Efektivitas pengendalian internal sistem penggajian (studi kasus di Rumah Sakit Bethesda Yogyakarta)

EFEKTIVITAS PENGENDALIAN INTERNAL SISTEM PENGGAJIAN (Studi Kasus di Rumah Sakit Bethesda Yogyakarta)

S K R I P S I

Diajukan untuk Memenuhi Salah Satu Syarat Memperoleh Gelar Sarjana Ekonomi

Program Studi Akuntansi

Oleh:

Agatha Tyagita Ayuningtyas 132114036

PROGRAM STUDI AKUNTANSI JURUSAN AKUNTANSI FAKULTAS EKONOMI

UNIVERSITAS SANATA DHARMA 2017

i

EFEKTIVITAS PENGENDALIAN INTERNAL SISTEM PENGGAJIAN (Studi Kasus di Rumah Sakit Bethesda Yogyakarta)

S K R I P S I

Diajukan untuk Memenuhi Salah Satu Syarat Memperoleh Gelar Sarjana Ekonomi

Program Studi Akuntansi

Oleh:

Agatha Tyagita Ayuningtyas 132114036

PROGRAM STUDI AKUNTANSI JURUSAN AKUNTANSI FAKULTAS EKONOMI

UNIVERSITAS SANATA DHARMA 2017

iv

MOTO DAN PERSEMBAHAN

BELIEVE YOU CAN AND YOU’RE HALFWAY THERE

-Theodore Roosevelt-

Skripsi ini Kupersembahkan Untuk:

Tuhan Yesus Kristus dan Bunda Maria Orangtuaku Yohanes Fajar Prasetya dan Caecilia Onny Fibriyanti Kakak-kakak dan Adik-adik yang mendukungku Keluargaku dan Sahabat-sahabatku Keluarga Besar Akuntansi 2013 Universitas Sanata Dharma Yogyakarta Terimakasih atas perhatian, doa dan dukungannya

vii

KATA PENGANTAR

Puji syukur kepada Tuhan Yang Maha Esa atas segala berkat, penguatan, penghiburan, dan kasih-Nya sehingga penulis dapat menyelesaikan skripsi yang berjudul “Efektivitas Pengendalian Internal Sistem Penggajian (Studi Kasus di Rumah Sakit Bethesda Yogyakarta)”. Skripsi ini dibuat untuk memenuhi salah satu syarat memperoleh gelar Sarjana Ekonomi, Program Studi Akuntansi, Jurusan Akuntansi, Fakultas Ekonomi, Universitas Sanata Dharma Yogyakarta.

Penulis menyadari bahwa tanpa bantuan dari berbagai pihak, skripsi ini tidak mungkin dapat terselesaikan. Oleh karena itu, pada kesempatan ini penulis ingin menyampaikan terima kasih kepada:

1. Johanes Eka Priyatma, M.Sc., Ph.D selaku Rektor Universitas Sanata Dharma yang telah memberikan kesempatan untuk belajar dan mengembangkan kepribadian kepada penulis.

2. Albertus Yudi Yuniarto, SE., MBA selaku Dekan Fakultas Ekonomi Universitas Sanata Dharma Yogyakarta

3. Drs. YP. Supardiyono, M.Si., Akt., QIA selaku Ketua Program Studi Akuntansi Fakultas Ekonomi Universitas Sanata Dharma Yogyakarta. 4. Fransisca Reni Retno Anggraini selaku dosen pembimbing akademik

kemahasiswaan.

5. Drs. FA. Joko Siswanto, M.M., Akt selaku Dosen Pembimbing yang telah meluangkan waktu untuk membimbing, mengoreksi, memberi kritik dan masukan dalam penulisan skripsi ini.

viii

6. Seluruh Bapak Ibu dosen Fakultas Ekonomi Universitas Sanata Dharma yang telah membimbing dan memberikan ilmu selama perkuliahan sampai selesai.

7. Seluruh staf dan karyawan Sekretariat Fakultas Ekonomi Universitas Sanata Dharma yang telah membantu proses perkuliahan dengan lancar. 8. Bapak Dr. R. Gatot Titus Wratsongko, Sp. THT-KL., M.Kes selaku Direktur Utama Rumah Sakit Bethesda Yogyakarta yang telah memberikan ijin untuk melakukan penelitian.

9. Dr. Arin Dwi Iswarini M.Kes., Sp.THT-KL selaku Ketua Pusmarsa Rumah Sakit Bethesda yang telah membantu proses penelitian.

10.Bapak Yuson yang telah membantu dan membimbing penulis selama melakukan penelitian di lapangan.

11.Ibu Hennik Sumengkowati selaku Kepala Bagian Personalia Rumah Sakit Bethesda yang telah meluangkan waktu untuk penulis memperoleh semua informasi dan data-data yang diperlukan.

12.Ibu Retna Edi Purnama selaku Kepala Bagian Akuntansi Rumah Sakit Bethesda yang telah meluangkan waktu untuk penulis memperoleh semua informasi dan data-data yang diperlukan.

13.Seluruh karyawan bagian Humas yang telah bersedia meluangkan waktu bagi penulis untuk memperoleh semua data-data yang diperlukan

x DAFTAR ISI

Halaman

HALAMAN JUDUL ... i

LEMBAR PENGESAHAN... ii

HALAMAN SUSUNAN PANITIA... iii

HALAMAN MOTO ... iv

HALAMAN PERSEMBAHAN ... iv

HALAMAN PERNYATAAN KEASLIAN KARYA ... v

HALAMAN PERSETUJUAN PUBLIKASI KARYA ILMIAH ... vi

KATA PENGANTAR... vii

DAFTAR ISI ... x

DAFTAR TABEL ... xvi

DAFTAR GAMBAR ... xviii

DAFTAR LAMPIRAN ... xix

HALAMAN ABSTRAK INDONESIA ... xx

HALAMAN ABSTRAK INGGRIS ... xxi

BAB I PENDAHULUAN ... 1

A. Latar Belakang Masalah ... 1

B. Rumusan Masalah ... 3

C. Tujuan Penelitian... 3

D. Manfaat Penelitian... 3

xi

BAB II KAJIAN PUSTAKA ... 6

A. Sistem Informasi Akuntansi ... 6

1. Pengertian Sistem ... 6

2. Pengertian Informasi ... 9

3. Pengertian Akuntansi ... 10

4. Pengertian Sistem Informasi Akuntansi ... 10

5. Komponen Utama Sistem Informasi Akuntansi... 11

6. Karakteristik Sistem Informasi Akuntansi ... 12

B. Sistem Penggajian ... 14

1. Sistem Penggajian Manual ... 14

a. Pengertian Gaji ... 14

b. Elemen-elemen dalam Sistem Penggajian ... 15

c. Dokumen yang Digunakan dalam Sistem Penggajian ... 18

d. Jaringan Prosedur yang Membentuk Sistem Penggajian ... 21

e. Bagan Alir Sistem Penggajian Manual ... 24

2. Sistem Penggajian Terkomputerisasi ... 28

a. Dokumen yang Dipakai dalam Pembayaran Gaji . 28

b. Proses Penggajian ... 29

c. Pengendalian yang Dapat Diterapkan untuk Meminimalkan Risiko atas Penggajian ... 30

xii

C. Bagan Alir Dokumen Sistem Penggajian ... 32

1. Pengertian Bagan Alir Dokumen ... 32

2. Manfaat Bagan Alir Dokumen ... 32

3. Keunggulan dan Kelemahan Bagan Alir Dokumen ... 32

4. Jenis-Jenis Bagan Alir ... 33

5. Simbol-Simbol Bagan Alir ... 33

6. Bagan Alir Sistem Penggajian ... 36

D. Pengendalian Internal ... 38

1. Pengertian Pengendalian Intern ... 38

2. Tujuan Pengendalian Intern ... 38

3. Unsur-Unsur Pengendalian Internal ... 39

a. Organisasi ... 39

b. Sistem Otorisasi dan Prosedur Pencatatan ... 39

c. Praktik yang Sehat ... 40

d. Karyawan yang Kompeten sesuai Tanggung Jawabnya ... 41

4. Pengendalian Intern Penggajian ... 41

5. Hubungan antara Prosedur Penggajian dengan Pengendalian Intern ... 43

a. Prosedur ... 43

b. Pelaksanaan ... 44

c. Pemisahan Fungsi ... 44

xiii

a. Aspek Organisasi ... 44

b. Aspek Otorisasi ... 44

c. Aspek Praktik yang Sehat ... 45

d. Aspek Karyawan yang Kompeten ... 46

BAB III METODE PENELITIAN ... 47

A. Jenis Penelitian ... 47

B. Tempat dan Waktu Penelitian ... 47

C. Subyek dan Obyek Penelitian ... 47

1. Subyek Penelitian ... 47

2. Obyek Penelitian ... 48

D. Jenis dan Sumber Data ... 48

1. Jenis Data ... 48

2. Sumber Data ... 48

E. Teknik Pengumpulan Data ... 49

F. Teknik Analisis Data ... 50

BAB IV GAMBARAN UMUM PERUSAHAAN ... 59

A. Sejarah dan Perkembangan Rumah Sakit Bethesda Yogyakarta ... 59

B. Gambaran Lokasi ... 59

C. Visi dan Misi ... 60

D. Struktur Organisasi ... 61

xiv

F. Layanan Kesehatan ... 62

G. Fasilitas Pelayanan Medik ... 63

H. Fasilitas Penunjang Medik ... 63

I. Pelayanan Tempat Tidur ... 65

J. Fasilitas Peralatan ... 65

K. Personalia ... 65

a. Jumlah Tenaga Kerja ... 65

b. Prosedur Perekrutan Karyawan ... 66

c. Pengaturan Jam Kerja Karyawan ... 67

d. Prosedur Pemutusan Hubungan Kerja ... 67

e. Kenaikan Gaji ... 69

f. Pengaturan Cuti Kryawan ... 69

L. Fasilitas Umum ... 70

M. Bagan Alir Sistem Penggajian di Rumah Sakit Bethesda serta Penjelasannya ... 71

BAB V ANALISIS DATA DAN PEMBAHASAN ... 74

A. Deskripsi Sistem Penggajian di Rumah Sakit Bethesda Yogyakarta... 74

B. Mendeskripsikan Bagian, Data, Dokumen dan Prosedur yang Terkait dalam Sistem Penggajian di Rumah Sakit Bethesda Yogyakarta... 76

1. Mendiskripsikan Bagian-bagian yang Terkait dalam Sistem Penggajian ... 76

xv

2. Mendiskripsikan Catatan Akuntansi yang Digunakan

Dalam Sistem Penggajian ... 78

3. Mendiskripsikan Dokumen yang Digunakan dalam Sistem Penggajian ... 79

4. Mendiskripsikan Prosedur yang Dilakukan dalam Sistem Penggajian ... 81

5. Mendiskripsikan Unsur Pengendalian Intern dalam Sistem Penggajian ... 83

C. Pembahasan Evaluasi Hasil Temuan Lapangan dengan Teori yang Memenuhi Unsur-Unsur Sistem Penggajian di Rumah Sakit Bethesda Yogyakarta ... 86

D. Bagan Alir Sistem Penggajian Rumah Sakit Bethesda ... 95

BAB VI PENUTUP ... 99

A. Kesimpulan... 99

B. Keterbatasan Penelitian ... 100

C. Saran ... 100

DAFTAR PUSTAKA ... 101

xvi

DAFTAR TABEL

Halaman

Tabel 1 Karakteristik Sistem Informasi Akuntansi ... 12

Tabel 2 Simbol Bagan Alir Dokumen ... 33

Tabel 2 Simbol Bagan Alir Dokumen (Lanjutan) ... 34

Tabel 2 Simbol Bagan Alir Dokumen (Lanjutan) ... 35

Tabel 3 Fungsi yang Terkait dalam Sistem Penggajian ... 52

Tabel 4 Jaringan Prosedur yang Membentuk Sistem Penggajian ... 53

Tabel 5 Dokumen yang Digunakan dalam Sistem Penggajian ... 53

Tabel 6 Catatan Akuntansi yang Digunakan dalam Sistem Penggajian ... 54

Tabel 7 Struktur Organisasi yang Memisahkan Tanggung Jawab Secara Tegas ... 54

Tabel 8 Sistem Otorisasi dan Prosedur Pencatatan ... 55

Tabel 8 Sistem Otorisasi dan Prosedur Pencatatan (Lanjutan) ... 56

Tabel 9 Praktik yang Sehat ... 56

Tabel 9 Praktik yang Sehat (Lanjutan) ... 57

Tabel 10 Karyawan yang Kompeten Sesuai Tanggung Jawabnya ... 57

Tabel 10 Karyawan yang Kompeten Sesuai Tanggung Jawabnya (Lanjutan) ... 58

Tabel 11 Perbandingan Teori Tentang Fungsi yang Terkait dalam Sistem Penggajian ... 86

Tabel 11 Perbandingan Teori Tentang Fungsi yang Terkait dalam Sistem Penggajian (Lanjutan) ... 87

Tabel 12 Perbandingan Teori Tentang Jaringan Prosedur yang Membentuk Sistem Penggajian ... 87

xvii

Tabel 12 Perbandingan Teori Tentang Jaringan Prosedur yang Membentuk Sistem Penggajian ... 88 Tabel 13 Perbandingan Teori Tentang Dokumen yang Digunakan dalam Sistem Penggajian ... 88 Tabel 13 Perbandingan Teori Tentang Dokumen yang Digunakan dalam Sistem Penggajian (Lanjutan) ... 89 Tabel 14 Perbandingan Teori Tentang Catatan Akuntansi yang Digunakan Dalam Sistem Penggajian... 89 Tabel 14 Perbandingan Teori Tentang Catatan Akuntansi yang Digunakan Dalam Sistem Penggajian... 90 Tabel 15 Perbandingan Teori Tentang Unsur Pengendalian Internal dalam Sistem Penggajian ... 90 Tabel 15 Perbandingan Teori Tentang Unsur Pengendalian Internal dalam Sistem Akuntansi Penggajian (Lanjutan) ... 91 Tabel 15 Perbandingan Teori Tentang Unsur Pengendalian Internal dalam Sistem Penggajian (Lanjutan) ... 92 Tabel 15 Perbandingan Teori Tentang Unsur Pengendalian Internal dalam Sistem Penggajian (Lanjutan) ... 93 Tabel 15 Perbandingan Teori Tentang Unsur Pengendalian Internal dalam Sistem Penggajian (Lanjutan) ... 94 Tabel 15 Perbandingan Teori Tentang Unsur Pengendalian Internal dalam Sistem Penggajian (Lanjutan) ... 95

xviii

DAFTAR GAMBAR

Halaman

Gambar 1 Bagan Alir Dokumen Sistem Akuntansi Penggajian ... 24

Gambar 1 Bagan Alir Dokumen Sistem Akuntansi Penggajian (Lanjutan) ... 25

Gambar 1 Bagan Alir Dokumen Sistem Akuntansi Penggajian (Lanjutan) ... 26

Gambar 1 Bagan Alir Dokumen Sistem Akuntansi Penggajian (Lanjutan) ... 27

Gambar 2 Dokumen Bagan Alir Pemrosesan ... 36

Gambar 2 Dokumen Bagan Alir Pemrosesan (Lanjutan)... 37

Gambar 3 Struktur Organisasi Rumah Sakit Bethesda ... 61

Gambar 4 Bagan Alir Sistem Penggajian Rumah Sakit Bethesda ... 71

Gambar 4 Bagan Alir Sistem Penggajian Rumah Sakit Bethesda (Lanjutan) ... 72

Gambar5 Usulan Bagan Alir Dokumen Sistem Penggajian Rumah Sakit Bethesda Yogyakarta... 96

Gambar5 Usulan Bagan Alir Dokumen Sistem Penggajian Rumah Sakit Bethesda Yogyakarta (Lanjutan) ... 97

Gambar5 Usulan Bagan Alir Dokumen Sistem Penggajian Rumah Sakit Bethesda Yogyakarta (Lanjutan) ... 98

xix

DAFTAR LAMPIRAN

Halaman

Lampiran 1 Daftar Pertanyaan Wawancara ... 104

Lampiran 2 Kuesioner ... 106

Lampiran 3 Rekap Hasil Kuesioner ... 113

Lampiran 4 Slip Gaji Karyawan... 114

Lampiran 5 Rekap Potongan Penggajian Karyawan Bagian 1 ... 115

Lampiran 5 Rekap Potongan Penggajian Karyawan Bagian 1 (Lanjutan).. 116

Lampiran 5 Rekap Potongan Penggajian Karyawan Bagian 1 (Lanjutan).. 117

Lampiran 6 Rekap Potongan Penggajian Karyawan Bagian 2 ... 118

Lampiran 6 Rekap Potongan Penggajian Karyawan Bagian 2 (Lanjutan).. 119

Lampiran 6 Rekap Potongan Penggajian Karyawan Bagian 2 (Lanjutan).. 120

Lampiran 7 Rekap Daftar Gaji Karyawan... 121

Lampiran 7 Rekap Daftar Gaji Karyawan (Lanjutan) ... 122

Lampiran 7 Rekap Daftar Gaji Karyawan (Lanjutan) ... 123

Lampiran 8 Rekap Daftar Hadir Karyawan ... 124

Lampiran 8 Rekap Daftar Hadir Karyawan (Lanjutan) ... 125

Lampiran 9 SPMU (Surat Perintah Mengeluarkan Uang) ... 126

Lampiran 10 Tampilan Slip Gaji Karyawan pada Komputer ... 127

Lampiran 11 Mesin Fingerprint ... 128

xx ABSTRAK

EFEKTIVITAS PENGENDALIAN INTERNAL SISTEM PENGGAJIAN (Studi Kasus di Rumah Sakit Bethesda Yogyakarta)

Agatha Tyagita Ayuningtyas NIM: 132114036 Universitas Sanata Dharma

Yogyakarta 2017

Tujuan penelitian ini adalah untuk mengetahui apakah pengendalian internal pada sistem penggajian yang ada di Rumah Sakit Bethesda Yogyakarta sudah berjalan baik sesuai dengan teori Pengauditan (Auditing) menurt Mulyadi.. Pengendalian internal menentukan apakah sistem yang berjalan pada suatu perusahaan atau organisasi sudah dapat mendukung kegiatan operasional peusahaan atau organisasi tesebut.

Jenis penelitian adalah studi kasus. Data diperoleh dengan melakukan wawancara, membagikan kuesioner, dan dokumentasi. Teknik analisa data yang digunakan adalah teknik analisa deskriptif dan perbandingan. Langkah pertama yang dilakukan adalah mendeskripsikan sistem penggajian yang ada di Rumah Sakit Bethesda Yogyakarta. Langkah kedua adalah membandingkan antara teori pengendalian internal pada sistem penggajian dengan praktik yang ada di Rumah Sakit Bethesda Yogyakarta.

Berdasarkan hasil analisa data yang telah dilakukan menunjukkan bahwa pengendalian internal pada sistem penggajian yang dilakukan di Rumah Sakit Bethesda Yogyakarta sudah sesuai dengan teori Auditng (Pengauditan) menurut Mulyadi.

xxi

ABSTRACT

THE EFFECTIVENESS OF INTERNAL CONTROL ON PAYROLL SYSTEM

(Case Study on Bethesda Hospital Yogyakarta) Agatha Tyagita Ayuningtyas

Student Number: 132114036 Sanata Dharma University

Yogyakarta 2017

The purpose of this research was to find out whether the internal control of Bethesda Hospital Yogyakarta payroll system had run well in corresponding to the Auditing theory by Mulyadi. An internal control determines, whether the applied system which is run in organization or company be able to support any company’s operational or not.

The type of the research was case study. The data was obtained by doing interviews, giving questionnaires, and doing documentations. The data analysis techniques that had been used was descriptive analytic and comparison. The first step was done by describing the payroll system which exists in Bethesda Hospital Yogyakarta. The second step was comparing the theory of internal control on payroll system with its practice in Bethesda Hospital Yogyakarta

According to the result of this research, it showed that Bethesda Hospital Yogyakarta internal control on payroll system was already in accordance with Auditing theory by Mulyadi.

1 BAB I PENDAHULUAN A. Latar Belakang Masalah

Pegawai atau karyawan adalah sumber daya manusia yang merupakan salah satu faktor yang dibutuhkan dalam suatu organisasi atau perusahaan dalam mencapai tujuan. Sedangkan menurut Robbins (2014:6) pegawai adalah orang pribadi yang bekerja pada pemberi kerja, baik sebagai pegawai tetap atau tidak, berdasarkan kesepakatan kerja baik tertulis maupun tidak tertulis, untuk melaksanakan suatu pekerjaan dalam jabatan atau kegiatan tertentu yang ditetapkan oleh pemberi kerja. Untuk mendorong kinerja pegawai yang maksimal, suatu organisasi maupun perusahaan hendaknya memberikan suatu penghargaan finansial berupa gaji yang dibayarkan secara rutin.

Setiap perusahaan atau organisasi pasti mempunyai sistem dalam setiap kegiatannya salah satunya adalah kegiatan penggajian. Menurut Baridwan (1999:102) “sistem akuntansi penggajian adalah suatu kerangka dari prosedur yang saling berhubungan sesuai dengan skema yang menyeluruh untuk melaksanakan kegiatan dan fungsi utama perusahaan.” Pengelolaan gaji yang baik dapat meningkatkan mutu produktivitas tenaga kerja yang ada pada perusahaan dan organisasi. Pengelolaan yang baik tersebut dapat dilakukan dengan cara harus dimilikinya suatu sistem penggajian yang tepat.

Di dalam penggajian terdapat prosedur-prosedur tertentu yang dilakukan perusahaan sampai karyawan menerima gaji. Prosedur – prosedur dan catatan–catatan yang berhubungan dengan penggajian membantu perusahaan dan organisasi menetapkan secara tepat dan teliti dalam memberikan informasi mengenai jumlah gaji yang harus diterima karyawan. Selain itu juga untuk menghindari adanya penyelewengan-penyelewengan yang mungkin terjadi di perusahaan. Prosedur–prosedur penggajian tersebut terdapat dalam sistem penggajian. Faktor lain yang menentukan dapat dipercaya atau tidaknya laporan yang dihasilkan perusahaan adalah sistem pengendalian internal.

Salah satu aspek pengendalian internal dalam suatu perusahaan atau organisasi adalah sistem penggajian. Aspek ini menyangkut kesejahteraan sumber daya manusia, karena mempengaruhi prestasi dan semangat kerja karyawan. Pengendalian internal dalam perusahaan perlu dilakukan untuk menghindari adanya kecurangan dan kesalahan dalam pemberian gaji karyawan. Sistem pengendalian internal akan menghasilkan informasi yang dibutuhkan bagi perusahaan, yaitu untuk mengamankan sumber-sumber dana dari pemborosan, kecurangan, dan ketidak efisienan, meningkatkan ketelitian dan dapat dipercayainya data akuntansi, mendorong ditaati dan dilaksanakannya kebijakan perusahaan, dan meningkatkan efisiensi (Hartadi, 1986:2)

Jadi, sistem penggajian yang baik akan menghasilkan informasi yang relevan, handal, dan tepat waktu yang digunakan sebagai media untuk

menghasilkan perencanaan dan pengendalian yang baik. Pengendalian yang baik dapat membantu perusahaan dan organisasi dalam hal laporan dan pertanggung jawaban penggajian tenaga kerja perusahaan maupun organisasi.

B. Rumusan Masalah

Berdasarkan penjelasan latar belakang masalah di atas, maka rumusan masalah dalam penelitian ini adalah sebagai berikut “Apakah pengendalian internal pada sistem penggajian yang dilaksanakan oleh Rumah Sakit Bethesda Yogyakarta sudah berjalan baik sesuai dengan teori

Auditing (Pengauditan) menurut Mulyadi? C. Tujuan Penelitian

Berdasarkan pada rumusan masalah maka penelitian ini memiliki tujuan, yaitu untuk mengetahui apakah pengendalian internal pada sistem penggajian di Rumah Sakit Bethesda Yogyakarta sudah sesuai dengan teori

Auditing (Pengauditan) menurut Mulyadi atau belum. D. Manfaat Penelitian

1. Bagi Rumah Sakit Bethesda Yogyakarta

Penulis berharap dari hasil penelitian ini dapat dijadikan sumber informasi, bahan pertimbangan, dan evaluasi dalam pelaksanaan dan pengembangan pengendalian internal pengajian.

2. Penulis

Penelitian ini merupakan sarana untuk menerapkan ilmu pengetahuan yang telah diperoleh selama perkuliahan dengan melihat secara

langsung bagaimana kondisi di lapangan, serta untuk menambah pengalaman dalam melakukan penelitian dalam bidang pengendalian internal sistem penggajian.

3. Bagi Universitas

Hasil penelitian ini diharapkan dapat digunakan sebagai bahan referensi bagi pihak–pihak yang ingin melakukan penelitian dengan masalah yang sama dan diharapkan dapat menambah kepustakaan dan memberi masukan di bidang sistem khususnya sistem penggajian.

E. Sistematika Penulisan Bab I : Pendahuluan

Bab ini membahas mengenai latar belakang penelitian, rumusan masalah, tujuan dan manfaat penelitian, batasan penelitian dan sistematika penulisan.

Bab II : Kajian Pustaka

Dalam bab ini diuraikan tentang gambaran umum mengenai penelitian dan teori-teori yang mendukung dalam proses-proses penelitian, serta untuk menjadi bahan acuan dalam mengevaluasi hasil penelitian.

Bab III : Metode Penelitian

Dalam bab ini, akan memaparkan jenis penelitian, tempat dan waktu penelitian, subyek dan obyek penelitian, data yang digunakan, teknik pengumpulan data, jenis data, dan teknik analisis data.

Bab IV : Gambaran Umum Perusahaan

Dalam bab ini akan dipaparkan uraian singkat mengenai sejarah, perkembangan dan kondisi Rumah Sakit Bethesda Yogyakarta.

Bab VI : Penutup

Pada bagian penutup akan memaparkan kesimpulan, keterbatasan penelitian, dan saran untuk Rumah Sakit Bethesda Yogyakarta.

6 BAB II

KAJIAN PUSTAKA A. Sistem Informasi Akuntansi

1. Pengertian Sistem

Sistem adalah seperangkat elemen yang membentuk kegiatan atau suatu prosedur atau bagian pengolahan yang mencari suatu tujuan-tujuan bersama dengan mengoperasikan data atau barang pada waktu tertentu untuk menghasilkan informasi atau energi atau barang. Pengertian sistem menurut beberapa ahli adalah sebagai berikut:

Menurut Diana dan Setiawati (2011:3) sistem adalah: “Sistem merupakan serangkaian bagian yang saling tergantung dan bekerja sama untuk mencapai tujuan tertentu.”

Mulyadi (2016:2) menyatakan bahwa “Sistem pada dasarnya adalah sekelompok unsur yang erat berhubungan satu dengan yang lainnya, yang berfungsi bersama-sama untuk mencapai tujuan tertentu.”

Sedangkan menurut Hall (2007:6) “Sistem adalah kelompok dari dua atau lebih komponen atau subsistem yang saling berhubungan yang berfungsi dengan tujuan yang sama.”

Dari ketiga uraian definisi sistem di atas dapat disimpulkan bahwa sistem merupakan suatu unsur yang memiliki bagian atau komponen yang saling berhubungan satu dengan yang lain yang saling bekerja sama untuk mencapai tujuan akhir yang sama.

Menurut Jogiyanto (2005:3-6), suatu sistem mempunyai karakteristik atau sifat–sifat tertentu, sebagai berikut:

a. Komponen – komponen Sistem (components)

Suatu sistem terdiri dari sejumlah komponen yang saling berinteraksi, yang artinya saling bekerja sama membentuk suatu kesatuan. Komponen–komponen sistem atau elemen–elemen sistem dapat berupa suatu subsistem atau bagian–bagian dari sistem. Setiap subsistem mempunyai karakteristik dari sistem yang menjalankan suatu fungsi tertentu dan mempengaruhi proses sistem secara keseluruhan. Suatu sistem dapat mempunyai suatu sistem yang lebih besar yang disebut dengan supra sistem.

b. Batasan Sistem (boundary)

Batasan sistem merupakan daerah yang membatasi antara suatu sistem dengan sistem yang lainnya atau dengan lingkungan luarnya. Batas sistem ini memungkinkan suatu sistem dipandang sebagai satu kesatuan. Batas suatu sistem menunjukkan ruang lingkup (scope) dari sistem tersebut.

c. Lingkungan Luar Sistem (environment)

Lingkungan di luar sistem adalah segala sesuatu yang ada di luar batas sistem yang mempengaruhi operasi sistem tersebut. Lingkungan luar sistem ada yang bersifat menguntungkan (merupakan energi dari sistem yang harus dijaga dan dipelihara) dan ada pula yang bersifat merugikan (merupakan pengganggu sistem yang harus ditahan dan dikendalikan).

d. Penghubung Sistem (interface)

Penghubung sistem merupakan media penghubung antara satu subsistem dengan subsistem lainnya. Melalui penghubung ini kemungkinan sumber–sumber daya mengalir dari satu subsistem ke subsistem lainnya. Keluaran (output) dari satu subsistem akan menjadi masukan (input) untuk subsistem yang lainnya dengan melaui penghubung. Dengan penghubung satu subsistem dapat berintegerasi dengan subsistem yang lainnya membentuk satu kesatuan.

e. Masukan Sistem (input)

Masukan sistem adalah energi yang dimasukkan ke dalam sistem. Masukan dapat dibagi dua, yaitu:

1) Masukan perawatan (maintenance input) yaitu energi yang dimasukkan ke dalam sistem agar sistem tersebut dapat beroperasi. 2) Masukan sinyal (signal input) yaitu energi yang diproses untuk

mendapatkan hasil/keluaran. f. Keluaran Sistem (output)

Keluaran sistem adalah hasil dari energi yang diolah dan diklasfikasikan menjadi keluaran yang berguna dan sisa pembuangan. Keluaran juga dapat berupa masukan bagi sistem yang lain.

g. Pengelolaan Sistem (process)

Suatu sistem harus memiliki suatu bagian pengolahan yang akan merubah masukan menjadi keluaran. Suatu sistem produksi akan mengolah masukan berupa barang jadi. Sistem akuntansi akan

mengolah data–data transaksi menjadi laporan–laporan keuangan dengan laporan–laporan lain yang dibutuhkan oleh manajemen.

h. Sasaran Sistem (objective)

Suatu sistem pasti mempunyai sasaran atau tujuan, kalau sistem tidak mempunyai sasaran, maka operasional suatu sistem tidak ada berguna. Suatu sistem dikatakan berhasil bila mengenai sasaran atau tujuannya. Sasaran dari sistem sangat berpengaruh pada masukan dan keluaran yang dihasilkan dari sistem. Suatu sistem akan dikatakan berhasil bila mengenai sasaran atau tujuan.

2. Pengertian Informasi

Sedangkan secara umum pengertian informasi adalah suatu keterangan yang dapat digunakan oleh pimpinan dalam pengambilan keputusan untuk mencapai suatu tujuan. Informasi disini merupakan data yang telah disusun melalui suatu proses sehingga dapat menyajikan berbagai informasi yang dapat dipercaya.

Pendapat Barry E. Chusing dalam bukunya “Accounting Information and Business Organization” yang kemudian diterjemahkan oleh La Midjan (2000:8) menjelaskan tentang pengertian informasi sebagai berikut: “Informasi diartikan sebagai keluaran (output) dari suatu pengolahan data yang telah diorganisir dan berguna bagi orang yang menerima.”

Dari pengertian diatas maka dapat ditarik kesimpulan bahwa informasi adalah keluaran (output) dari suatu input yang kemudian diolah

dan diproses bentuknya menjadi sebuah informasi yang bernilai dan selanjutnya dapat digunakan orang yang memerlukannya dalam mengambil suatu keputusan.

3. Pengertian Akuntansi

Menurut Winarno (2006:1.8) Akuntansi adalah proses mencatat dan mengolah data transaksi dan menyajikan informasi kepada pihak-pihak yang berhak dan berkepentingan. Selain itu akuntansi juga menginterprestasikan (atau “membaca”) informasi akuntansi yang diterimanya.

Menurut Romney dan Steinbart (2014:11) Akuntansi adalah proses identifikasi, pengumpulan, dan penyimpanan data serta proses pengembangan, pengukuran, dan komunikasi informasi.

Menurut Warren (2014:3) Akuntansi dapat diartikan sebagai sistem informasi yang menyediakan laporan untuk para pemangku kepentingan mengenai aktivitas ekonomi dan kondisi perusahaan.

4. Pengertian Sistem Informasi Akuntansi

Tentang Sistem Informasi Akuntansi, Romney dan Steinbart (2014:10) menyatakan sebagai berikut:

Sistem informasi akuntansi adalah sebuah sistem yang mengumpulkan, mencatat, menyimpan, dan mengolah data untuk menghasilkan informasi bagi pengambil keputusan. Sistem ini meliputi orang, prosedur dan instruksi, data, perangkat lunak, infrastruktur teknologi informasi, serta pengendalian internal dan pengukuran keamanan.

Menurut Diana dan Lilis (2011:4), “Sistem Informasi Akuntansi adalah sistem yang bertujuan untuk mengumpulkan dan memproses data serta melaporkan informasi yang berkaitan dengan transaksi keuangan”.

Menurut Bodnar dan Hopwood (2006:3), “Sistem Informasi Akuntansi merupakan kumpulan sumber daya seperti manusia dan peralatan yang dirancang untuk mengubah data keuangan dan data lainnya ke dalam informasi. Salah satu komponen dari sistem informasi akuntansi yaitu teknologi. Hadirnya teknologi, dapat membantu manajer perusahaan dalam kegiatan organisasi bisnis”.

Dengan pernyataan demikian maka sebuah sistem informasi akuntansi merupakan sebuah struktur yang saling berkaitan antar setiap subsistem yang berkaitan dengan akuntansi. Sehingga perlu tanggung jawab dan koordinasi yang jelas antar subsistem agar tercipta keteraturan dalam suatu sistem.

5. Komponen Utama Sistem Informasi Akuntansi

Menurut Romney dan Steinbart (2014:11) ada enam komponen dari SIA yaitu:

a. Orang yang menggunakan sistem.

b. Prosedur dan instruksi yang digunakan untuk mengumpulkan, memproses, dan menyimpan data.

c. Data mengenai organisasi dan aktivitas bisnisnya. d. Perangkat lunak yang digunakan untuk mengolah data.

e. Infrastruktur teknologi informasi, meliputi komputer, perangkat peripheral, dan perangkat jaringan komunikasi yang digunakan dalam SIA.

f. Pengendalian internal dan pengukuran keamanan yang menyimpan data SIA.

6. Karakteristik Sistem Informasi Akuntansi

Menurut Romney dan Steinbart (2014:11) terdapat tujuh karakteristik suatu sistem informasi akuntansi, yaitu:

Tabel 1. Karakteristik Sistem Informasi Akuntansi

Relevan Mengurangi ketidakpastian, meningkatkan pengambilan keputusan, serta menegaskan atau memperbaiki ekspetasi sebelumnya.

Reliabel Bebas dari kesalahan atau bias; menyajikan kejadian atau aktvitas organisasi secara akurat. Lengkap Tidak menghilangkan aspek penting dari suatu

kejadian atau aktivitas yang diukur.

Tepat Waktu Diberikan pada waktu yang tepat bagi pengambil keputusan dalam mengambil keputusan.

Dapat Dipahami Disajikan dalm format yang dapat dimengerti dan jelas

Dapat Diverifikasi

Dua orang yang independen dan berpengetahuan di bidangnya, dan masing-masing menghasilkan informasi yang sama/. Dapat Diakses Tersedia untuk pengguna ketika mereka

membutuhkannya dan dalam format yang dapat digunakan.

Sedangkan menurut Winarno (2006:1.7), karakteristik informasi yang baik menyajikan delapan karakteristik sebagai berikut:

a. Akurat

Menggambarkan kondisi obyek yang sesungguhnya. b. Tepat Waktu

Informasi harus tersedia sebelum keputusan dibuat. Seringkali informasi tidak diperlukan lagi setelah keputusan dibuat.

c. Lengkap

Mencakup semua yang diperlukan oleh pembuat keputusan. Lengkap tidak berarti memberi semua informasi.

d. Relevan

Berhubungan dengan keputusan yang akan diambil. Kualitas informasi ini sangat berhubungan dengan “lengkap”.

e. Terpercaya

Isi informasi dapat dipercaya (istilah lainnya: reliable). Hal ini tergantung kepada pemberi informasi.

f. Terverifikasi

Dapat dilacak ke sumber aslinya (verifiable). Apabila pemakai laporan tidak yakin dengan informasi yang diterimanya, dia ingin mendapatkan sumber informasi yang diperolehnya, untuk memeriksa apakah benar informasi yang telah diterimanya itu. g. Mudah dipahami

Informasi harus siap dipahami oleh pembacanya. Pemakai laporan tidak ingin berfikir lagi dalam menerima informasi, dia hanya ingin tahu kesimpulannya saja, apakah informasi yang diperlukannya benar.

h. Mudah diperoleh

Informasi yang sulit diperoleh bisa tidak berguna. Pemakai tidak ingin bersusah payah mencari informasi. Bahkan, bila perlu dia tidak perlu membaca informasi agar tahu isinya, misalnya saja dalam bentuk grafik atau suara atau warna.

B. Sistem Penggajian

1. Sistem Penggajian Manual a. Pengertian Gaji

Gaji adalah suatu bentuk balas jasa ataupun penghargaan yang diberikan secara teratur kepada seorang pegawai atas jasa dan hasil kerjanya. Adapun beberapa definisi gaji seperti berikut ini:

Menurut Soemarso (2005:307) “Gaji adalah imbalan kepada pegawai yang diberi tugas-tugas administrasi dari pimpinan yang jumlahnya, biasanya tetap secara bulanan.”

Menurut Mulyadi (2016:309) “Gaji umumnya merupakan pembayaran atas penyerahan jasa yang dilakukan oleh karyawan yang mempunyai jenjang jabatan manajer.”

Sedangkan pengertian sitem penggajian menurut Amir Abadi Jusuf (2000:5) “Sistem yang menyajikan cara-cara penggajian pegawai

secara memadai dan akurat, menghasilkan laporan-laporan penggajian yang diperlukan, dan menyajikan informasi kebutuhan pegawai kepada manajer.”

Dari paparan beberapa pengertian diatas dapat disimpulkan bahwa gaji merupakan suatu kompensasi yang dibayarkan oleh perusahaan kepada pegawai sebagai balas jasa atas kinerja yang telah diberikan terhadap perusahaan. Kompensasi tersebut biasanya diberikan secara bulanan kepada pegawai.

b. Elemen-Elemen dalam Sistem Akuntansi Penggajian

Elemen atau fungsi dalam sistem penggajian sangat berperan penting dalam kelangsungan prosedur atas sistem penggajian dalam sebuah perusahaan. Ada beberapa elemen atau fungsi dalam sistem penggajian yang saling terkait dan bekerja sama satu sama lain untuk melaksanakan tujuan tertentu. Menurut Mulyadi (2016:317) fungsi yang terkait dalam sistem akuntansi penggajian adalah:

1) Fungsi Kepegawaian

Fungsi ini bertanggung jawab untuk mencari karyawan baru, menyeleksi calon karyawan, memutuskan penempatan karyawan baru, membuat surat keputusan tarif gaji karyawan, kenaikan pangkat dan golongan gaji, mutasi karyawan, dan pemberhentian karyawan. Dalam struktur organisasi fungsi kepegawaian berada di tangan Bagian Kepegawaian, dibawah Departemen Personalia dan Umum.

2) Fungsi Pencatatan Waktu

Fungsi ini bertanggung jawab untuk menyelenggarakan catatan waktu hadir bagi semua karyawan perusahaan. Sistem pengendalian intern yang baik mensyaratkan tugas pencatatan waktu hadir karyawan tidak boleh dilaksanakan oleh fungsi operasi atau fungsi pembuat daftar gaji. Dalam struktur organisasi, fungsi pencatatan waktu berada di tangan Pencatat Waktu, di bawah Departemen Personalia dan Umum.

3) Fungsi Pembuat Daftar Gaji

Fungsi ini bertanggung jawab untuk membuat daftar gaji yang berisi penghasilan bruto yang menjadi hak dan berbagai potongan yang menjadi beban setiap karyawan selama jangka waktu pembayaran gaji. Daftar gaji diserahkan oleh fungsi pembuat bukti kas keluar yang dipakai sebagai dasar untuk pembayaran gaji kepada karyawan. Dalam struktur organisasi, fungsi pembuat daftar gaji berada di tangan Bagian Gaji, di bawah Departemen Personalia dan Umum.

4) Fungsi Akuntansi

Dalam sistem penggajian, fungsi akuntansi bertanggung jawab untuk menjawab kewajiban yamg timbul dalam hubungan dengan pembayaran gaji karyawan (misalnya utang gaji karyawan, utang pajak dan utang dana pensiun). Dalam struktur

organisasi, fungsi akuntansi penggajian berada di tangan Bagian Utang, Bagian Kartu Biaya, dan Bagian Jurnal.

1. Bagian Utang

Bagian ini memegang fungsi pencatatan utang yang dalam sistem informasi akuntansi penggajian bertanggung jawab untuk memproses pembayaran gaji seperti yang tercantum dalam daftar gaji. Bagian ini menerbitkan bukti kas keluar yang memberi otorisasi kepada fungsi pembayaran gaji untuk membayarkan gaji kepada karyawan seperti yang tercantum dalam daftar gaji tersebut.

2. Bagian Kartu Biaya

Bagian ini memegang fungsi akuntansi biaya yang dalam sistem informasi akuntansi penggajian bertanggung jawab untuk mencatat distribusi biaya ke dalam kartu harga pokok produk dan kartu biaya berdasarkan rekap dafar gaji dan kartu jam kerja.

3. Bagian Jurnal

Bagian ini memegang fungsi pencatatan jurnal yang bertanggung jawab untuk mencatat biaya gaji dalam jurnal. 5) Fungsi Keuangan

Fungsi ini bertanggung jawab untuk mengisi cek guna pembayaran gaji dan menguangkan cek tersebut ke bank. Uang tunai tersebut kemudian dimasukkan ke dalam amplop gaji setiap

karyawan, untuk selanjutnya dibagikan kepada karyawan yang berhak. Dalam struktur organisasi, fungsi keuangan berada di Bagian Kassa.

c. Dokumen yang Digunakan dalam Sistem Penggajian

Dalam pelaksanaan penggajian di sebuah perusahaan, dokumen terkait yang digunakan berperan penting sebagai barang bukti pendukung bagi kelangsungan penggajian karyawan yang bersangkutan. Dokumen-dokumen yang digunakan dalam sistem penggajian menurut Mulyadi (2016:310) adalah sebagai berikut:

1) Dokumen Pendukung Perubahan Gaji

Dokumen-dokumen ini umumnya dikeluarkan oleh fungsi kepegawaian berupa surat-surat keputusan yang bersangkutan dengan karyawan, seperti misalnya surat keputusan pengangkatan karyawan baru, kenaikan pangkat, perubahan tarif upah, penurunan pangkat, pemberhentian sementara dari pekerja (skorsing), pemindahan, dan lain sebagainya. Tembusan dokumen-dokumen ini dikirimkan ke fungsi pembuat dafar gaji untuk kepentingan pembuatan daftar gaji karyawan.

2) Kartu Jam Hadir

Dokumen ini digunakan oleh fungsi pencatat waktu untuk mencatat setiap jam hadir karyawan di perusahaan, catatan jam

hadir karyawan ini dapat berupa daftar hadir biasa, dapat pula berbentuk kartu hadir yang diisi dengan mesin pencatat waktu. 3) Kartu Jam Kerja

Dokumen ini digunakan untuk mencatat waktu yang dikonsumsi oleh tenaga kerja langsung guna mengerjakan pesanan tertentu. Dokumen ini diisi oleh mandor pabrik dan diserahkan ke fungsi pembuat daftar gaji untuk kemudian dibandingkan dengan kartu jam hadir, sebelum digunakan untuk distribusi biaya upah langsung kepada jenis produk atau pesanan. Seperti telah disebutkan diatas, catatan waktu kerja ini hanya diperlukan dalam perusahaan yang produksinya berdasarkan pesanan. Dalam perusahaan ini diperlukan informasi biaya tenaga kerja langsung pabrik untuk setiap pesanan yang diproduksi. Dalam perusahaan yang berproduksi massa, karyawan pabrik mengerjakan pekerjaan yang sama dari hari ke hari, sehingga tidak diperlukan data untuk melakukan distribusi biaya tenaga kerja langsung pabrik, semua biaya tenaga kerja langsung dalam perusahaan ini dibebankan langsung kepada produk yang sama.

4) Daftar Gaji

Dokumen ini berisi jumlah gaji bruto setiap karyawan, dikurangi potongan-potongan berupa PPh Pasal 21, utang

karyawan, iuran untuk organisasi karyawan, dan lain sebagainya.

5) Rekap Daftar Gaji

Dokumen ini merupakan ringksasan gaji per departemen, yang dibuat berdasarkan daftar gaji. Dalam perusahaan yang produksinya berdasarkan pesanan, rekap daftar upah dibuat untuk membebankan upah langsung dalam hubungannya dengan produk kepada pesanan yang bersangkutan. Distribusi biaya tenaga kerja ini dilakukan oleh fungsi akuntansi biaya dengan dasar rekap daftar gaji dan daftar upah.

6) Surat Pernyataan Gaji

Dokumen ini dimuat oleh fungsi pembuat daftar gaji bersamaan dengan pembuatan daftar gaji atau dalam kegiatan yang terpisah dari pembuatan daftar gaji. Dokumen ini dibuat sebagai catatan bagi setiap karyawan mengenai rincian gaji yang diterima setiap karyawan beserta berbagai postingan yang menjadi beban setiap karyawan.

7) Amplop Gaji

Uang gaji karyawan diserahkan kepada setiap karyawan dalam amplop gaji. Di halaman muka amplop gaji setiap karyawan ini berisi informasi mengenai nama karyawan, nomor identifikasi karyawan dan jumlah gaji bersih yang diterima karyawan dalam bulan tertentu.

8) Bukti Kas Keluar

Dokumen ini merupakan perintah pengeluaran uang yang dibuat oleh fungsi akuntansi kepada fungsi keuangan, berdasarkan informasi dalam daftar gaji yang diterima dari fungsi pembuat daftar gaji.

d. Jaringan Prosedur yang Membentuk Sistem Penggajian

Sistem informasi akuntansi penggajian merupakan suatu prosedur yang digunakan dalam menyampaikan data kegiatan perusahaan terutama yang berhubungan dengan informasi keuangan kepada pihak yang berkepentingan. Menurut Mulyadi (2016:319), sistem penggajian terdiri dari jaringan prosedur berikut ini:

1) Prosedur Pencatatan Waktu Hadir

Prosedur ini bertujuan untuk mencatat waktu hadir karyawan. Pencatatan waktu hadir ini diselenggarakan oleh fungsi pencatat waktu dengan menggunakan daftar hadir pada pintu masuk kantor administrasi atau pabrik. Pencatatan waktu hadir dapat menggunakan daftar hadir biasa, yang harus ditandatangani oleh karyawan setiap hadir dan pulang dari perusahaan atau dapat menggunakan kartu hadir (berupa clock card) yang diisi secara otomatis dengan mesin pencatat waktu (time recorder machine). Pencatatan waktu hadir ini diselenggarakan untuk menentukan gaji karyawan. Bagi karyawan yang digaji bulanan, daftar hadir digunakan untuk

menentukan apakah karyawan akan menerima gaji saja atau menerima tunjangan lembur (yang terakhir ini umumya bertarif di atas tarif gaji biasa).

2) Prosedur Pembuatan Daftar Gaji

Dalam hal ini, fungsi pembuat daftar gaji membuat daftar gaji karyawan. Data yang dipakai sebagai dasar pembuatan daftar gaji adalah surat-surat keputusan mengenai pengangkatan karyawan baru, kenaikan pangkat, pemberhentian karyawan, karyawan melebihi penghasilan tidak kena pajak, informasi mengenai potongan PPh pasal 21 dihitung oleh fungsi pembuat daftar gaji atas dasar data yang tercantum dalam kartu penghasilan karyawan. Potongan PPh pasal 21 ini dicantumkan dalam daftar gaji.

3) Prosedur Distribusi Biaya Gaji

Dalam fungsi distribusi biaya gaji, biaya tenaga kerja didistribusikan kepada departemen-departemen yang menikmati manfaat tenaga kerja. Distribusi biaya ini dimaksudkan untuk pengendalian biaya dan perhitungan harga pokok produk.

4) Prosedur Pembuatan Bukti Kas Keluar 5) Prosedur Pembayaran Gaji

Fungsi pembayaran gaji melibatkan fungsi akuntansi dan fungsi keuangan. Fungi akuntansi membuat perintah pengeluaran kas

kepada fungsi keuangan untuk menulis cek guna pembayaran gaji. Fungsi keuangan kemudian menguangkan cek tersebut ke bank dan memasukkan uang ke amplop gaji. Jika jumlah karyawan perusahaan banyak, pembayaran gaji biasanya dilakukan dengan membagikan cek gaji kepada karyawan. Dari penjelasan prosedur diatas dapat disimpulkan bahwa prosedur pembayaran gaji bagi karyawan tetap dan kontrak sebuah perusahaan atau organisasi merupakan sebuah prosedur yang dibuat atau dirancang secara sistematis dan menyeluruh untuk menghasilkan informasi yang akurat.

e. Bagan Alir Sistem Penggajian Manual Gambar 1.

Bagan Alir Dokumen Sistem Akuntansi Penggajian

mulai

Mencatat jam hadir karyawan

Kartu jam hadir

Membuat daftar hadir

KJH 2

Daftar hadir 1 karyawan

8

DG

Bukti kas 1 keluar 2 Kartu Penghasilan Karyawan T

KJH 1

Daftar hadir 1 karyawan Membuat Daftar gaji Membuat Rekap gaji SPG RPG Daftar gaji 2 2 1 1 Kartu penghasilan karyawan 2 1

KJH : Kartu Jam Hadir RDG : Rekap Daftar Gaji SPG : Surat Pernyataan Gaji DG : Daftar Gaji

T

Bagian Pencatat Waktu Bagian Gaji dan Upah

Gambar 1.

Bagan Alir Dokumen Sistem Akuntansi Penggajian (Lanjutan)

DG

2 7

Kartu penghasilan

karyawan

SPG RDG 2

2 1

RDG 1 Bukti kas

keluar 2

Daftar gaji 1

9

Membuat bukti kas

keluar Kartu pengahasilan

karyawan SPG

2

RDG 1

2 1 3 2 Bukti kas keluar 1 4 Mencatat nomor cek pada register bukti kas keluar

3

Register bukti kas keluar

Bagian Utang

Gambar 1.

Bagan Alir Dokumen Sistem Akuntansi Penggajian (Lanjutan)

4 6 Kartu penghasilan karyawan SPG

RDG 2

2

Kartu penghasilan karyawan

Daftar gaji 1

SPG

RDG 2

3 2

Bukti kas 1

keluar

Daftar gaji 1

3 Bukti kas 1 keluar

Mengisi cek dan memintakan tanda tangan atas cek 8 dimasukkan kedalam amplop gaji bersama dgn pemasukan uang gaji 7 Menguangkan cek ke

bank & memasukkan uang ke amplop gaji

Membayarkan gaji kpd karyawan & meminta tanda tangan

atas kartu penghasilan karyawan

Membubuhkan cap lunas pada bukti dokumen

6

Bagian Keuangan

5 BKK RDG Bukti memorial 2 1 1 Kartu biaya Gambar 1.

Bagan Alir Dokumen Sistem Akuntansi Penggajian (Lanjutan)

3 9

RDG BKK 1 RDG Daftar 2 1 2

Bukti kas 1

keluar Membuat bukti memorial Register cek BKK RDG Bukti memorial 2 1 1 selesai Jurnal umum 5

Bagian Jurnal Bagian Kartu Biaya

2. Sistem Penggajian Terkomputerisasi

a. Dokumen yang Dipakai dalam Pembayaran Gaji

Menurut Diana dan Lilis Setiawati (2011:182) dokumen yang dipakai dalam pembayaran gaji antara lain:

1) Kartu Waktu

Kartu waktu berguna untuk merekam presensi setiap hari, jam berapa karyawan hadir dan jam berapa karyawan pulang dari kantor. Bagi karyawan yang di gaji bulanan, kartu waktu ini berguna untuk melihat kedisiplinan karyawan. Karyawan yang sering terlambat dapat terdeteksi dari kartu waktu. Desain kartu waktu karyawan bulanan sama seperti kartu waktu yang dipakai oleh karyawan mingguan. 2) Daftar Gaji

Daftar gaji memuat seluruh gaji karyawan. Daftar gaji ini berguna untuk mengetahui gaji setiap karyawan, termasuk potongan dan Pajak Penghasilan Pasal 21. Selain itu, daftar gaji berguna untuk mengetahui total kas yang harus dikeluarkan perusahaan untuk membayar gaji karyawan.

3) Slip Gaji

Slip gaji memuat gaji seluruh karyawan. Slip gaji diberikan kepada karyawan agar karyawan dapat mengetahui bagaimana mereka digaji. Infomasi detail ini juga berguna apabila ada karyawan yang salah digaji.

Daftar transfer berfungsi sebagai surat perintah ke Bank untuk mentransfer sejumlah uang tertentu ke setiap karyawan yang akan menerima gaji.

b. Proses Penggajian

1) Bagian personalia mencatat presensi karyawan setiap hari (bisa menggunakan kartu waktu atau sidik jari)

2) Bagian penggajian menghitung gaji dan Pajak Penghasilan Pasal 21, menyusun daftar gaji, menyusun daftar transfer bank, serta membuat slip gaji.

3) Daftar Gaji serta slip gaji diserahkan ke Bagian Akuntansi untuk dibuatkan Bukti Kas Keluar. Bagian Akuntansi selanjutnya mengecek perhitungan dalam daftar gaji serta memastikan kesesuaian daftar gaji dengan slip gaji. Setelah itu, slip gaji diserahkan ke masing-masing karyawan.

4) Bukti kas keluar dengan dilampiri daftar gaji dan daftar transfer akan diserahkan ke Bagian Keuangan. Bagian Keuangan mengecek ulang kesesuaian informasi yang tersaji dalam daftar gaji dan daftar transfer. Selanjutnya, Bagian Keuangan akan menandatangani daftar gaji maupun daftar transfer.

c. Pengendalian yang dapat Diterapkan untuk Meminimalkan Risiko atas Penggajian

Menurut Diana dan Lilis Setiawati (2011:188-189) pengendalian yang dapat diterapkan antara lain:

1) Ada petugas yang menjaga kartu waktu. Dengan demikian, apabila ada seorang karyawan yang memasukkan dua kartu ke dalam mesin, maka akan ketahuan. Berbeda jika perusahaan menggunakan sidik jari, dengan alat sidik jari tidak mungkin karyawan bisa melakukan kecurangan.

2) Perusahaan harus memastikan bahwa setting jam dalam mesin pencatat waktu sudah betul. Ini merupakan salah satu sikap adil pada karyawan. Tidak sepantasnya perusahaan men-setting jam lebih cepat dari yang seharusnya hanya untuk memaksa karyawan datang lebih cepat. Sikap jujur dan sportif akan lebih dihargai oleh pihak lain daripada sikap manipulatif.

3) Akuntan perlu merancang dokumen untuk merekam kinerja karyawan sedemikian rupa sehingga mudah untuk mengadministrasi hasil kinerja karyawan.

4) Bagian penggajian harus menyadari bahwa perhitungan gaji dan upah bisa sangat kompleks. Oleh karena itu, penghitungan yang bisa diotomatisasi harus diotomatisasikan. Perusahaan yang belum memiliki aplikasi penggajian, dapat memanfaatkan program

yang menentukan gaji pokok atas dasar masa kerja. Jika gaji pokok ini merupakan hasil isian manual, maka bisa saja petugas penggajian lupa mengganti gaji pokok, dan karyawan digaji dengan gaji pokok yang lebih rendah dari seharusnya. Petugas dapat memanfaatkan formula dalam Micrososft Excel untuk menentukan besarnya gaji pokok berdasarkan masa kerja otomastis. Otomatisasi membebaskan petugas untuk melakukan pengecekan secara manual dan akan meminimalkan kesalahan dalam menghitung gaji. Contoh lain, dengan menggunakan mail marge dalam program Microsoft Word, maka data dalam Microsoft Excel dapat langsung diubah menjadi slip gaji. Otomatisasi pembuatan slip gaji akan meminimalkan kesalahan dalam pembuatan slip gaji.

5) Pastikan bahwa terdapat pemisahan tugas antara pihak yang berhak untuk merekrut karyawan baru (bagian personalia), pihak yang bertugas menghitung gaji dan upah (bagian penggajian), serta pihak yang menyerahkan gaji dan upah kepada karyawan (bagian kasir). Jadi perekrutan karyawan (bahkan karyawan harian) mesti atas sepengetahuan bagian personalia. Supervisor boleh mengusulkan karyawan baru, namun personalia harus terlibat dalam wawancara karyawan baru tersebut dan menerima berkas langsung dari karyawan tersebut. Ini penting untuk mmastikan bahwa supervisor tidak memiliki peluang untuk menambahkan karyawan fiktif dalam daftar gaji. Sebagai pelengkap pengendalian, pengambilan gaji di kasir tidak

boleh diwakilkan. Dengan kebijakan sederhana ini, maka peluang munculnya karyawan fiktif menjadi semakin kecil.

C. Bagan Alir Dokumen Sistem Penggajian 1. Pengertian Bagan Alir Dokumen

Bagan alir (flowchart) digunakan oleh personal sistem dan manajemen. Bagan alir mengidentifikasikan keseluruhan aliran operasi di dalam sebuah sistem. Sebuah bagan alir (flowchart) menunjukkan titik awal input, tahapan proses, dan model pemrosesan. Di dalam model pemrosesan dapat diketahui apakah suatu sistem masih mengunakan manual atau sudah menggunakan mesin. Fokus flowchart sistem adalah pada fungsi proses media, bukannya pada rincian logika setiap fungsi pemrosesan.

2. Manfaat Bagan Alir Dokumen:

a. Gambaran sistem secara menyeluruh lebih mudah diperoleh dengan menggunakan bagan alir.

b. Perubahan sitem lebih mudah digambarkan dengan menggunakan bagan alir.

c. Kelemahan-kelemahan dalam sistem dan identifikasi bidang-bidang yang memerlukan perbaikan lebih mudah ditemukan dengan bagan alir. 3. Keunggulan dan Kelemahan Bagan Alir Dokumen

a. Keunggulan document flowchart: dapat dengan jelas mempresentasikan aliran proses yang terjadi pada program.

b. Kelemahan document flowchart yang paling terlihat: jika program yang dibuat terlalu besar maka document flowchart akan terlihat sangat rumit karena terlalu banyak komponen yang digambarkan.

4. Jenis-Jenis Bagan Alir

Bagan alir dapat dibagi menjadi lima jenis yaitu:

a. Bagan alir sistem, yaitu bagan alir yang menunjukkan arus pekerjaan secara keseluruhan dari suatu sistem.

b. Bagan alir dokumen, yaitu bagan alir yang menunjukkan arus dari laporan dan formulir termasuk tembusan-tembusannya.

c. Bagan alir skematik, yaitu bagan alir yang mirip dengan bagan alir sistem tetapi perbedaannya terletak pada digunakannya gambar-gambar komputer dan peralatan yang lain selain penggunaan simbol bagan alir. d. Bagan alir program adalah bagan yang menjelaskan secara rinci

langkah-langkah dari program.

e. Bagan alir proses adalah bagan alir yang mengunakan proses dalam suatu prosedur.

5. Simbol-simbol Bagan Alir

Tabel 2. Simbol Bagan Alir Dokumen

Simbol Nama Penjelasan Simbol Input/ Output

Dokumen Dokumen atau laporan elektronik atau kertas.

Output elektronik Informasi ditampikan oleh alat output elektronik seperti terminal, monitor, atau layar.

Tabel 2. Simbol Bagan Alir Dokumen (Lanjutan)

Simbol Nama Penjelasan Simbol Input/ Output

Berbagai salinan

dokumen kertas

Diilustrasikan dengan melebihi simbol dokumen dan mencetak nomor dokumen pada muka dokumen di sudut kanan atas.

Entri data elektronik

Alat entri data elektronik seperti komputer, terminal, tablet atau telepon.

Alat input dan

output elektronik

Entri data elektronik dan simbol output digunakan bersama untuk menunjukkan alat yang digunakan untuk keduanya.

Operasi manual Operasi pemrosesan yang dilakukan secara manual.

Pemrosesan komputer

Fungsi pemrosesan yang dilakukan oleh komputer; biasanya menghasilkan

perubahan dalam data atau informasi.

Database Data yang disimpan

secara elektronik dalam database.

Pita Magnetis Data yang disimpan dalam pita magnetis; pita yang merupakan media penyimpanan

backup data yang populer.

Jurnal/ buku besar Jurnal atau buku besar akuntansi berbasis kertas.

Tabel 2. Simbol Bagan Alir Dokumen (Lanjutan)

Simbol Nama Penjelasan Simbol Input/ Output

File dokumen kertas

File dokumen kertas; huruf

mengidentifikasi file urutan pemesanan, N = secara numerik, A = secara alfabet, D = berdasarkan tanggal

Arus dokumen atau pemrosesan

Mengarahkan arus

pemrosesan atau dokumen; arus normal ke bawah dan ke kanan.

Hubungan komunikasi

Transmisi data dari satu lokasi geografis ke lokasi lainnya via garis

komunikasi.

Terminal Awal, akhir, atau titik interupsi dalam proses; juga digunakan untuk mengindikasikan pihak luar.

Konektor dalam- halaman

Menghubungkan arus pemrosesan pada halaman yang sama; penggunaannya menghindari garis yang melintasi halaman. Konektor

luar- halaman

Entri dari, atau keluar ke, halaman lain.

Keputusan Langkah pembuatan keputusan.

Anotasi (Catatan tambahan)

Penambahan komentar deskripsi atau catatan penjelasan sebagai klarifikasi.

6. Bagan Alir Sistem Penggajian

Gambar 2. Dokumen Bagan Alir Pemrosesan

Gambar 2. Dokumen Bagan Alir Pemrosesan (Lanjutan)

D. Pengendalian Internal

1. Pengertian Pengendalian Intern

Pengendalian internal merupakan salah satu fungsi menajemen dalam operasinya, yaitu tindakan pengaturan pengarahan pelaksanaan pekerjaan dengan maksud tercapainya tujuan yang telah ditetapkan secara efektif dan efisien. Pengendalian intern digunakan baik dalam perusahaan yang berskala kecil yang mengelola inormasinya secara manual maupun dengan sistem komputerisasi. Menurut Mulyadi (2016:129) Sistem pengendalian internal meliputi struktur organisasi, metode dan ukuran-ukuran yang dikoordinasikan untuk menjaga asset organisasi, mengecek ketelitian dan keandalan data akuntansi, mendorong efisiensi dan mendorong dipatuhinya kebijakan manajemen. Tujuan sistem pengendalian internal berdasarkan definisi tersebut adalah:

a. Menjaga aset organisasi

b. Mengecek ketelitian dan keandalan data akuntansi c. Mendorong efisiensi

d. Mendorong dipatuhinya kebijakan manajemen. 2. Tujuan Pengendalian Intern

Menurut tujuannya, sistem pengendalian internal tersebut dapat dibagi menjadi dua macam:

Pengendalian internal akuntansi meliputi struktur organisasi, metode dan ukuran-ukuran yang dikoordinasikan terutama untuk menjaga aset organisasi dan mengecek ketelitian dan keandalan data akuntansi. b. Pengendalian internal administratif(internal administrative control)

Pengendalian internal administratif meliputi struktur organisasi, metode dan ukuran-ukuran yang dikoordinasikan terutama untuk mendorong efisiensi dan dipatuhinya kebijakan manajemen.

3. Unsur-Unsur Pengendalian Intern

Menurut Mulyadi (2016:130) unsur pokok pengendalian intern adalah: a. Struktur organisasi merupakan rerangka (framework) pembagian

tanggung jawab fungsional kepada unit-unit organisasi yang dibentuk untuk melaksanakan kegiatan-kegiatan pokok perusahaan. Pembagian tanggung jawab fungsional dalam organisasi ini didasarkan pada prinsip-prinsip berikut ini:

1) Harus dipisahkan fungsi-fungsi operasi dan penyimpanan dari fungsi akuntansi

2) Suatu fungsi tidak boleh diberi tanggung jawab penuh untuk melaksanakan semua tahap suatu transaksi.

b. Sistem wewenang dan prosedur pencatatan yang memberikan perlindungan yang cukup terhadap aset, utang, pendapatan, dan beban. Dalam suatu organisasi, setiap transaksi hanya terjadi atas dasar otorisasi dari pejabat yang memiliki wewenang untuk menyetujui terjadinya transaksi tersebut. Oleh karena itu, dalam organisasi harus dibuat sistem

yang mengatur pembagian wewenang untuk otorisasi atas terlaksananya setiap transaksi.

c. Praktik yang sehat dalam melaksanakan setiap tugas dan fungsi unit organisasi.

Pembagian tanggung jawab fungsional dan sistem wewenang dan prosedur pencatatan yang telah ditetapkan tidak akan terlaksana dengan baik jika tidak diciptakan cara-cara untuk menjamin praktik yang sehat dalam pelaksanaannya. Adapun cara-cara yang umumnya ditempuh oleh perusahaan dalam menciptakan praktik yang sehat adalah:

1) Penggunaan formulir bernomor urut tercetak yang pemakaiannya harus dipertanggung jawabkan oleh pihak yang berwenang.

2) Pemeriksaan mendadak (surprised audit). Pemeriksaan mendadak dilaksanakan tanpa adanya pemberitahuan terlebih dahulu kepada pihak yang akan diperiksa, dengan jadwal yang tidak teratur.

3) Setiap transaksi tidak boleh dilaksanakan dari awal sampai akhir oleh satu orang atau satu unit organisasi, tanpa ada campur tangan dari orang atau unit organisasi lain.

4) Perputaran jabatan (job rotation) yang diadakan secara rutin dapat menjaga independensi pejabat dalam melaksanakan tugasnya, sehingga persekongkolan diantara mereka dapat dihindari.

5) Keharusan pengambilan cuti bagi karyawan yang berhak. Selama cuti, karyawan yang besangkutan digantikan sementara oleh pejabat lain, sehingga seandainya terjadi kecurangan dalam departemen yang

bersangkutan, diharapkan dapat diungkapkan oleh pejabat yang menggantikan untuk sementara waktu tesebut.

6) Secara periodik diadakan pencocokan fisik aset dengan catatannya. 7) Pembentukan unit organisasi yang bertugas untuk mengecek

efektivitas unsur-unsur sistem pengendalian internal yang lain. d. Karyawan yang mutunya sesuai dengan tanggung jawabnya

Diantara unsur-unsur pengendalian intern, unsur mutu karyawan merupakan unsur sistem pengendalian intern yang paling penting. Jika perusahaan memiliki karyawan yang kompeten dan jujur, unsur pengendalian yang lain dapat dikurangi sampai batas minimum, dan perusahaan tetap mampu menghasilkan pertanggung jawaban keuangan yang dapat diandalkan. Untuk mendapatkan karyawan yang kompeten dan dapat dipercaya adalah:

a) Seleksi calon karyawan berdasarkan persyaratan yang dituntut oleh pekerjaannya.

b) Pengembangan pendidikan karyawan selama menjadi karyawan perusahaan, sesuai dengan tuntutan perkembangan pekerjaannya. 4. Pengendalian Intern Penggajian

Suatu pengendalian intern penggajian mempunyai suatu tujuan yaitu untuk menentukan kelebihan jumlah yang dibayarkan kepada setiap pegawai atau karyawan untuk menjamin bahwa jumlah yang dibayarkan kepada setiap karyawan yang berhak menerimanya atau untuk menjaga kebenaran

jumlah karyawan yang ada. La Midjan dan Azhar Susanto (2001:259) mengemukakan prinsip pengendalian intern penggajian yaitu:

1. Harus terdapat organisasi intern yang memadai, dimana terdapat pemisahan fungsi yang serasi antar:

a. Fungsi penguasaan yang berwenang untuk menyetujui penetapan besarnya gaji dan upah oleh kepala bagian personalia.

b. Fungsi pencatatan yang melakukan pencatatan atas absensi.

c. Fungsi penghitungan atas gaji oleh bagian akuntansi, bagian akuntansi umum, baik gaji kotor maupun gaji bersih.

d. Fungsi pembayaran gaji oleh bagian keuangan dan juru bayar (paymaster)

2. Harus dapat ditentukan jumlah pembayaran yang jumlahnya tepat untuk karyawan. Hal ini untuk menghindari adanya pembayaran kepada sumber daya manusia fiktif, waktu kehadiran fiktif, dan jumlah kurang bayar.

3. Harus terdapat budget atau standar atau norma kerja dan tarif gaji yang memadai.

4. Secara periodik dan mendadak harus dilakukan pengamatan atas pembayaran gaji dan pencatatan kehadiran.

5. Harus ada prosedur yang baik mengenai pembayaran gaji.

6. Dikembangkan pegawasan fisik ketiga oleh karyawan sendiri mengenai kebenaran gaji yang diterimanya dengan prestasi yang diberikan.

7. Untuk mengembangkan internal check yang baik, sistem pencatatan presensi menggunakan presensi terkomputrisasi.

8. Tunjangan dan potongan termasuk penjumlahan jumlah gaji harus benar dan sesuai dengan pengecekan.

9. Sedapat mungkin petugas kas meneliti tiap karyawan yang akan mengambil gaji baik mengenai orangnya maupun tanda tangannya. 10.Harus di cek bahwa karyawan yang tercantum di dalam daftar gaji

tersebut memang berhak untuk dicantumkan dalam daftar gaji.

11.Perlu dicek bahwa potongan-potongan yang dilakukan dari gaji adalah benar dan dapat dipertanggung jawabkan.

5. Hubungan antara Prosedur Penggajian dengan Pengendalian Intern Penyusunan prosedur penggajian harus diperhatikan dengan baik karena masalah gaji adalah masalah yang sangat penting yang sering terjadi kecurangan dan manipulasi, untuk menghindari hal tersebut maka prosedur penggajian memerlukan pengendalian intern. Hubungan antara prosedur penggajian dengan pengendalian intern yang baik memerlukan unsur-usur sebagai berikut:

a. Prosedur

Prosedur penetapan dan pembayaran gaji dibagi:

1) Penentuan dan pencatatan waktu kerja sebagai dasar untuk penghitungan gaji.

2) Mengadakan pemeriksaan atas perhitungan pencatatan dan pembuatan daftar gaji.

3) Melakukan pembayaran gaji serta penyimpanan slip gaji oleh yang berhak.

b. Pelaksanaan

Prosedur yang telah ditetapkan itu hendaknya oleh orang yang cakap, meliputi pengetahuan dan adanya wewenang yang cakap.

c. Pemisahan Fungsi

Pelaksanaan prosedur yang telah ditetapkan, dilakukan oleh orang yang cakap saja tidak cukup, sebab pengendalian intern tidak akan berfungsi dengan baik apabila suatu prosedur dikerjakan oleh suatu orang dari awal sampai akhir.

6. Aspek Pengendalian Intern dalam Penggajian

Berikut ini merupakan aspek pengendalian internal menurut Mulyadi (2016:321-324)

a. Aspek Organisasi

1) Fungsi pembuatan daftar gaji harus terpisah dari fungsi pembayaran. 2) Fungsi pencatatan waktu hadir harus terpisah dari fungsi operasi. b. Aspek Otorisasi

1) Setiap orang yang namanya tercantum dalam daftar gaji harus memiliki surat keputusan pengangkatan sebagai karyawan perusahaan yang ditandatangani oleh direksi

2) Setiap perubahan gaji karyawan karena perubahan pangkat, perubahan tarif gaji, tambahan keluarga harus didasarkan pada surat keputusan direksi

3) Setiap potongan atas gaji karyawan selain dari pajak penghasilan karyawan harus di dasarkan surat potongan gaji yang telah diotorisasi oleh kepala fungsi kepegawaian.

4) Kartu jam hadir harus diotorisasi oleh fungsi pencatat waktu

5) Perintah lembur harus diotorisasi oleh kepala departemen karyawan yang bersangkutan

6) Daftar gaji harus diotorisasi oleh kepala fungsi personalia

7) Bukti kas keluar untuk pembayaran gaji harus diotorisai oleh fungsi akuntansi

8) Perubahan dalam catatan penghasilan karyawan direkonsiliasi dengan daftar gaji

9) Tarif upah yang dicantumkan dalam kartu kerja diverifikasi ketelitiannya oleh fungsi akuntansi

c. Aspek Praktik yang Sehat

1) Kartu jam hadir harus dibandingkan dengan kartu jam kerja sebelum kartu yang terakhir ini dipakai sebagai dasar distribusi biaya tenaga kerja langsung

2) Pemasukan kartu jam hadir ke dalam mesin pencatat waktu harus diawasi oleh fungsi pencatat waktu

3) Pembuatan daftar gaji harus diverifikasi kebenaran dan ketelitian perhitungannya oleh fungsi pembuat bukti kas keluar sebelum dilakukan pembayaran

4) Penghitungan pajak penghasilan karyawan direkonsiliasi dengan kartu penghasilan karyawan

5) Catatan penghasilan karyawan disimpan oleh fungsi pembuat daftar gaji.

d. Aspek Karyawan yang Mutunya Sesuai dengan Tanggung Jawabnya Di antara empat unsur pokok pengendalian internal, unsur mutu karyawan merupakan unsur sistem pengendalian internal yang paling penting. Jika perusahaan memiliki karyawan yang kompeten dan jujur, unsur pengendalian lain dapat dikurangi sampai batas minimum, dan perusahaan tetap mampu menghasilkan pertanggungjawaban keuangan yang dapat diandalkan. Karyawan yang jujur dan ahli dalam bidang yang menjadi tanggung jawabnya akan dapat melaksanakan pekerjaannya dengan efisien dan efektif, meskipun hanya sedikit unsur sistem pengendalian internal yang mendukungnya.

Untuk mendapatkan karyawan yang kompeten dan terpercaya, cara berikut ini dapat ditempuh:

1) Perekrutan karyawan melalui proses seleksi calon karyawan berdasarkan persyaratan yang dituntut dan yang dibutuhkan oleh masing-masing gugus tugas.

2) Telah dilakukan pengembangan pendidikan karyawan selama menjadi karyawan koperasi, sesuai dengan tuntutan perkembangan pekerjaannya.

47 BAB III

METODE PENELITIAN A. Jenis Penelitian

Jenis penelitian yang dilakukan adalah studi kasus. Menurut Indriantoro dan Supomo (2009:26), studi kasus merupakan penelitian yang melakukan penyelidikan secara mendalam mengenai subyek tertentu untuk memberikan gambaran yang lengkap mengenai subyek tertentu.

B. Tempat dan Waktu Penelitian 1. Tempat Penelitian

Penelitian tentang evaluasi pengendalian internal pada sistem penggajian dilaksanakan di Rumah Sakit Bethesda Yogyakarta.

2. Waktu Penelitian

Penelitian dilakukan pada tanggal 16 bulan Februari 2017 sampai dengan tanggal 16 bulan April 2017

C. Subyek dan Obyek Penelitian 1. Subyek Penelitian

Subyek yang dimaksud adalah orang-orang yang dijadikan responden yang akan ditanyai untuk memperoleh informasi. Subyek penelitian ini adalah sumber daya manusia di Rumah Sakit Bethesda Yogyakarta yang meliputi:

a. Bagian Akuntansi b. Bagian Personalia c. Bagian Keuangan

2. Obyek Penelitian

Menurut Husen Umar (2005:303) obyek penelitian menjelaskan tentang apa dan siapa yang menjadi obyek penelitian. Juga dimana dan kapan penelitian dilakukan, bisa juga ditambahkan dengan hal-hal yang dianggap perlu. Objek dari penelitian ini adalah pengendalian internal sistem penggajian pegawai di Rumah Sakit Bethesda Yogyakarta yang meliputi fungsi, jaringan prosedur, dokumen, catatan, dan unsur pengendalian itu sendiri yang meliputi struktur organisasi, sistem otorisasi dan prosedur pencatatan, praktik yang baik, serta karyawan yang kompeten. Dari hasil wawancara yang dilakukan peneliti memperoleh informasi mengenai alur dan deskripsi untuk data yang berkaitan dengan sistem penggajian Rumah Sakit.

D. Jenis dan Sumber Data 1. Jenis Data

Jenis data yang digunakan dalam penelitian ini berupa data kualitatif yang meliputi: gambaran umum perusahaan, visi, misi, dan keterangan lain yang berhubungan dengan penelitian dari pihak pimpinan atau manajemen rumah sakit, sistem penggajian dan flowchart.

2. Sumber Data

Sumber data yang digunakan dalam penelitian ini merupakan data internal perusahaan, data internal merupakan data yang diperoleh dari pihak-pihak internal terkait, dimana data itu terbagi dua:

Data primer adalah data yang dikumpulkan langsung dari sumbernya tanpa melalui pengolahan dari pihak lain. Dokumen-dokumen tersebut terdiri dari kartu jam hadir, kartu jam kerja, serta dokumen lain yang dianggap perlu.

b. Data Sekunder

Data sekunder adalah data yang diperoleh dalam bentuk sudah diolah dan jadi seperti dokumen-dokumen dalam perusahaan, berupa:

1) Sejarah singkat dan perkembangan perusahaan 2) Visi dan misi perusahaan

3) Struktur organisasi

4) Sistem penggajian atau flowchart

E. Teknik Pengumpulan Data

Penelitian yang dilakukan oleh peneliti menggunakan metode survei, yang tujuannya untuk mengambil suatu generalisasi dari pengamatan yang tidak mendalam lewat sampel yang digunakan.

Pengumpulan data dalam penelitian ini diperoleh melalui: 1. Wawancara

Wawancara adalah salah satu cara memperoleh data (informasi dengan mengajukan pertanyan-pertanyaan secara lisan) untuk mendapatkan informasi dengan bertanya jawab langsung dengan subyek penelitian. Wawancara ini dilakukan dengan metode Close-Ended Questions dan

2. Observasi

Observasi merupakan teknik pengumpulan data dengan cara pengamatan secara langsung pada obyek yang diteliti. Tujuannya adalah mendapatkan data yang berkaitan dengan subyek penelitian.

3. Kuesioner

Kuesioner adalah teknik pengumpulan data dengan jalan memberikan daftar petanyaan tentang sistem pengendalian intern yaitu pertanyan mengenai operasi kebijakan dan prosedur pengendalian intern yang ada dalam sistem penggajian perusahaan. Kuesioner merupakan cara yang banyak dipakai untuk mendokumentasikan pemahaman mengenai sistem pengendalian intern. Pertanyaan-pertanyaan pada kuesioner diajukan sedemikian rupa sehingga jawaban yang diperlukan cukup dengan kata “ya” dan “tidak”.

4. Dokumentasi

Dokumentasi adalah teknik pengumpulan data dengan cara meminta data yang ada dalam perusahaan yang berupa bagan struktur organisasi,

flowchart (bagan alir), serta dokumen sistem penggajian perusahaan. F. Teknik Analisis Data

Untuk menjawab rumusan masalah dalam penelitian digunakan metode deskriptif analitis yang membandingkan antara teori yang ada dengan hasil penelitian yang dikumpulkan. Adapun pengertian deskriptif analitis menurut Sugiono (2009:29) adalah “Metode deskriptif adalah suatu metode yang berfungsi untuk mendeskripsikan atau memberi gambaran terhadap

objek yang diteliti melalui data atau sampel yang telah terkumpul sebagaimana adanya tanpa melakukan analisi dan membuat kesimpulan yang berlaku untuk umum”.

Dengan kata lain penelitian deskriptif analitis mengambil masalah atau memusatkan perhatian kepada masalah-masalah sebagaimana adanya saat penelitian dilaksanakan, hasil penelitian yang kemudian diolah dan dianalisis untuk diambil kesimpulannya. Dikatakan deskriptif analitis karena bertujuan untuk memperoleh pemaparan yang objektif mengenai analisis pengendalian internal pada sistem penggajian di Rumah Sakit Bethesda. Langkah-langkah untuk menjawab rumusan masalah yaitu: 1. Mendiskripsikan sistem penggajian yang dilaksanakan oleh Rumah Sakit

Bethesda, yang meliputi:

a. Bagian-bagian yang terkait dalam sistem penggajian.

b. Catatan akuntansi yang digunakan dalam sistem penggajian. c. Dokumen-dokumen yang digunakan dalam sistem penggajian. d. Prosedur yang dilakukan dalam sistem penggajian.

e. Sistem pengendalian intern yang dilakukan dalam sistem penggajian.

2. Membandingkan hasil temuan lapangan dengan teori sistem penggajian yang memenuhi unsur-unsur sistem pengendalian intern, dengan langkah-langkah yaitu:

a. Melakukan wawancara dan membagikan kuesioner pada Rumah Sakit Bethesda.

b. Membandingkan jawaban yang diperoleh dengan teori yang digunakan. Setelah melakukan perbandingan antara kajian teori dengan sistem penggajian yang ada pada perusahaan, maka akan ditarik kesimpulan apakah pengendalian internal pada sistem penggajian yang dilaksanakan oleh Rumah Sakit Bethesda Yogyakarta sudah sesuai dengan teori atau belum sesuai dengan teori.

Berikut ini aspek pada sistem penggajian beserta tabel perbandingan antara teori dengan praktik yang ada di lapangan. Penggunaan tabel akan membantu pembaca untuk mempermudah dalam membandingkan pendapat mengenai teori dengan praktik yang ada di lapangan.

1) Fungsi yang terkait dalam sistem penggajian

Perbandingan kajian teori tentang fungsi yang terkait dalam sistem penggajian dengan yang ada di Rumah Sakit Bethesda Yogyakarta dapat dirangkum pada tabel berikut:

Tabel 3. Fungsi yang terkait dalam sistem penggajian

Teori Praktik Keterangan

Ada Tidak Fungsi Kepegawaian

Fungsi Pencatatan Waktu

Fungsi Pembuatan Daftar Gaji dan Upah

Fungsi Akuntansi Fungsi Keuangan

2) Jaringan prosedur yang membentuk sistem penggajian

Perbandingan kajian teori tentang jaringan prosedur sistem penggajian dengan yang ada di Rumah Sakit Bethesda Yogyakarta dapat dirangkum pada tabel berikut:

Tabel 4. Jaringan prosedur yang membentuk sistem

Teori Praktik Keterangan

Ada Tidak Prosedur pencatatan waktu hadir

Prosedur pembuatan daftar gaji Prosedur distribusi biaya gaji

Prosedur pembuatan bukti kas keluar Prosedur pembayaran gaji

Sumber: Mulyadi (2016:319)

3) Dokumen yang digunakan dalam sistem penggajian

Perbandingan kajian teori tentang dokumen yang digunakan dalam sistem penggajian dengan yang ada di Rumah Sakit Bethesda Yogyakarta dapat dirangkum pada tabel berikut:

Tabel 5. Dokumen yang digunakan dalam sistem penggajian

Teori Praktik Keterangan

Ada Tidak Dokumen pendukung perubahan

gaji

Kartu jam hadir Kartu jam kerja Daftar Gaji Rekap daftar gaji Surat pernyataan gaji Amplop gaji

Bukti kas keluar

4) Catatan Akuntansi yang digunakan dalam sistem penggajian Perbandingan kajian teori tentang catatan akuntansi yang digunakan dalam sistem penggajian dengan yang ada di Rumah Sakit Bethesda dapat dirangkum pada tabel berikut:

Tabel 6. Catatan Akuntansi yang digunakan dalam sistem Penggajian

Teori Praktik Keterangan

Ada Tidak Jurnal umum

Kartu harga pokok produk Kartu biaya

Kartu penghasilan karyawan Sumber: Mulyadi (2016: 317)

5) Unsur Pengendalian Intern dalam sistem penggajian

a. Struktur organisasi yang memisahkan tanggung jawab secara tegas Perbandingan kajian teori tentang struktur organisasi yang memisahkan tanggung jawab secara tegas yang ada di Rumah Sakit Bethesda Yogyakarta dapat dirangkum pada tabel berikut:

Tabel 7. Struktur organisasi yang memisahkan tanggung jawab secara tegas

Teori Praktik Keterangan

Ada Tidak Organisasi

Fungsi pembuatan daftar gaji harus terpisah dari fungsi pembayaran gaji

Fungsi pencatatan waktu harus terpisah dari fungsi operasi

b. Sistem otorisasi dan prosedur pencatatan

Perbandingan kajian teori tentang sistem otorisasi dan prosedur pencatatan yang ada di Rumah Sakit Bethesda Yogyakarta dapat dirangkum pada tabel berikut:

Tabel 8. Sistem otorisasi dan prosedur pencatatan

Teori Praktik Keterangan

Ada Tidak Setiap orang namanya tercantum

dalam daftar gaji harus memiliki surat keputusan pengangkatan sebagai karyawan perusahaan yang ditandatangani oleh Direktur.

Setiap perubahan gaji karyawan karena perubahan pangkat, perubahan tarif gaji,

tambahan keluarga harus di dasarkan pada surat

keputusan direktur keuangan.

Setiap potongan atas gaji karyawan selain dari pajak penghasilan karyawan harus didasarkan atas surat potongan gaji yang

diotorisasi fungsi kepegawaian

Kartu jam hadir harus diotorisasi oleh fungsi pencatatan waktu. Perintah lembur harus diotorisasi oleh kepala departemen karyawan yang bersangkutan

Tabel 8. Sistem otorisasi dan prosedur pencatatan (lanjutan)

Teori Praktik Keterangan

Ada Tidak Daftar gaji harus diotorisasi

oleh fungsi personalia Bukti kas keluar untuk pembayaran gaji harus diotorisasi oleh fungsi akuntansi.

Perubahan dalam catatan penghasilan karyawan di rekonsiliasi dengan daftar gaji karyawan

Sumber: Mulyadi (2016:321 – 323) c. Praktik yang sehat

Perbandingan kajian teori tentang praktik yang sehat dalam menjalankan tugas dan bagian organiasi yang ada di Rumah Sakit Bethesda Yogyakarta dapat dirangkum pada tabel berikut:

Tabel 9. Praktik yang sehat

Teori Praktik Keterangan

Ya Tidak Kartu jam hadir harus

dibandingkan dengan kartu jam kerja sebelum kartu yang terakhir ini dipakasi sebagai dasar distribusi biaya tenaga kerja langsung

Pemasukan kartu jam hadir ke dalam mesin pencatatan waktu harus diawasi oleh fungsi pencatatan waktu

Tabel 9. Praktik yang sehat (lanjutan)

Teori Praktik Keterangan

Ya Tidak Pembuatan daftar gaji

harus diverifikasi kebenaran dan ketelitian perhitungannya oleh fungsi akuntansi sebelum dilakukan pembayaran Penghitungan pajak penghasilan karyawan direkonsiliasi dengan catatan penghasilan karyawan

Catatan penghasilan karyawan disimpan oleh pihak yang berwenang Sumber: Mulyadi (2016: 324)

d. Karyawan yang kompeten sesuai dengan tanggung jawabnya. Perbandingan kajian teori tentang karyawan yang kompeten sesuai dengan tanggung jawabnya yang ada di Rumah Sakit Bethesda Yogyakarta dapat dirangkum pada tabel berikut:

Tabel 10. Karyawan yang kompeten sesuai dengan tanggung jawabnya

Teori Praktik Keterangan

Ya Tidak Perekrutan karyawan

melalui proses seleksi calon karyawan

berdasarkan persyaratan yang dituntut oleh pekerjaannya

Tabel 10. Karyawan yang kompeten sesuai dengan tanggung jawabnya

Teori Praktik Keterangan

Ya Tidak Telah dilakukan

pengembangan pendidikan karyawan selama

menjadi karyawan koperasi, sesuai dengan tuntutan perkembangan pekerjaannya.

59 BAB IV

GAMBARAN UMUM PERUSAHAAN

A. Sejarah dan Perkembangan Rumah Sakit Bethesda Yogyakarta Rumah Sakit Bethesda diresmikan pada tanggal 20 Mei 1899 oleh Dr. J. Gerrit Scheurer dengan nama PETRONELLA ZIENKENHUIS. Rumah Sakit ini dikenal oleh masyarakat dengan sebutan Rumah Sakit Toelong/Pitulungan karena dalam pelayanannya terhadap pasien, Rumah Sakit ini tidak memandang apa dan siapa pasien tersebut, tetapi mengutamakan pertolongannya terlebih dahulu.

Pada zaman penjajahan Jepang (tahun 1942 – 1945) nama Rumah Sakit PETRONELLA ZIENKENHUIS diganti dengan nama Yogyakarta Tjuo Bjoin. Setelah terlepas dari penjajahan Jepang, Rumah Sakit ini dikenal sebagai Rumah Sakit Pusat. Agar masyarakat umum mengetahui bahwa Rumah Sakit Pusat ini merupakan salah satu rumah sakit pelayanan kasih (Kristen), maka pada tanggal 28 Juni 1950 diganti dengan nama Rumah Sakit Bethesda (yang berarti kolam penyembuhan).

Rumah Sakit Bethesda tergabung dalam suatu yayasan yang menaungi rumah sakit-rumah sakit Kristen yang bernama YAKKUM (Yayasan Kristen Untuk Kesehatan Umum). Yayasan ini resmi berdiri pada tanggal 1 Februari 1950.

B. Gambaran Lokasi Rumah Sakit Bethesda

Rumah Sakit Bethesda beralamat di Jalan Jenderal Sudirman Nomor 70, Kotabaru, Yogyakarta, Daerah Istimewa Yogyakarta 55224 Indonesia.

C. Visi dan Misi Rumah Sakit Bethesda Yogyakarta 1. Visi

Menjadi Rumah Sakit Pilihan yang Bertumbuh dan Memuliakan Allah 2. Misi

a. Menyelenggarakan pelayanan kesehatan yang holistik, unggul, efisien dan efektif, yang berwawasan lingkungan.

b. Menyelenggarakan penelitian, pelatihan, dan pengembangan manajemen yang berkesinambungan untuk menghasilkan SDM yang kapabel, berkomitmen, sejahtera dan berjiwa kasih.

c. Mewujudkan pelayanan kesehatan yang terjangkau, memuaskan

customer dan mampu berkembang dengan baik.

d. Menyediakan sarana dan prasarana pelayanan kesehatan dengan mempertimbangkan Ilmu Pengetahuan dan Teknologi agar pelayanan mampu bersaing di era globalisasi

D. Struktur Organisasi Rumah Sakit Bethesda

Gambar 3. Struktur Organisasi Rumah Sakit Bethesda

E. Kebijakan Mutu

Rumah Sakit Bethesda memberikan layanan yang cepat, tepat, komunikatif terpadu sesuai dengan standar mutu, sehingga menghasilkan pelanggan yang puas dan setia. Rumah Sakit Bethesda berkomitmen untuk selalu melaksanakan dan meningkatkan keefektifan sistem mutu.

F. Layanan Kesehatan

1. Stroke Center

2. Klinik VIP Kartini 3. Klinik Penyakit Dalam 4. Hematologi

5. Kardiologi

6. Ginjal dan Hipertensi 7. Rematik

8. Klinik Nyeri

9. Klinik Kebidanan dan Kandungan 10.Klinik Anak

11.Klinik Paru

12.Klinik Kesehatan Jiwa 13.Klinik Mata

14.Klinik Penyakit Kulit dan Kelamin 15.Klinik THT

16.Klinik Gigi dan Bedah Mulut 17.Klinik Bedah

a. Bedah Thorax b. Bedah Onkologi c. Bedah Plastik d. Bedah Syaraf 18.Klinik Akupuntur 19.Klinik Alergi

20.Klinik Rehabilitasi Medik 21.Klinik Konsultasi HIV / AIDS 22.Unit Haemodialisa

23.Pelayanan Medical Check Up

G. Fasilitas Pelayanan Medik 1. Instalasi Gawat Darurat 2. Instalasi Bedah Sentral 3. Instalasi Rawat Intensif

4. Unit Pelayanan Intensif dan Trauma 5. Pelayanan Operasi Rawat Jalan H. Fasilitas Penunjang Medik

1. Instalasi Laboratorium

a. Laboratorium Mikrobiologi b. Laboratorium Patalogi Klinik c. Laboratorim Patalogi Anatomi d. Pelayanan Bank Darah

a. Pelayanan Konsultasi Obat b. Pelayanan Informasi Obat

c. Pelayanan Penanganan Obat Khusus d. Penerapan Sistem Pelayanan Dsitribusi

e. Perbekalan Farmasi Berdasarkan Morbiditas Pasien f. Farmasi Bangsal dan Klinik

3. Instalasi Radiologi a. Radioterapi b. Radiodiagnostik 4. Instalasi Gizi

a. Penurunan Berat Badan

b. Kesehatan Olahraga Bagi Kebugaran & Kesehatan Fisik c. Terapi, Diit dan Nutrisi

d. Tumbuh Kembang Anak, Geriatri e. Pengembangan Teknologi Pangan 5. Instalasi Rehabilitasi Medik

a. Fisioterapi b. Senam Hamil c. Pijat Bayi d. Senam Stroke

e. Okupasi Terapi f. Speech Terapi g. Orthotik Prostetik

L

am

p

iran 9. S

PM U ( S u rat P er in tah Me n ge lu ar k an Uang)