48 lindungan aspek legal compliance yang memadai serta dilaksanakan
secara efisien dan dengan administrasi yang tertib. Untuk melakukan peranannya, SM. General Support ditugaskan
untuk melakukan kegiatan - kegiatan sebagai berikut : ·
Mengelola proses management logistic, dalam rangka pemenuhan kebutuhan logistik dan sarana umum yang diperlukan untuk
penyelenggaraan aktifitas operasional Divre IV ·
Mengelola, mengatur
mekanisme pendayagunaan,
mengadministrasikan, serta memenuhi aspek - aspek perlindungan yang diperlukan atas seluruh asset yang berada di lingkungan wilayah
operasi Divre IV. ·
Mengelola aktivitas legal, dalam rangka pemenuhan perlindungan dan prasyarat aspek legal yang diperlukan dalam penyelenggaraan seluruh
aspek operasional Divre IV. ·
Mengelola aktivitas yang terkait dengan pembinaan hubungan dengan lingkungan, termasuk community development, serta dukungan
penyelenggaraan tanggung jawab perusahaan dalam hal penyaluran dana kemitraan usaha kecil menengah, dan bina lingkungan.
· Menyelenggarakan kegiatan pengamanan aset, personil, informasi dan
data operesional perusahaan serta kesehatan dan keselamatan kerja.
8. Division Secretary DIVRE IV
49 Bertanggung jawab atas kelancaran dan efektifitas dukungan bagi
kegiatan-kegiatan perkantoran dan protokoler pada Kantor Divisi Regional.
Division Secretary DIVRE IV, melakukan kegiatan - kegiatan sebagai berikut :
1. Melakukan peran sebagai koordinasi speech writer dan content
provider terhadap materi yang akan disampaikan EGM DIVRE IV dalam berbagai pertemuan.
2. Mengelola jadwal aktivitas - aktivitas EGM DIVRE IV dan Deputy
EGM DIVRE IV yang strategis, khususnya yang terkait komitment pada pihak ketiga.
3. Menyelenggarakan peran secretariat dan dukungan administrasi
perkantoran pada kantor DIVRE IV Jawa Tengah DIY termasuk pengelolaan korespondensi dengan eksternal constituent.
4. Mengkoordinasikan kegiatan protokoler DIVRE IV
5. Menyusun laporan managemen DIVRE IV
9. Division Communication DIVRE IV
Bertanggung jawab atas terkondisikan public image yang positif atas representasi TELKOM di wilayah DIVRE IV, yang dilakukan melalui
upaya pengelolaan komunikasi yang efektif. Division Communication DIVRE IV, bertugas untuk :
· Mengelola
mekanisme komunikasi,
termasuk pengelolaan
medianya, sehingga komunikasi DIVRE IV dengan pihak eksternal
50 dapat secara optimal menjadi sarana yang efektif dalam menjaga
dan membangun Corporate Image. ·
Mengkoordinir program pengembangan informasi yang mencakup kegiatan - kegiatan yang terkait dengan penyaringan informasi
disesuaikan dengan norma peraturan publikasi informasi bagi perusahaan Go Public, pengkayaan jenis dan nilai informasi,
pengemasan, pengelolaan mekanisme feedback yang sistematis. ·
Mengkoodinir program - program yang terkait denagn news information management.
· Menyenggarakan program hubungan publik yang mencakup
kegiatan - kegiatan yang terkait dengan proses komunikasi dengan publik press conference, layanan kunjungan study banding
benchmark, merespon saran masukan kritik dari media massa, membina hubungan denagn komunitas indusri asosiasi terkait
PEMDA setempat, dll ·
Mengkoordinasikan kegiatan komunikasi internal di lingkungan DIVRE IV.
G. PUBLIC RELATION PT.TELKOM DIVRE IV
1. Berdasarkankedudukanya
Kedudukan Public Relation di PT.Telkom Divre IV tidak berada dalam satu departemen distruktur organisasi yang baru sejak adanya kerjasama
tahun 1996. Pada struktur yang baru PR terbagi dalam :
51 a.
Internal, ditangani oleh
Staff Communication
Penyusun dalam melaksanakan Kuliah Kerja Media berkedudukan di Staff Communication. Tugas-tugas yang diberikan oleh istruktur kepada
penyusun mencangkup kegiatan eksternal dan internal perusahaan. b.
Eksternal, ditangani oleh
Corporate Affair
c. Eksternal untuk Marketing, ditangani oleh PR dibawah Marketing
Communication 2.
Berdasarkan Tugas dan Perannya
a. Bidang Internal
Berada di bawah Deputi General Manager Human Resource Training DGM HR T, Staff Communication bertugas secara
proaktif melakukan komuniaksi internal dengan pegawai unit Divre IV dengan tujuan mancapai performa yang tinggi, efisien biaya dan
mempunyai fokus kepada pegawai-pegawai untuk mencapai WCO World Claa Operator serta melakukan survei opini pegawai
sekaligus memberi saran kepada managemen atau hasil survei. Sebagai
Internal Public
Relations maka
tugas Staff
Communication adalah: 1
Menjalankan informasi dan kebijakan perusahaan kepada semua karyawan
2 Distribusi informasi melalui media online Portal
3 Menangani keluha pegawai
52 4
Menjaring informasi dan menampung opini pegawai di segala tingkatan
Berdasarkan deskripsi tugas tersebut terlihat bahwa Staff Communication berperan sebagai jembatan atau saluran informasi
antara pihak manajemen dengan staff atau sebaliknya. Dan juga bertanggung jawab menjamin seluruh informasi yang berkaitan
dengan visi, misi, tujuan, sasaran, kebijakan Policy perusahaan agar dimengerti oleh seluruh pegawai.
Menager Staff Communication memiliki kewenangan untuk berhubungan langsung dengan segala lapisan manajemen dan staff
untuk menggali informasi yang dibutuhkan karyawan sebagai bentuk pelaksanaan fungsi dalam membina hubungan internal, menghimpun
dan menyalurkan informasi yang berlaku bagi kalangna internal. Beberapa strategi komunikasi yang dijalankan oleh Staff
Commnuication anatara lain : 1
Pemanfaatan media catak dan elektronik 2
Tatap muka atau sosilaisasi 3
Membina hubungan baik dengan informal leader sebagai agen komunikasi
4 Bekerja sama dengan Human Resource Spport untuk menyebarkan
informasi dan menghimpun aspirasi karyawan di lingkungan distrik 5
Bekerja sama dengan konsultan untuk mengetahui feedback karyawan
53 6
Menampung keluhan, kritik, saran melalui forum hotline srvice dan contact person distruc sebagai kepanjangan tangan peraturan dan
kebijakan pada Area Work group AWG serta menampung aspirasi karyawan distrik dan AWG untuk diteruskan kepada
Manager Staff Communication.
b. Bidang Eksternal
Ditangani oleh Eksternal Communication yang secara struktural berada di Direktorat SDM dan bertanggung jawab terhadap senior
Manager Sekretari Divre. Komunikasi eksternal merupakan bidang yang sangat strategis karena memiliki tugas-tugas antara lain :
1 Melakukan koordinasi kebijakan Public Relation KSO IV
2 Mengatur pertemuan- pertemuan dengan pihak eksternal,
pemerintah, media massa dan kantor perusahaan 3
Bertanggung jawab terhadap pemberian laporan dan pernytaan kepada media massa dan pemerintah
4 Bertanggung jawab terhadap pengembangan citra perusahaan
seperti implemenatsi Standart Greeting Procedure 5
Mengembangkan dan meningkatkan pelayanan terhadap 6
customer complain secara efektif, efisien dan tepat waktu. Tugas yang cukup berat tersebut mengharuskan Public
Relations di Eksternal Communicatin harus jeli melihat perkembangan yang terjadi di lingkungan luar perusahaannya, dengan
bermodalkan pengalaman yang luas di semua bidang PR, kemampuan
54 berhubungan antar manusia dengan baik, termasuk kemampuan
bernegosiasi dan interaksi yang efektif dengan Senior Manager dan pihak luar. Selain itu juga harus memiliki komitmen untuk terus
menerus meningkatkan pelayanan dan kemampuan publik eksternal. Seorang Manajer Komunikasi Ekternal bebas melakukan
komunikasi dan hubungan yang baik dengan interkasi timbal balik kepada semua staffnya, termasuk marketing dan Customer Service,
pers dalam negeri, kantor peusahaan dan unit KSO lain dalam rangka membangun citra pisitif bagi PT.Telkom Divre IV Jateng DIY.
c. Bidang Eksternal Marketing Communication
Public Relation di bawah Marketing Communication mengkhususkan komunikasi produk-produk PT Telkom Divre IV
kepada stakeholder eksternal melalui media massa. Semua aktifitas Marketing Public Relations adalah adalah untuk mendukung program
komunikasi Pemasaran dalam mempromosikan produk serta layanan. Job Description dari komuniaksi Pemasaran adalah :
1 Mengkomunikasikan produk dan layanan
2 Mangkomunikasikan kebijakan peruahaan
3 Mewakili kepentingan perusahaan
4 Menciptakan citra perusahaan
Sedangkan tugas
Public Realtion
Pemasaran adalah
mempublikasikan setiap produk-produk baru unggulan ,pelayanan dan
55 kebijakan pemasaran kepada masyarakat, pelanggan atau pengguna
jasa telekomunikasi melalui media massa baik cetak maupun elektronik.
56
BAB IV PELAKSANAAN KULIAH KERJA MEDIA 2009
I. PELAKSANA
Nama : Margaretha Kurniasari
NIM : D1606036
II. PELAKSANAAN
Waktu pelaksanaa Kuliah Kerja Media adalah 1 Februari 2008 sd 28 Februari 2008 di Sekretariat Divisi Regional IV PT Telkom Divre IV
Jateng – DIY, sesuai denagn minat utama yaitu Public Relation, penulis melaksanakan kegiatan Kuliah Kerja media 2009 pada Public Relation
PT.Telkom yang diberi nama Divisi Komunikasi. Hari dan jam kerja Kuliah Kerja Media sesuai dengan hari dan jam kerja karyawan, yaitu
Senin – Kamis dimulai pukul 07.30 WIM s.d 17.00 WIB. Sedangkan pada hari Jum’at dimulai pukul 08.00 WIB s.d 16 WIB. Secara struktural posisi
Unit kerja Public Relation berada di bawah manajemen yakni Kepala Divisi Regional IV. Unit Kerja Divisi Komunikasi PT.Telkom Divre IV
terdiri dari 3 bagian, yaitu : 1.
Manager Komunikasi 2.
Internal Communication Officer 3.
Eksternal Communication Officer
57
III. KEGIATAN PENULIS SELAMA KKM 2009
Adapun kegiatan penulis selama Kuliah Kerja Media adalah : 1.
Kliping Media Cetak Membuat kliping merupakan salah satu kegiatan rutin yang penulis
lakukan selama Kuliah Kerja Media. Langkah yang diambil dalam membuat kliping yaitu dengan mengumpulkan fakta dan opini
mengenai segala sesuatu yang berhubungan dengan PT.Telkom termasuk juga kompetitor dari media cetak, baik lokal maupun nasional.
Dalam hal ini PR perlu mengumpulkan informasi tentang siapa sja pelnaggna PT.Telkom, pesaing-pesaingnya dan bagaimana posisi
PT.Telkom di pasar untuk kemudian dianalisis, dicatat dan selanjutnya digunakan untuk bahan perencanaan komunikasi dan planning.
Adapun media cetak yang diambil oleh PT.Telkom sebagai sarana untuk mengumpulkan fakta dan opini antara lain :
a. Suara Merdeka
b. Kompas
c. Bisnis Indonesia
d. Wawasan
e. Jawa pos
f. Kedaulatan Rakyat
g. Solo Pos
h. Suara Pembaharuan
i. Rakyat Merdeka
58 j.
Suara Karya k.
Republika l.
Seputar Indonesia Hal-hal yang perlu diperhatikan dalam pembuatan kliping
meliputi media, tanggal, halaman, kolom, dan judul berita. Kemudian dikelompokkan dan dibuat isi, sesuai dengan jenisnya
termasuk dalam counter, surat pembaca, berita, artikel, informasi ataupun iklan.
1. Membuat Morning Issue
Morning Issue dibuat setiap pagi dan diserahkan kepada Internal Communication Officer paling lambat pukul 10.00 WIB
untuk mengetahui fakta dan opini termasuk juga komplain dari pelanggan khususnya mengenai PT.Telkom Divre IV Jateng DIY.
Morning Issue diambil dari berita-berita khususnya mengenai PT.Telkom Divre IV Jateng DIY dari media massa yang sudah
dikliping. 2.
Membuat Resume of Competitor Selain mengamati perkembangan Telkom melalui Morning
Issue, seorang praktisi Public Relation juga harus mengamati dari segi eksternal diantaranya dengan mengikuti perkembangan
kompetitor Telkom dengna membuat resume berita kompetitor, sehingga praktisi Public Relations dapat melakukan perencanaan-
perencanaa uuntk menghadapi kompetitor tersebut.
59 3.
Menghitung Tarif Iklan Kompetitor Selain mengamati berita mengenai kompetitor, seorang
Public Relation juga mengamati berapa besar tarif sebuah iklan yang dimuat di media massa untuk mengatahui seberapa besar kompetitor
dalam memasarkan produknya. 4.
Membuat Analisis Penulis juga membuat analisis yang berisi judul berita, nama
media massa, tanggal tunggu memudahkan dalam memantau perkembangan PT.Telkom dan kompetitornya.
5. Membuat Surat
Penulis membuat surta-surat balasan untuk peserta magang atau Praktek Kerja Lapangan PKL dan riset yang terdiri dari dua
jenis yaitu ditolak atau diterima, membuat surat pernyataan untuk peserta yang akan mulai magang, serta membuat surta keterangan
untuk peserta yang sudah menyelesaikan magangnya. Kemudian penulis meminta tanda tangan ke Manajer Komuniaksi dan
menghubingi bagian Center Penerimaan Surat melalui via telepon untuk memintakan nomor surat.
6. Liputan Acara Flexi Superstar
Penulis membantu Team Public Relation PT.Telkom meliput kegiatan acara Flexi Superstar yang diselenggarakan oleh bagian
Marketing PT.Telkom Semarang pada tanggal 18 Februari 2009 di SMA N 5 Semarang dan tanggal 20 Februari 2009 di Universitas
60 Katholik Soegijapranata, penulis belajar bagaimana kerja jurnalistik,
disitu penulis memotret acara dan mewawancarai beberapa panitia pelaksana.
7. Membuat Staight News dan Upload ke media portal.
Setelah liputan penulis membuat Straight News kemudian Upload kemedia portal agar seluruh karyawan yang ada di
PT.Telkom Divre IV mengetahui setiap kegiatan yang telah berlangsung.
8. Sharing tentang public Relation
Seorang praktisi Public Relation yang berpengalaman pasti mempunyai wawasan yang luas, maka itu penulis bersama beberapa
Team Public Relation PT.Telkom melakukan sharing berbagai pengetahuan tentang Public Relation di setiap waktu luang ketika
semua pekerjaan telah selesai , kami saling berbagi ilmu dan koreksi pengertian yang dirasa belum sesuai dengan prakek sebenarnya.
9. Merapikan file-file surat magang
Untuk memudahkan Team Public Relation PT.Telkom dalam mencari data peserta magang, penulis merapikan semua surat-surat
magang yang masuk, memisahkan proposalnya dan memasukkan surat-surta ke map sesuai dengan tahun masuknya surat.
10. Membuat data Proposal Sponsorship
Hampir setiap hari banyak proposal sponsorship yang masuk, untuk itu penulis mendata proposal yang telah masuk dan merapikan
61 dalam map, agar memudahkan team Public Relation PT.Telkom
dalam mencari data-data. 11.
Membuat daftar Isi Setelah kliping terkumpul, penulis membuat daftar isi dari
Morning Issu dan Resume of Competitor untuk memudahkan pencarian dan diserahkan kepada Team Public Relation setiap dua
minggu sekali.
IV. KENDALA SELAMA KKM
Selama melaksanakan Kuliah Kerja Media 2009, penulis berusaha melaksanakan tugas-tugas Public Relation di PT.Telkom Divre IV dengan
baik sesuai kemampuan yang penulis miliki, namun dalm pelaksanaannya penulis tidak lepas dari kesulitan atau kendala dalam melaksanakan tugas.
Ada beberapa kenada yang dihadapai penulis, antara lain : 1.
Penulis tidak pernah mendapatkan teori mengenai dasar-dasar jurnalistik, padahal sebagain besar tugas Public Relation di PT.Telkom
adalah Jurnalistik, sehingga saat pembuat Straight News penulis mengalami kebinggungan yang menghambat dalam pembuatan
Straight News. 2.
Pada awal KKM penulis mengalami kesulitan saat mengidentifikasi berita dan saat memberikan impact bagi setiap berita.
62
V. CARA MENGATASI KENDALA
Untuk mengatasi
kendala yang
penulis lakukan
selama melaksanakan Kuliah Kerja Media adalah :
1. Meminta arahan dan bimbingan dari instruktur dan pembimbing serta
segenap karyawan Divisi Komunikasi PT.Telkom Divre IV. 2.
Bekerja lebih cepat dan cekatan dalam melaksanakan tugas serta meningkatkan kerjasama yang baik dengan Team Public Relation
PT.telkom Divre IV.
VI. KEMAJUAN YANG DICAPAI
Setelah banyak melakukan tugas yang diberikan, penulis memperoleh banyak kemajuan dan manfaat yang signifikan, yaitu :
1. Mengetahui tugas dan peran Public Relation dalam meningkatkan citra
perusahaan. 2.
Mendapatkan informasi-informasi penting dari berbagai media 3.
Mengetahui dunia kerja jurnalistik Dengan berbekal teori-teori Public Relation selama kuliah dan
mempraktekkanya secara menyeluruh, penulis dapat menyelesaikan tugas dan pekerjaan sesuai bidang yang telah penulis tekuni salama ini.
Kemajuan-kemajuan ynag penulis peroleh merupakan nilai tambah dan modal dasar pengetahuan dan pengalaman untuk nantinya dapat diterapkan
pada saat berada didunia kerja.
63
VII. LINGKUP TUGAS
TUGAS EKSTERNAL PUBLIC RELATION
Lingkungan eksternal adalah suatu kekuatan yang berada diluar kepentingan Telkom Divre IV dimana mempunyai pengaruh terhadap
perubahan-perubahan yang terjadi pada lingkungan ini, sehinggga mempengaruhi opini positif dan negatif diperusahaan Telkom Divre IV.
Namun demikian lingkungan eksternal adalah salah satu faktor terpenting untuk menunjang keberhasilan lake teciptanya Company Image dalam
berkontribusi kepada perusahaan untuk memenangkan persaingan. Ada beberapa komponen lingkungan eksternal yang paling
berpengaruh saat ini terhadap terciptanya Company Image dan kenerja di tingkat persaingan di Divre IV yaitu :
a. Bisnis
Dengan adanya persaingan global yang semakin kompleks, perubahan tersebut haruslah dilakukan kajian yang tepat dengan tujuan unutk
mengetahui posisi perusahaan dalam persaingan penyelenggaraan Jasa Telekomunikasi, sehingga peran Insan Komunikasi Divre IV harus ikut
mendorong dan selalu berperan aktif dalam mendukung terciptanya image positif perusahaan Telkom dalam menyikapi persaingan.
b. Insan Pers
Peran komunikasi PT.Telkom Divre IV tidak terlepas dari peran opinion media massa, sehingga perlu adanya kerjasama yang sinergi
insan Divisi Komuniaksi Divre IV dengan Pers
64
c. Masyarakat
Peran Komuniaksi PT.Telkom Divre IV sangat penting dengan adanya kegiatan saling mendukung sesama insan Komunikasi di
lingkungan PT.Telkom. hubungan dimaskud agar masyarakat merasakan sentuhan emosional dari perusahaan hubungan simbolis
mutualisme bisa tercapai. Program pembinaan bagian komunikasi Eksternal ditujukan untuk
lebih meningkatkan kualitas Public Relation insan Divisi Komunikasi untuk meningkatkan Citra Positif PT.Telkom Divre IV, adapun
kegiatannya adalah :
1. KLIPING KORAN
· Kliping adalah : kumpulan berita tulisan atau gambar tentang
Telkom dan perusahaan afiliasi serat perusahaan pesaing yang relevan bila dimungkinkan dari surat kabar, majalah atau
media lainnya, yang disampaikan kepada manajemen yang diterbitkan setiap hari
· Tujuan dari kliping berita adalah untuk mendistribusikan
informasi dari media yang termonitor oleh unit kerja pembuat kliping berita dan apabila memungkinkan membuat resume atau
ringkasan berita yang perlu diketahui oleh manajemen.
65 ·
Pengelolaan : a.
Mengumpulkan seluruh berita tentang perusahaan di media pada hari itu dengan mencantumkan nama media, tanggal
terbit dan halaman berita bersangkutan. b.
Berita perusahaan dan afilasinya dikliping dan diperbanyak sesuai kebutuhan, serta dibandingkan.
c. Kegiatan kliping harus didokumentasikan dalam bentuk
mingguan ataupun bulanan dans esuat kebutuhan.
2. PRESS CONFERENCE
· Adalah kegiatan temu wicara antar menajemen Unit Kerja
Organisasi PT.Telkom dengan media, dengan maksud untuk menyampaikan suatu informasi penting yang perlu diketahui
oleh publik dan dikoordinir oleh Public Relation PT.Telkom ·
Tujuan dari Press Conference adalah untuk memberikan pemahaman dan pengertia tentang kebijakan, pelayanan dan
kegiatan PT.Telkom
lainnya secara
transparan untuk
memelihara dan meningkatkan citra positif perusahaan
3. PILAH KLASIFIKASI
