Welcome To Blog…Ericute

KOMPUTERISASI SISTEM PENERIMAAN KAS

PADA KAP. HADISOERYO DAN MAHARANI

TUGAS AKHIR

Diajukan untuk memenuhi salah satu syarat kelulusan Program Diploma Tiga (D III)

Trias Nurhidayat

NIM : 11081781

Jurusan Komputerisasi Akuntansi

Akademi Manajemen Informatika dan Komputer Bina Sarana Informatika Jakarta

ABSTRAKSI

Trias Nurhidayat (11081781), Komputerisasi Sistem Penerimaan Kas Pada KAP. Hadisoeryo dan Maharani

Sehubungan dengan perkembangan ilmu pengetahuan yang semakin luas dan perkembangan teknologi yang semakin canggih maka pengolahan data yang modern sangatlah dibutuhkan, yaitu suatu peralatan yang mampu mengolah berbagai macam data dengan cepat adalah komputer.

Dengan mengamati sistem yang berjalan pada proses penerimaan kas, permasalahan-permasalahan yang timbul dalam sistem penerimaan kas masih dilakukan secara manual. Oleh karena itu, penulis membuat bahan tulisan ini berdasarkan dari hasil riset pada KAP. Hadisoeryo dan Maharani. Penulis juga merancang sistem komputerisasi untuk menanggulangi permasalahan yang dihadapi dan dapat menangani pengolahan data secara benar serta memudahkan pemakai dan dapat bermanfaat bagi perusahaan maupun orang lain, sehingga informasi dan pembuatan laporan yang disampaikan sangat kecil kesalahannya, terutama kekurangan datanya.

Dalam peniulisan ini, penulis menggunakan program Miscrosoft Visual Basic

6.0 untuk menjalankan sistem penerimaan kas pada KAP. Hasdisoeryo dan Maharani.

Kekurangan pada sisem manual akan lebih sedikit dengan adanya sistem komputer, antara lain memiliki sarana akses data yang lebih cepat dan akurat dan dapat menyajikan laporan dengan cepat.

Kata kunci: Komputerisasi Sistem, Sistem Penerimaan Kas

ABSTRACT

Trias Nurhidayat (11081781), Computerized System Acceptance Cash in KAP. Hadisoeryo dan Maharani.

Due to the development of the knowledge that the knowledgeable and development of more advance technology and modern data processing is required, it’s an equipment that is capable of managing various kids of data with the computer is fast.

With the system runing on the acceptance cash problems, that arise in the acceptance system is still manual. Therefore the author of this paper to make based an research on KAP. Hadisoeryo dan Maharani . The author also computerized system designed to address the problems faced and can handle data correctly. And the ease can be useful for companies as well as other, so that information and preparing report that the error was very small, especially the lack of data.

In this paper, the author using Miscrosoft Visual Basic 6.0 to run system n acceptance cash KAP. Hadisoeryo dan Maharani the lack manual system more less by the computer system, among other facilities have acces data more quickly and accurately and can provide reports to the fast.

Keyword: System Computerized, Acceptance Cash System

DAFTAR ISI

Halaman

Lembar Judul Tugas Akhir i

Lembar Pernyataan Keaslian Tugas Akhir ii

Lembar Pernyataan Persetujuan Publikasi Karya Ilmiah iii

Lembar Persetujuan dan Pengesahaan Tugas Akhir iv

Lembar Konsultasi Tugas Akhir v

Kata Pengantar vii

Abstraksi ix

Daftar Isi xi

Daftar Simbol xiii

Daftar Gambar xv

Daftar Tabel xvi

Daftar Lampiran xvii

BAB I PENDAHALUAN 1

1.1. Umum 1

1.2. Maksud dan Tujuan 2

1.3. Metode Penelitian 3

1.4. Ruang Lingkup 4

1.5. Sistematika Penulisan 4

BAB II LANDASAN TEORI 6

2.1. Konsep Dasar Sistem 6

2.2. Peralatan Pendukung 17

BAB III ANALISA SISTEM BERJALAN 33

3.1. Umum 33

3.2. Tinjauan Perusahaan 34

3.2.1. Sejarah Perusahaan 34

3.2.2. Struktur Organisasi dan Fungsi 35

3.3. Prosedur Sistem Akuntansi Berjalan 38

3.4. Diagram Alir Data Sistem Akuntansi Berjalan 40

3.5. Kamus Data Sistem Akuntansi Berjalan 44

3.5.1. Kamus Data Dokumen Masukan 44

3.5.2. Kamus Data Dokumen Keluaran 49

3.6. Spesifikasi Sistem Akuntansi Berjalan 54

3.6.1. Spesifikasi Dokumen Masukan 54

3.6.2. Spesifikasi Dokumen Keluaran 56

3.7. Permasalahan 58

BAB IV RANCANGAN SISTEM USULAN 59

4.1. Umum 59

4.2. Prosedur Sistem Usulan 60

4.3. Diagram Alir Data (DAD) Sistem Usulan 62

4.4. Kamus Data Sistem Usulan 68

4.4.1. Kamus Data Dokumen Masukan 68

4.4.2. Kamus Data Dokumen Keluar 69

4.5. Spesifikasi Sistem Usulan 73

4.5.1. Spesifikasi Bentuk Dokumen Masukan 73

4.5.2. Spesifikasi Bentuk Dokumen Keluaran 74

4.5.3. Normalisasi 76

4.5.4. Spesifikasi File 80

4.5.5. Struktur Kode 88

4.5.6. Spesifikasi Program 94

4.6. Spesifikasi Komputer 107

4.6.1. Umum 108

4.6.2. Perangkat Keras 108

4.6.3. Perangkat Lunak 109

4.6.4. Konfigurasi Komputer 109

4.7. Jadwal Implementasi 109

BAB V PENUTUP 113

5.1. Kesimpulan 113

5.2. Saran-Saran 113

DAFTAR PUSTAKA

DAFTAR RIWAYAT HIDUP

SURAT KETERANGAN PKL/RISET LAMPIRAN-LAMPIRAN

DAFTAR SIMBOL

A. Simbol Data Flow Diagram

EXTERNAL ENTITY

Digunanakan untuk menggambarkan suatu sumber atau tujuan pada arus data.

DATA FLOW

Digunakan untuk menggambarkan suatu arus data.

PROCES

Digunanakan untuk menggambarkan suatu proses yang sedang berlangsung.

DATA STORE

Digunakan untuk menggambarkan suatu tempat penyimpanan atau mengambil data yang diperlukan

B. Simbol Konfigurasi Komputer

DISPLAY

Digunakan untuk menggambarkan kegiatan menampilakan

data melalui CRT (Cathode Ray Tube) atau monitor.

MANUAL INPUT

Digunakan untuk menggambarkan kegiatan memasukan data

dengan menggunakan terminal (Keyboard).

LINE PRINTER

Digunakan untuk menggambarkan pengeluaran data pada

mesin pencetak (Printer).

FLASH DISK

Digunakan untuk menggambarkan media penyimpanan data

DAFTAR GAMBAR

Halaman

Gambar III.1 Struktur Organisasi 35

Gambar III.2 Diagram Konteks Sistem Berjalan 40

Gambar III.3 Diagaram Nol Sistem Berjalan 41

Gambar III.4 Diagram Detail Sistem Berjalan 42

Gambar III.5 Diagram Detail Sistem Berjalan 43

Gambar IV.1 Diagram Konteks Sistem Usulan 62

Gambat IV.2 Diagram Nol Sistem Usulan 63

Gambar IV.3 Diagram Detail Sistem Usulan 64

Gambar IV.4 Diagram Detail Sistem Usulan 65

Gambar IV.5 Diagram Detail Sistem Usulan 66

Gambar IV.6 Diagram Detail Sistem Usulan 67

Gambar IV.7 Diagram HIPO 95

DAFTAR TABEL

Halaman

Tabel II.I Notasi Tipe Data Dalam Kamus Data 23

Tabel II.2 Notasi Struktur Data 24

Tabel IV.I Un Normalized 76

Tabel IV.2 First normal Form 77

Tabel IV.3 Second Normal Form 78

Tabel IV.4 Third Normal Form 79

Tabel IV.5 Spesifikasi File Klien 80

Tabel IV.6 Spesifikasi File Rekening 81

Tabel IV.7 Spesifikasi File Perkiraan 81

Tabel IV.8 Spesifikasi File Surat Penawaran Harga 82

Tabel IV.9 Spesifikasi File Surat Perikatan Kerja 83

Tabel IV.10 Spesifikasi File Surat Pengantar 84

Tabel IV.11 Spesifikasi File Invoice 85

Tabel IV.12 Spesifikasi File Struk Bayar 86

Tabel IV.13 Spesifikasi File Penerimaan Kas 87

Tabel IV.14 Spesifikasi File Jurnal 87

Tabel IV.14 Spesifikasi File Detail Jurnal 88

DAFTAR LAMPIRAN

Halaman

Lampiran A-1 Giro 118

Lampiran A-2 Bukti Setor 119

Lampiran A-3 Surat Penawaran Harga 122

Lampiran A-4 Surat Perikatan Kerja 123

Lampiran A-5 Kwitansi 126

Lampiran B-1 Surat Pengantar 127

Lampiran B-2 Surat Penawaran Harga 128

Lampiran B-3 Kwitansi 130

Lampiran B-4 Surat Perikatan Kerja 131

Lampiran B-5 Laporan Penerimaan Kas 134

Lampiran C-1 Surat Penawaran Harga 135

Lampiran C-2 Giro 136

Lampiran D-1 Surat Penawaran Harga 137

Lampiran D-2 Surat Perikatan Kerja 138

Lampiran D-3 Surat Pengantar 129

Lampiran D-4 Invoice 140

Lampiran D-5 Struk Bayar 141

Lampiran D-6 Laporan Kas 142

Lampiran D-7 Laporan Jurnal 143

Lampiran E-1 Form Menu Login 144

Lampiran E-2 Form Menu Utama 145

Lampiran E-3 Form Menu Master 146

Lampiran E-4 Form Menu Transaksi 147

Lampiran E-5 Form Menu Laporan 148

Lampiran E-6 Form Menu Utility 149

Lampiran E-7 Form Menu Klien 150

Lampiran E-8 Form Menu Rekening 151

Lampiran E-9 Form Menu SPH 152

Lampiran E-10 Form Menu SPK 153

Lampiran E-11 Form Menu Pengantar 154

Lampiran E-12 Form Menu Invoice 155

Lampiran E-13 Form Menu Struk 156

Lampiran E-14 form Menu Jurnal 157

Lampiran E-15 Form Menu Penerimaan Kas 158

Lampiran E-16 Form Menu Laporan Penerimaan Kas 159

Lampiran E-17 Form Menu Laporan Jurnal 160

Lampiran E-18 Form Menu Back Up 161

BAB I

PENDAHULUAN

1.1. Umum

Di era globalisasi informasi dan teknologi yang semakin canggih seperti saat ini, seiring juga perkembangan dunia usaha yang kian pesat dan persaingan antar perusahaan dalam mencapai profit dalam menjalankan usahanya, sehubungan hal itu penerapan teknologi komputer yang disebut dengan sistem komputerisasi kini tidak dapat dihindari lagi, sebut saja dibidang perkantoran, perdagangan dan lainnya yang sangat membutuhkan informasi dan pengolahan data yang cepat, akurat dan efisien harus segera diwujudkan.

Saat ini sudah banyak perusahaan yang menggunakan sistem komputer untuk mendukung diperolehnya informasi khususnya laporan penerimaan kas. Tetapi beberapa masih menggunakan sistem sederhana yang berurutan input, penyimpanan dan output. Proses seluruhnya belum digunakan dalam sistem yang diterapkan.

Dalam perusahaan yang menggunakan sistem yang masih sederhana banyak kendala yang dihadapi, tentunya ini diperlukan usaha untuk mengkomputerisasi suatu sistem didalam suatu perusahaan tersebut.

Dalam kegiatan operasionalnya, KAP. Hadisoeryo dan Maharani yang bergerak dibidang Akuntansi Jasa, sistem pengolahan datanya masih menggunakan sistem yang masih sederhana. Hal ini tentu kurang efisien, efektif dan akurat dalam

Dalam sistem pengolahan datanya, KAP. Hadisoeryo dan Maharani masih terbilang kurang dan menemui beberapa kendala, yaitu : Proses pencatatan penerimaan kas datanya kurang efisien, data penerimaan kas mudah hilang dan pembuatan laporan yang masih menggunakan sistem manual yang kurang akurat.

Kendala tersebut disebabkan belum digunakannya sistem penerimaan kas yang sudah terkomputerisasi. Untuk itu sangat diperlukan adanya sistem penerimaan kas yang sudah terkomputerisasi, sehingga kendala-kendala diatas dapat teratasi. Dengan sistem komputerisasi datanya akan akurat dan lebih efisien.

Untuk mengatasi kendala di atas penulis mengambil pokok permasalahan

dengan judul “KOMPUTERISASI SISTEM PENERIMAAN KAS PADA KAP.

HADISOERYO DAN MAHARANI”.

1.2. Maksud Dan Tujuan

Maksud dalam pembuatan tugas akhir ini yaitu:

1. Memperbaiki sistem yang berjalan dengan merancang sistem penerimaan kas

yang dapat memberikan hasil yang lebih efektif, efisien dan akurat.

2. Merubah sistem penerimaan kas yang masih manual kebentuk yang

komputerisasi sehingga didapatkan hasil yang lebih optimal.

3. Membentuk pola pikir yang inovatif, kreatif dan memiliki wawasan yang luas

dan konkret.

Tujuan penulisan tugas akhir ini ditunjukan untuk memenuhi salah satu syarat menyelesaikan program Diploma Tiga (D.III) pada jurusan Komputerisasi Akuntansi pada Akademi Manajemen Informatika dan Komputer Bina Sarana Informatika.

1.3. Metode Penelitian

Dalam penulisan tugas akhir ini, penulis melakukan beberapa metode dalam

proses pengumpulan data, antara lain :

a. Metode Wawancara (Interview)

Suatu bentuk metode riset dengan mengajukan beberapa pertanyaan terhadap orang yang mempunyai peran penting pada objek penelitian penulis. Penulis melakukan wawancara secara langsung kepada pihak-pihak yang berkaitan dengan sistem penerimaan kas di KAP. Hadisoeryo dan Maharani.

b. Observasi (Observasi)

Proses pengamatan objek penelitian secara langsung di lapangan pada saat melakukan riset. Penulis melakukan pengamatan langsung ke perusahaan tersebut untuk mendapatkan segala sesuatu yang ada kaitannya dengan kegiatan pendapatan untuk mengetahui masalah yang terjadi pada sistem berjalan.

c. Metode Studi Pustaka (Library)

Mencari data dan fakta dengan mengkaji sumber-sumber pustaka yang berhubungan dengan objek penelitian. Penelitian kepustakaan ini dilakukan

penulis untuk memperoleh aspek–aspek teoritis dalam pengumpulan data dan

informasi dengan membaca buku–buku, catatan kuliah dan literatur– literatur

1.4. Ruang Lingkup

Dalam penulisan tugas akhir ini, penulis membatasi ruang lingkup pembahasan masalah hanya mengenai penerimaan kas dari KAP. Hadisoeryo dan Maharani yang dimulai dari proses penerimaan Client, proses penagihan, proses penerimaan kas, proses perhitungan kas masuk, proses pembuatan jurnal, serta proses laporan penerimaan kas.

1.5. Sistematika Penulisan

Sistematika penulisan merupakan penjabaran dari setiap isi bab yang ditulis didalam laporan secara global. Adapun penulisan tugas akhir ini dibagi menjadi lima bab, dengan sistematika penulisan sebagai berikut:

BAB I PENDAHULUAN

Bab ini meliputi pembahasan umum, maksud dan tujuan, metode penelitian, ruang lingkup serta sistematika penulisan.

BAB II LANDASAN TEORI

Bab ini membahas konsep dasar sistem dan peralatan pendukung (Tool

System) dari Diagram Alir Data (DAD), dan Kamus Data (Data Dictionary) yang digunakan dalam penulisan tugas akhir ini.

BAB III ANALISA SISTEM BERJALAN

Bab ini berisikan masalah umum, tinjauan organisasi, struktur organisasi, tugas dan fungsi organisasi, prosedur sistem berjalan, diagram alir data, spesifikasi sistem berjalan, bentuk dokumen

masukan dan keluaran, permasalahan pokok serta alternatif pemecahan masalah.

BAB IV RANCANGAN SISTEM USULAN

Pada Bab ini dijelaskan tentang gambaran umum mengenai sistem yang diusulkan, prosedur sistem usulan, diagram alir data usulan yang meliputi spesifikasi dokumen masukan dan keluaran, spesifikasi file, normalisasi, spesifikasi program, struktur kode dan spesifikasi sistem komputer yang mengenai perangkat lunak, perangkat keras dan konfigurasi komputer yang diguakan dalam sistem usulan serta sistem usulan jadwal implementasi.

BAB V PENUTUP

Pada Bab ini berisi kesimpulan dari semua yang telah diuraikan dan saran-saran yang berguna untuk mengatasi permasalahan yang ada sehingga sistem dapat menjadi lebih baik.

6

BAB II

LANDASAN TEORI

2.1. Konsep Dasar Sistem

Mempersoalkan sistem sebenarnya bukan membahas hal yang baru. Kalau ada sistem yang baru, sebenarnya sudah lama ada. Dinilai baru karena baru ditemukan dan baru diketahui oleh orang banyak. Dalam mendefisinikan suatu sistem, terdapat dua pendekatan yaitu pendekatan yang menekankan pada prosedur dan pendekatan yang menekankan pada elemen atau komponen.

A. Pengertian Sistem 1. Definisi Sistem

Menurut Jogiyanto (2005:34) bahwa “sistem adalah suatu jaringan kerja dari

prosedur-prosedur yang saling berhubungan, berkumpul bersama-sama untuk melakukan suatu kegiatan atau untuk menyelesaikan suatu sasaran tertentu”.

Menurut Scott dalam Hanif (2007:4) bahwa “sistem terdiri dari unsur-unsur

seperti masukan (input), pengolahan (processing), serta keluaran (output)”. Sistem

merupakan jalur kegiatan yang dibuat untuk diikuti dan dilaksanakan dalam sebuah perusahaan atau organisasi, sehingga kegiatan perusahaan atau organisasi tersebut dapat berjalan dengan baik dan benar.

2. Karakteristik Sistem

Untuk memahami atau mengembangkan suatu sistem, maka perlu membedakan unsur-unsur dari sistem yang membentuknya. Berikut adalah

karakteristik sistem yang dapat membedakan suatu sistem dengan sistem lainnya :

1. Komponen Sistem (Component)

Suatu sistem terdiri dari sejumlah komponen yang saling berinteraksi, yang artinya saling bekerja sama membentuk satu kesatuan. Komponen sistem dapat berupa suatu subsistem atau bagian-bagian dari sistem. Setiap sistem tidak peduli berapapun kecilnya.

2. Batasan Sistem (Boundary)

Batasan sistem merupakan daerah yang membatasi antara suatu sistem dengan sistem yang lainnya atau dengan lingkungan luarnya. Batasan sistem ini memungkinkan suatu sistem dipandang sebagai suatu kesatuan. Batas suatu sistem menunjukkan ruang lingkup dari sistem tersebut.

3. Lingkungan Luar Sistem (Environment)

Lingkungan luar sistem adalah segala sesuatu di luar batas dari sistem yang mempengaruhi operasi sistem. Lingkungan luar sistem ini dapat bersifat menguntungkan dan dapat juga bersifat merugikan sistem tersebut.

Lingkungan luar sistem yang menguntungkan merupakan energi bagi sistem tersebut, dengan demikian lingkungan luar sistem tersebut harus tetap dijaga dan dipelihara. Sedangkan lingkungan luar sistem yang merugikan harus dikendalikan, kalau tidak maka akan mengganggu kelangsungan hidup dari sistem tersebut.

4. Penghubung Sistem (Interface)

Merupakan media penghubung antara satu subsistem dengan subsistem yang lainnya. Bentuk keluaran dari suatu subsistem akan menjadi masukan untuk subsistem yang lainnya dengan melalui penghubung tersebut. Dengan

demikian dapat terjadi suatu integrasi sistem yang membentuk satu kesatuan.

5. Masukan Sistem (Input)

Energi yang dimasukkan kedalam sistem disebut masukan sistem yang dapat

berupa pemeliharaan (maintenance input) dan sinyal (signal input). Sebagai

contoh didalam suatu unit sistem komputer. Program adalah maintenance

input yang digunakan untuk mengoperasikan komputernya dan data adalah signal input untuk diolah menjadi informasi.

6. Keluaran Sistem (Output)

Hasil dari energi yang diolah dan diklasifikasikan menjadi keluaran yang berguna. Keluaran ini merupakan masukan bagi subsistem yang lain.

7. Penyimpanan (Storage)

Area yang dikuasai dan digunakan untuk penyimpanan sementara dan tetap dari informasi, energi, bahan baku dan sebagainya.

3. Klasifikasi Sistem

Sistem merupakan suatu bentuk integrasi antara satu komponen dengan komponen yang lain karena sistem memiliki sasaran yang berbeda untuk setiap kasus yang terjadi didalam sistem tersebut. Oleh karena itu sistem dapat diklasifikasikan menjadi bebarapa sudut pandang yaitu :

1. Sistem diklasifikasikan sebagai Sistem Abstrak (Abstract System) dan Sistem

Fisik (Physicals System)

Sistem Abstrak adalah sistem yang berupa pemikiran atau ide–ide yang tidak

nampak secara fisik, misalnya sistem teologi yaitu sistem yang berupa pemikiran tentang hubungan manusia dengan Tuhan, sedangkan sistem fisik adalah sistem yang ada secara fisik, seperti sistem komputer.

2. Sistem diklasifikasikan sebagai Sistem Alamiah (Natural System) dan Sistem

Buatan Manusia (Human Made System)

Sistem alamiah adalah sistem yang terjadi karena proses alam, contoh sistem perputaran bumi, terjadinya siang dan malam. Sedangkan sistem buatan manusia adalah sistem yang melibatkan manusia dengan mesin, yang disebut

dengan human machine system. Contoh sistem ini adalah sistem

komputerisasi pendapatan.

3. Sistem diklasifikasikan sebagai Sistem Tertentu (Deterministic System) dan

Sistem Tak Tentu (Probabilistic System)

Sistem tertentu adalah sistem yang beroperasi dengan tingkah laku yang dapat diprediksi. Contohnya sistem komputer yang tingkah lakunya dapat diprediksi

berdasarkan program–program komputer yang dijalankan. Sedangkan sistem

tak tentu adalah sistem yang kondisi masa depannya tidak dapat diprediksi. Contoh sistem ini adalah sistem ramalan cuaca.

4. Sistem diklasifikasikan sebagai Sistem Terbuka (Open System) dan Sistem

Sistem tebuka adalah sistem yang berhubungan dan dipengaruhi lingkungan luarnya, yang menerima masukan dan menghasilkan keluaran untuk subsistem lainnya. Sedangkan sistem tertutup adalah sistem yang tidak terpengaruh oleh lingkungan luarnya.

B. Konsep Dasar Informasi 1. Definisi Informasi

Informasi sangat penting dialam suatu organisasi ataupun didalam suatu perusahaan. Sumber informasi adalah data yang menggambarkan kenyataan suatu kejadian-kejadian pada saat tertentu dan kesatuan nyata berupa objek. Menurut

Jogiyanto (2005:8) mendefinisikan “informasi adalah data yang diolah menjadi

bentuk yang lebih berguna dan berarti bagi yang menerimanya”.

Menurut Mc. Leod dalam Hanif (2007:9) mengatakan bahwa “informasi

adalah data yang telah diproses, atau data yang memiliki arti”. Sedangkan menurut

Davis dalam Hanif (2007:9) bahwa “informasi adalah data yang telah diolah menjadi sebuah bentuk yang berarti bagi penerimanya dan bermanfaat dalam pengambilan keputusan saat ini atau mendatang”.

Nilai dari informasi ditentukan oleh dua hal, yaitu manfaat dan biaya untuk mendapatkannya. Suatu informasi dikatakan bernilai bila manfaat yang dihasilkan lebih besar dari biaya yang dikeluarkan.

Sedangkan kualitas dari suatu informasi menurut Sutabri (2005:30) dalam bukunya yang berjudul Analisa Sistem Informasi tergantung dari tiga hal, yaitu:

1. Akurat (accurate)

Informasi harus bebas dari kesalahan dan tidak bias atau menyesatkan. Akurat juga berarti bahwa informasi harus jelas mencerminkan maksudnya.

2. Tepat Waktu (timelines)

Informasi yang sampai pada si penerima tidak boleh terlambat. Dewasa ini informasimahal karena harus cepat dikirim dan didapat sehingga memerlukan teknologi yang mutakhir untuk mendapatkan, mengolah dan mengirimkannya.

3. Relevan (relevance)

Informasi tersebut mempunyai manfaat untuk pemakainya. Relevansi informasi untuk setiap orang berbeda satu dengan lainnya.

2. Siklus Informasi

Data merupakan bentuk yang masih mentah belum dapat bercerita banyak, sehingga perlu diolah lebih lanjut. Data yang diolah melalui suatu model menjadi informasi, penerima kemudian menerima informasi tersebut, membuat suatu

keputusan dan melakukan tindakan, yang berarti melakukan suatu tindakan, yang lain yang akan membuat sejumlah data kembali. Data tersebut akan ditangkap sebagai masukan, diproses kembali lewat suatu model dan seterusnya membentuk suatu

siklus. Siklus ini oleh John Burch disebut dengan siklus informasi (Information

3. Kualitas Informasi

Kualitas dari suatu informasi (Quality of Information)tergantung dari tiga hal yaitu :

a. Informasi harus akurat (Accurate), yaitu informasi harus bebas dari

kesalahan-kesalahan dan tidak bias atau menyesatkan.

b. Tepat pada waktunya (Timelines),yaitu informasi yang datang pada si

penerima tidak boleh terlambat.

c. Relevan (Relevance), yaitu informasi tersebut mempunyai manfaat untuk

pemakai.

4. Nilai Informasi

Nilai dari informasi (Value of Information) ditentukan dari dua hal, yaitu

manfaat dan biaya mendapatkannya. Suatu informasi dikatakan bernilai apabila manfaatnya lebih efektif dibandingkan dengan biaya mendapatkannya.

Lebih lanjut sebagian besar informasi tidak dapat persis ditaksir

keuntungannya dengan suatu nilai uang, tetapi dapat ditaksir nilai efektivitasnya.

Pengukuran nilai informasi biasanya dihubungkan dengan analisis Cost Effectiveness

atau Cost Benefit.

C. Konsep Dasar Sistem Informasi 1. Pengertian Sistem Informasi

Sistem informasi didefinisikan oleh Robert A. Leitch dan K. Roscoe Davis

dalam Jogianto HM (2005:11) adalah: “ Sistem informasi adalah suatu sistem

didalam suatu organisasi yang mempertemukan kebutuhan pengolahan transaksi harian, mendukung operasi, bersifat manajerial dan kegiatan strategi dari suatu

organisasi dan menyediakan pihak luar tertentu dengan laporan-laporan yang diperlukan.

Menurut Stair dalam Hanif (2007:9) menjelaskan bahwa Sistem Informasi berbasis komputer (CBIS) dalam organisasi terdiri dari komponen-komponen berikut:

1. Perangkat keras, yaitu perangkat keras komponen untuk melengkapi kegiatan

masukan data, memproses data dan keluaran data.

2. Perangkat lunak, yaitu program dan intruksi yang diberikan ke komputer.

3. Database, yaitu kumpulan data dan informasi yang diorganisasikan

sedemikian rupa sehingga mudah diakses oleh pengguna sistem informasi.

4. Telekomunikasi, yaitu komunikasi yang menghubungkan antara pengguna

sistem dengan sistem komputer secara bersama-sama ke dalam suatu jaringan kerja yang efektif.

5. Manusia, yaitu personel dari sistem informasi, meliputi manajer analis,

programer dan operator, serta bertanggung jawab terhadap perawatan sistem.

2. Komponen Sisetem Informasi

Komponen-komponen sistem informasi menurut Burch dan Grudniski dalam Hanif (2007:10) terdiri dari :

1. Blok Masukan

Input mewakili data yang masuk ke dalam sistem informasi. Input disini termasuk metode-metode dan media untuk menangkap data yang akan dimasukan yang dapat berupa dokumen-dokumen dasar.

2. Blok Model

Blok ini terdiri dari kombinasi prosedur, logika dan model matematika yang akan memanipulasi data input dan data yang tersimpan di basis data dengan cara tertentu untuk menghasilkan keluaran yang diinginkan.

3. Blok Keluaran

Produk dari sistem informasi adalah keluaran yang merupakan informasi yang berkualitas dan dokumentasi yang berguna untuk semua tingkatan manajemen serta semua pemakai sistem.

4. Blok Teknologi

Teknologi merupakan kotak alat (tool-box) dalam sistem informasi. Teknologi

digunakan untuk menerima input, menjalankan model, menyimpan dan mengakses data, menghasilkan sekaligus mengirimkan keluaran dan membantu pengendalian dari sistem secara keseluruhan.

5. Blok Database

Merupaka kumpulan dari data yang saling berhubungan satu dengan yang lainnya, tersimpan diperangkat keras komputer dan digunakan perangkat lunak untuk memanipulasiya.

6. Blok Kendali

Pengendalian perlu dirancang dan diterapkan untuk meyakinkan bahwa hal-hal yang dapat merusak sistem dapat dicegah ataupun bila terlanjur terjadi kesalahan-kesalahan dapat langsung cepat diatasi.

D. Konsep Dasar Sistem Informasi Manajemen (SIM)

Menurut Hanif (2007:12) bahwa “Sistem Informasi Manajemen adalah sebuah sistem informasi pada level manajemen yang berfungsi untuk membantu perencanaan

pengendalian, dan pengambilan keputusan dengan menyediakan resume rutin dan

laporan-laporan tertentu”.

Sistem Informasi Manajemen menurut Gordon B Davis dalam Jogiyanto (2005:15) bahwa “sistem manusia atau mesin yang menyediakan informasi untuk mendukung operasi manajemen dan fungsi keputusan dari suatu organisasi”.

Sedangkan menurut Barry E. Cushing dalam Jogiyanto (2005:14) Sistem Informasi Manajemen yaitu “Kumpulan dari manusia dan sumberdaya modal didalam suatu organisasi yang bertanggung jawab mengumpulkan dan mengolah data untuk menghasilkan informasi yang berguna untuk semua tingkatan manajemen didalam kegiatan perencanaan dan pengedalian”.

Sistem Informasi Manajemen tersebut dimaksudkan untuk memberikan informasi kepada semua tingkat manajemen yaitu :

1. Manajemen Tingkat Bawah (Lower Level Manajement) disebut dengan

operating management yang meliputi mandor dan pengawas.

2. Manajemen Tingkat Menengah (Middle Level Management) terdiri dari

manajer devisi dan manajer–manajer cabang.

3. Manajemen Tingkat Atas (Top Level Manajemen) terdiri dari direktur utama

D. Konsep Dasar Sistem Informasi Akuntansi (SIA)

Menurut Stephen A. Mouscove dan kawan-kawan dalam Jogiyanto (2005:17) mendefinisikan “Sistem Informasi Akuntansi yaitu suatu komponen organisasi yang mengumpulkan, mengklasifikasikan, memproses, menganalisa, mengkomunikasikan informasi, mengambil keputusan dan orientasi financial bagi pihak-pihak luar dan

pihak-pihak perusahaan (secara prisip-prinsip manajemen)”.

Sedangkan menurut Soemarso (2006:3) bahwa Sistem Informasi Akuntansi yaitu “kumpulan sumber daya seperti manusia dan peralatan, yang dirancang untuk mengubah data keuangan dan data lainnya kedalam informasi”.

F. Sistem Penerimaan Kas

Transaksi kas merupakan transaksi utama dalam perusahaan, karena hampir semua transaksi perusahaan akan berakhir dipenerimaan kas atau pengeluaran kas. Penerimaan kas dapat berupa bunga, deviden, setoran, modal, penjualan aktiva tetap

dan investasi dan lain-lain. Bentuk dari penerimaan kas yaitu berupa uang tunai, cek,

bilyet giro, bank draft. Adapun tujuan dari laporan penerimaan kas itu yaitu untuk mengetahui berapa jumlah kas yang dimiliki perusahaan dan berapa jumlah yang masih dipinjam oleh pihak lain.

Untuk mencatat penerimaan kas dari pelanggan digunakan jurnal, yaitu sebagai berikut:

Tanggal Keterangan Ref D K

Kas xxxxxxx

2.2. Peralatan Pendukung

Dalam merancang suatu sistem baru dibutuhkan peralatan pendukung yang

merupakan alat yang tepat digunakan untuk menggambarkan bentuk logical model

dari suatu sistem, dimana simbol–simbol, lambang–lambang dan diagram–diagram

menunjukkan secara tepat arti fisiknya. Adapun tool system yang dimaksud adalah

sebagai berikut :

A. Diagram Alir Data (DAD) 1. Konsep Dasar DAD

Menurut Jogiyanto (2005:700) Data Flow Diagramadalah “bagan yang

menggambarkan suatu sistem yang telah ada atau sistem baru yang telah

dikembangkan secara logika tanpa mempertimbangkan lingkungan fisik dimana data tersebut akan disimpan”.

Keuntungan dari pembuatan Diagram Alir Data adalah menggambarkan

sistem dari level rendah (dekomposisi), sedangkan kekurangannya adalah tidak

menunjukan proses perulangan, proses perhitungan dan proses perulangan.

2. Simbol-simbol yang digunakan dalam DAD

Simbol-simbol atau lambang-lambang yang lazim digunakan dalam Diagram Alir Data, terbagi dalam 4 (empat) jenis, yaitu:

1. Kesatuan Luar (External Entity)

Merupakan kesatuan (entity) dilingkungan luar sistem yang berupa orang atau

organisasi atau sistem lainnya yang akan memberikan input atau menerima output dari sistem.

2. Proses (Proses)

Simbol ini dipakai untuk memproses pengolahan atau informasi data.

3. Simpanan data (Data Store)

Simpanan dari data yang dapat berupa file atau database pada sistem komputer, arsip atau catatan manual, agenda atau buku.

4. Data Flow

Satu data tunggal atau kumpulan logis suatu data, selalu diawali atau berakhir pada suatu proses.

3. Cara Pembuatan DAD

Aturan yang baku dan berlaku dalam penggunaan diagram alir data untuk membentuk suatu model sistem adalah sebagai berikut :

1. Tidak boleh menghubungkan external entity dengan external entity secara

langsung.

2. Tidak boleh menghubungkan data store dengan data store secara langsung.

3. Tidak boleh menghubungkan data store dengan external entity secara

langsung.

4. Setiap proses harus ada arus data yang masuk (data flow) yang masuk dan ada

4. Tahapan Pembuatan DAD

Adapun teknik dalam membuat Diagram Alir Data adalah sebagai berikut :

1. Mulai dari yang umum atau tingkatan yang lebih tinggi, kemudian diuraikan

atau dijelaskan sampai yang lebih detail.

2. Jabarkan proses yang terjadi didalam data flow diagram sedetail mungkin

sampai tidak dapat diuraikan lagi.

3. Pelihara konsistensi proses yang terjadi di dalam DFD.

4. Berikan label yang bermakna untuk setiap simbol yang digunakan.

Diagram Alir Data terdiri dari beberapa diagram yang masing–masing

menggambarkan tahap–tahap yang digambarkan yaitu :

1. Diagram Konteks

Diagram ini buat untuk menggambarkan sumber serta data yang tujuannya diproses atau kata lain mengambarkan sistem secara umum atau global dari seluruh sistem yang ada.

2. Diagram Nol

Diagram ini dibuat untuk menggambarkan tahapan proses yang ada didalam diagram konteks, yang penjabarannya secara rinci.

3. Diagram Detail

Untuk menggambarkan arus data secara mendetail lagi dari tahapan proses yang ada dalam diagram nol.

B. Kamus Data atau Data Dictionary

1. Konsep Dasar Kamus Data

Jogiyanto (2005:725) mendefinisikan kamus data atau data dictionary atau

juga disebut dengan istilah Sistem Data Dictionaryadalah “katalog fakta tentang data

dan kebutuhan-kebutuhan informasi dari suatu sistem informasi”.

Kamus data dibuat pada tahap analisis atau pada tahap perancangan sistem. Pada tahap analisis kamus data dapat digunakan sebagai alat komunikasi antara

analisis sistem dengan pemakai sistem (user) tentang data yang mengalir di sistem,

yaitu tentang data yang masuk ke sistem dan tentang informasi yang dibutuhkan oleh pemakai sistem. Pada tahap perancangan sistem kamus data digunakan untuk

merancang input, laporan-laporan dan database.

2. Isi Kamus Data

Kamus data dibuat berdasarkan arus data yang ada pada Data Flow Diagram. Arus data yang ada di DFD bersifat global dan hanya menunjukkan nama arus datanya saja. Keterangan lebih lanjut tentang struktur dari suatu arus data di DFD dapat dilihat pada kamus data. Dengan menggunakan kamus data, analisis sistem dapat mendefinisikan data yang mengalir disistem dengan lengkap. Kamus Data yang baik terdiri dari unsur-unsur berikut ini, yaitu:

1. Arus Data

Menunjukan dari mana arus data mengalir dan kemana data akan menuju. Keterangan ini perlu dicatat dikamus data supaya memudahkan mencari arus data didalam diagram alir data.

2. Nama Arus Data

Karena kamus data dibuat berdasarkan arus data yang mengalir didata flow diagram, maka nama dari arus data juga harus dicatat dikamus data, sehingga mereka yang membaca data flow diagram dan memerlukan penjelasan lebih lanjut tentang suatu arus data tertentu didata flow diagram dapat langsung mencari dikamus data.

3. Alias

Alias atau nama lain dari data yang harus dituliskan. Alias perlu ditulis karena data yang sama mempunyai nama yang berbeda untuk orang atau departemen yang satu dengan yang lainnya.

4. Tipe Data

Arus data mengalir dari suatu proses yang lainnya. Data yang mengalir biasanya dalam bentuk laporan serta dokumen hasil cetakan komputer. Dengan demikian bentuk dari data yang mengalir dapat berupa dokumen dasar atau formulir, dokumen hasil cetakan komputer, laporan tercetak, tampilan layar dimonitor, variable, paramenter dan field-field. Bentuk data seperti ini perlu dicatat dikamus data.

5. Volume

Volume perlu dicatat didalam kamus data adalah tentang volume rata–rata dan

volume puncak arus data. Volume rata-rata menunjukan banyaknya arus data yang mengalir dalam suatu periode tertentu. Sedangkan volume puncak adalah menunjukan volume terbanyak.

6. Bentuk Data

Bentuk data ini perlu dicatat dalam kamus data, karena dapat digunakan untuk mengelompokkan kamus data kedalam kegunaannya sesudah perencanaan sistem. Bentuk data yang mengalir ini dapat berupa :

a. Dokumen dasar atau formulir

b. Dokumen hasil cetakan komputer

c. Laporan tercetak

d. Tampilan dilayar monitor

7. Periode

Periode ini menunjukan kapan terjadinya arus data. Fungsinya yaitu digunakan untuk mengidentifikasi kapan input data harus dimasukan ke

sistem, kapan proses dari program harus dilakukan dan kapan laporan–laporan

harus dihasilkan.

8. Penjelasan

Bagian penjelasan dapat diisi dengan keterangan–keterangan tentang arus data

tersebut.

Selain hal–hal tersebut diatas kamus data juga mempunyai suatu bentuk untuk

mempersingkat arti atau makna dari simbol yang dijelaskan yang disebut dengan

3. Notasi Pada Kamus Data a. Notasi Tipe Data

Biasanya untuk menunjukkan informasi-informasi tambahan ini digunakan untuk membuat spesifikasi format input maupun output suatu data. Notasi yang umum digunakan antara lain adalah

Tabel II.I Notasi Tipe Data Dalam Kamus Data

Sumber : Jogianto (2005:370)

b. Notasi Struktur data

Notasi ini dibuat untuk membuat spesifikasi elemen data. Dimana notasi yang umum digunakan adalah sebagai berikut :

Notasi Keterangan

X 9 a z . , - /

Setiap karakter Angka numerik Karakter alphabet

Angka nol ditampilkan sebagai spasi kosong Titik, sebagai pemisah ribuan

Koma, sebagai pemisah pecahan

Hype, sebagai tanda penghubung

Tabel II.2 Notasi Struktur Data

Notasi Keterangan

= + () { }

[ ] I * @

Terdiri dari

And ( dan )

Pilihan ( Ya atau Tidak ) Iterasi / pengulangan proses Pilih salah satu pilihan

Pemisah pilihan didalam tanda [ ] Keterangan atau catat

Petunjuk ( Key Field )

Sumber : Sutabri (2004:172). Analisa Sistem Informasi

C. Normalisasi

Menurut Hanif (2007:129) bahwa “normalisasi adalah teknik yang digunakan

untuk memvalidasi model data”.

Bila ada kesulitan dalam pengujian tersebut maka relasi tersebut dapat dipecah pada beberapa tabel lagi tau dengan kata lain perancangan yang dilakukan belum mendapatkan suatu database yang optimal.

Salah satu alasan mengadakan normalisasi adalah untuk memastikan bahwa model data relasional dapat berjalan dengan baik. Ini berarti bahwa struktur yang tidak normal tidak akan berjalan, tetapi akan mengakibatkan beberapa masalah ketika program aplikasi berusaha untuk mengubah sistem landas data.

Teknik normalisasi merupakan suatu teknik yang menstrukturkan data dalam cara tertentu untuk membantu mengurangi atau mencegah timbulnya masalah yang berhubungan dengan pengolahan data dalam database dan akan menghasillkan

struktur record yang konsisten secara logika yang mudah untuk dimengerti dan sederhana dalam pemeliharaannya. Pada proses normalisasi perlu dikenal definisi dari tahapan dalam normalisasi yaitu sebagai berikut :

1. Bentuk Tidak Normal (Unnormalized Form)

Bentuk ini merupakan data yang akan direkam, tidak ada keharusan mengikuti format tertentu, dapat saja tidak lengkap atau terduplikasi. Data

dikelompokkan apa adanya sesuai dengan kedatangannya.

2. Bentuk Normal Kesatu (1NF/First Normal Form)

Suatu relasi 1NF jika dan hanya jika dari setiap relasi dari setiap atributnya bersifat atomik. Atom adalah zat terkecil yang masih memiliki sifat induknya, bila dipecah lagi maka ia tidak memiliki sifat induknya. Bentuk normal kesatu ini memiliki ciri-ciri sebagai berikut:

a. Setiap data dibentuk dalam file datar (flat file), data dibentuk dalam

satu record demi satu record. Nilai dari file berupa atomic value, yaitu

tidak ada satu set yang berulang atau bernilai ganda, hanya satu arti saja dan juga bukanlah pecahan kata sehingga memiliki arti yang lain.

b. Tiap file hanya memiliki satu pengertian, bukan merupakan kumpulan

kata yang mempunyai arti ganda.

c. mempunyai ketergantungan parsial.

3. Bentuk Normal Kedua (2NF/Second Normal Form)

Bentuk normal kedua mempunyai syarat yaitu bentuk data telah memenuhi kriteria bentuk normal bentuk kesatu. Atribut bukan kunci haruslah

parsial, mempunyai hubunngan transitif, artinya hubungan yang memiliki lebih dari satu kunci.

4. Bentuk Normal Ketiga (3NF/Third Normal Form)

Relasi haruslah dalam bentuk normal kedua dan semua atribut bukan premier tidak punya hubungan transitif.

5. Boyce Code Normal Form (BCNF)

Relasi dalam bentuk normal kesatu dan setiap atribut harus bergantung fungsi

pada atribut superkey.

6. Bentuk Normal Keempat (4NF/Fourth Normal Form)

Relasi R adalah bentuk 4NF jika dan hanya jika relasi tersebut juga termasuk

BCNF dan semua ketergantungan multivalue juga merupakan ketergantungan

fungsional.

7. Bentuk Normal Kelima (5NF/Five Normal Form)

Disebut juga PJNF (Projection Join Normal Form) dengan menghilangkan

ketergantungan join yang bukan merupakan kunci kandidat.

Pada normalisasi ini ada beberapa konsep yang harus diketahui seperti atribut

kunci dan ketergantungan kunci. Ada beberapa kunci (Key Function) yang digunakan

untuk proses pencarian, Penyaringan, hapus dan lain sebagainya yang bisa diguanakan kedalam database.

Cara menentukan field atau atribut kunci pada normalisasi yang dapat digunakan sebagai berikut :

1. Kunci Kandidat (Candidate Key)

Suatu atribut atau satu set minimal atribut mengidentifikasikan secara unik

suatu kejadian yang spesifik dari suatu entity.

2. Kunci Primer (Primary Key)

Suatu atribut atau satu set minimal atribut yang tidak hanya

mengidentifikasikan secara unik suatu kejadian yang secara spesifik, akan

tetapi juga dapat mewakili setiap kejadian dari suatu entity.Setiap kunci

kandidat punya peluang menjadi primary key, akan tetapi sebaiknya dipilih satu saja yang dapat mewakili entitas yang ada secara menyeluruh.

3. Kunci Alternatif (Alternate Key)

Kunci kandidat yang tidak dipakai sebagai primary key. Kerapkali kunci

alternatif ini dipakai sebagai kunci pengurutan dalam pembuatan laporan.

4. Kunci Tamu (Foreign Key)

Satu atribut atau satu set minimal atribut yang melengkapi suatu hubungan yang menunjukan keinduknya.

5. Super Key

Himpunan dari satu atau lebih entitas yang digunakan untuk mengidentifikasi secara unik sebuah entitas dalam entitas set.

Dari normalisasi diatas, maka didapat beberapa file dimana tipe file tersebut adalah :

1. File Induk (Master File)

a. File Induk Acuan (Reference Master File)

File induk yang recordnya relative statis, atau jarang berubah nilainya.

b. File Induk Dinamik (Dynamic Master File)

File induk yang nilai dari record-recordnya sering berubah atau sering

dimutakhirkan (update) sebagai akibat dari suatu transaksi.

2. File Transaksi (Transaction File)

File ini disebut juga dengan file input (input file) yang digunakan untuk

merekam data hasil dari suatu transaksi yang terjadi.

3. File Laporan (Report File)

Disebut juga dengan nam file output (output file) yaitu file yang berisi dengan

informasi yang akan ditampilkan.

4. File Sejarah (History File)

Disebut juga dengan file arsip yang merupakan file yang berisi data masa lalu yang sudah tidak aktif lagi, tetapi perlu disimpan untuk keperluan mendatang.

5. File Kerja (Working File)

Berisi data-data hasil pemrosesan yang bersifat sementara.

6. File Pelindung (Backup File)

Berisi salinan data-data yang masih aktif didatabase pada suatu waktu tertentu.

D. Pengkodean

Menurut Jogiyanto (2005:384) tentang pengkodean yaitu “kode digunakan untuk untuk mengklasifikasikan data, memasukan data ke dalam komputer dan untuk mengambil data yang berhubungan dengannya.

Kode numerik (numeric code) menggunakan 10 macam kombinasi angka

didalam kode. Kode alphabetik (alphabetic code) menggunakan 26 kombinasi huruf

untuk kodenya. Kode alphanumerik (alphanumeric code) merupakan kode yang

menggunakan gabungan angka, huruf dan karakter-karakter khusus.

1. Petunjuk Pembuatan Kode

Untuk membuat sebuah kode diperlukan aturan main agar kode yang

dirancang menjadi kode yang baik dan mewakili. Suatu kode yang baik dan mewakili isi dari informasi yang akan disampaikan lewat kode tersebut harus sesuai dengan aturan-aturan pembuatan kode. Aturan main tersebut yaitu :

1. Harus mudah diingat

Dapat dilakukan dengan cara menghubungkan kode tersebut dengan obyek yang diwakili dengan kodenya.

2. Harus unik

Kode harus unik untuk masing-masing item yang mewakilinya, unik berarti tidak ada kode yang kembar atau sama.

3. Harus fleksibel

Memungkinkan perubahan-perubahan atau penambahan item baru dapat tetap diwakili oleh kode.

4. Harus efisien

Kode harus sependek mungkin, selain mudah diingat juga akan efisien bila direkam disimpan diluar komputer.

5. Harus konsisten

Kode harus konsisten dengan kode yang telah dipergunakan.

6. Harus standarisasi

Kode harus standarisasi untuk seluruh tingkatan dan departemen dalam organisasi. Kode yang tidak standard akan menyebabkan kebingungan, salah pengertian dan dapat cenderung terjadi kesalahan pemakaian.

7. Spasi dihindari

Spasi didalam kode sebaiknya dihindari karena dapat menyebabkan kesalahan didalam menggunakannya.

8. Hindari karakter-karakter yang mirip

Karakter-karekter yang mirip serupa bentuk dan bunyi pengucapan sebaiknya tidak digunakan dalam kode.

9. Panjang kode harus sama

Masing-masing kode yang sejenis harus mempunyai panjang yang sama.

2. Tipe Kode

Ada beberapa macam kode yang dapat digunakan didalam sistem informasi yaitu :

1. Kode Mnemonik (Mnemonic code)

Digunakan untuk tujuan supaya mudah diingat. Kode mnemonic dibuat dengan dasar singkatan atau mengambil sebagian karaker dari item yang mewakili oleh kode ini.

Contohnya : KD = Kamus Data

2. Kode Urut (Squential code)

Kode ini disebut juga kode seri yang merupakan kode yang nilainya urut antara satu kode dengan kode berikutnya.

Contoh : 001 Kas

002 Piutang dagang

003 Persediaan

3. Kode Blok (Block code)

Mengklasifikasikan item didalam kelompok blok tertentu yang mencerminkan satu klasifikasi tertentu atas dasar pemakaian maksimum yang diharapkan.

Contoh : 1000-1999 Aktiva Lancar

2000-2999 Aktiva Tetap

3000-3999 hutang Lancar

4. Kode Grup (Group Code)

Kode grup (Group Code) merupakan kode yang berdasarkan field-field dan

tiap field kode memiliki arti.

Contoh : 1. Aktiva tetap

1.1. Aktiva Lancar

1.1.0.1 Kas

5. Kode Desimal (Decimal Code)

Mengklasifikasikan kode atas 10 unit angka desimal dimulai dari angka 0 dengan angka 9 atau dari angka 00 sampai dengan 99 tergantung dari banyak- nya kelompok.

101 Kas

102 Piutang Dagang

E. HIPO (Hierarchy Plus Input-Proses-Output)

Menurut Hanif (2007:150) menyatakan bahwa “HIPO adalah teknik penggambaran modul-modul yang nantinya akan dikembangkan oleh programer

menjadi prosedur-prosedur dalam program sistem informasi”. Mula-mula tiap fungsi

utama diidentifikasi dan kemudian dibagi lagi kedalam tingkatan fungsi yang lebih. Tujuan utama HIPO dapat diringkas sebagai berikut :

1. Untuk memberikan struktur yang memungkinkan fungsi sistem di

mengerti.

2. Untuk menguraikan fungsi-fugsi yang akan dikerjakan oleh suatu

program, bukan mengkhususkan pernyataan program yang dipakai untuk melaksanakan fungsi.

3. Untuk memberikan diskripsi visual dari input yang akan dipakai serta

output yang akan dihasilkan oleh masing-masing fungsi pada tiap-tiap tingkat diagram.

Ciri-ciri paket HIPO adalah bahwa paket ini berisikan tiga jenis diagram :

1. Daftar isi Visual Tabel of Contents (VTOC) adalah satu atau lebih diagram

hierarki.

2. Diagram ringkasan adalah suatu seri diagram fungsional, masing-masing

3. Diagram rinci adalah suatu seri diagram fungsional dan masing-masing diagram dihubungkan dengan sebuah sub fungsi sistem.

33

BAB III

ANALISA SISTEM BERJALAN

3.1. Umum

Dalam bab ini penulis akan menganalisa sistem penerimaan kas yang sedang berjalan pada KAP. Hadisoeryo dan Maharani agar dapat menemukan kendala atau permasalahan pada sistem penerimaan kas tersebut, sehingga penulis bisa mengusulkan perbaikan dari sistem penerimaan kas yang sedang berjalan. Sistem yang berjalan pada KAP. Hadisoeryo dan Maharani khususnya mengenai sistem penerimaan kas meliputi tinjauan perusahaan, mengenai sejarah perusahaan, struktur organisasi dan fungsi, prosedur sistem yang berjalan, DAD sistem berjalan, kamus data, spesifikasi sitem yang berjalan yang terdiri spesifikasi bentuk masukan, spesifikasi bentuk keluaran, permasalahan yang ada pada sistem yang berjalan serta alternatif pemecahan masalah.

Sistem Penerimaan Kas pada KAP. Hadisoeryo dan Maharani masih menggunakan sistem yang sederhana, yang tentunya banyak menemukan kendala-kendala yang dihadapi.

Dengan analisa yang baik dari Sistem Penerimaan Kas yang berjalan pada KAP. Hadisoeryo dan Maharani, memudahkan penulis dalam menemukan permasalahan yang ada, sehingga penulis dapat mengusulkan sistem usulan.

3.2. Tinjauan Perusahaan

KAP. Hadisoeryo dan Maharani adalah Perusahaan yang bergerak dibidang jasa Audit dan Pajak. Maksud dan tujuan dari pendirian KAP. Hadisoeryo dan Maharani ini yaitu menjalankan usaha dibidang Audit dan Pajak di jakarta, membuka lapangan kerja baru yang mampu menyerap tenaga kerja. Selain itu pula KAP Hadisoeryo dan Maharani juga bertujuan membantu masalah bisnis keuangan dengan jasanya seperti konsultasi keuangan maupun penilian kesehatan perusahaan .

3.2.1. Sejarah Perusahaan

KAP. Hadisoeryo dan Maharani didirikan pada 1987 oleh Drs. Johnny Hadisoeryo,MBA,CPA dan Dra. Maharani H., CPA. KAP. Hadisoeryo dan Maharani adalah suatu perusahaan yang bergerak dibidang jasa audit dan pajak dengan modal awalnya sebesar Rp 150.000.000. Modal ini merupakan modal yang diambil dari modal pribadi. Sejak didirikannya perusahaan, telah banyak karyawan yang direkrutnya. Dan sampai sekarang sekitar 25 karyawan yang bekerja diperusahaan tersebut.

Dengan semakin ketatnya persaingan bisnis khususnya dibidang jasa dan pajak ini, memaksa perusahaan untuk memberikan pelayanan terbaik, tanpa mengesampingkan kwalitas dan harganya. Dalam perkembangannya KAP. Hadisoeryo dan Maharani memiliki visi yaitu memberikan service terbaik dan dapat diandalkan.

D iv is i K e u a n g a n

M a n g in g P a rtn e r

P a rtn e r

D iv is i A u d itin g D iv is i P a ja k D iv is i P e rs o n a lia 3.2.2. Struktur Organisasi dan Fungsi

Struktur organisasi sangat penting dalam perusahaan. Setiap perusahaan harus memiliki organisasi yang baik agar koordinasi dan tata kerja dapat tergambar dengan jelas, sehingga dapat berfungsi secara maksimal. Bentuk dari organisasi ada berbagai macam dan untuk memilih yang terbaik sangat tergantung dengan situasi dan kondisi masing-masing perusahaan atau organisasi serta tujuan yang ingin dicapai.

Struktur organisasi yang baik harus dapat menggambarkan fungsi-fungsi, pengelompokan kerja masing-masing personil atau bagian. Peranan dari struktur organisasi menunjukan tipe atau bentuk organisasi yang dipergunakan, juga merupakan perwujudan hubungan fungsi-fungsi wewenang dan tanggung jawab terhadap pelaksanaan tugas masing-masing personil atau bagian.

Sebagaimana penjelasan diatas, KAP. Hadisoeryo dan Maharani berusaha menggunakan strutur perusahaan yang baik dan sesuai dengan tujuan dari perusahaan. Berikut struktur organisasi dari KAP. Hadisoeryo dan Maharani :

Sumber : Arsip KAP. Hadisoeryo dan Maharani

Tugas dan Fungsi dari masing–masing bagian dalam struktur organisasi perusahaan

A. Managing Partner

Managing Partner bertanggung jawab terhadap operasional perusahaan sehari-hari. Memimpin serta membawahi bagian-bagian dalam perusahaan.

Tugas dari Managing Partner yaitu :

1. Bertanggung jawab penuh terhadap seluruh pekerjaan audit dan pajak

untuk dilaporkan ke klien

2. Memiliki wewenang untuk mengambil keputusan atas nama

perusahaan

3. Mengawasi pelaksanaan tugas dan merencanakan program kerja.

4. Mengadakan teguran, pengawasan dan peringatan terhadap tingkah

laku pegawai perusahaan.

5. Menghadiri PPL yang dilaksanakan oleh IAPI.

B. Partner

Partner memiliki tanggung jawab membantu Managing Partner dalam menjalankan Perusahaan, tugasnya:

1. Mereview laporan audit maupun pajak dari Divisi Auditing dan Divisi

Pajak.

2. Mewakili Managing Partner dalam menghadiri pelatihan maupun PPL.

3. Membantu Managing Partner mengawasi tugas dan merencanakan

program kerja

4. Melakukan pendekatan/lobby terhadap klien atau calon klien.

C. Divisi Keuangan

Bertanggung jawab atas arus keuangan didalam suatu perusahaan. Bagian ini merupakan bagian yang amat penting. Adapun tugas-tugas dari bagian keuangan, yaitu :

1. Membuat Surat Penawaran Harga

2. Membuat Surat Pengantar

3. Membuat Surat Perikatan

4. Melaksanakan pembukuan

5. Membuat rekapitulasi keuangan

6. Membuat Kuitansi tagihan

7. Membuat laporan keuangan

8. Mencatat transaksi yang terjadi diperusahaan

D. Divisi Auditing

Merupakan bagian yang bertugas untuk pekerjaan Audit. Adapun tugas dari Divisi Auditng adalah sebagai berikut:

d. Memeriksa data-data yang diperlukan dari klien untuk dianalisis

e. Menjaga rahasia data-data klien

f. Membuat progress report audit

g. Secara berkala mengikuti pelatihan yang dilaksanakan oleh IAPI

ataupun lembaga lain

h. Mereview hasil audit dengan Partner dan Managing Partner

E. Divisi Pajak

Merupakan bagian yang bertugas untuk pekerjaan Pajak. Adapun tugas dari Divisi Pajak adalah sebagai berikut :

1. Memeriksa data-data yang diperlukan dari klien untuk dianlisis

2. Menjaga kerahasiaan data-data klien

3. Membuat progress report pajak

4. Mereview hasil pekerjaan pajak dengan Partner dan Managing Partner

F. Divisi Personalia

Mempromosikan karyawan, memberikan pertimbangan dan penilaian atas pelaksanaan kerja bawahan.

3.3. Prosedur Sistem Akuntansi Berjalan

Prosedur sistem akuntansi berjalan penerimaan kas pada KAP. Hadisoeryo dan Maharani adalah sebagai berikut :

1. Proses Penerimaan Klien

Proses penerimaan klien ini dimulai dari pengiriman Surat Penawaran Harga (SPH) dari divisi keuangan ke klien, kemudian klien memberikan kembali surat penawaran harga (SPH acc klien) tersebut ke divisi keuangan yang sudah disetujui harganya. Dan surat penawaran harga tersebut diteruskan ke partner untuk diacc. Setelah surat penawaran harga diacc (SPH acc partner), lalu diarsipkan dalam arsip surat penawaran harga selanjutnya dibuatkan surat pengantar dua rangkap (SP1 dan SP2) dan surat perikatan kerja dua rangkap (SPK1 dan SPK2). SP1, SPK1 dan SPK2 diberikan ke klien, SP2 diarsipkan.

Setelah SPK2 ditandatangani klien kemudian dikembalikan ke bagian keuangan lalu diarsipkan ke arsip surat perikatan kerja.

2. Proses Penagihan

Berdasarkan surat pengantar dari arsip surat pengantar (SP2), surat penawaran harga dari arsip surat penawaran harga yang telah di acc partner (SPH acc partner) dan surat perikatan kerja dari arsip surat perikatan kerja (SPK2), maka bagian keuangan membuatkan Kwitansi tagihan yang akan diberikan ke pelanggan sebanyak dua rangkap (KW1 dan KW2), dimana KW1 diberikan kepada klien dan KW2 dimasukkan kedalam arsip.

3. Proses Penerimaan Kas

Setelah klien menerima Kwitansi tagihan (KW1), maka selanjutnya kewajiban pelanggan untuk membayar tagihan. Pembayaran oleh pelanggan dapat dilakukan secara tunai dan dapat juga via giro. Bila pembayaran dari klien dilakukan via giro, maka pelanggan menyerahkan giro ke bagian keuangan,. Setelah giro dari pelanggan diterima, bagian keuangan kemudian mengcopy giro dan dimasukkan kedalam arsip giro setelah itu menyetorkan giro asli ke Bank. Dan didapatkan bukti setor yang kemudian diarsipkan di arsip bukti setor.Dan dengan cara tunai klien dapat langsung membayar langsng ke bagian keuangan, dengan Kwitansi sebagai alat bukti. (KW1)

4. Proses Laporan Penerimaan Kas

Dari arsip giro dan arsip bukti setor, didapatkan data penerimaan kas yang akan digunakan untuk pembuatan laporan penerimaan kas bulanan yang nantinya akan diberikan ke Managing Partner.

3.4. Diagram Alir Data Sistem Akuntansi Berjalan

Diagram Alir Data sistem akuntansi dimaksud untuk menjelaskan dan menggambarkan secara logik tentang sistem yang berada diperusahaan.

A. Diagram Konteks

Partner

Sistem Penerimaan Kas Pada KAP. Hadisoeryo dan Maharani

Managing Partner

Klien Bank

SPH acc klien, SPK2 acc klien, Giro

SPH, SPK1,SPK2 SP1, KW1

Laporan Penerimaan Kas Bulanan

Bukti Setor Giro SPH acc klien

SPH acc pertner

Keterangan :

Gambar III.2 Diagram Konteks Sistem Akuntansi Berjalan

Gambar III.2 Diagram Konteks Sistem Akuntansi Berjalan

SP : Surat Pengantar SPH : Surat Penawaran Harga

B. Diagram Nol 1.0 Penerimaan Klien Partner 4.0 Laporan Penerimaan Kas 2.0 Penagihan 3.0 Penerimaan Kas SPK1, SPK2, SP1, SPH

SPH acc klien, SPK2 acc klien

SPH acc partner SPH acc klien

Arsip SPH

Arsip SP

Arsip SPK

SPH acc partner _{SPK2 acc Klien}

SP2

SP2

SPH acc Partner SPK2 acc klien

KW1 Arsip Kwitansi KW2 KW2 Giro1, KW1 Bank Giro1 Bukti Setor

Arsip Giro Arsip Bukti Setor

Laporan Penerimaan Kas Bulanan Copy Giro Copy Giro Bukti Setor Bukti Setor KW1 Managing Partner Klien Keterangan :

SP : Surat Pengantar SPH : Surat Penawaran Harga

KW : Kwitansi SPK : Surat Perikatan Kerja

C. Diagram Detail

1.0 Pembuatan

SPH SPH acc klien

SPH acc klien

SPH acc partner

1.2 Pembuatan

SPK1 SPK1

SPH acc partner

Arsip SPK

Arsip SP

Arsip SPH SPK2 acc klien

SPK2 SPH

1.3 Pembuatan

SPK2

1.4 Pembuatan

SP

SPK2 acc klien

SPH acc partner

SP1

SP2

SPK2 acc klien SPH acc partner

Klien _Partner

Keterangan :

SP : Surat Pengantar SPK : Surat Perikatan Kerja

SPH : Surat Penawaran Harga

D. Diagram Detail Klien 3.1 Pembayaran Pelanggan Giro Giro1 Arsip Kwitansi Arsip Giro 3.2 Pembayaran Pelanggan Tunai KW1 KW2 Giro2 Klien 3.1 Pembayaran Pelanggan Giro Giro1 Arsip Kwitansi Arsip Giro 3.2 Pembayaran Pelanggan Tunai KW1 KW2 Giro2 Klien 3.1 Pembayaran Pelanggan Giro Giro1 Arsip Kwitansi Arsip Giro 3.2 Pembayaran Pelanggan Tunai KW1 KW2 Copy Giro Giro1 Bukti Setor Bank Arsip Bukti Setor

KW1 Bukti Setor Bukti Setor Bukti Setor Keterangan :

3.5. Kamus Data Sistem Akuntansi Berjalan

Kamus Data atau Data Dictionary adalah adalah katalog fakta dan kebutuhan

– kebutuhan informasi. Berikut ini kamus data sistem pendapatan pada KAP.

Hadisoeryo dan Maharani.

3.5.1. Kamus Data Dokumen Masukan

I. Nama arus data : Giro

Alias : -

Bentuk Data : Cetakan Komputer

Arus Data : Klien–Proses 3.0

Arsip Giro-Proses 4.0

Penjelasan :Untuk pembayaran atas tagihan

Volume : Rata–rata 5 kali setiap bulan

Struktur Data : Header+Isi+Footer

Header = No_Giro+Tgl

Keterangan :

No_Giro *No. Referensi Giro*

Tgl *Tanggal pemberian Giro*

Isi = tgl+jumlah+no_rek+nama_perusahaan+nama_bank

Keterangan :

tgl *tanggal pencairan*

jumlah *Jumlah uang*

no_rek *No. Rek. KAP*

nama_bank *Bank yang dituju*

2. Nama Arus Data : Bukti Setor

Alias : -

Bentuk Data : Cetakan Komputer

Arus Data : Bank-Proses 3.0

Arsip Bukti Setor-Proses 4.0

Penjelasan : Digunakan untuk bukti pembayaran dan sebagai bukti

setor ke Bank

Periode : Setiap terjadi transaksi

Volume : Rata-rata 5 kali setiap bulan.

Struktur : Header+Isi+Footer

Header = tgl+Jenis_Transaksi

Keterangan :

Tgl *tanggal terjadi transaksi*

Jenis_Transaksi *jenis transaksi yang dilakukan*

Isi = nama_perusahaan+nama_bank+no_rek

+nama_karyawann+alamat_karyawan+sumber_Dana+1 {Bank_tertarik+Nomor_cek/BG+Valuta+Nominal}+Ju mlah +Terbilang+Biaya_Transaksi

Keterangan :

Nama_perusahaan *nama perusahaan*

No._Rek *No Rekening Perusahaan*

Nama_karyawan *Nama karyawan penyetor*

Alamat_karyawan *Alamat dan penyetor*

Sumber_dana_transaksi *Jenis setoran*

Bank_tertarik *Nama Bank yang disetor*

Nomor_cek/BG *Nomor Bilyet Giro*

Valuta *Jenis Mata Uang*

Nominal *Jumlah uang disetor*

Jumlah *Total setoran*

3. Nama Arus Data : Surat Penawaran Harga

Alias : SPH

Bentuk Data : Cetakan Komputer

Arus Data : Klien-proses 1.0

Arsip SPH-Proses 2.0

Penjelasan : Digunakan untuk penawaran harga kepada klien

Periode : Setiap terjadi penawaran

Volume : Rata–rata 12 kali setiap bulan

Struktur data : Header+Isi+Footer

Header = nama_klien+alamat_klien

Keterangan :

Nama_klien *nama klien perusahaan*

Alamat_klien * Alamat klien*

Isi = isi surat+biaya

Footer =nama_partner+nama_pimpinan_klien

Keterangan :

Nama_partner *nama partner perusahaan*

Nama_pimpinan_klien *nama pinpinan klien*

4. Nama Arus Data : Surat Perikatan Kerja

Alias : SPK

Bentuk Data : Cetakan Komputer

Arus Data : Klien-proses 1.0

Penjelasan : Digunakan untuk perjanjian kerjasama

Periode : Setiapsurat penawaran harga disetujui

Volume : Rata-rata 5 kali setiap bulan.

Struktur : Header+Isi+Footer

Header = nama_klien+alamat_klien

Keterangan :

Nama_klien *nama klien*

Alamat_klien *alamat klien*

Isi = isi_surat+biaya

Format = text

Footer = nama_partner+nama_pimpinan_klien

Keterangan :

Nama_partner *nama partner perusahaan*

5. Nama Arus Data : Kwitansi

Alias : KW

Bentuk Data : Cetakan Komputer

Arus Data : Klien-Porses 3.0

Penjelasan : Sebagai Bukti Pembayaran

Periode : Setiap kali terjadi pembayaran

Volume : Rata–rata 5 kali setiap bulan

Struktur Data : Header+Isi+Footer

Header = nama_klien+alamat_klien

Keterangan :

Nama_klien *nama klien *

Alamat *Alamat Klien*

Isi = biaya+jumlah

Keterangan :

Biaya *biaya yang harus dibayar oleh klien*

Jumlah *jumlah total dari biaya yang harus dibayar*

Footer = tgl+nama_karyawan

Keterangan :

tgl *tanggal pembuatan kwitansi *

3.5.2. Kamus Data Dokumen Keluaran

1. Nama arus data : Surat Pengantar

Alias : SP

Bentuk Data : Cetakan Komputer

Arus Data : Proses 1.0-Klien

Proses 1.0-Arsip Surat Pengantar

Penjelasan : Sumber data pembuatan Daftar Tagihan

Periode : Setiap terjadi pengantaran dokumen

Volume : Rata–rata 30 kali setiap bulan

Struktur Data : Header+Isi+Footer

Header = nama_klien+alamat_klien+tgl+alamat_perusahaan

Keterangan :

Nama_klien *nama_klien*

Alamat_klien *alamat_klien*

Tgl *tanggal dikirimnya surat pengantar tersebut*

Alamat_perusahaan *alamat Perusahaan*

Isi =*keterangan*

Footer = nama_karyawan

Keterangan :

2.. Nama Arus Data : Surat Penawaran Harga

Alias : SPH

Bentuk Data : Cetakan Komputer

Arus Data : Proses 1.0-Klien

Proses 1.0-Partner Proses 1.0-Arsip SPH

Penjelasan : Digunakan untuk penawaran harga kepada klien

Periode : Setiap terjadi penawaran

Volume : Rata–rata 12 kali setiap bulan

Struktur data : Header+Isi+Footer

Header = nama_klien+alamat_klien

Keterangan :

Nama_klien *nama klien perusahaan*

Alamat_klien * Alamat klien*

Isi = isi surat+biaya

Format = Text

Footer =nama_partner+nama_pimpinan_klien

Keterangan :

Nama_partner *nama partner perusahaan*

3. Nama Arus Data : Kwitansi

Alias : KW

Bentuk Data : Cetakan Komputer

Arus Data : Proses 2.0–Kien

Proses 2.0–Arsip Kwitansi

Penjelasan : Sebagai Bukti Pembayaran

Periode : Setiap kali terjadi pembayaran

Volume : Rata–rata 5 kali setiap bulan

Struktur Data : Header+Isi+Footer

Header = nama_klien+alamat_klien

Keterangan :

Nama_klien *nama klien *

Alamat *Alamat Klien*

Isi = biaya+jumlah

Keterangan :

Biaya *biaya yang harus dibayar oleh klien*

Jumlah *jumlah total dari biaya yang harus dibayar*

Footer = tgl+nama_karyawan

Keterangan :

tgl *tanggal pembuatan kwitansi *

4. Nama Arus Data : Surat Perikatan Kerja

Alias : SPK

Bentuk Data : Cetakan Komputer

Arus Data : Proses 1.0-Klien

Proses 1.0-Arsip SPK

Penjelasan : Digunakan untuk perjanjian kerjasama

Periode : Setiapsurat penawaran harga disetujui

Volume : Rata-rata 5 kali setiap bulan.

Struktur : Header+Isi+Footer

Header = nama_klien+alamat_klien

Keterangan :

Nama_klien *nama klien*

Alamat_klien *alamat klien*

Isi = isi_surat+biaya

Format = text

Footer = nama_partner+nama_pimpinan_klien

Keterangan :

Nama_partner *nama partner perusahaan*

5. Nama arus data = Laporan Penerimaan Kas

Alias = -

Bentuk Data = cetakan Manual

Arus Data = Proses 4.0-Pimpinan

Penjelasan = Sebagai laporan penerimaan kas

Periode = Setiap bulan

Volume = Satu kali dalam sebulan

Struktur data = Header+Isi+Footer

Header = alamat_perusahaan

Keterangan :

Alamat_perusahaan *alamat perusahaan*

Isi =

1{No+tgl+nama_klien+jenis_jasa+jumlah+keterangan} 8+Total

Format = Tabel

Keterangan :

No *No Urut*

Tgl *tanggal diterima uang dari klien*

Nama_klien *Nama klien*

Jumlah *Jumlah pendapatan dari jasa*

Keterangan *keterangan *

Footer = tgl+nama_karyawan

Tgl *tanggal dibuatkan laporan*

Nama_karyawan *nama karyawan yang berwenang membua laporan*

3.6. Spesifikasi Sistem Akuntansi Berjalan

Spesifikasi sistem akuntansi berjalan adalah rangkaian dari proses–proses

yang terjadi didalam sistem akuntansi berjalan yang memerlukan dokumen masukan untuk mendukung berjalannya proses utuk menghasilkan dokumen keluaran. Adapun spesifikasi sistem akuntansi berjalan pada Perusahaan Pratison Piranti Service adalah sebagai berikut :

3.6.1. Spesifikasi Bentuk Dokumen Masukan

1. Nama dokumen : Giro

Fungsi : Untuk pembayaran atas tagihan

Tujuan : ArsipBagian Keuangan

Sumber : Klien

Frekuensi : Setiap pembayaran

Media : Kertas

Jumlah : Satu Lembar

Bentuk : Lampiran A-1

2. Nama dokumen : Bukti Setor

Fungsi : Bukti Setor Bank

Tujuan : Bagian Keuangan

Frekuensi : Setiap Penyetoran ke Bank

Media : Kertas

Jumlah : Dua lembar

Bentuk : Lampiran A-2

3. Nama dokumen : Surat Penawaran Harga

Fungsi : Surat Untuk Menawarkan harga ke klien

Sumber : Bagian Keuangan

Tujuan : klien

Frekuensi : Setiap memulai transaksi

Media : Kertas

Jumlah : Dua lembar

Bentuk : Lampiran A-3

4. Nama dokumen : Surat Perikatan Kerja

Fungsi : Sebagai bukti perjanjian kerja sama

Sumber : Bagian Keuangan

Tujuan : Klien

Frekuensi : disetujuinya Surat Penawaran Harga

Media : Kertas

Jumlah : Dua lembar

Bentuk : Lampiran A-4

5. Nama dokumen : Kwitansi

Sumber : Bagian Keuangan

Tujuan : Klien

Frekuensi : Setiap kali pembayaran dilakukan

Media : Kertas

Jumlah : Dua lembar

Bentuk : Lampiran A-5

3.6.2. Spesifikasi Bentuk Dokumen Keluaran

1. Nama dokumen : Surat Pengantar

Fungsi : Bukti telah diterimanya dokumen

Sumber : Bagian Keuangan

Tujuan : Klien

Frekuensi : Setiap Penggiriman dokumen

Media : Kertas

Jumlah : Dua lembar

Bentuk : Lampiran B-1

2. Nama dokumen : Surat Penawaran Harga

Fungsi : Surat Untuk Menawarkan harga ke klien

Sumber : Bagian Keuangan

Tujuan : klien

Frekuensi : Setiap memulai transaksi

Media : Kertas

Jumlah : Dua lembar

3. Nama dokumen : Kwitansi

Fungsi : Sebagai bukti penerimaan kas

Sumber : Bagian Keuangan

Tujuan : Klien

Frekuensi : Setiap kali pembayaran dilakukan

Media : Kertas

Jumlah : Dua lembar

Bentuk : Lampiran B-3

4. Nama dokumen : Surat Perikatan Kerja

Fungsi : Sebagai bukti perjanjian kerja sama

Sumber : Bagian Keuangan

Tujuan : Klien

Frekuensi : disetujuinya Surat Penawaran Harga

Media : Kertas

Jumlah : Dua lembar

Bentuk : Lampiran B-4

5. Nama dokumen : Laporan Penerimaan Kas

Fungsi : Sebagai laporan penerimaan kas bulanan

Sumber : Bagian Keuangan

Tujuan : Pimpinan

Frekuensi : Satu kali dalam sebulan

Bentuk : Lampiran B-5

3.7. Permasalahan

Berdasarkan hasil pengamatan dan analisa maka penulis dapat

mengemukakan beberapa masalah yang terjadi pada sistem yang berjalan yaitu :

1. Pembuatan dan perhitungsn transaksi masih menggunakan cara manual

sehingga data yang dihasilkan masih belum akurat.

2. Laporan yang dihasilkan tidak tepat waktu

3. Kerangkapan pekerjaan menyebabkan kesalahan dalam pembuatan laporan

atau transaksi.

3.8. Alternatif Pemecahan Masalah

Dalam mengatasi masalah ini maka penulis mengajukan alternatif pemecahan masalah yaitu dengan menggunakan sistem yang terkomputerisasi dengan pertimbangan sebagai berikut :

1. Dengan menggunakan komputer data yang dihasilkan akan lebih akurat

2. Pembuatan laporan tidak terlambat kaarena menggunakan tenaga mesin

3. Laporan yang dihasilkan tepat waktu

4. Adanya pemisahan tugas diantara bagian–bagiannya agar kesalahan dalam

pembuatan laporan dapat diminimalisir.

5. Dengan adanya sistem yang terkomputerisasi dapat meminimalisasi

59

BAB IV

RANCANGAN SISTEM USULAN

4.1.

Umum

Dengan semakin berkembangnya teknologi yang sangat cepat dalam menangani aspek kehidupan diperlukan suatu perangkat keras untuk menunjang produktivitas kerja seperti komputer, karena dengan alat ini dapat dibangun suatu sistem komputerisasi. Setelah mempelajari sistem berjalan dan mengetahui permasalahan yang dihadapi oleh KAP Hadisoeryo dan Maharani, maka pada bab ini penulis mencoba mengusulkan adanya komputerisasi pada sistem penggajian yang telah berjalan pada KAP. Hadisoeryo dan Maharani.

Dalam sistem usulan ini tidak banyak mengalami perubahan dari sistem berjalan yang telah ada. Sistem usulan ini menambahkan beberapa prosedur baru yang penulis anggap patut untuk diadakan. Dengan harapan bisa memecahkan permasalahannya yang ada demi mencapai tujuan yang hendak dicapai. Dengan adanya sistem baru ini, maka masalah yang sering terjadi dapat ditutupi dengan :

1. ketepatan waktu dalam memperoleh data dan informasi yang

dibutuhkan.

2. mengefisiensikan waktu dalam hal perhitungan dan informasi lain

yang dibutuhkan.

3. ketelitian dan kebenaran data sehingga informasi yang dibutuhkan

Penulis berusaha untuk membantu dan mencapai tujuan dalam pengembangan

sistem yang sudah ada agar lebih efisien. Prosedur standar yang berlaku pada KAP. Hadisoeryo dan Maharani tetap berlaku dan lebih utama,

4.2

Prosedur Sistem Akuntansi Usulan

Proses Penerimaan kas pada sistem usulan sama dengan prosedur sistem berjalan, namun hanya ditambah sedikit perubahan-perubahan, mengingat sistem yang berjalan masih menggunakan manual, maka penulis mencoba mengusulkan dengan menggunakan bahasa pemrograman visual Basic , adapun prosedur-prosedur tersebut :

1. Proses Penerimaan Klien

Proses penerimaan klien ini dimulai dari pengiriman Surat Penawaran Harga (SPH) dari divisi keuangan ke klien berdasarkan data klien, kemudian klien memberikan kembali surat penawaran harga (SPH acc klien) tersebut ke divisi keuangan yang sudah disetujui harganya. Dan surat penawaran harga tersebut diteruskan ke partner untuk diacc. Setelah Surat Penawaran Harga diacc (SPH acc partner), lalu di simpan dalam File Surat Penawaran Harga (SPH) dan kedalam arsip SPH, selanjutnya berdasarkan data klien dan data SPH, dibuatkan data Surat Perikatan Kerja (SPK) yang diarsipkan terlebih dahulu ke dalam Arsip SPK lalu SPK tersebut di kirimkan kepada klien. Dan berdasarkan Data SPK maka dibuatkan Surat Pengantar dimana sebelum di kirimkan ke klien diarsipkan terlebih dahulu ke arsip klien.

2. Proses Penagihan

Berdasarkan File Surat Penawaran Harga (SPH), file Klien dan file Surat Perikatan Kerja, bagian keuangan akan membuat Invoice yang akan diberikan ke klien dan disimpan dalam file Invoice (faktur).

3. Prosedur Penjurnalan

Dalam Proses pembayaran , bagian keuangan akan menerima pembayaran dari klien dibuatkannya struk bayar yang telah diproses dalam file bayar yang datanya berasal dari file giro, file rekening dan file invoice. Setelah diproses, pelanggan akan menerima struk bayar.

4. Proses Perhitungan Kas Masuk

Berdasarkan file bayar dan file invoice, akan dilakukan proses perhitungan jumlah kas masuk dan akan disimpan ke dalam file penerimaan kas.

5. Proses Pembuatan Jurnal

Proses pencatan data penerimaan kas dimasukan dalam data jurnal lalu disimpan dalam file jurnal yang berdasarkan data perkiraan yang berasal dari file perkiraan setelah melakukan proses perhitungan kas masuk. Dalam pencatatan jurnal ditambahkan nomor jurnal, nomor perkiraan dan jumlah yang ditempatkan dalam posisi debet dan kredit.

6. Proses Laporan Penerimaan Kas dan Laporan Jurnal

Dalam proses ini akan dibuatkan laporan penerimaan kas dan laporan jurnal yang akan diberikan bulanan ke managing partner. Dalam pembuatan laporan

penerimaan kas datanya diperoleh dari data jurnal dalam file jurnal dan data penerimaan kas dalam file penerimaan kas.

4.3

Diagram Alir Data Sistem Akuntansi Usulan

Diagram alir data (data flow diagram) pada sistem akuntansi usulan tidak

terlepas dari diagram alir data pada sistem berjalan. Diagram alir data pada sistem

akuntansi usulan ini dimaksud untuk menjelaskan dan menggambarkan secara logic

serta mempermudah memahami suatu sistem.

Partner Komputerisasi Sistem Penerimaan

Kas Pada KAP. Hadisoeryo dan Maharani

Managing Partner Klien

SPH acc klien, SPH, SPK,Invoice, sturk bayar,

Surat Pengantar

Laporan Penerimaan Kas Bulanan, Laporan Jurnal

bulanan

SPH acc klien

SPH acc pertner

Bank Giro

Keterangan :

SPH : Surat Penawaran Harga

SPK : Surat Perikatan Kerja

Partner

6.0 Data Laporan Penerimaan Kas Laporan Penerimaan Kas

bulanan, Laporan Jurnal bulanan Klien 1.0 Penerimaan Klien 2.0 Penagihan 3.0 Penerimaan Kas SPK, SP, SPH

SPH acc klien,

SPH acc partner SPH acc klien

File Klien

File SPH SPH acc Parner

Data Klien,Data SPH

Data Klien Data SPH Invoice

File Invoice Data Invoice

Struk Bayar _{File Bayar} Data Giro, Data Invoice ,Data Rekening

File SP Data SPK

Arsip sph SPH acc partner

Giro Arsip Giro Copy giro Arsip SPK SPK File SPK Data SPH Data SP Data Klien Data SPK Arsip SP SP Data SPK

Data SPK, Data Klien, Data SPH

Data Perkiraan 5.0 Pembuatan jurnal File Perkiraan File Jurnal Data perkiraan, Data

Penerimaan Kas Data Jurnal 4.0 Perhitungan kas masuk Data Sturk Bayar Data Invoice Data Invoice, Data Bayar

File Penerimaan Kas Data Penerimaan Kas Data Penerimaan Kas SPH acc partner

Bank Giro

Managing Partner

Keterangan :

SP : Surat Pengantar SPK : Surat Perikatan Kerja

Klien

1.0 Pembuatan

SPH

Partner Data SPH acc klien

SPH acc klien

Data SPH acc partner

1.2 Input Klien

SPH Acc Partner

File Klien File SPK SPH 1.3 Input SPH Data Klien

SPH acc partner

File SPH SPH Acc Partner

SPH acc partner

1.4 Pembuatan SPK 1.5 Pembuatan SP Arsip SPH SPH acc partner

Data SPH Data SPK Data SPH SPK Arsip SPK Data Klien SPK SPK Data Klien Data SPK Data SPK File SP Data SP Data SPK SP Arsip SP SP Keterangan :

SP : Surat Pengantar SPK : Surat Perikatan Kerja

3.1 Penerimaan

Giro

Giro

3.2 Hitung Jumlah

Tagihan

File Rekening

3.3 Cetak Struk

Bayar File Invoice

Data Rekening Data

Invoice

Giro

Data Struk Bayar

File Bayar

Klien

Data Bayar Struk Bayar

Klien

4.1 Pengecekan

data

Data Invoice

4.2 Input Penerimaan

File Invoice

File bayar

Data bayar

Data Invoice

Data Penerimaan

Kas

File Penerimaan Kas

5.1 Input Penerimaan

Kas

Data Penerimaan Kas

5.2 Jurnal

File Penerimaan Kas

File Rekening

Data Rekening

Data Penrimaan Kas

Data Jurnal

File Jurnal

4.4. Kamus Data Sistem Akuntansi Usulan 4.4.1 Kamus Data Dokumen Masukan

1. Nama Arus Data : SPH

Alias : Surat Penawaran

Bentuk Data : Dokumen Cetakan Computer

Arus Data : Klien – Proses 1.0

Penjelasan : Untuk mengetahui harga yang ditawarkan klien

Periode : Setiap terjadi penawaran

Volume : Rata–rata 12 kali setiap bulan

Struktur Data : Header + Isi + Footer

Header = nama_klien+alamat_klien

Isi = isi surat+biaya

Footer =

Nama_partner+nama_pimpinan_klien

2. Nama Arus Data : Giro

Alias : -

Bentuk Data : Dokumen Cetakan Computer

Arus Data : Klien - Proses 3.0

Penjelasan : Untuk sumber pembuatan Struk Bayar

Periode : Setiap terjadi pembuatan Struk Bayar

Volume : Setiap terjadi pembuatan Struk Bayar

Struktur Data : Header + Isi

Isi = No_Giro+Keterangan

4.4.2 Kamus Data Dokumen Keluaran

1. Nama Arus Data : SPH

Alias : Surat Penawaran

Bentuk Data : Dokumen Cetakan Manual

Arus Data : Proses 1.0 – Klien

Proses 1.0 – File SPH Proses 1.0 – Arsip SPH

Penjelasan : Penawaran harga ke klien

Volume : Rata–rata 12 kali setiap bulan Struktur Data : Header + Isi + Footer

Header = Judul+Nomor_SPH+Nomor_Klien+Nama_Klien Alamat_Klien+Tanggal_Kirim

Isi =

1{Keterangan+Jenis_jasa+biaya+acc_partner}23

Format = Tabel

Footer

=1{jenis_jasa+biaya+keterangan}23

Format = Tabel

2. Nama Arus Data : SPK

Alias : Surat Perikatan

Bentuk Data : Dokumen Cetakan Manual

Proses 1.0 – File SP Proses 1.0 – Arsip SPK

Penjelasan : Perikatan Kerja klien

Volume : Rata–rata 12 kali setiap bulan Struktur Data : Header + Isi + Footer

Header = Judul+Nomor_SPH+Nomor_Klien+Nama_Klien Alamat_Klien+Tanggal_Kirim

Isi =

1{Keterangan+Jenis_jasa+biaya+acc_partner}23

Format = Tabel

Footer

=1{jenis_jasa+biaya+keterangan}23

Format = Tabel

3. Nama Arus Data : SP

Alias : Surat Jalan

Bentuk Data : Dokumen Cetakan Manual

Arus Data : Proses 1.0 – Klien

roses 1.0 – Arsip SP

Penjelasan : Tanda Terima SPK

Volume : Rata–rata 12 kali setiap bulan Struktur Data : Header + Isi + Footer

Lampiran E-14 Form Menu Jurnal

Lampiran E-15 Form Penerimaan Kas

Lampiran E-16 Form Laporan Penerimaan Kas

Lampiran E-17 Form Laporan Jurnal

Lampiran E-18 Form Back Up

Lampiran E-19 Form Password