PROGRAM ALAT NON MEDIS docx

PROGRAM ALAT NON MEDIS
 
A.

LATAR BELAKANG
Instalasi Pemeliharaan Sarana Medis, Non Medis dan Perbengkelan harus mampu

mengantisipasi kejadian darurat, membuat skala prioritas serta melakukan perubahan yang
dibutuhkan terkait seluruh peralatan medis berdasarkan kejadian yang telah terjadi maupun
yang bersifat pencegahan. Selama tahun 2015 terdapat 2015 unit alat medis yang mengalami
kerusakan yang berbeda, melihat banyaknya kerusakan yang terjadi maka diperlukan
pemeliharaan preventive, kalibrasi dan perencanaan sparepart sehingga apabila terdapat
perbaikan yang memerlukan sparepart, perbaikan dapat dilakukan secepatnya.
III.

TUJUAN UMUM DAN TUJUAN KHUSUS
Tujuan umum:
Alat non medis dapat berfungsi dengan baik, dan tingkat keamanan dalam penggunaan
alat terjamin.
Tujuan khusus :
Melaksanakan program manajemen peralatan medik meliputi pemeriksaan, percobaan

(tes),

pemeliharaan,

kalibrasi

dan

perbaikan

peralatan

medik

pendokumentasiannya.

IV. RUANG LINGKUP

V.

No

1. Instalasi Gas medis
2. Pemeliharaan AC
3. Lift
4. Boiler
RISK REGISTER PERALATAN NON MEDIS
a. Risk risiko peralatan non medis dibagi menjadi beberapa bagian:
1. Risk risiko Instalasi gas medis

2. Risk risiko pemeliharaan AC
3. Risk risiko lift
4. Risk risiko boiler

Risk register

Frekwensi
/tahun

Resiko terhadap

pasien/ petugas

Mampu kelola

Jumlah

Grade

serta

1

406

5

3

414

2

Kegagalan fungsi alat medis
yang tidak bisa ditangani
Kecelakaan pada pasien dan
petugas pada penggunaan
alat medis

I

0

5

3

8

3

Kerusakan bawaan pabrik

0

4

5

9

VII

4

Kesalahan
pengoperasian
oleh operator

3

3

1

7

VIII

5

Tidak
jadwal

terpelihara

sesuai

201

4

3

208

III

6

Tidak
jadwal

terkalibrasi

sesuai

256

5

3

264

II

9

Kehabisan suku cadang

10

3

2

15

V

10

Kesalahan instalasi

2

4

3

9

VI

12

Peralatan tidak ditemukan
saat pemeliharaan

15

0

1

16

IV

B. Analisa dan Pengelolaan Resiko
Dalam mengidentifikasi risiko keselamatan pada proses pengelolaan Alat Kesehatan yang lebih
berisiko adalah kalibrasi karena mempengaruhi keakuratan hasil pengukuran, Perbaikan dan
pemeliharaan. Semua Resiko ini dapat diminimalisasi dengan kegiatan sbb:
Tabel 2. Rencana Kegiatan berdasarkan identifikasi prioritas
No
1

Risk register
Kegagalan fungsi alat medis
yang tidak bisa ditangani

Grade
I

Pencegahan resiko

2

Tidak
jadwal

terkalibrasi

sesuai

II

3

Tidak
jadwal

terpelihara

sesuai

III

Melaksanakan
pemeliharaan

4

Peralatan tidak ditemukan
saat pemeliharaan

IV

Inventarisasi peralatan

5

Kehabisan suku cadang

V

Perencanaan suku cadang

7

Kesalahan instalasi

VI

Uji coba/uji fungsi alat baru

8

Kerusakan bawaan pabrik

VII

Uji coba/uji fungsi

9

Kesalahan
pengoperasian
oleh operator

VIII

Pelatihan bagi user

-Inspeksi harian
-Melaksanakan
perbaikan
Melaksanakan
kalibrasi

VI. PELAKSANAAN DAN TANGGUNG JAWAB
Pelaksanaan program manajemen peralatan medik dan tanggung jawabnya dijelaskan
pada tabel di bawah ini.
Tabel 1. Kegiatan dan Penanggung Jawab
NO
1
2
3
4
5
6
7
8

KEGIATAN
Inspeksi harian
Pelatihan
Membuat perencanaan suku cadang
Melaksanakan pemeliharaan dan perbaikan
Melaksanakan kalibrasi
Melaksanakan uji fungsi dan uji coba
Melaksanakan facility tour
Evaluasi dan pelaporan

PENANGGUNG JAWAB
Teknisi /user
Teknisi Level I (coordinator )
Kepala IPSMNP
Teknisi level 3
Teknisi level 2
Teknisi level 2
Teknisi sebagai Tim MFK
Kepala IPSMNP

VII. JADWAL PELAKSANAAN
Di bawah ini adalah tabel yang memuat langkah-langkah kegiatan yang diperlukan untuk
melaksanakan program teknologi medis selama satu tahun.
Tabel 1. Jadwal Pelaksanaan Kegiatan
N
O

KEGIATAN

1

Membuat
perencanaan kerja
Membentuk tim
kerja
Menyiapkan
anggaran
Membuat jadwal
pelaksanaan
program
Melaksanakan
inspeksi rutin
Melaksanakan
pemeliharaan rutin
Melaksanakan uji
fungsi dan uji coba
Melaksanakan
facility tour rutin

2
3
4
5
6
7
8

1

2

3

4

5

BULAN
6
7 8

9

Sesuai kebutuhan

10

11

12

9
10
11

Menindaklanjuti
permasalahan
Laporan triwulan
Evaluasi program
tahunan

Bulan Januari tahun berikutnya

VIII. PENATALAKSANAAN
Penatalaksanaan peralatan medis di rumah sakit berkaitan dengan kebijakan dan prosedur
mulai dari pengadaan, pengujian, inspeksi, dan pemeliharaan.
1.

Inventarisasi alat Medis
Inventaris alat medis dilakukan terhadap data-data seperti nama alat, tipe alat, no
seri, lokasi, tahun pengadaan, kondisi alat dan tingkat risiko alat dengan bantuan
komputer. Peralatan medik yang dimasukan dalam inventarisasi termasuk juga alat
milik pihak ketiga (kerjasama operasi atau sewa) dan peralatan hibah. Data inventaris
sangat diperlukan, dengan tujuan untuk menghitung beban kerja pemeliharaan,
kebutuhan biaya pemeliharaan dan data equipment record (riwayat alat) dan
ketepatan untuk digantikan dengan alat yang baru

2.

Teknisi IPSMNP melakukan inspeksi setiap bulan terhadap peralatan kritikal
(Defibrilator, Incubator bayi, dan Ventilator) untuk mengetahui perkembangan kondisi
peralatan tersebut. Hasil inspeksi berupa data selanjutnya akan digunakan untuk
perencanaan perbaikan dan juga perencanaan kebutuhan rumah sakit .
Inspeksi harian dilakukan oleh petugas di satuan kerja dengan menilai kelengkapan
alat dan asesoris, kebersihan, kerapihan dan fungsinya.

3.

Melakukan uji coba/uji fungsi untuk setiap alat baru selanjutnya disesuaikan dengan
aturan pabrik atau perencanaan rumah sakit, yang dilengkapi dengan data hasil
inspeksi dan pengujian serta dibuatkan rekomendasinya.

4. Dilakukan pemeliharaan terhadap peralatan tersebut sebagai tindakan pencegahan
terhadap peralatan tersebut dari kerusakan ataupun masalah kecil yang berdampak
pada ketidakamanan alat saat digunakan pada pasien. Jadwal pemeliharaan selalu
ditepati oleh petugas. Semua bukti pemeliharaan alat tercatat dan di buatkan
rekomendasi untuk peralatan tersebut selalu aman dan siap pakai. Pemeliharaan
dapat berupa pemeliharaan fisik dan kalibrasi alat. Apabila Pemeliharaan preventif

dilakukan oleh pihak ketiga (contract service atau kerjasama operasi), maka

dokumentasi kegiatan yang telah dilakukan harus disampaikan ke IPSMNP.
Program pemeliharaan keseluruhan dievaluasi setiap tahun berdasarkan hasil
PM dan riwayat perbaikan alat. Penetapan frekwensi pemeliharaan preventive
peralatan kesehatan berdasarkan klasifikasi ratio adalah sebagai berikut:
Risiko Alat Medik = Skor Fungsi + Skor Risiko Fisik + Skor Kebutuhan
Pemeliharaan + Skor Riwayat Kerusakan Alat

Tabel 3. Skoring Alat Medik Sesuai Fungsi
Kategori

Therapetik

Deskripsi Fungsi

Skor

Life support (penunjang hidup)

10

Surgical and intensive care (bedah dan perawatan
intensif)

9

Physical theraphy and treatment (terapi fisik dan
pengobatan)

8

Surgical and intensive care monitoring
(monitoring bedah dan perawatan intensif)

7

Additional physiological monitoring and
diagnostic (monitoring fisik tambahan dan
diagnostik)

6

Analytical laboratory (analisa laboratorium)

5

Laboratory accessories (asesoris laboratorium)

4

Computers and related (komputer dll)

3

Patient related and other (terkait pasien dll)

2

Non patient related (tidak terkait pasien);
Test equipment (peralatan uji)

1

Diagnostik

Analitik

Lain-lain

Contoh
Defibrillator,
ventilator,
pacemaker, infant
incubator
Electrosurgical unit,laser
Dialysis machine,
infusion pump,traction
unit,diathermy
EEG machine, noninvasive
blood
pressure monitor,
x-ray generator
adult scale, tympanic
thermometer, ultrasound
unit
blood gas analyzer,
clinical chemistry
analyzer, cell counter
shaker, centrifuge,
incubator, microtome
computer, ticket
printer, QC system
X-ray view box,
sterilizer, chair lift
ECG simulator,
office equipment,
kitchen equipment,
UPS

5. Tabel 4. Skoring Alat Medik Sesuai Risiko Fisik Terkait Penggunaan Klinis

Deskripsi risiko penggunaan

Skor

Potensi kematian pasien

5

Potensi cedera pasien atau operator

4

Salah diagnosis atau terapi yang tidak tepat

3

Kerusakan alat

2

Risiko tidak signifikan

1

Contoh
Defibrillator,ventilator,
anesthesia machine
Hypo/hyperthermia unit,
laser,electrosurgical unit
ECG machine, blood
gas analyzer,centrifuge
Gel warmer, heat
sealer, suction pump
Exam light, computer
terminal, video printer

Tabel 5. Skoring Alat Medik Sesuai Kebutuhan Pemeliharaan
Kebutuhan Pemeliharaan

Skor

Luas: Memiliki komponen pneumatik, mekanik atau fluid

5

Diatas rata-rata: Memiliki komponen pneumatik, mekanik atau
fluid tapi terutama elektronik

4

Rata-rata: verifikasi kinerja dan uji keselamatan

3

Dibawah rata-rata: Uji kinerja saja

2

Minimal inspeksi visual

1

Contoh
Dialysis machine,
ventilator, anesthesia
machine, x-ray table
Infant incubator,
blood warmer, laser,
portable x-ray system
Defibrillator, infusion
pump, electrosurgical
unit, traction unit
Lab microscope,scales,
general medical device
Exam light, computer
terminal, video camera

Tabel 6. Skoring Alat Medik Sesuai Riwayat Kerusakan Alat
Frekuensi Kerusakan Alat
Signifikan: Lebih dari 1 kali per 6 bulan
Moderate: 1 kali tiap 6-9 bulan
Rata-rata: 1 kali tiap 9-18 bulan
Minimal : 1 kali setiap 18-30 bulan
Tidak signifikan: Paling tidak 1 kali dalam 30 bulan

Skor
+2
+1
0
-1
-2

Hasilnya nilai skoring total < 5 berjumlah 125 alat, frekuensi PPM cukup 1 kali
pertahun. Nilai total skoring 5-9 berjumlah 410 alat, frekuensi PPM 2 kali
pertahun. Nilai total skoring 10-19 berjumlah 198 alat, frekuensi PPM 3 kali
pertahun. Dan nilai total skoring ≥ 20 berjumlah 2030 alat, frekuensi PPM 4 kali
pertahun. Namun

karena frekwensi pemakaian peralatan medic di RSUP

Sanglah yang cukup tinggi dan untuk memudahkan pelaksanaan di lapangan,
maka pemeliharaan alat medis dilakukan setiap 4 bulan sekali

6.

Untuk alat yang rusak namun tidak mungkin diperbaiki, rumah sakit menarik alat
tersebut dari penggunaannya untuk selanjutnya dilakukan suatu proses sesuai
ketentuan yang berlaku untuk pemusnahan maupun pengeluaran alat tersebut dari
rumah sakit

7.

Produk/ peralatan yang ditarik dari peredaran
Rumah sakit mengeluarkan suat edaran untuk informasi bila ada alat yang ditarik
oleh pabrik/ pemasok ke seluruh unit pelayanan pasien dan informasi pemberhentian
pemakaian pada alat tersebut. Selanjutnya kepala IPSMNP akan melaporkan kepada
Direktur umum dan operasional untuk penarikan alat tsb dari unit pelayanan. Alat-alat
yang sudah ditarik akan dilaporkan oleh direktur utama ke pabrik/ pemasok untuk
dilakukan tindakan selanjutnya.

KOORDINASI DAN KEWENANGAN
1.

Proses administrasi dan pengawasan dari pengelolaan peralatan medis dibawah
tanggung jawab kepala instalasi IPSMNP yang melakukan koordinasi kepada kepala
bidang pelayanan medis, Tim K3RS, dan Tim MFK

2.

Ka IPSMNP membuat perencanaan kegiatan inspeksi, pemeliharaan.

3.

Kegiatan

inspeksi

dan

pemeliharaan

peralatan

medis

dibuktikan

dengan

dokumentasi, dan dilaporkan hasil dan rekomendasinya kepada direktur umum dan
operasional. Laporan ini menjadi satu dengan laporan perkembangan Penatalaksaan
Fasilitas dan Keselamatan rumah sakit
4.

Hasil inspeksi dan pemeliharaan menjadi bahan untuk penyusunan pengadaan
peralatan medis rumah sakit

PROGRAM REVIEW DAN EVALUASI
1.

Inspeksi dilaksanakan oleh user, meliputi kebersihan fisik alat medis dan fungsi alat
medis saat dilakukan inspeksi, hasil inspeksi ditulis dalam file.

Apabila dalam

pelaksanaan inspeksi harian terdapat ketidaksesuaian fungsi alat atau kerusakan,
maka user melapor ke IPSMNP.
2.

Tim IPSMNP melakukan pemeliharaan berkala setiap bulan dan melakukan
pengelolaan resiko untuk setiap alat yang ada

3.

Pemeliharaan alat medis dilakukan setiap 4 bulan

4.

Kalibrasi (ekternal) alat medis dilakukan setiap tahun oleh BPFK Surabaya atau
vendor lain yang telah tersertifikasi

5.

Kalibrasi yang bersifat verifikasi dilakukan oleh teknisi IPSMNP

6.

Membuat laporan hasil

pemeliharaan setiap bulan yang juga digunakan sebagai

bahan penyusunan kebutuhan peralatan medis rumah sakit. Laporan monitoring
dilaporkan secara rutin setiap bulan ke manajer fasilitas dan Direktur umum
operasional
7.

Laporan tahunan dilaksanakan pada awal tahun berikutnya

8.

Pendidikan dan ujian staf pengguna alat dikoordinasikan

oleh

Kepala instalasi

kepada Ka Bag Diklit yang dilakukan setiap 6 bulan .

PROGRAM PENDIDIKAN
Program pendidikan dilakukan dengan sasaran staff pengguna peralatan medis, teknisi
peralatan medis, serta kepala dan koordinator peralatan medis. Program pendidikan
dilaksanakan

dengan

tujuan

meningkatkan

kemampuan

agar

lebih

terlatih

dalam

pengoperasionalan peralatan medis meliputi ECG dan Defibrilator (bagi user), pemeliharaan,
perbaikan dan kalibrasi peralatan medis (bagi teknisi) dan pengelolaan peralatan medis (bagi
kepala dan koordinator alat medis). Perencanaan program pendidikan dapat dilihat pada table
berikut:
NO
1
2

Jenis Pelatihan
Pelatihan untuk mengoperasikan

Ruang Lingkup
ECG
dan

Sasaran
Periode
Staff Pengguna 6 bulan

peralatan medis
Pelatihan
pemeliharaan

Defibrilator
Seluruh

peralatan medis
Teknisi peralatan

peralatan medis

medis

Seluruh

bergilir)
Teknisi peralatan

peralatan medis
Seluruh

medis
Kepala

dan 1 tahun

peralatan medis

koordinator

alat

dan

perbaikan
3

Pelatihan

4

medis
Pelatihan

Kalibrasi

peralatan
menejemen

pengelolaan peralatan medis

3 bulan

(secara

medis
Tabel program pendidikan peralatan medis di rumah sakit

1 tahun

Program pendidikan untuk mengoperasikan alat medis dilakukan setiap 6 bulan sekali
secara global meliputi peralatan ECG dan Defibrilator. Hal ini disebabkan karena kedua
peralatan

tersebut

sering

mengalami

kerusakan

hanya

karena

kesalahan

dan

pengoperasionalan. Sedangkan untuk peralatan lain selain kedua alat tersebut, pelatihan dapat
dilakukan sewaktu-waktu oleh teknisi peralatan medis bagi pengguna yang memerlukan.
Pelatihan pemeliharaan dan perbaikan peralatan medis bagi teknisi dilaksanakan 3 bulan sekali
secara bergantian dengan tujuan agar seluruh teknisi peralatan medis dapat memiliki
kompetensi untuk melakukan pemeliharaan dan perbaikan alat medis.
Dengan adanya program pendidikan ini, diharapkan seluruh staff pengguna, teknisi maupun
kepala dan koordinator peralatan medis dapat memiliki kompetensi sesuai dengan tugasnya
sehingga resiko terhadap peralatan medis dapat dikurangi.