TA : Perancangan Sistem Informasi Penjualan Rumah/Ruko Pada Perusahaan Real Estat PT. Delta Multi Persada Surabaya.

B A B I

P E N D A H U L U A N

1.1. Latar Belakang

Dalam era globalisasi seperti sekarang ini, perkembangan dan kemajuan teknologi melaju dengan cepatnya. Hal ini terutama untuk teknologi informasi dimana dalam teknologi ini komputer memegang peranan yang sangat penting. Dengan semakin berkembangnya teknologi ini maka menjadikan informasi sebagai bagian yang tidak dapat dipisahkan lagi dari kegiatan hidup manusia. Banyak perusahaan yang berlomba-lomba memanfaatkan teknologi ini untuk menunjang perkembangan serta pertumbuhan dari perusahaannya itu. Hal ini didasarkan pada anggapan yang menyatakan bahwa perusahaan yang memiliki informasi yang baik maka perusahaan itu akan memiliki daya saing yang baik. Informasi ini tidak saja hanya diperlukan oleh pihak-pihak di dalam perusahaan, tetapi informasi juga diperlukan oleh pihak-pihak di luar perusahaan. Pihak di dalam perusahaan meliputi manajer dan karyawan, sedang pihak di luar perusahaan bisa saja para konsumen yang menjadi pelanggan (pembeli) dari produk yang dihasilkan oleh perusahaan tadi, pemegang saham, kreditor, investor dan lain sebagainya. Para manajer menggunakan berbagai informasi untuk menyusun perencanaan yang akan datang, mengawasi jalannya perusahaan, serta mengadakan evaluasi terhadap prestasi yang telah dicapai oleh karyawan, bagian dan divisi yang ada pada perusahaan itu.

Sistem informasi yang baik akan menghasilkan suatu informasi yang berguna atau bermanfaat bagi pemakainya. Informasi yang baik adalah informasi yang dapat disediakan tepat pada waktu yang dibutuhkan dan dapat dipercaya. Adapun informasi yang disediakan menyangkut hal-hal yang relevan saja. Untuk dapat menghasilkan informasi yang sesuai dengan keinginan dan kebutuhan pemakai diperlukan suatu penanganan / manajemen yang baik terhadap informasi.

PT. DELTA MULTI PERSADA Surabaya yang merupakan salah satu perusahaan properti di Surabaya yang bergerak dalam bidang real estat menjual produknya berupa rumah dan ruko. Dalam penanganan sistem informasi penjualannya perusahaan ini dapat dikatakan masih melakukannya secara sistem manual. Meskipun mempergunakan komputer namun program yang digunakan bukan merupakan program yang memang benar-benar ditujukan untuk menunjang kegiatan penjualannya. Dengan keadaan seperti ini menyebabkan informasi tentang perkembangan kemajuan penjualan dari produk-produknya dan penanganan dalam melayani pembelian / penjualan kepada user menjadi lambat. Berdasarkan hal tersebut maka penulis melihat perlunya suatu sistem yang dapat menunjang kebutuhan akan informasi perkembangan kemajuan penjualan produk-produk perusahaan serta informasi yang berkaitan dengan kegiatan penjualannya.

Dalam pembuatan tugas akhir ini akan dirancang suatu sistem informasi penjualan yang berbasis pada komputer pada PT. DELTA MULTI PERSADA. Diharapkan dengan adanya sistem informasi penjualan ini maka kendala yang dihadapi oleh PT. DELTA MULTI PERSADA dapat teratasi dan dengan adanya

sistem informasi penjualan ini pula maka dapat meningkatkan daya saing dari perusahaan ini.

1.2. Ruang Lingkup Permasalahan

Dalam perancangan sistem informasi penjualan yang berbasis komputer pada PT. DELTA MULTI PERSADA Surabaya dibatasi pada pencatatan tentang data user, pencatatan data-data tentang rumah ataupun ruko, pencatatan pesanan penjualan jika user terlebih dahulu melakukan proses pemesanan, pencatatan transaksi penjualan, pencatatan klaim yang diajukan oleh user dan pembuatan laporan-laporan yang berhubungan dengan proses penjualan.

1.3. Tujuan

Beberapa tujuan yang ingin dicapai dalam perancangan sistem informasi penjualan ini adalah :

1. Memperbaiki sistem yang lama yaitu dengan mengubah sistem manual menjadi suatu sistem yang terkomputerisasi sehingga diharapkan dapat menyederhanakan proses pengolahan datanya agar dapat dikerjakan dengan cepat dan mudah. 2. Memberikan pelayanan informasi yang cepat bagi manajer, karyawan maupun

user (pembeli).

3. Memberikan kemudahan dalam mengetahui perkembangan kegiatan pemasaran perusahaan.

1.4. Metodologi Penelitian

Metode yang digunakan dalam perancangan sistem informasi penjualan rumah dan ruko di PT. DELTA MULTI PERSADA ini adalah dengan melakukan survey, wawancara, dan studi kepustakaan.

Survey berguna untuk mendapatkan data-data yang berhubungan dengan :

1. Elemen sistem informasi, yaitu masukan, file dan database, keluaran, pengawasan, dan prosedur pemrosesan.

2. Sumber daya sistem informasi seperti karyawan, perlengkapan dan bahan-bahan yang diperlukan.

Wawancara berguna untuk memperoleh data atau keterangan dengan mengadakan komunikasi secara langsung antara penulis dengan responden yang berada dalam obyek yang diteliti sebagai sumber data atau bahan keterangan yang berhubungan dengan penelitian tersebut.

Sedangkan studi kepustakaan berguna untuk mendapatkan data, informasi dan konsep-konsep secara teoritis. Studi kepustakaan ini dilakukan dengan membaca serta mempelajari berbagai buku literatur yang berkaitan dengan permasalahan yang dimaksud dalam hal ini adalah merancang suatu sistem informasi penjualan rumah / ruko pada PT. DELTA MULTI PERSADA.

Sistematika yang digunakan dalam penyusunan tugas akhir ini dibagi menjadi beberapa Bab dan Sub bab. Adapun pembagian Bab dalam tugas akhir ini adalah sebagai berikut :

BAB I : PENDAHULUAN

Pada bab ini mengulas latar belakang yang mendasari penulis dalam mengangkat judul “Perancangan Sistem Informasi Penjualan Rumah / Ruko Pada Perusahaan Real Estat PT. DELTA MULTI PERSADA Surabaya” termasuk ruang lingkup, maksud dan tujuan, dan sistematika penulisan tugas akhir.

BAB II : LANDASAN TEORI

Dalam bab ini akan dibahas mengenai teori-teori yang melandasi tentang pembuatan perancangan sistem informasi penjualan yang disusun dalam tugas akhir ini.

BAB III : PERMASALAHAN

Pada bab ini dibahas mengenai masalah-masalah pokok yang dihadapi dan yang akan dibahas dalam tugas akhir ini.

BAB IV : ANALISA PERMASALAHAN

Pada bab ini akan dibahas tentang cara-cara bagaimana memecahkan masalah yang ada terutama untuk sistem basis datanya. Disamping itu dalam bab ini juga disertakan pula dengan langkah-langkah perancangannya.

Pada bab ini merupakan bab yang berisi tentang rancangan-rancangan sistem yang diusulkan setelah sebelumnya menganalisa terlebih dahulu sistem yang ada. Perancangan di sini sudah meliputi perancangan database, perancangan input, serta perancangan output.

BAB VI : PENUTUP

Pada bab ini merupakan bab yang berisi tentang kesimpulan dan saran dari kegiatan perancangan sistem informasi penjualan yang telah dilakukan dan disusun dalam tugas akhir ini.

B A B I I

L A N D A S A N T E O R I

2.1. Penjualan

Penjualan mempunyai pengertian secara umum yaitu merupakan suatu proses dimana dalam proses tadi terjadi penukaran suatu produk berupa barang ataupun jasa dari suatu perusahaan menjadi kas. Dalam proses penjualan ini melibatkan dua departemen di dalam perusahaan yaitu departemen pemasaran dan departemen keuangan.

Dalam kenyataannya penjualan ini mempunyai dua sistem yang biasa diterapkan oleh suatu perusahaan dagang yaitu penjualan yang dilakukan dengan menggunakan sistem atau cara tunai atau penjualan yang dilakukan menggunakan cara kredit atau sering disebut cara angsuran. Penjualan yang dilakukan secara tunai merupakan penjualan dimana saat terjadi transaksi penjualan, pembeli akan membayar harga barang atau jasa yang dibelinya saat itu juga. Sedang untuk penjualan yang dilakukan secara kredit atau angsuran adalah bilamana pembayaran baru diterima beberapa waktu kemudian setelah terjadinya transaksi penjualan dan cara pembayarannya dapat dilakukan secara bertahap dengan jumlah tertentu dan dalam jangka waktu tertentu pula. Biasanya dalam sistem pembayaran seperti ini yang dibayarkan pertama kali adalah pembayaran untuk uang muka, sisanya baru diangsur secara bertahap.

Alasan diterapkannya sistem pembayaran kredit ini adalah semata-mata untuk menyiasati persaingan yang semakin ketat yang terjadi pada perusahaan-perusahaan dagang pada umumnya. Disamping itu juga untuk menarik minat para calon pembeli yang sekiranya tidak mampu untuk membelinya secara tunai.

Dalam kaitannya dengan ini pula maka perusahaan PT. DELTA MULTI PERSADA yang merupakan perusahaan yang bergerak dalam bidang real estat menerapkan kedua cara penjualan yang telah disebutkan diatas yaitu penjualan secara tunai dan penjualan secara kredit.

2.2. Cara Pembelian Rumah / Ruko

Pada PT. DELTA MULTI PERSADA produk yang dijual antara lain rumah dan ruko, dimana cara pembeliannyapun dapat dilakukan baik dengan cara pemesanan terlebih dahulu atau secara langsung. Untuk cara pembelian yang pesan terlebih dahulu biasanya terjadi untuk tipe-tipe khusus yaitu tipe diluar tipe reguler yang ada, tetapi hal ini tidak menutup kemungkinan untuk tipe rumah yang reguler. Untuk cara pembelian secara pesan ini, nantinya setelah dua minggu terjadinya transaksi maka pihak pengembang akan membuat suatu konfirmasi yang dikirim kepada user untuk menanyakan apakah pesanan rumah / ruko yang telah ditandatanganinya pada form pemesanan jadi atau tidak. Jika ternyata jadi membeli maka pihak pengembang akan merealisasikan pembangunan rumah / ruko yang telah dipesan user sesuai dengan spesifikasi seperti yang tertulis pada form pemesanan rumah. Tetapi sebelumnya

pihak pengembang dan user harus menyepakati terlebih dahulu harga dan menentukan bagaimana cara pembayarannya, apakah melalui KPR atau secara langsung.

Sedang untuk pembelian secara langsung biasanya hanya untuk tipe reguler saja sedang untuk tipe khusus tidak bisa karena pihak pengembang (developer) tidak membangun terlebih dahulu tipe khusus ini seperti halnya pada tipe reguler.

2.3. Cara Pembayaran

Cara pembayaran untuk pembelian rumah ataupun ruko di PT. DELTA MULTI PERSADA dapat dilakukan dengan dua cara yaitu pembayaran yang dilakukan secara tunai ataupun pembayaran yang dilakukan melalui KPR (Kredit Pemilikan Rumah), untuk pembayaran melalui KPR ini pembeli akan mengangsur lewat perantara bank yang telah ditunjuk. Untuk cara pembayaran inipun pihak user (pembeli) dapat memilih cara mana yang dikehendaki sesuai dengan keinginan serta kemampuannya dalam membayar.

2.3.1. Pembayaran Tunai

Walaupun memakai cara pembayaran tunai namun cara pelaksanaannya tidak demikian karena dalam pembayarannya user dapat mengangsur harga jual dari rumah / ruko yang dibelinya. Untuk pembayaran secara tunai ini cara pembayarannya adalah dengan mengangsur harga jual rumah atau ruko selama empat kali dalam empat bulan. Jadi empat bulan setelah transaksi pembelian dilakukan user harus sudah melunasi harga rumah atau ruko yang sudah disepakati. Setelah harga lunas maka pihak pengembang akan menyerahkan akte tanah dan rumah / ruko (sertifikat hak

milik) atas nama user, IMB (Ijin Mendirikan Bangunan), serta surat perjanjian jual beli. Tetapi jika yang membeli rumah atau ruko tadi adalah dari pihak instansi bukan perorangan maka yang diserahkan adalah sertifikat HGB (Hak Guna Bangun) atas nama user, IMB, dan surat perjanjian jual beli.

Jika ternyata dalam empat bulan tersebut user belum juga melunasi harga rumah / ruko, maka pihak pengembang akan memberikan sanksi berupa denda kepada user, jika setelah pemberian denda itu user masih tidak membayarnya atau belum melunasinya baik uang denda ataupun sisa harga yang belum terbayar selama tiga bulan berturut-turut maka pihak pengembang akan menyita rumah / ruko yang telah dibeli oleh user dan dengan demikian akan secara otomatis membatalkan akte perjanjian jual beli yang telah disepakati.

Dalam proses pembayaran tunai ini pihak pengembang akan meminta kepada user untuk menyerahkan dokumen-dokumen atau surat-surat sebagai berikut :

a. Untuk Warga Negara Indonesia non keturunan : foto copy KTP (Kartu Tanda Penduduk) suami dan istri yang masih berlaku, foto copy KSK (Kartu Susunan Keluarga), dan foto copy surat nikah.

b. Untuk Warga Negara Indonesia keturunan : foto copy KTP (Kartu Tanda Penduduk) suami dan istri yang masih berlaku, foto copy KSK (Kartu Susunan Keluarga), foto copy surat nikah, foto copy surat keterangan warga negara indonesia, dan foto copy surat keterangan ganti nama suami istri.

c. Untuk pembeli yang masih lajang : foto copy KTP (Kartu Tanda Penduduk) yang masih berlaku, foto copy surat keterangan belum menikah dari kelurahan.

Surat-surat ini selanjutnya akan diserahkan dari bagian pemasaran ke bagian pengurusan akte dan sertifikat untuk diproses di kotamadya untuk mengurus IMB dan akte rumah / tanah, setelah surat-surat ini jadi maka pengembang dan user akan menandatangani surat perjanjian jual beli antara user dan pengembang dihadapan notaris yang telah ditunjuk oleh pengembang.

2.3.2. Pembayaran Secara KPR (Kredit Pemilikan Rumah)

Dalam pembayaran melalui KPR pihak user harus menghubungi bank yang telah ditunjuk oleh pengembang untuk memproses cara pembayarannya. Dalam kesempatan ini pihak bank akan terlebih dahulu melakukan wawancara serta survey terhadap calon user. Dalam wawancara atau survey bank akan meminta kepada user untuk menyerahkan surat-surat atau dokumen-dokumen sebagai berikut :

a. Untuk Warga Negara Indonesia non keturunan : foto copy KTP suami istri yang masih berlaku, foto copy KSK, foto copy surat nikah, daftar gaji (untuk karyawan), SIUP, NPWP, rekening koran tiga bulan terakhir, dan SPT tahunan (untuk user yang bekerja wiraswasta).

b. Untuk Warga Negara Indonesia keturunan : sama dengan atas hanya ditambahkan dengan melampirkan surat keterangan warga negara indonesia serta surat ganti nama suami istri.

c. Untuk yang masih lajang : sama dengan atas hanya tidak melampirkan surat nikah, dan KSK tetapi ditambah harus melampirkan surat keterangan belum menikah dari kelurahan.

Jika dalam wawancara atau survey tadi pihak bank ternyata menilai bahwa user tersebut tidak memenuhi kriteria sebagai calon pembeli rumah / ruko maka bank tidak akan memproses permohonan calon user tadi dan bank juga tidak akan memberikan pinjaman kepada calon user tadi untuk proses pembelian rumah / ruko.

Tetapi jika pihak bank menilai bahwa calon user tadi memenuhi kriteria sebagai calon pembeli rumah / ruko maka bank akan menghubungi pengembang untuk menyatakan bahwa bank bersedia dan akan memproses permohonan calon user untuk mengambil rumah / ruko secara KPR. Setelah itu user harus membayar kepada pihak pengembang uang muka rumah / ruko sebesar 40% dari harga jual dan sisa pembayaran ke pengembang selanjutnya akan dilunasi oleh bank selaku pemroses KPR yang diajukan oleh user tadi.

Jangka waktu KPR ini maksimum selama 15 tahun angsuran ke bank, dan usia maksimum calon user adalah 50 tahun. Setelah langkah-langkah tersebut diatas dilakukan maka ketiga pihak yaitu user, pengembang, dan bank akan menghubungi notaris yang telah ditunjuk oleh pengembang untuk membuat surat perjanjian akad kredit, dimana masing-masing pihak tadi akan menandatangani surat perjanjian akad kredit di hadapan notaris.

2.4. Klaim

Setelah kunci rumah diserahkan ke user maka user akan mendapatkan fasilitas untuk mengklaim pengembang jika ternyata setelah rumah / ruko tersebut

ditempati mengalami kerusakan. Dalam masalah ini user akan diberi kesempatan selama tiga bulan setelah menerima kunci dari pengembang untuk mengajukan klaim, dan jika ternyata dalam tiga bulan tersebut user tidak mengajukan klaim maka fasilitas tersebut tidak akan berlaku lagi dan jika ada kerusakannya maka pengembang tidak akan tahu menahu tentang masalah tersebut hal ini dikarenakan lewatnya batas waktu pengajuan klaim.

Dalam pengajuan klaim ini user akan terlebih dahulu diminta untuk mengisi formulir pengajuan klaim yang telah disediakan oleh pengembang. Dalam formulir itu user diminta untuk mengisi data-data tentang user sendiri, alamat rumah yang ditempati, dan jenis kerusakan yang terjadi.

Setelah formulir klaim diserahkan kembali ke pengembang maka bagian pemasaran akan menghubungi bagian teknik untuk memberitahu bahwa ada klaim dari user, setelah itu maka bagian teknik akan menghubungi kontraktor untuk mengerjakan klaim ini, jika telah selesai maka kontraktor akan melapor ke bagian teknik bahwa kerusakan yang tertulis pada formulir klaim telah diperbaiki.

2.5. Pengembangan Sistem

Pengembangan sistem adalah proses memodifikasi atau mengubah sebagian atau seluruh sistem informasi. Proses ini membutuhkan komitmen substansial mengenai waktu dan sumber daya dan merupakan aktivitas berkesinambungan dalam banyak organisasi. Dalam tahap ini harus dapat dipastikan bahwa semua persyaratan untuk menghasilkan sistem informasi dapat dipenuhi. Hasil sistem yang

dikembangkan atau dirancang harus sesuai dengan kebutuhan pemakai untuk mendapatkan informasi. Bila ada calon pemakai sistem menginginkan bahwa sistem yang dirancang harus dapat menangani masalah transaksi penjualan dengan cepat maka sistem yang dirancang hendaknya harus sesuai dengan apa yang disyaratkan oleh pemakai tadi. Hal lain yang perlu diperhatikan adalah bahwa sistem yang disusun harus dapat dikembangkan lagi.

2.5.1. Proses Pengembangan Sistem

Di dalam proses pengembangan sistem mencakup tiga subfungsi dari sistem informasi yaitu analisis sistem, perancangan sistem, dan operasi.

Kebutuhan- kebutuhan sistem Keluaran sistem

Gambar 2.1. Konteks pengembangan sistem

A. Analisis Sistem

Analisis sistem merupakan tanggung jawab untuk pengembangan rancangan umum aplikasi-aplikasi sistem. Dalam analisis sistem terdapat empat tahapan atau langkah umum, yaitu :

Pemakai Sistem Informasi

Analis Sistem

Perancangan Sistem

1. Tahap pertama, adalah survey sistem berjalan. Hal ini berguna untuk memahami sistem yang sudah ada sebelum nantinya diusulksn sistem yang baru. Disamping itu juga penting untuk menetapkan hubungan kerja dengan pemakai, karena kesuksesan sistem baru sangat tergantung pada penerimaan pemakai.

2. Tahap kedua, adalah mengidentifikasi kebutuhan informasi pemakai. Dalam tahap ini harus dipelajari keputusan-keputusan yang dibuat oleh pemakai dalam konteks kebutuhan informasi mereka.

3. Tahap ketiga, adalah mengidentifikasi kebutuhan sistem yang perlu untuk memenuhi kebutuhan informasi pemakai. Kebutuhan itu biasanya dispesifikasikan sebagai masukan dan keluaran-keluaran. Pertimbangan pemrosesan akan ditetapkan selama perancangan sistem.

4. Tahap keempat, adalah penyajian laporan analisis sistem. Laporan ini akan ditelaah oleh manajemen untuk menetapkan apakah pekerjaan sistem yang diusulkan merupakan hasil tahap perancangan sistem dari pengembangan sistem.

B. Perancangan Sistem

Perancangan sistem merupakan formulasi spesifikasi rinci dari sistem yang diusulkan. Terdapat tiga tahap atau langkah umum dalam perancangan sistem, yaitu :

1. Tahap pertama, adalah evaluasi rancangan alternatif dari sistem yang diusulkan. Rancangan-rancangan alternatif harus dilihat satu per satu, diuraikan, dan dievaluasi dengan menggunakan kriteria manfaat dan biaya.

2. Tahap kedua, adalah penyajian spesifikasi rancangan rinci. Format-format laporan, struktur data, dan langkah-langkah pemrosesan harus harus diidentifikasikan.

3. Tahap ketiga, adalah penyajian laporan perancangan sistem. Laporan ini harus mencakup semua hal yang penting untuk mengimplementasikan sistem yang diusulkan.

C. Operasi

Subfungsi operasi sistem informasi mengoperasikan peralatan-peralatan komputer. Implementasi terjadi manakala sistem terbaru telah terpasang dan berjalan di dalam peralatan komputer. Kemudian keluaran disediakan bagi pemakai, sebagai perlengkapan proses pengembangan sistem.

2.5.2. Sistem yang Dirancang

Pada PT. DELTA MULTI PERSADA semua aktifitas untuk mengolah data-datanya masih menggunakan sistem yang manual, hal ini menyebabkan proses yang dikerjakan menjadi lambat dan dalam proses pembuatan laporannyapun juga akan mengalami keterlambatan padahal pihak manajer selalu menginginkan laporan tersebut dapat diolah dan tersajikan dengan cepat dan sewaktu-waktu manajer menginginkannya maka laporan tersebut harus sudah ada. Untuk itu dalam tugas akhir ini, dengan melihat judul dan permasalahan yang ada maka akan dirancang suatu sistem yang akan menangani masalah penjualan rumah / ruko dengan sistem yang berbasis komputer.

Adapun sistem yang akan dirancang dalam tugas akhir ini antara lain :

1. Sistem yang menangani masalah pembelian rumah / ruko yang dilakukan secara langsung baik yang pembayarannya secara tunai ataupun secara kredit lewat KPR.

2. Sistem yang menangani proses pemesanan rumah / ruko.

3. Sistem yang menangani masalah pembelian rumah / ruko yang dilakukan setelah melakukan pemesanan terlebih dahulu.

4. Sistem yang menangani masalah klaim yang diajukan oleh user setelah user menempati rumah / ruko yang telah dibeli.

A. Sistem Pembelian Secara Langsung

Dalam proses pembelian rumah / ruko secara langsung ini langkah-langkah yang dilakukan adalah:

1. User meminta info terlebih dahulu kepada bagian pemasaran tentang rumah / ruko yang dijual, uang muka, cara pembayarannya, dan fasilitas yang ada.

2. Bagian pemasaran akan mengecek terlebih dahulu apakah masih ada stock rumah / ruko yang akan dijual dan dimana lokasi dari rumah / ruko tersebut. 3. Jika ternyata setelah dicek ada maka user akan diminta mengisi form pembelian

jika tidak maka proses akan selesai.

4. Setelah user mengisi form pembelian maka bagian pemasaran akan melakukan proses pemasukan data pembelian.

5. User lalu akan menentukan cara pembayarannya, bersamaan dengan itu user menyerahkan dokumen-dokumen yang akan digunakan untuk melengkapi

syarat-syarat sebagai calon user dan user akan membayar uang muka yang besarnya tergantung dari bagaimana cara pembayarannya setelah sebelumnya menandatangani terlebih dahulu surat perjanjian perhitungan harga tanah dengan pihak pengembang.

6. Setelah transaksi pembelian ini maka akan dibuat laporan penjualan. B. Sistem Pemesanan Rumah / Ruko

Seperti telah dijelaskan diatas bahwa sistem pesan ini biasanya pada pembelian tipe khusus yaitu tipe diluar tipe reguler tetapi tidak menutup kemungkinan untuk tipe yang reguler.

Adapun langkah-langkahnya adalah sebagai berikut :

1. User diminta untuk mengisi form pemesanan rumah / ruko.

2. Setelah itu bagian pemasaran akan mengecek apakah ada rumah / ruko atau lahan yang sesuai dengan apa yang dikehendaki oleh user.

3. Jika ternyata ada maka data-data tentang pemesanan tadi akan dimasukkan melalui program komputer.

4. Setelah itu user diminta untuk membayar uang ikatan sebagai tanda jadi pemesanan rumah / ruko lalu user akan diberi kwitansi sebagi bukti dari proses pembayaran uang ikatan tadi dan setelah itu akan dibuat laporan pemesanannya. C. Sistem Pembelian yang Melakukan Pemesanan Terlebih Dahulu

Sistem ini terjadi apabila user sebelumnya telah melakukan pemesanan terlebih dahulu ke pihak pengembang, untuk itu langkah-langkahnya adalah sebagi berikut :

1. Dua minggu setelah transaksi pemesanan maka pihak pengembang akan membuat surat konfirmasi ke user yang isinya menanyakan apakah jadi membeli rumah / ruko yang telah tertera pada form pemesanan atau tidak.

2. Jika ternyata jadi beli maka user tadi diminta menghubungi pengembang untuk selanjutnya mengisi form pembelian. Setelah itu proses selanjutnya sama dengan pembelian secara langsung hanya saat transaksi pembeliannya program akan mengupdate database pesanan.

D. Sistem Penanganan Klaim

Klaim ini biasanya diajukan user setelah user berhak menempati rumah yang telah dibelinya. Hal ini dikarenakan mungkin setelah user tersebut menempati rumahnya ternyata ada kerusakan.

Adapun langkah-langkahnya adalah sebagai berikut :

1. User mengisi form klaim yang telah disediakan oleh pengembang.

2. Setelah user mengisi form klaim, maka bagian pemasaran akan mengecek kapan user tersebut membeli rumah / ruko, atas nama siapa rumah tersebut dibeli, dimana letak atau lokasi rumah tersebut berada dan jenis kerusakan yang terjadi. 3. Setelah dianggap benar maka proses selanjutnya adalah memasukkan data-data

klaim.

4. Setelah itu bagian pemasaran akan menghubungi bagian teknik untuk mengerjakan (memperbaiki) kerusakan sesuai dengan apa yang tertera pada form klaim. Jika telah selesai dikerjakan maka bagian teknik akan melapor bahwa kerusakan telah diperbaiki.

Dari laporan bagian teknik tersebut lalu bagian pemasaran akan mengupdate data tentang klaim.

2.6. Data Flow Diagram

Data Flow Diagram (DFD) merupakan bagan yang menggambarkan aliran data dan proses dari suatu sistem secara logika tanpa mempertimbangkan lingkungan fisik dimana data tersebut mengalir (misalnya lewat telepon, surat dan sebagainya) atau lingkungan fisik dimana data tersebut akan disimpan (misalnya hard disk, tape, disket dan lain sebagainya).

Adapun alasan mengapa digunakan data flow diagram adalah karena kelebihan-kelebihan yang dimilikinya, antara lain :

1. Analisis sistem tidak langsung menggambar uraian sistem dengan cara yang baku atau terlalu teknis (seperti flow chart).

2. Hubungan antar sistem dan sub sistem dapat lebih mudah diketahui.

3. Komunikasi dengan pihak lain lebih mudah, karena simbol yang digunakan tampak sederhana.

4. DFD dapat menggambarkan arus data di dalam sistem dengan terstruktur dan jelas.

5. DFD merupakan dokumentasi dari sistem yang baik.

Data Flow Diagram memiliki empat simbol untuk menggambarkan aliran data dalam sistem, yaitu :

Setiap sistem pasti mempunyai batas sistem (boundary) yang memisahkan suatu sistem dengan lingkungan luarnya. Sistem akan menerima input dan menghasilkan output kepada lingkungan luarnya. External entity merupakan entity di lingkungan luar sistem yang dapat berupa orang, organisasi atau sistem lainnya yang berada di lingkungan luarnya yang akan memberikan input atau menerima output dari sistem.

2. Data Flow (arus data)

Data flow diberi simbol suatu anak panah. Data flow ini mengalir diantara proses (process), data store dan external entity. Data flow ini menunjukkan arus dari data yang dapat berupa masukan untuk sistem atau hasil dari proses sistem. 3. Process (proses)

Suatu proses adalah kegiatan atau kerja yang dilakukan oleh orang, mesin, atau komputer dari hasil suatu data flow yang masuk ke dalam proses untuk dihasilkan data flow yang keluar dari proses.

4. Data Store

Data store merupakan simpanan dari data-data yang dapat berupa sebagi berikut :

a. Suatu file atau database di sistem komputer. b. Suatu arsip atau catatan manual.

c. Suatu kotak tempat data di meja seseorang. d. Suatu tabel acuan manual.

Data store di DFD dapat disimbolkan dengan sepasang garis horisontal pararel yang tertutup di salah satu ujungnya.

Berikut adalah simbol-simbol dari Data Flow Diagram (DFD) :

Nama Simbol Arti

External Entity Menunjukkan sumber

atau tujuan transaksi

Process / Pelaksanaan tugas atau

fungsi

Data Store Tempat penyimpanan

data

Data Flow Saluran Komunikasi

Gambar 2.2. Simbol-simbol Data Flow Diagram

2.7. Sistem Flowchart

Bagan ini merupakan suatu bagan yang menunjukkan arus pekerjaan secara keseluruhan dari sistem yang sedang dibahas.

Bagan ini juga menjelaskan urutan-urutan dari prosedur-prosedur yang ada di dalam sistem tersebut.

Berikurt ini adalah simbol-simbol dari sistem flowchart :

Process Menunjukkan kegiatan proses dari operasi program

Document Menunjukkan dokumen input dan output baik untuk

proses manual, mekanik atau komputer

Kegiatan manual

Menunjukkan pekerjaan manual

Diskkete

Menunjukkan input / output menggunakan diskette

Keyboard

Menunjukkan input yang menggunakan on-line keyboard

Display

Menunjukkan output yang ditampilkan ke monitor

Hard Disk

Menunjukkan input / output yang menggunakan hard disk

N

File non komputer yang diarsip urut menurut angka (numerical)

A

File non komputer yang diarsip urut menurut huruf (alphabetical)

C

File non komputer yang diarsip urut menurut tanggal (cronological)

Pita Magneti

k

Menunjukkan input / output menggunakan pita magnetik

Konektor

Menunjukkan penghubung ke halaman yang masih sama atau ke halaman lain

Menunjukkan arus dari proses

Gambar 2.3. Simbol-simbol Sistem Flowchart

2.8. Database Model Relational

Basis data relasional dapat didefinisikan sebagai basis data dimana data-data dapat diimplementasikan dalam suatu tabel dua dimensi yang terdiri dari baris dan kolom.

Bebrapa pengertian dasar yang perlu untuk dipahami di dalam penyusunan basis data relasional ini adalah Entity, Atribut, Record, Nilai Data, dan Relasi.

2.8.1. Kunci Dalam Relasi

Sebuah relasi perlu adanya atribut yang mempunyai nilai-nilai yang dapat memberikan identifikasi yang unik, sebab secara matematis anggota-anggota kumpulan record harus dapat dibedakan satu dengan yang lainnya. Identifikasi unik ini disebut dengan _KEY ( kunci ). Berbagai macam kunci meliputi Primary key, Foreign key, dan Candidate key.

Basis data relasional digambarkan dengan menggunakan kumpulan entity dan setiap entity bisa terdiri dari beberapa atribut. Basis data relasional memiliki beberapa tipe hubungan antara entity dan relasi antar atribut yaitu hubungan satu ke satu ( one to one ), hubungan satu ke banyak ( one to many ), dan hubungan banyak ke banyak ( many to many ).

B A B I I I

P E R M A S A L A H A N

PT. DELTA MULTI PERSADA adalah salah satu dari sekian banyak perusahaan yang ada di Surabaya yang jenis usahanya bergerak dalam bidang properti, dalam hal ini adalah penjualan rumah / ruko (real estat). Perusahaan ini berdiri pada tahun 1989 dan pada tahun itu pula perusahaan ini resmi menjadi anggota REI (Real Estate Indonesia) JATIM dengan nomor anggota 03.00147.

Setelah resmi menjadi anggota REI maka perusahaan ini memulai usahanya dengan produk yang ditawarkan kepada masyarakat yaitu berupa rumah ataupun ruko (Rumah Toko). Selama ini sistem yang berjalan pada perusahaan adalah sistem yang masih manual dengan kata lain bahwa perusahaan ini masih belum menerapkan sistem yang terkomputerisasi untuk menjalankan kegiatan-kegiatan operasional perusahaan sehari-hari, baik itu kegiatan operasional tentang pelayanan penjualan rumah / ruko kepada masyarakat ataupun kegiatan yang lainnya. Hal ini mungkin dapat dipahami karena perusahaan ini memang tergolong perusahaan yang baru berdiri.

Tetapi jika hal ini (sistem yang ada sekarang) masih dipertahankan, terlebih dengan semakin ketatnya persaingan yang ada diantara perusahaan real estat sendiri, maka lambat laun perusahaan ini akan mempunyai daya saing yang rendah. Sehingga dalam berkompetisi dengan perusahaan real estat yang lain yang sudah menerapkan sistem komputerisasi dalam kegiatan operasionalnya maka perusahaan ini akan kalah.

3.1. Sistem Kerja

Selama ini sistem pengolahan data-data penjualan di PT. DELTA MULTI PERSADA Surabaya dapat dikatakan masih dikelola secara manual. Seperti telah dijelaskan di atas dan pada BAB I sebelumnya, bahwa meskipun digunakan komputer, namun hanyalah sebagai alat pencatat saja, artinya tidak ada program khusus yang memang benar-benar digunakan untuk mendukung proses kegiatan penjualan produk-produk dari perusahaan.

3.2. Permasalahan yang Timbul

Dengan masih diterapkannya sistem yang manual, tentunya perusahaan lambat-laun akan mengalami kesulitan-kesulitan apabila jumlah data yang akan diolah adalah besar. Hal ini akan menambah permasalahan yang baru lagi bagi perusahaan. Adapun kesulitan-kesulitan yang mungkin akan timbul jika sistem manual ini masih diterapkan antara lain :

1. Perusahaan akan mengalami kesulitan dalam mengetahui perkembangan penjulan rumah / ruko yang telah dicapai. Untuk menghasilkan laporan penjualan sesuai keinginan manajer, tidak dapat dilakukan dengan segera. Data-data yang diperlukan harus dikumpulkan terlebih dahulu, jika telah terkumpul semua baru kemudian diketik ulang untuk menghasilkan laporan yang diinginkan. Untuk laporan-laporan yang sifatnya rutin, hal ini mungkin tidak terlalu menjadi masalah, karena petugas telah menyiapkan laporan tersebut.

2. Perusahaan akan mengalami kesulitan apabila manajer ingin melihat data-data penjualan selama periode tertentu saja. Hal ini tentu saja tidak dapat dihindari, karena seorang manajer mungkin saja membutuhkan data-data tersebut untuk kepentingan-kepentingan yang mendesak, misalnya bila terjadi ketidakcocokan data dan sebagainya. Pengulangan pekerjaan ini tentu saja akan menyebabkan banyaknya waktu yang terbuang.

3. Perusahaan akan mengalami kesulitan dalam mengadakan pemantauan terhadap persediaan rumah / ruko, sebab saat terjadinya transaksi tidak ada proses (program) yang secara otomatis merubah atau memperbaharui posisi jumlah persediaan rumah / ruko yang tersedia setelah terjadinya transaksi penjualan. 4. Perusahaan akan mengalami kesulitan dalam mengadakan pemantauan terhadap

piutang user, piutang ini terjadi untuk user yang membeli rumah / ruko secara tunai. Hal ini disebabkan untuk mengetahui piutang-piutang yang telah jatuh tempo harus dilakukan pemeriksaan ulang satu persatu catatan-catatn piutang yang ada.

5. Perusahaan akan mengalami kesulitan dalam mengadakan pemantauan terhadap pesanan-pesanan baik yang sudah dipenuhi maupun yang belum.

6. Perusahaan akan mengalami kesulitan dalam mengetahui klaim-klaim mana yang telah dikerjakan atau klaim-klaim yang belum dikerjakan.

Seperti telah disebutkan pada BAB II bahwa dalam tugas akhir ini akan dirancang empat sistem untuk memperbaiki atau memperbaharui sistem manual yang ada sekarang. Berikut adalah empat sistem yang sedang berjalan sekarang yaitu sistem manual yang masih diterapkan pada perusahaan ini, antara lain :

Minta Info ttg Rmh/Ruko

Cari Info ttg Rmh/ Ruko

Brosur Dok. ttg Rmh/ Ruko yg blm

Terjual Brosur Pengececekan ada/tdknya Stock Rmh/Ruko Check Selesai Tdk ada Form Beli Ada Form Beli

Mengisi Form Beli

Form Beli

Terisi Form Beli

Terisi _C Mengisi Srt Perjanjian Perhit. Hrg. Tanah Srt Perjanjian Srt Perjanjian

Tanda Tangan Srt Perjanjian

A

Minta Dok. utk Proses Pembelian Menyerahkan Dok. utk Proses Pembelian KTP KSK Srt. Nikah Srt WNI Dft Gaji SIUP NPWP Rek Krn SPT Thn KTP KSK Srt. Nikah Srt WNI Dft Gaji SIUP NPWP Rek Krn SPT Thn A A User Pemasaran B Bank Pengecekan Dok. Calon User Melakukan Proses Wawancara dg User Menentukan Layak/Tdk-nya sbg Calon User

Check C Tdk C Meng ACC Permohonan Calon User Srt ACC D E Akte Kredit

Tanya Cara Pembayaran Check Cara Pembayaran A Chek

Meminta User utk Membayaran Cicilan I Tunai Membayar Cicilan I Cicilan I Cicilan I User Pemasaran Cicilan I Pencatatan ke Buku Besar 1 2 Kwitansi C 1 Kwitansi 1 Kwitansi Kasir Pembuatan Akte Jual Beli di Notaris

Penandatanganan Akte Jual-Beli Antara Pengmbang & User 1 2 Akte Jual-Beli

1 Akte Jual-Beli 2 Akte

Jual-Beli

Proses Pembuatan Akte

Tanah di KMS Sertifikat Tanah/Rmh/ Ruko Sertifikat Tanah/Rmh/ Ruko Notaris B KPR F Srt ACC D

Meminta User utk Membayar Uang Muka Rmh/Ruko Membayar Uang Muka Rmh/Ruko Uang Muka Uang Muka Uang Muka Pencatatan ke Buku Besar 1 2 Kwitansi 2 Kwitansi 2 Kwitansi

Mengajak User Ke Notaris

Penandatanganan Akte Kredit Antara Pengembang + Bank

+ User 1 2 3 Akte Kredit 1 Akte Kredit 2 Akte Kredit E F

2. Sistem pembelian lewat pemesanan terlebih dahulu.

Konfirmasi Pesanan ke User

Konfirmasi Selesai Konfirmasi Pemberian Jawaban Konfirmasi Jawaban Konfirmasi Jawaban Konfirmasi Pengecekan Konfirmasi Chek Tdk Beli Beli Form Beli Form Beli

Mengisi Form Beli

Form Beli Terisi Form Beli Terisi C Mengisi Srt Perjanjian Perhit. Hrg. Tanah Srt Perjanjian Srt Perjanjian

Tanda Tangan Srt

Perjanjian A

Minta Dok. utk Proses Pembelian Menyerahkan Dok. utk Proses Pembelian KTP KSK Srt. Nikah Srt WNI Dft Gaji SIUP NPWP Rek Krn SPT Thn KTP KSK Srt. Nikah Srt WNI Dft Gaji SIUP NPWP Rek Krn SPT Thn A A B Pengecekan Dok. Calon User Melakukan Proses Wawancara dg User Menentukan Layak/Tdk-nya sbg Calon User

Check C Tdk Meng ACC Permohonan Calon User Layak Srt ACC D E Akte Kredit C

Tanya Cara Pembayaran Check Cara Pembayaran A Chek

Meminta User utk Membayaran Cicilan I Tunai Membayar Cicilan I Cicilan I Cicilan I Cicilan I Pencatatan ke Buku Besar 1 2 Kwitansi C 1 Kwitansi 1 Kwitansi Pembuatan Akte Jual Beli di Notaris

Penandatanganan Akte Jual-Beli Antara Pengmbang & User 1 2 Akte Jual-Beli

1 Akte Jual-Beli 2 Akte

Jual-Beli

Proses Pembuatan Akte

Tanah di KMS Sertifikat Tanah/Rmh/ Ruko Sertifikat Tanah/Rmh/ Ruko B KPR

User Pemasaran Kasir Notaris

F

Srt ACC

D

Meminta User utk Membayar Uang Muka Rmh/Ruko Membayar Uang Muka Rmh/Ruko Uang Muka Uang Muka Uang Muka Pencatatan ke Buku Besar 1 2 Kwitansi Kwitansi Kwitansi

Mengajak User Ke Notaris

Penandatanganan Akte Kredit Antara Pengembang + Bank

+ User

1 2

3 Akte Kredit

1 Akte Kredit

2 Akte Kredit

E

F

3. Sistem pemesanan rumah / ruko.

Mengisi Form Pesanan & Membayar Uang

Ikatan

Form Pesanan

Terisi Minta Info ttg cara

pemesanan

Rumah/Ruko Beri Info ttg Cara Pemesanan

Form Pemesanan Form

Pemesanan

Form Pesanan

Terisi

Uang Ikatan Uang Ikatan

C

Uang Ikatan

Pencatatan ke Buku Besar

Kwitansi

Kwitansi Kwitansi

User Pemasaran Kasir

4. Sistem penanganan klaim.

Form Klaim Lapor ttg adanya

kerusakan Penanganan

Laporan dr user

Mengisi Form Klaim Form Klaim Terisi Form Klaim Terisi Membuat Lap Klaim utk Bag.

Teknik Lap. Klaim

Pinjam Kunci rmh User Menyerahkan

Kunci rmh.

Menyerahkan Kunci ke Bag.

Teknik Lap. Klaim Pengecekan Lap. Klaim C C Pengerjaan Klaim 1 2 Lap.

Klaim selesai Dikerjakan

1

2 Lap. Klaim selesai

Dikerjakan

Menanda Tangani Lap. Klaim dr Bag.

Teknik

C

1 Lap. Klaim selesai

Dikerjakan

Laporan

User Pemasaran Bagian Teknik

C

Form Klaim

B A B I V

A N A L I S A P E R M A S A L A H A N

Dalam tahap untuk menganalisa sistem informasi yang ada di PT. DELTA MULTI PERSADA ini, penulis menggunakan metode wawancara langsung dengan orang-orang yang benar-benar mengerti dan terlibat langsung dengan sistem yang berjalan pada perusahaan ini, terutama sistem tentang penjualan rumah ataupun ruko.

Disamping itu penulis juga menggunakan data-data yang tersedia di perusahaan sebagai bahan atau masukan untuk menganalisa sistem, baik yang berbentuk dokumen maupun lembaran-lembaran formulir. Adapun tujuannya adalah untuk mengetahui prosedur-prosedur yang sedang berjalan pada saat ini.

Beberapa pedoman pokok yang dapat digunakan untuk mendapatkan prosedur-prosedur tersebut adalah dengan jalan mengetahui output yang dihasilkan, asal sumber data, cara pengolahan data dan orang-orang yang terlibat langsung dalam pengolahan data tersebut.

Untuk pembuatan desain sistem ini setelah menganalisa masalah-masalah yang ada maka dibuat rancangan sistemnya dengan menggunakan diagram alir sistem yang telah dikomputerisasi, diagram alir data, kebutuhan database, serta desain input-outputnya. Akan tetapi dalam bab ini hanya akan dibahas mengenai diagram alur sistemnya saja, untuk yang lainnya akan dibahas pada bab selanjutnya.

4.1. Pemecahan Masalah

Dalam perumusan pemecahan masalah ini merupakan pembahasan tentang sistem informasi penjualan yang ada pada PT. DELTA MULTI PERSADA. Mengingat peranan dari sistem informasi ini sangat penting bagi perusahaan dalam kaitannya untuk meningkatkan daya saingnya, maka di sini akan dibahas pemecahan dari masalah yang ada dengan uraian sebagai berikut :

1. Perusahaan perlu mencatat data tentang user (pembeli). Pencatatan ini nantinya akan berguna untuk mengetahui peningkatan pelayanan penjualan dengan memantau peningkatan jumlah user (pembeli). Disamping itu pencatatan ini juga diperlukan untuk mengetahui informasi secara lebih lengkap mengenai seorang user apabila diperlukan, misal untuk keperluan penagihan bagi user yang menggunakan cara pembayaran secara tunai atau masalah lain yang sekiranya berkaitan atau membutuhkan data tentang user. Untuk mengatasi masalah ini diperlukan adanya tabel user yang nantinya digunakan untuk menyimpan segala informasi tentang user.

2. Perusahaan perlu mencatat data tentang pegawai (dalam hal ini adalah pegawai bagian pemasaran karena berkaitan langsung dengan proses penjualan). Pencatatan ini berguna untuk mengetahui perkembangan pegawai pada bagian pemasaran. Disamping itu pencatatan ini juga diperlukan untuk mengetahui informasi mengenai data seorang pegawai secara lebih lengkap bila diinginkan oleh manajer, misal apabila seorang pegawai yang bersangkutan mencapai suatu

prestasi tertentu, atau sebaliknya. Untuk mengatasi masalah ini dibuat suatu tabel untuk menyimpan informasi mengenai pegawai.

3. Perusahaan perlu mencatat data mengenai rumah / ruko. Pencatatan ini berguna untuk memantau persedian rumah / ruko yang masih ada. Disamping itu pencatatan ini juga berguna untuk mengetahui informasi mengenai jenis rumah / ruko yang dijual secara lebih lengkap apabila manajer atau calon pembeli menghendakinya, apakah itu informasi mengenai tipe rumah / ruko, informasi mengenai luas tanah dan luas bangunannya dan sebagainya. Untuk mengatasi masalah ini maka diperlukan suatu tabel tentang rumah / ruko.

4. Perusahaan perlu mencatat data mengenai lokasi dari rumah / ruko yang dijual. Hal ini berguna untuk mengetahui letak dari rumah yang tersedia jika calon pembeli atau manajer menghendakinya. Untuk itu diperlukan tabel lokasi untuk mencatat data-data tentang lokasi rumah / ruko yang dijual.

5. Perusahaan perlu mencatat data pesanan. Pencatatan ini berguna untuk menyimpan data pemesanan rumah / ruko, memantau pesanan-pesanan yang belum terpenuhi, serta melakukan pemrosesan pemesanan sesuai dengan urutan pemesanan. Untuk mengatasi hal ini diperlukan tabel pesanan yang berisi informasi tentang pesanan, meliputi antara lain informasi pemesan, pegawai pemroses pesanan, serta tanggal pemesanan dan lain sebagainya.

6. Perusahaan perlu mencatat data tentang penjualan rumah atau ruko. Pencatatan ini berguna untuk mengetahui berapa banyak rumah atau ruko yang telah terjual, tipe rumah atau ruko yang telah terjual dan lain-lain. Disamping itu juga

diperlukan untuk proses pembuatan laporan penjualan yang biasanya diminta oleh pihak manajer. Untuk mengatasi masalah ini maka dibutuhkan suatu tabel penjualan.

7. Perusahaan perlu mencatat data piutang user. Pencatatan ini berguna untuk mengetahui perkembangan piutang user yang cara pembayarannya secara tunai. Dari sini pula nantinya diambil suatu keputusan bilamana user tadi belum juga melunasi piutangnya sesuai dengan batas waktu yang telah disepakati. Untuk mengatasi masalah ini maka diperlukan tabel piutang.

8. Perusahaan perlu mencatat data penerimaan. Pencatatan ini berguna untuk mengorganisasikan penerimaan kas dari user

9. Perusahaan perlu mencatat data pesanan-pesanan yang ditolak. Penolakan pesanan ini dapat disebabkan oleh kesalahan data pesanan yang diberikan oleh calon user kepada perusahaan atau karena pesanan user memang tidak bisa dipenuhi oleh perusahaan. Untuk mengatasi masalah ini diperlukan tabel penolakan pesanan pembelian.

10. Untuk mengatasi masalah klaim dari user maka diperlukan suatu tabel klaim yang berguna untuk mencatat macam-macam kerusakan yang dialami oleh user ataupun masalah lain user yang berhubungan dengan proses pasca pembelian rumah atau ruko. Dalam tabel ini juga bisa dilakukan pengecekan apakah user tersebut masih memiliki fasilitas klaim atau tidak, kalau ternyata user tersebut sudah tidak memilikinya maka klaim user tadi akan ditolak. Tetapi apabila user tadi masih berkeinginan agar kerusakan yang terjadi itu diperbaiki oleh pihak

pengembang maka pengembang akan menerapkan kebijaksanaan khusus bagi user tersebut dengan cara menarik ongkos perbaikan atas pengerjaan kliam tadi.

4.2. Bagan Alir Sistem

Dalam bab sebelumnya telah digambarkan tentang bagan alir sistem yang berjalan pada PT. DELTA MULTI PERSADA Surabaya, akan tetapi bagan alir sistem tersebut merupakan bagan alir sistem yang masih bersifat manual sehingga membutuhkan waktu pemrosesan yang lama. Oleh karena itu dalam bab ini penulis mengusulkan suatu rancangan sistem yang terkomputerisasi yang diharapkan dapat membantu dalam mengatasi masalah penanganan penjualan rumah ataupun ruko. Adapun diagram alir sistem itu adalah sebagai berikut :

Minta Info ttg Rmh/ruko

Cari Info ttg Rmh/ ruko

Pemasukan data yg diinginkan

Prog. Pencarian Infor.

Rumah Ruko Check Brosur Brosur Selesai Tdk Ada Form Beli/ Pesan Ada Lokasi Form Beli/ Pesan Pengisian Form+Penyeraha n dok. Form Beli/ Pesan Srt. Perjanjian Srt. Perjanjian Srt. Perjanjian KTP KSK Srt. Nikah Srt. WNI Dft. Gaji SIUP NPWP Rek. Krn SPT Thn. KTP KSK Srt. Nikah Srt. WNI Dft. Gaji SIUP NPWP Rek. Krn SPT Thn. Form Beli/ Pesan Srt. Perjanjian Pemasukan data Pengumpulan Berkas + Penerimaan Pembayaran A

Prog. Pemasukan Data

User Pesana n Penjual an User Pemasaran

Proses Ttd. akte + Proses Pengurusan Srt.

Tnh/Rmh/Rk Prog. Pencetakan Lap.

Laporan A A Akte Srt. Tnh/ Rmh/Rk B B Dok. Utk User A C E Lapor Klaim D

C

Penerimaan Pembayaran

Prog. Pengecekan Piutang Piutang Check

Prog. Pencetakan Bukti Lunas Lunas

Bukti Lunas Pembayara n

B

Prog. Pengecekan Sisa Pembayaran Belum

Check Prog. Edit Piutang

(< 4 Bln)

Prog. Pencetakan Bukti Pembayaran

Bukti Pembayara

n

Pemberitahuan Tunggakan +

Denda (>4 Bln)

Teguran Prog. Edit Piutang

Penanganan Lap. Penerimaan Kas

Laporan

Penerim aan Accounting

Piutang

F

B

B

E

Mencari Inf. Ttg Pesanan

Check

Pemasukan data Tdk Ada

Prog. Pemasukan Data + Edit Pesanan (hapus) Psn_Tlk

Penolakan Pesanan

Cetak Penolakan Pesanan + Laporan

Laporan

B

Konfirmasi ke User Ada

Check

Edit Status Pesanan Jadi Beli Pesana

n

Penerimaan Pembayaran

C Tdk Jadi

Beli Pemasaran

Penanganan Lap. Klaim Pengecekan User

Pemasukan Data User Prog. Pengecekan Data User User

Check

Pemasukan Data Klaim Ada

Prog. Pemasukan Data Klaim Pencetakan Srt. Perintah Kerja

utk Bag. Teknik Srt.

Perintah Kerja

Pengerjaan Klaim Oleh Bag. Teknik

Laporan

Edit Status Klaim Klaim

Berkas Klaim

Penolakan klaim Tda ada

Penolakan Klaim

A Pemasaran

D

B A B V

P E R A N C A N G A N S I S T E M

Perancangan sistem merupakan tahap yang dilakukan setelah kita menganalisa sistem yang ada dan mengetahui gambaran tentang bagaimana

memecahkan masalah yang timbul setelah proses analisa tadi. Adapun tujuan dari perancangan sistem itu sendiri adalah untuk memberikan gambaran secara umum dan

lebih jelas tentang sistem yang baru. Dalam tahap perancangan sistem ini nantinya akan diidentifikasikan komponen-komponen sistem informasi yang akan dirancang secara lebih terperinci. Perancangan sistem sistem yang akan dilakukan meliputi :

1. Pembuatan Data Flow Diagram (DFD) 2. Perancangan file-file Database

3. Perancangan Konseptual Database 4. Perancangan Input dan Output

5. Perancangan Sistem Menu dan Algoritma

5.1. Data Flow Diagram (DFD)

Daata Flow Diagram merupakan suatu cara untuk menggambarkan aliran

data dan proses dalam suatu sistem. Data Flow Diagram akan membantu analis untuk memahami seberapa kompleks sistem bekerja. Data Flow Diagram hanya

dimana data tersebut mengalir atau lingkungan fisik dimana data tersebut akan

disimpan.

Dalam pembuatan Data Flow Diagram penulis menggunakan alat bantu

berupa perangkat lunak yaitu Easy Case 4.2. Dalam pembuatan DFD ini tahapan-tahapan yang harus dikerjakan meliputi :

a. Pembuatan Context Diagram b. Pembuatan Bagan Berjenjang, dan

c. Pembuatan DFD untuk masing-masing level

5.1.1. Context Diagram

Dalam context diagram selalu mengandung satu proses saja. Proses ini mewakili proses dari seluruh sistem yang ada. Dengan kata lain bahwa context

diagram ini mencakup atau menjelaskan proses-proses yang ada secara garis besarnya saja. Di dalam permasalahan sistem informasi penjualan rumah atau ruko ini terdapat

tujuh external entity yaitu pemasaran, User, Teknik, Bank, Direktur, Accounting, dan Notaris. Gambar dari context diagram dapat dilihat pada gambar 5.1.

5.1.2. Bagan Berjenjang

Bagan berjenjang digunakan untuk mempersiapkan penggambaran DFD ke

level-level yang lebih bawah lagi. Tujuan dari pembuatan bagan berjenjang ini adalah untuk memudahkan dalam pembuatan Data Flow Diagram. Untuk sistem inforamsi

penjualan rumah atau ruko ini semua proses-proses yang ada apabila digambarkan sesuai dengan jenjangnya dalam bagan berjenjang akan tampak pada gambar 5.2.

5.1.3. Data Flow Diaigram Level 0 (nol)

Level 0 ini merupakan penjabaran atau turunan dari context diagram yang memberikan penjelasan secara lebih terinci tentang apa yang telah digambarkan

dalam context diagram. Pada level ini terdapat beberapa proses yang masing-masing proses mempunyai fungsi tersendiri di dalam menghasilkan suatu informasi. Gambar

DFD level 0 dapat dilihat pada gambar 5.3.

5.1.4. Data Flow Diagram Level 1 (satu)

Merupakan turunan dari level 0 dimana pada level ini memiliki penjelasan yang lebih terinci dari level-level sebelumnya.

A. DFD level 1 proses 1.1 (Proses Pesan)

Proses ini merupakan merupakan turunan dari proses penanganan penjualan

yang berfungsi untuk melakukan pemrosesan terhadap calon user yang akan membeli atau memesan rumah atau ruko.

Dalam proses ini dilakukan pendataan terlebih dahulu terhadap calon user, semua berkas yang dibutuhkan untuk kepentingan pembelian rumah atau ruko

diterima di dalam proses ini, pembayaranpun juga dibayarkan di dalam proses ini. Gambar DFD level 1 proses 1.1 dapat dilihat pada gambar 5.4.

B. DFD level 1 proses 1.2 (Proses Beli)

Dalam proses ini berfungsi untuk mengecek cara pembelian dari calon user, apakah secara tunai ataupun secara kredit lewat KPR (Kredit Pemilikan Rumah). Di

dalam proses ini pula piutang seorang user akan dicek oleh bagian accounting, hal ini

dilakukan setelah user melakukan pembayaran pada proses pesan. Pengecekan ini dilakukan khusus bagi user yang membeli secara tunai. Gambar DFD level 1 proses

1.2 dapat dilihat pada gambar 5.4.

C. DFD level 1 proses 2.1 (Proses Penerimaan Klaim)

Level ini berfungsi untuk menerima pengajuan klaim dari user. User yang akan mengajukan klaim akan diterima dan didata di dalam proses ini. Semua

keluhannya akan dicatat dan akan ditindaklanjuti dalam proses selanjutnya. Gambar DFD level 1 proses 2.1 dapat dilihat pada gambar 5.5.

D. DFD level 1 proses 2.2 (Proses Pengecekan Klaim)

Setelah Berkas klaim diterima pada proses sebelumnya, maka pada proses 2.2 ini dilakukan pengecekan terhadap user yang mengajukan klaim. User dicek

apakah masih memiliki fasilitas klaim atau tidak. Pengecekan ini dilakukan karena fasilitas klaim yang diberikan ke user hanya berlaku untuk 4 (empat) bulan setelah

transaksi pembelian. Bila ternyata user tadi sudah tidak memiliki fasilitas klaim, maka pihak pengembang tidak akan memproses pengajuan klaim dari user tetapi jika

sebaliknya user tadi masih memiliki fasilitas klaim tersebut maka akan ditindak lanjuti pada proses selanjutnya. DFD level 1 proses 2.2 dapat dilihat pada gambar 5.5.

E. DFD level 1 proses 2.3 (Proses Pengerjaan Klaim)

Setelah dilakukan pengecekan terhadap masih berlaku tidaknya fasilitas

pengerjaan klaim yang dilakukan oleh bagian teknik. Gambar DFD proses 2.3 dapat

dilihat pada gambar 5.5.

F. DFD level 1 proses 3.1 (Laporan Penjualan)

Level ini merupakan penjabaran dari level 0 (nol) proses 3 (Proses Laporan). Untuk proses laporan penjualan berfungsi untuk pembuatan laporan yang berkenaan

dengan penjualan rumah atau ruko. Dari laporan ini akan diketahui seberapa besar transaksi penjulan yang terjadi dalam suatu periode, sehingga dari sini seorang

direktur akan menentukan langkah-langkahnya dalam mengambil suatu keputusan guna meningkatkan volume penjualan. DFD proses 3.1 dapat dilihat pada gambar 5.6.

G. DFD level 1 proses 3.2 (Laporan Klaim)

Proses ini bertujuan untuk membuat laporan tentang adanya klaim. Jadi klaim-klaim yang diajukan oleh user dalam setiap periode akan dibuatkan laporannya,

yang nantinya laporan ini akan diserahkan kepada direktur. Dari laporan ini dapat diketahui seberapa sering klaim terjadi. Gambar DFD proses 3.2 dapat dilihat pada

P0 S.I Penjualan Rumah/Ruko a Teknik b Pemasaran c Direktur d Bank e User f Notaris g Accounting Bks Pmsn Konf. SPK Akte Bks Kl

Lp. Kl. Sel Bks User Acc/Tdk Lp. Penj Lp. Kl Akte Frm_Byr Lp. Penj Bk. Byr Lp. Penj. Audit Bks Piutang Bks. Kerja

Lp. Kl. Sel

Bk. Byr Frm_Byr Konf. Bks User Akte Lpr. Kl Ttd. Akte

Sistem Informasi Penjualan Rumah / Ruko

P0

Proses Penjualan

P1

Proses Klaim P2

Proses Laporan

P3

Proses Pengecekan

Klaim P2.2

Proses Pengerjaan

Klaim P2.3 Proses

Penerimaan Klaim

P2.1

Laporan Penjualan

P3.1

Laporan Klaim P3.2 Proses

Beli P1.2 Proses

Pesanan P1.1

P1 Proses Penjualan P2 Proses Klaim P3 Proses Laporan e User D1 Pesanan d Bank f Notaris g Accounting c Direktur D2 Klaim D3 Penjualan a Teknik D4 User D3 Penjualan b Pemasaran e User D2 Klaim D4 User Konf. Bks User Frm_Byr Akte Bk. Byr Dt. User Bks. Penj Bks Kl Dt. Pesan Acc/Tdk Bks User Ttd. Akte Akte Frm_Byr Bk. Byr Bks Piutang Lp. Penj Lp. Penj. Audit Lp. Penj Lp. Kl Konf. Dt. Klaim Dt. Penj Lp. Kl. Sel

Bks. Kerja

Dt. User

Dt. Penj

Lp. Kl. Sel Bks Kl SPK Bks Pmsn Akte Lpr. Kl Dt. Klaim

P1.2 Proses Beli P1.1 Proses Pesanan b Pemasaran D1 Pesanan f Notaris D4 User D5 Piutang d Bank D3 Penjualan e User g Accounting g Accounting D1 Pesanan Cr. Byr Bks User Konf. Bks Pmsn Akte Dt. Pesan Akte Ttd. Akte Bks. Penj Dt. Piut Bks User Acc/Tdk Dt. Penj Frm_Byr Bk. Byr Bks User Konf. Bk. Byr Frm_Byr Bks Piutang Dt. User Dt. Pesan Akte Akte 3

P2.1

Proses Penerimaan Klaim

P2.2

Proses Pengecekan Klaim

P2.3

Proses Pengerjaan Klaim e

User

D2 Klaim

a

Teknik

b

Pemasaran D4 User

Bks Kl Bks Kl

Lpr. Kl

Dt. Klaim

Lp. Kl. Sel

Bks. Kerja

Bks Kl

SPK Dt. User

Lp. Kl. Sel 3

P3.1

Laporan Penjualan

P3.2

Laporan Klaim

D2 Klaim c

Direktur

D3 Penjualan

g

Accounting

Lp. Penj Lp. Kl

Dt. Klaim Bks. Penj

Dt. Penj

Lp. Penj. Audit

Lp. Penj

Bks Kl

2.1

1.3

5.2. Perancangan File-File Database

Data yang ada di perusahaan banyak sekali ragamnya. Untuk memudahkan pengorganisasian, data dikumpulkan dan disimpan menurut jenisnya. Database

merupakan komponen inti dari sistem informasi karena berfungsi sebagai penyedia informasi bagi para pemakainya, sehingga harus dirancang dengan baik dan benar.

File-file basis data harus mempunyai elemen-elemen untuk menampung input yang dimasukkan dalam file-file tersebut untuk kemudian digunakan sebagai

pembuatan suatu keluaran.

Perancangan database untuk keperluan sistem informasi penjualan ini adalah sebagai berikut :

1. Struktur file database pembeli Nama file : User.Dbf

Field kunci : Kd_User

Kegunaan : Untuk menyimpan data-data lengkap mengenai user (pembeli).

Semua informasi yang berhubungan dengan user harus selalu

dimutakhirkan, misalnya alamat, telepon dan sebagainya.

No. Nama Filed Type Width Dec Keterangan

1 Kd_User (*) Char 5 Kode user

2 Nm_User Char 25 Nama user

3 Alamat Char 30 Alamat user

4 Kota Char 15 Kota

5 Prop Char 20 Propinsi

6 Telp Numeric 12 0 Telepon

7 Tgl_Beli Date 6 Tanggal pembelian

8 Cr_Byr Char 5 Cara pembayaran

9 Nm_Bank Char 10 Nama bank

Nama file : Pegawai.Dbf

Field kunci : Kd_Pgw

Kegunaan : Tabel ini berfungsi untuk menyimpan data-data pegawai yang

berhubungan langsung dengan proses penjualan.

No. Nama Filed Type Width Dec Keterangan

1 Kd_Pgw(*) Char 5 Kode pegawai

2 Nm_Pgw Char 25 Nama pegawai

3 Jabatan Char 20 Jabatan pegawai

4 Tgl_Lhr Date 6 Tanggal lahir

5 Tgl_Msk Date 6 Tanggal masuk

6 Almt_Pgw Char 30 Alamat peagawai

7 Kota Char 15 Kota

8 Prop Char 20 Propinsi

9 Telp Numeric 12 0 Telepon

10 Gaji Numeric 9 2 Gaji pokok

3. Struktur file database rumah

Nama file : Rumah.Dbf

Field kunci : Kd_Rmh

Kegunaan : Tabel ini berguna untuk menyimpan informasi yang berkenaan

dengan spesifikasi rumah yang dijual.

No. Nama Filed Type Width Dec Keterangan

1 Kd_Rmh(*) Char 5 Kode rumah

2 Kd_Lok(**) Char 5 Kode lokasi

3 Type_Bgn Char 25 Type bangunan

4 Luas_Tnh Numeric 5 0 Luas tanah

5 Luas_Bgn Numeric 5 0 Luas bangunan

6 Hg_Jual Numeric 11 2 Harga jual

7 Um_Min Numeric 11 2 Uang muka minimum

8 Bunga Numeric 3 1 Bunga tahunan

9 Cicil_L Numeric 11 2 Cicilan lima tahun

No. Nama Field Type Width Dec Keterangan

11 Cicil_Lm Numeric 11 2 Cicilan lima belas tahun

12 Klt Numeric 11 2 Kelebihan luas tanah

13 Sts Char 7 Status rumah

14 Pondasi Char 20 Pondasi rumah

15 Dinding Char 40 Dinding rumah

16 Struktur Char 40 Struktur rumah

17 Lantai Char 40 Lantai rumah

18 Atap Char 40 Atap rumah

19 Kusen Char 40 Kusen

20 Rnk_Atp Char 40 Rangka atap

21 Km_Wc Char 40 Kamar mandi dan Wc

22 Listrik Char 20 Listrik

23 Air Char 20 Air bersih

24 Pagar Char 20 Pagar rumah

25 Ket Char 35 Keterangan

4. Struktur file database ruko

Nama file : Ruko.Dbf

Field kunci : Kd_Ruko

Kegunaan : Tabel ini berguna untuk menyimpan informasi yang berkenaan

dengan spesifikasi ruko yang dijual.

No. Nama Filed Type Width Dec Keterangan

1 Kd_Ruko(*) Char 5 Kode ruko

2 Kd_Lok(**) Char 5 Kode lokasi

3 Type_Bgn Char 25 Type bangunan

4 Luas_Tnh Numeric 5 0 Luas tanah

5 Luas_Bgn Numeric 5 0 Luas bangunan

6 Hg_Jual Numeric 11 2 Harga jual

7 Um_Min Numeric 11 2 Uang muka minimum

8 Bunga Numeric 3 1 Bunga tahunan

9 Cicil_L Numeric 11 2 Cicilan lima tahun

10 Cicil_S Numeric 11 2 Cicilan sepuluh tahun

11 Cicil_Lm Numeric 11 2 Cicilan lima belas tahun

12 Sts Char 7 Status rumah

13 Pondasi Char 20 Pondasi rumah

No. Nama Field Type Width Dec Keterangan

15 Struktur Char 40 Struktur rumah

16 Lantai Char 40 Lantai rumah

17 Atap Char 40 Atap rumah

18 Kusen Char 40 Kusen

19 Rnk_Atp Char 40 Rangka atap

20 Km_Wc Char 40 Kamar mandi dan Wc

21 Listrik Char 20 Listrik

22 Air Char 20 Air bersih

23 Pagar Char 20 Pagar rumah

24 Ket Char 35 Keterangan

5. Struktur file database lokasi

Nama file : Lokasi.Dbf

Field kunci : Kd_lok

Kegunaan : Tabel ini berfungsi untuk menyimpan informasi mengenai lokasi

dimana rumah atau ruko berada.

No. Nama Filed Type Width Dec Keterangan

1 Kd_Lok(*) Char 5 Kode lokasi

2 Nm_Lok Char 25 Nama lokasi

3 Kota_Lok Char 15 Lokasi perumahan

4 Prop_Lok Char 20 Propinsi perumahan

5 Jm_Item Numeric 3 0 Jumlah item rumah

6. Struktur file database pesanan

Nama file : Pesanan.Dbf

Field kunci : Kd_Psn

Kegunaan : Tabel ini berfungsi untuk menyimpan informasi mengenai

pesanan-pesanan dari user.

No. Nama Filed Type Width Dec Keterangan

2 Kd_User(**) Char 5 Kode user

3 Kd_Pgw(**) Char 5 Kode pegawai

4 Tgl_Psn Date 6 Tanggal pemesanan

5 Jns_Psn Char 5 Jenis yang dipesan

6 U_muka Numeric 11 2 Uang muka

7 L_Tnh Numeric 5 2 Luas tanah

8 L_Bgn Numeric 5 2 Luas bangunan

7. Struktur file database penjualan

Nama file : Penjualan.Dbf

Field kunci : Tgl_Trn

Kegunaan : Untuk mencatat tentang adanya hal-hal yang berkenaan dengan

proses transaksi penjualan.

No. Nama Filed Type Width Dec Keterangan

1 Tgl_Trn(*) Date 6 Tanggal transaksi

2 Kd_User(**) Char 5 Kode user

3 Kd_Pgw(**) Char 5 Kode pegawai

4 Jns_Bli Char 5 Jenis yang dibeli

5 Kd_Rmh(**) Char 5 Kode rumah

6 Kd_Ruko(**) Char 5 Kode ruko

8. Struktur file database piutang user

Nama file : Piutang.Dbf

Field kunci : Kd_User

Kegunaan : Untuk mencatat mengenai piutang user.

No. Nama Filed Type Width Dec Keterangan

1 Kd_User(*) Char 5 Kode user

2 Sld_Piut Numeric 11 2 Saldo piutang

9. Struktur file database penerimaan kas

Field kunci : Kd_User

Kegunaan : File ini berfungsi untuk menyimpan data-data penerimaan yang

terjadi akibat adanya pembayaran oleh pelanggan.

No. Nama Filed Type Width Dec Keterangan

1 Kd_User(*) Char 5 Kode user

2 Tgl_Byr(*) Date 6 Tanggal pembayaran

3 Jml_Byr Numeric 11 2 Jumlah pembayaran

10. Struktur file database penolakan pesanan

Nama file : Tlk_Psn

Field kunci : Kd_Tlk

Kegunaan : Tabel ini berfungsi untuk menyimpan data-data mengenai

pesanan-pesanan yang ditolak.

No. Nama Filed Type Width Dec Keterangan

1 Kd_Tlk(*) Char 5 Kode penolakan

2 Kd_Psn(**) Char 5 Kode pesanan

3 Ket Char 20 Keterangan

11. Struktur file database klaim

Nama file : Klaim.Dbf

Field kunci : No_Klaim

Kegunaan : Untuk menyimpan data klaim yang diajukan oleh user.

No. Nama Filed Type Width Dec Keterangan

1 No_Klaim(*) Char 5 Nomor klaim

2 Kd_User(**) Char 5 Kode user

No. Nama Field Type Width Dec Keterangan

3 Tgl_Peng Date 6 Tanggal pengajuan

4 Jns_Rsk Char 20 Jenis kerusakan

6 Tgl_Sel Date 6 Tanggal selesai

5.3. Konseptual Database

Database adalah kumpulan dari file-file yang saling berhubungan satu sama lainnya atau saling berkaitan. Pada model database relational hubungan antar file

direlasikan dengan kunci relasi (relation key), yang merupakan kunci utama dari masing-masing file. Pada perancangan database ini akan menyebabkan program

sistem informasi penjualan rumah atau ruko akan dapat bekerja secara optimal. Adapun gambar konseptual database-nya dapat dilihat pada gambar 5.7.

User.Dbf Kd_User * Nm_User Alamat Kota Prop . . . Penjualan.Dbf Tgl_Trn * Kd_User ** Kd_Pgw ** Jns_Bli Kd_Rmh ** Kd_Ruko ** . . . Kd_User Klaim,Dbf No_Klaim * Kd_User ** Tgl_Peng Jns_Rsk . . . Kd_User Pesanan.Dbf Kd_Psn * Kd_User ** Kd_Pgw ** Tgl_Psn Jns_Psn . . . Kd_User Pegawai.Dbf Kd_Pgw * Nm_Pgw Jabatan . . . Kd_Pgw Piutang.Dbf Kd_User * Sld_Piut Kd_User Kas.Dbf Kd_User * Tgl_Byr * Jml_Byr Kd_User Tlk_Psn.Dbf Kd_Tlk * Kd_Psn ** Ket Kd_Psn Rumah.Dbf Kd_Rmh * Kd_lok ** Type_Bgn Luas_Tnh . . . Kd_Rmh Ruko.Dbf Kd_Ruko * Kd_lok ** Type_Bgn Luas_Tnh . . . Kd_Ruko Lokasi.Dbf Kd_lok * Nm_lok Kota_lok Prop_lok . . . Kd_Lok Kd_Lok

5.7. Algoritma Sistem Menu

Algoritma merupakan suatu prosedur atau urutan langkah-langkah di dalam menjalankan suatu program aplikasi, sehingga dengan adanya suatu algoritma tersebut

seorang operator kompueter akan dapat mengetahui langkah-langkah yang harus dikerjakan saat dia bekerja. Dalam sub bab ini penulis akan membahas tentang

algoritma sistem menu perancangan sistem informasi penjualan rumah / ruko di PT. Delta Multi Persada Surabaya.

Di dalam perancangan sistem menu ini, menu utama mempunyai empat buah menu yaitu menu Transaksi, menu Maintenance, menu Laporan, dan menu Help. Menu Transaksi sendiri memiliki enam sub menu yaitu Penjualan, Pemesanan, Klaim,

Tolak Pesan, Piutang, dan Penerimaan Kas. Menu Maintenance memiliki lima buah sub menu yaitu User, Pegawai, Lokasi, Rumah, dan Ruko. Untuk menu laporan

memiliki dua buah sub menu yaitu Laporan Penjualan dan Laporan Klaim. Sedang untuk menu Help berisi tentang informasi cara-cara yang digunakan dalam

memanipulasi data-data dalam sistem informasi penjualan ini.

Menu utama ini dirancang sedemikian rupa sehingga diharapkan dapat

membantu memberi kemudahan bagi pengguna untuk memanipulasi data. Namun tidak menutup kemungkinan menu tersebut dikembangkan lebih lanjut sesuai dengan

tuntutan kegiatan penjualan perusahaan. Salah satu pengembangan yang mungkin dapat dilakukan adalah dengan membatasi hak akses tiap-tiap menu sesuai dengan

wewenang pengguna yang bersangkutan. 5.7.1. Menu Transaksi

A. Algoritma sub menu penjualan

1. Pada menu utama pilih menu Transaksi,dengan menggesesr posisi kursor pada menu Transaksi atau dengan menekan tombol Alt-T maka sub menu dari

menu Transaksi akan muncul. Lalu pilih sub menu Penjualan, caranya sama dengan memilih menu Transaksi tetapi untuk penekanan tombol ditekan Alt-P,

maka setelah pemilihan menu penjualan ini akan muncul window untuk mengisi data-data tentang transaksi penjualan.

2. Setelah window pengisian data penjualan muncul maka isikan tanggal transaksi, dimana tanggal transaksi ini dimaksudkan untuk mencatat tanggal transaksi terjadi.

3. Selanjutnya isikan kode user. Dalam pengisian kode user setelah mengetik kode user maka program akan mengecek terlebih dahulu apakah kode user

yang diamaksud ada tidak di file master user, jika ada maka nama dari user tersebut akan muncul, akan tetapi jika ternyata kode user tersebut tidak ada

maka akan muncul kotak dialog yang berisi pesan y ang menyatakan bahwa kode user tidak ada. Apabila hal ini terjadi maka segera diisikan kembali kode

user yang benar.

4. Setelah mengisi kode user maka yang perlu diisi lagi adalah kode pegawai.

Sama halnya dengan pengisian kode user, apabila pengisiannya benar maka nama dari pegawai pemroses transaksi akan muncul sedang jika salah maka

akan muncul kotak dialog yang menyatakan kesalahan bahwa kode pegawai tersebut tidak ada di dalam master pegawai.

5. Selanjutnya pilih jenis pembelian, dimana jenis pembelian ini maksudnya jika

user membeli rumah maka dipilih rumah tetapi jika ruko maka yang dipilih adalah ruko.

6. Setelah itu mengisi kode rumah atau kode ruko sesuai dengan pemilihan jenis pembelian tadi. Jika yang dibeli adalah rumah maka yang perlu diisi adalah

kode rumah sedang kode ruko tidak aktif (disable_{) lalu type rumah akan}

muncul secara otomatis begitu juga sebaliknya dengan pengisian kode ruko.

7. Setelah kode rumah atau kode ruko diisi maka field sisanya tidak perlu diisi lagi. Karena field-field tersebut merupakan output, sehingga akan muncul secara otomatis setelah program menemukan kode yang dimaksud.

8. Dalam sub menu ini apabila ingin malakukan pengeditan, penambahan, penghapusan, serts pencarian data penjualan juga bisa dilakukan dengan

menekan tombol Alt lalu diikuti dengan huruf pertama yang ada garis bawahnya atau dengan mengklik command button yang dikendaki. Jika

merasa data-data yang diisi sudah benar maka klik command button simpan tetapi jika ingin membatalkan pengisian maka klik command button batal.

9. Untuk keluar cukup mengklik command button keluar atau tekan tombol Alt-K.

B. Algoritma sub menu klaim

1. Pada menu utama pilih menu transaksi lalu pilih lagi menu klaim, setelah itu akan muncul window klai.

2. Isikan nomor klaim dari klaim yang diajukan oleh user. Untuk nomor klaim

ini bersifat unik sehingga apabila nomor klaim yang diketik sudah ada tetapi diketik lagi maka program akan memberitahu bahawa nomor klaim tersebut

sudah ada dan diharapkan untuk mengisi kembali nomor klaim yang baru. 3. Kemudian mengisi kode user yang mengajukan klaim. Setelah pengisian kode

user ini program akan mengecek keberadaan user, kalau kode user tersebut ada maka akan ditampilkan nama user dan program akan mengecek kembali

tentang masa berlakunya klaim yang dimiliki oleh user tadi. Jika ternyata masa berlakunya klaim user tadi habis maka akan ditampilkan pesan yang menyatakan bahwa masa berlaku klaim sudah habis, lalu program akan keluar.

Jika ternyata masih ada maka field-field yang lain bisa diisi. Tetapi jika kode user tidak ada maka akan ditampilkan pesan bahwa kode user yang

bersangkutan tidak ada.

4. Untuk sub menu klaim ini juga bisa dilakukan pengedan, penambahan dan

lain-lain sesuai dengan kebutuhan, dan caranyapun cukup dengan mengklik command button yang dikehendaki.

C. Algoritma sub menu pemesanan

1. Pada menu transaksi pilih sub menu pemesanan. Lalu setelah itu isikan kode

2. Setelah itu isikan kode user yang memesan dan kode pegawai yang

memproses pemesanan tersebut.

3. Lalu isikan field-field selanjutnya. Untuk jenis pesanan diisi dengan memilih

atau menekan combo box yang ada. Jika yang dipesan rumah maka pilih rumah jika yang dipesan ruko maka pilih ruko.

4. Sama halnya dengan sub menu yang lain untuk sub menu pemesanan ini juga bisa dilakukan pengeditan, penambahan dan lain-lain sesuai dengan

kebutuhan.

D. Algoritma sub menu tolak pesan

1. Pada menu utama pilih menu transaksi lalu pilih sub menu tolak pesan.

2. Setelah itu akan muncul window tolak pesan

3. Isikan kode penolakan, adapun kode ini bersifat unik sehingga jika kode yang

diketik ternyata sudah ada maka akan muncul pesan bahwa kode sudah ada. 4. Lalu isikan kode pesanan, setelah pengisian kode ini maka program akan

membaca file pesanan untuk mengecek apakah kode pesanan tersebut ada atau tidak. Jika ada maka data pesanan yang sesuai dengan kode pesanan tadi akan

dihapus, jika sebaliknya apabila kode pesanan tidak ditemukan maka akan ditampilkan bahwa kode pesanan tidak ada.

5. Untuk keluar dari sini cukup tekan command button keluar atau tekan Alt-K.

E. Algoritma sub menu piutang

1. Dari menu transaksi pilih sub menu piutang dengan cara menggeser posisi kursor pada sub menu yang dikehendaki.

2. Setelah muncul window piutang maka isikan kode user yang dikehenndaki,

setelah itu program akan mengecek kode user tersebut jika ada proses dilanjutkan akan tetapi jika kode user ternyata tidak ada maka akan muncul

pesan yang menyatakan bahwa kode user tidak ada.

3. Untuk saldo piutang akan muncul secara otomatis karena program akan

mengecek berapa sisa piutang user dalam membeli rumah secara tunai.

4. Sama dengan sub menu yang lain dalam sub menu ini juga bisa memanipulasi

data dengan mengklik command button yang dikehendaki. F. Algoritma sub menu penerimaan kas

1. Setelah masuk ke menu utama maka pilih menu transaksi yang kemudian

diikuti dengan memilih sub menu penerimaan kas.

2. Setelah window penerimaan kas muncul maka isikan kode user. Setelah kode

diisi dengan benar maka nama dari user yang bersangkutan akan muncul akan tetapi jika kode salah maka akan muncul pesan bahwa kode user tersebut tidak

ada.

3. Setelah itu isikan field-field selanjutnya. Setelah semua terisi dan benar lalu

ditekan command button simpan maka program akan melakukan perhitungan dengan mengurangi harga rumah atau ruko dengan total pembayaran yang

telah dilakukan oleh user. Setelah itu data sisa pembayaran user akan di transfer ke dalam piutang user.

4. Untuk keluar dari window ini klik command button keluar atau dengan menekan Alt-k.

5.7.2. Menu Maintenance A. Algoritma sub menu user

1. Setelah muncul menu utama program kemudian klik menu maintenance,

setelah itu akan muncul sub menu-sub menu dari menu maintenance tadi. Kemudian pilih atau geser posisi kursor ke sub menu user.

2. Setelah muncul window user maka isikan kode user. Kode user disini bersifat unik artinya bahwa masing-masing user tidak bisa mempunyai kode yang

sama, sehingga satu kode hanya mewakili satu user saja. Setelah kode user diisi maka program akan mengecek apakah kode user yang diinputkan tadi

sudah ada atau belum. Jika ternyata sudah ada maka akan ditampilkan pesan bahwa kode user sudah ada, tetapi jika kode user belum ada maka program

akan mengijinkan untuk mengisi field-field selanjutnya.

3. Untuk field Cara Pembayaran dimaksudkan untuk mencatat bagaimana cara

user tadi membayar apakah melalui KPR atau membeli secara tunai.

4. Untuk field Nama Bank KPR dapat diisi apabila user yang membeli

menggunakan cara pembelian secar KPR, jika cara pembayarannya tunai maka field ini tidak akan bisa diisi karena akan didisable.

5. Untuk merubah atau memanipulasi data maka cukup dengan mengklik command button yang ada.

1. Setelah masuk ke menu utama (main menu_{) maka pilih menu maintenance}

yang ada di samping kanan menu transaksi. Kemudian klik menu tersebut lalu akan muncul sub menu- sub menu dari menu maintenance tersebut. Setelah itu

geser posisi kursor ke sub menu pegawai.

2. Setelah masuk ke window pemasukan data pegawai maka selanjutnya isikan

kode pegawai. Kode pegawai ini sama seperti kode-kode yang lainnya yang bersifat unik. Untuk itu setiap kali mengisi kode maka program akan

mengecek apakah kode pegaai tersebut ada atau tidak. Karena jika ternyata kode pegwai tersebut tidak ada maka pengisian field-field selanjutnya bisa diteruskan tetapi bila sebaliknya maka pengisian field-field selanjutnya tidak

bisa diteruskan karena akan didisable dan muncul pesan bahwa kode user sudah ada dan diminta untuk mengisi kode user yang lain.

3. Setelah field-field yang lain terisi maka jika sudah benar bisa langsung disimpan atau jika ingin memanipulasi datanya bisa memilih pilihan dengan

mengklik command button yang ada.

4. Untuk keluar dari sini klik command button keluar atau tekan Alt-k.

C. Algoritma sub menu lokasi

1. Setelah masuk ke menu utama dan memilih menu maintenance maka

selanjutnya pilih sub menu lokasi dengan cara mengklik sub menu lokasi. 2. Kemudian setelah memilih sub menu lokasi tersebut maka akan muncul

3. Setelah window lokasi muncul maka isikan kode lokasi dengan benar. Kode lokasi ini unik maka jika saat pengisian kode ternyata sama maka program akan menampilkan pesan bahwa kode lokasi yang dimaksud sudah ada untuk itu program akan meminta untuk pengisian kode lokasi kembali. jika ternyata setelah pengisian yang berikutnya ternyata kode lokasi tidak ada maka pengisian field-field selanjutnya bisa dilakukan.

4. Apabila data-data lokasi ingin dimanipulasi maka cukup dengan menekan atau mengklik command button - command button yang ada.

D. Algoritma sub menu rumah dan ruko

1. Setelah masuk ke menu utama selanjutnya pilih menu maintenance, setelah itu pilih sub menu rumah atau ruko sesuai dengan yang dikehendaki.

2. Setelah itu isikan kode rumah atau kode ruko yang benar. Kode-kode ini sama seperti yang lainnya yaitu unik. Kode ini tidak bisa diduplikasi, karena jika ternyata saat pemasukan kode baru ada yang sama maka program akan menampilkan pesan yang menyatakan bahwa kode sudah ada.

3. Setelah mengisi kode rumah atau ruko maka kemudian mengisi kode lokasi. 4. Selanjutnya mengisi field-field lain sesuai dengan datanya yang ada. Untuk

status diisi apabila rumah atau ruko tersebut dibeli maka akan diisi sesuai dengan keadaannya, jika sudah terbeli maka akan diisi sold, jika dipesan maka akan diisi book dan jika masih belum terbeli dan belum ada yang memesan maka diisi free.

5. Untuk memanipulasi data cukup mengklik command button - command button yang telah tersedia.

5.7.3. Menu Laporan

A. Algoritma sub menu laporan penjualan

1. Sebelum masuk ke sub menu ini maka terlebih dahulu di menu utama pilih menu laporan kemudian baru selanjutnya mengklik menu laporan penjualan. 2. Untuk sub menu laporan penjualan ini akan dicetak laporan tentang penjualan

per tahunnya. Dibuat laporan penjualan per tahun karena untuk penjualan rumah itu tidak setiap bulan atau setiap saat terjadi transksi pembelian terkadang dalam satu tahun itu jumlah rumah atau ruko yang terbeli tidak lebih dari dua. Untuk itulah laporan penjualan yang dibuat adalah laporan penjualan tahunan.

B. Algoritma sub menu laporan klaim

1. Setelah masuk ke menu utama lalu klik menu laporan, setelah itu akan muncul sub menu dari menu laporan yaitu laporan penjualan dan laporan klaim. 2. Setelah itu pilih sub menu laporan klaim. Setelah itu program akan

menyajikan laporan klaim yang telah diajukan oleh user. 3. Sebelumnya isikan terlebih dahulu bulan dan tahun klaim

4. Setelah itu bila ingin mencetak ke printer pilih lagi sub menu dari sub menu laporan klaim, kemudian klik cetak printer. Dan apabila ingin mencetak laporan ke layar maka langkahnya sama seperti cetak ke printer tetapi yang dipilih sub menu cetak layar.

5.7.4. Menu Help

A. Algoritma menu help

1. Setelah masuk ke main menu atau menu utama maka untuk memperoleh petunjuk bagaimana memanipulasi dan menjalankan program maka pilih dengan mengklik menu help.

2. Setelah itu menu help akan menyajikan petunjuk-petunjuk yang dibutuhkan operator untuk menjalankan program sistem informasi penjualan ini.

3. Untuk keluar dari sistem informasi penjulan ini cukup mengklik command button keluar sehingga program akan keluar.

B A B V I

P E N U T U P

6.1. Kesimpulan

Berdasarkan hasil yang diperoleh dari melakukan survey, analisa, dan pembahasan dari perancangan sistem informasi penjualan rumah atau ruko di PT Delta Multi Persada Surabaya maka dapat diambil beberapa kesimpulan diantaranya adalah :

1. Dengan telah dirancangnya sistem informasi penjualan yang telah terkompterisasi di perusahaan ini maka diharapkan sistem yang baru dapat meningkatkan efektifitas dan efisiensi dari kinerja perusahaan. Sehingga dengan semakin meningkatnya kinerja perusahaan akan dapat pula meningkatkan daya saing perusahaan.

2. Dengan adanya sistem yang baru ini penyajian informasi yang cepat dan akurat akan dapat dipenuhi. Laporan yang akurat sangat membantu para manajer dalam mengambil keputusan dengan tepat.

3. Perkembangan penjualan di perusahaan akan dapat diketahui dengan mudah karena adanya laporan penjualan yang secara rutin diserahkan kepada manajer. Disamping itu terdapat pula laporan tidak rutin yang dibuat saat manajer memerlukannya.

4. Sistem ini menghasilkan berbagai macam laporan yang sangat diperlukan bagi pihak manajemen dalam menentukan suatu kebijaksanaan.

5. Dengan digunakannya database model relasional, akan memudahkan dalam melakukan suatu perancangan sistem database, karena database model ini lebih fleksibel. Jika ada perubahan struktur akan dapat mudah dilakukan, dan akan pula memudahkan dalam hal pengembangan sistem selanjutnya.

6. Dalam melakukan suatu perancangan sistem informasi yang baik diperlukan adanya suatu kerjasama yang menyeluruh anatara perancang sistem dan pihak perusahaan (user) yang meliputi manajemen dan karyawan, sehingga nantinya akan dapat diketahui keinginan / kebutuhan (user requirements) dari masing-masing pihak terkait.

6.2. Saran

Berdasarkan kesimpulan yang telah penulis uraikan tersebut di atas, maka dalam sub bab yang terakhir ini penulis memberikan saran-saran dengan harapan akan dapat bermanfaat.

1. Sistem ini masih dapat dikembangkan dengan menghubungkannya dengan sistem informasi yang lain dalam perusahaan, sehingga nantinya akan membentuk suatu sistem informasi yang lebih lengkap dan terintegrasi.

2. Sistem informasi penjualan ini belum dirancang ke arah sistem yang berbasiskan jaringan komputer. Namun dengan mengimplementasikan sistem ini ke dalam jaringan komputer maka hal ini akan lebih membantu dalam menangani proses penjualan rumah atau ruko di perusahaan. Disamping itu manajer juga akan dapat

dengan mudah mengatur wewenang masing-masing pengguna, sehingga akan terbentuk suatu sistem informasi dengan tingkat keamanan data yang baik.

3. Sistem informasi yang dapat mendukung pengambilan keputusan dengan memanfaatkan komputer menuntut pengguna untuk memberikan data yang benar / valid, karena komputer dapat menghasilkan informasi yang benar jika data yang diolah juga benar.