7 11
Pimpinan Unit Kearsipan II menerima dan menyimpan lembar pertama Berita Acara dan Daftar Arsip, sesuai dengan ketentuan yang berlaku.
Adapun langkah-langkah pelaksanaan kegiatan pemindahan arsip in aktif yang jangka simpannya 3 tahun keatas adalah:
a. memindahkan arsip in aktif ke Unit Kearsipan dengan disertai Daftar Arsip dan dilengkapi
dengan Berita Acara Pemindahan Arsip. b.
Menerima arsip in aktif dari Unit Kearsipa, dengan langkah-langkah : 1
Melakukan pemeriksaan daftar dan fisik arsip 2
Penandatanganan Berita Acara Serah Terima Pemindahan Arsip In-aktif 3
Pimpinan Unit Kearsipan menerima arsip dan menyimpan Berita Acara Serah Terima Arsip yang dipindahkan.
Sedangkan langkah-langkah pelaksanaan kegiatan pemindahan arsip in aktif yang jangka simpannya 10 tahun atau lebih ke Kearsipan Pusat Record Center adalah:
a. Memindahkan arsip in aktif ke Unit Kearsipan Pusat dengan disertai Berita Acara dan Daftar
Arsip. b.
Unit Kearsipan Pusat menerima arsip in aktif , dengan langkah-langkah: 1
Melakukan pemeriksaan daftar dan fisik arsip di Unit Kearsipan 2
Penandatanganan Berita Acara Serah Terima Pemindahan Arsip In-aktif. 3
Pimpinan Unit Kearsipan menerima arsip dan menyimpan Berita Acara Serah Terima Arsip yang dipindahkan.
c. Arsip yang diterima dari Unit Kearsipan disimpan ditempat yang aman.
d. Penyimpanan arsip dalam keadaan terkelompok sesuai dengan pencipta arsip.
e. Penataan, penyimpanan dan pemeliharaan lebih lanjut menjadi tanggung jawab pimpinan
Unit Kearsipan. Dari uraian di atas dapat diketahui bahwa kegiatan pemindahan arsip dapat juga berarti
kegiatan memindahkan arsip-arsip yang telah mencapai jangka waktu tertentu ketempat lain sehingga raklemari yang semula dipakai dalam pelaksanaan pekerjaan kearsipan sehari-hari
dapat dipergunakan untuk menyimpan arsip-arsip baru.
2.4.2 Pemusnahan Arsip
Pemusnahan arsip adalah kegiatan memusnahkan arsip yang tidak mempunyai nilai kegunaan dan telah melampau jangka waktu penyimpanan atau pemusnahan arsip adalah
kegiatan menghancurkan atau meniadakan fisik dan informasi melalui cara-cara tertentu, sehingga fisik dan informasinya tidak dapat dikenali lagi. Di dalam melakukan pemusnahan arsip
terkandung resiko yang berkaitan dengan unsur hukum. Arsip yang sudah terlanjur dimusnahkan tidak dapat diciptakan atau diadakan lagi. Oleh karena itu kegiatan ini menuntut kesungguhan
Universitas Sumatera Utara
8 dan ketelitian, sehingga tidak terjadi kesalahan sekecil apapun. Di dalam melakukan kegiatan
pemusnahan arsip, terdapat beberapa tahap yang tidak boleh diabaikan, seperti : 1.
Pemeriksaan Pemeriksaan dilaksanakan untuk mengetahui apakah arsip-arsip tersebut benar-benar
telah habis jangka simpannya atau habis nilai gunanya. Pemeriksaan ini berpedoman kepada Jadwal Retensi Arsip JRA. Adapun yang dimaksud dengan JRA adalah daftar yang berisi
tentang jangka waktu penyimpanan arsip yang dipergunakan sebagai pedoman penyusutan arsip. Penentuan jangka waktu penyimpanan arsip retensi arsip ditentukan atas dasar nilai kegunaan
tiap-tiap berkas. 2.
Pendaftaran Arsip-arsip yang telah diperiksa sebagai arsip yang diusulkan musnah, harus dibuat
daftarnya. Dari daftar ini diketahui secara jelas informasi tentang arsip-arsip yang akan dimusnahkan.
3. Pembentukan Panitia Pemusnahan
Jika arsip yang akan dimusnahkan memiliki retensi di atas 10 tahun atau lebih, maka perlu membentuk panitia pemusnahan. Jika arsip yang dimusnahkan memiliki retensi di bawah
10 tahun, maka tidak perlu dibuat kepanitiaan, tetapi cukup dilaksanakan oleh unit yang secara fungsional bertugas mengelola arsip. Panitia pemusnahan ini sebaiknya terdiri dari anggota-
anggota yang berasal dari unit pengelola arsip, unit pengamanan, unit hukum dan perundang- undangan, serta unit-unit lain yang terkait.
4. Penilaian, Persetujuan dan Pengesahan
Setiap menyeleksi arsip yang akan dimusnahkan, perlu melakukan penilaian arsip. Hasil penilaian tersebut menjadi dasar usulan pemusnahan. Pelaksanaan pemusnahan harus ditetapkan
dengan keputusan pimpinan instansi yang bersangkutan sesuai dengan ketentuan yang berlaku. 5.
Pembuatan Berita Acara Berita acara pemusnahan arsip merupakan salah satu dokumen yang sangat penting.
Karena itu setiap pemusnahan arsip harus dilengkapi dengan DPA dan Berita Acara BA. Selain itu, juga berfungsi sebagai pengganti arsip yang dimusnahkan.
6. Pelaksanaan Pemusnahan
Universitas Sumatera Utara
9 Pelaksanaan pemusnahan arsip dapat dilakukan dengan cara dibakar, dicacah, atau dibuat
bubur kertas. Pada pokoknya fisik dan informasinya tidak dapat dikenali lagi. Tempat pemusnahan dapat diatur sesuai kebutuhan, namun semua harus dikendalikan oleh unit kearsipan
instansi yang bersangkutan. Pemusnahan wajib disaksikan oleh dua orang pejabat, masing- masing yang bertanggung-jawab bidang hukumperundang-undangan dan pengawasan di instansi
yang bersangkutan sekaligus bertindak sebagai saksi dalam Berita Acara Pemusnahan Arsip. Adapun prosedur pemusnahan duplikasi dan non arsip antara lain :
1. Mengelompokkan non arsip dan duplikasi arsip.
2. Membuat Daftar Non Arsip dan Duplikasi yang akan dimusnahkan.
3. Membuat Berita Acara Pemusnahan Non Arsip dan Duplikasi Arsip.
4. Menyimpan tembusan Berita Acara Pemusnahan Kepada Unit Kearsipan Pusat.
Pemusnahkan arsip yang memiliki jangka simpan kurang dari 4 empat tahun dan memiliki keterangan musnah. Adapun prosedur pemusnahan arsip antara lain:
1. Memeriksa dan meneliti jenis arsip yang dapat dimusnahkan sesuai dengan ketentuan yang
diatur dalam JRA. 2.
Mendaftar arsip yang akan dimusnahkan sesuai formulir Daftar Pertelaan Arsip. 3.
Menata fisik arsip sesuai dengan Daftar Pertelaan Arsip. 4.
Meminta persetujuan pemusnahan kepada Unit Kearsipan Pusat melalui Unit Kearsipan. 5.
Memusnahkan arsip secara total pemusnahan arsip secara total adalah fisik dan informasinya tidak dapat dikenali lagi disaksikan oleh sekurang-kurangnya 2 dua orang
pejabat dengan dibuat Barita Acara Pemusnahan yang dilengkapi dengan Daftar Pertelaan Arsip yang akan dimusnahkan dengan tembusan ke Unit Kearsipan Pusat dan Unit
Kearsipan. Sedangkan pemusnahkan arsip yang memiliki jangka simpan kurang dari 10 sepuluh
tahun dan memiliki keterangan musnah. Adapun prosedur pemusnahan arsip antara lain:
1. Memeriksa dan meneliti jenis arsip yang dapat dimusnahkan sesuai dengan ketentuan yang
diatur dalam JRA.
2.
Mendaftar arsip yang akan dimusnahkan sesuai formulir Daftar Pertelaan Arsip.
3. Menata fisik arsip sesuai dengan Daftar Pertelaan Arsip.
4.
Meminta persetujuan pemusnahan kepada Unit Kearsipan Pusat.
Universitas Sumatera Utara
10 5.
Memusnahkan arsip secara total disaksikan oleh sekurang-kurangnya 3 tiga orang pejabat Bidang Hukum, Pengawasan dan Kearsipan Pusat dengan dibuat Berita Acara Pemusnahan
yang dilengkapi dengan Daftar Pertelaan Arsip yang akan dimusnahkan dengan tembusan ke
Unit Kearsipan Pusat.
Lain halnya dengan pemusnahkan arsip yang memiliki jangka simpan diatas 10 sepuluh
tahun dan memiliki keterangan musnah. Adapun prosedur pemusnahan Arsip antara lain:
1. Membentuk Tim Pemusnahan Arsip
2. Memeriksa dan meneliti jenis arsip yang dapat dimusnahkan sesuai dengan ketentuan yang
diatur dalam JRA. 3.
Mendaftar arsip yang akan dimusnahkan sesuai formulir Daftar Pertelaan arsip. 4.
Menata fisik arsip sesuai dengan Daftar Pertelaan Arsip. 5.
Tim Pemusnahan Arsip melakukan penilaian dan menyusun rekomendasi hasil penilaian. 6.
Meminta persetujuan pemusnahan kepada tim pemusnahan arsip misalnya: Badan Pemeriksa Keuangan BPK jika menyangkut arsip keuangan, Badan Kepegawaian Negara BPK jika
menyangkut arsip kepegawaian dan Arsip Nasional Republik Indonesia. 7.
Memusnahkan arsip secara total disaksikan oleh sekurang-kurangnya 3 tiga orang pejabat dari bidang Hukum, Pengawasan dan Kearsipan Pusat dengan dibuat Berita Acara
Pemusnahan. Berdasarkan uraian di atas dapat diketahui bahwa tahapan pemusnahan arsip dilakukan dengan
beberapa tahapan yaitu: 1.
Pemeriksaan, 2.
Pendaftaran, 3.
Pembentukan panitia pemusnahan, 4.
Penilaian, persetujuan dan pengesahan, 5.
Pembuatan berita acara 6.
Pelaksanaan pemusnahan.
2.4.3 Penyerahan Arsip
