43
1. Setiap berkas yang kembali dari ruangan perawatan diperiksa keadaanya.
2. Lihat sampul berkas : - bila berkas pasien belum ada nomer rekam medis, tulis nomer rekam
medis dengan spidol pada kolom yang ada. - berkas lama yang sampulnya rusak diganti sampul baru denazn
nomor rekam medis pasien yang sama. 3. Lihat lembar rekam medis
- lembar-lembaran yang kosong dikeluarkan - lembar rekam medis disusun sesuai urutan yang ditetapkan.
4. Semua lembar rekam medis dikembalikan kedalam sampul 5. Bila terlalu tebal isi rekam medis dipisahkan menjadi 2 berkas dengan
nomor rekam medis yang sama. Maksimal 1 satu berkas berisi 4 kali rawatan.
6. Lembaran hasil pemeriksaan yang tertinggal ditempelkan. 7. Berkas diserahkan kepada petugas register untuk menulis tanggal
pulang dan diagnosa akhir serta kode icd x.
b. Koding Coding
Koding adalah langkah pengklasifikasian penyakit dari masing-masing pasien yang dibuat berdasarkan buku ICD -10. Tujuannya untuk
tersedianya bahan untuk pembuatan laporan dan statistik rumah sakit dan adanya indeks penyakit untuk kebutuhan data.
c. Evaluasi
Setelah rekam medis dibagi kedalam beberapa bagian dan kemudian dilkukan koding, barulah setelah itu dilakukan evaluasi penilain rekam
medis agar kedepannya rekam medis lebih baik lagi.
4.2.5. Distribusi Rekam Medis
Kegiatan distribusi rekam medis merupakan kegiatan mengangkut rekam medis dari ruangan rekam medis ke ruangan dimana rekam medis dari pasien
diperlukan. Kegiatan distribusi rekam medis merupakan tugas dari instalasi rekam
Universitas Sumatera Utara
44
medis. Begitu juga halnya dengan Rumah Sakit Haji Medan, sesuai dengan pernyataan informan berikut :
I
1
: “pendistribusian masih dengan manual ya, jadi kalo rawat jalan dia
dari pendaftaran langsung ke poliklinik yang dituju setelah selesai berobat petugas poliklinik mengembalikannya ke pendaftaran, lain
kalau rawat inap, rawat inap jalurnya dari UGD atau dari poli yang memang harus dirawat inap keruang permintaan, dan setelah pulang
dia kembali ke kasir untuk dihitung kemudian baru ke rekam medis kita olah kita entri ke komputer setelah itu baru kita simpan ke gudang
penyimpanan.” I
2
: “ohh jadi kalo dia rawat jalan ya disana disimpan., jadi kalo rawat
jalan dia dari pendaftaran langsung ke poliklinik yang dituju setelah selesai berobat petugas poliklinik mengembalikannya besok pagi
kependaftaran. kalo rawat inap kna nanti rekam medisnya dibawa kemari dankita olah kemudian setelah diolah dikemblaikan lagi
ketempat penyimpanan.” Berdasarkan pernyataan informan diatas dapat disimpulkan bahwa distribusi
rekam medis pada Rumah Sakit Haji Medan masih dilakukan secara manual, yakni petugas rekam medis akan mengirim langsung rekam medis ke unit
pelayanan yang hendak dituju pasien. Penggunaan teknologi di bidang komputer sangat diharapkan dapat lebih mempercepat penyaluran data-data penderita dari
satu tempat ke tempat lain.
4.2.6. Tata Cara Pengambilan Rekam Medis
Berdasarkan perundang- undangan Permenkes “rekam medis menjadi hak
milik rum ah sakit dan pasien.”. Pengambilan rekam medis dari ruang
penyimpanan rekam medis tidak dapat dilakukan dengan sembarangan. Pengambilan rekam medis harus menaati peraturan yang berlaku karena rekam
medis merupakan dokumen penting yang bersifat tertutup dan rahasia. Sesuai dengan pernyataan informan berikut :
I
1
: “jadi memang didalam ketentuan perundang
-undangan Permenkes bahwa berkas rekam medis itu adalah menjadi milik rumah sakit dan
Universitas Sumatera Utara
45 pasien itu sendiri, jadi memang kalau pengambilan rekam medis
untuk tujuan pendidikan hanya boleh dilihat didalam lingkungan rekam medis tidak boleh dibawa pulang, dan tidak boleh difotocopy
hanya boleh di catat didalam ruangan rekam medis. Dengan catatan tidak boleh mengambil data secara lengkap tentunyakan data ini
rahasia contohnya kan kalu mengambil data identias itukan terlalu
lengkap, jadi mengambil data antara nama saja atau alamat saja.” I
2
: “
jadi memang didalam ketentuan perundang-undangan Permenkes bahwa berkas rekam medis itu adalah menjadi milik rumah sakit dan
pasien itu sendiri, jadi memang kalau pengambilan rekam medis untuk tujuan pendidikan hanya boleh dilihat didalam lingkungan
rekam medis tidak boleh dibawa pulang, dan tidak boleh difotocopy hanya boleh di catat didalam ruangan rekam medis. Dengan catatac
tidak boleh mengambil data secaa lengkap tentunyakan data ini rahasia contohnya kan kalu mengambil data identitas itukan terlalu
lengkap, jadi mengambil data antara nama saja atau alamat saja.” Berdasarkan pernyataan informan diatas dapat disimpulkan bahwa
pengambilan rekam medis pada Rumah Sakit Haji Medan harus mengikuti prosedur, yaitu hanya dapat dilihat dilingkungan rekam medis dan tidak bisa
dibawa pulang. Pengambilan data hanya boleh dilakukan dengan cara mencatat data yang dibutuhkan. Data yang boleh diambil hanya nama atau alamat bukan
identitas lengkap. Adapun kebijakan Rumah Sakit Haji Medan yaitu : 1. Pada prinsipnya rekam medis tidak boleh dipinjam keluar rumah sakit.
Dalam hal ini psaien akan berobat ke rumah sakit lain hanya akan dibuat ringkasan resume oleh dokter yang merawat pasien.
2. Untuk kepentingan riset penelitian dokter atau pihak lain dapat meminjam rekam medis pasien setelah ada rekomendasi dari direktur
rumah sakit. 3. Dalam hal pelaksanaan riset penelitian hanya dilakukan di ruang unit
rekam medis yang telah disediakan.
Universitas Sumatera Utara
46
4. Demi tertibnya pelayanan rekam medis untuk kepeluan riset penelitian dapat menghubungi bagian rekam medis dengan mengajukan surat
permohonan peminjaman. 5. Untuk memudahkan pemonitoran berkas yang dipinjam perlu dibuatkan
ekspedisi peminjaman, ditanda tangani oleh peminjam.
4.2.7. Proses Penemuan Kembali Rekam Medis
