Peranan Komputer Sebagai Pengolah Data Akutansi Pada Bagian Tata Usaha Fakultas Ekonomi Universites Sumatra Utara

TUGAS AKHIR

PERANAN KOMPUTER SEBAGAI PENGOLAH DATA AKUNTANSI PADA BAGIAN TATA USAHA FAKULTAS EKONOMI

UNIVERSITAS SUMATERA UTARA

Oleh :

WENNY ANGGRAINI 102102102

PROGRAM STUDI DIPLOMA III AKUNTANSI FAKULTAS EKONOMI

UNIVERSITAS SUMATERA UTARA MEDAN

UNIVERSITAS SUMATERA UTARA FAKULTAS EKONOMI

MEDAN

PERSETUJUAN ADMINISTRASI AKADEMIK

NAMA : WENNY ANGGRAINI

NIM : 102102102

PROGRAM STUDI : DIPLOMA III AKUNTANSI

JUDUL TUGAS AKHIR : PERANAN KOMPUTER SEBAGAI PENGOLAH DATA AKUNTANSI PADA BAGIAN TATA USAHA FAKULTAS EKONOMI UNIVERSITAS SUMATERA UTARA

Tanggal Dosen Pembimbing Tugas Akhir

(Drs. Chairul Nazwar, M.Si, Ak ) NIP. 19550914 198103 1 005

Tanggal Ketua Program Diploma III Akuntansi

Drs. Rustam, M.Si, Ak NIP. 131 127 370

Tanggal Plt Dekan Fakultas Ekonomi

Drs. H. Arifin Lubis, MM, Ak NIP. 19560101 198203 1 005

UNIVERSITAS SUMATERA UTARA FAKULTAS EKONOMI

MEDAN

PENANGGUNG JAWAB TUGAS AKHIR

NAMA : WENNY ANGGRAINI

NIM : 102102102

PROGRAM STUDI : DIPLOMA III AKUNTANSI

JUDUL TUGAS AKHIR : PERANAN KOMPUTER SEBAGAI PENGOLAH DATA AKUNTANSI PADA BAGIAN TATA USAHA FAKULTAS EKONOMI UNIVERSITAS SUMATERA UTARA

Medan, 2013

(WENNY ANGGRAINI) 102102102

KATA PENGANTAR

Segala puji dan syukur kita panjatkan kehadirat Allah Yang Maha Esa yang telah melimpahkan rahmat serta karunia yang begitu besar kepada penulis, sehingga penulis dapat menyelesaikan Tugas Akhir guna melengkapi salah satu syarat untuk menyelesaikan pendidikan Program Studi Diploma III Akuntansi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara. Dalam penyelesaian tugas akhir ini, penulis banyak menerima bimbingan dan bantuan dari berbagai pihak. Untuk itu penulis mengucapkan terima kasih kepada :

1. Bapak Drs. H. Arifin Lubis, MM. Ak selaku Plt. Dekan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara, beserta seluruh dosen dan staf pengajar lain yang telah memberikan bimbingan dan ilmu yang bermanfaat kepada penulis selama duduk di bangku perkuliahan.

2. Bapak Drs. Rustam, M.Si, Ak selaku Ketua Program Studi Diploma III Akuntansi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.

3. Bapak Drs. Chairul Nazwar, M.Si, Ak selaku sekretaris Program Studi Diploma III Akuntansi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.

4. Bapak Drs. Chairul Nazwar, M.Si, Ak selaku dosen pembimbing yang telah bersedia meluangkan waktu dan pikirannya untuk membimbing dan memberikan petunjuk kepada penulis dalam menyelesaikan tugas akhir ini.

5. Teristimewa kepada orang tua penulis, Ayahanda Ruslan dan Ibunda Elly Jaliany, yang telah membesarkan dan memberikan kasih sayang, serta memberikan dukungan berupa moril, material, dan doa yang tiada hentinya sehingga penulis menjadi seperti sekarang ini.

6. Kakak dan adik penulis tersayang Hesty Chintia Dewi dan Fitria Natasha,yang telah memberi doa dan support yang selalu diberikan kepada penulis.

7. Bapak / Ibu Dosen pada Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara yang telah memberikan perkuliahan sehingga penulis dapat menyelesaikan studi perkuliahan. 8. Sahabat-sahabatku seperjuangan Widya Pratiwi, Evva Yulinda, Indah Siregar dan

Ardiansyah serta teman-teman magangku khususnya kelompok 8 terimakasih atas persahabatan kalian selama ini. Untuk Marwiyah, Alvi Mahdayani, Sinta Lestari, Nurul Aulia Sani, Ririn Lestari, Devi Adnanti dan semua teman-teman stambuk 2010 Prodip Akuntansi Grup B, kalian teman yang tak tergantikan.

Semoga Tuhan memberikan balasan atas semua bantuan yang diberikan. Penulis menyadari bahwa tugas akhir ini jauh dari kesempurnaan oleh karena keterbatasan kemampuan penulis. Oleh karena itu, dengan segala kerendahan hati penulis mengharapkan saran dan kritik yang membangun dari pembaca demi peningkatan mutu penulisan tugas akhir ini. Akhirnya penulis berharap semoga tugas akhir ini dapat menambah dan memperluas pengetahuan kita semua, terima kasih.

Medan, Januari 2013

NIM. 102102102 (WENNY ANGGRAINI)

DAFTAR ISI

KATA PENGANTAR ... i

DAFTAR ISI ... iii

DAFTAR TABEL ...v

DAFTAR GAMBAR ... vi

BAB I PENDAHULUAN ... 1

A. Latar Belakang Masalah ... 1

B. Perumusan Masalah ... 3

C. Tujuan Penelitian ... 3

D. Manfaat Penelitian ... 4

E. Rencana Penulisan ... 4

1. Jadwal survei ... 4

2. Rencana isi ... 5

BAB II FAKULTAS EKONOMI UNIVERSITAS SUMATERA UTARA 7 A. Sejarah Ringkas Fakultas Ekonomi USU ... 7

B. Jenis Kegiatan ... 9

C. Struktur Organisasi ... 10

D. Job Description ... 14

E. Kinerja Kegiatan Terkini ... 19

F. Rencana Kegiatan ... 20

BAB III PERANAN KOMPUTER SEBAGAI PENGOLAH DATA AKUNTANSI PADA BAGIAN TATA USAHA FAKULTAS EKONOMI UNIVERSITAS SUMATERA UTARA ... 21

A. Pengenalan Komputer ... 21

1. Definisi dan peranan komputer ... 21

2. Ciri-ciri khusus kemampuan komputer ... 23

3. Dampak komputerisasi ... 28

4. Siklus pemrosesan informasi ... 30

5. Komponen-komponen komputer ... 34

B. Peranan Komputer ... 39

C. Peranan Komputer Pada Bagian Tata Usaha Fakultas Ekonomi USU ... 40

1. Sebagai alat pengolah data ... 40

2. Sebagai alat pemrosesan data ... 40

3. Sebagai alat penyimpan data ... 41

4. Sebagai alat untuk mengawasi dan pengaman data ... 42

5. Sebagai pembuat informasi ... 42

D. Analisa dan Evaluasi ... 43

BAB IV PENUTUP ... 48

B. Saran ... 49

DAFTAR TABEL

Nomor Judul Halaman

Tabel 1.1 Jadwal Penelitian ...5 Tabel 3.1 Kelompok Akun dan Penempatannya dalam Debet maupun Kredit...31

DAFTAR GAMBAR

Nomor Judul Halaman

Gambar 2.1 Struktur Organisasi Fakultas Ekonomi

Universitas Sumatera Utara... 11

Gambar 3.1 Model Sistem Informasi Akuntansi secara Manual... 33

Gambar 3.2 Model Sistem Informasi Akuntansi dengan Komputer... 34

BAB I PENDAHULUAN

A. Latar Belakang Masalah

Informasi dari suatu organisasi, terutama informasi keuangan, dibutuhkan oleh berbagai macam pihak yang berkepentingan. Untuk memenuhi kebutuhan informasi bagi pihak luar maupun dalam organisasi, disusun suatu sistem informasi akuntansi. Sedangkan informasi itu sendiri dapat kita artikan sebagai suatu aktivitas pelayanan jasa (service activity). Fungsinya adalah menyediakan informasi kuantitatif terutama yang bersifat financial (keuangan) tentang satuan ekonomi dalam pengambilan pilihan-pilihan yang layak di antara berbagai alternatif tindakan.

Perkembangan teknologi informasi membawa dampak terhadap hampir seluruh aspek dan pengolahan bisnis. Pada saat ini pemanfaatan teknologi informasi sudah tidak dapat diabaikan lagi.

Sistem informasi akuntansi menghasilkan dan menyediakan informasi-informasi keuangan yang menjadi dasar pemikiran utama dan pengambilan keputusan secara ekonomis dan yuridis serta dapat mempengaruhi kelangsungan hidup.

Informasi keuangan yang tidak relevan akan menghasilkan keputusan yang salah. Keputusan yang salah akan mengakibatkan kebijakan-kebijakan yang diterapkan pada organisasi juga akan salah. Kesalahan juga akan mengganggu kegiatan operasional organisasi termasuk kelangsungan hidup organisasi di masa yang akan datang. Oleh sebab itu, setiap organisasi, baik besar maupun kecil

dituntut harus memiliki sistem informasi yang baik dan handal, sehingga menghasilkan informasi yang relevan, akurat, dan tepat waktu.

Seiring dengan perkembangan teknologi yang semakin canggih dan modern maka diharapkan dapat membantu pihak manajemen dalam mengatasi hambatan dan masalah yang timbul untuk menghasilkan informasi yang dibutuhkan dalam pengambilan keputusan. Electronic Data Processing (EDP) atau komputer merupakan suatu contoh hasil dari kemajuan teknologi.

Kehadiran komputer sebagai sarana pengolah data merupakan salah satu faktor yang digunakan dalam setiap perguruan tinggi. Teknologi perangkat keras maupun perangkat lunak komputer berkembang dengan sangat pesatnya dan dalam beberapa tahun saja perangkat keras komputer telah kadaluarsa.

Teknologi komputer dapat menghasilkan informasi yang begitu cepat sesuai kebutuhan manajemen. Selain itu, teknologi komputer berperan dalam meningkatkan kinerja suatu organisasi. Dengan kemampuan komputer untuk menghitung angka-angka, menganalisa, dan menyimpan data secara massal, menyajikan informasi dalam bentuk huruf, angka, gambar, maupun grafik yang lebih cepat, rapi dan akurat maka pemanfaatan komputer dalam pengelolaan data akuntasi merupakan alternatif terbaik sebagai usaha untuk menyelesaikan informasi secara tepat dan akurat bagi pihak yang membutuhkan. Komputer juga dapat menyimpan data lebih banyak dan lebih terorganisir yang berhubungan dengan aktivitas organisasi setiap saat yang sewaktu-waktu dibutuhkan kembali.

Sebelum hadirnya komputer, pengelolaan data dilakukan secara manual. Hal ini mengakibatkan aktivitas suatu organisasi menjadi terhambat karena proses

pengelolaan data yang sangat lambat, tidak akurat, dan sering terjadi kesalahan akibat pengelolaan data dilakukan oleh sumber daya manusia. Oleh karena itu, manajemen suatu organisasi kesulitan dalam mengambil keputusan dikarenakan keterlambatan dalam memperoleh informasi.

Berdasarkan alasan dan pertimbangan tersebut, penulis ingin mendalami peranan komputer sebagai pengolah data pada Fakultas Ekonomi. Oleh karena itu, penulis tertarik mengambil judul “Peranan Komputer Sebagai Pengolah Data Akuntansi Pada Bagian Tata Usaha Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara”.

B. Perumusan Masalah

Mengingat pentingnya peranan komputer dalam suatu fakultas, maka penulis ingin mendalami pembahasan ini dengan melakukan penelitian di Fakultas Ekonomi. Adapun permasalahan yang akan dibahas oleh penulis adalah “Bagaimana Fakultas Ekonomi USU memanfaatkan komputer sebagai pengolah data akuntansi pada bagian Tata Usaha?”

C. Tujuan Penelitian

Suatu penelitian pada umumnya dilaksanakan untuk menghasilkan atau memenuhi beberapa tujuan yang hendak dicapai. Agar penelitian itu menggambarkan yang sebenarnya maka perlu dibatasi pembahasannya agar lebih terarah, sehingga tujuan penelitian dapat sejalan dan konsisten dengan judul permasalahan penelitian. Adapun tujuan dari penelitian ini adalah :

1. Untuk melengkapi syarat guna menyelesaikan pendidikan di program Diploma III Fakultas Ekonomi jurusan akuntansi Universitas Sumatera Utara.

2. Untuk mengetahui sejauh mana peranan komputer sebagai pengolah data yang berguna dalam perencanaan dan pengambilan keputusan yang digunakan oleh bagian Tata Usaha FE USU untuk meningkatkan kinerja.

3. Untuk mendapatkan gambaran dalam memanfaatkan informasi yang

diperoleh dari pengelolaan data secara elektronik.

4. Memberikan informasi kepada penulis tentang perbedaan yang ada antara praktek dan teori yang dipelajari selama proses perkuliahan.

D. Manfaat Penelitian

1. Bagi penulis

Untuk menambah dan memperluas wawasan penulis mengenai pengolahan sistem komputer pada fakultas.

2. Bagi Fakultas Ekonomi

Sebagai bahan masukan dan pertimbangan dalam mengambil langkah selanjutnya mengenai peranan komputer untuk mengolah data.

3. Bagi peneliti sejenis

Sebagai bahan masukan untuk menyempurnakan penelitian-penelitian sejenis berikutnya.

E. Rencana Penulisan

Dalam penulisan laporan tugas akhir ini penulis membuat jadwal penelitian dan penulisan yang dibuat dalam bentuk tabel berikut ini:

Tabel 1.1 Jadwal Penelitian

N

O KEGIATAN

DESEMBER JANUARI

III IV I II

1 Pengajuan Judul

2 Pengajuan Dosen Pembimbing 3 Pengumpulan Data

4 Pengolahan dan Analisis Data 5 Penyusunan Tugas Akhir

6 Bimbingan dan Penyempurnaan Tugas Akhir

7 Pengesahan Tugas Akhir 2. Rencana isi

Secara garis besar pembahasan tugas akhir ini dibagi ke dalam empat bab. Masing-masing bab dibagi dalam sub-sub bab sehingga penulisan bab ini lebih sistematis. Uraiannya adalah sebagai berikut :

Bab I : Pendahuluan

Bab ini berisikan latar belakang masalah, perumusan masalah, tujuan penelitian, manfaat penelitian dan rencana penulisan.

Bab II : Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara

Dalam bab ini penulis akan membahas tentang sejarah ringkas Fakultas Ekonomi USU, jenis kegiatan, struktur organisasi, job description, kinerja kegiatan terkini dan rencana kegiatan.

Bab III : Peranan komputer sebagai pengolah data akuntansi pada bagian Tata Usaha Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.

Dalam bab ini penulis mencoba untuk menguraikan hasil penelitian yang berhubungan dengan peranan komputer dalam pengolahan data akuntasi pada Fakultas Ekonomi USU.

Bab IV : Penutup

Dalam bab terakhir ini, penulis akan menarik suatu kesimpulan terhadap hasil penelitian dan memberikan saran yang membangun kepada Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara. Diharapkan nantinya dapat bermanfaat bagi pihak-pihak lain.

BAB II

FAKULTAS EKONOMI

UNIVERSITAS SUMATERA UTARA

A. Sejarah Ringkas Fakultas Ekonomi USU

Sumatera Utara dan Aceh dengan membentuk Yayasan USU dan mendirikan kemudia USU pertama kali didirikan oleh Yayasan USU berlokasi di Kutaraja (sekarang Kota Banda Aceh) pada tahun 1959.

Berhubung Fakultas Ekonomi USU yang berkedudukan di Banda Aceh menjadi bagian dari kembali Fakultas Ekonomi di keputusan Menteri Pendidikan Tinggi RI No. 64/1961 tanggal 24 November 1961 yang berlaku surut terhitung mulai 1 Oktober 1961. Berdasarkan surat keputusan tersebut, tanggal 24 Nopember diperingati sebagai hari lahir atau Dies Natalis Fakultas Ekonomi USU.

Pada tahun 1975 AAN (Akademi Administrasi Niaga) Medan dilebur ke Fakultas Ekonomi USU menjadi PAAP (Pendidikan Ahli Administrasi dan Perusahaan). PAAP kemudian menjadi program diploma tiga (DIII) dengan tiga program studi, yakni :

1. DIII Keuangan 2. DIII Akuntansi

3. DIII Kesekretariatan.

Program Pendidikan Strata-1 meliputi 3 (tiga) Departemen, yaitu: 1. Departemen Ekonomi Pembangunan

2. Departemen Manajemen 3. Departemen Akuntansi

Dalam perjalanan yang panjang, pada tahun 2003 USU menjadi PT BHMN (Perguruan Tinggi Badan Hukum Milik Negara) berdasarkan Peraturan Pemerintah Nomor 56 tahun 2003, tanggal 11 Nopember 2003, dimana Fakultas Ekonomi USU merupakan satu dari 10 Fakultas da ada pada saat USU menjadi PT BHMN. Setelah menjadi PT BHMN, dengan dibentuknya Fakultas Farmasi da memiliki 12 fakultas.

Visi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara

Visi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara adalah menjadi salah satu Fakultas Ekonomi terkemuka yang dikenal unggul dan mampu memenuhi kebutuhan pasar dalam persaingan global.

Misi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara

Misi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara adalah sebagai berikut:

1. Menghasilkan lulusan yang mempunyai karakter dan kompetensi dalam bidang ilmu ekonomi, manajemen dan akuntansi yang berorientasi pasar.

2. Meningkatkan kualitas proses belajar mengajar dengan pemberdayaan peningkatan kualifikasi dan kualitas dosen.

3. Mengembangkan dan meningkatkan pelaksanaan dharma penelitian dan pengabdian sebagai upaya meningkatkan mutu keilmuan dan sumber pendanaan fakultas dalam status PT. BHMN.

4. Senantiasa berusaha meningkatkan pelayanan kepada Mahasiswa selaku pelanggan (customer) dan Stakeholders lainnya.

5. Meningkatkan jaringan dan kerjasama dengan institusi swasta dan

pemerintahan serta organisasi profesional dan lembaga lain terkait yang bertaraf nasional dan internasional.

Tujuan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara

Tujuan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara:

1. Menghasilkan lulusan yang berkualitas dan mampu bersaing serta

menyesuaikan diri terhadap perkembangan nasional dan internasional.

2. Menjadi lembaga yang berkemampuan melaksanakan penelitian-penelitian dan pengabdian kepada masyarakat dan responsive terhadap perkembangan/perubahan.

B. Jenis Kegiatan

Fakultas adalah unsur pelaksana akademik yang melaksanakan dan mengembangkan pendidikan, penelitian, pengabdian/pelayanan masyarakat dan pembinaan civitas akademik. Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara merupakan sebuah instansi yang menghasilkan jasa pendidikan non-profit (tidak berorientasi pada perolehan laba), seperti perusahaan penghasil jasa pada umumnya yang bertujuan menghasilkan laba bagi perusahaan.

Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara lebih berorientasi pada pelayanan pendidikan yang bermutu dan berkualitas, melakukan penelitian-penelitian yang bermanfaat bagi ilmu pengetahuan serta melakukan kegiatan sosial berupa pengabdian kepada masyarakat sesuai dengan Tri Dharma Perguruan Tinggi: Penyelenggaraan Pendidikan, Pengabdian Penelitian dan Pengabdian kepada Masyarakat.

Dengan demikian, diharapkan lulusan-lulusan dari Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara adalah lulusan yang mempunyai kualitas yang baik dan mampu bersaing di lapangan pekerjaan nantinya.

C. Struktur Organisasi

Struktur Organisasi diperlukan untuk membedakan batas-batas wewenang dan tanggung jawab secara sistematis yang menunjukkan adanya hubungan/keterkaitan antara setiap bagian untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan.

Demi tercapainya tujuan umum suatu instasi diperlukan suatu wadah untuk mengatur seluruh aktivitas maupun kegiatan instansi tersebut. Pengaturan ini dihubungkan dengan pencapaian instansi yang telah ditetapkan sebelumnya. Wadah tersebut disusun dalam suatu struktur organisasi dalam instansi.

Melalui struktur organisasi yang baik, pengaturan pelaksanaan dapat diterapkan, sehingga efisiensi dan efektivitas kerja dapat diwujudkan melalui kerja sama dengan koordinasi yang baik sehingga tujuan suatu instansi dapat dicapai.

Suatu instansi terdiri dari berbagai unit kerja yang dapat dilaksanakan perseorangan, maupun kelompok kerja yang berfungsi melaksanakan serangkaian kegiatan tertentu dan mencakup tata hubungan secara vertikal melalui saluran tunggal. Struktur Organisasi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara dapat dilihat pada Gambar 2.1 berikut ini:

Gambar 2.1 Struktur Organisasi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara Dekan dan Pembantu Dekan Rektor dan Pembantu Rektor Ketua dan Sekretaris Departemen Dewan Pertimbangan Fakultas Unit Penunjang Fakultas Kepala Bagian Tata Usaha Fakultas Ketua Program Studi Intern Departemen

Ketua Lab atau Studio atau Bengkel Ketua Program Studi Intra Departemen Kasubag. Tata Usaha Departemen Kasubag. Tata Usaha Fakultas

1. Pimpinan Fakultas Ekonomi USU

Plt. Dekan : Drs. H. Arifin Lubis, MM.Ak

Pembantu Dekan I : Fahmi Natigor Nasution, SE, M.Acc, Ak Pembantu Dekan II : Drs. H. Arifin Lubis, MM.Ak

Pembantu Dekan III : Ami Dilham, SE, M.Si 2. Dewan pertimbangan Fakultas Ekonomi

Ketua : Drs. M. Lian Dalimunthe, M.Ec., Ac.

Sekretaris : Wahyu Ario Pratomo, SE, M.Ec.

Anggota : Fahmi Natigor Nasution, SE, M.Acc

Drs. Arifin Lubis, MM, Ak Drs. Ami Dilham, M. Si

Prof. Dr. Ade Fatma Lubis, MBA, MAFIS.

Prof. Dr. Azhar Maksum, M.Ec,Acc.

Prof. Dr. Ritha F. Dalimunthe, SE, M.Si. Prof. Dr. Paham Ginting, MS

Prof. Dr. Rismayani, MS Prof. Dr. Ramli, MS

Prof. Dr. Syaad Afifuddin S, M.Ec. Prof. Dr. Lic. Rer. Reg. Sirojuzilam, SE Prof. Erlina, SE, M.Si, Ph.D

Dr. Syafruddin Ginting S, MAFIS Dr. Isfenti Sadalia, ME

Irsyad, SE, M.Soc. Sc, Ph.D Drs. Firman Syarif, M.Si Dr. Murni Daulay, M.Si 3. Departemen

a. Ekonomi Pembangunan

Ketua : Wahyu Ario Pratomo, SE, MEc.

Sekretaris : Drs. Syahrir Hakim Nasution, M.Si.

b. Manajemen

Ketua : Dr. Isfenti Sadalia, SE, ME

Sekretaris : Dra. Marhayanie, M.Si

c. Akuntansi

Ketua : Dr. Syafruddin Ginting S., SE, MAFIS, Ak.

Sekretaris : Drs. Hotmal Jafar, MM, Ak.

4. Program S1 a. Manajemen

Ketua : Dr. Endang Sulistiya Rini, SE, M.Si.

Sekretaris : -

b. Akuntansi

Ketua : Drs. Firman Syarif, M.Si, Ak

Sekretaris : Mutia Ismail, SE, MM, Ak

c. Ekonomi Pembangunan

Ketua : Dr. Irsyad, M.Soc, Sc.

5. Program diploma a. Keuangan

Plt. Ketua : Drs. Hasan Sakti Siregar, M.Si, Ak

Sekretaris : Syafrizal Helmi, SE, M.Si

b. Akuntansi

Ketua : Drs. Rustam, M.Si, Ak

Sekretaris : Drs. Chairul Nazwar, M.Si, Ak

c. Kesekretariatan

Ketua : Dr. Beby Karina Fawzeea Sembiring, SE, MM

6. Bagian Tata Usaha

Kep. Bag. Tata Usaha : Ridwan Saleh, SH, CN Kasub. Personalia : Maslan, SE

Kasub. Keuangan : Eka Juliani, SE

Kasub. Perlengkapan : Ahmad Faizul, SE, M.Si Kasub. Akademik : Fepti Aniyar, SE

Kasub. Kemahasiswaan : Zailina, S.Sos

D. Job Description

Berikut ini adalah Job Description dari setiap unit pada bagian Tata Usaha dan Departemen Manajemen Fakultas Ekonomi USU yang terdiri dari:

1. Bagian Tata Usaha Tugasnya adalah:

a. Menyusun Rencana Kerja dan Anggaran Tahunan (RKAT) Bagian dan mempersiapkan penyusunan RKAT Fakultas.

b. Menghimpun Menelaah Peraturan perundang-undangan di bidang ketatausahaan akademik, administrasi umum dan keuangan, kemahasiswaan dan alumni, kepegawaian dan perlengkapan.

c. Mengumpulkan dan mengolah data ketatausahaan di bidang akademik administrasi umum dan keuangan, kemahasiswaan dan alumni, kepegawaian dan perlengkapan.

d. Melaksanakan urusan persuratan, kerumahtanggaan, perlengkapan, kepegawaian, keuangan dan kearsipan.

e. Melaksanakan urusan rapat dinas dan upacara resmi di lingkungan fakultas.

f. Melaksanakan administrasi pendidikan, penelitian dan

pengabdian/pelayanan kepada masyarakat.

g. Melaksanakan urusan kemahasiswaan dan hubungan alumni fakultas. h. Melaksanakan pemantauan dan evaluasi kegiatan di lingkungan fakultas. i. Melaksanakan administrasi perencanaan dan pelayanan informasi.

j. Melaksanakan penyimpanan dokumen dan surat yang berhubungan

dengan kegiatan fakultas.

k. Menyusun laporan kerja bagian dan mempersiapkan penyusunan laporan fakultas.

2. Sub Bagian Akademik Tugasnya adalah:

a. Menyusun Rencana Kerja dan Anggaran Tahunan (RKAT) Sub Bagian dan mempersiapkan penyusunan RKAT bagian.

b. Mengumpulkan dan mengolah data dibidang pendidikan, penelitian dan pengabdian/pelayanan kepada masyarakat.

c. Melakukan administrasi akademik.

d. Melakukan penyusunan rencana kebutuhan saran akademik.

e. Menghimpun dan mengklasifikasikan data pencapaian target kurikulum. f. Melakukan urusan kegiatan pertemuan ilmiah di lingkungan fakultas. g. Melakukan administrasi penelitian dan pengabdian/pelayanan pada

masyarakat di lingkungan fakultas.

h. Menyusun laporan kerja Sub Bagian dan mempersiapkan penyusunan laporan bagian.

3. Sub Bagian Umum dan Keuangan Tugasnya adalah:

a. Menyusun Rencana Kerja dan Anggaran Tahunan (RKAT) Sub Bagian dan mempersiapkan penyusunan RKAT Bagian.

b. Mengumpulkan dan mengolah data ketatausahaan dan kerumahtanggaan. c. Melakukan urusan persuratan dan kearsipan di lingkungan fakultas. d. Melakukan urusan penerimaan tamu pimpinan, rapat dinas dan pertemuan

ilmiah di lingkungan fakultas.

e. Mengumpulkan dan mengolah data keuangan.

f. Melakukan penerimaan, penyimpanan, pembekuan, pengeluaran dan pertanggung jawaban keuangan.

g. Mengoperasionalkan sistem informasi keuangan.

i. Melakukan pembayaran gaji honorarium, lembur, vakansi, perjalanan dinas, pekerjaan borongan dan pembelian serta pengeluaran lainnya yang telah diteliti kebenarannya.

j. Menyusun laporan kerja Sub Bagian dan mempersiapkan penyusunan laporan Bagian.

4. Sub Bagian Kepegawaian Tugasnya adalah:

a. Menyusun Rencana Kerja dan Anggaran Tahunan (RKAT) Sub Bagian dan mempersiapkan penyusunan RKAT Bagian.

b. Melaksanakan proses pengadaan dan pengangkatan pegawai. c. Melakukan urusan mutasi pegawai.

d. Memverifikasi usulan angka kredit jabatan fungsional.

e. Memroses penempatan angka kredit jabatan fungsional usul kenaikan jabatan/pangkat surat keputusan mengajar, pengangkatan Guru Besar Tetap/Tidak Tetap/Emiritus, izin dan cuti.

f. Melaksanakan pemberian penghargaan pegawai. g. Memroses SK jabatan structural dan fungsional. h. Memroses pelanggaran disiplin pegawai.

i. Menyusun laporan kerja Sub Bagian dan mempersiapkan penyusunan laporan Bagian.

5. Sub Bagian Kemahasiswaan dan Alumni Tugasnya adalah:

a. Menyusun Rencana Kerja dan Anggaran Tahunan (RKAT) Sub Bagian dan mempersiapkan penyusunan RKAT Bagian.

b. Mengumpulkan dan mengolah data di bidang kemahasiswaan dan alumni. c. Melakukan administrasi kemahasiswaan.

d. Melakukan urusan izin/rekomendasi kegiatan kemahasiswaan. e. Mempersiapkan usul pemilihan mahasiswa yang berprestasi.

f. Mempersiapkan pelaksanaan kegiatan kemahasiswaan tingkat universitas.

g. Melakukan pengurusan beasiswa, pembinaan karir dan layanan

kesejahteraan mahasiswa.

h. Melakukan pemantauan pelaksanaan kegiatan pembinaan

kemahasiswaan.

i. Mengoperasikan sistem informasi kemahasiswaan dan alumni.

j. Melakukan penyajian informasi di bidang kemahasiswaan dan alumni. k. Menyusun laporan kerja/Sub Bagian dan mempersiapkan penyusunan

laporan Bagian.

6. Sub Bagian Perlengkapan Tugasnya adalah:

a. Menyusun Rencana Kerja dan Anggaran Tahunan (RKAT) Sub Bagian dan mempersiapkan penyusunan RKAT Bagian.

b. Mengumpulkan dan mengolah data perlengkapan.

c. Mengoperasionalkan sistem informasi kerumahtanggaan dan

d. Melakukan pemeliharaan kebersihan, keindahan dan keamanan lingkungan.

e. Melakukan penyimpanan dokumen dan surat di bidang kerumahtanggaan dan perlengkapan.

f. Melakukan urusan pengelolaan barang perlengkapan.

g. Menyusun laporan kerja Sub Bagian dan mempersiapkan penyusunan laporan Bagian.

E. Kinerja Kegiatan Terkini

Setiap organisasi mempunyai visi dan misi yang harus dijalankan sesuai dengan tujuan organisasi, butuh waktu untuk mencapai itu semua begitu juga pada Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara, Fakultas terus berupaya agar tujuan yang telah digariskan oleh Fakultas dapat terwujud. Tidak mudah dalam mewujudkan itu semua karena membutuhkan kerja keras yang tinggi dan disiplin dan loyalitas dalam bekerja.

Pastinya untuk mendorong mencapai hasil yang maksimal diperlukan kinerja yang bermutu dan tepat. Jadi kinerja kegiatan terkini yang dijalankan Fakultas adalah menyelenggarakan program pendidikan dan pengajaran terhadap mahasiswa, melakukan berbagai macam penelitian-penelitian ilmiah khususnya bidang ekonomi yang bermanfaat bagi Universitas, mahasiswa dan masyarakat, serta melakukan pengabdian kepada masyarakat berupa seminar-seminar kepada masyarakat, memotivasi masyarakat agar dapat hidup lebih layak dan mandiri, kegiatan bakti sosial kepada masyarakat, dan lain sebagainya. Fakultas juga terus

melakukan pembinaan terhadap civitas akademika agar dapat menghasilkan Sumber Daya Manusia (SDM) yang benar-benar memiliki kualitas yang baik.

F. Rencana Kegiatan

Rencana kegiatan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara antara lain:

1. Persiapan kuliah mahasiswa semester genap/ganjil. 2. Perkuliahan semester genap/ganjil.

3. Ujian mid semester/ujian semester genap/ganjil. 4. Wisuda mahasiswa.

BAB III

PERANAN KOMPUTER SEBAGAI PENGOLAH DATA AKUNTANSI PADA BAGIAN TATA USAHA FAKULTAS EKONOMI

UNIVERSITAS SUMATERA UTARA

A. Pengenalan Komputer

1. Definisi dan peranan komputer

Komputer adalah mesin elektronik yang secara otomatis dan luar biasa cepatnya mempergunakan kode-kode tertentu menurut cara kerja yang telah ditetapkan dapat mengolah bahan, keterangan menjadi informasi yang berguna untuk suatu keperluan, mesin ini dapat melakukan segala macam tata cara berhitung, melaksanakan pernuatan memilih, menggolongkan atau memilah-milah dan menyelesaikan pekerjaan.

Komputer adalah satu alat ciptaan sains dan teknologi yang merupakan satu mesin elektronik yang boleh menerima arahan atau data digital, memprosesnya, menyimpan dan mengeluarkan hasil dari data yang diproses.

Komputer adalah serangkaian ataupun sekelompok mesin elektronik yang terdiri dari ribuan bahkan jutaan komponen yang dapat saling bekerja sama, serta membentuk sebuah sistem kerja yang rapi dan teliti. Sistem ini kemudian dapat digunakan untuk melaksanakan serangkaian pekerjaan secara otomatis, berdasar urutan instruksi ataupun program yang diberikan kepadanya.

Pesatnya perkembangan dunia teknologi informasi membuat suatu perubahan dalam organisasi. Dalam hal ini, perkembangan teknologi informasi tersebut dapat membantu organisasi untuk meningkatkan kualitas dari suatu

informasi akuntansi sehingga mendorong kinerja dalam organisasi untuk lebih baik lagi.

Komputer dengan perkembangannya sekarang ini sangat membantu bidang administrasi di kantor dan para businessmen dalam melakukan transaksi. Di kantor biasanya pegawai menggunakan komputer untuk berkorespondensi, seperti untuk e-mail, memo, dan surat; menghitung gaji, dan tentunya membuat laporan keuangan. Kebanyakan orang menyadari bahwa computer literacy merupakan kebutuhan yang vital agar bisa mencapai kesuksesan. Computer literacy juga termasuk mempunyai pengetahuan dan pemahaman akan komputer dan penggunanya.

Akuntansi dalam dunia usaha memegang peranan penting, karena akuntansi dapat memberikan informasi mengenai data keuangan dari hasil operasi suatu organisasi yang melaksanakan aktivitasnya.

Akuntansi menyediakan cara untuk mengumpulkan data ekonomis dan melaporkannya kepada bermacam-macam individu dan pihak-pihak yang berkepentingan. Biasanya setiap orang atau badan usaha membutuhkan informasi yang relevan dengan aktivitas yang dilaksanakan. Hal ini sesuai dengan American Accounting Assosiation. Menurut Suradi (2009:2) dalam bukunya yang berjudul Akuntansi: Pengantar 1 menjelaskan:

“Akuntansi adalah suatu sistem informasi yang mengidentifikasi, mencatat, dan mengkomunikasikan peristiwa-peristiwa ekonomi dari suatu organisasi kepada para pihak yang berkepentingan.”

Menurut V. Wiratna Sujarweni (2007:1) dalam bukunya yang berjudul cara praktis menggunakan peachtree accounting menjelaskan:

“Akuntansi adalah bahasa bisnis karena merupakan alat untuk menginformasikan peristiwa ekonomi kepada pihak-pihak yang membutuhkan, informasi tersebut berupa laporan keuangan yang disajikan.”

Sedangkan menurut James A. Hall (2007:9) dalam bukunya yang berjudul Sistem Informasi Akuntansi menjelaskan:

“Sistem informasi adalah serangkaian prosedur formal dimana data dikumpulkan, diproses menjadi informasi dan didistribusikan kepada para pengguna.”

Dari uraian definisi-definisi di atas menjelaskan hubungan antara sistem dan akuntansi dengan Sistem Informasi Akuntansi yang berperan menghasilkan laporan yang ditujukan bagi kepentingan ekstern dan intern organisasi.

Informasi akuntansi berhubungan erat dengan data keuangan dari suatu organisasi. Agar data keuangan yang ada dapat dimanfaatkan oleh pihak yang berhubungan dengan organisasi, maka diperlukan suatu sistem yang mengatur arus pengelolaan data akuntansi dalam organisasi.

2. Ciri-ciri khusus kemampuan komputer

Beberapa hal yang menjadi suatu karakteristik fungsi dari komputer adalah: a. Komputer sebagai sarana mempermudah kerja

Dengan komputer banyak pekerjaan yang dapat di selesaikan dengan mudah, bila dahulu orang mengetik surat harus dengan mesin tik, dan bila ada

kesalahan maka kertas tersebut akan di sobek dan di ketik ulang kembali, selain itu dengan mesin tik dokumen yang telah di ketik tidak dapat di edit kembali, sementara dengan menggunakan komputer kita dapat mengetik dokumen, mengedit dan menyimpan dokumen tersebut untuk dapat di edit berulang-ulang.

b. Komputer sebagai sarana komunikasi

Zaman dahulu bila berkomunikasi dengan seseorang yang berada jauh dari kita, kita dapat menggunakan fasilitas telepon, tapi itu kita hanya mendengar suara teman atau saudara kita. Dengan komputer kita dapat :

1)Berbicara dengan teman atau saudara kita

2)Sambil bicara kita bisa melihat mereka dengan menggunakan webcam 3)Dapat menuliskan kata-kata kita kepada mereka (chating)

4)Juga kita dapat menulis surat kepada mereka (email) 5)Kita dapat mengirim gambar atau file kepada mereka, dll. c. Komputer sebagai alat hiburan

Dahulu alat hiburan kita hanyalah radio, tape, televisi dan jalan-jalan untuk mengetahui kondisi dan situasi dari satu wilayah. Dengan komputer kita dapat menghibur diri kita dengan berbagai fasilitas yang terdapat pada komputer antara lain :

1)Mendengar lagu-lagu atau musik melalui CD/DVD atau melalui internet

2)Menonton vidoe lewat kaset CD/DVD atau melalui internet

3)Bermain game, dengan aplikasi game yang kita install sendiri atau game online dengan internet.

4)Berhubungan dengan teman melalui fasilitas chating atau webcam 5)Nonton TV, dari saluran TV reciver yang kita pasang pada komputer

atau melalui TV chanel online dengan internet. d. Komputer sebagai alat pendidikan

Dahulu fasilitas pendidikan hanya kita peroleh melalui sekolah, dan selain di sekolah informasi pendidikan dapat kita peroleh melalui media radio, televisi, koran, dan tempat-tempat kursus. Dengan menggunakan komputer yang terhubung dengan internet ataupun tidak, kita dapat memperoleh pendidikan dan ilmu pengetahuan, antara lain :

1)Dari aplikasi yang kita install. Setiap aplikasi yang kita install pasti ada menu bantuannya (help) yaitu tutorial cara menggunakan program dan pelatihan.

2)Aplikasi yang kita install dapat membuat kita menjadi ahli dalam beberapa bidang seperti : adobe photoshop; dengan aplikasi ini kita bisa menjadi seorang yang mahir bidang grafis, power point ; dengan aplikasi ini kita menjadi seorang yang mahir di bidang persentasi, autocad ; dengan aplikasi ini kita bisa menjadi seorang yang mahir di bidang disain arsitektur, dll.

3)Selain dari aplikasi yang kita install, bila kita terhubung dengan internet kita dapat memperoleh pendidikan atau ilmu pengetahuan seperti : sejarah, kebudayaan, matematika, sosial, biologi, kedokteran atau kesehatan, ekonomi, politik, website designe, bahasa (segala bahasa dapat di peroleh), pengetahuan agama, dll.

e. Komputer sebagai sarana informasi

Dengan komputer kita dapat melihat atau memperoleh informasi yang kita butuhkan seperti :

1)Informasi pendidikan: tempat-tempat pendidikan 2)Informasi produk: mencari produk yang kita inginkan 3)Informasi pekerjaan: menjari lowongan kerja

4)Informasi berita: mencari kejadian atau berita dalam dan luar negeri 5)Informasi perdagangan

6)Informasi usaha: mencari peluang untuk membuka usaha, dan masih banyak lagi informasi yang dapat kita peroleh dari komputer yang terhubung dengan internet, dll.

f. Komputer sebagai sarana usaha

Selain untuk komunikasi, mempermudah pekerjaan, serta alat hiburan, komputer juga dapat dipergunakan sebagai alat untuk melakukan banyak usaha yang mendatangkan penghasilan bagi kita antara lain :

1)Membuat usaha percetakan 2)Membuat usaha video editing 3)Membuat usaha sablon

4)Membuat usaha service dan install komputer software 5)Membuka usaha disain arsitektur.

6)Membuka usaha disain grafis untuk periklanan 7)Membuka usaha programer accounting dan keuangan 8)Membuka usaha kursus komputer, dll.

g. Komputer sebagai sarana kontrol

Dibeberapa pabrik, perhotelan, dan perusahaan banyak komputer dipergunakan sebagai sarana untuk mengontrol atau mengoperasikan sistem seperti:

1)Mengontrol kamera security

2)Mengontrol pengoperasian mesin robot pabrik 3)Mengontrol escalator

4)Pengontrolan pencahayaan untuk lampu studio rekaman 5)Pengontrolan peralatan editing video

6)Pengontrolan tata lampu traffic jalan 7)Pengontrolan sistem jaringan network, dll.

h. Sisi negatif yang di timbulkan oleh penggunaan komputer, antara lain : 1)Dengan adanya fasilitas komputer sebagai alat hiburan seperti chating

dan game, orang banyak yang terlena sehingga mereka lupa terhadap tugas dan tanggung jawab mereka, seperti belajar, bekerja, dll.

2)Dengan mengakses situs-situs yang menampilkan gambar serta video porno dapat merusak akhlak seseorang.

3)Banyak terjadi aksi penipuan dengan membuat website untuk mendapatkan uang secara mudah.

4)Programer yang terkenal dengan sebutan hacker, yang dapat

mengambil data seseorang untuk diperjual belikan, serta dapat merusak sistem orang.

3. Dampak komputerisasi

a. Dampak terhadap sistem informasi

Mesin seperti komputer mulai bekerja sama dengan manusia di dalam banyak organisasi untuk melaksanakan tugas pemrosesan data. Komputer semakin mengambil alih tugas-tugas pemrosesan data yang memang lebih baik dilakukan dengan komputer daripada manusia. Di pihak lain, manusia terus melaksanakan tugas yang memang lebih tepat dilakukan manusia daripada komputer.

Komputer dapat memroses ratusan transaksi dalam suatu waktu tertentu sementara manusia hanya bisa memroses satu transaksi. Komputer dapat memroses transaksi sepanjang hari tanpa membuat kesalahan sedangkan manusia bisa saja membuat kesalahan dalam pemrosesan transaksi pertama pada hari itu. Komputer dapat memroses, tanpa berhenti, transaksi-transaksi yang rumit atau masalah-masalah yang rumit yang terdiri dari puluhan atau ratusan angka dan simbol lain, sedangkan manusia tidak dapat menangani simbol lebih dari sembilan dengan mudah (misalnya angka) atau kelompok-kelompok simbol sekaligus.

Komputer dapat menyimpan data lebih rapi daripada manusia. Oleh karena itu, sistem informasi yang menggunakan komputer dapat mengkonsolidasikan banyak sekali data yang disimpan. Jika komputer tidak terdapat di dalam organisasi maka datanya akan tersebar di dalam banyak berkas file dan laci di berbagai departemen, dan dengan demikian, banyak dari data tersebut cenderung kurang dapat diakses atau diduplikasi.

Manusia jelas lebih pintar daripada komputer dalam tiga segi fleksibilitas, inteligens, dan kepribadian. Kita dapat melakukan aneka pekerjaan, dan secara

relatif kita dapat menyesuaikan diri dengan mudah dari satu pekerjaan ke pekerjaan lainnya. Kita dapat menangani masalah yang strukturnya tidak baik karena kita dapat melihat hubungan yang tida mungkin, menangani fakta-fakta yang tidak logis (misalnya, cek pembayaran sebesar satu milyar rupiah), melihat pola-pola yang berbelit-belit, dan mengembangkan pemecahan yang imaginative. Kepribadian kita memungkinkan kita untuk beinteraksi secara efektif dengan manusia lainnya, seperti pelanggan. Sebaliknya komputer tidak fleksibel dan tidak inteligen. Komputer hanya bisa bekerja baik jika berkonsentrasi pada satu pekerjaan. Kepadanya harus diberikan instruksi yang sepenuhnya jelas dan data yang diformat dengan hati-hati. Dia tidak bisa berbuat apa-apa apabila dihadapkan dengan kondisi yang tidak diantisipasi.

b. Dampak terhadap struktur organisasi dan pengambilan keputusan

Kehadiran komputer cenderung mempermudah pengambilan keputusan manajerial. Namun, dampaknya bervariasi di kalangan tingkatan manajerial. Para manajer di tingkat operasional atau terendah umumnya menerima bantuan yang paling banyak, karena komputer paling mamapu menangani masalah-masalah yang terstruktur dengan baik yang menjadi tanggung jawab para manajer ini.

Para manajer di tingkat tertinggi umumnya menerima lebih sedikit bantuan, karena mereka harus menetapkan tujuan dan strategi, menemukan kesempatan dan masalah, dan membuat keputusan strategic ad hoc (sementara). Komputer kurang mampu menangani masalah-masalah yang tidak terstruktur seperti itu. Namun demikian, komputer masih dapat memberikan bantuan yang signifikan. Sebagai

contoh, komputer digunakan dalam banyak perusahaan untuk membantu dalam perencanaan dan pengendalian anggaran.

Para manajer tengah juga dipengaruhi komputer, meskipun tidak diketahui dengan pasti seberapa jauh pengaruh ini. Kebanyakan manajer tingkat tengah membuat lebih sedikit keputusan rutin dan semakin terlibat dalam kegiatan perencanaan dan pengkoordinasian.

c. Dampak terhadap fungsi akuntansi

Dalam sisi pengaruhnya yang negatif, fungsi akuntansi kehilangan atau terpaksa membagi tanggung jawab utamanya dengan komputer. Pada sisi pengaruhnya yang positif, komputer telah memberi dukungan yang sangat besar kepada fungsi akuntansi dan para manajer akuntansi. Komputer juga membantu para akuntan untuk menyajikan informasi yang lebih baik untuk pengambilan keputusan manajerial.

Pada akhirnya, pengaruh-pengaruh yang negatif dan positif ini cenderung saling mengimbangi. Akan tetapi, pengaruh bersih di masa yang akan datang dapat positif, jika para akuntan bangkit menghadapi tantangan tersebut dan kesempatan untuk mengembangkan teknologi informasi serta tetap memimpin dalam pengelolaan informasi.

4. Siklus pemrosesan informasi

Komputer memroses data (input) menjadi sebuah informasi (output). Sebuah komputer terkadang menyimpan data, informasi, dan perintah dalam tempat penyimpanan untuk digunakan di masa yang akan datang. Perintah merupakan langkah-langkah yang menyatakan kepada komputer bagaimana cara

mengerjakan tugas tertentu. Beberapa orang menghubungkan rangkaian input, proses, output, dan media penyimpanan sebagai siklus pemrosesan informasi (information processing cycle).

Proses akuntansi terdiri dari: a. Pencatatan

Terdiri dari menjurnal

Pengertian jurnal adalah buku harian untuk mencatat semua transaksi secara kronologis yang memuat nama bersama besarannya ke rekening debet maupun kredit. Dibawah ini adalah kelompok akun beserta penempatannya dalam debet maupun kredit.

Tabel 3.1 Kelompok Akun dan Penempatannya dalam Debet maupun Kredit

Kelompok Akun Jika + Jika -

Aktiva Hutang Modal Pendapatan Biaya/Prive Debet Kredit Kredit Kredit Debet Kredit Debet Debet Debet Kredit b. Pengikhtisaran

Terdiri dari pembuatan buku besar, neraca saldo, penyesuaian.

1)Buku besar pengertiannya adalah kumpulan golongan tiap-tiap jenis aktiva, hutang, modal.

2)Neraca saldo pengertiannya adalah daftar saldo sementara akun buku besar.

c. Laporan keuangan adalah hasil akhir dari suatu proses akuntansi, yang merupakan suatu ringkasan transaksi-transaksi keuangan yang terjadi selama satu periode akuntansi.

Laporan keuangan terdiri dari : 1)Laporan laba rugi

Laporan yang menggambarkan hasil operasi organisasi dalam suatu periode tertentu. Berisi pendapatan dikurangi biaya-biaya yang terjadi.

2)Laporan perubahan modal

Laporan yang menunjukkan sebab-sebab perubahan modal pada awal periode menjadi jumlah tertentu pada akhir periode. Laba akan bertambah karena: a) laba usaha, b) adanya tambahan investasi dari pemilik, dan modal akan berkurang karena: a) rugi yang diterima, b) pengambilan aktiva oleh pemilik untuk keperluan pribadi (prive). 3)Neraca

Laporan yang menggambarkan kekayaan atau keadaan organisasi. Berisi sisi aktiva, kewajiban, dan modal yang dimiliki organisasi. Persamaan dasar akuntansi:

Akiva = Kewajiban + Modal

Informasi akuntansi dipergunakan untuk mengetahui apakah kegiatan yang dilaksanakan telah sesuai dengan rencana dan tujuan organisasi. Sistem informasi sering kali dinyatakan berdasarkan sumber dayanya. Sistem informasi terbagi dua yaitu:

a. Sistem informasi yang didominasi oleh sumber daya manusia dikenal sebagai sistem informasi manual. Sistem manual membentuk peristiwa-peristiwa

fisik, sumber daya dan personel yang mencirikan kebanyakan proses bisnis. Kelebihan dari proses menual ini adalah:

1) Membantu membangun hubungan penting antara sistem informasi akuntansi dan bidang akuntansi lainnya,

2) Logika proses bisnis dapat lebih mudah dimengerti ketika diselubungi oleh teknologi, dan

3) Memfasilitasi pemahaman kegiatan kontrol internal, termasuk pemisahan fungsi-fungsi pengawasan, verifikasi independen, jejak audit dan kontrol akses.

Sedangkan kelemahannya adalah prosesnya lambat dan membutuhkan dokumen-dokumen yang cukup banyak untuk menyimpan data sehingga tidak efisien.

b. Sistem informasi yang mengutamakan peralatan dikenal dengan sistem informasi yang menggunakan komputer serta peralatan pendukungnya disebut sistem informasi yang berdasarkan komputer.

Gambar 3.1 Model Sistem Informasi Akuntansi secara Manual Tansaksi

Prosedur pelaksanaan transaksi

− Prosedur penjualan

− Prosedur pen. Kas

− Prosedur Pembelian

− Prosedur Peng. Kas

− Dan sebagainya

Buku Besar dan Buku Pembelian

Dokumen Jurnal dan Laporan

Gambar 3.2 Model Sistem Informasi Akuntansi dengan Komputer

Perbedaan sistem informasi manual dengan sistem informasi akuntansi yang menggunakan komputer hanya disebabkan oleh perkembangan ilmu akuntansi dengan penerapan peralatan teknologi canggih (komputer) yang dapat menggantikan sebagian tenaga kerja manusia yang lebih efisien dan dapat mengolah informasi akuntansi yang lebih banyak, sehingga tuntutan penambahan informasi dapat diupayakan terpenuhi.

Output informasi akuntansi itu dalam bentuk laporan tercetak atau dalam

bentuk tampilan komputer. Laporan-laporan tersebut yang merupakan informasi bagi manajemen dalam pengambilan keputusan. Pengambilan keputusan di dalam manajemen organisasi memerlukan pemikiran dan pertimbangan yang mendalam, untuk memecahkan masalah yang timbul setiap hari, bahkan setiap saat dalam suatu organisasi.

5. Komponen-komponen komputer

Sebagai suatu sistem, komputer terbentuk dari tiga komponen pokok. Setiap komponen memiliki fungsi tersendiri, saling terkait, dan bergabung membentuk sebuah sistem komputer. Ketiga komponen tersebut adalah sebagai berikut:

Tansaksi

Prosedur pelaksanaan transaksi

− Prosedur penjualan

− Prosedur pen. Kas

− Prosedur Pembelian

− Prosedur Peng. Kas

− Dan sebagainya

Dokumen

File

− Master File

− Transaction File

− Reference File

− History File

a. Perangkat keras komputer (hardware)

Hardware terdiri atas empat komponen dasar, yaitu perangkat masukan

(input unit), perangkat pemroses (central processing unit), perangkat penyimpan (storage unit) dan perangkat keluaran (output unit).

1)Unit masukan (input unit)

Unit masukan adalah perangkat keras yang digunakan untuk memasukkan perintah dan data. Contoh-contoh unit masukan antara lain keyboard, mouse, touchscreen, joystick, dan barcode reader.

2)Unit pemroses utama (central processing unit)

Perangkat ini berupa chip processor untuk memroses perintah dan data menjadi informasi.

3)Unit penyimpan (storage unit)

Perangkat ini berfungsi sebagai penyimpan perintah dan data. Unit penyimpan dibedakan menjadi penyimpan internal (internal storage) berupa RAM (random access memory) dan ROM (read only memory) serta penyimpan eksternal (external storage) berupa harddisk, floppydisk, CD, DVD, dan USB flash memory.

4)Unit keluaran (output unit)

Unit keluaran adalah alat untuk menghasilkan atau menampilkan informasi. Contohnya, printer, monitor, dan speaker.

Gambar 3.3 Bagan Tubuh Komputer

b. Perangkat lunak komputer (software)

Perangkat lunak (software) merupakan nyawa dari sebuah komputer. Tanpa perangkat lunak, komputer hanya sebuah perangkat keras mati yang tidak ada gunanya. Oleh karena itu, harus dilakukan instalasi (pemasangan) perangkat lunak tersebut sehingga komputer dapat digunakan. Secara umum, perangkat lunak komputer dibedakan menjadi dua macam, yaitu perangkat lunak sistem operasi (operating system software) dan perangkat lunak aplikasi (application software).

1)Perangkat lunak sistem operasi (operating system software)

Perangkat lunak sistem operasi yang sering disebut Operating System (OS), merupakan program yang bertindak sebagai perantara antara pengguna dan perangkat keras komputer. Secara rinci, tugas dari perangkat lunak sistem operasi adalah sebagai berikut:

a) Menyediakan antarmuka (interface) agar mudah digunakan oleh penggunanya.

Input Unit

Input Change

Control Unit

ALU

IS / Memory Internal Storage

Output Change

b)Menyediakan informasi yang berkaitan dengan perangkat keras komputer, baik perangkat pasif atau aktif serta mengendalikan perangkat Input/Output (I/O device).

c) Melakukan tugas pengolahan dan pengendalian sumber daya komputer.

d)Mengelola file (data/program).

Terdapat bermacam-macam perangkat lunak sistem operasi. Akan tetapi, perangkat lunak sistem operasi yang umum digunakan untuk personel komputer di Indonesia di antaranya adalah sebagai berikut:

a) MS DOS, MS Windows 3.1, MS Windows 95, MS Windows 98,

MS Windows 2000, MS Windows XP, dan MS Windows Vista.

b)LINUX dengan berbagai distronya, seperti SuSE, Redhat,

Mandrake, Debian, Slackware, Trustix Merdeka, Knoppix, dan uBuntu.

c) UNIX dengan berbagai variannya, seperti OpenBSD, HP/UX, dan Solaris.

d)OS/2 (sistem operasi untuk komputer IBM). e) Macintosh (sistem operasi untuk komputer Apple).

2)Perangkat lunak aplikasi (application software)

Perangkat lunak aplikasi merupakan program yang dikembangkan untuk memenuhi kebutuhan pengguna dalam menjalankan pekerjaan tertentu. Perangkat lunak aplikasi dibedakan menjadi beberapa macam berdasarkan kegunaannya, antara lain sebagai berikut:

a) Program aplikasi pengolah kata, seperti Microsoft Word. b)Program aplikasi pengolah angka, seperti Microsoft Excel. c) Program aplikasi pengolah gambar teknis, seperti AutoCad. d)Program aplikasi pengolah grafis, seperti CorelDraw. e) Program aplikasi pengolah foto, seperti Adobe Photoshop. f) Program aplikasi pengolah video, seperti Adobe Premiere. g)Program aplikasi multimedia, seperti WinAmp.

h)Program aplikasi utility, seperti Norton Utility.

i) Software bahasa pemrograman untuk membuat atau merancang program, seperti Visual Basic.

c. Manusia (brainware)

Manusia (brainware) merupakan komponen terpenting dalam sistem komputer karena tanpa manusia, perangkat keras dan perangkat lunak sebuah komputer tidak akan ada artinya. Peran manusia di sini sebagai pencipta, pengguna, pemberi perintah, dan pengatur sebuah sistem komputer agar dapat memberikan hasil yang akan dimanfaatkan untuk kepentingan manusia itu sendiri. Berdasarkan fungsi dan perannya, komponen manusia dalam sistem komputer dapat dibedakan menjadi empat macam, yaitu user/operator, administrator, programmer, dan system analyst.

1)User/operator

User atau operator adalah orang yang mengoperasikan komputer. Pengetahuan yang harus dimiliki oleh operator sebatas mengetahui cara menggunakan program-program aplikasi.

2)Administrator

Administrator adalah orang yang mengatur sistem, urutan, dan

pengelolaan kerja, mulai dari pemrosesan data sampai dengan hasil akhir berupa informasi. Seorang administrator harus memiliki kemampuan yang lebih dari sekedar seorang operator/user karena dialah yang merancang sistem tata kerja komputer sehingga dapat dengan mudah digunakan oleh operator/user.

3)Programmer

Programmer adalah orang yang memiliki kemampuan mengembangkan

program komputer dengan bahasa pemrograman (programming language). 4)System analyst

System analyst adalah seseorang yang professional dalam merencanakan sebuah sistem komputer, mengevaluasi atau menilai kerja sistem komputer, dan melihat seberapa baik sistem tersebut dapat memenuhi kebutuhan user atau operator.

B. Peranan Komputer

Sistem informasi merupakan salah satu sub sistem kehidupan manusia yang perlu banyak memanfaatkan perkembangan teknologi komputer, sehingga perkembangan sistem informasi sejalan dengan perkembangan teknologi komputer. Sistem informasi merupakan sebuah rangkaian prosedur formal dimana data dikumpulkan, diproses menjadi informasi, dan didistribusikan kepada para pengguna.

Setiap organisasi perlu untuk menelusuri pengaruh-pengaruh berbagai aktivitas atas keputusan-keputusan yang berada di bawah pengawasannya.

Informasi mengenai para pelaku yang terlibat dalam suatu organisasi tertentu penting untuk menetapkan tanggung jawab dari tindakan-tindakan yang diambil.

Pemakai electronic data processing system memberikan manfaat yang sangat menguntungkan dalam proses mengolah data. Dengan menggunakan EDP, data dapat diolah dengan cepat dan dengan nilai keakuratan yang tidak diragukan. Penggunaan EDP sangat membantu dalam meminimalkan kesalahan-kesalahan yang sering terjadi, terlebih dalam hal perhitungan sehingga tidak perlu melakukan proses perhitungan dari awal.

C. Peranan Komputer Pada Bagian Tata Usaha Fakultas Ekonomi USU

1. Sebagai alat pengolah data

Suatu data dapat diolah dengan dua cara yaitu secara manual dan secara komputer. Fakultas Ekonomi memiliki beberapa pegawai dengan tugas yang berbeda, dengan pengolahan data yang dilakukan secara manual akan sulit menghasilkan berbagai informasi yang berguna bagi pihak internal dan eksternal.

Untuk itu dibutuhkan suatu perangkat elektronika yang dapat membantu mempercepat proses pengolahan data secara komputerisasi yaitu dengan pengolahan langsung.

2. Sebagai alat pemrosesan data

Kemampuan komputer dalam melakukan perhitungan-perhitungan dengan sangat cepat dan memroses ratusan transaksi dalam suatu waktu tertentu sepanjang hari, membuat komputer sangat diperlukan dalam pemrosesan data.

Aktivitas yang dilakukan dengan menggunakan komputer pada bagian tata usaha antara lain adalah:

a. Calculating (perhitungan), yaitu dengan melakukan proses secara sistematis.

b. Comparing (membandingkan), melakukan perbandingan dua data atau

lebih, misalnya dalam membandingkan data mahasiswa tahun lalu dengan data mahasiswa tahun ini.

c. Summaring (meringkas), melakukan peringkasan terhadap hasil dari

semua pemrosesan data yang dilakukan sehingga memberikan kemudahan untuk dianalisis.

d. Mengakses dan mengambil data serta file untuk diproses lebih lanjut dan hasilnya dicetak.

3. Sebagai alat penyimpan data

Komputer dapat melakukan penyimpanan data dalam kapasitas besar dan tersusun rapi dalam file-file tertentu sehingga apabila dibutuhkan akan memudahkan pengguna untuk menemukannya.

Penyimpanan data primer dalam sistem komputer biasanya memiliki kapasitas yang terbatas, maka dipilih penyimpanan data sekunder sebagai penyimpanan alternatif. Penyimpanan data ini memiliki media berupa magnetik dengan kepadatan kapasitas 1600 bytes untuk satu gulungan sebagai tempat penyimpanan yang dapat memuat data yang direkam sebagai pita magnetik.

Komputer menyimpan data, perintah, dan informasi dalam media penyimpanan (storage media) yaitu tempat penyimpanan data sekunder sebagai penyimpanan alternatif. Contoh dari media penyimpanan ini adalah floppy disk,

device) merekam (menulis) dan/atau mendapatkan (membaca) kembali berbagai hal yang disimpan ke dalam media penyimpanan. Alat penyimpanan sering kali berfungsi sebagai sumber input karena media penyimpanan memindahkan data dari penyimpanan ke memori.

Floppy disk terdiri atas piringan tipis, bundar, fleksibel, yang ditutup plastik berbentuk segi empat. Floppy disk umumnya mampu menyimpan 1,4 juta karakter. USB flash drive adalah alat penyimpanan portable yang mempunyai kapasitas lebih besar daripada floppy disk, tetapi cukup kecil dan ringan sehingga dapat dibawa dalam saku.

CD dan DVD adalah piringan portable yang pipih dan budar, terbuat dari

bahan logam yang dilapisi plastik, salah satu jenisnya adalah CD-ROM dan DVD-ROM.

4. Sebagai alat untuk mengawasi dan pengaman data

Penggunaan password ataupun kata sandi tertentu yang harus dimasukkan sebelum dilakukannya proses terhadap data transaksi di dalam sistem komputer menjadikan komputer sebagai media yang tepat dalam melakukan pengawasan dan pengamanan terhadap data transaksi.

5. Sebagai pembuat informasi

Setelah tahap pengolahan data, pemrosesan data, dan penyimpanan, maka komputer pada bagian tata usaha berperan dalam membuat informasi, baik itu informasi ketatausahaan, kepegawaian, keuangan, kemahasiswaan, maupun perlengkapan.

Komputer dapat menyajikan informasi tersebut secara terperinci dan selektif dan sesuai keinginan pengguna hingga informasi tersebut dapat digunakan dalam berbagai hal seperti menganalisa sampai sejauh mana peningkatan kinerja pada lingkungan fakultas untuk pengambilan keputusan.

D. Analisa dan Evaluasi

Sebelum menerapkan suatu sistem Electronic Data Processing, terlebih dahulu dilakukan survei dan perencanaan yang matang terutama dari segi biaya, yaitu metode cost dan benefit. Sehingga sistem tersebut menghasilkan manfaat yang lebih besar dari biaya yang dikeluarkan.

Penerapan Electronic Data Processing pada bagian tata usaha dalam mengelola data membuat informasi yang dihasilkan lebih cepat dan akurat. Informasi dan laporan yang dilakukan dengan menggunakan proses komputer akan lebih cepat jika dibandingkan dengan informasi keuangan yang dikerjakan secara manual.

Penerapan komputer pada bagian tata usaha menggunakan

software-software yang mendukung, sangat membantu dalam mengoptimalkan kinerja

fakultas. Adapun beberapa software yang mendukung kinerja fakultas antara lain Microsoft Word yang berfungsi sebagai pengolah data fakultas dalam bentuk kata-kata, dan juga Microsoft Excel yang berfungsi sebagai pengolah data fakultas yang berbentuk angka-angka atau perhitungan.

1. Secara teori Microsoft Word merupakan program aplikasi pengolah kata yang dapat membantu pembuatan dokumen yang mempunyai lebih banyak fasilitas otomatis. Baik itu dokumen pribadi maupun perusahaan. Mulai dari

dokumen sederhana sampai dengan laporan yang dilengkapi dengan berbagai format tampilan. Proses memulai program aplikasi Microsoft Word dapat dijalankan dengan beberapa cara, yaitu:

a. Melalui menu program

1)Klik tombol start yang terdapat di task bar.

2)Pilih menu program, kemudian klik program aplikasi Microsoft Word, jendela dokumen baru akan ditampilkan dan siap untuk digunakan. b. Melalui short cut

1)Double click pada ikon Microsoft Word pada wallpaper

2)Jendela dokumen baru ditampilkan dan siap digunakan c. Memulai dengan menu New Office Document

1)Klik tombol start yang ada di task bar

2)Klik menu New Office Document. Kotak dialog New Office Document ditampilkan

3)Klik ok, jendela dokumen baru ditampilkan dan siap digunakan

Bagian tata usaha menggunakan software ini biasanya untuk membuat Rencana Kerja dan Anggaran Tahunan, persuratan, pengelolaan data-data kemahasiswaan, kepegawaian, perlengkapan, membuat laporan pemantauan dan evaluasi kegiatan dan kinerja di lingkungan fakultas, serta menyusun laporan kerja bagian dan laporan fakultas.

2. Microsoft Excel merupakan program spreadsheet yang memberikan

dilakukan oleh Excel tidak hanya berupa angka atau huruf saja, namun dapat juga disajikan dalam bentuk diagram dan grafik.

Software Microsoft Excel ini juga dapat memudahkan pengguna dalam memasukkan data teks, angka, tanggal, waktu, dan formula ke dalam sembarang worksheet. Ketika memasukkan data Microsoft Excel secara otomatis akan mengenali data yang diinput sebagai data teks, angka, tanggal, dan waktu termasuk formula-formula yang dibentuk.

Untuk memroses program Excel dari windows dapat dilakukan dengan cara:

a. Dari menu start, pilih sub-menu Program, dan klik mouse pada pilihan Microsoft Excel.

b. Akan tampak pada layar tampilan dari Microsoft Excel, tampilan Excel pada dasarnya terdiri dari dua bagian, yaitu:

1)Worksheet, yang terdiri dari sejumlah besar kumpulan sel, tempat menginput dan memroses data dengan menggunakan program excel serta hasilnya ditampilkan.

2)Menu bar, terdiri dari menu-menu yang mencakup semua aktivitas operasional excel, seperti menginput data, mengolah data, dan menyajikan hasil pengolahan.

Tata usaha menggunakan software Microsoft Excel umumnya untuk pengelolaan data Rencana Kerja dan Anggaran Tahunan dan data administrasi umum serta data keuangan yang berhubungan dengan data-data angka dan perhitungan. Selain itu, tata usaha juga menggunakan excel untuk menyusun

daftar nama-nama dosen dan staf pengajar, serta pegawai Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.

3. Fakultas mengolah data dengan menggunakan komputer sebagai alat bantu. Komputer-komputer dalam Fakultas Ekonomi berada dalam satu sistem jaringan yang menghubungkan sejumlah komputer yang berada di tempat yang berdekatan. Antara komputer yang satu dengan yang lainnya dapat saling bertukar informasi dan saling mengirim data, atau dengan kata lain terjadi proses lintas data. Sistem jaringan ini dikenal sebagai Local Area Network (LAN). LAN adalah jaringan komputer dan peralatan lainnya yang lokasinya dekat antara satu dengan lainnya (biasanya dalam satu gedung).

Keuntungan dengan menggunakan sistem LAN adalah sebagai berikut: a. Mempermudah pertukaran informasi

b. Mempermudah perawatan perangkat lunak c. Mempermudah komunikasi antar pengguna d. Sebagai sarana aplikasi multi user

e. Menurunkan biaya dan penghematan waktu

Dalam penggunaan sistem komputer, ada beberapa hal yang harus diperhatikan oleh pengguna komputer, yaitu:

1. Virus

Virus adalah serangkaian kode pelaksana yang meletakkan dirinya pada software, memperbanyak, dan menyebar ke sistem atau file lainnya. Virus merusak sumber daya sistem atau menunjukkan pesan pada monitor, yang dipicu oleh kegiatan yang telah ditentukan sebelumnya.

Virus merupakan sebuah file yang dapat memperlambat cara kerja komputer dan bahkan dapat menghapus data yang telah disimpan di dalam komputer. Virus memiliki banyak jenis dan berbeda kapasitas, disarankan kepada pengguna komputer untuk memasang aplikasi anti virus di dalam personel komputernya. Hal ini diperlukan untuk mendeteksi keberadaan virus di dalam komputer untuk kemudian virus tersebut dibersihkan dari data-data komputer. Pengguna komputer dalam fakultas harus selalu meng-update anti virus yang telah diprogram dalam komputer untuk menjaga kinerja pemrosesan komputer agar tetap berjalan dengan baik.

2. Sistem keamanan data

Pengguna komputer harus senantiasa melakukan pengecekan terhadap data-data penting fakultas. Hal ini dimaksudkan agar sistem jaringan komputer yang telah dipasang dalam fakultas yang memungkinkan data dapat dibuka dari komputer yang lain. Dalam hal ini sangat diperlukan penggunaan password sebagai sarana keamanan data fakultas.

3. Pengawasan pemakai software

Pengawasan pemakai software diperlukan agar tidak terjadi penggunaan komputer untuk kegiatan lain yang dapat merugikan fakultas.

BAB IV PENUTUP

Berdasarkan fakta dan analisa yang telah dijelaskan pada bab sebelumnya, maka penulis akan memberikan beberapa kesimpulan dan saran kepada fakultas.

A. Kesimpulan

1. Komputer-komputer pada Bagian Tata Usaha Fakultas Ekonomi

Universitas Sumatera Utara digunakan sebagai alat bantu untuk mengolah data, yang mana komputer-komputer tersebut berada dalam satu sistem jaringan yang menghubungkan sejumlah komputer yang berada di tempat yang berdekatan.

2. Dalam mengolah data transaksi keuangannya Bagian Tata Usaha Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara menerapkan Sistem Informasi Akuntansi yang telah dilakukan secara bertahap dari secara manual ke sistem informasi yang berbasis komputer.

3. Sistem Informasi Akuntansi bertujuan untuk mempermudah dalam

penyajian laporan keuangan dengan harapan meningkatkan akurasi laporan keuangan serta kecepatan penyusunan laporan keuangan melalui pemanfaatan teknologi informasi sehingga data laporan keuangan tersaji tepat waktu, tepat guna, akurat dan taat aturan sehingga akhirnya menjadi informasi yang berguna bagi pimpinan untuk mengambil keputusan.

4. Siklus pemrosesan transaksi akuntansi pada Bagian Tata Usaha Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara terdiri atas pengumpulan data, pemrosesan data, dan penyimpanan data.

5. Meskipun telah dilakukan penyempurnaan dan pengembangan masih terdapat kendala dalam menjalankan aplikasi dari sistem itu sendiri terutama menyangkut sumber daya manusia/personalia/user yang harus benar-benar siap pakai dan memahami arti pentingnya informasi, pelaksanaan operasional instansi, pengoperasian komputer dan usaha teknis lainnya.

B. Saran

Berdasarkan kesimpulan yang dikemukakan di atas maka penulis mencoba mengemukakan saran yang kiranya dapat bermanfaat antara lain:

1. Instansi sebaiknya memiliki dua cadangan untuk seluruh file secara terpisah dari program. Untuk menghindari kontaminasi cadangan tetap gunakan salinan write-protected untuk flashdisk dan gunakan untuk pemulihan.

2. Pengguna komputer harus senantiasa melakukan pengecekan terhadap data-data penting fakultas, agar sistem jaringan komputer yang telah dipasang dalam fakultas yang memungkinkan data dapat dibuka dari komputer yang lain. Dalam hal ini sangat diperlukan penggunaan password sebagai sarana keamanan data fakultas.

3. Bagian Tata Usaha FE USU sebaiknya melakukan pemberdayaan sumber daya manusia dalam pengelolaan komputer, seperti mengadakan pelatihan atas penggunaan komputer. Hal ini dilakukan dengan tujuan agar Bagian Tata Usaha FE USU dapat mengelola data dan menghasilkan informasi dengan efisien dan efektif.

4. Penggunaan dan pemeliharaan terhadap komputer serta sistem juga diperhatikan karena jumlah investasi dana untuk teknologi relatif besar dan sebaiknya Bagian Tata Usaha FE USU harus mempertimbangkan faktor-faktor efektifitas dan efisiensi biaya penggunaan komputer tersebut.

5. Sumber daya manusia yang ada senantiasa harus dituntut untuk menguasai sebaik-baiknya kegiatan operasional perusahaan sekaligus mengikuti perkembangan teknologi sistem komputerisasi agar pengembangan sistem pengawasan dan audit intern dapat ditingkatkan.

DAFTAR PUSTAKA

Rochaety E, dkk. 2007. Metodologi Penelitian Bisnis: Dengan Aplikasi SPSS, Edisi Pertama. Penerbit Mitra Wacana Media : Jakarta.

Hall, James A. 2007. Sistem Informasi Akuntansi, Edisi Empat, Buku Satu. Salemba Empat : Jakarta.

Maryono Y, P. 2008. Teknologi Informasi dan Komunikasi, Edisi Pertama, Cetakan Pertama. Penerbit Yudhistira Quadra : Jakarta.

Sujarweni, V. W. 2007, Cara Praktis Menggunakan Peachtree Accounting. Penerbit Gava Media : Yogyakarta.

Suradi, 2009. Akuntansi : Pengantar 1, Edisi Pertama, Cetakan Pertama. Penerbit Gava Media : Yogyakarta.

Wilkinson, J. W. 1992. Sistem Akuntansi Dan Informasi. Edisi Kedua. Jilid 1. Penerbit Erlangga : Jakarta.

daftar nama-nama dosen dan staf pengajar, serta pegawai Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.

3. Fakultas mengolah data dengan menggunakan komputer sebagai alat bantu. Komputer-komputer dalam Fakultas Ekonomi berada dalam satu sistem jaringan yang menghubungkan sejumlah komputer yang berada di tempat yang berdekatan. Antara komputer yang satu dengan yang lainnya dapat saling bertukar informasi dan saling mengirim data, atau dengan kata lain terjadi proses lintas data. Sistem jaringan ini dikenal sebagai Local Area Network (LAN). LAN adalah jaringan komputer dan peralatan lainnya yang lokasinya dekat antara satu dengan lainnya (biasanya dalam satu gedung).

Keuntungan dengan menggunakan sistem LAN adalah sebagai berikut: a. Mempermudah pertukaran informasi

b. Mempermudah perawatan perangkat lunak c. Mempermudah komunikasi antar pengguna d. Sebagai sarana aplikasi multi user

e. Menurunkan biaya dan penghematan waktu

Dalam penggunaan sistem komputer, ada beberapa hal yang harus diperhatikan oleh pengguna komputer, yaitu:

1. Virus

Virus adalah serangkaian kode pelaksana yang meletakkan dirinya pada software, memperbanyak, dan menyebar ke sistem atau file lainnya. Virus merusak sumber daya sistem atau menunjukkan pesan pada monitor, yang dipicu oleh kegiatan yang telah ditentukan sebelumnya.

Virus merupakan sebuah file yang dapat memperlambat cara kerja komputer dan bahkan dapat menghapus data yang telah disimpan di dalam komputer. Virus memiliki banyak jenis dan berbeda kapasitas, disarankan kepada pengguna komputer untuk memasang aplikasi anti virus di dalam personel komputernya. Hal ini diperlukan untuk mendeteksi keberadaan virus di dalam komputer untuk kemudian virus tersebut dibersihkan dari data-data komputer. Pengguna komputer dalam fakultas harus selalu meng-update anti virus yang telah diprogram dalam komputer untuk menjaga kinerja pemrosesan komputer agar tetap berjalan dengan baik.

2. Sistem keamanan data

Pengguna komputer harus senantiasa melakukan pengecekan terhadap data-data penting fakultas. Hal ini dimaksudkan agar sistem jaringan komputer yang telah dipasang dalam fakultas yang memungkinkan data dapat dibuka dari komputer yang lain. Dalam hal ini sangat diperlukan penggunaan password sebagai sarana keamanan data fakultas.

3. Pengawasan pemakai software

Pengawasan pemakai software diperlukan agar tidak terjadi penggunaan komputer untuk kegiatan lain yang dapat merugikan fakultas.

BAB IV PENUTUP

Berdasarkan fakta dan analisa yang telah dijelaskan pada bab sebelumnya, maka penulis akan memberikan beberapa kesimpulan dan saran kepada fakultas.

A. Kesimpulan

1. Komputer-komputer pada Bagian Tata Usaha Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara digunakan sebagai alat bantu untuk mengolah data, yang mana komputer-komputer tersebut berada dalam satu sistem jaringan yang menghubungkan sejumlah komputer yang berada di tempat yang berdekatan.

2. Dalam mengolah data transaksi keuangannya Bagian Tata Usaha Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara menerapkan Sistem Informasi Akuntansi yang telah dilakukan secara bertahap dari secara manual ke sistem informasi yang berbasis komputer.

3. Sistem Informasi Akuntansi bertujuan untuk mempermudah dalam penyajian laporan keuangan dengan harapan meningkatkan akurasi laporan keuangan serta kecepatan penyusunan laporan keuangan melalui pemanfaatan teknologi informasi sehingga data laporan keuangan tersaji tepat waktu, tepat guna, akurat dan taat aturan sehingga akhirnya menjadi informasi yang berguna bagi pimpinan untuk mengambil keputusan.

4. Siklus pemrosesan transaksi akuntansi pada Bagian Tata Usaha Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara terdiri atas pengumpulan data, pemrosesan data, dan penyimpanan data.

5. Meskipun telah dilakukan penyempurnaan dan pengembangan masih terdapat kendala dalam menjalankan aplikasi dari sistem itu sendiri terutama menyangkut sumber daya manusia/personalia/user yang harus benar-benar siap pakai dan memahami arti pentingnya informasi, pelaksanaan operasional instansi, pengoperasian komputer dan usaha teknis lainnya.

B. Saran

Berdasarkan kesimpulan yang dikemukakan di atas maka penulis mencoba mengemukakan saran yang kiranya dapat bermanfaat antara lain:

1. Instansi sebaiknya memiliki dua cadangan untuk seluruh file secara terpisah dari program. Untuk menghindari kontaminasi cadangan tetap gunakan salinan write-protected untuk flashdisk dan gunakan untuk pemulihan.

2. Pengguna komputer harus senantiasa melakukan pengecekan terhadap data-data penting fakultas, agar sistem jaringan komputer yang telah dipasang dalam fakultas yang memungkinkan data dapat dibuka dari komputer yang lain. Dalam hal ini sangat diperlukan penggunaan password sebagai sarana keamanan data fakultas.

3. Bagian Tata Usaha FE USU sebaiknya melakukan pemberdayaan sumber daya manusia dalam pengelolaan komputer, seperti mengadakan pelatihan atas penggunaan komputer. Hal ini dilakukan dengan tujuan agar Bagian Tata Usaha FE USU dapat mengelola data dan menghasilkan informasi dengan efisien dan efektif.

4. Penggunaan dan pemeliharaan terhadap komputer serta sistem juga diperhatikan karena jumlah investasi dana untuk teknologi relatif besar dan sebaiknya Bagian Tata Usaha FE USU harus mempertimbangkan faktor-faktor efektifitas dan efisiensi biaya penggunaan komputer tersebut.

5. Sumber daya manusia yang ada senantiasa harus dituntut untuk menguasai sebaik-baiknya kegiatan operasional perusahaan sekaligus mengikuti perkembangan teknologi sistem komputerisasi agar pengembangan sistem pengawasan dan audit intern dapat ditingkatkan.

DAFTAR PUSTAKA

Rochaety E, dkk. 2007. Metodologi Penelitian Bisnis: Dengan Aplikasi SPSS, Edisi Pertama. Penerbit Mitra Wacana Media : Jakarta.

Hall, James A. 2007. Sistem Informasi Akuntansi, Edisi Empat, Buku Satu. Salemba Empat : Jakarta.

Maryono Y, P. 2008. Teknologi Informasi dan Komunikasi, Edisi Pertama, Cetakan Pertama. Penerbit Yudhistira Quadra : Jakarta.

Sujarweni, V. W. 2007, Cara Praktis Menggunakan Peachtree Accounting. Penerbit Gava Media : Yogyakarta.

Suradi, 2009. Akuntansi : Pengantar 1, Edisi Pertama, Cetakan Pertama. Penerbit Gava Media : Yogyakarta.

Wilkinson, J. W. 1992. Sistem Akuntansi Dan Informasi. Edisi Kedua. Jilid 1. Penerbit Erlangga : Jakarta.