Amy Faradhillah : Analisa Prosedur Persetujuan Kredit Dalam Memperkecil Resiko Kerugian Piutang Tak Tertagih Pada Pt.Federal International Finance Fif Cabang Kisaran, 2007.
USU Repository © 2009
PT. Federal International Finance berkedudukan di Jakarta dengan kantor cabang dan perwakilan yang tersebar hampir di seluruh wilayah
Indonesia. Salah satu cabang PT. Federal International Finance berkedudukan di Jl. Sisingamangaraja No. 360 D Kisaran dan saat ini memiliki tiga point of
service POS yaitu di Tanjung balai, Sei Piring dan Indrapura. Maksud dan tujuan dari Pendirian PT. Federal International Finance
adalah menawarkan solusi keuangan yang terbaik bagi pelanggan secara individual. Yang dimaksud “solusi keuangan terbaik” adalah fasilitas
pembiayaan untuk pengadaan barang berdasarkan kebutuhan konsumen dengan prinsip mudah, aman dan menguntungkan.
“Mudah” maksudnya adalah proses pengajuan permohonan pembiayaan sederhana dengan persyaratan yang standar, proses persetujuan
cepat dimana pada hari yang sama sudah dapat diketahui keputusan persetujuan tersebuttergantung dari prasyarat yang telah ditentukan, sampai
pada proses pembayaran angsuran. “Aman” maksudnya bahwa barang yang dibiayai diasuransikan ke
perusahaan asuransi Astra, BPKB disimpan dalam tempat yang aman di kantor Cabang FIF dan tidak dijaminkan kepada pihak lain.
Dan “menguntungkan” maksudnya pada saat pembiayaan juga terdapat program-program loyalty konsumen, seperti temu konsumen, program
berhadiah, dan apabila diadakan repeat order maka akan mendapatkan fasilitas kredit yang menarik seperti bunga yang lebih rendah, angsuran lebih kecil dan
lainnya.
2. Struktur Organisasi
Amy Faradhillah : Analisa Prosedur Persetujuan Kredit Dalam Memperkecil Resiko Kerugian Piutang Tak Tertagih Pada Pt.Federal International Finance Fif Cabang Kisaran, 2007.
USU Repository © 2009
Struktur organisasi PT. Federal International Finance cabang Kisaran adalah berbentuk garis. Oleh karena itu para bawahan hanya mengenal
seorang atasan dan begitu pula pertanggungjawaban yang dikberikan sesuai dengan instruksi atasan, sehingga dalam hal ini mudah melakukan pengawasan
dan pengalihan wewenang terhadap bawahan. Dalam kegiatan usahanya PT. Federal International Finance cabang
Kisaran di pimpin oleh seorang kepala cabang yang bertanggung jawab penuh terhadap kegiatan perusahaan. Hal ini dapat dilihat dalam struktur organisasi
PT. Federal International Finance Cabang Kisaran pada gambar 4.1. Tugas dan tanggung jawab dari masing-masing bagian struktur
organisasi adalah sebagai berikut : a.
Branch Manager Bertanggung jawab kepada Presiden Direktur perusahaan atas pelaksanaan
tugas-tugasnya yaitu : 1
Mengawasi kegiatan perusahaan 2
Bertanggung jawab atas pencapaian target yang ditetapkan oleh pihak manajemen dengan berpedoman kepada guideline objective secara
nasionalMengatur, menentukan, mendelegasikan dan memonitoring pelaksanaan tugas dari masing-masing departemen.
3 Bertanggung jawab atas seluruh kegiatan cabang.
Amy Faradhillah : Analisa Prosedur Persetujuan Kredit Dalam Memperkecil Resiko Kerugian Piutang Tak Tertagih Pada Pt.Federal International Finance Fif Cabang Kisaran, 2007. USU Repository © 2009
Gambar 4.1 Struktur Organisasi Perusaahan
PT. Federal International Finance Cabang Kisaran
Sumber : PT. Federal International Finance
Branch Manager
Marketing Credit
Operation Head
EDP Head
Marketing Executive
Credit Support
Customer Service
Service Assistant
Credit Processor
Surveyor accounting
treasure AR
Controller General
Affairs
chasier AR
administrasi
Collector Office Boy
Amy Faradhillah : Analisa Prosedur Persetujuan Kredit Dalam Memperkecil Resiko Kerugian Piutang Tak Tertagih Pada Pt.Federal International Finance Fif Cabang Kisaran, 2007.
USU Repository © 2009
b. Marketing dan Credit Head
Adapun tugas dan fungsi dari bagian ini adalah : 1
Merealisasikan pencapaian target market sesuai dengan rencana kerja. 2
Mencari pasar yang potensial dan konsumen potensial untuk di follow up lebih lanjut oleh market executive.
3 Mengatasi kegiatan atas marketing executive melalui laporan kunjungan
nasabah baru maupun dalam hal menjalin dan membina hubungan dengan nasabah yang ada.
4 Memonitoring segala sesuatu tentang dokumen pengikat dan perjanjian
dengan lengkap, benar dan aman. 5
Memastikan kegiatan perusahaan dengan baik. c.
Credit Processing 1
Menyusun, melaksanakan dan mereview activity plan operation cabang dan perwakilannya.
2 Menyusun dan merevisi budget tahunan
3 Mewakili kepala cabang, dalam hal ini saat kepala cabang berhalangan.
4 Menjalankan serta mengawasi day to day operation dengan baik sesuai
dengan system dan prosedur dan batas waktu yang telah ditetapkan. 5
Approval pencairan dan di cabang dan perwakilan. 6
Memastikan serta mengawasi kebenaran pencatatan ke laporan kas dan bank harian LKBH serta batas waktu pelaporan antara perwakilan
dengan cabang dengan kantor pusat.
Amy Faradhillah : Analisa Prosedur Persetujuan Kredit Dalam Memperkecil Resiko Kerugian Piutang Tak Tertagih Pada Pt.Federal International Finance Fif Cabang Kisaran, 2007.
USU Repository © 2009
d. Marketing AO
1 Mencari dan mengidentifikasi kebutuhan nasabah atau konsumen.
2 Memasarkan produk atau jasa yang sesuai dengan kebutuhan calon debitur
3 Membuat dan mengajukan usulan pembiayaan.
4 Membantu pelaksanaan trade cheking atas permintaan dari cabang lain.
5 Mengupayakan pengadaan collateral dari debitur.
6 Sebagai coordinator para surveyor dalam menjalankan kegiatan survey.
e. Finance Accounting Head
1 Mengawasi dan menindaklanjuti dokumen-dokumen kredit dan
persyaratan lainnya. 2
Membuat memo koreksi bila terjadi kesalahan didalam menginput data kontrak.
3 Filling dokumen-dokumen persyaratan kredit
4 Menyimpan dan menyusun dokumen jaminan
5 Otoritas tanda tangan perjanjian kontrak dan dokumen lainnya.
6 Memonitoring BPKB dealer.
7 Memonitoring aging BPKB on head dan overdue
f. Finance Operation
1 Membuat laporan kas bank harian.
2 Mambuat laporan mutasi titilan.
3 Mengawasi kas kecil untuk cabang dan perwakilan.
4 Membuat laporan account receivable
Amy Faradhillah : Analisa Prosedur Persetujuan Kredit Dalam Memperkecil Resiko Kerugian Piutang Tak Tertagih Pada Pt.Federal International Finance Fif Cabang Kisaran, 2007.
USU Repository © 2009
g. Account Receivable Controller
1 Menyediakan data Account Receivable AR yang selalu up to date.
2 Mengawasi daftar tagihan harian dan membuat daftar tagihan dan
kunjungan kerja untuk collector. 3
Bertanggung jawab atas administrasi dan penyimpanan kwitansi yang masih dalam proses penagihan.
4 Mengirim surat peringatan untuk konsumen yang telah mengalami
keterlambatan pembayaran angsuran. 5
Mengkoordinir jadwal penagihan bagi collector. 6
Membuat laporan Account Receivable bulanan.
h. General Affair GA
1 Memelihara kelengkapan kantor, inventaris milik perusahaan.
2 Mengkoordinir office boy di dalam menjalankan tugas sehari-hari
3 Memelihara barang-barang seperti jaket, spanduk dan lain sebagainya.
4 Membuat daftar inventaris kantor dan meregestrasinya.
i. Customer Service
1 Memberikan informasi dan menerima serta menampung seluruh keluhan
debitur dan dealer yang masuk. 2
Menunjuk surveyor untuk melakukan survey 3
Membuat Purchase Order untuk kontrak yang telah disetujui.
Amy Faradhillah : Analisa Prosedur Persetujuan Kredit Dalam Memperkecil Resiko Kerugian Piutang Tak Tertagih Pada Pt.Federal International Finance Fif Cabang Kisaran, 2007.
USU Repository © 2009
4 Menyiapkan aplikasi kontrak untuk ditandatangani oleh konsumen dan
mengirim copy kontrak ke konsumen beserta kartu pembayaran angsuran. j.
Finance Admin 1
Menerima pelimpahan kredit khusus avalist 2
Melakukan konfirmasi untuk pencairan dana. 3
Membuat laporan contract value mingguan dan bulanan. 4
Memonitoring pencapaian dan menghitung intensif dealer bila ada program tertentu.
5 Menyiapkan bon hijau untuk pencairan dana dan penggantian biaya-biaya
dealer. k.
Credit Processor 1
Memproses kontrak yang telah diperiksa kelengkapannya. 2
Mendistribusikan dan filling dokumen kredit serta kelengkapannya 3
Mengirimkan copy kontrak ke konsumen dan dealer. 4
Memelihara dan memonitoring persediaan formulir kontrak. 5
Menyiapkan dan mengirimkan form contract untuk dealer avalist. l.
Account Receivable Operational 1
Membuat dan menyimpan kwitansi angsuran. 2
Membuat bon hijau pengeluaran untuk titipan pelunasan. 3
Dilling kwitansi sesuai dengan nomor kontrak. 4
Membuat penghitungan pelunasan dan pelunasan sebenarnya. 5
Menginput data ke master computer.
Amy Faradhillah : Analisa Prosedur Persetujuan Kredit Dalam Memperkecil Resiko Kerugian Piutang Tak Tertagih Pada Pt.Federal International Finance Fif Cabang Kisaran, 2007.
USU Repository © 2009
m. Surveyor
1 Melakukan survey dan menentukan layak atau tidaknya konsumen atau
calon debitur dalam mendapatkan kredit. 2
Menyerahkan purchase order ke dealer. 3
Memeriksa dan menindaklanjuti kelengkapan dokumen yang diperlukan. n.
Cashier 1
Menerima pembayaran angsuran, uang muka, biaya administrasi dan lainnya baik itu tunai maupun cheuque atau giro.
2 Menyiapkan setoran untuk giro dan uang tunai.
3 Melakukan pembayaran untuk melakukan pengeluaran uang yang nilainya
tidak lebih dari Rp.1.000.000,- o.
Collector 1
Melakukan penagihan atas piutang yang telah jatuh tempo 2
Mengirimkan surat peringatan kepada konsumen. 3
Memonitoring dan membina hubungan dengan konsumen.
3. Produk-produk yang ditawarkan PT. Federal International Fianance
