tugas akhir 005

GEGAR SLANKERS

Selasa, 17 Januari 2012

CONTOH LAPORAN PRAKTEK KERJA LAPANGAN

ANALISA DAN PERANCANGAN SISTEM INFORMASI PENGIRIMAN SURAT KILAT PADA PT. POS INDONESIA (Persero) ENDE

BAB I

PENDAHULUAN

1.1. Latar Belakang

PT. POS Indonesia (Persero) merupakan perusahaan yang bergerak dalam bidang jasa pengiriman barang. PT. POS Indonesia (Persero) sebagai salah satu Badan Usaha Milik Negara (BUMN) yang mempunyai tugas untuk melaksanakan dan menunjang

kebijakan program pemerintah dalam bidang ekonomi juga pembangunan, pada umumnya memberikan pelayanan jasa perposan bagiseluruh masyarakat di

Indonesia maupun di luar wilayah Indonesia khususnya di Ende. PT. POS Indonesia (Persero) juga mempunyai peranan yang sangat penting dalam pengiriman barang ataupun surat menyurat melalui jasa pengiriman.

Sebagai delivery atau penyedia jasa pengantar, barang ataupun surat yang akan dikirim pelanggan untuk dikirim ke tujuannya melalui kantor POS, maka PT. POS Indonesia menerapkan beberapa sistem atau prosedur pengiriman barang agar dalam pengirimannya dapat tepat sesuai dengan tujuan kirim. Tujuan kirim bisa ketujuan kantor POS cabang dan bisa dikirim ke luar daerah. Daerah cakupan kiriman tidak hanya menjangkau satu wilayah atau satu Negara, tetapi PT. POS Indonesia (Persero) juga melayani kiriman ke berbagai Negara di belahan dunia.

PT. POS Indonesia (Persero) Ende selama ini telah memiliki aplikasi program pengiriman barang maupun surat. Salah satunya yang ingin penulis bahas disini adalah mengenai sistem pengiriman surat kilat dimana semua surat kilat yang diterima dan dikirim masih mengalami kendala seperti penerimaan surat dan

pengiriman surat kilat yang membutuhkan waktu lama karena masih menggunakan dua sistem dalam satu komputer seperti aplikasi pengiriman surat kilat yang akan dikirim. Ini merupakan salah satu masalah dimana kurangnya komputer dan tenaga kerja, menyebabkan terjadinya keterlambatan pengiriman dan control kerja karena kewalahan menangani sistem yang dijalankan secara bersamaan dan ketelitianpun terganggu.

Sesuai dengan permasalahan yang penulis temukan di atas selama melaksanakan kegiatan Praktek Kerja Lapangan (PKL) maka, penulis berusaha menanggapi permasalahan tersebut dan berusaha mencari sebuah solusi yang tepat untuk mengatasinya. Dengan membuat suatu perancangan sistem baru, diharapkan nantinya bisa di gunakan untuk mengatasi masalah ini yaitu memisahkan sistem penerimaan surat kilat dan pengiriman surat kilat masing-masing dalam satu komputer agar tidak terjadi kekeliruan dan lamanya pekerjaan.

Maka dengan memperhatikan dan menimbang semua prosedur yang ada, penulis tertarik untuk membuat laporan Praktek Kerja Lapangan dengan Judul “Analisa dan Perancangan Sistem Informasi Pengiriman Surat Kilat pada PT. POS Indonesia (Persero) Ende”.

Pengiriman surat kilat tersebut dijalankan dengan suatu sistem program yang terhubung satu sama lain dalam satu jaringan untuk saling mengontrol jalannya pekerjaan, dalam hal pengiriman surat kilat.

1.2. Permasalahan Dan Pemmecahan Masalah a. Permasalahan

Berdasarkan latar belakang di temukan diatas, maka di identifikasikan sejumlah permasalahan yang selalu ada pada sistem sebelumnya yaitu “Pengiriman dan

Penerimaan surat kilat yang kadang mengalami keterlambatan kirim serta kekeliruan pengisian data pengiriman karena kedua aplikasi sistem menggunakan satu

komputer”.

b. Pemecahan masalah

Berdasarkan permasalahan diatas, penulis berusaha untuk menemukan pemecahan masalah yaitu:

1. Bagaimana mengatasi pengiriman dan penerimaan surat yang kadang selalu mengalami keterlambatan karena kurangnya komputer bisa di atasi.

2. Bagaimana kekeliruan yang biasanya terjadi akibat salah memasukan data pengiriman surat kilat yang diterima dan yang akan dikirim karena sistem yang digunakan memakai satu unit komputer.

1.3. Batasan Masalah

Dalam menganalisa dan mengidentifikasi sistem yang telah ada dan jalannya alur pengiriman surat kilat serta masalah-masalah yang ada maka, agar lebih terarah serta dapat dipahami dengan mudah, masalah dibatasi hanya pada Analisa dan

Perancangan Sistem Informasi Pengiriman Surat Kilat pada PT. POS Indonesia (Persero) Ende.

1.4. Tujuan Dan Manfaat

a. Tujuan Praktek Kerja Lapangan

Praktek Kerja Lapangan bertujuan memberikan kesempatan kepada mahasiswa untuk :

1. Mendapatkan pengalaman kerja sebelum memasuki dunia kerja, serta surat keterangan kerja (referensi) dari Instansi.

2. Menambah pengetahuan dan wawasan bagi mahasiswa dalam bidang teknologi informasi, khususnya dalam bidang pengelolaan sistem informasi.

3. Membuka jalur komunikasi antara mahasiswa dan perusahaan.

4. Untuk memberikan gambaran bagi mahasiswa tentang keadaan dunia kerja yang akan dijalani nantinya.

5. Membandingkan teori yang diperoleh di bangku kuliah dengan praktek nyata di lapangan.

Berdasarkan tujuan yang diuraikan diatas maka penulis menghasilkan Analisa dan Perancangan Sistem Informasi Pengiriman Surat Kilat Pada PT. POS Indonesia (Persero) Ende.

b. Manfaat Praktek Kerja Lapangan

Adapun manfaat diadakannya Praktek Kerja Lapangan (PKL) ini adalah untuk mengetahui dan menangani masalah prosedur pengolahan data pada Analisa dan Perancangan Sistem Informasi Pengiriman Uang pada PT. POS Indonesia (Persero) Ende.

BAB II

TINJAUAN UMUM

2.1. Gambaran Umum PT.Pos Indonesia (Persero) Ende

Adapun gambaran secara umum dari PT. POS Indonesia (Persero) Ende adalah sebagai berikut:

2.1.1. Sejarah Perusahaan

PT. POS Indonesia (Persero) Ende adalah Badan Usaha Milik Negara (BUMN) yang merupakan peralihan bentuk dari Perum POS dan Giro. Dinas POS sudah berdiri dalam jangka waktu yang lama, yaitu sejak masa penjajahan. Perkembangannyapun tidak lepas dari masa penjajahan yang telah dialami oleh Bangsa Indonesia.

Pada masa pemerintahan Belanda, mengawali pengiriman POS dengan menggunakan kereta api ekspress malam, dari Batavia ke Surabaya pada tahun 1939. Peristiwa

penting yang terjadi yaitu perubahan bentuk usaha Dinas Pos menjadi jawatan pada tahun 1864. Di tahun 1875, Dinas POS digabungkan dengan Dinas Telegraf dengan nama Pos En Telegraf Dienst yang berada di bawah Departemen Der burgerlijke Openbae Werkn (Departemen Pekerjaan umum). Di tahun 1884 Jawatan Telepon bergabung dalam Jawatan POS dan Telegraf yang kemudian dikenal dengan nama Post Telegraf en telefoondiest (PTT). Sejalan dengan perkembangan zaman, status Jawatan Post Telegraf en telefoondiest (PTT) diubah menjadi Perusahaan Negara (PN).

Pada masa kemerdekaan hingga saat ini, pada tahun 1945 sampai tahun 1950, situasi di Indonesia penuh dengan pergolakan dalam rangka merebut kedaulatan dari

penjajahan Jepang dan Agresi Militer Belanda. Situasi ini tentu sangat berpengaruh terhadap Dinas POS yang ditandai dengan pemindahan perangkat komunikasi, pembumi hangusan sarana-sarana fisik POS dan terganggunya sarana perhubungan POS dan Telegraf. Setelah situasi membaik, tepatnya pada tanggal 6 Juli 1965

Perusahaan Negara POS dan Telegraf dipecah menjadi PNPOS dan Giro.

PN Telekomunikasi yang diatur oleh Peraturan Pemerintah No. 29 tahun 1965 dan Peraturan Pemerintah No. 30 tahun 1965. Berdasarkan Undang-Undang No. 9 Tahun 1969, menetapkan status Badan Usaha Milik Negara (BUMN) menjadi Perjan, Perum, Persero, maka status PNPOS dan Giro diubah menjadi Perusahaan umum (Perum), POS dan Giro dengan Peraturan Pemerintah No.9 tahun 1978. Perum POS dan Giro sebagai Badan Uasaha Milik Negara (BUMN) yang berada di lingkungan Departemen Pariwisata POS dan Telekomunikasi yang dipimpin oleh suatu direksi yang

bertanggung jawab kepada Menteri parusahaan POS dan Telekomunikasi. Perum POS dan Giro juga mempunyai tugas pokok mengusahakan dan mengembangkan

pelayanan dalam bidang lalu lintas berita, informasi tertulis, barang dan uang untuk menunjang kelancaran hubungan masyarakat dan menunjang terlaksananya

pembangunan Nasional. Maka tanggal 27 Febuari 1995 Perum POS dan Giro berubah menjadi PT. POS Indonesia (Persero) berdasarkan Peraturan Pemerintah No. 5 tahun 1995 dan di sahkan pada tanggal 20 Juni 1995 (Lembaga Negara Republik Indonesia No. 11 Tahun 1995).

2.1.2. VISI DAN MISI:

I. VISI : PT.POS INDONESIA (Persero)

i. Penyedia Jasa Pos bernilai Tinggi dengan daya saing Global. II. MISI : PT.POS INDONESIA (Persero)

i. Mengelola perusahaan sesuai dengan prinsip bisnis yang sehat dengan didukung teknologi tepat guna dan sumber daya manusia profesional.

ii. Menyediakan layanan komunikasi, logistik, transaksi keuangan dan layanan pos lainnya yang memiliki nilai tambah tinggi bagi kepuasan pelanggan.

iii. Mengembangkan usaha yang dimiliki daya saing kuat baik di pasar domestik maupun pasar global.

iv. Memberikan pelayanan untuk kemanfaatan umum yang menjangkau seluruh pelosok tanah air dengan perlakuan yang sama guna memperkuat persatuan dan kesatuan bangsa serta memperketat hubungan antar bangsa.

2.1.3. Bidang Usaha PT. Pos Indonesia (Persero)

PT. POS Indonesia (Persero) merupakan suatu Badan Usaha Milik Negara (BUMN) bergerak di bidang pelayanan Jasa Komunikasi. PT. POS Indonesia (Persero) dalam menjalankan tugas pokoknya membangun, mengusahakan, dan mengembangkan pelayanan dalam bidang lalu lintas berita dan informasi tertulis, baik barang maupun uang.

Pada pokoknya usaha-usaha yang dijalankan oleh PT. POS Indonesia (Persero) dalam memberikan pelayanannya ditujukan kepada masyarakat, baik berupa jasa maupun barang (benda POS) melalui media cetak, radio, dan televisi serta beberapa layanan lainnya. Pelayanan POS tersebut diantaranya adalah:

1. Surat POS

Layanan standar pengiraman berita yang tersedia disemua kantor POS dengan tarif yang seragam, baik untuk perhubungan didalam maupun luar negeri. Jenis surat POS tersebut diantaranya surat POS kilat, kartu POS, warkat POS, majalah, sekogram

(Braille) dan paket bungkusan.

2. Surat Kilat Biasa Dan Surat Kilat Khusus

Layanan pengiriman surat POS untuk dikirim melalui kantor POS baik dari dalam Negeri (Express mail) maupun yang berasal dari luar Negri yang menjangkau seluruh Indonesia dengan prioritas kecepatan dalam penyaluran dan pengantarannya. Kalau Surat Kilat Khusus waktu tempuh pengirimannya antara 24 jam sampai dengan 48 jam.

3. Wesel POS

Layanan transfer uang sebagai solusi pengiriman uang ke seluruh di Indonesia. Tersedia juga beberapa jenis layanan tambahan untuk wesel POS seperti Wesel POS kilat, Wesel POS elektronik (westorn), Wesel POS berlangganan, Wesel POS tebusan dan Wesel POS luar Negeri atau dari beberapa Negara ke dalam Negri.

4. Giro POS

Layanan keuangan untuk menampung, menyimpan dan juga untuk melakukan pembayaran berbagai transaksi.

5. Ratron

Layanan surat elektronik yang merupakan hibrida antara surat secara fisik dengan kombinasi transmisi data melalui jeringan telekomunikasi. Hasil transfer data berupa kopi naskah asli yang akan di antar ke alamat penerima.

6. Paket POS

Layanan untuk pengiriman paket berupa barang yang dapat di lakukan di semua kantor POS.

7. Filateli

Dalam upaya meningkatkan koalitas dan memperkaya khasanah hobi dalam

mengumpulan perangko atau filateli, telah di kembangkan pula produk-produk filateli yang lebih efektif dengan tema penerbitan yang bervariasi.

8. Cek POS Wisata (CPW)

Layanan keuangan sebagai solusi dana perjalanan karena dapat di uangkan di semua kantor POS.

2.1.4. Struktur Organisasi Dan Job Deskripsi a. Struktur Organisasi

Struktur organisasi adalah suatu bentuk atau susunan kerja sama orang-orang dalam suatu organisasi yang meliputi adanya pembagian kerja dan juga pembagian tugas yang jelas. Pimpinan dapat dengan tepat mendelegasikan wewenang dan tanggung jawabnya kepada bawahannya, sebaliknya bawahan juga dapat mengetahui sampai seberapa jauh wewenang dan tanggung jawabnya dalam menjalankan tugas.

Sedangkan tujuan dari struktur organisasi adalah supaya target perusahaan yang telah ditentukan dapat tercapai dan proses manajemen dapat berjalan secara efektif. Untuk lebih jelasnya, dapat di lihat pada bagan struktur organisasi yang terdapat pada PT. POS Indonesia (Persero) Ende.

STRUKTUR ORGANISASI

KANTOR POS TIPE E ENDE 86300

Gambar 1. Struktur organisasi Kantor POS Ende b. Job Deskripsi

1. Kepala Kantor

Tugasnya adalah bertanggung jawab terhadap semua pelaksanaan kegiatan,

mengkoordinasi dan menginterogasi seluruh kegiatan usaha atau operasi perusahaan PT. POS Indonesia (Persero) Ende yang meliputi:

a. Pelayanan Komputer dan Logistik

b. Pelayanan Jasa keuangan dan Pengolah POS c. Pelayanan Pemasaran dan Giro

d. Pengadilan Mutu Jaringan Internal dan External e. Keuangan

2. Manager Sumber Daya Manusia dan Sarana

dan kepengangkatan, evaluasi penilaian terhadap semua kegiatan usaha

penyimpanan dan pengolahan data, serta bendel kepegawaian. Menyiapkan konsep keputusan yang menjadi wewenang Kepala Kantor serta menyiapkan laporan

kepegawaian.

3. Manager Pengawasan Pelayanan Luar Agen POS

Tugasnya adalah memeriksa seluruh pekerjaan semua pegawai sehingga tidak terjadi penyalahgunaan wewenang yang telah diberikan untuk keperluan pribadi ataupun yang lainnya yang dapat merusak citra pelayanan jasa kantor POS.

a. Staf

Tugasnya adalah mengawasi semua kegiatan kantor cabang ataupun hanya

memeriksa dengan cara melihat laporan kegiatan rutinitas yang akan diberikan oleh kantor cabang setiap bulan sekali apakah terjadi hal-hal yang dapat merugikan perusahaan ataupun sebaliknya.

b. 17 KPC

17 Kantor POS Cabang yang mewakili kantor POS luar c. 31 Staf

Jumlah karyawan yang membantu Pemimpin 4. Manager Akuntansi

Tugasnya adalah melaksanan proses Akuntansi yang meliputi penyusunan laporan keuangan, neraca dan laba rugi serta penyusunan pelaksanaan teknologi system. 5. Manager Pelayanan dan Pemasaran

Tugasnya adalah memasarkan produk-produk POS yang meliputi:

I. Mencari costumer atau pelanggan yang ingin menggunakan jasa pelayanan POS. II. Menjual produk POS diantaranya meterai dan prangko.

III. Memproses pengiriman jasa dan tarifnya bisa dinegosiasikan sesuai dengan perjanjian kerjasama yang telah disepakati oleh pihak perusahaan dan kantor POS. a. Loket Remitance

Tugasnya adalah menyerahkan uang. b. Loket POS Pay

Tugasnya adalah melayani pelanggan dalam pembayaran pajak dan listrik. c. Loket BPM/PKH

Tugasnya adalah menerima angsuran kredit sepeda motor, menerima setoran tabungan Bank Muamalat dan BTM, menerima dan membayar Wesel POS, menjual meterai dan melakukan pembayaran gaji guru bantu, gaji dokter PTT, pembayaran BOS DEPAG dan BOS DIKNAS.

d. Loket GOL

Tugasnya adalah menerima angsuran kredit ADIRA, FIF, BAF, dan OTO, menerima pembayaran telepon , menerima tabungan SHAR’E, melayani penabungan dan pengambilan TABANAS BATARA, menerima dan melakukan pembayaran wesel POS. 6. Manager Proses dan Antaran

Tugas yang dilakukan oleh petugas antaran diantaranya adalah mensortir surat yang akan dikirimkan, mengantarkan surat ke alamat yang dituju, mengantarkan paket POS, mengantarkan Wesel.

a. 4 Pengantar

Mengantar semua kiriman surat yang masuk. b. 2 Sopir

Mengantar paket kiriman yang masuk. c. 3 POERI

Tugasnya adalahmengelola surat yang telah masuk dan membeda-kan semua jenis surat sesuai dengan kota dan alamat yang akan dituju dan memberikan kode-kode agar tidak terjadi kekekeliruan didalam proses pengiriman.

7. Tugasnya adalah memberikan dana kredit kepada pihak yang membutuhkan, pengadilan sistem, prosedur dan mutu pelaksanaan jasa yang meliputi Wesel instan, Giro POS, Tabanas, pensiun dan jasa keuangan lainnya serta menyiapkan laporan data keuangan yang akan dilaporkan satu tahun sekali.

2.2. Sistem Yang Sedang Berjalan Alur Sistem Lama

Gambar 2. Alur Sistem Lama Kantor POS Ende 2.1.2. Penjelasan Alur Sistem Lama

1. iPOS

Kantong surat beserta kantong barang di terima lalu di scan/terima kantong. Setelah itu kantong surat dan kantong barang di buka (buka kantong gabungan jika ada) dan di serahkan ke POERI beserta bukti serah terima.

2. POERI Terima

Surat di terima dari loket pengiriman dengan menggunakan bukti tanda penyerahan. Pada bagian POERI terima, akan membuat surat daftar penyerahan kantong ke petugas pengiriman unntuk di teruskan ke bagian tugas pengangkutan (baik udara maupun darat) untuk di kirim ke tujuan masing-masing.

3. POERI Kirim

Pada POERI kirim, surat di urutkan sesuai kota atau alamat tujuan maka surat-surat tersebut lalu dimaasukan ke dalam kantong dan dibuat : a. Bukti penyerahan

b. Memasukan alamat/kota tujuan kirim c. Memasukan ADVIS (Surat Pengantar) d. Memasukan berkode kantong

4. Delivery

Semua surat yang masuk dan di kirim, semuanya melalui proses Delivery Out melalui sistem Online agar kantor POS tujuan kirim dapat mengetahui apabila surat sudah dikirim atau di terima. Proses Delivery meliputi :

a. Tutup ADVIS

b. Buat bukti serah ke Distribusi c. Buat DO

d. Update Status BAB III

URAIAN KEGIATAN

3.1.1. Tabel Kegiatan Pelaksanaan Praktek Kerja Lapangan (PKL)

Hasil dari kegiatan Pelaksanaan Praktek Kerja Lapangan selama sebulan penuh dapat diuraikan dalam tabel dibawah ini.

Tabel 1. Uraian Kegiatan Pelaksanaan PKL

Tanggal Waktu Kegiatan praktek kerja lapangan 12/07/2011

08.20 Hari pertama masuk kantor dan pengenalan Perkenalan dengan semua pegawai kantor pos

10.20 – 12.10 Mengurus pengiriman surat kilat dan ketik laporan pengiriman 13.00 Pulang

13/07/2011

07.30 Masuk kantor

08.10 – 10.00 Mengetik laporan pengiriman dan mengurus surat kilat 13.00 Pulang

14/07/2011 07.20 Masuk kantor

08.00 – 12.30 Menginstal komputer dengan windows Xp2 lalu pulang 13.00 – 17.00 Melanjutkan instalasi windows Xp3 dan program lainnya 17.00 Pulang

15/07/2011 07.30 Masuk kantor

08.45-10.00 Memperbaiki printer dan mengurus pengiriman surat 1300 Pulang

08.18 – 12.10 Memperbaiki printer dan mengurus pengiriman surat 13.00 Pulang

18/07/2011 07.30 Masuk kantor

08.05 – 13.00 Mengantar paket kiriman dan mengurus pengiriman surat 19/07/2011 07.30 Masuk kantor

08.05 – 11.00 Mengetik daftar penyerahan kantong 13.00 Pulang

20/07/2011 07.30 Masuk Kantor

08.30-09.00 Mengantar printer ke tempat servis Sinar Kawi 11.00-12.00 Urus pengiriman surat kilat

13.00 Pulang

21/07/2011 07.30 Masuk kantor

08.20-11.00 Mengantar paket kiriman 13.00 Pulang

22/07/2011 07.30 Masuk kantor

09.00-11.00 Mengantar paket kiriman dan mengurus pengiriman surat 12.00 Pulang

23/07/2011 07.30 Masuk kantor

08.25-11.00 Mengantar paket kiriman dan mengurus pengiriman surat 13.00 Pulang

25/07/2011 07.30 Masuk kantor

08.-12.00 Mengantar paket kiriman dan mengurus pengiriman surat 13.00 Pulang

26/07/2011

07.30 Masuk kantor 07.20-08.05 Kerja laporan 09.20-11.30

Ketik surat penyerahan kantong dan mengurus pengiriman surat 12.00 Pulang

27/07/2011 07.30 Masuk kantor

08.10-12.00 Mengantar paket kiriman dan mengurus pengiriman surat 13.00 Pulang

28/07/2011 07.30 Masuk Kantor

08.40-12.55 Mengantar paket kiriman dan mengurus pengiriman surat 13.00 Pulang

29/07/2011 07.30 Masuk kantor

08.40-12.55 Mengantar paket kiriman dan mengurus pengiriman surat 13.00 Pulang

30/07/2011

07.30 Masuk kantor

08.45-12.15 Mengantar paket kiriman dan mengurus pengiriman surat 13.00 Pulang

01/08/2011 07.30 Masuk kantor

08.15-12.55 Mengantar paket kiriman dan mengurus pengiriman surat 13.00 Pulang

02/08/2011 07.30 Masuk kantor

08.00-12.00 Mengantar paket kiriman dan mengurus pengiriman surat 13.10 Pulang

03/08/2011 07.35 Masuk kantor

08.15-12.55 Mengantar paket kiriman dan mengurus pengiriman surat 12.50 Pulang

04/08/2011 07.30 Masuk kantor

08.25-12.40 Mengantar paket kiriman dan mengurus pengiriman surat 13.00 Pulang

05/08/2011

07.30 Masuk kantor

08.00-11.40 Mengantar paket kiriman dan mengurus pengiriman surat 13.00 Pulang

06/08/2011

07.30 Masuk kantor

09.30-14.55 Antar paket kiriman 13.00 Pulang

08/08/2011 07.30 Masuk kantor 08.45-13.00 Antar paket kiriman 13.00 Pulang

09/08/2011 07.30 Masuk kantor

09.20-11.25 Mengurus pengiriman surat 13.00 Jam pulang

10/08/2011 07.25 Masuk kantor

08.00-12.45 Mengurus pengiriman surat 13.00 Pulang

11/08/2011 07.30 Masuk Kantor

08.00-11.30 Mengantar paket kiriman dan mengurus pengiriman surat 13.00 Pulang

12/08/2011 07.30 Masuk kantor

08.00-09.00 Hari terakhir masa Praktek Kerja Lapangan 09.00 Pulang

3.2. Uraian Kegiatan Praktek Kerja Lapangan 3.2.1. Pelaksanaan PKL

Keiatan Praktek Kerja Lapangan pada PT. POS Indonesia (Persero) Ende, di laksanakan pada tanggal 12 juli 2011 sampai dengan 12 Agustus 2011. Mulai dengan masuk kantor pada pukul 08.00 WIB sampai dengan jam istirahat pada pukul 13.00, kemudian di lanjutkan pada pukul 13.30 sampai dengan 15.00 WIB. Dalam

pelaksanaan praktek kerja lapangan ini, kami harus mematuhi semua peraturan dan tata tertib, serta kedisiplinan yang sudah di tetapkan pada PT. POS Indonesia

(Persero) Ende.

3.3. Rincian Dan Penjelasan Log Harian 3.3.1.Minggu Pertama tanggal 12-16 juli 2011

Hari pertama masuk kerja praktek, penulis menghadap Kepala Bagian SDM Kantor POS Ende yaitu, Bpk. Mohamad Pala untuk memperoleh pengarahan dan kemudian melakukan perkenalan diri dengan Kepala Pimpinan Kantor POS dan semua pegawai serta staf yang bertugas di kantor tersebut. Penulis mendapatkan pengarahan dan kemudian bimbingan dari bagian SDM mengenai Sistem Kerja di Kantor POS tersebut. Dalam minggu pertama tersebut, penulis berada dan bekerja pada satu bagian saja yaitu bagian POERI Kirim. Pada bagian ini, penulis membantu mengetikan surat penyerahan kantong kirim dan terima serta bukti pengiriman. Selain itu, penulis juga mendapatkan penjelasan mengenai sistem kerja yang ada pada bagian POERI tersebut dari Bpk. Guntur selaku pegawai yang bertugas pada bagian tersebut.

3.3.2.Minggu Kedua tanggal 18-23 juli 2011

Pada minggu kedua ini, penulis mulai bekerja pada bagian POERI Kirim, seperti minggu pertama. Kali ini, penulis masih melakukan pekerjaan yang serupa yaitu mengetik surat penyerahan kantong dan surat bukti pengiriman. Selain itu juga, penulis membantu mengurus paket kiriman yang masuk, penulis juga

mengkonsultasikan Judul Laporan Praktek Kerja Lapangan pada bagian IT, yaitu Bpk. Trian Nugroho.

4.3.3.Minggu Ketiga tanggal 25-30 juli 2011

Pada minggu ketiga, penulis mengkonsultasikan judul laporan pada bagian IT. Pada minggu ini, penulis berada pada bagian antaran untuk mengantarkan paket kiriman yang masuk dan paket kiriman yang akan di kirim agar penulis lebih mengetahui alur pegiriman dan peneriman surat maupun barang.

4.3.4.Minggu keempat tanggal 32-12 Agustus 2011

Pada minggu keempat, penulis membantu petugas Loket yaitu pada bagian WESEL. Pada bagian ini, penulis dapat belajar prosedur pengiriman dan penerimaan uang. Disamping itu juga, penulis mempelajari Sistem lama yang sedang di gunakan agar

dapat di Analisis sehingga penulis dapat menyelesaikan Laporan PKL dengan judul “Analisa Dan Perancangan Sistem Informasi Pengiriman Surat Kilat Pada PT. POS Indonesia (Persero) Ende” sesuai dengan praktek kerja dan informasi serta pengetahuan yang sudah dipelajari oleh penulis. Pada waktu senggang, penulis memanfaatkannya untuk menyelesaikan Laporan tersebut dengan di bimbing oleh Bpk. Guntur selaku pegawai yang bertanggung jawab pada bagian POERI apabila penulis membutuhkan informasi yang terkait.

BAB IV

HASIL DAN PEMBAHASAN

4.1. Analisa Sistem Yang Sedang Berjalan 1. Teknologi Pengolahan Data yang Dibutuhkan

Teknologi pengolahan data yang digunakan pada kantor Pos masih belum adanya pencatatan kedalam sebuah sistem aplikasi. Saat ini masih menggunakan bantuan komputer yang menggunakan sistem operasi windows Xp dan software Microsoft office 2007, dengan menggunakan sistem tunggal (stand alone) dalam pembuatan laporan.

2. Masalah Pokok

PT. Pos Indonesia (Persero) Ende sebagai Badan Usaha Milik Negara (BUMN) yang menyediakan layanan komunikasi, keuangan, dan logistik, dalam beberapa tahun terakhir ini menghadapi tantangan yang semakin berat. Tantangan ini terutama dipicu oleh adanya perubahan lingkungan bisnis dalam industri Pos. Sebagai Badan Usaha Milik yang memiliki misi bisnis dan misi sosial, PT. Pos Indonesia (Persero) dituntut untuk tetap eksis, sehingga dapat memberikan konstribusi bagi kostumer, masyarakat dan Negara. Berdasarkan identifikasi permasalahan seperti yang telah diuraikan di atas, dapat ditemukan beberapa masalah pokok yang dirumuskan sebagai berikut: a. Masalah Sistem

1. Kurangnya pemahaman tentang bagaimana pembuatan proses dari sistem pengiriman surat kilat bergerak sehingga dapat menyebabkan kesalahan dalam menjalankan proses pengiriman surat kilat.

2. Informasi yang akan dihasilkan oleh sistem yang berjalan masih kurang dapat memberikan informasi yang up to date, akurat, tepat dan detail. Ketidakakuratan, ketidaktepatan dan ketidakdetailan informasi terlihat dari laporan yang dihasilkan. 3. Data belum terorganisir dengan baik, belum dibuatkannya suatu media elektronik yang dapat menyimpan data yang ada. Yang sebenarnya media penyimpanan file tersebut sangat penting dalam pengolahan data nantinya yang akan dibutuhkan dalam menghasilkan informasi yang dibutuhkan.

4. Belum efektifnya pengendalian sistem yang ada pada saat ini. Dikarenakan tidak adanya pengendalian dan pembatasan hak akses akan pengguna dan pengolahan data pengiriman pengiriman surat kilat.

b. Masalah Teknologi Pengolahan Data

1. Belum digunakannya aplikasi khusus untuk membantu dan mendukung kerja sistem pengiriman surat kilat.

2. Metode penyimpanan datanya mamiliki resiko keamanan yang tinggi karena data penting seperti data pengiriman surat kilat, laporan surat hanya dalam bentuk media kertas.

c. Analisa Kebutuhan Sistem

Berdasarkan analisa terhadap sistem yang sedang berjalan, dan melihat

permasalahan yang ada, maka perlunya suatu pemecahan melalui sistem baru, yaitu sistem informasi yang dapat mengakses data dengan mudah, cepat serta

mempermudah dan mempercepat kerja khususnya bagian-bagian dalam proses pengiriman surat kilat.

1. Analisa Masukan Data

Berdasarkan pengamatan, bahwa masukan data yang ada pada saat ini kurang

Dan masukan data juga bermanfaat untuk kontrol surat. 2. Analisa Penyimpanan Data

Untuk penyimpanan data pada sistem berjalan dilakukan dengan mencatat semua data kedalam buku induk pengirim surat kilat. Dan kemudian dituangkan kemedia komputer untuk membuat laporan-laporan yang dapat dibuat dengan Microsoft Ecxel 2007. Pencatatan tersebut mengakibatkan lamanya waktu di dalam pencarian data, penghitungan jumlah uang yang ada, pengelompokan jenis uang dan tingkat

kesalahan pada pencatatan akan lebih besar seiring dengan bertambahnya

pengiriman surat kilat dan penghapusan data pengiriman surat kilat yang terjadi. Hal ini mengakibatkan sering terjadinya keterlambatan dalam penyajian informasi yang bersifat cepat dan tepat.

3. Analisa Pembuatan Laporan

Informasi yang dihasilkan berupa daftar pengiriman surat kilat yang ada di Kantor POS yang terletak di jalan Basuki Rahmat nomor 15 Ende 86300 dari tiap ruangan yang ada dan keseluruhan dirasakan sangat minimal. Karena informasi selain tidak akurat, informasi tersebut didapatkan dari data pengiriman surat kilat yang diterima. 4.2. Usulan Pemecahan Masalah

Dalam rangka mencapai suatu sistem informasi yang baik dalam pengertian disajikan cepat, lengkap, dan akurat kepada pihak yang berkepentingan. Dengan sistem ini diharapkan akan mempermudah dalam pencarian data, memberikan informasi yang lengkap, cepat, akurat dan mempermudah pengaksesan data dan informasi, serta mempermudah dan mengurangi beban pekerjaan pihak yang terkait.

4.2.1. Alur Dokumen

Alur dokumen atau yang disebut juga flowchart merupakan gambaran tentang bagaimana cara kerja sistem yang dapat dibangun dengan menggunakan simbol-simbol yang mewakili keadaan sebenarnya pada sistem dan gambaran tentang dokomen-dokumen tersebut.

4.2.2. Diagram Konteks (Context Diagram)

Diagram konteks merupakan penggambaran yang memiliki fungsi untuk menunjukkan hubungan antar system dengan lingkungan yang mengaksesnya dimana system tersebut ditempatkan.

Gambar 4. Diagram Konteks

4.2.1. Hirarchky Input-Proses-Output (HIPO)

Diagram ini menggambarkan tentang tingkatan-tingkatan yang berlaku pada system. Pada dasarnya diagram ini disusun mulai dari top level dan kemudian turunkan ke dalam sub-sub system yang lebih dan seterusnya.

Gambar 5. Hippo

4.2.2. Data Flow Diagram (DFD)

Data Flow Diagram (DFD), adalah diagram yang menggambarkan alur proses data yang mendetail dari diagram konteks (Jogiyanto, HM.1992).

Didalam pembuatan DFD, terlebih dahulu kita harus mengetahui simbol-simbol yang akan kita gunakan. Simbol-simbol yang dimaksud adalah:

1. Entitas Luar merupakan sumber atau tujuan dari aliran data baik dalam Teknis Gane/Sarson maupun Teknis Yourdon/De Marco disimbolkan dengan :

2. Aliran Data /Arus Data merupakan arus yang mengalir diantara proses, simpan dan entitas luar. Aliran data disimbolkan dengan :

i. Teknis Gane/Sarson ii. Teknis Yourdon/De Marco

3. Proses, merupakan suatu kegiatan yang dilakukan dari suatu arus data yang masuk ke dalam proses untuk dihasilkan suatu arus data yang akan keluar dari

proses. Proses disimbolkan dengan : Teknis Gane / Sarson

Teknis Yourdan / De Marco

4. Berkas atau media penyimpanan, merupakan komponen yang berfungsi untuk menyimpan data atau file. Media penyimpanan disimbolkan dengan:

i. Teknis Gane/Sarson

ii. Teknis Yourdan /De Marco a. DFD Level 0

DFD Level 0 dan proses-proses yang terjadi dari Analisa dan Perancangan Sistem Informasi Pengriman Surat Kilat pada PT. Pos Indonesia (Persero) Ende adalah sebagai berikut :

Gambar 6. DFD Level 0

b. DFD Level 1 Proses 1.1-1.3

Dalam DFD level 1 proses 1.1-1.3 terdapat 1 proses yaitu : proses data petugas, dimana pada proses data pengirim surat kilat, petugas loket menginput data pengirim surat dan disimpan pada tabel pengirim surat dan proses penerima, petugas loket menginput data penerima surat dan disimpan pada tabel penerima surat.

Gambar 7. DFD Level 1 Proses 1.1-1.3 c. DFD Level 2 Proses 2.1

Pada DFD Level 2 Proses 2.1 data Petugas dimana petugas loket menginput data petugas diambil dari tabel pengirim, tabel penerima surat dan data petugas disimpan pada tabel petugas.

Gambar 8. DFD Level 2 Proses 2.1 d. DFD Level 3 Proses 3.1

Pada DFD Level 3 proses 3.1 terdapat satu proses yaitu: proses laporan data pengiriman surat dimana pimpinan mendapat data laporan pengiriman surat berdasarkan kode petugas dan nama petugas diambil dari tabel petugas. Nama pengirim diambil dari data pengirim surat diambil dari tabel pengirim. Pada proses penerima surat nama penerima diambil dari data penerima surat dan diambil dari tabel penerima surat.

Gambar 9. DFD Level 3 Proses 3.1 4.2.3. Kamus Data Arus Data

Kamus data adalah kumpulan elemen-elemen atau simbol-simbol yang digunakan untuk membantu dalam penggambaran atau pengidentifikasian setiap field atau file di dalam sistem (Kristanto, 2004). Adapun kamus data arus data dari sistem ini antara lain :

A. Data Pengirim B. Data Penerima C. Data Petugas

4.2.4. Kamus Data Tabel

Kamus data tabel adalah katalog fakta tentang data atau kebutuhan-kebutuhan informasi dari suatu sistem, kamus data tabel dibuat berdasarkan kamus data yang harus sesuai di sistem dengan program maka dalam laporan dibuat sebagai berikut: 4.2.5. Entity Relantinship Diagram (ERD)

Entity Relantionship Diagram digunakan untuk mengembangkan inisial dari desain berbasis data. ERD menyediakan suatu konsep yang bermanfaat dan dapat mengubah

deskripsi yang sangat sulit menjadi mudah sehingga dapat dipahami dan dimengerti oleh pemakai serta dapat mengimplementasikan ke dalam DBMS.

Gambar 10. Entity Relantionship Diagram (ERD) 4.2.6. Perancangan Input dan Output

Tahapan terakhir dalam penganalisaan data dan membentuk suatu laporan ialah tahap perancangan atau desain input dan output dari laporan yang dibuat tersebut. 1. Perancangan Input

Perancangan input merupakan suatu bentuk form yang dirancang sebagai tempat pemasukan data dalam laporan sehingga dapat diolah menjadi informasi yang dibutuhkan untuk pimpinan.

a. Input Data Pengirim

Gambar 11. Perancangan Iput Data Pengirim b. Input Data Penerima

Gambar 12. Perancangan Iput Data Penerima c. Input Data Petugas

Gambar 13. Perancangan Iput Data Petugas 2. Perancangan Output

Perancangan output ini berupa tampilan informasi laporan data pengiriman surat kilat BAB V

PENUTUP

5.1. Kasimpulan

Dari analisa penyusun maka terdapat suatu pembatasan terhadap masalah-masalah yang dihadapi perusahaan tersebut, sehingga setelah penyusun melakukan

pembatasan terhadap masalah-masalah yang telah dikemukakan pada bab-bab

sebelumnya, oleh karena itu penulis mengambil beberapa kesimpulan sebagai berikut di antaranya adalah:

1. Kelebihan dari sistem yang diusulkan bila dibandingkan dengan sistem yang sedang berjalan terletak pada proses pengolahan data. Ini menggunakan komputer sebagai alat bantunya, sehingga pengolahan data dapat dilakukan dengan mudah, cepat dan laporan dilaporkan lebih akurat.

2. Data dalam jumlah besar, sehingga memudahkan dalam hal pencarian dan penyajian informasi mengenai data pengiriman surat kilat.

3. Dengan adanya sistem informasi yang tepat maka fungsi kerja dibagian pelayanan dapat berjalan dengan baik.

4. Pengolahan data pengiriman surat kilat yang berbasis komputer dapat mengolah dan mengakses data dengan cepat, sehingga membantu meningkatkan efisien waktu dan efektifitas kerja.

5.2. Saran

Berdasarkan tinjauan penulis selama melakukan penelitian di perusahaan, maka tidak ada salahnya apabila penulis juga ingin memberikan masukan untuk pihak

perusahaan. Beberapa saran penulis untuk perusahaan antara lain:

1. Perlu diadakan suatu hubungan yang baik antara atasan dan bawahan agar tercapainya tujuan yang sudah ditetapkan secara efisien. Hubungan antara atasan dan bawahan, antara unit-unit kerja yang satu dengan yang lain dalam organisasi dapat terlaksana dengan baik apabila terdapat kerjasama dan saling pengertian yang sebaik-baiknya.

jawab, terutama menyangkut masalah keamanan data.

Pentingnya melaksanakan tugas dengan sebaik-baiknya yang diperintahkan oleh atasan demi tercapainya optimalisasi dalam bekerja.

Diposkan oleh GEGAR SLANKERS di 17.48

Kirimkan Ini lewat Email BlogThis! Berbagi ke Twitter Berbagi ke Facebook

Tidak ada komentar:

Poskan Komentar

Posting Lebih Baru

Beranda

Langganan: Poskan Komentar (Atom) GEGAR SLANKERS

Lihat profil lengkapku

Pengikut Arsip Blog

06/08/2011

07.30 Masuk kantor

09.30-14.55 Antar paket kiriman 13.00 Pulang

08/08/2011 07.30 Masuk kantor 08.45-13.00 Antar paket kiriman 13.00 Pulang

09/08/2011 07.30 Masuk kantor

09.20-11.25 Mengurus pengiriman surat 13.00 Jam pulang

10/08/2011 07.25 Masuk kantor

08.00-12.45 Mengurus pengiriman surat 13.00 Pulang

11/08/2011 07.30 Masuk Kantor

08.00-11.30 Mengantar paket kiriman dan mengurus pengiriman surat 13.00 Pulang

12/08/2011 07.30 Masuk kantor

08.00-09.00 Hari terakhir masa Praktek Kerja Lapangan 09.00 Pulang

3.2. Uraian Kegiatan Praktek Kerja Lapangan 3.2.1. Pelaksanaan PKL

Keiatan Praktek Kerja Lapangan pada PT. POS Indonesia (Persero) Ende, di laksanakan pada tanggal 12 juli 2011 sampai dengan 12 Agustus 2011. Mulai dengan masuk kantor pada pukul 08.00 WIB sampai dengan jam istirahat pada pukul 13.00, kemudian di lanjutkan pada pukul 13.30 sampai dengan 15.00 WIB. Dalam

pelaksanaan praktek kerja lapangan ini, kami harus mematuhi semua peraturan dan tata tertib, serta kedisiplinan yang sudah di tetapkan pada PT. POS Indonesia

(Persero) Ende.

3.3. Rincian Dan Penjelasan Log Harian 3.3.1.Minggu Pertama tanggal 12-16 juli 2011

Hari pertama masuk kerja praktek, penulis menghadap Kepala Bagian SDM Kantor POS Ende yaitu, Bpk. Mohamad Pala untuk memperoleh pengarahan dan kemudian melakukan perkenalan diri dengan Kepala Pimpinan Kantor POS dan semua pegawai serta staf yang bertugas di kantor tersebut. Penulis mendapatkan pengarahan dan kemudian bimbingan dari bagian SDM mengenai Sistem Kerja di Kantor POS tersebut. Dalam minggu pertama tersebut, penulis berada dan bekerja pada satu bagian saja yaitu bagian POERI Kirim. Pada bagian ini, penulis membantu mengetikan surat penyerahan kantong kirim dan terima serta bukti pengiriman. Selain itu, penulis juga mendapatkan penjelasan mengenai sistem kerja yang ada pada bagian POERI tersebut dari Bpk. Guntur selaku pegawai yang bertugas pada bagian tersebut.

3.3.2.Minggu Kedua tanggal 18-23 juli 2011

Pada minggu kedua ini, penulis mulai bekerja pada bagian POERI Kirim, seperti minggu pertama. Kali ini, penulis masih melakukan pekerjaan yang serupa yaitu mengetik surat penyerahan kantong dan surat bukti pengiriman. Selain itu juga, penulis membantu mengurus paket kiriman yang masuk, penulis juga

mengkonsultasikan Judul Laporan Praktek Kerja Lapangan pada bagian IT, yaitu Bpk. Trian Nugroho.

4.3.3.Minggu Ketiga tanggal 25-30 juli 2011

Pada minggu ketiga, penulis mengkonsultasikan judul laporan pada bagian IT. Pada minggu ini, penulis berada pada bagian antaran untuk mengantarkan paket kiriman yang masuk dan paket kiriman yang akan di kirim agar penulis lebih mengetahui alur pegiriman dan peneriman surat maupun barang.

4.3.4.Minggu keempat tanggal 32-12 Agustus 2011

Pada minggu keempat, penulis membantu petugas Loket yaitu pada bagian WESEL. Pada bagian ini, penulis dapat belajar prosedur pengiriman dan penerimaan uang. Disamping itu juga, penulis mempelajari Sistem lama yang sedang di gunakan agar

dapat di Analisis sehingga penulis dapat menyelesaikan Laporan PKL dengan judul “Analisa Dan Perancangan Sistem Informasi Pengiriman Surat Kilat Pada PT. POS Indonesia (Persero) Ende” sesuai dengan praktek kerja dan informasi serta pengetahuan yang sudah dipelajari oleh penulis. Pada waktu senggang, penulis memanfaatkannya untuk menyelesaikan Laporan tersebut dengan di bimbing oleh Bpk. Guntur selaku pegawai yang bertanggung jawab pada bagian POERI apabila penulis membutuhkan informasi yang terkait.

BAB IV

HASIL DAN PEMBAHASAN

4.1. Analisa Sistem Yang Sedang Berjalan 1. Teknologi Pengolahan Data yang Dibutuhkan

Teknologi pengolahan data yang digunakan pada kantor Pos masih belum adanya pencatatan kedalam sebuah sistem aplikasi. Saat ini masih menggunakan bantuan komputer yang menggunakan sistem operasi windows Xp dan software Microsoft office 2007, dengan menggunakan sistem tunggal (stand alone) dalam pembuatan laporan.

2. Masalah Pokok

PT. Pos Indonesia (Persero) Ende sebagai Badan Usaha Milik Negara (BUMN) yang menyediakan layanan komunikasi, keuangan, dan logistik, dalam beberapa tahun terakhir ini menghadapi tantangan yang semakin berat. Tantangan ini terutama dipicu oleh adanya perubahan lingkungan bisnis dalam industri Pos. Sebagai Badan Usaha Milik yang memiliki misi bisnis dan misi sosial, PT. Pos Indonesia (Persero) dituntut untuk tetap eksis, sehingga dapat memberikan konstribusi bagi kostumer, masyarakat dan Negara. Berdasarkan identifikasi permasalahan seperti yang telah diuraikan di atas, dapat ditemukan beberapa masalah pokok yang dirumuskan sebagai berikut: a. Masalah Sistem

1. Kurangnya pemahaman tentang bagaimana pembuatan proses dari sistem pengiriman surat kilat bergerak sehingga dapat menyebabkan kesalahan dalam menjalankan proses pengiriman surat kilat.

2. Informasi yang akan dihasilkan oleh sistem yang berjalan masih kurang dapat memberikan informasi yang up to date, akurat, tepat dan detail. Ketidakakuratan, ketidaktepatan dan ketidakdetailan informasi terlihat dari laporan yang dihasilkan. 3. Data belum terorganisir dengan baik, belum dibuatkannya suatu media elektronik yang dapat menyimpan data yang ada. Yang sebenarnya media penyimpanan file tersebut sangat penting dalam pengolahan data nantinya yang akan dibutuhkan dalam menghasilkan informasi yang dibutuhkan.

4. Belum efektifnya pengendalian sistem yang ada pada saat ini. Dikarenakan tidak adanya pengendalian dan pembatasan hak akses akan pengguna dan pengolahan data pengiriman pengiriman surat kilat.

b. Masalah Teknologi Pengolahan Data

1. Belum digunakannya aplikasi khusus untuk membantu dan mendukung kerja sistem pengiriman surat kilat.

2. Metode penyimpanan datanya mamiliki resiko keamanan yang tinggi karena data penting seperti data pengiriman surat kilat, laporan surat hanya dalam bentuk media kertas.

c. Analisa Kebutuhan Sistem

Berdasarkan analisa terhadap sistem yang sedang berjalan, dan melihat

permasalahan yang ada, maka perlunya suatu pemecahan melalui sistem baru, yaitu sistem informasi yang dapat mengakses data dengan mudah, cepat serta

mempermudah dan mempercepat kerja khususnya bagian-bagian dalam proses pengiriman surat kilat.

1. Analisa Masukan Data

Berdasarkan pengamatan, bahwa masukan data yang ada pada saat ini kurang

Dan masukan data juga bermanfaat untuk kontrol surat. 2. Analisa Penyimpanan Data

Untuk penyimpanan data pada sistem berjalan dilakukan dengan mencatat semua data kedalam buku induk pengirim surat kilat. Dan kemudian dituangkan kemedia komputer untuk membuat laporan-laporan yang dapat dibuat dengan Microsoft Ecxel 2007. Pencatatan tersebut mengakibatkan lamanya waktu di dalam pencarian data, penghitungan jumlah uang yang ada, pengelompokan jenis uang dan tingkat

kesalahan pada pencatatan akan lebih besar seiring dengan bertambahnya

pengiriman surat kilat dan penghapusan data pengiriman surat kilat yang terjadi. Hal ini mengakibatkan sering terjadinya keterlambatan dalam penyajian informasi yang bersifat cepat dan tepat.

3. Analisa Pembuatan Laporan

Informasi yang dihasilkan berupa daftar pengiriman surat kilat yang ada di Kantor POS yang terletak di jalan Basuki Rahmat nomor 15 Ende 86300 dari tiap ruangan yang ada dan keseluruhan dirasakan sangat minimal. Karena informasi selain tidak akurat, informasi tersebut didapatkan dari data pengiriman surat kilat yang diterima. 4.2. Usulan Pemecahan Masalah

Dalam rangka mencapai suatu sistem informasi yang baik dalam pengertian disajikan cepat, lengkap, dan akurat kepada pihak yang berkepentingan. Dengan sistem ini diharapkan akan mempermudah dalam pencarian data, memberikan informasi yang lengkap, cepat, akurat dan mempermudah pengaksesan data dan informasi, serta mempermudah dan mengurangi beban pekerjaan pihak yang terkait.

4.2.1. Alur Dokumen

Alur dokumen atau yang disebut juga flowchart merupakan gambaran tentang bagaimana cara kerja sistem yang dapat dibangun dengan menggunakan simbol-simbol yang mewakili keadaan sebenarnya pada sistem dan gambaran tentang dokomen-dokumen tersebut.

4.2.2. Diagram Konteks (Context Diagram)

Diagram konteks merupakan penggambaran yang memiliki fungsi untuk menunjukkan hubungan antar system dengan lingkungan yang mengaksesnya dimana system tersebut ditempatkan.

Gambar 4. Diagram Konteks

4.2.1. Hirarchky Input-Proses-Output (HIPO)

Diagram ini menggambarkan tentang tingkatan-tingkatan yang berlaku pada system. Pada dasarnya diagram ini disusun mulai dari top level dan kemudian turunkan ke dalam sub-sub system yang lebih dan seterusnya.

Gambar 5. Hippo

4.2.2. Data Flow Diagram (DFD)

Data Flow Diagram (DFD), adalah diagram yang menggambarkan alur proses data yang mendetail dari diagram konteks (Jogiyanto, HM.1992).

Didalam pembuatan DFD, terlebih dahulu kita harus mengetahui simbol-simbol yang akan kita gunakan. Simbol-simbol yang dimaksud adalah:

1. Entitas Luar merupakan sumber atau tujuan dari aliran data baik dalam Teknis Gane/Sarson maupun Teknis Yourdon/De Marco disimbolkan dengan :

2. Aliran Data /Arus Data merupakan arus yang mengalir diantara proses, simpan dan entitas luar. Aliran data disimbolkan dengan :

i. Teknis Gane/Sarson ii. Teknis Yourdon/De Marco

3. Proses, merupakan suatu kegiatan yang dilakukan dari suatu arus data yang masuk ke dalam proses untuk dihasilkan suatu arus data yang akan keluar dari

proses. Proses disimbolkan dengan : Teknis Gane / Sarson

Teknis Yourdan / De Marco

4. Berkas atau media penyimpanan, merupakan komponen yang berfungsi untuk menyimpan data atau file. Media penyimpanan disimbolkan dengan:

i. Teknis Gane/Sarson

ii. Teknis Yourdan /De Marco a. DFD Level 0

DFD Level 0 dan proses-proses yang terjadi dari Analisa dan Perancangan Sistem Informasi Pengriman Surat Kilat pada PT. Pos Indonesia (Persero) Ende adalah sebagai berikut :

Gambar 6. DFD Level 0

b. DFD Level 1 Proses 1.1-1.3

Dalam DFD level 1 proses 1.1-1.3 terdapat 1 proses yaitu : proses data petugas, dimana pada proses data pengirim surat kilat, petugas loket menginput data pengirim surat dan disimpan pada tabel pengirim surat dan proses penerima, petugas loket menginput data penerima surat dan disimpan pada tabel penerima surat.

Gambar 7. DFD Level 1 Proses 1.1-1.3 c. DFD Level 2 Proses 2.1

Pada DFD Level 2 Proses 2.1 data Petugas dimana petugas loket menginput data petugas diambil dari tabel pengirim, tabel penerima surat dan data petugas disimpan pada tabel petugas.

Gambar 8. DFD Level 2 Proses 2.1 d. DFD Level 3 Proses 3.1

Pada DFD Level 3 proses 3.1 terdapat satu proses yaitu: proses laporan data pengiriman surat dimana pimpinan mendapat data laporan pengiriman surat berdasarkan kode petugas dan nama petugas diambil dari tabel petugas. Nama pengirim diambil dari data pengirim surat diambil dari tabel pengirim. Pada proses penerima surat nama penerima diambil dari data penerima surat dan diambil dari tabel penerima surat.

Gambar 9. DFD Level 3 Proses 3.1 4.2.3. Kamus Data Arus Data

Kamus data adalah kumpulan elemen-elemen atau simbol-simbol yang digunakan untuk membantu dalam penggambaran atau pengidentifikasian setiap field atau file di dalam sistem (Kristanto, 2004). Adapun kamus data arus data dari sistem ini antara lain :

A. Data Pengirim B. Data Penerima C. Data Petugas

4.2.4. Kamus Data Tabel

Kamus data tabel adalah katalog fakta tentang data atau kebutuhan-kebutuhan informasi dari suatu sistem, kamus data tabel dibuat berdasarkan kamus data yang harus sesuai di sistem dengan program maka dalam laporan dibuat sebagai berikut: 4.2.5. Entity Relantinship Diagram (ERD)

Entity Relantionship Diagram digunakan untuk mengembangkan inisial dari desain berbasis data. ERD menyediakan suatu konsep yang bermanfaat dan dapat mengubah

deskripsi yang sangat sulit menjadi mudah sehingga dapat dipahami dan dimengerti oleh pemakai serta dapat mengimplementasikan ke dalam DBMS.

Gambar 10. Entity Relantionship Diagram (ERD) 4.2.6. Perancangan Input dan Output

Tahapan terakhir dalam penganalisaan data dan membentuk suatu laporan ialah tahap perancangan atau desain input dan output dari laporan yang dibuat tersebut. 1. Perancangan Input

Perancangan input merupakan suatu bentuk form yang dirancang sebagai tempat pemasukan data dalam laporan sehingga dapat diolah menjadi informasi yang dibutuhkan untuk pimpinan.

a. Input Data Pengirim

Gambar 11. Perancangan Iput Data Pengirim b. Input Data Penerima

Gambar 12. Perancangan Iput Data Penerima c. Input Data Petugas

Gambar 13. Perancangan Iput Data Petugas 2. Perancangan Output

Perancangan output ini berupa tampilan informasi laporan data pengiriman surat kilat BAB V

PENUTUP

5.1. Kasimpulan

Dari analisa penyusun maka terdapat suatu pembatasan terhadap masalah-masalah yang dihadapi perusahaan tersebut, sehingga setelah penyusun melakukan

pembatasan terhadap masalah-masalah yang telah dikemukakan pada bab-bab

sebelumnya, oleh karena itu penulis mengambil beberapa kesimpulan sebagai berikut di antaranya adalah:

1. Kelebihan dari sistem yang diusulkan bila dibandingkan dengan sistem yang sedang berjalan terletak pada proses pengolahan data. Ini menggunakan komputer sebagai alat bantunya, sehingga pengolahan data dapat dilakukan dengan mudah, cepat dan laporan dilaporkan lebih akurat.

2. Data dalam jumlah besar, sehingga memudahkan dalam hal pencarian dan penyajian informasi mengenai data pengiriman surat kilat.

3. Dengan adanya sistem informasi yang tepat maka fungsi kerja dibagian pelayanan dapat berjalan dengan baik.

4. Pengolahan data pengiriman surat kilat yang berbasis komputer dapat mengolah dan mengakses data dengan cepat, sehingga membantu meningkatkan efisien waktu dan efektifitas kerja.

5.2. Saran

Berdasarkan tinjauan penulis selama melakukan penelitian di perusahaan, maka tidak ada salahnya apabila penulis juga ingin memberikan masukan untuk pihak

perusahaan. Beberapa saran penulis untuk perusahaan antara lain:

1. Perlu diadakan suatu hubungan yang baik antara atasan dan bawahan agar tercapainya tujuan yang sudah ditetapkan secara efisien. Hubungan antara atasan dan bawahan, antara unit-unit kerja yang satu dengan yang lain dalam organisasi dapat terlaksana dengan baik apabila terdapat kerjasama dan saling pengertian yang sebaik-baiknya.

jawab, terutama menyangkut masalah keamanan data.

Pentingnya melaksanakan tugas dengan sebaik-baiknya yang diperintahkan oleh atasan demi tercapainya optimalisasi dalam bekerja.

Diposkan oleh GEGAR SLANKERS di 17.48

Kirimkan Ini lewat Email BlogThis! Berbagi ke Twitter Berbagi ke Facebook

Tidak ada komentar:

Poskan Komentar

Posting Lebih Baru

Beranda

Langganan: Poskan Komentar (Atom)

GEGAR SLANKERS

Lihat profil lengkapku Pengikut

Arsip Blog