Peranan Budaya Organisasi Dalam Meningkatkan Kualitas Pelayanan Pada Bagian Pendidikan Akademik Di Fakultas Ekonomi Dan Bisnis Universitas Sumatera Utara

(1)

TUGAS AKHIR

PERANAN BUDAYA ORGANISASI DALAM MENINGKATKAN KUALITAS PELAYANAN PADA BAGIAN PENDIDIKAN

AKADEMIK DI FAKULTAS EKONOMI DAN BISNIS UNIVERSITAS SUMATERA UTARA

OLEH :

IQMAL RAMADHANSYAH 112103053

PROGRAM STUDI DIPLOMA III KESEKRETARIATAN FAKULTAS EKONOMI DAN BISNIS

UNIVERSITAS SUMATERA UTARA MEDAN

(2)

NAMA : IQMAL RAMADHANSYAH

NIM : 112103053

PROGRAM STUDI : D-III KESEKRETARIATAN

JUDUL : PERANAN BUDAYA ORGANISASI DALAM

MENIGKATKAN KUALITAS PELAYANAN PADA BAGIAN PENDIDIKAN AKADEMIK DI

FAKULTAS EKONOMI DAN BISNIS UNIVERSITAS SUMATERA UTARA

Tanggal :Januari 2015 Ketua Program Studi D-III Kesekretariatan

(Dr. Beby Karina Fawzeea Sembiring, SE, MM) NIP. 19741012 200003 2 003

Tanggal :Januari2015 Dekan

(3)

PENANGGUNG JAWAB TUGAS AKHIR

NAMA : IQMAL RAMADHANSYAH

NIM : 112103053

PROGRAM STUDI : D-III KESEKRETARIATAN

JUDUL : PERANAN BUDAYA ORGANISASI DALAM MENIGKATKAN KUALITAS PELAYANAN PADA BAGIAN PENDIDIKAN AKADEMIK DI

FAKULTAS EKONOMI DAN BISNIS UNIVERSITAS SUMATERA UTARA

Medan, Januari 2015 Menyetujui Pembimbing

NIP.19620513 199203 2 001

(4)

Syukur Alhamdulillah penulis panjatkan atas kehadirat Allah SubhanahuWa Ta’ala yang telah memberikan taufiq dan hidayah-Nya kepada penulis sehingga dapat menyelesaikan Tugas Akhir ini tepat waktu dan sesuai dengan yang direncanakan. Shalawat dan salam penulis ucapkan kepada junjungan Nabi besar Muhammad Sholallahu ‘Alaihi Wa sallam, yang telah membawa risalah-Nya untuk menuntun ummat manusia ke jalan yang benar. Semoga kita semua memperoleh syafa’atnya di akhirat kelak.Amin.

Tugas Akhir ini dibuat oleh penulis dengan tujuan untuk melengkapi salah satu syarat untuk menyelesaikan pendidikan pada program Diploma III Fakultas Ekonomi dan Bisnis Universitas Sumatera Utara. Dalam rangka memenuhi tujuan tersebut, maka penulis menyusun Tugas Akhir ini dengan judul: “PERANAN BUDAYA ORGANISASI DALAM MENINGKATKAN KUALITAS PELAYANAN PADA BAGIAN PENDIDIKAN AKADEMIK DI FAKULTAS EKONOMI DAN BISNIS UNIVERSITAS SUMATERA UTARA”.

Dalam penyelesaian Tugas Akhir ini penulis banyak mendapat bantuan dari berbagai pihak, baik itu berupa saran maupun bimbingan. Melalui lembaran ini penulis ingin mengucapkan terima kasih kepada :

1. Bapak Prof. Dr. Azhar Maksum, M.Ec, Ac,Ak, CA selaku Dekan Fakultas Ekonomi Dan Bisnis Universitas Sumatera Utara.

(5)

2. Ibu Dr. Beby Karina Fawzeea Sembiring, SE, MM, selaku Ketua Program Studi D-III Kesekretariatan Fakultas Ekonomi dan Bisnis Universitas Sumatera Utara.

3. Ibu Dr. Beby Karina Fawzeea Sembiring, SE, MM, selaku Ketua Program Studi D-III Kesekretariatan Fakultas Ekonomi dan Bisnis Universitas Sumatera Utara.

4. Ibu Magdalena. L. L Sibarani, SE, M.Si, selaku Sekretaris Ketua Program Studi D-III Kesekretariatan Fakultas Ekonomi dan Bisnis Universitas Sumatera Utara.

5. Ibu Dr. Endang Sulistya Rini, SE, M.Si, selaku Dosen Pembimbing penulis yang telah bersedia meluangkan waktunya dalam memberikan masukan, saran dan bimbingan kepada penulis dalam menyelesaikan Tugas Akhir ini. 6. Bapak/Ibu staff pengajar dan pegawai Fakultas Ekonomi Universitas

Sumatera Utara.

7. Kepada orang yang paling istimewa, kagumi, panutan dan hormati dalam kehidupan penulis yang sangat berjasa dalam membesarkan dan membimbing penulis serta selalu sabar dalam mendidik penulis menjadi anak yang berguna dan saleha, buat orang tua penulis ayah tersayang Syaiful Bahri, dan Ibu tersayang Alm. Hj. Erta Hefrida. Kasih sayang yang diberikan kepada penulis, kasih ayah dan ibu tidak dapat terhitung oleh apapun, semoga Allah yang akan membalas semua kebaikan-kebaikan yang telah kalian berikan kepada penulis. Amin.

8. Kepada abang penulis Iqbal Hefrizal dan adik penulis Ikhwan Fauzy, terima kasih atas kasih sayang dan dukungannya selama ini.

(6)

9. Spesial buat Latifah Zuhrina Simbolon. terima kasih untuk semua bantuan, dukungan, perhatian, semangat, motivasi, serta kasih sayangnya selama ini. 10. Buat teman-teman terbaik penulis di kampus ,Tarmizi, Udin, Amel, Syarif,

Putra, Aulia. Terima kasih atas dukungan dan perhatiannya selama ini.

11. Buat kakak-kakak senior dan semua alumni-alumni HIDEAKI, penulis sangat berterima kasih karena telah memberikan pengalaman seru di kampus dan membantu penulis dalam penyelesaian tugas akhir ini dengan lancar.

12. Buat teman-teman penulis selama masa magang berlangsung: Indah, Ida, dan Efry. Terima kasih atas semua perhatian dan dukungan yang diberikan.Dan untuk semua teman-teman yang tidak dapat disebutkan satu persatu, penulis minta maaf sebab tidak semua menyebutkan satu persatu nama-nama semuanya dan penulis berjanji akan selalu menyimpan nama kalian didalam memori, dan penulis mengucapkan terima kasih atas bantuannya dalam penyelesaian Tugas Akhir ini.

Penulis menyadari Tugas Akhir ini masih memiliki banyak kekurangan dan jauh dari kesempurnaan.Namun harapan penulis semoga Tugas Akhir ini bermanfaat kepada seluruh pembaca.Semoga kiranya Allah selalu memberikan rahmat dan hidayah-Nya kepada kita semua.Amin.

Medan, Januari 2015 Penulis,

(7)

DAFTAR ISI

Halaman

Kata Pengantar ... i

Daftar Isi ... iv

Daftar Tabel ... v

Daftar Gambar ... vi

BAB I PENDAHULUAN ... 1

A. Latar Belakang Masalah ... 1

B. Perumusan Masalah ... 4

C. Tujuan Penelitian ... 4

D. Manfaat Penelitian ... 4

E. Jadwal Kegiatan ... 5

F. Sistematika Penulisan ... 6

BAB II PROFIL FEB USU ... 7

A. Sejarah Ringkas FEB USU ... 8

B. Jenis Kegiatan ... 10

C. Struktur Organisasi ... 11

D. Kinerja Kegiatan Terkini Bagian Pendidikan ... 16

E. Rencana Kegiatan FEB USU ... 17

BAB III PEMBAHASAN ... 18

A. Pengertian dan Fungsi Budaya Organisasi ... 18

B. Kualitas Pelayanan ... 20

C. Lembaga Pendidikan Akademik ... 22

D. Peranan Budaya dan Bentuk Pelayanan di Bagian Pendidikan FEB USU ... 25

E. Faktor-Faktor Yang Mempengaruhi Pelayanan ... 29

BAB IV KESIMPULAN DAN SARAN ... 37

A. Kesimpulan ... 37

B. Saran ... 38

(8)

DAFTAR TABEL

No. Judul Halaman

(9)

DAFTAR GAMBAR

No. Judul Halaman

(10)

BAB I PENDAHULUAN

A. Latar Belakang Masalah

Globalisasi telah memicu peningkatan kesadaran secara global di semua sektor kehidupan masyrakat dunia yang wujudnya dalam bentuk pergeseran cara berfikir dan bertindak sehingga mempengaruhi semua dinamika sektor dan perilaku kehidupan masyarakat. Salah satu pergeseran berfikir tersebut adalah tuntutan bagaimana menyediakan pelayanan bermutu tinggi sesuai dengan nilai-nilai dan kebutuhan masyarakat bangsa, yang saat ini kemudian menjadi tema sentral paradigma baru dari pelayanan.Agar dapat membentuk pelayanan yang bermutu tinggi tersebut, maka organisasi harus mempunyai budaya kerja yang baik.

Kotler dan Tjiptono (2005:116) mengemukakan bahwa pelayanan adalah perbuatan yang dapat ditawarkan oleh suatu pihak kepada pihak lain yang pada dasarnya bersifat intangible (tidak berwujud). Kesediaan memberi haruslah muncul dari sebuah kesadaran dalam diri seseorang tanpa adanya paksaan dari pihak manapun. Agar seseorang mau melakukan secara sadar dan ikhlas dalam melakukan sesuatu haruslah bermula dari cara pandang seseorang terhadap dirinya dan orang lain.

Armstrong (2009:95) mendefinisikan budaya organisasi sebagai sistem makna bersama yang dianut oleh anggota-anggotanya untuk membedakan organisasi itu dengan organisasi lainnya. Schein (2004:213) menjelaskan unsur-unsur budaya organisasi menyangkut: ilmu pengetahuan, kepercayaan, seni, moral, hukum, adat

(11)

istiadat, perilaku/kebiasaan (norma) masyarakat, asumsi dasar, sistem nilai, pembelajaran/pewarisan dan masalah adaptasi eksternal dan integrasi internal.

Pelayanan yang diberikan kepada mahasiswa fakultas ekonomi dan bisnis universitas sumatera utara (FEB USU) pastinya berbeda-beda dari setiap pegawainya. Hal ini didasari atas individu-individu, yang ada di bagian akademik tersebut memiliki sikap, nilai-nilai, norma-norma perilaku dan harapan-harapan yang berbeda-beda terhadap apa yang dapat diberikan oleh FEB USU. Maka dari itu budaya yang ada di bagian akademik harus bisa disesuaikan dengan visi atau misi tentang pelayanan yang baik kepada mahasiswanya itu sendiri.

Pelayanan mempunyai peranan yang sangat penting untuk mendukung FEB USU dalam mencapai tujuannya.FEB USU memiliki beberapa sub-sub bagian kerja, salah satunya adalah bagian Pendidikan akademik. Bagian ini dikhususkan untuk memberikan pelayanan kepada mahasiswa seperti pengurusan surat mata kuliah, nilai, pengambilan ijazah, melegalisir berkas mahasiswa, pengambilan KRS (Kartu Rencana Studi) dan KHS (Kartu Hasil Studi), mengurus KRS hilang, serta mengurus kesiapan untuk mendaftar wisuda, dan lain-lain. Tetapi dalam hal pelaksanaannya, sistem pelayanan yang baik belum sesuai dengan apa yang diharapkan mahasiswa, terhadap pelayanan yang saat ini diberikan oleh para pegawai. Oleh karena itu pegawai dibagian akademik harus merubah sikapnya terhadap pelayanan kepada mahasiswa agar lebih baik lagi.

Budaya organisasi sangat berperan dalam mendukung organisasi. Khususnya pada bagian akademik FEB USU. Bagian ini terdapat berbagai macam unsur budaya organisasi salah satunya adalah perilaku (norma) dan kebiasaan

(12)

pegawai/karyawan. Terlambat hadir pegawai juga membuat mahasiswa sulit menerima informasi tentang akademik.Sedikitnya ada perilaku para pegawai yang bersifat malas, sehingga pekerjaan ditunda begitu saja.Semua ini adalah sebagian kecil dari unsur budaya organisasi pada bagian akademik yaitu unsur kebiasaan.Dibalik kurang baiknya pegawai dalam melayani mahasiswa, ternyata masih ada beberapa pegawai yang sangat baik dalam melayanani mahasiswa untuk mengurus berkas akademisnya.Maka dari itu pola pikir pegawai harus berubah sehingga unsur kebiasaan dan perilaku tersebut tidak terpengaruh kepada pegawai lainnya.Adanya pelayanan yang kurang maksimal dari petugas yang akhirnya dapat mengakibatkan adanya pandangan yang negatif dari pelayanan bagian pendidikan akademik yaitu diawali dengan fungsi organisasi dan lemahnya pemahaman fungsionaris terhadap aturan organisasi.

Di bagian akademik juga masih terdapat beberapa kelemahan seperti seharusnya bagian pendidikan akademik memiliki fasilitas yang lebih dibandingkan dengan bagian lain misalnya dalam hal penyediaan alat-alat kantor yang memadai dan seharusnya bagian pendidikan akademik juga dilengkapi dengan ruang tunggu mahasiswa yang cukup memadai dibandingkan dengan sub-sub kerja bagian lain di FEB USU.

Oleh karena, penulis terdorong untuk mengetahui mengenai pelayanan mahasiswa pada bagian akademik, sehingga penulis tertarik melakukan observasi mengenai “Peranan Budaya Organisasi Dalam Meningkatkan Pelayanan Mahasiswa pada Bagian Akademik di Fakultas Ekonomi dan Bisnis Universitas Sumatera Utara”.

(13)

B. Perumusan Masalah

Masalah pokok yang dibahas dalam tugas akhir ini adalah : “Bagaimana peranan budaya organisasi dalam meningkatkan pelayanan kepada mahasiswa pada FEB USU sudah dilaksanakan dengan baik sehingga dapat mencapai tujuan yang telah ditetapkan?”

C. Tujuan Penelitian

Adapun tujuan penelitian ini adalah :

Untuk mengetahui bagaimana peranan budaya organisasi dalam meningkatkan pelayanan kepada mahasiswa yang diterapkan oleh FEB USU.

D. Manfaat Penelitian

Adapun manfaat yang ingin dicapai dari penelitian yang dilakukan oleh penulis adalah :

1. Bagi Penulis

Untuk melatih dalam berfikir secara ilmiah serta menambah wawasan pengetahuan di bidang budaya organisasi dalam mengembangkan pelayanan yang baik.

(14)

2. Bagi Fakultas Ekonomi dan Bisnis

Memberikan bahan masukan penyeleksian dalam mengatasi masalah tentang pelaksanaan sistem pelayanan bagi mahasiswa guna peningkatan kualitas pelayanan di masa datang.

3. Bagi Pembaca

Sebagai bahan untuk menambah wawasan dan pengetahuan bagi setiap pembacanya.

4. Bagi Peneliti Lanjutan

Sebagai bahan pertimbangan bagi yang ingin meneliti mengenai penelitian yang sama yaitu, Peranan Budaya Organisasi Dalam Meningkatkan Kualitas Pelayanan Mahasiswa pada Bagian Pendidikan Akademik di Fakultas Ekonomi dan Bisnis Universitas Sumatera Utara atau pelaksanaan sistem pelayanan ditempat yang sama, yaitu pada Universitas Sumatera Utara sehingga diharapkan menghasilkan penelitian yang lebih sempurna dan teruji.

E. Jadwal Kegiatan

Dalam penulisan Tugas Akhir ini, dibuat jadwal penulisan yang diperlukan untuk dapat mengatur waktu dengan baik, supaya penulisan Tugas Akhir ini diselesaikan tepat waktu dengan baik. Riset ini dilakukan oleh penulis pada bulan Novembersampai denganDesember 2014 di Bagian Pendidikan Akademik Fakultas Ekonomi dan Bisnis, Jl. T. M. Hanafiah Kampus Universitas Sumatera Utara dan jadwal kegiatan dapat dilihat pada Tabel 1.1 berikut.

(15)

Tabel 1.1

Jadwal Kegiatan Penelitian

No Kegiatan November

Minggu II November Minggu III November Minggu IV Desember Minggu I 1. Persiapan

2. Pengumpulan Data

3. Penulisan Laporan

Sumber : Penulis (2014)

F. Sistematika Penulisan

Adapun sistematika penulisan Laporan Tugas Akhir ini dapat diuraikan sebagai berikut:

BAB I : PENDAHULUAN

Dalam bab ini, membahas latar belakang penelitian, perumusan masalah, tujuan, manfaat penelitian serta sisematika penulisan.

BAB II : PROFIL PERGURUAN TINGGI

Dalam bab ini, membahas mengenai sejarah ringkas Fakultas Ekonomi dan Bisnis Universitas Sumatera Utara, struktur organisasi dan Job Description, jenis kegiatan dan kinerja usaha terkini.

BAB III : PEMBAHASAN

Dalam bab ini, membahas tentang penelitian yang dilakukan penulis. Penelitian tersebut dilakukan pada Kantor Bagian Pendidikan Akademik Fakultas Ekonomi dan Bisnis Universitas Sumatera

(16)

Utara.Berkaitan dengan peranan budaya organisasi dalam meningkatkan kualitas pelayanan kepada mahasiswa pada bagian pendidikan akademik Fakultas Ekonomi dan Bisnis Universitas Sumatera Utara.

BAB IV : KESIMPULAN DAN SARAN

Dalam bab ini, menjelaskan tentang kesimpulan yang merupakan inti dari pembahasan penelitian dan saran yang merupakan masukan yang membangun bagi Fakultas Ekonomi dan Bisnis Universitas Sumatera Utara.

(17)

BAB II

PROFIL FAKULTAS EKONOMI DAN BISNIS UNIVERSITAS SUMATERA UTARA

A. Sejarah Ringkas Fakultas Ekonomi dan Bisnis Universitas Sumatera Utara

FEB USU didirikan tahun 1959 di Darussalam (Universitas Syah Kuala) Kota Kuraja (Banda Aceh). Yayasan Universitas Sumatera Utara sendiri pada waktu itu berada di Kota Medan, namun Fakultas Ekonomi yang berada di Kutaraja (Banda Aceh) tetap memakai nama dibawah panji Universitas Sumatera Utara. Ini menunjukan bahwa pada waktu itu teknik operasional berada di Kutaraja, sedangkan penyelesaian administrasinya tetap berada dibawah presiden Universitas Sumatera Utara (istilah untuk nama pimpinan pada waktu itu).

Selanjutnya Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara yang berkedudukan di Kutaraja (sekarang Banda Aceh) memisahkan diri dari Universitas Sumatera Utara dan bergabung dengan Universitas Syiahkuala, maka memperoleh status negeri dengan surat keputusan menteri Perguruan Tinggi dan Ilmu Pengetahuan R.I No.64/1961 tentang Penegrian Fakultas Ekonomi yang diselenggarakan oleh Yayasan Sumatera Utara dan pemasukan ke dalam lingkungan Universitas Sumatera Utara tanggal 24 November 1961 yang berlaku surat terhitung mulai 01 Oktober 1961.

Sesuai dengan keputusan Menteri Pendidikan dan Kebudayaan RI No 0535/0/1/1983, tanggal 08 Desember 1983, Keputusan Dirjen. Pendidikan tinggi No.131/DIKTI/Kep/1984, dan disusul Surat Keputusan 23/DIKTI/Kep/1987

(18)

No.25/DIKTI/Kep/1987 dan No.26/DIKTI/Kep/1987, Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara mengasuh dua jenjang Program Pendidikan, yaitu Program Pendidikan Strata-1 dan Program Pendidikan D-III. Program pendidikan Strata-1 meliputi 3 (tiga) departemen, yaitu : Departemen Ekonomi Pembangunan, Departemen Manajemen, Departemen Akuntansi. Sedangkan program Diploma-III terdiri dari : Jurusan Kesekretariatan, Jurusan Keuangan, dan Jurusan Akuntansi. Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara di Medan mulai menerima Mahasiswa pada bulan Agustus 1961.

pada tahun 2014, Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara resmi berubah nama menjadi Fakultas Ekonomi dan Bisnis Universitas Sumatera Utara.

Visi Fakultas Ekonomi dan Bisnis Universitas Sumatera Utara

Visi Fakultas Ekonomi dan Bisnis Universitas Sumatera Utara adalah menjadi salah satu Fakultas Ekonomi dan Bisnis termuka yang dikenal unggul dan mampu memenuhi kebutuhan pasar dalam persaingan global.

Misi Fakultas Ekonomi dan Bisnis Universitas Sumatera Utara

Misi Fakultas Ekonomi dan Bisnis Universitas Sumatera Utara adalah sebagai berikut :

1. Menghasilkan lulusan yang mempunyai karakter dan kompetensi dalam bidang ilmu Ekonomi, Manajemen dan Akuntansi yang berorientasi pasar. 2. Meningkatkan kualitas proses belajar mengajar dengan pemberdayaan

(19)

3. Mengembangkan dan meningkatkan pelaksanaan dharma penelitian dan pengabdian sebagai upaya meningkatkan mutu keilmuan dan sumber pendanaan fakultas dalam status PT. BHMN.

4. Senantiasa berusaha meningkatkan pelayanan kepada mahasiswa selaku pelanggan (customer) dan Stakeholders lainnya.

Tujuan Fakultas Ekonomi dan Bisnis Universitas Sumatera Utara

Tujuan Fakultas Ekonomi dan Bisnis Universitas Sumatera Utara :

a. Menghasilkan lulusan yang berkualitas dan mampu bersaing serta menyesuaikan diri terhadap perkembangan nasional dan internasional.

b. Menjadi lembaga yang berkemampuan melaksanakan penelitian-penelitian dan pengabdian kepada masyarakat dan respon terhadap perkembangan maupun perubahan.

B. Jenis Kegiatan

Fakultas adalah unsur pelaksana akademik yang melaksanakan dan mengembangkan pendidikan, penelitian, pekat dan pengabdian/pelayanan masyarakat dan pembinaan civitas akademik.FEB USU merupakan sebuah instansi yang menghasilkan jasa pendidikan non-profit (tidak berorientasi pada perolehan laba), seperti perusahaan penghasil jasa pada umumnya yang bertujuan menghasilkan laba bagi perusahaan.

FEB USU lebih berorientasi pada pelayanan pendidikan yang bermutu dan berkualitas, melakukan penelitian-penelitian yang bermanfaat bagi ilmu pengetahuan serta melakukan kegiatan sosial berupa kepada masyarakat sesuai

(20)

dengan Tri Dharma Tinggi : Penyelenggaraan Pendidikan, Pengabdian Penelitian dan Pengabdian kepada Masyarakat.

Dengan demikian, diharapkan lulusan-lulusan dari FEB USU adalah lulusan yang mempunyai kualitas yang baik dan mampu bersaing di lapangan pekerjaan nantinya.

C. Struktur Organisasi

Struktur Organisasi diperlukan untuk membedakan batas-batas wewenang dan tanggung jawab secara sistematis yang menunjukkan adanya hubungan/keterkaitan antara setiap bagian untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan.Demi tercapainya tujuan umum suatu instansi diperlukan suatu wadah untuk mengatur seluruh aktivitas maupun kegiatan instansi tersebut.Pengaturan ini dihubungkan dengan pencapaian instansi sebelumnya.Wadah tersebut disusun dalam suatu struktur organisasi dalam instansi.

Melalui struktur organisasi yang baik, pengaturan pelaksanaan dapat diterapkan, sehingga efisiensi dan efektivitas kerja dapat diwujudkan melalui kerja sama dengan koordinasi yang baik sehingga tujuan organisasi dapat dicapai. Suatu instansi terdiri dari berbagai unit kerja yang dapat dilaksanakan perseorangan, maupun kelompok kerja yang berfungsi melaksanakan serangkaian kegiatan tertentu dan mencakup tata hubungan secara vertikal melalui saluran tunggal. Struktur Organisasi FEB USU dapat dilihat pada Gambar 2.1 berikut ini:

(21)

STRUKTUR ORGANISASI FAKULTAS EKONOMI DAN BISNIS UNIVERSITAS SUMATERA UTARA

Sumber : Fakultas Ekonomi dan Bisnis Universitas Sumatera Utara (tahun 2014) Gambar 2.1.Struktur Organisasi Fakultas Ekonomi dan Bisnis Universitas Sumatera Utara

Rektor dan Pembantu Rektor

Dekan dan Pembantu Dekan

Ketua dan Sekretaris Departemen

Dewan Pertimbangan Fakultas

Kepala Sub Bagian Tata Usaha Departemen Ketua Program

Studi Inter Departemen

Kepala Bagian Tata Usaha

Unit Penunjang Fakultas

Ketua Program Studi Intra Departemen

Ketua Lab/Studio/Bengkel

Kepala Sub Bagian Tata Usaha Fakultas

(22)

Rektor : Prof. Dr. Syahril Pasaribu, DTMH, M.Sc, CTM, SpA (K) Pembantu Rektor I : Prof. Ir. Zulkifli Nasution, M.Sc, Ph.D

Pembantu Rektor II : Prof. Dr. Ir. Armansyah Ginting, M.Eng Pembantu Rektor III : Drs. Bongsu Hutagalung, M.Si

Pembantu Rektor IV : Prof. Dr. Ningrum Natasya Sirait, SH, MLI Pembantu Rektor V : Ir. Yusuf Husni

Sekretaris Eksekutif : Drs. M. Lian Dalimunthe, M.Ec. Ac

2. Pimpinan Fakultas Ekonomi dan Bisnis Universitas Sumatera Utara Dekan : Prof. Dr. Azhar Maksum, M.Ec, Ac, Ak Pembantu Dekan I : Fahmi Natigor Nasution, SE, M.Acc, Ak Pembantu Dekan II : Drs. H. Arifin Lubis, MM, Ak

Pembantu Dekan III : Drs. Ami Dilham, SE, M.Si 3. Dewan Pertimbangan FEB USU

Ketua : Drs. M. Lian Dalimunthe, M.Ec, Ac Sekretaris : Wahyu Ario Pratomo, SE, M.Ec Anggota : Drs. M. Lian Dalimunthe, M.Ec, Ac

Fahmi Natigor Nasution, SE, M.Acc, Ak Drs. H. Arifin Lubis, MM, Ak

Drs. Ami Dilham, SE, M.Si

Prof. Dr. Ade Fatma Lubis, MBA, MAFIS Prof. Dr. Ritha F. Dalimunthe, SE, M.Si Prof. Dr. Azhar Maksum, M.Ec, Ac Prof. Dr. Paham Ginting, MS Prof. Dr. Rismayani, MS

(23)

Prof. Dr. Ramli, MS

Prof. Dr. Syaad Afifudin, SE, M.Ec Prof. Dr. Lic. Rer. Reg Sirojuzilam, SE Prof. Erlina, SE, M.Si, Ph.D

Dr. Isfenti Sadalia, ME

Dr. Endang Sulistya Rini, M.Si Irsad, SE, M.Soc. Sc, Ph.D Drs. Firman Syarif, M.Si Dr. Murni Daulay, M.Si 4. Departemen

a. Ekonomi Pembangunan

Ketua : Wahyu Ario Pratomo, SE, M.Ec Sekretaris : Drs. Syahrir Hakim Nasution, M.Si Ketua Prodi S1 Ekonomi Pembangunan: Irsyad Lubis, SE, M.Soc, SC,

Ph.D

Sekretaris Prodi : Paidi Hidayat, SE, M.Si b. Manajemen

Ketua : Dr. Isfenti Sadalia, SE, ME Sekretaris : Dra. Marhayanie, M.Si

Ketua Prodi S1 Manajemen : Dr. Endang Sulistya Rini, M.Si Sekretaris Prodi : Dra. Friska Sipayung, M. Ketua Prodi D3 Keuangan : Dr. Yenni Absah, SE, M.Si Sekretaris Prodi : Syafrizal Helmi, SE, M.Si

Ketua Prodi D3 Kesekretariatan : Dr. Beby Karina Fawzeea Sembiring, SE, MM Sekretaris Prodi : Magdalena. L. L Sibarani, SE, M.Si

(24)

Ketua : Dr. Syarifudin Ginting, SE, Ak, MAFIS Sekretaris : Drs. Hotmal Jafar, MM, Ak

Ketua Prodi S1 Akuntansi : Drs. Firman Syarif, M.Si, Ak Sekretaris Prodi : Drs. Mutia Ismail, MM, Ak Ketua Prodi D3 Akuntansi : Drs. Rustam, M.Si, Ak

Sekretaris Prodi : Drs. Chairul Nazwar, M.Si, Ak

5. Bagian Tata Usaha

Kepala Bagian Tata Usaha : Ridwan Saleh, SH, CN Kasub. Kepegawaian : Maslan, SE

Kasub. Keuangan & Umum : Eka Juliani, SE

Kasub. Perlengkapan : Ahmad Faizul, SE, M.Si Kasub. Akademik : Dra. Cut Nilawati Kasub. Kemahasiswaan : Zailiana, S.Sos

6. Lembaga-lembaga Penunjang

Pengarah : Drs. Arifin Lubis, MM, Ak Sekretaris : Wahyu Ario Pratomo, SE, M.Ec Kepala Unit Pelayanan : Hotmal Dja’far, SE, MM, Ak 7. Bagian Perpustakaan

(25)

16 D. Kinerja Kegiatan Terkini Pendidikan Akademik

Setiap perusahaan mempunyai visi dan misi yang harus dijalankan sesuai dengan tujuan perusahaan, butuh waktu untuk mencapai itu semua begitu juga pada FEB USU, fakultas terus berupaya agar tujuan yang telah digariskan oleh fakultas dapat terwujud.Tidak mudah dalam mewujudkan itu semua karena membutuhkan kerja yang tinggi dan disiplin dan loyalitas dalam bekerja.

Pastinya untuk mendorong dalam mencapai hasil yang maksimal diperlukan kinerja yang bermutu dan tepat.Jadi kinerja usaha terkini yang dijalankan perusahaan adalah penyelenggaraan program pendidikan dan pengajaran terhadap mahasiswa, melakukan berbagai macam penelitian-penelitian ilmiah khususnya dibidang ekonomi yang bermanfaat bagi universitas.

Untuk mencapai kinerja pada bagian Pendidikan Akademik FEB USU menyusun beberapa langkah kegiatan sebagai berikut:

1. Peningkatan proses belajar mengajar, silabus metode dan alat yang digunakan dapat ditingkatkan.

2. Jumlah lulusan meningkat dan diharapkan lulus tepat waktu, serta indeks prestasi lebih baik.

3. Melakukan inovasi database mahasiswa, Kartu Rencana Mahasiswa, Kartu Hasil Studi, Jadwal kuliah, Jadwal Ujian Mid Semester dan Jadwal Ujian Semester yang telah terprogram.

4. Meningkatkan kompetensi mahasiswa, setiap penerimaan mahasiswa baru diadakan kegiatan kepemimpinan mahasiswa untuk kegiatan perkenalan dengan mahasiswa baru. 5. Meningkatkan jumlah mahasiswa yang diterima.

6. Mata kuliah yang diberikan kepada mahasiswa harus sesuai dengan kurikulum dan harus ada rumpun ilmunya.

(26)

lapangan agar dapat menghasilkan lulusan yang berkualitas.

E. Rencana Kegiatan Pendidikan Akademik

Rencana kegiatan Fakultas Ekonomi dan Bisnis Universitas Sumatera Utara antara lain sebagai berikut :

1. Penerimaan mahasiswa baru

2. Persiapan kuliah mahasiswa semester genap/ganjil 3. Perkuliahan semester genap/ganjil

4. Ujian mid semester/ujian semester genap/ganjil 5. Wisuda mahasiswa

(27)

BAB III PEMBAHASAN

A. Pengertian Budaya Organisasi dan Fungsi Budaya Organisasi

1. Pengertian Budaya Organisasi

Budaya telah menjadi konsep penting dalam memahami masyarakat dan kelompok manusia untuk waktu yang panjang. Budaya dalam arti anthropologi dan sejarah adalah inti dari kelompok dan masyarakat yang berbeda mengenai cara pandang anggotanya yang saling berinteraksi dengan orang luar serta bagaimana mereka menyelesaikan apa yang dilakukannya (Rivai, 2008:81).

Menurut definisi, budaya itu sukar dipahami, tidak berwujud, implicit dan dianggap sudah semestinya atau baku. Budaya sebagai suatu pola asumsi dasar yang dimiliki bersama yang didapat oleh kelompok ketika memecahkan masalah penyesuaian eksternal dan integrasi internal yang telah berhasil dengan cukup baik untuk dianggap sah dan oleh karena itu diharapkan untuk diajarkan kepada anggota baru sebagai cara yang tepat untuk menerima, berpikir dan merasa berhubungan dengan masalah tersebut (Rivai, 2008:93).

Budaya organisasi merupakan sistem penyebaran kepercayaan dan nilai-nilai yang berkembang dalam suatu organisasi dan mengarahkan perilaku anggota-anggotanya.Budaya organisasi dapat menjadi instrumen keunggulan kompetitif yang utama, yaitu bila budaya organisasi mendukung strategi organisasi. Robbins (2006:147) mendefinisikan budaya organisasi sebagai suatu sistem makna bersama yang dianut oleh anggota-anggota yang membedakan organisasi tersebut dengan organisasi lain. Schein (2004:214) mendefinisikan budaya organisasi sebagai pola asumsi dasar yang ditemukan atau dikembangkan oleh suatu kelompok orang selagi

(28)

lingkungan eksternal, dan berintegrasi dengan lingkungan internal.

Kenneth, (2007:55) mendefinisikan budaya organisasi sebagai pola kepercayaan, nilai-nilai, dan cara yang dipelajari menghadapi pengalaman yang telah dikembangkan sepanjang sejarah organisasi yang memanifestasi dalam pengaturan material dan perilaku organisasi. Berdasarkan beberapa definisi budaya organisasi di atas maka dapat disimpulkan bahwa budaya organisasi merupakan norma-norma, nilai, asumsi, kepercayaan, kebiasaan yang dibuat dalam suatu organisasi dan disetujui oleh semua anggota organisasi sebagai pedoman atau acuan dalam organisasi dalam melakukan aktivitasnya baik yang diperuntukkan bagi karyawan maupun untuk kepentingan orang lain.

2. Fungsi Budaya Organisasi (Perusahaan)

Budaya melakukan sejumlah fungsi di dalam sebuah organisasi, yaitu meliputi :

1. Budaya mempunyai suatu peran menetapkan tapal batas, artinya budaya menciptakan perbedaan yang jelas antara satu organisasi dengan organisasi yang lain.

2. Budaya memberikan identitas bagi anggota organisasi. Artinya setiap anggota organisasi mempunyai sikap dan kepribadian serta watak tersendiri sesuai dengan ruang lingkup organisasinya masing-masing.

3. Budaya mempermudah timbulnya komitmen yang lebih luas dan pada kepentingan individu. Artinya dengan budaya organisasi para individu mempunyai kesempatan dalam mengoptimalkan kapasitas dan pemikirannya demi tujuan organisasi.

(29)

4. Budaya meningkatkan kemantapan sistem sosial. Artinya suatu system social akan sangat dipengaruhi oleh budaya yang berlaku.

5. Budaya sebagai mekanisme pembuat makna dan kendali yang memandu dan membentuk sikap serta perilaku karyawan. Artinya perilaku karyawan sangat dipengaruhi oleh budaya organisasi di mana ia berada. (Rivai, 2008:88).

B. Kualitas Pelayanan

Lukman (2004:71) bahwa: “kualitas pelayanan adalah pelayanan yang diberikan kepada pelanggan sesuai dengan standar pelayanan yang telah dibakukan sebagai pedoman dalam memberikan layanan.

Adapun pendapat Pasuraman (dalam Tjiptono, 2005:145) mengemukakan lima prinsip pelayanan publik agar kualitas pelayanan dapat dicapai, yaitu:

1. Bukti langsung (tangibles), meliputi fasilitas fisik, perlengkapan pegawai dan sarana komunikasi.

2. Keandalan (reliability), yakni kemampuan memberikan pelayanan yang dijanjikan dengan segera, akurat, dan memuaskan.

3. Daya tanggap (resposiveness), yaitu keinginan para staff untuk membantu para pelanggan dan memberikan pelayanan dengan tanggap.

4. Jaminan (assurance), mencakup pengetahuan, kemampuan, kesopanan, dan dapat dipercaya yang dimiliki para staff, bebas dari bahaya, resiko atau keragu-raguan.

5. Empati (empaty), meliputi kemudahan dalam melakukan hubungan komunikasi yang baik, perhatian pribadi, dan memahami kebutuhan para pelanggan.

(30)

reliability, tangibles, resposiveness, assurance, empaty, dan confidence.Komponen

tersebut merupakan satu kesatuan yang terintegrasi, artinya pelayanan menjadi tidak sempurna bila ada komponen yang kurang. Kualitas jasa atau layanan yang baik akan dapat memberikan kepuasan kepada masyarakat, dan dapat dilihat bahwa kepuasan pelangganlah yang harus diprioritaskan bukan keinginan penyedia jasa (pemerintah).

Untuk memberikan pelayanan publik yang baik atau memberikan pelayanan publik yang berkualitas tinggi, aparatur pemerintah harus memiliki tiga aspek yang diuraikan oleh (Supriatna, 2005:52) adalah:

a. Memiliki tanggung jawab yang tinggi selaku abdi negara dan abdi masyarakat. b. Responsif terhadap masalah yang dihadapi masyarakat khususnya yang

membutuhkan pelayanan masyarakat dalam arti luas.

c. Komitmen dan konsisten terhadap nilai standar dan moralitas dalam menjalankan kekuasaan pemerintah.

Pelayanan adalah suatu aktivitas atau serangkaian aktivitas yang bersifat tidak kasat mata (tidak dapat diraba) yang terjadi akibat adanya interaksi antara konsumen dengan pegawai atau hal-hal lain yang disediakan oleh perusahaan pemberi pelayanan yang dimaksudkan untuk memecahkan permasalahan konsumen/pelanggan (Ratminto, 2006:24). Empati dan peduli yang diberikan oleh petugas layanan pada orang lain (costumer) bukan bentuk merendahkan diri melainkan sikap mulia yang akan menempatkan posisi seseorang (pemberi layanan) dalam tempat yang terhormat dimata orang lain (pelanggan).

(31)

C. Lembaga Pendidikan Akademik

Lembaga pendidikan merupakan suatu lembaga yang memiliki peran dalam melaksanakan proses pendidikan. Lembaga pendidikan itu berupa lembaga pendidikan formal maupun non formal.Baik formal maupun non formal tetaplah lembaga tersebut punya peran yang sangat penting dalam membentuk insan yang berkualitas secara ilmu dan akhlak.Oleh karena itu, lembaga pendidikan pada awal didirikan sudah diberikan porsi yang sangat besar dalam mengembangkan kepribadian mahasiswa.Lembaga pendidikan merupakan bagian yang tipikal (sangat pening), yang mempunyai tujuan membantu Universitas pencapaian visi dan misi Universitas. Oleh karena itu, manfaat lembaga pendidikan (Sukirman, 2004 : 70) adalah :

1. Melatih kemampuan akademis. 2. Memperkuat mental, dan fisik. 3. Memperkuat tanggung jawab.

4. Melatih berkomunikasi dan menyatakan pendapat didepan umum. 5. Mengembangkan skill yang sudah ada sebelumnya.

6. Melatih disiplin. 7. Menambah wawasan.

8. Meningkatkan rasa kepedulian dan kepekaan pada masyarakat dan lingkungan mahasiswa.

9. Mengembangkan kecerdasan pikiran dan ilmu pengetahuan secara global. 10. Membina kemampuan kritis, produktif, kreatif, inovatif.

Lembaga pendidikan sebagai wadah tempat mahasiswa mengembangkan bidang akademis, kepribadian dan tempat membina persekutuan dikalangan mahasiswa, sebenarnya mempunyai peran dan fungsi yang sangat strategis dalam pengembangan sebuah Universitas maupun Perguruan Tinggi.

(32)

lembaga Pendidikan saat ini, dapat dikategorikan dalam 4 (empat) bagian yaitu : a. Organisasi

Dari sisi organisasi, ada beberapa hal yang perlu diperhatikan yaitu sebagai berikut :

1) Lemahnya pemahaman fungsionaris maupun anggota lembaga pendidikan terhadap aturan-aturan organisasi.

2) Aturan-aturan lembaga pendidikan sebagai norma-norma yang mengatur lembaga pendidikan terdapat banyak kelemahan didalamnya.

3) Sesuai dengan reformasi yang terus berkembang, lembaga pendidikan kurang menjawab tuntutan reformasi.

4) Pada saat ini, lembaga pendidikan cenderung berorientasi dalam melaksanakan program maupun kegiatan, daripada melakukan fungsi/ tugas-tugas lain yang seharusnya juga merupakan tugas-tugas lembaga pendidikan.

5) Periode yang tidak simultan juga turut mempengaruhi kinerja lembaga pendidikan.

6) Universitas dan fakultas kurang memberikan dukungan kepada lembaga pendidikan dalam melakasanakan program maupun kegiatannya.

b. Program

Dari sisi program, ada beberapa hal yang perlu diperhatikan yaitu sebagai berikut :

1) Akibat minim pemahaman fungsionaris akan aturan-aturan, lembaga pendidikan atau fakultas lebih berorientasi pada pencapaian kompetensi humanistik skill daripada profesional skill.

(33)

2) Lembaga pendidikan pada saat ini sangat lemah dalam hal kreativitas penyediaan program, sehingga cenderung mengikuti atau mengulang program-program terdahulu.

3) Lembaga pendidikan tidak mempunyai tolak ukur yang jelas dalam menilai keberhasilan sebuah program maupun kegiatan.

4) Program lembaga pendidikan cenderung tidak simultan dengan program Universitas maupun fakultas.

c. Anggaran

Ada dua hal yang harus diperhatikan dalam melihat konteks anggaran yang ada didalam lembaga pendidikan yaitu :

1) Minimnya anggaran lembaga pendidikan.

2) Lembaga pendidikan belum independen dalam mengelola anggarannya. d. Advokasi

Salah satu tugas lembaga pendidika dalam melayani mahasiswa adalah melakukan pembelaan terhadap mahasiswa dalam bidang akademik maupun non akademik.Namun tugas pembelaan tersebut kurang optimal oleh lembaga pendidikan. Paling tidak ada 4 (empat) hal yang menjadi persoalan dalam lembaga pendidikan yaitu :

1) Lembaga pendidikan kurang memahami peran pembelaan yang harus dilaksanakan.

2) Mahasiswa kurang mengoptimalkan lembaga pendidikan.

3) Fakultas maupun Universitas tidak memahami peran dan fungsi lembaga pendidikan dalam melakukan advokasi bagi mahasiswa.

4) Kurangnya wadah lembaga pendidikan dalam memebrikan informasi kepada mahasiswa, sehingga mahasiswa kurang memahami (Siagian, 2007:44).

(34)

hanya keempat hal diatas yang menjadi persoalan yang dihadapi lembaga pendidikan.Masih banyak persoalan-persoalan yang tidak mampu dijawab oleh lembaga pendidikan saat ini. Lembaga pendidikan pada saat ini, dihadapkan pada persoalan-persoalan lain seperti: krisis kepercayaan oleh mahasiswa terhadap lembaga pendidikan, dan model struktur yang tidak akomodatif.

D. Peranan Budaya Organisasi dan Bentuk Pelayanan Kepada Mahasiswa pada Bagian Pendidikan Akademik FEB USU

Budaya sangat mempengaruhi kinerja pegawai FEB USU. Terdapat beberapa unsur budaya organisasi yang melekat pada petugas atau pegawai. Beberapa unsur tersebut adalah moral, perilaku (norma), ilmu pengetahuan serta kebiasaan. Unsur tersebut tidak lepas dari kegiatan sehari-hari para petugas/pegawai itu sendiri.Faktor-faktor yang menyebabkan terjadinya unsur budaya tersebut adalah ketidaksiplinan pegawai, kurang efisien dalam bekerja serta kurangnya pengetahuan tentang akademik itu sendiri.Ketidaksiplinan pegawai menjadi faktor penting karena, dengan tidak disiplinnya pegawai banyak pekerjaan yang terlambat dikerjakan (tidak tepat waktu).Sehingga mahasiswa menunggu lama untuk mendapatkan hasil berkas tersebut.Terlambat datang dan terlalu cepat pulang juga menjadi kendala terhadap mahasiswa, sehingga banyak siswa yang kecewa karena urusannya ditunda.Maka dari itu para pegawai FEB harus bisa merubah pola pikir nya agar budaya tersebut tidak menjadi turun menurun. Mampu bekerja sama baik dengan mahasiswa serta staf pengajar/dosen. Sehingga pegawai/petugas mendapatkan apresiasi dan kepercayaan penuh terhadap mahasiwa.

(35)

Mahasiswa FEB USU sangat membutuhkan pelayanan yang baik dari Bagian

Akademik.Karena kegiatan belajar mengajar di tentukan dari Bagian Akademik.Pelayanan di

Bagian Akademik sampai saat ini di anggap kurang baik, dengan demikian pelayanan di Bagian Akademik sangatlah berperan penting untuk memperlancar kegiatan belajar mengajar mahasiswa, apabila segala urusan di Bagian Akademik macet, misalnya jadwal kuliah yang bentrokan tidak sesuai dengan mata kuliahnya maka dapat menghambat proses belajar mengajar.

Disamping itu, masih ada juga sebagian pegawai yang cepat dan tepat dalam mengerjakan dan menyelesaikan pekerjaannya.Sehingga pekerjaan tersebut dapat selesai sesuai dengan targetnya dan para mahasiswa FEB pun tidak perlu menungu lama untuk mengambil berkasnya yang dikerjakan oleh pegawai.Ada juga beberapa pegawai yang ramah sehingga tidak sedikit mahasiswa yang akrab dengan pegawai tersebut dan membuat pegawai dan mahasisiwa FEB USU dapat bercanda-canda dan berbasa-basi.

Pelayanan akademik di definisikan sebagai bagian dari sistem informasi akademik yang di titik beratkan pada sisi pendistribusian informasi.Masalah yang terlihat saat ini adalah sering adanya keterlambatan penerimaan informasi karena keterbatasan user untuk mengakses informasi tersebut.Dengan demikian, muncul tuntutan untuk bisa mendapatkan informasi akademik secara cepat, dimanapun dan kapanpun. Masalah lain yang tampak adalah adanya prosedur yang rumit dalam beberapa transaksi akademik sehingga proses penanganannya terlihat tidak efektif dan membutuhkan waktu yang lama.

(36)

1. Ujian

Tujuan dari kegiatan ini adalah untuk mengevaluasi hasil proses perkuliahan yang telah di lakukan., sedangkan ruang lingkupnya adalah berlaku mulai tatap muka sudah mencapai 14 kali sampai dengan pengumuman hasil ujian.

2. Kartu Rencana Studi ( KRS)

Memberikan pelayanan yang berhubungan dengan Kartu Rencana Studi yang harus sudah diisi sebelum perkuliahan dimulai.Tujuan ini adalah untuk memberitahu kepada mahasiswa tentang mata kuliah yang sudah di tentukan oleh fakultas.

3. KRS Hilang

Dibagian akademik juga memberikan pelayanan untuk mengurus KRS mahasiswa yang hilang.Dengan meminta kepada pegawai yang bertugas di bagian pengurusan KRS, yaitu diruang data base.

4. Perbaikan Kartu Rencana Studi ( PKRS )

Apabila ada perubahan mata kuliah maka mahasiswa di wajibkan melakukan perbaikan Kartu Rencana Studi on line pada jadwal yang telah di tentukan setelah itu melapor ke bagian akademik untuk selanjutnya diproses.

5. Transkrip Nilai

Setelah sudah bebas mata kuliah transkrip dapat keluar dan di berikan ke departemen setelah itu di cek dan dapat di paraf oleh ketua departemen lalu di kembalikan lagi ke bagian pendidikan untuk di cek ulang oleh kasubbag pendidikan dan di berikan ke Pembantu Dekan I setelah itu di tanda tangani oleh Dekan.

(37)

6. Ujian Khusus

Tujuan dari kegiatan ini adalah untuk menghemat waktu kelulusan sehingga dapat menyelesaikan studi dengan cepat dan baik dengan harus memenuhi syarat – syarat sebagai berikut :

a. Setelah nilai tugas akhir, nilai magang sudah ada. b. Maksimal 8 SKS tidak boleh lebih.

c. Nilai minimum D

d. Lampiran nilai tugas akhir. e. Fotocopy SPP.

7. Informasi penting – penting lainnya

Pengumuman–pengumuman, seperti : registrasi dan statistik mahasiswa, penyelengaraan wisuda, penataran, daftar nama mahasiswa yang akan di wisuda, dies natalis, jumlah lulusan mahasiswa putus kuliah dan mutasi, semua diproses dan di inforrmasikan oleh bagian akademik, sedangkan pelayanan yang dapat di berikan secara on-line yaitu pengelolaan Kartu Rencana Studi melalui portal Universitas Sumatera Utara. agar memudahkan mahasiswa dan para pegawai dalam pelayanan

informasi dengan cara mengaks

merupakan pelayanan yang berfungsi sebagai media informasi dan komunikasi seluruh alumni Universitas Sumatera Utara dan almamater.Pelayanan ini membantu Universitas Sumatera Utara dalam menghadapi kompleksitas pengelolaan jumlah alumni yang terus bertambah seiring pertambahan jumlah mahasiswa yang masuk tiap tahun.

(38)

E. Faktor-faktor yang Mempengaruhi kerjaan dalam meningkatkan Pelayanan Mahasiswa pada Bagian Akademik

1. Fasilitas

Pada bagian Pendidikan Akademik Fakultas Ekonomi dan Bisnis Universitas Sumatera Utara terdapat beberapa fasilitas kerja yang berguna untuk membantu para pegawai dalam mengerjakan pekerjaannya dan untuk membantu produktivitas kerja para karyawan atau pegawai bagian Pendidikan Fakultas Ekonomi dan Bisnisn Universitas Sumatera Utara.

Beberapa fasilitas yang terdapat pada bagian Pendidikan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara adalah :

a. Komputer dan Perangkatnya

Komputer adalah salah satu alat elektronik yang berfungsi untuk mengolah data dengan menggunakan suatu program tertentu untuk menghasilkan informasi. Komputer sangat berperan penting untuk mengerjakan tugas-tugas kantor sehingga dapat menghasilkan pekerjaan yang efektif dan efisien. Komputer sangat dibutuhkan dan berguna untuk mendukung tugas-tugas pegawai.

Pada bagian akademik FEB USU terdapat 6 (enam) PC unit komputer yang disediakan.Komputer tersebut digunakan untuk mengerjakan tugas-tugas para pegawai/petugas pada bagian akademik Fakultas Ekonomi dan Bisnis Universitas Sumatera Utara.

(39)

1) Komputer dapat menyimpan banyak data mahasiswa/i FEB USU, baik itu berupa, CD, maupun diflashdisk dan dapat dilihat kembali apabila sewaktu-waktu diperlukan, sehingga dapat menghemat waktu dan tenaga.

2) Komputer dapat digunakan untuk mencari informasi mengenai berita-berita yang dibutuhkan melalui internet.

3) Komputer juga dapat dipergunakan untuk mengirimkan informasi maupun data-data lainnya melalui penggunaan email.

Kerugian dari penggunaan komputer antara lain :

a) Memerlukan tenaga yang benar-benar cakap dan ahli dalam menggunakan komputer.

b) Memerlukan biaya yang lebih untuk membeli, merawat, dan memelihara fasilitas kantor terutama komputer.

c) Komputer tidak dapat digunakan dalam waktu yang sangat lama karena komponen serta peralatan yang ada didalam komputer cepat panas.

b. Printer

Printer merupakan fasilitas kantor yang digunakan untuk mencetak hasil pengetikan, baik itu berbentuk data, laporan, maupun surat-surat yang diketik melalui komputer. Melalui printer juga data-data dapat diperbanyak selayaknya mesin fotokopi.

Pada bagian akademik FEB USU terdapat 6 (enam) unit mesin printer yang terletak pada masing-masing meja kerja pegawai.Tetapi dari 5 (empat) unit printer terdapat 1 unit yang masih menggunakan printer jenis lama.Kegunaan printer pada bagian Pendidikan yaitu untuk mencetak hasil-hasil ketikan berupa dokumen yang telah dibuat sebelumnya.

(40)

Filling cabinet adalah peralatan kantor yang biasanya berbentuk persegi empat

panjang yang diletakkan secara vertikal dan digunakan untuk menyimpan berkas atau arsip-arsip. Adapun yang tersimpan didalam filling cabinet adalah berkas-berkas mahasiswa dan alumni.

Pada bagian akademik FEB USU terdapat 4 filling cabinet. Filling cabinet dapat menyimpan berkas-berkas sehingga penyusunannya tersusun rapi dan terstruktur akan tetapi filling cabinet hanya dapat menyimpan berkas-berkas dalam jumlah terbatas. d. Lemari Besi

Pada bagian akademik FEB USU memiliki 6 lemari besi yang berguna untuk menyimpan data-data mahasiswa dan dokumen pening lainnya.Adapun isi lemari besi adalah kartu evaluasi belajar mahasiswa yang masih aktif dan kartu hasil studi mahasiswa sesuai dengan departemen/prodi masing-masing.

e. Lemari Kayu

Pada bagian akademik FEB USU terdapat 12 lemari kayu. Lemari kayu yang terdapat pada bagian akademik adalah untuk menyimpan data nilai dan untuk menyimpan surat masuk dan surat keluar dan sebagian lagi digunakan untuk menyimpan berkas-berkas alumni.

f. Meja

Pada bagian akademik FEB USU terdapat 18 meja. Yang terdiri dari 8 meja kaca, yaitu meja staf pegawai pada bagian akademik dan meja Kasubag, 8 meja untuk komputer, serta 2 set meja untuk mahasiswa/i (tamu).

Meja adalah sebagian prasarana perkantoran yang harus dimiliki untuk mempermudah pekerjaan pegawai atau karyawan.Tetapi yang harus dipertimbangkan

(41)

bahwa permukaan meja tidak boleh terlalu besar agar segala sudut dapat dijangkau dengan tangan orang yang mempergunakannya.

g. Kursi

Pada bagian akademik FEB USU terdapat 18 kursi. Diantaranya adalah 8 kursi yang digunakan untuk kerja pegawai, sementara 4 set atau 8 kursi lainnya sebagai kursi untuk mahasiswa/i (tamu).

Walaupun fasilitas pada Kantor Bagian akademik FEB USU sudah cukup tersedia tetapi masih ada kekurangan-kekurangan yang menyebabkan lambatnya pelayanan yaitu :

1) Kurangnya pemeliharaan arsip secara khusus agar arsip tersebut tidak rusak. Seperti jaranganya membersihkan ruangan setiap harinya serta merapikan dan membersihkan arsip dengan kain lap atau bulu ayam.

2) Masih banyak folder-folder dengan nama atau tanda yang sama. Sehingga pada saat pencarian masih agak sulit untuk menemukannya.

3) Masih banyak arsip yang tercampur adukkan. Sehingga apabila suatu saat diperlukan, harus membongkar semua arsip yang ada.

2. Lingkungan Kerja dan Iklim Kerja

Lingkungan kerja sangat penting diperhatikan seperti: a. Ruang kerja yang kondusif

Ruangan tenang yang tidak terganggu suara bising dari luar. b. Sistem informasi kurang memadai

Tidak efektif dan efisien dalam menggunakan mesin printer yang tidak berfungsi dengan baik.Pemakaian ruang juga selalu dikaitkan dengan tata ruang. Tata ruang kantor berupa pengaturan dan penyusunan seluruh peralatan dan perlengkapan kantor mulai dari mesin yang digunakan dikantor sampai perabot

(42)

nyaman, leluasa, dan bebas untuk bergerak guna tercapainya suatu sistem pelayanan yang baik dan berkualitas. Kurangnya wadah untuk memebri informasi yang bisa dilihat/diketahui oleh mahasiswa, sehingga mahasiswa tidak kebingungan.

Memungkinkan pemakaian ruang kerja secara efisien merupakan salah satu tujuan dari pengaturan tata ruang kantor. Pada kantor bagian Pendidikan Fakultas Ekonomi dan Bisnis Universitas Sumatera Utara dalam rangka mendukung penerapan sistem pelayanan yang baik dalam pekerjaan kantor maka hal tersebut dapat dilihat dari :

c. Tata ruang kantor yang dipergunakan pada kantor bagian Pendidikan Fakultas Ekonomi dan Bisnis Universitas Sumatera Utara dilengkapi dengan Air

Conditioner(AC). Pengaturan ruangan dilakukan sedemikian rupa sehingga lalu

lintas warkat dapat ditempuh dengan jarak yang singkat.

d. Berkas atau file-file yang tidak terpakai lagi segera dibuang. Misalnya, arsip-arsip yang dianggap tidak perlu lagi segera dimusnahkan.

e. Alat atau perlengkapan kantor letaknya dekat dengan pegawai yang menggunakannya. Misalnya, benda-benda kecil yang sering dipakai adalah alat-alat tulis. Pada kantor Bagian Pendidikan Fakultas Ekonomi dan Bisnis Universitas Sumatera Utara alat-alat tulis secara umum setiap umum setiap pegawai meletakkannya diatas meja kerja mereka dengan rapi.

3. Sumber Daya Pegawai itu Sendiri

Dalam bagian Pendidikan pegawai memiliki produktivitas kerja yang baik, hal-hal yang bersumber dari pegawai itu sendiri antara lain :

(43)

Bagian Pendidikan semua pegawainya memiliki predikat S1. b. Kompetensi

Kualitas dan kreativitas yang dimiliki pegawai bagian Pendidikan. c. Motivasi

Para pegawai di bagian Pendidikan memiliki semangat dalam melakukan tujuan di mana dapat memberi kemudahan mahasiswa untuk mengurus kepentingan di setiap semester perkuliahan yang berjalan di Fakultas, seperti :

1) Membagikan KRS dan KHS kepada mahasiswa. 2) Melegalisir ijazah atau transkip nilai alumni.

3) Membuat surat ujian komprehensif bagi mahasiswa S1.

4) Mengurus transkip nilai mahasiswa fakultas ekonomi dan bisnis. 5) Mendata mahasiswa wisuda.

6) Membagikan baju dan toga untuk mahasiswa yang mau wisuda. 7) Mengurus jadwal dosen dan mata kuliah.

4. Disiplin Kerja

Disiplin kerja dalam organisasi sangat memegang peranan penting.Disiplin kerja merupakan ketaatan, kepatuhan untuk mengikuti aturan yang menjadi tanggung jawab pegawai. Disiplin sangat berkaitan dengan wewenang, karena apabila kewenangan tidak dijalankan dengan semestinya maka disiplin itu akan hilang, dan tidak akan tercapai tujuan yang diharapkan. Disiplin kerja pegawai membuat mereka dapat mencapai pretasi kerja yang optimal.

Disiplin kerja di bagian akademik FEB USU adalah

a. Hari Senin sampai dengan Kamis jam kerja mulai pukul 08.00-14.00 wib. b. Hari Jum’at jam kerja mulai pukul 08.00-11.30 wib.

(44)

peraturan yang ada.Komunikasi antara pimpinan dengan para pegawai harus terlihat baik.Pimpinan melihat secara langsung apakah kedisiplinan sudah terlaksana dengan baik. Pimpinan dapat secara langsung memberikan teguran kepada pegawai yang bekerja malas-malasan dan yang tidak bekerja pada saat jam kerja. Jadi komunikasi antara pimpinan dengan pegawai harus terjalin hubungan kerja yang baik, yang pada akhirnya pelaksanaan pekerjaan dapat dilakukan seefektif dan seefisien mungkin.

Dalam menyelesaikan pekerjaan, semua pegawai dibagian akademik FEB USU juga harus disiplin.Pekerjaan yang dikerjakan secara disiplin dapat membuat pekerjaan tersebut cepat selesai.Sehingga tidak ada pekerjaan yang tertunda.

Absensi kehadiran para pegawai juga sangat mempengaruhi kelancaran pekerjaan pegawai. Dalam rangka meningkatkan kinerja pegawai, langkah-langkah yang perlu dilakukan untuk diperhatikan terhadap pegawai adalah berupa: kenaikan pangkat, kenaikan gaji berkala, liburan bersama dan lain-lain. Organisasi mengharapkan langkah-langkah peningkatan kerja tersebut dapat membantu meningkatkan loyalitas dan dedikasi pegawai sehingga mereka mampu menghasilkan dan memberikan prestasi kerja yang optimal. Bagi pegawai yang tidak disiplin akan diberikan suatu peringatan. Dengan demikian setiap pegawai yang ada di FEB USU memahami apa yang diharapkan dari organisasi dimasa yang akan datang.

Tujuan kedisiplinan adalah untuk mengkoreksi penampilan kerja pegawai dan untuk mendorong pegawai berprilaku sepantasnya ditempat kerja, dimana perilaku yang pantas ditetapkan sebagai kebutuhan terhadap peraturan dan prosedur.

Adapun manfaat kedisiplinan bagi Fakultas Ekonomi dan Bisnis Universitas Sumatera Utara adalah sebagai berikut :

(45)

2) Pada waktu jam kerja pegawai tidak bermalas-malasan.

3) Pegawai lebih semangat dalam kerjanya karena ada peningkatan prestasi kerja yang berpengaruh pada peningkatan jabatan.

(46)

KESIMPULAN DAN SARAN

A. Kesimpulan

Adapun kesimpulan yang dapat diambil dari hasil penelitan pada Bagian pendidikan Fakultas Ekonomi dan Universitas Sumatera Utara adalah sebagai berikut :

Sistem Pelayanan untuk mahasiswa di Fakultas Ekonomi dan Universitas Sumatera Utara belum baik, disebabkan karena kurang maksimalnya kerja pegawai dalam melayani mahasiswa misalnya dalam hal pelayanan kebutuhan akademik yang terkadang membingungkan dan lambat prosesnya.Penyampaian informasi yang ditujukan kepada mahasiswa umumnya tidak akurat yaitu penyajian informasi yang masih lambat disampaikan ke penerima. Fasilitas kerja yang ada pada Fakultas Ekonomi dan bisnis Universitas Sumatera Utara sudah tergolong lengkap, tetapi beberapa teknologi tidak uptodate yaitu tidak mengikuti perkembangan sesuai dengan kemajuan teknologi karena masih menggunakan mesin-mesin yang sudah lama atau tua yang menyebabkan pekerjaan karyawan sedikit terhambat seperti mesin printer. Sistem kearsipan pada Bagian Kemahasiswaan Fakultas Ekonomi dan Bisnis Universitas Sumatera Utara sudah cukup tersedia, tetapi masih ada beberapa kekurangan.

(47)

B. Saran

Adapun saran-saran yang dapat diberikan kepada bagian Pendidikan Fakultas Ekonomi dan Bisnis Universitas Sumatera Utara adalah sebagai berikut :

Peningkatan terhadap efisiensi kerja hendaknya mendapakan perhatian yang lebih serius sehingga dapat mendatangkan motivasi tersendiri kepada karyawan untuk bekerja lebih baik lagi.Untuk mendapatkan suatu hasil kerja yang baik seharusnya diimbangi dengan pemenuhan fasilitas kerja yang baik pula. Contohnya: yang pertama, fasilitas komputer, yang mana fasilitas ini sangat kurang. Yang kedua, seharusnya kenyamanan ditempat kerja perlu ditingkatkan, dengan menjadikan ruang kerja yang sejuk dan nyaman serta mampu memotivasi karyawan didalam melaksanakan kewajibannya. Kemampuan pegawai bagian Kemahasiswaan untuk bekerja sama dengan pegawai lainnya harus terjalin dengan baik agar pelaksanaan pekerjaan terlaksana dengan baik pula. Pada kantor bagian Kemahasiswaan fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara diharapkan dapat selalu menyusun rencana kerja disesuaikan dengan tepat waktu.

(48)

Amstrong, Michael. 2009:95.,Perilaku dan Budaya Organisasi. Bandung : Rafika Adi Tama.

FE USU, 2007., Pedoman dan Informasi Fakultas Ekonomi 2007-2008. Medan: USU Press.

http:mbegedut.blogspot.com/2014/00/pengertian pelayanan menurut para ahli.html,. Edi Santoso.

Kotler, Philip dan Tjiptono, Fandy., 2005: 116., Defenisi Pelayanan. Jakarta : PT. Gramedia Utama.

http:blog.co.id/2014/lembaga pendidikan.html.myblog.Irma Suryana

Napitupulu, Paimin. 2007., Pelayanan Publik dan Customer Satisfaction. Jakarta: Penerbit PT. Alumni.

Rivai, Veithzal. 2008:81.,Teori Budaya Organisasi. Jakarta : PT. Rineka Cipta. Robins, Philip, Stephen. 2006:147.,Perilaku Organisasi. Jakarta : PT. Bumi Aksara. Schein, Edgar, Henry. 2004 :213., Budaya Organisasi. Jakarta : Serambi.

Ratminto & Winarsih, Atik, Septi,.2009:24., Manajemen Pelayanan. Yogyakatrta: Pustaka Pelajar.

Santoso, Lukman. 2004:71.,Manajemen Kualitas Pelayanan. Jakarta : STIA LAN Press.

Siagian, Sondang 2007:44.,Teori Pengembang Organisasi. Jakarta : PT. Bumi Aksara. Sukirman, Dadang, 2004:70.,Lembaga pendidikan. Jakarta : Rineka Cipta.

(1)

Bagian Pendidikan semua pegawainya memiliki predikat S1. b. Kompetensi

Kualitas dan kreativitas yang dimiliki pegawai bagian Pendidikan. c. Motivasi

1) Membagikan KRS dan KHS kepada mahasiswa. 2) Melegalisir ijazah atau transkip nilai alumni.

3) Membuat surat ujian komprehensif bagi mahasiswa S1.

4) Mengurus transkip nilai mahasiswa fakultas ekonomi dan bisnis. 5) Mendata mahasiswa wisuda.

6) Membagikan baju dan toga untuk mahasiswa yang mau wisuda. 7) Mengurus jadwal dosen dan mata kuliah.

4. Disiplin Kerja

Disiplin kerja di bagian akademik FEB USU adalah

a. Hari Senin sampai dengan Kamis jam kerja mulai pukul 08.00-14.00 wib. b. Hari Jum’at jam kerja mulai pukul 08.00-11.30 wib.

(2)

Para pegawai yang bekerja di Bagian Pendidikan FEB USU harus taat dengan peraturan yang ada.Komunikasi antara pimpinan dengan para pegawai harus terlihat baik.Pimpinan melihat secara langsung apakah kedisiplinan sudah terlaksana dengan baik. Pimpinan dapat secara langsung memberikan teguran kepada pegawai yang bekerja malas-malasan dan yang tidak bekerja pada saat jam kerja. Jadi komunikasi antara pimpinan dengan pegawai harus terjalin hubungan kerja yang baik, yang pada akhirnya pelaksanaan pekerjaan dapat dilakukan seefektif dan seefisien mungkin.

Adapun manfaat kedisiplinan bagi Fakultas Ekonomi dan Bisnis Universitas Sumatera Utara adalah sebagai berikut :

(3)

2) Pada waktu jam kerja pegawai tidak bermalas-malasan.

3) Pegawai lebih semangat dalam kerjanya karena ada peningkatan prestasi kerja yang berpengaruh pada peningkatan jabatan.

(4)

BAB IV

KESIMPULAN DAN SARAN

A. Kesimpulan

Adapun kesimpulan yang dapat diambil dari hasil penelitan pada Bagian pendidikan Fakultas Ekonomi dan Universitas Sumatera Utara adalah sebagai berikut :

(5)

B. Saran

Adapun saran-saran yang dapat diberikan kepada bagian Pendidikan Fakultas Ekonomi dan Bisnis Universitas Sumatera Utara adalah sebagai berikut :

(6)

DAFTAR PUSTAKA