TA : Rancang Bangun Sistem Informasi Administrasi dan Kearsipan Properti (Studi Kasus: PT. DSG Surabaya).

TUGAS AKHIR

Nama : Erma Dwi Fendriawati

NIM : 07.41010.0311

Program : S1 (Strata Satu)

Jurusan : Sistem Informasi

SEKOLAH TINGGI

MANAJEMEN INFORMATIKA & TEKNIK KOMPUTER SURABAYA

vii

ABSTRAK

PT. DSG Surabaya merupakan perusahaan yang bergerak dalam bidang

penjualan properti. Selama ini PT. DSG Surabaya mengalami kesulitan dalam

proses administrasi dan pengarsipan serta pemantauan dokumen yang berupa

lembaran kertas, sehingga beresiko hilang dan sering menyulitkan pencarian.

Selain itu tidak adanya peringatan pembayaran sebelum jatuh tempo,

mengakibatkan pembayaran angsuran pembeli sering kali tidak tepat waktu.

Untuk mengatasi itu semua, perusahaan memerlukan suatu sistem

administrasi dan kearsipan properti yang dilengkapi warning system untuk

pembayaran, konfirmasi pemesanan, dan konfirmasi akta jadi. Dengan sistem

informasi administrasi dan kearsipan property, perusahaan mampu mengatasi

kendala yang terjadi dan membantu tugas bagian administrasi untuk

meningkatkan pelayanan terhadap pembeli. Selain itu sistem tersebut membantu

manajer dalam mengambil keputusan terkait peningkatan penjualan properti.

Setelah sistem tersebut dibuat dan dilakukan uji coba (Test Case), dapat disimpulkan bahwa sistem tersebut telah sesuai dengan tujuan awal yaitu

membuat sistem yang dapat melakukan pemeliharaan data, menangani transaksi

yang dilengkapi warning system, dapat menyimpan dokumen secara arsip

elektronis, dan menghasilkan informasi-informasi yang dibutuhkan manajer.

Sistem baru tersebut secara tidak langsung dapat mempermudah manajer dalam

melakukan monitoring data dan analisis data.

x

ABSTRAK ... vii

KATA PENGANTAR ... viii

DAFTAR ISI ... x

DAFTAR TABEL ... xiii

DAFTAR GAMBAR ... xix

DAFTAR LAMPIRAN ... xxv

BAB I PENDAHULUAN ... 1

1.1 Latar Belakang Masalah ... 1

1.2 Perumusan Masalah ... 3

1.3 Batasan Masalah ... 4

1.4 Tujuan ... 5

1.5 Sistematika Penulisan ... 6

BAB II LANDASAN TEORI ... 8

2.1 Sistem Informasi ... 8

2.1.1Sistem ... 8

2.1.2Informasi ... 8

2.1.3Sistem Informasi ... 9

2.2 Administrasi ... 11

2.3 Arsip ... 13

2.3.1Arsip Konvensional... 15

2.3.2Arsip Elektronis ... 16

xi

Halaman

2.5 Penjualan ... 20

2.6 Bank ... 20

2.7 Kredit Pemilikan Rumah ... 21

2.8 Notaris ... 22

BAB III ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM ... 30

3.1 Analisis Permasalahan ... 30

3.2 Analisis Kebutuhan... 39

3.2.1Entity Yang Terlibat Dalam Sistem ... . 39

3.2.2Input Yang Dibutuhkan Untuk Sistem ... 40

3.2.3Proses-Proses Yang Terdapat Dalam Sistem ... 40

3.2.4Output Yang Dihasilkan Dari Sistem... 41

3.3 Perancangan Sistem ... 42

3.3.1System Flow Sistem Informasi Administrasi dan Kearsipan Properti ... 43

3.3.2Data Flow Diagram ... 52

3.3.3 Entity Relationship Diagram ... 66

3.3.4 Struktur Database ... 69

3.3.5 Desain Input Interface Output ... 82

3.3.6 Desain Uji Coba ... 147

BAB IV IMPLEMENTASI DAN EVALUASI ... 165

4.1 Implementasi Sistem ... 165

4.1.1 Kebutuhan Perangkat Keras ... 165

4.1.2 Kebutuhan Perangkat Lunak ... 165

xii

4.2.1 Evaluasi Hasil Uji Coba Sistem ... 166

4.2.2 Analisis Hasil Uji Coba ... 227

BAB V PENUTUP ... 228

5.1 Kesimpulan ... 228

5.2 Saran ... 228

DAFTAR PUSTAKA ... 230

xiii

DAFTAR TABEL

Halaman

Tabel 3.1 Perumahan ... 69

Tabel 3.2 Kavling ... 69

Tabel 3.3 Karyawan ... 70

Tabel 3.4 Pembeli ... 71

Tabel 3.5 Pembeli_Pribadi ... 71

Tabel 3.6 Pembeli_Perusahaan... 73

Tabel 3.7 Dokumen Pembeli ... 74

Tabel 3.8 Bank ... 74

Tabel 3.9 Notaris ... 75

Tabel 3.10 Provinsi ... 75

Tabel 3.11 Kota ... 76

Tabel 3.12 General... 76

Tabel 3.13 Detail Perumahan ... 77

Tabel 3.14 Dokumen Kavling ... 77

Tabel 3.15 Pengguna... 77

Tabel 3.16 Pemesanan ... 78

Tabel 3.17 Jual_Beli ... 78

Tabel 3.18 Detail_Tambahan ... 79

Tabel 3.19 Pembayaran ... 79

Tabel 3.20 Penyelesaian Akta ... 80

Tabel 3.21 Batal_Pesan ... 81

xiv

Tabel 3.24 Fungsi Obyek Form Ubah Password ... 85

Tabel 3.25 Fungsi Obyek Form Data General ... 86

Tabel 3.26 Fungsi Obyek Form Master Data General ... 86

Tabel 3.27 Fungsi Obyek Form Data User ... 88

Tabel 3.28 Fungsi Obyek Form MasterData User ... 88

Tabel 3.29 Fungsi Obyek Form Data Kota ... 90

Tabel 3.30 Fungsi Obyek Form Master Data Kota ... 90

Tabel 3.31 Fungsi Obyek Form Master Data Provinsi ... 91

Tabel 3.32 Fungsi Obyek Form Data Perumahan ... 92

Tabel 3.33 Fungsi Obyek Form Master Data Perumahan ... 93

Tabel 3.34 Fungsi Obyek Form Data Kavling ... 94

Tabel 3.35 Fungsi Obyek Form Master Data Kavling ... 95

Tabel 3.36 Fungsi Obyek Form Data Karyawan ... 97

Tabel 3.37 Fungsi Obyek Form Master Data Karyawan ... 97

Tabel 3.38 Fungsi Obyek Form Data Pembeli ... 99

Tabel 3.39 Fungsi Obyek Form Data Pembeli Perusahaan ... 100

Tabel 3.40 Fungsi Obyek Form Data Pembeli Pribadi ... 101

Tabel 3.41 Fungsi Obyek Form Data Pembeli 2 ... 103

Tabel 3.42 Fungsi Obyek Form Dokumen Pembeli ... 104

Tabel 3.43 Fungsi Obyek Form Data Bank ... 106

Tabel 3.44 Fungsi Obyek Form Master Data Bank ... 107

xv

Halaman

Tabel 3.46 Fungsi Obyek Form Master Data Notaris ... 109

Tabel 3.47 Fungsi Obyek Form Data Transaksi Pemesanan ... 111

Tabel 3.48 Fungsi Obyek Form Transaksi Pemesanan (Perusahaan) ... 112

Tabel 3.49 Fungsi Obyek Form Transaksi Pemesanan (Pribadi) ... 114

Tabel 3.50 Fungsi Obyek Form Transaksi Pemesanan 2 ... 115

Tabel 3.51 Fungsi Obyek Form Dokumen Pembeli ... 116

Tabel 3.52 Fungsi Obyek Form Data Transaksi Penjualan ... 118

Tabel 3.53 Fungsi Obyek Form Transaksi Penjualan (Perusahaan) ... 119

Tabel 3.54 Fungsi Obyek Form Transaksi Penjualan (Pribadi) ... 121

Tabel 3.55 Fungsi Obyek Form Transaksi Penjualan2... 124

Tabel 3.56 Fungsi Obyek Form Transaksi Penjualan3... 126

Tabel 3.57 Fungsi Obyek Form Dokumen Pembeli ... 126

Tabel 3.58 Fungsi Obyek Form Data Pembayaran ... 128

Tabel 3.59 Fungsi Obyek Form Pembayaran... 129

Tabel 3.60 Fungsi Obyek Form Data Penyelesaian Akta Tanah ... 132

Tabel 3.61 Fungsi Obyek Form Penyelesaian Akta Tanah ... 133

Tabel 3.62 Fungsi Obyek Form Data Pembatalan ... 135

Tabel 3.63 Fungsi Obyek Form Transaksi Pembatalan ... 136

Tabel 3.64 Fungsi Obyek Form Peringatan Pembayaran ... 137

Tabel 3.65 Fungsi Obyek Form Peringatan Konfirmasi Pemesanan ... 138

Tabel 3.66 Fungsi Obyek Form Peringatan Konfirmasi Akta ... 139

Tabel 3.67 User Login ... 147

xvi

Tabel 3.70 Test Case Perumahan ... 148

Tabel 3.71 Kavling ... 149

Tabel 3.72 Test Case Kavling ... 150

Tabel 3.73 Karyawan ... 150

Tabel 3.74 Test Case Karyawan ... 151

Tabel 3.75 Pembeli (perusahaan) ... 152

Tabel 3.76 Test Case Pembeli (perusahaan) ... 153

Tabel 3.77 Pembeli (pribadi) ... 153

Tabel 3.78 Test Case Pembeli (pribadi) ... 155

Tabel 3.79 Bank... 155

Tabel 3.80 Test Case Bank... 156

Tabel 3.81 Notaris ... 156

Tabel 3.82 Test Case Notaris ... 157

Tabel 3.83 Pesan ... 158

Tabel 3.84 Test Case Pesan ... 158

Tabel 3.85 Penjualan ... 159

Tabel 3.86 Test Case Penjualan ... 159

Tabel 3.87 Pembayaran ... 160

Tabel 3.88 Test Case Pembayaran ... 161

Tabel 3.89 Penyelesaian Akta Tanah ... 162

Tabel 3.90 Test Case Penyelesaian Akta Tanah... 162

xvii

Halaman

Tabel 3.92 Test Case Pembatalan ... 164

Tabel 4.1 TestingUser Login ... 167

Tabel 4.2 Test Case Data Login ... 167

Tabel 4.3 Testing Data Perumahan ... 169

Tabel 4.4 Test CaseForm Master Perumahan ... 170

Tabel 4.5 Testing Data Kavling ... 173

Tabel 4.6 Test CaseForm Master Kavling ... 174

Tabel 4.7 Testing Data Karyawan ... 177

Tabel 4.8 Test CaseForm Master Karyawan ... 177

Tabel 4.9 Testing Data Pembeli (Perusahaan) ... 181

Tabel 4.10 Test CaseForm Master Pembeli (Perusahaan) ... 182

Tabel 4.11 Testing Data Pembeli (Pribadi) ... 182

Tabel 4.12 Test CaseForm Master Pembeli (Pribadi) ... 184

Tabel 4.13 Testing Data Bank ... 189

Tabel 4.14 Test CaseForm Master Bank ... 190

Tabel 4.15 Testing Data Notaris ... 193

Tabel 4.16 Test CaseForm Master Notaris ... 193

Tabel 4.17 Testing Data Pemesanan ... 196

Tabel 4.18 Test CaseForm Transaksi Pemesanan ... 196

Tabel 4.19 Testing Data Transaksi Penjualan ... 203

Tabel 4.20 Test CaseForm Transaksi Penjualan ... 203

Tabel 4.21 Testing Data Transaksi Pembayaran ... 210

xviii

Tabel 4.24 Test CaseForm Transaksi Penyelesaian Akta ... 215 Tabel 4.25 Testing Data Transaksi Pembatalan ... 219 Tabel 4.26 Test CaseForm Transaksi Pembatalan ... 219

xix

DAFTAR GAMBAR

Halaman

Gambar 2.1 Proses Sistem Informasi ... 10

Gambar 2.2 Skema Penggolongan Properti ... 19

Gambar 3.1 Document Flow Pemesanan ... 33

Gambar 3.2 Document Flow Penjualan ... 34

Gambar 3.3 Document Flow Pembayaran ... 35

Gambar 3.4 Document Flow Penyelesaian Akta ... 37

Gambar 3.5 Document Flow Pembatalan Pemesanan/Pembelian ... 38

Gambar 3.6 System Flow Pemesanan ... 46

Gambar 3.7 System Flow Penjualan ... 47

Gambar 3.8 System Flow Pembayaran ... 48

Gambar 3.9 System Flow Penyelesaian Akta Tanah... 49

Gambar 3.10 System Flow Pembatalan Pemesanan/Pembelian ... 50

Gambar 3.11 System FlowWarning System ... 51

Gambar 3.12 Diagram Berjenjang Sistem Informasi Administrasi dan Kearsipan Properti ... 54

Gambar 3.13 Context Diagram Sistem Administrasi dan Kearsipan Properti 56 Gambar 3.14 Level 0 Sistem Informasi Administrasi dan Kearsipan Properti 57 Gambar 3.15 Level 1 Proses Mengelola Data Master ... 58

Gambar 3.16 Level 1 Proses Mengelola Transaksi ... 59

Gambar 3.17 Level 1 Proses Pelaporan ... 60

Gambar 3.18 Level 2 Proses Mengelola Data Kota ... 61

Gambar 3.19 Level 2 Proses Mengelola Data Perumahan ... 61

xx

Gambar 3.22 Level 2 Proses Mengelola Transaksi Penjualan ... 63

Gambar 3.23 Level 2 Proses Mengelola Transaksi Pembayaran ... 64

Gambar 3.24 Level 2 Proses Mengelola Transaksi Penyelesaian Akta ... 64

Gambar 3.25 Level 2 Proses Mengelola Transaksi Pembatalan ... 65

Gambar 3.26 Level 2 Proses Warning System ... 65

Gambar 3.27 CDM Administrasi dan Kearsipan Properti ... 67

Gambar 3.28 PDM Administrasi dan Kearsipan Properti ... 68

Gambar 3.29 Desain FormLogin ... 83

Gambar 3.30 Desain Form Ubah Password ... 84

Gambar 3.31 Desain Form Data General ... 85

Gambar 3.32 Desain Form Master Data General ... 86

Gambar 3.33 Desain Form Data User ... 87

Gambar 3.34 Desain Form Master Data User ... 88

Gambar 3.35 Desain Form DataKota ... 89

Gambar 3.36 Desain Form Master Data Kota ... 90

Gambar 3.37 Desain Form Master Data Provinsi ... 91

Gambar 3.38 Desain Form DataPerumahan... 92

Gambar 3.39 Desain Form Master Data Perumahan ... 93

Gambar 3.40 Desain Form DataKavling ... 94

Gambar 3.41 Desain Form Master Data Kavling ... 95

Gambar 3.42 Desain Form DataKaryawan ... 97

xxi

Halaman

Gambar 3.44 Desain Form DataPembeli ... 99

Gambar 3.45 Desain Form Master Data Pembeli (Perusahaan)... 100

Gambar 3.46 Desain Form Master Data Pembeli (Pribadi) ... 102

Gambar 3.47 Desain Form Master Data Pembeli 2 ... 103

Gambar 3.48 Desain Form Dokumen Pembeli ... 105

Gambar 3.49 Desain Form DataBank ... 106

Gambar 3.50 Desain Form Master Data Bank ... 107

Gambar 3.51 Desain Form DataNotaris... 108

Gambar 3.52 Desain Form Master Data Notaris ... 109

Gambar 3.53 Desain Form Data Transaksi Pemesanan ... 110

Gambar 3.54 Desain Form Transaksi Pemesanan (Perusahaan) ... 111

Gambar 3.55 Desain Form Transaksi Pemesanan (Pribadi) ... 113

Gambar 3.56 Desain Form Transaksi Pemesanan 2 ... 115

Gambar 3.57 Desain Form Dokumen Pembeli ... 117

Gambar 3.58 Desain Form Data Transaksi Penjualan ... 118

Gambar 3.59 Desain Form Transaksi Penjualan (Perusahaan) ... 119

Gambar 3.60 Desain Form Transaksi Penjualan (Pribadi) ... 121

Gambar 3.61 Desain Form Transaksi Penjualan2 ... 123

Gambar 3.62 Desain Form Transaksi Penjualan3 ... 125

Gambar 3.63 Desain Form Dokumen Pembeli ... 127

Gambar 3.64 Desain Form Data Pembayaran ... 128

Gambar 3.65 Desain Form Pembayaran ... 129

xxii

Gambar 3.68 Desain Form Penyelesaian Akta Tanah ... 132

Gambar 3.69 Desain Form Data Pembatalan ... 134

Gambar 3.70 Desain Form Transaksi Pembatalan ... 135

Gambar 3.71 Desain Form Peringatan Pembayaran ... 137

Gambar 3.72 Desain Form Peringatan Konfirmasi Pemesanan ... 138

Gambar 3.73 Desain Form Peringatan Konfirmasi Akta ... 139

Gambar 3.74 Desain Laporan Kavling ... 140

Gambar 3.75Desain LaporanPerumahan ... 141

Gambar 3.76 Desain LaporanBank ... 141

Gambar 3.77 Desain LaporanPembeli ... 142

Gambar 3.78 Desain LaporanKaryawan ... 143

Gambar 3.79 Desain LaporanPemesanan ... 143

Gambar 3.80 Desain LaporanPenjualan ... 144

Gambar 3.81 Desain LaporanPembayaran ... 145

Gambar 3.82 Desain LaporanPenyelesaian Akta Tanah ... 145

Gambar 3.83 Desain LaporanPembatalan ... 146

Gambar 3.84 Desain LaporanTagihan Jatuh Tempo ... 146

Gambar 4.1 FormLogin ... 168

Gambar 4.2 Form Utama ... 168

Gambar 4.3 Pesan Username atau Password Salah ... 169

Gambar 4.4 Form Master Perumahan tabpage Data Perumahan ... 171

xxiii

Halaman

Gambar 4.6 Form Master Perumahan tabpage Detail Tipe ... 173

Gambar 4.7 Form Master Kavling tabpage Data Kavling ... 175

Gambar 4.8 Form Master Kavling tabpage Master Data Kavling ... 176

Gambar 4.9 Form Master Karyawan tabpage Data Karyawan ... 179

Gambar 4.10 Form Master Karyawan tabpage Master Data Karyawan ... 180

Gambar 4.11 Form Master Pembeli tabpage Data Pembeli ... 185

Gambar 4.12 Form Master Pembeli tabpage Master Pembeli (Perusahaan) . 186 Gambar 4.13 Form Master Pembeli tabpage Master Pembeli (Pribadi) ... 186

Gambar 4.14 Form Master Pembeli tabpage Master Pembeli 2 ... 187

Gambar 4.15 Form Master Pembeli tabpage Dokumen Pembeli ... 188

Gambar 4.16 Form Master Bank tabpage Data Bank ... 191

Gambar 4.17 Form Master Bank tabpage Master Bank ... 192

Gambar 4.18 Form Master Notaris tabpage Data Notaris ... 194

Gambar 4.19 Form Master Notaris tabpage Master Data Notaris ... 195

Gambar 4.20 Form Transaksi Pemesanan tabpage Data Transaksi Pemesanan ... 198

Gambar 4.21 Form Transaksi Pemesanan tabpage Transaksi Pemesanan (Perus) ... 199

Gambar 4.22 Form Transaksi Pemesanan tabpage Transaksi Pemesanan (Pribadi) ... 199

Gambar 4.23 Form Transaksi Pemesanan tabpage Transaksi Pemesanan 2 . 200 Gambar 4.24 Form Transaksi Pemesanan tabpage Dokumen Pembeli ... 202

Gambar 4.25 Form Transaksi Penjualan tabpage Data Transaksi Penjualan 205 Gambar 4.26 Form Transaksi Penjualan tabpage Transaksi Penjualan (Perus.) ... 206

xxiv

(Pribadi) ... 206

Gambar 4.28 Form Transaksi Penjualan tabpage Transaksi Penjualan 2 ... 207

Gambar 4.29 Form Transaksi Penjualan tabpage Transaksi Penjualan 3 ... 208

Gambar 4.30 Form Transaksi Penjualan tabpage Dokumen Pembeli ... 209

Gambar 4.31 Form Transaksi Pembayaran tabpage Data Pembayar ... 212

Gambar 4.32 Form Transaksi Pembayaran tabpage Pembayaran ... 213

Gambar 4.33 Form Transaksi Pembayaran tabpage Detail Pembayaran ... 214

Gambar 4.34 Form Transaksi Penyelesaian Akta tabpage Data Penyelesaian Akta Tanah ... 217

Gambar 4.35 Form Transaksi Penyelesaian Akta tabpage Penyelesaian Akta ... 218

Gambar 4.36 Form Transaksi Pembatalan tabpage Data Transaksi Pembatalan ... 221

Gambar 4.37 Form Transaksi Pembatalan tabpage Transaksi Pembatalan ... 222

Gambar 4.38 Report Kavling Terjual ... 223

Gambar 4.39 Report Pemesanan ... 224

Gambar 4.40 Report Pembayaran ... 224

Gambar 4.41 PeringatanPembayaran ... 225

Gambar 4.42 PeringatanKonfirmasi Pemesanan ... 226

xxv

DAFTAR LAMPIRAN

Halaman

Lampiran 1 Bukti Pemesanan ... 231

Lampiran 2 Kontrak Pembelian 1 ... 232

Lampiran 3 Kontrak Pembelian 2 ... 233

Lampiran 4 Kontrak Pembelian 3 ... 234

Lampiran 5 Bukti Pembatalan ... 235

Lampiran 6 Laporan Kavling Terjual ... 236

Lampiran 7 Laporan Kavling Belum Terjual ... 237

Lampiran 8 Laporan Pemesanan ... 238

Lampiran 9 Laporan Jatuh Tempo Pembayaran ... 239

Lampiran 10 Hasil Bukti Pemesanan ... 240

Lampiran 11 Hasil Kontrak Pembelian 1 ... 241

Lampiran 12 Hasil Kontrak Pembelian 2 ... 242

Lampiran 13 Hasil Kontrak Pembelian 3 ... 243

1

1.1Latar Belakang Masalah

PT. DSG Surabaya merupakan perusahaan yang bergerak pada bidang

properti berwujud (real property) khususnya yang bergerak dalam penjualan

tanah dan bangunan (perumahan). Bisnis perusahaan berkembang pesat seiring

dengan meningkatkan minat masyarakat membeli properti berupa tanah, rumah,

rumah toko, dan lain-lain. Perkembangan bisnis PT. DSG ditunjukkan dengan

jumlah properti yang berada di berbagai lokasi dengan luas lahan yang cukup

besar.

Seiring dengan perkembangan bisnis PT. DSG, berbagai permasalahan

mulai muncul terutama dalam administrasi dan pengarsipan dokumen yang

dibutuhkan dalam transkasi jual beli properti. Pengarsipan dokumen berupa

lembaran kertas menyulitkan perusahaan dalam penyimpanannya. Dokumen

kertas membutuhkan lemari dan ruang penyimpanan yang terus bertambah.

Perusahaan mengkawatirkan akan resiko kehilangan dokumen yang dapat

disebabkan oleh pencurian dokumen, kerusakan dokumen, kebakaran, atau

penyimpanan yang tidak teratur sehingga tidak ditemukan saat dibutuhkan.

Perusahaan telah melakukan pelatihan prosedur pengarsipan, namun dengan

banyaknya pekerjaan yang ada seringkali tidak terkerjakan dengan baik. Sampai

sejauh ini, perusahaan belum berkeinginan menambah karyawan untuk

mengerjakan pengarsipan. Untuk memecahkan permasalahan tersebut, PT. DSG

2

tidak menambah tempat penyimpanan, memudahkan pencarian dokumen yang

dibutuhkan, kemudahan backup untuk menghindari kehilangan data akibat

kebakaran atau bencana lainnya.

Permasalahan lain yang dihadapi PT. DSG Surabaya adalah masalah

administrasi penjualan dan pembelian properti. Prosedur penjualan rumah di DSG

terbagi menjadi 2 (dua) cara yaitu penjualan rumah secara tunai dan penjualan

secara kredit. Pada penjualan secara tunai, pembeli melunasi seluruh harga

properti ke perusahaan. Sedangkan penjualan secara kredit dapat dilakukan

langsung ke perusahaan atau melalui Kredit Pemilikan Rumah (KPR) Bank

rekanan perusahaan. Dalam pelaksanaan penjualan maupun pembelian properti,

perusahaan banyak berhubungan dengan pihak luar, yaitu Badan Pertanahan

Nasional (BPN), Notaris, Bank, dan pembeli properti sendiri.

Pemantauan penyelesaian administrasi jual beli properti menjadi

permasalahan tersendiri bagi perusahaan. Pemantauan akan kelengkapan dokumen

oleh pembeli. Menurut informasi saat survei awal, sembilan puluh persen proses

penyelesaian dokumen di Badan Pertanahan Nasional (BPN) dan Pejabat Pembuat

Akta Tanah (PPAT) sampai pada proses penandatanganan akta jual beli antara

perusahaan dan pembeli, tidak terselesaikan tepat waktu. Molornya waktu

penyelesaian justru berasal dari administrasi perusahaan yang mengalami

kesulitan menangani banyaknya transaksi yang ada. Petugas administrasi tidak

dapat memantau proses penyelesaian transaksi meskipun telah memanfaatakan

Microsoft Word dan Microsoft Excel dalam administrasi. Hal ini berdampak pada kualitas pelayanan buruk kepada pembeli ditandai dengan keluhan setiap pembeli

informasi administrasi properti yang dilengkapi dengan warning system untuk membantu perusahaan memantau proses penyelesaian penjualan properti oleh

semua pembeli.

Untuk meningkatkan jumlah pembeli, perusahaan sering melakukan

promosi berupa potongan harga atau angsuran pembayaran uang muka dan harga

jual properti. Pembayaran angsuran oleh pembeli sering kali tidak tepat waktu.

Namun perusahaan mengalami kesulitan memantau untuk mengingatkan dan

menagih pembeli untuk melakukan pembayaran yang telah jatuh tempo. Warning

system yang terdapat dalam sistem informasi administrasi dan kearsipan properti ini diharapkan dapat membantu perusahaan dengan memberikan informasi

penagihan kepada pembeli sekaligus sebagai pelayanan perusahaan kepada para

konsumennya.

Sistem informasi administrasi dan kearsipan properti yang akan

diimplementasikan di PT. DSG Surabaya ini diharapkan dapat menghasilkan

informasi-informasi yang dapat membantu manajer perusahaan dalam

pengambilan keputusan terkait peningkatakan penjualan properti. Dengan

demikian PT. DSG Surabaya diharapkan dapat memanfaatkan sistem informasi

dalam peningkatan pelayanan administrasi kepada pembeli, pengarsipan dokumen

properti, dan memperoleh informasi yang dibutuhkan untuk pengembangan

perusahaan dan memenangkan persaingan bisnis properti.

1.2Perumusan Masalah

Berdasarkan latar belakang masalah di atas, maka dapat dirumuskan

4

1. Bagaimana merancang bangun sistem informasi administrasi dan kearsipan

properti yang dilengkapi dengan Warning System untuk customer tentang

jadwal jatuh tempo pembayaran, konfirmasi pemesanan, dan penyelesaian

akta tanah.

2. Bagaimana merancang bangun sistem informasi administrasi dan kearsipan

properti yang dapat menyimpan dokumen secara elektronis dan dapat diakses

kembali.

3. Bagaimana menghasilkan informasi kavling yang telah terjual atau belum terjual,

omset penjualan per bulan, serta laporan piutang dan pembayaran yang dibutuhkan

manajer untuk mengambil keputusan .

1.3Batasan Masalah

Dalam sistem ini, agar tidak meyimpang dari tujuan yang akan dicapai

maka pembahasan masalah dibatasi pada hal-hal sebagai berikut:

1. Sistem Informasi Administrasi dan Kearsipan Properti yang dibahas adalah

administrasi untuk jual beli tanah dan bangunan serta monitoring

pembayarannya.

2. Sistem pembayaran dengan menggunakan 2 (dua) cara yaitu: pembayaran

tunai dan pembayaran kredit yang bisa dilakukan dengan pembayaran

bertahap atau pembayaran melalui KPR dengan prosedur masing-masing

cara telah ditetapkan.

3. Sistem ini tidak membahas secara detail hubungan dengan pihak ketiga yang

menjamin Kredit Pemilikan Rumah (KPR).

4. Sistem ini tidak membahas proses yang dilakukan Notaris di kantor Pejabat

5. Sistem yang dibangun tidak membahas sistem accounting.

6. Perangkat lunak yang dibangun berbasis desktop.

7. Bahasa pemrograman yang dipakai adalah Visual Basic .Net

8. Dengan database SQL server 2005.

1.4Tujuan

Sesuai dengan perumusan masalah di atas maka tujuan dari tugas akhir

ini adalah:

1. Menghasilkan sistem informasi administrasi dan kearsipan properti untuk

melakukan maintenance data, mencatat transaksi pemesanan, penjualan,

pembayaran, penyelesaian akta tanah, dan pembatalan pemesanan/pembelian

untuk memudahkan bagian administrasi dalam penyelesaian pekerjaannya.

Sistem ini dilengkapi dengan warning system untuk pemberitahuan jadwal

pembayaran, konfirmasi pemesanan, dan konfirmasi penyelesaian akta tanah.

2. Menghasilkan sistem informasi administrasi dan kearsipan properti yang

dapat menyimpan dokumen persyaratan penjualan dan pembelian tanah

seperti: Kartu Tanda Penduduk (KTP), Kartu Keluarga (KK), gambar peta

lokasi kavling, akta tanah, bukti pemesanan, bukti pembelian, bukti

pembayaran, dan bukti pembatalan secara arsip elektronis.

3. Menghasilkan informasi bagi manajer antara lain: kavling yang telah terjual atau

belum terjual, omset penjualan per bulan, serta laporan piutang dan pembayaran di

6

1.5Sistematika Penulisan

Penyusunan laporan Tugas Akhir ini dapat dikelompokkan sebagai

berikut:

BAB I PENDAHULUAN

Pada bab ini menjelaskan secara garis besar tentang latar belakang

masalah, perumusan masalah, pembatasan masalah, tujuan dan

sistematika penulisan tugas akhir ini.

BAB II LANDASAN TEORI

Pada bab ini menjelaskan secara singkat tentang teori-teori dasar

yang digunakan dalam membantu menyelesaikan permasalahan.

Pada bab ini dijelaskan tentang beberapa landasan teori yang

digunakan antara lain sistem informasi, administrasi, arsip,

properti, penjualan, bank, kredit pemilikan rumah (KPR), dan

notaris.

BAB III ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM

Pada bab ini berisi penjelasan tentang langkah-langkah untuk

pemecahan masalah dalam tugas akhir termasuk: menganalisis

permasalahan, tujuan penelitian, penyelesaiannya, gambaran sistem

yang akan dibuat dalam Document Flow, System Flow, Diagram

Berjenjang, Data Flow Diagram (DFD), Entity Relationship

Diagram (ERD), Struktur Database, Design Input, Interface, dan

BAB IV IMPLEMENTASI DAN EVALUASI

Pada bab ini menjelaskan tentang implementasi dari program,

berisikan langkah-langkah implementasi dari penggunaan program

dan hasil implementasi dari program.

BAB V PENUTUP

Bab ini berisi kesimpulan yang menjawab pernyataan dalam

perumusan masalah dan beberapa saran yang bermanfaat dalam

8

BAB II LANDASAN TEORI

2.1 Sistem Informasi 2.1.1 Sistem

Menurut Jogianto (2003) suatu sistem adalah suatu jaringan kerja dari

prosedur-prosedur yang saling berhubungan, berkumpul bersama-sama untuk

melakukan suatu kegiatan atau untuk menyelesaikan suatu sasaran yang tertentu.

Suatu sistem pada dasarnya adalah sekolompok unsur yang erat hubungannya satu

dengan yang lain, yang berfungsi bersama-sama untuk mencapai suatu tujuan

(goal) atau mencapai suatu sasaran (objective).

2.1.2 Informasi

Informasi sangat penting artinya bagi suatu organisasi. Menurut Leman

(1998) informasi merupakan proses lebih lanjut dari data dan memiliki nilai

tambah. Menurut Kristanto (2003) sumber informasi adalah data. Data adalah kenyataan yang menggambarkan suatu kejadian yang sedang terjadi, dimana data

tersebut akan diolah dan diterapkan dalam sistem menjadi input yang berguna

dalam suatu sistem. McLeod (1996) mendifinisikan informasi adalah data yang

telah diproses, atau data yang memiliki arti.

Menurut Kristanto (2003) kualitas informasi tergantung pada 3 (tiga) hal

yaitu sebagai berikut.

1. Akurat, berarti informasi harus bebas dari kesalahan dan tidak menyesatkan

2. Tepat Waktu, berarti informasi yang masuk pada penerima tidak boleh

terlambat, karena informasi merupakan landasan dalam pengambilan

keputusan, jika informasi diperoleh terlambat maka pengguna tidak dapat

mengambil keputusan yang tepat dan cepat.

3. Relevan, berarti informasi yang bermanfaat bagi pemakai harus sesuai untuk

tiap orang.

2.1.3 Sistem Informasi

Menurut Jogianto (2003) sistem informasi adalah suatu sistem dalam

suatu organisasi yang mempertemukan kebutuhan pengolahan transaksi harian,

mendukung operasi, bersifat managerial dan kegiatan strategi dari suatu

organisasi dan menyediakan pihak luar tertentu dengan laporan-laporan yang

diperlukan. Laporan tersebut dapat dijadikan sebagai informasi untuk mengambil

keputusan.

Sistem informasi terdiri dari input, proses, dan output. Pada proses terdapat hubungan timbal bailk dengan 2 (dua) elemen, yaitu kontrol kinerja

sistem dan sumber-sumber penyimpanan data, baik berupa karakter-karakter huruf

maupun berupa numerik. Saat ini data bisa berupa suara atau audio maupun

gambar atau video. Data ini diproses dengan metode-metode tertentu dan akan

menghasilkan output yang berupa informasi. Informasi yang dihasilkan dapat

berupa laporan atau report maupun solusi dari proses yang telah dijalankan. Secara garis besar proses sistem informasi dapat dilihat pada Gambar 2.1 di

10

Control of System

Input of Data Resource

Processing Data

Output of Information

Products

Storage of Data Resource

Gambar 2.1. Proses Sistem Informasi (Sumber: Herlambang dan Tanuwijaya, 2005)

Sistem informasi adalah sekumpulan komponen pembentuk sistem yang

mempunyai keterkaitan antara satu komponen dengan komponen lainnya yang

bertujuan menghasilkan suatu informasi dalam suatu bidang tertentu. Menurut

Jogianto (2003) komponen pembentuk sistem atau blok-blok sistem adalah:

a. Blok Input

Adalah data yang dimasukkan ke dalam sistem informasi, termasuk metode

dan media yang digunakan, yang berupa dokumen-dokumen dasar.

b. Blok Model

Adalah rangkaian gabungan antara prosedur logika dan model matematika

yang akan mengolah data input, sehingga akan diperoleh output yang

diinginkan.

c. Blok Output

Adalah hasil dari sistem informasi berupa informasi yang berkualitas dari

dokumentasi yang bermanfaat untuk manajemen dan seluruh pemakai

sistem.

d. Blok Teknologi

Adalah merupakan kotak alat dalam sistem informasi yang diperoleh untuk

menghasilkan dan mengirimkan output serta mengoperasikan keseluruhan sistem.

e. Blok Database

Adalah kumpulan data yang saling berhubungan satu dengan lainnya yang

tersimpan dan bertanggung jawab untuk mengolah data.

f. Blok Control

Adalah pengendali yang dirancang dan diterapkan untuk mengatasi dan

mencegah kesalahan ataupun kerusakan yang terjadi pada sistem.

2.2 Administrasi

Menurut Haryadi (2009) terdapat 2 (dua) pengertian administrasi, yaitu:

1. Administrasi dalam arti sempit adalah kegiatan penyusunan dan pencatatan

data dan informasi secara sistematis dengan tujuan untuk menyediakan

keterangan serta memudahkan memperolehnya kembali secara keseluruhan

dan dalam satu hubungan satu sama lain. Administrasi dalam arti sempit ini

sebenarnya lebih tepat disebut dengan tata usaha.

2. Administrasi dalam arti luas adalah kegiatan kerja sama yang dilakukan

sekelompok orang berdasarkan pembagian kerja sebagaimana ditentukan

dalam struktur dengan mendayagunakan sumber daya untuk mencapai

tujuan secara efektif dan efisien. Jadi, pengertian administrasi dalam arti luas

memiliki unsur-unsur sekelompok orang, kerja sama, pembagian tugas

secara terstruktur, kegiatan yang runtut dalam proses, tujuan yang akan

12

Intinya, administrasi melingkupi seluruh kegiatan, dari pengaturan

hingga pengurusan sekelompok orang yang memiliki diferensiasi pekerjaan untuk

mencapai suatu tujuan bersama.

Menurut Haryadi (2009) terdapat 5 (lima) jenis fungsi pendukung

administrasi dalam perkantoran, yaitu sebagai berikut:

1. Fungsi rutin

Yaitu fungsi administrasi perkantoran yang membutuhkan pemikiran

minimal mencakup pengarsipan dan penggandaan. Biasanya, fungsi ini

dilaksanakan oleh staf administrasi yang bertanggung jawab atas kegiatan

administrasi sehari-hari.

2. Fungsi teknis

Yaitu fungsi administrasi yang membutuhkan pendapat, keputusan, dan

keterampilan perkantoran yang memadai, seperti bisa menggunakan

beberapa program aplikasi komputer. Fungsi ini biasanya dilakukan oleh

staf administrasi yang tergabung dalam departemen teknologi informasi.

3. Fungsi analisis

Yaitu fungsi yang membutuhkan pemikiran yang kritis dan kreatif, disertai

kemampuan untuk mengambil keputusan, seperti membuat dan menganalisis

laporan dan membuat keputusan pembelian. Fungsi ini biasanya dilakukan

oleh manajer yang bertanggung jawab men-support keputusan yang akan

dibuat oleh atasannya.

4. Fungsi interpersonal

Yaitu fungsi yang membutuhkan penilaian dan analisis sebagai dasar

lain, seperti mengoordinasikan tim proyek. Fungsi ini biasanya dilakukan

oleh staf administrasi sebagai jenjang karier sebelum naik menjadi manajer

pada suatu organisasi.

5. Fungsi managerial

Yaitu fungsi yang membutuhkan perencanaan pengorganisasian pengukuran,

dan pemotivasian, seperti pembuatan anggaran dan pengevaluasian

karyawan. Biasanya fungsi ini dilakukan oleh staf setingkat manajer yang

bertanggung jawab terhadap pelaksanaan sistem dan prosedur administrasi.

2.3 Arsip

Menurut Haryadi (2009) arsip berarti tempat penyimpanan naskah atau

dokumen penting, Peraturan Presiden RI No. 19 Tahun 1961 pasal 1 menyatakan

bahwa:

1. Pengertian arsip secara umum adalah wujud tulisan dalam bentuk corak teknis,

bagaimanapun juga dalam keadaan tunggal, berkelompok, atau dalam satu

kesatuan bentuk fungsi dari usaha perencanaan, pelaksanaan, dan

penyelenggaraan kehidupan umumnya.

2. Pengertian arsip secara khusus adalah kumpulan surat atau bahan penolong

lainnya dengan memastikan suatu ingatan dalam administrasi negara, dibuat

secara fisik (kasat mata) atau yuridis (sesuai dengan ketentuan hukum yang

berlaku) dengan perkembangan organisasi, yang disimpan dan dipelihara

selama diperlukan.

Bentuk arsip bisa beragam, tidak hanya berupa lembaran kertas dan

tulisan, arsip juga berupa surat atau dokumen berbentuk lembaran kertas, saat ini

14

kaset, atau flashdisk) yang disebut juga dengan arsip elektronis. Jenis-jenis arsip menurut Haryadi (2009) sebagai berikut.

1. Arsip menurut subyek atau isinya

Contoh dari arsip ini adalah arsip keuangan, seperti laporan keuangan, bukti

pembayaran, bukti pembelian, surat perintah membayar, dan daftar gaji atau

arsip kepegawaian, seperti data riwayat hidup pegawai, surat lamaran, dan

surat pengangkatan pegawai.

2. Arsip menurut bentuk dan wujudnya

Arsip dalam bentuk ini sangat banyak ragamnya, seperti naskah perjanjian,

akta pendirian perusahaan, notulen rapat, laporan-laporan, kuitansi, berita

acara, bon penjualan, pita rekaman, microfilm dan compact disk.

3. Arsip menurut nilai atau kegunaan

Contoh dari arsip ini adalah arsip yang memiliki nilai informasi, seperti

pengumuman, pemberitahuan, dan undangan. Juga arsip yang memiliki nilai

kegunaan administrasi, seperti ketentuan organisasi, surat keputusan, prosedur

kerja, dan uraian tugas pegawai. Selain itu, arsip yang memiliki kegunaan

hukum seperti akta pendirian perusahaan, akta kelahiran, peraturan-peraturan,

surat perjanjian, surat kuasa, kuitansi, berita acara, dan keputusan peradilan.

4. Arsip menurut sifat dan kepentingannya

Contoh dari arsip ini adalah arsip non-esensial, seperti surat permohonan cuti, surat pesanan barang, dan surat permintaan. Juga arsip penting, seperti surat

keputusan, daftar riwayat hidup, laporan keuangan, buku kas, dan daftar gaji.

Selain itu, ada juga arsip vital, seperti akta pendirian perusahaan, buku induk

5. Arsip menurut fungsinya

Arsip menurut fungsinya terdiri dari 2 (dua) macam, yaitu:

a. Arsip dinamis (dokumen), yaitu arsip yang setiap hari digunakan secara

langsung untuk perencanaan, pelaksanaan, dan pengendalian kegiatan

operasional perusahaan.

b. Arsip statis, yaitu arsip yang setiap hari digunakan, tetapi tidak secara

langsung untuk perencanaan, pelaksanaan, dan pengendalian kegiatan

operasional perusahaan. Arsip seperti ini tetap disimpan dengan alasan

historinya.

6. Arsip menurut tempat atau tingkat pengelolaannya

Arsip jenis ini dapat dibedakan antara arsip pusat dan arsip unit, berkaitan

dengan kearsipan lembaga pemerintah. Bentuknya dapat berupa arsip nasional

pusat atau arsip nasional daerah.

7. Arsip menurut keasliannya

Arsip jenis ini dapat dibedakan menjadi arsip asli, arsip tembusan, arsip

salinan, dan arsip petikan.

2.3.1 Arsip Konvensional

Menurut Haryadi (2009) arsip konvensional adalah kumpulan data yang

berbentuk kertas atau file-file yang tidak beraturan. Penyimpanannya dilakukan secara manual, sehingga membutuhkan waktu yang lama dan tempat

penyimpanan yang lebih luas.

Dalam pengelolaan arsip konvensional yang perlu diperhatikan beberapa

16

1. Komponen sistem kearsipan, pengurursan surat, penataan arsip dengan cara

pemindahan arsip, dan pemusnahan arsip jika sudah tidak diperlukan.

2. Metode kearsipan, yaitu metode kearsipan horisontal (dokumen diletakkan

satu di atas dan yang lainnya di dalam laci arsip) dan metode kearsipan

vertikal (dokumen diletakkan sebagian ke belakang).

3. Sistem tata kearsipan yang efektif dan efisien yang mencerminkan kepadatan

dari arsip itu sendiri, penempatan yang strategis, simple, aman, dan yang penting selalu up to date.

2.3.2 Arsip Elektronis

Menurut Haryadi (2009) arsip elektronis adalah kumpulan data yang

disimpan dalam bentuk scan-an yang dipindahkan secara elektronis atau

dilakukan dengan digital copy menggunakan resolusi tinggi, kemudian disimpan

ke dalam hard drive atau optical disk. Pemberian indeks elektronis untuk arsip arsip elektronis dapat memberikan informasi yang lengkap mengenai data

dokumen, seperti penulis, nomor referensi, atau tanggal dibuatnya. Data dapat

ditampilkan, dicetak, dibagi, dan disimpan secara komputerisasi, sehingga

memberikan keuntungan besar karena membuat isi dokumen menjadi aktif.

Menurut Haryadi (2009) komponen dasar yang dijadikan pegangan

dalam memilih sistem antara lain sebagai berikut:

1. Kecepatan memindahkan dokumen

Metode utama dalam memindahkan data ke dalam sistem komputerisasi

a. Scanning

Memindai atau men-scan dokumen dilakukan untuk menghasilkan data

gambar yang dapat disimpan di komputer.

b. Conversion

Mengkonversi dokumen adalah proses mengubah dokumen word

processor atau spreadsheet menjadi data gambar permanen untuk disimpan di sistem komputerisasi.

c. Importing

Metode ini juga memindahkan data secara elektronis, seperti dokumen

office suite, grafik, audio clips, atau data video ke dalam sistem pengarsipan dokumen elektronis.

2. Kemampuan menyimpan dokumen

Setelah dipindahkan ke dalam sistem, dokumen harus disimpan secara benar.

Sistem penyimpanannya harus mampu mendukung perubahan teknologi,

peningkatan jumlah dokumen, dan mampu bertahan dalam waktu lama. Untuk

mengurangi resiko tidak dapat dipakainya format dokumen yang telah

digunakan, sebaiknya perusahaan menyimpan data atau dokumen yang ada

tidak hanya dalam satu format yang dihasilkan satu perusahaan.

3. Kemampuan mengindeks dokumen

Ada 3 (tiga) metode dalam mengelola pengindeksan arsip elektronis, yaitu:

a. Indeks Fields

Menggunakan kategorisasi tema dan kata kunci sebagai metode tradisional

18

b. Full Text Indexing

Proses ini membaca halaman yang di-scan dan mengindeks setiap kata

serta meletakkannya di lokasinya.

c. Folder or File Structure

Sistem menyediakan metode visual dalam pencarian dokumen, folder yang

fleksibel akan memudahkan pengubahan arsip kertas menjadi arsip

elektronis.

4. Kemampuan mengontrol akses

a. Ketersediaan yang luas dan akses yang fleksibel

Caranya dengan menyediakan beberapa cara untuk mengakses suatu file.

b. Keamanan yang komprehensif

Sistem dengan kemampuan akses yang baik akan menjadikan arsip

elektronis bisa diakses oleh setiap orang yang memiliki otorisasi, baik di

kantor maupun melalui web browser tanpa adanya kompromi terhadap

sistem keamanan.

2.4 Properti

Menurut Suprianto (1994) pengertian properti secara umum adalah

segala benda yang dapat dimiliki. Properti dapat dibagi menjadi 3 (tiga) golongan

besar yaitu:

1. Tangible Property (Harta Tetap Berwujud)

Harta benda berwujud meliputi benda-benda bergerak dan tidak bergerak

sampai kepada benda-benda yang berteknologi tinggi, yang terbagi menjadi 2

(dua) bagian, yaitu:

b. Personal Property meliputi kendaraan bermotor, mesin-mesin, perlengkapan kantor, barang antik dan lain-lain.

2. Intangible Property (Harta Tak Berwujud) Harta tak berwujud meliputi:

a. Biaya penelitian dan pengembangan

b. Hak paten, hak cipta, ijin-ijin jika dianggap dapat menimbulkan nilai

c. Goodwill, going concern

3. Marketable Securities (Surat Berharga) Surat-surat berharga meliputi:

a. Saham

b. Investasi

c. Deposito

d. Saham langsung

Penggolongan properti secara garis besar dapat dilihat pada Gambar 2.2.

Gambar 2.2 Skema Penggolongan Properti (Sumber: Suprianto, 1994)

Berwujud (tengible)

Real Properti

PROPERTI

Personal Properti

Tanah, Bangunan & Pengembangan

Lainnya

-Mesin dan peralatan

-Perlengkapan mebel

-Perhiasan

Tak Berwujud (intangible)

Surat Berharga

-Hak Patent -Merk Dagang -Hak Cipta -Fanchise

-Saham -Investasi -Deposito -Piutang Dagang

20

2.5 Penjualan

Konsep penjualan adalah gagasan bahwa konsumen tidak akan membeli

cukup banyak produk perusahaan kecuali jika perusahaan tersebut melakukan

usaha penjualan dan promosi dalam skala besar. Menurut Kotler dan Amstrong

(2006) penjualan merupakan sebuah proses dimana kebutuhan pembeli dan

kebutuhan penjualan dipenuhi, melalui antar pertukaran informasi dan

kepentingan. Jadi konsep penjualan adalah cara untuk mempengaruhi konsumen

untuk membeli produk yang ditawarkan.

Menurut Mulyadi (2001) sistem penjualan ada 2 (dua) macam, yaitu:

1. Penjualan Tunai

Adalah suatu penjualan dimana konsumen yang membeli barang akan

membayar lunas dengan sekali bayar setelah barang yang dibeli diterima.

2. Penjualan Kredit

Adalah suatu penjualan dimana konsumen yang membeli barang akan

membayar dengan tenggang waktu yang telah ditentukan.

2.6 Bank

Menurut Undang-Undang Negara Republik Indonesia No. 10 Tahun

1998 tentang perbankan, bank adalah badan usaha yang menghimpun dana dari

masyarakat dalam bentuk simpanan berupa giro, tabungan dan deposito dan

menyalurkannya kembali kepada masyarakat dalam bentuk kredit dan atau

bentuk-bentuk lainnya dalam rangka meningkatkan taraf hidup rakyat banyak.

Dari pengertian tersebut dapat menjelaskan secara lebih luas lagi bahwa bank

merupakan perusahaan yang bergerak dalam bidang keuangan, artinya aktivitas

Menurut Emirzon (1998) jenis kredit yang diberikan oleh bank kepada

masyarakat antara lain:

1. Ditinjau dari sudut tujuan

a. Kredit Konsumtif

Kredit yang diberikan dengan tujuan untuk memperlancar jalannya proses

konsumsi.

b. Kredit Produktif

Kredit yang diberikan dengan tujuan untuk memperlancar jalannya proses

produksi.

c. Kredit Perdagangan

Kredit yang diberikan dengan tujuan untuk membeli barang-barang yang

akan dijual lagi.

2. Ditinjau dari sudut jangka waktu

a. Kredit Jangka Pendek

Adalah kredit yang jangka waktunya tidak melebihi 1 (satu) tahun.

b. Kredit Jangka Menengah

Adalah kredit yang mempunyai jangka waktu antara 1 (satu) samapai 3

(tiga) tahun.

c. Kredit Jangka Panjang

Adalah kredit yang jangka waktunya lebih dari 3 (tiga) tahun.

2.7 Kredit Pemilikan Rumah

Dalam situs Bank Indonesia (Maret, 2011) Kredit Pemilikan Rumah

(KPR) adalah suatu fasilitas kredit (Kredit Konsumtif) yang diberikan oleh

22

rumah dengan jaminan (agunan) berupa rumah. Di Indonesia, saat ini dikenal ada

2 (dua) jenis KPR, yaitu sebagai berikut:

1. KPR Subsidi

Yaitu suatu kredit yang diperuntukan kepada masyarakat berpenghasilan

menengah ke bawah dalam rangka memenuhi kebutuhan perumahan atau

perbaikan rumah yang telah dimiliki. Bentuk subsidi yang diberikan berupa:

subsidi meringankan kredit dan subsidi menambah dana pembangunan atau

perbaikan rumah. Kredit subsidi ini diatur tersendiri oleh Pemerintah,

sehingga tidak setiap masyarakat yang mengajukan kredit dapat diberikan

fasilitas ini. Secara umum batasan yang ditetapkan oleh pemerintah dalam

memberikan subsidi adalah penghasilan pemohon dan maksimum kredit yang

diberikan.

2. KPR Non Subsidi

Yaitu suatu KPR yang diperuntukan bagi seluruh masyarakat. Ketentuan KPR

ditetapkan oleh bank, sehingga penentuan besarnya kredit maupun suku bunga

dilakukan sesuai kebijakan bank yang bersangkutan.

2.8 Notaris

Menurut Undang-Undang Republik Indonesia Nomor 30 Tahun 2004

tentang jabatan Notaris Pasal 1.

1. Notaris adalah pejabat umum yang berwenang untuk membuat akta otentik

dan kewenangan lainnya sebagaimana dimaksud dalam Undang-Undang ini.

2. Pejabat Sementara Notaris adalah seorang yang untuk sementara menjabat

sebagai Notaris untuk menjalankan jabatan Notaris yang meninggal dunia,

3. Notaris Pengganti adalah seorang yang untuk sementara diangkat sebagai

Notaris untuk menggantikan Notaris yang sedang cuti, sakit, atau untuk

sementara berhalangan menjalankan jabatannya sebagai Notaris.

4. Notaris Pengganti Khusus adalah seorang yang diangkat sebagai Notaris

khusus untuk membuat akta tertentu sebagaimana disebutkan dalam surat

penetapannya sebagai Notaris karena di dalam satu daerah kabupaten atau

kota terdapat hanya seorang Notaris, sedangkan Notaris yang bersangkutan

menurut ketentuan Undang-Undang ini tidak boleh membuat akta dimaksud.

5. Organisasi Notaris adalah organisasi profesi jabatan notaris yang berbentuk

perkumpulan yang berbadan hukum.

6. Majelis Pengawas adalah suatu badan yang mempunyai kewenangan dan

kewajiban untuk melaksanakan pembinaan dan pengawasan terhadap Notaris.

7. Akta Notaris adalah akta otentik yang dibuat oleh atau di hadapan Notaris

menurut bentuk dan tata cara yang ditetapkan dalam Undang-Undang ini.

8. Minuta Akta adalah asli Akta Notaris.

9. Salinan Akta adalah salinan kata demi kata dari seluruh akta dan pada bagian

bawah salinan akta tercantum frasa "diberikan sebagai salinan yang sama

bunyinya".

10.Kutipan Akta adalah kutipan kata demi kata dari satu atau beberapa bagian

dari akta danpada bagian bawah kutipan akta tercantum frasa "diberikan

sebagai kutipan ".

11.Grosse Akta adalah salah satu salinan akta untuk pengakuan utang dengan

kepala akta "DEMI KEADILAN BERDASARKAN KETUHANAN YANG

24

12.Formasi Jabatan Notaris adalah penentuan jumlah Notaris yang dibutuhkan

pada suatu wilayah jabatan Notaris.

13.Protokol Notaris adalah kumpulan dokumen yang merupakan arsip negara

yang harus disimpan dan dipelihara oleh Notaris.

14.Menteri adalah Menteri yang bidang tugas dan tanggung jawabnya meliputi

bidang kenotariatan.

Pada pasal 16 Nomor 1 point (b) dan (c) dijelaskan bahwa Notaris

berkewajiban untuk:

b) Membuat akta dalam bentuk Minuta Akta dan menyimpannya sebagai bagian

dari Protokol Notaris;

c) Mengeluarkan Grosse Akta, Salinan Akta, atau Kutipan Akta berdasarkan

Minuta Akta;

Pada Pasal 1 Peraturan Pemerintah (PP) Nomor 24 tahun 1997 tentang

Pendaftaran Tanah, pendaftaran tanah adalah rangkaian rangkaian kegiatan yang

dilakukan Pemerintah secara terus-menerus, berkesinambungan dan teratur, dan

penyajian serta pemeliharaan data fisik dan data yuridis, dalam bentuk peta dan

daftar mengenai bidang-bidang tanah dan satuan-satuan rumah susun, termasuk

pemberian surat tanda bukti haknya bagi bidang-bidang tanah yang sudah ada

haknya dan hak milik atas satuan rumah susun serta hak-hak tertentu yang

membebani.

Persyaratan berupa dokumen untuk membuat akta jual beli tanah di

kantor Pejabat Pembuat Akta Tanah (PPAT) adalah sebagai berikut:

2. Identitas diri penjual berupa Kartu Tanda Penduduk (KTP), Kartu Keluarga

(KK) untuk penjual yang telah dewasa dan belum menikah; bagi yang telah

menikah harus ada KTP suami/istri, KK dan Surat Nikah.

3. Identitas diri pembeli berupa Kartu Tanda Penduduk dan Kartu Keluarga.

Setelah data-data diterima lengkap oleh PPAT, maka akan dilakukan

proses pembuatan akta jual beli di kantor PPAT. Persiapan pembuatan Akta Jual

Beli adalah sebagai berikut.

1. Sebelum membuat akta jual beli PPAT melakukan pemeriksaan mengenai

keaslian sertifikat ke kantor pertanahan.

2. Pajak Bumi dan Bangunan untuk tahun terakhir telah dibayar lunas.

3. Penjual harus membayar pajak penghasilandengan Surat Setoran Pajak (SSP).

4. Pembeli harus membayar Bea Perolehan Hak atas Tanah dan Bangunan

(BPHTB).

Setelah kelengkapan dokumen lengkap dan kewajiban para pihak telah

dilaksanakan maka PPAT menentukan jadwal penandatanganan Akta Jual Beli

dan siapa-siapa yang harus hadir yaitu:

1. Para pihak baik penjual maupun pembeli.

2. Sekurang-kurangnya 2 (dua) orang saksi.

3. PPAT.

Setelah semua hadir maka PPAT membacakan akta dan menjelaskan

mengenai isi dan maksud pembuat akta. Bila isi akta telah disetujui oleh calon

penjual dan pembeli, maka akta ditandatangani oleh para pihak, saksi-saksi dan

PPAT. Akta dibuat 2 (dua) lembar asli, satu lembar disimpan di Kantor PPAT dan

26

pendaftaran peralihan hak atau balik nama. Kepada penjual dan pembeli

masing-masing diberikan salinannya.

Setelah selesai pembuatan akta jual beli, PPAT kemudian menyerahkan

berkas akta jual beli ke Kantor Pertanahan untuk keperluan balik nama sertifikat.

Penyerahan selambat-lambatnya 7 (tujuh) hari kerja sejak ditandatanganinya akta

yang bersangkutan, PPAT wajib menyampaikan akta yang dibuat berikut

dokumen-dokumen yang bersangkutan kepada Kantor Pertanahan untuk didaftar.

Pendaftaran peralihan hak dilakukan apabila terjadi perubahan pada data

fisik atau data yuridis atas sertifikat hak atas tanah. Pemegang hak yang

bersangkutan atau PPAT wajib mendaftarkan perubahan tersebut kepada Kantor

Pertanahan.

Pada Pasal 45 PP Nomor 24 tahun 1997 Kepala Kantor Pertanahan

menolak untuk melakukan pendaftaran peralihan hak jika satu syarat di bawah ini

tidak dipenuhi.

1. Sertifikat atau keterangan tentang keadaan hak atas tanah tidak sesuai lagi

dengan daftar-daftar yang ada pada kantor pertanahan.

2. Perbuatan hukum sebagaimana dimaksud dalam Pasal 37 ayat 1 yang

berbunyi: “Peralihan hak atas tanah dan hak milik atas satuan rumah susun

melalui jual beli, tukar menukar, hibah, pemasukan data perusahaan dan

perbuatan hukum pemindahan hak lainnya, kecuali pemindahan hak melalui

lelang hanya dapat didaftarkan jika dibuktikan dengan akta yang dibuat oleh

PPAT yang berwenang menurut ketentuan peraturan perundang-undangan

yang berlaku” tidak dibuktikan dengan akta PPAT atau kutipan risalah lelang

pemindahan hak dengan lelang hanya dapat didaftar jika dibuktikan dengan

kutipan risalah lelang yang dibuat oleh Pejabat Lelang” kecuali dalam keadaan

tertentu sebagaimana dimaksud dalam Pasal 37 ayat 2 yang berbunyi: “Dalam

keadaan tertentu sebagaimana yang ditentukan oleh Menteri Kepala Kantor

Pertanahan dapat mendaftar pemindahan hak atas bidang tanah hak milik,

yang dilakukan diantara perorangan warga Negara Indonesia yang dibuktikan

dengan akta yang tidak dibuat oleh PPAT, tetapi yang menurut Kepala Kantor

Pertanahan tersebut kadar kebenarannya dianggap cukup untuk mendaftar

pemindahan hak yang bersangkutan”.

3. Dokumen yang diperlukan untuk pendaftaran peralihan atau pembebanan hak

yang bersangkutan tidak lengkap.

4. Tidak dipenuhi syarat lain yang ditentukan dalam peraturan

perundang-undangan yang bersangkutan.

5. Tanah yang bersangkutan merupakan obyek sengketa di Pengadilan.

6. Perbuatan hukum yang dibuktikan dengan akta PPAT batal atau dibatalkan

oleh Putusan Pengadilan yang telah memperoleh kekuatan hukum tetap, atau

7. Perbuatan hukum sebagaimana dimaksud dalam Pasal 37 ayat 1 dibatalkan

oleh para pihak sebelum didaftar oleh Kantor Pertanahan.

Pada pasal 103 ayat (1), PPAT wajib menyampaikan akta PPAT dan

dokumen-dokumen lain yang diperlukan untuk keperluan pendaftaran peralihan

hak yang bersangkutan kepada Kantor Pertanahan selambat-lambatnya 7 (tujuh)

hari kerja sejak ditandatanganinya akta yang bersangkutan. Adapun berkas yang

28

1. Surat permohonan balik nama yang ditandatangani oleh penerima hak atau

kuasanya.

2. Surat kuasa tertulis dari penerima hak apabila yang mengajukan permohonan

balik nama bukan penerima hak.

3. Akta jual beli PPAT.

4. Bukti identitas pihak penjual.

5. Bukti identitas pihak pembeli.

6. Sertifikat hak atas tanah.

7. Bukti pelunasan pembayaran Bea Perolehan Hak atas Tanah dan Bangunan.

8. Bukti pelunasan pembayaran PPh.

9. PBB terakhir lunas.

Setelah berkas disampaikan ke Kantor Pertanahan, Kantor Pertanahan

memberikan tanda bukti penerimaan permohonan balik nama kepada PPAT,

selanjutnya tanda bukti penerimaan ini diserahkan kepada pembeli. Pada pasal

105 pencatatan peralihan hak dalam buku tanah, sertifikat dan daftar lainnya

dilakukan sebagai berikut:

1. Nama pemegang hak lama di dalam buku tanah dicoret dengan tinta hitam dan

dibubuhi paraf Kepala Kantor Pertanahan atau pejabat yang ditunjuk.

2. Nama atau nama-nama pemegang hak yang baru dituliskan pada halaman dan

kolom yang ada dalam buku tanahnya dengan dibubuhi tanggal pencatatan,

dan besarnya bagian setiap pemegang hak dalam hal penerima hak beberapa

orang dan besarnya bagian ditentukan, dan kemudian ditandatangani oleh

Kepala Kantor Pertanahan atau pejabat yang ditunjuk dan cap dinas Kantor

3. Yang tersebut pada angka 1 (satu) dan 2 (dua) juga dilakukan pada sertifikat

hak yang bersangkutan dan daftar-daftar umum lainnya yang memuat nama

pemegang hak lama.

4. Nomor hak dan identitas lain dari tanah yang dialihkan dicoret dari daftar

nama pemegang hak lama dan nomor hak dan identitas tersebut dituliskan

30

BAB III

ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM

3.1 Analisis Permasalahan

Analisis permasalahan adalah proses untuk mengetahui masalah yang ada

dan yang akan dibahas. Dimana untuk proses selanjutnya akan dibuat suatu solusi

dan juga pemecahan alternatif dari permasalahan yang nantinya akan dapat

membantu untuk menyelesaikan.

Bagian administrasi merupakan bagian yang berperan dalam proses

pemesanan, penjualan, pembayaran, penyelesaian akta tanah, dan pembatalan.

Pada perusahaan yang bergerak dalam bidang properti berwujud (real property) selain melayani transaksi pemesanan hingga pembatalan pemesanan/pembelian

tanah atau bangunan, bagian administrasi juga bertanggungjawab untuk

menyimpan dokumen-dokumen pelengkap kegiatan transaksi pemesanan hingga

pembatalan yang dimiliki oleh perusahaan. Untuk menjalankan perannya tersebut,

bagian administrasi melakukan beberapa aktivitas antara lain: mencatat data

kavling baik kavling yang sudah terjual maupun kavling yang belum terjual,

mencatat data pembeli, mencatat transaksi pemesanan, mencatat transaksi

penjualan, memonitoring pembayaran angsuran dari pembeli sekaligus

mencatatnya, mengurus penyelesaian akta tanah ke notaris untuk pembeli yang

telah melunasi pembayarannya, mencatat transaksi pembatalan

pemesanan/pembelian jika ada, dan menyimpan dokumen yang dibutuhkan untuk

Transaksi pemesanan sering dilakukan pada saat ada pameran,

pemesanan dapat dilakukan di tempat dengan membayar uang pemesanan sebagai

jaminan. Konfirmasi pemesanan untuk kepastian jadi membeli atau tidak,

perusahaan menetapkan waktu maksimal 1 (satu) bulan setelah pemesanan, jika

pembeli tidak melakukan konfirmasi sebelum jatuh tempo konfirmasi pemesanan

maka pemesanan dianggap batal. Transaksi penjualan yang dilakukan melalui

Kredit Pemilikan Rumah (KPR) melibatkan pihak luar yaitu bank rekananan

perusahaan, bank berperan untuk menentukan layak atau tidaknya pembeli

tersebut membeli kavling melalui program KPR yang dimilikinya. Pembayaran

angsuran oleh pembeli sering kali tidak tepat waktu, namun perusahaan

mengalami kesulitan mengingatkan dan menagih pembeli untuk melakukan

pembayaran yang telah jatuh tempo, sehingga pembeli mengeluh karena tidak

adanya peringatan pembayaran dan harus membayar denda keterlambatan.

Penyelesaian akta tanah pada Pejabat Pembuat Akta Tanah (PPAT) atau Badan

Pertanahan Nasional (BPN) mengalami keterlambatan, bagian administrasi tidak

dapat memantau proses penyelesaian karena banyaknya transaksi yang ada,

sehingga berdampak pada kualitas pelayanan yang buruk kepada pembeli.

Sebagian besar transaksi yang dilakukan bagian administrasi memanfaatkan

dokumen yang berupa lembaran kertas, sekali transaksi minimal menggunakan 3

(tiga) lembar kertas sehingga untuk 100 (seratus) transaksi menggunakan 300

(tiga ratus) lembar kertas. Meningkatnya transaksi berbanding lurus dengan

jumlah dokumen yang dikelola bagian administrasi, karena dokumen berupa

kertas maka membutuhkan lemari dan ruang penyimpanan yang terus bertambah.

32

disebabkan oleh pencurian dokumen, kerusakan dokumen, kebakaran, atau

penyimpanan yang tidak teratur sehingga tidak ditemukan saat dibutuhkan.

Saat ini bagian administrasi tidak memiliki media atau alat untuk

memantau pembeli yang harus melakukan konfirmasi pemesanan, jatuh tempo

pembayaran tiap-tiap pembeli, dan penyelesaian akta tanah pada Pejabat Pembuat

Akta Tanah (PPAT). Hal ini tentu sangat menghambat fungsi bagian administrasi

untuk pelaporan ke manajer untuk mengambil keputusan. Dampak lainnya adalah

ketidakpuasan pembeli dalam pelayanan yang diberikan perusahaan, yang dapat

menyebabkan berkurangnya ketertarikan konsumen untuk menggunakan jasa

perusahaan. Bagian administrasi juga tidak memiliki media pengarsipan

elektronis, sehingga membutuhkan waktu yang lama dan tempat penyimpanan

yang lebih luas.

Dalam document flow dapat terlihat proses yang terjadi dalam transaksi pemesanan, penjualan, pembayaran, penyelesaian akta tanah, dan pembatalan

yang akan digunakan sebagai acuan dalam pembuatan aplikasi sistem informasi

administrasi dan kearsipan properti di PT. DSG ini. Proses pemesanan ini

melibatkan pembeli dan bagian administrasi. Proses awal yaitu pembeli memilih

kavling yang akan dipesan, selagi memilih bagian administrasi menyiapkan form

pemesanan. Lalu pembeli mengisi form pemesanan seperti data pembeli dan

kavling yang dipilih, setelah diisi oleh pembeli, bagian administrasi melengkapi

form pemesanan seperti uang pemesanan, konfirmasi pemesanan, catatan, serta

tandatangan form pemesanan. Setelah itu form pemesanan digandakan rangkap 3

(tiga), 1 (satu) untuk pembeli dan 2 (dua) untuk diarsipkan perusahaan. Kemudian

Document flow yang menggambarkan proses pemesanan dapat dilihat pada Gambar 3.1.

Gambar 3.1 Document Flow Pemesanan

Proses penjualan dimulai saat pembeli melakukan konfirmasi jadi beli

dengan membawa bukti pemesanan. Kemudian bagian administrasi mengecek

buku pemesanan, setelah itu melakukan perhitungan jumlah uang muka dan

angsuran. Pembeli menentukan cara pembayaran uang muka dan angsuran, jika

34

dengan pihak bank. Setelah itu bagian administrasi membuat bukti pembelian

rangkap 3 (tiga), 1 (satu) untuk pembeli dan 2 (dua) untuk disimpan sebagai arsip,

kemudian dicatat pada buku penjualan. Document flow yang menggambarkan

proses penjualan dapat dilihat pada Gambar 3.2.

Proses berikutnya adalah proses pembayaran, proses pembayaran ini

melibatkan pembeli dan bagian administrasi. Proses pembayaran dengan

menunjukkan bukti pembelian yang dimiliki pembeli, kemudian bagian

administrasi mengecek buku penjualan dan menghitung kewajiban pembayaran,

lalu pembeli membayar sesuai perhitungan atau lebih. Bagian administrasi

membuat tanda terima pembayaran, jika pembayaran telah lunas maka bagian

administrasi membuat surat peluanasan. Document flow Pembayaran dapat dilihat

pada Gambar 3.3.

36

Proses berikutnya adalah penyelesaian akta yang melibatkan pembeli,

bagian administrasi, manajer, dan notaris. Pembeli yang telah melunasi

pembayaran berhak melakukan proses penyelesaian akta tanah dengan membawa

bukti pembayaran terakhir (lunas). Setelah itu bagian administrasi menyiapkan

dokumen-dokumen yang digunakan untuk mengurus pembaruan akta tanah seperti

akta tanah sekarang, dokumen pembeli, dan dokumen penjual lalu diserahkan

kepada notaris. Setelah dokumen balik nama lengkap, notaris membuat bukti balik

nama dan mengurus pembaruan akta tanah. Bukti balik nama tersebut digunakan

untuk mengkonfirmasi selesainya pembaruan akta tanah sesuai jadwal yang

ditentukan. Akta tanah yang telah diperbarui ditandatangani oleh pembeli dan

manajer, lalu akta digandakan rangkap 3 (tiga), akta asli disimpan notaris

sedangkan akta salinan untuk pembeli dan perusahaan. Document Flow

Penyelesaian Akta Tanah dapat dilihat pada Gambar 3.4 di halaman 37.

Proses berikutnya adalah pembatalan, baik pembatalan pemesanan

maupun pembatalan pembelian. Pembeli melakukan pembatalan dengan

membawa bukti pemesanan/pembelian, lalu bagian administrasi mengecek bukti

pemesana/pembelian dengan buku pemesanan atau buku penjualan untuk

menghitung pengembalian pembayaran. Setelah selesai melakukan transaksi

pengembalian pembayaran, bagian adminisrasi membuat bukti pembatalan yang

ditandatangani oleh pembeli dan bagian administrasi, bukti pembatalan

digandakan menjadi 3 (tiga) rangkap, 1 (satu) untuk pembeli dan 2 (dua) untuk

disimpan. Document Flow Pembatalan Pemesanan/Pembelian dapat dilihat pada

38

3.2 Analisis Kebutuhan

Berdasarkan analisis permasalahan dapat diperoleh bahwa permasalahan

yang dihadapi perusahaan adalah pengelolaan administrasi masih dilakukan secara

manual dan tidak adanya peringatan tentang jatuh tempo untuk pembayaran untuk

pembeli, konfirmasi pemesanan untuk pembeli, dan konfirmasi akta jadi pada

notaris.

Dengan penerapan sistem informasi administrasi dan kearsipan properti

ini, diharapkan dapat menghasilkan informasi-informasi yang dapat membantu

manajer perusahaan dalam pengambilan keputusan terkait peningkatakan

penjualan properti. Dengan demikian PT. DSG Surabaya diharapkan dapat

memanfaatkan sistem informasi dalam peningkatan pelayanan administrasi

kepada pembeli, pengarsipan dokumen properti, dan memperoleh informasi yang

dibutuhkan untuk pengembangan perusahaan dan memenangkan persaingan bisnis

properti. Berikut ini adalah data-data yang akan dipergunakan untuk menjalankan

sistem informasi administrasi dan kearsipan property pada PT. DSG Surabaya.

3.2.1Entity Yang Terlibat Dalam Sistem

a. Pembeli, baik pembeli pribadi maupun pembeli perusahaan.

b.Bagian Administrasi, merupakan bagian di PT. DSG Surabaya yang bertugas

menangani masalah administratif dengan pembeli mulai dari pembeli

melakukan pemesanan hingga penyelesaian akta tanah.

c. Manajer, merupakan pimpinan sekaligus pemilik di PT. DSG Surabaya.

d.Bank, merupakan bank rekanan perusahaan yang menjamin Kredit Pemilikan

40

e. Notaris/PPAT, merupakan pejabat yang menangani masalah penyelesaian akta

tanah kavling.

3.2.2Input Yang Dibutuhkan Untuk Sistem

a. Data Kavling.

b. Data Perumahan.

c. Data Bank.

d. Data Notaris.

e. Data Karyawan.

f. Data Pembeli.

g. Data Pemesanan.

h. Data Penjualan.

i. Data Pembayaran.

j. Data Penyelesaian Akta Tanah.

k. Data Pembatalan.

l. Dokumen Kavling.

m.Dokumen Pembeli.

3.2.3Proses-Proses Yang Terdapat Dalam Sistem

a. Proses Pemesanan Kavling.

b.Proses Penjualan Kavling.

c. Proses Pembayaran Uang Muka atau Angsuran.

d.Proses Penyelesaian Akta Tanah.

e. Proses Pembatalan Pemesanan/Pembelian.

f. Proses Pengarsipan Dokumen Pembeli.

g. Proses Pengarsipan Bukti Pemesanan.

h. Proses Pengarsipan Bukti Kontrak Pembelian, yang terdiri dari: Kontrak

Pembelian, Detail Pembayaran, dan Ketentuan-Ketentuan.

i. Proses Pengarsipan Kwitansi.

j. Proses Pengarsipan Bukti Pembatalan Pemesanan/Pembelian.

3.2.4Output Yang Dihasilkan Dari Sistem

a. Bukti Pemesanan: berupa lembaran kertas yang kemudian ditandatangani

pemesan dan perusahaan, selanjutnya diarsipkan dan untuk dokumen kertas

disimpan oleh pemesan.

b.Bukti Kontrak Pembelian: berupa lembaran kertas yang kemudian

ditandatangani pembeli dan perusahaan, selanjutnya diarsipkan dan untuk

dokumen kertas disimpan oleh pembeli. Bukti Kontrak Pembelian terdapat 3

(tiga) lembar, yaitu sebagai berikut.

1. Kontrak Pembelian, yang berisi data pembeli, data kavling, jumlah uang

muka dan angsuran, serta persetujuan pembelian.

2. Detail Pembayaran, yang berisi jatuh tempo jadwal pembayaran dan jumlah

yang harus dibayarkan.

3. Ketentuan-Ketentuan, berisi ketentuan umum dan ketentuan khusus yang

harus dipatuhi oleh pembeli.

c. Bukti Pembayaran atau Kwitansi: berupa lembaran kertas yang kemudian

ditandatangani pemesan dan perusahaan, selanjutnya diarsipkan dan untuk

dokumen kertas disimpan oleh pembeli.

d.Bukti Pembatalan: berupa lembaran kertas yang kemudian ditandatangani

pemesan/pembeli dan perusahaan, selanjutnya diarsipkan dan untuk dokumen

kertas disimpan oleh pemesan/pembeli.

e. Warning System, berupa: tampilan di layar bagian administrasi. Warning System meliputi sebagai berikut.

1. Peringatan jatuh tempo pembayaran, dengan jangka waktu maksimal

42

2. Peringatan jatuh tempo konfirmasi pemesanan, dengan jangka waktu

maksimal ditentukan oleh user.

3. Peringatan jatuh tempo penyelesaian akta tanah, dengan jangka waktu

maksimal ditentukan oleh user.

f. View Peta Lokasi Kavling, berupa: tampilan di layar bagian administrasi dan dapat dicetak.

g. View Dokumen Pembeli, berupa: tampilan di layar bagian administrasi dan dapat dicetak.

h. View Akta Tanah, berupa: tampilan di layar bagian administrasi dan dapat dicetak.

i. Laporan-laporan yang terdiri dari laporan kavling baik kavling terjual maupun

kavling belum terjual, laporan perumahan, laporan bank, laporan notaris,

laporan karyawan, laporan pembeli baik pembeli pribadi maupun pembeli

perusahaan, laporan pemesanan, laporan penjualan, laporan pembayaran,

laporan penyelesaian akta tanah, laporan pembatalan, dan laporan tanggal jatuh

tempo.

3.3Perancangan Sistem

Sistem yang dibuat adalah sistem informasi administrasi dan kearsipan

properti yang akan digunakan untuk membantu bagian administrasi di PT. DSG

Surabaya dalam penyelesaian tugasnya serta memberikan informasi kepada pihak

manajer untuk mengambil keputusan.

Sebelum proses pembuatan aplikasi, terlebih dahulu dilakukan proses

perancangan sistem. Hal ini dilakukan dengan tujuan supaya aplikasi yang dibuat

membantu bagian administrasi dalam penyelesaian administrasi pembeli serta

membantu manajer dalam mengambil keputusan. Dalam perancangan sistem ini

ada beberapa tahapan yang harus dilakukan. Adapun tahapan dalam perancangan

sistem yang dilakukan adalah pembuatan System Flow, Data Flow Diagram

(DFD), Entity Relationship Diagram (ERD), Struktur Database dan pembuatan

Desain Input, Interface, dan Output.

3.3.1 System Flow Sistem Informasi Administrasi dan Kearsipan Properti System flow administrasi dan kearsipan properti adalah sebuah alur proses terkomputerisasi untuk melakukan proses administrasi dan kearsipan

properti yang akan diterapkan pada PT. DSG Surabaya. Terdapat 6 (enam) proses

dalam rancangan system flow ini, yaitu: transaksi pemesanan, transaksi penjualan,

transaksi pembayaran, transaksi penyelesaian akta tanah, transaksi pembatalan

pemesanan atau pembelian, dan warning system.

Pada proses pemesanan melibatkan pembeli dan bagian administrasi.

Proses pemesanan dimulai pada bagian administrasi mencari data pembeli,

kemudian pembeli memilih perumahan dan kavling yang diinginkan, selanjutnya

bagian administrasi menampilkan detail data kavling yang telah dipilih,

memasukkan jumlah uang pesanan, jatuh tempo konfimasi selanjutnya, dan

catatan untuk disimpan. Kemudian mencetak bukti pemesanan lalu ditandatangani

pembeli dan perusahaan, selanjutnya bagian administrasi men-scan bukti

pemesanan, untuk bukti pemesanan diberikan kepada pembeli sedangkan hasil

scan digunakan untuk pengarsipan perusahaan. Gambar 3.6 di halaman 46

44

Proses selanjutnya yaitu penjualan yang melibatkan pembeli, bagian

administrasi, dan bank (jika menggunakan fasilitas KPR). Setelah ada konfirmasi

pemesanan dari pembeli, kemudian bagian administrasi mencari data pemesanan,

menambahkan diskon, total penambahan tanah dan pajak untuk menghitung total

keseluruhan. Bagian administrasi kemudian memasukkan jumlah uang muka dan

angsuran beserta cara pembayarannya, jika menggunakan fasilitas KPR harus

melalui persetujuan dari bank terlebih dulu. Selanjutnya memasukkan tmbahan

fasilitas atau bonus yang diterima pembeli. Kemudian mencetak bukti pembelian

lalu ditandatangani pembeli dan perusahaan, selanjutnya bagian administrasi

men-scan bukti pembelian, untuk bukti pembelian diberikan kepada pembeli

sedangkan hasil scan digunakan untuk pengarsipan perusahaan. Gambar 3.7 di

halaman 47 menggambarkan System Flow Penjualan.

Proses selanjutnya yaitu pembayaran melibatkan pembeli, dan bagian

administrasi. Pertama pembeli mengkonfirmasi untuk melakukan pembayaran

dengan membawa bukti pembelian. Bagian adinistrasi mencari data penjualan

kemudian tampil detail pembayaran. Lalu pembeli melakukan pembayaran sesuai

jumlah yang harus dibayar atau lebih, bagian administrasi memasukkan jumlah

pembayaran dan denda (jika ada) kemudian disimpan. Tiap pembayaran diberikan

bukti pembayaran berupa kwitansi, selanjutnya kwitansi ditandatangani oleh

pembeli dan karyawan lalu bagian administrasi men-scan bukti pembayaran,

untuk bukti pembayaran diberikan kepada pembeli sedangkan hasil scan

digunakan untuk pengarsipan perusahaan. Gambar 3.8 di halaman 48

Proses berikutnya adalah penyelesaian akta tanah yang melibatkan

pembeli, bagian administrasi, manajer, dan notaris. Pembeli yang telah membayar

lunas dapat melakukan pengurusan akta tanah, pembeli dengan membawa bukti

pembayaran (lunas) mengkonfirmasi untuk melakukan penyelesaian akta tanah.

Bagian administrasi mencari data penjualan lalu menampilkan detail penjualan,

selanjutnya memilih notaris untuk membantu penyelesaian akta tanah dan

memilih karyawan sebagai penanggung jawab akta tanah baru. Setelah itu bagian

administrasi mencetak dokumen-dokumen pembeli dan akta tanah sekarang lalu

menyerahkan akta tanah serta dokumen-dokumen yang digunakan untuk

mengurus pembaruan akta tanah kepada notaris, kemudian notaris mengurus

pembaruan akta tanah. Bagian administrasi mengkonfirmasi notaris bahwa akta

tanah telah jadi, akta tanah yang telah diperbarui kemudian diserahkan pembeli

dan manajer untuk ditandatangani, setelah ditandatangani akta tadi digandakan

rangkap 3 (tiga) oleh notaris, akta asli disimpan notaris sedangkan akta salinan

untuk pembeli dan perusahaan. Bagian administrasi men-scan akta tanah baru, hasil scan digunakan untuk pengarsipan elektronis. Gambar 3.9 di halaman 49

menggambarkan System Flow Penyelesaian Akta Tanah.

Lalu proses pembatalan pemesanan atau pembelian, yang terlibat dalam

proses ini adalah pembeli dan bagian administrasi. Proses ini dilakukan pada saat

pembeli memberikan konfirmasi pembatalan pemesanan atau pembelian, setelah

pernyataan pembatalan diterima oleh bagian administrasi, selanjutnya bagian

administrasi menghitung pengembalian uang yang telah dibayarkan setelah

dikurangi denda. Lalu bagian administrasi men-scan bukti pembatalan, untuk

46

untuk pengarsipan perusahaan. Gambar 3.10 di halaman 50 menggambarkan

System Flow Pembatalan Pemesanan atau Pembelian.

48

50

Gambar 3.10 System Flow Pembatalan Pemesanan/Pembelian

Proses terakhir yaitu warning system, proses ini merupakan proses

peringatan untuk pembayaran, konfirmasi pemesanan, dan penyelesaian akta

tanah. Sistem mengeluarkan peringatan, jika peringatan pembayaran bagian

administrasi mengkonfirmasi pembeli untuk melakukan pembayaran, jika

untuk memastikan jadi membel atau tidak, jika peringatan penyelesaian akta tanah

bagian administrasi mengkonfirmasi notaris apakah akta sudah jadi atau belum.

Gambar 3.11 menggambarkan System FlowWarning System.

225

N. Evaluasi hasil Uji Coba Fitur Peringatan (Warning System)

Proses ini bertujuan untuk mengetahui keberhasilan dalam menampilkan peringatan yang dihasilkan melalui aplikasi ini. Peringatan pembayaran dapat dilihat pada Gambar 4.41, peringatan konfirmasi pemesanan dapat dilihat pada Gambar 4.42 di halaman 226, peringatan konfirmasi akta dapat dilihat pada Gambar 4.43 di halaman 226.

Gambar 4.42 Peringatan Konfirmasi Pemesanan

227

4.2.2 Analisis Hasil Uji Coba

Pada uji coba yang telah dilakukan pada fitur-fitur dasar sistem seperti tampak pada uji coba evaluasi mulai Tabel 4.1 sampai dengan Tabel 4.26 telah berhasil. Output yang diharapkan telah terpenuhi dengan melakukan proses alur program sebagaimana mestinya. Validasi telah berhasil muncul apabila data pengisian ada yang kosong atau jika tidak sesuai dengan data yang harus diisi. Dapat disimpulkan bahwa fitur-fitur dasar tersebut telah berjalan dengan baik dan tidak terdapat error. Fungsi-fungsi tambah data, ubah data, simpan maupun tampil dapat berjalan sebagaimana output yang diharapkan.

228 5.1 Kesimpulan

Berdasarkan hasil uji coba dan analisa yang telah dilakukan dalam pembuatan aplikasi Sistem Informasi Administrasi dan Kearsipan Properti pada PT. DSG Surabaya, dapat diambil kesimpulan sebagai berikut:

1. Aplikasi yang dibuat dapat melakukan pemeliharaan data dan dapat menangani transaksi pemesanan, penjualan, pembayaran, penyelesaian akta tanah, dan pembatalan pemesanan atau pembelian. Aplikasi ini dilengkapi oleh warning system untuk memantau jatuh tempo pembayaran, konfirmasi pemesanan, dan konfirmasi penyelesaian akta tanah.

2. Aplikasi ini dapat menyimpan dokumen seperti Kartu Tanda Penduduk (KTP), Kartu Keluarga (KK), gambar peta lokasi kavling, akta tanah, bukti pemesanan, bukti pembelian, bukti pembayaran, dan bukti pembatalan secara arsip elektronis.

3. Aplikasi ini menghasilkan informasi-informasi bagi manager antara lain: kavling yang telah terjual atau belum terjual, laporan pembayaran, omset penjualan per bulan, serta laporan piutang dan pembayaran.

5.2 Saran

Adapun saran-saran yang dapat digunakan untuk mengembangkan aplikasi yang telah dibuat adalah sebagai berikut:

1. Desain aplikasi yang saat ini berbasis desktop dapat dikembangkan menjadi web. Karena aplikasi web bersifat lebih memusat dan bisa diakses lebih cepat

229

melalui jaringan. Dengan adanya web kantor perumahan lain bisa saling tukar-menukar informasi dengan cepat.

2. Menambahkan fasilitas pembayaran online atau pembayaran dengan kartu kredit untuk memudahkan pembeli pada saat proses pembayaran

3. Pengembangan aplikasi sistem informasi administrasi dan kearsipan properti ini dengan menambahkan sistem informasi geografis untuk memberikan kemudahan dalam pemantauan kavling.

4. Menambahkan fasilitas sms gateway untuk memudahkan pemberian informasi kepada pembeli.

Bank Indonesia. 2011. Bank Indonesia Official Website. http://bi.go.id/web/Info+dan+Edukasi+Konsumen/Produk+dan+Jasa+Per bankan/Jenis+Produkdan+Jasa/ diakses pada 10 Maret 2011 pukul 20.03 WIB.

Emirzon, J. 1998. Hukum Perbankan Indonesia. Palembang: Percetakan Universitas Sriwijaya.

Haryadi, H. 2009. Administrasi Perkantoran Untuk Manajer & Staf. Jakarta: Visimedia.

Herlambang, S., & Tanuwijaya. H. 2005. Sistem Informasi Konsep. Teknologi dan Manajemen. Yogyakarta: Graha Ilmu.

Jogianto, H.M. 2003. Analisis dan Disain Sistem Informasi Pendekeatan Terstruktur Teori dan Praktek Aplikasi Bisnis. Yogyakarta: ANDI OFFSET.

Kotler, dan Amstrong. 2006. Prinsip-Prinsip Pemasaran Pendekatan Praktis. Jakarta: Erlangga.

Kristanto, A. 2003. Perancangan Sistem Informasi dan Aplikasinya. Yogyakarta: Gaya Media.

Leman. 1998. Metodologi Pengembangan Sistem Informasi. Jakarta: Elex Media Komputindo.

McLeod. R.. 1996. Sistem Informasi Manajemen. Jakarta: Prenhallindo. Mulyadi. 2001. Sistem Akuntansi. Yogyakarta: Salemba Empat.

Peraturan Pemerintah Nomor 24 tahun 1997 tentang Pendaftaran Tanah. Suprianto, B. 1994. Rekayasa Penilaian. Surabaya: GAPPI.

Undang-Undang Negara Republik Indonesia No. 10 Tahun 1998 tentang Perbankan.

Undang-Undang Negara Republik Indonesia No. 30 Tahun 2004 tentang Jabatan Notaris.