Analisa Sistem Penggajian BAB II

7

Sistem terdiri dari berbagai subsistem yang lebih kecil lagi yang membentuk
satu kesatuan, besarnya sistem tergantung pada lengkapnya sistem tersebut.
Untuk mengetahui apakah sesuatu itu sistem atau bukan, antara lain dapat dilihat
dari ciri-cirinya. Ada beberapa rumusan ciri-ciri sistem ini yang dasarnya satu
sama lain saling melengkapi.
Pada umumnya ciri-ciri sistem adalah:
1. Sistem mempunyai tujuan.
2. Sistem mempunyai batasan.
3. Sistem sifatnya terbuka (open system).
4. Sistem saling keterkaitan dan saling ketergantungan.
5. Merupakan satu kebulatan yang utuh untuk melakukan kegiatan
transformasi.
6. Dengan adanya mekanisme kontrol dan memiliki kemampuan untuk
mengatur dan menyesuaikan diri sendiri dengan lingkungannya serta
melakukan umpan balik.

B. Karakteristik Sistem
Dalam suatu sistem memiliki suatu karakteristik yang tidak terpisahkan antara
satu karakteristik dengan karakteristik lainya. Macam–macam

sistem menurut Jogiyanto HM adalah :

karakteristik

8

1. Komponen Sistem (Components)
Suatu sistem terdiri dari sejumlah komponen-komponen yang saling
berinteraksi, yang artinya saling bekerja sama membentuk satu kesatuan.
2. Batasan Sistem (Boundary)
Ruang lingkup sistem yang membatasi antara sistem dengan sistem
lainnya atau sistem dengan lingkungan luarnya.
3. Lingkungan Luar Sistem (Environtments)
Lingkungan luar sistem dari suatu sistem adalah apapun yang berada diluar
batas dari sistem yang mempengaruhi operasi sistem.
4. Penghubung Sistem (Interface)
Sebagai media yang menghubungkan sistem dengan subsistem yang
lainnya.
5. Masukan Sistem (Input)

Energi

yang

pemeliharaan

dimasukkan
dan

kedalam

sinyal. Program

sistem,
adalah

yang

dapat

maintenance input

berupa
yang

digunakan untuk mengoperasikan komputernya. Data adalah sinyal input
untuk diolah menjadi informasi.
6. Pengolahan Sistem (Process)
Sistem yang memproses masukkan menjadi keluaran, sebagai contoh
sistem akuntansi. Sistem ini akan mengelolah data transaksi menjadi
laporan-laporan yang dibutuhkan oleh pihak manajemen.

9

7. Keluaran Sistem (Output)
Hasil dari energi yang diolah dan di klasifikasi menjadi keluaran yang
berguna.
8. Sasaran Sistem (Objectives)
Sistem

memiliki

tujuan

dan

sasaran

yang

tepat

dan

bersifat

deterministic. Jika suatu sistem tidak memiliki sasaran maka sistem
tersebut tidak ada gunanya. Sistem dikatakan berhasil bila mengenai
sasaran atau tujuan yang telah direncanakan.

C. Klasifikasi Sistem
Sistem dapat diklasifikasikan dari beberapa sudut pandang menurut Tata Sutabri
(2005:13) diantaranya adalah sebagai berikut :

1. Sebagai Sistem Abstrak (Abstract System) dan Sistem Fisik (Physical
System).

Sistem abstrak adalah sistem yang berupa pemikiran atau ide-ide yang
tampak secara fisik misalnya teologi, yaitu sistem yang berupa pemikiranpemikiran yang berhubungan antara manusia dengan Tuhan. Sistem fisik
merupakan sistem yang ada secara fisik. Misalnya komputer, sistem
akuntansi, sistem produksi dan lain sebagainya.

10

2. Sebagai Sistem Alamiah (Natural System)

dan Sistem Buatan Manusia

(Human Dame System).
Sistem alamiah adalah sistem yang terjadi melalui proses alam, tidak dibuat

oleh manusia, sedangkan sistem buatan manusia merupakan sistem yang
melibatkan interaksi manusia dengan mesin.
3. Sebagai Sistem Tertentu (Deterministic System) dan Sistem Tak Tentu
(Probabilistic System).
Sistem tertentu beroperasi dideteksi dengan pasti, sehingga keluaran dari
sistem dapat diramalkan, contoh: sistem komputer. Sistem tak tentu adalah
sistem yang kondisi masa depannya tidak dapat diprediksi karena
mengandung unsur probabilitas.
4. Sebagai Sistem Tertutup (Close System) dan Sistem Terbuka (Open System).
Sistem tertutup merupakan sistem yang tidak berhubungan dan tidak
berpengaruh dengan lingkungan luarnya. Sistem ini bekerja secara otomatis
tanpa adanya turut campur dengan pihak luarnya. Sistem terbuka adalah
sistem yang berhubungan dan terpengaruh dengan lingkungan luarnya. Sistem
ini menerima masukkan dan menghasilkan keluaran untuk lingkungan luar
atau subsistem yang lainnya. Karena sistem sifatnya terbuka dan terpengaruh
oleh lingkungan luarnya, maka suatu sistem harus mempunyai suatu sistem
pengendalian yang baik.

11

2.2 Konsep Dasar Sistem Informasi Akuntansi (SIA)
A. Pengertian Akuntansi
Akuntansi adalah seni mencatat, mengaklarifikasikan menurut cara yang
berarti dan dinyatakan dalam nilai uang, semua transaksi serta kejadian yang
sedikitnya bersifat dan dari catatan itu dapat ditafsirkan hasilnya.
Menurut definisi dari American Accounting Association adalah:
“….the processs of identifying, measuring, and communicating economic
information to permit informed judgment and decision by users of the

information.” (Evanston, Illionis; A Statement of Basic Accounting Theory,
1996. hal.1).
Akuntansi adalah sebagai proses mengidentifikasikan, mengukur dan
melaporkan informasi ekonomi, untuk memungkinkan adanya penilaian dan
keputusan yang jelas dan tegas bagi mereka yang menggunakan informasi
tersebut.

B. Pengertian Sistem Informasi Akuntansi
Akuntansi

merupakan

teknik

yang

menggambarkan

proses

yang

menghubungkan sumber data komunikasi dengan para penerima informasi
serta memproses bukti transaksi menjadi bentuk-bentuk informasi yang
dikenal

dengan

laporan

keuangan

memproses pengambilan keputusan.

yang

dapat

dipergunakan

untuk

12

Menurut Stephen A.Moscove dan Mark G.Simkin dalam Jogiyanto,HM (2005 :
17) mendefinisikan Sistem Informasi Akuntansi adalah suatu komponen
organisasi
yang mengumpulkan, mengklasifikasikan, memproses,
menganalisis, mengkomunikasikan, informasi pengambilan keputusan dan
orientasi finansial yang relevan bagi pihak–pihak luar dan pihak–pihak
dalam perusahaan.

Menutur Mulyadi (2005:3) “SIA (Sistem Informasi Akuntasi) adalah
organisasi formulir, catatan, dan laporan yang dikoordinasikan sedemikian rupa
untuk menyediakan informasi keuangan yang dibutuhkan manajemen guna
memudahkan pengelolaan perusahaan”.

2.3 Pengertian Gaji dan Upah
Gaji adalah sebuah balas jasa yang diberikan kepada pegawai atau karyawan
atas jasa dan hasil kerjanya dan pembayaran gaji pegawai biasanya diberikan
pada periode tertentu, misalnya seminggu sekali atau sebulan sekali.
Adapun pengertian Upah dalam buku Undang-undang Ketenaga Kerjaan
tahun 2003. Upah adalah hak pekerja yang diterima dalam bentuk uang sebagai
imbalan dari perusahaan kepada pekerja atas suatu pekerjaan atau jasa yang telah
atau akan dikerjakan. Dan besarnya upah ditetapkan atau dibayar menurut suatu
perjanjian atau kesepakatan atau peraturan perundang-undangan termasuk
tunjangannya dan keluarganya

13

A. Pengertian Sistem Penggajian
Sistem penggajian merupakan langkah awal penerapan Manajemen

Kepegawaian. Peraturan sistem penggajian harus disetujui baik oleh pimpinan
maupun pegawai, sehingga tanggungjawab pelaksanaan sistem penggajian tidak
banyak ditanggung oleh pimpinan saja.
Penggajian diambil dari kata gaji, dimana pengertian gaji ini telah dibahas
pada uraian diatas, istilah gaji biasannya digunakan untuk pegawai yang
menerima hasil kerjanya dalam bentuk uang yang akan dibayarkan pada setiap
minggu sekali.
Dari definisi diatas dapat disampaikan bahwa sistem penggajian adalah
seperangkat unsur yang saling berkaitan dan membentuk totalitas yang
menentukan pemberian imbalan atau hasil kerja seseorang
Sistem penggajian dibagi menjadi tiga jenis diantaranya :
1. Sistem Skala Tunggal
Sistem skala tunggal adalah memberikan gaji pokok yang sama
kepada pegawai yang berpangkat dengan tidak memperlihatkan sifat
pekerjaan yang dilakukan dan beratnya tanggungjawab yang dipikul dalam
melaksanakan pekerjaan itu.

14

2. Sistem Skala ganda
Sistem skala ganda adalah sistem penggajian menentukan besarnya
gaji yang bukan saja didasarkan pada pangkat, tetapi juga didasarkan pada
sifat pekerjaan yang dilakukan, prestasi kerja yang dicapai dan beratnya
tanggungjawab yang dipikul dalam melaksanakan pekerjaan itu
3. Sistem Skala Gabungan
Sistem skala gabungan adalah sistem penggajian yang merupakan
perpaduan antara sistem skala tunggal dengan sistem skala ganda, dimana
pegawai yang berangkat dan masa kerja sama diberi gaji pokok yang sama,
disamping kepada pegawai yang memikul tanggungjawab yang berat.

B. Fungsi penggajian
Fugnsi penggajian adalah sebagai berikut :
a. Pengalokasian Sumber Daya Manusia secara efisien
b. Pemberian gaji yang baik bagi keryawan yang berprestasi akan mendorong
pegawai lebih baik lagi untuk berprestasi
c. Penggajian yang baik mendorong perusahan memperoleh keuntungan yang
maksimal dan pegawai yang dipekerjakan adalah pegawai produktif
d. Mendorong pertumbuhan stabilitas ekonomi

15

2.4 Peralatan Pendukung (Tools System)
Peralatan pendukung atau tools system adalah alat yang digunakan untuk
membantu perancangan sistem meliputi, Diagram Alir Data (DAD), kamus data,
dan struktur kode.
A. Diagram Alir Data (DAD)
Menurut Chris Gane dan Trish Sarson dalam Jogiyanto,HM (2005:700)
“Diagram Alir Data (DAD) adalah diagram yang menggunakan notasi-notasi
untuk menggambarkan arus dalam data sistem”.
Diagram Alir Data (DAD) sering digunakan untuk menggambarkan
suatu sistem yang telah ada atau sistem yang akan dikembangkan secara
logika tanpa mempertimbangkan lingkungan secara fisik dimana data
tersebut akan mengalir dan disimpan.
Berikut beberapa simbol yang digunakan Diagram Alir Data (DAD):
1. Komponen atau simbol yang digunakan Diagram Alir Data (DAD)
a. Kesatuan Luar (External Entity)
Simbol ini digunakan untuk menggambarkan asal atau tulisan data.
b. Arus Data (Data Flow)
Simbol

ini

digunakan

untuk

menggambarkan

aliran

data

yang

berjalan.
c. Proses (Process)
Simbol ini digunakan untuk proses pengolahan atau informasi data.

16

d. Simpan Data (Data Store)
Simbol ini digunakan untuk menggambarkan data flow yang sudah
disimpan dan diarsipkan.

B. Aturan Main Diagram Alir Data (DAD)
Aturan yang berlaku dalam pembuatan diagram arus data untuk
membuat model sistem adalah:
1. Didalam

diagram

arus

data

tidak

boleh

menghubungkan

antara

External Entity dengan External Entity lainya secara langsung.

2. Didalam diagram arus data tidak boleh menghubungkan data store
yang satu dengan data store yang lainnya secara langsung.
3. Didalam diagram arus data tidak boleh menghubungkan data store
dengan External Entity secara langsung.
4. Didalam setiap proses harus ada arus data yang masuk dan ada

juga

arus data yang keluar.
Tahap Pembuatan DAD (Diagram Alir Data)
Aturan yang berlaku dalam penggambarannya, diagram alir data diterapkan
kedalam bentuk diagram yang dibagi menjadi tiga tahap atau tingkat
konstruksi, yaitu:
1. Diagram Konteks (Conteks Diagram)
Diagram yang dibuat untuk menggambarkan sistem secara umum dari
keseluruhan sistem yang ada.

17

2. Diagram Nol (Overview Diagram)
Diagram yang dibuat untuk menggambarkan tahapan proses yang ada
dalam diagram konteks, yang menjabarkan lebih terperinci.
3. Diagram Detail (Detail Diagram)
Diagram yang dibuat untuk menggambarkan arus data secara lebih
mendetail lagi dari tahapan proses yang ada dalam diagram nol.
Berikut ini adalah beberapa teknik atau cara yang digunakan dalam
membuat diagram alir data adalah menggunakan suatu sistematika yaitu:
1. Jabarkan proses mulai tingkat yang lebih tinggi kemudian diuraikan
atau dijelaskan dengan lebih detail sampai tingkat yang lebih rendah.
2. Berikan label yang mempunyai makna untuk simbol yang digunakan,
seperti External Entity, proses, arus data, dan data penyimpanan.
3. Pelihara konsitensi proses yang terjadi dalam DAD, mulai dari diagram
tingkat tinggi sampai tingkat terendah.
4. Berilah nomor tiap-tiap proses.

C. Kamus Data (Data Dictionary)
Kamus data adalah katalog fakta tentang data dan kebutuhan–kebutuhan
informasi dari suatu sistem informasi. Dengan kamus data sistem analis
dapat mendefinisikan data yang mengalir pada sistem dengan lengkap.
Di dalam pembentukan kamus data terdapat hal–hal sebagai berikut:

18

1. Nama Arus Data
Nama arus data harus dicatat dalam kamus data, sehingga yang
membaca data flow diagram dapat langsung mencari dengan mudah
dikamus data.
2. Alias
Dapat dituliskan bila nama lain ini ada, alias perlu dituliskan karena
data yang sama mempunyai nama yang berbeda untuk orang atau
departemen satu dengan yang lainnya.
3. Tipe Data
Arus data dapat mengalir dari hasil suatu proses ke proses lainnya.
Data yang mengalir dapat berbentuk laporan serta dokumen hasil
cetakan komputer.
4. Arus Data
Arus data menunjukkan dari mana data mengalir dan kemana data akan
menuju.
5. Penjelasan
Penjelasan dapat diisi dengan keterangan–keterangan tentang arus data
tersebut. Kamus data mempunyai suatu bentuk untuk mempersingkat arti
atau makna dari simbol yang dijelaskan.

19

6. Periode
Menunjukkan kapan terjadinya arus data tersebut. Periode perlu dicatat
dikamus data karena dapat digunakan untuk mengidentifikasikan kapan
input data dimasukan ke sistem, kapan proses dari program dilakukan

dan kapan laporan-laporan harus dihasilkan.
7. Volume
Volume yang dicatat dalam kamus data adalah tentang volume rata-rata
dan volume puncak dari arus data. Volume rata-rata menunjukan
banyaknya arus data yang mengalir dalam suatu periode tertentu,
sedangkan volume puncak menunjukan volume yang terbanyak.
8. Struktur Data
Menunjukkan arus data yang dicatat dikamus data terdiri dari item-item
atau elemen-elemen data. Notasi atau simbol dibagi menjadi 2 (dua)
macam yaitu sebagai berikut:
a. Notasi Tipe Data
Notasi ini digunakan untuk membuat spesifikasi format input maupun
output

suatu

data.

Notasi

yang

umum

(Jogiyanto.2005:370) adalah sebagai berikut:

digunakan

dalam

20

Tabel II.1 Notasi Tipe Data
NOTASI KETERANGAN
X

Menunjukkan tipe data adalah karakter

9

Menunjukkan tipe data numerik

A

Menunjukkan angka tipe data adalah karakter alphabetic.

Z

Menunjukkan angka nol ditampilkan sebagai spasi kosong.

.

Titik menunjukkan pemisah ribuan.

,

Koma menunjukkan pemisah pecahan

-

Hypen menunjukkan pemisah pecahan (Contoh: 021-8415334)

/

Slash menunjukkan angka pembagi (Contoh: 23/07/1987)

Sumber : (Jogiyanto, Analisa dan Desain Sistem Informasi, hal 370, 200

b. Notasi Struktur Data
Notasi yang digunakan untuk membuat spesifikasi elemen data.
Dimana notasi yang umum digunakan adalah sebagai berikut:

21

Tabel II.2 Notasi Struktur Data
NOTASI

KETERANGAN

=

Terdiri dari

+

Dan

()

Pilihan (boleh ya, boleh tidak)

{}

Interasi atau penghubung proses

[]

Pilih salah satu pilihan

*

Keterangan atau catatan

@

Petunjuk (key field)

Sumber : (Jogiyanto, Analisa dan Desain Sistem Informasi, hal 370, 2005).

D. Struktur Kode
Struktur kode adalah program komputer yang dirancang untuk menghasilkan
program-program

lain

dimana

kode

dimaksudkan

untuk

tujuan

mengklasifikasikan data, memasukkan data kedalam komputer dan untuk
mengambil bermacam-macam informasi yang berhubungan dengannya.
Beberapa kemungkinan susunan angka (digit), huruf dan karakter khusus
dapat ke dalam bentuk kode, di dalam merancang suatu kode harus
diperhatikan beberapa hal, diantaranya adalah :

22

1. Harus mudah diingat
Dengan cara menghubungkan kode tersebut dengan objek yang diwakili
dengan kodenya, misalnya kode 033614625035 akan lebih mudah
diingat bila ditulis 033-614-625-035.
2. Harus unik
Unik berarti tidak ada kode yang kembar.
3. Harus fleksibel
Sehingga memungkinkan perubahan–perubahan atau penambahan item
baru dapat tetap diwakili oleh kode.
4. Harus efisien
Kode harus sependek mungkin, selain mudah diingat juga akan efisien
bila direkam disimpan luar komputer.
5. Harus konsisten
Kode harus konsisten dengan kode yang telah dipergunakan.
6. Harus standarisasi
Kode harus standarisasi untuk seluruh tingkatan dan departemen dalam
organisasi.
7. Spasi dihindari
Spasi dalam kode sebaiknya dihindari, karena dapat menyebabkan
kesalahan di dalam menggunakannya.

23

8. Hindari karakter yang mirip
Karakter–karakter yang hampir serupa bentuk dan bunyi pengucapannya
sebaiknya tidak digunakan dalam kode, misalnya huruf O,I,Z,S, dan
huruf V dapat membingungkan dengan angka 0,1,2,5 dan huruf U.
9. Panjang kode harus sama
Masing–masing kode yang sejenis harus mempunyai panjang yang sama.
Ada beberapa macam tipe kode yang sering digunakan di dalam sistem
diantaranya adalah:
1. Kode Mnemonik (mnemonic code)
Tujuan mudah diingat, dibuat dengan dasar singkatan untuk mengambil
sebagian karakter dari item yang akan diwakili dengan kode ini.
Contohnya :

1. P = Perempuan
2. W = Wanita
3. S = Semarang

2. Kode Urut (squential code)
Adalah kode yang nilainya urut antara satu kode dengan kode
berikutnya dan sering disebut dengan kode seri.
Contoh:

001

Kas

002

Piutang Dagang

003

Persediaan Produk Selesai

24

3. Kode Blok (block code)
Kode yang mengklasifikasikan item kedalam blok atas dasar pemakaian
maksimum yang diharapkan.
Contoh :
Blok Kelompok
1000-1999

Aktiva Lancar

2000-2999

Aktiva Tetap

3000-3999

Hutang Lancar

4. Kode Group (group code)
Merupakan

kode berdasarkan

field–field,

dan tiap–tiap

field

kode

mempunyai arti.
Contoh: Biaya terjadi dalam suatu perusahaan dapat dikelompokkan
dalam

9

macam.

Untuk

maksud

pengendalian

biaya,

perusahaan

menetapkan pusat–pusat pertanggungjawaban yang berbentuk pusat biaya
(cost center).

Maka rekening biaya tersebut dapat dibentuk sebagai berikut:
1- 001- 222
kelompok aktiva
rincian aktiva tiap kelompok

Pusat pertanggung jawaban

25

5. Kode Desimal (decimal code)

Kode yang mengklasifikasikan kode atas dasar sepuluh unit angka
desimal dimulai dari angka satu sampai dengan angka sembilan
tergantung dari banyaknya kelompok. Contoh:
00.AKTIVA LANCAR

01.AKTIVA TETAP

00100 Kas

01100 Tanah

00200 Piutang Dagang

01200 Bangunan Kantor

00300 Persediaan Produk Selesai