dapat di Analisis sehingga penulis dapat menyelesaikan Laporan PKL dengan judul “Analisa Dan Perancangan Sistem Informasi Pengiriman Surat Kilat Pada PT. POS
Indonesia Persero Ende” sesuai dengan praktek kerja dan informasi serta pengetahuan yang sudah dipelajari oleh penulis. Pada waktu senggang, penulis
memanfaatkannya untuk menyelesaikan Laporan tersebut dengan di bimbing oleh Bpk. Guntur selaku pegawai yang bertanggung jawab pada bagian POERI apabila
penulis membutuhkan informasi yang terkait. BAB IV
HASIL DAN PEMBAHASAN
4.1. Analisa Sistem Yang Sedang Berjalan 1. Teknologi Pengolahan Data yang Dibutuhkan
Teknologi pengolahan data yang digunakan pada kantor Pos masih belum adanya
pencatatan kedalam sebuah sistem aplikasi. Saat ini masih menggunakan bantuan komputer yang menggunakan sistem operasi windows Xp dan software Microsoft
office 2007, dengan menggunakan sistem tunggal stand alone dalam pembuatan laporan.
2. Masalah Pokok PT. Pos Indonesia Persero Ende sebagai Badan Usaha Milik Negara BUMN yang
menyediakan layanan komunikasi, keuangan, dan logistik, dalam beberapa tahun terakhir ini menghadapi tantangan yang semakin berat. Tantangan ini terutama dipicu
oleh adanya perubahan lingkungan bisnis dalam industri Pos. Sebagai Badan Usaha Milik yang memiliki misi bisnis dan misi sosial, PT. Pos Indonesia Persero dituntut
untuk tetap eksis, sehingga dapat memberikan konstribusi bagi kostumer, masyarakat dan Negara. Berdasarkan identifikasi permasalahan seperti yang telah diuraikan di
atas, dapat ditemukan beberapa masalah pokok yang dirumuskan sebagai berikut: a. Masalah Sistem
1. Kurangnya pemahaman tentang bagaimana pembuatan proses dari sistem
pengiriman surat kilat bergerak sehingga dapat menyebabkan kesalahan dalam menjalankan proses pengiriman surat kilat.
2. Informasi yang akan dihasilkan oleh sistem yang berjalan masih kurang dapat memberikan informasi yang up to date, akurat, tepat dan detail. Ketidakakuratan,
ketidaktepatan dan ketidakdetailan informasi terlihat dari laporan yang dihasilkan. 3. Data belum terorganisir dengan baik, belum dibuatkannya suatu media elektronik
yang dapat menyimpan data yang ada. Yang sebenarnya media penyimpanan file tersebut sangat penting dalam pengolahan data nantinya yang akan dibutuhkan
dalam menghasilkan informasi yang dibutuhkan. 4. Belum efektifnya pengendalian sistem yang ada pada saat ini. Dikarenakan tidak
adanya pengendalian dan pembatasan hak akses akan pengguna dan pengolahan data pengiriman pengiriman surat kilat.
b. Masalah Teknologi Pengolahan Data 1. Belum digunakannya aplikasi khusus untuk membantu dan mendukung kerja
sistem pengiriman surat kilat.
2. Metode penyimpanan datanya mamiliki resiko keamanan yang tinggi karena data penting seperti data pengiriman surat kilat, laporan surat hanya dalam bentuk media
kertas. c. Analisa Kebutuhan Sistem
Berdasarkan analisa terhadap sistem yang sedang berjalan, dan melihat permasalahan yang ada, maka perlunya suatu pemecahan melalui sistem baru, yaitu
sistem informasi yang dapat mengakses data dengan mudah, cepat serta mempermudah dan mempercepat kerja khususnya bagian-bagian dalam proses
pengiriman surat kilat. 1. Analisa Masukan Data
Berdasarkan pengamatan, bahwa masukan data yang ada pada saat ini kurang lengkap dan up to date, seperti tidak terdapatnya data pengiriman surat yang hilang.
Dan masukan data juga bermanfaat untuk kontrol surat. 2. Analisa Penyimpanan Data
Untuk penyimpanan data pada sistem berjalan dilakukan dengan mencatat semua data kedalam buku induk pengirim surat kilat. Dan kemudian dituangkan kemedia
komputer untuk membuat laporan-laporan yang dapat dibuat dengan Microsoft Ecxel 2007. Pencatatan tersebut mengakibatkan lamanya waktu di dalam pencarian data,
penghitungan jumlah uang yang ada, pengelompokan jenis uang dan tingkat kesalahan pada pencatatan akan lebih besar seiring dengan bertambahnya
pengiriman surat kilat dan penghapusan data pengiriman surat kilat yang terjadi. Hal ini mengakibatkan sering terjadinya keterlambatan dalam penyajian informasi yang
bersifat cepat dan tepat. 3. Analisa Pembuatan Laporan
Informasi yang dihasilkan berupa daftar pengiriman surat kilat yang ada di Kantor POS yang terletak di jalan Basuki Rahmat nomor 15 Ende 86300 dari tiap ruangan
yang ada dan keseluruhan dirasakan sangat minimal. Karena informasi selain tidak akurat, informasi tersebut didapatkan dari data pengiriman surat kilat yang diterima.
4.2. Usulan Pemecahan Masalah Dalam rangka mencapai suatu sistem informasi yang baik dalam pengertian disajikan
cepat, lengkap, dan akurat kepada pihak yang berkepentingan. Dengan sistem ini
diharapkan akan mempermudah dalam pencarian data, memberikan informasi yang lengkap, cepat, akurat dan mempermudah pengaksesan data dan informasi, serta
mempermudah dan mengurangi beban pekerjaan pihak yang terkait. 4.2.1. Alur Dokumen
Alur dokumen atau yang disebut juga flowchart merupakan gambaran tentang
bagaimana cara kerja sistem yang dapat dibangun dengan menggunakan simbol- simbol yang mewakili keadaan sebenarnya pada sistem dan gambaran tentang
dokomen-dokumen tersebut. 4.2.2. Diagram Konteks Context Diagram
Diagram konteks merupakan penggambaran yang memiliki fungsi untuk menunjukkan
hubungan antar system dengan lingkungan yang mengaksesnya dimana system tersebut ditempatkan.
Gambar 4. Diagram Konteks 4.2.1. Hirarchky Input-Proses-Output HIPO
Diagram ini menggambarkan tentang tingkatan-tingkatan yang berlaku pada system. Pada dasarnya diagram ini disusun mulai dari top level dan kemudian turunkan ke
dalam sub-sub system yang lebih dan seterusnya. Gambar 5. Hippo
4.2.2. Data Flow Diagram DFD Data Flow Diagram DFD, adalah diagram yang menggambarkan alur proses data
yang mendetail dari diagram konteks Jogiyanto, HM.1992. Didalam pembuatan DFD, terlebih dahulu kita harus mengetahui simbol-simbol yang
akan kita gunakan. Simbol-simbol yang dimaksud adalah: 1. Entitas Luar merupakan sumber atau tujuan dari aliran data baik dalam Teknis
GaneSarson maupun Teknis YourdonDe Marco disimbolkan dengan : 2. Aliran Data Arus Data merupakan arus yang mengalir diantara proses, simpan
