10 5.
Memusnahkan arsip secara total disaksikan oleh sekurang-kurangnya 3 tiga orang pejabat Bidang Hukum, Pengawasan dan Kearsipan Pusat dengan dibuat Berita Acara Pemusnahan
yang dilengkapi dengan Daftar Pertelaan Arsip yang akan dimusnahkan dengan tembusan ke
Unit Kearsipan Pusat.
Lain halnya dengan pemusnahkan arsip yang memiliki jangka simpan diatas 10 sepuluh
tahun dan memiliki keterangan musnah. Adapun prosedur pemusnahan Arsip antara lain:
1. Membentuk Tim Pemusnahan Arsip
2. Memeriksa dan meneliti jenis arsip yang dapat dimusnahkan sesuai dengan ketentuan yang
diatur dalam JRA. 3.
Mendaftar arsip yang akan dimusnahkan sesuai formulir Daftar Pertelaan arsip. 4.
Menata fisik arsip sesuai dengan Daftar Pertelaan Arsip. 5.
Tim Pemusnahan Arsip melakukan penilaian dan menyusun rekomendasi hasil penilaian. 6.
Meminta persetujuan pemusnahan kepada tim pemusnahan arsip misalnya: Badan Pemeriksa Keuangan BPK jika menyangkut arsip keuangan, Badan Kepegawaian Negara BPK jika
menyangkut arsip kepegawaian dan Arsip Nasional Republik Indonesia. 7.
Memusnahkan arsip secara total disaksikan oleh sekurang-kurangnya 3 tiga orang pejabat dari bidang Hukum, Pengawasan dan Kearsipan Pusat dengan dibuat Berita Acara
Pemusnahan. Berdasarkan uraian di atas dapat diketahui bahwa tahapan pemusnahan arsip dilakukan dengan
beberapa tahapan yaitu: 1.
Pemeriksaan, 2.
Pendaftaran, 3.
Pembentukan panitia pemusnahan, 4.
Penilaian, persetujuan dan pengesahan, 5.
Pembuatan berita acara 6.
Pelaksanaan pemusnahan.
2.4.3 Penyerahan Arsip
Penyerahan arsip adalah kegiatan menyerahkan arsip bernilai guna pertanggung-jawaban nasional arsip statis ke ANRI atau Arsip Daerah sesuai dengan ketentuan hukum yang berlaku.
Arsip yang mempunyai nilai kegunaan sebagai bahan pertanggung-jawaban Nasional, tetapi
Universitas Sumatera Utara
11 tidak diperlukan lagi untuk penyelenggaraan administrasi sehari-hari, setelah melampaui jangka
waktu penyimpanannya, ditetapkan sebagai berikut: 1.
Bagi arsip yang disimpan oleh Lembaga-lembaga Negara atau Badan-badan Pemerintahan di tingkat Pusat harus diserahkan kepada Arsip Nasional Pusat.
2. Bagi arsip yang disimpan oleh Badan-badan Pemerintahan di tingkat Daerah harus
diserahkan kepada Arsip Nasional Daerah. Adapun tahap-tahap penyerahan arsip statis adalah sebagai berikut :
a Seleksi
Seleksi terhadap arsip-arsip yang akan diserahkan ke Arsip Nasional adalah dengan memilih arsip-arsip yang mempunyai nilai permanen. Seleksi arsip-arsip berdasarkan pada
jadwal retensi arsip. Setiap lembaga negara dan badan pemerintah yang akan memusnahkan arsipnya harus mendapat persetujuan dari Arsip Nasional RI. Persetujuan ini pada dasarnya
sebagai tindakan pengawasan. Dari jadwal retensi dapat diketahui saat berakhirnya masa simpan dan nilai arsip secara keseluruhan. Dengan seleksi akan diperoleh arsip-arsip permanen yang
akan dipindahkan ke Arsip Nasional, dan arsip-arsip yang dapat dimusnahkan. b
Pembuatan Daftar Arsip yang akan dipindahkan ke Arsip Nasional harus dibuat daftarnya. Daftar arsip
yang akan dipindahkan ini penting baik bagi instansi pengirim, maupun bagi penerima, untuk mengetahui arsip-arsip yang akan disimpan di Arsip Nasional.
Daftar ini memuat : a
Nama instansiDepartemen yang mengirim arsip b
Kode dan pokok masalah c
Jenis fisik arsip d
Tahun, bulan, tanggal berkas e
Sistem penyimpanannya f
Jumlah berkas c
Pemusnahan Arsip Arsip-arsip yang mempunyai nilai kegunaan sebagai bahan pertanggungjawaban
Nasional, tetapi sudah tidak dipergunakan lagi untuk penyelenggaraan administrasi sehari-hari, setelah melampaui jangka waktu penyimpanannya ditetapkan sebagai berikut :
Universitas Sumatera Utara
12 a
Arsip yang disimpan oleh Lembaga-lembaga Negara atau Badan-badan pemerintahan ditingkat pusat harus diserahkan kepada Arsip Nasional pusat
b Arsip yang disimpan oleh Badan-badan pemerintahan di tingkat daerah haus diserahkan
kepada Arsip Nasioanl Daerah Dari uraian di atas dapat diketahui bahwa penyerahan arsip adalah kegiatan menyerahkan
arsip bernilaiguna pertanggung jawaban nasional arsip statis ke ANRI sesuai dengan ketentuan yang berlaku.Dengan demikian bahwa penyerahan ke Arsip Nasional RI merupakan tahap
terakhir dalam lingkungan hiidup arsip.
Universitas Sumatera Utara
1
BAB I PENDAHULUAN
