Tata Cara Pengambilan Rekam Medis

20 2 Penyebaran nomor-nomor lebih merata jika dibandingkan dengan sistem 3 Nomor langsung, tetapi masih tidak menyamai sistem angka akhir b. kekurangan sistem ini, yaitu : 1 Memerlukan latihan dan bimbingan yang lebih lama bagi petugas 2 Terjadi rak lowong pada beberapa section, bila rekam medis dialihkan ke tempat penyimpanan in-aktif.

2.3.4.3 Sistem Angka Langsung

Straight Numerical Filing System Suatu cara penyimpanan dokumen rekam medis dengan mensejajarkan dokumen rekam medis berdasarkan urutan langsung nomor rekam medisnya pada rak penyimpanan.Misalnya, 225023, 225024, 225025, 225026. a. Kelebihan menggunakan cara ini yaitu: 1 Bila akan mengambil dokumen rekam medis banyak secara berurutan akan lebih mudah. 2 Mudah melatih petugas-petugas yang harus melaksanakan pekerjaan penyimpanan tersebut. b. kelemahan menggunakan cara ini yaitu: 1 Kesibukan tidak merata. pekerjaan paling sibuk terjadi pada rak penyimpanan yaitu rekammedis dengan nomer terbaru. 2 Terjadi konsentrasi dokumen rekam medis pada rak penyimpanan untuk nomor besar. 3 Pengawasan kerapian penyimpanan sangat sukar dilakukan.

2.3.5 Tata Cara Pengambilan Rekam Medis

Seluruh rekam medis yang diberkaskan setiap saat bisa dimintakan oleh dokter-dokter yang memerlukan baik untuk keperluan penderita yang bersangkutan maupun untuk kepentingan pendidikan dan penelitian. Suatu sistem filing yang baik adalah ditentukan dengan mudahnya menemukan kembali file apabila diminta. pengambilan rekam medis juga memiliki tata cara tertentu. Menurut Depkes 1991 : 27 adapun tata cara pengambilan rekam medis pasien adalah sebagai berikut : 1. Pengeluaran Rekam Medis Ketentuan pokok yang harus ditaati di tempat penyimpanan adalah a. Rekam medis tidak boleh keluar dari ruangan rekam medis, tanpatanda keluarkartu permintaan. Universitas Sumatera Utara 21 b. Apabila rekam medis dipinjam, wajib dikembalikan dalam keadaanbaik dan tepat waktunya. Seharusnya setiap rekam medis kembali lagikeraknya pada setiap akhir kerja pada hari yang bersamaan. c. Rekam medis tidak di benarkan diambil dari rumah sait, kecualiatas perintah pengadilan. d. Permintaan rutin terhadap rekam medis yang datang dari poliklinik, dari dokter yang melakukan riset, harus diajukan kebagian rekammedis setiap hari pada jam yang telah ditentukan. Petugas harusmenulis dengan benar dan jelas nama pasien dan nomor rekammedisnya. 2. Petunjuk Keluar Outguide Petunjuk keluar adalah suatu alat yang penting untuk mengawasi penggunaan rekam medis.Petunjuk keluar ini digunakan sebagai pengganti pada tempat rekam medis yang diambil dari rak penyim panandan tetap berada di rak tersebut sampai rekam medis yang di ambilkembali. 3. Kode warna untuk map sampul rekam medis Kode warna adalah untuk memberikan warna tertentu pada sampul, untuk mencegah keliru simpan dan memudahkan mencari map yangsalah simpan. Garis-garis warna dengan posisi yang berbeda pada pinggiranfolder, menciptakan bermacam- macam posisi warna yang berbeda-beda untuk tiapsectionpenyimpanan rekam medis. Terputusnyakombinasi warna dalam satu seksi penyimpa nan menunjukkan adanya kekeliruan menyimpan. Cara yang digu nakan adalah 10 macam warnauntuk 10 angka pertama dari 0 sampai 9. 2.3.6Retensi dan Pemusnahan Rekam Medis Retensi atau penyusutan dokumen rekam medis yaitu suatu kegiatan memisahkan antara dokumen rekam medis yang masih aktif dan yang non aktif atau in-aktif. Tujuannya adalah mengurangi beban penyimpanan dokumen rekam medis dan menyiapkan kegiatan penilaian nilai guna rekam medis untuk kemudian diabadikan atau dimusnahkan. Kegiatan retensi dilakukan oleh petugas penyimpanan filing secara periodik. dan dokumen yang sudah diretensi harus disimpan pada ruang terpisah dari dokumen rekam medis aktif dengan mengurutkan sesuai tanggal terakhir berobat. Menurut Permenkes RI Nomor 269MenKesPerIII2008 yang dikutip oleh Firdaus 2008 : 24 Rekam medis pasien rawat inap dirumah sakit wajib disimpan sekurang- kurangnya untuk jangka waktu 5 lima tahun terhitung dari tanggal terakhir pasien berobat atau dipulangkan. Setelah batas waktu 5 lima tahun, rekam medis Universitas Sumatera Utara 22 dapat dimusnahkan, kecuali ringkasan pulang dan persetujuan tindakan medik. Ringkasan pulang dan persetujuan tindakan medik harus disimpan untuk jangka waktu 10 sepuluh tahun terhitung dari tanggal dibuatnya ringkasan tersebut. Penyimpanan rekam medis dan ringkasan pulang dilaksanakan oleh petugas yang ditunjuk oleh pimpinan sarana pelayanan kesehatan. 2.4 Sistem Temu Balik Rekam Medis 2.4.1 Pengertian Temu Balik Informasi Salah satu hal terpenting dan menjadi bagian tak terpisahkan adanya proses temu kembali informasi retrieval . Temu kembali rekam medis sendiri merupakan kegiatan yang bertujuan untuk menyediakan catatan dokumen informasi riwayat penyakit bagi pasien sebagai jawaban atas permintaan atau berdasarkan kebutuhan pasien. Menurut Saltea dalam Janu dan Purwono 2006 menjelaskan bahwa “Secara sederhana temu kembali informasi merupakan suatu sistem yang menyimpan informasi dan menemukan kembali informasi tersebut ”. Menurut Salton 1983:3 mendefinisikan : Sistem temu balik sebagai Suatu proses untuk mengidenfikasi dan memanggilmenemukan retrieve dokumen tertentu dari suatu simpanan file sebagai jawaban atas permintaan informasi. Dapat tidaknya suatu dokumen terpanggil dari suatu file situs adalah tergantung pada kesamaan antara dokumen dan query. Sedangkan menurut Hasugian 2009:53 lebih jelas lagi menyatakan bahwa “Sistem temu balik informasi adalah suatu proses untuk mengidenfikasi dan memanggilmenemukan retrieve dokumen tertentu dari suatu simpanan file sebagai jawaban atas permintaan informasi”. Dari pendapat di atas bahwa temu balik informasi merupakan kegiatan untuk mengidentifikasi, kemudian memanggil suatu dokumen dari suatu penyimpanan, sebagai jawaban atas pemintaan sebuah informasi yang berhubungan dengan representasi, penyimpanan, pencarian dengan pemanggilan informasi yang relevan dengan kebutuhan informasi yang diinginkan pengguna. Universitas Sumatera Utara