untuk mencapai tujuan yang di harapakan dan di inginkan.
Struktur organisasi hanya mengacu pada bagaimana organisasi tersebut
dirancang . Yang dimaksud disini adalah tentang cara di mana bagian-bagian dari
organisasi ini dirancang ( Hall di Gortner, Nichols, dan Ball , 2007). Hal ini juga dapat
didefinisikan sebagai struktur organisasi yang mengatur pembagian kewenangan dan
tanggung jawab tugas dalam organisasi ( Gortner, Nichols, dan Ball , 2007) .
Desain struktur pada organisasi dapat meliputi susunan organisasi yaitu daftar
kantor, departemen, posisi, dan program ( Mayer and Rowan, 1977, p.342). Unsur-unsur
ini merupakan desain untuk menyusun arti, kegiatan, dan akhir dari tujuan organisasi
yang dimana unsur tersebut berkaitan erat dengan tujuan dan kebijakan yang harus di
buat dalam suatu organisasi. Hal ini disebut sebagai pengaturan impersonal . Inti dari
lapisan birokrasi modern pada struktur organisasi terletak pada tujuannya. Struktur dapat
juga diidentifikasi sebagai refleksi dari aturan kelembagaan yang dirasionalisasikan,
menurut Meyer dan Rowan.
Menurut Mayer dan Rowan (1977), cerminan struktur dari lingkungan
institusional tidak berarti pada pekerjaan. Hal ini penting untuk mencerminkan
keprihatinan dan tujuan dari
organisasi . Hal ini dapat digunakan untuk " kontrol,
koordinasi atau akuntabilitas, dan juga dapat disinyalkan fungsi dari struktur organisasi
seperti menyampaikan informasi kepada anggota dan luar yang tidak dapat
disebarluaskan secara efektif melalui cara lain . Struktur menyediakan saluran yang
6
dimana melalui saluran pesan mengalir , dan beberapa harapan permanen. Struktur adalah
pesan. Sebagai organisasi yang lingkungannya lebih kompleks, banyak digunakan sinyal
sebagai struktur organisaninya, baik secara internal maupun eksternal " ( Meyer ,
1979,p.482-483 ) . Penggambaran pesan dan sinyal dalam struktur organisasi yang nyata
adalah pesan sebagai struktur dan sinyal dari organisasi mengacu kepada karyawan serta
orang luar .
Struktur meliputi lapisan pengawasan, rantai komando, rentang dari kontrol,
departementalisasi, pembagian kerja, sentralisasi atau desentralisasi, prinsip fungsional,
jaringan formal, metode komunikasi formal dan seterusnya. Seseorang mungkin
berpendapat bahwa desain struktur dapat dilihat dari menerima prinsip untuk mencapat
tujuan dari organisasi.
Menurut Herbert A. Simon, Donald W. Smithburg, dan Victor A. Thompson ,
Organisasi adalah suatu sistem terencana mengenai usaha kerjasama dimana setiap
peserta mempunyai peranan yang diakui untuk dijalankan dan juga kewajiban-kewajiban
atau tugas-tugas untuk dilaksanakan.
Ada beberapa bagian dari organisasi, yaitu:
1. The Operating Core.
Yang termasuk disini adalah para pegawai yang melaksanakan pekerjaan dasar
yang berhubungan dengan produksi barang dan jasa.
2. The Strategic Apex.
Yang termasuk di dalam bagian ini adalah manajer tingkat puncak (top
management).
3. The Middle Line.
Yang termasuk di dalam bagian ini adalah para manajer yang menjembatani
manajer tingkat atas dengan bagian operasional
4. The Technostructure.
Yang termasuk dalam bagian ini adalah mereka yang diserahi tugas untuk
menganalisa dan bertanggung jawab terhadap bentuk standarisasi dalam
organisasi.
5. The Support Staff.
7
Yang termasuk disini adalah orang-orang yang memberi jasa pendukung tidak
langsung terhadap organisasi ( orang-orang yang mengisi unit staff).
2.2 Kultur Organisasi
Kultur organisasi adalah sebuah sistem makna bersama yang di anut oleh para
anggota yang membedakan suatu organisasi dari organisasi lainnya. Kultur adalah sebuah
istilah deskriptif dan berbeda dengan konsep kepuasan kerja karena kepuasan kerja
berusaha mengukur respon efektif terhadap lingkungan kerja. Kepuasan kerja
berhubungan dengan bagaimana karyawan merasakan ekspektasi organisasi, praktik –
praktik imbalan dan sebagainya dengan kata lain kepuasan kerja bersifat evaluatif.
Kultur organisasi mewakili sebuah persepsi yang sama dari para anggota
organisasi oleh karena itu bahwa individu – individu yang berbeda atau berada pada
tingkatan yang sama dalam organisasi akan memahami kultur organisasi dengan
pengertian yang serupa.
Namun , pengakuan bahwa kultur organisasi memiliki pengertian yang sama tidak
berarti bahwa tidak dimungkinkan adanya sub kultur di dalam kultur tertentu.
diantaranya:
Kultur Dominan
Kultur yang mengungkapkan nilai- nilai inti yang di hayati bersama oleh
mayoritas anggota organisasi.
Sub Kultur
Kultur di dalam sebuah organisasi, biasanya di definisikan berdasarkan
department dan factor geografis.
Nilai – Nilai Inti
Nilai-nilai utama atau dominan yang di terima di seluruh organisasi.
Budaya organisasi merupakan isu yang semakin penting dalam konteks
menganalisis organisasi karena " pemrograman kolektif dari pikiran yang membedakan
anggota satu kelompok dari kelompok lainnya" ( Hofstede di Chen dan Nath ,2005). Hal
ini dapat dilihat dari semua karyawan yaitu tentang apa saja yang rekan-rekannya tahu,
yang dipercayai, kode atau teori yang diikuti, serta permainan yang dimainkan dalam
organisasi (Keeling di Walsh, 2004) .Budaya dalam organisasi yang diterapkan adalah
sistem dari publik dan kolektif yang menerima makna yang beroperasi untuk diberikan
8
kepada kelompok pada waktu tertentu .Ketentuan dari sistem, bentuk, kategori, dan
gambar menafsirkan situasi masyarakat sendiri untuk diri mereka sendiri ( Pettigrew di
Glick, 1985).
Budaya organisasi mendefinisikan pembagian , tidak tertulis , dan nilai konstan sistem
dalam suatu organisasi . Menurut Schein (1984 ) , budaya organisasi terdiri dari artefak ,
didukung nilai-nilai , dan dasar asumsi yang mendasarinya . Artefak merupakan aspek
yang terlihat dari organisasi seperti arsitektur dan teknologi . Nilai-nilai yang dianut
mengacu pada keyakinan bahwa merasionalisasi perilaku para anggota organisasi
.Mendasari dari asumsi yang mengandung postulasi yang menentukan bagaimana
anggota kelompok berpikir , merasa , dan melihat .
Budaya organisasi memiliki empat karakteristik inti (Langan-Fox, 1997)
Stabil dan tahan terhadap perubahan
Diambil untuk diberikan pada yang kurang kesadaran dalam penanganan
Berasal dari anggota organisasi
Kumpulan dari penggabungan pemahaman bersama
Budaya organisasi secara substansial mempengaruhi anggotanya dan kegiatan
organisasi. Dapat dikatakan juga bahwa budaya mengidentitaskan organisasi yang satu
dengan yang lain ( Schein di Prajogo dan McDermott , 2005) . Budaya organisasi
membentuk perilaku anggota organisasi .Mengubah budaya suatu organisasi adalah hal
yang sulit semenjak semua aspek adalah stabil dan sulit untuk diubah.( Langan - Fox dan
Tan , 1997) . Dengan kata lain,budaya organisasi adalah cermin dari tradisi dalam semua
organisasi .
Budaya organisasi merupakan esensi kehidupan dalam polah tingkah laku yang
menjiwai individu-individu sebagai suatu kebiasaan yang dijalankan secara terusmenerus dalam jangka waktu lama, dimana hal ini menjadi sebuah karakter dalam
perilaku. Sementara struktur organisasi merupakan sistematisasi dalam penempatan
jabatan yang memiliki cakupan wilayah kerjanya, dimana di dalamnya memiliki hak
dan kewajiban serta tugas pokok dan fungsinya.
9
Karena budaya organisasi merupakan karakter yang menjiwai para individunya,
maka struktur organisasi yang ada yang relatif kaku harus dibuat lebih fleksibel,
khususnya ketika dilaksanakan.
Untuk menjadikan budaya organisasi dan struktur organisasi lebih fleksibel,
maka dibutuhkan upaya serius dari civitas academicasekolahan, yakni melalui
kebijakan-kebijakan maupun sikap-sikap dalam proses kegiatan di sekolahan. Kita
tahu, bahwa dalam hubungan suatu organisasi dan dalam kinerjanya, dikenala dengan
sebutan kolektif kolegial, yang artinya bahwa, dalam setiap kebijakan, kegiatan, atau
pun dalam menjalankan suatu proses di dalam sekolahan, harus berpijak pada
kebersamaan. Dimana seluruh stake holder yang ada dalam lingkungan sekolahan
dilibatkan.
Hal ini juga akan bermanfaat untuk membangun dan mereduksi sebuah sistem
yang lebih bertitik tolak pada pengambilan kebijakan yang partisipatif, artinya bahwa
seluruh komponen stake holder-stake holder dilibatkan dan diakui keberadaannya
untuk memberikan masukan.
Sikap partisipatif yang dijalankan ini akan berimplikasi pada sinergisitas
dari civitas academica sekolahan dalam menjalankan kegiatannya serta dalam
mencapai suatu tujuan bersama yang telah disepakati. Sinergisitas ini sangat urgen
mengingat suatu kegiatan tidak akan berjalan hanya dilakukan oleh kepala sekolah,
atau semata oleh guru. Tetapi akan melibatkan para siswa, komite sekolah, serta para
wali murid. Sehingga akan tercipta pula sistem yang transparansi.
Jadi, intinya adalah bagaimana untuk menjadi struktur organisasi yang ada
dapat diimplementasikan secara fleksibel dengan kebijakan yang bersifat partisipatif
bagi seluruh stake holder yang mana jika dilakukan secara terus menerus akan menjadi
sebuah karakter di setiap individu civitas academica sekolahan dengan menghasilkan
suatu budaya organisasi yang mapan dan positif bagi lingkungan.
10
2.3 Klasifikasi Organisasi
Organisasi dapat diklasifikasikan berdasarkan berbagai karakteristik dalam tipologi
atau taksonomi , meskipun ada perdebatan tentang arti dari masing-masing pendekatan
(Carper & Snizek , 1980; McKelvey , 1975; Meyer , Tsui , & Hinings , 1993; Kaya ,
1992) . Lihat Tabel 2 untuk perbandingan ringkasan prosedur klasifikasi . Tipologi adalah
klasifikasi berdasarkan intuisi atau proposisi teoritis yang belum menunjukkan secara
empiris . Mereka berfungsi sebagai sarana bagi para peneliti untuk mengkategorikan
organisasi untuk kepentingan perbandingan , teori , dan analisis (Rich , 1992) . Namun,
tidak adanya pedoman untuk hasil klasifikasi tersebut dalam inkonsistensi dan kritik
dengan beberapa alasan bahwa tipologi -fail untuk lulus bahkan tes yang paling dasar
logika dan sedikit lebih dari tautologies‖ ( hlm. 759 ) .
Taksonomi mengandalkan temuan empiris untuk lebih obyektif mengatur
organisasi ke dalam kelompok dengan karakteristik yang sama . Tantangan dengan
taksonomi adalah bahwa sangat sulit untuk membuat keputusan yang benar-benar
obyektif tentang klasifikasi didasarkan pada temuan empiris ( McKelvey , 1975) .
Prosedur Klarifikasi Organisasi
Tipe Prosedur
Tradisional
Standart Prosedur
Common Sense
Hasil dari Prosedur
Gagal untuk menentukan
Theoritical
A Priori/Heuristic
organisasi ditugaskan .
Kelas
Organisasi
isi
kelompok
terbentuk
sebelum
penempatan organisasi ke dalam kelas-kelas
ini . Organisasi diurutkan ke dalam kelas
berdasarkan teori sebelumnya daripada metode
Emperical
A Posteriori/Arithmetic
empiris.
Kelas organisasi muncul dari prosedur empiris
yang digunakan untuk memilah fitur organisasi
atas dasar kesamaan atau kontras.
2.4 Flat Organizational Structure
Organisasi dengan rentang kendali luas memiliki sedikit tingkat hirarki, banyak
orang berada dibawah satu penyelia, sehingga terbentuk struktur organisasi datar
11
(flate). Dalam struktur organisasi datar jumlah orang yang dikelola oleh satu personalia
biasannya banyak dalam struktur organisasi tinggi rentang kendali cenderung lebih
sempit. Akan tetapi rentang kendali bergantung kepada banyak faktor. Kemampuan
karyawan dan keahlian manajerial personalia membantu menetapkan apakah rentang
kendalinnya luas atau sempit, yang juga berpengaruh adalah kesamaan dan
kesederhanaan tugas yang dilakukan dibawah penyeliaan manajer dan seberapa jauh
tugas – tugas itu saling berkaitan.
Proses untuk menciptakan struktur dan pengambilan keputusan tentang alternatif
struktur disebut desain organisasi. Pembentukan struktur organisasi dihadapka pada dua
hal, yaitu diferensiasi atau pembagian tugas diantara anggota organisasi, dan integrasi
atau koordinasi dalam pembagian tugas tersebut. Struktur organisasi membahas
bagaimana cara organisasi membagi tugas diantara anggota organisasi dan menghasilkan
koordinasi diantara tugas-tugas tersebut.
2.5 Keputusan Manajerial dan Tiga Dimensi Struktur Organisasi
Pengambilan keputusan (decision making) adalah proses identifikasi masalah dan
kesempatan kemudian memecahkannya. Pengambilan keputusan yang baik merupakan
bagian vital dari maanjemen yang baik, karena keputusan-keputusan yang menentukan
bagaimana suatu cara organisasi menyelesaikan masalah, mengalokasikan sumber daya
dan meraih sasaran.
Keputusan manajerial sebagai pembentuk struktur organisasi meliputi :
1) Pembagian kerja, menyangkut kadar dari spesialisasi pekerjaan. Para
manager membagi seluruh tugas organisasi menjadi pekerjaan-pekerjaan
khusus yang tersusun dari aktivitas-aktivitas khusus. Secara ringkas dapat
dinyatakan bahwa pembagian kerja akan mempengaruhi tingkat prestasi
organisasi melalui minimisasi ketergantungan pada individu-individu
tertentu atau perpindahan yang percuma komponen-komponen pekerjaan
besar. Disamping itu, pembagian kerja (spesialisasi) mengandung
konsekuensi-
konsekuensi
pada
perilaku
para
karyawan,
seperti
menurunkan keterlibatan dan kepuasan kerja karyawan, menimbulkan
12
kebosanan karena pekerjaan menjadi monoton, mengakibatkan tingkat
keterkaitan karyawan lebih rendah dan kehilangan motivasi yng mengarah
kepada ketidakefisienan.
2) Pendelegasian kewenangan (delegation of authority) mengacu secara
khusus pada kewenangan pengambilan keputusan, bukan melakukan
pekerjaan. Pendelegasian kewenangan memiliki efek positif pada
pengembangan manager professional, dan membawa iklim persaingan
dalam organisasi.
3) Pembagian
Departemen.
Cara
organisasi
dibagi
secara
structural.Pembagian departemen ini dapat dikelompokkan menjadi
pembagian
departemen
departementalization),
berdasarkan
berdasarkan
fungsinya
wilayah
(functional
(geographic
departementalization), berdasarkan produk (product departementalization),
berdasarkan pelanggan (customer departementalization).
Semakin besar dan kompleks suatu organisasi, akan sangat logis bila digunanakan
tipe Departementasi organisasi kombinasi berbagai tipe diatas, yang dikenal
segabai desain organisasi campuran (hybird design) atau sering juga disebutmixed
departementation. Sebagai contoh, suatu perusahaan industri besar mungkin diorganisasi
menurut wilayah pada tingkat horizontal pertama, dan tingkatan-tingkatan selanjutnya
diorganisasi atas dasar produk, fungsi, peralatan dan waktu.
Departementasi
fungsional. Pendekatan
fungsional
untuk
mengelompokan
kegiatan-kegiatan organisasi ini mungkin merupakan tipe Departementasi yang paling
umum dan luas digunakan dalam merancang struktur organisasi. Departementasi
fungsional dapat dijumpai dalam semua tipe organisasi. Kebaikan utama Departementasi
fungsional adalah berkaitan denan aspek-aspek positif spesialisasi . Secara teoritis,
fungsionalisme akan mengingkatkan efisiensi dan memungkinkan pemanfaatan karyawan
dan peralatan paling ekonomis.
Departementasi produk dengan berkembangnya organisasi formal departemetasi
fungsional menjadi semkain sulit dan tidak praktis lagi. Dalam hal ini, manajemen dapat
membentuk divisi-divisi setengah otonom, yang masing-masing dirancang, memproduksi
13
dan memasarkan sendiri produk-produknya. Setiap produk atau lini produk dikelola oleh
seorang manajer yang bertanggung jawab kepada direktur organisasi.
Departementasi wilayah bila organisasi beroperasi diwilayah-wilayah yang
tersebar, maka Departementasi atas dasar wilayah akan diperlukan. Kegiatan pemasaran
yang beroperasi dibanyak daerah dalam suatu negara sering dibagi menjadi kelompokkelompok wilayah dengan manajer pemasaran tersendiri (Area Manajer) untuk setiap
lokasi.
Tiga Dimensi Struktur Organisasi
1) Kompleksitas
Kompleksitas merujuk pada tingkat differensiasi yang ada didalam sebuah
organisasi. Differensiasi horizontal mempertimbangkan tingkat pemisahan
horizontal diantara unit-unit.Differensiasi vertical merujuk pada kedalaman
hierarki organisasi.Differensiasi spasial meliputi tingkat sejauh mana lokasi
fasilitas dan para pegawai organisasi tersebar secara geografis.
Differensiasi
horizontalmerujuk
pada
pengelompokan
berdasarkan
spesialisasi-spesialisasi yang ada dalam sebuah organisasi, baik spesialisasi
fungsional maupun sosial.Pembagian departemen-departeman dalam organisasi
dapat dilakukan berdasarkan jumlah orang, fungsi, produk atau jasa, klien,
geografis, atau proses (Kusdi, 2009:169).
Differensiasi vertical Merujuk pada kedalaman struktur. Diferensiasi
meningkat, demikian pula kompleksitasnya, karena jumlah tingkatan hierarki
didalam organisasi bertambah(Robbins, 1994 : 95).Organisasi dengan jumlah
pegawai yang sama, tidak perlu mempunyai tingkat diferensiasi vertikal yang
sama. Organisasi dapat berbentuk tinggi (tall), dengan banyak lapisan hierarki,
atau mendatar (flat), dengan sedikit tingkatan. Faktor yang menentukan adalah
Rentang Kendali (Robbins, 1994 : 96).
Organiasi dapat melakukan aktivitas yang sama dengan tingkat
diferensiasi horizontal dan pengaturan hierarki yang sama diberbagai lokasi.
Tetapi keberadaan barbagai lokasi tersebut meningkatkan kompleksitas (Robbins,
1994:98). Oleh karena itu, elemen ketiga dalam kompleksitas adalah diferensiasi
14
spasial, yang merujuk pada tingkat sejauh mana lokasi kantor, pabrik dan
personalia sebuah organisasi tersebar secara geografis.
2) Sentralisasi
Penjelasan terkait sentralisasi secara lebih khusus yaitu jenjang kepada
siapa kekuasaan formal untuk membuat pilihan-pilihan
secara leluasa
dikonsentrasikan pada seorang individu, unit, atau tingkatan (biasanya berada
tinggi pada organisasi), dengan demikian mengizinkan para pegawai (biasanya
pada tingkat rendah dalam organisasi) untuk member masukan yang minimal ke
dalam pekerjaan mereka (Robbins, 1994 :118).
Sentralisasi dapat dijelaskan juga bahwa hal ini merujuk pada bentukbentuk keputusan yang mengandung kebebasan bagi seseorang. Istilah kuncinya
adalah pilihan-pilihan bebas (discretionary choice), “jika dikatakan the director
possesses certain discretionary funds, artinya direktur memiliki dana-dana tertentu
yang boleh dikeluarkan atau digunakan sesukannya”(Kusdi, 2009:174).
Kebebasan dalam memilih ini biasanya di konsentrasikan pada pucuk pimpinan
atau level manajemen atas, dan untuk level manajemen bawah tidak mendapatkan
peluang dalam memilih keputusan, kecuali pilihan-pilihan bebas
ini dalam
pelaksanaan tugas-tugasnya.
3) Formalisasi
Formalisasi yaitu sejauh mana organisasi menyandarkan dirinya pada
peraturan dan prosedur untuk mengatur perilaku dari para pegawainya.
Formalisasi merujuk pada tingkat sejauh mana pekejaan dalam organisasi itu
distandarisasikan. Jika sebuah pekerjaan sangat diformalisasikan maka pemegang
pekerjaan itu hanya mempunyai sedikit kebebasan mengenai apa yang harus
dikerjakan, bilamana mengerjakannya dan bagaimana harus melakukannya.
Dengan demikian formalisasi adalah suatu ukuran tentang standarisasi.
Formalisasi akan diukur dengan menentukan apakah organisasi tersebut
mempunyai manual mengenai kebijakan dan prosedur, menilai jumlah
keistimewaan peraturannya, melihat kembali uraian pekerjaan untuk melihat
15
tingkat kerumitan. Jika kita berbicara mengenai formalisasi maka kita merujuk
pada peraturan tertulis organisasi.
“Jika sebuah pekerjaan sangat diformalisasikan, maka pemegang pekerjaan
itu hanya mempunyai sedikit kebebasan mengenai apa yang harus dikerjakan,
bilamana mengerjakannya, dan bagaimana ia harus melakukannya”(Robbins,
1994:103). Para manajer mempunyai sejumlah teknik formalisasi yang diambil
dari
pendapat
StepenP.Robbins
dalam
Kusdi
(2009:173),
untuk
dapat
menstandarisasikan perilaku para pegawai. Teknik-teknik yang digunakan dalam
menstandarisasikan adalah:
1) Proses Seleksi (selection) Organisasi memilih pegawainya bukan secara
acak. Para pelamar diproses melalui sejumlah rintangan yang dirancang
untuk membedakan para individu yang mungkin dapat berprestasi dengan
baik dari mereka yang mungkin tidak akan berhasil.
2) Persyaratan Jabatan (role requirement) Para individu di dalam organisasi
mempunyai jabatan.Setiap pekerjaan membawa serta harapan mengenai
bagaimana si pemegang jabatan seharusnya berperilaku.
3) Peraturan, Prosedur, dan Kebijakan (rules, procedures, and policies)
Peraturan merupakan pernyataan eksplisit yang ditujukan kepada seorang
pegawai tentang apa yang harus atau tidak boleh dilakukan. Prosedur
adalah rangkaian langkah yang saling berhubungan satu sama lain secara
sekuensial yang diikuti pegawai dalam melaksanakan tugasnya. Kebijakan
adalah pedoman yang menetapkan hambatan terhadap pengambilan
keputusan yang dibuat oleh pegawai.
4) Proses pelatihan (training) Pelatihan ada yang bersifat on-the-job-training
(misalnya pemagangan, pendampingan (coaching), atau penugasanpenugasan yang bersifat studi), ada pula yang bersifat off-the-job-training
(ceramah, demonstrasi, simulasi, atau instruksi terprogram).
5) Ritual (rituals) Ritual atau upacara adalah semacam “pengesahan” bahwa
seseorang menyandang status tertentu. Formalisasi melalui teknik ini
biasanya dilakukan untuk jabatan-jabatan strategis dan memiliki dampak
jangka panjang pada perusahaan.
16
2.6 Desain Organisasi
Desain organisasi, Ivancevich (2008) mendefinisikannya sebagai proses
penentuan
keputusan
proyek pekerjaan,
dan
untuk
memilih
alternatif
kerangka
kerja
jabatan,
departemen. Dengan demikian, keputusan atau tindakan-
tindakan yang dipilih ini akan menghasilkan sebuah struktur organisasi. Menurut Burns
dan Stalker ada dua jenis struktur organisasi yang sangat kontras yaitu desain organisasi
mekanistik dan desain organisasi mekanik. Lingkungan eksternal berkaitan dengan
struktur organisasi.Ketika lingkungan eksternal stabil, internal organisasi dikelola dengan
peraturan, prosedur dan hirarki wewenang yang jelas. Semua keputusan manajerial dibuat
pada tingkat puncak, dan sentralisasi wewenang yang kuat, atau struktur organisasi
mekanistik.
Namun jika organisasi menghadapi perubahan lingkungan yang cepat, memiliki
struktur organisasi yang berbeda, organisasi bersifat adaptif dan spontan. Aturan
umumnya tidak tertulis, hirarki wewenang tidak jelas, danwewenang pengambilan
keputusan tersebar luas, maka disebut struktur organisasi organik.
Desain organisasi adalah suatu model yang dipilih oleh organisasiuntuk
melakukan koordinasi dan pengendalian tugas-tugas dalamorganisasi termasuk di
dalamnya bagaimana seluruh anggota organisasi dimotivasi agar mengeluarkan segenap
energi dan kemampuannya untukmemaksimalkan kemampuan dan sumberdaya
organisasi
dalammemproses,
menciptakan
menghasilkan
sesuatu
yang
bernilai
bagiorganisasi baik barang maupun jasa. Jones (2001: 34-58) mengemukakan beberapa
tantangan dalam mendesain organisasi yaitu; diferensiasi,diferensiasi
-
integrasi,
sentralisasi-desentralisasi dan standardisasi penyesuaian bersama (mutual adjusment).
Tantangan tersebut dimaksudkan bahwa dalam desain organisasi senantiasa akan ditemui
dua situasi yang dilematis antara dua kutub yang saling berseberangan. Situasi tersebut
mengharuskan pimpinan
organisasi
atau perusahaan melakukan pilihan-pilihan desain
mana yang paling efektif, produktif dan juga efisien bagi organisasinya.Setiap pilihan
mempunyai konsekuensi-konsekuensi sesuai dengan kelebihan dankekurangan masingmasing desain.
17
2.7 Efektivitas Organisasi
Ada pertanyaan timbul bagaimana menilai tingkat keberhasilan organisasi yang
sifatnya relatif, serta apa yang diupayakan manajer dan pegawainya untuk mencapai
tujuan organisasi.
Menurut beberapa para ahli bahwa yang salah satunya, yaitu
“Efektivitas Organisasi didefinisikan sebuah organisasi mewujudkan tujuan-tujuannya”
(Robbins, 1994:53).Adapun pendapat yang serupa dengan definisi Robbins yaitu,
“Efektivitas Organisasi merupakan tingkat ketepatan pencapaian suatu sasaran dengan
memanfaatkan sumber daya-sumber daya yang ada” (Mohyi, 2012:197).
Berdasarkan
kedua
pendapat
mengenai
efektivitas
organisasi
peneliti
mendefinisikan efektivitas organisasi merupakan ketepatan dalam pencapaian organisasi
dalam
meraih
tujuan-tujuannya
dengan
memberdayakan
sumber
daya
organisasi.“mempelajari efektivitas organisasi ialah memadukan faktor-faktor organisasi,
seperti struktur dan teknologi, dengan faktor-faktor individual, seperti motivasi, rasa
keterikatan, dan prestasi kerja” (Steers, 1984:XI). Jadi apabila ada sesuatu atau tujuan
yang dicari oleh sebuah organisasi untuk dilaksanakan dengan catatan bahwa sinergi dari
faktor organisasi dan perilaku sumber daya manusia yang ada untuk berupaya dalam
mencapai tujuan organisasi dan mempertahankan kelangsungan hidupnya.
BAB 3
PENUTUP
18
3.1 Kesimpulan
Struktur
organisasi
berkaitan
dengan
hubungan
yang
relatif
tetap
diantara berbagai tugas yang ada dalam organisasi. Proses untuk menciptakan struktur
dan pengambilan keputusan alternative struktur disebut desain organisasi.Pembentukan
struktur organisasi dihadapkan pada dua hal, yaitu diferensiasi atau pembagian
tugas diantara anggota organisasi, dan integrasi atau koordinasi dalam pembagian tugas
tersebur. Ada beberapa bagian dari organisasi, yaitu: TheOperating Core, The Strategic
Apex, The Middle Line, The Technostructure, danThe Support Staff. Ada lima keputusan
desain yang diperlukan untukmenciptakan struktur organisasi yaitu: Pembagian tugas
(division of labor),Departementasi, Rentang kendali, Delegasi wewenang, dan
Mekanismekoordinasi
Bentuk struktur organisasi terdiri dari struktur sederhana, strukturfungsional,
struktur divisional, struktur matriks dan struktur organisasiinternasional berbasis area
geografis.Variabel
penting
atau kematangan organisasi.
yang
mempengaruhi
desain
organisasi
Struktur organisasi, gayakepemimpinan,
adalah umur
dan
sistem
administrasi mengikuti pola perkembangan dan perubahan yang diperkirakan sejalan
dengan kemajuan organisasi. Ada empat tahapan utama untuk menjelaskan siklus
kehidupan organisasi : entrepreneur, kolektivitas, formalisasi, dan elaborasi
DAFTAR PUSTAKA
19
Abouzeedan ,Adli Abouzeedan ; Thomas Hedner, 2012, “Organization structure theories and
open innovation paradigm”. World Journal of Scienc. Volume 9, No.1
Barnett, William P;Carroll, Glenn R, 1995,“Modeling Internal Organizational Change”. Annual
Review of Sociology. Volume 36
G. Esworthy David, August 2011, “Subcultures in a Flat Organizational Structure”. ProQuest LLC
Gultekin ,Kubra, PhD, March 2014,”The Reform Era Of Policing: How Does Organizational
Structure Influence Organizational Culture?”. European Scientific Journal. Volume 10, No.8
Miner, John B, November 2005,”Organizational behavior 2; essential theories of process
and structure”.Trade Journals. Volume20, No. 4
Ravenswaay, Eileen Olson van , 1986, “Organizational Design and Agribusiness Management
Research”, ProQuest Agriculture Journals pg. 409
20
PENERAPAN DESAIN DAN STUKTUR
ORGANISASI DALAM SEBUAH PERUSAHAAN
BINUS UNIVERSITY
JAKARTA
TAHUN AJARAN 2014/2015
MAKALAH
PENERAPAN DESAIN DAN STUKTUR
ORGANISASI DALAM SEBUAH PERUSAHAAN
Disusun Oleh :
Loviana – 1701316922
Tiffani Hendro - 1701337725
Viliana Wijaya – 1701316216
Wiryani – 1701317162
Yenny – 1701314892
Kelas : LA21
BINUS UNIVERSITY
JAKARTA
TAHUN AJARAN 2014/2015
2
DAFTAR ISI
DAFTAR ISI....................................................................................................................................3
BAB 1..............................................................................................................................................4
PENDAHULUAN...........................................................................................................................4
1.1
Latar Belakang.................................................................................................................4
1.2
Rumusan Masalah.............................................................................................................5
1.3
Tujuan Pembahasan..........................................................................................................5
BAB 2..............................................................................................................................................6
PEMBAHASAN..............................................................................................................................6
2.1
Stuktur Organisasi.............................................................................................................6
2.2
Kultur Organisasi..............................................................................................................8
2.3
Klasifikasi Organisasi.....................................................................................................11
2.4
Flat Organizational Structure..........................................................................................12
2.5
Keputusan Manajerial dan Tiga Dimensi Struktur Organisasi........................................12
2.6
Desain Organisasi............................................................................................................17
2.7
Efektivitas Organisasi.....................................................................................................18
BAB 3............................................................................................................................................19
PENUTUP.....................................................................................................................................19
3.1
Kesimpulan.....................................................................................................................19
DAFTAR PUSTAKA.....................................................................................................................20
3
BAB 1
PENDAHULUAN
1.1 Latar Belakang
Lingkungan sebuah organisasi terbentuk dari lembaga-lembaga atau kekuatankekuatan di luar organisasi
yang
berpotensi
Kekuatan-kekuatan ini biasanya meliputi
memengaruhi
kinerja
organisasi.
pemasok, pelanggan, pesaing, badan
peraturan pemerintah, kelompok-kelompok tekanan publik, dan sebagainya.
Struktur organisasi dipengaruhi oleh lingkungannya karena lingkungan selalu
berubah. Beberapa organisasi menghadapi lingkungan yang relatif statis yaitu dimana
tidak banyaknya kekuatan di lingkungan mereka yang berubah. Misalnya, tidak muncul
pesaing baru, tidak ada terobosan teknologi baru oleh pesaing saat ini, atau tidak
banyak
aktivitas
dari
kelompok-kelompok
tekanan
publik
yang mungkin
memengaruhi organisasi. Selain lingkungan statis, ada beberapa organisasi lain yang
menghadapi lingkungan yang sangat dinamis yaitu dimana peraturan pemerintah cepat
berubah dan memengaruhi bisnis mereka, ada pesaing baru,
kesulitan
dalam
mendapatkan bahan baku, preferensi pelanggan yang terus berubah terhadap produk,
dan sebagainya. Secara signifikan, lingkungan yang statis memberi lebih sedikit
ketidakpastian bagi para manajer dibanding lingkungan yang dinamis. Karena
ketidakpastian
manajemen
adalah
sebuah
ancaman
bagi
keefektifan
sebuah
organisasi,
akan mencoba meminimalkannya. Selain dari ketidakpastian, budaya
organisasi juga ikut dalam mempengaruhi kontribusi bagi keefektivan organisasi secara
keseluruhan dan mempengaruhi perilaku organisasi. Salah satu cara untuk mengurangi
ketidakpastian lingkungan dan menciptakan budaya organisasi yang efektif adalah
melalui penyesuaian struktur dan desain organisasi.
4
1.2 Rumusan Masalah
Adapun latar belakang diatas mempunyai perumusan masalah yakni mengenai
“Struktur dan Desain Organisasional, serta Pengelolaan Perubahan Organisasional“
1.3 Tujuan Pembahasan
Tujuan dari perumusan diatas adalah memahami perilaku yang terjadi dalam
proses pengorganisasian yakni baik struktur dan desain organisasional, serta mampu
menjelaskan pengelolaan perubahan organisasional.
5
BAB 2
PEMBAHASAN
2.1 Stuktur Organisasi
Organisasi adalah sekelompok orang (dua atau lebih) yang secara formal
dipersatukan dalam suatu kerjasama untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan.
Struktur Organisasi adalah suatu susunan atau hubungan antara tiap bagian serta
posisi yang ada pada suatu organisasi atau perusahaan dalam menjalankan kegiatan
operasional untuk mencapai tujuan yang di harapakan dan di inginkan.
Struktur organisasi hanya mengacu pada bagaimana organisasi tersebut
dirancang . Yang dimaksud disini adalah tentang cara di mana bagian-bagian dari
organisasi ini dirancang ( Hall di Gortner, Nichols, dan Ball , 2007). Hal ini juga dapat
didefinisikan sebagai struktur organisasi yang mengatur pembagian kewenangan dan
tanggung jawab tugas dalam organisasi ( Gortner, Nichols, dan Ball , 2007) .
Desain struktur pada organisasi dapat meliputi susunan organisasi yaitu daftar
kantor, departemen, posisi, dan program ( Mayer and Rowan, 1977, p.342). Unsur-unsur
ini merupakan desain untuk menyusun arti, kegiatan, dan akhir dari tujuan organisasi
yang dimana unsur tersebut berkaitan erat dengan tujuan dan kebijakan yang harus di
buat dalam suatu organisasi. Hal ini disebut sebagai pengaturan impersonal . Inti dari
lapisan birokrasi modern pada struktur organisasi terletak pada tujuannya. Struktur dapat
juga diidentifikasi sebagai refleksi dari aturan kelembagaan yang dirasionalisasikan,
menurut Meyer dan Rowan.
Menurut Mayer dan Rowan (1977), cerminan struktur dari lingkungan
institusional tidak berarti pada pekerjaan. Hal ini penting untuk mencerminkan
keprihatinan dan tujuan dari
organisasi . Hal ini dapat digunakan untuk " kontrol,
koordinasi atau akuntabilitas, dan juga dapat disinyalkan fungsi dari struktur organisasi
seperti menyampaikan informasi kepada anggota dan luar yang tidak dapat
disebarluaskan secara efektif melalui cara lain . Struktur menyediakan saluran yang
6
dimana melalui saluran pesan mengalir , dan beberapa harapan permanen. Struktur adalah
pesan. Sebagai organisasi yang lingkungannya lebih kompleks, banyak digunakan sinyal
sebagai struktur organisaninya, baik secara internal maupun eksternal " ( Meyer ,
1979,p.482-483 ) . Penggambaran pesan dan sinyal dalam struktur organisasi yang nyata
adalah pesan sebagai struktur dan sinyal dari organisasi mengacu kepada karyawan serta
orang luar .
Struktur meliputi lapisan pengawasan, rantai komando, rentang dari kontrol,
departementalisasi, pembagian kerja, sentralisasi atau desentralisasi, prinsip fungsional,
jaringan formal, metode komunikasi formal dan seterusnya. Seseorang mungkin
berpendapat bahwa desain struktur dapat dilihat dari menerima prinsip untuk mencapat
tujuan dari organisasi.
Menurut Herbert A. Simon, Donald W. Smithburg, dan Victor A. Thompson ,
Organisasi adalah suatu sistem terencana mengenai usaha kerjasama dimana setiap
peserta mempunyai peranan yang diakui untuk dijalankan dan juga kewajiban-kewajiban
atau tugas-tugas untuk dilaksanakan.
Ada beberapa bagian dari organisasi, yaitu:
1. The Operating Core.
Yang termasuk disini adalah para pegawai yang melaksanakan pekerjaan dasar
yang berhubungan dengan produksi barang dan jasa.
2. The Strategic Apex.
Yang termasuk di dalam bagian ini adalah manajer tingkat puncak (top
management).
3. The Middle Line.
Yang termasuk di dalam bagian ini adalah para manajer yang menjembatani
manajer tingkat atas dengan bagian operasional
4. The Technostructure.
Yang termasuk dalam bagian ini adalah mereka yang diserahi tugas untuk
menganalisa dan bertanggung jawab terhadap bentuk standarisasi dalam
organisasi.
5. The Support Staff.
7
Yang termasuk disini adalah orang-orang yang memberi jasa pendukung tidak
langsung terhadap organisasi ( orang-orang yang mengisi unit staff).
2.2 Kultur Organisasi
Kultur organisasi adalah sebuah sistem makna bersama yang di anut oleh para
anggota yang membedakan suatu organisasi dari organisasi lainnya. Kultur adalah sebuah
istilah deskriptif dan berbeda dengan konsep kepuasan kerja karena kepuasan kerja
berusaha mengukur respon efektif terhadap lingkungan kerja. Kepuasan kerja
berhubungan dengan bagaimana karyawan merasakan ekspektasi organisasi, praktik –
praktik imbalan dan sebagainya dengan kata lain kepuasan kerja bersifat evaluatif.
Kultur organisasi mewakili sebuah persepsi yang sama dari para anggota
organisasi oleh karena itu bahwa individu – individu yang berbeda atau berada pada
tingkatan yang sama dalam organisasi akan memahami kultur organisasi dengan
pengertian yang serupa.
Namun , pengakuan bahwa kultur organisasi memiliki pengertian yang sama tidak
berarti bahwa tidak dimungkinkan adanya sub kultur di dalam kultur tertentu.
diantaranya:
Kultur Dominan
Kultur yang mengungkapkan nilai- nilai inti yang di hayati bersama oleh
mayoritas anggota organisasi.
Sub Kultur
Kultur di dalam sebuah organisasi, biasanya di definisikan berdasarkan
department dan factor geografis.
Nilai – Nilai Inti
Nilai-nilai utama atau dominan yang di terima di seluruh organisasi.
Budaya organisasi merupakan isu yang semakin penting dalam konteks
menganalisis organisasi karena " pemrograman kolektif dari pikiran yang membedakan
anggota satu kelompok dari kelompok lainnya" ( Hofstede di Chen dan Nath ,2005). Hal
ini dapat dilihat dari semua karyawan yaitu tentang apa saja yang rekan-rekannya tahu,
yang dipercayai, kode atau teori yang diikuti, serta permainan yang dimainkan dalam
organisasi (Keeling di Walsh, 2004) .Budaya dalam organisasi yang diterapkan adalah
sistem dari publik dan kolektif yang menerima makna yang beroperasi untuk diberikan
8
kepada kelompok pada waktu tertentu .Ketentuan dari sistem, bentuk, kategori, dan
gambar menafsirkan situasi masyarakat sendiri untuk diri mereka sendiri ( Pettigrew di
Glick, 1985).
Budaya organisasi mendefinisikan pembagian , tidak tertulis , dan nilai konstan sistem
dalam suatu organisasi . Menurut Schein (1984 ) , budaya organisasi terdiri dari artefak ,
didukung nilai-nilai , dan dasar asumsi yang mendasarinya . Artefak merupakan aspek
yang terlihat dari organisasi seperti arsitektur dan teknologi . Nilai-nilai yang dianut
mengacu pada keyakinan bahwa merasionalisasi perilaku para anggota organisasi
.Mendasari dari asumsi yang mengandung postulasi yang menentukan bagaimana
anggota kelompok berpikir , merasa , dan melihat .
Budaya organisasi memiliki empat karakteristik inti (Langan-Fox, 1997)
Stabil dan tahan terhadap perubahan
Diambil untuk diberikan pada yang kurang kesadaran dalam penanganan
Berasal dari anggota organisasi
Kumpulan dari penggabungan pemahaman bersama
Budaya organisasi secara substansial mempengaruhi anggotanya dan kegiatan
organisasi. Dapat dikatakan juga bahwa budaya mengidentitaskan organisasi yang satu
dengan yang lain ( Schein di Prajogo dan McDermott , 2005) . Budaya organisasi
membentuk perilaku anggota organisasi .Mengubah budaya suatu organisasi adalah hal
yang sulit semenjak semua aspek adalah stabil dan sulit untuk diubah.( Langan - Fox dan
Tan , 1997) . Dengan kata lain,budaya organisasi adalah cermin dari tradisi dalam semua
organisasi .
Budaya organisasi merupakan esensi kehidupan dalam polah tingkah laku yang
menjiwai individu-individu sebagai suatu kebiasaan yang dijalankan secara terusmenerus dalam jangka waktu lama, dimana hal ini menjadi sebuah karakter dalam
perilaku. Sementara struktur organisasi merupakan sistematisasi dalam penempatan
jabatan yang memiliki cakupan wilayah kerjanya, dimana di dalamnya memiliki hak
dan kewajiban serta tugas pokok dan fungsinya.
9
Karena budaya organisasi merupakan karakter yang menjiwai para individunya,
maka struktur organisasi yang ada yang relatif kaku harus dibuat lebih fleksibel,
khususnya ketika dilaksanakan.
Untuk menjadikan budaya organisasi dan struktur organisasi lebih fleksibel,
maka dibutuhkan upaya serius dari civitas academicasekolahan, yakni melalui
kebijakan-kebijakan maupun sikap-sikap dalam proses kegiatan di sekolahan. Kita
tahu, bahwa dalam hubungan suatu organisasi dan dalam kinerjanya, dikenala dengan
sebutan kolektif kolegial, yang artinya bahwa, dalam setiap kebijakan, kegiatan, atau
pun dalam menjalankan suatu proses di dalam sekolahan, harus berpijak pada
kebersamaan. Dimana seluruh stake holder yang ada dalam lingkungan sekolahan
dilibatkan.
Hal ini juga akan bermanfaat untuk membangun dan mereduksi sebuah sistem
yang lebih bertitik tolak pada pengambilan kebijakan yang partisipatif, artinya bahwa
seluruh komponen stake holder-stake holder dilibatkan dan diakui keberadaannya
untuk memberikan masukan.
Sikap partisipatif yang dijalankan ini akan berimplikasi pada sinergisitas
dari civitas academica sekolahan dalam menjalankan kegiatannya serta dalam
mencapai suatu tujuan bersama yang telah disepakati. Sinergisitas ini sangat urgen
mengingat suatu kegiatan tidak akan berjalan hanya dilakukan oleh kepala sekolah,
atau semata oleh guru. Tetapi akan melibatkan para siswa, komite sekolah, serta para
wali murid. Sehingga akan tercipta pula sistem yang transparansi.
Jadi, intinya adalah bagaimana untuk menjadi struktur organisasi yang ada
dapat diimplementasikan secara fleksibel dengan kebijakan yang bersifat partisipatif
bagi seluruh stake holder yang mana jika dilakukan secara terus menerus akan menjadi
sebuah karakter di setiap individu civitas academica sekolahan dengan menghasilkan
suatu budaya organisasi yang mapan dan positif bagi lingkungan.
10
2.3 Klasifikasi Organisasi
Organisasi dapat diklasifikasikan berdasarkan berbagai karakteristik dalam tipologi
atau taksonomi , meskipun ada perdebatan tentang arti dari masing-masing pendekatan
(Carper & Snizek , 1980; McKelvey , 1975; Meyer , Tsui , & Hinings , 1993; Kaya ,
1992) . Lihat Tabel 2 untuk perbandingan ringkasan prosedur klasifikasi . Tipologi adalah
klasifikasi berdasarkan intuisi atau proposisi teoritis yang belum menunjukkan secara
empiris . Mereka berfungsi sebagai sarana bagi para peneliti untuk mengkategorikan
organisasi untuk kepentingan perbandingan , teori , dan analisis (Rich , 1992) . Namun,
tidak adanya pedoman untuk hasil klasifikasi tersebut dalam inkonsistensi dan kritik
dengan beberapa alasan bahwa tipologi -fail untuk lulus bahkan tes yang paling dasar
logika dan sedikit lebih dari tautologies‖ ( hlm. 759 ) .
Taksonomi mengandalkan temuan empiris untuk lebih obyektif mengatur
organisasi ke dalam kelompok dengan karakteristik yang sama . Tantangan dengan
taksonomi adalah bahwa sangat sulit untuk membuat keputusan yang benar-benar
obyektif tentang klasifikasi didasarkan pada temuan empiris ( McKelvey , 1975) .
Prosedur Klarifikasi Organisasi
Tipe Prosedur
Tradisional
Standart Prosedur
Common Sense
Hasil dari Prosedur
Gagal untuk menentukan
Theoritical
A Priori/Heuristic
organisasi ditugaskan .
Kelas
Organisasi
isi
kelompok
terbentuk
sebelum
penempatan organisasi ke dalam kelas-kelas
ini . Organisasi diurutkan ke dalam kelas
berdasarkan teori sebelumnya daripada metode
Emperical
A Posteriori/Arithmetic
empiris.
Kelas organisasi muncul dari prosedur empiris
yang digunakan untuk memilah fitur organisasi
atas dasar kesamaan atau kontras.
2.4 Flat Organizational Structure
Organisasi dengan rentang kendali luas memiliki sedikit tingkat hirarki, banyak
orang berada dibawah satu penyelia, sehingga terbentuk struktur organisasi datar
11
(flate). Dalam struktur organisasi datar jumlah orang yang dikelola oleh satu personalia
biasannya banyak dalam struktur organisasi tinggi rentang kendali cenderung lebih
sempit. Akan tetapi rentang kendali bergantung kepada banyak faktor. Kemampuan
karyawan dan keahlian manajerial personalia membantu menetapkan apakah rentang
kendalinnya luas atau sempit, yang juga berpengaruh adalah kesamaan dan
kesederhanaan tugas yang dilakukan dibawah penyeliaan manajer dan seberapa jauh
tugas – tugas itu saling berkaitan.
Proses untuk menciptakan struktur dan pengambilan keputusan tentang alternatif
struktur disebut desain organisasi. Pembentukan struktur organisasi dihadapka pada dua
hal, yaitu diferensiasi atau pembagian tugas diantara anggota organisasi, dan integrasi
atau koordinasi dalam pembagian tugas tersebut. Struktur organisasi membahas
bagaimana cara organisasi membagi tugas diantara anggota organisasi dan menghasilkan
koordinasi diantara tugas-tugas tersebut.
2.5 Keputusan Manajerial dan Tiga Dimensi Struktur Organisasi
Pengambilan keputusan (decision making) adalah proses identifikasi masalah dan
kesempatan kemudian memecahkannya. Pengambilan keputusan yang baik merupakan
bagian vital dari maanjemen yang baik, karena keputusan-keputusan yang menentukan
bagaimana suatu cara organisasi menyelesaikan masalah, mengalokasikan sumber daya
dan meraih sasaran.
Keputusan manajerial sebagai pembentuk struktur organisasi meliputi :
1) Pembagian kerja, menyangkut kadar dari spesialisasi pekerjaan. Para
manager membagi seluruh tugas organisasi menjadi pekerjaan-pekerjaan
khusus yang tersusun dari aktivitas-aktivitas khusus. Secara ringkas dapat
dinyatakan bahwa pembagian kerja akan mempengaruhi tingkat prestasi
organisasi melalui minimisasi ketergantungan pada individu-individu
tertentu atau perpindahan yang percuma komponen-komponen pekerjaan
besar. Disamping itu, pembagian kerja (spesialisasi) mengandung
konsekuensi-
konsekuensi
pada
perilaku
para
karyawan,
seperti
menurunkan keterlibatan dan kepuasan kerja karyawan, menimbulkan
12
kebosanan karena pekerjaan menjadi monoton, mengakibatkan tingkat
keterkaitan karyawan lebih rendah dan kehilangan motivasi yng mengarah
kepada ketidakefisienan.
2) Pendelegasian kewenangan (delegation of authority) mengacu secara
khusus pada kewenangan pengambilan keputusan, bukan melakukan
pekerjaan. Pendelegasian kewenangan memiliki efek positif pada
pengembangan manager professional, dan membawa iklim persaingan
dalam organisasi.
3) Pembagian
Departemen.
Cara
organisasi
dibagi
secara
structural.Pembagian departemen ini dapat dikelompokkan menjadi
pembagian
departemen
departementalization),
berdasarkan
berdasarkan
fungsinya
wilayah
(functional
(geographic
departementalization), berdasarkan produk (product departementalization),
berdasarkan pelanggan (customer departementalization).
Semakin besar dan kompleks suatu organisasi, akan sangat logis bila digunanakan
tipe Departementasi organisasi kombinasi berbagai tipe diatas, yang dikenal
segabai desain organisasi campuran (hybird design) atau sering juga disebutmixed
departementation. Sebagai contoh, suatu perusahaan industri besar mungkin diorganisasi
menurut wilayah pada tingkat horizontal pertama, dan tingkatan-tingkatan selanjutnya
diorganisasi atas dasar produk, fungsi, peralatan dan waktu.
Departementasi
fungsional. Pendekatan
fungsional
untuk
mengelompokan
kegiatan-kegiatan organisasi ini mungkin merupakan tipe Departementasi yang paling
umum dan luas digunakan dalam merancang struktur organisasi. Departementasi
fungsional dapat dijumpai dalam semua tipe organisasi. Kebaikan utama Departementasi
fungsional adalah berkaitan denan aspek-aspek positif spesialisasi . Secara teoritis,
fungsionalisme akan mengingkatkan efisiensi dan memungkinkan pemanfaatan karyawan
dan peralatan paling ekonomis.
Departementasi produk dengan berkembangnya organisasi formal departemetasi
fungsional menjadi semkain sulit dan tidak praktis lagi. Dalam hal ini, manajemen dapat
membentuk divisi-divisi setengah otonom, yang masing-masing dirancang, memproduksi
13
dan memasarkan sendiri produk-produknya. Setiap produk atau lini produk dikelola oleh
seorang manajer yang bertanggung jawab kepada direktur organisasi.
Departementasi wilayah bila organisasi beroperasi diwilayah-wilayah yang
tersebar, maka Departementasi atas dasar wilayah akan diperlukan. Kegiatan pemasaran
yang beroperasi dibanyak daerah dalam suatu negara sering dibagi menjadi kelompokkelompok wilayah dengan manajer pemasaran tersendiri (Area Manajer) untuk setiap
lokasi.
Tiga Dimensi Struktur Organisasi
1) Kompleksitas
Kompleksitas merujuk pada tingkat differensiasi yang ada didalam sebuah
organisasi. Differensiasi horizontal mempertimbangkan tingkat pemisahan
horizontal diantara unit-unit.Differensiasi vertical merujuk pada kedalaman
hierarki organisasi.Differensiasi spasial meliputi tingkat sejauh mana lokasi
fasilitas dan para pegawai organisasi tersebar secara geografis.
Differensiasi
horizontalmerujuk
pada
pengelompokan
berdasarkan
spesialisasi-spesialisasi yang ada dalam sebuah organisasi, baik spesialisasi
fungsional maupun sosial.Pembagian departemen-departeman dalam organisasi
dapat dilakukan berdasarkan jumlah orang, fungsi, produk atau jasa, klien,
geografis, atau proses (Kusdi, 2009:169).
Differensiasi vertical Merujuk pada kedalaman struktur. Diferensiasi
meningkat, demikian pula kompleksitasnya, karena jumlah tingkatan hierarki
didalam organisasi bertambah(Robbins, 1994 : 95).Organisasi dengan jumlah
pegawai yang sama, tidak perlu mempunyai tingkat diferensiasi vertikal yang
sama. Organisasi dapat berbentuk tinggi (tall), dengan banyak lapisan hierarki,
atau mendatar (flat), dengan sedikit tingkatan. Faktor yang menentukan adalah
Rentang Kendali (Robbins, 1994 : 96).
Organiasi dapat melakukan aktivitas yang sama dengan tingkat
diferensiasi horizontal dan pengaturan hierarki yang sama diberbagai lokasi.
Tetapi keberadaan barbagai lokasi tersebut meningkatkan kompleksitas (Robbins,
1994:98). Oleh karena itu, elemen ketiga dalam kompleksitas adalah diferensiasi
14
spasial, yang merujuk pada tingkat sejauh mana lokasi kantor, pabrik dan
personalia sebuah organisasi tersebar secara geografis.
2) Sentralisasi
Penjelasan terkait sentralisasi secara lebih khusus yaitu jenjang kepada
siapa kekuasaan formal untuk membuat pilihan-pilihan
secara leluasa
dikonsentrasikan pada seorang individu, unit, atau tingkatan (biasanya berada
tinggi pada organisasi), dengan demikian mengizinkan para pegawai (biasanya
pada tingkat rendah dalam organisasi) untuk member masukan yang minimal ke
dalam pekerjaan mereka (Robbins, 1994 :118).
Sentralisasi dapat dijelaskan juga bahwa hal ini merujuk pada bentukbentuk keputusan yang mengandung kebebasan bagi seseorang. Istilah kuncinya
adalah pilihan-pilihan bebas (discretionary choice), “jika dikatakan the director
possesses certain discretionary funds, artinya direktur memiliki dana-dana tertentu
yang boleh dikeluarkan atau digunakan sesukannya”(Kusdi, 2009:174).
Kebebasan dalam memilih ini biasanya di konsentrasikan pada pucuk pimpinan
atau level manajemen atas, dan untuk level manajemen bawah tidak mendapatkan
peluang dalam memilih keputusan, kecuali pilihan-pilihan bebas
ini dalam
pelaksanaan tugas-tugasnya.
3) Formalisasi
Formalisasi yaitu sejauh mana organisasi menyandarkan dirinya pada
peraturan dan prosedur untuk mengatur perilaku dari para pegawainya.
Formalisasi merujuk pada tingkat sejauh mana pekejaan dalam organisasi itu
distandarisasikan. Jika sebuah pekerjaan sangat diformalisasikan maka pemegang
pekerjaan itu hanya mempunyai sedikit kebebasan mengenai apa yang harus
dikerjakan, bilamana mengerjakannya dan bagaimana harus melakukannya.
Dengan demikian formalisasi adalah suatu ukuran tentang standarisasi.
Formalisasi akan diukur dengan menentukan apakah organisasi tersebut
mempunyai manual mengenai kebijakan dan prosedur, menilai jumlah
keistimewaan peraturannya, melihat kembali uraian pekerjaan untuk melihat
15
tingkat kerumitan. Jika kita berbicara mengenai formalisasi maka kita merujuk
pada peraturan tertulis organisasi.
“Jika sebuah pekerjaan sangat diformalisasikan, maka pemegang pekerjaan
itu hanya mempunyai sedikit kebebasan mengenai apa yang harus dikerjakan,
bilamana mengerjakannya, dan bagaimana ia harus melakukannya”(Robbins,
1994:103). Para manajer mempunyai sejumlah teknik formalisasi yang diambil
dari
pendapat
StepenP.Robbins
dalam
Kusdi
(2009:173),
untuk
dapat
menstandarisasikan perilaku para pegawai. Teknik-teknik yang digunakan dalam
menstandarisasikan adalah:
1) Proses Seleksi (selection) Organisasi memilih pegawainya bukan secara
acak. Para pelamar diproses melalui sejumlah rintangan yang dirancang
untuk membedakan para individu yang mungkin dapat berprestasi dengan
baik dari mereka yang mungkin tidak akan berhasil.
2) Persyaratan Jabatan (role requirement) Para individu di dalam organisasi
mempunyai jabatan.Setiap pekerjaan membawa serta harapan mengenai
bagaimana si pemegang jabatan seharusnya berperilaku.
3) Peraturan, Prosedur, dan Kebijakan (rules, procedures, and policies)
Peraturan merupakan pernyataan eksplisit yang ditujukan kepada seorang
pegawai tentang apa yang harus atau tidak boleh dilakukan. Prosedur
adalah rangkaian langkah yang saling berhubungan satu sama lain secara
sekuensial yang diikuti pegawai dalam melaksanakan tugasnya. Kebijakan
adalah pedoman yang menetapkan hambatan terhadap pengambilan
keputusan yang dibuat oleh pegawai.
4) Proses pelatihan (training) Pelatihan ada yang bersifat on-the-job-training
(misalnya pemagangan, pendampingan (coaching), atau penugasanpenugasan yang bersifat studi), ada pula yang bersifat off-the-job-training
(ceramah, demonstrasi, simulasi, atau instruksi terprogram).
5) Ritual (rituals) Ritual atau upacara adalah semacam “pengesahan” bahwa
seseorang menyandang status tertentu. Formalisasi melalui teknik ini
biasanya dilakukan untuk jabatan-jabatan strategis dan memiliki dampak
jangka panjang pada perusahaan.
16
2.6 Desain Organisasi
Desain organisasi, Ivancevich (2008) mendefinisikannya sebagai proses
penentuan
keputusan
proyek pekerjaan,
dan
untuk
memilih
alternatif
kerangka
kerja
jabatan,
departemen. Dengan demikian, keputusan atau tindakan-
tindakan yang dipilih ini akan menghasilkan sebuah struktur organisasi. Menurut Burns
dan Stalker ada dua jenis struktur organisasi yang sangat kontras yaitu desain organisasi
mekanistik dan desain organisasi mekanik. Lingkungan eksternal berkaitan dengan
struktur organisasi.Ketika lingkungan eksternal stabil, internal organisasi dikelola dengan
peraturan, prosedur dan hirarki wewenang yang jelas. Semua keputusan manajerial dibuat
pada tingkat puncak, dan sentralisasi wewenang yang kuat, atau struktur organisasi
mekanistik.
Namun jika organisasi menghadapi perubahan lingkungan yang cepat, memiliki
struktur organisasi yang berbeda, organisasi bersifat adaptif dan spontan. Aturan
umumnya tidak tertulis, hirarki wewenang tidak jelas, danwewenang pengambilan
keputusan tersebar luas, maka disebut struktur organisasi organik.
Desain organisasi adalah suatu model yang dipilih oleh organisasiuntuk
melakukan koordinasi dan pengendalian tugas-tugas dalamorganisasi termasuk di
dalamnya bagaimana seluruh anggota organisasi dimotivasi agar mengeluarkan segenap
energi dan kemampuannya untukmemaksimalkan kemampuan dan sumberdaya
organisasi
dalammemproses,
menciptakan
menghasilkan
sesuatu
yang
bernilai
bagiorganisasi baik barang maupun jasa. Jones (2001: 34-58) mengemukakan beberapa
tantangan dalam mendesain organisasi yaitu; diferensiasi,diferensiasi
-
integrasi,
sentralisasi-desentralisasi dan standardisasi penyesuaian bersama (mutual adjusment).
Tantangan tersebut dimaksudkan bahwa dalam desain organisasi senantiasa akan ditemui
dua situasi yang dilematis antara dua kutub yang saling berseberangan. Situasi tersebut
mengharuskan pimpinan
organisasi
atau perusahaan melakukan pilihan-pilihan desain
mana yang paling efektif, produktif dan juga efisien bagi organisasinya.Setiap pilihan
mempunyai konsekuensi-konsekuensi sesuai dengan kelebihan dankekurangan masingmasing desain.
17
2.7 Efektivitas Organisasi
Ada pertanyaan timbul bagaimana menilai tingkat keberhasilan organisasi yang
sifatnya relatif, serta apa yang diupayakan manajer dan pegawainya untuk mencapai
tujuan organisasi.
Menurut beberapa para ahli bahwa yang salah satunya, yaitu
“Efektivitas Organisasi didefinisikan sebuah organisasi mewujudkan tujuan-tujuannya”
(Robbins, 1994:53).Adapun pendapat yang serupa dengan definisi Robbins yaitu,
“Efektivitas Organisasi merupakan tingkat ketepatan pencapaian suatu sasaran dengan
memanfaatkan sumber daya-sumber daya yang ada” (Mohyi, 2012:197).
Berdasarkan
kedua
pendapat
mengenai
efektivitas
organisasi
peneliti
mendefinisikan efektivitas organisasi merupakan ketepatan dalam pencapaian organisasi
dalam
meraih
tujuan-tujuannya
dengan
memberdayakan
sumber
daya
organisasi.“mempelajari efektivitas organisasi ialah memadukan faktor-faktor organisasi,
seperti struktur dan teknologi, dengan faktor-faktor individual, seperti motivasi, rasa
keterikatan, dan prestasi kerja” (Steers, 1984:XI). Jadi apabila ada sesuatu atau tujuan
yang dicari oleh sebuah organisasi untuk dilaksanakan dengan catatan bahwa sinergi dari
faktor organisasi dan perilaku sumber daya manusia yang ada untuk berupaya dalam
mencapai tujuan organisasi dan mempertahankan kelangsungan hidupnya.
BAB 3
PENUTUP
18
3.1 Kesimpulan
Struktur
organisasi
berkaitan
dengan
hubungan
yang
relatif
tetap
diantara berbagai tugas yang ada dalam organisasi. Proses untuk menciptakan struktur
dan pengambilan keputusan alternative struktur disebut desain organisasi.Pembentukan
struktur organisasi dihadapkan pada dua hal, yaitu diferensiasi atau pembagian
tugas diantara anggota organisasi, dan integrasi atau koordinasi dalam pembagian tugas
tersebur. Ada beberapa bagian dari organisasi, yaitu: TheOperating Core, The Strategic
Apex, The Middle Line, The Technostructure, danThe Support Staff. Ada lima keputusan
desain yang diperlukan untukmenciptakan struktur organisasi yaitu: Pembagian tugas
(division of labor),Departementasi, Rentang kendali, Delegasi wewenang, dan
Mekanismekoordinasi
Bentuk struktur organisasi terdiri dari struktur sederhana, strukturfungsional,
struktur divisional, struktur matriks dan struktur organisasiinternasional berbasis area
geografis.Variabel
penting
atau kematangan organisasi.
yang
mempengaruhi
desain
organisasi
Struktur organisasi, gayakepemimpinan,
adalah umur
dan
sistem
administrasi mengikuti pola perkembangan dan perubahan yang diperkirakan sejalan
dengan kemajuan organisasi. Ada empat tahapan utama untuk menjelaskan siklus
kehidupan organisasi : entrepreneur, kolektivitas, formalisasi, dan elaborasi
DAFTAR PUSTAKA
19
Abouzeedan ,Adli Abouzeedan ; Thomas Hedner, 2012, “Organization structure theories and
open innovation paradigm”. World Journal of Scienc. Volume 9, No.1
Barnett, William P;Carroll, Glenn R, 1995,“Modeling Internal Organizational Change”. Annual
Review of Sociology. Volume 36
G. Esworthy David, August 2011, “Subcultures in a Flat Organizational Structure”. ProQuest LLC
Gultekin ,Kubra, PhD, March 2014,”The Reform Era Of Policing: How Does Organizational
Structure Influence Organizational Culture?”. European Scientific Journal. Volume 10, No.8
Miner, John B, November 2005,”Organizational behavior 2; essential theories of process
and structure”.Trade Journals. Volume20, No. 4
Ravenswaay, Eileen Olson van , 1986, “Organizational Design and Agribusiness Management
Research”, ProQuest Agriculture Journals pg. 409
20