7
BAB II TINJAUAN PUSTAKA
2.1 Manajemen Rekod
Rekod atau disebut juga arsip adalah dokumen yang tercipta sebagai akibat atau hasil kegiatan yang dilakukan suatu organisasi atau individu dalam rangka
menjalankan fungsinya dan sehari-hari masih digunakan dalam proses pelaksanaan fungsi tersebut. Rekod menunjang kegiatan organisasi maupun
perorangan dan menjadi bukti dari aktivitas tersebut. Berdasarkan Undang-Undang No. 43 tahun 2009 tentang Kearsipan
Menggunakan sebutan arsip untuk rekod, yang artinya rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan perkembangan
teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh lembaga negara, pemerintahan daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik,
organisasi kemasyarakatan, dan perseorangan dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara.
Menurut Ricks 1992:14 menyatakan bahwa “Manajemen rekod merupakan sebuah sistem yang mencakup keseluruhan aktivitas dari daur hidup
arsip
life cycle of a records
”. Sedangkan menurut Doyle yang dikutip oleh Pamanyayan 2008 bahwa
“Manajemen rekod adalah seluruh operasional dan teknik yang berhubungan dengan perencanaan, pengantar dan evaluasi dari sistem administratif sejak
penciptaan dokumen hingga pemusnahan atau pemindahanya menjadi arsip ”.
Berdasarkan beberapa definisi di atas bahwa manajemen rekod adalah pengendalian sistematis terhadap semua rekod, mulai dari penciptaan atau
penerimaan, dan selanjutnya pemrosesan, distribusi, organisasi, penyimpanan dan temu kembali, hingga disposisi akhir .
2.1.1Nilai Guna Rekod
Rekod berfungsi
sebagai memori
suatu perusahaan.
Rekod mendokumentasikan informasi Biasanya rekod digunakan dan disimpan karena
rekod tersebut memiliki satu atau lebih nilai guna.
Universitas Sumatera Utara
8
Suatu arsip atau rekod memiliki beberapa nilai atau kegunaannya. The Liang Gie yang dikutip oleh Wursanto 1991 : 23 mengemukakan 6 nilai dari
arsiprekod : 1.
Nilai Administrasi
administrative value
Arsip yang dapat dipergunakan dalam proses penyelenggaraan kerja dalam usaha mencapai tujuan organisasi.
2. Nilai Hukum
legal value
a. Arsip yang mengandung peraturan-peraturan dan ketentuan-
ketentuan yang berlaku oleh dan untuk orang banyak b.
Arsip yang dapat dipergunakan sebagai bahan atau alat pembuktian dalam suatu peristiwa atau kejadian hukum.
c. Termasuk arsip yang mempunyai nilai kegunaan hukum ialah
segala keputusan perimbangan yang ditentukan oleh hakim dalam pengadilan.
3. Nilai Keuangan
fiscal value
Arsip yang berhubungan atau yang berisi tentang masalah keuangan . 4.
Nilai Ilmiah
research value
Arsip yang dapat dipegunakan untuk pengembangan ilmu pengetahuan danpenelitian.
5. Nilai Pendidikan
educational value
a. Arsip yang dapat dipergunakan untuk pengembangan dalam
dunia pendidikan. b.
Arsip yang berisi tentang pendidikan. 6.
Nilai Dokumentasi
documentary value
Arsip vital yang mempunyai kegunaan sebagai alat pengingat untuk selama-lamanya.
Pada dasarnya setiap arsip mempunyai nilai informasi, hanya nilai informasinya yang berbeda-beda, yaitu informasi yang mempunyai nilai
nonesensial, diperlukan, penting dan vital.
2.1.2Siklus Hidup Rekod
Siklus hidup Arsip merupakan konsep penting dalam
Records Management
. Ini adalah cara melihat bagaimana arsip diciptakan dan digunakan. Tentunya dalam mencari suatu informasi dari suatu kejadiaan yang mengacu pada
arsip-arsip yang muncul saat kejadiaan itu berlangsung. Siklus hidup arsip dimulai sejak arsip tersebut muncul hingga nanti dimusnahkan.
Menurut Wallace1992 : 8 menyatakan bahwa : Manajemen kearsipan atau
Records Management
pada dasarnya adalah melaksanakan fungsi-fungsi seluruh daur hidup arsip
life cycle of records
, yang
Universitas Sumatera Utara
9
mencakup proses penciptaan
records creation
, pendistribusian
records distribution
, penggunaan arsip
records utilization
, penyimpanan arsip aktif
storage active records
, pemindahan arsip
records transfer
, penyimpanan arsip inaktif
storage inactive records
, pemusnahan arsip
records disposal
dan penyimpanan arsip secara permanen
permanent storage
. Menurut Suzan Z. Diamond dalam Zainal 2011 mendefenisikan
Siklus hidup arsip ada empat tahapan.Pertama adalah penciptaan, ketika arsip ditulis pada data kertas yang dihasilkan oleh komputer atau informasi yang
ditangkap pada pita film atau media lainnya. Kedua adalah pengunaan , yang bisa berkisar dari beberapa hari untuk beberapa tahun. Selama periode ini, pengguna
sering referensi catatan, sehingga mereka membutuhkan akses cepat.Periode ketiga pada siklus tidak aktif, ketika catatan di gudang.Tahap terakhir dalam
siklus ini kehancuran.
Sedangkan menurut menurut Ricks 1992:12 “Membagi daur hidup arsip
dalam beberapa fase yakni penciptaan dan penerimaan
creation and received
, pendistribusian
distribution
, pengguna
use
, pemeliharaan
maintenance
, dan penyusutan
dispotition
arsip”. Dari beberapa pendapat diatas maka siklus hidup arsip, yaitu mulai dari
sistematis penciptaan arsip, kemudiaan penerimaan, pemeliharaan, penggunaan, dan terakhir pemusnahaan. Tidak semua arsip akan dimusnahkan karena beberapa
arsip yang mempunyai informasi-informasi penting tetang suatu kejadiaan sehingga dalam proses penyimpanannya akan terus dipertahankan nilai-nilai dari
suatu arsip tersebut.
Universitas Sumatera Utara
10
Penciptaan
Penyusutan Pendistribusian
dispotition distribution
Pemeliharaan Penggunaan
maintenance use
Sumber :Wallace 1992
Gambar 2.1 :Siklus Hidup Rekod
2.2 Rekam Medis 2.2.1 Pengertian Rekam Medis
Kategori