Tahap Perencanaan (Plan)

A. Tahap Perencanaan (Plan)

Tahap perencanaan merupakan tahap dimana pengumpulan informasi tentang proses yang ada di Instalasi Farmasi RSDM Surakarta untuk kemudian dijadikan dasar dalam penetapan rencana perbaikan.

Instalasi Farmasi RSDM Surakarta sebagai bagian yang tak terpisahkan dari sistem pelayanan rumah sakit yang berorientasi kepada pelayanan pasien, penyediaan obat bermutu, termasuk pelayanan farmasi klinik yang terjangkau bagi semua lapisan masyarakat, selalu memperhatikan kualitas pelayanannya agar keseluruhan proses pelayanan dalam rumah sakit dapat berjalan dengan baik. Akan tetapi, dalam prosesnya masih dijumpai beberapa kendala, seperti terlihat dari hasil pengukuran kepuasan pelanggan terhadap pelayanan farmasi rawat inap Instalasi Farmasi RSDM Surakarta sebagai bagian yang tak terpisahkan dari sistem pelayanan rumah sakit yang berorientasi kepada pelayanan pasien, penyediaan obat bermutu, termasuk pelayanan farmasi klinik yang terjangkau bagi semua lapisan masyarakat, selalu memperhatikan kualitas pelayanannya agar keseluruhan proses pelayanan dalam rumah sakit dapat berjalan dengan baik. Akan tetapi, dalam prosesnya masih dijumpai beberapa kendala, seperti terlihat dari hasil pengukuran kepuasan pelanggan terhadap pelayanan farmasi rawat inap

Hal tersebut dimintakan tanggapan dari Bp. Drs. Waluyo, Apt. selaku Kepala Sub Instalasi Farmasi Pelayanan Gudang Farmasi dan Kebutuhan Ruangan di RSDM Surakarta:

“Kepuasan pelanggan itu tidak hanya cukup obatnya. Jadi, mereka tentu merasa puas kalau semua keperluan bisa terpenuhi, misalnya pasien butuh informasi obat seperti kalau minum obat yang ini dengan yang itu bagaimana? itu kan namanya pelayanan informasi obat. Jadi pelayanan kita tidak hanya termasuk harga yang terjangkau tetapi administrasinya juga harus cepat, tanpa lama menunggu dan sebagainya”. (Wawancara 17 Juni 2009)

Oleh karena itu continual improvement kinerja dibutuhkan agar masalah- masalah yang tersebut dapat terselesaikan. Instalasi Farmasi RSDM Surakarta mempunyai komitmen terhadap perbaikan berkesinambungan tersebut.

Continual improvement kinerja Instalasi Farmasi RSDM Surakarta meliputi:

A.1. Perbaikan Sistem

A.1.1 Perbaikan Pelayanan Farmasi Klinik

Tuntutan masyarakat akan mutu pelayanan farmasi di rumah sakit, mengharuskan adanya perubahan pelayanan dari paradigma lama drug

mempunyai rencana perbaikan dalam sistemnya dengan berkembangnya sistem farmasi dari sistem atau paradigma tradisional ke arah pelayanan farmasi klinik tersebut. Perubahan yang dimaksudkan adalah Instalasi Farmasi RSDM Surakarta sekarang ini tidak hanya berperan dalam melayani resep obat atau mengelola perbekalan farmasi saja, tetapi bertanggung jawab pula dalam menjamin penggunaan obat dan alat kesehatan sesuai dengan indikasi, efektif aman dan terjangkau oleh pasien melalui penerapan pengetahuan, keterampilan dan perilaku apoteker serta bekerja sama dengan pasien serta profesi kesehatan lain.

Hal tersebut dijelaskan oleh Bp. Waluyo, Apt dalam wawancara berikut:

“Kalau sistem tentu Farmasi itu terus berkembang, jadi mula-mula sistem yang awal itu sistem tradisional artinya Farmasi tugasnya hanya melayani resep atau hanya mengelola barang saja, ada resep dilayani selesai. Jadi sekarang berkembang ke arah Farmasi klinik namanya. Farmasi klinik itu disamping mengelola barang juga mengelola pasien. Dia memonitor apakah dosisnya tepat, apa ada efek samping obat, apakah obat yang diberikan itu ada interaksi atau tidak, bagaimana jalan keluarnya dan sebagainya”. (Wawancara 17 Juni 2009)

Hal senada juga dijelaskan oleh Ibu D Uniarti Wijaya, Ssi, Apt, selaku Kepala Sub Instalasi Administrasi dan Pendidikan berikut ini:

“Pelayanan farmasi tradisional adalah pelayanan farmasi

Lebih jelas kegiatan pelayanan farmasi klinik seperti tertuang dalam pedoman kerja Instalasi Farmasi RSDM Surakarta adalah sebagai berikut:

 Mengkaji instruksi pengobatan atau resep pasien.

 Mengidentifikasi masalah yang berkaitan dengan penggunaan obat dan alat kesehatan.

 Mencegah dan mengatasi masalah yang berkaitan dengan penggunaan obat dan alat kesehatan.

 Memantau efektivitas dan keamanan maslah yang berkaitan dengan penggunaan obat dan alat kesehatan.

 Memberikan informasi tentang obat atau alat kesehatan kepada petugas kesehatan, pasien atau keluarganya.

A.1.2 Pengembangan Computerize

Perbaikan sistem Instalasi Farmasi RSDM Surakarta yang lain adalah berkembangnya sistem pelayanan yang berbasis informasi dimana Instalasi Farmasi telah memakai sistem LAN atau computerize sehingga proses pelayanan lebih efektif dan efisien, seperti dalam proses pengelolaan obat atau perbekalan farmasi. Perbekalan farmasi mempunyai jenis dan jumlah

Tentunya, banyaknya perbekalan farmasi yang harus dikelola tersebut akan menjadi lebih cepat dengan pengembangan computerize.

Berikut wawancara dengan Bp. Drs. Waluyo, Apt. :

“Ada kegiatan Instalasi Farmasi perbaikan sistem yang lain misalnya dahulu farmasi itu kalau dimintai data masih lambat, mengapa? Karena yang diurus itu obat dan alat kesehatan yang itemnya banyak antara tiga ribu sampai empat ribu item dan untuk menghitungnya itu lama. Kemudian diperbaiki dengan LAN atau computerize. Terus nanti ada pelayanan informasi obat harus pakai LAN itu. Jadi tidak mandeg tetapi harus berkesinambungan”. (Wawancara, 17 Juni 2009)

Selain itu pula pengembangan computerize di Instalasi Farmasi RSDM Surakarta sekarang ini juga direncanakan untuk diarahkan sebagai data base dalam pelayanan farmasi klinik.

Hal tersebut senada dengan pernyataan Ibu D Uniarti Wijaya, Ssi, Apt. dalam wawancara sebagai berikut:

“Itu (computerize atau LAN) digunakan untuk pengelolaan obat atau perbekalan farmasi. Sifatnya pelayanan farmasi tradisional. Tetapi, computerize dapat pula digunakan sebagai data base untuk pelayanan farmasi klinik juga. Kita kembangkan ke arah situ”. (Wawancara, 22 Juli 2009)

Dari hasil wawancara di atas dapat disimpulkan bahwa rencana continual improvement dalam pengembangan computerize di Instalasi Farmasi adalah pengembangan computerize digunakan untuk mendukung kegiatan

A.2. Perbaikan Sasaran Mutu

Dengan diperolehnya sertifikasi ISO 9001:2000 oleh RSDM Surakarta pada 19 Juni 2007, komitmen akan adanya continual improvement kinerja dalam pelayanan di RSDM Surakarta semakin terlihat jelas. Demikian halnya dengan Instalasi Farmasi sebagai salah satu ruang lingkup dalam penerapan ISO 9001:2000 di RSDM Surakarta, komitmen akan adanya perbaikan terlihat jelas dan terdokumentasi dalam bentuk sasaran mutu. Sasaran mutu berhubungan langsung dengan komitmen akan adanya continual improvement . Oleh karena itu, sasaran mutu harus ditinjau dan direvisi atau diperbaiki sesuai dengan keperluan. Sasaran mutu Instalasi Farmasi RSDM Surakarta adalah sebagai berikut:

Tabel 3.1 Target dan Sasaran Mutu Instalasi Farmasi RSDM Surakarta Tahun 2006-2010

Frekue No

Target

Perspek Parameter

nsi Teknik Penan tif

Program

Pencapaian

Pelaporan ggung

Evalua si

Jawab

Per 6 Laporan Ka. an

bulan evaluasi Instala Pelangg

pelyanan

kinerja si an

Kuesioner

Pelangga Pelang Pelangg Pelangga Pelanggan

berdasarka

n puas

gan

an Puas

n Puas

Puas

n hasil

instalasi Farma

Puas

kesioner

Farmasi si

Pasien 45 menit

Per Laporan Ka. Askes

Tahun evaluasi Instala (Oleh

Menit

Menit

n Efisiensi

kinerja si Apotik

Pelayanan

instalasi Farma Pelengkap

Resep

Farmasi si )

Sumber: Instalasi Farmasi RSDM Surakarta

Berikut hasil wawancara dengan Ibu D Uniarti Wijaya, Ssi. Apt.,:

“Kita punya sasaran mutu untuk jangka waktu lima tahunan ya mbak ya, jadi tidak tercapai di satu waktu kita masih ada target atau waktu untuk bulan depan, terus diperbaiki terus”. (Wawancara, 29 Mei 2009)

Hal senada diungkapkan oleh Bp. Drs. Waluyo, Apt. sebagai berikut:

“Sasaran mutu itu harus selalu dievaluasi. Dalam arti kalau sasaran mutu itu sudah tercapai perlu untuk ditingkatkan (targetnya)”. (Wawancara,17 Juni 2009)

Dari hasil wawancara dan sasaran mutu di atas dapat disimpulkan bahwa Instalasi Farmasi mempunyai sasaran mutu untuk jangka waktu lima tahun. Setiap tahunnya sasaran mutu yang akan dicapai Instalasi Farmasi mempunyai standar atau targetnya masing-masing. Untuk sasaran mutu yang berkaitan dengan kepuasan pelanggan, Instalasi Farmasi mentargetkan 90% pelanggan puas.

Sedangkan untuk sasaran mutu yang berkaitan dengan proses internal atau respon time, Instalasi Farmasi mempunyai target bagi pasien non askes

R/ Racikan:28 Menit. Untuk pasien askes target respon time untuk tahun 2006 sampai tahun 2010 secara berturut-turut adalah 45 menit, 44 menit, 43 menit,

42 menit dan 41 menit. Target sasaran mutu untuk respon time mempunyai trend yang meningkat dimana target respon time lebih cepat dari tahun sebelumnya. Hasil pencapaian sasaran mutu tersebut oleh Instalasi Farmasi RSDM Surakarta akan dievaluasi secara terus-menerus.

Laporan Ketidaksesuaian dan Penyelesaiannya (LKP)

Dalam prosesnya, perbaikan sasaran mutu bukan tidak mungkin akan dijumpai ketidaksesuaian-ketidaksesuaian, tidak hanya terkait dengan sasaran mutu tersebut tetapi juga prosedur-prosedur dan sebagainya. Ketidaksesuaian tersebut nantinya dapat terlihat dalam tindakan perbaikan berupa laporan ketidaksesuaian dan penyelesaian (LKP). Hal ini dilakukan untuk mengurangi penyebab ketidaksesuaian dalam rangka untuk mencegah ketidaksesuaian terulang lagi. Jadi, rencana perbaikan Instalasi Farmasi tertuang dalam LKP ini.

Berikut hasil wawancara dengan Ibu D Uniarti Wijaya, Ssi, Apt:

“Untuk perbaikan kita pakainya formulir, kemudian ada laporan ketidaksesuaian dan perbaikan. Ketidaksesuaian apa yang ditemukan ditulis disitu, sebab atau kronologis penyebabnya apa saja, kemudian rencana perbaikan apa saja, itemnya apa saja, ada penanggung

Gambar 3.1 Format Laporan Ketidaksesuaian dan Penyelesaiannya (LKP)

Internal

No LKP:

Keluhan Pelanggan

Tanggal:

LKP ditujukan kepada Departemen Instalasi Farmasi

Ketidaksesuaian: ………

Dibuat oleh

Mengetahui Pertama Kali

Berulang ke___ Kali

Kronologis (jika diperlukan): …….

Dibuat oleh

Mengetahui

Analisa Penyebab: …….

Rekomendasi Direktur (jika diperlukan)

Paraf

Paraf

Rencana Perbaikan No

Rencana Perbaikan

Diverivikasi Verivikasi

Tgl Verivikasi:__________

Diverivikasi

Diberi LKP

Oleh:

Dari laporan tersebut Instalasi Farmasi dapat mengetahui penyebab Ditutup Tgl______

MR

Sumber: Instalasi Farmasi RSDM Surakarta Sumber: Instalasi Farmasi RSDM Surakarta

Hal tersebut dimintakan pendapat dan prosesnya dijelaskan secara rinci oleh Ibu D Uniarti Wijaya, Ssi, Apt. sebagai berikut:

“Begitu ketemu temuan ketidaksesuaian, kita cari penyebabnya terus kita bisa tentukan hal-hal yang kira-kira bisa untuk menyelesaikan dan memperbaiki ketidaksesuaian itu apa saja, nah dari situ kita target penyelesaian dari masing-masing tahap. Targetnya kita yang menentukan sendiri kira-kira kapan selesai. Setelah laporan telah selesai kita lapor ke ISO Center disana kita bisa tahu temuan itu ditemukan siapa, misalnya nanti auditor internal. Nanti auditor internal akan memberi paraf pada bagian verivikasi apakah ketidaksesuaian tersebut benar-benar telah diperbaiki ataukah belum”(Wawancara, 17 Juni 2009)

Dari hasil laporan ketidaksesuaian dan penyelesaian (LKP) tanggal

13 Mei 2009 ditemukan ketidaksesuaian yaitu:

 Belum ada protap stock opname obat dan alat kesehatan. Untuk rencana perbaikan yang dilakukan yaitu, dengan membuat protap stok opname obat atau alat kesehatan dengan target mulai 13 Mei 2009 dan target selesai 27 Mei 2009.

 Belum ada standar kompetensi tenaga farmasi. Untuk rencana perbaikan yang dilakukan yaitu, dengan membuat standar kompetensi tenaga farmasi dengan target mulai 13 Mei 2009 dan target selesai perbaikan adalah 20  Belum ada standar kompetensi tenaga farmasi. Untuk rencana perbaikan yang dilakukan yaitu, dengan membuat standar kompetensi tenaga farmasi dengan target mulai 13 Mei 2009 dan target selesai perbaikan adalah 20

A.3. Perbaikan Sumber Daya Manusia

Instalasi Farmasi harus menetapkan dan menyediakan sumber daya yang dibutuhkan untuk menerapkan dan memelihara sistem dalam organisasi. Karena sumber daya manusia yang ada sangat menentukan proses continual improvemen t dimana sumber daya manusia yang ada di dalam Instalasi Farmasi seluruhnya terlibat di dalam proses perbaikan, maka sumber daya manusia harus dipersiapkan. Oleh karena itu, perlu diterapkan rencana pengembangan sumber daya yang meliputi:

A.3.1. Ketersediaan Sumber Daya Manusia

Sumber daya manusia yang dimiliki Instalasi Farmasi RSDM Surakarta haruslah mencukupi kebutuhan dalam menjalankan dan meningkatkan proses pelayanan atau meningkatkan kepuasan pelanggan.

Berikut hasil wawancara dengan Bp. Drs. Joko Lestari, Apt. selaku Kepala Sub Instalasi Apotek Rawat Inap:

“Masalah yang dihadapi Instalasi Farmasi sekarang ini adalah sumber daya manusia, jadi sumber daya manusianya itu kurang, itu yang menjadi masalah utama. Instalasi Farmasi kan jangkauannya cukup luas harapannya bias mengcover atau mendekatkan pelayanan farmasi ke customer itu harusnya mendekatkan pelayanan farmasi ke pasien. Namun karena keterbatasan orangnya, faktor ketenagaannya itu kurang sehingga jangkauannya itu tidak merata”. (Wawancara, 3 Juni 2009)

Hal serupa juga diungkapkan oleh Ibu Dra. Suti Haryani, Apt selaku Kepala Instalasi Farmasi RSDM Surakarta:

“Jujur Instalasi Farmasi sekarang ini mengalami kekurangan sumber daya manusia, karena kemarin kita kehilangan beberapa tenaga kita karena pensiun dan sebagainya”. (Wawancara, 30 Juli 2009)

Ibu F. Yovita Dewi, Ssi. Apt., selaku Kepala Sub Instalasi Farmasi Klinik juga memberikan pendapatnya sebagai berikut:

“Kalau perbaikan farmasi terus-menerus melakukan perbaikan supaya lebih baik dan lebih baik. Untuk farmasi sendiri banyak kendala salah satunya tenaga..tenaga kita nggak ada. Mungkin dari yang lain juga sudah mengatakan kalau ada pensiun berapa persen. Bolongnya berapa persen sedangkan penggantinya juga belum ada”. (Wawancara, 23 Juli 2009)

Dari hasil wawancara di atas dapat diketahui bahwa ketersediaan sumber daya manusia di Instalasi Farmasi yang kurang salah satunya

Farmasi RSDM kaitannya dengan ketersediaan sumber daya manusia adalah dengan mencari penggantinya atau melakukan rekruitmen.

Rencana tersebut sejalan dengan pernyataan Bp. Drs. Joko Lestari, Apt. dalam wawancara berikut ini:

“...alternatif perbaikannya jelas penambahan karyawan. Itu ada plus minusnya, dengan penambahan karyawan kita bisa menjangkau pelayanan farmasi. Sedangkan minusnya penambahan karyawan kan membutuhkan prosedur sehingga membutuhkan waktu juga...”. (Wawancara, 3 Juni 2009)

A.3.2 Kompetensi Sumber Daya Manusia

Sumber daya manusia yang bekerja dalam Instalasi Farmasi harus memiliki kompetensi yang berdasarkan pendidikan, pelatihan, keahlian dan pengalaman yang sesuai. Seiring dengan tuntutan masyarakat akan mutu pelayanan, maka kompetensi yang telah dimiliki sumber daya manusia yang ada di Instalasi Farmasi terus ditingkatkan dengan pelatihan, seminar atau pendidikan. Rencana-rencana perbaikan tersebut untuk memaksimalkan potensi sumber daya manusia sehingga secara berkesinambungan perbaikan dapat tercapai.

Hal tersebut dimintakan pendapat Bp. Drs. Waluyo, Apt sebagai berikut:

Dari hasil wawancara Ibu D Uniarti Wijaya, Ssi, Apt. selaku Kepala sub Instalasi Administrasi dan Pendidikan menambahkan sebagai berikut:

“Up date pengetahuan dan ketrampilan di RSDM Surakarta ini sambil jalan, misalnya dengan mengirim atau mengikutsertakan pegawai atau staff ke pelatihan-pelatihan, seminar-seminar seperti itu. Khusus untuk perbaikan berkesinambungan proses internal Instalasi Farmasi kita belum sempat sampai kesitu”. (Wawancara, 27 Mei 2009)

Perbaikan kompetensi sumber daya manusia di Instalasi Farmasi RSDM Surakarta secara umum mempunyai tujuan dalam menciptakan pelayanan farmasi yang bermutu melalui peningkatan mutu sumber daya manusia pelaksana pelayanan. Secara khusus, dapat meningkatkan kemampuan atau kompetensi tenaga apoteker atau asisten apoteker dalam pelayanan farmasi sehingga kebutuhan tenaga yang terdidik dan terlatih dalam bidang farmasi klinik dapat terpenuhi.