46
4. Demi tertibnya pelayanan rekam medis untuk kepeluan riset penelitian dapat menghubungi bagian rekam medis dengan mengajukan surat
permohonan peminjaman. 5. Untuk memudahkan pemonitoran berkas yang dipinjam perlu dibuatkan
ekspedisi peminjaman, ditanda tangani oleh peminjam.
4.2.7. Proses Penemuan Kembali Rekam Medis
Penemuan kembali rekam medis seorang pasien didasarkan pada kartu identitas berobat yang diberikan pihak rumah sakit kepada pasien. Hal ini sesuai
dengan pernyataan informan berikut : I
1
: “
secara umum tentunyakan kan kita biasanya pada saat pasien mendaftar itukan sudah kita beri kartu pendaftaran yang dituliskan
data pasien dan nomor rekam medisnya, apabila pasien itu datang kembali tentunya kami minta lagi itu kartunya kan ada nomornya
yang telah kami berikan jadi berdasarkan itulah kami cari.” I
2
: “
Awalnya pasien yg datang kan diberi kartu berobat yaa yg kecil yg berisikan identitas pasien dan nomor rekam medis, jadi kalo dia
sudah pernah berobat tapi tidak membawa kartu berobat kita mencarinya di computer dengan menanyakan nama dan alamatnya
.” Berdasarkan pernyataan diatas dapat disimpulkan bahwa dalam menemukan
kembali rekam medis pasien, pihak Rumah Sakit Haji Medan secara manual yaitu mencari berdasarkan kartu berobat yang pernah diberikan rumah sakit kepada
Pasien, dan jika kartu berobat itu hilang ataupun pasien tidak membawanya pada saat berobat kembali maka petugas rekam medis akan mencari pada data yang
tersimpan dalam komputer.
4.2.8. Proses Pemusnahan Rekam Medis
Untuk menghemat tempat dan tenaga rekam medis yang sudah tidak terpakai dilakukan pemusnahan. Begitu juga di Rumah Sakit Haji Medan. Hal ini
sesuai dengan pernyataan informan berikut :
Universitas Sumatera Utara
47
I
1
: “ya jadi proses pemusnahan ini tentunya sesuai prosedur yang sudah
ditetapkan ya pemusnahan rekam medis dilakukan setiap 10 tahun sekali , jadi memang prosedur awalnyakan kita pilih pasien yang non-
aktif selama 5 tahun itu masuk berkas yang nonaktif, kemudian setelah 10 tahun barulah kita musnahkan dan pemusnahan itupun tentunya ada
berita acara. jadi sebelumnya berkas yang akan dimusnahkan ini dicatat. misalnya itu resume medis itu harus ditarik di ambil dari
berkas itu , resume medis dan laporan operasi. jadi bukan semuanya dimusnahkan resume medis dan laporan operasinya itu kita ambil dan
kita dokumenkan lagi . jadi baru sisanya itula yag dimusnahkan .” I
2
:“ya sesuai prosedur yang telah ada yaa dimusnahk
an selama 10 tahun
dan dilakukan penyusutan setelah 5 tahun.” Berdasarkan pernyataan informan diatas dapat disimpulkan bahwa Rumah
Sakit Haji Medan mentapkan rekam medis yang in aktif sekurang-kurangnya 5 tahun dihitung dari tanggal kunjungan terakhir, dipisahkan dan disimpan
diruangan penyimpana in aktif. untuk kasus-kasus tertentu, dapat disimpan lebih dari 5 tahun, sesuai ketetapan dari panitia rekam medik Kemudian berkas rekam
medis in aktif dimusnahkan dalam waktu 10 tahun. Tidak semua rekam medis dimusnahkan. Untuk resume dan laporan operasi tidak dimusnahkan.
Universitas Sumatera Utara
48
BAB V KESIMPULAN DAN SARAN
5.1 Kesimpulan
Rekam medis merupakan kumpulan fakta tentang kehidupan seseorang dan riwayat penyakitnya. Untuk mengatur rekam medis ini agar selalu dapat
terjaga dan mudah ditemukan kembali dengan baik tentunya dibutuhkan suatu manajemen. Untuk mengetahui manajemen rekam medis pada suatu rumah sakit
peneliti melakukan penelitian dengan mengangkat judul Manajemen Rekam Medis Dalam Temu Kembali Dokumen di Rumah Sakit Haji Medan.
Berdasarkan data wawancara dan pengamatan yang diperoleh dari beberapa informan dapat ditarik beberapa kesimpulan sebagai berikut :
1.
Pengadaan rekam medis di Rumah Sakit Haji Medan memiliki dua prosedur yang berbeda yaitu rekam medis Pasien Rawat Jalan dan Pasien
Rawat Inap. Alur kerjanya pun sudah berdasarkan pada buku pedoman yang dikeluarkan Rumah Sakit Haji Medan
2.
Sistem penomoran rekam medis pada Rumah Sakit Haji Medan berdasarkan pada
unit numbering sistem,
yaitu setiap pasien memiliki satu nomor rekam medis yang berlaku untuk berobat jalan, rawat inap dan
gawat darurat. Setiap pasien memiliki satu nomor rekam medis yang
terdiri dari 6 enam digit dan berlaku untuk seterusnya.
3.
Sistem penyimpanan rekam medis pada Rumah Sakit Haji Medan dilakukan secara sentralisasi, dimana penyimpanan rekam medis seorang
pasien dalam satu kesatuan baik catatan rawat jalan, gawat darurat maupun rawat inap .
4.
Sistem penjajaran rekam medis pada Rumah Sakit Haji Medan menggunakan sistem angka langsung
straight numerical filling system ,
yaitu penyimpanan dengan mensejajarkan dokumen rekam medis berdasarkan urutan langsung nomor rekam medisnya pada rak
penyimpanan. Kebijakan rumah sakit yaitu setiap rak penjajaran memuat 100 nomor rekam medis. Kenyataannya kebijakan ini sudah tidak
diterapkan lagi karena banyak pasien yang masuk perhari lebih dari 100
Universitas Sumatera Utara
