6 b
Arsip permanen adalah arsip yang harus dipertahankan kelangsungannya setelah kegunaannya bagi manajemen selesai.
2.4 Prosedur Penyusutan Arsip
Prosedur penyusutan arsip merupakan tata cara dalam melakukan penyusutan arsip. Adapun prosedur dalam melakukan penyusutan arsip menurut Departemen Hukum dan Hak
Asasi Manusia Republik Indonesia antara lain:
2.4.1 Pemindahan Arsip
Arsip-arsip yang telah tidak berguna lagi akan dipindahkan dari unit pengolah ke pusat penyimpanan arsip. Arsip aktif yang sudah mencapai masa inaktif atau telah sampai jangka
waktunya akan dipindahkan ke pusat penyimpanan arsip. “Pemindahan arsip atau transfering adalah kegiatan memindahkan arsip dari arsip aktif
kepada arsip tak aktif inaktif karena tidak atau jarang sekali dipergunakan dalam kegiatan sehari-hari
” Wursanto, 1991: 216. Pemindahan arsip dapat juga berarti kegiatan memindahkan arsip-arsip yang telah mencapai jangka waktu atau umur tertentu ke tempat lain sehingga
raklemari yang semula dipakai dalam pelaksaan pekerjaan kearsipan sehari-hari dapat dipergunakan untuk menyimpan arsip-arsip baru.
Langkah-langkah pelaksanaan pemindahan arsip in aktif dari Unit Pengolah ke Unit
Kearsipan adalah :
1 Menyisihkan berkas yang akan dipindahkan dari kelompok berkas yang masih dinyatakan
sebagai berkas aktif. 2
Menyeleksi berkas yang telah disisihkan untuk menentukan arsip in-aktif yang akan dipindahkan, bahan-bahan non arsip dan duplikasi arsip.
3 Membuat Daftar Arsip yang akan dipindahkan.
4 Memasukkan berkas yang dipindahkan dalam boks arsip yang telah tersedia.
5 Menempelkan lebel pada boks arsip dengan memberikan petunjuk tentang isi boks secara
singkat. 6
Menyampaikan usulan pemindahan arsip in aktif kepada Pimpinan Unit Pengolah. 7
Membuat Berita Acara Pemindahan Arsip. 8
Memeindahkan arsip setelah mendapat persetujuan dari Pimpinan Unit Pengolah dan Pimpinan Unit Kearsipan.
9 Memindahkan arsip in-aktif kepada Unit Kearsipan disertai Berita Acara Serah Terima
Pemindahan arsip. 10
Pemeriksaan, penerimaan dan penanda-tanganan Berita Acara Serah Terima Pemindahan Arsip oleh yang menyerahkan dan yang menerima arsip.
Universitas Sumatera Utara
7 11
Pimpinan Unit Kearsipan II menerima dan menyimpan lembar pertama Berita Acara dan Daftar Arsip, sesuai dengan ketentuan yang berlaku.
Adapun langkah-langkah pelaksanaan kegiatan pemindahan arsip in aktif yang jangka simpannya 3 tahun keatas adalah:
a. memindahkan arsip in aktif ke Unit Kearsipan dengan disertai Daftar Arsip dan dilengkapi
dengan Berita Acara Pemindahan Arsip. b.
Menerima arsip in aktif dari Unit Kearsipa, dengan langkah-langkah : 1
Melakukan pemeriksaan daftar dan fisik arsip 2
Penandatanganan Berita Acara Serah Terima Pemindahan Arsip In-aktif 3
Pimpinan Unit Kearsipan menerima arsip dan menyimpan Berita Acara Serah Terima Arsip yang dipindahkan.
Sedangkan langkah-langkah pelaksanaan kegiatan pemindahan arsip in aktif yang jangka simpannya 10 tahun atau lebih ke Kearsipan Pusat Record Center adalah:
a. Memindahkan arsip in aktif ke Unit Kearsipan Pusat dengan disertai Berita Acara dan Daftar
Arsip. b.
Unit Kearsipan Pusat menerima arsip in aktif , dengan langkah-langkah: 1
Melakukan pemeriksaan daftar dan fisik arsip di Unit Kearsipan 2
Penandatanganan Berita Acara Serah Terima Pemindahan Arsip In-aktif. 3
Pimpinan Unit Kearsipan menerima arsip dan menyimpan Berita Acara Serah Terima Arsip yang dipindahkan.
c. Arsip yang diterima dari Unit Kearsipan disimpan ditempat yang aman.
d. Penyimpanan arsip dalam keadaan terkelompok sesuai dengan pencipta arsip.
e. Penataan, penyimpanan dan pemeliharaan lebih lanjut menjadi tanggung jawab pimpinan
Unit Kearsipan. Dari uraian di atas dapat diketahui bahwa kegiatan pemindahan arsip dapat juga berarti
kegiatan memindahkan arsip-arsip yang telah mencapai jangka waktu tertentu ketempat lain sehingga raklemari yang semula dipakai dalam pelaksanaan pekerjaan kearsipan sehari-hari
dapat dipergunakan untuk menyimpan arsip-arsip baru.
2.4.2 Pemusnahan Arsip
Kategori