31
dengan bahasa yang digunakan adalah bahasa informal, walau terkadang peneliti menggunakan bahasa-bahasa kersipan. Isi wawancara berkembang sesuai dengan
jawaban yang diberikan informan.
4.2. Kategori
Berdasarkan hasil wawancara, peneliti menyusun sebuah kerangka awal analisis sebagai acuan dan pedoman dalam melakukan coding. Dengan pedoman
ini, peneliti membaca kembali transkrip wawancara lalu melakukan coding, memilih data yang relevan dengan judul penelitian sehingga menghasilkan
beberapa kategori. Adapun kategori tersebut adalah :
4.2.1. Pengadaan Rekam Medis
Rekam medis menjadi dokumen penting dalam pemberian pelayanan kesehatan oleh petugas medis terhadap pasien. Pengadaan rekam medis ini
memiliki prosedur yang berbeda-beda disebabkan pelayanan yang diberikan dan diterima juga berbeda. Pasien di Rumah Sakit Haji Medan dapat dikategorikan
sebagai pasien poliklinik atau pasien berobat jalan dan pasien rawat inap.
a.
Prosedur Pengadaan Rekam Medis Pasien Rawat Jalan
Tata cara melayani pasien dapat dinilai baik bilamana dilaksanakan oleh petugas dengan sikap yang ramah, sopan, tertib dan penuh tanggung jawab.
Sudah seharusnya seorang pasien yang datang ke rumah sakit diperlakukan dengan baik. Untuk memberikan pelayanan terbaik pihak Rumah Sakit Haji
medan memiliki prosedur tertentu. Hal ini sesuai dengan pernyataan informan I
1
dan I
2
berikut : I
1
: “oke gini jadi memang kalo rawat inap itu dia pasien datang sendiri
atau kiriman dari rumah sakit lain, dokter atau puskesmas. Jadi dia memang bisa dari UGD atau rawat jalan, kalu UGD biasanya untuk
rawat inap. kalo rawat jalan itu langsung ke bagian pendaftaran atau
poliklinik sana” I
1
: “
gini semuakan sudah ada prosedurnya jadi pasien berobat jalan pertama mebeli karcis diloket dan kemudian mendaftar di tempat
pendaftaran. petugas akan membuatkan sebuah kartu berobat dan
Universitas Sumatera Utara
32 pasien langsung menuju poliklinik. petugas langsung mecatat dibuku
register. ini ya untuk pasien yang belum pernah sama seklai berobat
kemari.” I
1
: “yaa.. cukup membawa itu saja kartu berobat yang telah kita berikan,
memang kadang kadang kalau dia telah berobat setahun yang lalu kan mungkin bias saja hilang, jadi kalau dia bilang sudah pernah
berobat kita tinggal cari aja dari komputer dengan menanyakan
nama atau tanggal lahirnya.” I
2
: “jadi memang kalo rawat inap itu dia pasien datang sendiri atau
kiriman dari rumah sakit lain. Jadi dia memang bisa dari UGD atau rawat jalan, kalu UGD biasanya untuk rawat inap.kalo rawat jalan
itu langsung ke bagian poliklinik. jadi kalau di UGD ini intinya pasien dulula yang diselamatkan administrasi belakangan, karna
nyawa lebih pentingkan.” I
2
: “ya semua sesuai prosedurnya pasien berobat jalan pertama
mendaftar ditempat pendaftara dan kemudian petugas akan membuatkan kartu berobat dan pasien segera langsung ke poliklinik
dan petugas langsung mecatat di buku register ya ini untuk pasien
baru ya tentunya.”
Selain pernyataan diatas, peneliti juga memperoleh alur kerja dari Rekam Medis Pasien Rawat Jalan Di Rumah Sakit Haji Medan. Adapun rekam medis
tersebut sebagai berikut : 1. Pasien Mendaftar di tempat pendaftaran pasien sesuai dengan
pembayarannya yang terdiri dari loket askes, astek dan umum. 2. Pasien yang tidak membayar lunas Pasien Askes, Astek dan Perusahaan
harus diperiksa dahulu kelengkapan dari surat rujukansurat jaminannya. 3. Pasien dimintakan untuk menunjuk kartu berobat RS Haji Medan untuk
pencarian berkas lamanya, bagi pasien yang tidak membawa kartu berobatnya diminta untuk menuliskan datanya pada formulir yang
disediakan untuk dicari nomor rekam mediknya dengan menggunakan KIUP atau komputer
Universitas Sumatera Utara
33
4. Pasien dipersilahkan menunggu diklinik yang dituju. 5. Sebelum berkas lama rekam medik pasien diantar ke klinik tujuan, berkas
diperiksa apabila ada formulir rawat jalan yang perlu ditambah. 6. Petugas mengantar berkas ke masing-masing klinik yang dituju.
7. Diluar jam polklinik dan pendaftaran, pasien mendaftar dan dilayani di unit gawat darurat.
Kontrol Nomor Rekam Medik
tidak lengkap
pinjam lengkap
Buku Pedoman RS Haji Medan
Gambar 4.1 : Alur Rekam Medis Pasien Rawat Jalan
Dari uraian penjelasan di atas maka dapat diketahui bahwa prosedur atau alur rekam medis pasien rawat jalan pada Rumah Sakit haji Medan sudah dilakukan
dengan baik dan teratur. Prosedur atau alur rekam medis pasien rawat jalan
Tempat penerimaan pasien rawat jalan Pen-
daftaran
Nomor Rekam medik
POLIKLINIK Unit Rawat Inap
Tempat pendaftaran pasien
Dilengkapi Pemeriksaan kelengkapan
Penyimpanan Masuk rawat inap
Rawat jalan ulang pendidikan
penelitian Keperluan lain
Sudah ada tidak
y a
dirawat
Universitas Sumatera Utara
34
dilakukan sesuai Buku Pedoman Peyelenggaraan Rekam Medis Rumah Sakit Haji Medan. Jadi, setiap pasien yang datang, harus mengikuti prosedur yang berlaku.
b.
Prosedur Pengadaan Rekam Medis Pasien Rawat Inap
Penerimaan pasien rawat inap dinamakan
Admitting Office
atau sering dinamakan
Sentral Opname.
Fungsi utamanya adalah menerima pasien untuk dirawat di rumah sakit. Pasien yang memerlukan perawatan, dapat dibagi menjadi
3 kelompok yaitu: pasien yang tidak urgen, pasien yang urgen, dan pasien gawat darurat yang langsung dirawat. Berdasarkan hal tersebut maka penanganan pasien
rawat inap ini harus cepat, sesuai dengan pernyataan informan I
1
, I
2
berikut ini : I
1
: “oke gini jadi memang kalo rawat inap itu dia pasien datang sendiri
atau kiriman dari rumah sakit lain, dokter atau puskesma s. Jadi dia memang bisa dari UGD atau rawat jalan, kalu UGD biasanya untuk
rawat inap.kalo rawat jalan itu langsung ke bagian pendaftaran atau
poliklinik sana” I
1
: “nah sebenernya itu prosedurnya hampir sama Cu
ma kalo untuk pasien UGD itu pelayanan langsung diberikan petama kali, untuk
urusan rekam medis itu belakangan, karna kan nyawa lebih penting dan harus di utamakan. baru setelah itu petugas menanyakan
identitas pasein kepada keluarga atau kerabat pasien, nah kemudian barulah berkas rekam medis itu dibawa ke kasir untuk dihitung, dan
kemudian dari situ dikirim ke bagian rekma medis, UGD itu tentu
pertolongan pertama, gitu dek” I
2
: “jadi memang kalo rawat inap itu dia pasien datang sendiri atau
kiriman dari rumah sakit lain. Jadi dia memang bisa dari UGD atau rawat jalan, kalu UGD biasanya untuk rawat inap.kalo rawat jalan
itu langsung ke bagian poliklinik. jadi kalau di UGD ini intinya pasien dulula yang diselamatkan administrasi belakangan, karna
nyawa lebih pentingkan.” I
2
: “
yah sama aja sih sama rawat jalan, Cuma kalo pasien UGD itu tadi pelayanan langsung diberikan petama kali, urusan identitas rekam
Universitas Sumatera Utara
35 medis itu belakangan, karna kan nyawa lebih penting dan harus di
utamakan.” Dalam wawancara peneliti juga mengamati secara rinci alur rekam medis
rawat inap pada Rumah Sakit Haji Medan. Adapun uraian alur rekam medis rawat inap dapat dijelaskan sebagai berikut:
1. Pasien mendaftar di tempat pendaftaran pasien sesuai dengan pembayarannya yang terdiri dai loket Askes, Astek dan Umum dengan
membawa surat pengantar untuk dirawat. 2. Pasien yang tidak membayar lunas pasien askes, Astek dan Perusahaan
harus diperiksa dahulu kelengkapan dari surat rujukansurat jaminanya. 3. pasien dimintakan untuk menunjukkan kartu berobat RS Haji Medan untuk
pencarian berkas lamanya, bagi pasien yang tidak membawa kartu berobatnya diminta untuk menulisakan datanya pada formulir yang
disediakan untuk dicari nomor rekam medisnya dengan menggunakan KIUP atau computer.
4. Petugas pendaftaran menyiapkan berkas rawat inap pasien yang telah disediakan dengan melampirkan berkas rekam medic lamanya.
5. Petugas rekam medik menghubungi petugas poliklinik untuk mengantar pasien beerta berkas ke ruang perawatan.
6. Selain melalui tempat pendaftaran pasien, pendaftaran pasien rawat inap dapat juga melalui penerimaan pasien di ruang UGD.
Universitas Sumatera Utara
36 Buku Pedoman RS Haji Medan
Gambar4.2 : Alur Rekam Medik Rawat Inap
Dari keterangan di atas, maka dapat diketahui bahwa alur kerja rekam medis pasien rawat inap telah dilakukan sesuai dengan prosedur yang diberlakukan,
yakni sesuai dengan Buku Pedoman Rekam Medik Rumah Sakit Haji Medan yang ditentukan oleh DEPKES. Namun dalam hal tertentu, prosedur ini tidak
diberlakukan yakni pada saat pasien gawat darurat.Pasien gawat darurat ditangani terlebih dahulu baru kemudian dilakukan pencatatan. Dapat ditarik kesimpulan
bahwa pihak rumah sakit lebih mendahulukan keselamatan pasien dalam keadaan tertentu.
Tempat penerimaan pasien rawat inap
Sudah ada no. Rekam medis
UNIT RAWAT INAP
Copy lembaran resume keluar dikirim ke RS ru-
jukan.S
Kantor rekam medik Nomor Rekam
medik
POLIKLINIK
Berobat jalan Rawat ulang
pendidikan penelitian
Keperluan lain
Dilengkapi Pemeriksaan kelengkapan
Penyimpanan Pencatatan dlm
file komputer y
a tidak
dirujuk
Universitas Sumatera Utara
37
4.2.2. Sistem Penomoran Rekam Medis
