18
3.5 Jenis jenis koleksi arsip
Adapun jenis koleksi yang terdapat pada Kantor Perpustakaan, Arsip dan Dokumentasi Kabupaten Langkat adalah sebagai berikut:
1 Bidang keuangan
2 Bidang perekenomian
3 Bidang pekerjaan umum PU
4 Bidang keamanan
5 Bidang komisi pemilihan umum KPU
6 Bidang kepegawaian
7 Bidang hukum
8 Bidang kesra
9 Bidang umum
10 Bidang pemerintahan
11 Bidang politik
12 Bidang perikanan
13 Bidang kependudukan
3.6 Prosedur Penyusutan Arsip
Penyusutan arsip sebagai kegiatan untuk mengurangi volume arsip dari tempat penyimpanannya dapat dilaksanakan dengan baik dengan cara pemindahan, pemusnahan maupun
penyerahan arsip statis ke Arsip Nasional. Adapun prosedur dalam melakukan penyusutan arsip pada Kantor Perpustakaan, Arsip dan Dokumentasi Kabupaten Langkat adalah sebagai berikut:
3.6.1 Pemindahan Arsip
Arsip yang berada di Unit pengelola setelah habis masa retensinya, harus segera dipindahkan ke unit kearsipan, dengan tata cara sebagi berikut:
a. Tata Usaha Unit Pengelolah mengadakan penelitian untuk menentukan arsip yang
sudah mencapai masa inaktif. b.
Memisah-misahkan arsip yang dapat dimusnahkan dan yang akan dipindahkan ke unit kearsipan.
c. Menata arsip inaktif yang akan dipindahkan ke Unit Kearsipan.
d. Unit pengelolah sekurang-kurangnya enam bulan sekali memindahkan arsip inaktif ke
Unit Kearsipan.
Universitas Sumatera Utara
19 Pemindahan arsip ini dilakukan dengan berita acara disertai daftar pertelaan arsip
rangkap 2 dua dengan menggunakan bentuk formulir model I dan II dengan rincian: a. Lembar I untuk unit kerja yang menyerahkan.
b. Lembar II untuk unit kearsipan. Berdasarkan uraian di atas dapat diketahui bahwa pemindahan arsip yang lakukan pada
Kantor Perpustakaan Arsip dan Dokumentasi di Kabupaten Langkat belum 100 sesuai dengan teori yang ada masih terdapat kekurangan pada langkah-langkah pelaksanaan pemindahan arsip
yang telah berlaku.
3.6.2 Pemusnahan Arsip
Pemusnahan arsip adalah kegiatan penghancuran arsip yang sudah tidak bernilai guna lagi. Pemusanahan dapat dilakukan dengan cara membakar atau dihancurkan dengan sejenis
bahan kimia. Arsip yang tidak berguna lagi dan telah melewati jangka waktu penyimpanan, oleh pihak
perpustakaan arsip dan dokementasi membuat daftar pertelaan dan berita acara pemusnahan terlebih dahulu. Adapun prosedur dalam pemusnahan arsip pada Kantor Perpustakaan, Arsip dan
Dokumentasi Kabupaten Langkat adalah sebagai berikut: a. Permusnahan arsip di Unit Pengolah.
Langkah –langkah pemusnahan arsip pada kantor Perpustakaan Arsip dan Dokumentasi
di Kabupaten Langkat adalah sebagai berikut: 1
Membuat daftar pertelaan arsip yang akan dimusnahkan. 2
Menyampaikan daftar tersebut kepada Pimpinan untuk memperoleh persetujuan. 3
Setelah mendapat persetujuan diilakukan pemusnahan terhadap arsip tersebut dengan membuat berita acara dan daftar pertelaan rangkap 2 dua:
- Lembar pertama untuk unit pengolah.
- Lembar kedua untuk unit kearsipan.
4 Pemusnahan arsip di Unit Pengolah dilaksanakan sekurang-kurangnya enam bulan
sekali.
Universitas Sumatera Utara
20 b. Permusnahan arsip di Unit Kearsipan
Pemusnahan arsip yang retensinya kurang dari 10 tahun yang tidak harus dinilai kembali, dilaksanakan sebagai berikut:
1 Membuat daftar pertelaan arsip yang akan dimusnahkan.
2 Menyampaikan daftar tersebut kepada Sekjen untuk mendapat persetujuan pemusnahan.
3 Setelah mendapat persetujuan, dilakukan pemusnahan terhadap arsip tersebut dengan
membuat berita acara dan daftar pertelaan rangkap 2 dua. -
Lembar pertama untuk Unit Kearsipan. -
Lembar kedua untuk arsip Arsip Nasional 4 Pemusnahan arsip di Unit Kearsipan untuk arsip yang retensinya kurang dari 10 tahun
dan tidak harus dinilai kembali, dilaksanakan sekurang-kurangnya 1 tahun sekali. c.
Pemusnahan arsip yang retensinya kurang dari 10 tahun yang harus dinilai kembali dan 10 tahun atau lebih dilaksanakannya sebagai berikut:
1 Membuat daftar pertelaan arsip yang akan dimusnahkan.
2 Menyampaikan daftar tersebut kepada Panitia Penilai Arsip yang susuna
keanggotaanya seperti terlampir Model VII, untuk diadakan penilaian. 3
Apabila dalam penilaian berdasarkan daftar yang disampaikan ternyata Panitia menganggap perlu maka Panitia dapat meminta arsip fisiknya untuk diteliti secara
langsung. 4
Panitia Penilai wajib memberikan pertimbangan dapat atau tidaknya suatu arsip dimusnahkan.
5 Arsip yang akan dimusnahakan terlebuh dahulu diusulkan ke Arsip Nasional untuk
mendapatkan persetujuan melalui Departemen Dalam Negeri. 6
Setelah mendapat persetujuan dari Kepala Arsip Nasional, maka pimpinan yang bertanggung jawab atas arsip tersebut melakukan pemusnahan dengan disaksikan
oleh Pejabat dari Bidang HukumPerundang-undangan dan atau Bidang Pengawasan. 7
Setipa pemusnahan harus dinuat daftar pertelaan dan Berita Acara Pemusnahan Arsip lihat Model III dan IV.
Berita Acara tersebut dibuat rangka 5lima :
Universitas Sumatera Utara
21 a.
Lembar pertama untuk Unit Kearsipan. b.
Lembar kedua untuk Unit Bidang Hukum. c.
Lembar ketiga untuk Unit Bidang Pengawasan. d.
Lembar keempat untuk Arsip Nasional. e.
Lembar kelima untuk Instansi Terkait. 8
Pemusnahan arsip yang retensinya kurang dari 10 tahun yang harus dinilai kembali dan 10 tahun atau lebih ditetapkan oleh Menteri Dalam Negeri untuk tingkat Pusat,
Gubernur untuk Daerah Tingkat I dan BupatiWalikotamadya untuk Daerah Tingkat II.
- Untuk Arsip Kepegawaian yang akan dimusnahkan sebelumnya harus
dikonsultasikan terlebih dahulu dengan BAKAN. Pemusnahan Arsip Kepegawaian dibuatkan Berita Acara dan daftar pertelaannya masing-masing 7 tujuh
– rangkap: a.
Lembar pertama untuk Unit Kearsipan. b.
Lembar kedua untuk Unit Bidang Kepegawaian. c.
Lembar ketiga untuk Unit Bidang Hukum. d.
Lembar keemapt untuk Unit Bidang Kepengawasan. e.
Lembar kelima untuk BAKN. f.
Lembar keenam untuk Arsip Nasional. g.
Lembar ketujuh untuk Instansi terkait. -
Untuk Arsip Keuangan yang akan dimusnahkan, sebelumnya harus dikonsultasikan terlebih dahulu dengan Badan Pemeriksa Keuangan. Bagi pemusnahaan arsip
keuangan dibuat Berita Acara dan daftar pertelaannya masing-masing 7 tujuh- rangkap:
a. Lembar pertama untuk Unit Kearsipan.
b. Lembar kedua untuk Unit Bidang Kepegawaian.
c. Lembar ketiga untuk Unit Bidang Hukum.
d. Lembar keempat untuk Unit Bidang Pengawasan.
e. Lembar kelima untuk BAPEKA.
f. Lembar keenam untuk Arsip Nasional.
g. Lembar ketujuh untuk Instansi terkait.
Universitas Sumatera Utara
22 Pemusnahan arsip di Unit Kearsipan dilaksanakan sekurang-kurangnya 3 tahun
sekali. Berdasarkan uraian di atas dapat diketahui bahwa langkah-langkah pemusnahan arsip
sudah sesuai dengan teori yang ada pada bab 2 dua.
3.6.3 Penyerahan Arsip
Kategori