38 kita terapkan kebijakan sendiri kita susun penyimpanan berdasarkan
bulan dan jenis pembayarannya saja harusnyakan berdasarkan
penomoran itu dibagian pendaftarannya” I
2
: “sejauh ini sih gak ada ya, Cuma masalahnya itu yaa banyak
terjadi double nomernya, contohnya kan gini kita tanyak di UGD kan kita
tanyak apa sudah pernah berobat sudah, emang uda pernah berobat tapi dirumah sakit lain kita bikkinla statusnya PU pasien ulang
sementara kami mencarinya setengah mati disini gak ada. nah itula salah satu kendala itulah susahnya kerepotan kalau sistemnya belum
online.” Berdasarkan pernyataan diatas, dapat disimpulkan bahwa kendala yang
dihadapi Rumah Sakit Haji Medan ini dalam penomoran yaitu kurangnya tenaga rekam medis, sehingga sering terjadi kesalahaan dalam penomoran. Sehingga
banyak terjadinya nomor double pada satu pasien.
4.2.3. Sistem Penyimpanan Rekam Medis
Ketentuan sistem penyimpanan rekam medis diperlukan agar proses penyimpanan rekam medis dapat dilakukan sebaik mungkin. Ketentuan dan
prosedur yang jelas akan menghasilkan kerja yang baik dan terarah. Begitu juga dengan Rumah Sakit Haji Medan memiliki sistem penyimpanan terhadap rekam
medis. Hal ini sesuai dengan pernyataan informan berikut : I
1
: “jadi memang sistem
penyimpanan kita menggunakan sentralisasi artinya tempat penyimpanan itu baik rawat inap maupun berkas
rawat jalan disatu tempat itulah sentralisasikan.. tidak terpisah antara rawat jalan dan rawat inap digabungkan, jadikan memang
sementara bentuk rekam medik kita dirumah sakit haji inikan belum instalasi kalau kita sudah instalasikan sudah bisa menggunakan
sistem desentralisasi kalau kita hanya bagian, baigian rekam medic kalau namanya instalasikan dia mungkin lebih langkap....jadi kita
memang di rumah sakit haji ini kita menggunakan sentralisasi yaitu berkas rekam medis rawat inap dan rawat jalan disimpan disatu
tempat yang sama.”
Universitas Sumatera Utara
39
I
2
: “disini penyimpanan kita menggunakan sentralisasi artinya tempat
penyimpanan antara rawat inap maupun berkas rawat jalan d
igabungkan.” Berdasarkan pernyataan informan diatas dapat disimpulkan bahwa sistem
yang digunakan Rumah Sakit Haji Medan dalam menyimpan rekam medis adalah secara sentralisasi. Sentralisasi yang dimaksud adalah rekam medis rawat jalan
dan rawat inap disimpan menjadi satu. Berkas-berkas rekam medis dijajarkan pada rak penjajaran dengna sistem
angka langsung, sesuai dengan pernyataan informan berikut : I
1
: “jadikan berkas berkas rekam medis itu disimpan secara berjajajar
yakan , dengan sistem nomor langsung , yang terdiri dari 6 digit tadi dan untuk seterusnya disejajarkan itu nomernya
” I
2
:“ya menggunakan sistem nomor langsung, yang terdiri dari 6 digit
disejajarkanlah itu terus nomornya.. Misalnya ada pasien masuk dengan nomor terakhir contoh 198439 dan kemudian pasien yang
daftar selanjutnya diberi nomor 198440 begitu seterusnya..
” Berdasarkan pernyataan informan diatas rumah sakit haji menggunakan
sistem nomor angka langsung
straight numerical filling system
yaitu cara penyimpanan dokumen rekam medis dengan mensejajarkan dokumen rekam
medis berdasarkan urutan langsung nomer rekam medisnya pada rak penyimpanan.
Namun kenyataannya ditemukan adanya kendala pada penyusunan berkas rekam medis. Hal ini dilihat dari pernyataan informan berikut ini:
I
1 :
“ya jadi begini, awalnyakan SOP yang kita jalankan sistem penjajaran
berkas rekam medis pada rak penyimpanan itu berdasarkan sistem nomor angka langsung contohnya tadikan 198439, 198440 dan
seterusnyaa.. Namun sekarang ini kita hanya mengikuti SOP yang dibuat pada tahun 1999
nya ini…gini jadi sekarang rak status yang
ada sudah tidak sesuai lagi dengan status rak yang sekarang, jadikan begini kebijakan standar kerja kita yang lama itukan memuat 100
nomor dalam satu kolom rak itu, sedangkan saat sekarang ini pasien rawat inap yang masuk saja mencapai diatas 20 pasien perharidan
Universitas Sumatera Utara
40 200 pasien rawat jalan sehari kurang lebih. Dapat dibayangkan
sebulan bisa berapa rekam meis yang dihasilkan. Sehingga hal ini membuat ruang penyimpanan rekam medis yang sudah ada tidak
muat lagi menampung sehingga dipindahkan ke tempat lain. Dan sekarang berkas rekam medis disusun hanya berdasarkan jenis
pembayaran dan bulan pasien datang saja, karena hanya dengan cara inilaah yang dianggap pegawai lebih mudah dalam menyusun
berkas rekam medis. Makanya kan memang SOP yang kita buat ini yang memang pada saat itu tahun 1999. Jadi pada saat itu jumlah
tempat tidur hanya sekitar 130 seiring dengna perkembangan kan sudah adanya penambahan-penambahan ruangan dan kamar tidur.
Kalo sekarang mungkin SOP ini sudah tidak bisa lagi harusnya sudah kita rubah lagi, tapi ya karna situasinya rumah sakit masih dalam
transisi, kebijakan-kebijakan baru belum bisa diterbitkan lagi.jadi seharusnya juga ada penggantian rak baru yang lebih besar sesuai
dengan standar rumah sakit saat ini.
I
2 :
“
yaa pada dasarnya SOP itukan usah ada dan kita ikuti, tapi seiring pertambahannya sarana dan prasarana pelayanan rumah sakit
termasuk penambahan kamar dan tempat tidur otomatis membuat pertambahan pasien yang masuk baik rawat inap maupun rawat jalan
bertambah pesat. Kebijakan yang kita buat yaitu setiap kolom rak memuat 100 nomor berkas rekam medis, namun kenyataannya
sekarang rak ini sudah tidak mampu menampung lagi karna berkas yang masuk perhari bisa masuk sampai 300 lebih. Sehingga hal ini
membuat terjadinya penumpukan berkas yang membludak.Dan sekarang berdarakan kebijakan pegawai sendiri penyusunan berkas
rekma medis hanya disusun berdasarkan kronologis saja dengan jenis pembayaran dan bulannya.tentunya kebijakan ini harus sudah
dirubah mengingat keada
anya saat sekarang ini sudah seperti ini.” Berdasarkan pernyataan diatas, dapat disimpulkan bahwa SOP yang berlaku
saat ini sudah tidak sesuai lagi dan sudah seharusnya SOP itu direvisi termasuk pergantian rak penyimpanan yang baru.
Universitas Sumatera Utara
41
Dari beberapa pernyataan informan diatas, dapat disimpulkan bahwa penyimpanan rekam medis di Rumah Sakit Haji medan dilakukan berdasarkan
penomoran langsung yang terdiri dari 6 digit seperti yang dijelaskan sebelumnya. Dengan sistem penyimpanan rekam medis secara sentralisasi para petugas
mengalami sedikit kesulitan. Hal ini dilihat dari pernyataan informan berikut : I
1
: “ya sebenarnya sih masalahnya di tenaga kerjanya ya
.. memang di personil ketenaga kerjaan rekam medis itu sendiri, karna kita
memang kurang sekali pegawai rekam medisnya, contohnya kalo dirumah sakit besar itu kan pegawai rekam medisnya 30 nah kita
disini Cuma ada 11, itupun yang disana sering sakit sakitan yang di pendaftaran itu setiap bulan pasti ada dua orang yang tidak masuk
itu Cuma 6 disana tiap bulan ada yg gak masuk 2 tinggalah 4 satu ini bosnya disini ngurus jamkesma, tumpang tindihnya itu sekarang
kejanya disini
.” I
2
: “ya sebenarnya
sekarang masalah utamanya kurangnya tenaga rekam medis ini, sebenernya kalo diikuti SOP yang ada sudah benernya itu,
kurangnya SDM yaa, nah itu saya bilang kalo rumah sakit lain pegawai rekam
medisnya banyak nah disini Cuma berapalaa dek.” Dari pernyataan diatas dapat dijelaskan bahwa kesulitan yang dialami staf
rekam medis di Rumah Sakit Haji Medan adalah kurangnya tenaga rekam medis. Sehingga terkadang terjadinya kesalahan-kesalahan dalam penomoran rekam
medis.
Dari keseluruhan pernyataan informan tentang sistem penyimpanan rekam medis di Rumah Sakit Haji Medan dapat disimpulkan bahwa prosedur
penyimpanan rekam medis yang terjadi saat ini sudah tidak sesuai lagi dengan SOP yang sebagaimana mestinya, mulai dari berkas yang menumpuk pada lantai
dan sistem penyusunan yang disusun hanya berdasarkan kronologis pembayaran. Tentunya hal ini mebuat sistem kerja pengelolaan rekam medis menjadi tidak
maksimal.
Universitas Sumatera Utara
42
4.2.4. Sistem Pengolahan Rekam Medis
