C. Sistem Informasi Akuntansi Pembelian Perlengkapan pada Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara
1. Sistem pembelian perlengkapan
Kegitan pembelian perlengkapan pada Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara disentralisisr oleh bagian tata usaha dengan memberi kuasa juga
terhadap Sub Bagian perlengkapan untuk melaksankan pembelian. Hal ini dimaksudkan untuk menjamin tersedianya barang-barang yang dibutuhkan oleh
fakultas. Prosedur pembelian yang dilakukan oleh Bagian Perlengkapan Fakultas
Ekonomi yaitu ada yang secara langsung ke produsen pasar dan ada yang melalui rekanan. Jika barang perlengkapan yang dibutuhkan dalam skala kecil,
biasanya bagian perlengkapan langsung membelinya ke pasar, tetapi jika barang perlengkapan yang dibutuhkan dalam skala besar, maka melalui rekanan atau
order pembelian. Secara keseluruhan sistem pembelian perlengkapan pada Fakultas Ekonomi
Universitas Sumatera Utara berjalan dengan baik dengan pengaturan yang sedemikin rupa oleh Sub Bagian Perlengkapan dan seperti teori-teori yang telah
dipelajari penulis selama masa perkuliahan. Hal ini dapat terlihat dari penggunaan-penggunaan dokumen yang memadai yang memberikan informasi
yang tepat dan jelas. Adapun dokumen-dokumen yang digunakan adalah : surat penawaran seperti daftar permintaan barang , bon pesanan surat permintaan
barang dan memo, dan surat penawaran pesanan. Dilengkapi dengan surat-surat pengantar barang ke pembeli, slip-slip pencatatan ke komputer seperti stock
Universitas Sumatera Utara
received, stock issued, supplier invoice, dan jurnal header detail serta nota pembayaran dan pemindahbukuan.
2. Sistem Pencatatan dan laporan keuangan
Catatan yang digunakan oleh fakultas dalam mencatat transaksi pembelian pada dasarnya adalah sama dengan teori yang ada dibuku. Sistem pencatatan
untuk pelaporan keuangan yang diterapkan di Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara sampai saat ini menggunakan sistem tulis tangan, mesin hitung,
dan komputer sebagai alat untuk mengolah dan menyimpan data. Sumber data pencatatan yang dipakai adalah bukti asli, buku besar, neraca dan daftar laba rugi.
Setiap transaksi yang telah disetujui dan disahkan oleh bagian yang berwenang dibuatkan bukti-bukti, seperti bukti permintaan barang, bukti
pemesanan barang, bukti penerimaan barang, bukti pengeluaran kas, yang selanjutnya bukti-bukti ini akan diproses dengan komputer untuk pembuatan
laporannya. Selanjutnya dalam waktu yang tertentu biasanya bulanan, dokumen-
dokumen tersebut dimasukkan ke dalam komputer untuk diproses sehingga dapat di update hal-hal yang berhubungan dengan pembelian perlengkapan.
a. Metode pencatatan Pencatatan yang dilakukan selalu berdasarkan bukti-bukti, baik intern maupun
ekstern, yang terdiri dari : 1 Buku harian kas
2 Buku harian pembelian 3 Buku hutang
Universitas Sumatera Utara
Untuk semua transaksi tersebut dibuatkan bukti dasar secara khusus, seperti : 1 Bukti pengeluaran kas bank
2 Surat pesanan pembelian 3 Faktur untuk transaksi pembelian
4 Memo untuk transaksi tersebut diatas Bukti-bukti ini kemudian dikumpulkan hingga waktu tertentu, untuk
kemudian diolah oleh bagian keuangan, sehingga akan menghasilkan suatu informasi yang akurat, tepat, dan berguna.
b. Laporan Laporan pembelian peralatan di Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara
dibuat sebulan sekali, kemudian laporan untuk Biro Rektor biasanya 6 bulan sekali.
3. Penerapan pengawasan intern dalam sistem pembelian perlengkapan
