Peranan Komputer Sebagai Pengolah Data Pada Bagian Tata Usaha Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara

UNIVERSITAS SUMATERA UTARA FAKULTAS EKONOMI

PROGRAM STUDI DIPLOMA MEDAN

SKRIPSI MINOR

PERANAN KOMPUTER SEBAGAI ALAT PENGOLAH DATA AKUNTANSI PADA BAGIAN TATA USAHA FAKULTAS EKONOMI UNIVERSITAS

SUMATERA UTARA

OLEH

NAMA : BINSAR RIZSKI HARAHAP NIM : 072102047

PROGRAM STUDI : AKUNTANSI

Guna Memenuhi Salah Satu Syarat Untuk Memperoleh Gelar Ahli

Madya

KATA PENGANTAR

Segala puji dan syukur kita panjatkan kehadirat Tuhan Yang Maha Kuasa yang telah melimpahkan rahmat serta karunia yang begitu besar kepada penulis, sehingga penulis dapat menyelesaikan Tugas Akhir guna melengkapi salah satu syarat untuk menyelesaikan pendidikan Program Studi Diploma III Akuntansi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.

Dalam penyelesaian tugas akhir ini, penulis banyak menerima bimbingan dan bantuan dari berbagai pihak. Untuk itu penulis mengucapkan terima kasih kepada:

1. Bapak Drs. Jhon Tafbu Ritonga, M.Ec selaku Dekan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara, beserta seluruh dosen dan staf pengajar lain yang telah memberikan bimbingan dan ilmu yang bermanfaat kepada penulis selama duduk di bangku perkuliahan.

2. Bapak Drs. Hasan Sakti Siregar, M.Si, Ak selaku Ketua Program Studi Diploma III Akuntansi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.

3. Bapak Iskandar Muda, SE, M.Si selaku sekretaris Program Studi Diploma III Akuntansi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.

4. Bapak Drs. Hotmal Ja’far, MM, Ak selaku dosen pembimbing yang telah bersedia meluangkan waktu dan pikirannya untuk membimbing dan memberikan petunjuk kepada penulis dalam menyelesaikan tugas akhir ini.

5. Teristimewa kepada orang tua penulis, Ayahanda Bonggal Harahap dan Ibunda Putri Sari Lubis, yang telah membesarkan dan memberikan kasih sayang, serta

memberikan dukungan berupa moril, material, dan doa yang tiada hentinya sehingga penulis menjadi seperti sekarang ini.

Semoga Tuhan memberikan balasan atas semua bantuan yang diberikan. Penulis menyadari bahwa tugas akhir ini jauh dari kesempurnaan oleh karena keterbatasan kemampuan penulis. Oleh karena itu, dengan segala kerendahan hati penulis mengharapakn saran dan kritik yang membangun dari pembaca demi peningkatan mutu penulisan tugas akhir ini. Akhirnya penulis berharap semoga tugas akhir ini dapat menambah dan memperluas pengetahuan kita semua, terima kasih.

Medan, 17 Mei 2010

(

NIM. 072102047

DAFTAR ISI

KATA PENGANTAR ... i

DAFTAR ISI ... iii

BAB I PENDAHULUAN A. Latar Belakang ... 1

B. Perumusan Masalah ... 3

C. Tujuan Penelitian ... 3

D. Manfaat Penelitian ... 3

E. Rencana Penulisan... 4

1. Jadwal Observasi... 4

2. Rencana Isi... 5

BAB II PROFIL INSTANSI A. Sejarah Ringkas Fakultas Ekonomi... . 7

B. Jenis Usaha / Kegiatan ... 9

C. Struktur Organisasi ... 10

D. Job Description. ... 15

1. Bagian Tata Usaha ... 15

2. Sub Bagian Akademik ... 16

3. Sub Bagian Umum Dan Keuangan………. 16

4. Sub Bagian Kepegawaian………... 17

5. Sub Bagian Kemahasiswaan Dan Alumni………... 18

6. Sub Bagian Perlengkapan……… 18

E. Kinerja Usaha Terkini... 19

BAB III TOPIK PENELITIAN

A. Penerapan Komputer ... 21

1. Komputer……… 21

2. Keuntungan Dan Kerugian Menggunakan Komputer………… 22

3. Siklus Pemroresan Informasi……….. 24

4. Kompenen-Komponen Komputer………... 25

a. Hardware………. 25

b. Software……….. 28

c. Brainware……… 29

B. Peranan Komputer ... 30

C. Peranan Komputer Khususnya Pada Bagian Tata Usaha Fakultas Ekonomi USU………. 30

1. Sebagai Alat Pengolah Data……… 31

2. Sebagai Alat Pemroses Data……… 31

3. Sebagai Alat Penyimpan Data………. 32

4. Sebagai Alat Untuk Mengawasi Dan Pengaman Data………… 33

5. Sebagai Pembuat Informasi………. 33

D. Analisa Dan Evaluasi……….. 34

BAB IV KESIMPULAN DAN SARAN A. Kesimpulan ... 35

B. Saran ... 36

BAB I

PENDAHULUAN

A. Latar Belakang Masalah

Perkembangan dunia usaha dewasa ini, menciptakan persaingan diantara perusahaan dalam menjalankan usahanya. Hal ini menimbulkan beban berat bagi manajemen dalam mengelola dan mengawasi organisasinya, dimana manajemen memerlukan informasi yang cepat (timeless), tepat (relevance), dan dapat dipercaya kebenarannya (realible) dalam rangka pengambilan keputusan.

Seiring dengan perkembangan teknologi yang semakai canggih dan modern maka diharapkan dapat membantu pihak manajemen dalam mengatasi hambatan dan masalah yang timbul untuk menghasilkan informasi yang dibutuhkan dalam pengambilan keputusan. Electronic Data Processing (EDP) atau komputer merupakan suatu contoh hasil dari kemajuan teknologi.

Kehadiran komputer sebagai sarana pengolah data merupakan salah satu faktor yang digunakan dalam setiap perusahaan. Teknologi perangkat keras maupun perangkat lunak komputer berkembang dengan sangat pesatnya dan dalam beberapa tahun saja perangkat keras komputer telah kadaluarsa.

Teknologi komputer dapat menghasilkan informasi yang begitu cepat sesuai kebutuhan manajemen. Selain itu, teknologi komputer berperan dalam meningkatkan kinerja perusahaan. Dengan kemampuan komputer untuk menghitung angka-angka, menganalisa, dan menyimpan data secara massal, menyajikan informasi dalam bentuk

huruf, angka, gambar, maupun grafik yang lebih cepat, rapi, dan akurat maka pemanfaatan komputer dalam pengelolaan data akuntansi merupakan alternatif terbaik sebagai usaha untuk menyelesaikan informasi secara tepat dan akurat bagi pihak yang membutuhkan. Komputer juga dapat menyimpan data lebih banyak dan lebih terorganisir yang berhubungan dengan aktivitas perusahaan setiap saat yang sewaktu-waktu dibutuhkan kembali.

Sebelum hadirnya komputer, pengelolaan data dilakukan secara manual. Hal ini mengakibatkan aktivitas perusahaan menjadi terhambat karena proses pengelolan data yang sangat lambat, tidak akurat, dan sering terjadi kesalahan akibat pengelolaan data dilakukan oleh sumber daya manusia. Oleh karena itu, manajemen perusahaan kesulitan dalam mengambil keputusan dikarenakan keterlambatan dalam memperoleh informasi.

Berdasarkan alasan dan pertimbangan tersebut, penulis ingin mendalami penerapan dan peranan komputer sebagai pengolah data pada Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara. Oleh karena itu, penulis tertarik untuk mengambil judul “Peranan Komputer Sebagai Pengolah Data Pada Bagian Tata Usaha Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara”.

B. Perumusan Masalah

Mengingat pentingnya penerapan komputer tersebut dalam suatu perusahaan, maka penulis ingin mendalami pembahasan ini dengan melakukan penelitian di Fakultas Ekonomi. Adapun permasalahan yang akan dibahas oleh penulis adalah

“Bagaimana penerapan komputer yang efektif dan efisien pada bagian Tata Usaha Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara?”

C. Tujuan Penelitian

Adapun tujuan penulis dalam melakukan penelitian adalah untuk mengetahui bagaimana penerapan komputer yang efektif dan efisien pada bagian Tata Usaha Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.

D. Manfaat Penelitian 1. Bagi penulis,

Sebagai bahan masukan mengenai peranan komputer sebagai pengolah data yang diterapkan dalam suatu perusahaan.

2. Bagi Fakultas Ekonomi,

Sebagai bahan masukan dan pertimbangan dalam mengambil langkah selanjutnya mengenai penerapan komputer untuk mengolah data.

3. Bagi peneliti sejenis,

Sebagai bahan masukan untuk menyempurnakan penelitian-penelitian sejenis berikutnya.

E. Rencana Penulisan 1. Jadwal Observasi

Dalam penulisan laporan tugas akhir ini penulis membuat jadwal penelitian dan penulisan yang dibuat dalam bentuk tabel.

No. Kegiatan

Minggu

I II III IV

A.Persiapan

1. Melaksanakan observasi penelitian. √

2. Bimbingan untuk pelaksanaan Tugas Akhir

√

B.Pelaksanaan

3. Bimbingan untuk pengolahan data √

4. Pengolahan data √

C.Pelaporan

5. Bimbingan untuk penulisan Bab I √

6. Penulisan Bab I (Pendahuluan) √

8. Penulisan Bab II (Profil Perusahaan) √

9. Bimbingan untuk penulisan Bab III √

10. Penulisan Bab III ( Topik Pembahasan) √

11. Bimbingan untuk penulisan Bab IV √

12. Penulisan Bab IV (Penutup) √

13. Bimbingan tahap terakhir (penyempurnaan Tugas Akhir)

√

14. Penyelesaian Tugas Akhir √

2. Rencana Isi

Secara garis besar pembahasan tugas akhir ini dibagi ke dalam empat bab. Masing-masing bab dibagi dalam sub-sub bab sehingga penulisan bab ini lebih sistematis. Uraiannya adalah sebagai berikut :

Bab I : Pendahuluan

Bab ini berisikan latar belakang masalah, perumusan masalah, tujuan penelitian, manfaat penelitian, dan rencana penulisan.

Dalam bab ini penulis akan membahas tentang sejarah singkat perusahaan, struktur organisasi, job description, kinerja usaha terkini, dan rencana kegiatan.

Bab III : Topik Penelitian

Dalam bab ini penulis mencoba untuk menguraikan hasil penelitian sesuai dengan tema yang dipilih berdasarkan bidang studi mahasiswa.

Bab IV : Penutup

Dalam bab terakhir ini, penulis akan menarik suatu kesimpulan terhadap hasil penelitian dasn memberikan saran yang membangun kepada Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara Medan. Diharapkan nantinya dapat bermanfaat bagi pihak-pihak lain.

BAB II

PROFIL INSTANSI

A. Sejarah Ringkas Fakultas Ekonomi USU

Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara lahir di kota Medan atau di luar Propinsi Sumatera Utara. Jelasnya Fakultas Ekonomi lahir dan didirikan tahun 1959 di Darussalam (Universitas Syariah Kuala) Kota Kuraja (Banda Aceh), dan sebagai Dekan pada waktu itu Dr. Teuku Iskandar.

Yayasan Universitas Sumatera Utara sendiri pada waktu itu berada di kota Medan, namun Fakultas Ekonomi yang berada di Kutaraja (Banda Aceh ) tetap memakai nama dibawah panji Universitas Sumatera Utara. Ini menunjukkan bahwa pada waktu itu teknik operasional berada di Kutaraja, sedangkan penyelesaian administrasinya tetap berada di bawah Presiden Universitas Sumatera Utara (istilah untuk nama pimpinan pada waktu itu ).

Berhubungan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara yang berkedudukan di Kutaraja (sekarang Banda Aceh) memisahkan diri dari Universitas Sumatera Utara dan bergabung dengan Universitas Syahkuala, maka memperoleh status negeri dengan surat keputusan menteri Perguruan Tinggi dan Ilmu Pengetahuan R.I No.64/1961 tentang Penegerian Fakultas Ekonomi yang diselenggarakan oleh Yayasan Sumatera Utara dan pemasukan ke dalam lingkungan Universitas Sumatera Utara tanggal 24 November 1961 yang berlaku surat terhitung mulai 01 Oktober 1961.

Sesuai dengan Keputusan Menteri Pendidikan dan Kebudayaan R.I No 0535/0/1983, tanggal 08 Desember 1983, Keputusan Dirjen. Pendidikan tinggi No.131/DIKTI/Kep/1984, dan disusul Surat Keputusan 23/DIKTI/Kep/1987 No.25/DIKTI/Kep/1987 dan No.26/DIKTI/Kep/1987, Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara mengasuh dua jenjang Program Pendidikan, yaitu Program Pendidikan Strata-1 dan Program Pendidikan D-III.

Program Pendidikan Strata-1 meliputi 3(tiga) Departemen, yaitu : a. Departemen Ekonomi Pembangunan

b. Departemen Manajemen c. Departemen Akuntansi

Sedangka n Program Diploma-III terdiri dari : a. Jurusan Kesekretariatan b. Jurusan Keuangan c. Jurusan Akuntansi

Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara di Medan mulai menerima Mahasiswa pada bulan Agustus 1961.

Visi Fakultas Ekonomi Universitas Sumtera Utara

Visi Fakultas Ekonomi Sumatera Utara adalah menjadi salah satu Fakultas Ekonomi terkemuka yang dikenal unggul dan mampu memenuhi kebutuhan pasar dalam persaingan global.

Misi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara adalah sebagai Berikut : a. Menghasilkan lulusan yang mempunyai karakter dan kompetensi dalam

bidang ilmu ekonomi, Manajemen dan Akuntansi yang berorientasi pasar. b. Meningkatkan kualitas proses belajar mengajar dengan pemberdayaaan

peningkatan kualifikasi dan kualitas dosen.

c. Mengembangkan dan meningkatkan pelaksanaan dharma penelitian dan pengabdian sebagai upaya meningkatkan mutu keilmuan dan sumber pendanaan fakultas dalam status PT. BHMN.

d. Senantiasa berusaha meningkatkan pelayanan kepada Mahasiswa selaku pelanggan (customer) dan Stakeholders lainnya.

e. Meningkatkan jaringan dan kerjasama dengan institusi swasta dan pemerintahan serta organisasi profesional dan lembaga lain terkait yang bertaraf nasional dan internasional.

Tujuan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara Tujuan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara :

a. Menghasilkan lulusan yang berkualitas dan mampu bersaing serta menyesuaikan diri terhadap perkembangan nasional dan internasional.

b. Menjadi lembaga yang berkemampuan melaksakan penelitian-penelitian dan pengabdian kepada masyarakat dan responsive terhadap perkembangan/ perubahan.

Fakultas adalah unsur pelaksana akademik yang melaksanakan dan mengembangkan pendidikan, penelitian, pengabdian/ pelayanan masyarakat dan pembinaan civitas akademik. Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara merupakan sebuah instansi yang menghasilkan jasa pendidikan non-profit (tidak berorientasi pada perolehan laba), seperti perusahaan penghasil jasa pada umumnya yang bertujuan menghasilkan laba bagi perusahaan.

Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara lebih berorientasi pada pelayanan pendidikan yang bermutu dan berkualitas, melakukan penelitian-penelitian yang bermanfaat bagi ilmu pengetahuan serta melakukan kegiatan social berupa pengabdian kepada masyarakat sesuai dengan Tri Dharma Perguruan Tinggi : Penyelenggaraan Pendidikan, Pengabdian Penelitian dan Pengabdian kepada Masyarakat.

Dengan demikian, diharapkan lulusan-lulusan dari Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara adalah lulusan yang mempunyai kualitas yang baik dan mampu bersaing di lapangan pekerjaan nantinya.

C. Struktur Organisasi

Struktur Organisasi diperlukan untuk membedakan batas-batas wewenang dan tanggung jawab secara sistematis yang menunjukkan adanya hubungan/ keterkaitan antara setiap bagian untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan.

Demi tercapainya tujuan umum suatu instansi diperlukan suatu wadah untuk mengatur seluruh aktivitas maupun kegiatan instansi tersebut. Pengaturan ini

dihubungkan dengan pencapaian instansi yang telah diteapkan sebelumnya. Wadah tersebut disusun dalam suatu struktur organisasi dalam instansi.

Melalui struktur organisasi yang baik, pengaturan pelaksanaan dapat diterapkan, sehingga efisiensi dan efektivitas kerja dapat diwujudkan melalui kerja sama dengan koordinasi yang baik sehingga tujuan perusahaan dapat dicapai.

Suatu instansi terdiri dari berbagai unit kerja yang dapat dilaksanakan persorangan, maupun kelompok kerja yang berfungsi melaksanakan serangkaian kegiatan tertentu dan memncakup tata hubungan secara vertikal melalui saluran tunggal. Struktur Organisasi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara dapat dilihat pada Gambar 2.1 Berikut ini :

Ketuan dan Sekretaris Departemen Kepala Bagian Tata Usaha Fakultas Dekan dan Pembantu Dekan Ketua Program Studi Intern Departemen Dewan Pertimbangan Fakultas Ketua Program Studi Intra Departemen

Ketua Lab atau Studio atau

Bengkel Rektor dan

Pembantu Rektor

Unit Penujang

PIMPINAN FAKULTAS EKONOMI USU

Dekan : Drs. Jhon Tafbu Ritonga, M.Ec Pembantu Dekan I : Drs. Arifin Hamzah, MM, Ak

Pembantu Dekan II : Fahmi Natigor Nasution, SE, M.Acc, Ak Pembantu Dekan III : Ami Dilham, SE, M.Si

DEWAN PERTIMBANGAN FAKULTAS EKONOMI Ketua : Drs. Erwin Abubakar, MBA, Ak Sekretaris : Dra. Komariah Pandia, M.Si Anggota : Prof. Bachtiar Hassan Miraza

Prof. Moenaf H. Regar, M.Acc Prof. Dr. Amrin Fauzi

Prof. Dr. Arnita Zainuddin, M.Si

Prof. Dr. Ade Fatma Lubis, MAFIS, MBA, Ak Prof. Dr. Ritha F. Dalimunthe, SE, M.Si Prof. Dr. Azhar Maksum, M.Ec, Acc, Ak Prof. Dr. Paham Ginting, MS

Prof. Dr. Syaad Afifuddin S., M.Ec Prof. Dr. Ramli, MS

Drs. Jhon Tafbu Ritonga, M.Ec Drs. Arifin Hamzah, MM, Ak

Kasubag. Tata Usaha Departemen

Kasubag. Tata Usaha

Fahmi Natigor Nasution, SE, M.Acc, Ak Ami Dilham, SE, M.Si

Drs. Hasan Sakti Siregar, M.Si, Ak Wahyu Ario Pratomo, SE, M.Ec Prof. Dr. lic. Rer. Reg. Sirojuzilam, SE Prof. Dr. Rismayani, MS

DEPARTEMEN

Ekonomi Pembangunan

Ketua : Wahyu Ario Pratomo, SE, M.Ec Sekretaris : Dr. Irsyad Lubis, SE, M.Soc.Sc Manajemen

Ketua : Prof. Dr. Ritha F. Dalimunthe, SE, M.Si Sekretaris : Nisrul Irawati, SE, MBA

Akuntansi

Ketua : Drs. Hasan Sakti Siregar, M.Si, Ak Sekretaris : Mutia Ismail, SE, MM, Ak

PROGRAM DIPLOMA III Keuangan

Ketua : Prof. Dr. Paham Ginting, MS

Sekretaris : Syafrizal Helmi Situmorang, SE, M.Si Akuntansi

Ketua : Drs. Hasan Sakti Siregar, M.Si, Ak Sekretaris : Iskandar Muda, SE, M.Si

Kesekretariatan

Ketua : Dr. Endang Sulistya Rini, SE, M.Si Sekretaris : Dr. Arlina Nurbaiti Lubis, SE, MBA BAGIAN TATA USAHA

Ka. Bag. Tata Usaha : Sofia Anita, SE Kasub. Pendidikan : Fepty Aniar, SE

Kasub. Perlengkapan : M. Simba Sembiring, SE, M.Si Kasub. Keuangan : Eka Juliani, SE

Kasub. Kepegawaian : Kamariah, SE Kasub. Kemahasiswaan : Zailiana, S.Sos Bendaharawan : Maslan, SE

LEMBAGA-LEMBAGA PENTING Puslitbank

Pengarah : Drs. Jhon Tafbu Ritonga, M.Ec Sekretaris : Wahyu Ario Pratomo, SE, M.Ec Unit Pelayanan

D. Job Description

Berikut ini adalah Job Description dari setiap unit pada bagian Tata Usaha dan Departemen Manajemen Fakultas Ekonomi USU yang tediri dari :

1. Bagian Tata Usaha Tugasnya adalah :

a. Menyusun Rencana kerja dan Anggaran Tahunan (RKAT) Bagian dan mempersiapkan penyusunan RKAT Fakultas.

b. Menghimpun Menelaah Peraturan perundang-undangan di bidang ketatausahaan akademik, administrasi umum dan keuangan, kemahasiwaan dan alumni, kepegawaian dan perlengkapan.

c. Mengumpulkan dan mengolah data ketatausahaan di bidang akademik administrasi umum dan keuangan, kemahasiswaan dan alumni, kepegawaian dan perlengkapan.

d. Melaksanakan urusan persuratan, kerumahtanggaan, perlengkapan, kepegawaian, keuangan, dan kearsipan.

e. Melaksanakan urusan rapat dinas dan upacara resmi di lingkungan fakultas. f. Melakasanakan administrasi pendidikan, penelitian dan pengabdian/

pelayanan kepada masyarakat.

g. Melaksanakan urusan kemahasiswaan dan hubungan alumni fakultas. h. Melaksanakan pemantauan dan evaluasi kegiatan di lingkungan fakultas. i. Melaksanakan administrasi perencanaan dan pelayanan informasi.

j. Melaksanakan penyimpanan dokumen dan surat yang berhubungan dengan kegiatan fakultas.

k. Menyusun laporan kerja bagian dan mempersiapkan penyusunan laporan fakultas.

2. Sub Bagian Akademik Tugasnya adalah :

a. Menyusun Rencana Kerja dan Anggaran Tahunan (RKAT) Sub Bagian dan mempersiapkan penyusunan RKAT bagian.

b. Mengumpulkan dan Mengolah data di bidang pendidikan, penelitian dan pengabdian/pelayanan kepada masyarakat.

c. Melakukan administrasi akademik.

d. Melakukan penyusunan rencana kebutuhan saran akademik.

e. Menghimpun dan mengklasifikasikan data pencapaian target kurikulum. f. Melakukan urusan kegiatan pertemuan ilmiah di lingkungan fakultas.

g. Melakukan administrasi penelitian dan pengabdian/pelayanan pada masyarakat di lingkungan fakultas.

h. Menyusun laporan kerja Sub Bagian dan mempersiapkan penyusunan laporan bagian.

3. Sub Bagian Umum dan Keuangan Tugasnya adalah :

a. Menyusun Rencana Kerja dan Anggaran Tahunan (RKAT) Sub Bagian dan mempersiapkan penyusunan RKAT Bagian.

b. Mengumpulkan dan mengolah data ketatausahaan dan kerumahtanggaan. c. Melakukan urusan persuratan dan kearsipan di lingkungan fakultas.

d. Melakukan urusan penerimaan tamu pimpinan, rapat dinas dan pertemuan ilmiah di lingkungan fakultas.

e. Mengumpulkan dan mengolah data keuangan.

f. Melakuakan penerimaan, penyimpanan, pembekuan, pengeluaran, dan pertanggung jawaban keuangan.

g. Melakukan pembayaran gaji honorarium, lembur. Vakansi, perjalanan dinas, pekerjaan borongan dan pembelian serta pengeluaran lainnya yang telah diteliti kebenarannya.

h. Mengoperasionalkan sistem informasi keuangan.

i. Melakukan penyimpanan dokumen dan surat bidang keuangan.

j. Menyusun laporan kerja Sub Bagian dan mempersiapkan penyusunan laporan Bagian.

4. Sub Bagian Kepegawaian Tugasnya adalah :

a. Menyusun Rencana Kerja dan Anggaran Tahunan (RKAT) Sub Bagian dan mempersiapkan penyusunan RKAT Bagian.

b. Melaksanakan proses pengadaan dan pengangkatan pegawai. c. Melakukan urusan mutasi pegawai.

d. Memverifikasi usulan angka kredit jabatan fungsional.

e. Memproses penempatan angka kredit jabatan fungsional usul kenaikan jabatan/pangkat surat keputusan mengajar, pengangkatan Guru Besar Tetap/Tidak Tetap/Emiritus, izin dan cuti.

f. Melaksanakan pemberian penghargaan pegawai. g. Memproses SK jabatan struktural dan fungsional. h. Memproses pelanggaran disiplin pegawai.

i. Menyusun laporan kerja Sub Bagian dan mempersiapkan penyusunan laporan Bagian.

5. Sub Bagian Kemahasiswaan dan Alumni Tugasnya adalah :

a. Menyusun Rencana Kerja dan Anggaran Tahunan (RKAT) Sub Bagian dan mempersiapkan penyusunan RKAT Bagian.

b. Mengumpulkan dan mengolah data di bidang kemahasiswaan dan alumni. c. Melakukan administrasi kemahasiwaan.

d. Melakukan urusan izin/rekomendasi kegiatan kemahasiswaan. e. Mempersiapkan usul pemilihan mahasiswa yang berprestasi.

f. Mempersiapkan pelaksanaan kegiatan kemahasiswaan tingkat universitas. g. Melakukan pengurusan beasiswa, pembinaan karir dan layanan kesejahteraan

mahasiswa.

h. Melakukan pemantauan pelaksanaan kegiatan pembinaan kemahasiswaan. i. Mengoperasionalkan sistem informasi kemahasiswaan dan alumni

j. Melakukan penyajian informasi di bidang kemahiswaan dan alumni.

k. Menyusun laporan kerja Sub Bagian dan mempersiapkan penyusunan laporan Bagian.

6. Sub Bagian Perlengkapan Tugasnya adalah :

a. Menyusun Rencana Kerja dan Anggaran Tahunan (RKAT) Sub Bagian dan mempersiapkan penyusunan RKAT Bagian.

b. Mengumpulkan dan mengolah data perlengkapan.

c. Mengoperasionalkan sistem informasi kerumahtanggaan dan perlengkapan. d. Melakukan pemeliharaan kebersihan, keindahan dan keamanan lingkungan. e. Melakukan penyimpanan dokumen dan surat di bidang kerumahtanggaan dan

perlengkapan.

f. Melakukan urusan pengelolaan barang perlengkapan.

g. Menyusun laporan kerja Sub Bagian dan mempersiapkan penyusunan laporan Bagian.

E. Kinerja Usaha Terkini

Setiap perusahaan mempunyai visi dan misi yang harus dijalankan sesuai dengan tujuan perusahaan, butuh waktu untuk mencapai itu semua begitu juga pada Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara, fakultas terus berupaya agar tujuan yang telah digariskan oleh fakultas dapat terwujud. Tidak mudah dalam mewujudkan itu semua karena membutuhkan kerja keras yang tinggi dan disiplin dan loyalitas dalam bekerja.

Pastinya untuk mendorong mencapai hasil yang maksimal diperlukan kinerja yang bermutu dan tepat. Jadi kinerja usaha terkini yang dijalankan perusahaan adalah menyelengarakan program pendidikan dan pengajaran terhadap mahasiswa,

melakukan berbagai macam penelitian-penelitian ilmiah khususnya bidang ekonomi yang bermanfaat bagi universitas, mahasiswa dan masyarakat, serta melakukan pengabdian kepada masyarakat berupa seminar-seminar kepada masyarakat, memotivasi masyarakat agar dapat hidup lebih layak dan mandiri, kegiatan bakti sosial kepada masyarakat, dan lain sebagainya. Fakultas juga terus melakukan pembinaan terhadap civitas akademika agar dapat menghasilkan Sumber Daya Manusia (SDM) yang benar-benar memiliki kualitas yang baik.

F. Rencana Kegiatan

Rencana kegiatan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara antara lain : a. Persiapan kuliah mahasiswa semester genap/ganjil.

b. Perkuliahan semester genap/ganjil.

c. Ujian mid semester/ujian semester genap/ganjil. d. Wisuda mahasiswa.

BAB III

TOPIK PENELITIAN

A. Penerapan Komputer 1. Komputer

Teknologi komputer telah mendorong kemajuan dunia usaha, baik itu dalam kemajuan produk, proses, maupun dalam menghasilkan informasi. Melalui komputer, masyarakat mempunyai akses secara cepat terhadap informasi dan seluruh dunia. Berita lokal dan nasional, laporan cuaca, hasil-hasil pertandingan, jadwal penerbangan, buku petunjuk telepon, peta dan arah, lowongan kerja, laporan kredit, dan berbagai formulir dari materi pendidikan, selalu dapat diakses.

Di dalam perusahaan biasanya pegawai menggunakan komputer untuk berkorespondensi, seperti untuk e-mail, memo, dan surat; menghitung upah; menghitung persediaan; dan mencetak faktur. Kebanyakan orang menyadari bahwa computer literacy merupakan kebutuhan yang vital agar bisa mencapai kesuksesan. Computer literacy juga termasuk mempunyai pengetahuan dan pemahaman akan komputer dan penggunanya.

Komputer mempunyai arti yang sangat luas dan berbeda untuk orang yang berbeda. Istilah komputer diambil dari bahasa Latin computare yang mempunyai arti menghitung. Komputer merupakan perangkat elektronik, beroperasi di bawah perintah pengendali yang disimpan pada memori komputer, dapat menerima data,

memproses data berdasarkan aturan tertentu, mencetak hasilnya, dan menyimpan data untuk penggunaan di masa yang akan datang.

”Data adalah kumpulan dari sesuatu yang belum diproses dapat berupa teks, angka, audio, dan video”1. “Informasi adalah kumpulan data yang sudah diproses dan bermanfaat bagi orang yang membutuhkannya”2. Data inilah yang diproses menggunakan teknologi komputer sehingga menghasilkan suatu informasi yang cepat, tepat, dan akurat.

2. Keuntungan dan Kerugian Menggunakan Komputer

Masyarakat telah mengetahui banyak keuntungan dari penggunaan komputer. Masayarakat pengguna (user) adalah seseorang yang berkomunikasi dengan komputer atau menggunakan informasi yang dihasilkan komputer. Pengguna tidak hanya berasal dari kalangan bisnis saja, tetapi dari semua kalangan baik itu pelajar, mahasiswa, guru, dosen, dan profesi lainnya yang membutuhkan informasi yang cepat dan akurat.

Keuntungan Menggunakan Komputer

Keuntungan dari komputer yaitu karena komputer memiliki keunggulan dalam kecepatan, kepercayaan, konsistensi, penyimpanan, dan komunikasi.

a. Kecepatan

Operasi komputer terjadi melalui sirkuit elektronik. Ketika data, perintah, dan informasi mengalir melalui sirkuit ini, maka data, perintah, dan informasi tersebut

berpindah dengan kecepatan yang luar biasa. Kebanyakan komputer memproses miliaran atau triliunan operasi dalam satu detik.

b. Kepercayaan

Komponen elektronik pada komputer modern dapat diandalkan dan dipercaya karena komponen tersebut jarang rusak.

c. Konsistensi

Dengan diberikan input dan proses yang sama, sebuah komputer akan memproduksi hasil yang sama secara konsisten. Komputer menghasilkan hasil yang bebas dari kesalahan, jika input dan perintah kerjanya benar.

d. Penyimpanan

Komputer menyimpan jumlah data yang banyak dan membuat data ini tersedia untuk diproses kapan pun dibutuhkan.

e. Komunikasi

Kebanyakan komputer sekarang ini dapat berkomunikasi dengan komputer lain, bahkan tanpa kabel. Komputer memungkinkan pengguna untuk dapat saling berkomunikasi.

Kerugian Menggunakan Komputer

Beberapa kerugian komputer terkait dengan pelanggaran privasi, dampak terhadap tenaga kerja, risiko kesehatan, dan terhadap lingkungan.

Pelanggaran privasi merupakan sesuatu yang penting bahwa catatan pribadi dan rahasia di simpan dalam komputer untuk dilindungi sepatutnya. Pada beberapa perusahaan, di mana catatan ini tidak dilindungi sepantasnya, orang-orang menemukan bahwa kerahasiaan pribadi mereka telah dilanggar dan identitas mereka dicuri.

b. Dampak terhadap tenaga kerja

Walaupun komputer meningkatkan produktivitas dan menciptakan ratusan ribu pekerjaan baru di seluruh industri, keahlian dari jutaan tenaga kerja telah digantikan oleh komputer. Jadi, penting bagi pekerja untuk meningkatkan jenjang pendidikan mereka. Dampak yang terpisah terhadap tenaga kerja adalah bahwa beberapa perusahaan mencari tenaga kerja dari luar negeri untuk mengalihkan membayar tenaga kerja dari dalam negeri.

c. Risiko Kesehatan

Penggunaan komputer dalam jangka waktu panjang atau pendek dengan cara yang benar dapat menimbulkan cedera atau penyakit. Pengguna komputer dapat melindungi dirinya dari risiko kesehatan melalui rancangan tempat kerja yang baik, sikap badan yang baik ketika menggunakan komputer, dan terutama waktu istirahat yang cukup.

d. Dampak terhadap lingkungan

Proses pembuatan dan limbah dari komputer menghabiskan sumber daya alam dan mencemarkan lingkungan. Strategi yang dapat membantu melindungi lingkungan meliputi daur ulang, aturan tentang proses pembuatan komputer, perpanjangan umur komputer, dan penyumbangan komputer yang sudah tidak terpakai.

3. Siklus Pemrosesan Informasi

Komput er memproses data (input) menjadi sebuah informasi (output). Sebuah komputer terkadang menyimpan data, informasi, dan perintah dalam tempat penyimpanan untuk digunakan di masa yang akan datang. Perintah merupakan langkah-langkah yang menyatakan kepada komputer bagaimana cara mengerjakan tugas tertentu. Beberapa orang menghubungkan rangkaian input, proses, output, dan media penyimpanan sebagai siklus pemrosesan informasi (information processing cycle).

4. Komponen-komponen Komputer

Komputer memiliki komponen-komponen yang meliputi hardware, software, dan brainware. Adapun penjabaran dari ketiga komponen ini adalah sebagai berikut :

a. Hardware

Hardware merupakan saran fisik pengolahan data elektronik pasa sistem komputer. Oleh karena itu, pemilihan hardware yang dipakai harus sesuai dengan kebutuhan perusahaan ditinjau dari segi jumlah atau banyaknya data yang akan diolah serta banyaknya jenis informasi yang dibutuhkan. Hardware terdiri atas input device, computer unit, dan output device.

 Input Device

Input device merupakan komponen perangkat keras yang digunakan untuk memasukkan data ke dalam sistem komputer. Input device yang digunakan secara luas adalah keyboard, mouse, scanner, dan disk driver.

Keyboard merupakan suatu alat kontrol bagi pemakai komputer untuk mengetik, mengubah program, dan memasukkan data. Mouse merupakan alat untuk memudahkan penggunaan software yang bersifat desktop publishing. Scanner merupakan alat yang dapat mengubah materi cetak (seperti teks dan gambar) menjadi bentuk yang dapat digunakan oleh komputer.

 Computer Unit

Merupakan suatu rangka yang di dalamnya terdapat komponen elektronik yang digunakan untuk memproses data. Sirkuit dari computer unit ini tersambung dengan papan sirkuit yang disebut motherboard. Motherboard merupakan sirkuit utama dari suatu komputer. Motherboard terdiri atas prosesor atau yang disebut central processing unit (CPU) dan memori. CPU Merupakan central unit dari komputer, berfungsi melakukan kegiatan-kegiatan aritmatika dan logika serta mengawasi seluruh kegiatan komputer. CPU terbagi menjadi empat bagian utama, yaitu :

• Control Unit, berfungsi untuk mengkoordinasikan dan mengukur

semua kegiatan dalam sistem komputer. Fungsi bagian ini dilakukan dengan cara menentukan program komputer mana yang akan dikerjakan terlebih dahulu, mengatur input atau output. Memasukkan dan mengeluarkan data serta tempat penyimpanan.

• Arithmetic Logic Unit, yaitu komponen yang berfungsi untuk

operasi-operasi lainnya. Operasi aritmatika adalah perhitungan dasar seperti penambahan, pengurangan, perkalian, dan pembagian. Operasi perbandingan melibatkan perbandingan sebuah data dengan data lainnya untuk menentukan apakah bagian pertama lebih besar, sama, atau kurang dari bagian lainnya. Berdasarkan hasil perbandingan, data-data yang berbeda dapat diproses.

• Machine Cycle, untuk setiap perintah, CPU mengulangi suatu

rangkaian yang terdiri atas empat operasi dasar, yaitu pengambilan, penerjemahan kode, eksekusi, dan penyimpanan. Pengambilan adalah proses menemukan sebuah perintah program atau item data pada memori. Penerjemahan kode merujuk pada proses penerjemahan perintah menjadi sinyal-sinyal yang dapat dieksekusi oleh komputer. Eksekusi adalah proses pelaksanaan perintah-perintah. Penyimpanan berarti menulis hasil eksekusi pada memori.

• Clock System, CPU bergantung pada sebuah sirkuit kristal quartz

yang disebut clock system untuk mengatur waktu seluruh operasi-operasi komputer. Clock system menghasilkan detak-detak elektronik secara teratur, yang mengukur kecepatan operasi dari komponen-komponen pada komputer.

Memori pada umumnya dapat dibagi menjadi dua macam yaitu ROM (Read Only Memory) dan RAM (Random Access Memory). ROM merupakan memori yang hanya dapat dibaca dan tidak dapat dihapus atau diubah oleh pengguna komputer, serta isinya bersifat permanen. Fungsinya adalah untuk mengatur semua tugas pada saat komputer mulai dihidupkan. RAM merupakan bagian memori yang dapat dibaca dan diubah isinya, sifatnya hanya sementara.

 Output Unit

Output unit merupakan komponen hardware yang menyampaikan informasi kepada satu atau banyak penggunanya. Media output yang digunakan secara umum adalah printer, monitor, dan loudspeaker. Printer merupakan peralatan ouput yang memiliki fungsi untuk mencetak hasil dari suatu proses maupun program pada sebuah kertas baik dalam bentuk teks maupun gambar. Printer yang digunakan pada bagian tata usaha adalah printer dengan merk HP. Monitor berfungsi untuk menampilkan teks, gambar, dan video pada layar. Banyak monitor yang telah menggunakan filter yang berguna sebagai low radiator characteristic. Loudspeaker digunakan untuk mendengarkan musik, suara, dan bentuk audio lainnya.

Software yang disebut juga dengan program, adalah seperangkat perintah yang menyampaikan kepada komputer apa yang harus dilakukan dan cara melakukannya. Secara umum software yang digunakan adalah sebagai berikut :

 Operating System Software

Terdiri dari program-program yang mengontrol peralatan input/ouput agar dapat berfungsi sebagai mana mestinya. Operating system yang digunakan oleh bagian tata usaha adalah Windows XP.

 Application Software

Terdiri atas program yang dirancang untuk membuat pengguna menjadi lebih produktif dan/atau untuk membantu pengguna dalam mengerjakan pekerjaannya3. Application software yang digunakan pada bagian tata usaha adalah Microsoft Word yang berfungsi sebagai pengolah kata dan data, Microsoft Excel yang berfungsi sebagai pengolah data angka dan tabel. Selain itu, juga ada sambungan internet yang memungkinkan untuk mengakses dan melihat halaman web.

c. Brainware

Ada empat perangkat palaksana yaitu terdiri atas :

 Computer Operator

Adalah orang yang bertanggung jawab agar hardware dapat berfungsi sebagai mana mestinya.

Adalah orang yang bertanggung jawab mempersiapkan data sampai dengan data tersebut direkam ke dalam media komputer.

 Programmer

Adalah orang yang merancang program-program komputer apa saja yang tepat dipakai perusahaan dalam menjalankan perusahaan.

 System Analist dan Designer

Adalah orang yang bertanggung jawab atas analisa dan rangsangan suatu sistem aplikasi yang akan dimuat programnya.

B. Peranan Komputer

Sistem informasi merupakan salah satu sub sistem kehidupan manusia yang perlu banyak memanfaatkan perkembangan teknologi komputer, sehingga perkembangan sistem informasi sejalan dengan perkembangan teknologi komputer. Sistem informasi merupakan sebuah rangkaian prosedur formal dimana data dikumpulkan, diproses menjadi informasi , dan didistribusikan kepada para pengguna.

Setiap perusahaan perlu untuk menelusuri pengaruh-pengaruh berbagai aktivitas atas keputusan-keputusan yang berada di bawah pengawasannya. Informasi mengenai para pelaku yang terlibat dalam suatu perusahaan tertentu penting untuk menetapkan tanggung jawab dari tindakan-tindakan yang diambil.

Pemakaian electronic data processing system memberikan manfaat yang sangat menguntungkan dalam proses mengolah data. Dengan menggunakan EDP, data dapat diolah dengan cepat dan dengan nilai keakuratan yang tidak diragukan. Penggunaan EDP sangat membantu dalam meminimalkan kesalahan-kesalahan yang sering terjadi, terlebih dalam hal perhitungan sehingga tidak perlu melakukan proses perhitungan dari awal.

C. Peranan Komputer Khususnya Pada Bagian Tata Usaha Fakultas Ekonomi USU

1. Sebagai Alat Pengolah Data

Suatu data dapat diolah dengan dua cara yaitu secara manual dan secara komputer. Fakultas Ekonomi memiliki beberapa pegawai dengan tugas yang berbeda, denagn demikian banyaknya, maka tidak mungkin lagi pengolahan data dilakukan secara manual yang pada akhirnya menghasilkan berbagai informasi yang berguna bagi pihak internal dan eksternal. Oleh karena itu, tidak mungkin lagi pengolahan data dilakukan secara manual.

Untuk itu dibutuhkan suatu perangkat elektronika yang dapat membantu mempercepat proses pengolahan data secara komputerisasi yaitu dengan pengolahan langsung.

2. Sebagai Alat Pemroses Data

Kemampuan komputer dalam melakukan perhitungan-perhitungan dengan sangat cepat dengan memproses ratusan transaksi dalam suatu waktu tertentu

sepanjang hari, membuat komputer sangat diperlukan dalam pemrosesan data. Selain itu, dalam memproses data komputer juga dapat membedakan antara ratusan angka dan simbol lainnya.

Aktivitas yang dilakukan dengan menggunakan komputer pada bagian tata usaha antara lain adalah :

a. Calculating (perhitungan), yaitu dengan melakukan proses secara sistematis.

b. Comparing (membandingkan), melakukan perbandingan dua data atau lebih,

misalnya dalam membandingkan data mahasiswa tahun lalu dengan data mahasiswa tahun ini.

c. Summaring (meringkas), melakukan peringkasan terhadap hasil dari semua

pemrosesan data yang dilakukan sehingga memberikan kemudahan untuk dianalisis.

d. Mengakses dan mengambil data serta file untuk diproses lebih lanjut dan hasilnya dicetak.

3. Sebagai Alat Penyimpan Data

Komputer dapat melakukan penyimpanan data dalam kapasitas besar dan tersusun rapi dalam file-file tertentu sehingga apabila dibutuhkan akan memudahkan pengguna untuk menemukannya.

Penyimpanan data primer dalam sistem komputer biasanya memiliki kapasitas yang terbatas, maka dipilih penyimpanan data sekunder sebagai penyimpanan alternatif. Penyimpanan data ini memilki media berupa magnetik dengan kapadatan

kapasitas 1600 bytes untuk satu gulungan sebagai tempat penyimpanan yang dapat memuat data yang direkam sebagai pita magnetik.

Komputer menyimpan data, perintah, dan informasi dalam media penyimpanan (storage media) yaitu tempat penyimpanan data sekunder sebagai penyimpan alternatif. Contoh dari media penyimpanan ini adalah floppy disk, USB flash drive, CD, DVD, dan memory card. Perangkat penyimpanan (storage device) merekam (menulis) dan /atau mendapatkan (membaca) kembali berbagai hal yang disimpan ke dalam media penyimpanan. Alat penyimpanan sering kali berfungsi sebagai sumber input karena media penyimpanan memindahkan data dari penyimpanan ke memori.

Floppy disk terdiri atas piringan tipis, bundar, fleksibel, yang ditutup plastik berbentuk segi empat. Floppy disk umumnya mampu menyimpan 1,4 juta karakter. USB flash drive adalah alat penyimpanan portable yang mempunyai kapasitas lebih besar daripada floppy disk, tetapi cukup kecil dan ringan sehingga dapat dibawa dalam saku.

CD dan DVD adalah piringan portable yang pipih dan bundar, terbuat dari bahan logam yang dilapisi plastik. Salah satu jenisnya adalah CD-ROM dan DVD-ROM.

4. Sebagai Alat Untuk Mengawasi Dan Pengaman Data

Penggunaan password ataupun kata sandi tertentu yang harus dimasukkan sebelum dilakukannya proses terhadap data transaksi di dalam sistem komputer

menjadikan komputer sebagai media yang tepat dalam melakukan pengawasan dan pengamanan terhadap data transaksi.

5. Sebagai Pembuat Informasi

Setelah tahap pengolahan data, pemrosesan data, dan penyimpanan, maka komputer pada bagian tata usaha berperan dalam membuat informasi, baik itu informasi ketatausahaan, kepegawaian, keuangan, kemahasiswaan, maupun perlengkapan.

Komputer dapat menyajikan informasi tersebut secara terperinci dan selektif dan sesuai keinginan pengguna hingga informasi tersebut dapat digunakan dalam berbagai hal seperti menganalisa sampai sejauh mana peningkatan kinerja pada lingkungan fakultas untuk pengambilan keputusan.

C. Analisa dan Evaluasi

Sebelum menerapkan suatu sistem Electronic Data Processing, terlebih dahulu dilakukan survei dan perencanaan yang matang terutama dari segi biaya, yaitu metode cost dan benefit. Sehingga sistem tersebut menghasilkan manfaat yang lebih besar dari biaya yang dikeluarkan.

Penerapan Electronic Data Processing pada bagian tata usaha dalam mengelola data membuat informasi yang dihasilkan lebih cepat dan akurat. Informasi

dan laporan yang dilakukan dengan menggunakan proses komputer akan lebih cepat jika dibandingkan dengan informasi keuangan yang dikerjakan secara manual.

Penerapan komputer pada bagian tata usaha menggunakan software-software yang mendukung, sangat membantu dalam mengoptimalkan kinerja fakultas. Adapun beberapa software yang mendukung kinerja fakultas antara lain Microsoft Word yang berfungsi sebagi pengolah data fakultas dalam bentuk kata-kata, dan juga Microsoft Excel yang berfungsi sebagai pengolah data fakultas yang berbentuk angka-angka atau perhitungan.

“Secara teori Microsoft Word merupakan program aplikasi pengolah kata yang dapat membantu pembuatan dokumen yang mempunyai lebih banyak fasilitas otomatis”4. Baik itu dokumen pribadi maupun perusahaan. Mulai dari dokumen sederhana sampai dengan laporan yang dilengkapi dengan berbagai format tampilan. Proses memulai program aplikasi Microsoft Word dapat dijalankan dengan beberapa cara, yaitu :

 Melalui menu program

- Klik tombol start yang terdapat di task bar

- Pilih menu program, kemudian klik program aplikasi Microsoft Word, jendela dokumen baru akan ditampilkan dan siap untuk digunakan.

 Melalui short cut

- Double click pada ikon Microsoft Word pada wallpaper

- Jendela dokumen baru ditampilkan dan siap digunakan

 Memulai dengan menu New Office Document - Klik tombol start yang ada di task bar

- Klik menu New Office Document. Kotak dialog New Office Document ditampilkan

- Klik ok, jendela dokumen baru ditampikan dan siap digunakan5

Bagian tata usaha menggunakan software ini biasanya untuk membuat Rencana Kerja dan Anggaran Tahunan, persuratan, pengelolaan data-data kemahasiswaan, kepegawaian, perlengkapan, membuat laporan pemantauan dan evaluasi kegiatan dan kinerja di lingkungan fakultas, serta menyusun laporan kerja bagian dan laporan fakultas.

Microsoft Excel merupakan program spreadsheet yang memberikan kemudahan dalam bekerja dengan angka. Output hasil pengolahan data yang dilakukan oleh Excel tidak hanya berupa angka atau huruf saja, namun dapat juga disajikan dalam bentuk diagram dan grafik.

Software Microsoft Excel ini juga dapat memudahkan pengguna dalam memasukkan data teks, angka, tanggal, waktu, dan formula ke dalam sembarang worksheet. Ketika memasukkan data Microsoft Excel secara otomatis akan mengenali data yang diinput sebagai data teks, angka, tanggal, dan waktu termasuk formula-formula yang dibentuk.

Untuk memproses program Excel dari windows dapat dilakukan dengan cara :

 Dari menu start, pilih sub-menu Program, dan klik mouse pada pilihan Microsoft Excel

 Akan tampak pada layer tampilan dari Microsoft Excel, tampilan Excel pada dasarnya terdiri dari dua bagian, yaitu :

- Worksheet, yang terdiri dari sejumlah besar kumpulan sel, tempat diman input dan proses data dengan menggunakan program excel serta hasilnya ditampilkan.6

-Menu bar, terdiri dari menu-menu yang mencakup semua aktivitas operasional excel, seperti menginput data, mengolah data, dan menyajikan hasil pengolahan.

Tata usaha menggunakan software Microsoft Excel umumnya untuk pengelolaan data Rencana Kerja dan Anggaran Tahunan dan data administrasi umum serta data keuangan yang berhubungan dengan data-data angka dan perhitungan. Selain itu, tata usaha juga menggunakan excel untuk menyusun daftar nama-nama dosen dan staf pengajar, serta pegawai Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.

Fakultas mengolah data dengan menggunakan komputer sebagai alat bantu. Komputer-komputer dalam Fakultas Ekonomi berada dalam satu sistem jaringan yang menghubungkan sejumlah komputer yang berada di tampat yang berdekatan. Antara komputer yang satu dengan yang lainnya dapat saling bertukar informasi dan saling mengirim data, atau dengan kata lain terjadi proses lintas data. Sistem jaringan ini dikenal sebagai Local Area Network (LAN). “LAN adalah jaringan komputer dan peralatan lainnya yang lokasinya dekat antara satu dengan lainnya (biasanya dalam satu gedung)”.8

 Mempermudah pertukaran informasi

 Mempermudah perawatan perangkat lunak

 Mempermudah komunikasi antar pengguna

 Sebagai sarana aplikasi multi user

 Menurunkan biaya dan penghematan waktu

Dalam penggunaan sistem komputer, ada beberapa hal yang harus diperhatikan oleh pengguna komputer, yaitu :

 Virus

“Virus adalah serangkaian kode pelaksana yang meletakkan dirinya pada software, memperbanyak, dan menyebar ke sistem atau file lainnya. Virus merusak sumber daya system atau menunjukkan pesan pada monitor, yang dipicu oleh kegiatan yang telah ditentukan sebelumnya”.

Virus merupakan sebuah file yang dapat memperlambat cara kerja komputer dan bahkan dapat menghapus data yang telah disimpan di dalam komputer. Virus memiliki banyak jenis dan berbeda kapasitas, disarankan kepada pengguna komputer untuk memasang aplikasi anti virus di dalam personal komputernya. Hal ini diperlukan untuk mendeteksi keberadaan virus di dalam komputer untuk kemudian virus tersebut dibersihkan dari data-data komputer. Pengguna komputer dalam fakultas harus selalu meng-update anti virus yang telah diprogram dalam komputer untuk menjaga kinerja pemrosesan komputer agar tetap berjalan dengan baik.

 Sistem Keamanan Data

Pengguna komputer harus senantiasa melakukan pengecekan terhadap data-data penting fakultas. Hal ini dimaksudkan agar sistem jaringan

komputer yang telah dipasang dalam perusahaan yang memungkinkan data dapat dibuka dari komputer yang lain. Dalam hal ini sangat diperlukan penggunaan password sebagai sarana keamanan data fakultas.

 Pengawasan Pemakaian Software

Pengawasan pemakaian software diperlukan agar tidak terjadi penggunaan komputer untuk kegiatan lain yang dapat merugikan fakultas.

BAB IV

KESIMPULAN DAN SARAN

Berdasarkan pembahasan pada bab sebelumnya, maka penulis akan memberikan beberapa kesimpulan dan saran kepada fakultas.

A. Kesimpulan

1. Dengan menggunakan sistem komputer, pengolahan data dapat dilakukan dengan cepat dan dapat meninimalkan terjadinya kesalahan.

2. Informasi yang dihasilkan dengan penggunaan komputer lebih cepat dan akurat, sehingga membantu fakultas dalam pengambilan keputusan.

3. Struktur Organisasi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara menggunakan sistem garis atau staff dalam penempatan wewenang.

4. Bagian Tata Usaha Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara telah menggunakan software-software yang membantu kinerja fakultas.

5. Penggunaan software dalam pengolahan data dan menghasilkan informasi sudah cukup optimal.

6. Sistem komputerisasi memiliki peranan penting dalam peningkatan kinerja fakultas.

B. Saran

1. Fakultas sebaiknya memberikan wewenang atas pengelolaan komputer kepada satu orang staf , sehingga keamanan data lebih terjamin.

2. Fakultas sebaiknya melakukan pemberdayaan sumber daya manusia dalam pengelolaan komputer, seperti mengadakan pelatihan atas penggunaan komputer. Hal ini dilakukan dengan tujuan agar fakultas dapat mengelola data dan menghasilkan informasi dengan efisien dan efektif.

3. Untuk menjaga keamanan peralatan komputer serta data yang lebih aman, maka sebaiknya ditetapkan suatu peratutan yang membatasi individu untuk menggunkan komputer, kecuali dengan izin pegawai yang berwenang atas penggunaan komputer di bagian Tata Usaha tersebut.

4. Bagian Tata Usaha sebaiknya memiliki dua salinan cadangan untuk seluruh file secara terpisah. Hal ini dilakukan untuk menghindari terjadi hilangnya file akibat adanya virus ataupun gangguan lainnya.

DAFTAR PUSTAKA

Bodnar H. George, Hopwood S. William, 2003, Sistem Informasi Akuntansi, Edisi Ke Delapan, PT INDEX, Jakarta.

Hall, James A., 2001, Sistem Informasi Akuntansi, Edisi I, Salemba Empat, Jakarta. Madcoms, 2002, Panduan Lengkap Word XP For Windows, Edisi I, Andi Offset,

Yogyakarta.

Romney, Marshall B., Steinbart, Paul John, 2006, Accounting Information System, Edidi Ke Sembilan, Salemba Empat, Jakarta.

Santoso, Singgih, 2003, Microsoft Excel, Mengolah Data Secara Profesional, Andi Offset, Yogyakarta.

Shelly Gary B., Thomas J. Cashman, Misty E. Vermat, 2007, Discovering Computers, Third Edition, Salemba Infotek, Jakarta.

Sumarni Murti, Salamah Wahyuni, 2006, Metodologi Penelitian Bisnis, CV Andi Offset, Yogyakarta.

- Worksheet, yang terdiri dari sejumlah besar kumpulan sel, tempat diman input dan proses data dengan menggunakan program excel serta hasilnya ditampilkan.6

-Menu bar, terdiri dari menu-menu yang mencakup semua aktivitas operasional excel, seperti menginput data, mengolah data, dan menyajikan hasil pengolahan.

Tata usaha menggunakan software Microsoft Excel umumnya untuk pengelolaan data Rencana Kerja dan Anggaran Tahunan dan data administrasi umum serta data keuangan yang berhubungan dengan data-data angka dan perhitungan. Selain itu, tata usaha juga menggunakan excel untuk menyusun daftar nama-nama dosen dan staf pengajar, serta pegawai Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.

Fakultas mengolah data dengan menggunakan komputer sebagai alat bantu. Komputer-komputer dalam Fakultas Ekonomi berada dalam satu sistem jaringan yang menghubungkan sejumlah komputer yang berada di tampat yang berdekatan. Antara komputer yang satu dengan yang lainnya dapat saling bertukar informasi dan saling mengirim data, atau dengan kata lain terjadi proses lintas data. Sistem jaringan ini dikenal sebagai Local Area Network (LAN). “LAN adalah jaringan komputer dan peralatan lainnya yang lokasinya dekat antara satu dengan lainnya (biasanya dalam satu gedung)”.8

 Mempermudah pertukaran informasi  Mempermudah perawatan perangkat lunak  Mempermudah komunikasi antar pengguna  Sebagai sarana aplikasi multi user

 Menurunkan biaya dan penghematan waktu

Dalam penggunaan sistem komputer, ada beberapa hal yang harus diperhatikan oleh pengguna komputer, yaitu :

 Virus

“Virus adalah serangkaian kode pelaksana yang meletakkan dirinya pada software, memperbanyak, dan menyebar ke sistem atau file lainnya. Virus merusak sumber daya system atau menunjukkan pesan pada monitor, yang dipicu oleh kegiatan yang telah ditentukan sebelumnya”.

Virus merupakan sebuah file yang dapat memperlambat cara kerja komputer dan bahkan dapat menghapus data yang telah disimpan di dalam komputer. Virus memiliki banyak jenis dan berbeda kapasitas, disarankan kepada pengguna komputer untuk memasang aplikasi anti virus di dalam personal komputernya. Hal ini diperlukan untuk mendeteksi keberadaan virus di dalam komputer untuk kemudian virus tersebut dibersihkan dari data-data komputer. Pengguna komputer dalam fakultas harus selalu meng-update anti virus yang telah diprogram dalam komputer untuk menjaga kinerja pemrosesan komputer agar tetap berjalan dengan baik.  Sistem Keamanan Data

Pengguna komputer harus senantiasa melakukan pengecekan terhadap data-data penting fakultas. Hal ini dimaksudkan agar sistem jaringan

komputer yang telah dipasang dalam perusahaan yang memungkinkan data dapat dibuka dari komputer yang lain. Dalam hal ini sangat diperlukan penggunaan password sebagai sarana keamanan data fakultas.  Pengawasan Pemakaian Software

Pengawasan pemakaian software diperlukan agar tidak terjadi penggunaan komputer untuk kegiatan lain yang dapat merugikan fakultas.

BAB IV

KESIMPULAN DAN SARAN

Berdasarkan pembahasan pada bab sebelumnya, maka penulis akan memberikan beberapa kesimpulan dan saran kepada fakultas.

A. Kesimpulan

1. Dengan menggunakan sistem komputer, pengolahan data dapat dilakukan dengan cepat dan dapat meninimalkan terjadinya kesalahan.

2. Informasi yang dihasilkan dengan penggunaan komputer lebih cepat dan akurat, sehingga membantu fakultas dalam pengambilan keputusan.

3. Struktur Organisasi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara menggunakan sistem garis atau staff dalam penempatan wewenang.

4. Bagian Tata Usaha Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara telah menggunakan software-software yang membantu kinerja fakultas.

5. Penggunaan software dalam pengolahan data dan menghasilkan informasi sudah cukup optimal.

6. Sistem komputerisasi memiliki peranan penting dalam peningkatan kinerja fakultas.

B. Saran

1. Fakultas sebaiknya memberikan wewenang atas pengelolaan komputer kepada satu orang staf , sehingga keamanan data lebih terjamin.

2. Fakultas sebaiknya melakukan pemberdayaan sumber daya manusia dalam pengelolaan komputer, seperti mengadakan pelatihan atas penggunaan komputer. Hal ini dilakukan dengan tujuan agar fakultas dapat mengelola data dan menghasilkan informasi dengan efisien dan efektif.

3. Untuk menjaga keamanan peralatan komputer serta data yang lebih aman, maka sebaiknya ditetapkan suatu peratutan yang membatasi individu untuk menggunkan komputer, kecuali dengan izin pegawai yang berwenang atas penggunaan komputer di bagian Tata Usaha tersebut.

4. Bagian Tata Usaha sebaiknya memiliki dua salinan cadangan untuk seluruh file secara terpisah. Hal ini dilakukan untuk menghindari terjadi hilangnya file akibat adanya virus ataupun gangguan lainnya.

DAFTAR PUSTAKA

Bodnar H. George, Hopwood S. William, 2003, Sistem Informasi Akuntansi, Edisi Ke Delapan, PT INDEX, Jakarta.

Hall, James A., 2001, Sistem Informasi Akuntansi, Edisi I, Salemba Empat, Jakarta. Madcoms, 2002, Panduan Lengkap Word XP For Windows, Edisi I, Andi Offset,

Yogyakarta.

Romney, Marshall B., Steinbart, Paul John, 2006, Accounting Information System, Edidi Ke Sembilan, Salemba Empat, Jakarta.

Santoso, Singgih, 2003, Microsoft Excel, Mengolah Data Secara Profesional, Andi Offset, Yogyakarta.

Shelly Gary B., Thomas J. Cashman, Misty E. Vermat, 2007, Discovering Computers, Third Edition, Salemba Infotek, Jakarta.

Sumarni Murti, Salamah Wahyuni, 2006, Metodologi Penelitian Bisnis, CV Andi Offset, Yogyakarta.