BAB 2 LANDASAN TEORI 2.1 HRIS
BAB 2
LANDASAN TEORI
2.1 HRIS
HRIS dapat didefinisikan sebagai suatu sistem terintegrasi yang
digunakan untuk mengumpulkan, menyimpan dan menganalisa informasi
tentang manusia organisasi sumber daya yang terdiri dari database,
komputer aplikasi, perangkat keras dan perangkat lunak yang diperlukan
untuk mengumpulkan, merekam, menyimpan, mengelola, memberikan,
menyajikan dan memanipulasi data untuk fungsi-fungsi sumber daya
manusia (Hendrickson, 2003).
HRIS dapat melakukan sejumlah fungsi dari penyimpanan sederhana
dan komunikasi informasi untuk transaksi yang lebih kompleks. Seiring
kemajuan teknologi, beberapa fungsi HRIS pun ikut terkena impact yang
positif. Sebenarnya HRIS diperuntukan lebih kepada departemen SDM itu
sendiri (Ruel, Bondarouk & Looise, 2004). Tetapi penggunaan/keuntungan
dari HRIS dapat memberikan sejumlah manfaat tidak hanya untuk fungsi
SDM, tetapi juga manajer lini, dan kepada organisasi secara lebih luas
(Parry, 2009).
Penggunaan HRIS dinilai sebagai sebuah kesempatan bagi sumber
daya manusia yang profesional untuk memiliki hubungan strategis dengan
pihak
manajemen
puncak
serta
secara
adminnistratif
&
operatif
berpartisipasi untuk kegiatan organisasi (Sadiq, et al., 2012). HRIS
memungkinkan dan membantu fungsi SDM untuk menjadi lebih efisien dan
7
8
untuk memberikan informasi yang lebih baik dimana hal ini dapat
digunakan sebgagai bahan pertimbangan dalam pengambilan suatu
keputusan (Beadles, Lowery & Johns, 2005).
Sebuah organisasi harus memperlakukan informasi sebagai sumber
daya (resources) ataupun sebagai aset berharga. Hal ini harus diatur,
dikelola dan disebarkan secara efektif dan baik agar sebuah informasi yang
berkualitas dapat berfungsi secara maksimal dan tepat sasaran. Informasi
pada sebuah organisasi dapat mengalir dalam empat arah dasar yakni atas,
ke bawah, horizontal dan luar / ke dalam (Haag & Cummings, 2008).
Dengan mempertimbangkan bahwa ada sejumlah besar arus informasi dalam
organisasi, maka diperlukan suatu usaha untuk memahami pentingnya untuk
mengimplementasikan sistem informasi pada organisasi tersebut.
Singkatnya HRIS adalah sistem yang didesain agar input datanya
berhubungan dengan sumber daya manusia dan outputnya dapat
memberikan data yang efektif yang dapat digunakan untuk pengambilan
keputusan. Menurut Mahdi Mahmoudi pada tahun 2008 berikut beberapa
alasan penggunaan HRIS :
•
Meningkatkan keunggulan kompetitif organisasi.
•
Proses yang kontiniu.
•
Mengembangkan kualitas reporting.
•
Integrasi informasi sumber daya manusia.
2.2 E-Human Resource Management (E-HRM)
Istilah E-HR atau E-HRM pertama kali digunakan pada 1990-an
ketika "E-Commerce" sedang booming pada dunia bisnis (Olivas-Lujan et
9
al., 2007). Pada beberapa literatur, E-HR digunakan bergantian dengan
virtual HRM, HR intranet, web-based HR, computerized Human Resource
Information System (CHRIS), dan HR portal (Ruel et al., 2004).
Menurut Voermans dan Van Veldhoven (2007), E-HRM dapat
didefinisikan secara sempit sebagai dukungan administrasif dari fungsi SDM
pada sebuah organisasi dengan penggunaan teknologi berbasis internet.
Lengnick-Hall dan Moritz (2003) menyarankan penggunaan atas E-HR
untuk melakukan bisnis transaksi (dan HRM khususnya) dengan
penggunaan Internet bersama-sama dengan teknologi lainnya. Ruel et al.
pada tahun 2004 dan 2007 mendefinisikan bahwa E-HRM adalah suatu cara
untuk menerapkan strategi, kebijakan, dan praktik SDM dalam sebuah
organisasi melalui dukungan dengan penggunaan penuh teknologi berbasis
web.
2.3 Cloud Computing
Cloud computing adalah sebuah model yang memungkinkan akses
dimanapun (dengan koneksi internet), tingkat kenyamanan yang tinggi, dan
on-demand akses kepada sumber daya komputasi yang dapat dengan mudah
dikonfigurasi (misalnya, jaringan, server, penyimpanan (storage), aplikasi,
dan layanan) yang dapat dengan cepat ditetapkan dan dirilis dengan upaya
manajemen atau interaksi dengan penyedia layanan yang minimal.
Model cloud terdiri dari lima karakteristik penting, tiga model
layanan, dan empat model deployment (Mell & Grance, 2011). Menurut
KPMG cloud computing merupakan masa depan dari dunia bisnis, yang saat
10
ini digunakan oleh kebanyakan organisasi di seluruh dunia (Vanhegan S.,
2013).
2.3.1 Karakteristik Cloud Computing (Bhadauria R, et al., 2012):
On-demand
self-service.
Pelanggan
dapat
secara
sepihak
(uniletarally) memiliki kemampuan komputasi, seperti setting waktu
server dan penyimpanan jaringan, sesuai kebutuhan secara otomatis tanpa
memerlukan adanya interaksi manusia pada masing-masing penyedia
layanan.
Broad network access. Kemampuan yang tersedia melalui jaringan
dan diakses melalui mekanisme standar yang mengijinkan penggunaan
oleh beberapa platform yang heterogen esperti thin client atau thick client
(misalnya, ponsel, tablet, laptop, dan workstation).
Resource pooling. Resource dari penyedia dikumpulkan untuk
memberikan
pelayanan
(service)
pelanggan
dengan
beberapa
menggunakan model multi-rental, dimana sumber daya fisik dan virtual
yang berbeda ditetapkan secara dinamis dan dapat dipindahkan sesuai
dengan permintaan pelanggan. Pelanggan memiliki kebebasan dalam hal
menentukan lokasi dimana pada
umumnya pelanggan tidak memiliki
kontrol atau pengetahuan atas lokasi yang tepat dari sumber daya yang
disediakan, namun pelanggan mungkin dapat menentukan lokasi pada
tingkat yang lebih tinggi dari abstraksi (misalnya, negara, negara bagian,
atau datacenter).
Contoh sumber daya mencakup
pengolahan, memori, dan bandwidth jaringan.
penyimpanan,
11
Rapid elasticity. Kemampuan yang elastis yang artinya kemampuan
ini dapat beradaptasi sesuai dengan permintaan pelanggan, dalam beberapa
kasus setting dapat dikonfigurasi secara otomatis, dan untuk skala lebih
cepat dapat disesuaikan dengan permintaan. Untuk konsumen, akses yang
tersedia untuk melakukan perubahan terhadap sistem menjadi sering
muncul dan tidak terbatas sehingga dapat disesuaikan sesuai keinginan
pelanggan setiap saat.
Measured service. Sistem Cloud otomatis
mengontrol dan
mengoptimalkan penggunaan resources dengan memanfaatkan fitur
capability metering pada beberapa tingkat abstraks yang dapat disesuaikan
dengan jenis layanan (misalnya, penyimpanan, pengolahan, bandwidth,
dan account pengguna aktif). Penggunaan resources dapat dipantau,
dikendalikan, dan dilaporkan sehingga akan memberikan transparansi bagi
penyedia dan konsumen mengenai informasi terkait layanan digunakan.
2.3.2 Model layanan Cloud Computing :
Software as a Service (SaaS). Menurut Bhat et al tahun 2010 SaaS
Kadang-kadang disebut sebagai "software on demand," merupakan
software yang didistribusikan melalui internet. Dengan SaaS, penyedia
lisensi aplikasi dapat melayani pelanggan dengan jenis layanan yang
bersifat on demand baik melalui metode berlangganan (rental), model
"pay-as-you-go", atau tanpa biaya apapun. Pendekatan untuk pengiriman
aplikasi merupakan bagian dari utility computing model dimana semua
teknologi ini berbentuk "cloud" yang diakses melalui Internet. Pendekatan
adalah pendekatan dimana data disimpan secara permanen di remote
12
server dan diakses melalui Internet dengan cache yang bersifat sementara
pada perangkat keras klien yang dapat berupa desktop, tablet komputer,
notebook, perangkat genggam, ponsel, dll, hal ini dikenal dengan Software
sebagai Service (SaaS).
Platform as a Service (PaaS). Kemampuan yang diberikan kepada
konsumen adalah untuk utilisasi atas infrastruktur cloud yang disediakan
oleh penyedia layanan yang dapat digunakan untuk berbagai keperluan
seperti programming, penyimpanan data, dan lain-lain. Konsumen
mempunyai akses untuk mengelola atau mengendalikan infrastruktur
cloud yang basic termasuk jaringan, server, sistem operasi, atau
penyimpanan, namun memiliki kontrol atas aplikasi yang digunakan dan
control atas pengaturan konfigurasi untuk environment dari hosting
application.
Infrastruktur as a Service (IaaS). Kemampuan yang diberikan
kepada konsumen adalah proses penyediaan, penyimpanan, jaringan, dan
sumber daya komputasi yang mendasar dimana konsumen dapat
menyebarkan dan menjalankan perangkat lunak dengan full access,
dimana hal ini dapat mencakup sistem operasi dan aplikasi. Konsumen
tidak mengelola atau mengendalikan infrastruktur cloud yang basic namun
memiliki kontrol atas sistem operasi, penyimpanan, termasuk aplikasi
yang digunakan, dan kontrol terbatas atas komponen jaringan (misalnya,
firewall host) (Bhadauria R, et al., 2012) (Mell & Grance, 2011).
13
Berikut perbandingan infrastruktur beberapa jenis cloud vs onpremises menurut Sasko Ristov, Marjan Gusev and Magdalena Kostoska
pada tahun 2012 :
Gambar 0.1. Perbandingan layanan cloud computing vs On-Premises.
2.3.3 Deployment Model:
Private Cloud. Private cloud adalah model yang diperuntukan
kepada penggunaan eksklusif oleh satu organisasi yang terdiri dari
beberapa konsumen (misalnya, unit usaha). Hal ini dapat dimiliki,
dikelola, dan dioperasikan oleh organisasi itu sendri, ataupun kepada pihak
ketiga. Private cloud memberikan pengguna akses yang cukup bebas
terhadap cloud itu sendiri, tingkat keamananpun dapat diset sesuai
kebutuhan organisasi (Bhat, M, A, et al., 2010).
Public Cloud. Infrastruktur dari model ini adalah model yang
diperuntukan kepada penggunaan terbuka oleh masyarakat umum. Biasana
dikenal dengan istilah “off-premises” karena layanan disediakan oleh
pihak ketiga. Public cloud pada umumnya dihosting diluar infrastruktur
organisasi, hal ini bertujuan untuk mengurangi resiko dan biaya. Public
14
cloud bukan berarti data pribadi organisasi dapat diakses oleh siapapun,
pada umumnya vendor akan menyediakan hak akses kontrol bagi para
pengguna (Bhat, M, A, et al., 2010).
Hybrid cloud. Infrastruktur dari model ini adalah model yang
menggabungkan dari dua infrastruktur cloud yang berbeda (private &
public) namun tetap merupakan suatu entitas yang unik, namun tetap
mempunyai hubungan dengan teknologi standar atau kepemilikan yang
memungkinkan akses data dan aplikasi (misalnya, cloud bursting untuk
load balancing antar cloud).
2.4 HRIS Tipe SaaS
Menurut Affinity salah satu perusahaan consulting HR bahwa
perusahaan di seluruh dunia telah menyadari nilai software HRM dalam
mengelola departemen HR mereka. Setengah dari pendapatan dari pasar
software 9,5 miliar USD HRM dalam HRIS aplikasi jenis suite, yang berarti
perusahaan
secara
aktif
menginginkan
software
yang
terintegrasi
dibandingkan stand alone software. (sumber : http://affinityes.com.au/hrissaas-is-rapidly-growing).
Porsi revenue dari jenis aplikasi HRIS yang on-premises, dimana
perusahaan harus membeli lisensi dan perangkat lunak yang diinstal pada
sistem mereka. Sistem perlu dikonfigurasi untuk memenuhi kebutuhan
perusahaan dan perusahaan juga akan harus membayar biaya maintenance
untuk mendukung keberlangsungan dari sistem tersebut.
Meskipun ada banyak keuntungan untuk HRIS sistem on-premises,
tipe ini juga memiliki beberapa kelemahan. Pengaturan awal dan konfigurasi
15
perangkat lunak memerlukan waktu yang tidak pendek. Untuk sebuah
perusahaan yang memiliki beberapa lokasi, implementasi perangkat lunak di
setiap lokasi akan memakan waktu tambahan. Bisa dibayangkan berapa
banyak waktu yang dibutuhkan bagi perusahaan yang secara global untuk
mengimplementasikan sebuah sistem, belum lagi berapa banyak uang yang
harus mereka keluarkan untuk membayar biaya lisensi dan maintenance.
Ini adalah beberapa alasan mengapa HRIS SaaS bertumbuh pada
tingkat yang lebih cepat daripada pasar HRIS secara keseluruhan. Banyak
perusahaan yang menyadari manfaat SaaS dan lebih condong ke arah
penerapan ini dibandingkan dengan cara implementasi application onpremises.
SaaS HRIS menyediakan semua fungsi on-premis software, tetapi
dengan beberapa keuntungan utama:
Fast Implementation - Sebagai akses ke HRIS SaaS
berbasis internet, software tersebut sudah bangun dan
berjalan. Sebuah perusahaan tidak lagi perlu menghabiskan
terlalu banyak waktu mengkonfigurasi perangkat lunak dan
mengimplementasikannya.
Perusahaan
global
dapat
memiliki
mereka
seluruh
dunia
semua
lokasi
di
menggunakan perangkat lunak dalam jumlah yang sangat
kecil
waktu.
On-Premise
Implementation
biasanya
membutuhkan waktu 3-9 bulan untuk menyelesaikan suatu
implementasi (tergantung tingkat kesulitan) namun HRIS
16
SaaS bisa mempersingkat waktu implementasi menjadi 1 –
2 bulan.
Automatic Software Upgrades - Tidak seperti sistem onpremises dimana sebuah perusahaan sangat bergantung
pada produsen perangkat lunak untuk menyediakan
upgrade, dengan SaaS HRIS, sebuah perusahaan tidak lagi
perlu khawatir tentang software upgrade. Penyedia SaaS
mengakomodir semua tanggung jawab untuk memastikan
bahwa perangkat lunak yang up to date dengan upgrade
terbaru.
Mengurangi biaya dalam infrastruktur TI - Ketika sebuah
perusahaan memiliki software HRIS yang bersifat onpremises, maka perusahaan juga perlu untuk berinvestasi
dalam
komputer,
server,
dan
tenaga
kerja
untuk
memastikan bahwa sistem berfungsi dengan baik. Biaya
investasi tersebut bisa sangat besar tergantung dari skala
perusahaan. Dengan SaaS HRIS, perusahaan tidak perlu
mengeluarkan biaya tambahan untuk infrastruktur TI
mereka. Biaya pemeliharaan sistem semua ditangani oleh
penyedia SaaS.
Pertumbuhan pendapatan tingkat HRIS sistem SaaS menunjukkan
bahwa perusahaan-perusahaan di seluruh dunia telah mulai mengenali
kenyamanan jenis layanan ini. Mereka tidak hanya menghemat banyak
uang dalam investasi IT, lisensi perangkat lunak infrastruktur dan
17
perkembangan (updates), mereka memiliki HRIS yang cukup kuat untuk
memenuhi kebutuhan mereka. Sistem HRIS dapat diimplementasikan di
lebih cepat dibandingkan dengan waktu yang dibutuhkan untuk
menerapkan sistem on-premises, dan maintenance sistem menjadi
tanggung jawab penyedia layanan SaaS. Pertumbuhan HRIS sistem SaaS
sangatlah menakjubkan karena banyak perusahaan lebih telah mulai
menyadari manfaatnya.
2.5 Keterbatasan HRIS berbasis Web
Personel SDM perlu menyadari bahwa ada beberapa keterbatasan saat
teknologi web digunakan untuk penyokong HRIS. Mirip dengan kebanyakan
usaha e-bisnis, keamanan informasi employee pada sistem SDM merupakan
prioritas utama. Organisasi yang serius dalam penggunaan internet
mendukung ataupun mengelola SDMnya maka mereka harus mengevaluasi
masalah-masalah seperti otentikasi, keamanan, akses aturan, dan jejak audit
yang terkait dengan jaringan penyedia layanan, server, dan aplikasi
(Karakanian, 2000).
Di sisi lain bisa ada konsekuensi yang tidak diinginkan dan tak terduga
dalam implementasi HRIS. Konsekuensi yang tidak diinginkan salah satu
contohnya adalah untuk meningkatnya kuantitas pelamar pekerjaan namun
terjadi penurunan kualitas pelamar dalam e-recruitment (Strohmeier, 2009).
Hal ini perlu disadari agar pengguna dapat menyadari resiko yang dihadapi
ketika penggunaan sistem berlangsung dan dapat mengatisipasinya dengan
baik.
18
Salah satu aspek penting lain dari implementasi HRIS berbasis web
adalah tingkat kepuasan pengguna, banyak hal yang dapat mengakibatkan
kualitas kepuasan pengguna yang rendah antara lain, kualitas aplikasiyang
buruk, kurangnya level expertise dari konsultan, tidak sesuainya hasil
aplikasi dengan harapan pengguna, dan lain-lain. Oleh sebab itu hal ini
sering disarankan sebagai indikator keberhasilan implementasi dari sebuah
system informasi.
Banyak peneliti empiris IS telah menganggap kepuasan pengguna
sebagai faktor penting keberhasilan sebuah implementasi IS, hal ini
merupakan ukuran yang paling akurat terhadap kesuksesan proyek sistem
informasi karena penerapannya dan kemudahannya dalam penggunaan.
Dalam beberapa literatur karakteristik ini telah menjadi elemen inti pada
faktor-faktor kepuasan pengguna yang didefinisikan sebagai sikap bahwa
pengguna mendukung ketersedian dari sebuah sistem informasi (Shibly,
2011).
2.6 Resiko dan Kesiapan HRIS Cloud Computing
Sistem Cloud sering berbeda dari infrastruktur IT tradisional yang
dibentuk oleh perusahaan itu sendiri karena mereka biasanya layanan ini
disediakan oleh pemasok pihak ketiga, sehingga perusahaan tidak memiliki
banyak kontrol atas sistem cloud karena mereka akan melalui infrastruktur
IT mereka sendiri.
Untuk alasan ini, cloud computing dapat menimbulkan resiko baru
untuk keamanan informasi perusahaan. Sebagai contoh, akan sulit untuk
menelusuri sejarah browsing web seorang karyawan yang mengakses
19
internet dalam cloud (karena mungkin akan mengakses email berbasis web
untuk memindahkan dokumen keluar lingkungan cloud), dan sering
mungkin dengan lingkungan cloud sang karyawan dapat mengambil data
dan memperbanyak atau mengcopy menjadi data pribadi (Vanhegan S.,
2013).
Mengapa hal ini dapat mempengaruhi HR? Bagi perusahaan
mempertimbangkan untuk pindah ke sistem berbasis cloud (atau bagi
mereka yang baru saja melakukannya) oleh sebab itu sangat penting bagi tim
HR mereka untuk memastikan kebijakan staf IT yang cukup untuk
melindungi perusahaan diera cloud terhadap resiko karyawan menghapus
informasi perusahaan untuk tujuan tidak sah (Vanhegan S., 2013).
Sebagai langkah pertama, HR harus duduk dengan tim IT untuk
memastikan bahwa mereka memahami teknologi dan apa yang terlibat
dengan sistem cloud tertentu yang perusahaan menggunakan atau dapat
menggunakan. Jika setelah didiskusikan ternyata mengungkap resiko yang
potensial maka hal ini dapat mempengaruhi keputusan perusahaan terhadap
layanan cloud yang akan dipilih (Vanhegan S., 2013).
Idealnya, bisnis harus mulai dengan menerapkan pembatasan berbasis
teknologi pada staf apa saja yang bisa dilakukan. Sebagai contoh, adalah
satu hal untuk memberitahu staf bahwa mereka tidak dapat mengirim email
pekerjaan account email pribadi mereka tanpa izin, namun akan jauh lebih
mudah untuk mencegah lalu lintas email dengan menggunakan teknologi
20
Beralih ke buku pegangan staf, HR juga harus memeriksa apakah
pertanyaan berikut ini tercakup secara memadai dalam setiap kebijakan IT:
•
Apakah kebijakan IT membuat jelas bahwa email dan internet
dan umum aktivitas IT di tempat kerja dapat dipantau?
•
Ketika perusahaan akan menggunakan cloud
untuk semua
infrastruktur IT atau hanya sebagian aplikasi.
•
Apakah
perusahaan
memungkinkan
karyawan
untuk
mengakses webmail pribadi di tempat kerja? Apakah akses
diperbolehkan dalam atau di luar cloud?
•
Apakah staf diizinkan untuk email sendiri ke account pribadi
mereka, misalnya untuk memfasilitasi pekerjaan di luar kantor?
•
Apakah
perusahaan
memungkinkan
karyawan
untuk
mengakses sistem penyimpanan cloud, seperti Dropbox, di
tempat kerja? Apakah perusahaan memungkinkan karyawan
untuk menaruh informasi perusahaan ke dalam sistem tersebut?
•
Apakah karyawan dapat menggunakan perangkat pribadi untuk
tujuan kerja misalnya, laptop atau komputer tablet, untuk login jarak jauh?
Hal ini juga penting bahwa kebijakan IT yang jelas tentang apa yang
bisa dan tidak bisa mengenai akses informasi dan properti perusahaan,
dimana hal ini secara eksplisit mencakup dokumen softcopy (Vanhegan S.,
2013).
Pada akhirnya ketika perusahaan siap untuk memungkinkan karyawan
untuk menggunakan webmail pribadi dan sistem penyimpanan coud pribadi
21
di tempat kerja, untuk meminimalkan risiko penggunaan tidak sah dari
informasi perusahaan, kebijakan tersebut harus diperjelas bahwa tidak boleh
mempergunakan informasi perusahaan untuk tujuan pribadi tanpa ijin, atau
mereka harus digunakan, mengirim atau menyimpan informasi perusahaan
di luar perusahaan (Vanhegan S., 2013).
Akhirnya, kebijakan IT juga harus didukung oleh up-to-date dan
klausa kerahasiaan perusahaan properti dalam kontrak kerja perusahaan.
Dengan kemungkinan baru bahwa cloud computing menimbulkan
untuk perusahaan, sangat penting bahwa bisnis memperbarui kebijakan TI
dan kontrak kerja untuk membantu melindungi perusahaan dari pencurian
karyawan (Vanhegan S., 2013).
2.7 Information Technology Consulting
Information Technology consulting (atau biasa yang disebut dengan IT
Consulting, Computer Consultancy, and IT Advisory, etc) adalah bidang
ilmu yang berfokus kepada pemberian nasihat terhadap suatu bisnis atas
bagaimana sebuah teknologi informasi dapat digunakan untuk membantu
bisnis dalam mencapai tujuannya. Selain memberikan saran, konsultan TI
sering memperkirakan, mengelola, melaksanakan, menyebarkan, dan
mengelola sistem IT atas nama bisnis, yang dikenal sebagai Outsourcing.
2.7.1 4 Prinsip Dasar
•
Fokus pada relasi: mendapatkan pengertian secara mendalam atas
keinginan dan harapan pelanggan, organisasi mereka dan para
stakeholder.
22
•
Mendefinisikan peran secara jelas : definisi secara jelas dari peran
dan tanggung jawab antara pelanggan, para stakeholder dan tim
konsultan.
•
Visualisasi kesuksesan : membantu pelanggan untuk melihat akhir
dari project pada saat project di mulai.
•
Konsultant memberikan saran pelanggan yang memutuskan :
pelanggan
merupakan
pilihan
terbaik
untuk
menentukan
keputusan.
2.7.2 Kendala & Persyaratan
Setelah pemilik bisnis mendefinisikan kebutuhan untuk membawa
bisnis ke tingkat berikutnya, seorang pengambil keputusan akan menentukan
ruang lingkup, biaya dan waktu-frame proyek. Peran perusahaan konsultasi
IT adalah untuk mendukung dan memelihara perusahaan dari awal proyek
sampai akhir, dan menyelesaikan proyek tidak hanya dalam waktu, ruang
lingkup dan biaya tetapi juga berfokus atas kepuasan pelanggan yang baik
(Schwalbe, K., 2005). Berikut beberapa hal yang harus diperhatikan:
•
Perencanaan ruang lingkup proyek : Masalah yang biasa dihadapi
adalah bahwa pemilik bisnis (pelanggan) tidak mengetahui detail
dari apa hasil proyek ini sampai proses dimulai. Dalam banyak
kasus, penambahan usaha ataupun ruang lingkup dalam beberapa
proyek dapat menyebabkan kerugian keuangan yang signifikan.
•
Proses bisnis dan desain sistem : Ruang lingkup proyek ini terkait
erat dengan proses bisnis yang diharapkan dan sistem yang akan
dihasilkan oleh proyek tersebut. Terlepas dari apakah proyek ini
23
adalah
untuk
menghasilkan
berbagai
produk
baru
atau
menghentikan proses bisnis yang tidak menguntungkan, perubahan
akan memiliki beberapa dampak pada proses bisnis dan system
organisasi. Pendokumentasian atas proses bisnis dan persyaratan
system (system requirement) adalah sebagai dasar scope proyek
sebagai panduan rencana akan untuk menetapkan biaya dan
pembatasan ruang lingkup.
•
Dukungan manajemen proyek: Proyek-proyek bisnis yang paling
sukses adalah proyek-proye yang didukung dengan individu yang
memiliki kewenangan, visi dan pengaruh untuk mendorong
perubahan yang penting dalam bisnis. Hal ini sangat tidak mungkin
bahwa pemilik bisnis (pengambil keputusan atau serupa) akan
menyadari kebutuhan atas suatu perubahan kecuali salah satu dari
individu ini menginformasikan kepada sang owner. Namun, peran
pemimpin proyek biasanya membutuhkan pengalaman yang
signifikan dan keterampilan yang biasanya tidak ditemukan di
dalam sebuah perusahaan yang berfokus pada operasional seharihari. Karena beberapa persyaratan ini oleh sebab itu dalam proyekproyek perubahan / program bisnis yang lebih signifikan, para
konsultan sering dicari dari perusahaan-perusahaan yang dapat
membawa keterampilan khusus yang ditetapkan untuk membantu
perusahaan melakukan perubahan yang diinginkan demi memenuhi
kebutuhan bisnis. (Sumber : www.wikipedia.org)
24
2.8 Value Chain
Value Chain untuk perusahaan berjenis layanan (services) proses pada
perencanaan bisnis ini terdiri dari aspek Primary dan Supporting (Gabriel,
2006).
Gambar 0.2. Value Chain for Services (VACSE) (Sumber : Gabriel, 2006)
Primary Attributes
1. Service Design
Penyedia layanan harus sangat yakin benefit yang dibeli oleh
pelanggan. Ini adalah Kegiatan penting dalam value chain. Tidak ada
keraguan bahwa sekali ada desain yang buruk maka akan ada
ketidakpuasan pelanggan. Merancang layanan lebih rumit daripada
merancang suatu produk fisik. Dalam produk fisik, mudah untuk
menggunakan formula, pengukuran dll sedangkan dalam produk jasa, ada
kebutuhan untuk memahami sifat target pasar dan seberapa sensitif adalah
pelanggan dengan kualitas dibandingkan dengan harga.
25
Karya desain seharusnya berorientasi pelanggan. Karena itu saya
menyarankan bahwa ada kebutuhan untuk riset pasar yang baik untuk
mendahului pekerjaan merancang. Siklus hidup produk untuk layanan
berubah sangat cepat. Ini merupakan design yang dibutuhkan untuk
menjadi sensitif dan adaptif untuk perubahan pada pasar.
Dalam setiap kasus, para pemilik usaha harus menjadi seinovatif
mungkin. Mereka seharusnya tidak hanya akan menemukan lebih banyak
pelanggan untuk produk yang sudah ada tetapi juga menjual lebih banyak
produk untuk yang ada dan calon pelanggan. Dalam kegiatan merancang
maka akan ditemui pertanyaan tentang harga dari sebuah produk.
Perancangan harga sangat penting karena ketika hal ini tidak
dilakukan dengan benar maka dapat membahayakan investor atau nasabah.
Oleh karena itu, ada kebutuhan untuk memastikan bahwa harga yang tepat
diperuntukan untuk produk yang tepat pula sehingga keseimbangan
diperoleh. Harus ada strategi harga yang jelas untuk mengakomodir hal ini
Sektor manufaktur, di industri jasa tidak memiliki bahan baku
langsung. Ide, informasi, tempat, peristiwa, kepribadian, ekuitas merek,
dll, merupakan aspek utama untuk menjadi diperhitungkan ketika
merancang produk-layanan. Layanan adalah tentang persepsi, sehingga
desain harus diarahkan untuk meyakinkan pelanggan bahwa mereka akan
bisa sepenuhnya puas dengan apa yang mereka dapatkan.
2. Knowledge Management
26
Manajemen Pengetahuan memiliki dua sisi, seperti koin. Satu sisi dari
koin adalah tentang bagaimana penyedia layanan mengetahui kebutuhan
rumit pelanggan tersebut. Sisi lain dari koin adalah tentang bagaimana
pelanggan mengetahui (knowledgable) tentang tipe layananan yang dia
perlukan dan perlu di deliver kepada pelanggan.
3. Delivery System Management
Dalam industri manufaktur, sistem pengiriman sederhana, jelas dan
langsung. Hal ini dapat menjadi pra-direncanakan dan digunakan sebagai
Blue Print. Ini sekarang, dan akan pernah terjadi di industri jasa.
Mengingat
beberapa
karakteristik
layanan;
(perishability
and
inseparability) tahan lama dan tidak terpisahkan, jelas bahwa, pelanggan
tidak bisa menyetok layanan untuk penggunaan masa depan, mereka juga
tidak bisa terpisah dari si penyedia layanan.
4. Moment of truth
Terkadang terdapat perbedaan persepsi antara penyedia layanan
dan pelanggan, mungkin penyedia layanan Penyedia layanan harus
memastikan impresi yang didapat oleh pelanggan bernilai baik, merasa
sudah melayani dengan baik namun sebaliknya pelanggan belum puas
dengan layanan yang sudah ada, oleh sebab itu diperlukan encounter
antara penyedia layanan dan pelanggan untuk meluruskan persepsipersepsi yang salah.
5. Service Competition Management
27
Kompetisi harus selalu tersedia untuk menciptakan situasi bahwa
pelanggan mempunyai kekuatan untuk memilih diantara para penyedia
layanan. Hal ini akan menstimulate para penyedia layanan untuk lebih
inovatif dan tidak pernah berhenti untuk mengembangkan layanannya.
Support Attributes
1. People
Berbeda dari produk, service bentuknya tidak berwujud dan harus
selalu disediakan dan digunakan secara bekesinambungan. Value dari
orang-orang yang bekerja pada sistem services delivery, pemilihan orang
yang tepat dapat memberikan value pada produk layanan yang di deliver
2. Process Information
Penyedia layanan harus memiliki pengetahuan yang baik tentang
bagaimana layanan itu di ciptakan dan di sampaikan kepada
pelanggan. Oleh sebab itu aspek komunikasi dan strategi memiliki
peranan penting dalam penyampaian informasi. Proses information
adalah segala sesuatu tentang natura dari value creation dan delivery
system. Karena pelanggan tidak bisa melihat sebuah layanan maka
kepercayaan terhadap layanan terletak pada bagaimana informasi
tersebut di sampaikan oleh penyedia layanan tentang keseluruhan
bisnis proses dari layanan tersebut.
3. Physical Aspect (Customer Service)
Merupakan satu satunya physical appearance dalam penyedia
layanan terhadap layanan yang ditawarkan.
28
4. Punctuality & Reliability
Dalam industri jasa, Ketepatan waktu adalah sangat penting. Hal
ini untuk mengatakan bahwa waktu adalah fungsi kualitas pelayanan
dalam industri jasa. Aspek waktu memiliki signifikan mengingat nilai
yang melekat pada layanan pelanggan. Selain menjadi tepat
waktu,reliabilitas juga diperlukan. Keandalan menunjukkan tingkat
konsistensi dan jaminan bahwa sistem pemberian pelayanan akan
memberikan apa yang telah dijanjikan kepada pelanggan.Perananan IT
sangat dibutuhkan dalam proses memberikan informasi yang cepat dan
tepat.
2.9 SWOT Analysis
Analsis SWOT adalah metode perencanaan strategis yang digunakan
untuk mengevaluasi kekuatan (strengths), kelemahan (weaknesses), peluang
(opportunities), dan ancaman (threats) dalam suatu proyek atau suatu
spekulasi bisnis. Keempat faktor itulah yang membentuk akronim SWOT
(strengths, weaknesses, opportunities, dan threats). Proses ini melibatkan
penentuan tujuan yang spesifik dari spekulasi bisnis atau proyek dan
mengidentifikasi faktor internal dan eksternal yang mendukung dan yang
tidak dalam mencapai tujuan tersebut.
Analisis SWOT dapat diterapkan dengan cara menganalisis dan
memilah berbagai hal yang mempengaruhi keempat faktornya, kemudian
menerapkannya dalam gambar matrik SWOT, dimana aplikasinya adalah
bagaimana kekuatan (strengths) mampu mengambil keuntungan (advantage)
dari peluang (opportunities) yang ada, bagaimana cara mengatasi kelemahan
29
(weakness)
yang
mencegah
keuntungan
(advantage)
dari
peluang
(opportunities) yang ada, selanjutnya bagaimana kekuatan (strengths)
mampu menghadapi ancaman (threats) yang ada, dan terakhir adalah
bagaimana cara mengatasi kelemahan (weaknesses) yang mampu membuat
ancaman (threats) menjadi nyata atau menciptakan sebuah ancaman baru.
Teknik analisis SWOT yang digunakan adalah sebagai berikut :
Analisis Internal :
•
Analisis Kekuatan (Strenght)
Setiap perusahaan perlu menilai atau mengkaji keunggulan dan
kekuatan yang dimiliki perusahaan. Penilaian tersebut dapat
didasarkan pada beberapa faktor-faktor seperti teknologi,
sumber daya finansial, kemampuan kemanufakturan, kekuatan
pemasaran, dan basis pelanggan yang dimiliki.
•
Analisis Kelemahan (Weakness)
Merupakan keadaan perusahaan dalam menghadapi pesaing
mempunyai keterbatasan dan kekurangan. Yang dimaksud
ialah keterbatasan atau kekurangan dalam hal sarana dan
prasarana yang tidak dimiliki, kemampuan manajerial yang
rendah, keterampilan pemasaran yang tidak sesuai dengan
tuntutan pasar, produk yang tidak atau kurang diminta oleh
para pengguna atau calon pengguna dan tingkat perolehan
keuntungan yang kurang memadai.
Analisis Eksternal:
•
Analisis Peluang (Opportunity)
30
Analisis peluang adalah suatu kesempatan untuk yang dapat
mendorong seseorang untuk memulai usaha.
•
Analisis Ancaman (Threats)
Ancaman
adalah
suatu
kecenderungan
atau
suatu
perkembangan yang tidak menguntungkan dalam lingkungan
yang akan menyebabkan kemerosotan kedudukan perusahaan.
Ancaman merupakan kebalikan pengertian peluang. Dengan
demikian dapat dikatakan bahwa ancaman adalah faktor-faktor
lingkungan yang tidak menguntungkan suatu satuan bisnis.
Jika tidak diatasi, ancaman akan menjadi ganjalan untuk bisnis
yang sedang berjalan atau baru dibangun.
Sedangkan pengertian SWOT menurut salah satu pakar SWOT
Indonesia, yaitu Freddy Rangkuti. Kurang lebih seperti ini : “Analisa SWOT
adalah identifikasi berbagai faktor secara sistematis untuk merumuskan
strategi perusahaan. Analisa ini didasarkan pada hubungan atau interaksi
antara unsur-unsur internal, yaitu kekuatan dan kelemahan, terhadap unsur
unsur eksternal yaitu peluang dan ancaman”.
Diagram dari analisis SWOT dikemukakan oleh Rangkuti (2008 : 19)
dapat dilihat pada gambar 1 dibawah ini :
31
Gambar 0.3. Diagram Analisis SWOT
Kuadran I :
Pada kuadran I ini perusahaan sangat diuntungkan
dengan berbagai peluang dan kekuatan yang dimiliki, sehingga dapat
memanfaatkan peluang yang ada. strategi yang harus digunakan didalam
kuadran ini adalah dengan mendukung kebijakan pertumbuhan yang agresif
(Growth oriented strategy).
Kuadran II :
Pada situasi ini meskipun perusahaan dihadapkan
dengan berbagai ancaman, perusahaan masih memiliki kekuatan dari segi
internal. Strategi yang harus diterapkan perusahaan
adalah dengan
menggunakan kekuatan internal perusahaan untuk memanfaatkan peluang
jangka panjang dengan cara strategi diversifikasi (produk/pasar).
Kuadran III :
Situasi yang ada didalam kuadran ini adalah disatu
sisi perusahaan menghadapi peluang pasar yang besar, tetapi perusahaan
juga menghadapi beberapa kendala berupa kelemahan internal. Dan yang
menjadi fokus utama strategi dari perusaahan adalah untuk meminimalkan
masalah-masalah internal perusahaan sehingga dapat merebut peluang pasar
yang lebih baik. Misalnya, Perusahaan Apple menggunakan strategi
32
peninjauan kembali teknologi yang telah digunakan yakni dengan cara
menawarkan produk-produk baru dalam industri mikro komputer.
Kuadran IV :
Situasi pada kuadran ini merupakan situasi yang
paling tidak menguntungkan, karena perusahaan mengalami berbagai
ancaman dari luar dan juga terdapat kelemahan pada internal perusahaan.
2.10 TOWS Analysis
Menurut Shahzad Trading & Consulting FZE analisa SWOT akan
menjadi sia-sia jika tidak dilanjutkan dengan mengaplikasikan analisa
TOWS dimana kekuatan (Strength) yang digunakan untuk memanfaatkan
peluang (Opportunity) untuk melawan ancaman (Threat), dan kelemahan
(Weakness) sedaya upaya diminimalkan dengan menggunakan peluang
(Opportunity) dan bersama-sama kelemahan (Weakness) dan ancaman
(Threat) sebisa mungkin dihindari.
Banyak bisnis dewasa ini baik yang sudah berjalan ataupun baru
dalam tahap perencanaan akan terlibat dalam perencanaan strategis
(Strategic Planing), meskipun kadar tingkatan dan formalitasnya bervariasi
bergantung pada konseptual perencanaan strategis yang sederhana :
menganalisa situasi saat ini (current situation) dan keadaan yang diharapkan
pada masa yang akan datang (expected future), dengan tujuan penentuan
arah perusahaan dan bagaimana cara pengembangannya untuk mencapai
misi dan visi organisasi atau perusahaan. Pada kenyataannya proses ini
sangatlah
kompleks
yang
menuntut
pendekatan
sistematis
untuk
mengidentifikasi dan menganalisa faktor-faktor eksternal pada perusahaan
33
yang kemudian untuk dicocokan dengan keunggulan ataupun kemampuan
perusahaan itu sendiri (Weihrich, 2004)
Gambar 0.4. Proses strategi perusahaan dan analisa TOWS
2.11 Porter Five Forces Analysis
Porter five forces dikembangkan pertama kali oleh Michael porter.
Porter five forces adalah suatu tool untuk menganalisa lingkungan yang
kompetitif yang berpengaruh pada pemasaran suatu produk. Michael E.
Porter merupakan salah satu marketing merupakan salah satu ahli marketing
terkenal. Teori Porter yang paling terkenal adalah Porter’s Five Forces
Analysis. Menurut Porter (2008:3) definisi analisis Five Forces ini bertujuan
untuk mengidentifikasi apakah suatu produk memiliki potensi yang
menguntungkan dimana keuntungan tidak hanya diambil dari kondisi yang
baik tetapi juga harus dari kondisi yang lemah.
34
Gambar 0.5. Lima kekuatan bersaing pada 5 porter forces
Porter’s Five Forces Analysis terdiri dari lima analisis yaitu :
Ancaman Produk atau Jasa pengganti (Threat Of Subtitute Product
and Services), dimana cara mudah masuknya produk atau jasa yang dapat
menjadi alternatif dari produk atau jasa yang sudah ada, khususnya yang
dibuat dengan biaya lebih murah.
Persaingan di antara pemain yang sudah ada (Rivalry Among Existing
Firms), dimana analisis Bagaimana kuatnya persaingan diantara pemain
yang sudah ada.Apaka ada pemain yang sangat dominan atau semuanya
sama.
Masuknya Kompetitor (The Threat of New Entrants), dimana di dalam
analisis ini melihat bagaimana Cara yang mudah atau sulit untuk kompetitor
baru untuk mulai bersaing industri yang sudah ada.
Daya tawar dari supplier (The Bargaining Power Of Suppliers),
dimana analisis ini melihat bagaimana kuatnya posisi penjual. Apakah ada
35
banyak supplier atau hanya beberapa supplier saja, bisa jadi mereka
memonopoli supply barang.
Daya tawar dari pembeli (Bargaining Power of Customers), dimana
analisis ini Bagaimana kuatnya posisi pembeli. Pembeli mempunyai
kekuatan utk menentukan kemana dia akan melakukan transaksi
2.12 Marketing Strategy
Menurut Armstrong dan Kotler (2000 : 5), marketing adalah “A
societal process by which individuals and groups obtain what they need and
want through creating, offering and freely exchanging products and services
of value with others”.
Sedangkan pengertian Marketing strategy menurut Armstrong dan
Kotler (2000:37), yaitu “The marketing logic by which the business unit
hopes to achieve its marketing objective”. Menurut Guiltinan dan Paul
(1992), definisi strategi pemasaran adalah pernyataan pokok tentang dampak
yang diharapkan dan dicapai dalam hal permintaan pada target pasar yang
ditentukan. Zikmund dan D’Amico (1989, p.669) yang menyatakan bahwa
“Marketing strategy includes the identification and evaluation of
opportunities, analysis of market segments, selection of a target market or of
target markets, and planning an appropriate marketing mix.”
Dari beberapa pengertian strategi pemasaran yang dikemukakan oleh
para penulis di atas, didapat gambaran bahwa strategi pemasaran pada
hakikatnya merupakan serangkaian upaya yang ditempuh dalam rangka
mencapai tujuan tertentu. Untuk kepentingan kita dalam merancang strategi
36
pemasaran, kita akan merujuk pada pengertian strategi pemasaran yang
disampaikan oleh William Zikmund dan Michael D’Amico.
2.13 Marketing Mix (Bauran Pemasaran)
Menurut Ibidunni (2011) bahwa "Marketing Mix (Bauran Pemasaran)
adalah seperangkat alat pemasaran yang digunakan perusahaan untuk
mencapai tujuan pemasarannya., dalam sasaran pasar" Sifat internet dapat
memberikan dampak besar dalam marketing mix dan membawa hal yang
berbeda untuk setiap marketing mix (Radbata, 2011). Dalam marketing mix
terdapat istilah 7P untuk pemasaran jasa, sedangkan untuk pemasaran nonjasa sendiri terdiri dari 4P (Gabriel, 2005).
Marketing mix terdiri dari 7P berisi (Enache, 2011) :
1. Product (produk), merupakan produk tidak berwujud yang
ditawarkan.
2. Price (harga), merupakan harga yang harus dibayar berdasarkan
biaya, jumlah permintaan, dan harga pesaing dari jasa yang
ditawarkan.
3. Place (tempat), merupakan tempat atau media yang digunakan
untuk mentransfer informasi dari penjual ke pembeli di dalam
pasar.
4. Promotion (promosi), merupakan cara yang digunakan untuk
mentransfer informasi dari penjual ke pembeli di dalam pasar.
5. People (orang), merupakan penyedia jasa yang memberikan
layanan jasa dan mempengaruhi pembeli.
37
6. Process (proses), dokumen secara tersirat maupun birokrasi yang
harus dilakukan untuk memperlancar pelayanan yang diberikan.
7. Physical evidence (bukti fisik), mengarah pada fisik perusahaan,
seperti gedung, perangkat keras, dan segala bentuk benda yang
tangible
untuk
disampaikan.
mencerminkan
kualitas
layanan
yang
akan
LANDASAN TEORI
2.1 HRIS
HRIS dapat didefinisikan sebagai suatu sistem terintegrasi yang
digunakan untuk mengumpulkan, menyimpan dan menganalisa informasi
tentang manusia organisasi sumber daya yang terdiri dari database,
komputer aplikasi, perangkat keras dan perangkat lunak yang diperlukan
untuk mengumpulkan, merekam, menyimpan, mengelola, memberikan,
menyajikan dan memanipulasi data untuk fungsi-fungsi sumber daya
manusia (Hendrickson, 2003).
HRIS dapat melakukan sejumlah fungsi dari penyimpanan sederhana
dan komunikasi informasi untuk transaksi yang lebih kompleks. Seiring
kemajuan teknologi, beberapa fungsi HRIS pun ikut terkena impact yang
positif. Sebenarnya HRIS diperuntukan lebih kepada departemen SDM itu
sendiri (Ruel, Bondarouk & Looise, 2004). Tetapi penggunaan/keuntungan
dari HRIS dapat memberikan sejumlah manfaat tidak hanya untuk fungsi
SDM, tetapi juga manajer lini, dan kepada organisasi secara lebih luas
(Parry, 2009).
Penggunaan HRIS dinilai sebagai sebuah kesempatan bagi sumber
daya manusia yang profesional untuk memiliki hubungan strategis dengan
pihak
manajemen
puncak
serta
secara
adminnistratif
&
operatif
berpartisipasi untuk kegiatan organisasi (Sadiq, et al., 2012). HRIS
memungkinkan dan membantu fungsi SDM untuk menjadi lebih efisien dan
7
8
untuk memberikan informasi yang lebih baik dimana hal ini dapat
digunakan sebgagai bahan pertimbangan dalam pengambilan suatu
keputusan (Beadles, Lowery & Johns, 2005).
Sebuah organisasi harus memperlakukan informasi sebagai sumber
daya (resources) ataupun sebagai aset berharga. Hal ini harus diatur,
dikelola dan disebarkan secara efektif dan baik agar sebuah informasi yang
berkualitas dapat berfungsi secara maksimal dan tepat sasaran. Informasi
pada sebuah organisasi dapat mengalir dalam empat arah dasar yakni atas,
ke bawah, horizontal dan luar / ke dalam (Haag & Cummings, 2008).
Dengan mempertimbangkan bahwa ada sejumlah besar arus informasi dalam
organisasi, maka diperlukan suatu usaha untuk memahami pentingnya untuk
mengimplementasikan sistem informasi pada organisasi tersebut.
Singkatnya HRIS adalah sistem yang didesain agar input datanya
berhubungan dengan sumber daya manusia dan outputnya dapat
memberikan data yang efektif yang dapat digunakan untuk pengambilan
keputusan. Menurut Mahdi Mahmoudi pada tahun 2008 berikut beberapa
alasan penggunaan HRIS :
•
Meningkatkan keunggulan kompetitif organisasi.
•
Proses yang kontiniu.
•
Mengembangkan kualitas reporting.
•
Integrasi informasi sumber daya manusia.
2.2 E-Human Resource Management (E-HRM)
Istilah E-HR atau E-HRM pertama kali digunakan pada 1990-an
ketika "E-Commerce" sedang booming pada dunia bisnis (Olivas-Lujan et
9
al., 2007). Pada beberapa literatur, E-HR digunakan bergantian dengan
virtual HRM, HR intranet, web-based HR, computerized Human Resource
Information System (CHRIS), dan HR portal (Ruel et al., 2004).
Menurut Voermans dan Van Veldhoven (2007), E-HRM dapat
didefinisikan secara sempit sebagai dukungan administrasif dari fungsi SDM
pada sebuah organisasi dengan penggunaan teknologi berbasis internet.
Lengnick-Hall dan Moritz (2003) menyarankan penggunaan atas E-HR
untuk melakukan bisnis transaksi (dan HRM khususnya) dengan
penggunaan Internet bersama-sama dengan teknologi lainnya. Ruel et al.
pada tahun 2004 dan 2007 mendefinisikan bahwa E-HRM adalah suatu cara
untuk menerapkan strategi, kebijakan, dan praktik SDM dalam sebuah
organisasi melalui dukungan dengan penggunaan penuh teknologi berbasis
web.
2.3 Cloud Computing
Cloud computing adalah sebuah model yang memungkinkan akses
dimanapun (dengan koneksi internet), tingkat kenyamanan yang tinggi, dan
on-demand akses kepada sumber daya komputasi yang dapat dengan mudah
dikonfigurasi (misalnya, jaringan, server, penyimpanan (storage), aplikasi,
dan layanan) yang dapat dengan cepat ditetapkan dan dirilis dengan upaya
manajemen atau interaksi dengan penyedia layanan yang minimal.
Model cloud terdiri dari lima karakteristik penting, tiga model
layanan, dan empat model deployment (Mell & Grance, 2011). Menurut
KPMG cloud computing merupakan masa depan dari dunia bisnis, yang saat
10
ini digunakan oleh kebanyakan organisasi di seluruh dunia (Vanhegan S.,
2013).
2.3.1 Karakteristik Cloud Computing (Bhadauria R, et al., 2012):
On-demand
self-service.
Pelanggan
dapat
secara
sepihak
(uniletarally) memiliki kemampuan komputasi, seperti setting waktu
server dan penyimpanan jaringan, sesuai kebutuhan secara otomatis tanpa
memerlukan adanya interaksi manusia pada masing-masing penyedia
layanan.
Broad network access. Kemampuan yang tersedia melalui jaringan
dan diakses melalui mekanisme standar yang mengijinkan penggunaan
oleh beberapa platform yang heterogen esperti thin client atau thick client
(misalnya, ponsel, tablet, laptop, dan workstation).
Resource pooling. Resource dari penyedia dikumpulkan untuk
memberikan
pelayanan
(service)
pelanggan
dengan
beberapa
menggunakan model multi-rental, dimana sumber daya fisik dan virtual
yang berbeda ditetapkan secara dinamis dan dapat dipindahkan sesuai
dengan permintaan pelanggan. Pelanggan memiliki kebebasan dalam hal
menentukan lokasi dimana pada
umumnya pelanggan tidak memiliki
kontrol atau pengetahuan atas lokasi yang tepat dari sumber daya yang
disediakan, namun pelanggan mungkin dapat menentukan lokasi pada
tingkat yang lebih tinggi dari abstraksi (misalnya, negara, negara bagian,
atau datacenter).
Contoh sumber daya mencakup
pengolahan, memori, dan bandwidth jaringan.
penyimpanan,
11
Rapid elasticity. Kemampuan yang elastis yang artinya kemampuan
ini dapat beradaptasi sesuai dengan permintaan pelanggan, dalam beberapa
kasus setting dapat dikonfigurasi secara otomatis, dan untuk skala lebih
cepat dapat disesuaikan dengan permintaan. Untuk konsumen, akses yang
tersedia untuk melakukan perubahan terhadap sistem menjadi sering
muncul dan tidak terbatas sehingga dapat disesuaikan sesuai keinginan
pelanggan setiap saat.
Measured service. Sistem Cloud otomatis
mengontrol dan
mengoptimalkan penggunaan resources dengan memanfaatkan fitur
capability metering pada beberapa tingkat abstraks yang dapat disesuaikan
dengan jenis layanan (misalnya, penyimpanan, pengolahan, bandwidth,
dan account pengguna aktif). Penggunaan resources dapat dipantau,
dikendalikan, dan dilaporkan sehingga akan memberikan transparansi bagi
penyedia dan konsumen mengenai informasi terkait layanan digunakan.
2.3.2 Model layanan Cloud Computing :
Software as a Service (SaaS). Menurut Bhat et al tahun 2010 SaaS
Kadang-kadang disebut sebagai "software on demand," merupakan
software yang didistribusikan melalui internet. Dengan SaaS, penyedia
lisensi aplikasi dapat melayani pelanggan dengan jenis layanan yang
bersifat on demand baik melalui metode berlangganan (rental), model
"pay-as-you-go", atau tanpa biaya apapun. Pendekatan untuk pengiriman
aplikasi merupakan bagian dari utility computing model dimana semua
teknologi ini berbentuk "cloud" yang diakses melalui Internet. Pendekatan
adalah pendekatan dimana data disimpan secara permanen di remote
12
server dan diakses melalui Internet dengan cache yang bersifat sementara
pada perangkat keras klien yang dapat berupa desktop, tablet komputer,
notebook, perangkat genggam, ponsel, dll, hal ini dikenal dengan Software
sebagai Service (SaaS).
Platform as a Service (PaaS). Kemampuan yang diberikan kepada
konsumen adalah untuk utilisasi atas infrastruktur cloud yang disediakan
oleh penyedia layanan yang dapat digunakan untuk berbagai keperluan
seperti programming, penyimpanan data, dan lain-lain. Konsumen
mempunyai akses untuk mengelola atau mengendalikan infrastruktur
cloud yang basic termasuk jaringan, server, sistem operasi, atau
penyimpanan, namun memiliki kontrol atas aplikasi yang digunakan dan
control atas pengaturan konfigurasi untuk environment dari hosting
application.
Infrastruktur as a Service (IaaS). Kemampuan yang diberikan
kepada konsumen adalah proses penyediaan, penyimpanan, jaringan, dan
sumber daya komputasi yang mendasar dimana konsumen dapat
menyebarkan dan menjalankan perangkat lunak dengan full access,
dimana hal ini dapat mencakup sistem operasi dan aplikasi. Konsumen
tidak mengelola atau mengendalikan infrastruktur cloud yang basic namun
memiliki kontrol atas sistem operasi, penyimpanan, termasuk aplikasi
yang digunakan, dan kontrol terbatas atas komponen jaringan (misalnya,
firewall host) (Bhadauria R, et al., 2012) (Mell & Grance, 2011).
13
Berikut perbandingan infrastruktur beberapa jenis cloud vs onpremises menurut Sasko Ristov, Marjan Gusev and Magdalena Kostoska
pada tahun 2012 :
Gambar 0.1. Perbandingan layanan cloud computing vs On-Premises.
2.3.3 Deployment Model:
Private Cloud. Private cloud adalah model yang diperuntukan
kepada penggunaan eksklusif oleh satu organisasi yang terdiri dari
beberapa konsumen (misalnya, unit usaha). Hal ini dapat dimiliki,
dikelola, dan dioperasikan oleh organisasi itu sendri, ataupun kepada pihak
ketiga. Private cloud memberikan pengguna akses yang cukup bebas
terhadap cloud itu sendiri, tingkat keamananpun dapat diset sesuai
kebutuhan organisasi (Bhat, M, A, et al., 2010).
Public Cloud. Infrastruktur dari model ini adalah model yang
diperuntukan kepada penggunaan terbuka oleh masyarakat umum. Biasana
dikenal dengan istilah “off-premises” karena layanan disediakan oleh
pihak ketiga. Public cloud pada umumnya dihosting diluar infrastruktur
organisasi, hal ini bertujuan untuk mengurangi resiko dan biaya. Public
14
cloud bukan berarti data pribadi organisasi dapat diakses oleh siapapun,
pada umumnya vendor akan menyediakan hak akses kontrol bagi para
pengguna (Bhat, M, A, et al., 2010).
Hybrid cloud. Infrastruktur dari model ini adalah model yang
menggabungkan dari dua infrastruktur cloud yang berbeda (private &
public) namun tetap merupakan suatu entitas yang unik, namun tetap
mempunyai hubungan dengan teknologi standar atau kepemilikan yang
memungkinkan akses data dan aplikasi (misalnya, cloud bursting untuk
load balancing antar cloud).
2.4 HRIS Tipe SaaS
Menurut Affinity salah satu perusahaan consulting HR bahwa
perusahaan di seluruh dunia telah menyadari nilai software HRM dalam
mengelola departemen HR mereka. Setengah dari pendapatan dari pasar
software 9,5 miliar USD HRM dalam HRIS aplikasi jenis suite, yang berarti
perusahaan
secara
aktif
menginginkan
software
yang
terintegrasi
dibandingkan stand alone software. (sumber : http://affinityes.com.au/hrissaas-is-rapidly-growing).
Porsi revenue dari jenis aplikasi HRIS yang on-premises, dimana
perusahaan harus membeli lisensi dan perangkat lunak yang diinstal pada
sistem mereka. Sistem perlu dikonfigurasi untuk memenuhi kebutuhan
perusahaan dan perusahaan juga akan harus membayar biaya maintenance
untuk mendukung keberlangsungan dari sistem tersebut.
Meskipun ada banyak keuntungan untuk HRIS sistem on-premises,
tipe ini juga memiliki beberapa kelemahan. Pengaturan awal dan konfigurasi
15
perangkat lunak memerlukan waktu yang tidak pendek. Untuk sebuah
perusahaan yang memiliki beberapa lokasi, implementasi perangkat lunak di
setiap lokasi akan memakan waktu tambahan. Bisa dibayangkan berapa
banyak waktu yang dibutuhkan bagi perusahaan yang secara global untuk
mengimplementasikan sebuah sistem, belum lagi berapa banyak uang yang
harus mereka keluarkan untuk membayar biaya lisensi dan maintenance.
Ini adalah beberapa alasan mengapa HRIS SaaS bertumbuh pada
tingkat yang lebih cepat daripada pasar HRIS secara keseluruhan. Banyak
perusahaan yang menyadari manfaat SaaS dan lebih condong ke arah
penerapan ini dibandingkan dengan cara implementasi application onpremises.
SaaS HRIS menyediakan semua fungsi on-premis software, tetapi
dengan beberapa keuntungan utama:
Fast Implementation - Sebagai akses ke HRIS SaaS
berbasis internet, software tersebut sudah bangun dan
berjalan. Sebuah perusahaan tidak lagi perlu menghabiskan
terlalu banyak waktu mengkonfigurasi perangkat lunak dan
mengimplementasikannya.
Perusahaan
global
dapat
memiliki
mereka
seluruh
dunia
semua
lokasi
di
menggunakan perangkat lunak dalam jumlah yang sangat
kecil
waktu.
On-Premise
Implementation
biasanya
membutuhkan waktu 3-9 bulan untuk menyelesaikan suatu
implementasi (tergantung tingkat kesulitan) namun HRIS
16
SaaS bisa mempersingkat waktu implementasi menjadi 1 –
2 bulan.
Automatic Software Upgrades - Tidak seperti sistem onpremises dimana sebuah perusahaan sangat bergantung
pada produsen perangkat lunak untuk menyediakan
upgrade, dengan SaaS HRIS, sebuah perusahaan tidak lagi
perlu khawatir tentang software upgrade. Penyedia SaaS
mengakomodir semua tanggung jawab untuk memastikan
bahwa perangkat lunak yang up to date dengan upgrade
terbaru.
Mengurangi biaya dalam infrastruktur TI - Ketika sebuah
perusahaan memiliki software HRIS yang bersifat onpremises, maka perusahaan juga perlu untuk berinvestasi
dalam
komputer,
server,
dan
tenaga
kerja
untuk
memastikan bahwa sistem berfungsi dengan baik. Biaya
investasi tersebut bisa sangat besar tergantung dari skala
perusahaan. Dengan SaaS HRIS, perusahaan tidak perlu
mengeluarkan biaya tambahan untuk infrastruktur TI
mereka. Biaya pemeliharaan sistem semua ditangani oleh
penyedia SaaS.
Pertumbuhan pendapatan tingkat HRIS sistem SaaS menunjukkan
bahwa perusahaan-perusahaan di seluruh dunia telah mulai mengenali
kenyamanan jenis layanan ini. Mereka tidak hanya menghemat banyak
uang dalam investasi IT, lisensi perangkat lunak infrastruktur dan
17
perkembangan (updates), mereka memiliki HRIS yang cukup kuat untuk
memenuhi kebutuhan mereka. Sistem HRIS dapat diimplementasikan di
lebih cepat dibandingkan dengan waktu yang dibutuhkan untuk
menerapkan sistem on-premises, dan maintenance sistem menjadi
tanggung jawab penyedia layanan SaaS. Pertumbuhan HRIS sistem SaaS
sangatlah menakjubkan karena banyak perusahaan lebih telah mulai
menyadari manfaatnya.
2.5 Keterbatasan HRIS berbasis Web
Personel SDM perlu menyadari bahwa ada beberapa keterbatasan saat
teknologi web digunakan untuk penyokong HRIS. Mirip dengan kebanyakan
usaha e-bisnis, keamanan informasi employee pada sistem SDM merupakan
prioritas utama. Organisasi yang serius dalam penggunaan internet
mendukung ataupun mengelola SDMnya maka mereka harus mengevaluasi
masalah-masalah seperti otentikasi, keamanan, akses aturan, dan jejak audit
yang terkait dengan jaringan penyedia layanan, server, dan aplikasi
(Karakanian, 2000).
Di sisi lain bisa ada konsekuensi yang tidak diinginkan dan tak terduga
dalam implementasi HRIS. Konsekuensi yang tidak diinginkan salah satu
contohnya adalah untuk meningkatnya kuantitas pelamar pekerjaan namun
terjadi penurunan kualitas pelamar dalam e-recruitment (Strohmeier, 2009).
Hal ini perlu disadari agar pengguna dapat menyadari resiko yang dihadapi
ketika penggunaan sistem berlangsung dan dapat mengatisipasinya dengan
baik.
18
Salah satu aspek penting lain dari implementasi HRIS berbasis web
adalah tingkat kepuasan pengguna, banyak hal yang dapat mengakibatkan
kualitas kepuasan pengguna yang rendah antara lain, kualitas aplikasiyang
buruk, kurangnya level expertise dari konsultan, tidak sesuainya hasil
aplikasi dengan harapan pengguna, dan lain-lain. Oleh sebab itu hal ini
sering disarankan sebagai indikator keberhasilan implementasi dari sebuah
system informasi.
Banyak peneliti empiris IS telah menganggap kepuasan pengguna
sebagai faktor penting keberhasilan sebuah implementasi IS, hal ini
merupakan ukuran yang paling akurat terhadap kesuksesan proyek sistem
informasi karena penerapannya dan kemudahannya dalam penggunaan.
Dalam beberapa literatur karakteristik ini telah menjadi elemen inti pada
faktor-faktor kepuasan pengguna yang didefinisikan sebagai sikap bahwa
pengguna mendukung ketersedian dari sebuah sistem informasi (Shibly,
2011).
2.6 Resiko dan Kesiapan HRIS Cloud Computing
Sistem Cloud sering berbeda dari infrastruktur IT tradisional yang
dibentuk oleh perusahaan itu sendiri karena mereka biasanya layanan ini
disediakan oleh pemasok pihak ketiga, sehingga perusahaan tidak memiliki
banyak kontrol atas sistem cloud karena mereka akan melalui infrastruktur
IT mereka sendiri.
Untuk alasan ini, cloud computing dapat menimbulkan resiko baru
untuk keamanan informasi perusahaan. Sebagai contoh, akan sulit untuk
menelusuri sejarah browsing web seorang karyawan yang mengakses
19
internet dalam cloud (karena mungkin akan mengakses email berbasis web
untuk memindahkan dokumen keluar lingkungan cloud), dan sering
mungkin dengan lingkungan cloud sang karyawan dapat mengambil data
dan memperbanyak atau mengcopy menjadi data pribadi (Vanhegan S.,
2013).
Mengapa hal ini dapat mempengaruhi HR? Bagi perusahaan
mempertimbangkan untuk pindah ke sistem berbasis cloud (atau bagi
mereka yang baru saja melakukannya) oleh sebab itu sangat penting bagi tim
HR mereka untuk memastikan kebijakan staf IT yang cukup untuk
melindungi perusahaan diera cloud terhadap resiko karyawan menghapus
informasi perusahaan untuk tujuan tidak sah (Vanhegan S., 2013).
Sebagai langkah pertama, HR harus duduk dengan tim IT untuk
memastikan bahwa mereka memahami teknologi dan apa yang terlibat
dengan sistem cloud tertentu yang perusahaan menggunakan atau dapat
menggunakan. Jika setelah didiskusikan ternyata mengungkap resiko yang
potensial maka hal ini dapat mempengaruhi keputusan perusahaan terhadap
layanan cloud yang akan dipilih (Vanhegan S., 2013).
Idealnya, bisnis harus mulai dengan menerapkan pembatasan berbasis
teknologi pada staf apa saja yang bisa dilakukan. Sebagai contoh, adalah
satu hal untuk memberitahu staf bahwa mereka tidak dapat mengirim email
pekerjaan account email pribadi mereka tanpa izin, namun akan jauh lebih
mudah untuk mencegah lalu lintas email dengan menggunakan teknologi
20
Beralih ke buku pegangan staf, HR juga harus memeriksa apakah
pertanyaan berikut ini tercakup secara memadai dalam setiap kebijakan IT:
•
Apakah kebijakan IT membuat jelas bahwa email dan internet
dan umum aktivitas IT di tempat kerja dapat dipantau?
•
Ketika perusahaan akan menggunakan cloud
untuk semua
infrastruktur IT atau hanya sebagian aplikasi.
•
Apakah
perusahaan
memungkinkan
karyawan
untuk
mengakses webmail pribadi di tempat kerja? Apakah akses
diperbolehkan dalam atau di luar cloud?
•
Apakah staf diizinkan untuk email sendiri ke account pribadi
mereka, misalnya untuk memfasilitasi pekerjaan di luar kantor?
•
Apakah
perusahaan
memungkinkan
karyawan
untuk
mengakses sistem penyimpanan cloud, seperti Dropbox, di
tempat kerja? Apakah perusahaan memungkinkan karyawan
untuk menaruh informasi perusahaan ke dalam sistem tersebut?
•
Apakah karyawan dapat menggunakan perangkat pribadi untuk
tujuan kerja misalnya, laptop atau komputer tablet, untuk login jarak jauh?
Hal ini juga penting bahwa kebijakan IT yang jelas tentang apa yang
bisa dan tidak bisa mengenai akses informasi dan properti perusahaan,
dimana hal ini secara eksplisit mencakup dokumen softcopy (Vanhegan S.,
2013).
Pada akhirnya ketika perusahaan siap untuk memungkinkan karyawan
untuk menggunakan webmail pribadi dan sistem penyimpanan coud pribadi
21
di tempat kerja, untuk meminimalkan risiko penggunaan tidak sah dari
informasi perusahaan, kebijakan tersebut harus diperjelas bahwa tidak boleh
mempergunakan informasi perusahaan untuk tujuan pribadi tanpa ijin, atau
mereka harus digunakan, mengirim atau menyimpan informasi perusahaan
di luar perusahaan (Vanhegan S., 2013).
Akhirnya, kebijakan IT juga harus didukung oleh up-to-date dan
klausa kerahasiaan perusahaan properti dalam kontrak kerja perusahaan.
Dengan kemungkinan baru bahwa cloud computing menimbulkan
untuk perusahaan, sangat penting bahwa bisnis memperbarui kebijakan TI
dan kontrak kerja untuk membantu melindungi perusahaan dari pencurian
karyawan (Vanhegan S., 2013).
2.7 Information Technology Consulting
Information Technology consulting (atau biasa yang disebut dengan IT
Consulting, Computer Consultancy, and IT Advisory, etc) adalah bidang
ilmu yang berfokus kepada pemberian nasihat terhadap suatu bisnis atas
bagaimana sebuah teknologi informasi dapat digunakan untuk membantu
bisnis dalam mencapai tujuannya. Selain memberikan saran, konsultan TI
sering memperkirakan, mengelola, melaksanakan, menyebarkan, dan
mengelola sistem IT atas nama bisnis, yang dikenal sebagai Outsourcing.
2.7.1 4 Prinsip Dasar
•
Fokus pada relasi: mendapatkan pengertian secara mendalam atas
keinginan dan harapan pelanggan, organisasi mereka dan para
stakeholder.
22
•
Mendefinisikan peran secara jelas : definisi secara jelas dari peran
dan tanggung jawab antara pelanggan, para stakeholder dan tim
konsultan.
•
Visualisasi kesuksesan : membantu pelanggan untuk melihat akhir
dari project pada saat project di mulai.
•
Konsultant memberikan saran pelanggan yang memutuskan :
pelanggan
merupakan
pilihan
terbaik
untuk
menentukan
keputusan.
2.7.2 Kendala & Persyaratan
Setelah pemilik bisnis mendefinisikan kebutuhan untuk membawa
bisnis ke tingkat berikutnya, seorang pengambil keputusan akan menentukan
ruang lingkup, biaya dan waktu-frame proyek. Peran perusahaan konsultasi
IT adalah untuk mendukung dan memelihara perusahaan dari awal proyek
sampai akhir, dan menyelesaikan proyek tidak hanya dalam waktu, ruang
lingkup dan biaya tetapi juga berfokus atas kepuasan pelanggan yang baik
(Schwalbe, K., 2005). Berikut beberapa hal yang harus diperhatikan:
•
Perencanaan ruang lingkup proyek : Masalah yang biasa dihadapi
adalah bahwa pemilik bisnis (pelanggan) tidak mengetahui detail
dari apa hasil proyek ini sampai proses dimulai. Dalam banyak
kasus, penambahan usaha ataupun ruang lingkup dalam beberapa
proyek dapat menyebabkan kerugian keuangan yang signifikan.
•
Proses bisnis dan desain sistem : Ruang lingkup proyek ini terkait
erat dengan proses bisnis yang diharapkan dan sistem yang akan
dihasilkan oleh proyek tersebut. Terlepas dari apakah proyek ini
23
adalah
untuk
menghasilkan
berbagai
produk
baru
atau
menghentikan proses bisnis yang tidak menguntungkan, perubahan
akan memiliki beberapa dampak pada proses bisnis dan system
organisasi. Pendokumentasian atas proses bisnis dan persyaratan
system (system requirement) adalah sebagai dasar scope proyek
sebagai panduan rencana akan untuk menetapkan biaya dan
pembatasan ruang lingkup.
•
Dukungan manajemen proyek: Proyek-proyek bisnis yang paling
sukses adalah proyek-proye yang didukung dengan individu yang
memiliki kewenangan, visi dan pengaruh untuk mendorong
perubahan yang penting dalam bisnis. Hal ini sangat tidak mungkin
bahwa pemilik bisnis (pengambil keputusan atau serupa) akan
menyadari kebutuhan atas suatu perubahan kecuali salah satu dari
individu ini menginformasikan kepada sang owner. Namun, peran
pemimpin proyek biasanya membutuhkan pengalaman yang
signifikan dan keterampilan yang biasanya tidak ditemukan di
dalam sebuah perusahaan yang berfokus pada operasional seharihari. Karena beberapa persyaratan ini oleh sebab itu dalam proyekproyek perubahan / program bisnis yang lebih signifikan, para
konsultan sering dicari dari perusahaan-perusahaan yang dapat
membawa keterampilan khusus yang ditetapkan untuk membantu
perusahaan melakukan perubahan yang diinginkan demi memenuhi
kebutuhan bisnis. (Sumber : www.wikipedia.org)
24
2.8 Value Chain
Value Chain untuk perusahaan berjenis layanan (services) proses pada
perencanaan bisnis ini terdiri dari aspek Primary dan Supporting (Gabriel,
2006).
Gambar 0.2. Value Chain for Services (VACSE) (Sumber : Gabriel, 2006)
Primary Attributes
1. Service Design
Penyedia layanan harus sangat yakin benefit yang dibeli oleh
pelanggan. Ini adalah Kegiatan penting dalam value chain. Tidak ada
keraguan bahwa sekali ada desain yang buruk maka akan ada
ketidakpuasan pelanggan. Merancang layanan lebih rumit daripada
merancang suatu produk fisik. Dalam produk fisik, mudah untuk
menggunakan formula, pengukuran dll sedangkan dalam produk jasa, ada
kebutuhan untuk memahami sifat target pasar dan seberapa sensitif adalah
pelanggan dengan kualitas dibandingkan dengan harga.
25
Karya desain seharusnya berorientasi pelanggan. Karena itu saya
menyarankan bahwa ada kebutuhan untuk riset pasar yang baik untuk
mendahului pekerjaan merancang. Siklus hidup produk untuk layanan
berubah sangat cepat. Ini merupakan design yang dibutuhkan untuk
menjadi sensitif dan adaptif untuk perubahan pada pasar.
Dalam setiap kasus, para pemilik usaha harus menjadi seinovatif
mungkin. Mereka seharusnya tidak hanya akan menemukan lebih banyak
pelanggan untuk produk yang sudah ada tetapi juga menjual lebih banyak
produk untuk yang ada dan calon pelanggan. Dalam kegiatan merancang
maka akan ditemui pertanyaan tentang harga dari sebuah produk.
Perancangan harga sangat penting karena ketika hal ini tidak
dilakukan dengan benar maka dapat membahayakan investor atau nasabah.
Oleh karena itu, ada kebutuhan untuk memastikan bahwa harga yang tepat
diperuntukan untuk produk yang tepat pula sehingga keseimbangan
diperoleh. Harus ada strategi harga yang jelas untuk mengakomodir hal ini
Sektor manufaktur, di industri jasa tidak memiliki bahan baku
langsung. Ide, informasi, tempat, peristiwa, kepribadian, ekuitas merek,
dll, merupakan aspek utama untuk menjadi diperhitungkan ketika
merancang produk-layanan. Layanan adalah tentang persepsi, sehingga
desain harus diarahkan untuk meyakinkan pelanggan bahwa mereka akan
bisa sepenuhnya puas dengan apa yang mereka dapatkan.
2. Knowledge Management
26
Manajemen Pengetahuan memiliki dua sisi, seperti koin. Satu sisi dari
koin adalah tentang bagaimana penyedia layanan mengetahui kebutuhan
rumit pelanggan tersebut. Sisi lain dari koin adalah tentang bagaimana
pelanggan mengetahui (knowledgable) tentang tipe layananan yang dia
perlukan dan perlu di deliver kepada pelanggan.
3. Delivery System Management
Dalam industri manufaktur, sistem pengiriman sederhana, jelas dan
langsung. Hal ini dapat menjadi pra-direncanakan dan digunakan sebagai
Blue Print. Ini sekarang, dan akan pernah terjadi di industri jasa.
Mengingat
beberapa
karakteristik
layanan;
(perishability
and
inseparability) tahan lama dan tidak terpisahkan, jelas bahwa, pelanggan
tidak bisa menyetok layanan untuk penggunaan masa depan, mereka juga
tidak bisa terpisah dari si penyedia layanan.
4. Moment of truth
Terkadang terdapat perbedaan persepsi antara penyedia layanan
dan pelanggan, mungkin penyedia layanan Penyedia layanan harus
memastikan impresi yang didapat oleh pelanggan bernilai baik, merasa
sudah melayani dengan baik namun sebaliknya pelanggan belum puas
dengan layanan yang sudah ada, oleh sebab itu diperlukan encounter
antara penyedia layanan dan pelanggan untuk meluruskan persepsipersepsi yang salah.
5. Service Competition Management
27
Kompetisi harus selalu tersedia untuk menciptakan situasi bahwa
pelanggan mempunyai kekuatan untuk memilih diantara para penyedia
layanan. Hal ini akan menstimulate para penyedia layanan untuk lebih
inovatif dan tidak pernah berhenti untuk mengembangkan layanannya.
Support Attributes
1. People
Berbeda dari produk, service bentuknya tidak berwujud dan harus
selalu disediakan dan digunakan secara bekesinambungan. Value dari
orang-orang yang bekerja pada sistem services delivery, pemilihan orang
yang tepat dapat memberikan value pada produk layanan yang di deliver
2. Process Information
Penyedia layanan harus memiliki pengetahuan yang baik tentang
bagaimana layanan itu di ciptakan dan di sampaikan kepada
pelanggan. Oleh sebab itu aspek komunikasi dan strategi memiliki
peranan penting dalam penyampaian informasi. Proses information
adalah segala sesuatu tentang natura dari value creation dan delivery
system. Karena pelanggan tidak bisa melihat sebuah layanan maka
kepercayaan terhadap layanan terletak pada bagaimana informasi
tersebut di sampaikan oleh penyedia layanan tentang keseluruhan
bisnis proses dari layanan tersebut.
3. Physical Aspect (Customer Service)
Merupakan satu satunya physical appearance dalam penyedia
layanan terhadap layanan yang ditawarkan.
28
4. Punctuality & Reliability
Dalam industri jasa, Ketepatan waktu adalah sangat penting. Hal
ini untuk mengatakan bahwa waktu adalah fungsi kualitas pelayanan
dalam industri jasa. Aspek waktu memiliki signifikan mengingat nilai
yang melekat pada layanan pelanggan. Selain menjadi tepat
waktu,reliabilitas juga diperlukan. Keandalan menunjukkan tingkat
konsistensi dan jaminan bahwa sistem pemberian pelayanan akan
memberikan apa yang telah dijanjikan kepada pelanggan.Perananan IT
sangat dibutuhkan dalam proses memberikan informasi yang cepat dan
tepat.
2.9 SWOT Analysis
Analsis SWOT adalah metode perencanaan strategis yang digunakan
untuk mengevaluasi kekuatan (strengths), kelemahan (weaknesses), peluang
(opportunities), dan ancaman (threats) dalam suatu proyek atau suatu
spekulasi bisnis. Keempat faktor itulah yang membentuk akronim SWOT
(strengths, weaknesses, opportunities, dan threats). Proses ini melibatkan
penentuan tujuan yang spesifik dari spekulasi bisnis atau proyek dan
mengidentifikasi faktor internal dan eksternal yang mendukung dan yang
tidak dalam mencapai tujuan tersebut.
Analisis SWOT dapat diterapkan dengan cara menganalisis dan
memilah berbagai hal yang mempengaruhi keempat faktornya, kemudian
menerapkannya dalam gambar matrik SWOT, dimana aplikasinya adalah
bagaimana kekuatan (strengths) mampu mengambil keuntungan (advantage)
dari peluang (opportunities) yang ada, bagaimana cara mengatasi kelemahan
29
(weakness)
yang
mencegah
keuntungan
(advantage)
dari
peluang
(opportunities) yang ada, selanjutnya bagaimana kekuatan (strengths)
mampu menghadapi ancaman (threats) yang ada, dan terakhir adalah
bagaimana cara mengatasi kelemahan (weaknesses) yang mampu membuat
ancaman (threats) menjadi nyata atau menciptakan sebuah ancaman baru.
Teknik analisis SWOT yang digunakan adalah sebagai berikut :
Analisis Internal :
•
Analisis Kekuatan (Strenght)
Setiap perusahaan perlu menilai atau mengkaji keunggulan dan
kekuatan yang dimiliki perusahaan. Penilaian tersebut dapat
didasarkan pada beberapa faktor-faktor seperti teknologi,
sumber daya finansial, kemampuan kemanufakturan, kekuatan
pemasaran, dan basis pelanggan yang dimiliki.
•
Analisis Kelemahan (Weakness)
Merupakan keadaan perusahaan dalam menghadapi pesaing
mempunyai keterbatasan dan kekurangan. Yang dimaksud
ialah keterbatasan atau kekurangan dalam hal sarana dan
prasarana yang tidak dimiliki, kemampuan manajerial yang
rendah, keterampilan pemasaran yang tidak sesuai dengan
tuntutan pasar, produk yang tidak atau kurang diminta oleh
para pengguna atau calon pengguna dan tingkat perolehan
keuntungan yang kurang memadai.
Analisis Eksternal:
•
Analisis Peluang (Opportunity)
30
Analisis peluang adalah suatu kesempatan untuk yang dapat
mendorong seseorang untuk memulai usaha.
•
Analisis Ancaman (Threats)
Ancaman
adalah
suatu
kecenderungan
atau
suatu
perkembangan yang tidak menguntungkan dalam lingkungan
yang akan menyebabkan kemerosotan kedudukan perusahaan.
Ancaman merupakan kebalikan pengertian peluang. Dengan
demikian dapat dikatakan bahwa ancaman adalah faktor-faktor
lingkungan yang tidak menguntungkan suatu satuan bisnis.
Jika tidak diatasi, ancaman akan menjadi ganjalan untuk bisnis
yang sedang berjalan atau baru dibangun.
Sedangkan pengertian SWOT menurut salah satu pakar SWOT
Indonesia, yaitu Freddy Rangkuti. Kurang lebih seperti ini : “Analisa SWOT
adalah identifikasi berbagai faktor secara sistematis untuk merumuskan
strategi perusahaan. Analisa ini didasarkan pada hubungan atau interaksi
antara unsur-unsur internal, yaitu kekuatan dan kelemahan, terhadap unsur
unsur eksternal yaitu peluang dan ancaman”.
Diagram dari analisis SWOT dikemukakan oleh Rangkuti (2008 : 19)
dapat dilihat pada gambar 1 dibawah ini :
31
Gambar 0.3. Diagram Analisis SWOT
Kuadran I :
Pada kuadran I ini perusahaan sangat diuntungkan
dengan berbagai peluang dan kekuatan yang dimiliki, sehingga dapat
memanfaatkan peluang yang ada. strategi yang harus digunakan didalam
kuadran ini adalah dengan mendukung kebijakan pertumbuhan yang agresif
(Growth oriented strategy).
Kuadran II :
Pada situasi ini meskipun perusahaan dihadapkan
dengan berbagai ancaman, perusahaan masih memiliki kekuatan dari segi
internal. Strategi yang harus diterapkan perusahaan
adalah dengan
menggunakan kekuatan internal perusahaan untuk memanfaatkan peluang
jangka panjang dengan cara strategi diversifikasi (produk/pasar).
Kuadran III :
Situasi yang ada didalam kuadran ini adalah disatu
sisi perusahaan menghadapi peluang pasar yang besar, tetapi perusahaan
juga menghadapi beberapa kendala berupa kelemahan internal. Dan yang
menjadi fokus utama strategi dari perusaahan adalah untuk meminimalkan
masalah-masalah internal perusahaan sehingga dapat merebut peluang pasar
yang lebih baik. Misalnya, Perusahaan Apple menggunakan strategi
32
peninjauan kembali teknologi yang telah digunakan yakni dengan cara
menawarkan produk-produk baru dalam industri mikro komputer.
Kuadran IV :
Situasi pada kuadran ini merupakan situasi yang
paling tidak menguntungkan, karena perusahaan mengalami berbagai
ancaman dari luar dan juga terdapat kelemahan pada internal perusahaan.
2.10 TOWS Analysis
Menurut Shahzad Trading & Consulting FZE analisa SWOT akan
menjadi sia-sia jika tidak dilanjutkan dengan mengaplikasikan analisa
TOWS dimana kekuatan (Strength) yang digunakan untuk memanfaatkan
peluang (Opportunity) untuk melawan ancaman (Threat), dan kelemahan
(Weakness) sedaya upaya diminimalkan dengan menggunakan peluang
(Opportunity) dan bersama-sama kelemahan (Weakness) dan ancaman
(Threat) sebisa mungkin dihindari.
Banyak bisnis dewasa ini baik yang sudah berjalan ataupun baru
dalam tahap perencanaan akan terlibat dalam perencanaan strategis
(Strategic Planing), meskipun kadar tingkatan dan formalitasnya bervariasi
bergantung pada konseptual perencanaan strategis yang sederhana :
menganalisa situasi saat ini (current situation) dan keadaan yang diharapkan
pada masa yang akan datang (expected future), dengan tujuan penentuan
arah perusahaan dan bagaimana cara pengembangannya untuk mencapai
misi dan visi organisasi atau perusahaan. Pada kenyataannya proses ini
sangatlah
kompleks
yang
menuntut
pendekatan
sistematis
untuk
mengidentifikasi dan menganalisa faktor-faktor eksternal pada perusahaan
33
yang kemudian untuk dicocokan dengan keunggulan ataupun kemampuan
perusahaan itu sendiri (Weihrich, 2004)
Gambar 0.4. Proses strategi perusahaan dan analisa TOWS
2.11 Porter Five Forces Analysis
Porter five forces dikembangkan pertama kali oleh Michael porter.
Porter five forces adalah suatu tool untuk menganalisa lingkungan yang
kompetitif yang berpengaruh pada pemasaran suatu produk. Michael E.
Porter merupakan salah satu marketing merupakan salah satu ahli marketing
terkenal. Teori Porter yang paling terkenal adalah Porter’s Five Forces
Analysis. Menurut Porter (2008:3) definisi analisis Five Forces ini bertujuan
untuk mengidentifikasi apakah suatu produk memiliki potensi yang
menguntungkan dimana keuntungan tidak hanya diambil dari kondisi yang
baik tetapi juga harus dari kondisi yang lemah.
34
Gambar 0.5. Lima kekuatan bersaing pada 5 porter forces
Porter’s Five Forces Analysis terdiri dari lima analisis yaitu :
Ancaman Produk atau Jasa pengganti (Threat Of Subtitute Product
and Services), dimana cara mudah masuknya produk atau jasa yang dapat
menjadi alternatif dari produk atau jasa yang sudah ada, khususnya yang
dibuat dengan biaya lebih murah.
Persaingan di antara pemain yang sudah ada (Rivalry Among Existing
Firms), dimana analisis Bagaimana kuatnya persaingan diantara pemain
yang sudah ada.Apaka ada pemain yang sangat dominan atau semuanya
sama.
Masuknya Kompetitor (The Threat of New Entrants), dimana di dalam
analisis ini melihat bagaimana Cara yang mudah atau sulit untuk kompetitor
baru untuk mulai bersaing industri yang sudah ada.
Daya tawar dari supplier (The Bargaining Power Of Suppliers),
dimana analisis ini melihat bagaimana kuatnya posisi penjual. Apakah ada
35
banyak supplier atau hanya beberapa supplier saja, bisa jadi mereka
memonopoli supply barang.
Daya tawar dari pembeli (Bargaining Power of Customers), dimana
analisis ini Bagaimana kuatnya posisi pembeli. Pembeli mempunyai
kekuatan utk menentukan kemana dia akan melakukan transaksi
2.12 Marketing Strategy
Menurut Armstrong dan Kotler (2000 : 5), marketing adalah “A
societal process by which individuals and groups obtain what they need and
want through creating, offering and freely exchanging products and services
of value with others”.
Sedangkan pengertian Marketing strategy menurut Armstrong dan
Kotler (2000:37), yaitu “The marketing logic by which the business unit
hopes to achieve its marketing objective”. Menurut Guiltinan dan Paul
(1992), definisi strategi pemasaran adalah pernyataan pokok tentang dampak
yang diharapkan dan dicapai dalam hal permintaan pada target pasar yang
ditentukan. Zikmund dan D’Amico (1989, p.669) yang menyatakan bahwa
“Marketing strategy includes the identification and evaluation of
opportunities, analysis of market segments, selection of a target market or of
target markets, and planning an appropriate marketing mix.”
Dari beberapa pengertian strategi pemasaran yang dikemukakan oleh
para penulis di atas, didapat gambaran bahwa strategi pemasaran pada
hakikatnya merupakan serangkaian upaya yang ditempuh dalam rangka
mencapai tujuan tertentu. Untuk kepentingan kita dalam merancang strategi
36
pemasaran, kita akan merujuk pada pengertian strategi pemasaran yang
disampaikan oleh William Zikmund dan Michael D’Amico.
2.13 Marketing Mix (Bauran Pemasaran)
Menurut Ibidunni (2011) bahwa "Marketing Mix (Bauran Pemasaran)
adalah seperangkat alat pemasaran yang digunakan perusahaan untuk
mencapai tujuan pemasarannya., dalam sasaran pasar" Sifat internet dapat
memberikan dampak besar dalam marketing mix dan membawa hal yang
berbeda untuk setiap marketing mix (Radbata, 2011). Dalam marketing mix
terdapat istilah 7P untuk pemasaran jasa, sedangkan untuk pemasaran nonjasa sendiri terdiri dari 4P (Gabriel, 2005).
Marketing mix terdiri dari 7P berisi (Enache, 2011) :
1. Product (produk), merupakan produk tidak berwujud yang
ditawarkan.
2. Price (harga), merupakan harga yang harus dibayar berdasarkan
biaya, jumlah permintaan, dan harga pesaing dari jasa yang
ditawarkan.
3. Place (tempat), merupakan tempat atau media yang digunakan
untuk mentransfer informasi dari penjual ke pembeli di dalam
pasar.
4. Promotion (promosi), merupakan cara yang digunakan untuk
mentransfer informasi dari penjual ke pembeli di dalam pasar.
5. People (orang), merupakan penyedia jasa yang memberikan
layanan jasa dan mempengaruhi pembeli.
37
6. Process (proses), dokumen secara tersirat maupun birokrasi yang
harus dilakukan untuk memperlancar pelayanan yang diberikan.
7. Physical evidence (bukti fisik), mengarah pada fisik perusahaan,
seperti gedung, perangkat keras, dan segala bentuk benda yang
tangible
untuk
disampaikan.
mencerminkan
kualitas
layanan
yang
akan