1.2. Permasalahan Dan Pemmecahan Masalah a. Permasalahan
Berdasarkan latar belakang di temukan diatas, maka di identifikasikan sejumlah permasalahan yang selalu ada pada sistem sebelumnya yaitu “Pengiriman dan
Penerimaan surat kilat yang kadang mengalami keterlambatan kirim serta kekeliruan pengisian data pengiriman karena kedua aplikasi sistem menggunakan satu
komputer”. b. Pemecahan masalah
Berdasarkan permasalahan diatas, penulis berusaha untuk menemukan pemecahan masalah yaitu:
1. Bagaimana mengatasi pengiriman dan penerimaan surat yang kadang selalu mengalami keterlambatan karena kurangnya komputer bisa di atasi.
2. Bagaimana kekeliruan yang biasanya terjadi akibat salah memasukan data pengiriman surat kilat yang diterima dan yang akan dikirim karena sistem yang
digunakan memakai satu unit komputer. 1.3. Batasan Masalah
Dalam menganalisa dan mengidentifikasi sistem yang telah ada dan jalannya alur
pengiriman surat kilat serta masalah-masalah yang ada maka, agar lebih terarah serta dapat dipahami dengan mudah, masalah dibatasi hanya pada Analisa dan
Perancangan Sistem Informasi Pengiriman Surat Kilat pada PT. POS Indonesia Persero Ende.
1.4. Tujuan Dan Manfaat a. Tujuan Praktek Kerja Lapangan
Praktek Kerja Lapangan bertujuan memberikan kesempatan kepada mahasiswa
untuk : 1. Mendapatkan pengalaman kerja sebelum memasuki dunia kerja, serta surat
keterangan kerja referensi dari Instansi. 2. Menambah pengetahuan dan wawasan bagi mahasiswa dalam bidang teknologi
informasi, khususnya dalam bidang pengelolaan sistem informasi. 3. Membuka jalur komunikasi antara mahasiswa dan perusahaan.
4. Untuk memberikan gambaran bagi mahasiswa tentang keadaan dunia kerja yang akan dijalani nantinya.
5. Membandingkan teori yang diperoleh di bangku kuliah dengan praktek nyata di lapangan.
Berdasarkan tujuan yang diuraikan diatas maka penulis menghasilkan Analisa dan Perancangan Sistem Informasi Pengiriman Surat Kilat Pada PT. POS Indonesia
Persero Ende. b. Manfaat Praktek Kerja Lapangan
Adapun manfaat diadakannya Praktek Kerja Lapangan PKL ini adalah untuk mengetahui dan menangani masalah prosedur pengolahan data pada Analisa dan
Perancangan Sistem Informasi Pengiriman Uang pada PT. POS Indonesia Persero Ende.
BAB II TINJAUAN UMUM
2.1. Gambaran Umum PT.Pos Indonesia Persero Ende Adapun gambaran secara umum dari PT. POS Indonesia Persero Ende adalah sebagai
berikut: 2.1.1. Sejarah Perusahaan
PT. POS Indonesia Persero Ende adalah Badan Usaha Milik Negara BUMN yang merupakan peralihan bentuk dari Perum POS dan Giro. Dinas POS sudah berdiri dalam
jangka waktu yang lama, yaitu sejak masa penjajahan. Perkembangannyapun tidak lepas dari masa penjajahan yang telah dialami oleh Bangsa Indonesia.
Pada masa pemerintahan Belanda, mengawali pengiriman POS dengan menggunakan kereta api ekspress malam, dari Batavia ke Surabaya pada tahun 1939. Peristiwa
penting yang terjadi yaitu perubahan bentuk usaha Dinas Pos menjadi jawatan pada tahun 1864. Di tahun 1875, Dinas POS digabungkan dengan Dinas Telegraf dengan
nama Pos En Telegraf Dienst yang berada di bawah Departemen Der burgerlijke Openbae Werkn Departemen Pekerjaan umum. Di tahun 1884 Jawatan Telepon
bergabung dalam Jawatan POS dan Telegraf yang kemudian dikenal dengan nama Post Telegraf en telefoondiest PTT. Sejalan dengan perkembangan zaman, status Jawatan
Post Telegraf en telefoondiest PTT diubah menjadi Perusahaan Negara PN. Pada masa kemerdekaan hingga saat ini, pada tahun 1945 sampai tahun 1950, situasi
di Indonesia penuh dengan pergolakan dalam rangka merebut kedaulatan dari penjajahan Jepang dan Agresi Militer Belanda. Situasi ini tentu sangat berpengaruh
terhadap Dinas POS yang ditandai dengan pemindahan perangkat komunikasi, pembumi hangusan sarana-sarana fisik POS dan terganggunya sarana perhubungan
POS dan Telegraf. Setelah situasi membaik, tepatnya pada tanggal 6 Juli 1965 Perusahaan Negara POS dan Telegraf dipecah menjadi PNPOS dan Giro.
PN Telekomunikasi yang diatur oleh Peraturan Pemerintah No. 29 tahun 1965 dan Peraturan Pemerintah No. 30 tahun 1965. Berdasarkan Undang-Undang No. 9 Tahun
1969, menetapkan status Badan Usaha Milik Negara BUMN menjadi Perjan, Perum, Persero, maka status PNPOS dan Giro diubah menjadi Perusahaan umum Perum,
POS dan Giro dengan Peraturan Pemerintah No.9 tahun 1978. Perum POS dan Giro sebagai Badan Uasaha Milik Negara BUMN yang berada di lingkungan Departemen
Pariwisata POS dan Telekomunikasi yang dipimpin oleh suatu direksi yang bertanggung jawab kepada Menteri parusahaan POS dan Telekomunikasi. Perum POS
dan Giro juga mempunyai tugas pokok mengusahakan dan mengembangkan pelayanan dalam bidang lalu lintas berita, informasi tertulis, barang dan uang untuk
menunjang kelancaran hubungan masyarakat dan menunjang terlaksananya pembangunan Nasional. Maka tanggal 27 Febuari 1995 Perum POS dan Giro berubah
menjadi PT. POS Indonesia Persero berdasarkan Peraturan Pemerintah No. 5 tahun 1995 dan di sahkan pada tanggal 20 Juni 1995 Lembaga Negara Republik Indonesia
No. 11 Tahun 1995. 2.1.2. VISI DAN MISI:
I. VISI : PT.POS INDONESIA Persero
i. Penyedia Jasa Pos bernilai Tinggi dengan daya saing Global. II. MISI : PT.POS INDONESIA Persero
i. Mengelola perusahaan sesuai dengan prinsip bisnis yang sehat dengan didukung teknologi tepat guna dan sumber daya manusia profesional.
ii. Menyediakan layanan komunikasi, logistik, transaksi keuangan dan layanan pos lainnya yang memiliki nilai tambah tinggi bagi kepuasan pelanggan.
iii. Mengembangkan usaha yang dimiliki daya saing kuat baik di pasar domestik maupun pasar global.
iv. Memberikan pelayanan untuk kemanfaatan umum yang menjangkau seluruh pelosok tanah air dengan perlakuan yang sama guna memperkuat persatuan dan
kesatuan bangsa serta memperketat hubungan antar bangsa. 2.1.3. Bidang Usaha PT. Pos Indonesia Persero
PT. POS Indonesia Persero merupakan suatu Badan Usaha Milik Negara BUMN
bergerak di bidang pelayanan Jasa Komunikasi. PT. POS Indonesia Persero dalam menjalankan tugas pokoknya membangun, mengusahakan, dan mengembangkan
pelayanan dalam bidang lalu lintas berita dan informasi tertulis, baik barang maupun uang.
Pada pokoknya usaha-usaha yang dijalankan oleh PT. POS Indonesia Persero dalam memberikan pelayanannya ditujukan kepada masyarakat, baik berupa jasa maupun
barang benda POS melalui media cetak, radio, dan televisi serta beberapa layanan lainnya. Pelayanan POS tersebut diantaranya adalah:
1. Surat POS Layanan standar pengiraman berita yang tersedia disemua kantor POS dengan tarif
yang seragam, baik untuk perhubungan didalam maupun luar negeri. Jenis surat POS tersebut diantaranya surat POS kilat, kartu POS, warkat POS, majalah, sekogram
Braille dan paket bungkusan. 2. Surat Kilat Biasa Dan Surat Kilat Khusus
Layanan pengiriman surat POS untuk dikirim melalui kantor POS baik dari dalam Negeri Express mail maupun yang berasal dari luar Negri yang menjangkau seluruh
Indonesia dengan prioritas kecepatan dalam penyaluran dan pengantarannya. Kalau Surat Kilat Khusus waktu tempuh pengirimannya antara 24 jam sampai dengan 48
jam. 3. Wesel POS
Layanan transfer uang sebagai solusi pengiriman uang ke seluruh di Indonesia. Tersedia juga beberapa jenis layanan tambahan untuk wesel POS seperti Wesel POS
kilat, Wesel POS elektronik westorn, Wesel POS berlangganan, Wesel POS tebusan dan Wesel POS luar Negeri atau dari beberapa Negara ke dalam Negri.
4. Giro POS Layanan keuangan untuk menampung, menyimpan dan juga untuk melakukan
pembayaran berbagai transaksi. 5. Ratron
Layanan surat elektronik yang merupakan hibrida antara surat secara fisik dengan kombinasi transmisi data melalui jeringan telekomunikasi. Hasil transfer data berupa
kopi naskah asli yang akan di antar ke alamat penerima. 6. Paket POS
Layanan untuk pengiriman paket berupa barang yang dapat di lakukan di semua kantor POS.
7. Filateli Dalam upaya meningkatkan koalitas dan memperkaya khasanah hobi dalam
mengumpulan perangko atau filateli, telah di kembangkan pula produk-produk filateli yang lebih efektif dengan tema penerbitan yang bervariasi.
8. Cek POS Wisata CPW Layanan keuangan sebagai solusi dana perjalanan karena dapat di uangkan di semua
kantor POS. 2.1.4. Struktur Organisasi Dan Job Deskripsi
a. Struktur Organisasi
Struktur organisasi adalah suatu bentuk atau susunan kerja sama orang-orang dalam suatu organisasi yang meliputi adanya pembagian kerja dan juga pembagian tugas
yang jelas. Pimpinan dapat dengan tepat mendelegasikan wewenang dan tanggung jawabnya kepada bawahannya, sebaliknya bawahan juga dapat mengetahui sampai
seberapa jauh wewenang dan tanggung jawabnya dalam menjalankan tugas. Sedangkan tujuan dari struktur organisasi adalah supaya target perusahaan yang
telah ditentukan dapat tercapai dan proses manajemen dapat berjalan secara efektif. Untuk lebih jelasnya, dapat di lihat pada bagan struktur organisasi yang terdapat
pada PT. POS Indonesia Persero Ende. STRUKTUR ORGANISASI
KANTOR POS TIPE E ENDE 86300
Gambar 1. Struktur organisasi Kantor POS Ende b. Job Deskripsi
1. Kepala Kantor
Tugasnya adalah bertanggung jawab terhadap semua pelaksanaan kegiatan, mengkoordinasi dan menginterogasi seluruh kegiatan usaha atau operasi perusahaan
PT. POS Indonesia Persero Ende yang meliputi: a. Pelayanan Komputer dan Logistik
b. Pelayanan Jasa keuangan dan Pengolah POS c. Pelayanan Pemasaran dan Giro
d. Pengadilan Mutu Jaringan Internal dan External e. Keuangan
2. Manager Sumber Daya Manusia dan Sarana Tugasnya adalah melaksanakan administrasi sumber daya manusia, pengangkatan
dan kepengangkatan, evaluasi penilaian terhadap semua kegiatan usaha penyimpanan dan pengolahan data, serta bendel kepegawaian. Menyiapkan konsep
keputusan yang menjadi wewenang Kepala Kantor serta menyiapkan laporan kepegawaian.
3. Manager Pengawasan Pelayanan Luar Agen POS Tugasnya adalah memeriksa seluruh pekerjaan semua pegawai sehingga tidak terjadi
penyalahgunaan wewenang yang telah diberikan untuk keperluan pribadi ataupun yang lainnya yang dapat merusak citra pelayanan jasa kantor POS.
a. Staf Tugasnya adalah mengawasi semua kegiatan kantor cabang ataupun hanya