Sistem Pengawasan Administrasi Pada Bagian Kemahasiswaan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara

(1)

TUGAS AKHIR

SISTEM PENGAWASAN ADMINISTRASI PADA

BAGIAN KEMAHASISWAAN FAKULTAS EKONOMI

UNIVERSITAS SUMATERA UTARA

Oleh : SRI MULYANI

072103058

PROGRAM STUDI DIPLOMA III KESEKRETARIATAN

FAKULTAS EKONOMI

UNIVERSITAS SUMATERA UTARA

MEDAN

(2)

LEMBAR PERSETUJUAN TUGAS AKHIR

NAMA : SRI MULYANI

NIM : 072103058

PROGRAM STUDI : D III KESEKRETARIATAN

JUDUL : SISTEM PENGAWASAN ADMINISTRASI

PADA BAGIAN KEMAHASISWAAN FAKULTAS EKONOMI UNIVERSITAS SUMATERA UTARA

Tanggal: …... 2010 Ketua Program Studi D-III Kesekretariatan

(

NIP. 19620513 199203 2 001 Dr. Endang Sulistya Rini, SE, MSi)

Tanggal: ... 2010 D e k a n

(

NIP. 19550810 198303 1 004 Drs. Jhon Tafbu Ritonga, M.Ec)

(3)

PENANGGUNG JAWAB TUGAS AKHIR

NAMA : SRI MULYANI

NIM : 072103058

PROGRAM STUDI : D III KESEKRETARIATAN

JUDUL : SISTEM PENGAWASAN ADMINISTRASI

PADA BAGIAN KEMAHASISWAAN FAKULTAS EKONOMI UNIVERSITAS SUMATERA UTARA

Medan, Juni 2010 Menyetujui, Dosen Pembimbing

NIP. 19590926 198601 2 001 (Dra. Yulinda, M.Si)

(4)

KATA PENGANTAR

Assalamualaikum.wr.wb

Syukur alhamdulillah penulis panjatkan kehadirat ALLAH SWT, yang telah memberikan rahmat dan karuniaNya sehingga penulis dapat menyelesaikan skripsi minor ini dengan baik.

Tugas akhir ini dibuat dengan tujuan untuk melengkapi salah satu syarat dalam menyelesaikan perkuliahan pada jurusan Kesekretariatan program Diploma III Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.

Pada kesempatan ini penulis menyampaikan terima kasih kepada pihak-pihak yang memberikan bantuan, bimbingan, saran-saran, kepada penulis dapat menyelesaikan skripsi minor ini dengan baik tepat pada waktunya.

Tanpa melupakan pihak-pihak yang telah mendukung dan membantu penulis selama proses pembuatan skripsi minor ini penulis mengungkapkan banyak terima kasih kepada :

1. Orangtuaku Mulyadi dan Yarmi, beribu-ribu terima kasih atas kasih sayang dan doa yang selalu diberikan kepada penulis, kalian pria dan wanita terhebat didunia ini.

2. Bapak Drs. Jhon Tafbu Ritonga, M.Ec selaku Dekan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.

3. Ibu Dr. Endang Sulistya Rini, SE, M.Si, selaku ketua Departemen Kesekretariatan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.

4. Ibu Dr. Arlina Nurbaity Lubis, SE, MBA selaku sekretaris Departemen Kesekretariatan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.

(5)

5. Ibu Dra. Yulinda M.Si selaku dosen pembimbing mata kuliah tugas akhir 6. Seluruh dosen dan pegawai Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara. 7. Fitra Darmawan, yang selalu setia mendampingi, memotivasi dan memberikan

semangat serta doa kepada penulis.

8. Abangku Irvan dan Adikku Fadly yang telah memberikan doa, semangat dan bantuan untuk penulis dalam mengerjakan tugas akhir ini.

9. Sahabat-sahabat (Tante Mahonk, Mymie Rya, Tika Bundut, Winda Manul, Yanti, Vika, Triara, Nduz) yang telah memberi dukungan, doa dan masukannya kepada penulis, semoga kita selalu kompak.

10. Teman-teman seperjuangan (Gusti dan Dedi) yang saling memberikan semangat selama bimbingan tugas akhir.

11. Teman-teman seperjuangan di kelompok 12 magang (Rya, Marliah, Indah, Fisca, Mirza, Bonar, dan Devis) yang telah memberikan keseruan-keseruan selama magang.

Mudah-mudahan ALLAH SWT, memberikan balasan atas kebaikan yang diberikan kepada penulis akhirnya dari hasil penulisan dalam bentuk tugas akhir ini penulis berharap dapat bermanfaat bagi kita semua semoga kita selalu di jalan yang diridhoi ALLAH SWT, Amin.

Medan, Juni 2010 Penulis,

(6)

DAFTAR ISI

Hal

KATA PENGANTAR ... i

DAFTAR ISI ... iii

DAFTAR GAMBAR ... iv

DAFTAR TABEL ... v

BAB I PENDAHULUAN ... 1

A. Latar Belakang ... 1

B. Permasalahan ... 4

C. Tujuan Penelitian ... 5

D. Manfaat Penelitian ... 5

E. Jadwal Penelitian ... 6

F. Sistematika Penulisan ... 7

BAB II PROFIL INSTANSI ... 9

A. Sejarah Ringkas ... 9

B. Jenis Usaha/Kegiatan ... 11

C. Struktur Organisasi ... 12

D. Job Description ... 18

E. Kinerja Usaha Terkini ... 22

F. Rencana Kegiatan ... 23

BAB III PEMBAHASAN ... 24

A. Pengertian Pengawasan ... 24

B. Proses Pengawasan ... 25

C. Pengawasan yang Efektif ... 33

D. Pelaksanaan Administrasi pada Bagian Kemahasiswaan ... 34

BAB IV KESIMPULAN DAN SARAN ... 41

A. Kesimpulan ... 41

B. Saran ... 42

(7)

DAFTAR GAMBAR

Hal Gambar 2.1 Struktur Organisasi Fakultas Ekonomi USU ... 14

(8)

DAFTAR TABEL

Hal Tabel 1.1 Jadwal Kegiatan ... 6

(9)

BAB I PENDAHULUAN

A. Latar Belakang

Pengawasan adalah segenap kegiatan untuk meyakinkan dan menjamin bahwa tugas/pekerjaan telah dilakukan sesuai dengan rencana yang telah di tetapkan, kebijaksanaan yang telah di gariskan dan perintah ( aturan ) yang di berikan.

Salah satu dari lima fungsi dasar manajemen adalah kontrol atau pengawasan yang berfungsi membantu memastikan apakah aktifitas yang dilakukan pegawai administrasi sesuai dengan hasil yang diinginkan. Selain itu, fungsi ini juga dapat digunakan untuk memfasilitasi bagaimana melakukan perbaikan terhadap hal tersebut. Pengawasan adalah tanggung jawab pimpinan, tapi karena tidak mungkin pimpinan melakukan semuanya maka pengawasan dilimpahkan pada unit pengawasan.

Mulanya dan bahkan sementara pihak saat ini menganggap bahwa fungsi pengawasan itu tidak perlu, dilupakan, dan disalah artikan. Namun , dalam organisasi modern dan dalam perusahaan bestandar kompleks semakin disadari pentingnya fungsi kontrol itu yang sebenarnya bermaksud baik yaitu sebagai fungsi manajemen yntuk menjamin bahwa apa yang ditetapkan sebagai tujuan organisasi dapat dicapai dengan semestinya.

Perkembangan organisasi modern dan karena semakin kompleksnya dimensi yang berkaitan dengan kontrol ini menyebabkan fungsi kontrol juga berkembang dari segi teori maupun penerapannya. Mulanya kontrol dianggap

(10)

sebagai kegiatan yang sifatnya pemaksaan kekuasaan sampai akhirnya merupakan fungsi yang difokuskan pada sikap prilaku individu yang mempunyai multidimensi dan berbagai sifat. Teknik kontrol semakin diperjelas dan disederhanakan. William dalam Harahap (1988:42) menjelaskan pentingnya pengawasan administrasi karena beberapa alasan berikut ini:

1. Pengawasan digunakan untuk membuat standar prestasi yang dimaksudkan untuk menaikkan efesiensi dan menekan biaya. Misalnya penggunaan time and motion studies, pelaksanaan pemeriksaan, dan pembuatan pedoman tertulis.

2. Pengawasan digunakan untuk mengamankan asset perusahaan dari kemungkinan pencurian, pemborosan, dan penyalahgunaan. Misalnya dengan penekanan tanggung jawab divisi, pemisahan tugas, pengamanan harta dan pencatatan, penetapan prosedur otoritas.

3. Pengawasan didesain untuk menetapkan batas wewenang yang didelegasikan oleh top manajemen.

4. Pengawasan digunakan untuk mengukur prestasi kerja karyawan.

5. Pengawasan digunakan untuk perencanaan dan peyusunan program kegiatan.

Apabila sistem pengawasan berjalan baik maka akan diperoleh berbagai keuntungan mapun kelebihan dari proses pengawasan yaitu sebagai berikut:

1. Tujuan akan diwujudkan lebih cepat, murah dan lebih mudah dicapai. 2. Menciptakan suasana keterbukaan, kejujuran dan transparan.

(11)

3. Menimbulkan saling percaya dan menghilangkan rasa curiga dalam organisasi.

4. Menumbuhkan perasaan aman dihati setiap orang dalam organisasi sehingga mendorong kondisi jiwa yang sehat.

5. Memupuk perasaan memiliki atas perusahaan atau oganisasi. 6. Meningkatkan rasa tanggung jawab personil.

7. Meningkatkan rasa percaya diri dan meningkatkan produktivitas yang akhirnya mempercepat pencapaian tujuan.

8. Top pimpinan akan lebih memfokuskan perhatian kepada masalah yang lebih besar untuk kepentingan jangka panjang perusahaan karena operasi dan kegiatan perusahaan diasumsikan sudah dalam pengawasan yang baik. Walaupun pengawasan begitu penting dalam fungsi manajemen dan bagi pimpinan maupun organisasi, Namun sepertinya pelaksanaan pengawasan itu belum begitu efektif dan memuaskan. Certo dalam Harahap (1985 : 46) mengemukakan beberapa kendala maupun kelemahan dalam pelaksanaan pengawasan antara lain:

1. Pelaksanaan pengawasan terlalu ditekankan pada tujuan jangka pendek. 2. Penerapan sistem pengawasan dapat menimbulkan frustasi dan semangat

kerja.

3. Pelaksanaan sistem pengawasan dapat mempersempit pandangan terhadap organisasi/perusahaan.

(12)

Hal yang perlu diingat bahwa pengawasan itu merupakan suatu “cost item”, artinya memerlukan biaya yang besar dari awal sampai akhir. Karena itu sangat diperlukan efisiensi dalam penggunaan dana dan material, dengan dana yang tersedia, metoda yang baik serta peralatan yang efektif, pemecahan masalah yang tidak pilih kasih, bisa mencapai sasaran yang luas. Janganlah suatu obyek dilakukan pengawasan berulang-ulang disuatu atau beberapa tempat dalam waktu yang lama, sebaliknya banyak obyek lain yang tak tersentuh pengawasan. Atau ada suatu kelompok menjadi sasaran kambing hitam pelanggaran, sebaliknya ada kelompok lain yang tak tersentuh atau terlindung dari pengawasan. Dengan terlaksananya efisiensi dan efiktifitas maka kepercayaan pada pimpinan organisasi dari yang rendah sampai yang tertinggi ada dan terpelihara dengan baik.

Berdasarkan uraian diatas, maka dapat dilihat bahwa pentingnya pengawasan administrasi guna mengontrol kinerja pegawai sehingga tercapai tujuan yang telah ditetapkan. Untuk itu penulis akan membahas masalah tentang: “bagaimana pengawasan administrasi yang dilakukan pada bagian kemahasiswaan fakultas ekonomi universitas sumatera utara”.

B. Permasalahan

Secara garis besar kegiatan-kegiatan yang terdapat dalam suatu kantor meliputi bidang kepegawaian, perlengkapan, humas dan sebagainya. Yang semua itu tidak terlepas dan kegiatan administrasi perkantoran.

Walupun demikian yang dilakukan oleh suatu kantor tidaklah sama meskipun dibidang usaha yang sejenis. sebuah organisasi harus menyusun sistem

(13)

administrasi yang sesuai dengan kebutuhannya agar dapat memperlancar kegiatan untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan. Sehingga Permasalahan yang akan diambil dari penulisan tugas akhir ini adalah “bagaimana pengawasan administrasi yang dilakukan pada bagian kemahasiswaan fakultas ekonomi universitas sumatera utara”

C. Tujuan Penelitian

Tujuan dari penelitian ini adalah untuk mengetahui pengawasan administrasi yang dilakukan pada Bagian Kemahasiswaan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.

D. Manfaat Penelitian

Adapun manfaat penelitian ini adalah : 1. Bagi Penulis

a) Menambah pengetahuan penulis dalam bidang yang diteliti baik secara teoritis maupu n aplikasi.

b) Sebagai bahan referensi bagi peneliti-peneliti lain yang tertarik pada objek yang sama.

c) Agar penulis lebih memahami system pengawasan administrasi yang lebih efektif dalam pelaksanaan kegiatan kerja suatu organisasi

2. Bagi Instansi.

a) Sebagai masukan untuk meningkatkan pengawasan Administrasi untuk membantu efesiensi pekerjaan pada bagian kemahasiswaan Fakultas

(14)

Ekonomi Universitas Sumatera Utara, sesuai dengan hasil dan analisa penulis untuk bahan kepentingan Tugas Akhir ini.

3. Bagi Peneliti yang Akan Datang

a) Sebagai bahan referensi Tugas Akhir bagi mahasiswa lainnya.

E. Jadwal Kegiatan

Penelitian ini dilakukan di Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara Jl. T.M. Hanafiah Kampus USU Medan. Untuk lebih jelasnya jadwal kegiatan ini dapat dilihat pada Tabel 1.1 dibawah ini :

Tabel 1.1 Jadwal Kegiatan

NO KEGIATAN MINGGU KE

I II III

1 Persiapan 2 Pengumpulan

Data 3 Penulisan

(15)

F. Sistematika Penulisan

Agar pembahasan Tugas Akhir ini dilaksanakan secara sistematis dan terarah maka penulis membagi luas pembahasan Tugas Akhir ini dalam empat (4) bab, yang dianggap cukup memadai untuk mengemukakan hal yang dianggap penting dan relevan dengan judul Tugas Akhir yang dimaksud, dengan tujuan agar penulisan Tugas Akhir ini dapat lebih terarah dan sistematis. Adapun uraiannya adalah sebagai berikut:

BAB I : PENDAHULUAN

Dalam bab ini diuraikan tentang latar belakang, permasalahan, tujuan penelitian, manfaat penelitian, dan rencana yang terdiri dari jadwal survey/observasi dan sistematika penulisan.

BAB II : PROFIL INSTANSI

Dalam bab ini penulis menguraikan tentang sejarah singkat instansi, struktur organisasi dan personalia, job description, kinerja usaha terkini dan rencana kegiatan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.

BAB III : PEMBAHASAN

Dalam bab ini penulis mencoba untuk menguraikan mengenai pengertian pengawasan, proses pengawasan, pengawasan yang efektif dan pelaksanaan pengawasan pada bagian Kemahasiswaan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.

BAB IV : PENUTUP

Dalam bab ini penulis akan memberikan kesimpulan berdasarkan uraian terdahulu dan memberikan saran-saran yang bertitik tolak dari pengumpulan data

(16)

dan pembahasan yang dilakukan dimana diharapkan dapat memberikan masukan yang bermanfaat bagi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara dimasa mendatang.

(17)

BAB II

PROFIL FAKULTAS EKONOMI USU

A. SEJARAH RINGKAS FAKULTAS EKONOMI USU

Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara lahir di kota Medan atau di luar Propinsi Sumatera Utara. Jelasnya Fakultas Ekonomi lahir dan didirikan tahun 1959 di Darussalam (Universitas Syariah Kuala) Kota Kuraja (Banda Aceh), dan sebagai Dekan pada waktu itu Dr. Teuku Iskandar.

Yayasan Universitas Sumatera Utara sendiri pada waktu itu berada di kota Medan, namun Fakultas Ekonomi yang berada di Kutaraja (Banda Aceh) tetap memakai nama dibawah panji Universitas Sumatera Utara. Ini menunjukkan bahwa pada waktu itu tekhnik operasional berada di Kutaraja, sedangkan penyelesaian administrasinya tetap berada di bawah Presiden Universitas Sumatera Utara (istilah untuk nama pimpinan pada waktu itu ).

Berhubungan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara yang berkedudukan di Kutaraja (sekarang Banda Aceh) memisahkan diri dari Universitas Sumatera Utara dan bergabung dengan Universitas Syiahkuala, maka memperoleh status negeri dengan surat keputusan menteri Perguruan Tinggi dan Ilmu Pengetahuan R.I No.64/1961 tentang Penegerian Fakultas Ekonomi yang diselenggarakan oleh Yayasan Sumatera Utara dan pemasukan ke dalam lingkungan Universitas Sumatera Utara tanggal 24 November 1961 yang berlaku surat terhitung mulai 01 Oktober 1961.

(18)

Sesuai dengan Keputusan Menteri Pendidikan dan Kebudayaan R.I No

0535/0/1983, tanggal 08 Desember 1983, Keputusan Dirjen. Pendidikan tinggi No.131/DIKTI/Kep/1984, dan disusul Surat Keputusan 23/DIKTI/Kep/1987 No.25/DIKTI/Kep/1987 dan No.26/DIKTI/Kep/1987, Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara mengasuh dua jenjang Program Pendidikan, yaitu Program Pendidikan Strata-1 Program Pendidikan D-III.

Program Pendidikan Strata-1 meliputi 3(tiga) Departemen, yaitu : 1. Departemen Ekonomi Pembangunan

2. Departemen Manajemen 3. Departemen Akuntansi

Sedangka n Program Diploma-III terdiri dari : 1. Jurusan Kesekretariatan

2. Jurusan Keuangan 3. Jurusan Akuntansi

Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara di Medan mulai menerima Mahasiswa pada bulan Agustus 1961.

Visi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara

Visi Fakultas Ekonomi Sumatera Utara adalah menjadi salah satu Fakultas

Ekonomi terkemuka yang dikenal unggul dan mampu memenuhi kebutuhan pasar dalam persaingan global.

Misi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara

Misi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara adalah sebagai Berikut :

(19)

Menghasilkan lulusan yang mempunyai karakter dan kompetensi dalam bidang ilmu ekonomi, Manajemen dan Akuntansi yang berorientasi pasar.

Meningkatkan kualitas proses belajar mengajar dengan pemberdayaaan peningkatan kualifikasi dan kualitas dosen.

Mengembangkan dan meningkatkan pelaksanaan dharma penelitian dan

pengabdian sebagai upaya meningkatkan mutu keilmuan dan sumber pendanaan fakultas dalam status PT. BHMN.

Senantiasa berusaha meningkatkan pelayanan kepada Mahasiswa selaku pelanggan (customer) dan Stakeholders lainnya.

Meningkatkan jaringan dan kerjasama dengan institusi swasta dan pemerintahan serta organisasi profesional dan lembaga lain terkait yang bertaraf nasional dn internasional.

Tujuan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara Tujuan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara :

Menghasilkan lulusan yang berkualitas dan mampu bersaing serta menyesuaikan diri terhadap perkembangan nasional dan internasional.

Menjadi lembaga yang berkemampuan melaksakan penelitian-penelitian dan pengabdian kepada masyarakat dan responsive terhadap perkembangan/ perubahan.

B. JENIS USAHA/ KEGIATAN

Fakultas adalah unsur pelaksana akademik yang melaksanakan dan mengembangkan pendidikan, penelitian, pengabdian/ pelayanan masyarakat dan

(20)

pembinaan civitas akademik. Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara merupakan sebuah instansi yang menghasilkan jasa pendidikan non-profit (tidak berorientasi pada perolehan laba), seperti perusahaan penghasil jasa pada umumnya yang bertujuan menghasilkan laba bagi perusahaan.

Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara lebih berorientasi pada pelayanan pendidikan yang bermutu dan berkualitas, melakukan penelitian-penelitian yang bermanfaat bagi ilmu pengetahuan serta melakukan kegiatan sosial berupa pengabdian kepada masyarakat sesuai dengan Tri Dharma Perguruan Tinggi : Penyelenggaraan Pendidikan, Pengabdian Penelitian dan Pengabdian kepada Masyarakat.

Dengan demikian, diharapkan lulusan-lulusan dari Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara adalah lulusan yang mempunyai kualitas yang baik dan mampu bersaing di lapangan pekerjaan nantinya.

C. STRUKTUR ORGANISASI

Struktur Organisasi diperlukan untuk membedakan batas-batas wewenang dan tanggung jawab secara sistematis yang menunjukkan adanya hubungan/keterkaitan antara setiap bagian untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan.

Struktur organisasi berfungsi untuk menyelenggarakan tugas dengan tujuan yang diinginkan. Dengan struktur organisasi masing-masing pegawai tahu akan tugas, wewenang, dan tanggung jawab sehingga pegawai tersebut dengan sendirinya mengerjakan tugas yang dibebankan kepadanya dengan baik dan

(21)

tanggung jawab akan lancar hendaknya pegawai ditempatkan pada tempat dan tugas yang sesuai dengan bakat, pendidikan, pengalaman, dan keahlian fisiknya.

Demi tercapainya tujuan umum suatu instansi diperlukan suatu wadah untuk mengatur seluruh aktivitas maupun kegiatan instansi tersebut. Pengaturan ini dihubungkan dengan pencapaian instansi yang telah diteapkan sebelumnya. Wadah tersebut disusun dalam suatu struktur organisasi dalam instansi.

Melalui struktur organisasi yang baik, pengaturan pelaksanaan dapat diterapkan, sehingga efisiensi dan efektivitas kerja dapat diwujudkan melalui kerja sama dengan koordinasi yang baik sehingga tujuan perusahaan dapat dicapai.

Suatu instansi terdiri dari berbagai unit kerja yang dapat dilaksanakan persorangan, maupun kelompok kerja yang berfungsi melaksanakan serangkaian kegiatan tertentu dan memncakup tata hubungan secara vertikal melalui saluran tunggal. Struktur Organisasi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara dapat dilihat pada Gambar 2.1

(22)

Bagan Struktur Organisasi Fakultas

_ _ _ _ _ _

Gambar 2.1 : Struktur Organisasi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara

Sumber : Buku Pedoman dan Informasi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara 2007-2008

Rektor dan Pembantu Rektor

Ketua dan Sekretaris Departemen Dekan dan Pembantu

Dekan Dewan Pertimbangan Fakultas Unit Penunjang Fakultas Kepala Bagian Tata Usaha Fakultas Ketua Program Studi Inter Departemen Ketua Lab/ Study bengkel Kepala Sub Bagian Tata Usaha Departemen Kepala Sub Bagian Tata Usaha Fakultas Ketua Program Studi Intra Departemen

(23)

PIMPINAN UNIVERSITAS

Rektor : Prof. Dr. dr. Syahril Pasaribu, DTM&H, MSc(CTM), SpA(K)

Pembantu Rektor I : Prof. Dr.Ir. Sumono, MS Pembantu Rektor II : Prof. Dr. Subhilhar, MA Pembantu Rektor III : dr. Linda T. Maas, MPH

Pembantu Rektor IV : Prof. Dr. Ir. Sukaria Sinulingga, MEng Pembantu Rektor V : Ir. Isman Nuriadi

PIMPINAN FAKULTAS EKONOMI Dekan : Drs. Jhon Tafbu Ritonga, MEc Pudek I : Drs. Arifin Hamzah, MM, Ak Pudek II : Fahmi N. Nasution SE, MAcc, Ak Pudek III : Ami Dilham, SE, MSi

DEWAN PERTIMBANGAN FAKULTAS Ketua :

Sekretaris : Dra. Komariah Pandia, MSi ANGGOTA

Prof. Bachtiar Hassan Miraza Prof. Moenaf Hamid Regar, MSAc Prof. Dr. Amrin Fauzi

Prof. Dr. Arnita Zainuddin, MSi

Prof. Dr. Ade Fatma Lubis, MBA, MAFIS Prof. Dr. Ritha F. Dalimunthe, SE, MSi

(24)

Prof. Dr Azhar Maksum, MEc.Ac, Ak Prof. Dr. Syaad Afifuddin Sembiring, MEc Prof. Dr. Paham Ginting, SE, MA

Prof. Dr. lic.rer.reg Sirojuzilam, SE Prof. Dr. Rismayani, MSi

Prof. Dr. Ramli, MS

Drs. Jhon Tafbu Ritonga, M.Ec Drs. Arifin Hamzah, MM, Ak

Fahmi Natigor Nasution SE, MAcc, Ak Ami Dilham, SE, MSi

Wahyu Ario Pratomo,SE, Mec

DEPARTEMEN

Ekonomi Pembangunan

Ketua : Wahyu Ario Pratomo, SE, MEc Sekretaris : Dr. Irsad Lubis, SE, MsocSc Manajemen

Ketua : Prof. Dr. Ritha F. Dalimunte, SE, MSi Sekretaris : Nisrul Irawati, SE, MBA

Akuntansi

Pl. Ketua : Drs. Hasan Sakti Siregar, MSi, Ak Sekretaris : Dra. Mutia Ismail, MM, Ak

(25)

PROGRAM DIPLOMA Keuangan

Ketua : Prof. Dr. Paham Ginting, SE, MA Sekretaris : Syafrizal Helmi, SE, MSi

Akuntansi

Ketua : Drs. Hasan Sakti Siregar, MSi, Ak Sekretaris : Iskandar Muda, SE, MSi, Ak Kesekretariatan

Ketua : Dr. Endang Sulistiana, SE, MSi Sekretaris : Dr. Arlina Nurbaity Lubis, SE, MBA

BAGIAN TATA USAHA

Kep. Bag. Tata Usaha : Sofia Anita, SE Kasub. Personalia : Kamariah, SE Kasub. Keuangan : Eka Juliani, SE

Kasub. Perlengkapan : M.Simba Sembiring, SE, MSi Kasub. Akademik : Fepty Aniar, SE

(26)

D. JOB DESCRIPTION

Berikut ini adalah Job Description dari setiap unit pada bagian Tata Usaha dan Departemen Manajemen Fakultas Ekonomi USU yang tediri dari :

1. Bagian Tata Usaha Tugasnya adalah :

a. Menyusun Rencana kerja dan Anggaran Tahunan (RKAT) Bagian dan mempersiapkan penyusunan RKAT Fakultas.

b. Menghimpun Menelaah Peraturan perundang-undangan di bidang ketatausahaan akademik, administrasi umum dan keuangan, kemahasiwaan dan alumni, kepegawaian dan perlengkapan.

c. Mengumpulkan dan mengolah data ketatausahaan di bidang akademik administrasi umum dan keuangan, kemahasiswaan dan alumni, kepegawaian dan perlengkapan.

d. Melaksanakan urusan persuratan, kerumahtanggaan, perlengkapan, kepegawaian, keuangan, dan kearsipan.

e. Melaksanakan urusan rapat dinas dan upacara resmi di lingkungan fakultas.

f. Melakasanakan administrasi pendidikan, penelitian dan pengabdian/ pelayanan kepada masyarakat.

g. Melaksanakan urusan kemahasiswaan dan hubungan alumni fakultas. h. Melaksanakan pemantauan dan evaluasi kegiatan di lingkungan fakultas.

(27)

i. Melaksanakan administrasi perencanaan dan pelayanan informasi.

j. Melaksanakan penyimpanan dokumen dan surat yang berhubungan dengan kegiatan fakultas.

k. Menyusun laporan kerja bagian dan mempersiapkan penyusunan laporan fakultas.

2. Sub Bagian Akademik Tugasnya adalah :

a. Menyusun Rencana Kerja dan Anggaran Tahunan (RKAT) Sub Bagian dan mempersiapkan penyusunan RKAT bagian.

b. Mengumpulkan dan Mengolah data di bidang pendidikan, penelitian dan pengabdian/pelayanan kepada masyarakat.

c. Melakukan administrasi akademik.

d. Melakukan penyusunan rencana kebutuhan saran akademik.

e. Menghimpun dan mengklasifikasikan data pencapaian target kurikulum. f. Melakukan urusan kegiatan pertemuan ilmiah di lingkungan fakultas.

g. Melakukan administrasi penelitian dan pengabdian/pelayanan pada masyarakat di lingkungan fakultas.

h. Menyusun laporan kerja Sub Bagian dan mempersiapkan penyusunan laporan bagian.

(28)

3. Sub Bagian Umum dan Keuangan Tugasnya adalah :

a. Menyusun Rencana Kerja dan Anggaran Tahunan (RKAT) Sub Bagian dan mempersiapkan penyusunan RKAT Bagian.

b. Mengumpulkan dan mengolah data ketatausahaan dan kerumahtanggaan. c. Melakukan urusan persuratan dan kearsipan di lingkungan fakultas.

d. Melakukan urusan penerimaan tamu pimpinan, rapat dinas dan pertemuan ilmiah di lingkungan fakultas.

e. Mengumpulkan dan mengolah data keuangan.

f. Melakuakan penerimaan, penyimpanan, pembekuan, pengeluaran, dan pertanggung jawaban keuangan.

g. Melakukan pembayaran gaji honorarium, lembur. Vakansi, perjalanan dinas, pekerjaan borongan dan pembelian serta pengeluaran lainnya yang telah diteliti kebenarannya.

h. Mengoperasionalkan sistem informasi keuangan.

i. Melakukan penyimpanan dokumen dan surat bidang keuangan.

j. Menyusun laporan kerja Sub Bagian dan mempersiapkan penyusunan laporan Bagian.

4. Sub Bagian Kepegawaian Tugasnya adalah :

(29)

a. Menyusun Rencana Kerja dan Anggaran Tahunan (RKAT) Sub Bagian dan mempersiapkan penyusunan RKAT Bagian.

b. Melaksanakan proses pengadaan dan pengangkatan pegawai.

c. Melakukan urusan mutasi pegawai.

d. Memverifikasi usulan angka kredit jabatan fungsional.

e. Memproses penempatan angka kredit jabatan fungsional usul kenaikan jabatan/pangkat surat keputusan mengajar, pengangkatan Guru Besar Tetap/Tidak Tetap/Emiritus, izin dan cuti.

f. Melaksanakan pemberian penghargaan pegawai. g. Memproses SK jabatan struktural dan fungsional. h. Memproses pelanggaran disiplin pegawai.

i. Menyusun laporan kerja Sub Bagian dan mempersiapkan penyusunan laporan Bagian.

5. Sub Bagian Kemahasiswaan dan Alumni Tugasnya adalah :

a. Menyusun Rencana Kerja dan Anggaran Tahunan (RKAT) Sub Bagian dan mempersiapkan penyusunan RKAT Bagian.

b. Mengumpulkan dan mengolah data di bidang kemahasiswaan dan alumni.

(30)

d. Melakukan urusan izin/rekomendasi kegiatan kemahasiswaan.

e. Mempersiapkan usul pemilihan mahasiswa yang berprestasi.

f. Mempersiapkan pelaksanaan kegiatan kemahasiswaan tingkat universitas. g. Melakukan pengurusan beasiswa, pembinaan karir dan layanan

kesejahteraan mahasiswa.

h. Melakukan pemantauan pelaksanaan kegiatan pembinaan kemahasiswaan.

i. Mengoperasionalkan sistem informasi kemahasiswaan dan alumni j. Melakukan penyajian informasi di bidang kemahiswaan dan alumni.

k. Menyusun laporan kerja Sub Bagian dan mempersiapkan penyusunan laporan Bagian.

6. Sub Bagian Perlengkapan Tugasnya adalah :

a. Menyusun Rencana Kerja dan Anggaran Tahunan (RKAT) Sub Bagian dan mempersiapkan penyusunan RKAT Bagian.

b. Mengumpulkan dan mengolah data perlengkapan.

c. Mengoperasionalkan sistem informasi kerumahtanggaan dan perlengkapan.

(31)

d. Melakukan pemeliharaan kebersihan, keindahan dan keamanan lingkungan.

e. Melakukan penyimpanan dokumen dan surat di bidang kerumahtanggaan dan perlengkapan.

f. Melakukan urusan pengelolaan barang perlengkapan.

g. Menyusun laporan kerja Sub Bagian dan mempersiapkan penyusunan laporan Bagian.

E. KINERJA USAHA TERKINI

Setiap Perguruan Tinggi Negeri mempunyai visi dan misi yang harus dijalankan sesuai dengan tujuan Perguruan Tinggi Negeri, butuh waktu untuk mencapai itu semua begitu juga pada Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara, fakultas terus berupaya agar tujuan yang telah digariskan oleh fakultas dapat terwujud. Tidak mudah dalam mewujudkan itu semua karena membutuhkan kerja keras yang tinggi dan disiplin dan loyalitas dalam bekerja.

Pastinya untuk mendorong mencapai hasil yang maksimal diperlukan kinerja yang bermutu dan tepat. Jadi kinerja usaha terkini yang dijalankan perusahaan adalah menyelengarakan program pendidikan dan pengajaran terhadap mahasiswa, melakukan berbagai macam penelitian-penelitian ilmiah khususnya bidang ekonomi yang bermanfaat bagi universitas, mahasiswa dan masyarakat, serta melakukan pengabdian kepada masyarakat berupa seminar-seminar kepada masyarakat, memotivasi masyarakat agar dapat hidup lebih layak dan mandiri,

(32)

kegiatan bakti sosial kepada masyarakat, dan lain sebagainya. Fakultas juga terus melakukan pembinaan terhadap civitas akademika agar dapat menghasilkan Sumber Daya Manusia (SDM) yang benar-benar memiliki kualitas yang baik.

Kegiatan-kegiatan kerohanian juga tetap dilaksakan fakultas, seperti perayaan hari-hari besar keagamaan (misalnya: Natal, Paskah, Idul Fitri, Isra’ Mi’raj,Dll) sehingga para civitas akademika selalu memilki nilai-nilai dan norma-norma keagamaan dalam menjalani hidup, serta selalu bertaqwa kepada Tuhan Yang maha Esa.

F. RENCANA KEGIATAN

Rencana kegiatan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara antara lain : 1. Persiapan kuliah mahasiswa semester genap/ganjil.

2. Perkuliahan semester genap/ganjil.

3. Ujian mid semester/ujian semester genap/ ganjil. 4. Wisuda mahasiswa.

(33)

BAB III PEMBAHASAN

A. Pengertian Pengawasan

Pengawasan merupakan bagian dari fungsi manajemen yang khusus berupaya agar rencana yang sudah ditetapkan dapat tercapai sebagaimana mestinya. Pengawasan sering diartikan sebagaimana defenisi berikut ini :

Menurut Fayol dalam Harahap (2001:10) mengartikan “Pengawasan mencakup upaya memeriksa apakah semua terjadi sesuai dengan rencana yang telah ditetapkan, perintah yang dikeluarkan, dan prinsip yang dianut. Juga dimaksudkan untuk mengetahui kelemahan dan kesalahan agar dapat dihindari kejadiannya dikemudian hari” (control consist in verifying whether everything occurs in conformity with the plan adopted, the instruction issued and principles established. It has objective to point out weaknesses and errors in order to rectify then and prevent recurrence ).

Menurut Duncan dalam Harahap (2001:10) mendefenisikan pengawasan sebagai berikut “Tindakan yang menentukan apakah rencana tercapai atau tidak” (The act of determining whether or not plans have been accomplished). Secara sederhana pengawasan adalah kegiatan yang dilaksanakan dengan mulus tanpa penyimpangan, agar tujuan organisasi tercapai dengan mulus tanpa penyimpangan-penyimpangan yang berarti. Dalam pengertian ini pengawasan adalah tujuan setiap orang. Dalam setiap pencapaian tujuan tercakup fungsi pengawasan (controlling). Fungsi ini merupakan tanggung jawab yang tidak

(34)

terpisahkan dari suatu kepemimpinan. Inilah arti pengawasan yang sebenarnya. Jika pengertian ini yang dipakai, maka jelaslah bagi kita bahwa setiap orang butuh akan tercapainya pengawasan. Biasanya dalam suatu lembaga dibentuk lembaga atau unit pengawasan tersendiri, ada yang menyebut controller, internal auditor, inspektur pengawasan dan lain-lain.

Seorang pemimpin apapun jabatannya mempunyai tugas merencanakan dan mengupayakan agar rencana dapat tercapai sehinnga perencanaan mutlak dan secara sadar atau tidak sadar harus dikerjakan seorang manajer. Karena tujuan pengawasan adalah upaya merealisasi rencana, maka pengawasan itu penting, sama pentingnya dengan perencanaan itu sendiri.

B. Proses Pengawasan 1. Tujuan Pengawasan

Beberapa tujuan pengawasan administrasi kantor menurut Odgers dalam Sukoco (2007:129) adalah:

a. Meningkatkan kinerja organisasi secara kontinu, karena kondisi persaingan usaha yang semakin tinggi menuntut organisasi untuk setiap saat mengawasi kinerjanya.

b. Meningkatkan efisiensi dan keuntungan bagi organisasi dengan menghilangkan pekerjaan yang tidak perlu atau mengurangi penyalahgunaan alat atau bahan.

(35)

c. Menilai derajat pencapaian rencana kerja dengan hasil aktual yang dicapai, dan dapat dipakai sebagai dasar pemberian kompensasi bagi seorang pegawai.

d. Mengkoordinasi beberapa elemen tugas atau program yang dijalankan. e. Meningkatkan keterkaitan terhadap tujuan organisasi agar tercapai. 2. Manfaat Pengawasan

Beberapa manfaat kontrol administrasi kantor menurut Quible dalam Sukoco (2007:130) antara lain:

a. Membantu mamaksimalkan keuntungan yang akan diperoleh organisasi. b. Membantu pegawai dalam meningkatkan produktivitas karena kesadaran

akan kuantitas dan kualitas output yang dibutuhkan.

c. Menyediakan alat ukur produktivitas pegawai atau aktivitas yang objektif bagi organisasi.

d. Mengidentifikasi beberapa hal yang membuat rencana tidak sesuai dengan hasil aktual yang dicapai, dan memfasilitasi pemodifikasiannya.

e. Membantu pencapaian kerja sesuai tingkat atau deadline yang ditetapkan. 3. Unsur Pengawasan

Menurut Quible dalam Sukoco (2007:130), proses pengawasan akan kurang optimal jika unsur-unsur dibawah ini dihilangkan :

a. Faktor-faktor yang diawasi. Sebelum pengawasan dilakukan seyogyanya stakeholders internal diberikan pemahaman tentang faktor-faktor apa saja yang diawasi. Tentu saja, pemahaman terhadap faktor yang tidak terlalu penting akan mengakibatkan waktu dan tenaga yang terbuang secara

(36)

sia-sia. Misalnya, pada departemen administrasi, penyelesaian order penjualan merupakan faktor penting yang perlu diawasi guna mengukur keefektifan dari fungsi pengolahan data penjualan yang dilakukan.

b. Identifikasi hasil yang diharapkan. Identifikasi parameter yang kurang jelas mengenai hasil yang diinginkan dari aktivitas pekerjaan yang dilakukan membuat pengawasan tidak akan berjalan dengan efektif. Untuk itulah keterlibatan semua pihak (termasuk pihak yang akan diawasi) mutlak diperlukan, bila perlu organisasi dapat mengundang konsultan untuk menentukan alat ukur yang akan digunakan.

c. Pengukuran kinerja. Sebelum hasil aktual dan hasil yang diinginkan dibandingkan, hasil aktual harus diukur. Dalam beberapa hal, pengukuran ini juga menjelaskan output kuantitas.

d. Aplikasi tindakan pembenahan. Apabila hasil aktual kurang dari yang diharapkan, perlu dilakukan tindakan koreksi untuk memperkecil gap yang terjadi dengan mengimplementasikan hal yang dianggap perlu.

4. Proses yang Dilakukan

Berdasarkan pendapat Cascio dalam Sukoco (2007:130), ada 3 proses yang harus dilakukan dalam mengontrol pekerjaan administrasi kantor:

a. Mendefenisikan pekerjaan kantor yang diawasi. Hal ini akan membantu pegawai untuk mengetahui tingkat kinerja yang diharapkan terhadap mereka dan secara efektif dapat mencapainya. Manajer dapat melakukannya dengan melakukan hal-hal sebagai berikut:

(37)

1) Penetapan tujuan, dalam beberapa penelitian yang berbeda, tempat maupun budaya menunjukkan bahwa tujuan yang telah ditetapkan dapat meningkatkan kinerja pegawai. Peningkatan ini diperoleh karena pegawai cenderung memberikan perhatian lebih dan mendorong mereka untuk mencapainya jika tujuan atau target yang harus dicapai dijelaskan secara detail, seperti peningkatan kepuasan pelanggan sebesar 10% dalam setahun atau pengurangan biaya telepon sebesar 15% dalam setahun.

2) Standar Ukuran, merupakan syarat mutlak agar pegawai dapat mencapai kinerja yang diharapkan apabila alat ukurnya ditetapkan secara objektif. Untuk itulah, tujuan hendaknya ditetapkan sedetail mungkin sehingga pengukuran yang objektif dapat dilakukan. Misalnya, tujuan organisasi “menjadikan organisasi lebih baik” sangat sulit untuk diukur. Menurut Leonard dan Hilgert dalam Sukoco (2007:131), terdapat dua standar yang dapat digunakan oleh organisasi:

a) Standar terukur, merupakan standar kerja yang dapat diidentifikasi dan diiukur dengan mudah. Misalnya, teller disebuah bank ditargetkan untuk melayani 20 orang dalam menyelesaikan transaksi (penarikan, penyimpanan, maupun pembayaran), sehingga rata-rata nasabah dapat dilayani selama 3 menit.

b) Standar tak terukur, merupakan standar kerja yang sulit untuk dikuantifikasikan dan biasanya berhubungan dengan karakteristik hubungan manusia, seperti sikap terhadap pelanggan, tingkat moral

(38)

yang tinggi, dan tingkat kepuasan terhadap pelayanan administrasi di kantor.

3) Pengukuran, merupakan inti dari pengontrolan administrasi kantor. Hendaknya pengukuran ini dilakukan secara reguler, bisa perkuartal maupun semester, untuk menjamin tujuan secara konsisten. Apablila penetapan tujuan maupun ukuran telah dilakukan dengan baik, namun proses pengukuran kinerja tidak dilakukan sebagaimana mestinya, maka akan menyebabkan keseluruhan proses pengontrolan tidak berjalan sebagaimana mestinya.

b. Memfasilitasi kinerja yang hendak dicapai. Apabila proses pertama telah dilakukan, Manajer Administrasi atau supervisor hendaknya memberikan feedback kepada pegawai mengenai apa yang harus dilakukan untuk meningkatkan kinerja mereka sesuai dengan target yang ditetapkan. Pemberian umpan balik ini hendaknya diiringi dengan pemberian fasilitas yang memadai bagi karyawan untuk mencapainya. Beberapa hal yang dapat dilakukan antara lain:

1) Mengurangi hambatan yang ada, misalnya peralatan kantor yang sudah out of date (penggunaan komputer dengan kecepatan processor 496 MHz, sedangkan aplikasi yang dijalankan menuntut penggunaan processor diatas 2 GHz); kurang efesiensinya desain tempat kerja,atau bisa juga disebabkan kurang efektifnya desain kerja. Untuk itulah hendaknya Manajer Administrasi atau Supervisor senantiasa

(39)

mendengarkan pendapat atau keluhan dari bawahan guna mengurangi hambatan dalam mencapai tujuan.

2) Menyediakan sumber daya yang memadai untuk penyelesaian kerja, misalnya sumber daya modal, bahan, maupun manusia. Meskipun hambatan telah dikurangi oleh Manajer Administrasi atau Supervisor, namun sumber daya yang dapat digunakan sangat terbatas (jumlah pegawai yang dibutuhkan untuk penyelesaian suatu pekerjaan seharusnya 5 orang, namun hanya tersedia 3 orang), maka tujuan mustahil akan tercapai.

3) Memberikan perhatian penuh dalam pekerjaan pegawai, hal ini didasari bahwa tujuan hendaknya dicapai pada saat yang tepat, tempat yang sesuai, dan orang yang tepat. Kualifikasi pegawai yang dibutuhkan tidak boleh lebih dan tidak boleh kurang, misalnya pegawai yang direkrut untuk bagian duplikasi (fotocopy) adalah seorang sarjana informatika atau pembuatan sistem administrasi merekrut pegawai yang baru lulus dari sekolah kejuruan. Hendaknya perekrutan tidak hanya mendasarkan pada strata pendidikan yang dimiliki pelamar, namun faktor lain juga perlu dipertimbangkan, seperti pengalaman kerja, kompetensi yang dimiliki, dan seterusnya. c. Memotivasi pegawai, yang harus dilakukan oleh Manajer Administrasi

atau Supervisor agar pegawai senantiasa tertantang untuk mencapai target yang ditetapkan dan secara konsisten serta persistem mencapainya. Beberapa hal yang dapat dilakukan adalah:

(40)

1. Memberikan imbalan yang dihargai oleh pegawai, pemberian ini harus didiskusikan terlebih dahulu dengan pegawai mengenai hal apa yang penting buat mereka, apakah peningkatan gaji, fasilitas, cuti, pengakuan, dan lain-lain. Hasil survei ini akan dijadikan bahan penentuan sistem inbalan bagi pegawai, dam imbalan tersebut dapat menyerap keinginan dari para pegawai.

2. Memberikan imbalan secara tepat dalam hal jumlah dan waktunya, apabila pegawai memenuhi target yang telah ditetapkan, organisasi harus memberikannya secara tepat sesuai dengan yang telah dituangkan dalam peraturan. Hal ini sangat penting untuk menjaga kredibilitas organisasi di mata pegawai dan memberikan motivasi bagi pegawai untuk selalu mencapai target yang telah ditetapkan.

3. Memberikan imbalan secara adil, Hal ini penting dilakukan untuk menjaga ketidakpuasan dari masing-masing pihak. Apabila pencapaian kerja dilakukan secara berkelompok, hendaknya Supervisor juga mendapatkan input dari masing-masing anggota kelompok mengenai kinerjanya. Masukan ini dapat dijadikan dasar pemberian imbalan yang adil bagi setiap anggota kelompok kerja yang dimakud.

Fungsi pengawasan biasanya diasosiasikan negatif oleh anggota organisasi, karena pada dasarnya manusia tidak suka diawasi. Fungsi ini juga dapat mempengaruhi hubungan dengan pegawai yang bersangkutan jika terpaksa dilakukan langkah pembinaan atau pembenahan dari kondisi kerja yang sakarang. Untuk itu, demi tercapainya tujuan organisasi, hendaknya staf yang bertugas

(41)

melakukan fungsi ini mempunyai sikap empati dan kooperatif dengan departemen yang lain.

5. Pengawas

Hal utama yang menjadi dasar dalam pemilihan seorang pengawas adalah mempunyai kesempatan yang cukup guna mengamati kinerja pegawai dalam periode waktu tertentu. Beberapa orang yang dapat dijadikan penilai menurut Gomez-Mejia, Balkin, Cardy dalam Sukoco (2007:132) adalah:

a. Supervisor, yang mempunyai kesempatan lebih banyak dan bertanggung jawab atas kinerja langsung anak buahnya. Hal inilah yang mendasari kontrol dari supervisor banyak dipakai pada setiap organisasi karena Supervisor berhubungan erat dengan usaha untuk memotivasi para pekerja, membantu mengusahakan keamanan bekerja, dan membantu membentuk suatu tim yang melaksanakan tugas-tugas spesifik.

b. Teman Sekerja, yang didasari atas kenyataan tidak setiap saat atasan dapat memonitor kinerja anak buahnya, dan yang merasakan baik tidaknya kinerja seorang pegawai adalah teman sekerjanya, terlebih mereka tergabung dalam sebuah tim kerja. Hendaknya penilaian atau kontrol oleh teman sekerja bukanlah secara umum, namun hal khusus yang berkaitan dengan kesediaan yang bersangkutan untuk membantu yang lain. Fungsi kontrol ini akan lebih efektif jika organisasi memberikan kesempatan kepada penilai untuk memberikan umpan balik yang berifat positif dan negaif, mengumpulkan pendapat anggota yang lain, dan berdiskusi

(42)

langsung dengan yang bersangkutan, sehingga efektivitas pengawasan akan meningkat.

c. Bawahan, merupakan salah satu umpan balik dalam proses pengawasan yang sangat baik. Banyak studi yang menemukan bahwa pengawasan yang diberikan oleh bawahan berdampak positif terhadap kinerja atasan, misalnya mengenai efektivitas mereka berkomunikasi dengan bawahan maupun jenis kepemimpinan yang dimiliki, sedikit banyak akan mempengaruhi kinerja pegawai administrasi. Untuk itulah, pengawasan yang dilakukan bawahan perlu dipertimbangkan oleh sebuah organisasi. d. Menilai diri sendiri, yang bisa dijadikan bahan untuk perbaikan proses

kerja sesuai dengan harapan pegawai dan bisa mengurangi sikap defensif mereka dalam proses pengawasan. Kontrol terhadap diri sendiri juga baik sebagai bahan konseling bagi pegawai dalam pengembangan dirinya.

C. Pengawasan yang Efektif

Dalam beberapa literatur manajemen pengawasan diketahui beberapa syarat agar pengawasan berjalan efektif. Agar kontrol sukses menurut Certo dalam Harahap (2001:44) maka harus disadari bahwa :

1. Sistem kontrol tetentu hanya berlaku untuk suatu organisasi tertentu. Artinya suatu sistem kontrol tidak akan dapat berlaku untuk semua badan. 2. Kegiatan kontrol harus dapat mencapai beberapa tujuan sekaligus,

bukan hanya tujuan sektoral tetapi tujuan luas lainnya.

(43)

4. Mekanisme kontrol harus dipahami semua orang yang ada dalam organisasi.

Menurut Duncan dalam Harahap (2001:45) mengemukakan beberapa sifat pengawasan yang efektif sebagai berikut:

1. Pengawasan harus dipahami sifat dan kegunaannya. Oleh karena itu dikomunikasikan.

2. Pengawasan harus mengikuti pola yang dianut oleh organisasi. 3. Pengawasan harus dapat mengidentifikasi masalah organisasi. 4. Pengawasan harus fleksibel.

5. Pengawasan harus ekonomis.

D. Pelaksanaan Admininistrasi pada Bagian Kemahasiswaan FE USU Sistem Administrasi Kemahasiswaan Fakultas Ekonomi USU adalah suatu sistem yang menangani kegiatan yang berhubungan dengan mahasiswa. Adapun rincian tugas secara umum pada Bagian Kemahasiswaan antara lain :

1. Menyusun Rencana Kerja dan Anggaran Tahunan (RKAT) bagian dan mempersiapkan penyusunan RKAT Fakultas.

2. Mengumpulkan dab mengelola data di bidang kemahasiswaan. 3. Melakukan administrasi kemahasiswaan.

4. Melakukan pemberian izin dan rekomendasi kegiatan kemahasiswaan. 5. Mempersiapkan usul pemilihan mahasiswa berprestasi.

6. Mempersiapkan pelaksanaan kegiatan mahasiswa tingkat Universitas. 7. Melakukan penyusunan beasiswa dan layanan kesejahteraan mahasiswa.

(44)

8. Mengoperasikan sistem informasi kemahasiswaan dan alumni.

9. Melaksanakan penyimpanan dokumen dan surat di bidang kemahasiswaan dan alumni.

10. Menyusun laporan kerja sub bagian dan mempersiapkan penyusunan laporan bagian.

11. Melakukan penyajian info dibidang kemahasiswaan.

Pengawasan administrasi pada bagian kemahasiswaan dilakukan oleh Kepala Sub Bagian ( Kasubbag ) yang juga bertindak sebagai Supervisor pada Bagian Kemahasiswaan. Kasubag ini dikepalai oleh Pembantu Dekan III (PD-III) yang bertanggungjawab pada bidang kemahasiswaan.

Pada Bagian Kemahasiswaan Supervisor tidak hanya bertindak sebagai pihak pengawas, tapi juga merupakan seseorang yang berhubungan erat dengan usaha-usaha untuk memotivasi para pegawai/karyawan, membantu mengusahakan keamanan bekerja, dan membantu membentuk suatu team yang melaksanakan tugas-tugas spesifik.

Secara spesifik, kegiatan administrasi yang dilakukan pada Bagian Kemahasiswaan adalah memberikan pelayanan kemahasiswaan yang mencakup: 1. Pengurusan Surat-Surat Keterangan Mahasiswa

Salah satu tugas pada Bagian Kemahasiswaan adalah pengurusan surat-surat keterangan Mahasiswa, jenis surat-surat keterangan tersebut antara lain: Surat Keterangan Masih Aktif Kuliah, Surat Keterangan Izin Riset, Surat Keterangan Kartu Tanda Mahasiswa (KTM) Hilang dan pengurusan beasiswa untuk mahasiswa berprestasi dan kurang mampu.

(45)

Prosedur pengurusan surat keterangan tersebut yaitu dimulai dengan pembuatan surat permohonan oleh mahasiswa yang bersangkutan sesuai dengan format yang ditentukan, fotocopy bukti pembayaran SPP terakhir, cover judul (jika ingin melakukan riset keluar Fakultas), dan pembayaran administrasi yang diproses pada Bagian Keuangan. Setelah semua syarat diatas dipenuhi, kemudian diserahkan ke Bagian Kemahasiswaan untuk meminta persetujuan Pembantu Dekan III. Setelah surat keterangan tersebut ditandatangani oleh Pembantu Dekan III, pegawai kemahasiswaan akan menyerahkan surat keterangan tersebut kepada Sekretaris Dekan untuk meminta nomor dan tanggal surat serta stempel Fakultas, dan kemudian surat keterangan tersebut akan diserahkan kembali kepada Mahasiswa yang bersangkutan. Pada proses ini yang sering menghabiskan waktu cukup lama. Biasanya Mahasiswa harus menunggu sekitar seminggu bahkan lebih sampai surat keterangan tersebut dikembalikan kepada Mahasiswa yang bersangkutan. Pada saat inilah peran pengawas dibutuhkan, Kasubbag Bagian Kemahasiswaan akan mencari tahu serta menanyakan penyebab proses pengurusan tersebut sehingga menghabiskan waktu yang cukup lama kepada pegawainya yang bertugas dalam pengurusan surat tersebut. Seperti yang kita ketahui penyebabnya adalah karena pegawai yang kurang disipilin dan suka mengulur-ulur waktu sehingga perlu waktu lama dalam penyelesaian pekerjaannya. Dalam hai ini Kasubbag berkewajiban untuk menegur dan medisiplinkan pegawainya agar dalam proses pengurusan surat-surat keterangan tersebut dapat selesai tepat waktu sehingga tidak ada pihak yang dirugikan.

(46)

2. Pengurusan Beasiswa Mahasiswa

Untuk meringankan beban biaya pendidikan, Fakultas Ekonomi USU bekerjasama dengan berbagai instansi untuk memberikan bantuan beasiswa. Kategori penerima beasiswa terdiri atas: mahasiswa berprestasi, mahasiswa berprestasi tapi kurang mampu, dan mahasiswa kurang mampu. Pemberian beasiswa kepada mahasiswa di Perguruan Tinggi merupakan wujud dari partisipasi Masyarakat, Instansi, Pemerintah, Perusahaan-perusahaan swasta dalam ikut serta membangun Bangsa khususnya dalam Bidang Pendidikan.

Pada Fakultas Ekonomi USU terdapat beberapa Insatansi Pemerintah (BUMN) dan Perusahaan Swasta yang menyalurkan bantuan beasiswa kepada mahasiswa USU. Mahasiswa yang mendapatkan beasiswa dari bermacam beasiswa disalurkan melalui Biro Administrasi Kemahasiswaan USU.

Untuk dapat memperoleh beasiswa harus memenuhi syarat sebagai berikut:

1. Terdaftar sebagai Mahasiswa USU. 2. Kondisi Orang Tua kurang manpu.

3. Tidak menerima beasiswa/tunjangan pendidikan lain. 4. Belum bekerja dan belum berkeluarga.

5. Aktif dalam kegiatan kemahasiswaan (ekstrakurikuler).

6. Tidak akan mengambil PKA (Penundaan Kegiatan Akademik) selama menerima beasiswa.

(47)

8. Mempunyai No. Rekening pada PT. Bank Negara Indonesia Tbk cabang USU.

Untuk memperoleh bantuan BBM atau PPA tahun 2010, mahasiswa harus mengajukan permohonan diatas kertas bermaterai Rp. 6000; kepada Rektor USU melalui Dekan Fakultas masing-masing dengan melampirkan :

1. Surat keterangan penghasilan dari Lurah/Kepala Desa/Dinas/Instansi yang bersangkutan.

2. Fotocopy surat pembayran SPP yang terakhir. 3. Fotocopy Surat Tanda Mahasiwa (KTM).

4. Fotocopy Kartu Keluarga dan Pasphoto ditempelkan pada data Mahasiswa. 5. Fotocopy KHS semester 1 s/d terakhir dilegalisir Fakultas.

6. Fotocopy No.Rekening tabungan yang masih aktif pada PT. Bank BNI (Persero) Tbk Cabang USU Medan.

7. Surat Rekomendasi dari Dekan/Pemabantu Dekan III Fakultas. 8. Data Mahasiswa USU calon penerima beasiswa.

9. Surat pernyataan tidak menerima beasiswa dari sumber lain, diketahui oleh Pembantu Dekan III Fakultas

Berkas permohonan dimasukkan kedalam Map dan ditulis Nama, jenis Kelamin, NIM, Fakultas, Departemen, No. Rekening, IP/IPK, Alamat tempat tinggal dan No. Telp/HP.

Pada saat pengurusan beasiswa, banyak mahasiswa yang tidak memenuhi salah satu syarat yang tercantum diatas, seperti syarat No 2 (kondisi Orang Tua tidak mampu). Kebanyakan dari pendaftar calon penerima beasiswa tergolong dari

(48)

keluarga mampu. Untuk itu, dalam proses penyeleksian yang dilakukan pada Bagian Kemahasiswaan harus lebih ketat. Pengawas harus malakukan penyeleksian data dari mahasiswa yang mendaftar dengan seksama, jika terdapat kejanggalan dan ternyata pendaftar tidak memenuhi syarat, maka pendaftar tersebut harus disisihkan dan diganti dengan pendaftar lain yang memenuhi syarat, sehingga pemberian beasiswa tepat pada sasarannya. Meskipun pada kenyataannya sampai saat ini masih banyak penerima beasiswa yang tergolong dari keluarga mampu lulus dari penyeleksian tersebut, Untuk itu Pengawas harus lebih meningkatkan pengawasan dalam proses penyeleksian calon penerima beasiswa tersebut untuk mengurangi kecurangan yang terjadi.

3. Penyimpanan Dokumen dan Surat Alumni

Bagian Kemahasiswaan FE USU juga bertugas untuk melakukan penyimpanan atas data-data dan dokumen-dokumen alumni dari mulai stambuk tahun pertama didirikan Fakultas Ekonomi USU sampai saat ini, seiring berjalannya waktu Bagian Kamahasiswaan FE USU juga banyak mengalami pergantian pegawai sehingga prosedur kerjanya juga berbeda, Saat dibutuhkan data-data alumni dari stambuk pertama maka pegawai yang saat ini bertugas di Kemahasiswaan sering kali mengalami kesulitan untuk menemukan data-data lama tersebut dikarenakan penyimpanan yang dilakukan kurang rapi, data yang disimpan didalam komputer juga banyak yang hilang. Hal ini bisa terjadi karena ketidakpedulian pegawai terhadap hal tersebut, padahal jika penyimpanan dilakukan dengan baik, maka data-data tersebut dapat ditemukan dengan mudah. Untuk itu Kasubbag ataupun Pembantu Dekan (PD III) selaku penanggungjawab

(49)

harus lebih tanggap dan peduli terhadap hal-hal kecil tetapi dapat menghambat penyelesaian pekerjaan.

4. Penyajian Info di Bidang Kemahasiswaan

Bagian Kemahasiswaan bertugas menyajikan informasi-informasi seputar kemahasiswaan, Misalnya: Pengumuman pemberian beasiswa, Pengumuman penerima beasiswa, pengumuman lowongan kerja bagi mahasiswa dll, pegawai Kemahasiswaan harus cepat tanggap, maksudnya jika ada pembukaan beasiswa dari suatu instansi maka pegawai harus cepat membuat pengumuman tentang beasiswa tersebut sebelum pendaftaran jatuh tempo. Dalam pelaksanaan tugas penyajian informasi ini pegawai telah melaksanakannya dengan baik, Untuk itu Pengawas hanya perlu mengontrol saja tidak perlu malakukan pengawasan yang berarti.

(50)

BAB IV

KESIMPULAN DAN SARAN

A. Kesimpulan

Setelah melakukan survei pada Bagian Kemahasiswaan, maka dapat ditarik beberapa kesimpulan antara lain :

1. Pengawasan Administrasi pada Bagian kemahasiswaan masih lemah, karena Kasubbag ataupun Pimpinan (PD III) kurang tegas terhadap para pegawainya sehingga pegawai kurang disiplin dalam melaksanakan tugasnya.

2. Penyeleksian calon penerima beasiswa tidak dilakukan secara optimal karena masih banyak penerima beasiswa yang tidak memenuhi syarat lulus dari penyeleksian tersebut.

3. Penyimpanan dokumen-dokumen lama seperti data-data alumni dari mulai stambuk pertama kurang lengkap dan tidak tersimpan rapi, sehingga menyulitkan pencarian jika suatu saat dibutuhkan.

4. Penyajian informasi seputar kemahasiswaan telah berjalan baik, sehingga mahasiswa tidak kesulitan dalam memperoleh informasi seperti program beasiswa, lowongan pekerjaan bagi alumni dan lain-lain.

(51)

B. Saran

1. Kasubbag maupun Pembantu Dekan III selaku pimpinan dan penanggungjawab pada Bagian Kemahasiswaan harus lebih tanggap dan lebih tegas terhadap para pegawainya dalam melaksanakan tugas sehingga dapat selesai tepat waktu sebagaimana mestinya.

2. Harus dilakukan penyeleksian yang ketat dalam pemilihan calon penerima beasiswa agar beasiswa yang diberikan tepat sasaran.

3. Dalam memberikan pelayanan kepada Mahasiswa, diharapkan pegawai agar lebih ramah.

(52)

DAFTAR PUSTAKA

Daft, Richard L, 2001. Management, Edisi IV, Jakarta, Salemba Empat Harahap, Sofyan Syafri, 2001. Sistem Pengawasan Manajemen, Jakarta,

Quantum

Pedoman dan Informasi Fakultas Ekonomi 2007-2008, 2007. Medan, USU Press

Sukoco, Badri Munir, 2007. Manajemen Administrasi Perkantoran Modern, Jakarta, Erlangga