Pemakaian electronic data processing system memberikan manfaat yang sangat menguntungkan dalam proses mengolah data. Dengan menggunakan EDP,
data dapat diolah dengan cepat dan dengan nilai keakuratan yang tidak diragukan. Penggunaan EDP sangat membantu dalam meminimalkan kesalahan-kesalahan yang
sering terjadi, terlebih dalam hal perhitungan sehingga tidak perlu melakukan proses perhitungan dari awal.
C. Peranan Komputer Khususnya Pada Bagian Tata Usaha Fakultas Ekonomi USU
1. Sebagai Alat Pengolah Data
Suatu data dapat diolah dengan dua cara yaitu secara manual dan secara komputer. Fakultas Ekonomi memiliki beberapa pegawai dengan tugas yang berbeda,
denagn demikian banyaknya, maka tidak mungkin lagi pengolahan data dilakukan secara manual yang pada akhirnya menghasilkan berbagai informasi yang berguna
bagi pihak internal dan eksternal. Oleh karena itu, tidak mungkin lagi pengolahan data dilakukan secara manual.
Untuk itu dibutuhkan suatu perangkat elektronika yang dapat membantu mempercepat proses pengolahan data secara komputerisasi yaitu dengan pengolahan
langsung.
2. Sebagai Alat Pemroses Data
Kemampuan komputer dalam melakukan perhitungan-perhitungan dengan sangat cepat dengan memproses ratusan transaksi dalam suatu waktu tertentu
Universitas Sumatera Utara
sepanjang hari, membuat komputer sangat diperlukan dalam pemrosesan data. Selain itu, dalam memproses data komputer juga dapat membedakan antara ratusan angka
dan simbol lainnya. Aktivitas yang dilakukan dengan menggunakan komputer pada bagian tata
usaha antara lain adalah : a.
Calculating perhitungan, yaitu dengan melakukan proses secara sistematis. b.
Comparing membandingkan, melakukan perbandingan dua data atau lebih, misalnya dalam membandingkan data mahasiswa tahun lalu dengan data
mahasiswa tahun ini. c.
Summaring meringkas, melakukan peringkasan terhadap hasil dari semua pemrosesan data yang dilakukan sehingga memberikan kemudahan untuk
dianalisis. d.
Mengakses dan mengambil data serta file untuk diproses lebih lanjut dan hasilnya dicetak.
3. Sebagai Alat Penyimpan Data
Komputer dapat melakukan penyimpanan data dalam kapasitas besar dan tersusun rapi dalam file-file tertentu sehingga apabila dibutuhkan akan memudahkan
pengguna untuk menemukannya. Penyimpanan data primer dalam sistem komputer biasanya memiliki kapasitas
yang terbatas, maka dipilih penyimpanan data sekunder sebagai penyimpanan alternatif. Penyimpanan data ini memilki media berupa magnetik dengan kapadatan
Universitas Sumatera Utara
kapasitas 1600 bytes untuk satu gulungan sebagai tempat penyimpanan yang dapat memuat data yang direkam sebagai pita magnetik.
Komputer menyimpan data, perintah, dan informasi dalam media penyimpanan storage media yaitu tempat penyimpanan data sekunder sebagai
penyimpan alternatif. Contoh dari media penyimpanan ini adalah floppy disk, USB flash drive, CD, DVD, dan memory card. Perangkat penyimpanan storage device
merekam menulis dan atau mendapatkan membaca kembali berbagai hal yang disimpan ke dalam media penyimpanan. Alat penyimpanan sering kali berfungsi
sebagai sumber input karena media penyimpanan memindahkan data dari penyimpanan ke memori.
Floppy disk terdiri atas piringan tipis, bundar, fleksibel, yang ditutup plastik berbentuk segi empat. Floppy disk umumnya mampu menyimpan 1,4 juta karakter.
USB flash drive adalah alat penyimpanan portable yang mempunyai kapasitas lebih besar daripada floppy disk, tetapi cukup kecil dan ringan sehingga dapat dibawa
dalam saku. CD dan DVD adalah piringan portable yang pipih dan bundar, terbuat dari
bahan logam yang dilapisi plastik. Salah satu jenisnya adalah CD-ROM dan DVD- ROM.
4. Sebagai Alat Untuk Mengawasi Dan Pengaman Data
