PENGGUNAAN TEKNOLOGI INFORMASI UNTUK OTO
PENGGUNAAN TEKNOLOGI INFORMASI UNTUK OTOMASI PERPUSTAKAAN
PADA PERPUSTAKAAN UMUM
PENDAHULUAN
Perkembangan teknologi informasi yang sangat cepat sudah mempengaruhi berbagai
bidang kehidupan dan profesi, hal ini menyebabkan perubahan system pada instansi atau
perusahaan juga harus merubah cara kerja mereka. Teknologi informasi banyak digunakan untuk
pengolahan pekerjaan karena daya efektivitas dan efisiensinya yang sudah terbukti mampu
mempercepat kinerja . Kemajuan yang paling terlihat adalah pada penggunaan teknologi
informasi dalam proses pengolahan data menjadi informasi menjadi cepat dan dilakukan secara
otomatis. Hal ini lah yang menjadi sebab penggunaan dan penerapan teknologi computer disuatu
instansi menjadi ukuran kemajuan, tidak terkecuali di perpustakaan. Terbukti perpustakaan
banyak diukur dengan penggunaan teknologi informasi yang diterapkan.
Perpustakaan adalah institusi yang menyediakan koleksi bahan pustaka tertulis, tercetak
terekam sebagai pusat informasi yang diatur menurut system aturan dan didayagunakan untuk
keperluan pendidikan, penelitian, serta rekreasi intelektual bagi masyarakat. Perpustakaan
berperan melakukan layanan informasi literal kepada masyarakat. Sebagai pemberi layanan
literal kepada masyarakat maka tugas pokok perpustakaan itu adalah :
1. Menghimpun bahan pustaka yang meliputi buku dan nonbuku sebagai sumber informasi
2. Mengolah dan merawat pustaka
3. Memberikan layanan bahan pustaka
Begitu juga dengan perpustakaan umum yang berada ditengah-tengah masyarakat, bahwa
perpustakaan yang dibutuhkan sekarang ini perpustakaan yang sudah memakai sarana teknologi
informasi (TI). Disini penulis akan mencoba menulis tentang Penggunaan Tknologi Informasi
untuk Otomasi Perpustakaan pada Perpustakaan Umum.
1
Penerapan Teknologi Informasi di perpustakaan saat ini sudah menjadi ukuran untuk
mengetahui tingkat kemajuan dari perpustakaan tersebut, bukan lagi pada besarnya gedung yang
dipakai, banyaknya rak buku ataupun berjubelnya pengguna. Namun semakin canggih sarana
yang ada otomatis kinerja perpustakaan itu maka semakin majulah perpustakaan tersebut.
Penerapan teknologi informasi (TI) di perpustakan merupakan wujud dari suatu
perubahan layanan. Perubahan inilah yang mendorong perpustakaan melakukan modernisasi
pelayanan dan menerapkan TI dalam aktivitas kesehariannya. Tuntutan perubahan yang semakin
besar ini seakan menjadi tantangan bagi perpustakaan untuk berbenah diri dan selalu inovatif
untuk dapat memberikan layanan yang terbaik melalui fasilitas teknologi informasi.
PEMBAHASAN
A. Penggunaan Teknologi Informasi untuk Otomasi Perpustakaan
Teknologi Informasi (TI) saat ini telah menyebar hampir disemua bidang, tidak
terkecuali di perpustakaan. Dalam masyarakat maju, pengetahuan merupakan sumber
daya primer untuk individu dan public. Perpustakaan digital adalah sebuah system yang
memiliki berbagai layanan dan obyek informasi yang mendukung akses obyek informasi
tersebut melaluiperangkat digital. Layanan ini diharapkan dapat mempermudah pencarian
informasi didalam koleksi obyek informasi seperti dokumen, gambar, data base dalam
format digital dengan cepat, tepat dan akurat.
Beberapa istilah yang dapat digunakan untuk menggambarkan konsep
perpustakaan digital seperti perpustakaan elektronik, perpustakaan maya, perpustakaan
hyper, perpustakaan cyber, dan perpustakaan tanpa dinding. Pada dasarnya perpustakaan
digital sama saja dengan perpustakaan biasa, hanya saja dia memakai prosedur kerja
berbasis computer dan sumber informasinya digital. Dan jaringan informasi internet
memberikan kesempatan luas untuk mengakses lembaga yang menyediakan informasi.
Perpustakaan digital tidaklah berdiri sendiri, melainkan terkait dengan sumber-sumber
lain dan pelayanan informasinya terbuka bagi pengguna diseluru dunia.
2
Koleksi digital menekankan pada isi informasi, jenisnya dari dokumen tradisional,
sampai hasil penelusuran. Perpustakaan sebagai institusi pengelola informasi merupakan
salah satu bidang pengelola sumber informasi yang sudah seharusnya terjamah penerapan
teknologi informasi yang telah berkembang dengan pesatnya. Perkembangan dari
penerapan teknologi infomasi bisa kita lihat dari perkembangan jenis perpustakaan yang
selalu berkaitan dengan teknologi informasi, yang diawali dari perpustakaan manual,
perpustakaan terotomasi, perpustakaan digital (digital library). Kebutuhan akan teknologi
informasi sangat berhubungan dengan peran dari perpustakaan sebagai kekuatan dalam
pelestarian dan penyebaran informasi, ilmu pengetahuan yang berkembang, seiring
dengan menulis, mencetak, mendidik dan kebutuhan masyarakat akan informasi.
Penerapan teknologi informasi di perpustakaan dapat difungsikan dalam berbagai
bentuk seperti :
1. Teknologi informasi digunakan sebgai system informasi Manajemen perpustakaan.
Bidang pekerjaan yang dapat diintegrasikan dengan system informasi perpustakaan
adalah pengadaan, inventarisasi, katalogisasi, sirkulasi bahan pustaka, pengelolaan
anggota, statistic dan sebagainya. Fungsi ini sering diistilahkan sebagai bentuk
automasi perpustakaan.
2. Teknologi informasi sebagai sarana untuk menyimpan, mendapatkan, dan
meyebarluaskan informasi ilmu pengetahuan dalam format digital ( perpustakaan
digital). Kedua fungsi penerapan teknologi informasi ini dapat terpisah maupun
terintegrasi dalam suatu system informasi, ini tergantung pada kemampuan Software
yang digunakan, sumber daya manusia, dan infrastruktur peralatan teknologi
informasi yang mendukung keduanya (Ikhwan Arif, 2003 : 2,3).
B. Digitasi Perpustakaan
Digitasi perpustakaan merupakan salah satu jawaban terhadap pelayanan sirkulasi
dan pelayanan informasi yang selama ini dikeluhkan oleh masyarakat pengguna jasa
perpustakaan. Hal ini tentunya dapat mengeliminir image negative terhadap perpustakaan
yang beralih fungsi dari tempat nongkrong, gosipm dan sebagainya.
3
Adapun keunggulan dari perpustakaan digital adalah :
1. Layanan jarak jauh (long distance service)
2. Akses yang mudah
3. Murah (cost effective)
4. Pemeliharaan koleksi secara digital
5. Jawaban yang tuntas
6. Jaringan global
Manfaat perpustakaan digital diantaranya :
1. Sebagai sumber pengetahuan
2. Media penyebaran pengetahuan
3. Untuk penyimpanan (repository)
4. Untuk perawatan (preservasi)
5. Media promosi/etalase hasil karya civitas akademika
6. Mencegah duplikasi dan plagiat
Perpustakaan digital secara ekonomis lebih menguntungkan dibanding dengan
perpustakaan tradisional. Chapman dan Kenney (1996) mengemukakan ada empat
alasannya yakni ; Institusi dapat berbagi koleksi digital, koleksi digital dapat mengurangi
kebutuhan terhadap bahan cetak pada tingkat local, penggunaanya akan meningkatkan
akses elektronik, nilai jangka panjang koleksi digital akan mengurangi biaya berkaitan
dengan pemeliharaan dan penyampaiannya.
Perpustakaan digital harus menyediakan infrastruktur dan peralatan yang
diperlukan untuk digitalisasi, selanjutnya pustakawan harus mampu mengidentifikasi
sumber daya yang tersedia, terutama sumber daya manusia yang dapat dijadikan mitra
dalam hal pengembangan. Kolaborasi sebagai hubungan formal dalam proses
pengembangan mulai dari formulasi ide, perencanaan, pengujian pruduk, hingga
implementasi sangat penting.
4
C. Manfaat Otomasi
Otomasi perpustakaan dengan menerapkan kemajuan Teknologi Informasi akan
memberikan manfaat sebagai berikut.
1. Mengefisiensikan dan mempermudah pekerjaan dalam perpustakaan
2. Memberikan layanan yang lebih baik kepada pengguna perpustakaan
3. Meningkatkan citra perpustakaan
4. Pengembangan infrastruktur nasional, regional, dan global.
D. Cakupan Otomasi
Bidang cakupan otomasi layanan perpustakaan dengan menggunakan teknologi
informasi dapat untuk menjalankan system layanan secara otomatis mulai dari : Usulan
koleksi, inventarisasi, katalogisasi, sirkulasi, pengelolaan terbitan berkala. Dll.
E. Piranti Otomasi Perpustakaan
Dalam sebuah system otomasi perpustakaan terdapat beberapa unsure atau syarat
yang saling mendukung danterkait satu dengan lainnya. Unsur-unsur atau syarat tersebut
dapat disebukan sebagai berikut :
1. Pengguna (users), pengguna merupan unsure utama dalam sebuah system otomasi
perpustakaan. Dalam pembangunan system perpustakaan hendaknya selalu
dikembangkan melalui konsultasi dengan pengguna-penggunanya.
2. Perangkat keras (hardware), Sebuah mesin yang dapat menerima dan mengolah data
menjadi informasi secara cepat dan tepat serta diperlukan program untuk
menjalankannya.Perangkat keras otomasi perpustakaan antara lain computer, scanner,
digital camera dan CD Writer.
3. Perangkat lunak (software), adalah istilah yang digunakan untuk menggambarkan
instruksi-instruksi yang memberitahu perangkat keras untuk melakukan suatu tugas
sesuai dengan perintah. Tanpa perangkat lunak perangkat keras tidak ada gunanya.
Perangkat lunak juga sering diartikan sebagai metode atau prosedur untuk
mengoperasikan computer agar sesuai dengan permintaan pemakai baik multi-tasking
maupun multi-user.
5
4. Network/Jaringan. Otomasi perpustakaan harus mampu menenuhi kebutuhan akan
pemanfaatan sumber daya bersama melalui teknologi informasi.
5. Data, merupakan bahan baku informasi. Data dapat berupa alphabet, angka, maupun
symbol khusus
6. Manual/panduan
operasional,
adalah
prosedur
atau
penjelasan
bagaimana
memasang, menyesuaikan, menjalankan suatu perangkat keras atau perangkat lunak.
Manual adalah kunci bagi kelancaran suatu system otomasi perpustakaan.
F. Proses Digitalisasi
Romi Satrio Wahono (2006) mengatakan bahwa pengelolaan dokumen elektronik
memerlukan teknik khusus yang memiliki perbedaan dengan pengelolaan dokumen
tercetak. Proses pengeloaan dokumen elektronik melewati beberapa tahapan, antara lain
dalam proses digitalisasi, penyimpanan dan pengaksesan/temu kembali dokumen.
Pengelolaan dokumen elektronik yang baik dan terstruktur adalah bekal penting dalam
pembangunan system perpustakaan digital.
G. Proses Penyimpanan Data
Pada tahap ini dilakukan proses penyimpanan, termasuk di dalamnya adalah
pemasukan data (data entry), editing, pembuatan indeks dan klasifikasi berdasarkan
subjek dari dokumen. Klasifikasi bisa menggunakan UDC (Universal Decimal
Classification) atau DDC ( Dewey Decimal Classification) yang banyak digunakan
perpustakaan-perpustakaan di Indonesia.
H. Proses Temu Kembali Informasi.
Inti dari proses ini adalah bagaimana kita dapat melakukan pencarian kembali
terhadap dokumen yang telah kita simpan. Metode pengaksesan
dan temu kembali
dokumen akan mengikuti pendekatan proses penyimpanan yang kita pilih. Menggunakan
database yang terintegrasi dengan baik membuat proses ini lebih fleksibel dan efektif
dilakukan, terutama untuk penyimpanan data skala besar. Di sisi lain, kelemahannya
adalah relative lebih rumitnya system dan proses yang harus kita lakukan.
6
I. Software Otomasi Perpustakaan Digital
Sistem otomasi perpustakaan yang baik adalah terintegrasi , mulai dari system
pengadaan bahan pustaka, pengolahan bahan pustaka, system pencarian kembali bahan
pustaka, system sirkulasi, membership, pengaturan denda keterlambatan pengembalian,
dan system reporting aktivitas perpustakaan dengan berbagai parameter pilihan. Lebih
sempurna lagi apabila system otomasi perpustakaan dilengkapi dengan barcoding, dan
mekanisme pengaksesan data berbasis web dan internet.
Berikut ini adalahsatu contoh system otomasi perpustakaan dengan fitur-fitur
yang mengakomudasi kebutuhan perpustakaan secara lengkap, dari pengadaan,
pengolahan, penelusuran, serta manajemen anggota dan sirkulasi. Diharapkan contoh
system yang ditampilkan dapat dijadikan studi kasus dalam pengembangan system
otomasi perpustakaan lebih lanjut.
1. Otentikasi Sistem, sistem akan melakukan pengecekan apakah username dan
password yang dimasukkan adalah sesuai dengan database. Kemudian juga mengatur
tampilan berdasarkan privilege pemilik account, sebagai pengguna atau admin dari
system.
2. Menu Utama, menampilkan berbagai menu pengadaan, pengolahan, penelusuran,
anggota dan sirkulasi, catalog peraturan, administrasi dan security. Menu ini dapat disetting untuk menampilkan menu sesuai dengan hak akses user (privilege), misalnya
hanya mengaktifkan menu penelusuran untuk pengguna umum dll.
3. Administrasi, Security, dan Pembatasan Akses, fitur ini mengakomodasi fungsi untuk
menangani pembatasan dan wewenang user, mengelompokkan user, dan member user
id, serta password untuk mengelola dan mengembangkan seta mengatur sendiri akses
menu yang diinginkan.
4. Pengadaan Bahan Pustaka, fitur ini mengakomodasi fungsi untuk pencatatan
permintaan, pemesanan, dan pembayaran bahan pustaka, serta penerimaan dan
laporan (reporting) proses pengadaan.
7
5. Pengolahan Bahan Pustaka, fitur ini mengakomodasikan proses pemasukan data
buku/majalah ke database, penelusuran status buku yang diproses, pemasukan cover
buku/nomer barcode, pencetakan kartu catalog, label barcode, dan nomor punggung
buku (call number).
6. Penelusuran Bahan Pustaka, Penelusuran atau pencarian kembali koleksi yang telah
disimpan adalah suatu hal yang penting dalam dunia perpustakan. Fitur ini harus
mengakomodasikan penelusuran melalui pengarang, judul, penerbit, subjek, tahun
terbit dsb.
7. Manajemen Anggota dan Sirkulasi, merupakan jantungnya system otomasi
perpustakaan karena disinilah banyak kegiatan manual yang digantikan oleh
computer dengan jalan mengotomasinya. Di dalamnya terdapat berbagai fitur,
diantaranya pemasukan dan pencarian data anggota perpustakaan, pencatatan
peminjaman dan pengembalian buku (dengan teknologi barcoding), penghitungan
denda keterlambatan pengembalian buku, dan pemesanan peminjaman buku.
8. Pelaporan (Reporting), system reporting memudahkan pengelola perpustakaan untuk
bekerja lebih cepat, laporan dan rekap dibuat secara otomatis sesuai dengan
parameter-parameter yang dapat kita atur. Sistem reporting sangat membantu dalam
proses analisa aktivitas perpustakaan. Misalnya kita tidak perlu lagi membuka ribuan
transaksi secara manual untuk melihat transaksi peminjaman koleksi dalam satu
kategori, atau mengecek aktivitas seorang pengguna perpustakaan dalam jangka satu
tahun.
8
PENUTUP
Teknologi informasi banyak digunakan untuk pengolahan pekerjaan karena daya
efektivitas dan efisiensinya yang sudah terbukti mampu mempercepat kinerja .
Kemajuan yang paling terlihat adalah pada penggunaan teknologi informasi dalam
proses pengolahan data menjadi informasi menjadi cepat dan dilakukan secara
otomatis. Hal ini lah yang menjadi sebab penggunaan dan penerapan teknologi
computer disuatu instansi menjadi ukuran kemajuan, tidak terkecuali di perpustakaan.
Terbukti perpustakaan banyak diukur dengan penggunaan teknologi informasi yang
diterapkan. Perpustakaan adalah institusi yang menyediakan koleksi bahan pustaka
tertulis, tercetak terekam sebagai pusat informasi yang diatur menurut system aturan
dan didayagunakan untuk keperluan pendidikan, penelitian, serta rekreasi intelektual
bagi masyarakat.
Perpustakaan digital secara ekonomis lebih menguntungkan dibanding dengan
perpustakaan tradisional. Chapman dan Kenney (1996) mengemukakan ada empat
alasannya yakni ; Institusi dapat berbagi koleksi digital, koleksi digital dapat
mengurangi kebutuhan terhadap bahan cetak pada tingkat local, penggunaanya akan
meningkatkan akses elektronik, nilai jangka panjang koleksi digital akan mengurangi
biaya berkaitan dengan pemeliharaan dan penyampaiannya.
Perbedaan mendasar antara digital library dan system otomasi perpustakaan ada
pada tujuannya. Digital library lebih berorientasi kepada proses sharing koleksikoleksi bahan pustaka yang sudah berbentuk file elektronik. Sedangkan system
otomasi perpustakaan lebih cendrung kepada proses otomasi bisnis yang ada di
perpustakaan, sehingga mampu meringankan beban pustakawan atau pengurus
perpustakaan.
9
DAFTAR PUSTAKA
Supriyanto, Wahyu. Muhsin, Ahmad. Teknologi Informasi Perpustakaan, Strategi
Perancangan Perpustakaan Digital: Yogyakarta, Kanisius, 2008.
Majalah Perpustakaan, Visipustaka: Jakarta, Pusat Jasa Perpustakaan dan Informasi,
2009.
10
PADA PERPUSTAKAAN UMUM
PENDAHULUAN
Perkembangan teknologi informasi yang sangat cepat sudah mempengaruhi berbagai
bidang kehidupan dan profesi, hal ini menyebabkan perubahan system pada instansi atau
perusahaan juga harus merubah cara kerja mereka. Teknologi informasi banyak digunakan untuk
pengolahan pekerjaan karena daya efektivitas dan efisiensinya yang sudah terbukti mampu
mempercepat kinerja . Kemajuan yang paling terlihat adalah pada penggunaan teknologi
informasi dalam proses pengolahan data menjadi informasi menjadi cepat dan dilakukan secara
otomatis. Hal ini lah yang menjadi sebab penggunaan dan penerapan teknologi computer disuatu
instansi menjadi ukuran kemajuan, tidak terkecuali di perpustakaan. Terbukti perpustakaan
banyak diukur dengan penggunaan teknologi informasi yang diterapkan.
Perpustakaan adalah institusi yang menyediakan koleksi bahan pustaka tertulis, tercetak
terekam sebagai pusat informasi yang diatur menurut system aturan dan didayagunakan untuk
keperluan pendidikan, penelitian, serta rekreasi intelektual bagi masyarakat. Perpustakaan
berperan melakukan layanan informasi literal kepada masyarakat. Sebagai pemberi layanan
literal kepada masyarakat maka tugas pokok perpustakaan itu adalah :
1. Menghimpun bahan pustaka yang meliputi buku dan nonbuku sebagai sumber informasi
2. Mengolah dan merawat pustaka
3. Memberikan layanan bahan pustaka
Begitu juga dengan perpustakaan umum yang berada ditengah-tengah masyarakat, bahwa
perpustakaan yang dibutuhkan sekarang ini perpustakaan yang sudah memakai sarana teknologi
informasi (TI). Disini penulis akan mencoba menulis tentang Penggunaan Tknologi Informasi
untuk Otomasi Perpustakaan pada Perpustakaan Umum.
1
Penerapan Teknologi Informasi di perpustakaan saat ini sudah menjadi ukuran untuk
mengetahui tingkat kemajuan dari perpustakaan tersebut, bukan lagi pada besarnya gedung yang
dipakai, banyaknya rak buku ataupun berjubelnya pengguna. Namun semakin canggih sarana
yang ada otomatis kinerja perpustakaan itu maka semakin majulah perpustakaan tersebut.
Penerapan teknologi informasi (TI) di perpustakan merupakan wujud dari suatu
perubahan layanan. Perubahan inilah yang mendorong perpustakaan melakukan modernisasi
pelayanan dan menerapkan TI dalam aktivitas kesehariannya. Tuntutan perubahan yang semakin
besar ini seakan menjadi tantangan bagi perpustakaan untuk berbenah diri dan selalu inovatif
untuk dapat memberikan layanan yang terbaik melalui fasilitas teknologi informasi.
PEMBAHASAN
A. Penggunaan Teknologi Informasi untuk Otomasi Perpustakaan
Teknologi Informasi (TI) saat ini telah menyebar hampir disemua bidang, tidak
terkecuali di perpustakaan. Dalam masyarakat maju, pengetahuan merupakan sumber
daya primer untuk individu dan public. Perpustakaan digital adalah sebuah system yang
memiliki berbagai layanan dan obyek informasi yang mendukung akses obyek informasi
tersebut melaluiperangkat digital. Layanan ini diharapkan dapat mempermudah pencarian
informasi didalam koleksi obyek informasi seperti dokumen, gambar, data base dalam
format digital dengan cepat, tepat dan akurat.
Beberapa istilah yang dapat digunakan untuk menggambarkan konsep
perpustakaan digital seperti perpustakaan elektronik, perpustakaan maya, perpustakaan
hyper, perpustakaan cyber, dan perpustakaan tanpa dinding. Pada dasarnya perpustakaan
digital sama saja dengan perpustakaan biasa, hanya saja dia memakai prosedur kerja
berbasis computer dan sumber informasinya digital. Dan jaringan informasi internet
memberikan kesempatan luas untuk mengakses lembaga yang menyediakan informasi.
Perpustakaan digital tidaklah berdiri sendiri, melainkan terkait dengan sumber-sumber
lain dan pelayanan informasinya terbuka bagi pengguna diseluru dunia.
2
Koleksi digital menekankan pada isi informasi, jenisnya dari dokumen tradisional,
sampai hasil penelusuran. Perpustakaan sebagai institusi pengelola informasi merupakan
salah satu bidang pengelola sumber informasi yang sudah seharusnya terjamah penerapan
teknologi informasi yang telah berkembang dengan pesatnya. Perkembangan dari
penerapan teknologi infomasi bisa kita lihat dari perkembangan jenis perpustakaan yang
selalu berkaitan dengan teknologi informasi, yang diawali dari perpustakaan manual,
perpustakaan terotomasi, perpustakaan digital (digital library). Kebutuhan akan teknologi
informasi sangat berhubungan dengan peran dari perpustakaan sebagai kekuatan dalam
pelestarian dan penyebaran informasi, ilmu pengetahuan yang berkembang, seiring
dengan menulis, mencetak, mendidik dan kebutuhan masyarakat akan informasi.
Penerapan teknologi informasi di perpustakaan dapat difungsikan dalam berbagai
bentuk seperti :
1. Teknologi informasi digunakan sebgai system informasi Manajemen perpustakaan.
Bidang pekerjaan yang dapat diintegrasikan dengan system informasi perpustakaan
adalah pengadaan, inventarisasi, katalogisasi, sirkulasi bahan pustaka, pengelolaan
anggota, statistic dan sebagainya. Fungsi ini sering diistilahkan sebagai bentuk
automasi perpustakaan.
2. Teknologi informasi sebagai sarana untuk menyimpan, mendapatkan, dan
meyebarluaskan informasi ilmu pengetahuan dalam format digital ( perpustakaan
digital). Kedua fungsi penerapan teknologi informasi ini dapat terpisah maupun
terintegrasi dalam suatu system informasi, ini tergantung pada kemampuan Software
yang digunakan, sumber daya manusia, dan infrastruktur peralatan teknologi
informasi yang mendukung keduanya (Ikhwan Arif, 2003 : 2,3).
B. Digitasi Perpustakaan
Digitasi perpustakaan merupakan salah satu jawaban terhadap pelayanan sirkulasi
dan pelayanan informasi yang selama ini dikeluhkan oleh masyarakat pengguna jasa
perpustakaan. Hal ini tentunya dapat mengeliminir image negative terhadap perpustakaan
yang beralih fungsi dari tempat nongkrong, gosipm dan sebagainya.
3
Adapun keunggulan dari perpustakaan digital adalah :
1. Layanan jarak jauh (long distance service)
2. Akses yang mudah
3. Murah (cost effective)
4. Pemeliharaan koleksi secara digital
5. Jawaban yang tuntas
6. Jaringan global
Manfaat perpustakaan digital diantaranya :
1. Sebagai sumber pengetahuan
2. Media penyebaran pengetahuan
3. Untuk penyimpanan (repository)
4. Untuk perawatan (preservasi)
5. Media promosi/etalase hasil karya civitas akademika
6. Mencegah duplikasi dan plagiat
Perpustakaan digital secara ekonomis lebih menguntungkan dibanding dengan
perpustakaan tradisional. Chapman dan Kenney (1996) mengemukakan ada empat
alasannya yakni ; Institusi dapat berbagi koleksi digital, koleksi digital dapat mengurangi
kebutuhan terhadap bahan cetak pada tingkat local, penggunaanya akan meningkatkan
akses elektronik, nilai jangka panjang koleksi digital akan mengurangi biaya berkaitan
dengan pemeliharaan dan penyampaiannya.
Perpustakaan digital harus menyediakan infrastruktur dan peralatan yang
diperlukan untuk digitalisasi, selanjutnya pustakawan harus mampu mengidentifikasi
sumber daya yang tersedia, terutama sumber daya manusia yang dapat dijadikan mitra
dalam hal pengembangan. Kolaborasi sebagai hubungan formal dalam proses
pengembangan mulai dari formulasi ide, perencanaan, pengujian pruduk, hingga
implementasi sangat penting.
4
C. Manfaat Otomasi
Otomasi perpustakaan dengan menerapkan kemajuan Teknologi Informasi akan
memberikan manfaat sebagai berikut.
1. Mengefisiensikan dan mempermudah pekerjaan dalam perpustakaan
2. Memberikan layanan yang lebih baik kepada pengguna perpustakaan
3. Meningkatkan citra perpustakaan
4. Pengembangan infrastruktur nasional, regional, dan global.
D. Cakupan Otomasi
Bidang cakupan otomasi layanan perpustakaan dengan menggunakan teknologi
informasi dapat untuk menjalankan system layanan secara otomatis mulai dari : Usulan
koleksi, inventarisasi, katalogisasi, sirkulasi, pengelolaan terbitan berkala. Dll.
E. Piranti Otomasi Perpustakaan
Dalam sebuah system otomasi perpustakaan terdapat beberapa unsure atau syarat
yang saling mendukung danterkait satu dengan lainnya. Unsur-unsur atau syarat tersebut
dapat disebukan sebagai berikut :
1. Pengguna (users), pengguna merupan unsure utama dalam sebuah system otomasi
perpustakaan. Dalam pembangunan system perpustakaan hendaknya selalu
dikembangkan melalui konsultasi dengan pengguna-penggunanya.
2. Perangkat keras (hardware), Sebuah mesin yang dapat menerima dan mengolah data
menjadi informasi secara cepat dan tepat serta diperlukan program untuk
menjalankannya.Perangkat keras otomasi perpustakaan antara lain computer, scanner,
digital camera dan CD Writer.
3. Perangkat lunak (software), adalah istilah yang digunakan untuk menggambarkan
instruksi-instruksi yang memberitahu perangkat keras untuk melakukan suatu tugas
sesuai dengan perintah. Tanpa perangkat lunak perangkat keras tidak ada gunanya.
Perangkat lunak juga sering diartikan sebagai metode atau prosedur untuk
mengoperasikan computer agar sesuai dengan permintaan pemakai baik multi-tasking
maupun multi-user.
5
4. Network/Jaringan. Otomasi perpustakaan harus mampu menenuhi kebutuhan akan
pemanfaatan sumber daya bersama melalui teknologi informasi.
5. Data, merupakan bahan baku informasi. Data dapat berupa alphabet, angka, maupun
symbol khusus
6. Manual/panduan
operasional,
adalah
prosedur
atau
penjelasan
bagaimana
memasang, menyesuaikan, menjalankan suatu perangkat keras atau perangkat lunak.
Manual adalah kunci bagi kelancaran suatu system otomasi perpustakaan.
F. Proses Digitalisasi
Romi Satrio Wahono (2006) mengatakan bahwa pengelolaan dokumen elektronik
memerlukan teknik khusus yang memiliki perbedaan dengan pengelolaan dokumen
tercetak. Proses pengeloaan dokumen elektronik melewati beberapa tahapan, antara lain
dalam proses digitalisasi, penyimpanan dan pengaksesan/temu kembali dokumen.
Pengelolaan dokumen elektronik yang baik dan terstruktur adalah bekal penting dalam
pembangunan system perpustakaan digital.
G. Proses Penyimpanan Data
Pada tahap ini dilakukan proses penyimpanan, termasuk di dalamnya adalah
pemasukan data (data entry), editing, pembuatan indeks dan klasifikasi berdasarkan
subjek dari dokumen. Klasifikasi bisa menggunakan UDC (Universal Decimal
Classification) atau DDC ( Dewey Decimal Classification) yang banyak digunakan
perpustakaan-perpustakaan di Indonesia.
H. Proses Temu Kembali Informasi.
Inti dari proses ini adalah bagaimana kita dapat melakukan pencarian kembali
terhadap dokumen yang telah kita simpan. Metode pengaksesan
dan temu kembali
dokumen akan mengikuti pendekatan proses penyimpanan yang kita pilih. Menggunakan
database yang terintegrasi dengan baik membuat proses ini lebih fleksibel dan efektif
dilakukan, terutama untuk penyimpanan data skala besar. Di sisi lain, kelemahannya
adalah relative lebih rumitnya system dan proses yang harus kita lakukan.
6
I. Software Otomasi Perpustakaan Digital
Sistem otomasi perpustakaan yang baik adalah terintegrasi , mulai dari system
pengadaan bahan pustaka, pengolahan bahan pustaka, system pencarian kembali bahan
pustaka, system sirkulasi, membership, pengaturan denda keterlambatan pengembalian,
dan system reporting aktivitas perpustakaan dengan berbagai parameter pilihan. Lebih
sempurna lagi apabila system otomasi perpustakaan dilengkapi dengan barcoding, dan
mekanisme pengaksesan data berbasis web dan internet.
Berikut ini adalahsatu contoh system otomasi perpustakaan dengan fitur-fitur
yang mengakomudasi kebutuhan perpustakaan secara lengkap, dari pengadaan,
pengolahan, penelusuran, serta manajemen anggota dan sirkulasi. Diharapkan contoh
system yang ditampilkan dapat dijadikan studi kasus dalam pengembangan system
otomasi perpustakaan lebih lanjut.
1. Otentikasi Sistem, sistem akan melakukan pengecekan apakah username dan
password yang dimasukkan adalah sesuai dengan database. Kemudian juga mengatur
tampilan berdasarkan privilege pemilik account, sebagai pengguna atau admin dari
system.
2. Menu Utama, menampilkan berbagai menu pengadaan, pengolahan, penelusuran,
anggota dan sirkulasi, catalog peraturan, administrasi dan security. Menu ini dapat disetting untuk menampilkan menu sesuai dengan hak akses user (privilege), misalnya
hanya mengaktifkan menu penelusuran untuk pengguna umum dll.
3. Administrasi, Security, dan Pembatasan Akses, fitur ini mengakomodasi fungsi untuk
menangani pembatasan dan wewenang user, mengelompokkan user, dan member user
id, serta password untuk mengelola dan mengembangkan seta mengatur sendiri akses
menu yang diinginkan.
4. Pengadaan Bahan Pustaka, fitur ini mengakomodasi fungsi untuk pencatatan
permintaan, pemesanan, dan pembayaran bahan pustaka, serta penerimaan dan
laporan (reporting) proses pengadaan.
7
5. Pengolahan Bahan Pustaka, fitur ini mengakomodasikan proses pemasukan data
buku/majalah ke database, penelusuran status buku yang diproses, pemasukan cover
buku/nomer barcode, pencetakan kartu catalog, label barcode, dan nomor punggung
buku (call number).
6. Penelusuran Bahan Pustaka, Penelusuran atau pencarian kembali koleksi yang telah
disimpan adalah suatu hal yang penting dalam dunia perpustakan. Fitur ini harus
mengakomodasikan penelusuran melalui pengarang, judul, penerbit, subjek, tahun
terbit dsb.
7. Manajemen Anggota dan Sirkulasi, merupakan jantungnya system otomasi
perpustakaan karena disinilah banyak kegiatan manual yang digantikan oleh
computer dengan jalan mengotomasinya. Di dalamnya terdapat berbagai fitur,
diantaranya pemasukan dan pencarian data anggota perpustakaan, pencatatan
peminjaman dan pengembalian buku (dengan teknologi barcoding), penghitungan
denda keterlambatan pengembalian buku, dan pemesanan peminjaman buku.
8. Pelaporan (Reporting), system reporting memudahkan pengelola perpustakaan untuk
bekerja lebih cepat, laporan dan rekap dibuat secara otomatis sesuai dengan
parameter-parameter yang dapat kita atur. Sistem reporting sangat membantu dalam
proses analisa aktivitas perpustakaan. Misalnya kita tidak perlu lagi membuka ribuan
transaksi secara manual untuk melihat transaksi peminjaman koleksi dalam satu
kategori, atau mengecek aktivitas seorang pengguna perpustakaan dalam jangka satu
tahun.
8
PENUTUP
Teknologi informasi banyak digunakan untuk pengolahan pekerjaan karena daya
efektivitas dan efisiensinya yang sudah terbukti mampu mempercepat kinerja .
Kemajuan yang paling terlihat adalah pada penggunaan teknologi informasi dalam
proses pengolahan data menjadi informasi menjadi cepat dan dilakukan secara
otomatis. Hal ini lah yang menjadi sebab penggunaan dan penerapan teknologi
computer disuatu instansi menjadi ukuran kemajuan, tidak terkecuali di perpustakaan.
Terbukti perpustakaan banyak diukur dengan penggunaan teknologi informasi yang
diterapkan. Perpustakaan adalah institusi yang menyediakan koleksi bahan pustaka
tertulis, tercetak terekam sebagai pusat informasi yang diatur menurut system aturan
dan didayagunakan untuk keperluan pendidikan, penelitian, serta rekreasi intelektual
bagi masyarakat.
Perpustakaan digital secara ekonomis lebih menguntungkan dibanding dengan
perpustakaan tradisional. Chapman dan Kenney (1996) mengemukakan ada empat
alasannya yakni ; Institusi dapat berbagi koleksi digital, koleksi digital dapat
mengurangi kebutuhan terhadap bahan cetak pada tingkat local, penggunaanya akan
meningkatkan akses elektronik, nilai jangka panjang koleksi digital akan mengurangi
biaya berkaitan dengan pemeliharaan dan penyampaiannya.
Perbedaan mendasar antara digital library dan system otomasi perpustakaan ada
pada tujuannya. Digital library lebih berorientasi kepada proses sharing koleksikoleksi bahan pustaka yang sudah berbentuk file elektronik. Sedangkan system
otomasi perpustakaan lebih cendrung kepada proses otomasi bisnis yang ada di
perpustakaan, sehingga mampu meringankan beban pustakawan atau pengurus
perpustakaan.
9
DAFTAR PUSTAKA
Supriyanto, Wahyu. Muhsin, Ahmad. Teknologi Informasi Perpustakaan, Strategi
Perancangan Perpustakaan Digital: Yogyakarta, Kanisius, 2008.
Majalah Perpustakaan, Visipustaka: Jakarta, Pusat Jasa Perpustakaan dan Informasi,
2009.
10