EVALUASI PENERAPAN SISTEM INFORMASI AKUNTANSI SIKLUS PENDAPATAN DENGAN PROGRAM IRIS MENGGUNAKAN PENDEKATAN METODE SYSTEM DEVELOPMENT LIFE CYCLE Genta Kusumaningdiyah
EVALUASI PENERAPAN SISTEM INFORMASI AKUNTANSI SIKLUS
PENDAPATAN DENGAN PROGRAM IRIS MENGGUNAKAN PENDEKATAN
METODE SYSTEM DEVELOPMENT LIFE CYCLE
Genta Kusumaningdiyah 1)
Dewi Saptantinah 2)
Muhammad Rofiq Sunarko 3)
1, 2, 3)
Program Studi Akuntansi Fakultas Ekonomi Universitas Slamet Riyadi Surakarta
e-mail: 1) [email protected]
2)
[email protected]
3)
[email protected]
ABSTRACT
The purpose of this research is to get information and analyze about the
accounting information system of sales and cash receipts at Togamas Solo Book
Store. The data analysis performed in this study using the method of the System
Development Life Cycle (SDLC), while steps are identifying parts of the
organization, activities and related documents in the revenue cycle, making the
system documentation in the flowchart form, performance evaluation system, and
proposed improvements system. This study using interviews, observation, and
documentation. The questions in this study addressed to the store manager and
organizations section that related to the revenue cycle which includes cash sales,
credit sales, cash receipts from cash sales and cash receipts from the credit sales.
The results of this study indicate that the accounting information system applied in
the revenue cycle of Togamas Solo Bookstore still found weaknesses in passwords,
the existence of dual authority, and their employees who have a double function.
Keywords: accounting information system, method system develompent life cycle
PENDAHULUAN
Globalisasi merupakan suatu era dimana terjadi perdagangan bebas yang telah membawa
perubahan dalam perekonomian di Indonesia. Proses globalisasi akan mempengaruhi dalam
perkembangan industri di Indonesia, salah satunya adalah industri retail. Bisnis retail merupakan
usaha penjualan sejumlah komoditas kepada konsumen.
Setiap organisasi bisnis selalu dihadapkan kepada kebutuhan informasi. Hal ini
dikarenakan mereka membutuhkan informasi yang relevan, cepat, tepat waktu, dan akurat yang
mencerminkan kondisi fisik perusahaan untuk membantu merencanakan, mengkoordinasikan,
dan mengendalikan kegiatan operasional perusahaan.
Siklus pendapatan terdiri dari penjualan dan penerimaan kas. Penjualan adalah suatu
sistem kegiatan pokok perusahaan untuk memperjualbelikan barang dan jasa yang perusahaan
hasilkan. Sistem penjualan ada dua macam, yaitu sistem penjualan tunai dan sistem penjualan
kredit. Sistem penjualan tunai merupakan sistem yang diberlakukan oleh perusahaan dalam
menjual barang dengan cara mewajibkan pembeli untuk melakukan pembayaran harga terlebih
dahulu sebelum barang diserahkan kepada pembeli. Sistem penjualan kredit merupakan sistem
penjualan dimana pembayarannya dilakukan setelah barang diterima pembeli. Jumlah dan jatuh
tempo pembayaran disepakati oleh kedua belah pihak (V. Wiratna Sujarweni, 2015: 79).
Sistem akuntansi penerimaan kas adalah suatu prosedur catatan uang yang dibuat untuk
melaksanakan kegiatan penerimaan uang yang berasal dari berbagai macam sumber yaitu dari
penjualan tunai, penjualan aktiva tetap, pinjaman bank, dan setoran modal baru. Penerimaan kas
Analisis … (R)
185
perusahaan biasanya barasal dari dua sumber utama yaitu penerimaan kas berasal dari penjualan
tunai dan dari piutang atau pembayaran dari penjualan kredit (V. Wiratna Sujarweni, 2015:
121).
System Development Life Cycle (SDLC) adalah serangkaian aktivitas yang dilakukan
oleh profesional dan pemakai sistem untuk mengembangkan dan mengimplementasikan sistem
informasi (Mardi, 2014: 123). Pengembangan sistem merupakan kegiatan yang dilakukan dalam
rangka penyusunan sistem baru untuk menggantikan sistem lama secara keseluruhan atau
memperbaiki sistem yang telah ada karena sistem yang lama sudah tidak mendukung tehadap
operasional perusahaan. Pengembangan sistem dilakukan supaya menghasilkan sistem yang
lebih efisien dan ekonomis dari sistem sebelumnya. Sebuah sistem dikatakan efektif jika sistem
tersebut mampu memenuhi kebutuhan informasi perusahaan dan dapat menyajikan informasi
yang bernilai dan relevan bagi pengguna serta memberikan kepuasan bagi pemakainya.
Berbagai tindakan dapat dilakukan untuk mendukung pemenuhan kebutuhan informasi,
misalnya melakukan pengembangan software yang ada, melakukan pembelian software baru,
melakukan outsource atau melakukan rekayasa ulang proses bisnis terhadap sistem informasi.
Dalam menjalankan bisnisnya, Toko Buku Togamas menggunakan siklus pendapatan
secara terkomputerisasi dengan menggunakan software Integrated Retail Information System
(IRIS). Program IRIS diterapkan oleh Toko Buku Togamas sejak perusahaan pertama berdiri
yaitu sekitar tahun 1990 di Toko Buku Togamas Malang. Togamas Solo mulai menerapkan
program ini sejak awal berdiri yaitu tahun 2009. IRIS merupakan program yang dikembangkan
sendiri oleh IT Togamas, sehingga bisa dengan mudah untuk melakukan penambahan menu
transaksi. Pada mulanya, IRIS hanya digunakan untuk transaksi penjualan, penerimaan kas,
penerimaan barang datang, pengeluaran barang (retur pembelian), informasi buku, dan
pelunasan hutang maupun piutang. Seiring dengan kebutuhan informasi yang tepat, cepat dan
akurat antara kantor unit dengan kantor pusat, maka program IRIS dikembangkan dengan
menambahkan transaksi pengajuan supplier, mutasi kas dan bank, member customer, dan
transaksi uang muka pembelian buku yang bisa dilakukan melalui program IRIS. Proses
panambahan menu pada transaksi IRIS dilakukan secara bertahap disesuaikan dengan kebutuhan
pengguna. Dengan adanya pengembangan sistem IRIS diharapkan dapat mempermudah user
dalam melakukan aktivitas kerjanya. Selain itu, pengembangan IRIS juga dilakukan untuk
meminimalisir transaksi secara manual untuk menghindari kecurangan.
Persaingan yang semakin kompleks, mendorong perusahaan untuk memiliki sebuah
teknologi yang canggih agar dapat menunjang semua aktivitas perusahaan. Seiring
perkembangan teknologi saat ini, penggunaan komputer merupakan suatu kebutuhan guna
memperlancar aktivitas-aktivitas bisnis Toko Buku Togamas dalam menjalankan bisnisnya yang
meliputi penjualan tunai, penjualan kredit, dan penerimaan kas. Penjualan dan penerimaan kas
merupakan dua hal yang saling berkaitan erat karena setiap terjadi transaksi penjualan, pada
akhirnya akan menimbulkan penerimaan kas. Keterkaitan tersebut dapat ditinjau dari setiap
transaksi penjualan tunai dan penjualan kredit. Dalam hal ini, apabila terdapat kelemahan sistem
informasi penjualan, maka akan memberikan pengaruh pada proses penerimaan kas. Oleh
karena itu, diperlukan suatu evaluasi kinerja secara rutin terhadap aktivitas dalam siklus
pendapatan.
Perusahaan yang baik seharusnya mencatat setiap aktivitas bisnis yang terjadi sesuai
standar operasional prosedur yang dituliskan pada sebuah bagan alir (flowchart) agar dalam
menjalankan aktivitas perusahaan dapat lebih cepat, akurat, dan efisien. Rancangan terhadap
suatu bagan alir dari proses bisnis yang ada pada perusahaan sebaiknya disusun. Bagan alir
disusun dalam sebuah perusahaan untuk menjadi acuan dasar dalam melaksanakan aktivitas
bisnisnya. Salah satu aktivitas bisnis perusahaan ritel seperti Toko Buku Togamas adalah
penjualan. Penjualan merupakan kegiatan yang penting dalam bagi perusahaan ritel, penjualan
dapat menjadi tolok ukur dan keberhasilan suatu perusahaan ritel.
186
Jurnal Akuntansi dan Sistem Teknologi Informasi Vol. 12 Edisi Khusus April 2016: 185 – 192
Evaluasi atas sistem informasi akuntansi merupakan hal yang penting dalam aktivitas
bisnis perusahaan, dalam hal ini transaksi pada siklus pendapatan. Evaluasi kinerja yang
dilakukan secara rutin diharapkan dapat menunjang keberhasilan aktivitas perusahaan, sehingga
tujuan perusahaan dapat dicapai. Jika dalam menjalankan siklus pendapatan terdapat kelemahan
atau ketidaksesuaian dengan sistem pengendalian intern, maka penulis akan melakukan evaluasi
dan membuat usulan perbaikan. Evaluasi atas sistem informasi akuntansi merupakan hal yang
penting dalam aktivitas bisnis perusahaan, dalam hal ini transaksi pada siklus pendapatan.
Banyak hal yang dapat dilakukan perusahaan untuk mewujudkan tujuan dan harapan
demi memenangkan persaingan bisnis. Salah satunya dengan meningkatkan sistem pengendalian
internal yang ada pada perusahaan. Sistem pengendalian intern sangat diperlukan karena sistem
pengendalian intern dirancang agar segala kegiatan operasional perusahaan dapat berjalan
dengan efektif dan efisien. Adanya sistem pengendalian internal pada sistem infomasi siklus
pendapatan yang baik akan mampu menyediakan informasi yang tepat waktu, mampu
mengamankan harta perusahaan dan meminimalkan serta mendeteksi resiko yang akan dihadapi
perusahaan.
Tujuan dari penelitian ini adalah untuk menganalisis efektivitas sistem informasi
akuntansi untuk siklus penjualan tunai dan kredit serta penerimaan kas yang diterapkan Toko
Buku Togamas Solo.
Hipotesis
Sistem informasi siklus pendapatan yang diterapkan oleh Toko Buku Togamas Solo masih ada
beberapa kelemahan.
METODE PENELITIAN
Metode penelitian dalam penelitian ini menggunakan pendekatan kualitatif deskriptif.
Penelitian deskriptif yang mengarah ke studi kasus merupakan penelitian yang mendalam
terhadap perusahaan yang diteliti. Dengan penelitian ini diharapkan dapat memberikan
gambaran secara rinci tentang latar belakang, sifat, dan ciri khas perusahaan terutama tentang
siklus pendapatan, kemudian menganalisis dan mengevaluasinya untuk menemukan
kemungkinan adanya permasalahan serta memberikan alternatif solusi atas permasalahan yang
ada. Dalam hal ini, peneliti dapat mengetahui secara mendalam tentang sistem informasi siklus
pendapatan yang diterapkan oleh Toko Buku Togamas pada saat ini, apakah sudah efektif dan
sesuai dengan standar SPI untuk mencapai tujuan yang diterapkan.
Data yang digunakan dalam penelitian ini yaitu data kualitatif berupa profil perusahaan,
SOP dan flowchart siklus pendapatan. Data yang diambil berkaitan dengan siklus pendapatan
dalam penelitian ini adalah data primer yang meliputi Standard Operating Procedure (SOP)
Togamas Solo, dokumen yang dipakai dalam siklus pendapatan (meliputi: laporan kasir harian,
rekap tutup kasir), program yang dipakai untuk penjualan tunai dan kredit. Metode
pengumpulan data dilakukan dengan cara mengambil langsung data ditempat penelitian dengan
cara:
1. Observasi (pengamatan)
Observasi adalah metode pengumpulan data yang digunakan untuk menghimpun data
penelitian, data-data penelitian tersebut dapat diamati oleh penulis (M.Burhan Bungin,
2014: 144). Observasi yang dilakukan dalam penelitian ini yaitu mengamati secara
langsung siklus pendapatan yang meliputi transaksi penjualan tunai, transaksi penjualan
kredit dan transaksi penerimaan kas.
2. Wawancara
Wawancara adalah suatu proses memperolah keterangan untuk tujuan penelitian
dengan cara tanya jawab sambil bertatap muka antara pewawancara dengan responden atau
orang yang diwawancarai, dengan atau menggunakan pedoman wawancara (M. Burhan
Analisis … (R)
187
3.
Bungin, 2014: 136). Pada penelitian ini, semua divisi terlibat dalam siklus pendapatan
sehingga wawancara dilakukan kepada pihak yang terlibat seperti kasir, operasional,
gudang, keuangan dan kepala toko.
Dokumentasi
Dokumentasi adalah metode yang digunakan untuk menelusuri data historis (M.
Burhan Bungin, 2014: 154). Dokumen yang diperlukan dalam penelitian ini meliputi SOP
siklus pendapatan yang berlaku di Toko Buku Togamas, Laporan Kasir Harian, Faktur
Penjualan, Pelunasan Piutang.
Definisi operasional variabel yang digunakan
1. Sistem informasi akuntansi
Sistem informasi akuntansi adalah sumber daya manusia dan modal dalam organisasi yang
bertanggung jawab untuk persiapan informasi keuangan yang diperoleh dari mengumpulkan
dan memproses berbagai transaksi penjualan. Sistem informasi akuntansi yang diterapkan
Togamas sudah dilakukan secara terkomputerisasi.
2. Siklus pendapatan
Tujuan utama siklus pendapatan adalah menyediakan produk yang tepat di tempat yang tepat
pada saat yang tepat untuk harga yang sesuai.
Empat aktivitas dasar pada siklus pendapatan dalam penelitian ini adalah:
a. Entri pesanan penjualan
b. Pengiriman
c. Penagihan
d. Penerimaan kas
3. Penerapan sistem informasi penjualan tunai
Penerapan sistem informasi penjualan tunai adalah penerapan terhadap sistem penjualan
tunai. Penjualan tunai terjadi apabila penyerahan barang segera diikuti dengan pembayaran
dari pembelian.
4. Penerapan sistem informasi penjualan kredit
Penerapan sistem informasi penjualan kredit adalah penerapan terhadap sistem informasi
akuntansi pada penjualan yang dilakukan secara kredit. Penjualan kredit adalah suatu
transaksi antara perusahaan dengan pembeli, mengirimkan barang sesuai dengan order serta
perusahaan mempunyai tagihan sesuai dengan jangka waktu tertentu yang mengakibatkan
timbulnya piutang.
5. Penerapan sistem informasi penerimaan kas
Penerapan sistem informasi penerimaan kas berkaitan dengan pembayaran dari pelanggan.
6. Evaluasi
Evaluasi adalah suatu tindakan untuk menilai atau mengukur dari apa yang telah dilakukan,
dibandingkan dengan standar yang telah ditetapkan.
Teknik Analisis Data
Analisis yang digunakan dalam penelitian ini adalah analisis secara kualitatif yaitu
analisis yang dilakukan untuk mengevaluasi sistem informasi akuntansi dengan pendekatan
metode SDLC untuk siklus pendapatan pada Toko Buku Togamas Solo. Adapun langkahlangkah yang dilakukan dalam menganalisis data adalah:
a. Mengidentifikasi bagian, aktivitas dan dokumen yang terkait dalam siklus pendapatan.
Dalam hal ini penulis mengumpulkan data terkait dengan siklus pendapatan meliputi laporan
kasir harian, Standard Operating Procedure (SOP), struktur organisasi perusahaan, kartu
piutang pelanggan, faktur penjualan, dan buku besar.
b. Membuat dokumentasi sistem dalam bentuk flowchart.
Pada tahap ini penulis mengumpulkan data yang terkait dengan siklus pendapatan kemudian
188
Jurnal Akuntansi dan Sistem Teknologi Informasi Vol. 12 Edisi Khusus April 2016: 185 – 192
digambarkan dalam bentuk flowchart.
c. Evaluasi kinerja sistem
Pada tahap ini penulis melakukan evaluasi kinerja sistem pada siklus pendapatan dengan
membandingkan flowchart dengan standar sistem pengendalian intern (SPI).
d. Usulan perbaikan sistem
Jika dalam evaluasi sistem ditemukan kelemahan atau siklus pendapatan yang dijalankan
menyimpang dari SPI, maka penulis merancang perbaikan sistem sesuai dengan standar SPI.
HASIL PENELITIAN DAN PEMBAHASAN
Evaluasi siklus pendapatan di Toko Buku Togamas Solo berdasarkan standar sistem
pengendalian intern (SPI), yaitu:
1. Pengendalian pengolahan informasi
a. Pengendalian umum
1) Dalam menjalankan bisnisnya, Toko Buku Togamas Solo menggunakan program
IRIS dan buku besar yang terhubung dengan kantor pusat. Sehingga semua bentuk
informasi bisa langsung update. Komunikasi antara unit dengan pusat menggunakan
software SPARK dan telepon. Komunikasi antar karyawan, antar divisi, dan semua
manajeman biasa dilakukan dengan adanya grup BBM, sehingga semua informasi
bisa langsung diakses. Bila ada hal yang penting dan mendesak dilakukan rapat secara
berkala.
2) Perancangan sistem akuntansi penerimaan kas secara terkomputerisasi Toko Buku
Togamas telah dipasang password yang harus diisi sebelum menjalankan aplikasi
sistem. Pemasangan password dipasang guna menghindari pengguna yang tidak
bertanggungjawab atau tidak berkepentingan dan dapat melindungi data dari
pencurian data yang sering terjadi. Solusinya adalah mengunci komputer yang berada
di area toko hanya untuk informasi buku, tidak bisa untuk mengakses hal lain. Sistem
penerimaan kas yang ada di Toko Buku Togamas Solo masih memiliki kelemahan
pada sistem penerimaan kas yang kurang baik, yaitu:
a) Pembatalan penjualan
Sistem pembatalan penjualan yang selama ini terjadi di Toko Buku Togamas
Solo masih dilakukan secara manual dan bisa dilakukan sendiri oleh kasir. Hal ini
memungkinkan terjadinya kecurangan dalam penerimaan kas. Untuk pembatalan
pembayaran/transaksi sebaiknya dibuatkan program baru, sehingga bila terjadi
pembatalan transaksi bisa langsung dibatalkan atas barang yang tidak jadi dibeli.
Program harus dikunci, sebelum transaksi batal tidak bisa melanjutkan transaksi
selanjutnya.
b) Penerimaan jasa sampul
Toko Buku Togamas Solo menerima jasa sampul buku, harga penyampulan
tergantung dari ukuran buku. Stok sampul tidak dicatat dalam persediaan, hal ini
memungkinkan terjadinya kecurangan dalam melakukan transaksi. Solusinya
adalah bagian penyampulan buku harus benar-benar melakukan pengecekan struk
belanja sebelum menyampul buku, selain itu dibuatkan aturan tidak boleh
menyampul buku tanpa ada struk belanja.
b. Pengendalian aplikasi
1) Otorisasi memadai
Aktivitas pengawasan dalam siklus pendapatan pada Toko Buku Togamas Solo
dilakukan oleh kepala bagian dan kepala toko. Kepala bagian bertugas untuk
mengawasi kinerja bawahannya agar kebijakan, prosedur, dan dokumen yang terkait
dengan siklus pendapatan berjalan sesuai dengan yang telah ditetapkan perusahaan.
Pada setiap prosedur dan dokumen yang terkait dengan siklus pendapatan, peran
Analisis … (R)
189
pengawasan oleh kepala toko dan kepala bagian masih tergolong lemah. Hal ini bisa
terlihat dari otorisasi terkait pada prosedur siklus pendapatan. Kelemahan tersebut
antara lain otorisasi tersebut tidak dilakukan oleh semua kepala bagian yang terkait
dengan siklus penjualan dan pada bagian tertentu yang melakukan otorisasi tidak
diketahui siapa yang melaksanakannya. Selain itu, audit yang ada di Toko Buku
Togamas Solo hanya bertanggung jawab atas saldo barang bermasalah.
2) Pengecekan secara independen
Pengecekan siklus pendapatan dilakukan seminggu sekali dengan mengirimkan semua
dokumen yang terkait dengan siklus pendapatan ke keuangan pusat. Untuk
pengecekan secara keseluruhan sudah dilakukan oleh audit pusat, hanya saja tidak
dilakukan secara berkala. Di Toko Buku Togamas Solo belum ada audit internal yang
melakukan evaluasi terhadap setiap tugas dan fungsinya.
2. Pemisahan fungsi yang memadai
a. Struktur organisasi Toko Buku Togamas Solo telah menggambarkan pemisahan
wewenang dan tanggung jawab masing-masing bagian. Struktur organisasi yang
diterapkan di perusahaan ini adalah struktur organisasi garis atau lini dengan aliran
wewenang dan aliran tanggung jawab dari atas ke bawah. Pertanggungjawaban hirarkis
ini menunjukkan proses pertanggungjawaban kinerja secara berjenjang mulai dari
karyawan yang ada di masing-masing bagian bertanggung jawab kepada kepala bagian,
kepala bagian bertanggung jawan kepada manajer, dan manajer bertanggung jawab
kepada direktur.
b. Pada Toko Buku Togamas Solo dijalankan sistem kerja shift termasuk bagian
penerimaan kas (kasir). Dikarenakan bagian keuangan hanya satu orang, maka saat
malam hari kepala bagian operasional mengambil alih seluruh kewenangan keuangan.
Sehingga kasir menyerahkan Laporan Kasir Harian kepada kepala bagian operasional.
Hal ini menimbulkan adanya wewenang ganda.
3. Pengendalian fisik atas kekayaan dan catatan
a. Tingkat verifikasi yang terdapat di Toko Buku Togamas Solo cukup tinggi. Perusahaan
ini menggunakan software khusus akuntansi. Hal ini terbukti dengan adanya
pemeriksaan secara rutin terhadap dokumen yang berkaitan dengan akun kas,
mencocokkannya dengan salso kas dan uang yang ada, serta melakukan koreksi terhadap
kode akun jika tidak sesuai dengan standar yang telah diterapkan oleh Toko Buku
Togamas secara menyeluruh.
b. Pada perancangan sistem akuntansi penerimaan kas secara terkomputerisasi telah
melakukan pengendalian secara akses fisik pada Toko Buku Togamas Solo yaitu dengan
memasang password sebelum pengoperasioan PC yang mampu menanggulangi dari
pengguna luar yang tidak bertanggung jawab.
c. Saat terjadi piutang pelanggan yang sudah jatuh tempo, seharusnya bagian piutang
melakukan penagihan kepada pelanggan. Namum hal ini tidak dilakukan, hanya sebatas
telepon ke pelanggan. Hal ini dilakukan oleh bagian keuangan. Jadi belum ada
pemisahan tugas antara bagian penagihan, piutang, dan peneriman kas.
4. Review atas kinerja
Karyawan Toko Buku Togamas Solo memiliki latar belakang pendidikan yang
bervariasi. Kebijakan yang diterapkan perusahaan yaitu penerimaan karyawan minimal
pendidikan SLTA dengan usia maksimal 23 tahun. Penempatan posisi jabatan tidak
disesuaikan dengan latar belakang pendidikan. Perusahaan beranggapan semua bisa
dipelajari, namun demikian hal tersebut tidak menjadi masalah besar karena semua terpantau
190
Jurnal Akuntansi dan Sistem Teknologi Informasi Vol. 12 Edisi Khusus April 2016: 185 – 192
oleh Togamas Pusat yang berkompeten dibidang masing-masing.
Berdasarkan penelitian yang dilakukan dapat diketahui bahwa sistem informasi siklus
pendapatan di Toko Buku Togamas Solo masih ada yang belum sesuai dengan standar SPI.
Hal ini terdiri dari:
1. Pada penjualan tunai
Pada sistem penjualan tunai terlihat bahwa Pita Rkas hanya 1 lembar yang diberikan
kepada pelanggan, sedangkan yang lembar kedua hanya diarsip oleh kasir. Hal ini
menjadi tidak efektif dan merupakan pemborosan. Selain itu, kelemahan yang terlihat
adalah stempel yang diberikan pada Pita Rkas hanya stempel “Lunas”, setelah barang
diserahkan kepada pelanggan tidak diberikan stempel “Barang telah diterima”. Hal ini
memungkinkan adanya kecurangan dari pelanggan mengaku belum menerima barang.
Pada bagian kasir seharusnya mencetak Pita Rkas rangkap 2 dengan pembagian lembar
pertama diberikan kepada pelanggan setelah distempel “Lunas”, sedangkan lembar
kedua seharusnya diberikan kepada bagian pembungkus untuk dicocokkan dengan
barang yang dibeli. Jika barang dan Pita Rkas sudah sesuai, bagian pembungkus
seharusnya memberikan stempel “ Barang telah diterima”.
2. Pada penjualan kredit
Pada penjualan kredit di Toko Buku Togamas terdapat kelemahan dalam termin
pembayaran dan dokumen yang diperlukan. Bila perjanjian tidak dibuat, maka
kemungkinan akan menimbulkan permasalahan secara administrasi dan pajak. Bagian
administrasi seharusnya mencetak surat jalan rangkap 3, yang diberikan kepada
pelanggan, arsip bagian gudang, dan arsip bagian administrasi. Pada surat pesanan
pelanggan sebaiknya dilampirkan dengan surat perjanjian yang berisi termin pembayaran
dan diskon penjualan.Surat perjanjian diberikan kepada keuangan dan diarsip. Surat ini
digunakan sebagai acuan dalam melakukan penagihan piutang
3. Pada penerimaan kas dari piutang
Kelemahan flowchart penerimaan kas dari penjualan kredit adalah tidak ada pemisahan
fungsi pada bagian piutang dan bagian penagihan. Pada penerimaan kas dari penjualan
kredit sebaiknya ada pemisahan fungsi antara bagian piutang, bagian penagihan, dan
bagian penerimaan kas. Rangkap jabatan bisa terjadi karena adanya keterbatasan jumlah
sumber daya manusia yang ada bagian penagihan, bagian piutang, dan bagian
penerimaan kas.
KESIMPULAN
Hasil evaluasi sistem informasi akuntansi siklus pendapatan dengan program IRIS
menggunakan pendekatan SDLC pada Toko Buku Togamas Solo diperoleh kesimpulan: Siklus
pendapatan adalah serangkaian aktivitas bisnis dan operasi pemrosesan informasi terkait yang
terus menerus dengan menyediakan barang dan jasa kepada pelanggan dan menerima kas
sebagai pembayaran atas penjualan tersebut. Sistem pada siklus pendapatan di Toko Buku
Togamas Solo sudah dilaksanakan dengan baik. Namun, dalam menjalankan siklus pendapatan
masih terdapat beberapa kelemahan seperti adanya rangkap jabatan pada bagian penerimaan kas
dari penjualan kredit.
Usulan perbaikan siklus pendapatan di Toko Buku Togamas Solo yaitu pada penjualan
tunai bagian kasir seharusnya mencetak Pita Rkas rangkap 2 dengan pembagian lembar pertama
diberikan kepada pelanggan setelah distempel “Lunas”, sedangkan lembar kedua seharusnya
diberikan kepada bagian pembungkus untuk dicocokkan dengan barang yang dibeli. Jika barang
dan Pita Rkas sudah sesuai, bagian pembungkus seharusnya memberikan stempel “ Barang telah
diterima pada Pita Rkas. Pada penjualan kredit bagian administrasi seharusnya mencetak surat
jalan rangkap 3, yang diberikan kepada pelanggan, arsip bagian gudang, dan arsip bagian
administrasi. Pada surat pesanan pelanggan sebaiknya dilampirkan dengan surat perjanjian yang
Analisis … (R)
191
berisi termin pembayaran dan diskon penjualan. Surat perjanjian diberikan kepada keuangan dan
diarsip. Surat ini digunakan sebagai acuan dalam melakukan penagihan piutang. Pada
penerimaan kas dari penjualan kredit sebaiknya ada pemisahan fungsi antara bagian piutang,
bagian penagihan, dan bagian penerimaan kas.
DAFTAR PUSTAKA
Beni Ahmad Saebani, 2008, Metode Penelitian, Pustaka Setia, Bandung.
Hall, James A, 2006, Sistem Informasi Akuntansi (Accounting Information System), Edisi
keempat, Salemba Empat, Jakarta.
Imam Gunawan, 2014, Metode Penelitian Kualitatif Teori & Praktik, Bumi Aksara, Jakarta.
Kartikaningsih Risa Wulandari, 2015, “Evaluasi Sistem Informasi Akuntansi dengan
Pendekatan Siklus pada Penjualan Tunai dan Kredit PT So Good Depo Solo”, Jurnal
Akuntansi dan Sistem Teknologi Informasi Vol.11 No.1 Maret 2015:73-78 Fakultas
Ekonomi Universitas Slamet Riyadi, Surakarta.
M. Burhan Bungin, 2014, Metode Penelitian Kuantitatif, Edisi Kedua, Prenadamedia Group,
Jakarta.
Mardi, 2014, Sistem Informasi Akuntansi, Cetakan kedua, Ghalia Indonesia, Bogor.
Mulyadi, 2014, Auditing 1, Edisi 6, Salemba, Jakarta.
Mulyadi, 2008, Sistem Akuntansi, Salemba, Jakarta.
Romney, Marshall B. dan Paul John Steinbart, 2014, Sistem Informsi Akuntansi (Penerjemah
Kikin Sakinah Nur Safira dan Novita Puspitasari), Edisi ketigabelas, Salemba Empat,
Jakarta.
Sugiyono, 2014, Metode Penelitian Kuantitatif dan Kualititif dan R&D, Alfabeta, Bandung.
Suharsimi Arikunto, 2010, Prosedur Penelitian Suatu Pendekatan Praktik, Edisi Revisi, Rineka
Cipta, Jakarta.
Sukrisno Agoes, 2012, Auditing I, Edisi keempat, Salemba Empat, Jakarta.
V. Wiratna Sujarweni, 2015, Sistem Akuntansi, Pustaka Baru Press, Yogyakarta.
192
Jurnal Akuntansi dan Sistem Teknologi Informasi Vol. 12 Edisi Khusus April 2016: 185 – 192
PENDAPATAN DENGAN PROGRAM IRIS MENGGUNAKAN PENDEKATAN
METODE SYSTEM DEVELOPMENT LIFE CYCLE
Genta Kusumaningdiyah 1)
Dewi Saptantinah 2)
Muhammad Rofiq Sunarko 3)
1, 2, 3)
Program Studi Akuntansi Fakultas Ekonomi Universitas Slamet Riyadi Surakarta
e-mail: 1) [email protected]
2)
[email protected]
3)
[email protected]
ABSTRACT
The purpose of this research is to get information and analyze about the
accounting information system of sales and cash receipts at Togamas Solo Book
Store. The data analysis performed in this study using the method of the System
Development Life Cycle (SDLC), while steps are identifying parts of the
organization, activities and related documents in the revenue cycle, making the
system documentation in the flowchart form, performance evaluation system, and
proposed improvements system. This study using interviews, observation, and
documentation. The questions in this study addressed to the store manager and
organizations section that related to the revenue cycle which includes cash sales,
credit sales, cash receipts from cash sales and cash receipts from the credit sales.
The results of this study indicate that the accounting information system applied in
the revenue cycle of Togamas Solo Bookstore still found weaknesses in passwords,
the existence of dual authority, and their employees who have a double function.
Keywords: accounting information system, method system develompent life cycle
PENDAHULUAN
Globalisasi merupakan suatu era dimana terjadi perdagangan bebas yang telah membawa
perubahan dalam perekonomian di Indonesia. Proses globalisasi akan mempengaruhi dalam
perkembangan industri di Indonesia, salah satunya adalah industri retail. Bisnis retail merupakan
usaha penjualan sejumlah komoditas kepada konsumen.
Setiap organisasi bisnis selalu dihadapkan kepada kebutuhan informasi. Hal ini
dikarenakan mereka membutuhkan informasi yang relevan, cepat, tepat waktu, dan akurat yang
mencerminkan kondisi fisik perusahaan untuk membantu merencanakan, mengkoordinasikan,
dan mengendalikan kegiatan operasional perusahaan.
Siklus pendapatan terdiri dari penjualan dan penerimaan kas. Penjualan adalah suatu
sistem kegiatan pokok perusahaan untuk memperjualbelikan barang dan jasa yang perusahaan
hasilkan. Sistem penjualan ada dua macam, yaitu sistem penjualan tunai dan sistem penjualan
kredit. Sistem penjualan tunai merupakan sistem yang diberlakukan oleh perusahaan dalam
menjual barang dengan cara mewajibkan pembeli untuk melakukan pembayaran harga terlebih
dahulu sebelum barang diserahkan kepada pembeli. Sistem penjualan kredit merupakan sistem
penjualan dimana pembayarannya dilakukan setelah barang diterima pembeli. Jumlah dan jatuh
tempo pembayaran disepakati oleh kedua belah pihak (V. Wiratna Sujarweni, 2015: 79).
Sistem akuntansi penerimaan kas adalah suatu prosedur catatan uang yang dibuat untuk
melaksanakan kegiatan penerimaan uang yang berasal dari berbagai macam sumber yaitu dari
penjualan tunai, penjualan aktiva tetap, pinjaman bank, dan setoran modal baru. Penerimaan kas
Analisis … (R)
185
perusahaan biasanya barasal dari dua sumber utama yaitu penerimaan kas berasal dari penjualan
tunai dan dari piutang atau pembayaran dari penjualan kredit (V. Wiratna Sujarweni, 2015:
121).
System Development Life Cycle (SDLC) adalah serangkaian aktivitas yang dilakukan
oleh profesional dan pemakai sistem untuk mengembangkan dan mengimplementasikan sistem
informasi (Mardi, 2014: 123). Pengembangan sistem merupakan kegiatan yang dilakukan dalam
rangka penyusunan sistem baru untuk menggantikan sistem lama secara keseluruhan atau
memperbaiki sistem yang telah ada karena sistem yang lama sudah tidak mendukung tehadap
operasional perusahaan. Pengembangan sistem dilakukan supaya menghasilkan sistem yang
lebih efisien dan ekonomis dari sistem sebelumnya. Sebuah sistem dikatakan efektif jika sistem
tersebut mampu memenuhi kebutuhan informasi perusahaan dan dapat menyajikan informasi
yang bernilai dan relevan bagi pengguna serta memberikan kepuasan bagi pemakainya.
Berbagai tindakan dapat dilakukan untuk mendukung pemenuhan kebutuhan informasi,
misalnya melakukan pengembangan software yang ada, melakukan pembelian software baru,
melakukan outsource atau melakukan rekayasa ulang proses bisnis terhadap sistem informasi.
Dalam menjalankan bisnisnya, Toko Buku Togamas menggunakan siklus pendapatan
secara terkomputerisasi dengan menggunakan software Integrated Retail Information System
(IRIS). Program IRIS diterapkan oleh Toko Buku Togamas sejak perusahaan pertama berdiri
yaitu sekitar tahun 1990 di Toko Buku Togamas Malang. Togamas Solo mulai menerapkan
program ini sejak awal berdiri yaitu tahun 2009. IRIS merupakan program yang dikembangkan
sendiri oleh IT Togamas, sehingga bisa dengan mudah untuk melakukan penambahan menu
transaksi. Pada mulanya, IRIS hanya digunakan untuk transaksi penjualan, penerimaan kas,
penerimaan barang datang, pengeluaran barang (retur pembelian), informasi buku, dan
pelunasan hutang maupun piutang. Seiring dengan kebutuhan informasi yang tepat, cepat dan
akurat antara kantor unit dengan kantor pusat, maka program IRIS dikembangkan dengan
menambahkan transaksi pengajuan supplier, mutasi kas dan bank, member customer, dan
transaksi uang muka pembelian buku yang bisa dilakukan melalui program IRIS. Proses
panambahan menu pada transaksi IRIS dilakukan secara bertahap disesuaikan dengan kebutuhan
pengguna. Dengan adanya pengembangan sistem IRIS diharapkan dapat mempermudah user
dalam melakukan aktivitas kerjanya. Selain itu, pengembangan IRIS juga dilakukan untuk
meminimalisir transaksi secara manual untuk menghindari kecurangan.
Persaingan yang semakin kompleks, mendorong perusahaan untuk memiliki sebuah
teknologi yang canggih agar dapat menunjang semua aktivitas perusahaan. Seiring
perkembangan teknologi saat ini, penggunaan komputer merupakan suatu kebutuhan guna
memperlancar aktivitas-aktivitas bisnis Toko Buku Togamas dalam menjalankan bisnisnya yang
meliputi penjualan tunai, penjualan kredit, dan penerimaan kas. Penjualan dan penerimaan kas
merupakan dua hal yang saling berkaitan erat karena setiap terjadi transaksi penjualan, pada
akhirnya akan menimbulkan penerimaan kas. Keterkaitan tersebut dapat ditinjau dari setiap
transaksi penjualan tunai dan penjualan kredit. Dalam hal ini, apabila terdapat kelemahan sistem
informasi penjualan, maka akan memberikan pengaruh pada proses penerimaan kas. Oleh
karena itu, diperlukan suatu evaluasi kinerja secara rutin terhadap aktivitas dalam siklus
pendapatan.
Perusahaan yang baik seharusnya mencatat setiap aktivitas bisnis yang terjadi sesuai
standar operasional prosedur yang dituliskan pada sebuah bagan alir (flowchart) agar dalam
menjalankan aktivitas perusahaan dapat lebih cepat, akurat, dan efisien. Rancangan terhadap
suatu bagan alir dari proses bisnis yang ada pada perusahaan sebaiknya disusun. Bagan alir
disusun dalam sebuah perusahaan untuk menjadi acuan dasar dalam melaksanakan aktivitas
bisnisnya. Salah satu aktivitas bisnis perusahaan ritel seperti Toko Buku Togamas adalah
penjualan. Penjualan merupakan kegiatan yang penting dalam bagi perusahaan ritel, penjualan
dapat menjadi tolok ukur dan keberhasilan suatu perusahaan ritel.
186
Jurnal Akuntansi dan Sistem Teknologi Informasi Vol. 12 Edisi Khusus April 2016: 185 – 192
Evaluasi atas sistem informasi akuntansi merupakan hal yang penting dalam aktivitas
bisnis perusahaan, dalam hal ini transaksi pada siklus pendapatan. Evaluasi kinerja yang
dilakukan secara rutin diharapkan dapat menunjang keberhasilan aktivitas perusahaan, sehingga
tujuan perusahaan dapat dicapai. Jika dalam menjalankan siklus pendapatan terdapat kelemahan
atau ketidaksesuaian dengan sistem pengendalian intern, maka penulis akan melakukan evaluasi
dan membuat usulan perbaikan. Evaluasi atas sistem informasi akuntansi merupakan hal yang
penting dalam aktivitas bisnis perusahaan, dalam hal ini transaksi pada siklus pendapatan.
Banyak hal yang dapat dilakukan perusahaan untuk mewujudkan tujuan dan harapan
demi memenangkan persaingan bisnis. Salah satunya dengan meningkatkan sistem pengendalian
internal yang ada pada perusahaan. Sistem pengendalian intern sangat diperlukan karena sistem
pengendalian intern dirancang agar segala kegiatan operasional perusahaan dapat berjalan
dengan efektif dan efisien. Adanya sistem pengendalian internal pada sistem infomasi siklus
pendapatan yang baik akan mampu menyediakan informasi yang tepat waktu, mampu
mengamankan harta perusahaan dan meminimalkan serta mendeteksi resiko yang akan dihadapi
perusahaan.
Tujuan dari penelitian ini adalah untuk menganalisis efektivitas sistem informasi
akuntansi untuk siklus penjualan tunai dan kredit serta penerimaan kas yang diterapkan Toko
Buku Togamas Solo.
Hipotesis
Sistem informasi siklus pendapatan yang diterapkan oleh Toko Buku Togamas Solo masih ada
beberapa kelemahan.
METODE PENELITIAN
Metode penelitian dalam penelitian ini menggunakan pendekatan kualitatif deskriptif.
Penelitian deskriptif yang mengarah ke studi kasus merupakan penelitian yang mendalam
terhadap perusahaan yang diteliti. Dengan penelitian ini diharapkan dapat memberikan
gambaran secara rinci tentang latar belakang, sifat, dan ciri khas perusahaan terutama tentang
siklus pendapatan, kemudian menganalisis dan mengevaluasinya untuk menemukan
kemungkinan adanya permasalahan serta memberikan alternatif solusi atas permasalahan yang
ada. Dalam hal ini, peneliti dapat mengetahui secara mendalam tentang sistem informasi siklus
pendapatan yang diterapkan oleh Toko Buku Togamas pada saat ini, apakah sudah efektif dan
sesuai dengan standar SPI untuk mencapai tujuan yang diterapkan.
Data yang digunakan dalam penelitian ini yaitu data kualitatif berupa profil perusahaan,
SOP dan flowchart siklus pendapatan. Data yang diambil berkaitan dengan siklus pendapatan
dalam penelitian ini adalah data primer yang meliputi Standard Operating Procedure (SOP)
Togamas Solo, dokumen yang dipakai dalam siklus pendapatan (meliputi: laporan kasir harian,
rekap tutup kasir), program yang dipakai untuk penjualan tunai dan kredit. Metode
pengumpulan data dilakukan dengan cara mengambil langsung data ditempat penelitian dengan
cara:
1. Observasi (pengamatan)
Observasi adalah metode pengumpulan data yang digunakan untuk menghimpun data
penelitian, data-data penelitian tersebut dapat diamati oleh penulis (M.Burhan Bungin,
2014: 144). Observasi yang dilakukan dalam penelitian ini yaitu mengamati secara
langsung siklus pendapatan yang meliputi transaksi penjualan tunai, transaksi penjualan
kredit dan transaksi penerimaan kas.
2. Wawancara
Wawancara adalah suatu proses memperolah keterangan untuk tujuan penelitian
dengan cara tanya jawab sambil bertatap muka antara pewawancara dengan responden atau
orang yang diwawancarai, dengan atau menggunakan pedoman wawancara (M. Burhan
Analisis … (R)
187
3.
Bungin, 2014: 136). Pada penelitian ini, semua divisi terlibat dalam siklus pendapatan
sehingga wawancara dilakukan kepada pihak yang terlibat seperti kasir, operasional,
gudang, keuangan dan kepala toko.
Dokumentasi
Dokumentasi adalah metode yang digunakan untuk menelusuri data historis (M.
Burhan Bungin, 2014: 154). Dokumen yang diperlukan dalam penelitian ini meliputi SOP
siklus pendapatan yang berlaku di Toko Buku Togamas, Laporan Kasir Harian, Faktur
Penjualan, Pelunasan Piutang.
Definisi operasional variabel yang digunakan
1. Sistem informasi akuntansi
Sistem informasi akuntansi adalah sumber daya manusia dan modal dalam organisasi yang
bertanggung jawab untuk persiapan informasi keuangan yang diperoleh dari mengumpulkan
dan memproses berbagai transaksi penjualan. Sistem informasi akuntansi yang diterapkan
Togamas sudah dilakukan secara terkomputerisasi.
2. Siklus pendapatan
Tujuan utama siklus pendapatan adalah menyediakan produk yang tepat di tempat yang tepat
pada saat yang tepat untuk harga yang sesuai.
Empat aktivitas dasar pada siklus pendapatan dalam penelitian ini adalah:
a. Entri pesanan penjualan
b. Pengiriman
c. Penagihan
d. Penerimaan kas
3. Penerapan sistem informasi penjualan tunai
Penerapan sistem informasi penjualan tunai adalah penerapan terhadap sistem penjualan
tunai. Penjualan tunai terjadi apabila penyerahan barang segera diikuti dengan pembayaran
dari pembelian.
4. Penerapan sistem informasi penjualan kredit
Penerapan sistem informasi penjualan kredit adalah penerapan terhadap sistem informasi
akuntansi pada penjualan yang dilakukan secara kredit. Penjualan kredit adalah suatu
transaksi antara perusahaan dengan pembeli, mengirimkan barang sesuai dengan order serta
perusahaan mempunyai tagihan sesuai dengan jangka waktu tertentu yang mengakibatkan
timbulnya piutang.
5. Penerapan sistem informasi penerimaan kas
Penerapan sistem informasi penerimaan kas berkaitan dengan pembayaran dari pelanggan.
6. Evaluasi
Evaluasi adalah suatu tindakan untuk menilai atau mengukur dari apa yang telah dilakukan,
dibandingkan dengan standar yang telah ditetapkan.
Teknik Analisis Data
Analisis yang digunakan dalam penelitian ini adalah analisis secara kualitatif yaitu
analisis yang dilakukan untuk mengevaluasi sistem informasi akuntansi dengan pendekatan
metode SDLC untuk siklus pendapatan pada Toko Buku Togamas Solo. Adapun langkahlangkah yang dilakukan dalam menganalisis data adalah:
a. Mengidentifikasi bagian, aktivitas dan dokumen yang terkait dalam siklus pendapatan.
Dalam hal ini penulis mengumpulkan data terkait dengan siklus pendapatan meliputi laporan
kasir harian, Standard Operating Procedure (SOP), struktur organisasi perusahaan, kartu
piutang pelanggan, faktur penjualan, dan buku besar.
b. Membuat dokumentasi sistem dalam bentuk flowchart.
Pada tahap ini penulis mengumpulkan data yang terkait dengan siklus pendapatan kemudian
188
Jurnal Akuntansi dan Sistem Teknologi Informasi Vol. 12 Edisi Khusus April 2016: 185 – 192
digambarkan dalam bentuk flowchart.
c. Evaluasi kinerja sistem
Pada tahap ini penulis melakukan evaluasi kinerja sistem pada siklus pendapatan dengan
membandingkan flowchart dengan standar sistem pengendalian intern (SPI).
d. Usulan perbaikan sistem
Jika dalam evaluasi sistem ditemukan kelemahan atau siklus pendapatan yang dijalankan
menyimpang dari SPI, maka penulis merancang perbaikan sistem sesuai dengan standar SPI.
HASIL PENELITIAN DAN PEMBAHASAN
Evaluasi siklus pendapatan di Toko Buku Togamas Solo berdasarkan standar sistem
pengendalian intern (SPI), yaitu:
1. Pengendalian pengolahan informasi
a. Pengendalian umum
1) Dalam menjalankan bisnisnya, Toko Buku Togamas Solo menggunakan program
IRIS dan buku besar yang terhubung dengan kantor pusat. Sehingga semua bentuk
informasi bisa langsung update. Komunikasi antara unit dengan pusat menggunakan
software SPARK dan telepon. Komunikasi antar karyawan, antar divisi, dan semua
manajeman biasa dilakukan dengan adanya grup BBM, sehingga semua informasi
bisa langsung diakses. Bila ada hal yang penting dan mendesak dilakukan rapat secara
berkala.
2) Perancangan sistem akuntansi penerimaan kas secara terkomputerisasi Toko Buku
Togamas telah dipasang password yang harus diisi sebelum menjalankan aplikasi
sistem. Pemasangan password dipasang guna menghindari pengguna yang tidak
bertanggungjawab atau tidak berkepentingan dan dapat melindungi data dari
pencurian data yang sering terjadi. Solusinya adalah mengunci komputer yang berada
di area toko hanya untuk informasi buku, tidak bisa untuk mengakses hal lain. Sistem
penerimaan kas yang ada di Toko Buku Togamas Solo masih memiliki kelemahan
pada sistem penerimaan kas yang kurang baik, yaitu:
a) Pembatalan penjualan
Sistem pembatalan penjualan yang selama ini terjadi di Toko Buku Togamas
Solo masih dilakukan secara manual dan bisa dilakukan sendiri oleh kasir. Hal ini
memungkinkan terjadinya kecurangan dalam penerimaan kas. Untuk pembatalan
pembayaran/transaksi sebaiknya dibuatkan program baru, sehingga bila terjadi
pembatalan transaksi bisa langsung dibatalkan atas barang yang tidak jadi dibeli.
Program harus dikunci, sebelum transaksi batal tidak bisa melanjutkan transaksi
selanjutnya.
b) Penerimaan jasa sampul
Toko Buku Togamas Solo menerima jasa sampul buku, harga penyampulan
tergantung dari ukuran buku. Stok sampul tidak dicatat dalam persediaan, hal ini
memungkinkan terjadinya kecurangan dalam melakukan transaksi. Solusinya
adalah bagian penyampulan buku harus benar-benar melakukan pengecekan struk
belanja sebelum menyampul buku, selain itu dibuatkan aturan tidak boleh
menyampul buku tanpa ada struk belanja.
b. Pengendalian aplikasi
1) Otorisasi memadai
Aktivitas pengawasan dalam siklus pendapatan pada Toko Buku Togamas Solo
dilakukan oleh kepala bagian dan kepala toko. Kepala bagian bertugas untuk
mengawasi kinerja bawahannya agar kebijakan, prosedur, dan dokumen yang terkait
dengan siklus pendapatan berjalan sesuai dengan yang telah ditetapkan perusahaan.
Pada setiap prosedur dan dokumen yang terkait dengan siklus pendapatan, peran
Analisis … (R)
189
pengawasan oleh kepala toko dan kepala bagian masih tergolong lemah. Hal ini bisa
terlihat dari otorisasi terkait pada prosedur siklus pendapatan. Kelemahan tersebut
antara lain otorisasi tersebut tidak dilakukan oleh semua kepala bagian yang terkait
dengan siklus penjualan dan pada bagian tertentu yang melakukan otorisasi tidak
diketahui siapa yang melaksanakannya. Selain itu, audit yang ada di Toko Buku
Togamas Solo hanya bertanggung jawab atas saldo barang bermasalah.
2) Pengecekan secara independen
Pengecekan siklus pendapatan dilakukan seminggu sekali dengan mengirimkan semua
dokumen yang terkait dengan siklus pendapatan ke keuangan pusat. Untuk
pengecekan secara keseluruhan sudah dilakukan oleh audit pusat, hanya saja tidak
dilakukan secara berkala. Di Toko Buku Togamas Solo belum ada audit internal yang
melakukan evaluasi terhadap setiap tugas dan fungsinya.
2. Pemisahan fungsi yang memadai
a. Struktur organisasi Toko Buku Togamas Solo telah menggambarkan pemisahan
wewenang dan tanggung jawab masing-masing bagian. Struktur organisasi yang
diterapkan di perusahaan ini adalah struktur organisasi garis atau lini dengan aliran
wewenang dan aliran tanggung jawab dari atas ke bawah. Pertanggungjawaban hirarkis
ini menunjukkan proses pertanggungjawaban kinerja secara berjenjang mulai dari
karyawan yang ada di masing-masing bagian bertanggung jawab kepada kepala bagian,
kepala bagian bertanggung jawan kepada manajer, dan manajer bertanggung jawab
kepada direktur.
b. Pada Toko Buku Togamas Solo dijalankan sistem kerja shift termasuk bagian
penerimaan kas (kasir). Dikarenakan bagian keuangan hanya satu orang, maka saat
malam hari kepala bagian operasional mengambil alih seluruh kewenangan keuangan.
Sehingga kasir menyerahkan Laporan Kasir Harian kepada kepala bagian operasional.
Hal ini menimbulkan adanya wewenang ganda.
3. Pengendalian fisik atas kekayaan dan catatan
a. Tingkat verifikasi yang terdapat di Toko Buku Togamas Solo cukup tinggi. Perusahaan
ini menggunakan software khusus akuntansi. Hal ini terbukti dengan adanya
pemeriksaan secara rutin terhadap dokumen yang berkaitan dengan akun kas,
mencocokkannya dengan salso kas dan uang yang ada, serta melakukan koreksi terhadap
kode akun jika tidak sesuai dengan standar yang telah diterapkan oleh Toko Buku
Togamas secara menyeluruh.
b. Pada perancangan sistem akuntansi penerimaan kas secara terkomputerisasi telah
melakukan pengendalian secara akses fisik pada Toko Buku Togamas Solo yaitu dengan
memasang password sebelum pengoperasioan PC yang mampu menanggulangi dari
pengguna luar yang tidak bertanggung jawab.
c. Saat terjadi piutang pelanggan yang sudah jatuh tempo, seharusnya bagian piutang
melakukan penagihan kepada pelanggan. Namum hal ini tidak dilakukan, hanya sebatas
telepon ke pelanggan. Hal ini dilakukan oleh bagian keuangan. Jadi belum ada
pemisahan tugas antara bagian penagihan, piutang, dan peneriman kas.
4. Review atas kinerja
Karyawan Toko Buku Togamas Solo memiliki latar belakang pendidikan yang
bervariasi. Kebijakan yang diterapkan perusahaan yaitu penerimaan karyawan minimal
pendidikan SLTA dengan usia maksimal 23 tahun. Penempatan posisi jabatan tidak
disesuaikan dengan latar belakang pendidikan. Perusahaan beranggapan semua bisa
dipelajari, namun demikian hal tersebut tidak menjadi masalah besar karena semua terpantau
190
Jurnal Akuntansi dan Sistem Teknologi Informasi Vol. 12 Edisi Khusus April 2016: 185 – 192
oleh Togamas Pusat yang berkompeten dibidang masing-masing.
Berdasarkan penelitian yang dilakukan dapat diketahui bahwa sistem informasi siklus
pendapatan di Toko Buku Togamas Solo masih ada yang belum sesuai dengan standar SPI.
Hal ini terdiri dari:
1. Pada penjualan tunai
Pada sistem penjualan tunai terlihat bahwa Pita Rkas hanya 1 lembar yang diberikan
kepada pelanggan, sedangkan yang lembar kedua hanya diarsip oleh kasir. Hal ini
menjadi tidak efektif dan merupakan pemborosan. Selain itu, kelemahan yang terlihat
adalah stempel yang diberikan pada Pita Rkas hanya stempel “Lunas”, setelah barang
diserahkan kepada pelanggan tidak diberikan stempel “Barang telah diterima”. Hal ini
memungkinkan adanya kecurangan dari pelanggan mengaku belum menerima barang.
Pada bagian kasir seharusnya mencetak Pita Rkas rangkap 2 dengan pembagian lembar
pertama diberikan kepada pelanggan setelah distempel “Lunas”, sedangkan lembar
kedua seharusnya diberikan kepada bagian pembungkus untuk dicocokkan dengan
barang yang dibeli. Jika barang dan Pita Rkas sudah sesuai, bagian pembungkus
seharusnya memberikan stempel “ Barang telah diterima”.
2. Pada penjualan kredit
Pada penjualan kredit di Toko Buku Togamas terdapat kelemahan dalam termin
pembayaran dan dokumen yang diperlukan. Bila perjanjian tidak dibuat, maka
kemungkinan akan menimbulkan permasalahan secara administrasi dan pajak. Bagian
administrasi seharusnya mencetak surat jalan rangkap 3, yang diberikan kepada
pelanggan, arsip bagian gudang, dan arsip bagian administrasi. Pada surat pesanan
pelanggan sebaiknya dilampirkan dengan surat perjanjian yang berisi termin pembayaran
dan diskon penjualan.Surat perjanjian diberikan kepada keuangan dan diarsip. Surat ini
digunakan sebagai acuan dalam melakukan penagihan piutang
3. Pada penerimaan kas dari piutang
Kelemahan flowchart penerimaan kas dari penjualan kredit adalah tidak ada pemisahan
fungsi pada bagian piutang dan bagian penagihan. Pada penerimaan kas dari penjualan
kredit sebaiknya ada pemisahan fungsi antara bagian piutang, bagian penagihan, dan
bagian penerimaan kas. Rangkap jabatan bisa terjadi karena adanya keterbatasan jumlah
sumber daya manusia yang ada bagian penagihan, bagian piutang, dan bagian
penerimaan kas.
KESIMPULAN
Hasil evaluasi sistem informasi akuntansi siklus pendapatan dengan program IRIS
menggunakan pendekatan SDLC pada Toko Buku Togamas Solo diperoleh kesimpulan: Siklus
pendapatan adalah serangkaian aktivitas bisnis dan operasi pemrosesan informasi terkait yang
terus menerus dengan menyediakan barang dan jasa kepada pelanggan dan menerima kas
sebagai pembayaran atas penjualan tersebut. Sistem pada siklus pendapatan di Toko Buku
Togamas Solo sudah dilaksanakan dengan baik. Namun, dalam menjalankan siklus pendapatan
masih terdapat beberapa kelemahan seperti adanya rangkap jabatan pada bagian penerimaan kas
dari penjualan kredit.
Usulan perbaikan siklus pendapatan di Toko Buku Togamas Solo yaitu pada penjualan
tunai bagian kasir seharusnya mencetak Pita Rkas rangkap 2 dengan pembagian lembar pertama
diberikan kepada pelanggan setelah distempel “Lunas”, sedangkan lembar kedua seharusnya
diberikan kepada bagian pembungkus untuk dicocokkan dengan barang yang dibeli. Jika barang
dan Pita Rkas sudah sesuai, bagian pembungkus seharusnya memberikan stempel “ Barang telah
diterima pada Pita Rkas. Pada penjualan kredit bagian administrasi seharusnya mencetak surat
jalan rangkap 3, yang diberikan kepada pelanggan, arsip bagian gudang, dan arsip bagian
administrasi. Pada surat pesanan pelanggan sebaiknya dilampirkan dengan surat perjanjian yang
Analisis … (R)
191
berisi termin pembayaran dan diskon penjualan. Surat perjanjian diberikan kepada keuangan dan
diarsip. Surat ini digunakan sebagai acuan dalam melakukan penagihan piutang. Pada
penerimaan kas dari penjualan kredit sebaiknya ada pemisahan fungsi antara bagian piutang,
bagian penagihan, dan bagian penerimaan kas.
DAFTAR PUSTAKA
Beni Ahmad Saebani, 2008, Metode Penelitian, Pustaka Setia, Bandung.
Hall, James A, 2006, Sistem Informasi Akuntansi (Accounting Information System), Edisi
keempat, Salemba Empat, Jakarta.
Imam Gunawan, 2014, Metode Penelitian Kualitatif Teori & Praktik, Bumi Aksara, Jakarta.
Kartikaningsih Risa Wulandari, 2015, “Evaluasi Sistem Informasi Akuntansi dengan
Pendekatan Siklus pada Penjualan Tunai dan Kredit PT So Good Depo Solo”, Jurnal
Akuntansi dan Sistem Teknologi Informasi Vol.11 No.1 Maret 2015:73-78 Fakultas
Ekonomi Universitas Slamet Riyadi, Surakarta.
M. Burhan Bungin, 2014, Metode Penelitian Kuantitatif, Edisi Kedua, Prenadamedia Group,
Jakarta.
Mardi, 2014, Sistem Informasi Akuntansi, Cetakan kedua, Ghalia Indonesia, Bogor.
Mulyadi, 2014, Auditing 1, Edisi 6, Salemba, Jakarta.
Mulyadi, 2008, Sistem Akuntansi, Salemba, Jakarta.
Romney, Marshall B. dan Paul John Steinbart, 2014, Sistem Informsi Akuntansi (Penerjemah
Kikin Sakinah Nur Safira dan Novita Puspitasari), Edisi ketigabelas, Salemba Empat,
Jakarta.
Sugiyono, 2014, Metode Penelitian Kuantitatif dan Kualititif dan R&D, Alfabeta, Bandung.
Suharsimi Arikunto, 2010, Prosedur Penelitian Suatu Pendekatan Praktik, Edisi Revisi, Rineka
Cipta, Jakarta.
Sukrisno Agoes, 2012, Auditing I, Edisi keempat, Salemba Empat, Jakarta.
V. Wiratna Sujarweni, 2015, Sistem Akuntansi, Pustaka Baru Press, Yogyakarta.
192
Jurnal Akuntansi dan Sistem Teknologi Informasi Vol. 12 Edisi Khusus April 2016: 185 – 192