Prosedur Kerja Praktek Perancangan Database

BAB IV DESKRIPSI PEKERJAAN

4.1. Prosedur Kerja Praktek

Dalam pengumpulan data sebagai bahan penyusunan laporan kerja praktek ini, pendekatan terhadap permasalahan yang dilakukan adalah dengan mempelajari data dan informasi yang sesuai dengan aplikasi yang dibuat. Data dan informasi yang di perlukan, diperoleh dari berbagai sumber untuk memberikan masukan yang lengkap bagi pengembangan sistem informasi ini. Data yang dikumpulkan sebagai bahan penyusunan laporan kerja praktek ini adalah sebagai berikut: 1. Observasi Dengan mengadakan pengamatan secara langsung untuk mengetahui sistem yang digunakan oleh PT. PEWETE Surabaya, ini dilakukan untuk mendapatkan informasi dan data yang berhubungan dengan penyelesaian masalah, selain itu juga untuk mengetahui langkah-langkah apa yang dilakukan oleh perusahaan untuk mengembangkan usahanya. 2. Wawancara Mengadakan tanya jawab tentang masalah yang dihadapi dengan admin yang bersangkutan kemudian mencari solusi atas masalah yang dihadapi. 3. Collect Document Mencari tahu apa saja arsip atau tanda bukti yang digunakan, selain itu mengetahui langkah-langkah dokumen itu diberikan kepada siapa dan digunakan untuk apa dalam perusahaan STIKOM SURABAYA 4. Studi kepustakaan Dilakukan dengan mencari informasi dari berbagai literatur yang berhubungan dengan kegiatan kerja praktek dan perancangan aplikasi.

4.2. Analisa Sistem

Berdasarkan hasil survey dan pengamatan yang dilakukan di bagian administrasi gudang PT. PEWETE Surabaya, maka didapatkan proses-proses yang terjadi dalam administrasi gudang. Proses-proses tersebut dapat dikelompokkan menjadi dua bagian, yaitu : proses administrasi semen dan proses administrasi pallet.

4.2.1. Proses Administrasi Semen

Proses yang terdapat pada administrasi semen adalah sebagai berikut:  Penerimaan Semen Pada proses ini, admin gudang melakukan penginputan data penerimaan semen dari pabrik ke gudang semen masuk yang diangkut oleh pihak angkutan transfer. Penerimaan semen ini mengacu pada DO dari PT. Indocement Tunggal Prakarsa.  Pengiriman Semen Dalam proses ini, admin gudang melakukan penginputan data pengiriman dari gudang ke pihak sub-distributor semen keluar yang melakukan DO kepada PT. Indocement Tunggal Prakarsa. Penginputan data pengiriman semen akan dilakukan apabila proses DO dan proses pengisian semen pada angkutan delivery telah selesai. STIKOM SURABAYA

4.2.2. Proses Administrasi Pallet

Proses-proses pada administrasi pallet ini, meliputi:  Input Pallet Baru Pada proses ini, admin gudang melakukan penginputan data pallet baru yang diberikan oleh kantor pusat kepada gudang surabaya.  Peminjaman Pallet kepada Pihak Angkutan Transfer Trans In Semen Pada proses ini, admin gudang mencatat data pinjamandebit kepada pihak angkutan transfer.  Peminjaman dan Pengembalian Pallet terhadap Pihak Angkutan Delivery Pada proses ini, admin gudang mencatat dan menginput proses peminjaman dan pengembalian pallet dari pihak angkutan delivery.  Cek Fisik Pallet Dalam proses ini, krani gudang melakukan pengecekan lapangan terhadap pallet yang ada digudang. Khususnya ialah pengecekan kondisi pallet. Pallet yang rusak, akan dicatat oleh krani untuk diberikan kepada admin gudang. Kemudian admin gudang akan menginputkan data pallet rusak kedalam sistem.  Perbaikan Pallet Setelah adanya cek fisik dan ditemukannya pallet yang rusak, maka akan diperbaiki pallet yang rusak tersebut. Pallet yang telah diperbaiki, datanya akan dimasukkan kedalam sistem oleh admin gudang.

4.3. Perancangan Sistem

Berdasarkan analisis sistem yang ada, maka akan dirancang suatu sistem yang sesuai dengan kebutuhan. Rancangan sistem yang dibuat berupa System Flow dan Data Flow Diagram DFD sebagai deskripsi alur dari sistem. STIKOM SURABAYA

4.3.1. System Flow

System flow yaitu bagan yang memiliki arus pekerjaan secara menyeluruh dari suatu sistem yang menjelaskan urutan prosedur-prosedur yang terdapat di dalam sistem

A. System Flow Administrasi Master

System Flow Administrasi Semen Trans IN Distributor Admin Gudang Kasie Gudang START FINISH Data Semen Data Pallet Input Data Semen Semen Input Data Pallet Pallet Data = benar ? Cek Kesesuaian Data = benar ? Cek Kesesuaian Input Data Trans IN Data = benar ? Cek Kesesuaian Trans IN Data Trans In Y T Y T Y T Data Distributor Data Trans Out Data Truck Out Data = benar ? Distributor Cek Kesesuaian Input Data Distributor Input Data Trans Out Trans Out Cek Kesesuaian Data = benar ? Cek Kesesuaian Data = benar ? Truck Out Input Data Truck Out T Y Y T T Y Gambar 4.1 System Flow Administrasi Master STIKOM SURABAYA

B. System Flow Administrasi Pallet

System Flow Administrasi Pallet Database Kasie GudangPWT AdminPWT KraniPWT START Cek Fisik Pallet Cek Fisik Pallet Cek Fisik Pallet Input Data Pallet Rusak Perbai kan Pallet Perbaikan Pallet Perbaikan Pallet Input Perbaikan Pallet Data Pallet Baru Input Data Pallet Baru FINISH Input Pallet Baru Cek Fisik Pallet Perbaikan Pallet Pallet Update Pallet Update Pallet Update Pallet Pallet Pallet Gambar 4.2 System Flow Administrasi Pallet STIKOM SURABAYA

C. System Flow Peminjaman Pallet Trans In

System Flow Peminjaman Pallet Trans IN Admin Gudang START FINISH Data Pinjam Pallet Data Pinjam Pallet Input Data pinjam pallet Pinjaman Pallet Update Data Pallet Trans In Gambar 4.3 System Flow Peminjaman Pallet Trans In STIKOM SURABAYA

D. System Flow Penerimaan Semen

System Flow Penerimaan Semen Staff PT. ITP Admin Gudang START MDO IN MDO IN Input Data Penerimaan Semen Penerimaan Semen Pallet FINISH Semen Trans In Update Data Gambar 4.4 System Flow Penerimaan Semen E. System Flow Pengiriman Semen System Flow Pengiriman Semen Staff PT. ITP Admin Gudang START MDO OUT MDO OUT Input Pengiriman Semen Pengiriman Semen Semen Distributor Pallet Update Data FINISH Gambar 4.5 System Flow Pengiriman Semen STIKOM SURABAYA

F. System Flow Pengembalian Pallet

System Flow Pengembalian Pallet Distributor Admin Gudang START Data Pallet Kembali Data Pallet Kembali Proses Pengembalian Pallet Pengiriman Semen Pallet Distributor FINISH Gambar 4.6 System Flow Pengembalian Pallet STIKOM SURABAYA

G. System Flow Pembuatan Laporan

System Flow Pembuatan Laporan Admin Gudang Kepala Sie Gudang START Cetak Laporan Penerimaan Semen Penerimaan Semen Laporan Penerimaan Semen Laporan Penerimaan Semen Laporan Penerimaan Semen Pengiriman Semen Cetak Laporan Penerimaan Semen Trans In Semen Semen Distributor Laporan Penerimaan Semen Laporan Pallet Cetak Laporan Pallet Input Pallet Baru Cek Fisik Pallet Pallet Perbaikan Pallet Laporan Pallet Cetak Laporan Tagihan Pallet Laporan Tagihan Pallet Pallet Distributor Pengiriman Semen FINISH Laporan Tagihan Pallet Gambar 4.7 System Flow Pembuatan Laporan STIKOM SURABAYA

4.3.2. Data Flow Diagram

Data Flow Diagram DFD yaitu bagan yang memiliki arus data dalam suatu sistem yang telah ada atau sistem baru yang akan dikembangkan secara logika.

A. Context Diagram

Data Pinjaman Pallet Trans IN Laporan Tagihan Pallet Laporan Peng iriman Semen Laporan Pallet Laporan Penerimaan Semen Data Pallet Baru Data Perbaikan Pallet Data Cek Fisik Pallet Data Truck OUT Data Trans OUT MDO OUT MDO IN Data Distributor Data Trans IN Data Pallet Data Semen Sistem Informasi Administrasi Gudang + Distributor Ang kutan Transfer IN Krani Staff PT ITP Kasie Gudang Gambar 4.8 Context Diagram Sistem Informasi Administrasi Gudang Context diagram sistem ini memiliki empat external entity yang menunjang jalannya sistem, yaitu admin, kasie gudang, krani dan staff PT. Indocement Tunggal Prakarsa, Tbk. STIKOM SURABAYA

B. DFD Level 0

LData Trans IN LData Truck Out LData Trans Out LData Distributor LData Perbaikan Pallet LData Cek Fisik Pallet LData Input Pallet Baru LData Semen LData Penerimaan Semen LData Pallet EData Pallet EData Truck Out EData Trans Out EData Distributor EData Semen Data Pinjaman Pallet Trans In DData Pallet CData Pallet DData Semen DData Trans IN CData Trans IN BData Stock Pallet AData Truck Out AData Trans Out AData Distributor AData Trans In AData Stock Pallet AData Semen Laporan Tagihan Pallet Laporan Peng iriman Semen Laporan Pallet Laporan Penerimaan Semen LData Pengiriman Semen Data Peng iriman Semen MDO OUT Data Penerimaan Semen DData Pinjaman Pallet Trans IN MDO IN CData Pinjaman Pallet Trans IN BData Perbaikan Pallet BData Cek Fisik BData Pallet Baru Data Trans OUT Data Distributor Data Truck OUT Data Trans IN Data Pallet Baru Data Cek Fisik Pallet Data Perbaikan Pallet Data Pallet Data Semen Kasie Gudang Ang kutan Transfer IN Distributor Staff PT ITP Krani 1 Administrasi Master + 2 Administrasi Pallet + 3 Peminjaman Pallet ke Ang kutan IN 4 Penerimaan Semen 5 Peng iriman Semen 6 Pembuatan Laporan + 1 Semen 2 Stock_Pallet 3 Trans IN 4 Distributor 5 Trans OUT 6 Truck OUT 7 Input Pallet Baru 8 Cek Fisik Pallet 9 Perbaikan Pallet 10 Pinjaman Pallet Trans IN 11 Penerimaan Semen 12 Peng iriman Semen 2 Stock_Pallet Ang kutan Transfer IN 2 Stock_Pallet 4 Distributor 5 Trans OUT 6 Truck OUT 11 Penerimaan Semen 1 Semen 8 Cek Fisik Pallet 9 Perbaikan Pallet 7 Input Pallet Baru 4 Distributor 6 Truck OUT 5 Trans OUT 3 Trans IN Gambar 4.9 DFD Level 0 Sistem Informasi Administrasi Gudang Dalam DFD level 0 ini terdapat 6 proses dan 3 external entity. Proses tersebut antara lain: Administrasi Master, Peminjaman Pallet ke Angkutan IN, STIKOM SURABAYA Penerimaan Semen, Pengiriman Semen, Administrasi Pallet dan Pembuatan Laporan.

C. DFD Level 1 Administrasi Master

AData Truck OUT Data Truck OUT AData Trans OUT Data Trans OUT AData Dis tributor Data Distributor AData Trans IN Data Trans IN AData Pallet Data Pallet AData Semen Data Semen Kasie Gudang Ang kutan Trans fer IN Distributor Distributor Distributor 1 Semen 2 Stock_Pallet 3 Trans IN 4 Distributor 5 Trans OUT 6 Truck OUT 1 Administrasi Master Semen 2 Administrasi Master Pallet 3 Administrasi Master Trans IN 4 Administrasi Master Distributor 5 Administrasi MasterTrans OUT 6 Administrasi Master Truck OUT Gambar 4.10 DFD Level 1 Administrasi Master

D. DFD Level 1 Administrasi Pallet

BData Pallet 3 BData Pallet 2 BData Stock Pallet Data Perbaikan Pallet BData Perbaikan Pallet BData Cek Fisik Data Cek Fis ik Pallet BData Pallet Baru Data Pallet Baru Krani Kasie Gudang 7 Input Pallet Baru 8 Cek Fisik Pallet 9 Perbaikan Pallet 2 Stock_Pallet 1 Input Pallet Baru 2 Input Cek Fisik Pallet 3 Input Perbaikan Pallet 2 Stock_Pallet Gambar 4.11 DFD Level 1 Administrasi Pallet STIKOM SURABAYA

E. DFD Level 1 Pembuatan Laporan

KData Truck Out KData Trans Out KData Distributor LData Trans IN LData Truck Out LData Trans Out LData Distributor LData Cek Fisik Pallet LData Input Pallet Baru LData Pallet 2 LData Pallet LData Perbaikan Pallet LData Pengiriman Semen 2 LData Semen 2 LData Semen LData Penerimaan Semen Laporan Tagihan Pallet Laporan Pallet Laporan Peng iriman Semen Laporan Penerimaan Semen LData Pengiriman Semen Kasie Gudang 12 Peng iriman Semen 1 Pembuatan Laporan Penerimaan Semen 2 Pembuatan Laporan Peng iriman Semen 3 Pembuatan Laporan Pallet 4 Pembuatan Laporan Tagihan Pallet 2 Stock_Pallet 11 Penerimaan Semen 1 Semen 7 Input Pallet Baru 8 Cek Fisik Pallet 9 Perbaikan Pallet 4 Distributor 5 Trans OUT 6 Truck OUT 3 Trans IN 4 Distributor 5 Trans OUT 6 Truck OUT Gambar 4.12 DFD Level 1 Pembuatan Laporan

4.4. Perancangan Database

Pada tahap ini, dilakukan penyusunan dan perancangan database yang akan digunakan beserta strukturnya. Rancangan database sistem yang dibuat berupa Entity Relational Diagram ERD, yaitu alat untuk merepresentasikan model data yang ada pada sistem dimana terdapat entity dan relationship. STIKOM SURABAYA

A. Conceptual Data Model CDM

Berikut ini dapat dilihat CDM dari sistem informasi administrasi gudang pada Gambar 4.13. meminjamkan_pallet Dipinjami_pallet memperbaiki mengecek menginput_baru dimiliki milik pinjam meminjam mengeluarkan mengirim mengirimkan meminta mengantarkan memasukkan Semen ID_semen Nama_semen Bobot Total_Semen_Ton Total_Semen_Zak Distributor ID_dis Nama_dis pallet_dis Truck_out no_pol_t_out jenis_truck tonase_truck nama_supir fungsi Penerimaan_semen KD_PS Tgl_terima no_pol_T_in tgl_do_in tgl_kirim_in Jam_bongkar MSDO zak_in Ton_in Pallet_pinjam_in Transportasi_OUT KD_trans_out Nama_trans_out Stock_pallet id_pallet Total_pallet pallet_isi_semen pallet_standby pallet_rusak_bd pallet_afkir pallet_angkutan_IN pallet_rima Pengiriman_semen KD_KS Tgl_DO_out MDO_out Tgl_terima_DO_out zak_out Ton_out pallet_pinjam_out Status_pallet_out tgl_kplt Transportasi_IN KD_trans_in Nama_trans_in pallet Peminjaman_Pallet_TransIN KD_PPT TGL_PPT Nopol_TruckPPT Supir jumlah_pallet ket_PPT pallet_baru kd_input_pb pallet_baru tgl_pallet_baru keterangan Cek_fisik_pallet id_cek check_date pallet_rusak_bp Perbaikan_pallet kd_pp pallet_dpb pallet_afkir_pp tgl_perbaikan Gambar 4.13 CDM Sistem Informasi Administrasi Gudang STIKOM SURABAYA

B. Physical Data Model PDM

Berikut ini dapat dilihat PDM dari sistem informasi administrasi gudang pada Gambar 4.14. ID_PALLET = ID_PALLET KD_TRANS_IN = KD_TRANS_IN ID_PALLET = ID_PALLET ID_PALLET = ID_PALLET ID_PALLET = ID_PALLET ID_DIS = ID_DIS KD_TRANS_OUT = KD_T RANS_OUT ID_PALLET = ID_PALLET ID_PALLET = ID_PALLET ID_SEMEN = ID_SEMEN ID_TRUCK = ID_TRUCK KD_TRANS_OUT = KD_T RANS_OUT ID_DIS = ID_DIS KD_TRANS_IN = KD_TRANS_IN ID_SEMEN = ID_SEMEN SEMEN ID_SEMEN Text10 NAMA_SEMEN Text20 BOBOT Integer TOTAL_SEMEN_TON Integer TOTAL_SEMEN_ZAK Integer DISTRIBUTOR ID_DIS Text10 NAMA_DIS Text20 PALLET_DIS Integer TRUCK_OUT ID_TRUCK Text10 KD_TRANS_OUT Text10 NO_POL_T_OUT Text10 JENIS_TRUCK Text20 TONASE_TRUCK Integer NAMA_SUPIR Text25 PENERIMAAN_SEMEN KD_PS Text25 ID_SEMEN Text10 KD_TRANS_IN Text10 ID_PALLET Text7 TGL_TERIMA DateTime NO_POL_T_IN Text10 TGL_DO_IN DateTime TGL_KIRIM_IN DateTime JAM_BONGKAR DateTime MDO Text25 ZAK_IN Integer TON_IN Integer PALLET_PINJAM_IN Integer TRANSPORTASI_OUT KD_TRANS_OUT Text10 ID_DIS Text10 NAMA_TRANS_OUT Text25 STOCK_PALLET ID_PALLET Text7 TOTAL_PALLET Integer PALLET_TERSEDIA Integer PALLET_STANDBY Integer PALLET_RUSAK_BD Integer PALLET_AFKIR Integer PALLET_ANGKUTAN_IN Integer PALLET_RIMA Integer PENGIRIMAN_SEMEN KD_KS Text25 ID_DIS Text10 KD_TRANS_OUT Text10 ID_TRUCK Text10 ID_SEMEN Text10 ID_PALLET Text7 TGL_DO_OUT DateTime MDO_OUT Text25 TGL_TERIMA_DO_OUT DateTime ZAK_OUT Integer TON_OUT Integer PALLET_PINJAM_OUT Integer STATUS_PALLET_OUT Text20 TGL_KPLT DateTime TRANSPORTASI_IN KD_TRANS_IN Text10 NAMA_TRANS_IN Text25 PALLET Integer PEMINJAMAN_PALLET_TRANSIN KD_PPT Text10 KD_TRANS_IN Text10 ID_PALLET Text7 TGL_PPT DateTime NOPOL_TRUCKPPT Text10 SUPIR Text20 JUMLAH_PALLET Integer KET_PPT Text50 PALLET_BARU KD_INPUT_PB Text10 ID_PALLET Text7 PALLET_BARU Integer TGL_PALLET_BARU DateTime KETERANGAN Text50 CEK_FISIK_PALLET ID_CEK Text10 ID_PALLET Text7 CHECK_DATE DateTime PALLET_RUSAK_BP Integer PERBAIKAN_PALLET KD_PP Text10 ID_PALLET Text7 PALLET_DPB Integer PALLET_AFKIR_PP Integer TGL_PERBAIKAN DateTime Gambar 4.14 PDM Sistem Informasi Administrasi Gudang

4.5. Struktur Basis Data dan Tabel