Mendeskripsikan Data Akuntansi Penggajian di CV. IFRAME
Rekap daftar gaji merupakan dokumen yang berisi ringkasan gaji perdepartemenbagian, yang dibuat berdasarkan daftar gaji.
f. Surat pernyataan gaji .
Surat pernyataan gaji merupakan dokumen yang dibuat oleh fungsi pembuat daftar gaji, yang merupakan catatan bagi tiap karyawan
beserta berbagai potongan yang menjadi beban bagi karyawan. g.
Amplop gaji . Amplop gaji ini berisi uang gaji karyawan yang memuat informsi
mengenai nama karyawan, nomor identifikasi, dan jumlah gaji bersih yang diterima karyawan dalam bulan atau periode tertentu.
h. Bukti kas keluar.
Berdasarkan informasi dalam daftar gaji yang diterima dari fungsi pembuat daftar gaji, maka fungsi pencatat uang akan membuat
dokumen yang merupakan perintah pengeluaran uang kepada fungsi pembayaran gaji.
3.
Fungsi-fungsi organisasi yang terkait pada CV. IFRAME dalam sistem pembayarangaji karyawan
a. Menurut Mulyadi 2001:382 fungsi yang terkait dalam sistem
akuntansi gaji adalah: 1
Fungsi kepegawaian. Fungsi ini bertanggung jawab untuk mencari karyawan baru,
menyeleksi calon karyawan, memutuskan penempatan karyawan
baru, membuat surat keputusan tarif gaji karyawan, dan pemberhentian karyawan.
2 Fungsi pencatat waktu.
Fungsi ini bertanggung jawab untuk menyelenggarakan catatan waktu hadir bagi semua karyawan perusahaan.
3 Fungsi pembuat daftar gaji
Fungsi ini bertanggung jawab untuk membuat daftar gaji yang berisi penghasilan bruto yang menjadi hak dan berbagai potongan
yang menjadi beban setiap karyawan selama jangka waktu pembayaran gaji.Daftar gaji diserahkan oleh pembuat daftar gaji
kepada fungsi akuntansi guna pembuatan bukti kas keluar yang dipakai sebagai dasar pembayaran gaji .
4 Fungsi akuntansi
Fungsi ini bertanggung jawab untuk mencatat kewajiban yang timbul dalam hubungannya dengan pembayaran gaji karyawan
misalnya: lembur dan hutang karyawan. 5
Fungsi keuangan Fungsi ini bertanggung jawab untuk menyairkan dana yang
digunakan untuk penggajian.Uang tunai tersebut kemudian dimasukkan ke dalam amplop gaji setiap karyawan untuk
selanjutnya dibagikan kepada karyawan yang berhak.
4. Catatan akuntansi penggajian yang digunakan oleh CV. IFRAME dalam
sistem pembayaran gaji karyawan Mulyadi 2001: 382 menyatakan catatan akuntansi yang
digunakan dalam pencatatan gaji meliputi: a.
Jurnal Umum. Dalam gaji , jurnal umum digunakan untuk mencatat distribusi biaya
tenaga kerja ke dalam setiap departemen dalam perusahaan. b.
Kartu harga pokok produk. Kartu ini digunakan untuk mencatat gaji tenaga kerja langsung yang
dikeluarkan untuk pesanan tertentu. c.
Kartu biaya. Catatan ini digunakan untuk mencatat biaya tenaga kerja tidak
langsung dan biaya tenaga kerja non produksi setiap departemen dalam perusahaan. Sumber informasi untuk pencatatan dalam kartu
biaya ini adalah bukti memorial. d.
Kartu penghasilan karyawan. Catatan ini digunakan untuk mencatat penghasilan dan berbagai
potongan yang diterima oleh setiap karyawan.Kartu penghasilan karyawan digunakan sebagai tanda terima gaji karyawan dengan
ditandatanganinya kartu tersebut oleh karyawan yang bersangkutan. Sehingga rahasia penghasilan keryawan tertentu tidak diketahui oleh
karyawan yang lain.
5. Jaringan prosedur yang digunakan oleh CV. IFRAME dalam sistem
pembayarangaji karyawan a.
Prosedur pencatatan waktu hadir Prosedur
ini bertujuan
untuk mencatat
waktu hadir
karyawan.Pencatatan dimulai pada saat karyawan datang dan karyawan pulang. Proses pencatatan waktu hadir dilakukan dengan
kartu absensi. b.
Prosedur pembuatan bukti kas keluar Prosedur pembuatan kas keluar berdasarkan bukti transaksi nota
yang dilakukan harian, mingguan dan bulanan.Prosedur ini dilakuakan oleh bagian koordinator keuangan dan dikirim ke Gallery Iframe.
c. Prosedur pembuatan rencana realisasi lembur
Prosedur pembuatan realisasi lembur ini di laksanakan oleh bagian administrasi yang bertujuan untuk mengecek jam kehadiran dan jam
pulang karyawan sekaligus menentukan siapa saja yang lembur. d.
Prosedur pembayaran gaji Prosedur pembayaran gaji ini dilaksanakan oleh bagian payroll atas
dasar dokumen realisasi lembur, kartu absensi serta potongan- potongan yang dibebankan kepada karyawan.
6. Informasi yang diperlukan oleh manajemen di CV. IFRAME dalam
sistem pembayarangaji karyawan Informasi yang diperlukan oleh manajemen dalam sistem
pembayaran gaji karyawan ialah daftar rekap gaji karyawan. Daftar rekap
gaji karyawan akan dikirim ke bagian akuntansi di Gallery Iframe, bagian akuntansi akan memberikan informasi mengenai daftar rekap kepada
bagian manajemen.
7.
Unsur-unsur pengendalian intern pada CV. IFRAME dalam sistem akuntansi penggajian
Organisasi a.
Fungsi pembuat daftar gaji dilakukan oleh fungsi payroll dan fungsi pembayarangaji dilakukan oleh staff pembayaran gaji.
b. Fungsi pencatat waktu hadir dilakukan oleh fungsi absensi dan
terpisah dari fungsi operasi. Sistem Otorisasi
a. Setiap orang yang namanya tercantum dalam daftar gaji harus
memilikisurat pengangkatan sebagai karyawan perusahaan yang ditandatangani oleh fungsi sumber daya manusia.
b. Setiap perubahan gaji karyawan karena perubahan pangkat,
perubahan tarif gaji, tambahan keluarga harus di dasarkan pada surat keputusan koordinator keuangan. Koordinator keuangan membuat
surat keputusan yang didasarkan pada surat keputusan Owner. c.
Setiap potongan atas gaji karyawan selain dari pajak penghasilan karyawan harus didasarkan Surat Potongan gaji yang diotorisasi oleh
fungsi sumber daya manusia berkaitan dengan kehilangan dan kerusakan property perusahaan. Selain itu juga diotorisasi oleh fungsi
keuangan berkaitan dengan pembelanjaan karyawan di koperasi.
d. Perusahaan menyebutnya kartu jam hadir dengan kartu absensi.
Kartu absensi tidak diotorisasi, tetapi dilakukan pemeriksaan secara langsung ke setiap seksi pada saat meeting di lapangan.
e. Perintah lembur harus diotorisasi oleh kepala departemen karyawan
yang bersangkutan. f.
Daftar gaji diotorisasi oleh fungsi keuangan dan fungsi sumber daya manusia.
g. Bukti kas keluar untuk pembayaran gaji diotorisasi oleh fungsi
keuangan. Prosedur Pencatatan
a. Perubahan dalam catatan penghasilan karyawan direkonsiliasi dengan
daftar gaji karyawan b.
Tarif gaji yang dicantumkan dalam kartu absensi tidak diverifikasi ketelitiannya oleh fungsi akuntansi biaya karena perusahaan tidak
membuat kartu jam kerja dan pembayaran gaji tidak berdasarkan pesanan tertentu.
Praktik yang Sehat a.
Kartu jam hadir tidak dibandingkan dengan kartu jam kerjasebelum kartu yang terakhir ini dipakai sebagai dasar distribusi tenaga kerja
langsung. Hal ini disebabkan karena perusahaan tidak membuat kartujam
kerja ,tetapi
kartu absensi
dibandingkan dengan
rencanarealisasi lembur sebelum kartu ini dipakai sebagai dasar distribusi tenaga kerja langsung.
b. Pengisian kartu absensi dilakukan oleh fungsi absensi.
c. Pembuatan daftar gaji harus diverifikasi kebenaran dan ketelitian
perhitungannya oleh fungsi koordinator keuangan sebelum dilakukan pembayaran.
d. Catatan penghasilan karyawan disimpan oleh fungsi keuangan.
8. Bagan alir dokumen sistem akuntansi penggajian
Sebelum membahas mengenai bagan alir dokumen sistem akuntansi penggajian, perlu kita ketahui alur sistem penggajian di CV. IFRAME.
a. Alur sistem penggajian di CV. IFRAME
Proses absensi karyawan di pabrik CV. IFrame dilakukan dengan dua model. Model A merupakan sistem pengisian kartu absensi secara
manual oleh staff admin. Model B merupakan absensi lembur yang juga dilakukan oleh staff administrasi. Setiap hari sistem model A dan
model B akan disamakan, untuk mendapatkan hasil absensi dan pembayaran gaji yang sebenar-benarnya.
1 Model A
Sistem pengisian kartu absensi
Gambar 5. Alur sistem penginputan kartu absensi CV. Iframe
Deskripsi a
Proses payroll dimulai dengan pengisian kartu absensi secara manual yang dilakukan oleh bagian administrasi..
b Setelah melakukan absensi, karyawan menuju departemen
masing-masing dan mulai bekerja. c
Sebelum pulang, karyawan melakukan absensi lagi pengisian kartu absensi secara manual yang dilakukan oleh bagian
administrasi. d
Data absensi karyawan di input ke komputer user bagian staff administrasi.
Karyawan masuk
Staff admin mengisi kartu absensi masuk
Karyawan Pulang
Staff admin mengisi kartu absensi keluar absensi
Input data
2 Model B
Sistem Penginputan Realisasi Lembur
Gambar 6. Alur sistem penginputan kartu absensi lemburCV. Iframe
Deskripsi: a
Lembur dimulai setelah 1 jam jeda pulang kerja karyawan. Pengisian kartu absensi lembur secara manual yang dilakukan
oleh bagian administrasi. b
Setelah melakukan absensi, karyawan menuju departemen masing-masing dan mulai lembur.
c Sebelum pulang, karyawan melakukan absensi lagi dengan
menggunakan Pengisian kartu absensi lembur secara manual yang dilakukan oleh bagian administrasi.
d Data absensi karyawan di input ke komputer user bagian staff
administrasi shift lembur. Karyawan Pulang lembur
Mengisi kartu absensi lembur
Input data Karyawan masuk lembur
Mengisi kartu absensi lembur
3 Sistem Gaji Karyawan Model A dan Model B
Model A
Tidak Model B
Ya
Gambar 7. Alur Sistem Gaji Karyawan Model A dan B CV. Iframe
Deskripsi: a
Bagian keuanganpayroll akan menyamakan jam kerja antara Model A dan Model B setiap harinya.
b Apabila terjadi selisih antara Model A dan Model B,
dibandingkan jam masuk dan jam kerja yang terdapat di Hasil Input
Absensi
Hasil Input Absensi
Proses Payroll
Update Jam
Update Jam Kerja
Cetak Slip Gaji Akhir
Bulan
Cetak Daftar Gaji
Isi Amplop Gaji
Bagi Gaji Karyawan
Membandingkan Selisih Jam Masuk dan Jam
keluar dan Antara Absensi Kerja dan
Absensi Lembur
timecard dengan form realisasi lembur atas nama karyawan tersebut.
c Apabila terjadi selisih, maka proses selanjutnya adalah
menghitung jumlah bayaran atas lembur yang dilakukan di bulan yang bersangkutan. Proses ini disebut tahap update
lembur. d
Setelah update lembur bagian payroll, selanjutnya melakukan update hari kerja. Hal ini dilakukan untuk menghitung hari
kerja yang ada setiap bulannya karena biasanya ada karyawan yang alpha setiap bulannya. Update hari kerja ini lakukan
dengan melakukan konfirmasi kepada bagian SDM. e
Setelah update hari kerja selesai, bagian payroll merekam jumlah gaji yang akan dibayarkan per bagian. Rekap daftar
gaji ini merupakan dasar atas pengambilan biaya yang akan ditarik dari kas perusahaan.
f Rekap daftar gaji yang sudah dibuat oleh bagian payroll
kemudian diotorisasi
oleh kepala
bagian keuangan
koordinator keuangan. Setelah otorisasi dilakukan, maka rekap daftar gajiakan dibawa ke Direktur Utama untuk
dilakukan pencairan uang. Direktur utama adalah satu-satunya orang yang berhak untuk melakukan penarikan uang dari kas
perusahaan.
g Setelah uang diambil dari brangkas, slip gaji kemudian dicetak
sebanyak dua rangkap untuk diarsipkan ke bagian keuangan. h
Bagian administrasi menerima uang dari owner setelah itu memasukan uang tersebut kedalam amplop beserta slip gaji
i Bagian administrasi membagikan amplop gaji kepada
karyawan j
Selesai
4 Bagan Alir Dokumen Sistem Akuntansi Penggajian CV. IFrame
Adminiastrasi dan Keuangan
Mulai Mencatat
kehadiran karyawan
Daftar hadir karyawan
1 Daftar hadir
karyawan 1
Membuat daftar gaji dan rekap
gaji karyawan
Rekap gaji T
3
Mencair kan dana
Daftar Gaji
Pencatatan pembukuan
4
Merevisi laporan
T
2 Memasukan
uang dan slip Upah ke dalam
amplop Slip Upah
Membuat slip upah
Memberikan kepada
karyawan Selesai
5
Gambar 8 : Bagan Alir Dokumen Sistem Akuntansi Penggajian CV.IFrame
Sumber : CV IFrame
2
Menerima laporan
pembukuan
4 Evaluasi
3 Melakukan
otorisasi Ya
Tidak Pemilik
5
Gambar9 : Bagan Alir Dokumen Sistem Akuntansi Penggajian CV.IFrame lanjutan
Sumber : CV. IFrame
Deskripsi a
Staf Administrasi dan keuangan mencatat kehadiran karyawan. b
Setelah mencatat, staf administrasi dan keuanganmembuat daftar hadir karyawan dan diarsipkan menurut tanggal serta membuat daftar gaji dan
rekap gaji karyawan. c
Dokumen daftar gaji dan rekap gaji diarsipkan permanen menurut tanggal oleh staf administrasi dan keuangan
d Bagian Adminstrasi dan keuangan melakukan pencatatan pembukuan lalu
memberikan kepada owner.
e Owner menerima catatan pembukuan dari bagian administrasi dan
keuangan lalu mengambil keputusan ya atau tidak. Kalau ya owner akan melakukan otorisasi jika tidak owner mengembalikan laporan keuangan
beserta data keuangan kepada bagian administrasi dan keuangan untuk dilakukan revisi.
f Bagian administrasi mencairkan dana apabila mendapat laporan ya dari
owner setelah itu membuat slip gaji dan memasukan gaji ke amplop lalu memberikan gaji itu kepada karyawan. Jika tidak bagian administrasi dan
keuangan akan merevisi kembali dan mengembalikan lagi kepada owner untuk dilakukan evaluasi penggajian sampai owner menyetujui laporan
penggajian tersebut mengotorisasi. g
Selesai.
9. Membandingkan Data Sistem Akuntansi Penggajian antara Teori dengan
Praktek di CV. IFRAME 1.
Dokumen pendukung yang digunakan dalam pembayaran gaji
karyawan pada CV. Iframe adalah sebagai berikut:
Tabel 2: Dokumen Pendukung Teori
Temuan Lapangan
Keterangan Dokumen pendukung
perubahan gaji Sesuai teori
Kartu jam hadir Sesuai teori
Kartu jam kerja Sesuai teori
Daftar gaji Sesuai teori
Rekap daftar gaji Sesuai teori
Surat pernyataan gaji Sesuai teori
Amplop gaji Sesuai teori
Bukti kas keluar Sesuai teori
Sumber: Data diolah 2.
Catatan akuntansi yang digunakan dalam sistem pembayaran gaji
Tabel 3: Catatan Akuntansi Teori
Temuan Lapangan Keterangan
Dokumen pendukung perubahan gaji.
Ada Berdasarkan ump dan
keputusan owner Kartu jam hadir.
Ada Perusahaan menyebut
dengan kartu absensi Kartu jam kerja.
Tidak ada Perusahaan
menetapkan 8 jam kerja
Daftar gaji . Ada
Sesuai teori Rekap daftar gaji .
Ada Sesuai teori
Surat pernyataan gaji .
Ada Perusahaan menyebut
slip gaji Amplop gaji .
Ada Sesuai teori
Bukti kas keluar. Ada
Sesuai teori
Sumber: Data diolah
3. Fungsi-fungsi akuntansi yang terkait dalam sistem pembayaran gaji
karyawan
Tabel 4: Fungsi-fungsi Akuntansi Teori
Temuan Lapangan
Keterangan Fungsi kepegawaian
Ada Perusahaan menyebutnya
dengan fungsi sumber daya manusia bagian SDM
Fungsi pencatat waktu Ada Perusahaan menyebutnya
dengan fungsi absensi
Fungsi pembuat daftar gaji
Ada Perusahaan menyebutnya
dengan fungsipayroll
Fungsi akuntansi Ada
Dilakukan di Gallery Fungsi keuangan
Ada Sesuai teori
Sumber: Data diolah 4.
Jaringan prosedur sistem akuntansi pengunggajian pada CV. Iframe
Tabel 5: Jaringan Prosedur Teori
Temuan Lapangan
Keterangan Prosedur pencatatan
waktu hadir Ada
Perusahaan menyebutnya dengan prosedur pencatatan
kartu absensi
Prosedur pencatatan waktu kerja
Ada Sesuai dengan teori
Prosedur pembuatan daftar gaji
Ada Sesuai dengan teori
Prosedur pembuatan bukti kas keluar
Ada Sesuai dengan teori
Prosedur pembayaran gaji
Ada Sesuai dengan teori
Sumber: Data diolah
5. Informasi yang di perlukan manajemen
Tabel 6: Informasi yang diperlukan manajemen Teori
Temuan Lapangan
Keterangan Jumlah biaya gaji yang menjadi
beban perusahaan selama periode akuntansi tertentu
Ya Sesuai teori
Jumlah biaya gaji yang menjadi beban setiap pusat
pertanggungjawaban selama periode akuntansi tertentu
Ya Sesuai teori
Jumlah biaya gaji yang diterima setiap karyawan selama periode
akuntansi tertentu Ya
Sesuai teori
Rincian unsur biaya gaji yang menjadi beban perusahaan dan
setiap pusat pertanggungjawaban selama periode akuntansi tertentu
Ya Sesuai teori
6. Unsur pengendalian intern
a. Struktur organisasi yang memisahkan tanggungjawab secara tegas
pada CV. Iframe adalah sebagai berikut: Tabel 7: Perbandingan informasi yang diperlukan manajemen
Teori Temuan
Lapangan Keterangan
Fungsi pembuat daftar gaji terpisah dari fungsi pembayaran
gaji Ya
Sesuai teori
Fungsi pencatatan waktu hadir terpisah dari fungsi operasi
Ya Sesuai teori
Sumber: Data diolah
b. Sistem otorisasi dan prosedur pada CV.IFrame adalah sebagai
berikut:
Tabel 8: Sistem Otorisasi dan Prosedur Pencatatan Teori
Temuan Lapangan
Keterangan Setiap orang yang namanya tercantum
dalam daftar gaji harus memiliki surat pengangkatan sebagai karyawan
perusahaan yang ditandatangani oleh Direktur utama
Ya Pengangkatan karyawan
ditandatangani oleh manajer SDM
Setiap perubahan gaji karyawan karena perubahan pangkat, perubahan tarif
gaji, tambahan keluarga harus didasarkan pada Surat Keputusan
Direktur Keuangan Ya
Didasarkan pada surat keputusan owner
Setiap potongan atas gaji karyawan selain dari pajak penghasilan karyawan
harus didasari Surat Potongan Gaji yang harus ditandatangani oleh fungsi
kepegawaian Ya
Diotorasi bagian administrasi
Kartu jam hadir harus diotorisasi oleh fungsi pencatat waktu
Ya Adanya pengawan secara
langsung Perintah lembur harus diotorisasi oleh
kepala departemen karyawan yang bersangkutan
Ya Sesuai teori
Daftar gaji harus diotorisasi oleh fungsi personalia
Ya Diotorasi bagian fungsi
keuangan Bukti kas keluar untuk pembayaran gaji
harus diotorisasi oleh fungsi akuntansi Ya
Diotorasi bagian administrasi Perubahan dalam catatan penghasilan
karyawan direkonsiliasi dengan daftar gaji karyawan
Ya Sesuai teori
Tarif gaji yang dicantumkan dalam kartu jam kerja diverifikasi
ketelitiannya oleh fungsi akuntansi biaya
Ya Perusahaan membuat kartu jam
kerja
Tabel 7. Sistem Otorisasi dan Prosedur Pencatatan lanjutan Sumber: Data diolah
c.
Praktik yang sehat pada CV. Iframe adalah sebagai berikut: Tabel 9. Praktik pada CV. IFrame
Teori Temuan
Lapangan Keterangan
Kartu jam hadir harus dibandingkan dengan kartu jam kerja sebelum kartu
yang terakhir ini dipakai sebagai daftar distribusi tenaga kerja langsung
Ya Dibandingkan
dengan realisasi lembur
Pemasukan kartu jam hadir ke dalam mesin pencatat waktu harus diawasi
oleh fungsi pencatat waktu Ya
Dilakukan oleh bagian administrasi
Pembuatan daftar gaji harus diverifikasi kebenaran dan ketelitian
perhitungannya oleh fungsi akuntansi sebelum dilakukan pembayaran
Ya Dilakukan oleh
bagian administrasi
Perhitungan pajak penghasilan karyawan direkonsiliasi dengan catatan
penghasilan karyawan Tidak
Tidak ada potongan pajak
Catatan penghasilan karyawan disimpan oleh fungsi pembuat daftar
gaji Ya
Disimpan oleh bagian keuangan
Tabel 8. Praktik pada CV. IFrame lanjutan Sumber: Data diolah