Pengertian Penyusutan Arsip Tujuan Penyusutan Arsip

4

BAB II TINJAUAN PUSTAKA

2.1 Pengertian Penyusutan Arsip

Menurut Arsip Nasional RI “penyusutan dan penghapusan arsip berarti pemindahan arsip-arsip dari file aktif ke file inaktif atau pemindahan arsip-arsip dari unit pengolah ke pusat penyimpanan arsip. Sesuai dengan peraturan pemerintah Nomor 34 Tahun 1979 Penyusutan arsip berarti : a. Memindahkan arsip inaktif dari unit pengolah ke unit kearsipan dalam lingkungan lembaga-lembaga Negara atau Badan-badan pemerintah masing masing. b. Memusnahkan arsip sesuai dengan ketentuan ketentuan yang berlaku. c. Menyerahkan arsip statis oleh unit kearsipan kepada Arsip Nasional. Kegiatan penyusutan dilakukan baik di lingkugan central file tempat penyimpanan arsip aktif maupun di pusat arsip. Pada central file penyusutan dilakukan untuk memindahkan arsip inaktif ke pusat arsip unit kearsipan dan pemusnahan arsip yang tidak bernilai untuk dipindahkan. Pada dasarnya penyusutan dilakukan sejak pelaksanaan pemberkasan. Pada saaat tersebut sekaligus dilakukan penyortiran untuk mendapatkan arsip-arsip yang tidak layak disimpan. Ada arsip-arsip tertentu yang sangat penting bagi organisaiperusahaan sehingga harus tetap dipertahankan,namun tidak semua arsip harus disimpan selamanya. Secara berkala petugas arsip harus menentukan mana arsip yang masih berguna sehingga harus terus disimpan dan mana yang tidak berguna. Dari uraian di atas dapat diketahui bahwa Penyusutan arsip berarti memindahkan arsip inaktif dari unit pengolahan ke unit kearsipan, memusnahkan arsip sesuai dengan ketentuan, serta penyerahan arsip statis.

2.2 Tujuan Penyusutan Arsip

Menurut Wursanto 1991: 209, tujuan penyusutan arsip dapat dilihat dari dua segi yaitu : 1 Segi Administrasi Dari segi administrasi, tujuan penyusutan arsip ialah: a. Pencampuran adukan arsip aktif dan arsip inaktif dapat terhindar, demikian pula arsip penting dan arsip yang bernilai tidak penting dapat terpisahkan b. Mencari arsip yang diperlukan dapat lebih cepat dilaksanakan c. File aktif akan lebih longgar untuk menampung bertambahnya arsip yang baru Universitas Sumatera Utara 5 d. Untuk memantapkan jangka hidup arsip menempatkan arsip inaktif yang bernilai berkelanjutan di tempat yang lebih baik e. Untuk memudahkan pengiriman ke Arsip Nasional 2 Segi Penelitian Ilmiah Tujuan penyusutan arsip dilihat dari segi penelitian ilmiah, ialah membantu para peneliti apabila arsip sudah mencapai masa statis, karna arsip akan tinggi kegunaannya dibidang penelitian ilmiah Berdasarkan uraian diatas dapat diketahui bahwa tujuan penyusutan arsip yaitu: a. Mendapatkan penghematan dan efisiensi b. Pendayagunaan arsip inaktif dan inaktif c. Memudahkan pengawasan dan pemeliharaan terhadap arsip yang masih diperlukan dan bernilai guna tinggi d. Penyelamatan bahan bukti kegiatan organisasi

2.3 Jenis-Jenis Arsip