Rekayasa Proses Bisnis

I. PENDAHULUAN

1.1. Latar Belakang

CV. Titian Mandiri merupakan sebuh perusahan yang bergerak dibidang manufaktur pembuatan air minum, pada aktivitas bisnis yang dilakukan CV. Titian Mandiri terdapat 5 bagian yang mendukung proses bisnisnya yaitu bagian produksi, gudang, pengiriman, pemasaran dan keuangan. Disisi lain informasi yang akurat dan efektif sangat dibutuhkan pada setiap bagiannya sehingga mendukung proses bisnis secara keseluruhan.

Pada berjalannya proses bisnis di CV. Titian Mandiri kerap muncul permasalahan yang membuat ketidakefisienan pada proses bisnis pada setiap bagiannya seperti delay bila terjadi stockout, service level yang tidak terpenuhi, keterlambatan pengiriman dan sistem pembayaran yang tak terkontrol.

Bagian gudang perusahaan merupakan bagian yang sangat penting, sebab pada bagian ini semua bahan baku dikelola apabila terjadi kerlambatan pada persediaan bagian gudang ini akan memunculkan permasalahan seperti tidak tercapainya produktivitas pada lini produksi dan berakibat menurunnya service level terhadap konsumen. Hal ini lah yang kerap dihadapi oleh CV. Titian Mandri pada bagian gudang kerap mengalami stockout bahan baku yaitu galon. Keterlambatan agen serta tidak adanya penjadwalan penerimaan material menyebabkan delay pada lini produksi serta kurangnya sistem informasi yang menunjang berlangsungnya proses bisnis seperti permintaan material dari bagian produksi yang dilakukan secara menual yang memanfaatkan kertas dan pena selain itu tidak adanya update material yang menyebabkan petugas harus mengecek langsung kegudang.

Dengan masalah yang muncul perusahaan melakukan perbaikan pada proses bisnisnya melalui pengembangan proses bisnis yang terintegraasi dengan konsep Business Process Reengineering (BPR).

Idenftifikasi aliran proses bisnis yang saat ini sedang berjalan dilakukan untuk dapat mengambarkan proses kerja yang berlangsung

pada saat ini, sehingga nantinya dapat diidentifikasi perbaikan yang akan dilakukan. Bahwa perusahaan kerap mengalami masalah pada bagian gudang, yaitu proses permintaan material dari bagian produksi.

1.2. Identifikasi Permasalahan

Berdasarkan latar belakang masalah diatas kami membuat perumusan masalah sebagai berikut :

1. Bagaimana usulan perbaikan proses bisnis bagian gudan CV. Titian Mandiri dengan metode Rekayasa Proses Bisnis?

1.3. Tujuan

1. Memperbaiki proses bisnis pada CV. Titian Mandiri pada bagian Gudang.

2. Memberikan usulan terbaik pada proses bisnis agar perusahaan dapat meningkatkan keuntungan dari hasil produksinya.

1.4. Manfaat

1. Mempercepat waktu respon dengan mengeliminasi kesalahan yang ada pada bagian gudang CV. Titian Mandiri.

2. Memperbaiki kualitas kerja dan kemampuan invidu khusunya pada bagian gudang dalam memberikan kontribusi pada perusahaan.

II. DESKRIPSI SISTEM

2.1. Deskripsi Sitem Aktual

Identifikasi aliran proses bisnis yang saat ini sedang berjalan dilakukan untuk menggambarkan proses kerja yang sedang berlangsung pada saat ini, sehingga nantinya dapat diidentifikasi perbaikan yang akan dilakukan, maka dapat disimpulkan proses utama dari bagian gudang di perusahaan CV. Titian Mandiri adalah sebagai berikut :

1. Memproses permintaan material dari bagian produksi 2. Membuat daftar pemesanan material

Selain proses-proses utama diatas terdapat juga beberapa sub proses didalamnya seperti :

1. Penerimaan material

2. Menyimpan material yang diterima

Hanya saja proses utama yang sering menimbulkan masalah adalah memproses permintaan material dari bagian produksi dan akan berpengaruh pada proses lain, maka dari itu perlu dilakukannya rekayasa proses bisnis agar proses dapat berjalan dengan baik.

Keterangan :

Gambar 1 Flow Process permintaan material bagian produksi ke bagian gudang Setelah dipetakan menggunakan aliran peta proses, didapatkan waktu total proses yang berlangsung dengan total keseluruhan proses yaitu 87 Menit atau 1 jam 27 menit. Berbicara tentang masalah waktu perusahan

tidak cukup ideal dalam pemrosesan permintaan bahan baku serta proses yang ada sangat memunculkan masalah akan komunikasi yang tidak baik seperti dimana ketika barang stockout bagian gudang tidak mengupdatenya yang menyebakan delay dilini produksi.

2.1. Pemetaan Proses Bisnis Aktual

2.1.1. Pemetaan IDEF0 Kondisi Eksisting (as-is) 2.1.1.1. Node Index

A0. Bagian Gudang

A1. Memproses permintaan material dari bagian produksi A11. Mengecek ketersediaan barang

A12. Memproses material tidak tersedia A13. Mengambil material

A14. Membuat laporan pengeluaran material A2. Membuat daftar pemesanan material

A21. Membuat list pesanan material yang harus dipesan A22. Membuat daftar pemesanan bahan baku dari supplier

kebagian keuangan A3. Penerimaan material

A31. Mengecek material pesanan

A311. Mengecek kesesuaian kuantitas material A312. Mengecek kualiatas material

A32. Membuat dokumentasi hasil pengecekan pemesanan A321. Membuat faktur pembayaran kebagian keuangan A322. Membuat laporan penerimaan material

A4. Menyimpan material yang diterima

A41. Mengentry data material yang disimpan A42. Menyimpan material ke dalam gudang

Gambar 3 IDEF0 Level 0 Bagian Gudang

2.1.1.3. Level 1

Gambar 4 IDEF0 Level 1 Domain Proses Gudang

Gambar 3 IDEF0 Level 5 Proses permintaan material dari bagian produksi

Gambar 7 IDEF0 Level 2 Proses penerimaan material

Gambar 9 IDEF0 Level 2 Proses membuat dokuentasi

Gambar 10 IDEF0 Level 2 Proses menyimpan material yang diterima

Gambar 10 CFD permintaan material bagian produksi ke bagian gudang Dari diagram aktifitas pada gambar 10 diketahui bahwa bagian gudang kurang begitu koordinasi tentang informasi material pada bagian produksi, serta tidak adanya penjadwal material datang dari bagian gudang, sehingga membuat lini produksi mengalami delay pada proses produksi dan tidak tercapainya kapasitas produksi yang maksimal.

Value Added Ratio (VAR) adalah nilai perbandingan antara kegiatan yang memiliki nilai tambah (VA) dengan kegiatan yang tidak memiliki nilai tambah (NVA) dari sudut pandang pekerja. Sudut pandang yang dimaksud dalam kasus ini adalah sudut pandang permintaan material dari bagian produksi itu sendiri dari mulai bentuk informasi permintaan sampai material diterima kembali oleh gudang yang memintanya. Maka rasio nilai tambah untuk permintaan material adalah sebagai berikut. VAR= VA

NVA×100= 63

4348×100=0,015

2.3.1. Pemborosan-pemborosan yang terjadi

Pada umumnya, dalam mengkaji sebuah VSM dari keadaan saat ini menjadi VSM masa mendatang, kami menggabungkan beberapa proses yang memiliki kedekatan proses sehingga mempersingkat dari tahap proses tersebut. Untuk proses permintaan material dari bagian produksi di CV. Titian Mandiri, kami memandang bahwa tahapan proses permintaan material dari bagian produksi tidak ada yang dapat digabungkan. Hal ini karena masing masing proses memang memiliki fungsinya tersendiri.

Maka peninjauan VSM akan fokus pada pengurangan waktu tunggu dari setiap proses tersebut.

III. USULAN REKAYASA PROSES BISNIS

Dalam rekayasa proses bisnis yang telah dipetakan menggunakan VSM, flow process dan IDEF0, bagian gudang kerap mengalami keterlambatan tetapnya dalam memproses permintaan material dari bagian produksi, lamanya penerimaan faktur permintaan dari bagian produksi ini dikarenakan dilakukan secara manual yang mengandalkan pekerja bagian produksi untuk meminta langsung dari bagian gudang, selain itu karena tidak adanya update material membuat bagian bagian kerap mengeceknya langsung kegudang untuk melihat material yang tersedia ini yang membuat perusahaan mengalami kerugiaan akibat delay yang seharusnya bisa dihilangkan, selain itu lambatnya pengiriman material dari agen salah satu yang membuat perusahaan tidak tercapainya kapasitas produksi.

Oleh karena itu berdasarkan penjelasan yang telah dipaparkan sebelumnya maka dilakukan rekayasa proses bisnis yaitu menggunakan metode ESIA (Elimination, Simplify, Integration, Automation).

Ketika mendesain ulang proses yang ada, penekananya adalah menghilangkan semua aktivitas yang tidak mempunyai nilai tambah dan mempersingkat aktivitas yang tidak bernilai tambah

3.1. Upaya Mengurangi Pemborosan (waste)

Dalam upaya perbaikan mengurangi pemborosan menggunakan metode ESIA ini terdapat 4 pilar yang dapat mengurangi pemborosan dari metode ESIA yaitu :

1. Elimitination (Menghilangkan Proses)

Pada pilar pertama mengurangi pemborosan ini proses yang dihilangkan adalah proses pengantaran memo permintaan material dari bagian produksi kebagian gudang, sehingga pekerja lebih terfokuskan pada pekerjaannya.

2. Simplify (Menyederhanakan Proses)

Dalam proses penyederhanaan ini adalah menyederhanakan proses agar proses lebih efektif seperti penerimaan dan pengiriman infromasi permintaan material dilakukan secara elektronik seperti menggunakan

pesan menggunakan bantuan komputer dan software yang tersedia disetiap departemen.

3. Integration (Menggabungkan Proses)

Pengintegrasian yang dilakukan adalah membuat beberapa pekerjaan menjadi kesatuan seperti pekerja yang tunjuk sebagai admin dibagian gudang ini bekerja didepan layar memperhatikan permintaan material dan menerima informasi material dari pekerja lainnya lalu mengupdatenya. Selain itu juga pengintegrasian ini salah satunya menghubungkan komputer setiap departemen agar informasi yang didapat lebih akurat dan cepat.

4. Automation (Otomatisasi Proses)

Pada proses otomatis ini, hal yang dilakukan adalah mengotomatiskan pekerjaan seperti penggunakaan software yang terintegrasi dari setiap departemen agar pekerjaan yang tidak bernilai dapat dihilangkan dan outputnya dapat meningkatnya produktfitas diperusahaan karena penggunaan teknologi informasi ini.

3.2. Pemetaan Usulan IDEF0 (Usulan) 3.2.1. Node Index

A0. Bagian Gudang

A2. Memproses permintaan material dari bagian produksi A15. Mengecek ketersediaan barang

A16. Memproses material tidak tersedia A17. Mengambil material

A18. Membuat laporan pengeluaran material A19. Update data material

A3. Membuat daftar pemesanan material

A23. Entry data material yang harus dipesan

A24. Pembuatan pemesanan bahan baku dari supplier kebagian keuangan

A4. Penerimaan material

A32. Mengecek material pesanan

A313. Mengecek kesesuaian kuantitas material A314. Mengecek kualiatas material

A33. Membuat dokumentasi hasil pengecekan pemesanan A323. Entry pembayaran

A324. Membuat laporan penerimaan material A5. Menyimpan material yang diterima

A43. Mengentry data material yang disimpan A44. Menyimpan material ke dalam gudang

2.3.1.1. Level 0

Gambar 3 IDEF0 Level 0 Bagian Gudang

Gambar 4 IDEF0 Level 1 Domain Proses Gudang

2.3.1.3. Level 2

Gambar 3 IDEF0 Level 5 Proses permintaan material dari bagian produksi

Gambar 7 IDEF0 Level 2 Proses penerimaan material

Gambar 9 IDEF0 Level 2 Proses membuat dokuentasi

Gambar 10 IDEF0 Level 2 Proses menyimpan material yang diterima

Sekilas nampak sama dalam segi pemetaan, dikarenakan pada setiap proses memiliki fungsinya masing-masing maka dalam hal rekayasa proses bisnis ini kami mengurangi waktu dari setiap prosesnya karena berdasarkan salah satu pilar metode ESIA yaitu integration dan automation maka waktu proses dapat di eliminasi dengan merubah metode kerja dari manual kini menggunakan teknologi informasi yang terhubung pada setiap departemennya.

Dari data diatas Maka rasio nilai tambah untuk permintaan material adalah sebagai berikut.

VAR= VA

NVA×100= 31

1456×100=0,022

Jadi, rasio nilai tambah dari proses permintaan material dari bagian produksi untuk kondisi normal, dalam VSM masa mendatang diharapkan mencapai 0,022%.

3.4. Simulasi Proses Bisnis awal dan usulan 3.4.1. Simulasi Proses Bisnis awal

Dari simulasi yang dibuat ini dengan menggunakan bantuan software Arena sebelum dengan adanya perbaikan output yang dihasilkan dari berjalannya model yang dibuat selama 8 jam hanya menghasilkan output 121 produk, hal ini dikarenakan banyaknya aktivitas yang dilakukan secara manual seperti faktur permintaan material dari bagian produksi membawanya ke bagian gudang yang membutuhkan waktu saat perpindahannya, maka dari itu dilakukannya rekayasa proses bisnis ini diharapkan dapat memperbaiki output yang dihasilkan perusahaan dapat meningkat baik walaupun tidak begitu signifikan.

3.4.2. Simulasi Proses Bisnis Usulan

Setelah dilakukannya perekayasaan terhadap proses binsis di CV. Titian Mandiri ini tidak begtiu banyak yang berubah perihal proses, karena pengurangan waktu dalam setiap prosesnya didapatlah hasil setelah model berjalan selama delapan jam hasilnya dikatakan dapat membaik karena output yang dihasilkan

lebih besar yaitu perusahaan dapat mengeluarkan output sebesar 214 Produk dalam setiap harinya selama delapan jam kerja.

IV. ANALISA

Rekayasa proses bisnis merupakan suatu tools dalam pemikiran kembali secara mendasar perancangan proses bisnis secara radikal, dihasilkan dari sumber daya organisasi yang tersedia. Dalam perancangan ulang suatu proses bisnis dalam suatu industri maupun jasa hal pertama yang dilakukan adalah analisis terhadap proses bisnis yang sedang berjalan, sebab dalam perancangan ulang proses bisnispun tentunya harus mengetahui kebutuhan dari perusahaan itu sendiri seperti perusahaan manufaktur kebutuhan akan rekayasa proses bisnis ini karena tidak tercapainya kapasitas produksi yang menjadikan perusahaan mengalami kerugian. Seperti halnya CV. Titian Mandiri merupakan perusahaan yang bergerak dibidang manufaktur dalam pembuatan air minum dalam kemasan (galon), CV. Titian Mandiri kerap mengalami terjadinya delay pada lini produksi akibat dari material yang dibutuhkan kosong dikarenakan tidak adanya sistem penjadwalan material datang dari perusahaan terhadap agen/vendor pendukung berjalannya perusahaan dan berakibat penurunan hasil produksi dikarenakan ketidakpastian agen dalam pengiriman material serta sistem permintaan material yang jadul/tertinggal zaman karena semua hal dilakukan bersifat individu tanpa adanya bantuan teknologi informasi yang mendukung dalam perusahaan akibatnya muncul pekerjaan tambahan yang harusnya dapat di minimasi dengan menggunakan bantuan teknologi informasi. Hal mendasar inilah yang dijadikan dalam perancangan ulang proses bisnis di CV. Titian Mandiri.

Dari permasalahan yang ada dilakukan pemetaan terhadap proses bisnis yang sedang berjalan dengan menganilisis proses yang dikerjakan serta waktu yang dibutuhkan dalam penyelesaian pekerjaan tersebut bias menggunakan suatu peta aliran proses.

Gambar 4 IDEF0 Level 1 Domain Proses Gudang 2.3.1.3. Level 2

Gambar 3 IDEF0 Level 5 Proses permintaan material dari bagian produksi

Gambar 7 IDEF0 Level 2 Proses penerimaan material

Gambar 9 IDEF0 Level 2 Proses membuat dokuentasi

Gambar 10 IDEF0 Level 2 Proses menyimpan material yang diterima 3.3. Value Stream Mapping Future State

Sekilas nampak sama dalam segi pemetaan, dikarenakan pada setiap proses memiliki fungsinya masing-masing maka dalam hal rekayasa proses bisnis ini kami mengurangi waktu dari setiap prosesnya karena berdasarkan salah satu pilar metode ESIA yaitu integration dan automation maka waktu proses dapat di eliminasi dengan merubah metode kerja dari manual kini menggunakan teknologi informasi yang terhubung pada setiap departemennya.

Dari data diatas Maka rasio nilai tambah untuk permintaan material adalah sebagai berikut.

VAR= VA

NVA×100= 31

1456×100=0,022

Jadi, rasio nilai tambah dari proses permintaan material dari bagian produksi untuk kondisi normal, dalam VSM masa mendatang diharapkan mencapai 0,022%.

3.4. Simulasi Proses Bisnis awal dan usulan 3.4.1. Simulasi Proses Bisnis awal

Dari simulasi yang dibuat ini dengan menggunakan bantuan software Arena sebelum dengan adanya perbaikan output yang dihasilkan dari berjalannya model yang dibuat selama 8 jam hanya menghasilkan output 121 produk, hal ini dikarenakan banyaknya aktivitas yang dilakukan secara manual seperti faktur permintaan material dari bagian produksi membawanya ke bagian gudang yang membutuhkan waktu saat perpindahannya, maka dari itu dilakukannya rekayasa proses bisnis ini diharapkan dapat memperbaiki output yang dihasilkan perusahaan dapat meningkat baik walaupun tidak begitu signifikan.

3.4.2. Simulasi Proses Bisnis Usulan

Setelah dilakukannya perekayasaan terhadap proses binsis di CV. Titian Mandiri ini tidak begtiu banyak yang berubah perihal proses, karena pengurangan waktu dalam setiap prosesnya didapatlah hasil setelah model berjalan selama delapan jam hasilnya dikatakan dapat membaik karena output yang dihasilkan

lebih besar yaitu perusahaan dapat mengeluarkan output sebesar 214 Produk dalam setiap harinya selama delapan jam kerja.

IV. ANALISA

Rekayasa proses bisnis merupakan suatu tools dalam pemikiran kembali secara mendasar perancangan proses bisnis secara radikal, dihasilkan dari sumber daya organisasi yang tersedia. Dalam perancangan ulang suatu proses bisnis dalam suatu industri maupun jasa hal pertama yang dilakukan adalah analisis terhadap proses bisnis yang sedang berjalan, sebab dalam perancangan ulang proses bisnispun tentunya harus mengetahui kebutuhan dari perusahaan itu sendiri seperti perusahaan manufaktur kebutuhan akan rekayasa proses bisnis ini karena tidak tercapainya kapasitas produksi yang menjadikan perusahaan mengalami kerugian. Seperti halnya CV. Titian Mandiri merupakan perusahaan yang bergerak dibidang manufaktur dalam pembuatan air minum dalam kemasan (galon), CV. Titian Mandiri kerap mengalami terjadinya delay pada lini produksi akibat dari material yang dibutuhkan kosong dikarenakan tidak adanya sistem penjadwalan material datang dari perusahaan terhadap agen/vendor pendukung berjalannya perusahaan dan berakibat penurunan hasil produksi dikarenakan ketidakpastian agen dalam pengiriman material serta sistem permintaan material yang jadul/tertinggal zaman karena semua hal dilakukan bersifat individu tanpa adanya bantuan teknologi informasi yang mendukung dalam perusahaan akibatnya muncul pekerjaan tambahan yang harusnya dapat di minimasi dengan menggunakan bantuan teknologi informasi. Hal mendasar inilah yang dijadikan dalam perancangan ulang proses bisnis di CV. Titian Mandiri.

Dari permasalahan yang ada dilakukan pemetaan terhadap proses bisnis yang sedang berjalan dengan menganilisis proses yang dikerjakan serta waktu yang dibutuhkan dalam penyelesaian pekerjaan tersebut bias menggunakan suatu peta aliran proses.