dengan tujuan yang ingin dicapai seperti kualitas, penyerahan, dan pelayanan yang diinginkan.
Maka sistem pembelian adalah jaringan prosedur yang saling berhubungan dan bekerja sama untuk mengadakan barang-barang dan jasa-jasa yang
dibutuhkan dengan harga yang lebih menguntungkan agar operasional perusahaan dapat berjalan dengan lancer. Pembelian dapat berupa : barang-barang
operasional, barang perlengkapan dan barang-barang cetakan. Bagian pembelian harus teliti dalam mencari dan memilih rekanan yang
tepat pada harga yang pantas dengan kualitas yang baik dan tersedia tepat pada waktunya.
Dari keterangan diatas kita dapat mengetahui bahwa pembelian merupakan salah satu fungsi yang penting dalam suatu perusahaan untuk menentukan berhasil
tidaknya operasional perusahaan. Fungsi ini mempunyai tanggunng jawab untuk mendapatkan kuantitas dan kualitas barang yang tersedia pada waktu yang
dibutuhkan dengan harga dan rekanan yang sesuai. Untuk mencegah berbagai kemungkinan yang terjadi dalam pelaksanaan
fungsi pembelian sangatlah perlu dilakukan pengawasan, karena pembelian menyangkut investasi dana dalam persediaan dan kelancaran arus barang ke
perusahaan. Oleh karenanya perusahaan selalu menginginkan kegiatan dapat dilaksanakan seefisien mungkin dengan berusaha melakukan sistem pembelian
yang baik dan terarah, agar tidak menimbulkan masalah yang besar.
2. Elemen sistem pembelian a. Dokumen yang digunakan
Universitas Sumatera Utara
Dalam kegiatan pembelian di perlukan dokumen-dokumen sebagai bukti dan pedoman dalam melakukan pencatatan transaksi. Dokumen yang diperlukan
dalam transaksi adalah : 1 Surat Permintaan Pembelian
a Permintaan Pengadaan Barang dan Jasa PPBJ PPBJ merupakan formulir yang diisi oleh pembeli untuk permintaan
barang yang dibutuhkan dengan jenis, mutu, spesifikasi dan jumlah berdasarkan Stock Minimum. PPBJ ini dibuat rangkap 2 untuk setiap
permintaan, distribusinya adalah : - Lembar pertama untuk bagian pembelian
- Lembar kedua untuk pembeli b Surat Permintaan Barang SPB
SPB merupakan formulir yang diisi dan dibuat untuk meminta barang- barang yang dibutuhkan oleh setiap bagian yang bersangkutan dan harus
disetujui oleh Kepala Bagian Tata Usaha. SPB ini dibuat rangkap tiga yang distribusinya :
- Lembar pertama untuk bagian pembelian - Lembar kedua untuk rekanan
- Lembar ketiga untuk bagian yang bersangkutan c Memo
Memo merupakan formulir untuk keperluan yang mendesak, barang- barang khusus, barang-barang mendesak yang harus segera diadakan dan
proyeksi dari setiap bagian yang memerlukannya.
Universitas Sumatera Utara
2 Surat Permintaan Penawaran Harga SPPH Surat penawaran harga ini digunakan untuk meminta penawaran harga
barang yang dibutuhkan atau diminta dalam Estate Order kepada beberapa supplier local yang terdaftar. Dalam melaksanakan penawaran ada beberapa
cara yang dilakukan yaitu dengan cara : a Penawaran tertulis
Yaitu penawaran yang dibuat secara tertulis kepada supplier atas barang- barang yang di minta oleh pembeli melalui surat dengan penawaran barang
yang berjumlah diatas lima juta rupiah. b Penawaran langsung
Yaitu penawaran yang dilakukan melalui telepon untuk barang-barang yang jumlah penawarannya dibawah lima juta rupiah yang penyalurannya
melalui agen tertentu dengan harga berdasarkan Daftar Harga dari agen tersebut, dan harga inilah yang dipakai untuk pesanan dari setiap
pembelian. c Penawarn terdahulu
Yaitu bila keperluan barang-barang yang diminta dalam Estate Order mendesak dipakai harga terendah dari penawaran terdahulu yang harus
disetujui Kepala Bagian Tata Usaha dan dalam penawaran tersebut ditanyakan langsung kepada rekanan apakah harga tersebut masih dipakai
untuk pesanan yang akan dibuat. 3 Surat pesanan atau order pembelian
Surat Pesanan merupakan dokumen yang dibuat oleh bagian pembelian
Universitas Sumatera Utara
yang digunakan untuk memesan barang kepada rekanan yang telah dipilih berdasarkan perbandingan harga, mutu, dan spesifikasi. Dokumen ini terdiri
dari sepuluh rangkap dengan fungsi sebagai berikut : - Lembar yang asli merupakan surat order pembelian yang dikirim kepada
rekanan sebagai order resmi yang dikeluarkan perusahaan - Dua lembar untuk bagian keuangan, satu lembar sebagai lembaran untuk
pembuatan giro pembayaran dan satu lembar untuk lampiran pencatatan pemakaian.
- Dua lembar untuk bagian pembelian, satu lembar untuk arsip bahwa barang yang telah dipesan telah diterima dan satu lembar untuk lampiran
pencatatan ke komputer. - Satu lembar untuk arsip yang dilampiri dengan surat pengantar barang dari
rekanan. - Tiga lembar untuk pembeli, satu lembar dikirim ke bagian pembelian
untuk pencatatan sementara taksiran harga oleh pembukuan di pembeli, satu lembar untuk lampiran induk rekening untuk harga resmi.
4 Surat Perintah Kerja SPK Surat ini dibuat bagian pembelian untuk membeli pembelian bersamaan
dengan Surat order pembelian dan harus disetujui oleh Kasubag Keuangan yang terdiri dari 2 rangkap, yaitu :
- Lembar asli untuk arsip bagian pembelian - Lembar kedua lampiran berkas penawaran
5 Surat pengantar barang
Universitas Sumatera Utara
Dokumen ini digunakan untuk lampiran barang-barang yang dikirim ke perusahaan yang terdiri dari 6 rangkap, yaitu:
- Lembar pertama atau asli untuk ke perusahaan yang meminta - Lembar kedua untuk pertinggal dalam gudang
- Lembar ketiga transportasi yang merupakan lampiran biaya angkut - Lembar keempat untuk transport barang ke perusahaan dan dikembalikan
ke gudang sebagai bukti bahwa barang telah diterima dengan baik - Lembar kelima dan keenam ekstra copy.
6 Bon penerimaan barang dan pengeluaran barang Bon penerimaan barang ini dibuat oleh penerimaan barang di gudang
untuk menunjukkan bahwa barang yang diterima dari rekanan telah sesuai dengan mutu dan jumlah yang tercantum dalam order pembelian yang
disaksikan dan diperiksa oleh bagian yang bersangkutan. Dokumen ini digunakan untuk pembelian barang-barang stock, terdiri dari 2 rangkap, yaitu ;
- Lembar asli ke bagian pembelian untuk pembuatan slip penerimaan received data ke computer
- Lembar kedua untuk arsip gudang 7 Slip-slip yang digunakan untuk pencatatan ke komputer
a Slip stock received Slip ini digunakan untuk mencatat seluruh pembelian yang diterima
gudang untuk barang-barang stock berdasarkan Surat Pengantar Barang SPB dari rekanan, Bon Penerima Barang BPB, dan order pembelian.
Hal-hal yang dicatat adalah harga dan jumlah barang stock
Universitas Sumatera Utara
b Slip stock issued Slip ini digunakan untuk mencatat seluruh jumlah pengeluaran yang
dikirimkan ke pembeli untuk barang-barang stock berdasarkan daftar permintaan barang. Hal-hal yang dicatat adalah jumlah daftar harga yang
dikeluarkan. c Slip supplier invoice
Slip ini digunakan untuk mencatat seluruh harga pembelian berdasarkan order pembelian dan faktur dari rekanan yang mencatatnya adalah bagian
pembelian. d Slip journal header details
Slip ini untuk pembebanan ke pembeli yang berdasarkan order pembelian dan supplier invoice dari bagian pembelian dan mencatat harga stock di
gudang berdasarkan faktur pembebanan ke pembeli dari bagian gudang. 8 Nota pembayaran dan pemindahbukuan
Nota pembayaran digunakan untuk membayar hutang kepada rekanan dengan membuka giro nota pembayaran yang terdiri dari tiga rangkap, yaitu:
- Lembar asli untuk rekanan - Lembar kedua untuk arsip bagian pembelian
- Lembar ketiga ekstra.
b. Catatan akuntansi dalam sistem pembelian
Catatan akuntansi dalam sistem pembelian menggunakan komputer dengan sistem integred dan pencatatan ke computer di entry berdasarkan slip-slip
dokumen, seperti :
Universitas Sumatera Utara
1 Slip stock diisi dan dimasukkan oleh bagian pembelian 2 Slip stock issued oleh bagian pembelian dan dimasukkan oleh bagian
keuangan 3 Slip supplier invoice diisi dan dimasukkan oleh bagian pembelian
4 Slip journal header details diisi dan dimasukkan oleh bagian keuangan.
c. Unit organisasi yang terkait
1 Unit bagian di perusahaan Unit bagian ini berfungsi sebagai pemakai barang untuk aktifitas
operasioanal. Dalam sistem pembelian, bagian ini berfungsi mengajukan permintaan barang ke bagian pembelian yang sebelumnya harus diketahui
oleh kasubag dan disetujui Kepala Bagian Tata Usaha, sesuai dengan posisis persediaan yang ada di gudang.
2 Bagian pembelian Bagian ini berfungsi untuk memperoleh informasi mengenai harga barang,
dan menentukan rekanan yang dipilih dalam pengadaan barang berdasarkan daftar perbandingan baik mutu, jenis, harga, spesifikasi dan sebagainya. Juga
berfungsi mengorder pembelian kepada rekanan yang dipilih dan mengadakan pencatatan harga pembelian ke buku besar.
3 Bagian keuangan Bagian ini berfungsi mencatat pembelian yang dipakai dibebankan pada
setiap bagian dan pembayaran pada rekanan. Dalam melaksanakan pembayaran atau pemindahbukuan dan membuat giro atas pembelian tersebut
serta mencatatnya ke buku Bank.
Universitas Sumatera Utara
3. Prosedur pembelian
