Sistem Flowchart Sistem Kerja Permasalahan yang Timbul

22 Data store di DFD dapat disimbolkan dengan sepasang garis horisontal pararel yang tertutup di salah satu ujungnya. Berikut adalah simbol-simbol dari Data Flow Diagram DFD : Nama Simbol Arti External Entity Menunjukkan sumber atau tujuan transaksi Process Pelaksanaan tugas atau fungsi Data Store Tempat penyimpanan data Data Flow Saluran Komunikasi Gambar 2.2. Simbol-simbol Data Flow Diagram

2.7. Sistem Flowchart

Bagan ini merupakan suatu bagan yang menunjukkan arus pekerjaan secara keseluruhan dari sistem yang sedang dibahas. Bagan ini juga menjelaskan urutan-urutan dari prosedur-prosedur yang ada di dalam sistem tersebut. Berikurt ini adalah simbol-simbol dari sistem flowchart : Process Menunjukkan kegiatan proses dari operasi program komputer 23 Document Menunjukkan dokumen input dan output baik untuk proses manual, mekanik atau komputer Kegiatan manual Menunjukkan pekerjaan manual Diskkete Menunjukkan input output menggunakan diskette Keyboard Menunjukkan input yang menggunakan on-line keyboard Display Menunjukkan output yang ditampilkan ke monitor Hard Disk Menunjukkan input output yang menggunakan hard disk N File non komputer yang diarsip urut menurut angka numerical A File non komputer yang diarsip urut menurut huruf alphabetical C File non komputer yang diarsip urut menurut tanggal cronological Pita Magneti k Menunjukkan input output menggunakan pita magnetik 24 Konektor Menunjukkan penghubung ke halaman yang masih sama atau ke halaman lain Menunjukkan arus dari proses Gambar 2.3. Simbol-simbol Sistem Flowchart

2.8. Database Model Relational

Basis data relasional dapat didefinisikan sebagai basis data dimana data-data dapat diimplementasikan dalam suatu tabel dua dimensi yang terdiri dari baris dan kolom. Bebrapa pengertian dasar yang perlu untuk dipahami di dalam penyusunan basis data relasional ini adalah Entity, Atribut, Record, Nilai Data, dan Relasi.

2.8.1. Kunci Dalam Relasi

Sebuah relasi perlu adanya atribut yang mempunyai nilai-nilai yang dapat memberikan identifikasi yang unik, sebab secara matematis anggota-anggota kumpulan record harus dapat dibedakan satu dengan yang lainnya. Identifikasi unik ini disebut dengan KEY kunci . Berbagai macam kunci meliputi Primary key, Foreign key, dan Candidate key. 2.8.2. Hubungan Dalam Basis Data Relational 25 Basis data relasional digambarkan dengan menggunakan kumpulan entity dan setiap entity bisa terdiri dari beberapa atribut. Basis data relasional memiliki beberapa tipe hubungan antara entity dan relasi antar atribut yaitu hubungan satu ke satu one to one , hubungan satu ke banyak one to many , dan hubungan banyak ke banyak many to many . 26 B A B I I I P E R M A S A L A H A N PT. DELTA MULTI PERSADA adalah salah satu dari sekian banyak perusahaan yang ada di Surabaya yang jenis usahanya bergerak dalam bidang properti, dalam hal ini adalah penjualan rumah ruko real estat. Perusahaan ini berdiri pada tahun 1989 dan pada tahun itu pula perusahaan ini resmi menjadi anggota REI Real Estate Indonesia JATIM dengan nomor anggota 03.00147. Setelah resmi menjadi anggota REI maka perusahaan ini memulai usahanya dengan produk yang ditawarkan kepada masyarakat yaitu berupa rumah ataupun ruko Rumah Toko. Selama ini sistem yang berjalan pada perusahaan adalah sistem yang masih manual dengan kata lain bahwa perusahaan ini masih belum menerapkan sistem yang terkomputerisasi untuk menjalankan kegiatan-kegiatan operasional perusahaan sehari-hari, baik itu kegiatan operasional tentang pelayanan penjualan rumah ruko kepada masyarakat ataupun kegiatan yang lainnya. Hal ini mungkin dapat dipahami karena perusahaan ini memang tergolong perusahaan yang baru berdiri. Tetapi jika hal ini sistem yang ada sekarang masih dipertahankan, terlebih dengan semakin ketatnya persaingan yang ada diantara perusahaan real estat sendiri, maka lambat laun perusahaan ini akan mempunyai daya saing yang rendah. Sehingga dalam berkompetisi dengan perusahaan real estat yang lain yang sudah menerapkan sistem komputerisasi dalam kegiatan operasionalnya maka perusahaan ini akan kalah. 27

3.1. Sistem Kerja

Selama ini sistem pengolahan data-data penjualan di PT. DELTA MULTI PERSADA Surabaya dapat dikatakan masih dikelola secara manual. Seperti telah dijelaskan di atas dan pada BAB I sebelumnya, bahwa meskipun digunakan komputer, namun hanyalah sebagai alat pencatat saja, artinya tidak ada program khusus yang memang benar-benar digunakan untuk mendukung proses kegiatan penjualan produk-produk dari perusahaan.

3.2. Permasalahan yang Timbul

Dengan masih diterapkannya sistem yang manual, tentunya perusahaan lambat-laun akan mengalami kesulitan-kesulitan apabila jumlah data yang akan diolah adalah besar. Hal ini akan menambah permasalahan yang baru lagi bagi perusahaan. Adapun kesulitan-kesulitan yang mungkin akan timbul jika sistem manual ini masih diterapkan antara lain : 1. Perusahaan akan mengalami kesulitan dalam mengetahui perkembangan penjulan rumah ruko yang telah dicapai. Untuk menghasilkan laporan penjualan sesuai keinginan manajer, tidak dapat dilakukan dengan segera. Data- data yang diperlukan harus dikumpulkan terlebih dahulu, jika telah terkumpul semua baru kemudian diketik ulang untuk menghasilkan laporan yang diinginkan. Untuk laporan-laporan yang sifatnya rutin, hal ini mungkin tidak terlalu menjadi masalah, karena petugas telah menyiapkan laporan tersebut. 28 2. Perusahaan akan mengalami kesulitan apabila manajer ingin melihat data-data penjualan selama periode tertentu saja. Hal ini tentu saja tidak dapat dihindari, karena seorang manajer mungkin saja membutuhkan data-data tersebut untuk kepentingan-kepentingan yang mendesak, misalnya bila terjadi ketidakcocokan data dan sebagainya. Pengulangan pekerjaan ini tentu saja akan menyebabkan banyaknya waktu yang terbuang. 3. Perusahaan akan mengalami kesulitan dalam mengadakan pemantauan terhadap persediaan rumah ruko, sebab saat terjadinya transaksi tidak ada proses program yang secara otomatis merubah atau memperbaharui posisi jumlah persediaan rumah ruko yang tersedia setelah terjadinya transaksi penjualan. 4. Perusahaan akan mengalami kesulitan dalam mengadakan pemantauan terhadap piutang user, piutang ini terjadi untuk user yang membeli rumah ruko secara tunai. Hal ini disebabkan untuk mengetahui piutang-piutang yang telah jatuh tempo harus dilakukan pemeriksaan ulang satu persatu catatan-catatn piutang yang ada. 5. Perusahaan akan mengalami kesulitan dalam mengadakan pemantauan terhadap pesanan-pesanan baik yang sudah dipenuhi maupun yang belum. 6. Perusahaan akan mengalami kesulitan dalam mengetahui klaim-klaim mana yang telah dikerjakan atau klaim-klaim yang belum dikerjakan. 3.3. Gambaran Sistem Sekarang 29 Seperti telah disebutkan pada BAB II bahwa dalam tugas akhir ini akan dirancang empat sistem untuk memperbaiki atau memperbaharui sistem manual yang ada sekarang. Berikut adalah empat sistem yang sedang berjalan sekarang yaitu sistem manual yang masih diterapkan pada perusahaan ini, antara lain : 1. Sistem pembelian secara langsung. 30 Minta Info ttg RmhRuko Cari Info ttg Rmh Ruko Brosur Dok. ttg Rmh Ruko yg blm Terjual Brosur Pengececekan adatdknya Stock RmhRuko Check Selesai Tdk ada Form Beli Ada Form Beli Mengisi Form Beli Form Beli Terisi Form Beli Terisi C Mengisi Srt Perjanjian Perhit. Hrg. Tanah Srt Perjanjian Srt Perjanjian Tanda Tangan Srt Perjanjian A Minta Dok. utk Proses Pembelian Menyerahkan Dok. utk Proses Pembelian KTP KSK Srt. Nikah Srt WNI Dft Gaji SIUP NPWP Rek Krn SPT Thn KTP KSK Srt. Nikah Srt WNI Dft Gaji SIUP NPWP Rek Krn SPT Thn A A User Pemasaran B Bank Pengecekan Dok. Calon User Melakukan Proses Wawancara dg User Menentukan LayakTdk-nya sbg Calon User Check C Tdk C Meng ACC Permohonan Calon User Srt ACC D E Akte Kredit 31 Tanya Cara Pembayaran Check Cara Pembayaran A Chek Meminta User utk Membayaran Cicilan I Tunai Membayar Cicilan I Cicilan I Cicilan I User Pemasaran Cicilan I Pencatatan ke Buku Besar 1 2 Kwitansi C 1 Kwitansi 1 Kwitansi Kasir Pembuatan Akte Jual Beli di Notaris Penandatanganan Akte Jual-Beli Antara Pengmbang User 1 2 Akte Jual-Beli 1 Akte Jual-Beli 2 Akte Jual-Beli Proses Pembuatan Akte Tanah di KMS Sertifikat TanahRmh Ruko Sertifikat TanahRmh Ruko Notaris B KPR F Srt ACC D Meminta User utk Membayar Uang Muka RmhRuko Membayar Uang Muka RmhRuko Uang Muka Uang Muka Uang Muka Pencatatan ke Buku Besar 1 2 Kwitansi 2 Kwitansi 2 Kwitansi Mengajak User Ke Notaris Penandatanganan Akte Kredit Antara Pengembang + Bank + User 1 2 3 Akte Kredit 1 Akte Kredit 2 Akte Kredit E F Gambar 3.3.1. System flow pembelian secara langsung 32 2. Sistem pembelian lewat pemesanan terlebih dahulu. Konfirmasi Pesanan ke User Konfirmasi Selesai Konfirmasi Pemberian Jawaban Konfirmasi Jawaban Konfirmasi Jawaban Konfirmasi Pengecekan Konfirmasi Chek Tdk Beli Beli Form Beli Form Beli Mengisi Form Beli Form Beli Terisi Form Beli Terisi C Mengisi Srt Perjanjian Perhit. Hrg. Tanah Srt Perjanjian Srt Perjanjian Tanda Tangan Srt Perjanjian A Minta Dok. utk Proses Pembelian Menyerahkan Dok. utk Proses Pembelian KTP KSK Srt. Nikah Srt WNI Dft Gaji SIUP NPWP Rek Krn SPT Thn KTP KSK Srt. Nikah Srt WNI Dft Gaji SIUP NPWP Rek Krn SPT Thn A A B Pengecekan Dok. Calon User Melakukan Proses Wawancara dg User Menentukan LayakTdk-nya sbg Calon User Check C Tdk Meng ACC Permohonan Calon User Layak Srt ACC D E Akte Kredit C User Pemasaran Bank 33 Tanya Cara Pembayaran Check Cara Pembayaran A Chek Meminta User utk Membayaran Cicilan I Tunai Membayar Cicilan I Cicilan I Cicilan I Cicilan I Pencatatan ke Buku Besar 1 2 Kwitansi C 1 Kwitansi 1 Kwitansi Pembuatan Akte Jual Beli di Notaris Penandatanganan Akte Jual-Beli Antara Pengmbang User 1 2 Akte Jual- Beli 1 Akte Jual-Beli 2 Akte Jual-Beli Proses Pembuatan Akte Tanah di KMS Sertifikat TanahRmh Ruko Sertifikat TanahRmh Ruko B KPR User Pemasaran Kasir Notaris F Srt ACC D Meminta User utk Membayar Uang Muka RmhRuko Membayar Uang Muka RmhRuko Uang Muka Uang Muka Uang Muka Pencatatan ke Buku Besar 1 2 Kwitansi Kwitansi Kwitansi Mengajak User Ke Notaris Penandatanganan Akte Kredit Antara Pengembang + Bank + User 1 2 3 Akte Kredit 1 Akte Kredit 2 Akte Kredit E F Gambar 3.3.2. System flow pembelian lewat pemesanan terlebih dahulu 34 3. Sistem pemesanan rumah ruko. Mengisi Form Pesanan Membayar Uang Ikatan Form Pesanan Terisi Minta Info ttg cara pemesanan RumahRuko Beri Info ttg Cara Pemesanan Form Pemesanan Form Pemesanan Form Pesanan Terisi Uang Ikatan Uang Ikatan C Uang Ikatan Pencatatan ke Buku Besar Kwitansi Kwitansi Kwitansi User Pemasaran Kasir Gambar 3.3.3. System flow pemesanan 35 4. Sistem penanganan klaim. Form Klaim Lapor ttg adanya kerusakan Penanganan Laporan dr user Mengisi Form Klaim Form Klaim Terisi Form Klaim Terisi Membuat Lap Klaim utk Bag. Teknik Lap. Klaim Pinjam Kunci rmh User Menyerahkan Kunci rmh. Menyerahkan Kunci ke Bag. Teknik Lap. Klaim Pengecekan Lap. Klaim C C Pengerjaan Klaim 1 2 Lap. Klaim selesai Dikerjakan 1 2 Lap. Klaim selesai Dikerjakan Menanda Tangani Lap. Klaim dr Bag. Teknik C 1 Lap. Klaim selesai Dikerjakan Laporan User Pemasaran Bagian Teknik C Form Klaim Gambar 3.3.4. System flow penanganan klaim 36 B A B I V A N A L I S A P E R M A S A L A H A N Dalam tahap untuk menganalisa sistem informasi yang ada di PT. DELTA MULTI PERSADA ini, penulis menggunakan metode wawancara langsung dengan orang-orang yang benar-benar mengerti dan terlibat langsung dengan sistem yang berjalan pada perusahaan ini, terutama sistem tentang penjualan rumah ataupun ruko. Disamping itu penulis juga menggunakan data-data yang tersedia di perusahaan sebagai bahan atau masukan untuk menganalisa sistem, baik yang berbentuk dokumen maupun lembaran-lembaran formulir. Adapun tujuannya adalah untuk mengetahui prosedur-prosedur yang sedang berjalan pada saat ini. Beberapa pedoman pokok yang dapat digunakan untuk mendapatkan prosedur-prosedur tersebut adalah dengan jalan mengetahui output yang dihasilkan, asal sumber data, cara pengolahan data dan orang-orang yang terlibat langsung dalam pengolahan data tersebut. Untuk pembuatan desain sistem ini setelah menganalisa masalah-masalah yang ada maka dibuat rancangan sistemnya dengan menggunakan diagram alir sistem yang telah dikomputerisasi, diagram alir data, kebutuhan database, serta desain input- outputnya. Akan tetapi dalam bab ini hanya akan dibahas mengenai diagram alur sistemnya saja, untuk yang lainnya akan dibahas pada bab selanjutnya. 37

4.1. Pemecahan Masalah