SISTEM INFORMASI PENERIMAAN PEGAWAI UNIV
SISTEM INFORMASI PENERIMAAN PEGAWAI
UNIVERSITAS BRAWIJAYA
Diajukan dalam rangka pemenuhan tugas Sistem Informasi Manajemen Sektor Publik
OLEH :
KELAS J
SITI MUZAWWIDA
(125030100111023)
SELVY AYU MAHARANI
(125030100111063)
DESY PUSPITASARI
(125030100111064)
TESSA PRASTYKASARI
(125030100111065)
NIKI JOKO
JURUSAN ILMU ADMINISTRASI PUBLIK
FAKULTAS ILMU ADMINISTRASI
UNIVERSITAS BRAWIJAYA
MALANG
2014
BAB I
PENDAHULUAN
1.1 Latar Belakang
Pada saat era globalisasi sekarang ini, suatu organisasi atau lembaga harus mampu
mengahadapi persaingan bebas yang terjadi. Untuk itu, semua sumber daya organisasi atau
lembaga harus dapat dikerahkan secara maksimal dan professional untuk mendukung
keberhasilan dalam mencapai tujuannya. Keberhasilan suatu organisasi atau lembaga sangat
tergantung pada keberhasilan manajemen dalam melaksanakan pekerjaannya. Keberhasilan
manajemen dalam sebuah organisasi atau lembaga juga tergantung pada tersedianya
informasi yang relevan dari pengolahan data yang tepat. Agar pekerjaan informasi dapat
ditangani secara sistematis dan praktis perlu adanya sistem informasi manajemen.
Dalam rangka menghadapi tantangan dan kompetisi yang semakin ketat dan dapat
memenuhi kebutuhan stakeholder pada era globalisasi ini untuk menjadi lembaga pendidikan
tinggi yang mampu berprestasi baik pada tingkat Nasional maupun Internasional, Universitas
Brawijaya sejak tanggal 2 Juni 2007 telah mencanangkan sebagai Entrepreneurial University.
Untuk mencapai posisi tersebut dituangkan dalam Visi: Menjadi Universitas Unggul yang
berstandard internasional dan mampu berperan aktif dalam pembangunan bangsa melalui
proses pendidikan, penelitian dan pengabdian kepada masyarakat. Sedangkan Misi yang
dilakukan adalah membangkitkan kekuatan moral dan kesadaran tentang keberadaan
penciptaan alam oleh Tuhan YME dan sadar bahwa setiap kehidupan mempunyai hak untuk
dihargai, menyelenggarakan proses pendidikan akademik dan/ profesional yang berkualitas
serta berkepribadian dan melakukan pengembangan dan penyebarluasan ilmu pengetahuan,
teknologi, homaniora dan seni, serta mengupayakan penggunaannya untuk meningkatkan
taraf kehidupan masyarakat dan memperkaya kebudayaan nasional.
Sumberdaya Manusia (SDM) merupakan salah satu faktor penting yang menentukan
dalam pencapaian Visi dan Misi yang telah dicanangkan tersebut baik sebagai tenaga
edukatif, tenaga administrasi maupun tenaga penunjang (laboran dan teknisi). Aspek yang
patut menjadi perhatian dalam mendapatkan tenaga kerja (pegawai) yang berkualifikasi dan
kompetensinya sesuai dengan kebutuhan diperlukan prosedur rekrutmen yang telah diatur
melalui SOP yang telah ditetapkan. Rekrutmen sangat penting dilaksanakan untuk
mendapatkan pegawai yang handal, memiliki komitmen tinggi kepada tugas dan fungsi dalam
organisasi.
1.2 Rumusan Masalah
1) Bagaimanakah uraian input, proses, dan output dari sistem penerimaan pegawai di
Universitas Brawijaya?
2) Bagaimanakah cara kerja sistem penerimaan pegawai di Universitas Brawijaya?
3) Apa sajakah kendala yang terdapat dalam sistem penerimaan pegawai di Universitas
Brawijaya?
4) Bagaimanakah alur sistem yang dapat direkomendasikan untuk penerimaan pegawai
di Universitas Brawijaya?
1.3 Tujuan
1) Untuk mengetahui input, proses, dan output dari sistem penerimaan pegawai di
Universitas Brawijaya.
2) Untuk menjelaskan cara kerja sistem penerimaan pegawai di Universitas Brawijaya.
3) Untuk mengetahui kendala yang terdapat dalam sistem penerimaan pegawai di
Universtas Brawijaya.
4) Untuk memberikan rekomendasi sistem penerimaan pegawai di Universitas
Brawijaya.
BAB II
PEMBAHASAN
2.1 Sistem Input, Proses dan Output dari Sistem Penerimaan Pegawai Di Universitas
Brawijaya
Sumber daya manusia merupakan faktor yang paling menentukan dalam suatu organisasi,
karena disamping sebagai salah satu unsur kekuatan daya saing bangsa, juga merupakan
sebagai penentu utama dalam mencapai kesuksesan organisasi. Oleh sabab itu, sumber daya
manusia harus memiliki kompetensi dan kinerja tinggi demi kemajuan organisasi dengan cara
merekrut pegawai. Rekrutmen sangat penting dilaksanakan untuk mendapatkan pegawai yang
handal, memiliki komitmen tinggi kepada tugas dan fungsi dalam organisasi. Dalam merekrut
pegawai terdapat proses input, proses dan output.
a) Input
Untuk mendapatkan sumber daya organisasi atau lembaga yang bermutu, profesional,
produktif dan akuntabel untuk mendukung keberhasilan dalam mencapai tujuan
organisasi atau lembaga tersebut dibutuhkan beberapa hal yang terkait dengan input,
antara lain: database pegawai, data kebutuhan pegawai dan dokumen persyaratan
administrasi. Data yang diperoleh dari subsistem input dimasukkan ke dalam suatu
database yang telah dirancang oleh perusahaan tersebut untuk diolah lebih lanjut agar
menghasilkan informasi yang lebih bermanfaat. Database bukan hanya data mengenai
pegawai tetapi juga mengenai perorangan dan organisasi dilingkungan luar
Universitas Brawijaya yang mempengaruhi arus personil. Dokumen persyaratan
pegawai berupa surat lamaran, daftar riwayat hidup, fotocopy ijazah pendidikan,
fotocopy KTP, transkrip nilai dan pas foto.
b) Proses
Proses seleksi sesuai kebutuhan yaitu dalam pencarian pegawai harus betul-betul
memperhatikan segala aspek yang dapat mempengaruhinya. Perekrutan diharapkan
tidak melebihi kuota yang ada tetapi harus memperhatikan jabatan yang kosong untuk
diisi. Setelah pengumuman ditutup dilakukan proses seleksi administrasi yang
meliputi pengecekan semua persyaratan yang diperlukan. Pelamar yang telah
memenuhi semua administrasi dapat diikut sertakan pada seleksi berikutnya meliputi:
1) Seleksi tulis: meliputi pengetahuan umum dan pengetahuan yang sesuai
dengan kompetensi unit kerja.
2) Seleksi psikologis: meliputi tes prestasi (achievement test) untuk mengetahui
kecakapan yang dimiliki pelamar, attitude test (tes bakat) untuk memprediksi
bakat kemampuan di kemudian hari, intelligence test (tes kecerdasan), interest
test (tes minat) dan personality test ( tes kepribadian).
3) Wawancara: untuk mendapatkan masukan yang mendalam mengenai motif,
harapan dan keinginan pelamar. Pewawancara harus menyiapkan pertanyaan
yang didasarkan pada kualifikasi pendidikan dan pengalaman pelamar.
4) Pemberian referensi: merupakan kegiatan penulusuran latar belakang pelamar
dari pihak yang dapat dipertanggungjawabkan.
5) Uji kesehatan fisik.
c) Output
Output dari penerimaan pegawai Universitas Brawijaya adalah pengumuman pelamar
yang diterima sebagai calon pegawai dilakukan secara terbuka melalui media yang
tersedia: cetak, elektronik, internet atau media lainnya. Apabila calon pegawai
diterima maka selanjutnya adalah melakukan kegiatan orientasi. Kegiatan orientasi
adalah untuk mengenalkan calon pegawai dengan tugas, organisasi dan pegawai
dilingkungannya. Program kegiatan yang dilakukan dalam masa orientasi dan
prajabatan ini harus mencakup minimal:
1) standar organisasi, harapan, norma, tradisi dan kebijakan
2) iklim kerja, dan
3) aspek teknis dari pekerjaan.
Orientasi dan prajabatan ini merupakan periode masa percobaan bagi calon
pegawai yang dituangkan dalam kontrak kerja sekurang-kurangnya selama satu tahun.
Setelah masa kontrak berakhir calon pegawai diberi pilihan untuk berhenti atau
bersedia sebagai pegawai di Universitas Brawijaya.
2.2 Cara Kerja Sistem Penerimaan Pegawai di Universitas Brawijaya
2.2.1 Diagram Alir Prosedur Rekrutmen Pegawai di Universitas Brawijaya
Keterangan:
1. Pembantu Rektor atau Wakil Rektor yang terkait bertanggungjawab melakukan
analisis kebutuhan pegawai dengan mengecek ke database pegawai. Hasil analisis
berupa Beban Kerja Unit dan Data Kebutuhan Kepegawaian.
2. Pembantu Rektor atau Wakil Rektor yang terkait kemudian membentuk Tim Seleksi
Penerimaan Pegawai yang diketahui oleh Kabiro Kepegawaian.
3. Tim Seleksi Penerimaam Pegawai mengumumkan Seleksi Penerimaan Pegawai serta
syarat-syarat yang harus dipenuhi untuk mengikuti seleksi tersebut.
4. Ketika menerima dokumen-dokumen persyaratan administrasi
Tim
Seleksi
Penerimaan Pegawai melakukan verifikasi atas kelengkapan dokumen-dokumen
tersebut.
5. Pelamar menerima dokumen-dokumen persyaratan administrasinya lengkap akan
mengikuti Seleksi Penerimaan Pegawai yang diselenggarakan oleh Tim Seleksi
Penerimaan Pegawai.
6. Pelamar yang lulus seleksi akan mengikuti kegiatan orientasi dan prajabatan oleh
Panitia Kegiatan Pra Jabatan yang dibentuk oleh Kabiro Kepegawaian.
7. Bagian Kepegawaian kemudian membuat SK pengangkatan yang ditandatangani oleh
Rektor untuk pegawai yang diterima setelah mengikuti prajabatan.
2.3 Kelebihan dan Kekurangan Sistem Penerimaan Pegawai Di Universtas Brawijaya
Kelebihan sistem penerimaan pegawai di Universitas Brawijaya
Proses rekrutmen pegawai UB lebih detail atau terperinci di dalam proses.
Dalam prosedur rekrutmen pegawai UB terdapat kegiatan pra jabatan.
Kekurangan sistem penerimaan pegawai di Universitas Brawijaya
Dalam prosedur rekrutmen pegawai di UB tidak dimulai dari departemen dan fakultas
dahulu. Seharusnya sistem penerimaan pegawai harus dimulai dari departemen dan
pegawai.
Dalam prosedur rekrutmen pegawai di UB tidak ada penyusunan evaluasi kebutuhan
karyawan/ dosen.
Dalam prosedur rekrutmen pegawai di UB tidak ada pengusulan kebutuhan/ dosen
kepada dekan.
Dalam prosedur rekrutmen pegawai di UB tidak ada pengusulan kebutuhan karyawan/
dosen kepada Rektor UB.
Dalam prosedur rekrutmen pegawai di UB tidak ada pembuatan pengumuman
lowongan karyawan/ dosen.
2.4 Rekomendasi Sistem Penerimaan Pegawai di Universitas Brawijaya
Keterangan:
a. Departemen melakukan evaluasi terhadap kecukupan karyawan/dosen di departemen.
b. Departemen mengajukan usulan kebutuhan karyawan/staf pengajar sesuai dengan
bidang ilmu yang dibutuhkan kepada Fakultas.
c. Pimpinan Fakultas membawa usulan dari Departemen kepada Rektor Universitas
Brawijaya.
d. Universitas Brawijaya mengumumkan lowongan penerimaan karyawan/dosen.
e. Pembantu Rektor yang terkait bertanggungjawab melakukan analisis kebutuhan
pegawai dengan mengecek ke database pegawai. Hasil analisis berupa Beban Kerja
Unit dan Data Kebutuhan Kepegawaian.
f. Pembantu Rektor atau Wakil Rektor yang terkait kemudian membentuk Tim Seleksi
Penerimaan Pegawai yang diketahui oleh Kabiro Kepegawaian.
g. Tim Seleksi Penerimaam Pegawai mengumumkan Seleksi Penerimaan Pegawai serta
syarat-syarat yang harus dipenuhi untuk mengikuti seleksi tersebut.
h. Ketika menerima dokumen-dokumen persyaratan administrasi
Tim
Seleksi
Penerimaan Pegawai melakukan verifikasi atas kelengkapan dokumen-dokumen
tersebut.
i. Pelamar menerima dokumen-dokumen persyaratan administrasinya lengkap akan
mengikuti Seleksi Penerimaan Pegawai yang diselenggarakan oleh Tim Seleksi
Penerimaan Pegawai.
j. Pelamar yang lulus seleksi akan mengikuti kegiatan orientasi dan prajabatan oleh
Panitia Kegiatan Pra Jabatan yang dibentuk oleh Kabiro Kepegawaian.
k. Bagian Kepegawaian kemudian membuat SK pengangkatan yang ditandatangani oleh
Rektor untuk pegawai yang diterima setelah mengikuti prajabatan.
BAB III
PENUTUP
3.1 Kesimpulan
Sistem Informasi Manajemen Sumber Daya Manusia adalah sebuah sistem yang mendukung
proses pengambilan keputusan dengan menyediakan berbagai informasi yang diperlukan.
Sistem informasi sumber daya manusia sangat penting dalam suatu perusahaan, karena
kesuksesan suatu organisasi salah satunya ditentukan oleh kualitas sumber daya manusia
yang terdapat dalam organisasi tersebut. Kegiatan utama sumber daya manusia adalah
perekrutan dan penerimaan, pendidikan dan pelatihan, manajemen data, serta penghentian
dan administrasi tunjangan. Dalam perekrutan pegawai terdapat input, proses dan output.
Dimana input, proses dan output digunakan untuk membuat prosedur perekrutan di
Universitas Brawijaya.
3.2 Saran
Agar proses rekrutmen berlangsung dengan baik dan berkesinambungan, harus
dimulai dari proses rekrutmen yang adil, transparan, dan sesuai dengan kebutuhan.
Oleh sebab itu, proses
perekrutan pegawai secara berkesinambungan dan terus-
menerus harus berdasarkan analisis jabatan dan analisis kebutuhan dan tetap mengacu
pada visi dan misi organisasi, dengan tujuan agar tidak adanya tumpang tindih
pegawai dalam satu unit organisasi, dan agar jumlah pegawai dan jumlah lembaga
organisasi seimbang, efektif, dan efisien.
Keberadaan SDM yang kapabel tentu tidak terlepas dari upaya untuk mendapatkan
SDM yang kapabel tersebut. Salah satu langkah mendasar yang harus dilakukan oleh
setiap organisasi, untuk mendapatkan SDM yang tepat jumlah dan tepat kualitas
adalah analisis jabatan. Pengabaian terhadap analisis jabatan akan membuat organisasi
mengalami kerugian. Kerugian dimaksud adalah berupa inefisiensi anggaran dan pada
kualitas layanan yang diberikan.
DAFTAR PUSTAKA
Merlin, Marselina. 2013. Proses Seleksi Calon Pegawai Negeri Sipil Badan Kepegawaian
Pendidikan dan Pelatihan Daerah Kabupaten Tana Toraja. (online),
(http://repository.unhas.ac.id/bitstream/handle/123456789/3897/MARSELINA
%20MERLIN%20output.pdf?sequence=1, diakses pada 1 Desember 2014).
Universitas Brawijaya. 2008. Standard Operating Procedures Universitas Brawijaya. (online),
(http://ub.ac.id/files/dokumen_resmi_kampus/SOP-UB-2008.pdf, diakses pada 25
November 2014).
Yani, Jenni. 2014. Proses Rekrutmen Pegawai Negeri Sipil Melalui Analisis Jabatan dan
Analisis Kebutuhan. (online),
(http://www.academia.edu/8477416/PROSES_REKRUTMEN_PEGAWAI_NEGERI_
SIPIL_MELALUI_ANALISIS_JABATAN_DAN_ANALISIS_KEBUTUHAN,
diakses pada 1 Desember 2014).
UNIVERSITAS BRAWIJAYA
Diajukan dalam rangka pemenuhan tugas Sistem Informasi Manajemen Sektor Publik
OLEH :
KELAS J
SITI MUZAWWIDA
(125030100111023)
SELVY AYU MAHARANI
(125030100111063)
DESY PUSPITASARI
(125030100111064)
TESSA PRASTYKASARI
(125030100111065)
NIKI JOKO
JURUSAN ILMU ADMINISTRASI PUBLIK
FAKULTAS ILMU ADMINISTRASI
UNIVERSITAS BRAWIJAYA
MALANG
2014
BAB I
PENDAHULUAN
1.1 Latar Belakang
Pada saat era globalisasi sekarang ini, suatu organisasi atau lembaga harus mampu
mengahadapi persaingan bebas yang terjadi. Untuk itu, semua sumber daya organisasi atau
lembaga harus dapat dikerahkan secara maksimal dan professional untuk mendukung
keberhasilan dalam mencapai tujuannya. Keberhasilan suatu organisasi atau lembaga sangat
tergantung pada keberhasilan manajemen dalam melaksanakan pekerjaannya. Keberhasilan
manajemen dalam sebuah organisasi atau lembaga juga tergantung pada tersedianya
informasi yang relevan dari pengolahan data yang tepat. Agar pekerjaan informasi dapat
ditangani secara sistematis dan praktis perlu adanya sistem informasi manajemen.
Dalam rangka menghadapi tantangan dan kompetisi yang semakin ketat dan dapat
memenuhi kebutuhan stakeholder pada era globalisasi ini untuk menjadi lembaga pendidikan
tinggi yang mampu berprestasi baik pada tingkat Nasional maupun Internasional, Universitas
Brawijaya sejak tanggal 2 Juni 2007 telah mencanangkan sebagai Entrepreneurial University.
Untuk mencapai posisi tersebut dituangkan dalam Visi: Menjadi Universitas Unggul yang
berstandard internasional dan mampu berperan aktif dalam pembangunan bangsa melalui
proses pendidikan, penelitian dan pengabdian kepada masyarakat. Sedangkan Misi yang
dilakukan adalah membangkitkan kekuatan moral dan kesadaran tentang keberadaan
penciptaan alam oleh Tuhan YME dan sadar bahwa setiap kehidupan mempunyai hak untuk
dihargai, menyelenggarakan proses pendidikan akademik dan/ profesional yang berkualitas
serta berkepribadian dan melakukan pengembangan dan penyebarluasan ilmu pengetahuan,
teknologi, homaniora dan seni, serta mengupayakan penggunaannya untuk meningkatkan
taraf kehidupan masyarakat dan memperkaya kebudayaan nasional.
Sumberdaya Manusia (SDM) merupakan salah satu faktor penting yang menentukan
dalam pencapaian Visi dan Misi yang telah dicanangkan tersebut baik sebagai tenaga
edukatif, tenaga administrasi maupun tenaga penunjang (laboran dan teknisi). Aspek yang
patut menjadi perhatian dalam mendapatkan tenaga kerja (pegawai) yang berkualifikasi dan
kompetensinya sesuai dengan kebutuhan diperlukan prosedur rekrutmen yang telah diatur
melalui SOP yang telah ditetapkan. Rekrutmen sangat penting dilaksanakan untuk
mendapatkan pegawai yang handal, memiliki komitmen tinggi kepada tugas dan fungsi dalam
organisasi.
1.2 Rumusan Masalah
1) Bagaimanakah uraian input, proses, dan output dari sistem penerimaan pegawai di
Universitas Brawijaya?
2) Bagaimanakah cara kerja sistem penerimaan pegawai di Universitas Brawijaya?
3) Apa sajakah kendala yang terdapat dalam sistem penerimaan pegawai di Universitas
Brawijaya?
4) Bagaimanakah alur sistem yang dapat direkomendasikan untuk penerimaan pegawai
di Universitas Brawijaya?
1.3 Tujuan
1) Untuk mengetahui input, proses, dan output dari sistem penerimaan pegawai di
Universitas Brawijaya.
2) Untuk menjelaskan cara kerja sistem penerimaan pegawai di Universitas Brawijaya.
3) Untuk mengetahui kendala yang terdapat dalam sistem penerimaan pegawai di
Universtas Brawijaya.
4) Untuk memberikan rekomendasi sistem penerimaan pegawai di Universitas
Brawijaya.
BAB II
PEMBAHASAN
2.1 Sistem Input, Proses dan Output dari Sistem Penerimaan Pegawai Di Universitas
Brawijaya
Sumber daya manusia merupakan faktor yang paling menentukan dalam suatu organisasi,
karena disamping sebagai salah satu unsur kekuatan daya saing bangsa, juga merupakan
sebagai penentu utama dalam mencapai kesuksesan organisasi. Oleh sabab itu, sumber daya
manusia harus memiliki kompetensi dan kinerja tinggi demi kemajuan organisasi dengan cara
merekrut pegawai. Rekrutmen sangat penting dilaksanakan untuk mendapatkan pegawai yang
handal, memiliki komitmen tinggi kepada tugas dan fungsi dalam organisasi. Dalam merekrut
pegawai terdapat proses input, proses dan output.
a) Input
Untuk mendapatkan sumber daya organisasi atau lembaga yang bermutu, profesional,
produktif dan akuntabel untuk mendukung keberhasilan dalam mencapai tujuan
organisasi atau lembaga tersebut dibutuhkan beberapa hal yang terkait dengan input,
antara lain: database pegawai, data kebutuhan pegawai dan dokumen persyaratan
administrasi. Data yang diperoleh dari subsistem input dimasukkan ke dalam suatu
database yang telah dirancang oleh perusahaan tersebut untuk diolah lebih lanjut agar
menghasilkan informasi yang lebih bermanfaat. Database bukan hanya data mengenai
pegawai tetapi juga mengenai perorangan dan organisasi dilingkungan luar
Universitas Brawijaya yang mempengaruhi arus personil. Dokumen persyaratan
pegawai berupa surat lamaran, daftar riwayat hidup, fotocopy ijazah pendidikan,
fotocopy KTP, transkrip nilai dan pas foto.
b) Proses
Proses seleksi sesuai kebutuhan yaitu dalam pencarian pegawai harus betul-betul
memperhatikan segala aspek yang dapat mempengaruhinya. Perekrutan diharapkan
tidak melebihi kuota yang ada tetapi harus memperhatikan jabatan yang kosong untuk
diisi. Setelah pengumuman ditutup dilakukan proses seleksi administrasi yang
meliputi pengecekan semua persyaratan yang diperlukan. Pelamar yang telah
memenuhi semua administrasi dapat diikut sertakan pada seleksi berikutnya meliputi:
1) Seleksi tulis: meliputi pengetahuan umum dan pengetahuan yang sesuai
dengan kompetensi unit kerja.
2) Seleksi psikologis: meliputi tes prestasi (achievement test) untuk mengetahui
kecakapan yang dimiliki pelamar, attitude test (tes bakat) untuk memprediksi
bakat kemampuan di kemudian hari, intelligence test (tes kecerdasan), interest
test (tes minat) dan personality test ( tes kepribadian).
3) Wawancara: untuk mendapatkan masukan yang mendalam mengenai motif,
harapan dan keinginan pelamar. Pewawancara harus menyiapkan pertanyaan
yang didasarkan pada kualifikasi pendidikan dan pengalaman pelamar.
4) Pemberian referensi: merupakan kegiatan penulusuran latar belakang pelamar
dari pihak yang dapat dipertanggungjawabkan.
5) Uji kesehatan fisik.
c) Output
Output dari penerimaan pegawai Universitas Brawijaya adalah pengumuman pelamar
yang diterima sebagai calon pegawai dilakukan secara terbuka melalui media yang
tersedia: cetak, elektronik, internet atau media lainnya. Apabila calon pegawai
diterima maka selanjutnya adalah melakukan kegiatan orientasi. Kegiatan orientasi
adalah untuk mengenalkan calon pegawai dengan tugas, organisasi dan pegawai
dilingkungannya. Program kegiatan yang dilakukan dalam masa orientasi dan
prajabatan ini harus mencakup minimal:
1) standar organisasi, harapan, norma, tradisi dan kebijakan
2) iklim kerja, dan
3) aspek teknis dari pekerjaan.
Orientasi dan prajabatan ini merupakan periode masa percobaan bagi calon
pegawai yang dituangkan dalam kontrak kerja sekurang-kurangnya selama satu tahun.
Setelah masa kontrak berakhir calon pegawai diberi pilihan untuk berhenti atau
bersedia sebagai pegawai di Universitas Brawijaya.
2.2 Cara Kerja Sistem Penerimaan Pegawai di Universitas Brawijaya
2.2.1 Diagram Alir Prosedur Rekrutmen Pegawai di Universitas Brawijaya
Keterangan:
1. Pembantu Rektor atau Wakil Rektor yang terkait bertanggungjawab melakukan
analisis kebutuhan pegawai dengan mengecek ke database pegawai. Hasil analisis
berupa Beban Kerja Unit dan Data Kebutuhan Kepegawaian.
2. Pembantu Rektor atau Wakil Rektor yang terkait kemudian membentuk Tim Seleksi
Penerimaan Pegawai yang diketahui oleh Kabiro Kepegawaian.
3. Tim Seleksi Penerimaam Pegawai mengumumkan Seleksi Penerimaan Pegawai serta
syarat-syarat yang harus dipenuhi untuk mengikuti seleksi tersebut.
4. Ketika menerima dokumen-dokumen persyaratan administrasi
Tim
Seleksi
Penerimaan Pegawai melakukan verifikasi atas kelengkapan dokumen-dokumen
tersebut.
5. Pelamar menerima dokumen-dokumen persyaratan administrasinya lengkap akan
mengikuti Seleksi Penerimaan Pegawai yang diselenggarakan oleh Tim Seleksi
Penerimaan Pegawai.
6. Pelamar yang lulus seleksi akan mengikuti kegiatan orientasi dan prajabatan oleh
Panitia Kegiatan Pra Jabatan yang dibentuk oleh Kabiro Kepegawaian.
7. Bagian Kepegawaian kemudian membuat SK pengangkatan yang ditandatangani oleh
Rektor untuk pegawai yang diterima setelah mengikuti prajabatan.
2.3 Kelebihan dan Kekurangan Sistem Penerimaan Pegawai Di Universtas Brawijaya
Kelebihan sistem penerimaan pegawai di Universitas Brawijaya
Proses rekrutmen pegawai UB lebih detail atau terperinci di dalam proses.
Dalam prosedur rekrutmen pegawai UB terdapat kegiatan pra jabatan.
Kekurangan sistem penerimaan pegawai di Universitas Brawijaya
Dalam prosedur rekrutmen pegawai di UB tidak dimulai dari departemen dan fakultas
dahulu. Seharusnya sistem penerimaan pegawai harus dimulai dari departemen dan
pegawai.
Dalam prosedur rekrutmen pegawai di UB tidak ada penyusunan evaluasi kebutuhan
karyawan/ dosen.
Dalam prosedur rekrutmen pegawai di UB tidak ada pengusulan kebutuhan/ dosen
kepada dekan.
Dalam prosedur rekrutmen pegawai di UB tidak ada pengusulan kebutuhan karyawan/
dosen kepada Rektor UB.
Dalam prosedur rekrutmen pegawai di UB tidak ada pembuatan pengumuman
lowongan karyawan/ dosen.
2.4 Rekomendasi Sistem Penerimaan Pegawai di Universitas Brawijaya
Keterangan:
a. Departemen melakukan evaluasi terhadap kecukupan karyawan/dosen di departemen.
b. Departemen mengajukan usulan kebutuhan karyawan/staf pengajar sesuai dengan
bidang ilmu yang dibutuhkan kepada Fakultas.
c. Pimpinan Fakultas membawa usulan dari Departemen kepada Rektor Universitas
Brawijaya.
d. Universitas Brawijaya mengumumkan lowongan penerimaan karyawan/dosen.
e. Pembantu Rektor yang terkait bertanggungjawab melakukan analisis kebutuhan
pegawai dengan mengecek ke database pegawai. Hasil analisis berupa Beban Kerja
Unit dan Data Kebutuhan Kepegawaian.
f. Pembantu Rektor atau Wakil Rektor yang terkait kemudian membentuk Tim Seleksi
Penerimaan Pegawai yang diketahui oleh Kabiro Kepegawaian.
g. Tim Seleksi Penerimaam Pegawai mengumumkan Seleksi Penerimaan Pegawai serta
syarat-syarat yang harus dipenuhi untuk mengikuti seleksi tersebut.
h. Ketika menerima dokumen-dokumen persyaratan administrasi
Tim
Seleksi
Penerimaan Pegawai melakukan verifikasi atas kelengkapan dokumen-dokumen
tersebut.
i. Pelamar menerima dokumen-dokumen persyaratan administrasinya lengkap akan
mengikuti Seleksi Penerimaan Pegawai yang diselenggarakan oleh Tim Seleksi
Penerimaan Pegawai.
j. Pelamar yang lulus seleksi akan mengikuti kegiatan orientasi dan prajabatan oleh
Panitia Kegiatan Pra Jabatan yang dibentuk oleh Kabiro Kepegawaian.
k. Bagian Kepegawaian kemudian membuat SK pengangkatan yang ditandatangani oleh
Rektor untuk pegawai yang diterima setelah mengikuti prajabatan.
BAB III
PENUTUP
3.1 Kesimpulan
Sistem Informasi Manajemen Sumber Daya Manusia adalah sebuah sistem yang mendukung
proses pengambilan keputusan dengan menyediakan berbagai informasi yang diperlukan.
Sistem informasi sumber daya manusia sangat penting dalam suatu perusahaan, karena
kesuksesan suatu organisasi salah satunya ditentukan oleh kualitas sumber daya manusia
yang terdapat dalam organisasi tersebut. Kegiatan utama sumber daya manusia adalah
perekrutan dan penerimaan, pendidikan dan pelatihan, manajemen data, serta penghentian
dan administrasi tunjangan. Dalam perekrutan pegawai terdapat input, proses dan output.
Dimana input, proses dan output digunakan untuk membuat prosedur perekrutan di
Universitas Brawijaya.
3.2 Saran
Agar proses rekrutmen berlangsung dengan baik dan berkesinambungan, harus
dimulai dari proses rekrutmen yang adil, transparan, dan sesuai dengan kebutuhan.
Oleh sebab itu, proses
perekrutan pegawai secara berkesinambungan dan terus-
menerus harus berdasarkan analisis jabatan dan analisis kebutuhan dan tetap mengacu
pada visi dan misi organisasi, dengan tujuan agar tidak adanya tumpang tindih
pegawai dalam satu unit organisasi, dan agar jumlah pegawai dan jumlah lembaga
organisasi seimbang, efektif, dan efisien.
Keberadaan SDM yang kapabel tentu tidak terlepas dari upaya untuk mendapatkan
SDM yang kapabel tersebut. Salah satu langkah mendasar yang harus dilakukan oleh
setiap organisasi, untuk mendapatkan SDM yang tepat jumlah dan tepat kualitas
adalah analisis jabatan. Pengabaian terhadap analisis jabatan akan membuat organisasi
mengalami kerugian. Kerugian dimaksud adalah berupa inefisiensi anggaran dan pada
kualitas layanan yang diberikan.
DAFTAR PUSTAKA
Merlin, Marselina. 2013. Proses Seleksi Calon Pegawai Negeri Sipil Badan Kepegawaian
Pendidikan dan Pelatihan Daerah Kabupaten Tana Toraja. (online),
(http://repository.unhas.ac.id/bitstream/handle/123456789/3897/MARSELINA
%20MERLIN%20output.pdf?sequence=1, diakses pada 1 Desember 2014).
Universitas Brawijaya. 2008. Standard Operating Procedures Universitas Brawijaya. (online),
(http://ub.ac.id/files/dokumen_resmi_kampus/SOP-UB-2008.pdf, diakses pada 25
November 2014).
Yani, Jenni. 2014. Proses Rekrutmen Pegawai Negeri Sipil Melalui Analisis Jabatan dan
Analisis Kebutuhan. (online),
(http://www.academia.edu/8477416/PROSES_REKRUTMEN_PEGAWAI_NEGERI_
SIPIL_MELALUI_ANALISIS_JABATAN_DAN_ANALISIS_KEBUTUHAN,
diakses pada 1 Desember 2014).