ARUM CITRA HASTAMI F3109011
commit to user
i
MEKANISME PENYUSUNAN INVOICE DAN PACKING LIST
PADA PT. INDO VENEER UTAMA DI KABUPATEN
KARANGANYAR
Tugas Akhir
Diajukan Untuk Melengkapi Tugas-Tugas dan Persyaratan Guna Mencapai Gelar Ahli Madya Pada Program DIII Bisnis Internasional
Fakultas Ekonomi Sebelas Maret Surakarta Oleh :
ARUM CITRA HASTAMI F3109011
FAKULTAS EKONOMI UNIVERSITAS SEBELAS MARET
SURAKARTA 2012
(2)
commit to user
ii
ABSTRAKSI
MEKANISME PENYUSUNAN INVOICE DAN PACKING LIST
PADA PT. INDO VENEER UTAMA DI KABUPATEN
KARANGANYAR
ARUM CITRA HASTAMI
F3109011
Tujuan dari penelitian ini adalah untuk mengetahui mekanisme penyusunan invoice dan packing list yang diterapkan PT. Indo Veneer Utama dan disertai dengan hambatan – hambatan. Penelitian ini menggunakan metode analisa deskripsi mengenai mekanisme penyusunan invoice dan
packing list yang diterapkan PT. Indo Veneer Utama dalam memenuhi
pesanan buyer. Sumber data yang berisi tentang berbagai keterangan mengenai hal-hal yang berkaitan dengan penelitian diperoleh peneliti dengan cara wawancara pada pihak PT. Indo Veneer Utama mengenai bagaimana mekanisme penyusunan invoice dan packing list pada PT. Indo Veneer Utama sampai saat ini. Peneliti juga melakukan observasi langsung di PT. Indo Veneer Utama. Teknik pembahasan pada penelitian ini adalah pembahasan deskriptif yaitu teknik untuk membuat gambaran atau deskriptif secara sistematis, faktual, aktual, dan akurat mengenai obyek yang diteliti.
Berdasarkan hasil penelitian ini, dapat disimpulkan bahwa alur penyusunan dokumen ekspor pada PT. Indo Veneer Utama di Kabupaten Karanganyar adalah Purchase Order, Surat Perintah Kerja, Surat Penyerahan Barang, Daftar Pallet, Shipping Instruction, Delivery Order, Surat Pengantar Barang, Pengantar Ekspor Barang, Nota Penerbitan Ekspor, Certificate og
Origin,Bill of Lading, Invoice dan Packing List.Hambatan yang dihadapi PT.
Indo Veneer Utama adalah container dan penerbitan Delivery Order dari maskapai pelayaran sering terlambat hal ini menyebabkan proses stuffing dan keberangkatan kapal menjadi terlambat, sehingga penerbitan Invoice dan
Packing List juga terlambat.
Berdasarkan penelitian ini, penulis memberikan saran antara lain pengurusan dokumen seperti COO sebaiknya dikerjakan sendir
i.
Dalam pemilihan transportasi sebaiknya mempertimbangkan faktor-faktor seperti service tetap, kecepatan waktu angkutan, layanan yang baik, dan biaya angkut yang terjangkau. Sebaiknya diadakan pengecekan ulang jumlah pallet danShipping Instruction.
(3)
commit to user
(4)
commit to user
(5)
commit to user
v
MOTTO
Ayo sekolah, ayo sekolah nasibmu akan berubah! “Bu Muslimah, Lakar Pelangi”
Aku menyentuh masa depan. Aku Belajar “Christa McAuliffe”
Guru yang tak tahan akan kritik boleh masuk keranjang sampah. Guru bhukan dewa dan selalu benar, dan murid
bukan kerbau. “Soe Hok Gie”
Kepala yang tidak mempunyai fikiran sama halnya dengan benteng yang tidak dibela
“Napoleon Bonaparte”
Barangsiapa tidak mau merasakan pahitnya belajar, ia akan merasakan hinanya kebodohan sepanjang hidupnya.
(6)
commit to user
vi
HALAMAN PERSEMBAHAN
Kupersembahkan karya ini kepada
©Papa dan Mama
©Kedua kakak, kakak ipar dan keponakan ©Almamater Bisnis Internasional
(7)
commit to user
vii
KATA PENGANTAR
Bismillahirrohmanirrohim,
Dengan mengucapkan puji syukur kepada Allah SWT, yang telah melimpahkan rahmat-Nya sehingga penulis dapat menyelesaikan Tugas Akhir ini dengan judul “MEKANISME PENYUSUNAN INVOICE DAN PACKING LIST PADA PT. INDO VENEER UTAMA DI KABUPATEN KARANGANYAR” untuk memenuhi syarat guna memperoleh gelar Ahli Madya Ilmu Bisnis Internasional di Fakultas Ekonomi Universitas Sebelas Maret Surakarta.
Penulis menyadari bahwa dalam menyusun Tugas Akhir ini mendapat banyak mendapat bantuan dari berbagai pihak karena keterbatasan penulis. Dalam kesempatan ini penulis menyampaikan terima kasih kepada semua pihak yang telah membantu dalam menyusun Tugas Akhir ini, yaitu:
1. Bapak Dr. Wisnu Untoro, MS, selaku Dekan Fakultas Ekonomi
Universitas Sebelas Maret Surakarta.
2. Bapak Drs. Hari Murti, MSi, selaku Ketua Program Diploma III
Manajemen Perdagangan Universitas Sebelas Maret Surakarta.
3. Bapak Drs. Supriyono, Msi, selaku Dosen Pebimbing yang telah banyak
memberikan bimbingannya sehingga penulis dapat menyelesaikan Tugas Akhir.
4. Bapak Arif Rahman Hakim, SE, selaku Pebimbing Akademik yang telah banyak memberikan saran dan masukan untuk judul Tugas Akhir serta segala bimbingannya selama penulis menuntut ilmu di Bisnis Internasional.
(8)
commit to user
viii
5. Segenap dosen pengajar Program Diploma III Manajemen Perdagangan Universitas Sebelas Maret yang telah banyak memberikan ilmunya.
6. Direktur Utama PT. Indo Veneer Utama yang telah berkenan memberikan
ijin magang kerja untuk penulisan laporan Tugas Akhir.
7. Bapak Joko Mulyanto, Bapak Umpi Purnama, dan Bapak Slamet selaku HRD – GA yang telah membantu proses kelancaran selama penulis melaksanakan magang kerja.
8. Ibu Marti, Ibu Yuni, Ibu Maryati, dan Bapak Hartoyo selaku staff exim dan staff Gudang Barang Jadi yang telah banyak memberikan bantuan, informasi, dan bimbingan yang sangat bermanfaat bagi penulis.
9. Seluruh staff dan karyawan PT. Indo Veneer Utama yang telah membantu
penulis mendapatkan informasi dan bimbingan yang bermanfaat bagi penyusunan Tugas Akhir ini
10.Eddy, Sri, Lia, Budi, Evi, Surya, Dejan, dan Dio seluruh keluargaku yang telah banyak memberikan bantuan secara financial, support, dan doa dalam penyusunan Tugas Akhir.
11.Teman – teman terdekat (@dynps, @cunetaaa, @avivimaharannie,
@nossyyyy, @tiatiyek, dan @AmeliaSatia) yang telah banyak memberikan informasi dan motivasi.
12.Teman – teman seper-DPL Ajeng, Tya, dan Lea yang telah banyak membantu selama penulisan TA.
13.Muhammad B. Winata terimakasih.
14.Semua pihak yang mendukung penulis yang tidak dapat penulis sebutkan
(9)
commit to user
ix
Penulis menyadari masih banyak kekurangan dalam penyusun Tugas akhir ini, untuk itu penulis mohon kritikan dan saran agar Tugas Akhir ini dapat bermanfaat bagi semua pihak khususnya bagi pembaca dan PT. Indo Veneer Utama sebagai obyek pengamatan.
Surakarta, 1 Juli 2012
(10)
commit to user
x DAFTAR ISI
HALAMAN JUDUL ... i
ABSTRAKSI ... ii
PERSETUJUAN ... iii
PENGESAHAN... iv
MOTTO... v
PERSEMBAHAN ... vi
KATA PENGANTAR... vii
DAFTAR ISI... x
DAFTAR TABEL ... xii
DAFTAR GAMBAR ... xiii
DAFTAR LAMPIRAN ... xiv
BAB I PENDAHULUAN A.Latar Belakang Masalah ... 1
B.Perumusan Masalah ... 7
C.Tujuan Penelitian ... 8
D.Manfaat Penelitian... 8
E.Metode Penelitian ... 9
BAB II LANDASAN TEORI A.Pengertian Ekspor... 12
B.Prosedur Ekspor ... 11
C.Dokumen Ekspor ... 13
BAB III DESKRIPSI OBYEK PENELITIAN DAN PEMBAHASAN A.Deskripsi Obyek Penelitan... 27
B.Sejarah Singkat Perusahaan ... 27
C.Lokasi Perusahaan ... 28
(11)
commit to user
xi
E.Struktur Organisasi ... 29
F.Kebijakan Perusahaan ... 34
G.Jenis Produki... 39
H.Departemen – departemen Produksi ... 39
I.Strategi Promosi ... 45
J.Pembahasan ... 41
K.Mekanisme Penyusuanan Dokumen Ekspor ... 48
L.Pihak pihak yang terlibat ... 59
(12)
commit to user
xii
DAFTAR TABEL
Tabel 1.1 Nilai Ekspor Jawa Tengah... 6 Tabel 2.1 Jumlah staff dan karyawan ... 25
(13)
commit to user
xiii
DAFTAR GAMBAR
Gambar 1.1 Perkembangan Nilai Ekspor - Impor Jateng ... 4
Gambar 2.1 Bagan Produksi Ekspor ... 20
Gambar 3.1 Struktur Organisasi ... 30
Gambar 3.2 Skema Proses Produksi... 44
Gambar 3.3 Skema Mekanisme Peenerbitan Dokumen ... 51
Gambar 3.4 Invoice PT. Indo Veneer Utama... 54
(14)
commit to user
xiv
DAFTAR LAMPIRAN
1. Surat Pernyataan
2. Surat Keterangan Magang
3. Denah / Lay Out Pabrik
4. Purchase Order
5. Surat Perintah Kerja
6. Surat Penyerahan Barang
7. Daftar Pallet
8. Shipping Instruction
9. Delivery Order
10.Pemberitahuan Ekspor Barang (PEB)
11. Nota Penerbitan Ekspor (PEB)
12.Certificate of Origin
13. Bill of Lading
14.Surat Pengantar Barang
15.Dokumen QC
16.Equipment Interchange Reeceipt
17. Invoice
(15)
commit to user
1 BAB I PENDAHULUAN
A. Latar Belakang Masalah
Manusia sebagai makhluk sosial kerap dihubungkan dengan suatu keadaan dimana manusia tersebut tidak dapat hidup sendiri dan saling membutuhkan bantuan dari manusia lain. Suatu hubungan simbiosis mutualisme ini juga terjadi dalam beberapa kegiatan, termasuk kegiatan ekonomi. Dalam kegiatan ekonomi internasional sering kali pelaku ekonomi melakukan kerjasama ekonomi internasional dalam bentuk perdagangan internasional yang terjadi untuk kegiatan pembangunan sebagai konsekuensi dari adanya perbedaan tingkat perekonomian. Hal ini dimaksudkan dengan harapan dapat memperkecil perbedaan yang ada.
Peranan serta usaha yang dilakukan pemerintah di bidang ekspor telah dijalankan dengan meningkatkan kegiatan ekonomi dengan menggalakkan ekspor nonmigas dengan pengenalan “Paket 1 April 1976” Sistem Counter Purchase tahun 1982 dan INPRES No.4 Tahun 1985 dengan peraturan-peraturan dan tata cara pelaksanaan ekspor guna kelancaran arus barang di pelabuhan dan penekanan biaya tinggi. Perusahaan harus menempuh beberapa tahapan ini dimulai dari dokumen pengiriman barang hingga produk sampai di tangan konsumen, semua tahapan ini ini ditentukan oleh pihak pemerintah guna mengatur lalu-lintas serta laju dari kualitas ekspor, salah satu faktor ekstern yang penting dalam menjamin terlaksananya transaksi ekspor adalah kepercayaan dua belah pihak yang saling berjauhan dan belum saling
(16)
commit to user
2
mengenal merupakan suatu resiko bila dilibatkan dengan pertukaran barang atau uang.
Kegiatan ekspor impor didasari atas kondisi bahwa tidak ada suatu negara yang benar-benar mandiri karena satu sama lain saling membutuhkan dan saling mengisi. Setiap negara memiliki karakteristik yang berbeda baik sumber daya alam, iklim, geografis, struktur ekonomi dan struktur sosial. Perbedaan tersebut menyebabkan perbedaan komoditas yang dihasilkan, komposisi biaya yang diperlukan, kualitas dan kuantitas produk. Adanya interdependensi kebutuhan itulah yang menyebabkan adanya perdagangan internasional. Masing-masing negara memiliki keunggulan dan kekurangan. Komoditas yang dihasilkan suatu negara mungkin juga belum dapat dipakai langsung karena berupa bahan mentah yang memerlukan pengolahan lebih lanjut. Bahan mentah tersebut selanjutnya mungkin dibutuhkan negara lain sebagai bahan baku pabriknya Kegiatan ekspor membawa banyak manfaat bagi masyarakat, diantaranya yaitu memperluas pasar bagi produk Indonesia, menambah devisa negara, dan juga memperluas lapangan kerja
Seiring dengan berjalannya perputaran ekonomi sudah menjadi hal yang penting bagi kelompok perusahaan manapun untuk mampu memperoleh penjualan ekspor atau untuk bersaing secara efektif dengan impor yang tidak lagi harus melompati penganut proteksionisme. Apalagi di era globalisasi seperti sekarang ini, kegiatan ekspor impor merupakan salah satu cara menambah devisa, selain itu juga dapat mengurangi pengangguran yang saat ini cukup merisaukan. Sehingga berakibat dengan tumbuhnya perusahaan yang berorientasi pada perdagangan antar negara.
(17)
commit to user
3
Pengutamaan Ekspor bagi Indonesia sudah digalakkan sejak tahun 1983. Sejak saat itu,ekspor menjadi perhatian dalam memacu pertumbuhan ekonomi seiring dengan berubahnya strategi industrialisasi-dari penekanan pada industri substitusi impor ke industri promosi ekspor. Konsumen dalam negeri membeli barang impor atau konsumen luar negeri membeli barang domestik, menjadi sesuatu yang sangat lazim. Persaingan sangat tajam antar berbagai produk. Selain harga, kualitas atau mutu barang menjadi faktor penentu daya saing suatu produk. Secara kumulatif, nilai ekspor Indonesia Januari-Oktober 2012 mencapai USD118,43 miliar atau meningkat 26,92 persen dibanding periode yang sama tahun 2011, sementara ekspor nonmigas mencapai USD 92,26 miliar atau meningkat 21,63 persen. Sementara itu menurut sektor, ekspor hasil pertanian, industri, serta hasil tambang dan lainnya pada periode tersebut meningkat masing-masing 34,65 persen, 21,04 persen, dan 21,57 persen dibandingkan periode yang sama tahun sebelumnya.
Adapun selama periode ini pula, ekspor dari 10 golongan barang memberikan kontribusi 58,8 persen terhadap total ekspor nonmigas. Kesepuluh golongan tersebut adalah, lemak dan minyak hewan nabati, bahan bakar mineral, mesin atau peralatan listrik, karet dan barang dari karet, mesin-mesin atau pesawat mekanik. Kemudian ada pula bijih, kerak, dan abu logam, kertas atau karton, pakaian jadi bukan rajutan, kayu dan barang dari kayu, serta timah.
Perkembangan Ekspor di Jawa Tengah Memasuki bulan kesepuluh tahun 2011 nilai ekspor Jawa Tengah mengalami peningkatan dibandingkan ekspor pada bulan sebelumnya. Tercatat sebesar 378,00 juta USD nilai ekspor
(18)
commit to user
4
bulan Oktober yang dilakukan Jawa Tengah ke negara-negara di seluruh dunia. Dibandingkan dengan nilai ekspor bulan September 2011 (331,67 juta USD) ekspor pada bulan Oktober 2011 mengalami kenaikan sebesar 46,34 juta USD atau 13,97 persen. Dibandingkan bulan Oktober 2010 ( year on year) nilai ekspor Jawa Tengah mengalami kenaikan sebesar 22,00 persen (dari 309,83 juta USD menjadi 378,00 juta USD). Gambaran fluktuasi ekspor yang dilakukan Jawa Tengah per bulan selama tahun 2009 sampai dengan November. Hal ini dapat dilihat dari gambar berikut ini
Gambar 1.1
Perkembangan Nilai Ekspor – Impor Jawa Tengah Sumber : Badan Pusat Statistika
(19)
commit to user
5
Perkembangan Ekspor di Jawa Tengah menurut komoditas yang dikutip dari Badan Pusat Statistik. Untuk komoditas Tekstil dan barang Tekstil, Kayu dan barang dari kayu serta Bermacam barang hasil pabrik merupakan 3 (tiga) kelompok komoditas utama yang mempunyai nilai ekspor tertinggi selama bulan Januari – Oktober 2011. Nilai ekspor untuk ketiga kelompok komoditas ini pada bulan Oktober 2011 masing-masin sebesar 134,62 juta USD, 62,69 juta USD, dan 48,94 juta USD. Menurut kelompok komoditas, tiga kelompok komoditas yang mempunyai peran tertinggi terhadap total nilai ekspor Jawa Tengah selama periode Januari-Oktober 2011 adalah Tekstil dan barang Tekstil (11), Kayu dan barang dari kayu (09), serta Bermacam barang hasil pabrik (20).
Peranan komoditas tersebut masing-masing sebesar 40,44 persen, 14,06 persen dan 12,47 persen terhadap total ekspor Jawa Tengah. Nilai ekspor untuk ketiga komoditas tersebut pada bulan Oktober 2011 masing-masing adalah sebesar 134,62 juta USD, 62,69 juta USD, dan 48,94 juta USD. Tekstil dan barang Tekstil (11) mengalami penurunan ekspor sebesar 0,72 juta USD dibanding bulan September 2011, Kayu dan barang dari kayu (09) naik sebesar 9,85 juta US$ dan Bermacam barang hasil pabrik (20) mengalami kenaikan sebesar 16,95 juta USD dibanding ekspor bulan September 2011. Kenaikan tertinggi nilai ekspor pada bulan Oktober 2011 terhadap September 2011 terjadi pada Bermacam barang hasil pabrik (20) sedangkan penurunan paling besar terjadi pada komoditas Plastik dan barang dari Plastik (07) . Selengkapnya disajikan pada Tabel berikut.
(20)
commit to user
6 Tabel 1.1
Nilai Ekspor Jwa Tengah Berdasarkan 21 Kelompok Komoditas pada Oktober 2011
Sumber : Badan Pusat Statistik
Melihat Angka Perkembangan Ekspor di Jawa Tengah dan Perkembangan Ekspor Furniture yang terus meningkat ini dapat memotivasi perusahaan eksportir furniture di Jawa Tengah untuk meningkatkan ekspornya. Termasuk PT. Indo Veneer Utama yang beralamat di Jalan
(21)
commit to user
7
Adisucipto Colomadu Karanganyar merupakan salah satu perusahaan furniture yang sudah banyak memproduksi berbagai macam produk furniture serta telah melakukan kegiatan ekspor dalam jangka waktu yang cukup lama dan sudah memasarkan produkya ke luar negeri. Negara-negara tujuan ekspornya antara lain Australia, Israel, Singapore, Russia, Belanda dan Jerman
PT. Indo Veneer Utama dalam melakukan kegiatan ekspornya juga melaksanakan tahapan-tahapan ekspornya yang disebut Prosedur Ekspor. Prosedur ekspor adalah langkah-langkah yang harus dilakukan oleh eksportir jika melakukan kegiatan ekspor.Dalam kegiatan ini juga didukung adanya dokumen-dokumen ekspor yang berguna untuk kelancaran proses ekspor kepada buyer, Dokumen-dokumen tersebut antara lain invoice, packing list,
Peb, Bill of loading. Dalam mengerjakan dokumen dokumen tersebut perlu
kecermatan dan ketelitian.
Berdasarkan uraian diatas, maka penelitian ini secara garis besar untuk
mengetahui proses penerbitan dokumen ekspor dan mempelajari
permasalahan-permasalahan yang berhubungan dengan dokumen ekspor, yang biasa dipakai oleh para pelaku ekspor dalam melakukan perdagangan internasional.Dengan permasalahan yang ada didalamnya yaitu dengan judul “MEKANISME PENYUSUNAN INVOICE DAN PACKING LIST PADA PT. INDO VENEER UTAMA DI KARANGANYAR”
B. Perumusan masalah
Perumusan masalah dalam penelitian ini dimaksudkan untuk memudahkan pembahasan masalah dan pemahamannya maka penulis merumuskan masalah sebagai berikut :
(22)
commit to user
8
1. Bagaimana proses penyusunan dokumen ekspor pada PT. Indo Veneer Utama di Karanganyar?
2. Siapa saja pihak-pihak yang bersangkutan dalam proses penyusunan
Invoice dan Packing List di PT. Indo Veneer Utama?
3. Hambatan-hambatan yang dihadapi dalam penyusunan Invoice dan Packing
List di PT. Indo Veneer Utama?
C. Tujuan penelitian
Penelitian ini dilaksanakan dengan tujuan agara penelitian ini dapat memberikan manfaat yang sesuai dengan apa yang dikehendaki. Adapun tujuan penelitian ini adalah:
1. Mengetahui proses penyusunan dokumen ekspor pada PT. Indo Veneer Utama di Karanganyar?
2. Mengetahui pihak-pihak yang bersangkutan dalam proses penyusunan
Invoice dan Packing List di PT. Indo Veneer Utama.
3. Mengetahui hambatan-hambatan yang dihadapi dalam penyusunan Invoice
dan Packing List di PT. Indo Veneer Utama.
D. Kegunaan penelitian
Hasil penelitian ini diharapkan mempunyai manfaat sebagai berikut: 1. Bagi penulis
Penelitian ini merupakan penerapan ilmu ekonomi tentang kegiatan ekspor impor yang diperoleh di bangku kuliah dalam dunia praktek atau dunia usaha.
(23)
commit to user
9
Dapat dijadikan bahan referensi, koreksi dan masukan mengenai hal-hal yang berhubungan dengan dokumen ekspor.
3. Bagi pemerintah
Dengan adanya penelitian ini diharapkan agar pemerintah mengetahui bagaimana sistem kejadian pihak yang terkait dalam kegiatan ekspor dan memberikan masukan supaya pemerintah memberikan kemudahan begi para pelaku eksportir dalam pengurusan dokumen dalam melakukan tata cara
4. Bagi dunia usaha
Sebagai salah satu pendorong untuk lebih memajukan dunia usaha dalam menuju era globalisasi.
5. Bagi akademis
Merupakan tambahan referensi bacaan dan informasi khususnya bagi mahasiswa jurusan Bisnis Internasional yang menyusun Tugas Akhir dengan pokok permasalahan yang sama.
E. Metode Penelitian
Metode penelitian mengemukakan secara tertulis tata kerja dari suatu penelitian. Adapun metode penelitian memuat antara lain :
1. Ruang Lingkup Penelitian
Metode penelitian yang digunakan dalam Tugas Akhir ini dilakukan secara langsung pada PT. Indo Veneer Utama yang berada di Jalan Adisucipto Colomadu Karanganyar. Waktu pelaksanaan penelitian pada tanggal 16 Januari – 16 Maret 2012.
(24)
commit to user
10 a. Jenis Data
1) Data Primer
Data Primer adalah data yang dikumpulkan atau dipublikasikan oleh lembaga yang mempublikasikannya. Data ini diperoleh langsung dari hasil wawancara dengan bagian ekspor-impor, kepala bagian pemasaran, staff dan karyawan PT Indo Veneer Utama, meliputi sejarah berdirinya perusahaan, struktur organisasi, jumlah karyawan, hal-hal yang berkaitan dengan kegiatan ekspor perusahaan dan hambatan-hambatannya.
2) Data Sekunder
Data Sekunder adalah data yang diperoleh secara tidak langsung yaitu meliputi studi kepustakaan yang berupa keterangan atau fakta dengan cara mempelajari buku Seluk beluk perdagangan luar negeri maupun dokumen-dokumen yang berasal dari PT. Indo Veneer Utama misal Invoice,Packing List, PEB.
b. Metode Pengumpulan Data
1) Wawancara
Dalam penelitian ini, penulis melakukan teknik pengumpulan data yang secara langsung diperoleh dari hasil tanya jawab dengan narasumber yang terkait langsung dengan kegiatan penerbitan dokumen ekspor pada PT. Indo Veneer Utama.
2) Observasi
Merupakan teknik pengumpulan data dengan melakukan pengamatan secara langsung kegiatan penerbitan dokumen ekspor dan ikut terlibat dalam kegiatan yang dilakukan PT. Indo Veneer Utama.
(25)
commit to user
11 3) Studi Pustaka
Merupakan teknik pengumpulan data yang dilakukan dengan cara mengumpulkan, mempelajari, membaca, dan mengutip dari buku-buku arsip, buku-buku-buku-buku referensi, serta bahan pustaka lain yang relevan dengan masalah yang diteliti.
3. Sumber data
a. Sumber data primer
Data ini diperoleh langsung dari sumbernya.Data ini diperoleh dengan cara wawancara langsung pada PT. Indo Veneer Utama yaitu Pada Bagian ekspor, Kepala bagian produksi dan staff dan karyawan PT. Indo Veneer Utama.
b. Sumber data sekunder
Merupakan sumber data yang mendukung dan melengkapi data primer. Dalam hal ini penulis peroleh dari buku maupun maupun sumber bacaan lainnya yaitu Makalah Prosedur Ekspor, Dokumen resmi, Laporan-laporan, Karya ilmiah dan hasil penelitian terdahulu.
(26)
commit to user
(27)
commit to user
13 BAB II
LANDASAN TEORI
A. PENGERTIAN EKSPOR
Ekspor adalah proses transportasi barang atau komoditas dari suatu negara ke negara lain secara legal, umumnya dalam proses perdagangan. Proses ekspor pada umumnya adalah tindakan untuk mengeluarkan barang atau komoditas dari dalam negeri untuk memasukannya ke negara lain. Ekspor barang secara besar umumnya membutuhkan campur tangan dari bea cukai di negara pengirim maupun penerima. Ekspor adalah bagian penting dari perdagangan Internasional. (http://id.wikipedia.org/wiki/Ekspor)
Ekspor juga merupakan suatu transaksi yang sederhana dan tidak lebih dari menjual barang dan jasa antara pengusaha-pengusaha yang bertempat dinegara-negara yang berbeda. Namun dalam pertukaran barang dan jasa yang menyeberangi darat dan laut ini tidak jarang berbagai masalah yang kompleks antara pengusaha-pengusaha yang mempunyai bahasa, kebudayaan, adat istiadat, dan cara yang berbeda-beda (Hutabarat, 1985:1).
Menurut Amir MS (2004:1), pengertian ekspor adalah upaya melakukan penjualan komoditi yang kita miliki kepada bangsa lain atau negara asing dengan mengharapkan pembayaran dalam valuta asing, serta melakukan komunikasi dengan memakai bahasa asing. Dlam melakukan ekspor seorang eksportir harus memiliki persiapan. Persiapan seorang eksportir sebelum melakukan ekspor dapat dikelompokkan menjadi 4 yaitu (Amir MS, 2004: 2):
(28)
commit to user
14 1. Persiapan Administratif
Persiapan administratif adalah tersedianya peralatan kantor yang
memungkinkan kita untuk melakukan komunikasi, khususnya
korespondensi, baik dengan pemasok maupun dengan calon pembeli dimanca negara.
2. Persiapan Legalitas
Persiapan legalitas adalah kelengkapan ijin usaha sesuai dengan ketentuan pemerintah yang harus dipenuhi untuk memungkinkan kita berusaha secara sah (legal). Termasuk dalam kelengkapan legalitas antara lain adalah:
a. SIUP dari Deperindag atau ijin usaha dari departemen teknis lainnya. b. Tanda Daftar Perusahaa
c. NPWP (Nomor Pokok Wajib Pajak)
3. Persiapan Fisik Barang
Persiapan fisik barang adalah adanya jaminan pasokan komoditi yang dipersiapkan untuk pasaran ekspor.
4. Persiapan Operasional
Persiapan operasional adalah pengetahuan dasar bisnis ekspor impor yang akan memungkinkan kita melakukan tindakan operasional dibidang ekspor impor
Para Pelaku Perdagangan Internasional (Amir MS, 2004:20)
1. Produsen
Perusahaan atau perorangan yang memproduksi komoditas ekspor. Dokumen yang dikeluarkan antara lain :
(29)
commit to user
15 a. Brosur
b. Manufacture certificate
c. Kontrak Penjualan
2. Eksportir
Perusahaan atau perorangan yang melakukan kegiatan ekspor. Dokumen yang diterbitkan :
a. Broschure
b. Offer Sheet
c. Invoice
d. Packing List
e. Weight Note
f. Measurement List
3. Bank
Peran perbankan dalam kegiatan ekapor-impor sangat penting, karena disamping penyedia kredit ekspor bila diperlukan eksportir, juga bisa mengamankan dan memperlancar transaksi melalui Letter Of Credit (L/C)
yang mana L/C ini dari sisi eksportir bisa merupakan jaminan kepastian pembayaran dari importer, untuk itu perbankan mempunyai peran penting sebagai lembaga mediasi / perantara dalam rangka lalu-lintas transaksi perdagangan internasional.
4. Balai pengujian dan sertifikasi
Dokumen yang diterbitkan oleh balai pengujian dan sertifikasi mutu barang antara lain :
(30)
commit to user
16
b. Test Certificate
c. Chemical Analysis
5. Bea Cukai
Instansi yang terkait pertama kali dengan ekspor adalah kantor wilayah bea cukai yang berada di bawah Departemen Keuangan selaku pejabat yang mengawasi keluar masuknya barang dari wilayah hukum Indonesia. Dokumen yang diterbitkan adalah Fiat (izin) muat barang (PEB).
6. Usaha Jasa transportasi
Dokumen yang diterbitkan antara lain :
a. Packing List
b. Measurement List
c. Weight Note
7. Dinas Karantina
Perusahaan pemerintah yang merupakan suatu badan yang bertugas dan bertanggung jawab dalam pemeriksaan barang ekspor-impor yang memastikan bahwa barang tersebut bebas dan bersih dari penyakit. Dokumen yang diterbitkan yaitu Phytosanitary Certificate.
8. Sucofindo
Sucofindo-Suparntending Company of Indonesia, merupakan badan
independent yang ditunjuk oleh pemerintah untuk pengawasan barang-barang yang akan diekspor ke luar negeri. Sucofindo mempunyai dua peranan, yang pertama mewakili pihak pemerintah Indonesia untuk mengawasi barang-barang ekspor, khususnya yang terkena pajak ekspor,
(31)
commit to user
17
dan yang kedua mengawasi yang terkait dengan fasilitas Bapeksta (Badan Pelayanan Kemudahan Ekspor Dan Pengolahan Data Keuangan).
9. Perusahaan Asuransi
Perusahaan Asuransi berfungsi mengamankan transaksi ekspor, yang artinya eksportir dapat mengasuransikan transaksi ekspor impor sesuai dengan besarnya resiko terhadap resiko Negara maupun terhadap pembeli barang. Dokumen yang diterbitkan adalah Cover Note dan Insurance Policy.
10.Kementrian Perdagangan
Peranan departemen perdagangan dalam kegiatan ekspor impor cukup penting, karena merupakan instansi pemerintah yang mengeluarkan ijin sebagai eksportir terdaftar maupun ijin sebagai importer. Departemen perdagangan juga mengeluarkan COO, disamping itu juga mengatur dan memonitor barang-barang yang terkena kuota, serta memonitor perkembangan ekspor secara keseluruhan.
11.Shipping Company
Peranan shipping company dalam kaitannya dengan ekspor-impor sangat besar, karena sebagai perusahaan jasa pengapalan barang-barang yang diekspor, sekaligus sebagai penyedia container kosong bagi eksportir. Dokumen ekspor yang dikeluarkan adalah Bill Of Lading ( B/L ).
12.EMKL
PPJK/EMKL merupakan perusahaan jasa yang menangani urusan ekspor-impor di pelabuhan. Dimana ruang lingkup kerjanya adalah mengambil container kosong di depo penumpukan container untuk dibawa ke tempat
(32)
commit to user
18
eksportir, dan membawa kembali container yang sudah diisi ke pelabuhan muat.
13.Kantor Inspeksi Pajak
Dokumen yang diterbitkan adalah Nomor Pokok Wajib Pajak (NPWP).
14.Angkutan Udara
Angkutan udara digunakan untuk mengangkut barang-barang yang dalam pengangkutannya memerlukan penanganan khusus. Dokumen yang diterbitkan adalah Airway Bill (AWB).
B. Prosedur Ekspor
Prosedur ekspor adalah serangkaian tugas-tugas yang berhubungan dengan waktu dan cara-cara tertentu untuk melaksanakan pekerjaan yang harus diselesaikan dengan menjual barang atau jasa kepada konsumen yang berada diluar negeri dengan melintasi kawasan pabean Indonesia. Prosedur ekspor terdiri dari dua belas (12) langkah, yaitu :
1. Korespondensi
Eksportir melakukan korespondensi dengan importir untuk menawarkan dan menegosiasikan komoditi yang akan dijualnya. Dalam surat penawaran barang harus tercantum janis barang, mutu barang, harga barang, syarat-syarat pengiriman, dan sebagainya.
2. Pembuatan Kontrak Dagang
Apabila importir menyetujui penawaran yang diajukan oleh eksportir, maka eksportir dan importir membuat dan menandatangani kontrak dagang. Dalam kontrak dagang tercantum hal-hal yang disepakati bersama.
(33)
commit to user
19 3. Penerbitan Letter Of Credit
Setelah kontrak dagang ditandatangani maka importir membuka L/C melalui bank koresponden di negaranya dan mengirimkan L/C tersebut ke Bank Devisa yang ditunjuk eksportir di Indonesia. Kemudian Bank Devisa yang ditunjuk memberitahukan diterimanya L/C tersebut kepada eksportir
4. Mempersiapkan Barang Ekspor
Dengan diterimanya L/C tersebut, maka eksportir mempersiapkan barang-barang yang dipesan importir. Keadaan barang-barang-barang-barang yang dipersiapkan harus sesuai dengan persyaratan yang tercantum dalam kontrak dagang dan L/C.
5. Mendaftarkan Pemberitahuan Ekspor Barang (PEB)
Selanjutnya eksportir mendaftarkan Pemberitahuan Ekspor Barang (PEB) ke Bank Devisa dengan melampirkan surat sanggup Barang apabila barang ekspornya terkena pajak ekspor.
6. Pemesanan Ruang Kapal
Eksportir memesan ruang kapal ke perusahaan pelayaran atau perusahaan penerbangan.
7. Pengiriman Barang ke Pelabuhan
Eksportir sendiri dapat mengirimkan barang ke pelabuhan. Pengiriman dan pengurusan barang dapat juga dilakukan oleh perusahaan jasa pengiriman barang yaitu Freight Forwading atau EMKL. Dokumen-dokumen ekspor disertakan dalam pengiriman barang ke pelabuhan dan ke kapal.
(34)
commit to user
20
Di pelabuhan, dokumen ekspor diperiksa oleh pihak Bea Cukai. Apabila diperlukan barang-barang yang akan diekspor diperiksa juga oleh pihak Bea Cukai. Apabila barang-barang dan dokumen yang menyertainya telah sesuai dengan ketentuan maka Bea Cukai menandatangani persyaratan persetujuan muat yang ada pada PEB.
9. Pemuatan Barang ke Kapal
Setelah pihak Bea Cukai menandatangani PEB maka barang dapat dimuat ke kapal. Segera setelah barang dimuat ke kapal, pihak pelayaran menerbitkan Bill Of Lading (B/L) yang kemudian diserahkan pada eksportir.
10.Surat Keterangan Asal Barang (SKA)
Eksportir sendiri atau perusahaan freight forwading atau EMKL/EMKU melihat pemuatan barangnya dan mengajukan permohonan ke Kantor Departemen Perindustrian dan Perdagangan untuk memperoleh SKA apabila diperlukan.
11.Pencairan Letter Of Credit
Apabila barang sudah dikapalkan, maka eksportir sudah bisa ke bank untuk mencairkan L/C. Dokumen-dokumen yang diserahkan ke bank adalah B/L, Commercial Invoice, Packing List, dan PEB.
12.Pengiriman Barang ke Importir
Barang dalam perjalanan dengan kapal dari Negara eskportir ke pelabuhan negara importir.
Dibawah ini adalah bagan prosedur ekspor dan pihak yang terkait dalam kegiatan ekspor:
(35)
commit to user
21 Gambar 2.1 Bagan Prosedur Ekspor Sumber : PPEI, 2011
1. Eksportir dan importir melakukan korespondensi, yang diakhiri dengan pembuatan sales contract.
2. Importir mengaplikasikan pembukaan L/C pada bank devisanya diluar negeri atau opening bank.
3. Opening bank mengirim L/C confirmation pada bank korespondensinya
diluar negeri untuk memberitahukan pada eksportir.
(36)
commit to user
22
5. Eksportir mempersiapkan barang.
6. Eksportir memesan ruang kapal pada shipping company.
7. Eksportir mengurus formalitas ekspor, dengan mengisi PEB dan
pembayaran pajak ekspor, kemudian PEB difiatmuatkan.
8. Pemuatan barang diatas kapal shipping company memberikan Bill of
Lading (B/L) pada eksportir.
9. Setelah mempersiapkan seluruh dokumen yang dipersyaratkan pada L/C eksportir menegosiasikan kepada negotiating bank untuk mendapat pembayaran.
10.Pengiriman dokumen L/C dari negotiating bank ke opening bank.
11.Opening bank meneruskan dokumen tersebut kepada importir.
12.Importir menyerahkan dokumen tersebut pada shipping agent untuk ditukarkan dengan delivery cargo.
C. Dokumen Ekspor
Semua jenis dokumen yang terdapat dalam perdagangan Internasional, baik yang dikeluarkan pengusaha, perbankan, pelayaran dan instansi lain yang mempunyai arti dan peranan yang sama penting. Karena itu semua dokumen perlu dibuat dan diteliti dengan seksama. Dokumen-dokumen dalam perdagangan Internasional dapat dibedakan atau dimasukkan dalam kelompok sebagai berikut (Amir MS, 2005:217) :
1. Kelompok Dokumen Induk
2. Kelompok Dokumen Penunjang
(37)
commit to user
23
1. Dokumen Induk
Dokumen induk adalah dokumen inti yang dikelurkan oleh Badan Pelaksana Utama Perdagangan Internasional, yang fungsinya sebagai alat pembuktian realisasi suatu transaksi. Dokumen – dokumen ini yaitu :
a. Faktur Perdagangan
Faktur Perdagangan dikeluarkan oleh Eksportir sendiri. Faktur Perdagangan adalah suatu nota – perhitungan yang dibuat oleh Eksportir untuk Importir yang terutama berisi:
1) Jumlah Barang (quantity) 2) Harga satuan (Unit-Price) 3) Harga total (Total-Price)
4) Perhitungan pembayaran (Payment-breakdown)
Faktur merupakan alat bukti perhitungan atas suatu transaksi yang dilakukan antara Eksportir dengan Importir.
b. Letter of Credit (L/C)
L/C adalah suatu Surat – Kredit yang dikeluarkan oleh Bank Devisa atas permintaan Importir, yang member hak kepada Eksportir menarik wesel atas Importir bersangkutan untuk sejumlah uang yang disebut dalam surat kredit itu.
c. Bill of Lading
Bill of Lading dikeluarkan oleh perusahaan Pelayaran Samudra. B/L
adalah suatu tanda terima penyerahan sebagai tanda bukti pemilikan atas barang yang telah dimuat di atas kapal laut oleh Eksportir untuk diserahkan kepada Importir.
(38)
commit to user
24 d. Polis Asuransi
Polis Asuransi dikeluarkan oleh Maskapai Asuransi. Polis asuransi adalah Surat Bukti Pertanggungan yang dikeluarkan Maskapai Asuransi atas permintaan Eksportir maupun Importir untuk menjamin keselamatan atas barang yang dikirim dari aneka bencana dan kerusakan, dengan membayar premi.
2. Dokumen Penunjang
Dokumen penunjang adalah dokumen yang dikeluarkan untuk memperkuat atau merinci keterangan yang terdapat dalam dokumen induk, terutama faktur perdagangan. Dokumen – dokumen tersebut adalah :
a. Packing List
Packing List adalah daftar yang berisi perincian lengkap mengenai
jenis dan jumlah satuan dari barang yang terdapat dalam setiap peti atau total keseluruhannya sama dengan jenis dan jumlah yang tercantum alam Faktur Perdagangan.
b. Weight – Note
Weight note atau nota timbangan adalah suatu pernyataan (catatan)
yang berisi perincian berat dari suatu peti atau tiap kemasan yang biasanya menyebutkan berat kotor dan berat bersih dari tiap kemasan itu dan dihimpun menjadi satu daftar yang total keseluruhannya sama dengan total berat kotor dan total berat bersih yang tercantun dalam Faktur Perdagangan.
c. Measurement – List
Measurement-list atau daftar Kubikasi adalah daftar yang berisi ukuran
(39)
commit to user
25
menyebutkan volume atau kubikasi dari tiap kemasan.
Measurement-List penting artinya untuk barang yang harganya didasarkan pada
volumenya dan juga untuk menyediakan alat muat-bongkar dan ala angkut yang sesuai. Juga untuk menghitung uang tambang.
Dalam Perdagangan Internasional Packing List, Weight Note
dan Measurement List lazim dijadikan satu daftar kombinasi, biasanya
dibuat sendiri oleh Eksportir tapi sering juga dibuat oleh surveyor.
d. Inspection Certificate
Inspection Certificate adalah suatu pernyataan yang berisi keterangan
mengenai mutu barang, jenis, jumlah, harga dan lain keterangan yang dibutuhkan, yang dikeluarkan oleh suatu badan usaha jasa yang independen atas permintaan Eksportir ataupun instansi lain yang membutuhkan.Inspection – Certificate penting untuk menilai secara menyeluruh suatu barang dalam suatu transaksi.
e. Chemical – Analysis
Chemical Analysis atau analisa kimia adalah suatu pernyataan yang
dikeluarkan oleh laboratorium kimia dari perusahaan sendiri, atau dari Badan Penelitian yang independen yang berisikan Komposisi Kimiawi dari suatu barang.
f. Test Certificate
Test-Certificate adalah pernyataan yang dibuat oleh Laboratorium
Perusahaan atau Balai Penelitian yang independen yang menyatakan hasil uji coba atas suatu barang ataupun peralatan mengenai kekuatan, daya tahan, kapasitas dan konstruksinya.
(40)
commit to user
26
Manufacturer’s Certificate adalah surat pernyataan yang dibuat oleh
produsen yang menyatakan bahwa barang tersebut adalah hasil
produksinya yang membawa merk dagangannya (Trade Mark)
h. Certificate of Origin
Certificate of Origin atau surat keterangan Negara Asal adalah surat
pernyataan yang dikeluarkan oleh instansi yang berwenang, biasanya kamar dagang (Chamber of Commerce) yang menyebutkan Negara asal suatu barang.
3. Dokumen Penunjang
Dokumen Pembantu adalah dokumen yang diperlukan untuk membantu para pelaksana dalam menjalankan tugas lanjutan. Yang termasuk jenis ini adalah:
a. Instruction – Manual
Instruction Manual adalah keterangan terinci mengenai tat cara dan tat kerja suatu alat, termasuk uraian mengenai Manufacturing Process
dari suatu komoditi.
b. Layout – Scheme
Layout Scheme adalah gambar dengan Tatab Letak Mesin dalam pabrik yang susunannya disesuaikan dengan urutan proses produksi.
c. Brochure atau leaflet
Brochure atau leaflet adalah buku kecil yang berisi keterangan singkat
mengenai suatu produk yang berisi keterangan singkat mengenai suatu produk yang bertujuan untuk memberikan informasi kepada konsumen tentang produk termaksud.
(41)
commit to user
(42)
commit to user
28 BAB III
DESKRIPSI DAN OBJEK PENELITIAN
A. Gambaran Umum Perusahaan 1. Sejarah Singkat Perusahaan
PT. Indo Veneer Utama adalah sebuah perusahaan yang bergerak di bidang furniture. Perusahaan ini terdiri dari dua line yaitu solid door
yang memproduksi pintu yang dipasarkan local maupun non local, dan
garden furniture (GF) yang memproduksi meja, kursi dan produk lainnya
yang biasa digunakan di luar ruangan (outdoor). Perusahaan ini beralamatkan di Jl. LU Adisucipto no.1 POBOX 229 Colomadu-Surakarta.
Perusahaan ini berdiri pada tanggal 10 November 1975 berdasarkan akte pendirian no. 37 Notaris Maria Theresia Budi Susanto oleh tiga bersaudara yaitu Bapak Andi Sutanto, Bapak Gunawan Sutanto, dan Bapak Agus Sutanto. sebelum PT. Indo Veneer Utama ini berdiri oleh tiga bersaudara tersebut sebelumnya membangun perusahaan CV. Indo Jati pada tahun 1970 di Jl. Nusukan Surakarta CV Indo Jati sendiri bergerak di bidang penggergajian kayu dan furniture. Karena adanya peluang besar dalam industri perkayuan maka didirikanlah PT. Indo Veneer Utama dan CV. Indo Jati yang menjadi satu lokasi, baik pabrik maupun kantor. Hal ini dimaksudkan agar mempermudah pengawasan kegiatan dan kinerja perusahaan oleh atasan. Namun tidak lama kemudian terjadi musibah dimana CV. Indo Jati terbakar dan, dan hingga sekarang CV ini tidak melakukan produksinya lagi.
(43)
commit to user
29
Pada tahun 1991, sesuai akte notaris Sugiri Kadarsiman, SR. No 31 tanggal 11 juli 1994 diadakan perubahan pengurus menjadi Bapak Andi Sutanto, Bapak Agus Sutanto, Bapak Andhy Pratiknyo, Bapak Agus Sutanto. Setelah mengalami pergantian kepemilikan, kemudian membangun pabrik di desa Blulukan, Kecamatan Colomadu, Kabupaten Daerah Tingkat II Karanganyar, Propinsi Jawa Tengah yaitu di Jl. LU Adisucipto no 1 POBOX 229 yang terletak di pinggiran kota Surakarta dengan lahan seluas 140000m² dan luas bangunan 70000m².
2. Lokasi Perusahaan
PT. Indo Veneer Utama yang berlokasi di desa Blulukan, Kecamatan Colomadu, Kabupaten Daerah Tingkat II Karanganyar, Propinsi Jawa Tengah yaitu di Jl. LU Adisucipto no 1 POBOX 229 yang terletak di pinggiran kota Surakarta dengan lahan seluas 140000m² dan luas bangunan 70000m² hal ini tentunya membawa nilai lebih bagi perusahaan karena memudahkan bagi media pengangkutan barang untuk menjangkau lokasi PT.Indo Veneer Utama.
Hal-hal yang menjadi pertimbangan dalam pemilihan lokasi ini adalah :
a. Masih terbukanya kesempatan untuk memperluas area.
b. Ketersediaan transportasi yang mudah dan lancer karena terletak di jalan raya.
c. Tenaga kerja yang mudah diperoleh karena berasal dari sekitar area pabrik.
d. Dekat dengan sumber bahan baku dan daerah pemasaran.
e. Keberadaan pabrik dapat diterima masyarakat.
(44)
commit to user
30
3. Tujuan Umum Didirikannya Perusahaan
Dalam menjalankan usahanya, PT. Indo Veneer Utama tidak terlepas dari tujuannya antara lain :
a. Membuka dan memberikan lapangan pekerjaan sehingga dapat
mengurangi pengangguran.
b. Memenuhi kebutuhan masyarakat terhadap kebutuhan meja, kursi, pintu, dan peralatan kayu lainnya.
c. Mengembangkan industri dalam negeri sehingga dapat membantu
pemerintah dalam usaha meningkatkan taraf hidup masyarakat khususnya masyarakat karanganyar.
d. Untuk perusahaan sendiri agar dapat memperoleh keuntungan yang layak bagi pemilik perusahaan guna menunjang kelangsungan hidup perusahaan.
4. Struktur Organisasi Perusahaan
Bagi perusahaan struktur organisasi perusahaan merupakan unsur penting untuk memudahkan pembagian wewenang serta tanggung jawab dan tugas setiap anggota organisasi. Setiap perusahaan mempunyai bentuk dan model struktur organisasi yang memiliki tugas dan tanggung jawab masing-masing dan antara bagian-bagian tersebut mempunyai hubungan yang erat dengan yang lainnya.
Struktur organisasi di PT. Indo Veneer Utama adalah struktur organisasi garis. Dalam struktur ini, kekuatan dan tanggung jawab tertinggi dipegang oleh CEO. CEO dibantu empat orang kepala divisi yaitu : Kepala Produksi, Kepala Pemasaran, Kepala Logistik, dan Kepala Administrasi.
(45)
commit to user
(46)
commit to user
32
Berikut penjelasan struktur organisasi wewenang menurut garis lurus dari atas ke bawah, sekaligus dijabarkan pula tugas-tugas tiap bagiannya :
a. CEO
Memimpin dan bertanggung jawab secara mutlak terhadap seluruh kegiatan operasional yang dijalankan oleh perusahaan agar tercapai internal control yang baik, tanggung jawab CEO yaitu :
1) Bertanggung jawab atas kelangsungan hidup perusahaan dan
karyawan
2) Bertangung jawab atas segala kegiatan dalam perusahaan.
3) Bertanggung jawab atas segala surat maupun laporan pihak ekstern perusahaan
4) Bertanggung jawab atas segala kerugian yang terjadi dalam perusahaan
b. Kepala Produksi
Kepala produksi bertugas mengatur dan melaksanakan kewajiban dalam bidang produksi, betanggung jawab atas laporan produksi, mengatur mengetahui dan menyetujui semua pengeluaran uang untuk keperluan pabrik. Divisi produksi membawahi:
1) Bagian Produksi
Bertugas mengatur jalannya serta lancarnya proses produksi dan bertanggung jawab atas proses pembuatan suatu produk.
2) Bagian Elektrik
Bertugas megatur dan mengawasi mesin-mesin dan diesel / listrik yang digunakan untuk keperluan produksi serta memelihara dan memperbaiki mesin-mesin yang rusak.
(47)
commit to user
33
3) Bagian PPIC
Bertugas mengawasi dan merencanakan segala sesuatu yang bersangkutan dengan aktivitas produksi yang berlangsung di dalam pabrik.
4) Bagian Quality Control / pengendalian kualitas
Bertugas menjaga kualitas kayu-kayu dan material pendukung yang akan digunakan dalam produksi dan mejaga kualitas hasil produksi atau produk agar selalu memenuhi selera konsumen.
c. Kepala Marketing / Pemasaran
Tugas dan tanggung jawabnya adalah melayani atau menerima pesanan dari konsumen , baik untuk konsumen Domestik maupun Luar negeri. Divisi pemasaran salah satunya membawahi bagian export-impor dimana tugas dan tanggung jawabnya :
1) Mengekspor hasil produksi ke luar negei 2) Menampung barang jadi dari bagian produksi
3) Memasarkan produk kepada konsumen domestic / luar negeri
4) Mengawasi kegiatan pemasaran dan kelancaran pemasaran produk
yang dihasikan oleh perusahaan d. Kepala Logistik
Divisi logistik membawahi: 1) Bagian Logistik
Bertugas menerima dan melakukan pengecekan terhadap material yang datang serta jumlah persediaan material yang tersisa.
(48)
commit to user
34
Betugas melaksanakan pengadaan barang atau pembelian barang yang diperliukan perusahaanbaik kayu maupun bahan-bahan lain dan bertanggung jawab terhadap keberhasilan tugas pembelian yang dibebankan kepada bagian
e. Kepala Administrasi
Bertanggung jawab atas kelancaran pekerjaan rutin non produksi seperti administrasi perkantoran dan personalia, bertanggung jawab dalam ketertiban dan kecepatan administrasi keuangan, akuntansi dan pembuatan laporannya, serta menyediakan fasilitas umum kepada karyawan sesuai dengan batas-batas wewenang yang telah ditetapkan. Divisi administrasi membawahi :
1) Bagian Human Research and Development (HRD)
Bertugas menyeleksi dan melatih karyawan baru, melaksanakan kebijakan perusahaan yang berkenaan dengan jam kerja, gaji karyawan serta penempatan karyawan, mengawasi kerja karyawan, merumuskan program kerja untuk meningkatkan kesejahteraan karyawan, serta mengadakan hubungan dengan masyarakat dan menyelenggarakan penelitian beserta peggemangan sumber daya manusia untuk kemajuan perusahaan.
2) Bagian Akuntansi Keuangan
Bertugas mencatat membukukan serta mengadakan perhitungan kekayaan dan transaksi-transaksi perusahaan, menjaga keseimbangan kas masuk dan kas keluar, mebuat laporan keuangan perusahaan, menerima setoran-setoran baik berupa uang tunai
(49)
commit to user
35
maupun cek, melakukan pembayaran, mengirimkan uang kepada bank yang memberikan kredit kepada perusahaan.
5. Kebijakan Perusahaan
Dalam aktivitasnya sebagai perusahaan, PT. Indo Veneer Utama melakukan beberapa kebijakan perusahaan antara lain kepada :
a. Pelanggan (Customer)
Perusahaan menjaga pelayanan baik kualitas maupun pelayanan terhadap pelanggan, serta menjalin kerjasama yang mengutamakan kepercayaan.
b. Instansi
Bersama Pemerintah menjalin kerjasama yang saling menguntungkan, bersama perguruan tinggi dan sekolah dalam penelitian dan kerja praktek, bersama Aparat keamanan / kepolisian setempat menjalin dalam keamana preventif atau patroli.
c. Masyarakat
Perusahaan memperhatikan dinamika yang ada di masyarakat sekitar tentang sosial budaya serta ekonomi dan pembangunan juga menjalin keakraban dengan masyarakat skitar misalnya; memberikan dana bagi pemohon dengan mengajukan proposal, menjalin silaturahmi pada bulan puasa.
d. Karyawan
Perusahaan memberikan jenjang karier kepada karyawan,
mensejahterakan karyawan yaitu; memberikan makan siang, asuransi, THR. Adanya suatu kegiatan pada hari khusus misalnya pada perayaan
(50)
commit to user
36
17 agustus mengadakan upacara bendera, lomba-lomba dan pembagian hadiah bagi yang menang, selain itu juga diadakan kegiatan rutin untuk satpam yaitu olahraga yudo pada hari jumat sore dan olahraga lari pada hari selasa sore.
e. Kepegawaian
1) Tenaga Kerja
Tenaga kerja merupakan salah satu faktor penting dalam proses produksi, disamping bahan baku dan mesin. Tanpa tenaga kerja meskipun bahan baku dan mesin telah tersedia tersebut proses produksi tidak dapat berlangsung karena tenaga kerja merupakan tenaga pelaksana proses produksi. Jumlah tenaga kerja :
Tabel 3.1
Jumlah Staff dan Karyawan Sumber: HRD, PT. Indo Veneer Utama
No. Jenis Kelamin Jumlah
1. Pria 230
2. Wanita 127
Total 357
Tenaga kerja tetap yang dimiliki oleh PT. Indo Veneer Utama adalah 357 orang. Selain tenaga kerja tetap, perusahaan juga mempunyai karyawan borongan yang di pekerjakan pada pemotongan kayu log dengan line saw, perakitan meja dan kursi pada garden furniture. Penempatan tenaga kerja pada PT. Indo
(51)
commit to user
37
Veneer Utama berdasarkan tingkat pendidikan, pengalaman kerja, dan keahlian masing-masing karyawan. Sebelum perekrutan tenaga kerja diadakan training / pelatihan selama tiga bulan. Syaratnya karyawan yang ditempatkan harus lulus seleksi.
2) Jam kerja
PT. Indo Veneer Utama menetapkanhari enam hari kerja yaitu pada hari senin sampai dengan sabtu;
Senin - Jumat selama 8 jam kerja : pukul 08.00 s/d 16.00 WIB Sabtu selama 5 jam kerja : pukul 08.00 s/d 13.00 WIB
Kerja lembur pada perusahaan tersebut dilakukan apabila ada order yang mendesak untuk segera di selesaikan dan harus dikirim. Jam lembur tidak dapat dipastikan karena jam lembur mengik uti waktu target order yang telah di tentukan dan juga tergantung banyaknya order yang diterima.
3) Pengupahan
Pengupahan untuk karyawan PT. Indo Veneer Utama didasarkan pada Upah Minimum Kabupaten (UMK), yang dibayarkan pada karyawan sebagai upah bulanan. Pengupahan untuk para karyawan dibagi menjadi dua sistem :
a) Sistem upah untuk karyawan pabrik dilakukan 2 kali untuk satu bulan gajinya, awal bulan dan pertengahan bulan, pembayaran dilakukan secara tunai.
b) Sistem upah untuk karyawan kantor (staf) dilakukan 1 bulan sekali. Apabila terjadi kerja lembur maka karyawan juga
(52)
commit to user
38
ketenagakerjaan. Disamping itu pemotongan upah dilakukan jika karyawan tersebut terlambat datang, tidak masuk kerja tanpa memohon ijin dari perusahaan, masuk kerja tidak penuh pada jam kerja yang telah ditetapkan dan besarnya pemotongan upah ditentukan oleh kebijakan perusahaan.
4) Sarana dan fasilitas bagi tenaga kerja Untuk menunjang
kesejahteraan karyawannya, perusahaan memberikan beberapa sarana dan fasilitas bagi karyawan, antara lain :
a) Bonus tahunan (Idul Fitri) dimana besarnya bonus satu kali gaji
b) Adanya mushola bagi karyawan yang beragama islam
c) Dibentuk Koperasi Tunas Inti untuk membantu karyawan yang
membutuhkan barang ataupun pinjaman uang dengan harga dan bunga yang layak
d) Mendapatkan asuransi Jamsostek (Jaminan Sosial Tenaga
Kerja)
e) Diberikan mess atau rumah dinas dekat pabrik bagi karyawan yang berasal dari luar kota
f) Kantin bagi karyawan
g) Lapangan tenis untuk kegiatan olahraga para karyawan h) Poliklinik bagi karyawan yang luka ataupun sakit i) Upah pada waktu sakit
j) Cuti tahunan selama 12 hari pertahun dan tidak boleh diambil pada saat bersamaan
(53)
commit to user
39
k) Cuti hamil selama tiga bulan dan diberikan sebelum dan sesudah melahirkan
l) Tunjangan kelahiran maupun kematian bagi karyawan
m) Transportasi bus untuk antar jemput
n) Diberikan pakaian / seragam dua stel setiap tahunnya 5) Kesehatan dan keselamatan kerja
Dalam suatu industri, masalah keselamatan kerja harus mendapat perhatian yang utama. PT. Indo Veneer Utama dalam
menjalankan produksinya menggunakan mesin-mesin dan
peralatan yang beresiko tinggi terhadap keselamtan kerja. Guna menghindari terjadinya hal-hal yang tidak diinginkan yang menyangkut keselamatan kerja, PT. Indo Veneer Utama membekali pengetahuan mengenai keselamatan kerja kepada para karyawannya. Selain itu juga memberikan fasilitas-fasilitas keselamatan kerja, baik untuk karyawan maupun pada peralatan-peralatan kerja ataupun tempat kerja.
Alat-alat pelindung keselamatan antara lain sebagai berikut :
a) Masker
b) Sarung tangan c) Sepatu
d) Kacamata pelindung
Selain itu terdapat fasilitas keselamatan ditempat kerja seperti tabung pemadam kebakaran karena bahaya utama dalam
(54)
commit to user
40
industri furniture adalah bahaya kebakaran. Perusahaan juga memberikan slogan-slogan yang ditempel di dinding area kerja seperti : "Mulailah keselamatan dan kesehatan kerja dari diri anda", "kebodohan dan kelalaian merupakan sebab utama kecelakaan kerja" , dan lain-lain. Selain itu perusahaan juga membentuk P2K3 (Panitia Pembina Keselamatan dan Kesehatan Kerja) karena jumlah pekerja perusahaan ini lebih dari 50 orang.
6. Jenis Produk
Beberapa jenis produk yang dihasilkan PT. Indo Veneer Utama bervariasi, karena perusahaan ini memproduksi berdasarkan order (based
order). Jenis produk yang dihasilkan adalah :
a. Pintu (balcony, alam sutra)
b. Bench (bangku)
c. Table (meja)
d. Chair (kursi)
e. Sunlounger (kursi malas)
f. Trolly (troli)
g. Daybed (dipan)
Bahan baku yang digunakan antara lain kayu merbau, kayu meranti, kayu kamfer, kayu bengkirai, kayu jati.
7. Departemen-Departemen produksi
Divisi produksi PT. Indo Veneer Utama terbagi menjadi beberapa bagian. Bagian-bagian tersebut adalah cutting log (Saw Mill), kiln dry,
pembahanan (forming), joinery, sanding, assembly dan finishing. Tiap-tiap bagian tersebut mempunyai fungsi-fungsi ataupun tugas-tugas tertentu
(55)
commit to user
41
dalam jalinan proses produksi pada bagian furniture PT. Indo Veneer Utama.
a. Saw Mill
Gelondongan / log atau kayu kotak (square) menjadi betuk yang nantinya akan dikerjakan pada lantai produksi.
b. Kiln Dry
Kiln Dry adalah suatu proses pengeringan yang menjadikan
kayu tidak dapat terpengaruh oleh perubahan cuaca. Kayu dengan kandungan air antara 70-80 MC jika dikerjakan pada cuaca dingin atau pada tingkat kelembaban tinggi, ukuran kayunya dapat berubah pada cuaca panas karena kandungan air di dalamnya telah menguap akibat sambungan antar kayunya menjadi longgar sehingga produk seperti meja dan kursi dapat menjadi goyang karena sambungan antar kayunya menjadi kurang kuat. Kandungan air pada kayu kering sekitar 12 MC, pada kondisi tersebut seratnya sudah tidak dapat lagi berkembang. Pada proses kiln dry kayu dipotong dalam bentuk lempengan (RST /
Rawn Sawn Timber) untuk mempercepat waktu pengeringan. Jika kayu
masih dalam bentuk gelondongan, maka proses pengeringannya akan menjadi lebih lama. Untuk mengukur kadar MC digunakan alat yang disebut wagner.
Proses yang terjadi dalam kiln dry adalah sebagai berikut : 1) Penyusunan komponen kedalam ruangan kiln dry dengan sistem
(56)
commit to user
42
panas dalam kiln dry bisa masuk dengan baik kedalam sela-sela kayu. Suhu awal kayu adalah 55°C dengan kelembaban 89 mm/hg 2) Proses pengeringan kayu dengan kiln dry ini dapat diatur dengan peningkatan suhu secara bertahap (waktu dan kenaikan suhu berdasarkan ketebalan kayu, ; ketebalan kayu merbau <60 mm dan kayu meranti 30-60 mm). Secara umum ketentuan suhu untuk pengeringan kayu adalah sebagai berikut :
a) Setelah suhu mencapai 60°C maka suhu tersebut akan ditahan selama 24 jam kemudian suhu dinaikan 5°C
b) Setelah suhu mencapai 70°C maka akan ditahan sampai kadar air dalam kayu mencapai 9-12 MC.
c) Untuk pengeringan kayu diperlukan sirkulasi udara dalam ruangan maka setiap 6 jam akan disemprot dengan maksud menjaga agar kayu tetap lurus dan tidak kusut, proses kiln dry harus dilakukan perlahan-lahan supaya kayu tidak pecah. Tahapan dalam proses kiln dry :
1) Warming up
Ruangan mulai diberi panas sehingga suhu dalam ruangan mulai hangat yang dapat merangsang keluarnya kandunganair pada kayu
2) Heating up
Ruang kiln dry diberi kelembaban tinggi dengan dengan suhu tertentu sesuai jadwal pengeringannya. Fase ini untuk membantu membuka pori-pori kayu dan meratakan MC awal kayu yang ada dalam ruangan. Lama tahapan 2 jam per 1 cm tebal kayu yang
(57)
commit to user
43
dihitung setelah setting suhu dan dan kelembaban tercapai, misal ketebalan 50mm maka waktu heating 10 jam.
3) Drying
Kayu mengalami penyusutan setelah MC kayu ada dibawah titik jenuh serat yaitu MC 25-30%
4) Conditioning
Jika MC kayu yang diinginkan telah tercapai, maka ruangan kiln dry perlu diberikan kelembaban yang cukup agar saat kayu dikeluarkan mempunyai MC akhir yang lebih rata dan mengurangi kemungkinan terjadinya kerusakan kayu
5) Cooling down
Penyesuaian suhu dalam ruangan dengan suhu udara lingkungan sekitar. Heating , spray, damper ditutup. Fan harus hidup sampai suhu dalam ruangan mencapai 40°C kemudian Fan dapat dimatikan dan kayu dikeluarkan.
c. Pembahanan (forming)
Bagian pembahanan meminta bahan baku dari bagian logistik untuk nantinya dipotong menjadi bentuk yang lebih kecil , penghalusan dua sisi (S2S) dan empat sisi (S4S) serta melakukan pembentukan. Hasil dari bagian (forming) ini adalah berupa bahan jadi. Bagian pembahanan juga bertugas untuk mengecek bahan baku yang diterima dari bagian logistik, misalnya apakah bahan baku yang diterima dari bagian logistik sudah sesuai dengan permintaan pemesan (untuk pintu balcony adalah kayu merbau), apakah ada cacat atau tidak
(58)
commit to user
44
pada kayu, dan sebagainya. Jika setelah dilakukan pengecekan ditemukan hal-hal yang tidak sesuai maka bagian pembahanan juga bertugas melakukan afkir atau tukar pada bagian logistik. Bahan baku yang telah di inspeksi maka disimpan di gudang elemen.
d. Joinery
Setelah dari bagian forming berupa bahan jadi maka dilanjutkan pada bagian joinery. Bagian ini bertugas membuat konstruksi samping yang dapat berupa alur, profil, lubang. Hasil dari joinery adalah elemen siap rakit.
e. Sanding
Setelah pembuatan berbagai konstruksi sampig pada bagian joinery, maka bagian sander bertugas untuk menghaluskan elemen-elemen jadi (siap rakit) tersebut.
f. Assembly
Setelah elemen-elemen produk telah jadi dan siap rakit maka akan masuk dalam area assembly untuk dirakit menjadi komponen-komponen akan dirakit menjadi satu produk.
g. Finishing
Ini merupakan proses akhir setelah komponen dirakit menjadi suatu produk, salah satu contoh mesin di dalam finishing produk pintu adalah mesin laminating yang memerlukan waktu setup 20 menit untuk udar
(59)
commit to user
45 Gambar 3.2
Skema Proses Produksi Pintu Sumber : PT. Indo Veneer Utama, 2012
Buyer
Terima Order
Kayu Gelondongan (Log)
Pembelahan
Saw Mill
Kiln Dry
Forming
Sample Product Joinery
Sanding
Assembling
Finishing (Painting)
QC
Packing
(60)
commit to user
46 8. Strategi Promosi
Promosi yang dilakukan bertujuan untuk mencari buyer baru, cara promosi yang dilakukan PT. Indo Veneer Utama yaitu:
1. Pameran Dagang
PT. Indo Veneer Utama mengikuti kegiatan promosi dengan pameran dagang merupakan salah satu cara dari PT. Indo Veneer Utama untuk memperkenalkan barang kepada buyer di luar negeri. PT. Indo Veneer Utama mengikuti pameran dagang yang diadakan di luar negeri bekerja sama dengan buyer Suncoast Sitra Pte Ltd Singapura, yang diadakan rutin setiap tahun sekali di negara Singapore.
2. Advertising / Periklanan
PT. Indo Veneer Utama menggunakan bentuk periklanan melalui media cetak dengan membuat katalog Produk. Katalog tersebut isinya mencantumkan gambar produk, nama-nama produk dan spesifikasi produk yang di tawarkan. Katalog ini diberikan ketika sedang diadakan pameran dan kepada buyer yang berminat dengan produk yang dihasilkan pada saat datang ke PT. Indo Veneer Utama.
3. Membuat Website
PT. Indo Veneer Utama menggunakan media promosi lewat web. Yang didalamnya berisi deskripsi tentang bagaimana PT. Indo Veneer Utama, sejarah perusahaan, proses produksi, dan juga terdapat foto-foto contoh produk yang di hasilkan oleh PT. Indo Veneer Utama. Web dapat dilihat pada http://www.indoveneer.com/.
(61)
commit to user
47 B. Pembahasan
1. Mekanisme Penyusunan Dokumen Ekspor
a.Purchase Order
Purchase Order (PO) adalah daftar pesanan atas suatu barang dari
pemesan ke supplier. Purchase Order merupakan salah satu jenis surat bisnis yang digunakan para eksportir untuk mengetahui secara detail produk apa saja yang dipesan. Purchase Order berguna untuk mengatasi kesalahan dalam memproduksi pesanan. Pada umumnya PO diterbitkan dalam 3 (tiga) rangkap. Lembar pertama untuk supplier, lembar kedua untuk file purchase dept, dan lembar ketiga untuk
account dept. Divisi account dept harus menerima salinan PO karena
setelah PO diterbitkan, supplier pasti akan menerbitkan Invoice yang akan digunakan untuk menagih pembayaran kepada buyer. Di dalam
Purchase Order harus memuat dengan jelas jenis produk yang dipesan,
jumlah, spesifikasi / permintaan khusus bila ada, tanggal pengiriman, serta yang tidak kalah pentingnya adalah harus mencantumkan nomor PO. Dalam Purchase Order tersebut Javadoor Ltd, biasanya melampirkan design hang tag, packaging, sticker yang berisi logo The
Forest Trust, type pintu, nomer barcode dan dimensi.
b. Surat Perintah Kerja
Surat Perintah Kerja adalah surat perintah untuk mengerjakan produksi pesanan buyer yang berdasarkan pada purchase order yang dipesan oleh buyer. Surat tersebut dibuat oleh divisi PPIC, dimana divisi tersebut yang membuat design produk yang akan dikerjakan.
(62)
commit to user
48 c. Surat Penyerahan Barang (kitir)
Surat Penyerahan Barang atau biasa diberi istilah kitir oleh para staff.
Surat tersebut diserahkan dari satu divisi ke divisi selanjutnya dimana penyerahan surat tersebut dilakukan setelah kegiatan di divisi tersebut telah diselesaikan.
d. Daftar Pallet
Salah satu proses produksi di tahap finishing untuk produk pintu adalah dengan memasang pallet sebelum eksportir melakukan stuffing.
Pallet tersebut dimaksudkan untuk memudahkan menyusun dalam
container agar kapasitas container terisi dengan maksimum. Di setiap satu pallet pintu diberi stiker nomer pallet. Nomer pallet tersebut akan digunakan untuk mengklasifikasikan deskripsi barang yang ditulis dalam Packing List.
e. Shipping Instruction
Shipping Instruction (SI) adalah perintah pengapalan dari eksportir
barang kepada perusahaan Freight Forwarder sebagai perintah untuk mengapalkan barang. Fungsi Shipping Instruction adalah sebagai tanda bukti bahwa agen / pengirim telah melakukan reservasi dan konfirmasi mengenai jenis dan jumlah barang secara rinci kepada pihak Freight
Forwarder. Shipping Instruction ini memuat antara lain :
1) Shipper Pengirim (Nama dan alamat lengkap)
2) Consignee Penerima (Nama dan alamat penerima)
3) Nama lengkap pelabuhan asal keberangkatan
(63)
commit to user
49
5) Requested Routing / Requesting booking
6) Marks and kind of packages (Jumlah total kemasan dan tipe
kemasan)
7) Description of goods (Deskripsi barang)
8) Gross Weight (Berat Kotor)
9) Measurement (Ukuran Panjang, lebar, tinggi)
10)Declared value for customs
11)Insurance amount requested
12)Date / signature
f. Delivery Order
Delivery Order adalah dokumen yang diterbitkan pihak shipping atau
forwarder kepada shipper atau penerima barang sebagai tanda bukti
pengambilan container kosong atau tanda bukti pengiriman barang dari gudang shipper ke UTPK atau warehouse.
h. Surat Pengantar Barang
Surat Pengantar Barang atau biasa disebut surat jalan adalah dokumen yang berfungsi sebagai surat pengantar atas barang yang tercantum di dalamnya yang ditujukan kepada buyer atau penerima yang ditentukan oleh buyer dan mempunyai kekuatan hukum atas legalitas yang diperlukan di jalan raya mulai dari keluar perusahaan sampai memasuki wilayah milik customer sehingga barang dengan quantity,
spesifikasi yang disertai dengan informasi lainnya yang diterima oleh
(64)
commit to user
50
i. Pengantar Ekspor Barang, Nota Penerbitan Ekspor
Pengantar Ekspor Barang (PEB) adalah dokumen pemberitahuan transaksi ekspor barang, yang ditandatangani oleh eksportir untuk disahkan oleh bea cukai. Adapun fungsi dari PEB adalah :
1) Sebagai pencatatan data ekspor
2) Untuk difiatmuatkan leh bea dan cukai agar barang dapat dimuat di atas kapal
3) Sebagai dasar perhitungan pajak
Pemberitahuan Ekspor Barang dibuat oleh eksportir ke Bea dan Cukai. Kemudian Bea dan Cukai memberikan persetujuan ekspor dengan menerbitkan Nota Pelayanan Ekspor. Nota Pelayanan Ekspor tersebut digunakan eksportir sebagai bekal untuk mengangkut empty container dan masuk ke pelabuhan.
j. Certificate of Origin
Surat Keterangan Asal (Certificate of Origin) adalah suatu pernyataan yang ditandatangani untuk membuktikan asal dari barang-barang yang diekspor dan bahwa barang-barang tersebut benar-benar hasil produksi dari negara eksportir.
Surat Keterangan Asal (SKA) diterbitkan oleh Departemen Perindustrian dan Perdagangan Kamar Dagang. Namun untuk PT.
Indo Veneer, pengurusan SKA menggunakan jasa Freight
Forwarder. SKA yang digunakan PT. Indo Veneer Utama adalah
jenis SKA Form A.
(65)
commit to user
51
k. Bill of Lading
Bill of Lading adalah dokumen pengapalan yakni surat yang
membuktikan bahwa barang yang tercantum didalamnya sudah termuat di dalam kapal dan berfungsi sebagai :
1) Bukti tanda penerimaan oleh carrier dari shipper.
2) Bukti kontrak pengangkutan dan penyerahan barang antara
pihak pengangkut dan pengirim.
3) Bukti pemilikan (document of title) yang menyatakan bahwa orang yang memegang B/L adalah merupakan pemilik syah dari barang yang tercantum dalam B/L.
l. Invoice dan Packing List
Invoice sangat esensial dalam perdagangan, sebab di dalam invoice
tercantum data-data tentang nomor perincian tentang barang-barang yang dijual, harga barang-barang, nama dan alamat pembeli, cara pengapalan, nomor post tarif dan sebagainya. Sedangkan Packing List adalah dokumen yang menerangkan uraian barang-barang yang dipak, dibungkus, atau diikat dalam peti, kaleng, kardus dan sebagainya yang fungsinya untuk memudahkan pemeriksaan Bea dan Cukai atau pada waktu pembongkaran di negara tujuan. Nama dan uraian barang yang terdapat di Packing List harus sesuai dengan Invoice. Penerbitan dua dokumen ini setelah buyer
(66)
commit to user
52 Gambar 3.3
Skema Mekanisme Penerbitan Dokumen Ekspor \Sumber : Staff Exim, PT. Indo Veneer Utama
Keterangan :
1. Javadoor Ltd selaku buyer melakukan korespodensi kepada PT. Indo Veneer Utama dengan mengirimkan purchase order kepada
staff marketing PT. Indo Veneer Utama melalui (fax, email, telp,
dll) yang berisi berupa permintaan barang / jenis barang, jenis pengangkutan, cara penyerahan, komoditi, cara pembayaran Bank,
design pintu, design packaging, stiker yang berisi type pintu,
barcode, dimensi, dan logo.
2. Sistem Pembayaran Ekspor yang digunakan PT. Indo Veneer
(67)
commit to user
53
kepada PT. Indo Veneer Utama sebesar 50% . Jika bagian
accounting sudah menerima bukti pembayaran dari Bank, maka
staff accounting mengirimkan email kepada staff exim. Staff Marketing mengemailkan Purchase Order yang berisi spesifikasi pintu yang dipesan oleh Javadoor Ltd kepada staff PPIC.
3. Dari Purchase Order tersebut staff PPIC membuat Surat Perintah Kerja kepada staff Logistik, staff produksi, dan staff Gudang Barang Jadi.
4. Staff Logistik menyiapkan bahan baku produksi dengan memesan
log kayu ke beberapa supplier, seperti PT. Hutan Lestari, PT. Surya Saritama, UD. Wijaya Loka yang terletak di Surabaya Jawa Timur. Kayu yang digunakan adalah jenis kayu meranti, merbau, matoa, kamper, jati, dan lain-lain. Setelah bahan baku telah siap diproduksi maka staff logistik menyerahkan Surat Penyerahan Barang.
5. Divisi Produksi mengerjakan produksi pintu sesuai klasifikasi pintu pesanan Javadoor Ltd. Jika produk telah siap, maka staff produksi membuat Surat Penyerahan Barang kepada Divisi Gudang Barang Jadi.
6. Divisi Gudang Barang Jadi menyusun pintu-pintu yang siap diekspor dengan menggabungkan beberapa pintu yang memiliki dimensi yang sama menjadi satu pallet. Pallet-pallet tersebut kemudian ditulis dalam daftar pallet. Daftar Pallet yang dibuat oleh staff Gudang Barang Jadi kemudian dikirimkan ke staff exim.
(68)
commit to user
54
7. Staff Exim membuat Shipping Instruction dan mengirimkannya via email kepada freight forwarder untuk melakukan booking ruang kapal dan peti kemas. SI dikirim setelah barang ekspor telah siap untuk diekspor dan telah dipacking.
8. Freight Forwarder menerbitkan DO (Delivery Order), DO tersebut
kemudian dikirim ke EMKL untuk pengambilan empty container
(peti kemas kosong). Setelah menerima DO dari Freight
Forwarder, pihak EMKL segera mengambil peti kemas di tempat
penumpukkan peti kemas (DEPO).
9. Staff Gudang Barang Jadi dan Staff Expor Impor melakukan
stuffing. Selama stuffing, staff exim membuat commercial invoice
dan packing list.
10.Container naik ke kapal dan berangkat ke pelabuhan tujuan di Rotterdam, Holland.
11.Setelah kapal berangkat, shipping menerbitkan Bill of Lading
dokumen angkutan atau biaya kapal.
12.Buyer melakukan kewajibannya dengan melunasi 50% sisa
pembayaran yang telah disepakati.
13.Jika EMKL telah mengirimkan PEB, NPE, dan COO melalui jasa
pengiriman barang. Dokumen ekspor yang meliputi Invoice,
Packing List dan Bill of Lading dari shipping dikirim oleh
eksportir kepada buyer dengan mengirimkan soft file dokumen tersebut melalui email. Alasan PT. Indo Veneer Utama menggunakan email sebagai media untuk mengirimkan dokumen
(69)
commit to user
55
ekspor kepada buyer karena email lebih cepat sehingga
menghemat waktu dalam hubungan bisnis.
Berikut ini adalah anatomi dari lembar pertama Invoice PT. Indo Veneer Utama :
(70)
commit to user
56 Gambar 3.4
Invoice PT. Indo Veneer Utama
Sumber : PT. Indo Veneer Utama
Keterangan:
1. Tanggal Invoice
Invoice diatas diterbitkan pada tanggal 18 Februari 2012
2. Nama dan alamat buyer
Nama Importir menurut Invoice di atas adalah Javadoor Ltd, selaku buyer
untuk produk pintu dan kusen dari PT. Indo Veneer Utama yang beralamatkan di Nerine Chamber, PO. BOX 905 Road Town Tortola, British Virgin Islands
3. Nomor Invoice
Nomor Invoice diatas adalah 004/JAVA/2012
4. Makapai Pelayaran, Nomor Container dan Eta
Maskapai Pelayaran yang digunakan PT. Indo Veneer Utama adalah Hecny. Nomor seri container adalah UACU 3107577 nomor seri container pada umumnya terdiri dari 11 digit angka. Sedangkan Eta adalah
Estimation Time of Arrival atau perkiraan tanggal kedatangan kapal yaitu
tanggal 23 Maret 2012
5. Nama Pelabuhan Muat, Nama Pelabuhan Bongkar dan Nama Kapal
Pelabuhan Muat PT. Indo Veneer Utama di Semarang, Indonesia. Sedangkan Pelabuhan Bongkar Javadoor Ltd, adalah di Rotterdam, Holland. Kapal yang digunakan adalah MV. Itha Bhum dan voyage atau
(71)
commit to user
57
yang biasa disingkat dengan V atau Voy merupakan nomor keberangkatan kapal, nomor keberangkatan kapal harus selalu ada di belakang nama kapal.
6. Nomor dari Pembelian (Sales Contract)
Invoice ini adalah gabungan dari beberapa PO. Nomor Kontraknya terdiri dari 1023761, 1023762, 1023763, 1023758
7. Deskripsi barang, Harga satuan barang,
Berdasarkan Invoice diatas, Pintu yang dipesan oleh Javadoor Ltd, penyusunan urutan deskripsi barang diklasifikasikan menurut nomor PO, Di dalam satu nomor PO terdapat beberapa klasifikasi menurut nomor seri dan type pintu yang berbeda. Harga satuan barang disebutkan dengan dua mata uang yang berbeda USD dan Euro, namun karena harga satuan produk dan total harga pada Invoice di atas milik PT. Indo Veneer Utama merupakan rahasia perusahaan, maka penulis memberikan efek blur pada kolom harga satuan dan total harga dalam mata uang Euro dan USD agar harga produk tidak terlihat nominalnya dan tetap terjaga kerahasiaan perusahaan.
Berikut ini adalah contoh anatomi dari lembar pertama Packing List
dengan data yang sama dengan Invoice sebelumnya dari PT. Indo Veneer Utama :
(72)
commit to user
58 Gambar 3.5
Packing List PT. Indo Veneer Utama
(73)
commit to user
59 Keterangan :
1. Tanggal Packing List
Packing List diatas diterbitkan tanggal 18 Februari 2012.
2. Nomor Packing List
Nomor Packing List diatas adalah 004/JAVA/2012.
3. Nama dan Alamat Buyer
Nama buyer untuk Packing List nomor 4 diatas adalah Javadoor Ltd dan beralamatkan di Nerine Chambers PO BOX 905 Road Town Tortola British Virgin Islands.
4. Shipping Company, Nomor Container dan tanggal perkiraan ekspor
Shipping company oleh Hecny dengan Nomor Container UACU 3107577,
sedangkan ukuran container 20’ dan untuk tanggal perkiraan kedatangan kapal atau Estimation Time of Arrival adalah tanggal 23 Maret 2012. 5. Nama Vessel (kapal), Sailing on or about
Kapal yang digunakan MV. Itha Bhum, dengan nomer keberangkatan kapal atau voyage FK111RN Sailing on or about adalah tanggal perkiraan pengapalan, yaitu tanggal 24 Februari 2012.
6. Nama Pelabuhan Muat, Pelabuhan Bongkar, Nomor Bill of Lading (B/L) dan tanggal B/L
Nama Pelabuhan muat yang tertera pada Packing List diatas adalah Semarang, Indonesia dengan tujuan ke Pelabuhan Bongkar di Rotterdam, Holland. Sedangkan nomor B/L NSRG12020053 dan tanggal penerbitan B/L adalah tanggal 24 Februari 2012.
(1)
commit to user
64
kendala diantaranya COO tersebut memakan waktu yang lama dalam proses penerbitan.
b. Kedatangan container dan terbitnya Delivery Order ( D/O ) dari
maskapai pelayaran sering terlambat..
Hal ini merupakan hambatan karena akibat dari D/O yang terlalu sore berakibat empty container tidak bisa diambil oleh trucking di
DEPO pada sore hari, sehingga trucking terlambat untuk
mengambil empty container pada pagi di hari berikutnya dan tiba
di PT. Indo Veneer Utama sudah sore hari ( karena container dari
Semarang ). Sedangkan Container yang datang terlambat juga berdampak pada jadwal stuffing yang tidak sesuai dengan rencana
c. Tidak padunya Shipping Instruction dengan jumlah pintu atau
pallet yang ada di Gudang Barang Jadi
Ketidak cermatan ataupun kesalah pahaman antara pekerja non staff yang memeriksa jumlah pintu dengan staff exim yang membuat Shipping Instruction kerap menjadi hambatan.
(2)
commit to user
(3)
commit to user
66 BAB IV PENUTUP
A. Kesimpulan
Sebagai bagian penutup dari laporan Tugas Akhir mengenai “Mekanisme
Penerbitan Invoice dan Packing List pada PT. Indo Veneer Utama di
Karangnyar” penulis akan menarik kesimpulan dan hasil yang telah dibahas atau dipaparkan dalam Bab III terdahulu, selain itu untuk pembahasan apabila sesuai dapat dipergunakan oleh pihak-pihak yang bersangkutan dari tercapainya dokumen ekspor yang di handlenya dalam rangka meningkatkan kelancaran pengiriman barang ekspor. Dari pembahasan mengenai, maka penulis mengambil kesimpulan bahwa
1. Mekanisme Penerbitan Invoice dan Packing List yaitu dengan
korespodensi, pengiriman purchase order, pembuatan
dokumen-dokumen intern perusahaan, pengiriman Shipping Instruction Booked,
penerbitan delivery order, penerbitan PEB, NPE, COO dan B/L,
pelunasan pembayaran, penerbitan Invoice dan Packing List.
2. Pihak – pihak yang terkait dalam penerbitan Invoice dan Packing List
anatar lain :
a. Eksportir
b. Importir
c. Bank
(4)
commit to user
67
e. Departemen Perindustrian dan Perdagangan
(DESPERINDAG)
f. Bea dan Cukai
g. Perusahaan Asuransi
h. Surveyor
i. Usaha jasa transportasi
3. Hambatan yang dihadapi pada PT. Indo Veneer Utama ketika
melakukan penerbitan Invoice dan Packing List yakni :
a. Pengurusan Certificate of Origin (COO) memiliki banyak
diserahkan kepada EMKL, hal ini terkadang memiliki kendala diantaranya COO tersebut memakan waktu yang lama dalam proses penerbitan.
b. Kedatangan container dan terbitnya Delivery Order ( D/O )
dari maskapai pelayaran sering terlambat..
c. Tidak padunya Shipping Instruction dengan jumlah pintu
atau pallet yang ada di Gudang Barang Jadi
B. Saran
Setelah menyelesaikan penulisan Tugas Akhir dengan judul “Mekanisme
Penerbitan Invoice dan Packing List pada PT. Indo Veneer Utama di
Karangnyar”
1. Dalam hal pembuatan dokumen sebaiknya dibuat sendiri oleh pihak
perusahaan dengan menunjuk staff exim di PT. Indo Veneer Utama
(5)
commit to user
68
dokumen tersebut dibuat melalui jasa perusahaan pelayaran atau EMKL (Ekspedisi Muatan Kapal Laut) yang membutuhkan banyak biaya walaupun dengan pertimbangan memakan waktu yang lebih singkat.
2. Sebaiknya dalam menentukan pemilihan transportasi dengan
mempertimbangkan faktor-faktor berikut ini :
a. Service tetap
Apabila pengiriman barang dilakukan secara berkelanjutan dalam tenggang tetap dan jangka waktu yang lama, maka dianjurkan untuk mencari angkutan berjadwal tetap.
b. Kecepatan waktu angkutan
Apabila atas permintaan pembeli barang diharapkan agar cepat sampai, maka disarankan untuk memilih angkutan dengan waktu tempuh (transit time) yang lebih singkat.
c. Layanan yang baik
Termasuk didalamnya adalah komunikasi dan ketetapan informasi, dokumentasi, layanan purna jual serta senantiasa berupaya untuk menyelesaikan keluhan disamping tentunya penanganan terhadap barang yang dikirim.
d. Biaya angkut
Namun disarankan faktor biaya angkut dijadikan sebagai faktor terakhir guna mendahulukan kepentingan buyer.
3. Untuk mencegah terjadinya permasalahan ketidak paduan Shipping
(6)
commit to user
69
staff Gudang Barang untuk diperkerjakan khusus dalam hal
pengecekkan jumlah pintu dan pallet sebelum membuat daftar pallet
yang nantinya daftar tersebut akan dibuat Shipping Instruction oleh
staff exim, ini dimaksudkan agar tidak terjadi perbedaan jumlah pintu
dan pallet yang kerap terjadi dan menjadi hambatan sebelum proses