Elemen-Elemen Dalam Sistem Informasi Akuntansi Penggajian.

otorisasi kepada fungsi pembayaran gaji untuk membayarkan gaji kepada karyawan seperti yang tercantum dalam daftar gaji tersebut. 2 Bagian Kartu Biaya Bagian ini memegang fungsi akuntansi biaya yang dalam sistem informasi akuntansi penggajian bertanggung jawab untuk mencatat distribusi biaya ke dalam kartu harga pokok produk dan kartu biaya berdasarkan rekap daftar gaji dan upah dan kartu jam kerja untuk tenaga kerja langsung pabrik. 3 Bagian Jurnal Bagian ini memegang fungsi pencatat jurnal yang bertanggung jawab untuk mencatat biaya gaji dalam jurnal umum. d. Fungsi Keuangan Fungsi ini bertanggung jawab untuk mengisi cek guna pembayaran gaji dan menuangkan cek tersebut ke bank. Uang tunai tersebut kemudian dimasukan ke dalam amplop gaji setiap karyawan, untuk selanjutnya dibagikan kepada karyawan yang berhak. Dalam struktur organisai , fungsi keuangan berada di tangan Bagian Kassa. Dalam pelaksanaan penggajian dan pengupahan di sebuah perusahaan, dokumen terkait yang digunakan berperan penting sebagai barang bukti pendukung bagi kelangsungan penggajian dan pengupahan karyawan yang bersangkutan.Dokumen-dokumen yang digunakan dalam sistem informasi akuntansi penggajian dan pengupahan menurut Mulyadi 2008 : 374 adalah sebagai berikut: a. Dokumen Pendukung Perubahan Gaji dan Upah Dokumen-dokumen ini umumnya dikeluarkan oleh fungsi kepegawaian berupa surat-surat keputusan yang bersangkutan dengan karyawan, seperti misalnya surat keputusan pengangkatan karyawan baru, kenaikan pangkat, perubahan tarif upah, penurunan pangkat, pemberhentian sementara dari pekerja skorsing, pemindahan, dan lain sebagainya. Tembusan dokumen-dokumen ini dikirimkan ke fungsi pembuat daftar gaji dan upah untuk kepentingan pembuatan daftar gaji dan upah. b. Kartu Jam Hadir Dokumen ini digunakan oleh fungsi pencatat waktu untuk mencatat setiap jam hadir karyawan di perusahaan. Catatan jam hadir karyawan ini dapat berupa daftar hadir biasa, dapat pula berbentuk kartu hadir yang diisi dengan mesin pencatat waktu. c. Kartu Jam Kerja Dokumen ini digunakan untuk mencatat waktu yang dikonsumsi oleh tenaga kerja langsung pabrik guna mengerjakan pesanan tertentu. Dokumen ini diisi oleh mandor pabrik dan diserahkan ke fungsi pembuat daftar gaji dan upah untuk kemudian dibandingkan dengan kartu jam hadir, sebelum digunakan untuk distribusi biaya upah langsung kepada jenis produk atau pesanan. Seperti telah disebutkan diatas, catatan waktu kerja ini hanya diperlukan dalam perusahaan yang produksinya berdasarkan pesanan. Dalam perusahaan ini diperlukan informasi biaya tenaga kerja langsung pabrik untuk setiap pesanan yang diproduksi. Dalam perusahaan yang berproduksi massa, karyawan pabrik mengerjakan pekerjaan yang sama dari hari ke hari, sehingga tidak diperlukan data untuk melakukan distribusi biaya tenaga kerja langsung pabrik, semua biaya tenaga kerja langsung dalam perusahaan ini dibebankan langsung kepada produk yang sama. d. Daftar Gaji dan Daftar Upah Dokumen ini berisi jumlah gaji dan upah bruto setiap karyawan, dikurangi potongan-potongan berupa PPh pasal 21, utang karyawan, iuran untuk organisasi karyawan, dan lain sebagainya. e. Rekap Daftar Gaji dan Rekap Daftar Upah Dokumen ini merupakan ringkasan gaji dan upah per departemen, yang dibuat berdasarkan daftar gaji dan upah.Dalam perusahaan yang produksinya berdasarkan pesanan, rekap daftar upah dibuat untuk membebankan upah langsung dalam hubungannya dengan produk kepada pesanan yang bersangkutan.Distribusi biaya tenaga kerja ini dilakukan oleh fungsi akuntansi biaya dengan dasar rekap daftar gaji dan daftar upah. f. Surat Pernyataan Gaji dan Upah Dokumen ini dimuat oleh fungsi pembuat daftar gaji dan upah bersamaan dengan pembuatan daftar gaji dan upah atau dalam kegiatan yang terpisah dari pembuatan daftar gaji dan upah. Dokumen ini dibuat sebagai catatan bagi setiap karyawan mengenai rincian gaji dan upah yang diterima setiap karyawan beserta berbagai potongan yang menjadi beban setiap karyawan. g. Amplop Gaji dan Upah Uang gaji dan upah karyawan diserahkan kepada setiap karyawan dalam amplop gaji dan upah. Di halaman muka amplop gaji dan upah setiap karyawan ini berisi informasi mengenai nama karyawan, nomor identifikasi karyawan dan jumlah gaji bersih yang diterima karyawan dalam bulan tertentu. h. Bukti Kas Keluar Dokumen ini merupakan perintah pengeluaran uang yang dibuat oleh fungsi akuntansi kepada fungsi keuangan, berdasarkan informasi dalam daftar gaji dan upah yang diterima dari fungsi pembuat daftar gaji dan upah. Sistem informasi akuntansi penggajian dan pengupahan merupakan suatu prosedur yang digunakan dalam menyampaikan data kegiatan perusahaan terutama yang berhubungan dengan informasi keuangan kepada pihak yang berkepentingan. Menurut Mulyadi 2008 : 385, sistem penggajian dan pengupahan terdiri dari jaringan prosedur berikut ini: a. Prosedur Pencatatan Waktu Hadir Prosedur ini bertujuan untuk mencatat waktu hadir karyawan. Pencatatan waktu hadir ini diselenggarakan oleh fungsi pencatat waktu dengan menggunakan daftar hadir pada pintu masuk kantor administrasi atau pabrik. Pencatatan waktu hadir dapat menggunakan daftar hadir biasa, yang karyawan harus karyawan harus menandatanganinya setiap hadir dan pulang dari perusahaan atau dapat menggunakan kartu hadir berupa clock card yang diisi secara otomatis dengan mesin pencatatan waktu time recorder machine. Pencatatan waktu hadir ini diselenggarakan untuk menentukan gaji karyawan. Bagi karyawan yang digaji bulanan, daftar hadir digunakan untuk menentukan apakah karyawan dapat memperoleh gaji penuh, atau harus dipotong akibat ketidakhadiran mereka. Daftar hadir ini juga digunakan untuk menentukan apakah karyawan akan menerima gaji saja atau menerima tunjangan lembur yang terakhir ini umunya bertarif di atas tarif gaji biasa. b. Prosedur Pencatatan Waktu Kerja Dalam perusahaan manufaktur yang produksinya berdasarkan pesanan, pencatatan waktu kerja diperlukan bagi karyawan yang bekerja di fungsi produksi untuk keperluan distribusi biaya upah karyawan kepada produk atau pesanan yang menikmati jasa karyawan tersebut. Jika misalnya seorang karyawan pabrik hadir di perusahaan selama 7 jam dalam suatu hari kerja, jumlah jam hadir tersebut dirinci menjadi waktu kerja dalam tiap-tiap pesanan yang dikerjakan. Dengan demikian waktu kerja ini dipakai sebagai dasar pembebanan biaya tenaga kerja langsung kepada produk yang diproduksi. c. Prosedur Pembuatan Daftar Gaji dan Upah Dalam hal ini, fungsi pembuat daftar gaji membuat daftar gaji karyawan. Data yang dipakai sebagai dasar pembuatan daftar gaji adalah surat-surat keputusan mengenai pengangkatan karyawan baru, kenaikan pangkat, pemberhentian karyawan, karyawan melebihi penghasilan tidak kena pajak, informasi mengenai potongan PPh pasal 21 dihitung oleh fungsi pembuat daftar gaji atas dasar data yang tercantum dalam kartu penghasilan karyawan. Potongan PPh Pasal 21 ini dicantumkan dalam daftar gaji. d. Prosedur Distribusi Biaya Gaji dan Upah Dalam fungsi distribusi biaya gaji, biaya tenaga kerja didistribusikan kepada departemen-departemen yang menikmati manfaat tenaga kerja. Distribusi biaya tenaga kerja ini dimaksudkan untuk pengendalian biaya dan perhitungan harga pokok produk. e. Prosedur Pembayaran Gaji dan Upah Fungsi pembayaran gaji melibatkan fungsi akuntansi dan fungsi keuangan. Fungsi akuntansi membuat perintah pengeluaran kas kepada fungsi keuangan untuk menulis cek guna pembayaran gaji.Fungsi keuangan kemudian menguangkan cek tersebut ke bank dan memasukkan uang ke amplop gaji. Jika jumlah karyawan perusahaan banyak, pembayaran gaji biasnya dilakukan dengan membagikan cek gaji kepada karyawan. Dari penjelasan prosedur diatas dapat disimpulkan bahwa prosedur pembayaran gaji dan upah bagi karyawan tetap dan kontrak sebuah perusahaan merupakan sebuah prosedur yang dibuat atau dirancang secara sistematis dan menyeluruh untuk menghasilkan informasi yang akurat. Bagan Alir Sistem Informasi Akuntansi Penggajian. Berikut ini merupakan bagan alir sistem informasi akuntansi penggajian dan pengupahan karyawan tetap dan kontrak yang mendeskripsikan prosedur dan fungsi-fungsi yang terkait. Bagan Alir Sistem Informasi Akuntansi Penggajian. Bagian Pecatata Waktu Bagian Gaji Upah Mulai Mencatata Jam Hadir Karyawan Kartu Jam Hadir Mencatat Daftar Hadir KJH 2 1 Daftar Hadir Karyawan 1 1 KJH 2 1 Daftar Hadir Karyawan T Membuat Daftar Gaji Membuat Rekap Gaji SPG 2 RDG 1 2 1 Daftar Gaji Kartu Penghasilan karyawan 2 2 Kartu Penghasilan Karyawan DG 2 3 Bukti Kas Keluar T T KJH = Kartu Jam Hadir RDG = Rekap Daftar Gaji SPG = Surat Pertanyaan Gaji DG = Daftar Gaji Gambar 1. Sistem Akuntansi Penggajian bagian pencatatan waktu, bagian gaji dan upah Sumber: Sistem Akuntansi Mulyadi 2010:397 Bagian Utang 2 KPK SPG 2 RDG 1 2 1 Daftar Gaji Membuat Bukti Kas Keluar KPK SPG 2 RDG 1 2 DG 1 3 2 3 4 Bukti Kas 1 Keluar 8 RDG 2 DG 1 Bukti Kas 1 Keluar 7 Registrasi bukti kas keluar Mencatat nomor cek pada registrasi bukti keluar KPK = Kartu Penghasilan Karyawan Gambar 2. Sistem Akuntansi Penggajian bagian utang Sumber : Sistem Akuntansi Mulyadi 2010 : 400 Gambar 3. Sistem Akuntansi Penggajian Sumber : Sistem Akuntansi Mulyadi 2010 : 400 Bagian Jurnal Bagian kartu Biaya 3 9 5 BKK 2 RDG 1 Membuat Bukti Memorial BKK 2 RDG 1 Bukti Memorial Jurnal Umum 5 RDG 2 Daftra Gaji 1 Bukti Kas 1 Keluar Register Cek BKK 2 RDG 1 Bukti Memorial Kartu Biaya N selesai N BKK = Bukti Kas Keluar Gambar 4. Sistem Akuntansi Penggajian Sumber : Sistem Akuntansi Mulyadi 2010 : 400

6. Fungsi Dalam Sistem Penggajian

a. Fungsi Yang Terkait Dalam Sistem Akuntansi Penggajian 1 Fungsi Kepegawaian Bertanggungjawab untuk mencari karyawan baru, menyeleksi calon karyawan, memutuskan penempatan karyawan baru, membuat surat keputusan tarif gaji karyawan, kenaikan pangkat dan golongan gaji, mutasi karyawan, dan pemberhentian karyawan. 2 Fungsi Pencatat Waktu Bertanggungjawab untuk menyelenggarakan catatan waktu hadir bagi semua karyawan perusahaan. 3 Fungsi Pembuat Daftar Gaji Bertanggungjawab untuk membuat daftar gaji yang berisi penghasilan bruto yang menjadi hak dan berbagai potongan yang menjadi beban setiap karyawan selama jangka waktu pembayaran gaji. 4 Fungsi Akuntansi Bertanggungjawab untuk mencatat kewajiban yang timbul dalam hubungannya dengan pembayaran gaji karyawan misalnya utang gaji dan upah karyawan, utang pajak, utang dana pensiun. 5 Fungsi Keuangan Bertanggungjawab untuk mengisi cek guna pembayaran gaji dan menguangkan cek tersebut ke bank. Uang tunai tersebut kemudian dimasukkan ke dalam amplop gaji setiap karyawan, selanjutnya dibagikan kepada karyawan yang berhak. b. Jaringan Prosedur Sistem Akuntansi Penggajian 1 Prosedur pencatatan waktu hadir Uraian kegiatan yang dilakukan oleh bagian pencatat waktu adalah sebagai berikut: a Bagian pencatat waktu mengawasi setiap karyawan yang memasukkan kartu jam hadir ke dalam mesin pencatat waktu pada waktu masuk dan pulang b Membuat daftar hadir karyawan berdasarkan kartu jam hadir c Menyerahkan daftar hadir karyawan dan kartu hadir karyawan ke bagian gaji dan upah 2 Prosedur pembuatan daftar gaji Uraian kegiatan yang dilakukan oleh bagian gaji danupah adalah sebagai berikut: a Bagian gaji dan upah menerima daftar hadir dan kartu jam hadir kemudian diarsipkan berdasarkan tanggal b Membuat daftar gaji DG rangkap 2 berdasarkan dokumen daftar gaji dan kartu jam hadir c Membuat rekap daftar gaji rangkap 2 dan surat pernyataan gaji d Mencatat penghasilan karyawan pada kartu penghasilan karyawan berdasarkan daftar gaji rangkap 2, rekap daftar gaji rangkap 2, dan surat pernyataan gaji e Menyerahkan daftar gaji rangkap 2, rekap gaji rangkap 2, surat pernyataan gaji, dan kartu penghasilan karyawan ke bagian utang f Bagian gaji dan upah menerima bukti kas keluar BKK lembar ke-3, daftar gaji DG lembar ke-2, dan kartu penghasilan karyawan dari bagian kasa g Mengarsipkan BKK lembar ke-3 dan DG lembar ke-2 berdasarkan tanggal serta kartu penghasilan karyawan berdasarkan abjad 3 Prosedur pembuatan bukti kas keluar Prosedur ini dilakukan oleh bagian utang dengan uraian kegiatan sebagai berikut: a Bagian utang menerima daftar gaji rangkap 2, rekap daftar gaji rangkap 2 , SPG dan KPK dari bagian gaji dan upah b Membuat bukti kas keluar rangkap 3 c Mencatat kewajiban gaji ke dalam register bukti kas keluar BKK lembar ke-1 d Menyerahkan bukti kas keluar BKK lembar ke-2 dan rekap daftar gaji RDG lembar ke-1 ke bagian jurnal e Menyerahkan BKK lembar ke-2 dan rekap daftar gaji lembar ke-1 ke bagian jurnal f Bagian utang menerima BKK lembar ke-1, DG lembarke-1, dan RDG lembar ke-2 dari bagian kasa. Mencatat nomor cek pada register bukti kas keluar