Analisis dan Evaluasi Pengendalian Internal Pengeluaran Kas

Afrika Miranti : Pengendalian Internal Pengeluaran Kas pada Balai Monitor Spektrum Frekuensi Radio dan Orbit Satelit Kelas II Medan, 2009. 3. pembayaran utang pokok dana yang dipinjam tidak termasuk bunga karena dianggap sebagai kegiatan operasi. 6. Tujuan Pengendalian Internal Pengeluaran Kas. Tujuan pengendalian internal pengeluaran kas menurut perusahaan adalah untuk mengawasi penggunaan anggaran, sedangkan menurut Lalu Hendry Yujana 1994 tujuan dari pengendalian internal pengeluaran kas adalah untuk menjaga agar tidak timbul penyelewengan dan dapat tetap memelihara efisien operasi perusahaan. 7. Pengendalian Internal yang Baik. Pengendalian internal yang baik menurut perusahaan adalah setiap penggunaan anggaran wajib mengacu kepada program kerja tahunan, karena di dalam program kerja itu sendiri telah dicantumkan jumlah anggaran yang dibutuhkan, waktu pelaksanaannya, dan tempat pelaksanaannya, sedangkan menurut Lalu Hendry Yujana 1994 pengendalian internal yang baik adalah sebagai berikut: a. suatu struktur organisasi yang membagi fungsi organisasi secara tepat diantaranya petugas atau bagian dan di dalamnya terdapat pemisahan tanggung jawab untuk operasi yang berhubungan, b. prosedur pemberian wewenang dan tanggungjawab yang sesuai antara bagian operasi dengan bagian pencatatan, c. praktik-praktik yang sehat yang harus ditaati dan dijalankan oleh setiap bagian operasi, d. penempatan pegawai secara tepat sesuai dengan kemampuan dan kesungguhannya.

B. Analisis dan Evaluasi Pengendalian Internal Pengeluaran Kas

Afrika Miranti : Pengendalian Internal Pengeluaran Kas pada Balai Monitor Spektrum Frekuensi Radio dan Orbit Satelit Kelas II Medan, 2009. 1. Pengendalian Internal Pengeluaran Kas Pengeluaran kas dalam suatu perusahaan adalah untuk membayar berbagai macam- macam transaksi. Apabila pengendalian tidak dijalankan dengan ketat, seringkali jumlah pengeluaran diperbesar dan selisihnya digelapkan oleh pihak tertentu. Adapun pengawasan atas pengeluaran kas yang dilakukan oleh Balai Monitor Spektrum Frekue nsi Radio dan Orbit Satelit Kelas II Medan adalah setiap penggunaan anggaran yang akan digunakan oleh masing-masing seksi terlebih dahulu masing-masing kepala seksi membuat nota dinas tentang penggunaan anggaran atau maksud dan tujuan dari penggunaan tersebut yang ditujukan ke kuasa pengguna anggaran kepala kantor. Di dalam nota dinas dari masing-masing kepala seksi wajib mencantumkan jadwal pelaksana kegiatan serta jumlah anggaran yang dibutuhkan. Setelah kegiatan dilaksanakan peserta tim yang telah melaksanakan kegiatan tersebut selambat- lambatnya 5 hari kerja, wajib membuat laporan apa-apa saja yang telah dilakukan dan didukung dengan data-data yang lengkap. Laporan dimaksud setelah disetujui kepala kantor dibuat minimal sebanyak 5 rangkap, masing-masing 2 rangkap dikirimkan ke Jakarta, 1 rangkap ke bendahara, 1 rangkap ke KPPN, dan 1 rangkap untuk pertinggal di Ka.Sub.Bag Tata Usaha. Kas mempunyai karakteristik tersedia bila dibandingkan dengan aktiva lainnya, karena memiliki bentuk yang sulit, sulit didefinisikan pemilik, mudah ditransfer dengan cepat, menyebabkan harta ini menjadi sasaran penyelewengan baik disengaja maupun tidak disengaja. Kerugian ini hanya dapat dihindari dengan pengendalian kas yang seksama sejak diterima sampai saat terpakai. Karena begitu mudahnya mentransfer uang, maka kas merupakan aktiva yang cendrung diselewengkan atau disalahgunakan Afrika Miranti : Pengendalian Internal Pengeluaran Kas pada Balai Monitor Spektrum Frekuensi Radio dan Orbit Satelit Kelas II Medan, 2009. oleh karyawan. Pengawasan kas tidak terlepas dari penggunaan dana yang tidak benar. Adapun kecurangan yang sering timbul dalam penggunaan kas adalah sebagai berikut: a. pencurian uang dari dana kas kecil lainnya, b. memalsukan cek, menguangkan dan kemudian melenyapkan sewaktu cek yang sudah diuangkan tersebut kembali, c. memperbesar angka pada cek setelah ditandatangani, d. mengubah tanggal pada kwitansi pembayaran yang sudah dibayarkan lalu memasukkannya sekali lagi untuk meminta pembayaran, e. melakukan kitting. Kitting merupakan penggelapan uang kas yang dilakukan dengan menggunakan cek dari suatu bank disetor ke bank lain dan jumlah tersebut tidak tampak sebagai pengurangan pada saldo bank pada tanggal transfer. Kitting biasanya terjadi pada akhir periode. Pada prosedur pengeluaran kas yang dilakukan oleh Balai Monitor Spektrum Frekuensi Radio dan Orbit Satelit untuk penggunaan anggaran yaitu setiap nota dinas yang diajukan untuk menggunakan anggaran oleh masing-masing kepala seksi kepada kepala kantor KPA belum tentu semua anggaran yang telah diajukan oleh kepala kantor dapat disetujui karena prinsip penggunaan anggaran wajib tepat sasaran dan efisiensi. 2. Prosedur pengeluaran Kas Tujuan pengeluaran kas dalam Balai Monitor Spektrum Frekuensi Radio dan Orbit Satelit dikategorikan untuk keperluan biaya gaji dan honor, biaya keperluan sehari-hari, seperti pembelian ATK dan lain-lain ,serta biaya untuk pembangunan fasilitas kantor, Afrika Miranti : Pengendalian Internal Pengeluaran Kas pada Balai Monitor Spektrum Frekuensi Radio dan Orbit Satelit Kelas II Medan, 2009. sedangkan transaksi pengeluaran kas yang terjadi pada Balai Monitor Spektrum Frekuensi Radio dan Orbit Satelit Kelas II Medan sebagian besar ditujukan untuk kegiatan keperluan pelayanan masyarakat. Kegiatan sehari-hari perusahaan telah ditetapkan oleh perusahaan pusat dengan memberikan pedoman-pedoman kerja sehingga anggaran perusahaan benar-benar digunakan untuk keperluan perusahaan itu sendiri. Prosedur pengeluaran kas juga melibatkan beberapa bagian dalam perusahaan dengan maksud agar pengendalian yang terjadi dapat diawasi dengan baik. Prosedur pengeluaran yang dilakukan oleh Balai Monitor Spektrum Frekuensi Radio dan Orbit Satelit Kelas II Medan adalah sebagai berikut: a. setiap nota dinas dari masing-masing seksi yang telah disetujui oleh kepala kantor KPA, dimana kepala kantorKPA mendisposisikan kepada Ka.Sub.Bag.Tata Usaha, b. kemudian Ka.Sub.Bag.Tata Usaha melanjutkan ke bendahara agar anggaran dimaksud dapat diperiksa beserta administrasinya, c. setelah itu bendahara menyiapkan administrasi masing-masing pengguna anggaran untuk menghadap kembali ke bendahara untuk penyelesaian administrasi tersebut. 3. Penerapan Kebijakan Pengeluaran Kas. Dalam hal ini penerapan kebijaksanaan pengeluaran kas pada Balai Monitor Spektrum Frekuensi Radio dan Orbit Satelit Kelas II Medan adalah: a. semua pengeluaran telah didukung dengan bukti yang cukup dan disetujui oleh pejabat yang berwenang, b. setiap pengguna anggaran yang akan menggunakan anggaran tersebut harus membuat surat nota dinas beserta maksud dan tujuan dari penggunaan anggaran tersebut, Afrika Miranti : Pengendalian Internal Pengeluaran Kas pada Balai Monitor Spektrum Frekuensi Radio dan Orbit Satelit Kelas II Medan, 2009. c. setiap anggaran yang akan dikeluarkan harus ditandatangani oleh kepala pimpinan, bendahara, dan Ka.Sub.Bag.Tata Usaha, d. perhitungan jumlah gaji yang akan dibayarkan harus dilakukan dengan benar dan diotorisasi oleh pejabat yang berwenang, e. setiap anggaran yang akan diajukan harus diberi bea materai dan harus ditandatangani oleh Kepala Kantor KPA, bendahara, dan Ka.Sub.Bag.Tata Usaha. Pengeluaran kas dalam suatu perusahaan akan terjadi terus menerus selama perusahaan itu beroperasi. Pengeluaran kas yang dilakukan perusahaan adalah untuk pembayaran bermacam-macam transaksi biasanya menggunakan kwitansi baik itu pengeluaran berskala kecil maupun besar. 4. Sistem Pencatatan Pengeluaran Kas. Bukti pengeluaran kas dipergunakan untuk setiap jenis transaksi kas seperti : pembayaran gaji pegawai, pembelian alat-alat keperluan kantor, dan pembelian bahan bangunan untuk pembangunan fasilitas kantor. Sistem pencatatan pembukuan yang dilakukan oleh Balai Monitor Spektrum Frekuensi Radio dan Orbit Satelit Kelas II Medan yaitu setiap anggaran yang akan dikeluarkan harus ada surat tanda terima dari Balai Monitor Spektrum Frekuensi Radio dan Orbit Satelitdan jumlah anggaran yang tebilang, bagi perusahaan yang menerima anggaran tersebut harus disertai materai dan ditandatangani serta diberi cap stempel. Kwitansi tersebut ditandatangani oleh kepala kantor, bendahara, dan pengola barang. Setelah itu bendahara memasukkan transaksi tersebut ke dalam buku kas umum. Kas yang tersedia pada Balai Monitor Spektrum Frekuensi Radio dan Orbit Satelit Kelas II Medan digunakan untuk membayar biaya operasi perusahaan, baik pembayaran Afrika Miranti : Pengendalian Internal Pengeluaran Kas pada Balai Monitor Spektrum Frekuensi Radio dan Orbit Satelit Kelas II Medan, 2009. non rutin yang dipakai untuk mengatur dan menentukan kebijakan keuangan dan operasi dari suatu kegiatan usaha yang bertujuan untuk mendapatkan manfaat dari kegiatan tersebut, maupun untuk membayar biaya rutin perusahaan yaitu biaya gaji, biaya pembelian barang-barang keperluan kantor dan biaya modal pembangunan gedung atau fasilitas lainnya. Setiap pengeluaran yang dilakukan harus mendapatkan persetujuan dari pihak berwenang. Oleh sebab itu, Peneliti mengambil kesimpulan bahwa pengendalian internal pengeluaran kas yang dilakukan oleh Balai Monitor Spektrum Frekuensi Radio dan Orbit Satelit Kelas II Medan ditujukan untuk pengeluaran yang bersifat rutin. Pengendalian terhadap pengeluaran kas sudah cukup memadai ditandai dengan: a. setiap pengeluaran yang terjadi harus disertai dengan bukti atau kwitansi, b. bukti pengeluaran kas harus rangkap tiga, c. bukti pengeluaran kas harus disahkan oleh pihak yang berwenang atau pejabat yang ditunjuk, d. periksa bukti keluar apakah sudah diparaf oleh kepala pimpinan KPA dan telah diperiksa oleh bendahara. 5. Sistem Akuntansi Pengeluaran Kas dengan Menggunakan Kwitansi. Sebagian besar pengeluaran kas Balai Monitor Spektrum Frekuensi Radio dan Orbit Satelit Kelas II Medan dilakukan dengan kwitansi, dengan ini pembayarannya lebih terjamin karena melibatkan pihak langsung yang mengurusi masalah anggaran. Sistem akuntansi pengeluaran kas dengan menggunakan kwitansi pada Balai Monitor Spektrum Frekuensi Radio dan Orbit Satelit Kelas II Medan adalah sebagai berikut: a. bagian akuntansi menerima laporan bukti, faktur referensi yang asli, laporan copy order pembelian. Jika pembayaran ditujukan untuk pembayaran pembelian Afrika Miranti : Pengendalian Internal Pengeluaran Kas pada Balai Monitor Spektrum Frekuensi Radio dan Orbit Satelit Kelas II Medan, 2009. dilampirkan pernyataan bagian pembelian. Semua laporan diperiksa kembali kebenaran perhitungannya beserta kelengkapan lampiran. Selanjutnya dibuat bukti pengeluaran kas dan diserahkan ke bendahara setelah diotorisadi terlebih dahulu oleh kepala pimpinan, b. bagian kas akan mengeluarkan kwitansi berdasarkan lampiran atau bukti pengeluaran kas dari bagian akuntansi kwitansi, kemudian diserahkan kepada kepala pimpinan untuk ditandatangani kemudian ke bendahara, setelah ditandatangani oleh bendahara maka pengelola barang menandatangani pengeluaran anggaran tersebut, c. berdasarkan laporan kas harian dan lampiran pengeluaran kas yang telah disetujui oleh kepala kantor, bendahara mencatat transaksi tersebut ke dalam buku kas umum, d. pihak yang berkepentingan kemudian mengadakan peninjauan kembali terhadap kas atau anggaran yang telah dikeluarkan. 6. Dokumen Sumber dan Dokumen Pendukung Ditinjau dari pengolahan data akuntansi, dokumen atau formulir digolongkan menjadi dua macam yaitu : dokumen sumber dan dokumen pendukung. a. Dokumen Sumber source document Dokumen sumber adalah dokumen yang dipakai sebagai dasar pencatatan ke dalam jurnal atau buku pembantu. b. Dokumen Pendukung supporting document atau corroborating document Dokumen yang melampiri dokumen sumber sebagai bukti aslinya transaksi yang direkam dalam dokumen sumber. Afrika Miranti : Pengendalian Internal Pengeluaran Kas pada Balai Monitor Spektrum Frekuensi Radio dan Orbit Satelit Kelas II Medan, 2009. Dokumen pendukung ini berfungsi untuk membuktikan aslinya transaksi penggunaan anggaran tersebut telah diotorisasi oleh Bagian Bendahara dan disetujui oleh Kepala Kantor. Transaksi, dokumen sumber, dan dokumen pendukung yang digunakan dalam transaksi pengeluaran kas pada Balai Monitor Spektrum Frekuensi Radio dan Orbit Satelit Kelas II Medan dapat dilihat sebagai berikut : Transaksi Dokumen Sumber Dokumen Pendukung yang Bersangkutan Pengeluaran Kas Bukti kas keluar Kwitansi Pembelian Bukti kas keluar Surat permintaan pembelian Surat permintaan otorisasi investasi Surat order pembelian Laporan penerimaan barang Faktur dari penjual Penggajian Bukti kas keluar Daftar gaji Rekap daftar gaji Dalam pengeluaran kas pada Balai Monitor Spektrum Frekuensi Radio dan Orbit Satelit Kelas II Medan dokumen yang digunakan yaitu kwitansi. Kwitansi merupakan dokumen yang merupakan bukti tanda terima cek dari penerimaan cek pembayaran. Dokumen yang digunakan untuk penggajian pada Balai Monitor Spektrum Frekuensi Radio dan Orbit Satelit Kelas II Medan terdiri dari : a. daftar gaji, merupakan rekapitulasi dari rencana pembayaran gaji untuk seluruh pegawai, disipkan oleh bagian personalia berdasarkan absensi atau daftar hadir, b. rekap daftar gaji, disiapkan bersamaan waktu dengan pembuatan daftar gaji. Dokumen yang digunakan untuk pembelanjaan barang sehari-hari dan pembangunan fasilitas kantor pada Balai Monitor Spektrum Frekuensi Radio dan Orbit Satelit Kelas II Medan terdiri dari : a. kwitansi, merupakan dokumen bukti terima dari pengeluaran yang dibutuhkan, Afrika Miranti : Pengendalian Internal Pengeluaran Kas pada Balai Monitor Spektrum Frekuensi Radio dan Orbit Satelit Kelas II Medan, 2009. b. nota dinas, diajukan untuk mengajukan anggaran yang diperlukan untuk keperluan pembangunan fasilitas kantor, dicantumkan juga maksud dan tujuan dari pembangunan tersebut. Afrika Miranti : Pengendalian Internal Pengeluaran Kas pada Balai Monitor Spektrum Frekuensi Radio dan Orbit Satelit Kelas II Medan, 2009. PERTANYAAN MENGENAI PENGENDALIAN INTERNAL PENGELUARAN KAS Nama Responden : Musriadi, SE Bagian : Ka. Sub. Bag. Tata Usaha dan Rumah Tangga Perusahaan : Balai Monitor Spektrum Frekuensi Radio dan Orbit Satelit Kelas II Medan Bacalah tiap pertanyaan, kemudian berilah tanda √ pada salah satu alternatif. Jawablah yang paling sesuai berikut ini : No Pertanyaan Pilihan Jawaban STS KS R S SS 1. Pengendalian internal yang disusun harus memenuhi prinsip cepat, yaitu pengendalian internal harus mampu menyediakan informasi yang diperlukan tepat pada waktunya, dapat memenuhi kebutuhan, dan dengan kualitas yang sesuai.  2. Pengendalian internal harus memiliki formulir, catatan, dan laporan yang dikoordinasi sedemikian rupa untuk menyediakan informasi keuangan yang dibutuhkan oleh manajemen guna memudahkan pengelolaan perusahaan.  3. Dokumen yang digunakan oleh pengeluaran kas meliputi dokumen pembelian, pembangunan gedung, dan pembayaran gaji.  4. Pembukuan harus mendapatkan persetujuan dari pejabat yang berwenang.  5. Pencatatan dalam jurnal pengeluaran kas Afrika Miranti : Pengendalian Internal Pengeluaran Kas pada Balai Monitor Spektrum Frekuensi Radio dan Orbit Satelit Kelas II Medan, 2009. harus didasarkan bukti kas keluar yang telah mendapat otoritas dari pejabat yang berwenang dan dilampiri dengan dokumen pendukung yang lengkap.  6. Saldo kas yang ada ditangan harus dilindungi dari kemungkinan pencurian atau penggunaan yang tidak semestinya.  7. Dokumen dasar dan dokumen pendukung transaksi pengeluaran kas harus dibubuhi cap “Lunas” oleh Bagian Kas setelah transaksi pengeluaran kas dilakukan.  8. Dalam prosedur pengeluaran kas, bagian bendahara sangat berperan penting dalam pelaksanaan penyusunan pengeluaran kas perusahaan.  9. Semua pengeluaran kas arus dilakukan dengan cek atau kwitansi atas nama perusahaan penerima pembayaran atau dengan pemindah bukuan.  10. Semua nomor cek harus dipertanggungjawabkan oleh bagian kas.  11. Bendahara dilengkapi dengan alat-alat yang mencegah terjadinya pencurian terhadap kas yang ada di tangan misalnya, mesin register kas, almari besi, dan strong room  12. Kas yang ada ditangan cash in safe dan kas yang ada diperjalanan cash in transit diasuransikan dari kerugian.  13. Pengendalian internal harus memenuhi prinsip aman yang berarti bahwa pengendalian internal dapat membantu menjaga keamanaan harta milik perusahaan.  14. Jika pengeluaran kas hanya menyangkut jumlah yang kecil, pengeluaran ini dilakukan pengendalian internal pengeluaran kas melalui dana kas kecil, yang akuntansinya diselenggarakan dengan imperst system.  15. Pengendalian internal yang disusun harus  Afrika Miranti : Pengendalian Internal Pengeluaran Kas pada Balai Monitor Spektrum Frekuensi Radio dan Orbit Satelit Kelas II Medan, 2009. memenuhi prinsip murah yang berarti bahwa biaya untuk menyelenggarakan pengendalian internal itu harus dapat ditekan sehingga relatif tidak mahal, dengan kata lain, dipertimbangkan cost dan benefit dalam menghasilkan suatu informasi. Keterangan : STS : Sangat Tidak Setuju KS : Kurang Setuju R : Ragu-ragu S : Setuju SS : Sangat Setuju Kriteria Penilaian : 15 - 26 = Tidak Efektif 27 - 38 = Kurang Efektif 39 - 50 = Cukup Efektif 51 - 62 = Efektif 63 - 75 = Sangat Efektif Skor 1 x 1 = 1 0 x 2 = 0 0 x 3 = 0 0 x 4 = 0 14 x 5 = Total 71 70 Setelah peneliti menghitung dan menyimpulkan dari jawaban pertanyaan responden perusahaan, maka dalam perumusan masalah peneliti, apakah pengendalian internal pengeluaran kas pada Balai Monitor Spektrum Frekuensi Radio dan Orbit Afrika Miranti : Pengendalian Internal Pengeluaran Kas pada Balai Monitor Spektrum Frekuensi Radio dan Orbit Satelit Kelas II Medan, 2009. Satelit Kelas II Medan sudah diterapkan secara efektif. Sesuai dengan perhitungan jumlah pilihan jawaban dari pertanyaan tersebut, dimana peneliti telah melakukan perhitungan dengan score 71 dan 15 item pertanyaan. Hal ini berarti, Balai Monitor Spektrum Frekuensi Radio dan Orbit Satelit Kelas II Medan telah memiliki Pengendalian Internal Pengeluaran Kas yang Sangat Efektif. Afrika Miranti : Pengendalian Internal Pengeluaran Kas pada Balai Monitor Spektrum Frekuensi Radio dan Orbit Satelit Kelas II Medan, 2009. BAB IV PENUTUP

A. Kesimpulan