Prosedur Pengiriman Barang Ekspor Menggunakan Pola Less Than Container Load ( LCL) pada PT. Agility Internasional Cabang Solo MAHARANI F3109046

(1)

commit to user

PROSEDUR PENGIRIMAN BARANG EKSPOR

MENGGUNAKAN POLA

LESS THAN CONTAINER LOAD

( LCL) PADA PT. AGILITY INTERNASIONAL

CABANG SOLO

Disusun untuk Melengkapi Tugas-tugas dan Memenuhi Persyaratan Guna Mencapai Gelar Ahli Madya pada Program Studi Diploma III

Manajemen Perdagangan Fakultas Ekonomi Univesitas Sebelas Maret

Surakarta

Oleh : Maharani

F3109046

FAKULTAS EKONOMI

UNIVERSITAS SEBELAS MARET

SURAKARTA

(2)

commit to user

ABSTRAKSI

PROSEDUR PENGIRIMAN BARANG EKSPOR MENGGUNAKAN POLA LCL (LESS THAN CONTAINER LOAD) PADA PT. AGILITY

INTERNASIONAL CABANG SOLO MAHARANI

F3109046

Penulisan Tugas Akhir ini bertujuan untuk : (1) memperoleh gambaran yang lebih mendalam dan pemahaman mengenai proses pengiriman barang ekspor LCL lewat laut pada Freight Forwarder Agility Internasional, (2) mengetahui hambatan-hambatan yang dihadapi pihak Agility dalam melakukan proses LCL, (3) mengetahui hambatan-hambatan yang dihadapi pihak shipper saat melakukan kegiatan ekspor.

Penelitian ini menggunakan metode studi deskriptif, yaitu mengamati obyek penelitian dan menggambarkan suatu keadaan yang ada dalam obyek penelitian tersebut. Data yang digunakan dalam penelitian ini adalah data primer dan sekunder. Data primer diperoleh dengan cara praktek kerja langsung melalui kegiatan yang dilakukan ditempat penelitian Freight Forwarder Agility Cabang Solo khususnya divisi ekspor. Sedangkan data sekunder diperoleh dari buku ataupun sumber bacaan lainnya yang berkenaan dan relevan dengan pokok bahasan yang diambil.

Berdasarkan hasil penelitian dapat disimpulkan bahwa : (1) proses ekspor menggunakan pola LCL yang dilakukan Freight Forwarder Agility dimulai dari Shipping Instruction (SI), Booking Instruction ke Co Loader, pengurusan dokumen, proses stuffing dan pengiriman barang, pemuatan barang diatas kapal dan penyerahan dokumen ke negara tujuan, (2) hambatan yang dihadapi Freight Forwarder Agility dalam proses pengiriman LCL antara lain : terjadi penuhnya jadwal kapal, peti kemas yang tersedia memiliki kualitas yang kurang baik, truk pembawa barang ekspor mengalami kecelakaan, perubahan data Invoice dan

Packing List, serta respon Desperindag yang terlalu lama dalam proses pembuatan

COO, (3) hambatan yang dihadapi shipper dalam proses pengiriman LCL antara lain : kesulitan saat penataan barang di dalam peti kemas, complain dari buyer, keterlambatan pengiriman dokumen Invoice Packing List.

Saran berdasarkan hasil penelitian ini adalah PT. Agility perlu membenahi sistem jaringan pada komputer perusahaan agar tidak mengalami masalah sehingga kinerja perusahaan tidak mengalami hambatan dan perlunya menambah ruang yang dapat difungsikan sebagai gudang untuk proses stuffing, sehingga barang yang akan distuffing tidak memenuhi ruang kerja karyawan, serta untuk pihak shipper adalah untuk memperhitungkan waktu produksi dan lebih sering melakukan komunikasi dengan buyer agar terhindar dari miss understanding. Kata-Kata Kunci : Pengiriman Barang Ekspor, Prosedur, LCL

(3)

commit to user

(4)

commit to user

(5)

commit to user

MOTTO

Jika kita hanya pasrah dan menerima nasib, kita tidak akan tahu kesempatan apa yang datang pada kita

(Soe Hok Gie)

Hai orang-orang yang beriman, jadikanlah sabar dan sholat sebagai penolongmu, sesungguhnya Allah beserta orang-orang yang sabar

(Al Baqarah : 153)

Semulia-mulia manusia ialah siapa yang mempunyai adab, merendahkan diri ketika berkedudukan tinggi, memaafkan ketika berdaya, membalas dan bersikap

adil ketika kuat

(Khalifah Abdul Malik bin Marwan)

Tak semua yang dapat dihitung dapat diperhitungkan, dan tak semua yang diperhitungkan dapat dihitung

(6)

commit to user

PERSEMBAHAN

Penulis mempersembahkan Tugas Akhir ini kepada :

1. Allah SWT yang telah memberikan rahmat-Nya yaitu dengan terselesaikannya Tugas Akhir ini. 2. Ibu, Kakak dan Nenek yang telah

memberikan dukungan serta doanya dalam menyelesaikan Tugas Akhir ini.

3. Teman- teman Almamaterku khususnya keluarga Manajemen Perdagangan.

(7)

commit to user

vii

KATA PENGANTAR

Dengan memanjatkan puja dan puji syukur atas kehadirat Allah SWT yang telah memberikan rahmat dan petunjuk-Nya sehingga penulis dapat menyelesaikan Laporan Magang dengan judul “PROSEDUR PENGIRIMAN BARANG EKSPOR MENGGUNAKAN POLA LCL (LESS THAN CONTAINER LOAD) PADA PT. AGILITY INTERNASIONAL CABANG SOLO“. Laporan ini disusun guna memenuhi sebagian persyaratan dalam pembuatan Tugas Akhir yang wajib dilaksanakan oleh setiap mahasiswa DIII dan memenuhi syarat guna memperoleh gelar Ahli Madya (A.Md) bidang Manajemen Perdagangan.

Pada kesempatan ini penyusun ingin menyampaikan terima kasih kepada:

1. Dekan Fakultas Ekonomi Universitas Sebelas Maret Surakarta.

2. Ketua Program dan Sekretaris Program D III Manajemen Perdagangan Fakultas Ekonomi Universitas Sebelas Maret Surakarta.

3. Bapak Malik Cahyadin, SE Msi selaku pembimbing yang telah memberikan pengarahan hingga tersusunnya Tugas Akhir ini.

4. Seluruh Staff dan Karyawan Program D III Fakultas Ekonomi Universitas Sebelas Maret Surakarta.

5. Ibu Amy Adryana Saputra selaku Pimpinan Freight Forwarder Agility Cabang Solo yang telah mengizinkan penulis untuk praktek magang kerja selama dua bulan serta atas memberikan arahan dan saran kepada penulis.

(8)

commit to user

viii

6. Pak Wawan, Pak Totok, Pak Tri, Pak Joko, Ibu Ayu, Ibu Ita, Ibu Winda, Pak Kismanto dan Pak Agung selaku Staff Freight Forwarder Agility Cabang Solo yang telah memberikan arahan dan saran kepada penulis selama melakukan kegiatan magang kerja.

7. Bapak Wahyu Hardiyanto dan Bapak Ari Pujiyanto,SE. selaku narasumber yang telah memberikan informasi kepada penulis mengenai ekspor yang dilakukan CV. A CLASS dan PT. JATI AGUNG ARSITAMA.

8. Teman-temanku : Muti, Yeni, Sita, Dias, Tri, Nisa, Dwi, Ajeng, Ivan, Dika serta semua pihak yang telah membantu dalam penyelesaian Tugas Akhir ini.

Penyusun menyadari bahwa dalam penulisan laporan magang ini masih belum sempurna, oleh karena itu kritik dan saran dari semua pihak sangat penyusun harapkan demi penyempurnaan Tugas Akhir ini.

Akhirnya penyusun mengharap semoga Tugas Akhir ini dapat memberikan manfaat bagi kita semua. Amin.

Surakarta,

(9)

commit to user

DAFTAR ISI

HALAMAN JUDUL ... i

ABTRAKSI ... ii

HALAMAN PERSETUJUAN ... iii

HALAMAN PENGESAHAN ... iv

MOTTO ... v

PERSEMBAHAN ... vi

KATA PENGANTAR ... vii

DAFTAR ISI ... ix

DAFTAR TABEL ... xii

DAFTAR GAMBAR ... xiii

DAFTAR LAMPIRAN ... xiv

BAB I. PENDAHULUAN ... 1

A. Latar Belakang Masalah ………... 1

B. Perumusan Masalah ... 4

C. Tujuan Penelitian ... 4

(10)

commit to user

E. Metode Penelitian ... 6

BAB II. TINJAUAN PUSTAKA ... 9

A. Ekspor …... 9

B. Kemasan dan Angkutan Peti Kemas ………... 14

C. Pengangkutan Barang Lewat Laut ………... 20

D. Pihak yang Terkait dalam Proses Pengiriman Barang dengan Kapal Laut ……….………... 26

BAB III. PEMBAHASAN ... 29

A. DISKRIPSI OBYEK PENELITIAN ... 29

1. Sejarah Berdirinya PT. Agility Internasional ... 29

2. Lokasi Perusahaan ... 30

3. Struktur Organisasi Freight Forwarder Agility ... 31

4. Jam Kerja ... 35

B. LAPORAN MAGANG KERJA ... 36

C. PEMBAHASAN ... 36

1. Proses Pengiriman Barang Ekspor LCL oleh Freight Forwarder Agility Internasional Cabang Solo ... 36

(11)

commit to user

2. Hambatan yang Dihadapi PT. Agility Internasional

dalam Proses Pengiriman LCL dan Penyelesaiannya ... 42

3. Hambatan yang Dihadapi Shipper dalam Proses Pengiriman LCL dan Penyelesaiannya ... 48

BAB IV. PENUTUP ... 54

A. KESIMPULAN ... 54

B. SARAN ... 55

DAFTAR PUSTAKA ……… 57

(12)

commit to user

xii

DAFTAR TABEL

TABEL Halaman

4.1 Jam Kerja Freight Forwarder Agility Internasional Cabang

(13)

commit to user

xiii

DAFTAR GAMBAR

GAMBAR Halaman

3.1 Struktur Organisasi Freight Forwarder Agility Internasional ... 30

3.2 Struktur Organisasi Freight Forwarder Agility Internasional Cabang Solo ... 31

(14)

commit to user

xiv

DAFTAR LAMPIRAN

LAMPIRAN

1. Hasil Wawancara pada Freight Forwarder Agility Internasional

2. Hasil Wawancara pada CV. A CLASS

3. Hasil Wawancara pada PT. JATI AGUNG ARSITAMA

4. Surat Pernyataan

5. Surat Pernyataan Magang

6. Laporan Kegiatan Magang

7. Shipping Instruction (SI)

8. Booking Requested

9. Booking Confirmation

10. Invoice

11. Packing List

12. Nota Persetujuan Ekspor (NPE)

13. Pemberitahuan Ekspor Barang (PEB)

(15)

commit to user

15. Document Receipt Note

16. Container Warehouse

17. Certificate of Origin (COO) Form D

18. Fumigation Certificate

19. Gas Clearence Certificate

20. Faktur Pajak

21. Surat Setoran Pabean

22. Perhitungan TPKS

23. Payment Request

(16)

commit to user

ABSTRAKSI

PROSEDUR PENGIRIMAN BARANG EKSPOR MENGGUNAKAN POLA LCL (LESS THAN CONTAINER LOAD) PADA PT. AGILITY

INTERNASIONAL CABANG SOLO MAHARANI

F3109046

Packing List, serta respon Desperindag yang terlalu lama dalam proses pembuatan

Saran berdasarkan hasil penelitian ini adalah PT. Agility perlu membenahi sistem jaringan pada komputer perusahaan agar tidak mengalami masalah sehingga kinerja perusahaan tidak mengalami hambatan dan perlunya menambah ruang yang dapat difungsikan sebagai gudang untuk proses stuffing, sehingga barang yang akan distuffing tidak memenuhi ruang kerja karyawan, serta untuk pihak shipper adalah untuk memperhitungkan waktu produksi dan lebih sering melakukan komunikasi dengan buyer agar terhindar dari miss understanding. Kata-Kata Kunci : Pengiriman Barang Ekspor, Prosedur, LCL

(17)

commit to user

ABSTRACT

DELIVERY OF GOODS EXPORT PROCEDURES USING PATTERN LCL (LESS THAN CONTAINER LOAD) IN AGILITY INTERNATIONAL

SOLO BRANCH MAHARANI

F3109046

Writing the final project has three objectives, namely to : (1) obtain a greater depth and understanding of the process of LCL export shipments by sea to the Freight Forwarder International Agility, (2) knows the obstacles faced by the Agility and (3) the shipper in each process.

This study uses descriptive studies, which observe objects of research and describes a situation that exists in the object of study. The data used in this study were primary and secondary data. Primary data obtained by direct employment practices through research activities carried out in place Freight Forwarder Agility Branch Solo particularly export division. While the secondary data obtained from books or other reading materials pertaining and relevant to the subject being taken.

Based on the research results can be concluded that : (1) export process is done using pattern LCL Freight Forwarder Agility begins from Shipping Instruction (SI), Booking Instruction for Co Loader, document processing, the process of stuffing and delivery of goods, loading of goods on board and submission of documents to the destination country. (2) Barriers faced by Freight Forwarder Agility in the process of LCL shipments include : going full schedule of ships, containers that are available have a poor quality, a truck carrying export goods in an accident, the data changes Invoice and Packing List, and the response is too long from Desperindag in the process of making COO. (3) Barriers faced by shipper in the process of LCL shipments include : difficulty in the arrangement of goods in containers, complain of the buyer, delivery delays Packing List Invoice documents that affect the payment of export, buyers disappeared when the goods have been shipped.

Advice based on the results of this study were PT. Agility needs to reorganize the company's computer network system to avoid performance problems so that companies do not have problems and need for added space that can be used as a warehouse for the stuffing, so items will not meet distuffing office employees, as well as to the shipper is to take into account the time production and more frequent communication with the buyer to avoid the miss understanding.

(18)

commit to user

BAB I PENDAHULUAN

A. LATAR BELAKANG MASALAH

Peran transportasi sangat penting dalam perdagangan nasional maupun internasional. Dalam hal ini yaitu alat transportasi laut (kapal) yang memiliki kelebihan dibandingkan dengan alat transportasi lainnya. Kelebihan tersebut yaitu kapal dapat mengangkut barang dalam jumlah yang besar. Namun, jumlah barang yang banyak dan ukuran yang beragam dapat menyulitkan dalam penanganannya. Oleh karena itu dibuatlah peti kemas (container) yang dirancang secara khusus dengan ukuran tertentu untuk mempermudah pengemasan barang. Pengangkutan dengan menggunakan peti kemas telah menjadi bagian kehidupan modern dan pengoperasiannya pun sudah dijalankan secara efisien dengan bantuan perangkat komputer.

Ada banyak pihak yang terlibat dalam proses pengiriman barang. Selain eksportir, ada perusahaan jasa pengiriman barang, perusahaan pelayaran, kepabeanan, importir di negara-negara tujuan dan institusi-institusi lain yang berkaitan dengan ekspor-impor baik di negara asal maupun negara tujuan. Semua pihak tersebut merupakan bagian yang tidak terpisahkan dalam mekanisme ekspor-impor. Dalam proses pengiriman barang mulai dari seller hingga barang sampai ke buyer diperlukan dokumen-dokumen pendukung.

(19)

commit to user

Dalam proses pengiriman barang ke luar negeri, para pebisnis tidak mengerjakan sendiri seluruh tugas logistic yang menjadi tanggung jawabnya. Biasanya kegiatan tersebut dibantu oleh jasa pelayanan atau pengurusan yang disebut Freight Forwarder. Kegiatan logistic dirasa akan lebih efisien dan jauh lebih murah jika pengurusannya diserahkan kepada

Freight Forwarder.

Freight Forwarder sendiri memiliki beberapa divisi antara lain

Division Air Freight (Ekspor-Impor), Sea Freight (Ekspor-Impor), dan

Custom Broke Division. Freight Forwarder membantu kegiatan ekspor

seperti pembuatan dokumen ekspor, konsolidasi muatan, dan bertindak sebagai operator serta bertanggung jawab secara penuh dalam melaksanakan pengangkutan meskipun tidak memiliki kapal sendiri.

Bentuk pelayaran pengangkutan muatan dengan peti kemas yang ditawarkan oleh Freight Forwarder adalah Full Container Load (FCL)

dan Less Than Container Load (LCL). FCL adalah shipper menggunakan

1 (satu) atau lebih peti kemas untuk mengirim barangnya. LCL adalah

shipper mengkonsolidasi / mencampur barangnya dengan barang shipper

lain dalam satu peti kemas. Biasanya barang tersebut dalam volume yang kecil.

PT. Agility Internasioanal merupakan salah satu Freight

Forwarder yang terdapat di Solo dan telah mengurusi banyak proses

shipment. Dalam hal ini PT. Agility Internasional lebih banyak mengurusi

(20)

commit to user

banyak memilih FCL karena FCL memiliki biaya yang lebih murah dibandingkan dengan LCL. Disamping itu, resiko barang tercecer ataupun tertukar lebih rendah, sehingga barang bisa lebih aman. Tetapi ada juga customer PT. Agility Internasional yang lebih memilih pola pengiriman LCL.

Pilihan pola pengiriman FCL ataupun LCL tergantung kepada permintaan customer itu sendiri. Biasanya, pola LCL digunakan untuk mengirim barang yang dipergunakan saat pameran dan barang tersebut biasanya sejenis. Misalnya pengiriman furniture untuk pameran furniture yang dikirim oleh lebih dari satu shipper. Tetapi tidak jarang, barang yang dikonsolidasi tersebut berbeda jenis dengan banyak shipper dan ke banyak consignee. Selain itu, pola LCL digunakan untuk mengganti barang yang rusak dalam proses shipment. Misalnya, shipper akan mengirim barang kepada buyer sebanyak 10 box dengan menggunakan pola pengiriman FCL, tetapi saat tiba di negara tujuan, barang tersebut tidak sesuai ataupun rusak sebanyak 2 box. Oleh karena itu, pengiriman pengganti barang yang rusak sebanyak 2 box tersebut dilakukan dengan pola pengirimn LCL. Berdasarkan deskripsi tersebut maka judul penelitian / Tugas Akhir ini adalah “Prosedur Pengiriman Barang Ekspor Menggunakan Pola LCL

(21)

commit to user

B. PERUMUSAN MASALAH

Berdasarkan latar belakang masalah yang telah diuraikan diatas, maka pokok permasalahan dapat dirumuskan sebagai berikut :

1. Bagaimana proses pengiriman barang ekspor LCL oleh PT. Agility Internasional Cabang Solo?

2. Hambatan apa saja yang dihadapi PT. Agility Internasional dalam melakukan proses pengiriman LCL dan bagaimana penyelesaiannnya? 3. Hambatan apa saja yang dihadapi shipper saat melakukan kegiatan

ekspor dan bagaimana penyelesaiannya?

C. TUJUAN PENELITIAN

Adapun tujuan penelitian ini adalah :

1. Untuk mengetahui proses pengiriman barang ekspor LCL oleh PT. Agility Internasional Cabang Solo.

2. Untuk mengetahui hambatan apa saja yang dihadapi PT. Agility Internasional dalam melakukan proses pengiriman LCL dan penyelesaiannnya.

3. Untuk mengetahui hambatan apa saja yang dihadapi shipper saat melakukan kegiatan ekspor dan penyelesaiannya.

(22)

commit to user

D. MANFAAT PENELITIAN

1. Bagi Perusahaan

Bisa memberikan masukan / pembelajaran mengenai hal-hal yang berkaitan dengan tata cara pengiriman barang ekspor khususnya via laut / Sea Freight. Sehingga nantinya bisa terjalin hubungan yang baik dengan banyak instansi.

2. Bagi Pembaca dan Mahasiswa Yang Lain

Bisa memberikan sedikit pengetahuan dan juga gambaran tentang tata cara pengiriman barang ekspor khususnya via laut / Sea Freight yang baik dan benar.

3. Bagi Pemerintah

Sebagai bahan pertimbangan dalam menentukan berbagai kebijakan yang berkaitan dengan kegiatan Ekspor khususnya via laut / Sea Freight.

4. Bagi Dunia Usaha

Sebagai salah satu pendorong untuk lebih memajukan dunia usaha dalam menuju era globalisasi.

(23)

commit to user

E. METODE PENELITIAN

Metode Penelitian mengemukakan secara tertulis tata kerja dari suatu penelitian. Adapun metode penelitian memuat antara lain :

1. Ruang Lingkup Penelitian

Metode yang dilakukan adalah metode penelitian studi deskriptif, yaitu mengamati obyek penelitian yaitu Freight Forwarder Agility Internasional Cabang Solo.

2. Jenis dan Alat Pengumpul Data a. Jenis Data

1) Data Primer

Yaitu data yang diperoleh langsung dari sumbernya. Data ini diperoleh dengan cara kerja langsung melalui kegiatan yang dilakukan di tempat penelitian, yaitu Freight Forwarder Agility. Misalnya, mempelajari bagaimana proses pengiriman barang Ekspor pada Freight Forwarder Agility.

2) Data Sekunder

Yaitu data pendukung yang diperoleh dengan membaca buku-buku literatur dan juga sumber-sumber lainnya yang berhubungan dengan penulisan Tugas Akhir ini. Misalnya, buku-buku tentang penunjang mata kuliah teori ekspor-impor.

(24)

commit to user

7 b. Alat Pengumpul Data

1) Observasi

Dalam penelitian ini, penulis terlibat langsung dalam kegiatan yang dilakukan oleh Freight Forwarder Agility.

2) Wawancara

Merupakan teknik pengumpulan data dengan cara dialog dan juga tanya jawab dengan narasumber baik secara langsung maupun tidak langsung yang ada hubungannya dengan bagaimana proses ekspor-impor pada Freight Forwarder Agility. Wawancara tersebut dilakukan dengan karyawan Agility Internasional yaitu staff Divisi Air Freight, Sea Freight, EMKL dan Marketing, serta dengan beberapa pihak shipper yaitu CV. A CLASS dan PT. JATI AGUNG ARSITAMA.

3. Sumber Data

a. Sumber Data Primer

Yaitu data yang diperoleh langsung dari sumbernya. Data ini diperoleh dengan cara wawancara langsung pada PT. Agility Internasional yaitu karyawan Agility Internasional

(25)

commit to user

8 b. Sumber Data Sekunder

Yaitu data pendukung yang diperoleh dari sumber lain yang berkaitan dengan penelitian. Data ini diperoleh dari buku maupun sumber bacaan lain yaitu Buku Pelatihan Ekspor-Impor Indonesia.

(26)

commit to user

BAB II

TINJAUAN PUSTAKA

A. Ekspor

1. Pengertian Ekspor

Ekspor adalah kegiatan mengeluarkan barang dari wilayah pabean suatu negara keluar wilayah pabean negara yang dituju atau mengirimkan/menjual bahan baku, komponen barang ke negara lain (PPEI,2011). Menurut Roselyne, ekspor adalah perdagangan dengan cara mengeluarkan barang dari dalam ke luar wilayah pabean Indonesia dengan memenuhi ketentuan yang berlaku. Sedangkan menurut Amir MS, ekspor adalah mengeluarkan barang-barang dari peredaran dalam masyarakat dan mengirimkan ke luar negeri sesuai ketentuan pemerintah dan mengharapkan pembayaran valuta asing.

Berdasarkan pengertian ekspor dari berbagai sumber diatas, maka penulis dapat menyimpulkan bahwa ekspor adalah kegiatan mengeluarkan barang dari daerah pabean menuju wilayah pabean negara yang dituju dengan memenuhi ketentuan yang berlaku untuk memperoleh valuta asing.

Pelaku ekspor sebaiknya mempelajari terlebih dahulu prosedur ekspor guna meminimalkan kesalahan prosedur saat melakukan perdagangan internasional.

(27)

commit to user

2. Dokumen – Dokumen yang Diperlukan dalam Kegiatan Ekspor a. Shipping Instruction (SI)

Shipping Instruction (SI) adalah dokumen untuk booking kapal dan juga untuk memesan container. Dokumen ini dikeluarkan oleh shipper ditujukan kepada pihak carrier sebagai perintah untuk mengapalan barang. Informasi yang harus dimuat dalam SI adalah semua data yang diperlukan dalam pembuatan Bill of Lading (B/L). b. Persetujuan Ekspor (PE)

Persetujuan Ekspor (PE) adalah dokumen ekspor yang dikeluarkan oleh Bea dan Cukai yang menyatakan bahwa komoditi tersebut siap untuk diekspor dan tidak ada masalah.

c. Pemberitahuan Ekspor Barang (PEB)

Pemberitahuan Ekspor Barang (PEB) adalah dokumen ekspor yang digunakan untuk pemberitahuan pelaksanaan ekspor barang yang isinya antara lain jenis barang ekspor (umum, terkena pajak ekspor, mendapat fasilitas pembebasan dan pengembalian bea masuk, dan barang ekspor lainnya), eksportir, importir, NO. Hs, berat barang, pelabuhan muat, pelabuhan tujuan dll

d. Equipment Interchange Receipt (EIR)

Equipment Interchange Receipt (EIR) adalah surat bukti telah

(28)

commit to user

11 e. Berita Acara Penyegelan

Berita Acara Penyegelan adalah surat bukti bahwa container telah diperiksa dan disegel oleh petugas.

f. Surat Pengantar Izin Stack

Surat pengantar izin stack adalah surat pengantar untuk memuat muatan di atas kapal.

g. Warkat Dana

Warkat dana adalah perincian perhitungan pembayaran jaminan jasa TPKS untuk biaya penumpukan container.

h. Bill of Lading (B/L)

Bill of Lading (B/L) adalah tanda terima pengiriman barang yang diberikan carrier untuk shipper, yang berisi pernyataan bahwa barang-barang tersebut telah diterima dan disetujui oleh pengangkut untuk diangkut ke pelabuhan tujuan dan diserahkan kepada consignee.

i. Packing List

Packing List adalah dokumen ekspor yang memuat daftar

informasi mengenai barang yang akan diekspor.

j. Invoice

Invoice adalah dokumen ekspor yang memuat mengenai nilai

(29)

commit to user

k. Cerfificate of Origin (COO) / Surat Keterangan Asal (SKA)

COO/SKA adalah suatu dokumen yang berdasarkan kesepakatan dalam perjanjian bilateral, regional dan multilateral serta ketentuan sepihak dari suatu negara tertentu wajib disertakan pada waktu barang ekspor dari Indonesia akan memasuki wilayah negara tertentu yang membuktikan bahwa barang tersebut berasal dan dihasilkan dan atau diolah di Indonesia.

3. Prosedur Ekspor

a. Eksportir dan importir melakukan korespondensi atau negosiasi. b. Apabila importir menyetujui penawaran yang diajukan eksportir,

maka importir dan eksportir membuat dan menandatangani kontrak dagang (Sales Contract) yang telah disepakati bersama.

c. Setelah Sales Contract ditandatangani, importir mengajukan permohonan L/C kepada Opening Bank di luar negeri. Opening Bank meneruskan L/C kepada eksportir melalui Receiving Bank di Indonesia dan Receiving Bank tersebut memberitahukan diterimanya L/C tersebut kepada eksportir.

d. Dengan diterimanya L/C tersebut, eksportir melakukan produksi dan persiapan barang ekspor. Barang-barang yang dipersiapkan harus sesuai dengan persyaratan yang telah disepakati dalam kontrak dagang maupun L/C.

(30)

commit to user

e. Eksportir menghubungi pihak pelayaran/penerbangan untuk memesan ruang kapal.

f. Apabila sudah ada kepastian jadwal pengapalan, maka selanjutnya eksportir mendaftarkan Pemberitahuan Ekspor Barang (PEB) di Bea Cukai dengan melampirkan surat sanggup bayar apabila ekspornya terkena pajak ekspor.

g. Setelah itu dilakukan pengiriman barang ke pelabuhan. Eksportir dapat melakukan sendiri pengiriman barang atau menggunakan jasa perusahaan pengiriman barang (Freight Forwarder atau EMKL).

h. Apabila importir mewajibkan barang ekspor harus disertai SKA, maka eksportir harus mengurus dokumen SKA (Surat Keterangan Asal) pada instansi Penerbit SKA dengan melampirkan fotocopy PEB yang telah di fiat muat Bea & Cukai dan fotocopy B/L.

i. Apabila barang telah dikapalkan, eksportir dapat mencairkan L/C.

(31)

commit to user

B. KEMASAN DAN ANGKUTAN PETI KEMAS

1. Pengertian Peti Kemas

Sejarah perkembangan peti kemas di Indonesia baru dimulai sejak tahun 1970-an yang ditandai dengan adanya kapal dan pelabuhan peti kemas pertama di Indonesia. Pada dasarnya, peti kemas merupakan peti atau kotak yang digunakan untuk memuat barang. Banyak definisi mengenai peti kemas, antara lain :

a. Peti kemas adalah peti atau kotak yang memenuhi persyaratan teknis sesuai dengan International Organization for

Standardization (ISO) sebagai alat atau perangkat

pengangkutan barang yang bisa digunakan diberbagai moda, mulai dari moda jalan dengan truk peti kemas, kereta api dan kapal petikemas laut. (http://id.wikipedia.org/wiki/Peti_kemas). b. Menurut Amir M.S peti kemas adalah peti yang terbuat dari logam yang memuat barang-barang yang lazim disebut muatan umum (general cargo) yang akan dikirimkan melalui laut. Berbeda dengan cara pengangkutan dengan kapal konvensional maka sejak pemuatan sampai kepada pembongkaran (bahkan sampai ke tempat yang dituju) barang-barang yang akan dikirim dengan peti kemas tidak dijamah orang, karena dengan peti itu dimuat ke atas kapal dan bersama peti itu pula barang dibongkar dari dalam kapal dan diturunkan ke darat.

(32)

commit to user

c. Menurut F.D.C. Sudjatmiko, peti kemas secara umum digambarkan sebagai gudang yang dapat dipindahkan (remove

ware house) yang digunakan untuk mengangkut barang,

merupakan perangkat pergudangan dan sekaligus juga merupakan komponen dari pada sistem pengangkutan.

2. Jenis-jenis Peti Kemas

a. General Purpose Container (Dry/General Cargo Container)

Adalah peti kemas yang seluruh bagian sisinya tertutup dengan rapat agar tahan terhadap cuaca luar, memiliki dinding atap, sisi dan lantai yang keras. Salah satu sisinya dilengkapi dengan pintu untuk pemuatan dan pembongkaran muatan. Kegunaan peti kemas jenis ini adalah untuk mengangkut berbagai jenis barang dalam kondisi kering, baik yang telah dikemas dalam karton, sack, pallet, drum maupun yang menggunakan alat bantu lain seperti hanger untuk garment. Peti kemas ini biasa dipakai untuk mengangkut muatan umum (general cargo).

b. Temperature Controlled Container

Adalah peti kemas yang dilengkapi dengan perlengkapan listrik (heater) atau alat mekanik (refrigeration) untuk kepentingan pemanasan atau pendinginan udara didalam ruangan peti kemas. Temperatur yang dapat dikondisikan dengan alat tersebut yaitu sekitar -250 C sampai 250 C. Kegunaan utama peti kemas jenis ini

(33)

commit to user

adalah untuk mengangkut barang-barang yang memerlukan kondisi suhu tertentu, agar kualitasnya dapat dipertahankan. Peti kemas diperlukan untuk barang-barang yang mudah busuk seperti sayur, udang, ikan, daging atau buah-buahan.

c. Open Top Container

Peti kemas jenis ini memiliki struktur yang hampir sama dengan general purpose container, hanya saja open top memiliki sisi atap yang fleksibel dan dapat bergerak secara mekanis untuk membuka atau menutup. Barang dapat dimasukkan atau dikeluarkan lewat atas. Kegunaan peti kemas jenis ini terutama untuk mengangkut

cargo yang berat dan/atau besar yang hanya dapat dimasukkan

lewat atas.

d. Open Side Container

Peti kemas yang bagian sampingnya dapat dibuka untuk memasukkan dan mengeluarkan barang. Sisi samping didesain dapat dibuka untuk memudahkan forklift memasukkan dan mengeluarkan barang didalam ruangan peti kemas. Kegunaannya adalah untuk mengangkut rak botol bir atau minuman maupun kayu-kayu timber.

e. Ventilated Container

Peti kemas jenis ini memiliki struktur tertutup sama seperti general purpose container, namun dilengkapi ventilasi agar terjadi sirkulasi udara dalam peti kemas khususnya muatan yang mengandung

(34)

commit to user

kadar air tinggi. Kegunaannya adalah untuk mengangkut barang-barang organik seperti kopi, cengkeh, biji-bijian atau hasil bumi lainnya.

f. Tank Container

Adalah peti kemas yang terdiri dari dua elemen dasar yaitu tanki tempat menampung benda cair, dan kerangka yang berguna untuk melindungi tanki selama dalam pengangkutan. Kegunaan peti kemas ini adalah untuk mengangkut muatan benda cair (curah) yang berbahaya maupun yang tidak berbahaya. Untuk memasukkan atau mengeluarkan muatan tidak melalui pintu depan seperti biasa, tetapi melalui lubang dibagian atas. Lubang diatas dapat juga digunakan untuk membongkar muatan dengan cara dihisap.

g. Dry Bulk Container

Adalah peti kemas yang digunakan khusus untuk muatan curah

(bulk cargo) seperti kopi dan kacang-kacangan. Untuk

memasukkan atau mengeluarkan muatan tidak melalui pintu depan seperti biasanya, tetapi melalui lubang atau pintu dibagian bawah untuk mengeluarkan muatan (gravity discharge). Lubang atas dapat juga digunakan untuk membongkar muatan dengan cara dihisap (pressure discharge).

(35)

commit to user

h. Platform Container

Adalah peti kemas yang terdiri dari lantai dasar. Jenis peti kemas ini dapat dibagi menjadi dua, yaitu:

1) Flat-rack Container

Ciri khas peti kemas jenis ini adalah sisi dindingnya dapat dilipat hingga sejajar dengan sisi dasarnya. Sisi dasar peti kemas ini dirancang untuk mengangkut barang-barang yang memiliki bobot yang sangat berat. Kegunaannya adalah untuk pengangkutan barang yang berat, besar dan lebih tinggi dari ukuran peti kemas.

2) Platform Based Container/Bolster

Definisi Platform atau Bolster adalah peti kemas yang hanya memiliki sisi dasar (lantai) nya saja. Jenis peti kemas ini terutama digunakan untuk membawa barang-barang yang berat dan tebal melebihi ukuran peti kemas standar serta barang setengah jadi, seperti barrel dan drum, mesin-mesin dan sebagainya.

(36)

commit to user

19 3. Ukuran Peti Kemas

Penyeragaman ukuran peti kemas dilakukan bertujuan untuk memudahkan pengoperasian peti kemas serta agar peti kemas mudah untuk diangkut. Badan International Standart Organization (ISO) telah menetapkan ukuran-ukuran peti kemas, yaitu :

1. Container 20’ Dry Freight (20 feet)

Ukuran Luar : 20’ (p) x 8’ (l) x 8’6’’(t) Atau :

6.058 x 2.438 x 2.591 m Ukuran Dalam : 5.919 x 2.340 x 2.380 m Kapasitas : Cubic Capacity : 33 Cbm

Pay Load : 22,1 Ton

2. Container 40’ Dry Freight (40 feet)

Ukuran Luar : 40’ (p) x 8’ (l) x 8’ 6’’ (t) Atau :

12.192 x 2.438 x 2.591 m Ukuran Dalam : 12.045 x 2.340 x 2.379 m Kapasitas : Cubic Capacity : 67,3 Cbm

Pay Load : 27,396 Ton

3. Container 40’ High Cube Dry

Ukuran Luar : 40’(p) x 8’ (l) x 9’6’’ (t) Atau :

(37)

commit to user

Ukuran Dalam : 12.056 x 2.347 x 2.684 m Kapasitas : Cubic Capacity : 76 Cbm

Pay Load : 29.1 Ton

Ukuran muatan dalam pembongkaran ataupun pemuatan peti kemas dinyatakan dalam TEU (Twenty Foot Equifalent Unit). Peti kemas 20’ dinyatakan sebagai 1 TEU, dan peti kemas 40’ dinyatakan 2 TEU atau sering disebut FEU (Fourty Foot Equifalent Unit).

C. PENGANGKUTAN BARANG LEWAT LAUT

Dalam perkembangannya, pengangkutan barang melalui laut telah menjadi pilihan yang paling diminati oleh masyarakat, karena dirasa lebih efisien dibandingkan dengan pengangkutan yang lain. Disamping itu, unsur biayanya pun relatif murah. Keamanan terhadap kerusakan dan pencurian pun lebih terjaga, terutama untuk barang-barang kecil atau berharga. Selain itu, peti kemas dapat mengangkut barang dengan volume besar. Kualitas barangpun dapat terjaga jika diangkut dengan menggunakan peti kemas, terutama komoditi pertanian seperti biji cokelat dan kopi.

(38)

commit to user

Menurut Hamdani yang dimaksud angkutan muatan laut adalah suatu usaha pelayaran yang bergerak dalam bidang jasa angkuatan muatan laut dan karenanya merupakan bidang usaha yang luas bidang kegiatannya dan memegang peranan penting dalam usaha memajukan perdagangan dalam dan luar negeri.

1. Pengapalan Barang Ekspor dengan Peti Kemas

Kondisi pengapalan dengan peti kemas berdasarkan pengirim dan penerimanya dibagi menjadi sebagai berikut:

a) FCL / FCL = CY / CY (Full Container Load/Full Container

Load).

Artinya muatan dalam 1 peti kemas dikirim oleh 1 shipper untuk ditujukan pada 1 consignee di negara tujuan. Ongkos angkutnya biasanya dihitung per peti kemas, meskipun peti kemas mungkin hanya diisi 10 MT.

b) FCL / LCL = CY / CFS (Full Container Load/Less Container

Load).

Artinya muatan dalam 1 peti kemas dikirim oleh 1 shipper untuk beberapa consignee di negara tujuan yang sama. Ongkos angkutnya biasanya dihitung per peti kemas, meskipun peti kemas mungkin hanya diisi 10 MT.

(39)

commit to user

c) LCL / LCL = CFS / CFS (Less Container Load/Less Container

Load).

Artinya muatan dalam 1 peti kemas dikirim oleh beberapa shipper dari negara asal yang sama yang ditujukan untuk beberapa

consignee di negara tujuan yang sama. Ongkos angkutnya biasanya

dihitung per MT/M3 berdasarkan berat atau volume, tergantung ukuran/satuan yang lebih besar.

d) LCL / FCL = CFS / CY (Less Container Load/Full Container

Load).

Artinya muatan dalam 1 peti kemas dikirim oleh beberapa shipper untuk 1 consignee di negara tujuan. Ongkos angkutnya biasanya dihitung per MT/M3 berdasarkan berat atau volume, tergantung ukuran/satuan yang lebih besar.

Konsolidasi barang (cargo consolidation) adalah pengumpulan beberapa kiriman barang dari beberapa shipper dari negara asal untuk beberapa consignee di negara tujuan. Di tempat penerima, agen konsolidasi baru dibagikan kepada consignee yang bersangkutan

Peti kemas LCL dikirim sebagai FCL untuk kemudian dijadikan atau dipecah menjadi LCL lagi. Kegiatan tersebut dilakukan di CFS. Pengiriman LCL akan lebih mudah jika diurus oleh Freight Forwarder yang akan mengurus langsung ke berbagai tujuan daripada shipper mencari informasi sendiri ke berbagai perusahaan pelayaran. Pembayaran

(40)

commit to user

freight lebih rendah daripada bila langsung berhubungan dengan carrier terutama shipper dengan muatan sedikit.

Konsolidasi memberikan “door to door service” yang tidak dilakukan oleh perusahaan pelayaran. Untuk perusahaan pelayaran juga ada keuntungan karena kebanyakan muatan dikirim dengan cara FCL sehingga tidak begitu banyak memerlukan pegawai untuk mengerjakan muatan seperti LCL.

2. Pengamanan Peti Kemas Selama dalam Perjalanan

Pengamanan peti kemas harus tetap dilakukan, walaupun peti kemas terbuat dari lembaran metal yang kuat, akan tetapi jangan pernah lalai mengamankan barang ekspor yang ada di dalamnya. Langkah-langkah pengaman berupa pengaman fisik container dan pengamanan kualitas barang.

a. Pengamanan Fisik Peti Kemas:

1) Periksa bagian dalam dan luar peti kemas sebelum memuat barang. Tolak peti kemas bila terdapat cacat, terutama lubang/bocor yang dapat menyebabkan masuknya air ke dalam peti kemas.

2) Tutup dan gembok pintu peti kemas setelah pemuatan barang bila peti kemas dimuat di luar Pelabuhan.

(41)

commit to user

3) Pastikan Seal (segel pengaman) dari Pelayaran telah terpasang dengan baik pada tempatnya di pintu peti kemas (setelah pemeriksaan Bea dan Cukai dan sebelum barang diangkat ke atas kapal).

b. Pengamanan kualitas barang.

1) Susun barang dengan rapi dan jangan terdapat ruang kosong dibagian kanan dan kiri ruang peti kemas, sehingga barang tersebut tidak dapat goyang saat diperjalanan.

2) Tempeli seluruh dinding/atap dalam peti kemas dengan cargo save atau kertas penyerap air/embun. Hal ini perlu diperhatikan karena selama perjalanan kemungkinan akan terjadi perubahan temperatur di dalam dan di luar container, sehingga akan terjadi pengembunan di dalam container.

3. Alat Angkutan Laut dengan Kapal Conventional

Untuk mengakomodasikan pengiriman barang diperlukan alat atau sarana transportasi. Dalam hai ini terdapat banyak berbagai alat trasnportasi, baik melalui darat, laut dan udara. Namun yang sering digunakan sebagai alat angkut barang dalam kegiatan ekspor-impor adalah angkutan laut.

(42)

commit to user

Secara umum terdapat beberapa tipe kapal laut:

a) Conventional Liner Vesell adalah jenis kapal pengangkut yang

belum menggunakan peti kemas.

b) Semi Container Vesell adalah jenis kapal pengangkut yang

sebagian menyediakan tempat untuk peti kemas.

c) Full Container Vesell adalah jenis kapal yang khusus

mengangkut barang-barang yang dikemas dalam peti kemas dan berlabuh di dermaga atau pelabuhan peti kemas. Sedangkan bila dilihat dari Jenis Layanan dari Kapal Pengangkut tersebut, dapat terbagi menjadi:

a) Conference Line adalah jenis pelayanan kapal yang memiliki jadwal tetap berdasarkan persetujuan diantara anggota-anggota perusahaan pelayaran dan adanya kesamaan dalam penentuan tarif B/L.

b) Non Conference Line adalah perusahaan pelayaran yang tidak bergabung dalam kelompok perusahaan pelayaran dan tarif ditentukan berdasarkan harga pasar.

c) NVOCC (Non Vesell Operating Common Carrier) adalah perusahaan yang tidak memiliki armada pelayaran nemun menyediakan jasa pengurusan trasportasi.

d) Tramper Service yaitu jenis pelayanan kapal carter untuk

(43)

commit to user

D. PIHAK YANG TERKAIT DALAM PROSES PENGIRIMAN BARANG DENGAN KAPAL LAUT.

Selain shipper, Bea Cukai dan Maskapai Pelayaran, biasanya proses pengiriman akan melibatkan Perusahaan Freight Forwarder, EMKL (Ekspedisi Muatan Kapal Laut), Perusahaan Pengurusan Jasa Kepabeanan (PPJK) dan Surveyor/Perusahaan Fumigasi.

Freight Forwarder adalah pihak yang ditunjuk untuk mengurus

semua kegiatan yang diperlukan untuk terlaksananya pengiriman dan penerimaan barang melalui transportasi darat, laut dan udara yang dapat mencakup kegiatan penerimaan, penyimpanan, sortasi, pengepakan, penimbangan barang, pengurusan, penyelesaian dan penerbitan dokumen angkutan, perhitungan biaya angkutan, klaim, asuransi, penyelesaian tagihan dan biaya-biaya lainnya berkenaan dengan pengiriman barang sampai dengan diterimanya oleh pihak yang berhak. Freight forwarder bertanggung jawab mulai dari barang diterima di tempat pengirim sampai barang diserahkan di tempat penerima (consignee) dan akan mengatur pengangkutan menggunakan beberapa moda transportasi laut, darat dan udara.

Freight forwarder dapat bertindak atas nama pengirim barang dan

dapat pula atas nama penerima barang. Peranan freight forwarder dalam dunia angkutan makin penting dan besar peranannya karena terdapat kecenderungan pemilik barang lebih senang hanya berhubungan dengan satu pihak saja, yang akan mengambil alih semua tanggung jawab sejak

(44)

commit to user

barang diserahkan di gudang pengirim sampai barang diterima di gudang penerima (one stop shipping), berperan membantu shipper atas segala hal yang terkait dengan pihak pelabuhan, pemesan tempat di kapal, pembayaran ongkos angkut, pengeluaran peti kemas dari terminal peti kemas (ke tempat pemuatan barang) dan penjaminan peti kemas, hingga memonitor pengangkatan peti kemas ke dalam kapal.

EMKL adalah pihak yang ditunjuk untuk mengurus dokumen dan

muatan yang akan diangkut melalui kapal atau pengurusan dokumen dan muatan yang berasal dari kapal. EMKL mendapat kuasa secara tertulis dari pemilik untuk mengurus barangnya. Di pelabuhan muat, EMKL akan membantu pemilik barang membukukan muatan pada agen pelayaran, mengurus dokumen dengan Bea Cukai dan instansi terkait lainnya dan membawa barang dari gudang pemilik barang ke gudang di dalam pelabuhan. EMKL bergerak sesuai SK Menhub No. KM 82/AL 305/PHB-85. Di pelabuhan bongkar, EMKL membantu pemilik barang mengurus pemasukan barang dengan Bea Cukai, menerima muatan dari pelayaran dan membawa barang dari pelabuhan ke gudang pemilik barang.

PPJK, berperan membantu shipper dalam hal pengurusan PEB,

ijin pemuatan barang dan lain-lain yang terkait dengan Bea dan Cukai.

Surveyor, berperan membantu shipper menghitung jumlah dan

menimbang berat barang di Pelabuhan Muat, atau memberikan pelayanan fumigasi. Sebaiknya instruksi kepada Surveyor dilakukan sendiri oleh shipper.

(45)

commit to user

Freight Forwarder yang berpengalaman dapat mengkoordinasi

seluruh aktifitas yang terkait dengan Maskapai Pelayaran, PPJK dan Surveyor tersebut di Pelabuhan Muat. Dengan demikian proses pemuatan barang akan berjalan lebih lancar, meskipun shipper harus mengeluarkan ongkos untuk masing-masing pihak tersebut.

(46)

commit to user

BAB III PEMBAHASAN

A. Diskripsi Objek Penelitian

1. Sejarah Berdirinya PT. Agility Internasional

Agility didirikan di Kuwait pada tahun 1979. Pada tahun 2004

Agility tumbuh menjadi penyedia logistik terbesar di Timur Tengah. Grup

perusahaan PWC Logistics memiliki beberapa nama yang terkenal dalam industri logistik global, termasuk Geologistics, Transoceanic, dan Trans-Link dan pada tanggal 13 November 2006 bertempat di Kuwait, Grup perusahaan PWC Logistics menggabungkan semua perusahaan yang telah diakuisisi dengan memperkenalkan sebuah nama dan logo perusahaan baru, yaitu Agility.

Visi Agility adalah “To be a new type of logistics leader meeting the challenges of global trade”, dan misi Agility adalah “To facilitate

trade through innovative supply chain solutions”. Keunggulan yang

ditawarkan Agility adalah “Integrity, personal ownership, teamwork and

excellence”. Dengan nama Agility dan tema Pemimpin Logistik Baru,

PWC Logistic mempunyai tujuan untuk menyempurnakan integrasi

(penyatuan) layanan-layanan antar grup perusahan dan merefleksikan muka tunggal perusahaan tersebut kepada konsumen dan dedikasinya kepada jasa personal.

(47)

commit to user

Kata “Agility” menjelaskan budaya organisasi, kecepatan dan ketangkasannya dalam menanggapi kebutuhan konsumen; sementara ikonnnya, seekor Naga merupakan sebuah metafora yang kuat, yang umum antar kebudayaan yang berbeda di dunia. Hal ini melambangkan kebijaksanaan, kemandirian, warisan, pemberdayaan, kepemimpinan, perdagangan, kekuatan dan kecepatan.

Grup perusahaan PWC Logistics memiliki banyak merk logistik yang terkenal dan terkemuka, sehingga nama merk baru harus menjadi deskriptor (penjelas) yang sempurna bagi karakter, misi, visi dan sasaran. Hal ini merupakan sebuah tantangan karena pesan ”Pemimpin” yang akan disampaikan harus tepat sasaran. Saat ini, Agility memiliki 22.000 karyawan dengan lebih dari 550 kantor di lebih dari 100 negara.

2. Lokasi Perusahaan

Pada awalnya PT. Agility Internasional Cabang Solo berlokasi di kompleks ruko Jl. Raya Solo Permai Blok HH No.12 Solo Baru, Sukoharjo. Namun sekarang pindah di Jl. Raya Solo Permai Blok LJ No.34 Solo Baru, Sukoharjo, hanya pindah beberapa blok dari sebelumnya.

(48)

commit to user

31 A.

3. Struktur Organisasi Freight Forwarder Agility

a) Struktur Organisasi Freight Forwarder Agility internasional

Gambar 3.1.Struktur Organisasi Freight Forwader Agility Internasional

Sumber : Freight Forwader Agility Cabang Solo

CFO Manager H.R.D & Legal Manager Accounting & Finance Manager Treasury Director Senior Technical Advisor Assistant Manager Administration Technical Administration Advisor Technical Advisor Project General Manager Technical Advisor Sales & Marketing Technical Advisor Quality Logistik General Manager Air Freight Indonesian Branch Office Manager Sea Freight Branch Office

(49)

commit to user

b) Struktur Organisasi Freight Forwarder Agility Internasional Cabang Solo

Gambar 3.2.Struktur Organisasi Freight Forwarder Agility Internasional Cabang Solo

Sumber : Freight Forwarder Agility Cabang Solo

SALES MARKETING DEPARTEMENT

FINANCE AND ACCOUNTING

CUSTOMS BROKER EMKL

SEA FREIGHT AIR

FREIGHT

BRANCH MANAGER

OPERATION SALES

(50)

commit to user

Menurut struktur organisasi yang ada di Freight Forwarder Agility Internasional Cabang Solo, kekuasaan dipegang oleh seorang kepala cabang yang merupakan pimpinan dari perusahaan tersebut. Pimpinan disini membawahi 4 departemen, yaitu:

1) Departemen Penjualan (Sales and Marketing Departement) Departemen ini bertugas mencari konsumen, membuat penawaran kepada konsumen, menjaga hubungan baik dengan konsumen, mencari harga sewa terhadap direct transporter termasuk didalamnya terhadap airline, shipping lane, trucker serta mampu melakukan analisa pasar. Secara administrasi harus menyiapkan SOP (Standard Operating Procedure) membuat permohonan kredit konsumen (credit application request), dan menyiapan laporan secara periodik.

2) Departemen Operasional

Departemen operasional meliputi beberapa divisi, yaitu : (a) Divisi Air Freight Ekspor - Impor

Divisi ini bertugas melaksanakan pengiriman melalui armada pesawat udara, yang meliputi pemrosesan dokumen ekspor - impor, pengambilan barang, pengawasan barang serta pembuatan tagihan ke konsumen.

(b) Divisi Sea Freight Ekspor – Impor

Divisi ini bertugas melaksanakan pengiriman melalui armada kapal laut, yang meliputi pemrosesan dokumen ekspor-impor,

(51)

commit to user

pengambilan barang, pengawasan barang serta pembuatan tagihan ke konsumen.

Divisi ini bertugas melaksanakan pengiriman barang di dalam negeri menggunakan truk, yang meliputi pemrosesan dokumen sampai pembuatan tagihan ke konsumen.

(d) Divisi Customs (Custom Broker Divisi)

Divisi ini bertugas menangani pelaksanaan pengeluaran barang masuk (impor) maupun keluar (ekspor) dari kawasan Pabean, baik di pelabuhan laut maupun pelabuhan udara, yang meliputi pemrosesan dokumen kepabeanan. Divisi ini merupakan pendukung dari divisi lainya.

Departemen operasional bertanggung jawab langsung kepada Branch

Manager.

3) Departemen Keuangan (Finance and Accounting )

Departemen ini bertugas membuat laporan keuangan, mengatur cash flow, mengontrol piutang, melakukan penagihan kepada konsumen, menyiapkan laporan-laporan lain atas kegiatan perusahaan yang harus dilaporkan ke kantor pusat, serta mengontrol arus pengiriman dokumen ekspor kepada konsumen.

(52)

commit to user

35 4) Jam Kerja

Jam kerja yang berlaku pada Freight Forwarder Agility Internasional Cabang Solo, dari hari Senin sampai dengan hari Sabtu, tetapi hari efektif yang digunakan adalah hari Senin sampai dengan hari Jum’at. Pada hari Senin sampai dengan hari Jum’at, jam kerja dimulai pukul 08.30 WIB sampai pukul 17.30 WIB dan untuk hari Sabtu dimulai pukul 08.30 WIB sampai pukul 12.00 WIB.

Khusus untuk hari Minggu dan Hari Besar Nasional, semua karyawan diliburkan, namun jam kerja sewaktu-waktu dapat berubah dikarenakan kinerja perusahaan dalam handling job menyesuaikan jadwal kedatangan kapal. Hal ini berkaitan dengan pelaksanaan bongkar muat untuk menciptakan efektivitas serta efisiensi waktu bagi perusahaan. Secara garis besar tabel jam kerja Freight Forwarder Agility Internasional Cabang Solo sebagai berikut:

Hari Jam Kerja Jam Istirahat

Senin 08.30 WIB- 17.30 WIB 12.00 WIB -13.00 WIB Selasa 08.30 WIB -17.30 WIB 12.00 WIB-13.00 WIB Rabu 08.30 WIB -17.30 WIB 12.00 WIB -13.00 WIB Kamis 08.30 WIB -17.30 WIB 12.00 WIB -13.00 WIB Jumat 08.30 WIB -17,30 WIB 12.00 WIB -13.00 WIB Sabtu 08.30 WIB -12.00 WIB -

Tabel 4.1.Jam Kerja Freight Forwarder Agility Intemasional Cabang Solo

(53)

commit to user

B. Laporan Magang Kerja

Dalam kegiatan magang kerja, penulis melakukan kegiatan tersebut diperusahaan Freight Forwader Agility Internasional cabang Solo yang berlokasikan : Jl. Raya Solo Permai Blok LJ No. 34 Solo Baru, Sukoharjo. Kegiatan magang kerja tersebut dilaksanakan dan dimulai oleh penulis pada tanggal 16 Januari - 16 Maret 2012. Jadwal masuk yang diikuti penulis di sesuaikan dengan jam kerja karyawan, dan kegiatan yang diikuti penulis selama magang di Freight Forwader Agility Internasional Cabang Solo lebih difokuskan pada judul Tugas Akhir yang penulis ambil.

C. Pembahasan

1. Proses Pengiriman Barang Ekspor LCL oleh Freight Forwarder Agility Internasional Cabang Solo.

a) Shipping Instruction (SI)

Agility membuka SOP (Standard Operational Procedure) yang telah ditetapkan oleh marketing Agility. Shipper sebelumnya telah melakukan negosiasi dengan consignee mengenai data-data barang yang akan diekspor, termasuk peti kemas apa dan ukuran berapa yang akan digunakan. Setelah shipper dan consignee sepakat, shipper mengirimkan SI kepada pihak Agility. SI tersebut memuat data diantaranya mengenai nama dan alamat shipper, nama dan alamat consignee, destination, jumlah barang dan description of goods.

(54)

commit to user

b) Booking Instruction ke Co Loader

Agility melakukan booking tempat ke Co Loader atas perintah

shipper. Co Loader memberikan Delivery Order (DO) kepada Agility

untuk pengambilan peti kemas kosong. Schedule barang harus disesuaikan dengan hari sfuffing dan penetapan waktu closing time nya harus diketahui dengan jelas. Pemilihan schedule dianjurkan tidak terlalu dekat dengan waktu closing, agar jika timbul masalah masih tersisa cukup waktu untuk menyelesaikannya.

c) Proses Stuffing dan Pengiriman Barang

Agility mengambil peti kemas kosong dan membawanya ke gudang shipper. Barang di stuffing dan dibawa menuju gudang Co Loader yang berada di pelabuhan. Barang dari beberapa shipper LCL (Less Than Container Load) dikemas dalam satu peti kemas menjadi FCL (Full Container Load). Barang yang dikemas menjadi satu peti kemas tersebut tidak harus sejenis. Jika diperlukan, maka dapat dilakukan proses fumigasi. Biasanya barang yang dilakukan fumigasi adalah barang yang berbahan kayu ataupun rotan. Fumigasi dilakukan untuk mensterilkan barang yang akan diekspor.

Setelah itu dilakukan proses marking dan labeling pada masing-masing colli untuk membedakan barang tersebut dengan barang lain yang dikonsolidasikan pada peti kemas yang sama (tanda pengenal atau identifikasi). Disamping itu, marking dan labeling digunakan sebagai ”Protective Marking” yaitu dengan pemberian merk

(55)

commit to user

seperti : “Open here, Handle with care, Do not drop”, dan digunakan untuk “Cautionary Marking”, yaitu dengan pemberian merk seperti :

“Keep in cool place, Keep dry, Lift here”. Pemberian merk

menggunakan cat warna berwarna yang tidak akan luntur selama dalam perjalanan.

Kapal pengangkut barang konsolidasi tersebut nantinya akan transit dan dibongkar di Singapura, dan barang-barang tersebut akan dipilah-pilah menurut negara tujuan masing-masing. Misalnya, barang dari berbagai shipper yang akan dikirim ke Italy akan dijadikan satu peti kemas untuk dikapalkan menuju ke Italy. Tugas Co Loader adalah memberitahukan pihak Agility jika terjadi pergantian peti kemas atau seal.

d) Commercial Invoice dan Packing List dari Shipper

Shipper memberikan atau mengirimkan melalui fax atau email dokumen Commercial Invoice dan Packing List kepada Agility. Agility juga dapat membuatkan Invoice dan Packing List jika shipper hanya memberikan SI.

e) Pengurusan Custom Clearance (Kepabeanan) dan Permohonan PEB Agility Solo mengirimkan Invoice dan Packing List kepada Agility Semarang untuk dapat dilakukan proses custom clearance, karena pengurusan custom clearance dikerjakan oleh Agility Semarang. Setelah custom clearance selesai dilakukan, Agility Semarang mengirim Persetujuan Ekspor (PE), Pemberitahuan Ekspor

(56)

commit to user

Barang (PEB), dan Pemberitahuan Konsolidasi Barang Ekspor (PKBE) ke Agility Solo.

f) Proses Draft House Bill of Lading (HBL) dan Harus Mendapatkan Persetujuan (Confirm OK) dari Shipper

Agility Solo membuat HBL sesuai dengan data yang tercantum dalam SI kemudian dikirim ke shipper lewat fax atau email dan meminta shipper untuk melakukan pengecekan. Setelah data akurat dan mendapat confirm OK dari shipper, Agility Solo menerbitkan HBL. Shipper membayar Invoice Tagihan untuk ditukar dengan HBL.

Invoice tagihan dibuat oleh Agility atas dasar SOP (Standard

Operation Procedure). HBL original tersebut menjadi pegangan

shipper, sedangkan HBL copy digunakan untuk pembuatan COO.

g) Proses Draft Master Bill of Lading (MBL) dan Harus Mendapat Persetujuan (Confirm OK) dari Agility

Co Loader membuatkan draft MBL yang ditujukan untuk

Agility sesuai dengan SI yang diberikan oleh Agility Solo. Setelah mendapatkan persetujuan (confirm OK) dari Agility Solo, Co Loader menerbitkan MBL original.

h) Pemuatan Barang diatas Kapal

Pemuatan barang dari gudang pelayaran ke atas kapal dilakukan oleh pihak pelayaran. Sopir peti kemas menyertakan NPE dan surat bongkar yang dibuat Agility agar peti kemas dapat memasuki get in. Tally muat akan mencatat semua barang yang dimuat diatas

(57)

commit to user

kapal dan pihak Co Loader akan mengirimkan tally sheet ke Agility untuk pengecekan jumlah barang.

i) Proses Certificate of Origin (COO)

Agility Solo membuatkan draft COO dan mengirimkannya kepada shipper untuk dilakukan pengecekan. Setelah mendapatkan persetujuan (confirm OK) dari shipper, Agility melakukan proses

sending COO via online ke IPSKA (Instansi Penerbit Surat Keterangan

Asal), dalam hal ini Desperindag. Setelah permohonan SKA disetujui, Agility melakukan proses pengurusan dokumen COO ke Desperindag. Syarat pengurusan COO adalah Packing List, Invoice, PEB, Surat Pernyataan Pengajuan Surat Keterangan Asal, dan Kartu Kendali SKA. COO dibuat untuk menyatakan bahwa barang yang akan diekspor adalah barang yang berasal dari Indonesia serta untuk mengurangi pajak di negara tujuan.

j) Proses Pengajuan Karantina

Perlakuan karantina dilakukan untuk pengawasan serta perlindungan atas barang yang akan diekspor maupun yang akan diimpor berkaitan dengan produk tumbuhan dan hewan, misalnya pupuk. Perlakukan karantina dilakukan untuk mengawasi layak tidaknya barang yang akan diekspor maupun diimpor. Syarat pengajuan karantina adalah Invoice, Packing List dan dokumen lain yang mungkin diminta. Jika barang tersebut dianggap tidak layak ekspor maupun impor, maka barang tersebut akan dimusnahkan.

(58)

commit to user

k) Proses Pengajuan PPBE (Permintaan Pemeriksaan Barang Ekspor) Jika barang yang akan diekspor merupakan bahan setengah jadi atau terbuat dari rotan, bahan gazebo dan bahan flooring, maka harus dilakukan PPBE melalui SUCOFINDO. Pengajuan PPBE dimaksudkan untuk pembatasan barang yang akan diekspor. Syarat pengajuan PPBE antara lain NPWP, SIUP, TDP. ETPIK, Proforma

Invoice, Packing List, dan mengisi formulir pengajuan PPBE. Formulir

PPBE berisi mengenai antara lain data pemohon (nama dan alamat eksportir, nomor NPWP, nomor dan tanggal perijinan), barang yang diekspor (nomor HS, nomor dan tanggal invoice, pelabuhan muat, pelabuhan tujuan, negara tujuan), kesiapan barang (tempat menyimpan barang (dipabrik atau gudang konsolidator)) dan cara pengapalan. Jika pengajuan PPBE disetujui, maka akan terbit Laporan Surveyor (LS). l) Legalisasi Kadin (Kamar Dagang Indonesia)

Dokumen yang di legalisasi Kadin tidak menentu, tergantung permintaan negara tujuan. Negara konflik seperti Timur Tengah biasanya meminta untuk melegalisasi dokumen. Syarat legalisasi Kadin adalah BL, Packing List, Invoice dan PEB.

m) Penyerahan Dokumen ke Negara Tujuan

Agility Solo melakukan pengiriman dokumen-dokumen ekspor ke negara tujuan ekspor, diantaranya Invoice, Packing List, MBL, HBL dan dokumen pendukung lainnya ke agent destination untuk proses custom clearance di negara tujuan.

(59)

commit to user

2. Hambatan yang Dihadapi PT. Agility Internasional dalam Proses Pengiriman LCL dan Penyelesaiannya.

Sebagai pihak yang menawarkan jasa pelayanan untuk mengurus semua kegiatan yang diperlukan untuk terlaksananya pengiriman dan penerimaan barang, PT. Agility Internasional sering menemui hambatan dalam pelaksanannya. Hambatan tersebut dapat muncul dari berbagai hal, tetapi sebisa mungkin Agility menyelesaikan masalah-masalah yang timbul dengan baik.

a) Shipping Instruction (SI)

Didalam SI telah tercantum kapal atau pelayaran apa yang akan digunakan untuk pengiriman barang (shipment nominasi). Tetapi sering kali terjadi penuhnya jadwal kapal, sehingga tidak terdapat kapal kosong yang dapat disewa. Barang tersebut akan dimuat dikapal yang lain, tetapi masih dalam lingkup pelayaran yang sama. Jika terjadi hal semacam ini, pihak Agility wajib menginformasikan hal ini kepada shipper dan bertanggung jawab untuk menjelaskan kepada

shipper mengapa harus pindah kapal. Oleh sebab itu, pemesanan kapal

sebaiknya dilakukan jauh-jauh hari untuk menghindari tidak adanya kapal yang tersedia.

(60)

commit to user

b) Booking Instruction ke Co Loader

Sering kali peti kemas yang tersedia memiliki kualitas yang kurang baik menurut pihak Agility. Tugas Agility adalah memberitahukan hal tersebut kepada shipper. Jika shipper setuju untuk menggunakan peti kemas tersebut, maka Agility akan melanjutkan ke proses selanjutnya, dan segala resiko yang mungkin akan muncul ditanggung oleh shipper. Tetapi jika shipper ingin mengganti peti kemas tersebut dengan peti kemas yang memiliki kualitas yang baik, maka akan diusahakan kembali oleh Agility. Berbeda jika Agility telah mengetahui kualitas buruk peti kemas tersebut, tetapi pihak Agility tetap menggunakan peti kemas tersebut dan jika saat proses pengirimannya shipper melakukan komplain, maka segala resiko yang muncul adalah tanggung jawab pihak Agility.

c) Proses Stuffing dan Pengiriman Barang

Saat proses pengiriman barangpun tidak luput dari masalah. Salah satu contohnya adalah truk yang membawa barang yang akan diekspor mengalami kecelakaan. Proses perjalanan pengambilan peti kemas kosong menuju ke gudang shipper dan perjalanan dari gudang

shipper menuju pelabuhan merupakan tanggung jawab pihak Agility

tetapi Agility menyerahkan tanggung jawab tersebut kepada pihak

trucking atau vendor. Terjadinya kecelakaan tersebut menjadi

penghambat proses perjalanan peti kemas, apalagi jika truk tersebut diamankan oleh pihak kepolisian. Akibatnya truk tersebut tidak dapat

(61)

commit to user

melanjutkan perjalanan sehingga hal ini dapat mempengaruhi jadwal selanjutnya. Oleh karena itu pihak vendor berkewajiban untuk melakukan pengambilan peti kemas tersebut. Biaya yang timbul dapat dibebankan kepada pihak vendor.

d) Comercial Invoice dan Packing List dari Shipper

Shipper terkadang belum bisa memberikan kepastian data

Invoice dan Packing List, padahal waktu closing mepet. Invoice dan

Packing List tersebut digunakan untuk membuat PEB dan NPE, dan

peti kemas barang tidak bisa memasuki get in apabila tidak dibarengi dengan NPE dan surat bongkar. Oleh sebab itu, Agility memperkirakan data Invoice dan Packing List dengan persetujuan

shipper agar NPE dapat dibuat. Tetapi sebenarnya hal ini tidak

dianjurkan.

Perubahan data pun biasa terjadi, misalnya perubahan jumlah barang yang semula diperkirakan akan ekspor sebanyak 100 box, tetapi dalam kenyataannya shipper hanya bisa mengirim 95 box. Agility pun akan memperbaiki kembali Invoice beserta Packing List nya. Oleh sebab itu, Booking Instruction yang berisikan antara lain volume, net weight dan gross weight sangat diperlukan untuk memperkirakan peti kemas ukuran berapa yang akan digunakan.

(62)

commit to user

e) Pengurusan Custom Clearance (Kepabeanan) dan Pembuatan Pemberitahuan Ekspor Barang (PEB)

Proses pembuatan PEB dan Custom Clearance dilakukan oleh pihak Agility Semarang. Selama dokumen lengkap, maka proses tersebut dapat berjalan dengan lancar. Tetapi jika terjadi masalah, pihak Agility Semarang menghubungi pihak Agility Solo untuk menghubungi shipper. Dengan kata lain, Agility Solo hanya sebagai penghubung antara Agility Semarang dengan shipper.

f) Proses Draft House Bill of Lading (HBL)

Respon/confirm OK dari shipper yang terlalu lama menjadi sedikit kendala dalam penerbitan HBL. Tetapi hal ini jarang terjadi, secara keseluruhan proses HBL dapat berjalan dengan lancar.

g) Proses Draft Master Bill of Lading (MBL)

Secara keseluruhan, proses penerbitan MBL dapat berjalan dengan lancar.

h) Pemuatan Barang ke Atas Kapal

Pemuatan ke atas kapal adalah tanggung jawab dari Agility, tetapi sering kali kapal tidak memiliki space kosong atau kapal penuh. Dengan demikian pengiriman barang harus dilakukan dengan kapal berikutnya. Biaya yang muncul akan ditanggung oleh shipper. Sebenarnya besar muatan kapal telah diperkirakan terlebih dahulu, tetapi terkadang perhitungannya tidak sesuai. Perhitungan muatan tergantung pada kubikasi atau berat barang.

(63)

commit to user

46 i) Proses Certificate of Origin (COO)

Dalam proses pembuatan COO, respon yang terlalu lama dari pihak Desperindag merupakan salah satu masalah yang sering ditemui pihak Agility. Sering kali setelah dilakukan proses sending data COO secara online, pihak Agility menelpon pihak Desperindag untuk meminta agar COO segera direspon.

Respon penolakan pun sering kali menjadi hambatan Agility dalam pengurusan COO. Kesalahan memasukkan data sering tidak sengaja dilakukan. Tetapi pihak Desperindag selalu menuliskan kesalahan memasukkan data yang mana yang dilakukan Agility, misalnya salah memasukkan description of goods. Oleh sebab itu, pihak Agility melakukan revisi dan melakukan proses sending kembali.

Setelah COO disetujui, biasanya hambatan lain yang sering muncul adalah kesalahan dalam pencetakan. Terkadang tulisan yang terdapat dalam form COO tidak rapi dan melenceng dari tempat yang seharusnya. Atau bisa jadi hasil pencetakan kurang jelas. Padahal form COO kosong hanya ada di Desperindag. Karena Desperindag Solo tidak dilengkapi alat print COO dan internet yang diperuntukkan bagi para pengaju COO, oleh sebab itu proses pencetakan COO dilakukan di kantor Agility. Tetapi sering kali tidak ada cadangan draft COO kosong, padahal COO tersebut harus segera diselesaikan. Oleh sebab

(64)

commit to user

itu, pihak pengaju COO sering kali meminjam draft COO kosong kepada pihak pengaju COO yang lain.

j) Proses Pengajuan Karantina

Dalam pengajuan karantina, sering kali tidak menemukan hambatan, selama data yang diperlukan lengkap. Karena proses pengajuannya tidak begitu rumit dan tidak memakan waktu yang lama. k) Proses Pengajuan PPBE (Permintaan Pemeriksaan Barang Ekspor)

Proses pengurusan PPBE di SUCOFINDO sering kali tidak menemukan hambatan yang berarti. Pengurusannya tidak begitu rumit dan tidak memakan waktu yang lama.

l) Legasisasi Kadin (Kamar Dagang Indonesia)

Dalam pengajuan legalisasi Kadin, sering kali prosesnya bisa berjalan dengan lancar dan tidak menemukan hambatan. Pengajuannya tidak begitu rumit dan tidak memakan waktu yang lama.

m) Penyerahan Dokumen ke Negara Tujuan

Penyerahan dokumen ke negara tujuan selama ini dapat berjalan dengan lancar. Penyerahan dokumen-dokumen ekspor tersebut dimaksudkan untuk proses custom di negara tujuan. Dokumen dapat diikutkan barang jika pengiriman barang melalui udara, tetapi jika pengiriman melalui laut maka dokumen tersebut dikirim melalui kurir dan selama ini tidak ada masalah. Untuk Australia, pengiriman dokumen tersebut dilakukan via email (telex release).

(65)

commit to user

3. Hambatan yang Dihadapi Shipper dalam Proses Pengiriman LCL dan Penyelesaiannya.

a) CV. A CLASS

CV. A CLASS merupakan salah satu produsen furniture yang mengekspor produknya sepuluh tahun belakangan ini. Sejak lima tahun yang lalu, CV. A CLASS telah bekerjasama dengan Agility. Sebagai pelaku bisnis, tidak jarang CV. A CLASS menemui kesulitan.

Lima tahun yang lalu, CV. A CLASS selalu berusaha untuk memenuhi permintaan buyer, walaupun permintaan buyer sulit untuk dipenuhi. Salah satu alasannya adalah karena takut kehilangan pelanggan. Tetapi karena terlalu dipaksakan maka barang yang dihasilkan tidak sesuai permintaan. Misalnya 100 produk seharusnya diselesaikan selama sebulan, tetapi buyer meminta 100 produk tersebut dapat diselesaikan selama tiga minggu, dan CV. A CLASS menyetujuinya. Oleh karena itu, untuk memenuhi permintaan buyer, pihak CV. A CLASS mencari solusi, salah satunya adalah dengan menurunkan sedikit kualitas barang. Hal ini menjadi pertimbangan bagi CV. A CLASS karena hal ini sangat tidak menguntungkan bagi mereka. Sejak tiga tahun terakhir, CV. A CLASS selalu mempertimbangkan waktu produksi sehingga barang yang akan dihasilkan berkualitas baik.

Dalam perjanjian antara CV. A CLASS dengan buyer, selalu menyebutkan ± 10% dari total jumlah barang, artinya buyer masih mau

(66)

commit to user

menerima barang jika jumlahnya 10% lebih sedikit atau 10% lebih banyak dari jumlah barang yang seharusnya. Langkah ini dilakukan untuk antisipasi jika jumlah barang yang akan diekspor tidak memenuhi pesanan.

Sering kali pihak CV. A CLASS menemui kesulitan saat penataan barang di dalam peti kemas. Jika barang berbentuk box akan lebih mudah ditata tetapi bentuk produk furniture yang relatif berbeda dan tidak beraturan membuat CV. A CLASS mengalami kesulitan dalam hal penataan barang. Oleh sebab itu, CV. A CLASS sering kali melakukan penataan ulang barang-barang yang sudah termuat dalam peti kemas, dimaksudkan agar barang dapat termuat semua sesuai dengan jumlah yang ditentukan.

Ukuran pembungkus pun sering kali menjadi penghambat. Misalnya seharusnya satu peti kemas dapat memuat 68 barang, tetapi kenyataannya hanya dapat memuat 66 barang. Hal ini disebabkan karena ukuran ketebalan pembungkus yang berbeda. Sebisa mungkin, ukuran pembungkus tersebut diperkecil. Atau dapat dilakukan penataan ulang. Sehingga pada akhirnya jumlah barang yang akan termuat menjadi 68 barang.

Sebagai seller, CV. A CLASS juga pernah mendapatkan

complain dari buyer. Alasannya adalah barang yang dikirim terendam

air saat laut pasang, karena barang tersebut dimuat dibagian lower deck. Istilah ini digunakan untuk bagian kapal yang paling bawah.

(67)

commit to user

Selain itu, ada istilah top deck untuk bagian paling atas dan middle deck untuk bagian tengah. Istilah ini berbeda dari satu pelayaran dengan pelayaran lainnya. Pihak buyer juga mengetahui jika barang tersebut dimuat dibagian lower deck, tetapi buyer tidak mungkin menyalahkan pihak carrier. Tetapi CV. A CLASS tidak berhak bertanggung jawab dengan masalah ini, karena pada dasarnya term yang digunakan saat itu adalah FOB yang notabene tanggung jawab CV. A CLASS berhenti saat barang sudah dimuat diatas kapal.

Tembak closing merupakan hal yang sering dilakukan. Keterlambatan peti kemas yang masuk pelabuhan mengakibatkan perpanjangan jadwal closing. Salah satu penyebabnya adalah terganggunya perjalanan peti kemas saat menuju pelabuhan sehingga tembak closing (open closing) pun menjadi solusi. Biaya yang muncul akan ditanggung oleh pihak CV. A CLASS.

(68)

commit to user

51 b) PT. JATI AGUNG ARSITAMA

PT. JATI AGUNG ARSITAMA juga merupakan salah satu produsen furniture yang mengekspor produkya sejak tahun 2001. Kurang lebih sepuluh tahun ini, PT. JATI AGUNG ARSITAMA mengekspor produk furniturenya ke berbagai negara diantaranya negara-negara di Asia, Eropa dan Afrika.

Pada awal langkah didunia ekspor, PT. JATI AGUNG ARSITAMA pernah mengalami penipuan. Barang yang dipesan oleh

buyer telah dikirim sesuai kesepakatan, dan dokumen pun telah dikirim

ke negara tujuan, tetapi buyer tiba-tiba menghilang. Hal ini menjadi koreksi besar bagi PT. JATI AGUNG ARSITAMA. Oleh sebab itu, sekarang PT. JATI AGUNG ARSITAMA lebih berhati-hati dalam menerima pesanan dan selalu mempertimbangkan setiap langkah yang akan diambil.

Proses produksi furniture sering kali terganggu oleh berbagai hal. Cuaca dan ketidaksediaan bahan baku menjadi faktor utama kelancaran produksi. Oleh karena itu, sering kali jadwal penyelesaian pesanan diperpanjang dari waktu yang telah ditentukan dan PT. JATI AGUNG ARSITAMA pun tidak dapat memenuhi pesanan buyer sesuai dengan kesepakatan, oleh sebab itu PT. JATI AGUNG ARSITAMA selalu melakukan negosiasi ulang dengan buyer untuk meminta tambahan waktu produksi.

(69)

commit to user

Sering kali, peti kemas yang dipesan PT. JATI AGUNG ARSITAMA memiliki kualitas yang kurang baik dan tidak sesuai dengan permintaan. Untuk kelancaran proses pengiriman, PT. JATI AGUNG ARSITAMA meminta pergantian peti kemas kepada carrier. PT. JATI AGUNG ARSITAMA pernah terlambat mengirimkan dokumen Invoice dan Packing List kepada pihak carrier, hal ini berdampak pada tertundanya jadwal pembuatan PEB dan dokumen lain. Hal ini dapat berpengaruh pula terhadap pembayaran ekspor. Oleh sebab itu, PT. JATI AGUNG ARSITAMA berusaha mempersiapkan dokumen agar proses ekspor dapat berjalan dengan lancar, begitu pula proses pembayarannya.

PT. JATI AGUNG ARSITAMA sering mendapatkan buyer melalui pihak ke dua atau lewat perusahaan lain. Tetapi tidak jarang, komunikasi antara PT. JATI AGUNG ARSITAMA dengan buyer mengalami miss understanding. Hal ini juga sangat berpengaruh kepada kelancaran pembayaran dan pelunasan ekspor. Oleh sebab itu PT. JATI AGUNG ARSITAMA selalu berusaha menjalin komunikasi dengan buyer sehingga setiap langkah yang diambil merupakan kesepakatan bersama antara PT. JATI AGUNG ARSITAMA dengan

(70)

commit to user

Selama ini, PT. JATI AGUNG ARSITAMA belum pernah mengalami hambatan dalam hal pengiriman barang. Tetapi jika hambatan dalam proses pengiriman barang terjadi, misalnya truk pembawa barang terjadi kecelakaan, maka hal ini merupakan tanggung jawab EMKL.

(71)

commit to user

BAB IV PENUTUP

A. KESIMPULAN

Berdasarkan pada perumusan masalah, kesimpulan yang dapat diambil mengenai proses pengiriman barang ekspor LCL yang dilakukan oleh Freight Forwarder Agility Internasional Cabang Solo adalah :

1. Prosedur pengiriman barang ekspor LCL oleh PT. Agility Internasional dimulai dari Shipping Instruction (SI), lalu melakukan

Booking Instruction ke co loader, Agility mengirim barang ke gudang

co loader, pengurusan dokumen, proses stuffing dan pengiriman

barang, pemuatan barang diatas kapal dan penyerahan dokumen ke negara tujuan.

2. Hambatan yang dihadapi oleh PT. Agility Internasional dalam proses pengiriman LCL adalah : a) jadwal kapal, b) kualitas peti kemas, c) kecelakaan pada truk pembawa barang ekspor, d) kepastian data Packing List dan Invoice dari shipper, e) perubahan data Invoice dan Packing List, f) respon dalam proses pembuatan HBL dan COO, g) respon penolakan draft COO dari Desperindag, i) kesalahan dalam pencetakan COO.

(72)

commit to user

3. Hambatan yang dihadapi shipper dalam proses pengiriman LCL antara lain: a) pemenuhan pesanan buyer, b) penataan barang di dalam peti kemas dan perbedaan ketebalan pembungkus barang, c) complain dari

buyer, d) keterlambatan peti kemas masuk ke pelabuhan, e) keterlambatan

pengiriman dokumen Invoice Packing List, f) buyer menghilang, g) pergantian peti kemas, h) keterlambatan pengiriman dokumen Invoice

dan Packing List, i) miss understanding antara seller dan buyer.

B. SARAN

Berdasarkan uraian kesimpulan diatas, maka penulis dapat memberikan beberapa saran antara lain sebagai berikut :

1. Prosedur pengiriman barang ekspor LCL oleh PT. Agility Internasional

a) Perlunya melakukan pengecekan jadwal kapal pada website pelayaran untuk menghindari tidak adanya kapal yang tersedia. b) Selalu menjaga hubungan baik dengan perusahaan pelayaran yang

jasanya sering dipakai dalam proses pengiriman barang sehingga proses pengiriman barang dapat berjalan dengan baik.

c) Selalu menjaga hubungan baik dengan instansi-instansi terkait agar proses pengurusan dokumennya dapat dilakukan dengan cepat sehingga proses penguruman barang dapat berjalan dengan lancar.

(1)

commit to user

b) PT. JATI AGUNG ARSITAMA

Pada awal langkah didunia ekspor, PT. JATI AGUNG ARSITAMA pernah mengalami penipuan. Barang yang dipesan oleh

buyer telah dikirim sesuai kesepakatan, dan dokumen pun telah dikirim

AGUNG ARSITAMA pun tidak dapat memenuhi pesanan buyer

sesuai dengan kesepakatan, oleh sebab itu PT. JATI AGUNG ARSITAMA selalu melakukan negosiasi ulang dengan buyer untuk meminta tambahan waktu produksi.

(2)

commit to user

Sering kali, peti kemas yang dipesan PT. JATI AGUNG ARSITAMA memiliki kualitas yang kurang baik dan tidak sesuai dengan permintaan. Untuk kelancaran proses pengiriman, PT. JATI

AGUNG ARSITAMA meminta pergantian peti kemas kepada carrier.

PT. JATI AGUNG ARSITAMA pernah terlambat

mengirimkan dokumen Invoice dan Packing List kepada pihak carrier, hal ini berdampak pada tertundanya jadwal pembuatan PEB dan dokumen lain. Hal ini dapat berpengaruh pula terhadap pembayaran ekspor. Oleh sebab itu, PT. JATI AGUNG ARSITAMA berusaha mempersiapkan dokumen agar proses ekspor dapat berjalan dengan lancar, begitu pula proses pembayarannya.

PT. JATI AGUNG ARSITAMA sering mendapatkan buyer

melalui pihak ke dua atau lewat perusahaan lain. Tetapi tidak jarang,

komunikasi antara PT. JATI AGUNG ARSITAMA dengan buyer

mengalami miss understanding. Hal ini juga sangat berpengaruh kepada kelancaran pembayaran dan pelunasan ekspor. Oleh sebab itu PT. JATI AGUNG ARSITAMA selalu berusaha menjalin komunikasi dengan buyer sehingga setiap langkah yang diambil merupakan kesepakatan bersama antara PT. JATI AGUNG ARSITAMA dengan

(3)

commit to user

(4)

commit to user

BAB IV PENUTUP

A. KESIMPULAN

Berdasarkan pada perumusan masalah, kesimpulan yang dapat diambil mengenai proses pengiriman barang ekspor LCL yang dilakukan oleh Freight Forwarder Agility Internasional Cabang Solo adalah :

1. Prosedur pengiriman barang ekspor LCL oleh PT. Agility

Internasional dimulai dari Shipping Instruction (SI), lalu melakukan

Booking Instruction ke co loader, Agility mengirim barang ke gudang

co loader, pengurusan dokumen, proses stuffing dan pengiriman

barang, pemuatan barang diatas kapal dan penyerahan dokumen ke negara tujuan.

2. Hambatan yang dihadapi oleh PT. Agility Internasional dalam proses pengiriman LCL adalah : a) jadwal kapal, b) kualitas peti kemas, c) kecelakaan pada truk pembawa barang ekspor, d) kepastian data

Packing List dan Invoice dari shipper, e) perubahan data Invoice dan

Packing List, f) respon dalam proses pembuatan HBL dan COO,

g) respon penolakan draft COO dari Desperindag, i) kesalahan dalam pencetakan COO.

(5)

commit to user

buyer, d) keterlambatan peti kemas masuk ke pelabuhan, e) keterlambatan

pengiriman dokumen Invoice Packing List, f) buyer menghilang, g) pergantian peti kemas, h) keterlambatan pengiriman dokumen Invoice

dan Packing List, i) miss understanding antara seller dan buyer.

B. SARAN

Berdasarkan uraian kesimpulan diatas, maka penulis dapat memberikan beberapa saran antara lain sebagai berikut :

1. Prosedur pengiriman barang ekspor LCL oleh PT. Agility

Internasional

a) Perlunya melakukan pengecekan jadwal kapal pada website

pelayaran untuk menghindari tidak adanya kapal yang tersedia.

b)Selalu menjaga hubungan baik dengan perusahaan pelayaran yang

jasanya sering dipakai dalam proses pengiriman barang sehingga proses pengiriman barang dapat berjalan dengan baik.

c) Selalu menjaga hubungan baik dengan instansi-instansi terkait agar proses pengurusan dokumennya dapat dilakukan dengan cepat sehingga proses penguruman barang dapat berjalan dengan lancar.

(6)

commit to user

2. Freight Forwader Agility Internasional

a) Membenahi sistem jaringan pada komputer perusahaan yang sering

mengalami masalah sehingga kinerja perusahaan tidak mengalami hambatan.

b) Perlunya menambah ruang yang dapat difungsikan sebagai gudang

untuk proses stuffing, sehingga barang yang akan distuffing tidak memenuhi ruang kerja karyawan.

c) Perlu adanya komunikasi yang lebih intens antara masing-masing divisi sehingga meminimalisir kesalahan dalam penanganan job

dari customer.

3. Shipper (Eksportir)

a) Memberikan kepastian data Packing List dan Invoice secepatnya agar proses ekspor dapat berjalan dengan lancar.

b) Memperhitungkan waktu produksi agar jadwal penyelesaian

pemesanan dapat terpenuhi.

c) Sering melakukan komunikasi dengan buyer agar tidak terjadi miss

understanding serta lebih berhati-hati dalam memilih buyer untuk

Prosedur Pengiriman Barang Ekspor Menggunakan Pola Less Than Container Load ( LCL) pada PT. Agility Internasional Cabang Solo MAHARANI F3109046